MÓDSZERTANI SEGÉDANYAG
a Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában(modul száma: 1618-06)
modul pedagógiai megközelítéséhez
Készítette: Jakabné dr. Zubály Annaszakértő
2007.
Tartalomjegyzék
Tartalomjegyzék.................................................................................................................................2A módszertani segédanyag célja.........................................................................................................3I. A modul helye, kapcsolódási pontjai...............................................................................................5
1. A modul helye a szakmai képzésben........................................................................................52. A modul illeszkedése a tantárgy- és tananyagstruktúrába........................................................63. A vizsgált modul – szakmai és vizsgakövetelmény szerinti - leírása.....................................114. A vizsgált modul kapcsolódása más modulokhoz..................................................................12
4.1. A vizsgált modul előzménye.............................................................................................124.2. A vizsgált modul további kapcsolódása az Irodai asszisztens szakképesítés programjában
.........................................................................................................................................134.3. A vizsgált modul további kapcsolódása az Ügyviteli titkár szakképesítés programjában144.4. Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a feladatprofilban..........................154.5. Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a szakmai ismeretek körében........16
II. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei, valamint oktatásszervezési kérdései.......171. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei............................................................172. A modul kapcsolódási pontjai.................................................................................................19
2.1. A modul szakmai tartalma, illeszkedése az oktatás folyamatába.....................................192.2. A tananyagegységek/tananyagelemek kapcsolódási pontjai............................................212.3. Tananyagelemek tanításának egymásra épülése...............................................................22
3. A vizsgált modul tananyagának elrendezése.........................................................................233.1. A modul tananyagrendezésének szempontjai...................................................................233.2. A modul tananyagának idő- és ütemterve – javaslat az Irodai asszisztens szakképesítés
órakeretével.....................................................................................................................25III. A vizsgált modul oktatás-módszertani kérdései.........................................................................26
1. A modul oktatásának célja......................................................................................................262. A modul oktatásának tananyagtartalma..................................................................................27
2.1. Dokumentumkészítés tananyagegység.............................................................................272.1.1. Belső ügyiratok készítése...............................................................................................312.1.2. Jegyzőkönyv készítése....................................................................................................442.1.3. Dokumentumkészítés a gyakorlatban.............................................................................472.2. Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység...........................................................502.2.1. Táblázatkezelés..............................................................................................................502.2.2. Táblázatkezelés a gyakorlatban.....................................................................................502.2.3. Adatbázis-kezelés...........................................................................................................502.2.4. Adatbázis-kezelés a gyakorlatban..................................................................................502.3. Dokumentumkezelés tananyagegység..............................................................................502.4. Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység – Ügyviteli szoftverkezelés...............50
IV. A vizsgafeladat...........................................................................................................................501. A vizsgafeladat (vizsgarész) leírása a szakmai és vizsgakövetelmény alapján......................50
1.1. A vizsgafeladat leírása......................................................................................................501.2. A vizsgafeladat megjelenítése a modultérképen...............................................................501.3. A vizsgafeladat elemeinek és a hozzá kapcsolódó kompetenciák megjelenítése tantár-
gyelemekhez rendelve.....................................................................................................502. Javaslat vizsgafeladatra...........................................................................................................50
2.1. A vizsgafeladat leírása......................................................................................................502.2. Javaslat vizsgafeladat értékelésére....................................................................................50
2
A módszertani segédanyag célja
3
A segédanyag célja, hogy a moduláris és kompetencia alapú szakképzési anyag szakmai és
vizsgakövetelményeinek, valamint központi programjainak értelmezéséhez, pedagógiai
feldolgozásához nyújtson segítséget egy modul, a 1618-06 Dokumentumkészítés és –kezelés az
irodában modul bemutató elemzésével.
A módszertani anyag végigvezeti a pedagógust a modul helyének, kapcsolati rendszerének
bemutatásán, javaslatot ad az egyes elemek szakmai tartalmának meghatározásában, ill. oktatás-
módszertani kérdéseiben. Az elemzés segítséget kíván nyújtani a modul bemutatása kapcsán:
- a tanári munka hatékonyságának növeléséhez,
- az oktatók számára a modul értékrendjének közvetítéséhez,
- a modul tananyagegységekben, tananyagelemekben megjeleníthető szakmai tartalmának
meghatározásához,
- a tananyag feldolgozására szánt tanítási órák számának meghatározásához,
- a modul tananyagelemeiben megfogalmazott tananyag közvetítése során alkalmazható –
szakmaspecifikus és tanulócentrikus – módszerek kiválasztásához,
- az elméleti és gyakorlati tanórák eredményes megtartásához szükséges tárgyi eszközök
meghatározásához,
- a tanulók önálló vagy a tanár által irányított feladatainak összeállításához,
- a feladatok értékelési szempontjainak kialakításához,
- a tanári (esetleg tanulói) munkát segítő szakirodalom bemutatásához,
- a szakmai vizsga tartalmának, formájának, vizsgafeladatának, értékelésének áttekintéséhez,
- a modul kompetencia alapú minőségbiztosítási rendszerének kialakításához.
A modul szakmai tartalmának – l. feladatprofil, szakmai és tulajdonságkompetenciák,
vizsgafeladatok leírásának – értelmezése és elemzése közvetlenül a tananyag tervezéséhez, a
modul oktatási folyamatban történő ütemezéséhez, kapcsolódási pontjainak megkereséséhez
hasznosítható.
A csatolt táblázatok ennek szemléletes megjelenítését teszik lehetővé.
4
Az egyes tananyagegységek, tananyagelemek a szakmai és tulajdonságkompetenciák alapján
szakmai (tantárgyi) tananyagleírásokat mutatnak be. A módszertani segédanyag kiemeli az egyes
tananyagegységek oktatásának – szakmai és vizsgakövetelményen alapuló – célját, oktatás-
módszertani kérdéseit. Javaslatokat fogalmaz meg a személyi és tárgyi feltételekre vonatkozóan,
szakirodalmi ajánlásokat tesz a pedagógusok számára. A tananyagegységhez kapcsolódó feladatok
– külön fejezetben kiemelve a vizsgafeladatokat – feldolgozási javaslatok, az értékelési módok
csak ajánlások, ötletet kívánnak adni a pedagógus számára a szakmai tartalom feldolgozásához, a
feladatok értékeléséhez – különös tekintettel az ügyviteli szakterületre.
Külön kell hangsúlyozni, hogy a modul oktatása, értelmezése kapcsán kiemelten fontos a
modularitás és kompetencián alapuló ismeretközlés, azaz a pedagógus „tantárgyközi” szemlélete,
ill. a modulok, tananyagegységek, tananyagelemek kapcsolatát szem előtt tartó szemlélet és
gyakorlat követése. A vizsgált modult egy adott szakképesítés (l. Irodai asszisztens, Ügyviteli
titkár) teljes képzési rendszerében kell elhelyeznünk, amelynek során építünk a megszerzett
ismeretekre, és az oktatási folyamatban alkalmazzuk is a vizsgált modult megelőző - a modul
egészében vagy egyes elemeiben elsajátított - ismereteket (pl. gépírást az iratkészítés adat bevite-
léhez; a számítástechnikai alapismereteket a táblázatkezeléshez stb.).
5
I. A modul helye, kapcsolódási pontjai
1. A modul helye a szakmai képzésben
A 1618-06 Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában megnevezésű modul az alábbi
szakképesítések szakmai és vizsgakövetelményeinek része, ily módon alapmodulnak is
tekintendő. Ebből következően olyan feltételrendszert tartalmaz, amely az ügyviteli szakmai
terület és szakképesítés egészére jellemző követelményeket (l. szakmai és vizsgakövetelmények)
jelenít meg.
Irodai asszisztens (a. sz.: 33 346 01 1000 00 00)
Gépíró (a. sz.: 33 346 01 0100 31 01) rész-szakképesítés
Gépíró és szövegszerkesztő (a. sz.: 33 346 01 0100 31 02) rész-szakképesítés
Beszédleíró gyorsíró (a. sz.: 33 346 01 0001 52 01) ráépülés
Jegyzőkönyvvezető (a. sz.: 33 346 01 0001 52 02) ráépülés
Ügyviteli titkár (a. sz.: 54 346 01)
Idegen nyelvi titkár (a. sz.: 54 346 01 0010 54 01) elágazás
Iskolatitkár (a. sz.: 54 346 01 0010 54 02) elágazás
Ügyintéző titkár (a. sz.: 54 346 01 0010 54 03) elágazás
A pedagógiai gyakorlat egyik legfőbb feladata az oktatási folyamat megtervezése mind a szakmai
modul, a tananyagegység, ill. a tananyagelemek szintjén, mind pedig az egyes tanítási órák
tekintetében. A tanítási órák szintjén lezajló, ún. interaktív kapcsolat tanár és tanuló között, azaz a
tanítási-tanulási folyamat eredményessége nagyban függ a pedagógus tervező munkájától.
A pedagógiai munka minden elemének és a tanítási-tanulási folyamatban részt vevők
(tanár/tanuló) tevékenységének ellenőrzése és értékelése segít a pedagógiai munka
hatékonyságának, eredményességének növelésében.
A továbbiakban a tanulmány e három szempont – tervezés, tanítási-tanulási gyakorlat, ellenőrzés-
értékelés – figyelembevételével kíván segítséget adni a 1618-06 Dokumentumkészítés és -kezelés
az irodában megnevezésű modul szakmai, pedagógiai és módszertani feldolgozásában,
értelmezésében. A megállapítások javaslat értékűek, természetesen az adott modult oktató
pedagógus bármilyen – szakmailag, pedagógiailag, módszertanilag megalapozott – eljárással élhet
a minél sikeresebb, eredményesebb oktatás-nevelés, szakképzés érdekében.
6
2. A modul illeszkedése a tantárgy- és tananyagstruktúrába
A gyakorlati pedagógiai munka egyik legnehezebb és egyben legfelelősségteljesebb feladata az
oktatási folyamat, a pedagógus számára pedig az általa tanított tantárgy (l. modul) oktatási, azaz
tanulási-tanítási folyamatának megtervezése. Az oktatási folyamat eredményességének alapvető
feltétele a határozott és következetes elvek szerinti folyamattervezés, melynek során valamilyen
rendszer kialakítására célszerű törekedni. A folyamattervezésnek többféle rendszerképző elve
lehet (általában több elv érvényesül), amelynek egyik első lépése: a tantárgyi szerkezet és – a
pedagógus szempontjából – a tananyagstruktúra kialakítása, ami egyben a tananyagtervezést is
jelenti. Természetesen a kétfajta struktúra szoros összefüggésben van, hiszen az egyes tantárgyak
(modulok) a tantárgystruktúra részei, ezért a tananyag struktúrájának kialakítása, a tananyag
tervezése során az előzmények, a ráépülési lehetőségek, ill. a párhuzamos oktathatóság
tekintetében figyelembe kell venni az adott modul, továbbá a tananyagegységek és
tananyagelemek helyét, illeszkedését a teljes struktúrában. Ez annál is inkább fontos kérdés, mert
a moduláris szakképzési struktúra és a kompetencia alapú szakmai tartalom változása, részben
megújulása következtében új szemléletmód kialakítására van szükség a tantárgyi struktúra
kialakítása, a tananyag-tervezés, az oktatási folyamat megszervezése, alkalmazott oktatási
módszerek, eljárások stb. tekintetében.
A modulok oktatási folyamattá szervezése, a tantárgy- és a tananyagstruktúra kialakítása, ill. a
tananyagtervezés az eredményes oktatás egyik sarkalatos és igen fontos kérdése, amely szervesen
illeszkedik az adott szakképesítés teljes oktatási folyamatának rendszerébe. Egyrészt így lehet
elősegíteni a tananyag, a szakmai ismeretek elsajátításának, a különböző szakmai és
tulajdonságkompetenciák kialakításának egyensúlyát, harmóniáját, illetve megelőzni az
egyoldalú, aránytalan tervezést és oktatást, s annak káros következményeit. Másrészt ezzel
alapozható meg leginkább az a gyakorlatorientált szakmai igény, hogy a folyamat, ezen belül
annak egyes részei (l. modulok–tananyagegységek–tananyagelemek) és annak tartalma egymással
szerves egységben legyenek, egymáshoz kapcsolódjanak, s ily módon a tanuló teljes képet
kaphasson – elméleti és gyakorlati ismereteket szerezzen, megfelelő kompetenciákat sajátítson el
– az adott szakmára vonatkozóan.
Mivel a módszertani útmutató egyetlen modul pedagógiai bemutatására szolgál, a továbbiakban
elsősorban a pedagógus tananyagtervezésre irányuló gyakorlati munkáját segítő javaslatokkal
kíván élni, ami nyilvánvalóan felhasználható – a fentebb említett szoros összefüggések kapcsán –
szélesebb körben, pl. egy adott szakképzés tantárgyi struktúrájának kialakítása folyamatában is.
7
A tananyagtervezés a szakmai anyag olyan komplex megközelítését igényli, amelynek során a
szakmai ismeretek és készségek (l. szakmai kompetenciák), valamint a tulajdonságkompetenciák
kialakítására, fejlesztésére irányuló törekvéseink – a célok és tartalmak (l. követelmények),
valamint a tanulók belső, egyéni fejlődése tekintetében – összhangban állnak. Ennek a
követelménynek több, egymással szoros összeköttetésben álló eleme van, melynek ismerete
(értelmezése) elengedhetetlen a tananyagtervezést illetően.
Ezek az elemek:
- a feladatprofil,
- a tulajdonságprofil, amely tartalmazza
- a szakmai kompetenciákat, azaz a szakmai ismereteket és készségeket, valamint
- a személyes, társas és módszerkompetenciákat.
A fogalmak értelmezése:
a) A feladatprofil az adott szakképesítéssel rendelkező munkaerő szakmai
munkatevékenységének feladatait jeleníti meg. A Dokumentumkészítés és –kezelés az
irodában c. modul feladatprofilja azt a tevékenységlistát tartalmazza, amelyet az Irodai
asszisztens vagy az Ügyviteli titkár – bármely elágazású – szakképesítéssel rendelkező
dolgozónak a munkakörében – a munkaerő-piaci tapasztalatoknak megfelelően, várhatóan
– el kell végeznie.
b) A tulajdonságprofil az adott szakképesítéssel rendelkező munkafeladatainak elvégzésére
való alkalmasságát foglalja össze, amely jelenti egyrészt a szakmai tudást és a feladat
végzéséhez szükséges készségeket és képességeket, valamint az adott munkafeladat
végzése során tanúsított, ill. elvárt cselekvési, viselkedési, magatartásbeli jellemvonásokat,
a munkavégzés módjára, társas kapcsolataira, valamint a személyiségjegyekre
vonatkozóan
(l. módszer-, társas és személyes kompetenciák).
c) A szakmai ismeretek és készségek természetesen a munkatevékenység szakszerű
ellátásához szükséges elméleti és gyakorlati tudnivalókat, tárgyi ismereteket –
hagyományos tantervi rendszerben gondolkodva tananyagot – írja le, megjelölve az
ismeretelsajátítás típusát (l. A-B-C-D-E), ill. a kialakítandó és fejlesztendő készség (l. 1-5)
szintjét.
A tervezési folyamat előzményeként fontos a modul elhelyezkedését látni az érintett
szakképesítés(ek) egész szerkezetében, illetőleg meghatározni a konkrét modul kapcsolódását a
8
többi modulhoz. (Terjedelmi okok miatt a szakképesítések szerkezetét csak a modulok és
tananyagegységek szintjén lehetséges áttekinteni. L. 1-2. sz. táblázat.)
9
Az Irodai asszisztens szakképesítés
követelménymoduljai és tananyagegységei1
Modul neve, javasolt óraszáma
TananyagegységNeve óraszám
Gépírás és iratkészítés(255 óra)
Gépírás és iratkészítés 172Számítástechnikai alkalmazások 75Ügyviteli eszközök 8
Dokumentumkészítés és –kezelés (255 óra)
Dokumentumkezelés 26Számítástechnikai alkalmazások 148Dokumentumkészítés 81
A munkahelyi kapcsolattartás(255 óra)
A kommunikáció alapismeretei 89Hivatali kommunikáció 34A nyelvi kifejezés eszközei 84Személyiségfejlesztés 48
Elektronikus szövegfeldolgozás(255 óra)
Elektronikus írástechnika 18A szövegfeldolgozás elektronikus módja 67
Elektronikus levelezés 62Elektronikus írástechnika gyak. 108
Elektronikus információkezelés(340 óra)
Iroda és információ 36Információs folyamatok az irodában 167
Információ- és adathasználat 118Elektronikus információcsere 19
Hivatali gazdálkodás és üzleti protokoll (340 óra)
Gazdasági és jogi alapismeretek 164Hivatalai protokoll 108A számítástechnika alkalmazása a hivatali protokollban 68
1. táblázat
1 A ráépülések moduljai, tananyagegységei nélkül
Az Ügyviteli titkár szakképesítések
követelménymoduljai és tananyagegységei
Modul neve, javasolt óraszáma
Tananyagegységneve óraszám
Gépírás és iratkészítés(366 óra)
Gépírás és iratkészítés 244Számítástechnikai alkalmazások 110Ügyviteli eszközök 12
Dokumentumkészítés és –kezelés (350 óra)
Dokumentumkezelés 24Számítástechnikai alkalmazások 228Dokumentumkészítés 98
Titkári ügyintézés(376 óra)
Gazdasági-vállalkozási ügyintézés 192Titkári feladatvégzés 160Iratfogalmazás 24
Rendezvény-szervezés és PRa hivatali gyakorlatban(376 óra)
Kommunikáció 96
Rendezvényszervezés 172
Titkári ügyintézés idegen nyelv(476 óra)
Idegen nyelvű levelezés 204
Szakmai kommunikáció idegen nyelven 272
Iskolatitkári ügyintézés, szervezés(476 óra)
Tanügyigazgatás 132Intézményi minőségirányítás 78Személyi titkári feladatok 84Iskolatitkári ügyintézés 54Iskolatitkári szervezés 128
Személyi titkári és irodai ügyintézés(476 óra)
Munkaügy 102Szervezés 180Minőségirányítási folyamatkezelés 194
2. táblázat
10
A fenti táblázat jól mutatja a két szakképesítés-csoport közös moduljait és tananyagegységeit. Az
összehasonlító elemzés azt is jelzi, hogy a közös modulok és az egyes tananyagegységek
óraszámai – a modularitás elve alapján aligha indokolható módon – eltérőek. Ezt a tényt a
tantárgystruktúra kialakítása és a tananyag rendezése során figyelembe kell venni, pl. rugalmas
óraszám-átcsoportosításokkal, ill. a szabad órakeret terhére történő kiegészítéssel. (A
tananyagelemek eltérő óraszámára vonatkozó javaslatot l. később.)
Az Irodai asszisztens szakképesítés alapmoduljainak és tananyagegységeinek alacsonyabb
óraszáma ugyanakkor nem befolyásolja hátrányosan sem a szakmai és vizsgakövetelmények
teljesülését, sem pedig – a szakmai követelményeket komplexitásukban tekintve – a
szakképesítéstől elvárt, munkaterülethez kapcsolódó követelmények teljesülését. Ez utóbbit
ugyanis nagymértékben erősítik más modulok (pl. Elektronikus szövegfeldolgozás vagy
Elektronikus információkezelés), ill. tananyagegységek, tananyagelemek követelményei.
A tantárgyi struktúra kialakításának és a tananyag rendezésének alapvető kérdése, hogy milyen
szakmai és pedagógiai szempontok szerint történjen a szakmai tartalom strukturálása, ill. a
tantárgyi keretek meghatározása. Több érv is szólhat amellett, hogy a hagyományos tantárgyi
kereteken túl a tananyag különböző formájú és mélységű integrációját valósítsuk meg.
Ez jelentheti a modulok, a feladat- és tulajdonságprofil, a tananyagegységek és a tananyagelemek
közötti kapcsolatteremtésnek mind tartalmi, mind pedagógiai, módszertani és szemléletbeli
vonatkozásait.
A tantárgyi struktúra és a tananyagrendezés alapos átgondolásával tetemes idő szabadítható fel
azáltal, hogy a fölösleges ismétlések, átfedések elkerülhetők, a már megtanult, elsajátított
ismeretek felelevenítésük során elmélyíthetők, ill. az adott tanítási anyag, a gyakorlati ismeretek
elsajátítása, a szakmai és egyéb kompetenciák, valamint a készségek kialakítása egy
folyamatrendszerben valósíthatók meg.
A tananyag tanításának folyamattá történő tervezésekor és tanításakor törekedni kell a modulok, a
tananyagegységek, ill. tananyagelemek közötti kapcsolat megteremtésére. Ez azt jelenti, hogy az
egyes modulok, tananyagegységek, tananyagelemek tervezésekor szükséges egyeztetni
intézményi szinten, munkaközösségek, évfolyamokon oktató kollégák között a szakmai
programokat, így még a tervezés fázisában lehetőség van arra, hogy a különböző
tananyagegységek, tananyagelemek között a fölösleges átfedéseket kiküszöböljük.
11
Ez a kapcsolat lényegében nemcsak az átfedések elkerülésére szolgálhat, de segítheti más
tananyagelem tanulása során a tanultak új szempontú megerősítését is. Az ilyen jellegű
koordináció kérdései jó szervezéssel, az érintett órák megfelelő egymás mellé helyezésével,
illetőleg az előzmények és ráépülések figyelembevételével sikeresen megoldhatók. Ilyen
párhuzamos menetrendű, szinkron tanterveket természetesen csak akkor lehet és érdemes
készíteni, ha a haladás tempóját és sorrendjét illetően nincs az intézményre, pedagógusokra
ráerőltetett szigorú kényszer, az oktatásszervezés felelős vezetői teret adnak a szakmai
munkaközösség véleményének, javaslatainak, s az intézmény oktatói között jó a szakmai és
pedagógiai együttműködés.
