1618-06 modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában ... · javasolt óraszáma Tananyagegység neve óraszám Gépírás és iratkészítés (366 óra) Gépírás és

MÓDSZERTANI SEGÉDANYAG

a Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában (modul száma: 1618-06)

modul pedagógiai megközelítéséhez

Készítette: Jakabné dr. Zubály Anna

szakértő

2007.

2

Tartalomjegyzék

Tartalomjegyzék .................................................................................................................................. 2

A módszertani segédanyag célja .......................................................................................................... 3

I. A modul helye, kapcsolódási pontjai ................................................................................................ 5

1. A modul helye a szakmai képzésben ......................................................................................... 5

2. A modul illeszkedése a tantárgy- és tananyagstruktúrába ......................................................... 6

3. A vizsgált modul – szakmai és vizsgakövetelmény szerinti - leírása ...................................... 11

4. A vizsgált modul kapcsolódása más modulokhoz ................................................................... 12

4.1. A vizsgált modul előzménye .............................................................................................. 12

4.2. A vizsgált modul további kapcsolódása az Irodai asszisztens szakképesítés programjában13

4.3. A vizsgált modul további kapcsolódása az Ügyviteli titkár szakképesítés programjában . 14

4.4. Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a feladatprofilban ........................... 15

4.5. Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a szakmai ismeretek körében ......... 16

II. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei, valamint oktatásszervezési kérdései ........ 17

1. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei ............................................................. 17

2. A modul kapcsolódási pontjai .................................................................................................. 19

2.1. A modul szakmai tartalma, illeszkedése az oktatás folyamatába ...................................... 19

2.2. A tananyagegységek/tananyagelemek kapcsolódási pontjai ............................................. 21

2.3. Tananyagelemek tanításának egymásra épülése ................................................................ 22

3. A vizsgált modul tananyagának elrendezése .......................................................................... 23

3.1. A modul tananyagrendezésének szempontjai .................................................................... 23

3.2. A modul tananyagának idő- és ütemterve – javaslat az Irodai asszisztens szakképesítés

órakeretével ...................................................................................................................... 25

III. A vizsgált modul oktatás-módszertani kérdései .......................................................................... 26

1. A modul oktatásának célja ....................................................................................................... 26

2. A modul oktatásának tananyagtartalma ................................................................................... 27

2.1. Dokumentumkészítés tananyagegység .............................................................................. 27

2.1.1. Belső ügyiratok készítése ................................................................................................ 31

2.1.2. Jegyzőkönyv készítése ..................................................................................................... 44

2.1.3. Dokumentumkészítés a gyakorlatban .............................................................................. 47

2.2. Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység ............................................................ 55

2.2.1. Táblázatkezelés ............................................................................................................... 56

2.2.2. Táblázatkezelés a gyakorlatban ...................................................................................... 57

2.2.3. Adatbázis-kezelés ............................................................................................................ 58

2.2.4. Adatbázis-kezelés a gyakorlatban ................................................................................... 59

2.3. Dokumentumkezelés tananyagegység ............................................................................... 64

2.4. Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység – Ügyviteli szoftverkezelés ................ 68

IV. A vizsgafeladat ............................................................................................................................ 72

1. A vizsgafeladat (vizsgarész) leírása a szakmai és vizsgakövetelmény alapján ....................... 72

1.1. A vizsgafeladat leírása ....................................................................................................... 72

1.2. A vizsgafeladat megjelenítése a modultérképen ................................................................ 73

1.3. A vizsgafeladat elemeinek és a hozzá kapcsolódó kompetenciák megjelenítése

tantárgyelemekhez rendelve ............................................................................................. 74

2. Javaslat vizsgafeladatra ............................................................................................................ 77

2.1. A vizsgafeladat leírása ....................................................................................................... 77

2.2. Javaslat vizsgafeladat értékelésére ..................................................................................... 80

3

A módszertani segédanyag célja

A segédanyag célja, hogy a moduláris és kompetencia alapú szakképzési anyag szakmai és

vizsgakövetelményeinek, valamint központi programjainak értelmezéséhez, pedagógiai feldolgo-

zásához nyújtson segítséget egy modul, a 1618-06 Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában

modul bemutató elemzésével.

