zusammengestellt von Berthold Güssmer · Wenn man im firmeneigenen Intranet arbeitet, hat man aber auch die Möglichkeit, die Installationsart UNTERNEHMEN ODER ARBEITSGRUPPE zu wählen

Hinweise für PC-Einsteiger

zusammengestellt von Berthold Güssmer

Installation www.guessi.de

Inhaltsverzeichnis

1 EINLEITUNG ....................................................................................................... 3

2 MS-OUTLOOK .................................................................................................... 4

2.1 Installation.................................................................................................................................. 4 2.1.1 Installation............................................................................................................................ 4 2.1.2 Outlook starten .................................................................................................................... 4 2.1.3 Ansicht Outlook - Heute....................................................................................................... 5

2.2 Nachrichten senden und empfangen ...................................................................................... 5 2.2.1 E-Mail................................................................................................................................... 5 2.2.2 Posteingang......................................................................................................................... 5 2.2.3 Postausgang........................................................................................................................ 6 2.2.4 Nachrichten bearbeiten ..................................................................................................... 14

2.3 Terminplanung......................................................................................................................... 19 2.3.1 Kalenderansichten............................................................................................................. 19 2.3.2 Termine eingeben.............................................................................................................. 19 2.3.3 Ganztägige Ereignisse ...................................................................................................... 21 2.3.4 Besprechungen.................................................................................................................. 21 2.3.5 Kalender konfigurieren ...................................................................................................... 24

2.4 Adressenverwaltung ............................................................................................................... 24 2.4.1 Kontakte erstellen.............................................................................................................. 24 2.4.2 Anwenden von Kontakten.................................................................................................. 25 2.4.3 Verteilerlisten..................................................................................................................... 26

2.5 Aufgaben .................................................................................................................................. 30 2.5.1 Der Ordner Aufgaben ........................................................................................................ 30 2.5.2 Aufgaben erstellen............................................................................................................. 31

2.6 Notizen...................................................................................................................................... 31

2.7 Sonstiges.................................................................................................................................. 32 2.7.1 Kategorien ......................................................................................................................... 32 2.7.2 Journal ............................................................................................................................... 33 2.7.3 Ordner erstellen................................................................................................................. 33 2.7.4 Regeln ............................................................................................................................... 34 2.7.5 Import- und Exportfunktionen ............................................................................................ 34 2.7.6 E-Mail aus anderen Anwendungen ................................................................................... 35

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1 Einleitung Die Personalcomputer sind aus dem heutigen Leben, ob privat oder geschäftlich, nicht mehr wegzudenken. Der effektive Umgang mit diesen Maschinen wird überall erwartet und gefordert, aber er ist leider noch kein Schulstoff. Die Nutzer der Rechentechnik wollen oft nur ihre Texte mit dem Rechner schreiben oder bestimmte Berechnungen in Tabellen anfertigen. Sie haben sich selbst mit dem allernötigsten Wissen versorgt, und sich damit abgefunden, dass der Rechner dieses oder jenes einfach nicht macht, einiges auf seine eigene Weise löst oder sogar abstürzt Ein gewisses Mindestmaß an Grundkenntnissen ist unabdingbar, um so etwas wie Herrschaft über einen Rechner zu erlangen. Im folgenden soll es darum gehen, ein paar wichtige Fragen in diesem Zusammenhang zu beantworten.

- Was macht eigentlich das Betriebssystem? - Wie mache ich aus meinem Rechner eine Druckerei oder ein Zeichenbrett? - Wie setze ich die Tabellenkalkulation ein?

