Word2002差 し 込 み 印 刷 ・ 宛 名 ラ ベル 作 成

－平成16 年度－

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　１ 差 し 込 み 印 刷　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　 　　 　1　　　　　　

１ ． 差 し 込 み 印 刷 に つ い て 1

２ ． 差 し 込 み 印 刷 の 作 業 の 流 れ 2

３ ． メ イ ン 文 書 の 作 成 3

４ ． デ ー タ フ ァ イ ル の 確 認 4

５ ． 差 込 印 刷 の 設 定 か ら 印 刷 ま で 5

６ ． メ イ ン 文 書 の 保 存 10

2　　　　　　　 宛 名 ラ ベ ル の 印 刷　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　 　　 　11　 　　　　　

１ ． 宛 名 ラ ベ ル へ の 宛 名 印 刷 に つ い て 11

２ ． 宛 名 ラ ベ ル 印 刷 の 作 業 の 流 れ 12

３ ． 宛 名 ラ ベ ル の 作 成 か ら 印 刷 ま で 13

４ ． メ イ ン 文 書 の 保 存 19

１ 　 差 し 込 み 印 刷

１ ． 差 し 込 み 印 刷 に つ い て

［差し 込み 印刷］に よ り 、封筒や 宛名ラ ベ ル の 住所や 氏名の 印刷、案内

状、挨拶状な ど の 本文に

エ ク セ ル な ど で 作成さ れ た 住所録な ど の デ ータ を 1 件ず つ

差し 込み な が ら 印刷を 繰り 返す 機能で す 。

［差し 込み 印刷］に は 、「メ イ ン 文書」と 「デ ータ フ ァ イ ル 」の

２つ の フ ァ イ ル が 必要で す 。

①「メ イ ン 文書」

共通す る 内容を 入力し て お き

ま す 。

②「デ ータ フ ァ イ ル 」

氏名、住所な ど メ イ ン 文書に 差

し 込む 内容を 入力し て お き

ま す 。

差し込み印刷実行

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２ ． 差 し 込 み 印 刷 の 作 業 の 流 れ

差し 込み 印刷を 行う 場合、［差し 込み 印刷ウ ィ ザ ード ］に 従っ て 操作

を 進め て い く こ と で 差し 込み 印刷の 設定と 印刷が で き ま す 。

【 差 込 印 刷 の 作 業 の 流 れ 】

データファイルの作成　　　新規作成　または　既存のファイルを使用

メイン文書の作成　　　新規作成　または　既存のファイルを使用

差し込みフィールドの挿入　　メイン文書を開き、差し込み印刷ウィザードで設定

差し込み印刷の実行　　データを差し込んだメイン文書を印刷

（データの選択、並べ替え）　　差し込むデータを選択、差し込む順序を並べ替える

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３ ． メ イ ン 文 書 の 作 成

Wordで メ イ ン 文書と な る フ ァ イ ル 「平成16 年度卒園案内」を 作成

し ま す 。

ファイル「平成16年度卒園案内」

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４ ． デ ー タ フ ァ イ ル の 確 認

Excelの フ ァ イ ル 「差込用名簿」を マ イ ド キ ュ メ ン ト よ り 開

い て 内容を 確認し ま す 。

Ｂ列の 「姓」を メ イ ン 文書の １行目「様」の 前に 差し 込む こ と に し

ま す 。

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５ ． 差 込 印 刷 の 設 定 か ら 印 刷 ま で

［差し 込み 印刷ウ ィ ザ ード ］と 対話し な が ら 差し 込み 印刷の 設定

を し ま す 。

①メ イ ン 文書「平成16 年度卒園案内」を 開き ま す 。

②《ツ ール 》－《は が き と 差し 込み 印刷》－《差し 込み 印刷ウ ィ ザ ー

ド 》を ク リ ッ ク し ま す 。

③［差し 込み 印刷］作業ウ ィ ン ド ウ が 表示さ れ ま す 。

［文書の 種類を 選択］で ［レ タ ー］を ク リ ッ ク し 、［次へ ：ひ な

形の 選択］を ク リ ッ ク し ま す 。

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④［現在の 文書を 使用］を ク リ ッ ク し 、［次へ ：宛先の 選択］を ク リ

ッ ク し ま す 。

⑤［既存の リ ス ト を 使用］を ク リ ッ ク し 、［参照］を ク リ ッ ク

し ま す 。

⑥［デ ータ フ ァ イ ル の 選択］ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表示さ

れ ま す 。

プ レ ース バ ーの ［マ イ ド キ ュ メ ン ト ］を 選択し 、デ ー

タ フ ァ イ ル の 差込用名簿 を 開き ま す 。｢ ｣

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⑦使用す る シ ート 名「名簿」を 選択し 、ＯＫを ク リ ッ ク し ま す 。

