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© DATEV eG, alle Rechte vorbehalten
deGUT-Steuerforum, 13. & 14. Oktober 2017 in Berlin
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater:
Wie digital hätten sie es denn gerne?
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Wer ist DATEV?
Genossenschaft von >40.000
Steuerberatern, Wirtschafts-
prüfern und Rechtsanwälten
Unterstützung aller Dienstleistungen
der DATEV-Mitglieder und
für deren Mandanten
Hauptsitz in Nürnberg
25 Niederlassungen in Deutschland
Softwarehaus und IT-Dienstleister mit über 50 Jahren Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums-Dienstleistungen –
>12 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Ca. 150.000 Unternehmen nutzen DATEV-SW
DATEV-Rechenzentrum ist Datendrehscheibe zwischen Unternehmen, Steuerberatern und rund 200 Institutionen (z. B. Finanzverwaltung, Krankenkassen, Banken)
umfangreicher Service – rund 2,5 Mio. Servicekontakte jährlich
mehr als 100.000 Seminar-teilnehmer pro Jahr
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Themen des Vortrags im Überblick
Themeneinführung Digitalisierung
Zeitnahe Buchführung mit digitalen Belegen
Digitalisierung Lohnabrechnung
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Belege prüfen, sortieren und bezahlen
Belege für den Pendelordner kopieren und sortieren
Zeiterfassungslisten führen
Belege zur Kanzlei bringen
Kontoauszüge drucken und mit Belegen abgleichen
Offene-Posten-Liste selbst nachhalten und mit Auswertungen von Kanzlei vergleichen
Blick in den Arbeitsalltag vieler Unternehmen (Mandanten) –ohne digitale Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei
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Und daraus resultierende Tätigkeiten in der Kanzlei –ohne digitale Zusammenarbeit
Belege aus dem Pendelordner
in die Buchführung übernehmen
Nachfragen des Mandanten nach Belegen
Belegkopien für die eigene Ablage anfertigen
Auswertungen an Mandanten senden
Pendelordner an Mandanten zurückbringen
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Digitale Zusammenarbeit ohne MedienbruchBisheriger Arbeitsablauf: Steuerberater - Mandant
Mandant Berater
Rechnungs-
wesen
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Themen des Vortrags im Überblick
Themeneinführung Digitalisierung
Zeitnahe Buchführung mit digitalen Belegen
Digitalisierung Lohnabrechnung
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Steuerung Ihres Unternehmens darf kein Zufallsergebnis sein!
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Rechte vorbehalten
Die Qualitätsbuchführung als Basis: Wie erfolgreich war ich im letzten Monat?
Die BWA…
Monatswerte kumulierte Werte
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DATEV Unternehmen online – Ihr Werkzeugkoffer für die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant
DATEV-Rechenzentrum
Unternehmen Steuerberater
Unternehmens-
kennzahlen
Belegarchivierung
Daten-
sicherheit
Geschäftsbücher, Bank-
konto, Lohnerfassung,
Zahlungsverkehr
DATEV Unter-
nehmen online
Digitale Belege
RechnungsdatenAuswertungen
FIBU
Buchungs-informationen
LohndatenAuswertungen
Personal
manuell
mittels Schnittstelle
gescannt, gefaxt
elektronisch signiert
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Was kann DATEV Unternehmen online?
FIBU-Funktionen
Datensicherheit
Lohn-Funktionen
Auswertungen Personalwirtschaft
Lohn Vorerfassung
Lohnvorwegberechnung
Digitale PersonalakteBelege/Belegverwaltung online
Auftragswesen
Rechnungseingangs-/ausgangsbuch
Bank/Zahlungsverkehr online
Auswertungen Rechnungswesen
Kassenbuch
Buchungserfassung onlineAuswertungspakete
Rechnungswesen
Erkennen Sie die Bedarfe Ihrer Mandanten und gestalten Sie die
Zusammenarbeit individuell.13
Digitaler Arbeitsablauf mit Online-Kooperationsportal
Unternehmen
Belege senden
Kanzlei
Buchführung
DATEV
Unternehmen online
Beleg Buchung
ZahlungsvorschlägeDatensicherheit
Auswertungen
Archivierung14
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Rechnungsschreibung mit Auftragswesen online
optimale Ergänzung von
Unternehmen online um
Rechnungsschreibung und
Artikelverwaltung
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Authentifizierungsmöglichkeiten im DATEV-RechenzentrumNeues Authentifizierungsmedium SmartLogin
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Was ist DATEV SmartLogin?