Installation www.guessi.de

2 MS-Outlook

2.1 Installation

2.1.1 Installation Die Organisation des Büroalltags wird oft noch mit dem bewährten Tischkalender, dem Arbeitsbuch und diversen Merkzetteln erledigt. Die Rechner ermöglichen es aber auch, dies mit speziellen Programmen auszuführen. MS-Office verwendet dazu das Programm Outlook. Das Programm benutzt viele Techniken, die aus den anderen Teilen der MS-Office bekannt sind, so dass man auf diese Kenntnisse zurückgreifen kann. Allerdings hat das Programm einige Besonderheiten. Outlook ist nicht zu verwechseln mit dem Programm Outlook Express. Hierbei handelt es sich um ein E-Mail Programm, das mit dem Internet Explorer von Microsoft installiert wird. Es hat bis auf den Namen eigentlich nichts mit dem echten Outlook zu tun, das von sich aus schon ein eigenes E-Mail Programm enthält. Outlook ist ein Programm, dass in unterschiedlichen Umgebungen betrieben werden kann. Es gibt Programmteile, die nur unter bestimmten Bedingungen benutzt werden können. Das Konfigurieren von Outlook beginnt schon bei der Installation des Programms. Mit der Option NUR VIA INTERNET kann man nur auf die Internetmail-Funktionen zurückgreifen. Wenn man im firmeneigenen Intranet arbeitet, hat man aber auch die Möglichkeit, die Installationsart UNTERNEHMEN ODER ARBEITSGRUPPE zu wählen. Damit kann man Postfächer des Exchange-Servers bzw. von MS-Mail Postoffice einsetzen. Wenn man die Internetversion installiert, benötigt man eine DFÜ-Verbindung zu einem Internet-Provider. Diese kann mittels Modem oder ISDN-Karte aufgebaut werden. Um Nachrichten per Internet tatsächlich auszutauschen, benötigt man außerdem noch ein Nachrichtenkonto. Um es einzurichten braucht man einen Benutzernamen und die Mailserver, mit denen man sich verbinden kann. Diese Angaben werden vom Internet-Provider - oft mit einer ausführlichen Installationsanleitung - bereitgestellt.

2.1.2 Outlook starten Der Programmstart erfolgt über Start/Programme/Outlook bzw. über das

r

S

Symbol auf dem Desktop oder in der Taskleiste Es handelt sich um ein ganz normales Windows-Programm, d.h. es kann über Alt-F4 oder Datei/Beenden oder die Schließen-Schaltfläche in der

echten oberen Fensterecke geschlossen werden.

eite - 4 - T_Outl.doc

Ansicht Outlook - Heute ECL

2.1.3 Ansicht Outlook - Heute Nach dem Starten meldet sich das Programm in der Ansicht Outlook-Heute. Man erhält eine Übersicht mit Blick auf heutige Termine, Aufgaben und Nachrichten.

Beschäftigen wir uns nunmehr mit den einzelnen Programmteilen.

2.2 Nachrichten senden und empfangen

2.2.1 E-Mail Mit einem Computer lassen sich Nachrichten elektronisch übermitteln. Das setzt eine konfigurierte Installation von Outlook voraus. Die Übermittlung der Nachrichten übernimmt dabei ein Computernetzwerk innerhalb der Firma, Arbeitsgruppe oder das Internet. Diese Form der Nachrichtenübermittlung wird mit dem Begriff E-Mail bezeichnet. Frei übersetzt bedeutet das soviel wie �elektronische Post�. Dadurch wird der Vorgang relativ anschaulich beschrieben. Über die Taste �Senden und Empfangen� kann man Post abholen und verschicken. Dieser Vorgang kann auch periodisch automatisiert werden.

2.2.2 Posteingang

Outlook-Leiste

Nachrichtenaus- und -eingang

Termine

Aufgaben

Ansicht Outlook-Heute

A

Sind neue Nachrichten eingegangen, werden sie im Posteingang angezeigt. Am Briefumschlagsymbol erkennt man, ob die Nachricht bereits gelesen wurde.

Posteingang

ungelesene Nachricht

Nachrichtenvorschau

gelesene Nachricht

utor: Berthold Güssmer Seite- 5 -

Nachrichten senden und empfangen www.guessi.de

Mit einem Doppelklick auf eine ungelesene Nachricht wird ein Lesefenster geöffnet.

Nach dem Schließen des Fensters gilt die Nachricht als gelesen. Gleichzeitig können bestimmte Merkmale gesetzt werden, auf die wir weiter unten zurückkommen.

2.2.3 Postausgang Um selbst eine Nachricht verschicken zu können, benötigt man zuerst die Empfängeradresse. Nun hängt es wieder von der Konfiguration der Outlook-Installation ab, auf welche Adressen man zugreifen kann. Bei der Internet-Installation, steht der Ordner Kontakte zur Verfügung. Hier können Adressen verwaltet werden, was wir später noch näher beleuchten werden. Bei einer Firmeninstallation im Intranet werden die verfügbaren E-Mail-Adressen bzw. Postfächer vom Server vorgegeben. Man beginnt das Verfassen einer Nachricht mit der Taste �Neu-E-Mail Nachricht�.

Neu E-Mail-Nachricht


Postausgang ECL

Es öffnet sich ein Fenster mit einem kleinen �Textverarbeitungsprogramm�, dem E-Mail-Editor von Outlook.