⑧［差し 込み 印刷の 宛先］が 表示さ れ ま す 。

　全デ ータ を 印刷す る 場合は 、ＯＫを ク リ ッ ク し ま す 。

　（差し 込み 印刷す る デ ータ を 選択す る 場合は 　チ ェ ッ ク マ ー

ク を オ ン ／オ フ に し ま す 。）

⑨［次へ ：レ タ ーの 作成］を ク リ ッ ク し ま す 。

並べ替えたいフィールドの▼ をクリックするとデータの順序を並べ替えることができる。

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⑩「姓」を 差し 込む 「様」の 前を ク リ ッ ク し 、［差し 込み フ ィ ー

ル ド の 挿入］を ク リ ッ ク し ま す 。

⑪［差し 込み フ ィ ール ド の 挿入］ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表示

さ れ ま す 。

　「姓」を 選択し 、挿入を ク リ ッ ク し ま す 。

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⑫カ ーソ ル の 位置に 差し 込み フ ィ ール ド 《姓》と 表示さ れ 、差し

込み フ ィ ール ド が 挿入さ れ ま し た 。ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク

ス は 閉じ ま す 。

⑬［次へ ：レ タ ーの プ レ ビ ュ ー表示］を ク リ ッ ク し ま す 。

⑭名簿か ら 「姓」が 取り 込ま れ 、１件目の デ ータ が 表示さ れ ま す 。

［次へ ：差し 込み 印刷の 完了］を ク リ ッ ク し ま す 。

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⑮［印刷］を ク リ ッ ク し ま す 。

《 　 》をクリックすることで２件目以降のデータも確認できます。

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⑯［プ リ ン タ に 差し 込み ］ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表示さ

れ ま す 。

全デ ータ を 印刷す る 場合は 、［す べ て ］を 選択し て ＯＫを ク

リ ッ ク し ま す 。　

　※現在文書中に表示されているデータのみの場合は、［現在のレコード］を選択します。

　※特定のデータから連続して数件を印刷したい場合は、［最初のレコード］と［最後のレコード］に　　件数を入力します。

６ ． メ イ ン 文 書 の 保 存

差し 込み フ ィ ール ド が 挿入さ れ た メ イ ン の 文書を 保存し ま

す 。

①　《フ ァ イ ル 》―《名前を つ け て 保存》を ク リ ッ ク し ま す 。

②　［フ ァ イ ル 名を つ け て 保存］ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表

示さ れ ま す 。

③　［保存先］が 　「マ イ ド キ ュ メ ン ト 」に な っ て い る こ

と を 確認し ま す 。

④　［フ ァ イ ル 名］に 「平成16 年度卒園案内完成」と 入力し 、保存を ク

リ ッ ク し ま す 。

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2　 宛 名 ラ ベ ル の 印 刷

１ ． 宛 名 ラ ベ ル へ の 宛 名 印 刷 に つ い て

複数の 宛先の ラ ベ ル を 作成し 印刷す る こ と が で き ま

す 。は が き や 封筒で ダ イ レ ク ト メ ール な ど を 送る

場合に 便利で す 。差し 込み 印刷と 同様に 、 メ イ ン 文書 と｢ ｣「デ ータ フ ァ イ ル 」が 必要で す 。

Wordに は 市販の 様々な 種類の 宛名ラ ベ ル の 書式が 準備さ れ

て い ま す 。

◆ デ ー タ フ ァ イ ル 　 　 Ｅ ｘ ｃ ｅ ｌ 　 フ ァ イ ル 「 差込 用 名 簿 」

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◆ メ イ ン 文 書 　 　 Ｗ ｏ ｒ ｄ 　 新 規 作 成

２ ． 宛 名 ラ ベ ル 印 刷 の 作 業 の 流 れ

宛名ラ ベ ル の 印刷を 行う 場合、［差し 込み 印刷ウ ィ ザ ード ］に 従っ

て 操作を 進め て い く こ と で

ラ ベ ル の 印刷設定と 印刷が で き ま す 。

【 宛 名 ラ ベ ル 印 刷 の 作 業 の 流 れ 】

データファイルの作成　　　新規作成　または　既存のファイルを使用

メイン文書の作成　　　新規作成　または　既存のファイルを使用

メイン文書の設定　　差し込み印刷ウィザードで設定

・宛名ラベルの種類、プリンタを設定・フィールドの挿入

宛名ラベルの印刷実行　　宛名を差し込んだラベルを印刷

（データの選択、並べ替え）　　差し込むデータを選択、差し込む順序を並べ替える

差し込み

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３ ． 宛 名 ラ ベ ル の 作 成 か ら 印 刷 ま で