DATEV Security-Policy:
Zugriff nur mit Besitz und Wissen
das Smartphone als Besitzkomponente
individuelle PIN in der SmartLogin App
eingeben
angezeigten QR-Code mit der
SmartLogin App scannen
Online-Anwendung am PC aufrufen und DATEV
SmartLogin App am Smartphone öffnen
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DATEV SmartLogin mit DATEV Unternehmen online
Vorteile
sichere Authentifizierung per Smartphone (iOS, Android)
einfaches intuitives Anmeldeverfahren neben SmartCard/mIDentity
keine Hard-und Softwareinstallation am PC
weiterer Schritt in Richtung Browserunabhängigkeit
zukünftig Authentifizierungsmedium für Auswertungen mobil
(Pilotierung ab 10/2016)
Kosten SmartLogin ist kostenlos
wird als weitere SmartCard gezählt
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Wie kommt der digitale Beleg konkret in die Buchhaltung?
Dokumentenupload & Upload Mobil
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DATEV Belegtransfer
Belegupload mithilfe des DATEV Belegtransfer
Mit DATEV Belegtransfer werden gescannte Belege nach Belegverwaltung
online/Belege online übertragen.
Die Übertragung kann auch automatisch zu festgelegten Zeiten erfolgen.
weitere Informationen: www.datev.de/belegtransfer
DATEV-
Rechenzentrum
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Belegzugang per DATEV Upload mobil (Apple-iOS-Geräte)
Digitalisieren mit
der DATEV Upload
mobil App
Nutzen der
Kamerafunktion
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Der neue digitale Belegaustausch zwischen Cloud-Lösungen anderer Anbieter und DATEV-Steuerkanzleien
DATEVconnect online (Anbindung an den Steuerberater)
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Rechte vorbehalten
DATEVconnect online
Mandant Steuerberater
Unternehmen nutzt eine Cloud-
Lösung, um Rechnungen zu schreiben
Kanzlei übernimmt Finanzbuch-
führung/Jahresabschluss
„Wie kann ich meine
Rechnungen inkl.
Informationen für die
Finanzbuchführung meinem
Steuerberater übergeben?“
Herausforderung in der Kanzlei
manuelle Buchung der Rechnung
notwendig, obwohl Mandant die Daten
bereits elektronisch erstellt hat
Herausforderung beim Mandanten
umständliche Übergabe der Rechnungen
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DATEVconnect online – neue Schnittstelle für den Datenaustausch zwischen Cloud-Lösungen
DATEV-RechenzentrumDATEV Unternehmen Online
Belegarchiv (Belege online)
digitalisierte Rechnung
(Bild + Buchungsinformation)
Fremd-ERP-Cloudlösungim externen Rechenzentrum
Aufwand reduziert, zeitnah
standardisierte Prozesse
sicherer und direkter Datenaustausch
revisionssicheres Belegarchiv bei DATEV
im DATEV-Rechenzentrum
DATEV Authentifizierung
z. B. SmartLogin
Zugriff auf
digitalisierte Rechnung(Bild + Buchungsinformation)
MandantSteuerberater
DATEV Kanzlei-
Rechnungswesen
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DATEV Unternehmen online – Zahlen vom digitalen Beleg
Der Zahlungsträger füllt sich von selbst und kann vom
Unternehmen sofort überwiesen werden.
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Themen des Vortrags im Überblick
Themeneinführung Digitalisierung
Zeitnahe Buchführung mit digitalen Belegen
Digitalisierung Lohnabrechnung
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Muss ich denn alles auf Papier abwickeln?
Digitalisierung Lohnabrechnung
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Personalwirtschaft - heutige Realität des Datenaustausches
Datenaustausch zwischen Kanzlei und Unternehmen für die Personalwirtschaft heute
Unternehmen Kanzlei
Die Daten werden mittels Fax, Post oder Telefon an die Kanzlei übermittelt.
Die Auswertungen zur Lohnabrechnung werden mittels Post oder E-Mail dem Unternehmen zur Verfügung gestellt.