Eingabe des Betreffs

Aufruf des Empfängers

Beim Drücken der Empfängerauswahltaste erscheint die Liste der mö

Man kann die Nachricht als Cc (steht für �Carbon copy� = �Kohle-Kopbzw. als Bcc (steht für �Blind carbon copy� � Durchschlag ohne beimVerteilerliste) an beliebig viele Adressaten aus der Liste, sie werden Semikolon getrennt, in einem Arbeitsgang als �Rundschreiben� sende

Autor: Berthold Güssmer

Mit der TaE-Mail dem Ordner Postausgang übergeben.

NS

B

K

n

Eingabe der Nachricht perTastatur

glichen Adressaten.

ie Eaun

st

Liste der verfügbaren Adressbücher

Empfängerauswahl

aig

e

o

Auswahl der Kopienempfänger Bei Bcc kann der Empfänger die Verteilerliste nichteinsehen.

� oder Durchschlag) mpfänger sichtbare tomatisch durch .

t
Adressa
e �Senden� wird die

chricht mit num

treff

pienempfänger

Sende

Seite- 7 -


In einem Firmennetzwerk wird die E-Mail meistens sofort abgeschickt. Bei der Arbeit mit dem Internetzugang, werden die Schriftstücke im Ordner Postausgang gesammelt.

Man sollte dann unbedingt den Postausgang öffnen und mit der Taste �Senden/Empfangen� die Nachrichten absenden. Der Postausgang ist anschließend leer.

Die gesendeten Nachrichten können im Ordner �gesendete Objekte� kontrolliert, eingesehen und nötigenfalls erneut versendet werden. Dateien als Anlage beifügen Oft ist es erforderlich Nachrichten nicht nur als Text, sondern auch in Dateiform zu übermitteln. Das können digitale Fotos, Tabellen, Datenbanken, Berichte, Diagramme, Präsentationen, CAD-Konstruktionen, Plotdateien, Musik oder Videos, kurz alles was in der digitalen Welt in Dateiform vorkommt, sein. Dazu war früher ein spezielles �Datei-Transfer-Programm� erforderlich. Mit einem E-Mail-Programm kann man diese Aufgabe sehr geschickt lösen. Dazu wird die Datei, an eine Textnachricht als Anlage angehängt. Das E-Mail-Programm überträgt die Datei auf den Server und der Empfänger holt sie sich von dort ab.

Die Schaltfläche

aktiviert den Explorer, in dem die zu

übertragende Datei ausgewählt werden kann.

Vorbereitete Nachricht absenden

Sendevermerk


Postausgang ECL

NNh�

A

Zu versendende Datei auswählen

ach dem Abholen der E-Mail Nachricht durch den Empfänger erscheint bei den achrichten mit einer Anlage ebenfalls das Briefklammersymbol. Um die Datei erunterzuladen, wird die Anlage mit der rechten Maustaste geklickt und per Option Speichern unter...� im Kontextmenü an einem Ort auf dem eigenen Computer gespeichert.

Die angehängte Datei wird zusammen mit dem Text verschickt.

Die Anlagedatei wird lokal gespeichert.



Nachrichten können mit diversen Eigenschaften ausgestattet werden. Die Symbolleiste bietet diese Möglichkeiten an.

Man kann die Wichtigkeit einer Nachricht steuern,

die Nachverfolgung kennzeichnen

EMknDk BMdE�d

S

oder im Optionenfeld diverse Eigenschaften im Dialog festlegen.

Dazu gehören die Wichtigkeit, die Vertraulichkeit, Absimmungsschalt-flächen, Übermittlungs- und Lesebestätigung und weitere Optionen.

-Mail-Formate an kann E-Mails formatieren, wie es in der Textverarbeitung üblich ist. Allerdings gibt es

eine Normen. Auf Grund der Vielzahl technischer Systeme, die zum Einsatz kommen, wird ur die Gegenstelle, die auch Outlook verwendet, diese Formate sehen können. eswegen kann man im Format-Menü die Eintragungen Nur Text oder Rich-Text wählen; eine Option setzt das HTML-Format.

ei diesen Formaten sind Formatierungen nur bedingt oder gar nicht übertragbar. Einige E-ailfreaks setzen sich daher gleich über Formate und Rechtschreibregeln einfach hinweg, in em sie beispielsweise alles klein schreiben. Das ist einerseits durch die technische ntwicklungsgeschichte begründet, andererseits hat sich eine gewisse Geheimsprache der

Mailer� herausgebildet. Ein Gedanke darin ist der, dass Großbuchstaben �schreien� und eshalb vermieden werden.