Az ügyviteli szakmai területen pl. elengedhetetlen a jó kapcsolat, az egymást segítő
együttműködés az ügyviteli (gyors- és gépírás) és informatika szakos pedagógus között. A két
szakmai rész megosztása többféle módon történhet, ami természetesen függ az intézményben
rendelkezésre álló személyi feltételektől, az óraterhelésektől, a pedagógiai kompetenciáktól, s
olykor az új ismeretek, megoldások, módszertani eljárások iránti pedagógiai nyitottságtól, a
szakmai fejlődés igényétől stb. A moduláris és kompetencia alapú szakképesítésekben ugyanis
több olyan modult, tananyagegységet, tananyagelemet, illetőleg szakmai tartalmat találunk, amely
a korábbi évek gyakorlatához képest tartalmában, pedagógiai módszereiben, szervezési
kérdésekben stb. újszerűek, hiszen a tartalmi megújulást a gyakorlatorientált képzés iránti igény
indokolja. Ezt mutatja a modulszerkezet, amely olykor több – a hagyományos struktúrában
gondolkozva – tantárgy szakmai ismeretköreit is összefogja. Tipikusan ilyen pl. a 1618-06
Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában modul, amelynek szakmai tartalma korábban az
Ügyviteli ismeretek, az Informatikai/Számítástechnikai ismeretek és a Levelezési ismeretek
tantárgyak körébe tartozott.
A továbbiakban érdemes áttekinteni a két alapvető ügyviteli szakképesítés kapcsolódó moduljait,
a két érintett szakképesítés szakmai és vizsgakövetelményeiben megjelenített feladat- és
tulajdonságprofil alapján (l. 3-8. táblázat).
12
3. A vizsgált modul – szakmai és vizsgakövetelmény szerinti - leírása
1618-06 Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában
FeladatprofilTulajdonságprofil
VizsgaleírásSzakmai ismeretek Készségek Tulajdonságok
Kezeli a beérkező dokumentumokat a helyi szabályozás szerint.
Dokumentálja az iratkezelési folyamatot.
Kimenő dokumentumokat előkészíti a továbbításra.
Iratkezeléshez szükséges eszközöket kezel.
Hatáskörének megfelelően leltároz.
Közreműködik az iratanyagok selejtezésében.
Elkészíti a szervezet belső iratait (pl. jegyzőkönyv, feljegyzés, emlékeztető).
Kimutatásokat, táblázatokat készít táblázatkezelő programmal.
Adatbázisokból adatokat lekérdez, egyszerűbb szűréseket végez.
B A dokumentumok főbb típusai, jellemzői
A A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének szabályai
B A biztonságos adathasználat szabályai
A A szervezet belső iratai (pl. jegyzőkönyv, feljegyzés, emlékeztető)
B A dokumentumok rendszerezésének követelményei
A A dokumentumok rendszerezésének szabályai
A A dokumentumok kezelésének folyamata
A A dokumentumkezelés hagyományosan és elektronikusan
2 ECDL 1. m. IT alapismeretek
2 ECDL 2. m. Operációs rendszerek
2 ECDL 3. m. Szövegszerkesztés
2 ECDL 4. m. Táblázatkezelés2 ECDL 5. m. Adatbázis-
kezelés2 ECDL 7. m. Információ és
kommunikáció3 Az ügyviteli szoftverek
használata (pl. iktatóprogram, határidőnapló, névjegy)
4 Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc)
5 Komplex eszközhasználati képességek, készségek
Személyes kompetenciák:- látás- pontosság- mozgáskoordináci
ó (testi ügyesség)
Társas kompetenciák:- irányíthatóság
Módszerkompetenciák:- ismeretek
helyénvaló alkalmazása- figyelem-
összpontosítás- kontroll
(ellenőrzőképesség)- rendszerező-
képesség
A hozzárendelt 1. vizsgafeladat:
Belső ügyirat készítése számítógépen, importált szöveg szerkesztésével, táblázat, grafikon beillesztésével, iktatószám, címzett neve, címe lehívásával a célirányos szoftverből, kinyomtatva.
Írásbeli
Időtartama: 120 perc
A vizsgarészben az egyes feladatok aránya: 1. feladat 100%
3. táblázat
13
4. A vizsgált modul kapcsolódása más modulokhoz
4.1. A vizsgált modul előzménye2
1617-06 Gépírás és iratkészítés modul
FeladatprofilTulajdonságprofil Vizsgaleírás
Szakmai ismeretek Készségek Tulajdonságok
Adatbeviteli feladatot végez
A bevitt szöveget megformázza.
Levelet formáz a hivatali élet elvárásai szerint.
Ellenőrzi az általa használt eszközök, berendezések működőképességét.
A berendezések működésképtelensége esetén jelenti a hibaelhárítási igényt.
Kezeli a számítógépet és tartozékait.
Irodatechnikai eszközöket kezel.
Az irodatechnikai eszközökhöz kellékanyagokat biztosít.
Tisztán tartja a munkaterületét, munkaeszközeit.
B Az elektronikus adatrögzítés szabályai (tízujjas vakírás)
A A hivatalos iratok, levelek fajtái, jellemzői (írott, javított, kézirat, hallás utáni)
A Az iratkészítés szabályai, jellegzetes formái
2 ECDL 1. m. IT alapismeretek2 ECDL 2. m. Operációs
rendszerek2 ECDL 3. m.
Szövegszerkesztés2 ECDL 7. m. Információ és
kommunikáció4 Gépírás tízujjas vakírással
(150 leütés/perc)5 Komplex eszközhasználati
képességek, készségek
Személyes kompetenciák:- látás- pontosság- mozgáskoordináci
ó (testi ügyesség)
Társas kompetenciák:- irányíthatóság
Módszerkompetenciák:- intenzív
munkavégzés- ismeretek
helyénvaló alkalmazása- figyelem-
összpontosítás- kontroll
(ellenőrzőképesség)
A hozzárendelt 1. vizsgafeladat:
Hivatalos levél készítése a megadott levelezési sablon vagy a tanult szövegszerkesztő program alkalmazásával, a nyomtatott formában rendelkezésére bocsátott kb. 1500 karakter terjedelmű szöveg begépelésével, a hivatalos életben elvárt formában.
Írásbeli
Időtartama: 45 perc
A vizsgarészben az egyes feladatok aránya: 1. feladat 100%
4. táblázat
2 A modul része az Irodai asszisztens és az Ügyviteli titkár szakképesítésnek
14
4.2. A vizsgált modul további kapcsolódása az Irodai asszisztens szakképesítés programjában
1612-06 Elektronikus szövegfeldolgozás modul
FeladatprofilTulajdonságprofil
VizsgaleírásSzakmai ismeretek Készségek Tulajdonságok
Adatbeviteli feladatot végez az írástechnika magasabb szintjén.
Kéziratról, javított, felülírt dokumentumot helyesbítve, módosítva másol.
Hallás, diktálás utáni szöveget ír az írástechnika magasabb szintjén.
Irat- és dokumentumszerkesztést végez.
Iratsablont szerkeszt. Belső szervezeti
ügyiratot készít sablon alapján.
Külső iratot szerkeszt utasítások szerint.
Körlevelet szerkeszt utasítások szerint.
Nyomtatványt, űrlapot tölt ki számítógéppel.
Elektronikus postai előkészítést végez.
Elektronikus levelezést végez utasítások szerint.
A A helyes és biztonságos elektronikus írás szabályai a magasabb szintű írástechnika szintjén
A A kéziratról, javított, felülírt dokumentum szerkesztésének előírásai
A A hallás utáni írás technikájaC A számok, írásjelek, speciális
karakterek gépírási és helyesírási kérdései
B Az iratsablon szerkesztésének elemei
B Az irat- és dokumentumszerkesztés írástechnikai, nyelvi és formai szabályai
(nyomtatott vagy javított kéziratról másolt, illetőleg hallás után írott
dokumentumok esetén)B A számítógépes nyomtatvány,
űrlap, sablon szerkesztéseA A körlevélkészítés elemei,
technikájaB Az elektronikus címzés és etikett
készítésének gyakorlataA Az elektronikus levelezés
technikája és szabályaiB Az elektronikus levelezés protokoll
szabályai
2 ECDL 1. m. IT alapismeretek2 ECDL 2. m. Operációs
rendszerek2 ECDL 3. m.
Szövegszerkesztés2 ECDL 4. m. Táblázatkezelés2 ECDL 5. m. Adatbázis-
kezelés2 ECDL 7. m. Információ és
kommunikáció5 Olvasott köznyelvi szöveg
megértése4 Köznyelvi szöveg hallás
utáni megértése3 Olvasott szakmai szöveg
megértése4 Gépírás tízujjas vakírással
(150 leütés/perc)4 Látás, hallás és ujjmozgás
összehangolása5 Beszédészlelés és írás
összehangolása5 Komplex eszközhasználati
képességek, készségek4 Információforrások kezelése
Személyes kompetenciák:- Látás- hallás- pontosság- monotóniatűrés- megbízhatóság
Társas kompetenciák:- irányíthatóság- nyelvhelyesség- közérthetőség
Módszerkompetenciák:- ismeretek
helyénvaló alkalmazása- intenzív
munkavégzés- kontroll
(ellenőrzőképesség)- figyelem-
összpontosítás- módszeres
munkavégzés- rendszerezőképessé
g
A hozzárendelt 1. vizsgafeladat:Körlevél készítése 6-8 meghatározott címzett részére, egy kb. 1000-1200 leütés terjedelmű kéziratos vagy javított, felülírt levélszöveg gépelésével a hivatali élet szabályainak megfelelő irat megformázásával.
gyakorlati
Időtartama: 90 perc
A vizsgarészben az egyes feladatok aránya: 1. feladat 100%
15
5. táblázat
16
4.3. A vizsgált modul további kapcsolódása az Ügyviteli titkár szakképesítés programjában
1619-06 Titkári ügyintézés modul –Iratfogalmazás tananyagegysége (1619-06/3.0) – Önálló iratfogalmazás alapismeretei tananyagelem
FeladatprofilTulajdonságprofil
VizsgaleírásSzakmai ismeretek Készségek Tulajdonságok
Hivatalos levelezést végez feladatkörében önállóan (papíralapú/elektronikus levél).
Belső ügyiratot készít feljebbvalójának szakmai irányítással.
Belső ügyiratot készít feladatkörébe tartozó területeken önállóan.
A A hivatalos iratok fajtái, jellemzői (írott, javított, kézirat, hallás utáni)
A Az iratkészítés szabályai, jellegzetes formái
A A szervezet külső iratainak típusai
B A dokumentumok főbb típusai, jellemzői
A A szervezet belső iratainak típusai
1 Elemi szintű számítógép-használat2 ECDL 1. m. IT alapismeretek2 ECDL 2. m. Operációs rendszerek2 ECDL 3. m. Szövegszerkesztés2 ECDL 7. m.
Információs kommunikáció
4 Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc
Személyes kompetenciák:- Látás- pontosság
Társas kompetenciák:- fogalmazókészség- közérthetőség
Módszerkompetenciák:- ismeretek
helyénvaló alkalmazása
A hozzárendelt 2. vizsgafeladat:Vállalati külső vagy belső ügyirat készítése önálló megfogalmazással az ügyirat tárgyához kapcsolódó adatok alapján.
Gyakorlati 1619-06 Titkári ügyintézés modul – Titkári feladatvégzés (1619-06/2.0) – Hivatali protokoll tananyagelem
17
Időtartama: 60 perc
A vizsgarészben az egyes feladatok aránya: 2. feladat 35%
Hivatalos levelezést végez feladatkörében önállóan (papíralapú/elektronikus levél).
Belső ügyiratot készít feljebbvalójának szakmai irányítással.
Belső ügyiratot készít feladatkörébe tartozó területeken önállóan.
Hivatalos kapcsolatokat koordinál a külső és belső partnerekkel szakmai irányítással.
A A hivatalos iratok fajtái, jellemzői (írott, javított, kézirat, hallás utáni)
A Az iratkészítés szabályai, jellegzetes formái
B A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének szabályaiA A dokumentumok főbb
típusai, jellemzőiA A szervezet belső iratainak
típusaiA A szervezet külső iratainak
típusaiA Az etikett és a protokoll
szabályai az üzleti életben
3 Szakmai nyelvű hallott szöveg megértése
4 Szakmai nyelvű beszédkészség
4 Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc)
3 Olvasott szakmai szöveg megértése
3 Szakmai nyelvi íráskészség, fogalmazás írásban
2 ECDL 3. m. Szövegszerkesztés
Személyes kompetenciák:- megbízhatóság
Társas kompetenciák:- kapcsolatteremtő
készség- közérthetőség - fogalmazókészség
Módszerkompetenciák:- ismeretek
helyénvaló alkalmazása
6. táblázat
18
4.4. Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a feladatprofilban
Előzmény1617-06 Gépírás és iratkészítés alapmodul Vizsgált modul
További ráépülés1612-06 Elektronikus
szövegfeldolgozás modul1619-06 Titkári ügyintézés
modulKezeli a beérkező dokumentumokat a helyi szabályozás szerint.
Elektronikus levelezést végez utasítások szerint.
Dokumentálja az iratkezelési folyamatot.Kimenő dokumentumokat előkészíti a továbbításra.
Elektronikus postai előkészítést végez.
Ellenőrzi az általa használt eszközök, berendezések működőképességét.
Kezeli a számítógépet és tartozékait.
Irodatechnikai eszközöket kezel.
Iratkezeléshez szükséges eszközöket kezel.
Hatáskörének megfelelően leltároz.
Közreműködik az iratanyagok selejtezésében.
Levelet formáz a hivatali élet elvárásai szerint.
Elkészíti a szervezet belső iratait (pl. jegyzőkönyv, feljegyzés, emlékeztető).
Irat- és dokumentumszerkesztést végez
Iratsablont szerkeszt. Belső szervezeti
ügyiratot készít sablon alapján. Külső iratot szerkeszt
utasítások szerint. Körlevelet szerkeszt
utasítások szerint. Nyomtatványt, űrlapot
tölt ki számítógéppel.
Hivatalos levelezést végez feladatkörében önállóan (papíralapú/elektronikus levél).
Belső ügyiratot készít feljebbvalójának szakmai irányítással.
Belső ügyiratot készít feladatkörébe tartozó területeken önállóan.
Kimutatásokat, táblázatokat készít táblázatkezelő programmal.Adatbázisokból adatokat lekérdez, egyszerűbb szűréseket végez.
7. táblázat
19
4.5. Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a szakmai ismeretek körében
Előzmény1617-06 Gépírás és iratkészítés
alapmodulVizsgált modul
További ráépülés1612-06 Elektronikus
szövegfeldolgozás modul1619-06 Titkári ügyintézés
modulA dokumentumok főbb típusai, jellemzői A dokumentumok
főbb típusai, jellemzői
A hivatalos iratok,
levelek fajtái, jellemzői (írott, javított,
kézirat, hallás utáni)
A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének
szabályai
Az irat- és
dokumentumszerkesztés írástechnikai,
nyelvi és formai szabályai (nyomtatott vagy
javított kéziratról másolt, illetőleg hallás
után írott dokumentumok esetén)
A
dokumentumszerkesztés elemei,
készítésének szabályai
A hivatalos iratok
fajtái, jellemzői (írott, javított,
kézirat, hallás utáni)
A biztonságos adathasználat szabályai
Az iratkészítés
szabályai, jellegzetes formái
A szervezet belső iratai (pl. jegyzőkönyv,
feljegyzés, emlékeztető)
Az iratsablon szerkesztésének
elemei
Az iratkészítés
szabályai, jellegzetes formái
A szervezet belső
iratainak típusai
A szervezet külső
iratainak típusai
A dokumentumok rendszerezésének
követelményei
A dokumentumok rendszerezésének szabályai
A dokumentumok kezelésének folyamata
A dokumentumkezelés hagyományosan és
elektronikusan
20
8. táblázat
21
II. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei, valamint oktatásszervezési kérdései
1. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei
A Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában c. modul gyakorlatorientált, alkalmazásos
jellegű tananyagegységet, ill. tananyagelemeket, azon belül szakmai ismereteket tartalmaz,
amelyek mindegyike valamilyen konkrét gyakorlati célt, szakmai és tulajdonságkompetenciák,
speciális képességek kialakítását kívánja elérni. A szakmai ismeretek elsajátításának, illetőleg a
képességek, készségek kialakításának szintjét némileg befolyásolja, ill. meghatározza a
tananyagelem és a szakmai ismeretek elsajátítására, a készségek, képességek kialakítására
szolgáló óraszámok mennyisége és – részben – elméleti, gyakorlati, ill. elméletigényes gyakorlati
jellege.
Tananyagegység Tananyagelem3
Javasolt óraszámHozzárendelt
vizsgafeladatIrodai
asszisztens
szakképesítésben
Ügyviteli titkár
szakképesítésben
Dokumentumkezelés Dokumentumkezelési ismeretek
26 (elm.) 24 (elm.) Belső ügyirat készítése számítógépen, importált szöveg szerkesztésével, táblázat, grafikon beillesztésével, iktatószám, címzett neve, címe lehívásával a célirányos szoftverből, kinyomtatva
Írásbeli
Időtartama: 120 perc
A vizsgarészben az egyes feladatok aránya: 1. feladat 100%
Számítástechnikai
alkalmazások
Ügyviteli szoftverkezelés
22 (gyak.) 66 (gyak.)
Táblázatkezelés 27 (elm.) 30 (e.gyak.)
Adatbázis-kezelés 27 (elm.) 30 (elm.)
Táblázatkezelés a gyakorlatban
36 (gyak.) 52 (gyak.)
Adatbázis-kezelés a gyakorlatban
36 (gyak.) 50 (gyak.)
Dokumentumkészítés
A belső ügyiratok készítése
18 (e.gyak.) 24 (elm)
Dokumentumkészítés a gyakorlatban
36 (gyak.) 50 (gyak.)
A jegyzőkönyv készítése 27 (elm.) 24 (elm.)
3 A központi programban a tananyagelemek sorszáma és a tananyagelemek sorrendje a két érintett szakképesítésben eltérő!
22
9. táblázat
23
A két szakképesítés között a tananyagelemek óraszámában meglévő különbségek rugalmasan
áthidalhatók – a tananyagegységek közötti és a tananyagegységen belüli - szakmai ismeretek
szoros egymásra és egymás mellé rendezésével, valamint az elmélet és gyakorlat egymást
feltételező, kiegészítő tananyagtervezéssel és megfelelő oktatásszervezéssel.
A szakmai vizsga tartalma részben vagy egészben lefedi a modulban megjelenített, ill.
tananyagegységekhez/tananyagelemekhez rendelt szakmai tartalmat. A vizsgafeladat jellege és a
szakmai vizsga formája (l. komplex, gyakorlati, interaktív, írásbeli, szóbeli tevékenység) az adott
szakképesítés(ek) feladatprofiljában megjelölt munkaköri tevékenységhez kapcsolódik vagy
pontosan azt modellezi.
A szakmai és a különböző tulajdonságkompetenciák kialakításának hatékonysága, valamint a
szakmai vizsgafeladatok eredményes teljesítése érdekében itt sem kerülhető meg az egyes
tananyagelemek előzményeinek, illetőleg további kapcsolódási pontjainak megkeresése, elemzése.
Különösen hasznos lehet ez az iskolarendszerű képzés hagyományos tantárgyi struktúrájában
gondolkodva, hiszen – amint ezt feljebb is láttuk – az egyes modulok több hagyományos tantárgy
ismeretanyagát együttesen tartalmazzák. Ebből következően a vizsgafeladat is több szakmai
ismeretkör (tantárgy) követelményeit fedi le.
24
2. A modul kapcsolódási pontjai
2.1. A modul szakmai tartalma, illeszkedése az oktatás folyamatába1618-06 modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában (255 óra)
Tananyag-egység Tananyagelem4 Szakmai tartalom Elhelyezése a tanítás folyamatában
1.0
Dok
umen
tum
-kez
elés
1.1.Dokumentumkezelési ismeretek
Az iratkezelés fogalma, célja, rendeltetése, szabályai; rendszere, szervezetei, felügyelete; folyamata, munkaműveletei.Az iktatás fajtái; gyakorlatának hagyományos és elektronikus módja. Az iratokkal kapcsolatos postázási feladatok (postabontás, postai előkészítés, postakönyv stb.)Az irattározás.A selejtezési eljárás és gyakorlataTitkos, minősített ügyiratok kezelése Szigorú számadású nyomtatványok kezelése.
Előzmény: ajánlott a Gépírás és iratkészítés teljes modulja, különös tekintettel az iratkészítés, levelezési ismeretek tárgykörben (l. 1617-06/1.3. Iratkészítési alapismeretek
Hivatali levelezésÜzleti levelezés
Párhuzamosság: ajánlott, de nem szükségszerű a 3.1/1617-06 Ügyviteli eszközök tananyagelem
Ráépülés: 2.1/1618-06 Ügyviteli szoftverkezelés
2.0
Szám
ítást
echn
ikai
alk
alm
azás
ok
2.1Ügyviteli szoftverkezelés
Az ügyviteli szoftver "tudásától"; dokumentumkezelő és archiváló funkcióitól függően
Előzmény: 1.1/1618-06 Dokumentumkezelési ismeretek, valamint a Gépírás és iratkészítés teljes modulja; továbbá célszerű a 2.0/1618-06 Számítástechnikai alkalmazások modul további 4 tananyageleme is.
2.2.Táblázatkezelés
Táblázat megtervezése, létrehozása, módosítása, egyszerűbb műveletek elvégzése, diagram készítése. Standard matematikai és logikai függvények alkalmazása, képletek használata.
Előzmény: 2.0/1617.06 Számítástechnikai alkalmazások teljes moduljaPárhuzamosság: 2.4/1618-06 Táblázatkezelés a gyakorlatbanRáépülés: 2.3/1618-06 Adatbázis-kezelés
2.3.Adatbázis-kezelés
Legfontosabb fogalmak ismerete. Használat: táblák, lekérdezések, jelentések létrehozása, módosítása, ezekből formázott dokumentum készítése. A táblák közötti kapcsolatok definiálása, az adatbázis adatainak lekérdezése, módosítása.
Előzmény: 2.2/1618.06 Táblázatkezelés és 2.4. Táblázatkezelés a gyakorlatbanPárhuzamosság: 2.5/1618-06 Adatbázis-kezelés a gyakorlatbanRáépülés: pl. 3.1/1612-06 A körlevélkészítés alapismeretei és 3.2. A körlevélkészítés gyakorlata (l. Irodai asszisztens), ill.2.4/1619-06 Ügyfélszolgálati alapismeretek (l. Ügyviteli titkár)
2.4.Táblázatkezelés a gyakorlatban
Gyakorlati feladatokban táblázat megtervezése, létrehozása, módosítása, egyszerűbb műveletek elvégzése, diagram készítése. Standard matematikai és logikai függvények alkalmazása, képletek használata.
