Download doc - Инструкция по организации мероприятия

Жанна Прашкевичhttp://prashkevich.com

Инструкция по организации мероприятия

Подготовительный этап

Название ПодробнееПримечание/

ОтветственныйСтатус

Подготовка PR-документации:

О компании, о проекте, презентация проекта, спонсорское предложение

Об участниках

Спонсорское предложение: генеральный, официальный спонсор, партнер, бартер-партнер, партнер-площадка и др.

Вопросы-ответы (в том числе и неприятные)

Анонс мероприятия – для СМИ, для социальных сетей

Продающий текст

Видео-приглашение участников

Бонусы и подарки участникам

Пресс-релиз мероприятия

Предложение для информационных партнеров

Форма регистрации/обратной связи/оценки

Переговоры с информационными партнерами

Определение приоритетных СМИ и каналов коммуникации

Рассылка и обзвон – веерная, таргетированная (приоритетные СМИ и блогеры), целевая (конкретно по именно)

Определение информационных партнеров и заключение соглашения

Анонсирование


Одобрить и запустить анонсирование

Сайт + рассылка по базе emails

Дать информацию линейному штату для смс-рассылки (управляющие, администраторы итп)

Упоминания в соцсетях

Создание и приглашение подписчиков на мероприятия в соцсетях

Партнерские программы

Утвердить дизайн и напечатать

Запросить или найти необходимые визуальные материалы

Афиши

Тейбл-тенты

Флаера

Пригласительные

Баннеры для размещения в интернет и тизеры для социальных медиа

Утвердить пресс-материал и анонсировать в СМИ

Веерная рассылка по СМИ:

o Деловые

o Общественно-политические

o Развлекательные

o Глянец

o Новостные

o Специализированные

Обзвон целевых СМИ и информационных партнеров


Составить заранее пост-релиз

Утвердить сценарный план мероприятия

Интернет и новые медиа

Запустить сайт мероприятия (или сайт на поддомене)

Создать паблик/встречу/группу Вконтакте, Facebook, акаунт на Twitter, Instagram

Продумать и анонсировать официальные хэштеги для Twitter и Instagram

Запустить баннеры/афиши

Сбор списка подходящих групп, пабликов и трендсеттеров в социальных сетях для размещения анонса и рекламы

Кампании по приглашениям (инвайтинг-кампании)

Рассылки: Подготовить письма для партнеров

Подготовить программу подогревающих писем для участников

SMS-рассылки

Запросить у участников:

Требование по аппаратуре и канцелярским и другим принадлежностям

Райдер, суточные, транспортные расходы и другие условия

Составить и утвердить смету мероприятия:

Аренда оборудования

Гонорары

Подарки и призы

Иные расходы

Продажи билетов Партнерские программы – по базе партнеров (желательно, чтобы были сетевые предприятия – рестораны, кинотеатры итп)


Речевые скрипты по работе с партнерами

Сайты-купонники

Билетные агентства – онлайн и оффлайн

Предварительное промо-мероприятие

Дать письменные инструкции административному персоналу: управляющей, администраторам, хостес, официантам и другим сотрудникам, имеющим доступ к телефону и отвечающему на звонки/письма

Предварительный

Обеспечить присутствие:

Участников, спикеров, ведущего

СМИ

Собственное

Начальства / Заказчика

VIP-гостей

Согласовать Графики завоза необходимой аппататуры

Ответственных людей за рассадку и обслуживание

Взять разрешение на съемку (при необходимости)

План рассадки гостей и расположение участников мероприятия

График саунд-чеков и репетиций с участниками и администрацией

Ответственных за встречу и рассадку гостей, показать, как правильно встречать гостей и отвечать на их вопросы

Определить и зарезервировать столы для участников, а также СМИ

Назначить ответственного за обслуживание


этого стола и дать инструкции

Составить список волнующих вопросов и оперативно решить

Составить список волнующих вопросов и оперативно решить

Возможности допродаж Продукция, специальные предложения, сертификаты и др.

Набор волонтерской группы

Купить достаточное количество раций или предусмотреть наличие достаточных средств на мобильных телефонах

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА СОХРАННОСТЬ АППАРАТУРЫ И ДРУГИХ АТТРИБУТОВ ЛЕЖИТ НА АДМИНИСТРАТОРЕ САЛОНА!

Час Х

Перед самим мероприятием:

Проверить оформление зала, в том числе соответствию райдеру

Проверить наличие промо-продукции (в том числе и анкет обратной связи) – роллапы и афиши

Проверить наличие свечей, на всякий случай

Проконтроливать наличие призов для акции

Проверить звук, саунд-чек

Проверить и подобрать оптимальное освещение

Встреча информационных партнеров

Формирование пакетов с материалами

Выставление дополнительных материалов на продажу


Распечатать Сценарный план

Форму регистрации для СМИ

Анкеты для гостей

Организационную таблицу

Специальные бейджи для орг.комитета

Быть готовым сделать фотографии для отчета и фотоотчетов на сайте

Работа в зале Помощь участникам в зале

Решение форс-мажоров

Кофе-брейки, питание

Собрать отзывы участников

Продажа следующего мероприятия

Дополнительная продукция – курировать продажи

После мероприятия

Разобрать звуковую и другую аппаратуру

Восстановить звук и свет в зале

Проводить участников, обеспечить их условия

Обеспечить освещение мероприятия

Разослать пост-релиз по СМИ

Сбор материалов, отзывов о мероприятии


Опубликовать новость и фотографии на сайте (+рассылка) и в SM

Сделать обзвон целевых СМИ и информационных партнеров и проследить выполнение договоренностей

Отслеживать выход материалов в СМИ и интернете

Подготовка к новому запуску мероприятия

Составить и отправить отчет для спонсоров и партнеров

Составить отчет по мероприятию и вставить в общую отчетность

Количество гостей

Количество продаж

Фотоотчет

Комментации организаторов

Комментарии спикеров


Организационная таблица

Должность/Организация

ФИО отв. Мобильный Примечание

Менеджер мероприятия

Арт-директор

Отв. за аппаратуру

Отв. за аппарат (на мероприятии) звукач

Администратор

Служба безопасности

Аварийная энергосети (при отключении)

Ст. бармен

Менеджер со стороны участников

Менеджер со стороны спонсора/партнера

Расходы на мероприятие

Расходы на питание участников и персонала

Выручка в часы мероприятия

Количество чеков

Общая сумма по чекам