Postausgang ECL

Auch die sogenannten Smileys sind auf diese Weise entstanden. Ein Smiley ist eine Folge einzelner Zeichen, die auf jeder Computertastatur vorhanden sind. Der bekannteste aller Smileys sieht so aus :-) Von rechts betrachtet sieht man ein freundliches Gesicht, daher ist der Begriff mit freundlich, fröhlich, humorvoll, witzig zu übersetzen. Hier eine eine kleine Auswahl solcher Smileys. !:-) (einfallsreich, intelligent, klug, kreativ, phantasievoll) !:-X ("Meine Phantasien erzaehle ich hier nicht", geheime Idee, unausgesprochener Gedanke) #-| ("Ich seh' da nicht durch!?", bin etwas verwirrt) $ (unterbezahlter Job) $$$ (Job in der Privatwirtschaft) %*@:-( (ich habe Kopfweh und bin nur muede, total verkatert) %-( ("Schrecklich dieses Durcheinander", Brille kaputt, konfus) %-) ("Konfus ist mein zweiter Name", 36 Stunden Internet gesurft, ich schiele, viel zu lange vor dem

Monitor gesessen) %-} (froehlich, lustig) (-: (AustralierIn, LinkshaenderIn) ,-} (ironisches Zuzwinkern) /---(:-( (Galgenhumor) 8-) (aufgeregt, aufgerissene Augen, BrillentraegerIn, neugierig, Schwimmer) :'-( (weinend) :( (deprimiert, schuldvoll, traurig, ungluecklich) :) (freudig, froh, gluecklich, Grinsekatze) :* (Bussi, Gruss und Kuss, ich kuesse Dich, Kuss) :- (maennlich, Mann) :-& (isst Spaghetti, Knoten in der Zunge, schuechtern, sprachlos) :-( (bin nicht einverstanden, deprimiert, es ist ein Drama, ich mag das nicht, ich schmolle, traurig,

ungluecklich, veraergert, verzweifelt) :-(0) (bruellend, schreiend) :-) (freundlich, froehlich, gluecklich, grinsend, humorvoll, laechelnd, unernst, witzig) :-)ss (dummes Geschwaetz, leere Worthuelsen, PhrasendrescherIn, Smalltalk) :------) ("Du luegst besser als Pinocchio", grosser Luegner) :-/ (linkisch, misstrauisch, skeptisch, unentschlossen, unglaeubig) :-< (deprimiert, sorgenvoll, wirklich traurig) :-> (bissig, boese, gemein, sarkastisch) :-@ (fluchend, schreiend) :-C (fix und fertig, voellig unglaeubig) :-D (auslachend, breites Grinsen, sehr gluecklich, spricht zuviel) :-G-~ (raucht eine Zigarette) :-I ("Hmmm", gleichgueltig, nachdenklich, unentschieden, unsicher) :-X (ein dicker Schmatzer, meine Lippen sind versiegelt, traegt eine Fliege) :-Y ("Es ist eigentlich ein Geheimnis, aber ...", "Unter uns gesagt: ...") :-o (die Nationalhymne singend, etwas ueberrascht, gaehnend) :-{) (Oberlippenbart, Schnurrbart) :-{} (Lippenstift dick aufgetragen, verwendet Lippenstift) :-| ("Mir ist es egal", ausdruckslos, gleichgueltig, grimmig, langweiliger Tag) :-|| (grollend, sehr veraergert, wuetend) ::-) (BrillentraegerIn, KontaktlinsentraegerIn) :O ("Auahhh...!", Aufschrei, bruellend, schreiend) :~(~~ (weinend) ;) (zwinkernd) ;-) ("Nimm's locker!", mit einem Augenzwinkern, nicht ganz ernst gemeint) ;-> (ziemlich frivol) ;-D ("Danke, ganz lieb!", besonders freundlich) <+:)}}} (Nikolaus, Weihnachtsmann)