Előzmény: 2.0/1617.06 Számítástechnikai alkalmazások teljes moduljaPárhuzamosság: 2.2/1618-06 Táblázatkezelés Ráépülés: 2.3/1618-06 Adatbázis-kezelés
4 A tananyagelemek sorszámozása eltérő az Irodai asszisztens és az Ügyviteli titkár szakképesítés központi programjában.25
2.5.Adatbázis-kezelés a gyakorlatban
Gyakorlati feladatokban táblák, lekérdezések, jelentések létrehozása, módosítása, ezekből formázott dokumentum készítése. A táblák közötti kapcsolatok, az adatbázis adatainak lekérdezése, módosítása.
Előzmény: 2.2/1618.06 Táblázatkezelés és 2.4. Táblázatkezelés a gyakorlatbanPárhuzamosság: 2.3/1618-06 Adatbázis-kezelésRáépülés: pl. 3.1/1612-06 A körlevélkészítés alapismeretei és 3.2. A körlevélkészítés gyakorlata (l. Irodai asszisztens), ill.2.4/1619-06 Ügyfélszolgálati alapismeretek (l. Ügyviteli titkár)
3.0
Dok
umen
tum
-kés
zíté
s
3.1.Belső ügyiratok készítése
A szervezeten belüli kapcsolattartás írásbeli formái, gyakoribb egyszerű iratai: emlékeztető, feljegyzés, jelentés, körlevél, utasítás, értesítés, beszámoló, engedélyezés, utasítás, igazolás stb., valamint ezek tartalmi, nyelvi, formai jellemzői; funkciójuk a szervezet kommunikációjának életében.
Előzmény: a 1617-06 Gépírás és iratkészítés teljes modulja, különös tekintettel az iratkészítés, levelezési ismeretekre
1.3. Iratkészítési alapismeretek1.4. Hivatali levelezés1.5. Üzleti levelezés
Párhuzamosság: 3.2/1618-06 Dokumentumszerkesztés a gyakorlatbanRáépülés: 2.2/1612-06 Az általánosan használt egyszerű ügyiratok, hivatalos levelek, 2.3/1612-06 Irat- és dokumentumszerkesztési gyakorlatok
3.2.Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban
A szervezeten belüli kapcsolattartás iratai: emlékeztető, feljegyzés, jelentés, körlevél, utasítás, értesítés, engedélyezés, utasítás stb. Ezek jellemzői, tartalmi és formai kivitelezése.
Különös hangsúlyt kell helyezni arra, hogy a belső ügyiratokat milyen módon készítik a tanulók: minta után, séma alapján (l. a szövegszerkesztő beépített sablonjait is).
Kapjon szerepet a belső ügyiratok továbbításának módja is - különös tekintettel az elektronikus kapcsolatra; valamint a belső ügyiratok kezelésének szabályai is.
Előzmény: a 1617-06 Gépírás és iratkészítés teljes modulja, különös tekintettel az iratkészítés, levelezési ismeretekre
1.3. Iratkészítési alapismeretek1.4. Hivatali levelezés1.5. Üzleti levelezés
továbbá a 2.4.1617-06 Információ és kommunikáció tananyagelemPárhuzamosság: 3.1/1618-06 Belső ügyiratok készítése és3.3/1618-06 Jegyzőkönyv készítése tananyagelemRáépülés: 2.2/1612-06 Az általánosan használt egyszerű ügyiratok, hivatalos levelek, 2.3/1612-06 Irat- és dokumentumszerkesztési gyakorlatok
3.3.Jegyzőkönyv készítése Jegyzőkönyv fajtái, készítésének tartalmi, nyelvi és formai
sajátosságai.
Előzmény: 3.1/1618-06 Belső ügyiratok készítése és 3.2/1618-06 Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban (részben)Párhuzamosság: 3.2/1618-06 Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban (részben)Ráépülés: szükségszerűen nincs
10. táblázat
26
2.2. A tananyagegységek/tananyagelemek kapcsolódási pontjai5
11.
táblázat
5 A kapcsolódási pontok alapja a szakmai tartalom.
Előzmény
Gépírás és iratkészítés alapmodul tananyagegységei/tananyagelemei
Vizsgált modul
tananyagegységei/tananyagelemei
További ráépülés
1612-06 Elektronikus szövegfeldolgozás modul
tananyagegységei/tananyagelemei
1619-06 Titkári ügyintézés modul
tananyagegységei/tananyagelemei
Dokumentumkezelés Dokumentumke
zelési ismeretekSzámítástechnikai alkalmazások Számítástechn
ikai alapismeretek Szövegszerkes
ztés Információ és
kommunikáció Szövegszerkes
ztés a gyakorlatban
Számítástechnikai alkalmazások Ügyviteli
szoftverkezelés Táblázatkezelés Adatbázis-
kezelés Táblázatkezelés
a gyakorlatban Adatbázis-kezelés
a gyakorlatban
Elektronikus levelezés A körlevélkészítés
alapismeretei A körlevélkészítés
gyakorlata Az elektronikus levelezés
ismeretei Az elektronikus levelezés
gyakorlata
Titkári feladatvégzés Hivatali
protokoll Ügyfélszolgálati
alapismeretek
Gépírás és iratkészítés Tízujjas
vakírás Irodai gépírás Hivatalos
levelezés Üzleti levelezés
Dokumentumkészítés A belső
ügyiratok készítése Dokumentumké
szítés a gyakorlatban A jegyzőkönyv
készítése
A szövegfeldolgozás elektronikus módja Az iratok,
dokumentumok elektronikus alapjellemzői
Az általánosan használt egyszerű ügyiratok, hivatalos levelek
Irat- és dokumentumszerkesztési gyakorlatok
Iratfogalmazás Az önálló
iratfogalmazás alapismeretei
27
2.3. Tananyagelemek tanításának egymásra épülése
1618-06 modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában
Tananyagegység Tananyagelem Javasolt óraszámSzakterület Vizsgafeladat eleme
azonosítója megnevezése azonosítója megnevezés elm. gyak. egyak. össz.
1618-06/3.0. Dokumentumkészítés
1618-06/3.1. Belső ügyiratok készítése
Dokumentumkészítés a gyakorlatban
Jegyzőkönyvkészítés
27/24
36/50
18/24
81/98 Ügyvitel Belső ügyiratot szerkeszt 1618-06/3.2.
1618-06/3.3.
1618-06/2.0Számítástechnikai
alkalmazások
1618-06/2.2 Táblázatkezelés
Táblázatkezelés a gyakorlatban
27/30
36/52
126/162 Informatika
Szöveget importál
Szöveget szerkeszt
Nyomtat
(előzetes számítástechnikai
ismeretek alapján)
Táblázatot, grafikont
beilleszt
1618-06/2.4
1618-06/2.3 Adatbázis-kezelés
Adatbázis-kezelés a gyakorlatban
27/30
36/501618-06/2.5
1618-06/1.0.Dokumentumkezelés
1618-06/1.1. Dokumentumkezelési ismeretek
26/24
48/90 ÜgyvitelIratkezelési adatokat lehív a
célirányos szoftverből 1618-06/2.0
Számítástechnikai
alkalmazások1618-06/2.1 Ügyviteli szoftverkezelés 22/66
255/350
12. táblázat
S
28
3. A vizsgált modul tananyagának elrendezése
A fenti táblázatok jól mutatják a tananyagegységek és tananyagelemek – szakmai ismereteken
alapuló – egymásra épülését, de az is látható, hogyan lehet, hogyan célszerű az egyes
tananyagegységeket az iskolarendszerű szakképzésben „tantárgyasítani”, ill. a hagyományos tantárgyi
rendszerben tantárgyakhoz, a tananyagelemeket pedig tematikus egységekhez rendelni.
Az ismeretek elsajátításának egymásra épülése/építése az oktatási folyamatban, a készségek,
képességek fejlesztésének folyamatossága a modulok „egyben tartását” kívánná, de az intézmények,
képzőcégek személyi feltételei ezt sokszor nem teszik lehetővé. Semmiképpen nem ajánlott, hogy a
tananyagelemek szintjén történjen a modulok tagolása. Ha mindenképpen szükséges a modulok
megbontása, akkor ez a tananyagegységek szintjén ajánlott. Ekkor is elengedhetetlen, hogy a
modulon belül a különböző tananyagegységeket oktató munkatársak között szoros együttműködés
alakuljon ki. Ezt indokolják az egyes modulokhoz rendelt vizsgakövetelmények, vizsgafeladatok is,
amelyek több tananyagegység, tananyagelem szakmai ismereteire épülnek.
A Dokumentumszerkesztés és –kezelés modul egészének oktatásával – szakmai kompetenciái alapján
– az ügyvitel (gyors- és gépírás) szakos tanár megbízható. Ha az oktatásszervezési feltételek
mindenképpen bontást kívánnak, akkor célszerű az alábbi megosztást követni, és
a Dokumentumkezelés tananyagegység oktatását ügyviteli (l. jogelőd: gyors- és gépírás) szakos,
a Dokumentumkészítés tananyagegység oktatását szintén ügyviteli (l. jogelőd: gyors- és gépírás)
szakos,
a Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység oktatását informatika (számítástechnika)
szakos pedagógusra bízni.
3.1. A modul tananyagrendezésének szempontjai
1. A modul valamennyi tananyagegységének/tananyagelemének ismeretkörei
feltételezik:
a gépírási készség alapszintjét (min. a tízujjas vakírás alapjainak elsajátítását),
az irat- és levélkészítés alapjainak (alapvető formai követelményeinek)
ismeretét;
számítástechnikai alapismereteket, a szövegszerkesztés funkcióinak és a
szövegszerkesztő program kezelésének ismeretét.
2. A fenti ismereteket a 1617-06 Gépírás és iratkészítés modul tartalmazza, az Irodai
asszisztens szakképesítésben 255 óra, az Ügyviteli titkár szakképesítésekben 366 óra a modul
29
tanítására javasolt órakeret. Ez a modul a képzés első félévére kerül, a tanulmányok első
moduljaként kerül sorra.
3. Az 1. pontban felsorolt ismeretekre építve folytatni lehet a 2. félévben a 1618-06
Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában modul Dokumentumkészítés tananyagegységét,
értelemszerűen elsőként a Belső ügyiratok készítése elemmel, majd ezt követően a
Jegyzőkönyvkészítés elemmel. Mindkét tananyagelemhez párhuzamosan illeszthető – az
óraszámok arányos megosztásával - a Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban tananyagelem.
4. A Számítástechnikai alkalmazások előzménye a 1617-06 Gépírás és iratkészítés modul
ugyancsak Számítástechnikai alkalmazások elnevezésű tananyageleme, amely az informatikai
alapismereteket és a szövegszerkesztés tudnivalóit foglalja magában. Ennek további lépéseként
kerülhet sor a táblázatkezelés, majd az adatbázis-kezelés tananyagelemek oktatására. A két
tananyagelem elméleti ismereteit szervesen egészíti ki mindkét elemhez kapcsolódó gyakorlat.
5. A Dokumentumkezelés tananyagelem az előzőektől szakmailag teljesen függetlenül
kezelhető ismeretkört tartalmaz. Tartalmilag – némiképp a 1617-06 Gépírás és iratkészítés
modul Ügyviteli eszközök kezelés elemhez, mint az ügyviteli tevékenységterület technikai, ill.
dokumentálási szegmenséhez köthető. A hagyományos tantárgyi struktúrában ez a két
ismeretkör az Ügyviteli ismeretek része volt, de külön-külön is megtalálható a régi
szakképesítésekben Ügyviteli ismeretek, ill. Irodatechnikai ismeretek néven.
A Dokumentumkezelés tananyagelem akár önállóan, akár az Ügyviteli eszközök kezelése elem
folytatásaként is kezelhető. Az elméleti (és gyakorlati) ismeretek megértéséhez természetesen a
dokumentumok, iratok készítésében, az iratok készítése során használt adatok funkcióinak
megismerésében valamilyen szintű jártasságot kell szerezniük. Ezért ajánlott a Gépírás és
iratkészítés modul után illeszteni a tananyagelemet. Nem feltétlenül szükséges közvetlenül
utána, a tanulmányok későbbi időszakában is sor kerülhet ennek tanulására.
6. Az Ügyviteli szoftverkezelés tananyagelemet azonban mindenképpen meg kell előznie
a Dokumentumkezelés tananyagelemnek, hiszen a számítógépes /elektronikus dokumentum- és
iratkezelés ismereteit előbb fogalmi szinten, ill. a hagyományos, „papíralapú”
dokumentumkezelési eljárásrendben célszerű megismertetni a tanulókkal.
A tananyagelem elsajátításához további, mégpedig számítástechnikai – ezen belül legalább
szövegszerkesztési és táblázatkezelési - ismeretekre is szükség van, legalábbis ezek segítik a
szoftver kezelését.
30
3.2. A modul tananyagának idő- és ütemterve – javaslat az Irodai asszisztens szakképesítés órakeretével
1618-06 modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában — ajánlott: I. képzési év/II. félév
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 10 22 23 24 25 26
2B
első
ügy
irato
k ké
szíté
se
Dok
umen
tum
kész
ítés a
gya
korla
tban
Tábl
ázat
keze
lés
Tábl
ázat
keze
lés a
gya
korla
tban
Dok
umen
tum
keze
lés
3
4
5
6
7
8
9
10
Jegy
zőkö
nyvv
ezet
és
Dok
umen
tum
kész
ítés a
gya
korla
tban
Ada
tbáz
is-k
ezel
és
Ada
tbáz
is-k
ezel
és a
gya
korla
tban
Ügy
vite
li sz
oftv
erke
zelé
s
11
12
13
14
15
16
17
18
13. táblázat
Az Ügyviteli titkár szakképesítéseiben mintegy 100 órával lehet többet fordítani a modul tartalmának
elsajátíttatására. Különösen a gyakorlati jellegű tananyagelemek óraszámai mutatnak többletet,
amelyet a készségek fejlesztésére, tökéletesebb kimunkálására, a gyakorlati elemek részletesebb
megismerésére, és a feladatok, feladatelemek alaposabb begyakorlására lehet fordítani. Az idő- és
ütemtábla szerint fennmaradó néhány órát (l. 3 óra) más modulok (tananyagegység/tananyagelem)
hasonló jellegű ismereteire lehet fordítani, rugalmasan megnövelve annak óraszámát.
31
III. A vizsgált modul oktatás-módszertani kérdései
1. A modul oktatásának célja
A modul oktatásának célja, hogy a szakképzésben részt vevő tanuló:
megismerje a szervezetek dokumentumkezelésével és -készítésével kapcsolatos általános
feladatokat annak érdekében, hogy
az ügyviteli terület adminisztrációs folyamatában értelmezni tudja a dokumentumkezelés
alapfogalmait;
tájékozott legyen a dokumentum- és iratkezelés szervezeti formáiról, felügyeleti rendszeréről;
tudja nyomon követni az iratkezelés folyamatát a küldemények érkezésétől az irattárolásig;
ismerje a dokumentumkezelés egyes fázisainak teendőit, jogi szabályait;
a szervezetek által alkalmazott gyakoribb dokumentum-nyilvántartási módokat, az iktatási
rendet, fajtáit, feladatait;
a postázással kapcsolatos adminisztrációs teendőket;
a dokumentumok megőrzésével, tárolásával, leltározásával, selejtezésével, kapcsolatos
követelményeket és feladatokat;
valamint legyen képes ellátni az ügyvitelben keletkező dokumentumok és iratok kezelésének
hagyományos és elektronikus módját;
ehhez kiválasztani és kezelni a szükséges iratkezelési eszközöket;
képes legyen elektronikus formátumú szöveges dokumentumok, iratok, levelek előállítására –
különös tekintettel a szervezeten belüli iratokra – a hivatali élet levelezési szabályainak
megfelelően;
tudjon kimutatásokat, táblázatokat készíteni egy korszerű táblázatkezelő programmal,
valamint adatbázisokból adatokat lekérdezni, egyszerűbb szűréseket végezni.
Célja továbbá, hogy a tanuló
az elsajátított elméleti ismereteket a gyakorlatban alkalmazni tudja;
képes legyen irányító szempontok, utasítások alapján pontos, precíz munkát végezni;
rendszerező képessége révén az iratok, dokumentumok funkcióját, szerepét és helyét meg
tudja határozni;
a munkafolyamatot, ill. az egyes feladatelemeket önmaga munkája során is kontrollálni
legyen képes.
számítógéppel végzett tevékenysége során a dokumentumok, iratok készítésének,
továbbításának, nyilvántartásának feladatai során elektronikus feladatvégző szemlélete fejlődjön.
32
2. A modul oktatásának tananyagtartalma
A modul tananyagtartalmát tananyag-egységenként célszerű tanulmányozni, a megfelelő helyen
jelezve a tananyagelemek egymásra épülését vagy párhuzamosan történő oktatásának kérdéseit.
A tananyagegység sorrendje a 13. táblázat idő- és ütemterve által javasoltakhoz igazodik.
2.1. Dokumentumkészítés tananyagegység
A tananyagegység oktatásának célja, hogy a tanulók megismerjék a szervezeten belüli
információközlés, -szerzés és -továbbítás, a munkahelyi kapcsolattartás leggyakoribb hagyományos
és elektronikus formáit, a munkahelyi kommunikációs viszonyokat kifejező információközlés
eszközeit, különös tekintettel az írásbeli formákra.
Cél továbbá, hogy a tanulók az ismeretek birtokában képesek legyenek:
átlátni a szervezeten belüli információáramlás folyamatát, a szervezeti struktúrát is kifejező belső
kapcsolatrendszert, s ennek megfelelőn – elsősorban írásban – kommunikálni;
a munka- és feladatkörében a szükséges adatokat, információkat megszerezni, feldolgozni, iratok
formájában dokumentálni;
a belső információáramlást dokumentáló és a kapcsolati viszonyokat is kifejező egyszerű
iratokat készíteni, szerkeszteni a tartalmi-szakmai, nyelvi-stilisztikai és formai-alaki szempontok
figyelembevételével, s betartva a hagyományos és elektronikus levelezés illemszabályait
az információáramlást, irattovábbítást leginkább segítő, írásbeli formát támogató információs
eszközöket, programokat kiválasztani; ezeket megfelelően kezelni.
Tudatosítani kell a tanulókban, hogy
az iratok készítése kapcsán fontos, bizalmas, titkos információkhoz juthat, amelyeket a
munkakörében bizalmasan kell kezelnie.
a szervezeti fegyelem megtartása kiterjed a dokumentációk készítésére és a továbbítás módjára is
(l. pl. irat- és ügykezelési szabályzat);
a belső, szervezeti ügyiratok formai megoldásai nem egységesek, a munkahelyi gyakorlatban
kialakult szokások alapján egyedi formák is lehetségesek, a munkahelyi elvárásoknak való
megfelelés kötelező;
a hagyományos és elektronikus iratok sajátos jellemzőket hordoznak.
Az iratok készítésének feladatai során törekedni kell arra, hogy a tanulóban kialakuljon a precíz,
pontos, utasításoknak megfelelő munkavégzés igénye. Szükség esetén tudja a tanuló saját munkáját
33
kontrollálni, irataiban fellelni a hibákat, az esetleges hiányosságokat, s azokat kijavítani. Esztétikai
érzékük, formaalakítási, helyesírási, fogalmazási készségük az iratkészítés feladatainak végzése
során fejlődjön.
A Dokumentumkészítés tananyagegység három – egymással szorosan összefüggő tananyagelemből
áll, de azt is mondhatnánk, hogy a modul e három tananyageleme szoros összefüggésben egy
tananyagegységet alkot. A jegyzőkönyv tulajdonképpen a belső ügyiratok egyik fajtája, tehát szerves
része lehetne a Belső ügyiratok készítése tananyagelemnek. A jegyzőkönyv a szervezeti iratok egyik
legfontosabb fajtája, okirata, ezért készítése, kezelésének eljárásrendje különleges figyelmet érdemel.
Ez indokolja a jegyzőkönyv készítésének külön tananyagelemben történő elhelyezését. A
Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban tananyagelem pedig mindkét csoport iratkészítésének
gyakorlatokkal történő kiegészítése.
A modul szakmai tartalma sokkal hangsúlyosabban jelentkezik a szakmai követelményekben
- l. magas óraszámok - a korábbi levelezési ismeretek és gyakorlatok témaköréhez képest. Ez azt is
jelezheti, hogy a munkahelyi elvárások érzékenyebben reagálnak a munkahelyi, a munkatársi
kapcsolatokat és viszonyokat is tükröző írásbeli megnyilvánulások finomságai iránt. Az óraszámok
jelentős elméleti ismereteket jeleznek, éppen ezért szükséges – az eddigi gyakorlattól eltérően – a
munkahelyi folyamatok, munkatevékenységek és kapcsolatok hátterét is megvilágítani, amelynek
során az iratok készülnek. Természetesen nem várjuk el e modul kapcsán, hogy a tanulók
megismerjék az üzleti kommunikáció szervezeten belüli működését és elemezzék a munkatársi
kapcsolatok kommunikációs formáit, de az iratok tartalmi, nyelvi és formai sajátosságainak
megismeréséhez elengedhetetlen megismertetni az ún. belső iratok funkcióit: tájékoztató,
kontrolláló, meggyőző, befolyásoló, érzelemkeltő, motiváló, kapcsolattartó/alakító stb. szerepét.
A szervezetek iratkészítésre vonatkozó szempontjait, a továbbítás módját, kommunikációs eszközét
abból a szempontból is vizsgálni kell, hogy milyen a cég külső/belső kommunikációja. A
kommunikáció a cég, a szervezet létének alapvető feltétele: ez tartja össze a vállalat tagjait, egységeit
és kommunikáció kapcsolja össze a céget más szervezetekkel, a környezettel. A szervezetek
egyszerre gondoskodnak a belső (intern) információáramlásról és kommunikálnak a külvilággal: az
ügyfelekkel, partnerekkel, hatóságokkal, érdekvédelmi és szakmai szervezetekkel stb. - vagyis
folyamatosan működtetnek kifelé irányuló (extern) kommunikációt is.