メ イ ン 文書・・・新規作成

デ ータ フ ァ イ ル ・・・「差込用名簿」を 使用し ま す 。

①　 （新規作成）ボ タ ン を ク リ ッ ク し ま す 。

②　《ツ ール 》－《は が き と 差し 込み 印刷》－《差し 込み 印刷ウ ィ ザ

ード 》を ク リ ッ ク し ま す 。

③　［差し 込み 印刷］作業ウ ィ ン ド ウ が 表示さ れ ま す 。

　　［文書の 種類を 選択］で ［ラ ベ ル ］を ク リ ッ ク し 、［次へ ：ひ

な 形の 選択］を ク リ ッ ク し ま す 。

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④　［ラ ベ ル オ プ シ ョ ン ］を ク リ ッ ク し ま す 。

　　［ラ ベ ル オ プ シ ョ ン ］ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表示さ

れ ま す 。

⑤　プ リ ン タ の 種類と ラ ベ ル の 製品名、製品番号を 選択し 、 ＯＫを

ク リ ッ ク し ま す 。

⑥　［次へ ：宛先の 選択］を ク リ ッ ク し ま す 。

⑦　［既存の リ ス ト を 使用］を ク リ ッ ク し 、［参照］を ク リ ッ

ク し ま す 。

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⑧　［デ ータ フ ァ イ ル の 選択］ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表示

さ れ ま す 。

プ レ ース バ ーの ［マ イ ド キ ュ メ ン ト ］を 選択し 、デ ー

タ フ ァ イ ル の 差込用名簿 を 開き ま す 。｢ ｣

⑨　使用す る シ ート 名「名簿」を 選択し 、ＯＫを ク リ ッ ク し ま す 。

⑩　［差し 込み 印刷の 宛先］が 表示さ れ ま す 。

　　全デ ータ を 印刷す る 場合は 、ＯＫを ク リ ッ ク し ま す 。

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⑪　［次へ ：ラ ベ ル の 配置］を ク リ ッ ク し ま す 。

⑫　１件目の １行目に “ 〒” を 入力し 、［差し 込み フ ィ ール ド の 挿入］

を ク リ ッ ク し ま す 。

並べ替えたいフィールドの▼ をクリックするとデータの順序を並べ替えることができる。

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⑬　［差し 込み フ ィ ール ド の 挿入］ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表

示さ れ ま す 。

　　「郵便番号」を 選択し 、挿入を ク リ ッ ク し ま す 。　

［差し 込み フ ィ ール ド の 挿入］ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス は 閉

じ ま す 。

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⑭　次に 「住所1 」を 差し 込む ２行目に 移動し 、［差し 込み フ ィ ール ド

の 挿入］を ク リ ッ ク し

「住所１」を 挿入し ま す 。［差し 込み フ ィ ール ド の 挿入］ダ イ

ア ロ グ ボ ッ ク ス を 閉じ ま す 。

同様に 「住所２」を 挿入し 、Enter で 空白行を 挿入し ま す 。

　　名前の 前に 空白文字（ス ペ ース ）を ２つ 入力し ま す 。

　同様に 「姓」フ ィ ール ド を 挿入し ま す 。

　ス ペ ース を 1 つ 入力し 、「名」を 挿入し 、ス ペ ース 1 つ と “ 様”

を 入力し ま す 。

　　こ れ で 、ラ ベ ル の レ イ ア ウ ト は 出来上が り ま し た 。

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⑮　［す べ て の ラ ベ ル の 更新］を ク リ ッ ク し ま す 。

⑯　す べ て の ラ ベ ル に フ ィ ール ド が 配置さ れ ま す 。

⑰　［次へ ：ラ ベ ル の プ レ ビ ュ ー表示］を ク リ ッ ク し ま す 。

全ラ ベ ル に デ ータ が 表示さ れ ま す 。

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⑱　［差し 込み 印刷の 完了］を ク リ ッ ク し ま す 。

⑲　［印刷］を ク リ ッ ク し ま す 。

⑳　［プ リ ン タ に 差し 込み ］ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表示さ

れ ま す 。

　　全デ ータ 印刷す る 場合は 、［す べ て ］を 選択し て ＯＫを ク リ

ッ ク し ま す 。

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４ ． メ イ ン 文 書 の 保 存

差し 込み フ ィ ール ド が 挿入さ れ た メ イ ン の 文書を 保存し ま

す 。

①　《フ ァ イ ル 》―《名前を つ け て 保存》を ク リ ッ ク し ま す 。

②　［フ ァ イ ル 名を つ け て 保存］ダ イ ア ロ グ ボ ッ ク ス が 表

示さ れ ま す 。

③　［保存先］が 　「マ イ ド キ ュ メ ン ト 」に な っ て い る こ

と を 確認し ま す 。

④　［フ ァ イ ル 名］に 「ラ ベ ル 印刷完成」と 入力し 、保存を ク リ

ッ ク し ま す 。

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