Autor: Berthold Güssmer Seite- 11 -


=:-o (haarstraeubend) >- (weiblich, Frau) >:-< (aergerlich, es leid sein, diesen Unsinn zu lesen, verrueckt) >:-> (bitterboese, sarkastisch, teuflisch) >;-> (boesartig, heimtueckisch, sehr frech, sehr gemeine Bemerkung) @;-) (flirtend) O-&-< ("Da mache ich nicht mit, ""Ich warte lieber ab", beim Nichtstun, Peter Norton) O-G-< ("Ich?", "Mich meinst Du?", auf sich selbst zeigend) O-|-< ("Lass Dich umarmen", "Los, drueck' mich") {-) (muss noch heute zum Friseur, zu lange Haare) |-( ("Ich kann meine Augen nicht mehr offen halten", Alptraum, spaet in der Nacht) |-) ("Hi, hi...", "Ich werde muede...", gelangweilt, geschlossene Augen) ~(:-I (beim Gruebeln, mir raucht der Kopf, zu lange nachgedacht) Es gibt diverse allgemeine Abkürzungen, die z.B. auch im SMS-Verkehr benutzt werden. Hier ein paar Beispiele: Alkla Alles klar? Asap As soon as possible ayor At your own risk babs Bin auf Brautsuche bbb Bye-bye baby bgs Brauche Geld, sofort! bialzha Bin allein zu Haus bidunowa Bist du noch wach? bigbedi Bin gleich bei dir bse Bin so einsam Cola Come later Cu See youl cu2 See you, too! cul8r See you later! deand Denke an dich dubidodo Du bist doch doof eod End of discussion 4u For you fanta Fahre noch tanken haduluaueibi Hast du Lust auf ein Bier? hahu Habe Hunger hase Habe Sehnsucht hdi Hab'dich lieb hegl Herzlichen Glückwunsch isdn Ich sehe deine Nummer Kajenimemispä Kann jetzt nicht melde mich später Keschrumian Kein Schwein ruft mich an kild Kuß, ich liebe dich lamito Lache mich tot mad Mag dich news Nur ein wenig sauer ris Rache ist süß Sims Schatz, ich mache Schluss stimst Stehe im Stau t+ Think positive! Tabu Tausend Bussis Wamaduheu Was machst du heute ?


Postausgang ECL

Signatur Man kann von Outlook aus die Post signieren lassen. Dazu wird eine Signatur angefertigt. Im Menü EXTRAS/OPTIONEN wird die Signaturauswahl gewählt.

Die Signatur wird benannt.

Anlegen einer neuen Signatur

Signaturauswahl

Auto

Der Text wird entworfen und die Signatur wird fertiggestellt.

r: Berthold Güssmer Seite- 13 -


Nachrichten zwischenspeichern Wird man beim Schreiben einer E-Mail unterbrochen, kann man den Editor einfach schließen. Die Frage nach dem Speichern wird mit �Ja� beantwortet. Die Nachricht befindet sich dann im Ordner �Entwürfe� unter �eigene Verknüpfungen�. Von hier aus kann sie jederzeit wieder geöffnet, fertiggestellt und versendet werden.

2.2.4 Nachrichten bearbeiten Nachrichten beantworten Eingehende Nachrichten können direkt beantwortet werden

Dazu dient die Schaltfläche Antworten bzw. bei Rundschreiben Allen Antworten

Die uwird Antwwerd

Seite - 14 -

Antworten Allen Antworten

rsprüngliche Nachricht angezeigt und die ort kann sofort formuliert en

t
Antwortex
T_Outl.doc

Nachrichten bearbeiten ECL

Nachrichten Weiterleiten Eingegangene Nachrichten können auch weitergleitet werden.

Auswahl des Empfängers für die weitergeleitete Nachricht

Nachricht weiterleiten

Der Empfänger erkennt, dass es sich um eine weitergeleitete Nachricht handelt.



Nachrichten suchen Wenn man längere Zeit mit Outlook gearbeitet hat, werden viele Nachrichten vorhanden sein. Ein Suchfenster hilft bei der Suche nach bestimmten Nachrichten.

nt

Suche starten

Mit einer er

Die Felder s

Seite - 16 -

Gefundene Nachrich

weiterten Suche, kann man di

ollte man einfach selbst einm

Suchbegriff eingebe

e Suchkriterien über Dialogfel

al austesten.

Suchoptionen

der verfeinern.

T_Outl.doc

Nachrichten bearbeiten ECL

Nachrichten drucken Die Nachrichten können wie in den anderen Office-Anwendungen gedruckt werden.

A

Die Druckoptionen werden über die üblichen Dialogfelder gesteuert. In der Seitenansicht erhält man eine WYSIWYG-Vorschau auf den Ausdruck.



E-Mail konfigurieren

Im Menü EXTRAS/OPTIONEN gibt es bei den Einstellungen die Möglichkeit die E-Mail Optionen zu setzen.