A munkahelyi kommunikáció sajátos vonásokat mutat mind a kommunikációs csatorna elemeit,
mind a kommunikációs folyamat tartalmi és formai vonatkozásait illetően. A munkahelyi
szervezetben az emberi viszonyok fő rendező elve a függelmi–hatalmi kapcsolat, mely alapvetően
34
meghatározza a kommunikáció jellegét, formáját, tartalmát, időbeni lefutását. A munkahelyi
stratégiai céloknak legmegfelelőbb információszerzési, -válogatási és továbbítási, majd
visszacsatolási struktúra behálózza az egész szervezetet, amelynek működéséhez a szükséges
információforgalmat a kommunikációs csatornarendszer biztosítja. A munkahelyi kommunikáció
alapvetően két csatornarendszeren, a formális és az informális csatornákon keresztül zajlik. A
formális csatornán az információáramlásnak azt a formáját értjük, amikor a vállalat vezetése a
szervezet alsóbb vezetési szintjeihez vagy rajtuk keresztül az operatív szintig juttat el utasítást,
híreket, tájékoztatást, illetve a kiépített hálózaton keresztül szólítja meg munkatársait. Információ az
alsóbb szintekről kiindulva is halad felfelé, a vezetés különböző szintjeihez. Formális csatornák
kötik össze a szervezeti hierarchia azonos szintjeit is, amelynek működtetéséhez a kommunikációs és
információátviteli eszközök sokaságából lehet válogatni: a személyes, élőszóban folytatott, közvetlen
beszélgetésektől kezdve az írásban történő üzenetközvetítés különböző módozatáig.
Az írásbeliség a kiépített, formális csatorna egyik módja. Tartalmát az üzenet közvetítője határozza
meg, formájára és az információ továbbítására vonatkozóan pedig a szervezeti szokások, a
kommunikációs stratégia nyújtja a mérvadó szempontot.
Elektronikus irat készítése, továbbítása gyors és olcsó, sok címzett esetén is viszonylag könnyen
személyessé tehető. Az intranet bekapcsolásával nem csupán e-mailek cirkuláltathatók, hanem
integrált linkekkel kiegészítő információk is rendelkezésre bocsáthatók, vagy akár fórumok is
megrendezhetők. Az e-mailek hátránya lehet azonban, hogy a hír fontossága, hordereje kevésbé
világlik ki, mint más kommunikációs eszköz használatával. A napi e-mail-áradatban a címzett
esetleg átsiklik a fontos üzeneteken vagy felületesen futja át a levelet. Napjainkra általánossá vált a
nézet, hogy a vállalati kommunikálásban az intranet jobb szolgálatot tesz, mint a hírlevelek, falra
kitett hirdetések, vállalati újságok. Az elektronikus csatorna kétirányú kommunikációra való
alkalmasságát azonban még nem használják ki a cégek vezetői a lehetőségeknek megfelelően.
A modul tartalmát, a szervezeti, belső iratok készítését e szempontok figyelembevételével
lehet/szabad csak tárgyalni. Kész sémát nem lehet adni sem a formára, sem a tartalomra, bizonyos
esetekben még a nyelvi-stiláris kérdésekre vonatkozóan sem. A belső iratok készítésének tartalmi,
formai és nyelvi szabályairól általánosságban lehet szólni, de az oktatás folyamán mégis szükség van
valamilyen követendő sémára, amely alapul szolgálhat az általános jellemzők felvázolásához is.
35
Tekintsük általános szabálynak, hogy
a szervezet tagjai között hivatalos kapcsolat van, ezért az iratok hangvétele és stílusa is tükrözi ezt;
az iratok stílusát a közlő szándéka is befolyásolja;
a belső iratok nyilvántartása, irattározása az adott munkahelyen kialakított gyakorlatnak
megfelelően történik, általános szabályt erre nem alkalmazunk, az iratkezelési adatok változó
módon szerepelnek az iratokon;
az irat külalakja, a mondanivaló megszerkesztése is eszköz ahhoz, hogy egyrészt az információ
értelmet, megerősítést nyerjen, ill. információt közöljön a küldő személyről – ez akkor is így van,
ha az irat továbbítása elektronikus úton történik;
az iratok tartalmát mindig a küldő szándékának megfelelő információ tartalma határozza meg;
az irat továbbításának módja lehet hagyományos, papíralapú vagy elektronikus út; az
információközlés módjára vonatkozóan mindkét esetben az általánosan elfogadott, hagyományos
irattovábbításra vonatkozó illemszabályok követése ajánlott (l. elektronikus formában csatolt
fájl).
36
2.1.1. Belső ügyiratok készítése
Tananyagelem: A belső ügyiratok készítése6 18/24 óra
Szakmai tartalom (tananyag) Javasolt óraszám7
A szervezet belső kommunikációjának szükségessége, funkciói, jellegzetessége, az információáramlás irányai. Munkahelyi kommunikációs viszonyok (vezetés-beosztottak; beosztottak-vezetés; vezetés-egységek között; szervezeti egységek közötti; egységek-dolgozók stb.). A szervezeten belüli kommunikáció csatornái, lehetséges eszközei. Az információközlés szervezeten belüli fajtái; az információközlés írásbeli formái a szervezetek működésében.
2/2
A szervezeten belüli kapcsolattartás iratai az információáramlás irányai szerint. Az iratok általános követelményei: adatai (iratkezelési adatok, címzett, feladó adatai), nyelvi-fogalmazási stílusa, munkahelyi szokásokon alapuló séma (sablon) stb. Az irat továbbításának gyakoribb eszközei: papíralapú levél, e-mail, intranet, fax – ezek sajátosságai (előnye, hátránya).
2/2
Az emlékeztető tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3
Feljegyzés tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3
Utasítás, körlevél tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3
Jelentés tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3
Beszámoló tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3
Meghívó munkahelyi értekezletre, megbeszélésre, tanácskozásra, taggyűlésre; belső ünnepélyes rendezvényekre.
2/3
Egyéb iratok: köszönetnyilvánítás, köszöntés, üdvözlés, jókívánságok, kimentést, elnézést kérő levelek, hirdetések, céginformációk, sajtóközlések, belső érdeklődő levelek stb. 2/2
A tananyagelem oktatásának célja, megismertetni a tanulókkal azokat a belső iratokat –
szerkesztésük formai, nyelvi, tartalmi szabályait –, amelyeket a szervezetek általában, ill. nagy
gyakorisággal használnak a saját, belső, kiépített kommunikációs csatornájukon keresztül.
A tananyagelem ismereteinek elsajátítása révén a tanulónak képesnek kell lennie arra, hogy
értelmezze az irat tartalma alapján a közlő szándékát;
a tartalomnak megfelelő formát tudja megválasztani,
a kapott utasításnak és sémának megfelelően tudja megszerkeszteni a belső iratokat;
rövidebb és egyszerűbb iratokat – néhány tartalmi utasításnak megfelelően – önállóan is
képes legyen megfogalmazni, különösen munkatevékenységével kapcsolatban (l.
emlékeztető, jelentés).
6 Az Ügyviteli titkár szakmai és vizsgakövetelményeiben a tananyagelem neve: Belső ügyiratok készítése7 A javasolt óraszámok első eleme az Irodai asszisztens, a második (/ jel utáni) eleme az Ügyviteli titkár
szakképesítésben, megjelölt óraszámokat jelzi.
37
Oktatás-módszertani kérdések
A tananyagelem szakmai tartalma és oktatásának célja alapján a tanulóknak gépírási, alapvető –
szövegszerkesztési ismereteken alapuló – formaalakítási, a hivatalos stílus és az írásbeli udvariassági
szabályok, valamint fogalmazási ismereteire alapozva (a tartalom értelmezéséhez) kell a szervezet
belső kommunikációjához, ügyintézési folyamatához kapcsolódóan iratokat készíteni és
szerkeszteni.
A tananyagelem tanítása során ezeket a szempontokat figyelembe kell venni.
- Amikor a tanuló a belső iratokkal ismerkedik meg, a gépírási készsége csak alapszintű,
többnyire a tízujjas vakírás alapjait sajátította el. A tananyagmodullal párhuzamosan
gépírásórák keretében és a levelezési órákon is tökéletesedik, fejlődik gépírási készsége. A
modul tanításának kezdetén azonban meglehetősen lassú tempóban dolgoznak a tanulók, ezért
az iratok készítésére, megformálására kellő időt kell szánni.
- A tanulónak már rendelkeznie kell számítógépes alap- és az iratok készítéséhez szükséges
alapvető szövegszerkesztési ismeretekkel.
- A belső iratok készítésének szakmai anyagát több tananyagelem is megelőzi (l.
iratkészítési alapismeretek, hivatalos levelezés, üzleti levelezés), s így bátran lehet építeni az
iratok formai követelményeire.
A fentiekből következően a belső iratok tanítása-tanulása kapcsán nagyobb figyelmet lehet fordítani
az iratok keletkezési háttérkörülményeinek megismertetésére, a kommunikációs kapcsolatoknak
megfelelő hivatalos nyelvi fordulatok használatára, a helyesírási kérdésekre, valamint az egyedi
formák bemutatására. Szakmai-tartalmi vonatkozásban többnyire a tanuló mindennapi tapasztalataira
építhetünk.
Ajánlott feladatok
Mivel a tanulónak többnyire nincs munkahelyi tapasztalata és a munkahelyi kommunikációs
viszonyokban is tájékozatlan, ezért érdemes időt és figyelmet fordítani a munkahelyi szervezet és az
azon belül működő kapcsolatok általános ismertetésére.
1. Jellemző szervezeti struktúrák (l. struktúrát bemutató ágrajz)
2. Szervezeti egységek megnevezései (pl. funkció szerint).
3. Munkahelyi kapcsolatok, kommunikációs viszonyok elemzése:
vezető-beosztott között,
vezető-munkacsoport között,
38
munkacsoporton belül,
csoport és más emberek között,
csoport és más csoportok között (telephelyek közötti) – l. „osztályközi”,
egyén és szervezet között,
csoport és szervezet között stb.
4. Az információ közlésének stílusa: magázó, tiszteletet kifejező, udvariassági formák
alkalmazása (pl. kérem…, remélem, hogy…, bízom benne…, elvárjuk, hogy…; tisztelettel
kérjük, hogy…., azt tanácsoljuk, hogy …, kérem, vegyék figyelembe, hogy… , tudatjuk
valamennyi munkatársunkkal, hogy… stb.)
5. Főbb helyesírási kérdések, különös tekintettel az intézménynevek, a beosztások, a
megszólítások írására, pl.:
teljes vagy ún. egyedítő intézménynév,
szervezetek alárendelt egységei,
szervezetek alárendelt egységei – egyediségük megtartásával,
szervezetek azonos rendeltetésű kisebb egységeinek típusára utaló
megnevezések,
bizottságok, team-ek, csoportok megnevezései,
intézménytípusokat jelölő szavak, kifejezések,
egységek, csoportok, osztályok megnevezései,
beosztások (pl. igazgató, vezérigazgató, elnök, elnök-vezérigazgató,
igazgatóhelyettes, főigazgató-helyettes, vezérigazgató-helyettes; osztályvezető,
osztályvezető-helyettes, marketingosztály-vezető stb.).
39
Belső iratok ajánlott sémái órai munkák készítéséhez
Ajánlott alapbeállítások:
- Lapméret: A/5, hosszabb irat esetén A/4.
- Margó: bal – 2-2,5 cm; jobb – 1-2,5 cm; alsó és felső: min. 2 cm.
- Elrendezés: a szöveg függőlegesen középre igazítva.
- Betűtípus: magyar ékezetes – ajánlott: Times New Roman, Courier, Arial.
- Betűméret: 12 pt.
- Bekezdések között 12 pt. térköz, ill. a megfelelő helyen ennek megfelelő többszörözés.
- Sortávolság: szimpla.
- Sorok igazítása: sorkizárt.
- Elválasztás alkalmazása szükséges.
- Tartalomhoz illő kiemelések (pl. felsorolás alkalmazása, félkövér, dőlt, aláhúzott
betűstílus stb.).
A feladat készülhet:
- minta alapján – másolással;
- folyamatosan írott nyomtatott szövegről másolással és formázással (l. tömbforma);
- szöveg írása diktálás után, majd formázása;
- adatok ismeretében önálló fogalmazás és formázás.
Az alább bemutatott formák természetesen nem tükrözhetik a gyakorlati életben alkalmazott belső
iratok formáinak sokféleségét, amelyek többnyire a munkahelyi információközlés, ill. a levelezési,
iratkészítési hagyományok, szokások alapján készülnek. Az itt bemutatott iratsémák papíralapú
formát feltételeznek, de az elektronikus dokumentumként csatolt és elektronikus hálózaton
továbbított iratnak is lehet ilyen a formája.
40
1. Egyszerű ügyiratforma - 1. változat
Az irat megnevezésea címzett és/vagy tárgy megjelölésével
Az irat szövege...................................................
A következő bekezdés..............................................
Keltezés
Aláírásbeosztás
Emlékeztetővalamennyi egységvezető számára a parkolási rend kialakításáról
A 20… november 18-ai értekezleten megállapodtunk abban, hogy az egységek vezetői javaslatot tesznek a cég telephelyéhez tartozó szabad területen történő parkolás rendjének kialakítására.
A rendezett, mindenki számára biztosított parkolóhelyek rendbetétele valamennyiünk érdeke, ezért kérem, hogy az egységen dolgozó munkatársakkal egyeztetve alakítsák ki a parkolásra vonatkozó elképzeléseiket, s írásban jutassák el a műszaki osztályra.
Felelősök: az egységvezetőkHatáridő: 20… december 1.
Helyben, 20… november 20.
Tolnai Vilmosigazgató
41
2. Egyszerű ügyiratforma – 2. változat
A feladó egység megnevezése
Címzett neve (beosztása)
Helyben
Az irat megnevezése
(Megszólítás)
A szöveg kezdete
Új bekezdés
Az utolsó bekezdés
Keltezés
Elköszönő, üdvözlő szó
<Aláírás>beosztás
Melléklet(ek):
42
Titkárság
Valamennyi egységvezetőnek
Helyben
Körlevél
Tájékoztatom Önöket, hogy cégünk számítástechnikai hálózatának karbantartási munkálatai miatt 20… november 10-12. között sem az internet, sem az intranet nem lesz elérhető. A belső információcsere ebben az időszakban telefonvonalakon sem bonyolítható le.
Felhívom a figyelmüket, hogy sürgős információk közlésére vegyék majd igénybe a közvetlen hívások céljából kiépített ideiglenes belső hálózatot vagy a mobiltelefonokat. A legfontosabb mobilszámokat tartalmazó listát a levélhez mellékeljük. Ha ezeken kívül bármilyen mobilszám vagy más információ iránt érdeklődnek, jelezzék a titkárságon, s még a mai nap folyamán e-mailben eljuttatjuk valamennyi egységvezetőhöz. Fontos és sürgős kérdések megbeszélésére az igazgató úr - előre egyeztetett időpontban – természetesen személyesen is a munkatársak rendelkezésére áll.
Kérem, hogy a karbantartási munkálatokról, illetőleg a számítástechnikai hálózat szüneteltetéséről tájékoztatni szíveskedjenek az egységük valamennyi dolgozóját.
A munkálatok miatt előforduló kellemetlenségekért elnézésüket kérjük.
Helyben, 20… november 8.
Üdvözlettel
Tamás Erikatitkárságvezető
Melléklet: mobilszámok listája
43
2. A tanult levélforma
Cégnév8
(elérhetőség adatai)Cím
Telefon:Fax:
E-mail:
Címzett neve (beosztása)
Helyben
Tárgy: A tárgy megnevezése
Megszólítás!
A szöveg kezdete
Új bekezdés
Utolsó bekezdés
Keltezés
Elköszönő, üdvözlő szó
<Aláírás>beosztás
Melléklet(ek):
8 Cégjelzéses papír használata (l. élőfej) nélkül is!
44
Vaskerék Kereskedelmi és Szolgáltató Kft.9
árubeszállítási csoport
Fábián Tamásigazgató
Helyben
Tárgy: Jelentés az árubeszállításokról
Tisztelt Igazgató Úr!
Kérésének megfelelően az alábbiakban tájékoztatom Önt a – beszállítóinkkal történt megállapodás alapján – kialakított árubeszállítás rendjéről.
1. A partnereinket nyomatékosan kértük, hogy a szerződési fegyelmet szigorúan tartsák be. A szállítási határidők többszöri megsértése esetén kénytelen leszünk szerződést bontani, és az adott termékcsoportban új beszállítóval megállapodni.
2. A jövőben a termékbeszerzéssel kapcsolatos szerződéseket – hideg áru tekintetében – konkrét szállítási határnaphoz kötjük.
3. A beszállítóink is elfogadták azt a javaslatunkat, hogy a termékszállítás előtt két nappal 8-12 h közötti időben faxon jelezzék a soron következő beszállítást. Természetesen ez a hidegáru-szállításra nem vonatkozik.
4. A telephely hátsó portáján – az elektronikus beléptetőrendszer gyakori meghibásodása miatt – ügyeleti rendszert működtetünk.
Reméljük, a fenti intézkedéseink biztosítják a zavartalan árubeszállítást.
Nyíregyháza, 2007. november 10.
Varga Tamásszállítási csoportvezető
9 Cégjelzéses papír használata (l. élőfej) nélkül is!
45
3. Egyedi, különleges formák alkalmazása
A feladat készülhet sablonból, adatok és a szöveg diktálása után, ill. feladatlapról.
Feljegyzés10
Címzett: [Kattintson ide, és írja be a nevet]
Másolatot kap: [Kattintson ide, és írja be a nevet]
Feladó: [Kattintson ide, és írja be a nevet]
Dátum: 2023. 05. 16.
Tárgy: [Kattintson ide, és írja be a feljegyzés témáját]
A sablon használataJelölje ki a cserélni kívánt szövegrészt, és kezdjen el írni! Használja a kívánt stílusokat: a Formázás eszköztár Stílus mezőjében válassza a Címsor 1-3, a Szövegtörzs stb. stílust!Grafikus objektum törléséhez Oldalkép nézetben jelölje ki a kívánt elemet, és nyomja meg a Delete billentyűt! A kép lecseréléséhez kattintson a képre, válassza a Beszúrás menün a Kép, majd Fájlból parancsát, és adja meg a beszúrni kívánt képet!A változtatások megőrzéséhez válassza a Fájl menü Mentés másként parancsát! A párbeszédpanel alján a Fájltípus mezőben válassza a Dokumentumsablon elemet! Legközelebb, ha használni szeretné a sablont, a Fájl menü Új dokumentum parancsával tudja megnyitni!
10 L. Word szövegszerkesztő beépített sablonjainak alkalmazásaBIZALMAS46
Feljegyzés
Címzett: Valamennyi egységvezető
Másolatot kap: Bányai László igazgató
Feladó: Fekete Piroska gazdasági ügyintéző
Dátum: 2007-11-08
Tárgy: Időszakos leltározás
Kedves Kollégák!
A 2007. október 31-i vezetői ülésen egyeztettük az épületek felújítási munkálatai miatt szükségessé vált leltározási ütemtervet. Többen jelezték, hogy a visszaköltözés nem zajlott zökkenőmentesen (pl. bútorok, berendezések hiánya), így az egységük még nem tudja elkezdeni a leltározást.
Az alábbiakban közlöm az egységvezetőkkel egyeztetett leltározási ütemtervvel kapcsolatos módosítást:
Egység megnevezése Időpont LeltárfelvevőEllenőrzési osztály megtörtént Fekete AnnaFőigazgatóság megtörtént Fekete AnnaGazdasági osztály megtörtént Fekete AnnaHumán- és jogi osztály november 10. 8 h Fekete AnnaKarbantartás-irányítás megtörtént Radics PálnéKörnyezet- és munkavédelemi csoport
november 10. 13 h Fekete Anna
Marketingosztály november 11 13 h Radics PálnéMinőségbiztosítási csoport november 13. 8 h Radics PálnéPorta megtörtént Radics PálnéStratégiai igazgatóság november 13. 13 h Fekete AnnaTitkárság november 14. 8 h Fekete AnnaTermelésirányítás november 12. 8 h Radics PálnéÁruátvételi osztály november 11. 8 h Radics Pálné
Kérem Önöket, ha a leltározással kapcsolatos bármilyen észrevételük van, minél előbb jelezzék e-mailben vagy telefonon a gazdasági osztályon.
Radványi Ernőnégazdasági igazgató
47
4. Belső irat önálló fogalmazásra
Ön a Zibor Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. készletnyilvántartó csoportjának vezetőjeként
e-mailben, csatolt fájlban küldött levélben jelzi a cégen belül az informatikai központ
vezetőjének, Balogh Ádámnak, hogy a múlt hónapban megrendelt és a számítógépeikre telepített
készlet-nyilvántartási szoftver továbbra sem működik funkciójának megfelelően. A szoftver az új
termékek rögzítésekor nem jeleníti meg a már raktárkészleten lévő termékek mennyiségét, így az
összesített adat oszlopaiban csak az új termék mennyisége jelenik meg. A hiba az első telepítés
után is előfordult már, s akkor Jenei András a szoftvert újratelepítette. A szoftver mostanáig
hibátlanul működött, de néhány napja a hiba újra jelentkezett. A hiba kijavítása sürgős lenne,
mert az ünnepek közeledtével a következő napokban nagy mennyiségű áru érkezik a céghez,
amelyeket nyilvántartásba kell venni (l. készletnyilvántartás).
A mellékletben csatolja a készletnyilvántartó szoftverrel a mai napon rögzített terméklista szoftverből nyomtatott egy oldalát, amelyen jól követhető, hogy a raktáron lévő és az új termékek mennyiségét összegző, „Összes mennyiség” oszlop adatsora hibás. Kérje a kollégáit, hogy a szoftverhiba elhárításában, illetőleg – szükség esetén – a szoftver újratelepítésében legyenek segítségükre. Kérje az informatikai osztály visszajelzését e-mailben a hiba elhárításának időpontjáról, ill. jelezze, hogy időpont-egyeztetés miatt hívja Önt a megjelölt telefonmelléken.
Feladat:
1. Fogalmazza és formázza meg a kérést tartalmazó iratot – az e-mailhez csatolt dokumentumot – a
„tanult”11 belső irat formai szabályainak megfelelően!
2. Egészítse ki az iratot a szükséges adatokkal (keltezés, tárgy, megszólítás, elköszönés, aláírás,
melléklet)!
3. Élőfejben készítse el a Zibor Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. készletnyilvántartó csoportjának
cégfeliratát a következő adatokkal:
A cég neve és csoport megnevezése
Telefonszám: 42/543-675/2562 mellék
E-mail: [email protected]
Az élőfejben rendezze a megadott adatokat egymás alá középre, Arial 11 pt. betűtípussal és –mérettel
dolgozzon; a cég nevét félkövér betűstílussal jelenítse meg, s szegélyezze 1,5 pt. vonallal!