A módszertani anyag végigvezeti a pedagógust a modul helyének, kapcsolati rendszerének

bemutatásán, javaslatot ad az egyes elemek szakmai tartalmának meghatározásában, ill. oktatás-

módszertani kérdéseiben. Az elemzés segítséget kíván nyújtani a modul bemutatása kapcsán:

- a tanári munka hatékonyságának növeléséhez,

- az oktatók számára a modul értékrendjének közvetítéséhez,

- a modul tananyagegységekben, tananyagelemekben megjeleníthető szakmai tartalmának

meghatározásához,

- a tananyag feldolgozására szánt tanítási órák számának meghatározásához,

- a modul tananyagelemeiben megfogalmazott tananyag közvetítése során alkalmazható –

szakmaspecifikus és tanulócentrikus – módszerek kiválasztásához,

- az elméleti és gyakorlati tanórák eredményes megtartásához szükséges tárgyi eszközök

meghatározásához,

- a tanulók önálló vagy a tanár által irányított feladatainak összeállításához,

- a feladatok értékelési szempontjainak kialakításához,

- a tanári (esetleg tanulói) munkát segítő szakirodalom bemutatásához,

- a szakmai vizsga tartalmának, formájának, vizsgafeladatának, értékelésének áttekintéséhez,

- a modul kompetencia alapú minőségbiztosítási rendszerének kialakításához.

A modul szakmai tartalmának – l. feladatprofil, szakmai és tulajdonságkompetenciák, vizsgafel-

adatok leírásának – értelmezése és elemzése közvetlenül a tananyag tervezéséhez, a modul oktatási

folyamatban történő ütemezéséhez, kapcsolódási pontjainak megkereséséhez hasznosítható. A

csatolt táblázatok ennek szemléletes megjelenítését teszik lehetővé.

Az egyes tananyagegységek, tananyagelemek a szakmai és tulajdonságkompetenciák alapján

szakmai (tantárgyi) tananyagleírásokat mutatnak be. A módszertani segédanyag kiemeli az egyes

tananyagegységek oktatásának – szakmai és vizsgakövetelményen alapuló – célját, oktatás-

módszertani kérdéseit. Javaslatokat fogalmaz meg a személyi és tárgyi feltételekre vonatkozóan,

4

szakirodalmi ajánlásokat tesz a pedagógusok számára. A tananyagegységhez kapcsolódó feladatok

– külön fejezetben kiemelve a vizsgafeladatokat – feldolgozási javaslatok, az értékelési módok

csak ajánlások, ötletet kívánnak adni a pedagógus számára a szakmai tartalom feldolgozásához, a

feladatok értékeléséhez – különös tekintettel az ügyviteli szakterületre.

Külön kell hangsúlyozni, hogy a modul oktatása, értelmezése kapcsán kiemelten fontos a

modularitás és kompetencián alapuló ismeretközlés, azaz a pedagógus „tantárgyközi” szemlélete,

ill. a modulok, tananyagegységek, tananyagelemek kapcsolatát szem előtt tartó szemlélet és

gyakorlat követése. A vizsgált modult egy adott szakképesítés (l. Irodai asszisztens, Ügyviteli

titkár) teljes képzési rendszerében kell elhelyeznünk, amelynek során építünk a megszerzett

ismeretekre, és az oktatási folyamatban alkalmazzuk is a vizsgált modult megelőző - a modul

egészében vagy egyes elemeiben elsajátított - ismereteket (pl. gépírást az iratkészítés adatbevite-

léhez; a számítástechnikai alapismereteket a táblázatkezeléshez stb.).

5

I. A modul helye, kapcsolódási pontjai

1. A modul helye a szakmai képzésben

A 1618-06 Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában megnevezésű modul az alábbi szakké-

pesítések szakmai és vizsgakövetelményeinek része, ily módon alapmodulnak is tekintendő.