Es gibt noch erweiterte E-Mail-Optionen und Verlaufsoptionen. Die Dialogfelder sind weitgehend selbsterklärend.

S

Kalenderansichten ECL

2.3 Terminplanung

2.3.1 Kalenderansichten Der Kalender ist das Werkzeug zur Terminplanung. Er kann direkt aus der Outlookleiste gestartet werden.

Datumswechsler Tages-, Wochen- und Monatsansicht

MMTMsD

2TU

A

Heutiges Datum wählen

Termin in der Tagesansicht

Aufgabenblock

it den Ansichtsschaltflächen kann man einstellen, ob man einen Tages-, Wochen- oder onatskalender sehen möchte. Je länger der Zeitraum ist, desto weniger Details der ermineigenschaften werden angezeigt. it dem �Terminwechsler� kann man schnell zu anderen Terminen springen. Dabei lassen

ich mit den Pfeiltasten die Zeiträume monatsweise durchschalten. ie Taste �zu Heute wechseln� springt sofort wieder auf das aktuelle Datum.

.3.2 Termine eingeben ermine können direkt mit der Maus bearbeitet werden. Dabei hat man volle �drag&drop�-nterstützung.

Per Doppelklick wird ein Termin gesetzt und im Dialogfeld bearbeitet

Termin kann per Ziehen mit der Maus verschoben werden

utor: Berthold Güssmer

Die Termindauer kann per Ziehen mit der Mausverändert werden

Seite- 19 -

Terminplanung www.guessi.de

Das Dialogfeld steuert die Eigenschaften des Termins. Die Eintragungen sind selbsterklärend. Man schließt das Dialogfeld über die Taste �Speichern und Schließen�. Es gibt weitere Bedienfelder, die schon aus dem E-Mail-Editor bekannt sind und eine Weckerfunktion..

Weckerfunktion

Wiederkehrende Termine werden über die Schaltfläche Serientyp eingestellt.

Termine werden gelöscht, indem sie markiert werden und per Mausklick auf das

S

Symbol in den Papierkorb verschoben werden.


Ganztägige Ereignisse ECL

2.3.3 Ganztägige Ereignisse Ereignisse sind ganztägig andauernde Termine, z.B. Feiertage, Geburtstage, Jubiläen oder Messetermine und Tagungen. Dazu wird im Dialogfeld lediglich die Option ganztägig gesetzt.

Die Feiertage müssen Outlook natürlich mitgeteilt werden. Hier gibt es zwischen den Ländern sehr große Unterschiede.

Unter EXTRAS/OPTIONEN findet man die Kalenderoptionen. Hier kann man die Feiertage länderbezogen installieren.

2.3.4 Besprechungen In einem Firmennetz, das mit einem EXCHANGE-Server arbeitet, kann man die Kollegen zu Besprechungen einladen.

Teilnehmer einladen


Terminplanung www.guessi.de

Ähnlich wie beim E-Mail-Adressbuch kann man die Kollegen, die zur Besprechung kommen sollen, im Dialog auswählen.

�Erforderlich� heißt, dass der Kollege unbedingt erscheinen muss, optional bedeutet, dass er

nicht unbedingt dabei sein muss. Ressourcen bezieht sich auf Räume oder Arbeitsmittel.

Die ausgewählten Kollegen erhalten ihre Einladung per E-Mail. Durch Drücken der Taste �Senden�. Darüber hinaus kann man aber auch noch die Teilnehmerverfügbarkeit erfragen.

IsDo

S

n diesem Fenster werden die Termine der beteiligten Kollegen abgefragt. So kann man chon im Vorfeld klären, dass die Kollegen in dieser Zeit auch teilnehmen können. er eingeladene Kollege kann die Besprechungsanfrage ablehnen, mit Vorbehalt reagieren der zusagen.


Besprechungen ECL

Kalender drucken Über den Druckdialog kann man jederzeit seine Termine drucken. Auch hier gelten wieder die Optionen der Ms-Office-Anwendungen.

A

Formatauswahl

Druckvorschau

utor: Berthold Güssm
er Seite- 23 -

Adressenverwaltung www.guessi.de

2.3.5 Kalender konfigurieren Unter EXTRAS/OPTIONEN findet man die Kalenderoptionen. Hier können alle wichtigen Einstellungen für den Kalender vorgenommen werden.