11 A forma pontos meghatározása (minta vagy sablon szerint is lehetséges)!
48
4. Nyomtassa ki az elkészült levelet, és saját kezűleg írja alá a megfelelő helyen!
49
Zibor Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. készletnyilvántartó csoport
Telefonszám: 42/543-675/2562 mellékE-mail: [email protected]
Informatikai KözpontBalogh Ádám központvezető
Helyben
Tárgy: Készletnyilvántartó szoftver hibájának elhárítása
Kedves Kolléga!
A múlt hónapban megrendelt és a számítógépeinkre telepített készlet-nyilvántartási szoftver továbbra sem működik funkciójának megfelelően. A szoftver az új termékek rögzítésekor nem jeleníti meg a már raktárkészleten lévő termékek mennyiségét, így az összesített adat oszlopaiban is csak az új termék mennyisége látszik.
A hiba a múlt hónapban is előfordult már, s akkor Jenei András a szoftvert újratelepítette, ami mostanáig hibátlanul működött, de néhány napja a hiba újra jelentkezett. A hiba kijavítása sürgős lenne, mert az ünnepek közeledtével a következő napokban nagy mennyiségű áru érkezik a céghez, amelynek a készletnyilvántartását el kell végeznünk.
A mellékletben csatolom a készletnyilvántartó szoftverrel a mai napon rögzített terméklistának a szoftverből nyomtatott egy oldalát, amelyen jól követhető, hogy a raktáron lévő és az új termékek mennyiségét összegző „Összes mennyiség” oszlop adatsora hibás.
Kérem Önt, hogy a szoftverhiba elhárításában, illetőleg – ha szükséges – a szoftver újratelepítésében legyen segítségünkre.
A fent megadott e-mail címre kérem visszajelzését a hiba elhárításának időpontjáról. Időpont-egyeztetés miatt a 2562-es telefonmelléken elérhető vagyok.
Segítő együttműködését előre is köszönöm.
Debrecen, 20... november 8.
Üdvözlettel
Varga Andreaa készletnyilvántartó csoport vezetője
Melléklet: hibás készletnyilvántartó lista
50
2.1.2. Jegyzőkönyv készítése
Tananyagelem: A jegyzőkönyv készítése12 27/24 óra
Szakmai tartalom (tananyag) Javasolt óraszám
A jegyzőkönyv fogalma, fajtái: ki- vagy meghallgatási, eseményjegyzőkönyv és tanácskozási vagy lefolyásjegyzőkönyv – mintajegyzőkönyvek elemzése alapján 2/2
A jegyzőkönyvvezető feladatai, eljárás a jegyzőkönyvek kezelésével kapcsolatban 2/2
A jegyzőkönyv fajtái iratjellemzői alapján: teljes, rövidített, tömörített, kivonatos, eredményjegyzőkönyv – mintajegyzőkönyvek elemzése alapján 2/2
A jegyzőkönyv sémája; szerkesztésének tartalmi, formai és nyelvi követelményei 2/2
Jegyzőkönyvek formázása minta alapján és diktálás után, folyamatos, nyomtatott szövegről, adatok kiegészítésével 12/8
A jegyzőkönyv-vezetés előgyakorlatai: nyelvhelyességi, címadási feladatok, kulcsszó, tételmondat keresése 4/4
Egyszerűbb jegyzőkönyvek fésülési, tömörítési, kivonatolási feladatai 3/4
A tananyagelem oktatásának célja, hogy a tanuló a belső iratok csoportjában – az irat fontosságára való tekintettel - különös gondossággal tudja megszerkeszteni a jegyzőkönyveket.
Ehhez értelmeznie kell a jegyzőkönyv tartalmát, adatait; képessé kell válnia arra, hogy nyelvi, nyelvhelyességi, helyesírási szempontból ellenőrizze az iratot. Meg kell ismernie a jegyzőkönyvek fontosságát és kezelésének szabályait is.
Oktatás-módszertani kérdések
A tananyagelem közvetlenül a belső iratok szerkesztésének következő lépése. Egyedivé funkciója (l. okirat), a különleges formája, ill. kezelésének szabályai révén válik.
A tanulónak nem kell önállóan jegyzőkönyvet vezetnie és a felvett jegyzőkönyvi anyagot tartalmilag, nyelvileg, stilisztikailag helyesbítenie, javítania, rövidítési, tömörítési feladatokat elvégeznie. A tanár irányításával a gyakorlófeladatok azonban tudatosíthatják a feladat és az irat fontosságát, ezáltal annak készítése, formázása is igényesebb, precízebb lehet; fejlődik a tanuló szövegértelmezési képessége, fogalmazási, helyesírási készsége.
A jegyzőkönyvi feladatok többnyire iratszerkesztési gyakorlatok a belső ügyiratok készítésének mintájára. A gyakorlatok lehetnek:
- minta szerinti másolások, formázások,
- készülhet folyamatosan írt, nyomtatott szövegről,
- diktálás után,
- adatok összerendezése alapján,
- sablon alkalmazásával.
12 Az Ügyviteli titkár szakmai és vizsgakövetelményeiben a tananyagelem neve: Jegyzőkönyv készítése
51
Javaslat jegyzőkönyv formájára
Jegyzőkönyv
A jegyzőkönyv készítésének ideje, helye; háttéreseménye …………………………………… .…………………………………………………………………………………..
A jelenlévők felsorolása: …………………………………….…………………………………….…………………………………….…………………………………….
A jegyzőkönyvvezető neve:
Tárgy: ……………………………………………
Hozzászóló neve ………...............................................................................................................................................................................................................................................................................
Újabb hozzászóló .........................................................................................................................................................................................................................................................................................
Újabb hozzászóló .........................................................................................................................................................................................................................................................................................
K. m. f.
Aláírás Aláírás Aláírásmunkakör munkakör jegyzőkönyvvezető
52
Jegyzőkönyv
Készült a JONATÁN Kft. vásárosnaményi irodahelyiségében megtartott értekezleten 2007. november 6-án.
Jelen voltak: Kovács János, a gazdaság elnöke,Salamon József, Kántor Péter, Nagyfalusi Endre vezetőségi tagok,Lajtos Zoltán csoportvezető és24 fő almatermelő.
Jegyzőkönyvvezető: Mészáros Jánosné adminisztrátor
Tárgy: Az almatermés tárolása
Kovács János köszöntötte az értekezlet tagjait. Tájékoztatásul elmondta, hogy a kft. az idén átlagterméssel számolt, s ennek megfelelően kötöttek szerződéseket a különböző felvásárlókkal. Tavasszal a késői fagyok, nyáron pedig az aszályos idő következtében sokkal kevesebb, de jobb minőségű almát tudtak felvásárolni. Azonban most is kb. 40-50 vagon alma tárolását kell megoldani. A kft. vezetői úgy gondolták, hogy az olcsó külföldi áruk őszi behozatala miatt inkább a téli időszakban kezdik meg az alma piacra szállítását.
Salamon József szerint a megyei agrárkamara segítségét kell kérni az alma tárolásának biztosítására. Azt javasolta, hogy hosszú távon az agrárkamara közreműködésével hűtőházak építésében gondolkozzanak. Ehhez pályázatokon uniós pénzt lehet és kell nyerni.
Nagy Péter nem értett egyet ezzel, mert szerinte a helyi körülményeket legjobban a helyi gazdák ismerik. Bízott benne, hogy januárban és februárban találnak piacot az alma számára, addig azonban olyan tárolóhelyet kell biztosítani, ahol az alma tápértéke, minősége megőrizhető. Hűtőházak építésének gondolatát ő is támogatta, de úgy vélte, hogy az uniós támogatású pályázatokból évek múlva lesz pénz, helyi forrásokat kell keresni.
Lázár Gedeon véleménye szerint hűtőtárolót saját forrásból kell építeni. Öt évvel ezelőtt a tagság már megtárgyalta egy 50 vagon befogadóképességű hűtőtároló építési tervét. A végrehajtás akkor elmaradt, de a tervek megvannak. Kérte a vezetőséget, bízzon meg egy háromtagú bizottságot azzal, hogy a meglévő terv alapján a most szükséges méretű tároló terveit készítessék el, s építtessék meg a tárolót.
Kovács János megköszönte a tagtársak hozzászólásait, értékes javaslatait. Határozatként kimondta, hogy a vezetőség a hűtőtároló építését elhatározta, s a részletes előterjesztés elkészítésével Szécsi Miklós tagtársat bízza meg. A termelési értekezletet bezárta.
K. m. f.
Kovács János Mészáros JánosnéElnök jegyzőkönyvvezető
53
2.1.3. Dokumentumkészítés a gyakorlatban
Tananyagelem: Dokumentumkészítés a gyakorlatban 36/50 óra
Szakmai tartalom (tananyag) Javasolt óraszám
Az emlékeztető tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után, folyamatosan írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével. 4/6
Feljegyzés tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után, folyamatosan írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével.
4/6
Utasítás, körlevél tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után, folyamatosan írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével.
4/6
Jelentés tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után, folyamatosan írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével.
4/6
Beszámoló tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után, folyamatosan írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével.
4/6
Meghívó készítésének gyakorlatai (munkahelyi értekezletre, megbeszélésre, tanácskozásra, taggyűlésre; belső ünnepélyes rendezvényekre szóló meghívás).
5/6
Egyéb iratok készítése: köszönetnyilvánítás, köszöntés, üdvözlés, jókívánságok, kimentést, elnézést kérő levelek, hirdetések, céginformációk, sajtóközlések, belső érdeklődő levelek stb.
5/7
Jegyzőkönyvi gyakorlatok; folyamatosan írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével.
4/5
Az iratok továbbításának hagyományos és elektronikus útja, módja. 2/2
A tananyagelem oktatásának célja, hogy a tanulók gyakorlottságot, rutint szerezzenek a cégek belső
kapcsolatrendszerét kifejező, ügyintézés folyamatát segítő, az információáramlást támogató iratok
készítésében, szerkesztésében. A tanulónak tudnia kell irányító szempontok szerint és önállóan
dolgoznia. Szerkesztési feladatait pontosan, precízen kell végezni, kontrollálva saját
munkatevékenységét.
A tanulóval meg kell ismertetni a hagyományos (papíralapú) és elektronikus írásbeli kapcsolattartás
eszközeit, módját, a cégen belüli levelezés, iratváltás általános szabályait és gyakorlatát, amelynek
révén hatékony és sikeres kapcsolatot tud teremteni a szervezeten belül: a vezetővel, más egységgel,
az egységek dolgozóival, közvetlen felettesével, munkatársaival stb.
A tanuló képessé válik
a levelezés folytatására az intézményi belső iratfajtái, valamint a levelezés udvariassági szabályai
szerint;
a belső ügyintézést segítő írásbeli dokumentumok megszerkesztésére;
az egyszerű ügyiratok formanyomtatványainak, űrlapjainak szakszerű kitöltésére,
sablonok, esetleg nyomtatványok használatára.
54
Oktatás-módszertani javaslatok
A tananyagegység minden elemének oktatása kapcsán kiemelten fontos a pedagógus tantárgyközi
szemlélete, ill. a tananyagelemek, tananyagegységek, modulok szakmai tartalmának kapcsolatát szem
előtt tartó szemlélet és gyakorlat követése. Az iratkészítést ún. szintetizáló tananyagrésznek kell
tekintenünk, amelynek során építünk, építhetünk a tanuló már meglévő ismereteire, készségeire, és a
feladok készítése során alkalmazzuk is a tanuló pl. gépírási, elektronikus írástechnikai (l. adatbevitel),
számítástechnikai ismereteit (l. szerkesztés, formázás); tudatos nyelvhasználatát (l. fogalmazás,
helyesírás, stílus), kommunikációs készségét, valamint eddig megszerzett, vagy a mindennapokban
megtapasztalt tárgyi, szakmai ismereteit.
Ehhez a korszerű pedagógiai eljárások közül alkalmasak lehetnek az alábbiak (természetesen a sor
nem teljes):
- irányított feladatmegoldás (pl. iratok készítése séma, ill. meghatározott feladatsor,
szempontsor alapján);
- kooperatív technikák – együttműködésen, egyenlő részvételen alapuló közös munka a
feladat megoldása, a tananyag feldolgozása során (pl. iratok egyedi formai kialakítása, a
tartalom megfogalmazása);
- egyéni-, pár-, csoportmunka (pl. iratok közlési funkciójának megfelelően: üzenet
továbbítása, üzenetváltás);
- beszélgetés, felfedeztető módszer (pl. iratok tartalmi értelmezése);
- projektmódszer – adott témájú együttműködés a tanulók között egy előre meghatározott
cél megvalósítására (pl. kiindulási alap: az üzenet közvetítését kívánó szituáció, l.
„levélhelyzet”;
- témanap, témahét – élményszerű, tapasztalati úton való ismeretszerzés – általában
csoportban üzem-, irodalátogatás során szerzett tapasztalatok;
- komplexitásra törekvés, komplex feladat (pl. az iratkészítés, -továbbítás, -kezelés) tudatos
alkalmazása, beépítése a tanítási folyamatba (pl. „élményszerű” eseményre alapozott vagy
szituáció által meghatározott, üzenetközvetítésre szolgáló irat készítése, útjának végigkísérése
a kommunikációs folyamatban).
A javasolt szakmai tartalom csak általánosan előforduló egyszerű iratokat tartalmaz, amely
kiegészíthető másokkal is. A formát illetően nem célszerű csak egyet megismertetni a tanulóval,
hiszen a munkahelyi körülményektől, szokásoktól függően sokféle belső ügyiratforma létezik. A
55
sokféleség bemutatása mellett is törekedni kell a viszonylag egységes, könnyen kezelhető egyszerű
ügyiratformák kiválasztására, szerkesztésére. Különösen fontos ez a számonkérés szempontjából.
Kiemelt gondot kell fordítani a tananyagegység oktatása során arra, hogy ugyan az iratok
többségükben még hagyományos, papíralapú levélként készülnek, de az információközlés,
-továbbítás egyre inkább elektronikus úton terjed, különösen a belső kommunikációs rendszerben.
A modul tananyagtartalmához kapcsolódóan ismertetni kell az iratok továbbításának hagyományos és
elektronikus útját-módját is.
Az iratok elkészítésének módja sokféle lehet:
- a tanuló iratmintát másol – adatok, tartalom, forma megbeszélése után,
- majd önállóan szerkeszti meg az iratot;
- folyamatosan írott, nyomtatott (tömb) szöveget formáz, szerkeszt,
- diktálás után ír, majd formáz,
- kézírásos, felülírt, korrektúrázott szöveget szerkeszt13,
- az iratot adatok kiegészítésével szerkeszti meg,
- rövidebb, egyszerűbb iratot – adatok ismeretében – önállóan fogalmaz.
Az iratok értékelése – beleértve a jegyzőkönyvi formákat is - a feladat jellegének megfelelő legyen
(az értékelési javaslatokat l. alább). Módszertani szempontból igen fontos, hogy a tanuló a feladatára
ne csak osztályzatot kapjon, hanem verbálisan (írásban vagy szóban – ez utóbbi hatásosabb) is
közöljük a tanulóval az iratkészítéssel kapcsolatos elvárásainkat – kiemelve a jó, a kevésbé vagy nem
elfogadható megoldásokat. Ajánlatos mintaértékű iratokat elemezni a tanulókkal közösen, ill. az sem
árt, ha ellenpéldát is lát a tanuló. Az utóbbi esetben ügyelni kell arra, hogy – valamilyen negatív hatás
folytán – nehogy a rossz példa maradjon meg a tanulóban, a hibát, a hiányosságot elemző iratot el
kell készíteni/készíttetni helyes tartalommal, formával, nyelvi megoldásokkal is.
13 A korrektúrajelek megismertetése a szövegszerkesztés órán lehetséges, de levelezés órán is történhet.56
Értékelési-osztályozási táblázat14
(javítószerkezet használatával)
1. Minta utáni másolás, ill. folyamatosan írott, nyomtatott szöveg másolása és formázása esetén
Leütésszám
OsztályzatJeles
0,01%Jó
0,02%Közepes0,03%
Elégséges0,04%
Elégtelen0,05%-től
Hibaszám
300 0 - 1 - 2-
400 0 - 1 2 3-
600 0 1 - 2 3-
800 0 1 2 3 4-
900 0 1 2 3 4-
1000 0-1 2 3 4 5-
1100 0-1 2 3 4 5-
1200 0-1 2 3 4 5-
1300 0-1 2 3 4-5 6-
1400 0-1 2 3-4 5 6-
1500 0-1 2-3 4 5-6 7-
1600 0-1 2-3 4 5-6 7-
1700 0-1 2-3 4-5 6 7-
1800 0-1 2-3 4-5 6-7 8-
1900 0-1 2-3 4-5 6-7 8-
2000 0-2 3-4 5-6 7-8 9-
Hiba:- a gépelési munkák értékelésében alkalmazott hibázási esetek és hibafajták –
hibánként 1 hiba;
- a meghatározott formától való eltérés – eltérésenként 1 hiba;
- a szerkesztési műveletek helytelen vagy hiányos alkalmazása (pl. enter használata
térköz helyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.
14 A javaslat az órai munkák értékelésére vonatkozik!57
2. Diktálás utáni vagy kéziratos, felülírt, korrektúrázott szöveg írása és iratformázása esetén
Leütésszám
OsztályzatJeles
0,01%Jó
0,02-0,03%Közepes0,04%
Elégséges0,05-0,06%
Elégtelen0,07%-től
Hibaszám
300 0 - 1 2 3-
600 0 1 2 3 4-
800 0 2 3 4 5-
900 0 1-2 3 4-5 6-
1000 0-1 2-3 4 5-6 7-
1200 0-1 2-3 4 5-7 8-
1300 0-1 2-3 4-5 6-7 8-
1400 0-1 2-4 5 6-8 9-
1500 0-1 2-4 5-6 7-9 10-
1700 0-1 2-5 4-6 7-10 11-
1800 0-1 2-5 6-7 8-10 11-
1900 0-1 2-5 6-7 8-11 12-
2000 0-2 3-6 7-8 9-11 12-
Hiba:- a gépelési munkák értékelésében alkalmazott hibázási esetek és hibafajták –
hibánként 1 hiba;
- a meghatározott formától való eltérés – eltérésenként 1 hiba;
- a szerkesztési műveletek helytelen, fölösleges vagy hiányos alkalmazása (pl. enter
használata térköz helyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.
- helyesírási hiba – hibánként 1 hiba;
- javítatlan korrektúra – esetenként 1 hiba.
58
3. Irat szövegének önálló megfogalmazása, írása és iratformázása esetén – 1. változat
Leütésszám
OsztályzatJeles
0,01-0,02%Jó
0,03-0,04%Közepes
0,05-0,06% Elégséges
0,07-0,08%Elégtelen
0,009%-tőlHibaszám
300 0 1 - 2 3-
600 1 2 3 4 4-
800 1 2-3 4 5-6 7-
900 1 2-3 4-5 6-7 8-
1000 2 3-4 5-6 7-8 9-
1200 2 3-4 5-7 8-9 10-
1300 2 3-5 6-7 8-10 11-
1400 2 3-5 6-8 9-11 12-
1500 3 4-6 7-9 10-12 13-
1700 3 4-6 7-10 11-13 14-
1800 3 4-7 8-10 11-14 15-
1900 3 4-7 8-11 12-15 16-
2000 4 5-8 9-11 12-16 17-
Hiba:- a gépelési munkák értékelésében alkalmazott hibázási esetek és hibafajták –
hibánként 1 hiba;
- a meghatározott formától való eltérés – eltérésenként 1 hiba;
- a szerkesztési műveletek helytelen, fölösleges vagy hiányos alkalmazása (pl. enter
használata térköz helyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.
- helyesírási hiba – hibánként 1 hiba;
- nyelvhelyességi és stilisztikai hiba – hibázásonként 1 hiba;
- tartalmi hiba (hiányos tartalom vagy fölösleges – a jelentést befolyásoló –
adathasználat, a tartalom helytelen értelmezésének hibái) – hibánként 1 hiba.
59
4. Irat szövegének önálló megfogalmazása, írása és iratformázása esetén – 2. változat
Sorszám A feladat megnevezése Pontszám
Az irat tartalmi követelményeiA feladó adatai élőfejben (név, cím, telefonszám, faxszám, e-mail) 4A címzett adatai (név, egység, csoport, beosztás megnevezése) 3Tárgy megnevezése 2Megszólítás 2A szöveg tartalma (a megadott információk függvényében) 10
- hivatkozás - a megkeresés oka- figyelemfelhívás, tájékoztatás - záró gondolatok
Elköszönés, üdvözlés 1Keltezés 2Aláírás (személy, beosztás) 2Élőláb adata (pl. sürgős, bizalmas, belső használatra stb.) 2
Az irat nyelvi követelményeiFogalmazás szabatossága 5Hivatalos stílus alkalmazása 5Nyelvhelyesség 5Helyesírás 5
Adatbevitel minősége (l. gépelési hibák) 10Az irat formai követelményei (feladattól függően)
Oldalbeállítás (papírméret, tájolás) 2Margóbeállítás 2Élőfej formázása (pl. középre rendezés, háttérszín, alsó szegély, logo stb.)
5
Élőláb alkalmazása (pl. jobbra rendezés, betűtípus, -méret beállítása, felső szegély stb.)
5
Bekezdések alkalmazása 2Térköz beállításai 2Kiemelések alkalmazása 2Elválasztás alkalmazása 1Sorrendezés (sorkizárt) 1Függőleges igazítás az oldal közepére 1Melléklet elhelyezése, formázása 2Mentés, nyomtatás 2
Összesen: 85
Osztályozási javaslat
jeles (5) 76-85 pont 90%-tóljó (4) 68-76 pont 80%-tólközepes 60-67 pont 70%-tólelégséges 51-59 pont 60%-tólelégtelen 50 pont alatt 60% alatt
60
Ajánlott szakirodalom (elsősorban tanárok számára)
A tananyagegység teljes tartalmát lefedő szakirodalom, tankönyv sajnos nem áll rendelkezésünkre, de
még olyan sem, amely egy-egy tananyagelemét teljes terjedelmében tartalmazná. Különösen hiányzik
a tanárok, tanulók számára feladatokat tartalmazó gyűjtemény.
