Word2002差 し 込 み 印 刷 ・ 宛 名 ラ ベル 作 成
-平成16 年度-
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1 差 し 込 み 印 刷 1
1 . 差 し 込 み 印 刷 に つ い て 1
2 . 差 し 込 み 印 刷 の 作 業 の 流 れ 2
3 . メ イ ン 文 書 の 作 成 3
4 . デ ー タ フ ァ イ ル の 確 認 4
5 . 差 込 印 刷 の 設 定 か ら 印 刷 ま で 5
6 . メ イ ン 文 書 の 保 存 10
2 宛 名 ラ ベ ル の 印 刷 11
1 . 宛 名 ラ ベ ル へ の 宛 名 印 刷 に つ い て 11
2 . 宛 名 ラ ベ ル 印 刷 の 作 業 の 流 れ 12
3 . 宛 名 ラ ベ ル の 作 成 か ら 印 刷 ま で 13
4 . メ イ ン 文 書 の 保 存 19
1 差 し 込 み 印 刷
1 . 差 し 込 み 印 刷 に つ い て
[差し 込み 印刷]に よ り 、封筒や 宛名ラ ベ ル の 住所や 氏名の 印刷、案内
状、挨拶状な ど の 本文に
エ ク セ ル な ど で 作成さ れ た 住所録な ど の デ ータ を 1 件ず つ
差し 込み な が ら 印刷を 繰り 返す 機能で す 。
[差し 込み 印刷]に は 、「メ イ ン 文書」と 「デ ータ フ ァ イ ル 」の
2つ の フ ァ イ ル が 必要で す 。
①「メ イ ン 文書」
共通す る 内容を 入力し て お き
ま す 。
②「デ ータ フ ァ イ ル 」
氏名、住所な ど メ イ ン 文書に 差
し 込む 内容を 入力し て お き
ま す 。
差し込み印刷実行
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2 . 差 し 込 み 印 刷 の 作 業 の 流 れ
差し 込み 印刷を 行う 場合、[差し 込み 印刷ウ ィ ザ ード ]に 従っ て 操作
を 進め て い く こ と で 差し 込み 印刷の 設定と 印刷が で き ま す 。
【 差 込 印 刷 の 作 業 の 流 れ 】
データファイルの作成 新規作成 または 既存のファイルを使用
メイン文書の作成 新規作成 または 既存のファイルを使用
差し込みフィールドの挿入 メイン文書を開き、差し込み印刷ウィザードで設定
差し込み印刷の実行 データを差し込んだメイン文書を印刷
(データの選択、並べ替え) 差し込むデータを選択、差し込む順序を並べ替える
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3 . メ イ ン 文 書 の 作 成
Wordで メ イ ン 文書と な る フ ァ イ ル 「平成16 年度卒園案内」を 作成
し ま す 。
ファイル「平成16年度卒園案内」
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4 . デ ー タ フ ァ イ ル の 確 認
Excelの フ ァ イ ル 「差込用名簿」を マ イ ド キ ュ メ ン ト よ り 開
い て 内容を 確認し ま す 。
B列の 「姓」を メ イ ン 文書の 1行目「様」の 前に 差し 込む こ と に し
ま す 。
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5 . 差 込 印 刷 の 設 定 か ら 印 刷 ま で
[差し 込み 印刷ウ ィ ザ ード ]と 対話し な が ら 差し 込み 印刷の 設定
を し ま す 。
①メ イ ン 文書「平成16 年度卒園案内」を 開き ま す 。
②《ツ ール 》-《は が き と 差し 込み 印刷》-《差し 込み 印刷ウ ィ ザ ー
ド 》を ク リ ッ ク し ま す 。
③[差し 込み 印刷]作業ウ ィ ン ド ウ が 表示さ れ ま す 。
[文書の 種類を 選択]で [レ タ ー]を ク リ ッ ク し 、[次へ :ひ な
形の 選択]を ク リ ッ ク し ま す 。
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④[現在の 文書を 使用]を ク リ ッ ク し 、[次へ :宛先の 選択]を ク リ
ッ ク し ま す 。
⑤[既存の リ ス ト を 使用]を ク リ ッ ク し 、[参照]を ク リ ッ ク
し ま す 。
⑥[デ ータ フ ァ イ ル の 選択]ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表示さ
れ ま す 。
プ レ ース バ ーの [マ イ ド キ ュ メ ン ト ]を 選択し 、デ ー
タ フ ァ イ ル の 差込用名簿 を 開き ま す 。「 」
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⑦使用す る シ ート 名「名簿」を 選択し 、OKを ク リ ッ ク し ま す 。
⑧[差し 込み 印刷の 宛先]が 表示さ れ ま す 。
全デ ータ を 印刷す る 場合は 、OKを ク リ ッ ク し ま す 。
(差し 込み 印刷す る デ ータ を 選択す る 場合は チ ェ ッ ク マ ー
ク を オ ン /オ フ に し ま す 。)
⑨[次へ :レ タ ーの 作成]を ク リ ッ ク し ま す 。