2.4 Adressenverwaltung

2.4.1 Kontakte erstellen Visitenkarten zu sammeln gehört zum Geschäftsalltag. Allerdings spart man sich eine Menge Zeit beim Suchen nach Namen, Adressen, Telefonnummern, Faxnummern, Geburtstagen

oder E-Mail-Adressen, wenn man diese persönlichen Informationen zu den Mitmenschen in einer Datenbank speichert. Outlook verwendet hierzu den Ordner Kontakte.

e

Seite - 24 -

Ordner Kontakt

e
Visitenkart
T_Outl.doc

Anwenden von Kontakten ECL

Über die Taste �Neu� gelangt man in den Eingabedialog für neue Visitenkarten. Mit einem Doppelklick auf einen bestehenden Eintrag, kann man Eingaben ergänzen oder ändern.

Die vorgesehenen Felder werden mit den entsprechenden Angaben ausgefüllt. Dabei kann man über die Tasten �Name� und �Adresse� die Feldauswahl verfeinern. Die Pfeiltasten wirken als Umschalter zwischen Optionen wie privat oder geschäftlich.

2.4.2 Anwenden von Kontakten Nachricht an Kontakt Wenn man einen Kontakt markiert oder geöffnet hat, kann man über den Menüeintrag "Aktionen - Neue Nachricht an Kontakt" direkt eine E-Mail and den Empfänger senden.

Der E-Mail-Editor öffnet sich, in dem die E-Mail-Adresse bereits eingetragen ist. Man muss nur noch den Betreff und den Text verfasse.

Mehr Details Umschalter



Brief an Kontakt Durch die Auswahl des Menüpunktes Neuer Brief an Kontakt, kann man den Briefassistenten von Word direkt aufrufen. Hier ist die komplette Adresse bereits eingetragen.

Die Daten des Absenders, der man im Normalfall ja selber ist, sind ebenfalls bereits hinterlegt. Man kann allerdings auch aus dem Adressbuch andere Kontakte eintragen lassen. Es ist weiterhin möglich, gleich einen Briefumschlag drucken zu lassen. Hier spürt man die enge Verwandtschaft zu Word hautnah.

Besprechungsanfragen, Termine und Aufgaben an Kontakt Was für Nachrichten und Briefe gilt, trifft sinngemäß auch auf Besprechungsanfragen, Termine und Aufgaben zu. Das setzt aber die Installation auf einem Exchange-Server

voraus.

Besprechungsanfragen, Termine und Aufgaben an einen Kontakt senden

2.4.3 Verteilerlisten Oft sind Outlook-Objekte an einen bestimmten Personenkreis zu senden. Das lässt sich mit einer Verteilerliste organisieren. Dazu wird im Ordner Kontakte über Aktionen neue

Verteilerliste oder über den Pfeil neben der Taste neu ein Fenster geöffnet.

S


Verteilerlisten ECL

In diesem Fenster kann aus dem vorhandenen Adressbüchern ausgewählt werden, welcher Kontakt in die Verteilerliste, die einen eigenen Namen bekommen muss, aufgenommen werden soll.

Mit Speichern und Schließen wird ein neuer Kontakt angelegt, der Nachrichten, etc. Als Rundschreiben an den gesamten Personenkreis verschickt.

Verteilerliste benennen

Adressbuch wählen

Mitglieder auswählen

Mitglieder hinzufügen

Über den Kontakt Verteilerliste Abiturklasse, kann der gesamte Personenkreis angesprochen werden.



Telefonliste Über das Menü Ansicht-aktuelle Ansicht-Telefonliste kann man die Telefonliste aufrufen.

KÜe

S

ontakte suchen ber die schon bekannte Suchfunktion kann man die Anzeige der Kontakte auf Suchkriterien inschränken.

Es werden nangezeigt, dSuchkriteriu


Verteilerlisten ECL

Kontakte drucken Man kann Kontaktlisten drucken. Dazu wählt man den Druckdialog im Menü Datei.

Druckvorschau

Auswahl der auszudruckenden Kontakte

Beispiel Visitenkarten

g

Auswahl der Druckformate

Autor: Berthold Güssmer

Bearbeiten derDruckformate

Seiteneinrichtun

Druckvorschau

druck

Seite- 29 -

Aufgaben www.guessi.de

2.5 Aufgaben

2.5.1 Der Ordner Aufgaben Im Ordner Aufgaben finden wir eine sogenannte "To-do-Liste", oft auch Check-Liste genannt. Das ist die �denglische� Bezeichnung für Merkliste. Hier sind einfach Aktionen eingetragen, die man nicht vergessen möchte. Vergleichbar ist der Ordner dem berühmten �Knoten im Taschentuch�. Bei einer Aufgabe ist die Fälligkeit wichtig. Man muss sie bis zu einem gewissen Termin erledigt habe, aber wann man sie löst, ist weitgehend frei wählbar. Die Darstellung erfolgt natürlich im Ordner Aufgaben, doch hat man auch Zugriff über den Aufgabenblock im Kalender, bzw. in der Ansicht Outlook-heute.