Freisinger Edéné: Levelezési ismeretek. Nemzeti tankönyvkiadó, Bp., 1996.
Grezner Ferenc: Word leveleskönyv. Szak Kiadó Kft., Bicske, 1997.
Honffy Pál: Levelezési tanácsadó. KJK Kiadó, 1998.
Kaluczkyné Venczler Mária: Hivatalos levelezés. SZIE GTK VTI Interschool, Bp., 2003.
Titkárságvezetők, menedzserasszisztensek kézikönyve. Raabe Kiadó, Bp., 2000.
Üzleti levelezés a gyakorlatban (Szerk.: F. Dornbach Mária). Verlag Dashöfer Szakkiadó Kft. & T.
Bt., Bp., 2002.
Személyi feltételek
A Dokumentumok szerkesztése modul egyértelműen az ügyvitel szakos tanár kompetenciájába
tartozik. Ajánlatos, hogy a szakképezés folyamán egy kézben legyenek azok a modulok,
tananyagegységek és tananyagelemek, amelyek valamilyen iratkészítési, levelezési szakmai anyagot
tartalmaz. Ilyen pl. a vizsgált modul előzménye, a Gépírás és iratkészítés modul több tananyageleme
(l. Iratkészítés alapismeretei, Hivatalos levelezés, Üzleti levelezés).
Tárgyi feltételek
Az iratok készítése természetesen számítógépen történik, tehát a tananyagegység óráit
számítástechnika teremben kell tartani, ahol minden tanuló külön gépnél ül. Időnként feltétlenül
fontos, hogy a tanulók nyomtatott formában is lássák a munkájukat, mert talán szemléletesebben
(erőteljesebben) mutatkoznak meg a formai megoldások, esetleges „kilengések”, elcsúszások.
A tanítási folyamat valamennyi fázisában nagy segítségünkre lehet a teremben felszerelt projektor,
amelyet egy számítógéphez (tanári gép) csatlakoztatunk.
A számítástechnika teremben Internet-elérési lehetőséget célszerű biztosítani az elektronikus
levélküldéshez. A belső hálózat közvetlen elérési lehetőséget biztosít a gépek között, ez jó lehetőség
arra, hogy a tanulók egymás között folytassanak – szigorúan a tanári utasításnak megfelelően -
levelezést, ill. a tanárnak küldjék elkészített munkájukat.
61
2.2. Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység
A tananyagegység oktatásának célja, hogy a tanuló a gyakorlatban, alkalmazói szintű
táblázatkezelési és adatbázis-kezelési feladatok megoldására legyen képes. Feladatkörében képes
legyen különböző kimutatásokat, táblázatokat, egyszerűbb adatbázisokat megtervezni, módosítani,
azon egyszerűbb műveleteket végezni minimum az ECDL 4. modul (l. Táblázatkezelés), valamint az
ECDL 5. modul (l. Adatbázis-kezelés) követelményeinek megfelelően.
A feladatot a tanulónak elsősorban irányítással, az egyszerűbb feladatokat önállón kell elvégeznie.
Képessé kell válnia arra, hogy az elméleti ismereteket gyakorlati feladatokban tudja alkalmazni. Ezen
túlmenően el kell érni, hogy a tanulóban kialakuljon az a tudat, hogy az információs társadalomban
elengedhetetlen az információt, adatot munkája során a megfelelő helyen felhasználni, rendszerezni
és létrehozni. Ehhez pedig a számítástechnika, illetőleg a különféle – így a táblázat- és adatbázis-
kezelő – programok funkcióinak megismerése, kezelésének gyakorlata alapvető ismeret. Azt is fontos
tudatosítani, hogy az ember szembesül az újhoz való alkalmazkodással, az ismeretek frissítésének
követelményével – így az állandó önképzésnek szinte egyfajta életformává kell válnia. A tanulóban
ki kell alakítani azt az igényt, hogy legyen nyitott a számítástechnikai újdonságok befogadására, az
informatikai ismeretek folyamatos megújítására.
Ennek érdekében fontos, hogy a számítástechnikai alap- és szövegszerkesztési ismeretekre építve:
A tanuló megismerjen egy korszerű táblázatkezelő programot; ismerje annak felépítését, az
adatbeviteli lehetőségeket, a táblázatok, egyszerűbb matematikai műveletek, számítások,
kimutatások készítéséhez szükséges fogalmakat, fájlműveleteket. Tudnia kell diagramot
készíteni, standard matematikai és logikai függvényeket alkalmazni, illetve egyéni képleteket
létrehozni és használni.
A tanuló ismerjen meg egy korszerű adatbázis-kezelő programot. Ismerje annak felépítését, a
relációs adatbázis-kezelés főbb fogalmait, az adatbázisok létrehozásával, módosításával stb.
kapcsolatos műveleteket (táblakezelés, űrlapok, lekérdezések, jelentések stb.), eljárásokat.
Gyakorlati munkafeladatokban alkalmazói szinten legyen képes egy korszerű táblázatkezelő
és adatbázis-kezelő programot kezelni.
62
2.2.1. Táblázatkezelés
Tananyagelem: Táblázatkezelés 27/30 óra
Szakmai tartalom (tananyag) Javasolt óraszám
A táblázatkezelés alapjai: táblázatkezelő programok szerepe, legelterjedtebb típusai. Programindítás, -zárás műveletei. A táblázatkezelő program felépítése, felhasználói munkafelülete. A táblázat részei: cellák, oszlopok, sorok, munkafüzet, munkalap. A kicsinyítés/nagyítás használata. Sorok, oszlopok rögzítése és feloldása. Az alkalmazás beállításainak megváltoztatása. Nyomtatási beállítások. A program Súgójának használata
3
Fájlok kezelése, megnyitása, mentése, keresése, megtekintése.Munkafüzetek kezelése, létrehozása, mentése, megnyitása, törlése, munkafüzetek közötti váltás. Munkalapok létrehozása, átnevezése, áthelyezése, másolása, törlése, csatolása. 3
Cellaműveletek: Szám, dátum és szöveg bevitele a cellába, javítása, módosítása (kivágás, másolás, beillesztés; irányított beillesztés). Mozgás, kijelölés, módosítás, sorok és oszlopok beszúrása, törlése a táblázatban. Oszlopszélesség és sormagasság módosítása. Képek importálása. A cellatartalom bővítése új tartalommal, a meglévő cellatartalom felülírása
3
Adatok bevitele kitöltéssel; adatok keresése, másolása cseréje. Adatok rendezése. 2
Táblázat szerkesztése. A dokumentum védelme (lapvédelem, füzetvédelem, munkafüzet közössé tétele és védelme). 2
A cellák tartalmának igazítása és a szöveg elhelyezésének módjai. A cellák betűtípusának beállításai. Cellák formázási lehetőségei (szegély, hátér, mintázat). Cellatartalom elforgatása, igazítása. Számformátumok és beállításaik. Cellavédelem.
2
A képlet fogalma. Képletek beírásának menete. Egyszerű képletek készítése (cellák tartalmának összeadása, kivonása, szorzása és osztása).Nem egymás mellett lévő cellákkal végzett műveletek. Hivatkozás cellatartományokra. Relatív, abszolút cellahivatkozások.
3/4
A munkafüzet különböző nézetei. Oldalbeállítás (tájolás, nagyítás és papírméret). Margók beállítása. Táblázat igazítása. Élőfej és élőláb készítése (egyéni élőfej és élőláb, dátum, idő, oldalszám, fájlnév beszúrása). Nyomtatási kép. Nyomtatási beállítások (nyomtató választása, nyomtatandó oldalak, nyomtatási terület, példányszám).
2
A függvény fogalma. Függvények beszúrása. A különböző függvénykategóriák. A SZUM, ÁTLAG, MIN, MAX, a DARAB függvények (DARAB, DARAB2, DARABTELI függvények). HA függvény.
3/4
A diagram fogalma, a diagramok részei. Gyakori diagramtípusok (kördiagram, oszlopdiagram, grafikon, pontdiagram, kombinált diagram). A diagram típusai. Az adatsorok. A diagram helye. A diagramterület és a rajzterület. A diagram címe. Tengelyparaméterek. A diagram típusának és paramétereinek módosítása.
3/4
Vírus- és adatvédelem 1
63
2.2.2. Táblázatkezelés a gyakorlatban
Tananyagelem: Táblázatkezelés a gyakorlatban 36/52 óra
Szakmai tartalom (tananyag) Javasolt óraszám
A táblázatkezelés alapjai: táblázatkezelő programok szerepe, legelterjedtebb típusai. Programindítás, -zárás műveletei. A táblázatkezelő program felépítése, felhasználói munkafelülete. A táblázat részei: cellák, oszlopok, sorok, munkafüzet, munkalap. A kicsinyítés/nagyítás használata. Sorok, oszlopok rögzítése és feloldása. Az alkalmazás beállításainak megváltoztatása. Nyomtatási beállítások. A program Súgójának használata.
4/5
Fájlok kezelése, megnyitása, mentése, keresése, megtekintése.
Munkafüzetek kezelése, létrehozása, mentése, megnyitása, törlése, munkafüzetek közötti váltás. Munkalapok létrehozása, átnevezése, áthelyezése, másolása, törlése, csatolása.
4/5
Cellaműveletek: Szám, dátum és szöveg bevitele a cellába, javítása, módosítása (kivágás, másolás, beillesztés; irányított beillesztés). Mozgás, kijelölés, módosítás, sorok és oszlopok beszúrása, törlése a táblázatban. Oszlopszélesség és sormagasság módosítása. Képek importálása. A cellatartalom bővítése új tartalommal, a meglévő cellatartalom felülírása.
4/5
Adatok bevitele kitöltéssel; adatok keresése, másolása cseréje. Adatok rendezése. 3/5
Táblázat szerkesztése. A dokumentum védelme (lapvédelem, füzetvédelem, munkafüzet közössé tétele és védelme). 3/5
A cellák tartalmának igazítása és a szöveg elhelyezésének módjai. A cellák betűtípusának beállításai. Cellák formázási lehetőségei (szegély, hátér, mintázat). Cellatartalom elforgatása, igazítása. Számformátumok és beállításaik. Cellavédelem.
4/5
A képlet fogalma. Képletek beírásának menete. Egyszerű képletek készítése (cellák tartalmának összeadása, kivonása, szorzása és osztása).
Nem egymás mellett lévő cellákkal végzett műveletek. Hivatkozás cellatartományokra.
Relatív, abszolút cellahivatkozások.
4/6
A munkafüzet különböző nézetei. Oldalbeállítás (tájolás, nagyítás és papírméret).
Margók beállítása. Táblázat igazítása. Élőfej és élőláb készítése (egyéni élőfej és élőláb, dátum, idő, oldalszám, fájlnév beszúrása). Nyomtatási kép. Nyomtatási beállítások (nyomtató választása, nyomtatandó oldalak, nyomtatási terület, példányszám).
3/4
A függvény fogalma. Függvények beszúrása. A különböző függvénykategóriák. A SZUM, ÁTLAG, MIN, MAX, a DARAB függvények (DARAB, DARAB2, DARABTELI függvények). HA függvény.
3/5
A diagram fogalma, a diagramok részei. Gyakori diagramtípusok (kördiagram, oszlopdiagram, grafikon, pontdiagram, kombinált diagram). A diagram típusai.Az adatsorok. A diagram helye. A diagramterület és a rajzterület. A diagram címe. Tengelyparaméterek. A diagram típusának és paramétereinek módosítása.
3/5
Vírusirtó program használata és adatvédelem. 1/2
64
2.2.3. Adatbázis-kezelés
Tananyagelem: Adatbázis-kezelés 27/30 óra
Szakmai tartalom (tananyag) Javasolt óraszám
Az adatbázis-kezelő feladata, adatkezelési alapfogalmak, a tanult adatbázis-kezelő képernyő-felépítése, a program használata. Az adatbázis fogalma. Az adatbázis felépítése: táblák, rekordok, mezők. A mezőtípusok és a mező tulajdonságai.
2
Az adatbázis felépítése, navigáció az objektumok között. Műveletek az adatbázis-objektumokkal: megnyitás, mentés. A Súgó használata. 3
Adatbázis létrehozása; alapvető műveletek. Adattábla létrehozása, mozgás adattáblán belül; adatok bevitele, törlése, módosítása az adattáblában. 3
Adattábla tervezése. Fogalmak: elsődleges kulcs, index, attribútumok, rekordok stb. 5
Űrlapok típusai; űrlapok készítése és testreszabása. Vezérlőelemek kezelése, jellemzőinek beállításai. Segédűrlapok szerepe és készítése. Űrlap megnyitása, létrehozása, mentése. Űrlap használata a rekordok beviteléhez, módosításához és törléséhez. Szöveg beírása és módosítása az űrlap fejlécében és láblécében. Űrlap mentése, bezárása, törlése.
4/5
Információk lekérdezése, módosítása; választás és rendezés. A keresés parancs használata. Szűrő alkalmazása egy táblára vagy űrlapra; eltávolítása táblából vagy űrlapról. Meghatározott keresési feltételeket tartalmazó egytáblás és többtáblás lekérdezés létrehozása és elmentése. Lekérdezés szerkesztése feltételek hozzáadásával, törlésével. A lekérdezés futtatása, törlése, elmentése és bezárása. Adatok rendezése táblákban, űrlapokban és lekérdezések eredményeiben növekvő és csökkenő szám- és ábécérendben.
4/5
Jelentések szerepe, feladata, létrehozásának folyamata, módosítása, nyomtatása. Jelentésfejléc és -lábléc készítése. Adatok csoportosítása, összegzés (részösszege, végösszegek) a jelentésben. Kifejezések használata a jelentésben: képletek, függvények, dátum, idő, oldalszám stb., grafikák beillesztése. Jelentés mentése, bezárása, törlése.
4/5
Adatbázis karbantartása. Tábla, űrlap, jelentés nyomtatási nézetének megjelenítése. A jelentés tájolásának megváltoztatása. A papírméret megváltoztatása. Oldal, kijelölt rekordok vagy egész tábla nyomtatása. Lekérdezés eredményeinek nyomtatása. Jelentés meghatározott oldalának vagy oldalainak nyomtatása és az egész jelentés nyomtatása.
2
65
2.2.4. Adatbázis-kezelés a gyakorlatban
Tananyagelem: Adatbázis-kezelés a gyakorlatban 36/52 óra
Gyakorlatok az adatbázis-kezelő alapvető funkcióinak megismerésére, a tanult adatbázis-kezelő indítása, képernyő beállítási lehetőségeinek megismerése. 4/5
Az adatbázis felépítésének megismerése, navigáció az objektumok között. Műveletek végzése az adatbázis-objektumokkal: meglévő adatbázis megnyitása, módosításának gyakorlatai, mentése a tanár irányításával, ill. a Súgó használatával.
5/7
Adatbázis létrehozása közösen, a tanár irányításával: a tervezéstől a táblák elkészítésén át a teljes megvalósításig; kulcsok, kapcsolt mezők, kapcsolatok létrehozása; adatbázis, adattábla szerkezetének módosítása, mozgás adattáblán belül stb. A munkafolyamat közben az adatbázis-kezelési alapfogalmak meghatározása, a fogalom megerősítése.
5/7
Gyakorlatok adatok bevitelére, törlésére, módosítására; keresés, csere, rendezési és szűrési műveletek gyakorlatai. Egyszerűbb adattábla tervezése önállóan, ellenőrzés mellett. 4/7
Űrlapok készítésével, módosításával, törlésével kapcsolatos feladatok irányítással, majd önállóan. 4/6
Gyakorlati feladatok a lekérdezések megoldására, eljárására, beállítási lehetőségeire vonatkozóan. 4/5
Jelentések szerepének, feladatának tisztázása; jelentések elkészítésének, formázásának, módosításának gyakorlatai; a nyomtatásra előkészítés feladatai. 4/6
Gyakorlatok adatok csoportosítására, összegzésre (rész- és végösszegek). Képletek, függvények, dátum, idő, oldalszám stb., grafikák beillesztése a jelentésbe. 3/4
Adatbázis karbantartásának szükségessége, teendői: pl. adatok megosztása, védelme, meglévő adatbázis konvertálása, tömörítése, biztonsági mentése, helyreállítása stb. Táblák, űrlapok, jelentések nyomtatási feladatai.
3/5
66
Oktatás-módszertani javaslatok
A táblázat- és adatbázis-kezelés tanításának jól bevált módszertana van. Az alkalmazói programok
tanítási módszerei rövidebb múltra tekinthetnek vissza, s így kevésbé kidolgozottak, mint az elméleti
ismeretek átadásának módszertana. Ugyanakkor folyamatosan törekedni kell arra, hogy a tanuló
alkalmazói szinten – gyakorlatokon keresztül – tudja elsajátítani a táblázat- és adatbázis-kezelő
programok használatát. Ennek fontosságát az elméleti és gyakorlati óraszámok közötti arány is jelzi.
Természetesen az elméleti hátterek – fogalmak, funkciók stb. – elsajátíttatása nem kerülhető meg, de
mindenképpen nagyobb hangsúlyt kell kapnia az oktatás folyamán a gyakorlati szempontú feladatok
megoldásának. A tananyagegység elemeihez rendelt óraszámok – a tanulói képességektől függően –
nem biztos, hogy elegendő időt biztosítanak a tananyag kellő mélységű elsajátítására. Az órakeret
szükség esetén a szabad órasávban megnövelhető.
Néhány alkalmazható módszer:
Problémaorientált feladatok – a munkaterületen jelentkező táblázat- és adatbázis-kezelést
igénylő feladatok megoldásához keresünk alkalmazói eszközt, illetve fokozatosan bővülő
feladatsorokhoz bővítjük a használandó fogalmakat, funkciókat.
Menüorientált – az alkalmazói ismereteket az alkalmazói programon keresztül, annak
menüpontjai szerint tanítjuk.
Funkcióorientált – meghatározzuk az alkalmazói rendszer általános funkcióit, pl.
táblázatkezelőnél az adatbevitel, a cellaformázás, összegzés, számformátum stb., majd a
funkciókhoz kapcsoljuk a konkrét ismereteket.
Fogalomorientált - meghatározzuk az alkalmazói rendszer által használt fogalmakat, pl.
táblázatkezelőnél: cella, sor, oszlop, munkalap stb. majd ezen fogalmakhoz kapcsolódó
funkciókat tárgyaljuk.
Mindeközben fontos, hogy a tanuló saját és majdani munkaterületéhez kötődő feladattípusokon
keresztül ismerje meg az alkalmazói rendszerek működését és használatának lehetőségeit.
A tanulók készségeinek, képességeinek fejlődését a tananyagok permanens korszerűsítésével, a
legújabb informatikai szakirodalom folyamatos ajánlásával és tananyagba beépítésével, a
számítógéptermi eszközök folyamatos korszerűsítésével, valamint a mindennapi életből vett,
folyamatosan megújuló informatikai kihívások feldolgozásával biztosíthatjuk.
A tanári munka akkor hatékony, ha a tanulócsoport létszáma nem haladja meg a 18-20 főt. Ettől el
lehet térni, de az oktatás hatékonysága, a vizsgára való felkészítés eredményessége jelentősen
csökkenhet.
67
Ajánlott irodalom
A tananyagelemek által „lefedett” szakmai tartalom megismertetéséhez rendkívül sok szakirodalom
készült, szinte a bőség zavarával küzd a pedagógus. A megfelelő tankönyv, segédeszköz
kiválasztása azonban nem könnyű feladat. Az intézmények és pedagógusok általában igyekeznek
standard könyveket használni, különösen a korábbi gyakorlatban jól bevált tankönyvekhez
ragaszkodnak, néha tekintet nélkül a szakmai ismeretek funkcióira. Sajnos nem készült olyan
tankönyv, amely speciálisan az ügyviteli szakmai területet célozná meg. További nehézséget jelent,
hogy a kiadványok többnyire egy bizonyos programtípushoz, – változathoz készül. Ezért nem
marad más hátra, minthogy a pedagógus ragaszkodik az intézményben általánosan használt
tankönyvhöz, és igyekszik a számos szakirodalomból legalább a maga számára kiemelni megfelelő
részleteket.
Néhány könyvajánlat - táblázatkezeléshez
Dr. Álló Géza: Alapfokú táblázatkezelési ismeretek. Műszaki Könyvkiadó.
Dr. Álló Géza-Mohos Pál: Táblázatkezelési ismeretek B – informatika középfokon.
Műszaki Könyvkiadó.
Bártfai Barnabás: Excel 2007 zsebkönyv. Bp., 2007.
Bártfai Barnabás: Táblázatkezelés és informatikai füzetek. 4. BBS-INFO Kft.
Benkő Tiborné-Benkő László: Amit az Excel, PowerPoint, Access-ről tudni
érdemes. Média Books Kiadó, 2002.
Bodnár István-Magyary Gyula: Táblázatkezelés és informatikai füzetek. 4. Pult Kft.
ECDL Vizsgapéldatár, Novorg Kiadó, harmadik kiadás, 2003.
Kiss András – Schneider Ferenc: PowerPoint – Excel – Access. Üzleti élet, Bp.
2000.
Kovalcsikné Pintér Orsolya: Az Excel függvényei A-tól Z-ig. Computerbooks
Kiadói Kft.
Lévayné Lakner Mária: Excel táblázatkezelő a gyakorlatban, Computerbooks, 2001.
Mészáros Tamásné: Táblázatkezelés – ECDL és számítógép-kezelői vizsga-
előkészítő. Kossuth Kiadó Zrt.
Pétery Kristóf: Az Excel függvényei, Műszaki Könyvkiadó, Bp., 2002.
Szabó Zsolt: Feladatgyűjtemény a táblázatkezeléshez - A. Az informatika alapjai.
Műszaki Könyvkiadó.
Néhány könyvajánlat – adatbázis-kezeléshez
ACCESS 2007 Zsebkönyv. (Szerk.: Bártfai Barnabás). BBS-INFO Kft.
68
Nógrádi László: ACCESS XP alapokon–CDL adatbázis-kezelés modul. INFO-
Szakkönyv Bt.
Bodnár István-Magyary Gyula: Adatbázis-kezelés. Kiskapu Kiadó.
Fodor Ildikó-Friger Éva: Adatbázis-kezelés – ECDL és számítógép-kezelői vizsga-
előkészítő. Kossuth Könyvkiadó.