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Digitale Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Dokumente scannen
Stamm- und
Bewegungsdaten
erfassen
Zahlungen freigeben
Lohnabrechnungen und
Auswertungen stehen bereit
Lohnprogramm
Löhne und Gehälter
abrechnen
Arbeitnehmer
Auswertungen online einsehen
smsTAN
Steuerberater
Löhne und Gehälter abrechnen
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Wie funktioniert DATEV Unternehmen online (compact)?
Steuerberater
Lohnabrechnung durchführen
Unternehmen
ausgewählte Lohndaten eingeben
Daten einlesen
Auswertungen ansehen Auswertungen bereitstellen36
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DATEV Unternehmen online –Unternehmen können Ihre Lohndaten vorerfassen
geringerer Erfassungsaufwand
schneller und sicherer
Datenaustausch
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Digitale Personalakte
Mandant/Niederlassung
Dokumente senden,
Dokumente einsehen
DATEV-Rechenzentrum Kanzlei/Unternehmen
Dokumente zuordnen,
Dokumente einsehen
DATEV Unternehmen online/
Belege online
Bereitstellung und
Dokumentenablage
Digitale Personalakte Personalwirtschaft
Lohn-Archiv-DVD
mit Dokumenten
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Arbeitnehmer online
Kanzlei/Unternehmen DATEV-Rechenzentrum
Arbeitnehmer online
Abrechnung im Lohnprogramm
LODAS/Lohn und Gehalt
Online-Bereitstellung der
Auswertungen
Arbeitnehmer
jederzeitiger Zugriff auf die online
bereitgestellten Auswertungen
maximale Sicherheit
Zeitersparnis
Flexibilität39
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Rechte vorbehalten
Auswertungen an Arbeitnehmer versendenDATEV Arbeitnehmer online ( www.datev.de/an-online )
geringerer Aufwand bei der Verteilung der
Abrechnungen im Unternehmen
Zugriff für Arbeitnehmer jederzeit und
von jedem Ort aus
verlegte/verlorene Dokumente können
eigenständig heruntergeladen werden
höchste Sicherheit und Datenschutz
für die sensiblen Daten
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DATEV Arbeitnehmer onlineRegistrierung
1) Eingabe von
Registrierungscode
Erstpasswort
Geburtsdatum
2) Eingabe von
Benutzername
Passwort
3) Eingabe von
Mobilfunknummer
smsTAN
4) smsTAN an
Mobiltelefon5) Registrierung
erfolgreich
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DATEV Arbeitnehmer online
Zugangswege und Nutzungsvoraussetzungen
smsTAN – Voraussetzungen
Sie verfügen über ein Mobiltelefon für den Empfang von SMS.
Auf die Mobilfunknummer Ihres Mobiltelefons erhalten Sie Ihre generierten smsTANs,
die Sie zur Registrierung und Anmeldung benötigen.
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DATEV Arbeitnehmer online
Zugangswege und Nutzungsvoraussetzungen
Neuer Personalausweis – Voraussetzungen
Die Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion) Ihres neuen Personalausweises muss aktiviert sein.
Wenn Sie Ihren neuen Personalausweis abholen, können Sie die Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion) im
Bürgeramt kostenlos oder nachträglich gegen eine Gebühr aktivieren lassen.
Sie verfügen über ein geeignetes Kartenlesegerät mit zugehöriger Treibersoftware.
Kartenlesegeräte sind im Handel erhältlich. Eine Übersicht der zertifizierten Lesegeräte finden Sie auf der
Webseite des BSI.
Sie müssen die Software „AusweisApp“ auf Ihrem Computer installieren und starten.
Falls Sie die „AusweisApp“ noch nicht installiert haben, können Sie sie kostenlos auf der Webseite des BSI
herunterladen.
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DATEV Arbeitnehmer onlineAnmeldung
1) Eingabe von
Benutzername
Passwort
2) smsTAN an
Mobiltelefon
3) Eingabe der generierten TAN
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Prozess der Reisekostenabrechnung (Modul: Meine Reisen)
ArbeitnehmerKanzlei oder
Unternehmen
Arbeitnehmer
Arbeitnehmer
online
Kanzlei oder
Unternehmen
Reisekosten classic
Erfassung
der StammdatenErfassung von Reisen
und Belegdaten
Reisekosten classic
Verarbeitung
der DatenReisekostenabrechung
Arbeitnehmer
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