並べ替えたいフィールドの▼ をクリックするとデータの順序を並べ替えることができる。
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⑩「姓」を 差し 込む 「様」の 前を ク リ ッ ク し 、[差し 込み フ ィ ー
ル ド の 挿入]を ク リ ッ ク し ま す 。
⑪[差し 込み フ ィ ール ド の 挿入]ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表示
さ れ ま す 。
「姓」を 選択し 、挿入を ク リ ッ ク し ま す 。
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⑫カ ーソ ル の 位置に 差し 込み フ ィ ール ド 《姓》と 表示さ れ 、差し
込み フ ィ ール ド が 挿入さ れ ま し た 。ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク
ス は 閉じ ま す 。
⑬[次へ :レ タ ーの プ レ ビ ュ ー表示]を ク リ ッ ク し ま す 。
⑭名簿か ら 「姓」が 取り 込ま れ 、1件目の デ ータ が 表示さ れ ま す 。
[次へ :差し 込み 印刷の 完了]を ク リ ッ ク し ま す 。
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⑮[印刷]を ク リ ッ ク し ま す 。
《 》をクリックすることで2件目以降のデータも確認できます。
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⑯[プ リ ン タ に 差し 込み ]ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表示さ
れ ま す 。
全デ ータ を 印刷す る 場合は 、[す べ て ]を 選択し て OKを ク
リ ッ ク し ま す 。
※現在文書中に表示されているデータのみの場合は、[現在のレコード]を選択します。
※特定のデータから連続して数件を印刷したい場合は、[最初のレコード]と[最後のレコード]に 件数を入力します。
6 . メ イ ン 文 書 の 保 存
差し 込み フ ィ ール ド が 挿入さ れ た メ イ ン の 文書を 保存し ま
す 。
① 《フ ァ イ ル 》―《名前を つ け て 保存》を ク リ ッ ク し ま す 。
② [フ ァ イ ル 名を つ け て 保存]ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表
示さ れ ま す 。
③ [保存先]が 「マ イ ド キ ュ メ ン ト 」に な っ て い る こ
と を 確認し ま す 。
④ [フ ァ イ ル 名]に 「平成16 年度卒園案内完成」と 入力し 、保存を ク
リ ッ ク し ま す 。
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2 宛 名 ラ ベ ル の 印 刷
1 . 宛 名 ラ ベ ル へ の 宛 名 印 刷 に つ い て
複数の 宛先の ラ ベ ル を 作成し 印刷す る こ と が で き ま
す 。は が き や 封筒で ダ イ レ ク ト メ ール な ど を 送る
場合に 便利で す 。差し 込み 印刷と 同様に 、 メ イ ン 文書 と「 」「デ ータ フ ァ イ ル 」が 必要で す 。
Wordに は 市販の 様々な 種類の 宛名ラ ベ ル の 書式が 準備さ れ
て い ま す 。
◆ デ ー タ フ ァ イ ル E x c e l フ ァ イ ル 「 差込 用 名 簿 」
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◆ メ イ ン 文 書 W o r d 新 規 作 成
2 . 宛 名 ラ ベ ル 印 刷 の 作 業 の 流 れ
宛名ラ ベ ル の 印刷を 行う 場合、[差し 込み 印刷ウ ィ ザ ード ]に 従っ
て 操作を 進め て い く こ と で
ラ ベ ル の 印刷設定と 印刷が で き ま す 。
【 宛 名 ラ ベ ル 印 刷 の 作 業 の 流 れ 】
データファイルの作成 新規作成 または 既存のファイルを使用
メイン文書の作成 新規作成 または 既存のファイルを使用
メイン文書の設定 差し込み印刷ウィザードで設定
・宛名ラベルの種類、プリンタを設定・フィールドの挿入
宛名ラベルの印刷実行 宛名を差し込んだラベルを印刷
(データの選択、並べ替え) 差し込むデータを選択、差し込む順序を並べ替える
差し込み
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3 . 宛 名 ラ ベ ル の 作 成 か ら 印 刷 ま で
メ イ ン 文書・・・新規作成
デ ータ フ ァ イ ル ・・・「差込用名簿」を 使用し ま す 。
① (新規作成)ボ タ ン を ク リ ッ ク し ま す 。
② 《ツ ール 》-《は が き と 差し 込み 印刷》-《差し 込み 印刷ウ ィ ザ
ード 》を ク リ ッ ク し ま す 。
③ [差し 込み 印刷]作業ウ ィ ン ド ウ が 表示さ れ ま す 。
[文書の 種類を 選択]で [ラ ベ ル ]を ク リ ッ ク し 、[次へ :ひ