Ozsváth Miklós-Simon András: Adatbázis-kezelési alapismeretek – A. Az
informatika alapjai. Műszaki Könyvkiadó.
Váradi Zsolt: Adatbázis-kezelési ismeretek. Műszaki Könyvkiadó.
Bártfai Barnabás-Budavári Oszkár: Adatbázis-kezelés – Informatikai füzetek 5.
Computerbooks Kiadói Kft.
Személyi feltételek
A modul elméleti és gyakorlati ismereteinek oktatásával számítástechnika (informatika) szakos
pedagógust, vagy számítástechnikai alkalmazásokban járatos, nagy szakmai és oktatási
tapasztalattal rendelkező (pl. informatikai területen OKJ-s szakképesítés, ECDL vizsga stb.) pl.
ügyviteli szakos tanárt lehet megbízni. Megfelelő oktatásszervezéssel és a két szakmai tanár
közötti jó együttműködés révén kedvező lehet az elmélet-gyakorlat szerinti óraszámmegosztás is.
Az ügyviteli, irodai gyakorlati jellegű feladatokban ugyanis ő mozog otthonosan, a programok
funkcióinak alkalmazási területeit is szemléletesebb feladatokon keresztül tudja bemutatni.
Tárgyi feltételek
Mind az elméleti, mind pedig a gyakorlati tananyagelemek (ismeretkörök) oktatásához – hálózatba
kötött, Internet-elérhetőséggel rendelkező - számítógépekkel felszerelt számítástechnikai
tanteremre van szükség. Minden tanuló külön számítógépen dolgozik, amelyen korszerű
szövegszerkesztő, táblázat- és adatbázis-kezelő program fut. A teremben legalább annyi gépnek
kell lennie, ahány tanuló van a tanulócsoportban, azaz minden tanuló saját gépnél dolgozhasson.
Időnként nyomtatási lehetőséget is biztosítani kell a tanulóknak, hogy papíralapú formában is
láthassák a munkájuk eredményét, ill. a nyomtató kezelését is megtanulják.
A gépek teljesítményének a legkorszerűbb programrendszerek zavartalan futtatását lehetővé kell
tenni. Ennek érdekében időszakosan (min. 5 évenként) meg kell újítani a szaktanterem
számítógépparkját, az alkalmazott operációs rendszert és szoftvereket.
A tanulók hosszú időt töltenek el a számítógép előtt – napi több óra is lehetséges – különös
figyelmet kell szentelni a gépteremben a biztonsági és ergonómiai előírásoknak (főkapcsoló,
áramvédő kapcsoló, monitorok elhelyezése stb.), s a képernyős munkahelyekre vonatkozó
kockázati tényezőket az előírásoknak megfelelően a legminimálisabbra kell redukálni. A hatékony
69
munka érdekében a tantermi kialakításon és a számítógépek megfelelő elhelyezésén túl a tanulók
egészségmegőrző tudatát is formálni kell – l. pl. az adatbevitel tízujjas vakírás technikájának
alkalmazása, pihentető szem- és kéztorna, levegőztetés, párásítás, megfelelő fény vagy világítás
biztosítása, kéz- és lábtartó stb.
70
2.3. Dokumentumkezelés tananyagegység
Tananyagegység: Dokumentumkezelés
Tananyagelem: Dokumentumkezelés 26/24 óra15
Szakmai tartalom (tananyag) Javasolt óraszám
A dokumentum- és iratkezelés fogalma, célja, rendeltetése, tartalmi, formai és alaki követelményei.A dokumentum- és iratkezeléshez kapcsolódó alapfogalmak (dokumentum, irat, okirat, bizonylat, számla; ügyviteli értékű irat, történeti (maradandó) értékű irat; ügy, ügyirat, ügymenet, ügykezelés, ügykör, jogkör, hatáskör; adatkezelés, iratkezelés, dokumentumkezelés; irattár, levéltár, irattári anyag, levéltári anyag, kiadmány, kiadmányozás, másolat, másodlat stb.).A dokumentum- és iratkezelés szabályozása, rendszere, szervezeti formái, felügyelete; folyamata, munkaműveletei.
3
A dokumentumok, iratok, egyéb küldemények érkezésével, érkeztetésével kapcsolatos ügyviteli feladatok (küldemények érkezésének, elhozásának, érkeztetésének megszervezése, küldemények átvétele, felbontása, továbbítása, eljárás különleges esetekben).
3
A dokumentumok, iratok nyilvántartása az ügyintézés különböző fázisaiban; az iktatás fogalma, fajtái, eszközei; gyakorlatának hagyományos és elektronikus módja. 4/3
Az iratokkal kapcsolatos postázási feladatok (postabontás, postai előkészítés, postakönyv kezelése, postakönyvbe rendezés; boríték és címke készítése, hagyományos és elektronikus módja, postai címzésfajták, levelek, egyéb küldemények postai nyomtatványai, postai továbbítás díjai, adminisztrációs teendői stb.).
Dokumentumok, iratok továbbításának egyéb módjai; a szervezetek közötti, ill. a szervezeten belüli továbbítás gyakori formái (pl. futár, fax, elektronikus mód stb.).
4
A dokumentumok, iratok tárolásával kapcsolatos fogalmak (szabályozások, a dokumentumok irattári és levéltári védelmének általános szabályai (pl. irattári, levéltári anyag, ügyviteli, történeti értékű iratok, irattár, levéltár fogalma irattári terv stb.).Az irat- és levéltárak feladatai.
Az irattárolási rendszer fajtái, optimális kialakításának szempontjai. A dokumentumok és iratok rendezésének technikai kellékei, körülményei, feltételrendszere.
4
A dokumentumok, iratok selejtezési eljárása, szabályozása, dokumentumai és gyakorlata.Dokumentumok, iratok levéltárba átadásának, elhelyezésének eljárása, technikai lebonyolítása.
4/3
Titkos dokumentumok, iratok, minősített adatok kezelése. Adatvédelem az irodai, ügyviteli munkában. Az adatvédelem, adatbiztonság fogalma, szabályai. 2
Szigorú számadású nyomtatványok kezelése.Bélyegző, pecsét fogalma, fajtái, használatának szabályai, nyilvántartása, felhasználási köre, megrendelése, tárolása, selejtezése.
2
A tananyagelem oktatásának célja, hogy a tanulók majdani feladatkörükben képesek legyenek a
különféle dokumentumokat, iratokat kezelni az adott munkahely dokumentumkezelési szabályai,
útmutatásai szerint. Ehhez ismerjék meg a dokumentumkezelés fogalmi tartalmát, a dokumentum- és
15 A tananyagegység tartalmának elsajátításához jelzett óraszámok az Irodai asszisztens és Ügyviteli titkár szakképesítések központi programjaiban javasolt eltérő óraszámok (l. alább is).
71
iratkezelés folyamatát – a dokumentum előállításától, érkeztetésétől az archiválásig, tárolásig,
selejtezésig –, valamint hagyományos és elektronikus módját; az aktuális adatvédelmi szabályokat; a
különleges dokumentumok, iratok kezelésével kapcsolatos szabályokat.
Oktatás-módszertani javaslatok
A szakmai és vizsgakövetelmény elméleti órát rendel a tananyagelemhez, azonban nem lehet
eltekinteni attól, hogy az elméleti ismereteknek gyakorlati vetülete van. Ahhoz, hogy a tanuló képes
legyen a feladatprofilban megjelölt munkatevékenység elvégzésére, a dokumentumkezeléshez
kapcsolódó gyakorlati feladatokat is meg kell ismernie. A tanulói munkáltatás, az ismeret
alkalmazása gyakorlófeladatok révén és gyakorlati tevékenységformákban lehetséges.
Ajánlott feladatok
A dokumentumok kezeléséhez kapcsolódó munkáltatói feladatokhoz dokumentumot, ill. a
dokumentum érkezéséhez, érkeztetéséhez, nyilvántartásához, átadásához, továbbításához stb.
kapcsolódó segédanyagot, másolatokat elő kell készíteni, természetesen az elvégezendő feladat
szerint.
1. Iratkezelési szabályzat vagy egyes részeinek másolása, szerkesztése – fogalom és eljárásrend
magyarázatával.
2. Fogalmak értelmezése.
3. Meghatalmazás készítése küldemény, irat átvétele témában.
4. Küldemény átadásáról-átvételéről készült okmány kezelése (pl. postakönyv, átadókönyv,
kézbesítési bizonylat, tértivevény, ajánlott-szelvény kitöltése stb.).
5. Iratok postakönyvbe rendezése meghatározott szempontok szerint (pl. érkező-kimenő; tárgy
szerint; sürgősség szerint stb.).
6. Érkeztető bélyegző elhelyezése az iraton, illetőleg rovatainak kitöltése; esetleg érkeztető
bélyegző lenyomatának megtervezése.
7. Levelek érkezéséhez kapcsolódó eljárások szimulálása. Mi a teendő:
- tévesen érkezett küldemény,
- névre szóló címzés,
- hiányos címzés,
- sérült, láthatóan hiányos küldemény érkezése,
- tévedésből felbontott küldemény,
- minősített küldemények,
- pénzt, értéket tartalmazó küldemény érkezése esetén?
8. Iktatandó és nem iktatandó iratok szétválogatása.
72
9. Iktatóbélyegző lenyomatának tervezése.
10. Iratok iktatószámának meghatározása.
11. Iratok csoportosítása – meghatározott – iratkezelési adatok szerint.
12. Iratok rendezése a különböző iktatószámok alapján.
13. Iratok kiválasztása (előkeresése) iktatószám alapján.
14. Előzmények kikeresése iktatószámok alapján.
15. Kitöltött iktatókönyv, -karton adatainak értelmezése (másolat).
16. Iktatás – iktatókönyv, -karton stb. rovatainak kitöltése (másolat).
17. Iratok visszakeresése az iktatókönyv-, iktatókarton különböző adatai alapján.
18. Iratok átadását dokumentáló nyomtatvány kitöltése: iratkísérő, előadóív, átadóív.
19. Kimenő, aláírásra váró iratok rendezése aláírókönyvbe különféle szempont szerint.
20. Kimenő iratok adatainak ellenőrzése, javítása, módosítása.
21. Iratok tartalmához kapcsolódó mellékletek kiválasztása.
22. Levélpapír hajtása, boríték kiválasztása, borítékba helyezése; a boríték címzése, ill. címke
készítése.
23. Postai feladáshoz kapcsolódó nyomtatványok kitöltése.
24. Lehetőség szerint: iratok elhelyezése, visszakeresése irattárból.
25. Iratok selejtezése – szempontok megadásával.
26. Jegyzőkönyv készítése selejtezésről.
27. Jegyzék készítése irat átadásáról. Stb.
A feladatok értékelése
Az értékelés alapja: a feladat elvégzésének gyakorlatban történő megfelelése. A feladat értékelése
elsősorban szóban történjen, amelynek során a tanár kitér a feladat elvégzésének esetleges hibáira,
hiányosságaira, s utalnia kell a hibázás vagy hiányosság következményeire. A tanulóban tudatosítani
kell, hogy az általános dokumentumkezelési szabályokon túl munkahelyi szokásokon alapuló
követelmények is vannak, amelyet a szervezet különböző szabályzatokban (pl. szervezeti és
működési szabályzat, az iratkezelési szabályzat, irattári rend stb.) rögzítenek, vagy az utasítást kiadó,
feladatot meghatározó személy közöl a dolgozóval. Ezekre a szabályokra, utasításokra, feladat-
meghatározásokra – az oktatás folyamatában a pedagógusra – figyelnie kell a tanulónak, hogy a
feladatot az előírásoknak, utasításoknak megfelelően végezze. Az ettől való eltérés hiba lehet.
Az elméleti ismeretek számonkérése írásban is történhet. Az írásbeli számonkérés irányulhat a
dokumentum- és iratkezelés témaköréhez kapcsolódó fogalmak értelmezésére, a folyamat leírására,
rendezésére, valamint az egyes munkafázisok értelmezésére, ill. feladatleírására, a feladat elvégzését
73
támogató eszközök ismertetésére stb. Ilyen típusú feladatok esetén az értékelés módját, mikéntjét a
pedagógus határozza meg a feladatlap készítésekor.
Ajánlott irodalom (elsősorban tanárok számára)
A tananyagegység/tananyagelem teljes szakmai anyagát magában foglaló tankönyv, segédanyag vagy
szakirodalom sajnos nem áll rendelkezésünkre. A szakmai tapasztalat, a munkahelyi (intézményi)
gyakorlat, illetőleg a különböző cégektől kért – nem bizalmas vagy titkos – dokumentumok jó
szolgálatot tesznek a tananyag oktatása során.
Néhány - a tananyagot csak részben érintő – szakirodalom elsősorban pedagógusok számára:
Bakk Gyuláné: Hivatása titkárnő. Kiadó: Pedellus Tankönyvkiadó Kft.
Balla Katalin: Ügyiratkezelői kézikönyv a közfeladatot ellátó szervek részére. Az e-
közigazgatás alapja. ÖNkorPRess Kiadó, 2007.
Balla Katalin-Dr. Haraszti Viktor: Az ügyiratkezelés folyamata és az iratok
tárolásának általános szabályai. Trainex , Budapest, 2006.
Freisinger Edéné: Irodai ügyvitel. Nemzeti tankönyvkiadó, 2001.
Kossáné Prókay Katalin: Amit a korszerű irodai munkához ismerni érdemes…
(kézikönyv). Kiadó: Stíl Stúdió, 2007.
Sille István: Titkári kézikönyv. KJK-KERSZÖV, Bp., 2000
Sille István-Gargya Mária: Menedzserasszisztensek, titkárnők, titkárok kézikönyve.
Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, Budapest, 1997.
Titkárságvezetők, menedzserasszisztensek kézikönyve. Raabe Kiadó, Bp. 2000.
Személyi feltételek
A modul elméleti ismereteinek oktatását az ügyviteli (gyorsírás és gépírás) szakos tanár tudja a
legnagyobb szakértelemmel ellátni. Az ügyviteli szakos tanár főiskolai tanulmányai során a
dokumentumkezelés ismereteit külön modulként tanulta (l. ügyviteli ismeretek részeként), melyet a
szakmai/irodai gyakorlat során a különböző cégeknél valós körülmények között tanulmányozhatott.
Tárgyi feltételek
- számítógépterem,
- hálózatba kötött, internet-elérési lehetőséget biztosító számítógépes munkahely minden
tanuló számára,
- a dokumentumok kezeléséhez szükséges irodai eszközök, nyomtatványok, segédanyagok
(postakönyv, iktatókönyv- vagy karton, átadóokmány stb.), tárolóeszközök és –helyek.
74
2.4. Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység – Ügyviteli szoftverkezelés
Tananyagegység: Számítástechnikai alkalmazások
Tananyagelem: Ügyviteli szoftverkezelés 22/66 óra
Szakmai tartalom (tananyag)16 Javasolt óraszám
A rendelkezésre álló irodai dokumentumkezelő szoftver szolgáltatásainak megfelelően:a dokumentumkezelő funkcióinak megismerése és a programindítás gyakorlása. 2/6
Érkeztetés (küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető száma stb.). 2/6
Iktatás (iktatószám, iktatás időpontja, iktató neve, tárgy meghatározása stb.).2/6
Az iratok előzménye, kikeresése, azonosítása. Mellékletek.2/6
Küldemény továbbítása (a továbbítás időpontja, módja, adathordozója stb.), címzett vagy küldő megnevezése, azonosító adatai stb.
2/6
Kezelési feljegyzések, határidő jelölése.2/6
Irattározás, (irattári tételszám, irattárba helyezés időpontja stb.)2/6
Ügyiratok előállítása, digitalizálása.2/6
Ügyiratok rendezése különböző műveletek szerint.2/6
Ügyiratokkal támogatott munkafolyamat szerkesztése, nyomon követése, határidő-kezelés.2/6
Belső információáramlás támogatása (üzenet, értesítés, feljegyzés készítése, küldése).2/6
A tananyagelem oktatásának célja, megismertetni a tanulóval egy elektronikus dokumentumkezelő
rendszert, annak funkcióit, kezelési, alkalmazási módját, hogy képes legyen a papíralapú és
elektronikus iratok útjának nyomon követésére egy erre alkalmas szoftver kezelése révén.
Oktatás-módszertani javaslat
Sokan vélik úgy, hogy a szervezetek soha nem álltak még annyi kihívás előtt az adat-, információ- és
dokumentumkezelés tekintetében, mint mostanában. E nehézségek egyike a dokumentumokban
megtestesülő hatalmas tömegű információ kezelése – beleértve az előállítást, disztributálást-
megosztást, archiválást, tárolást és visszakeresést. A múltban a hivatalos dokumentumok papírban
testesültek meg, és az első elektronikus dokumentumkezelő rendszerek ezek menedzselésének
támogatására alakultak ki. Napjainkban azonban együtt él a papíralapú és elektronikus iratok
16 A tananyagelemnél jelzett szakmai tartalom csak tájékoztató jellegű, a tananyagot jelentősen befolyásolja az alkalmazott dokumentumkezelő szoftver működése.
75
sokasága. Az új elektronikus dokumentum-formátumokat számosan különböző szoftverekkel,
alkalmazásokkal hozzák létre, tartják nyilván. Ma még sok cég nem engedheti meg magának – olykor
iratforgalma alapján nincs is rá szükség –, hogy nagy értékű szoftver beszerzésére költsön. Eddig az
oktatási gyakorlatban sem volt elterjedt, hogy a hagyományos dokumentumkezelési ismereteket
ügyviteli szoftverkezeléssel egészítettük volna ki. Rohamos terjedése következtében azonban az
alkalmazás oktatási anyagba történő beemelése is fontossá vált.
„A XXI. század küszöbén már nem kétséges, hogy az elektronikus iratkezelés bevezetése nemcsak
számos előnnyel jár, hanem egyenesen elkerülhetetlen.. A bejövő, belső és kimenő iratok gyors és
hatékony rendszerezése, a visszakereshetőség biztosítása elengedhetetlen ahhoz, hogy az ügyintézési
folyamatainkat gyorsabbá, hatékonyabbá kívánjuk tenni.”17
Az Ügyviteli szoftverkezelés és a Dokumentumkezelési ismeretek két tananyagelemet együtt célszerű
kezelni: elmélet és gyakorlat, ill. hagyományos és elektronikus munkaműveletek egységében.
Természetesen az Ügyviteli szoftverkezelés tananyagelem a Dokumentumkezelési ismeretek után
következhet, de szükséges hozzá táblázat- és adatbázis-kezelési ismeret is.
A tananyagelemre szánt gyakorlati óraszámok jelentősen eltérnek az Irodai asszisztens és az
Ügyviteli titkár szakképesítésekben. Ez befolyásolja a dokumentumkezelő szoftver szolgáltatásainak
megismerését, illetőleg kezelésének szintjét. Az Irodai asszisztens szakképzésben rendelkezésre álló
alacsonyabb óraszám más modulban – pl. 2.3/1613-06 Az adat- és információfeldolgozás ismeretei,
valamint 2.4/1613-06 Az adat- és információfeldolgozás gyakorlata – kibővíthető, ill. az ismeretek
és a gyakorlat elmélyíthető, vagy a szabad sáv terhére közelíthető a két képzésben.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszert a tanárnak is meg kell ismernie, s kezelésében kellő
gyakorlatot kell szereznie. Nem elegendő, ha az oktatás csak a program kezelésének ismertetéséből,
bemutatásából áll, a tanárnak igyekeznie kell életszerű feladatokon keresztül megismertetni a
program dokumentumkezelési funkcióit. Az ügyviteli szoftverek csomagjához a termékértékesítő
cégek részletes leírást vagy elektronikus tanulási csomagot is adnak, de a „betanuláshoz” lehet kérni a
közvetlen segítségüket is.
Ajánlott feladatok és értékelésük
A dokumentumkezelési szoftver működéséhez, alkalmazásához szükséges feladatokat a tanár a
program funkcióinak, szolgáltatásainak, működtetésének ismeretében tudja összeállítani, s ennek
megfelelően az értékelési szempontokat is meghatározza.
Ajánlott irodalom17 Balla Katalin: Ügyiratkezelői kézikönyv a közfeladatot ellátó szervek részére. Az e-közigazgatás alapja. ÖNkorPRess Kiadó, 2007. 127. p.
76
A dokumentumkezelő szoftver kézikönyve, a rendszer funkcióit, működését leíró használati
útmutatója.
Személyi feltételek
A tananyagelem legkompetensebb oktatója: legalább a számítástechnikai alapismeretekben és
gyakorlati alkalmazásukban járatos, az intézmény rendelkezésére álló dokumentumkezelő szoftver
működését ismerő és a hagyományos dokumentumkezelés ismereteivel, oktatási tapasztalatával
rendelkező – ügyviteli szakos – pedagógus.
Tárgyi feltételek
A tananyagelem oktatásához a képzőintézményeknek rendelkezniük kell oktatásra is alkalmas
ügyviteli, ill. dokumentumkezelő szoftverrel. Olyan szoftver beszerzése ajánlott, amely lehetőleg:
a papíralapú és elektronikus iratokat – a keletkezéstől, beérkezéstől az irattárig – egyaránt végig
tudja kísérni, mintegy vezérli a dokumentum útját;
a hagyományos dokumentumkezelés munkafázisainak megfelelő megoldásokat kínálja;
alkalmas papíralapú és elektronikus dokumentumok, napi ügyek, feladatok hatékony számítógépes
támogatására; a dokumentumok nyilvántartásba vételére, a velük elvégzendő munka végzésére;
valamint a kapcsolódó egyéb munkafolyamatok támogatására is kínál megoldást (pl. adatok, címek,
nyilvántartási számok, határidők, előzmények lekérdezése, gyors visszakeresése, iratok iktatása,
archiválása stb.).
Nem feltétlenül szükséges, hogy az ügyviteli, dokumentumkezelő szoftver valós – munkahelyi
körülmények között – irodai munkafolyamatokra legyen alkalmas, de a legalapvetőbb
dokumentumkezelési funkciókra lehetőleg használható legyen, pl.:
iratkezelési funkciók
- érkeztetés (küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető száma),
- iktatás (iktatószám, iktatás időpontja)
- küldemény továbbításának időpontja, módja, adathordozója,
- a címzett vagy küldő megnevezése, azonosító adatai,
- a tárgy meghatározása,
- az ügyintézéssel megbízott egység vagy az ügyintéző neve,
- az iratok előzménye, utóiratok iktatószáma,
- mellékletek (jelölése, darabszáma),
- kezelési feljegyzések, határidő jelölése,
- irattározás, (irattári tételszám, irattárba helyezés időpontja)
ügyviteli funkciók
77
- ügyiratok rendezése műveletek szerint,
- munkafolyamat szerkesztése, nyomon követése,
- határidő-kezelés;
belső információáramlás támogatása – üzenet, értesítés, feljegyzés készítése, küldése;
dokumentumok digitalizálásának támogatása.