S

Aufgabenordner

Aufgaben in der Ansicht Outlook heute

eite - 30 -

Aufgabenblock im Kalender

T_Outl.doc

Aufgaben erstellen ECL

2.5.2 Aufgaben erstellen Das erstellen neuer Aufgabe erfolgt genauso wie in den anderen Programmteilen über die Taste �neu� aus dem Aufgabenordner heraus. Die Dialogfelder müssen nur ausgefüllt werden.

Die Erledigung der Aufgabe wird an Hand ihrer Fälligkeit kontrolliert. Man kann auch prozentuale Werte angeben. Interessant ist auch die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren. Dazu wird der Dialog �Aufgabe zuordnen� aktiviert. Per E-Mail wird die Aufgabe an den zuständigen Bearbeiter gesendet. Dieser kann die Aufgabe annehmen oder anderweitig kommentieren.

2.6 Notizen Oft lassen sich Informationen weder als Aufgabe noch als Termin zuordnen. Man benutzt hierzu oft so einen kleinen gelben Haftzettel, den man and die Tür oder den Bildschirm klebt. Die elektronische Entsprechung hierfür ist die Notiz. Auch hier ist die Bearbeitung identisch mit den anderen Vorgehensweisen. Man entwickelt

die neue Notiz aus dem Ordner �Notizen� heraus mit der Taste �neu�.


Sonstiges www.guessi.de

2.7 Sonstiges

2.7.1 Kategorien Outlook-Objekte können in Kategorien einsortiert werden. Dadurch hat man ein weiteres Ordnungskriterium zur Verfügung, das einem beispielsweise Suchvorgänge erleichtert.

Über das Menü �Extra-erweiterte Suche� hat man die Möglichkeit nach Kategorien zu suchen.


Journal ECL

2.7.2 Journal Outlook kann alle Aktivitäten, die man am Arbeitstag unternimmt, minutiös protokollieren. Dazu muss lediglich die Journalfunktion in der Ordnerleiste �eigeneVerknüpfungen� aktiviert werden. Die Einstellungen werden über �Extras-Optionen-Einstellungen-Journaloptionen� gesteuert. Man sollte, wenn man mit dem Journal arbeitet, wissen, dass damit natürlich auf lange Zeit Ressourcen verbraucht werden, die der eigentlichen Arbeit verloren gehen.. Andererseits

kann man damit auch in gewisser Weise ein Alibi über vergangene Zeiträume erhalten.

2.7.3 Ordner erstellen Nach längerer Arbeit mit Outlook sind sehr viele Objekte entstanden. Man kann die Übersichtlichkeit erhöhen, in dem man die Ordnerhierarchie erweitert. Dazu dient die Funktion �Neu-Ordner�

In Ddw

A

diesem Dialog werden die Unterordner erzeugt.

ie Einträge können anschließend einfach per rag&drop in die neuen Unterordner gezogen erden.

utor: Berthold Güssmer
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Sonstiges www.guessi.de

2.7.4 Regeln Das automatische Verschieben bestimmter Objekte in ganz bestimmte Ordner erledigt Outlook über den Regelassistenten.

Beispielsweise kann man eintreffende Nachrichten von einem bestimmten Absender direkt in einen extra angelegten Ordner schieben lassen.

2.7.5 Import- und Exportfunktionen Outlook ist nicht das einzige Programm, dass sich mit Büroorganisation beschäftigt. Aus diesem Grund stehen sinnvolle Import- und Exportfunktionen bereit. Im Menü �Datei� können diese Funktionen aufgerufen werden.

D

S

ie Details werden programmabhängig in Assistenten gesteuert.


E-Mail aus anderen Anwendungen ECL

2.7.6 E-Mail aus anderen Anwendungen In WORD, EXCEL oder POWERPOINT kann man über Outlook direkt E-Mails versenden.

E-Mail Schaltfläche Outlook Funktionen in WORD

In diesen Anwendungen kann man über �Datei- Senden an � Verteilerempfänger� gesonderte Verteiler für den Dokumentversand erstellen.


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