な 形の 選択]を ク リ ッ ク し ま す 。
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④ [ラ ベ ル オ プ シ ョ ン ]を ク リ ッ ク し ま す 。
[ラ ベ ル オ プ シ ョ ン ]ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表示さ
れ ま す 。
⑤ プ リ ン タ の 種類と ラ ベ ル の 製品名、製品番号を 選択し 、 OKを
ク リ ッ ク し ま す 。
⑥ [次へ :宛先の 選択]を ク リ ッ ク し ま す 。
⑦ [既存の リ ス ト を 使用]を ク リ ッ ク し 、[参照]を ク リ ッ
ク し ま す 。
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⑧ [デ ータ フ ァ イ ル の 選択]ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表示
さ れ ま す 。
プ レ ース バ ーの [マ イ ド キ ュ メ ン ト ]を 選択し 、デ ー
タ フ ァ イ ル の 差込用名簿 を 開き ま す 。「 」
⑨ 使用す る シ ート 名「名簿」を 選択し 、OKを ク リ ッ ク し ま す 。
⑩ [差し 込み 印刷の 宛先]が 表示さ れ ま す 。
全デ ータ を 印刷す る 場合は 、OKを ク リ ッ ク し ま す 。
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⑪ [次へ :ラ ベ ル の 配置]を ク リ ッ ク し ま す 。
⑫ 1件目の 1行目に “ 〒” を 入力し 、[差し 込み フ ィ ール ド の 挿入]
を ク リ ッ ク し ま す 。
並べ替えたいフィールドの▼ をクリックするとデータの順序を並べ替えることができる。
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⑬ [差し 込み フ ィ ール ド の 挿入]ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表
示さ れ ま す 。
「郵便番号」を 選択し 、挿入を ク リ ッ ク し ま す 。
[差し 込み フ ィ ール ド の 挿入]ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス は 閉
じ ま す 。
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⑭ 次に 「住所1 」を 差し 込む 2行目に 移動し 、[差し 込み フ ィ ール ド
の 挿入]を ク リ ッ ク し
「住所1」を 挿入し ま す 。[差し 込み フ ィ ール ド の 挿入]ダ イ
ア ロ グ ボ ッ ク ス を 閉じ ま す 。
同様に 「住所2」を 挿入し 、Enter で 空白行を 挿入し ま す 。
名前の 前に 空白文字(ス ペ ース )を 2つ 入力し ま す 。
同様に 「姓」フ ィ ール ド を 挿入し ま す 。
ス ペ ース を 1 つ 入力し 、「名」を 挿入し 、ス ペ ース 1 つ と “ 様”
を 入力し ま す 。
こ れ で 、ラ ベ ル の レ イ ア ウ ト は 出来上が り ま し た 。
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⑮ [す べ て の ラ ベ ル の 更新]を ク リ ッ ク し ま す 。
⑯ す べ て の ラ ベ ル に フ ィ ール ド が 配置さ れ ま す 。
⑰ [次へ :ラ ベ ル の プ レ ビ ュ ー表示]を ク リ ッ ク し ま す 。
全ラ ベ ル に デ ータ が 表示さ れ ま す 。
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⑱ [差し 込み 印刷の 完了]を ク リ ッ ク し ま す 。
⑲ [印刷]を ク リ ッ ク し ま す 。
⑳ [プ リ ン タ に 差し 込み ]ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表示さ
れ ま す 。
全デ ータ 印刷す る 場合は 、[す べ て ]を 選択し て OKを ク リ
ッ ク し ま す 。
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4 . メ イ ン 文 書 の 保 存
差し 込み フ ィ ール ド が 挿入さ れ た メ イ ン の 文書を 保存し ま
す 。
① 《フ ァ イ ル 》―《名前を つ け て 保存》を ク リ ッ ク し ま す 。
② [フ ァ イ ル 名を つ け て 保存]ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表
示さ れ ま す 。
③ [保存先]が 「マ イ ド キ ュ メ ン ト 」に な っ て い る こ
と を 確認し ま す 。
④ [フ ァ イ ル 名]に 「ラ ベ ル 印刷完成」と 入力し 、保存を ク リ
ッ ク し ま す 。
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