A tananyagelem oktatása csak számítógépteremben folyhat, ahol a dokumentumkezelő szoftver
futtatásához megfelelő számítástechnikai háttér áll rendelkezésre. A szoftver kezelésének gyakorlata
akkor lesz hatékony, ha az oktatás kis csoportban (10-12 fő) folyik, hiszen a tanár így tud figyelni és
érdemben segíteni a tanulóknak. Nagyobb csoportlétszám esetén projektoros kivetítőn követhetik
nyomon a tanár utasításainak és az általa is végzett/bemutatott lépéseknek megfelelően a műveleteket.
78
IV. A vizsgafeladat
1. A vizsgafeladat (vizsgarész) leírása a szakmai és vizsgakövetelmény alapján
1.1. A vizsgafeladat leírása
A hozzárendelt szakmai követelménymodul azonosítója és megnevezése:
1618-06 Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában
A hozzárendelt 1. vizsgafeladat:
Belső ügyirat készítése számítógépen, importált szöveg szerkesztésével, táblázat, grafikon
beillesztésével, iktatószám, címzett neve, címe lehívásával a célirányos szoftverből,
kinyomtatva.
A hozzárendelt jellemző vizsgatevékenység: írásbeli
Időtartama: 120 perc
A vizsgarészben az egyes feladatok aránya: 1. feladat 100%
A vizsgafeladat aránya a szakmai vizsga egészében:
- Irodai asszisztens: 15%
- Ügyviteli titkár valamennyi elágazásában: 15%
A vizsgafeladat értelmező részletezése a vizsgázó szempontjából:
- belső ügyiratot készít,
- szöveget importál,
- szöveget szerkeszt,
- táblázatot, grafikont illeszt be,
- iratkezelési adatokat „lehív” célirányos szoftverből ügyviteli szoftvert használ,
- nyomtat.
79
1.2. A vizsgafeladat megjelenítése a modultérképen
1618-06 modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában (255/350 óra)
Feladatprofil Tulajdonságprofil Vizsgafeladat
Szakmai kompetenciák Szakmai készségek Személyes, társas és módszerkomptenciák
Kezeli a beérkező dokumentumokat a helyi szabályozás szerint
A dokumentumok főbb típusai, jellemzői
A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének szabályai
A biztonságos adathasználat szabályai
A szervezet belső iratai
A dokumentumok rendszerezésének követelményei; szabályai
A dokumentumok kezelésének folyamata
Dokumentumkezelés hagyományosan és elektronikusan
IT alapismeretek
Operációs rendszer ismerete
Szövegszerkesztés
Táblázatkezelés
Adatbázis-kezelés
Információs kommunikáció
Ügyviteli szoftverek használata (pl. iktatóprogram, határidőnapló, névjegy)
Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc)
Komplex eszközhasználati képességek, készségek
Látás
Pontosság
Mozgáskoordináció (testi ügyesség
Irányíthatóság
Ismeretek helyénvaló alkalmazása
Figyelem-összpontosítás
Kontroll (ellenőrzőképesség)
Rendszerező-képesség
Belső ügyirat készítése
számítógépen, importált szöveg
szerkesztésével, táblázat, grafikon
beillesztésével, iktatószám,
címzett neve, címe lehívásával a
célirányos szoftverből,
kinyomtatva.
Dokumentálja az iratkezelési folyamatotKimenő dokumentumokat előkészíti a továbbításraIratkezeléshez szükséges eszközöket kezelHatáskörének megfelelően leltározKözreműködik az iratanyagok selejtezésébenElkészíti a szervezet belső iratait (pl. jegyzőkönyv, feljegyzés, emlékeztetőKimutatásokat, táblázatokat készít táblázatkezelő programmalAdatbázisokból adatokat lekérdez, egyszerűbb szűréseket végez
80
1.3. A vizsgafeladat elemeinek és a hozzá kapcsolódó kompetenciák megjelenítése tantárgyelemekhez rendelve
Jellemző Feladatelem
Igényelt kompetenciák TananyagelemSzakmai ismeretek Szakmai készségek Tulajdonságok18
Belső ügyiratot készít
A dokumentumok főbb típusai, jellemzői
A szervezet belső iratai
Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc)
Látás
Pontosság
Mozgáskoordináció (testi ügyesség
Irányíthatóság
Ismeretek helyénvaló alkalmazása
Figyelem-összpontosítás
Kontroll (ellenőrzőképesség)
Rendszerező-képesség
3.1/1618-06 Belső ügyiratok készítése3.2/1618-06 Dokumentumkészítés a gyakorlatban3.3/1618-06 Jegyzőkönyv készítése
Szöveget importál A
dokumentumok rendszerezésének követelményei; szabályai
IT alapismeretek
Operációs rendszer ismerete
2.0/1617-06 Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység elemei
Szöveget szerkeszt
A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének szabályai
A biztonságos adathasználat szabályai
Szövegszerkesztés
2.0/1617-06 Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység elemei
Táblázatot, grafikont beilleszt A
dokumentumszerkesztés elemei, készítésének szabályai
Táblázatkezelés
2.2/1618-06 Táblázatkezelés és2.4/1618-06 Táblázatkezelés a gyakorlatban
18 A feladat megoldása során elemeire nem bontható kompetenciák81
Iratkezelési adatokat „lehív” célirányos szoftverből ügyvi-teli szoftvert használ
A dokumentumok kezelésének folyamata
Dokumentumkezelés hagyományosan és elektronikusan
Adatbázis-kezelés
Információs kommunikáció
Ügyviteli szoftverek használata (pl. iktatóprogram, határidőnapló, névjegy)
1.1/1618-06 Dokumentumkezelési ismeretek2.1/1618-06 Ügyviteli szoftverkezelés, esetleg2.3/1618-06 Adatbázis-kezelés és2.5/1618-06 Adatbázis-kezelés a gyakorlatban
Nyomtat Komple
x eszközhasználati képességek, készségek
2.0/1617-06 Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység elemei 3.0/1617-06 Ügyviteli eszközök tananyagegység eleme
14. táblázat
82
A vizsgafeladat elemzését (leírását) tartalmazó táblázat jól mutatja, hogy a tanulónak komplex
feladatot kell megoldania, felhasználva – építve – a korábban, más modulban elsajátított ismereteire.
a) Belső ügyiratot készít
A vizsgafeladat tartalmában és formájában jellemző belső ügyirat készítését írja elő. Mivel ez az
iratcsoport számtalan – munkahelyi szokásokon alapuló – formai és tartalmi (elnevezését illetően
is) lehetőséget kínál, ezért nem célszerű egyetlen formai és/vagy változatot kiválasztani
vizsgaformára. A szerkesztési feladat ugyanis lehetővé teszi, hogy konkrét utasításokban,
feladatokban fogalmazzuk meg az iratot jellemző tartalmi és formai műveleteket. L. pl.
„Készítsen emlékeztetőt, javaslatot, beszámolót… stb.” A formára vonatkozóan a szerkesztési
feladatok pontos meghatározásával, ill. sablon csatolásával egyértelművé tehető a forma
kialakításának követelménye.
b) Szöveget importál
A művelet alapvetően szöveges fájl betöltését, beillesztését kívánja meg az iratdokumentum
meghatározott helyére. A szöveges fájl terjedelme kb. 1200-1500 karakter lehet, ami megfelel a
gyakorlati életben is előforduló belső irat terjedelmének. Előállítása többféle lehet, pl.:
- A tanulónak a szöveget – folyamatosan írt, nyomtatott formátumú szöveget (l. tömb
formátum) tartalmazó feladatlapról – be kell gépelnie. Ez – figyelembe véve a tanuló
gépírási készségének (l. szakmai kompetencia) szintjét – percenként 150 leütéses
sebességgel készül, ami a szöveg terjedelmétől függően 8-10 percet igényel a 120 perces
vizsgafeladatból.
- A tanulónak a szöveget diktálás után kell begépelnie. A diktálás sebessége – a gépírási
szintnek megfelelő (l. 150 leütés/perc), vagy kevéssel alatta lehet (l. 120 leütés/perc). A
feladat szaktanár közreműködését feltételezi.
- A tanuló készen kap elektronikus formában ún. „nyers” szöveget, amelyet meghatározott
helyről kell beillesztenie az irat megfelelő helyére.
- Természetesen lehetséges a fenti feladatok kombinációja is.
A szöveg előállítására vonatkozóan a javasolt vizsgafeladat az első változatot tartalmazza, hiszen
a vizsgafeladat gyakorlatorientált jellege ezt a változatot támasztja alá leginkább (l. a vizsga-
feladatnak a munkatevékenység egy jellemző feladatát kell megjeleníteni).
c) Szöveget szerkeszt
A tanult operációs rendszer és szövegszerkesztő program funkcióinak és működésének
ismeretében a legáltalánosabb és a gyakorlati életben előforduló iratok jellemző formázási,
szövegszerkesztési műveleteinek végrehajtását igényli a tanulótól. A munkatevékenység
jellemzői alapján az iratok szerkesztéséhez, formázásához az utasításokat feladat(sor)szerűen
kapja a tanuló, s ennek megfelelően hajtja végre. A feladatsor kitér – pontos paraméterek,
alkalmazási műveletek meghatározásával – az irat valamennyi formai elemére, ennek hiányában
értelemszerűen az iratkészítésre vonatkozó formai szabályokat, ill. a sablonban jelzett
megoldásokat kell alkalmazni.
d) Táblázatot, grafikont beilleszt
A művelet a táblázatkezelés ismereteit kívánja meg. A beillesztés – l. a „szöveget importál”
műveletelem esetén – nem csupán a „beillesztést” jelenti, feltételezi a táblázat és/vagy grafikon
létrehozását is. Az előállítására vonatkozóan l. a „szöveget szerkeszt” művelet leírását.
e) Iratkezelési adatokat „lehív” célirányos szoftverből
A művelet ügyviteli szoftver használatát igényli, elsősorban az irat iktatószámának, a címzett
nevének, címének kiválasztásához. Ehhez szükséges, hogy a tanult/használt ügyviteli szoftver
adatbázisát a meghatározott adatokkal előzetesen feltöltsük, de a vizsgarész feladata irányulhat az
adatbázis feltöltésére is.
A „célirányos” szoftver használatára vonatkozó feladat némileg ellentmond a gyakorlati
eljárásoknak. A belső iratokat ritkán küldik névre szólóan, s legfeljebb „Helyben” címzéssel
látják el – ezt leginkább körlevélkészítővel lehetne megoldani, de ez nem tananyaga a modulnak.
Áthidaló megoldásként ajánljuk, hogy a vizsgafeladat részműveletének megoldásához legyen
elegendő az iratokhoz szükséges adatok adatbázisszerű megjelenítése (l. irat iktatószáma, a címzett –
alegység megnevezése, vezető – neve, beosztása). A javasolt vizsgafeladat – ügyviteli szoftvertől
függetlenül – adatbázisban megjelenített adatok kiválasztására utal.
f) Nyomtat
A nyomtatási művelet jelentheti az irat papíralapú irathordozón történő megjelenítését, de
esetenként fájlba nyomtatását is.
84
2. Javaslat vizsgafeladatra
2.1. A vizsgafeladat leírása (l. szövegszerkesztés)
Ön a KARAKTER Informatikai Szolgáltató Kft. titkárságának ügyintézője. Az alábbi feladatoknak megfelelően készítse el Tóvári Elemér ügyvezető igazgató utasítását!
1. Készítsen egy mappát (könyvtárat) Saját nevén a vizsgaszervező által megadott helyre! Ebbe a mappába másolja át a vizsgaszervező által megadott helyről, a Vizsga nevű mappából a következő fájlokat:
- ….jpg (l. kép)- ….mdb (l. adatbázis)- ….xls (l. táblázat)
2. Indítsa el a Word szövegszerkesztő programot, nyisson egy új dokumentumot, és mentse el az előzőleg létrehozott mappába Saját név.doc fájlként!
3. Ebbe a dokumentumba gépelje be a mellékelt feladatlapon lévő szöveget! Ügyeljen a hibátlan gépelésre, alkalmazzon automatikus elválasztást! Ne feledkezzen meg a rendszeres mentésről!
4. A teljes dokumentumra vonatkozóan állítsa be a margókat az alábbi értékekkel:- bal margó: 2,5 cm,- jobb margó: 2 cm,- alsó és felső margó: 3-3 cm- az élőfej és élőláb távolsága a lapszéltől: 1,5-1,5 cm
5. A dokumentum betűtípusa: Arial; mérete: 11 pt., a karakter stílusa: normál legyen! Az ettől eltérő beállításokat a megfelelő helyen jelezzük!
6. Készítsen élőfejet a következő adatokkal:- KARAKTER Informatikai Szolgáltató Kft. - Debrecen, Simai út 64.- Telefon: 40/526-544- Honlap: www.karakter.hu
7. Az élőfejben a fenti adatokat rendezze egymás alá középre – külön sorban helyezze el a „KARAKTER” cégelnevezést! A cég megnevezésének két adatsora legyen: Arial 12 pt. félkövér karakterű, a további adatok: Arial 10 pt, félkövér és dőlt karakterűek!
Az élőfej utolsó sora alatt közvetlenül 1,5 pt. vastagságú folyamatos szegélyvonalat helyezzen el, és utána állítson be 24 pt.-os térközt!
Az élőfejben, a bal margóhoz illessze be a Vizsga mappából a … képet! A kép mérete megegyezik az élőfejben elhelyezett adatok magasságával. A kép rögzített méretarányú legyen, nem takarhatja a szegélyvonalat!
8. Készítsen élőlábat! A bal margóhoz igazítva, Times New Roman 10 pt. dőlt karakterekkel írja be a saját nevét; jobb margóhoz igazítva Times New Roman 10 pt. normál, kiskapitális karakterekkel írja be: <Szigorúan bizalmas!>!
9. A címzett nevének és beosztásának, valamint az irat soron következő iktatószámának megkereséséhez használja a Vizsga mappában található …. adatbázist! Az adatbázisban szereplő egységek közül válasszon ki egyet, akivel az elmúlt 6 hónapban, legalább 1 év időtartamú tanulmányi szerződést kötöttek! Illessze be a címzés helyére: az egység megnevezését, alá az egységvezető nevét, alá a beosztását, majd 12 pt. távolságra aláhúzva a <Helyben> helységnevet helyettesítő megnevezést!
85
Az egység megnevezését félkövér karakterrel emelje ki!
10. Az iktatószám a címzés első sorával egy sorban a jobb margóhoz kerüljön, alá ügyintézőként a saját nevét írja be!
11. A tárgyat tüntesse fel, előtte 12 pt., utána 24 pt. térközt hagyjon! A tárgy szót a levelezési szokásoknak megfelelően – aláhúzással – emelje ki! A tárgy megnevezése: <Vezetői utasítás> legyen!
12. Illesszen be – az információközlés tartalmának megfelelő – megszólítást, a bekezdésalkotásnak megfelelően balra zártan!
13. A szöveget tagolja – értelemszerűen bekezdésekre! A bekezdéseket kezdje a bal margónál és közöttük 12 pt.-os térközt hagyjon! A bekezdések sorai sorkizártak legyenek!
14. A szöveg kettőspont utáni részét „A szigorú intézkedésre…” kezdetű mondatig számozott felsorolásként tagolja bekezdésekre! Alkosson 3 bekezdést – egy-egy bekezdésen belül több mondat lehet! A számozás balról 1 cm-re, a függőleges behúzás 2 cm-re kezdődjön!
15. Alkalmazzon kiemeléseket:- a „tanulmányi szerződések” kifejezést a szövegben mindenhol dőlt karakterre módosítsa, - a társaság alegységeinek megnevezését dőlt és félkövér,- az utasítás hatályba lépésének időpontját félkövér karakterrel emelje ki!
16. Az utasítás a mai napon készül! A keltezés előtt 12 pt. távolságot hagyjon, és a levelezés udvariassági szabályainak megfelelő formában tüntesse fel!
17. A levelet az ügyvezető igazgató írja alá!
18. Tüntesse fel a mellékletet is, megnevezésével együtt!
19. A táblázatot - elkészítése után - csatolja az irathoz új oldalra!
20. Nyissa meg az Excel programot, s a következő adatokkal és a feladatleírás szerint készítse el a táblázatot, végezze el a kimutatáshoz a számításokat és formázásokat és készítsen grafikont! A meghatározott paramétereknek megfelelő táblázatot– külön lapon elhelyezve – mellékelni kell az irathoz!
A továbbiakban hasonló részletességgel kell – 50 pont – megadni a táblázat és grafikon készítéséhez az utasítást, s a feladat szerint mellékelni a belső irathoz!
86
Szövegmelléklet irat készítéséhez
Értesítem, hogy 2007. november 19-étől a tanulmányi szerződések
kötéséről az alábbiak szerint rendelkezem: A társaság nevében
kötelezettséget minden esetben csak a cég erre felhatalmazott
képviselői vállalhatnak. A jövőben vonatkozik ez a tanulmányi
szerződésekre is, függetlenül attól, hogy a szerződést valamely
szervezeti egység saját dolgozójával kívánja megkötni. A
szerződéskötést, a megállapodást megkötni szándékozó szervezeti
egység felelős vezetője kezdeményezheti oly módon, hogy a szerződést
kötő dolgozójával együttműködve elkészítik a szerződéstervezetet, és
azt a szükséges mellékletekkel ellátva - jogi ellenjegyzés céljából
- átadják a Jogi és Szabályozási Irodának. Az iroda köteles a
szerződéstervezetet 3 munkanapon belül véleményezni. Az általa
javasolt módosításokat, a szerződést kezdeményező egység vezetője
köteles átvezetni a szerződés tervezetén és azt elektronikus úton
ismételten visszajuttatni a Jogi és Szabályozási Irodába. Tanulmányi
szerződések aláírására is az ügyvezető igazgató, távollétében az
általános vagy a stratégiai igazgatóhelyettes jogosult. A szigorú
intézkedésre azért került sor, mert a Gazdasági Igazgatóság
kimutatása szerint - a részletes kimutatás mellékelve - az elmúlt
gazdálkodási évben megkötött tanulmányi szerződésekkel a társaságunk
indokolatlanul nagy pénzügyi terhet vállalt. Kérem az utasításban
foglaltak maradéktalan betartását.
Ajánlott feladat megoldási javaslata (l. alább)
87
2.2. Javaslat vizsgafeladat értékelésére (l. szövegszerkesztés része)
Feladat megnevezése Feladat sorszáma
Feladat pontszáma
Tanuló pontszáma
Mappát készít Saját nevén a megadott helyre 1 1
Fájlok másolása Vizsga nevű mappából a meghatározott helyre 1 1
Dokumentumot ment Saját nevén a meghatározott mappába 2 1
Szöveg begépelése – hibánként 2 pont levonás 3 10
Alkalmazza az automatikus elválasztást 3 1
Margók beállítása 4 4
Karakterek beállítása 5 3
Élőfej készítése:
- adatbevitel 6 2
- adatok egymás alá és középre rendezése 7 2
- élőfejben karakterek beállításai 7 2
- szegélyezés és térköz beállítása 7 2
- kép beillesztése 7 2
- kép méretezése 7 1
Élőláb kialakítása 8 4
Címzett adatainak megkeresése, lehívása és beillesztése 9 6
Helyben beírása, formázása 9 1
A címzés karakterjellemzőinek beállítása 9 2
Iktatószám megkeresése, sorszámozása és beírása/beillesztése 10 5
Ügyintéző elhelyezése 10 1
Tárgy elhelyezése 11 3
Megszólítás beillesztése 12 1
Bekezdések kialakítása 12 4
Felsorolás kialakítása 13 4
Kiemelés 15 3
Keltezés elhelyezése 16 1
Aláírás, beosztás 17 1
Melléklet elhelyezése 18 1
Melléklet másolása új oldalra 19 2
Iratszerkesztés összesen 50
A feladatrész további pontjai – 50 pont – a táblázatkészítéshez kapcsolódik.
88
Marketingosztály Iktatószám: Sz-56/2007.Rendes András osztályvezető Ügyintéző: <Saját név>
Helyben
Tárgy: Vezetői utasítás
Tisztelt Egységvezetők!
Értesítem Önöket, hogy 2007. november 19-étől a tanulmányi szerződések kötéséről az alábbiak szerint rendelkezem:
1. A társaság nevében kötelezettséget minden esetben csak a cég erre felhatalmazott képviselői vállalhatnak. A jövőben vonatkozik ez a tanulmányi szerződésekre is, függetlenül attól, hogy a szerződést valamely szervezeti egység saját dolgozójával kívánja megkötni.
2. A szerződéskötést, a megállapodást megkötni szándékozó szervezeti egység felelős vezetője kezdeményezheti oly módon, hogy a szerződést kötő dolgozójával együttműködve elkészítik a szerződéstervezetet, és azt a szükséges mellékletekkel ellátva - jogi ellenjegyzés céljából - átadják a Jogi és Szabályozási Irodának. Az iroda köteles a szerződéstervezetet 3 munkanapon belül véleményezni. Az általa javasolt módosításokat, a szerződést kezdeményező egység vezetője köteles átvezetni a szerződés tervezetén és azt elektronikus úton ismételten visszajuttatni a Jogi és Szabályozási Irodába.
3. Tanulmányi szerződések aláírására az ügyvezető igazgató, távollétében az általános vagy a stratégiai igazgatóhelyettes jogosult.
A szigorú intézkedésre azért került sor, mert a Gazdasági Igazgatóság kimutatása szerint – a részletes kimutatás mellékelve – az elmúlt gazdálkodási évben megkötött tanulmányi szerződésekkel a társaságunk indokolatlanul nagy pénzügyi terhet vállalt.
Kérem az utasításban foglaltak maradéktalan betartását.
Helyben, 2007. november 11.
Tóvári Elemérügyvezető igazgató
Melléklet: kimutatás tanulmányi szerződésekről