Ebből következően olyan feltételrendszert tartalmaz, amely az ügyviteli szakmai terület és

szakképesítés egészére jellemző követelményeket (l. szakmai és vizsgakövetelmények) jelenít

meg.

Irodai asszisztens (a. sz.: 33 346 01 1000 00 00)

Gépíró (a. sz.: 33 346 01 0100 31 01) részszakképesítés

Gépíró és szövegszerkesztő (a. sz.: 33 346 01 0100 31 02) részszakképesítés

Beszédleíró gyorsíró (a. sz.: 33 346 01 0001 52 01) ráépülés

Jegyzőkönyvvezető (a. sz.: 33 346 01 0001 52 02) ráépülés

Ügyviteli titkár (a. sz.: 54 346 01)

Idegen nyelvi titkár (a. sz.: 54 346 01 0010 54 01) elágazás

Iskolatitkár (a. sz.: 54 346 01 0010 54 02) elágazás

Ügyintéző titkár (a. sz.: 54 346 01 0010 54 03) elágazás

A pedagógiai gyakorlat egyik legfőbb feladata az oktatási folyamat megtervezése mind a szakmai

modul, a tananyagegység, ill. a tananyagelemek szintjén, mind pedig az egyes tanítási órák

tekintetében. A tanítási órák szintjén lezajló, ún. interaktív kapcsolat tanár és tanuló között, azaz a

tanítási-tanulási folyamat eredményessége nagyban függ a pedagógus tervező munkájától. A

pedagógiai munka minden elemének és a tanítási-tanulási folyamatban részt vevők (tanár/tanuló)

tevékenységének ellenőrzése és értékelése segít a pedagógiai munka hatékonyságának, eredmé-

nyességének növelésében.

A továbbiakban a tanulmány e három szempont - tervezés, tanítási-tanulási gyakorlat, ellenőrzés-

értékelés – figyelembevételével kíván segítséget adni a 1618-06 Dokumentumkészítés és -kezelés

az irodában megnevezésű modul szakmai, pedagógiai és módszertani feldolgozásában, értelme-

zésében. A megállapítások javaslat értékűek, természetesen az adott modult oktató pedagógus

bármilyen – szakmailag, pedagógiailag, módszertanilag megalapozott – eljárással élhet a minél

sikeresebb, eredményesebb oktatás-nevelés, szakképzés érdekében.

6

2. A modul illeszkedése a tantárgy- és tananyagstruktúrába

A gyakorlati pedagógiai munka egyik legnehezebb és egyben legfelelősségteljesebb feladata az

oktatási folyamat, a pedagógus számára pedig az általa tanított tantárgy (l. modul) oktatási, azaz

tanulási-tanítási folyamatának megtervezése. Az oktatási folyamat eredményességének alapvető

feltétele a határozott és következetes elvek szerinti folyamattervezés, melynek során valamilyen

rendszer kialakítására célszerű törekedni. A folyamattervezésnek többféle rendszerképző elve

lehet (általában több elv érvényesül), amelynek egyik első lépése: a tantárgyi szerkezet és – a

pedagógus szempontjából – a tananyagstruktúra kialakítása, ami egyben a tananyagtervezést is

jelenti. Természetesen a kétfajta struktúra szoros összefüggésben van, hiszen az egyes tantárgyak

(modulok) a tantárgystruktúra részei, ezért a tananyag struktúrájának kialakítása, a tananyag

tervezése során az előzmények, a ráépülési lehetőségek, ill. a párhuzamos oktathatóság tekinteté-

ben figyelembe kell venni az adott modul, továbbá a tananyagegységek és tananyagelemek helyét,

illeszkedését a teljes struktúrában. Ez annál is inkább fontos kérdés, mert a moduláris szakképzési

struktúra és a kompetencia alapú szakmai tartalom változása, részben megújulása következtében

új szemléletmód kialakítására van szükség a tantárgyi struktúra kialakítása, a tananyag-tervezés,

az oktatási folyamat megszervezése, alkalmazott oktatási módszerek, eljárások stb. tekintetében.

A modulok oktatási folyamattá szervezése, a tantárgy- és a tananyagstruktúra kialakítása, ill. a

tananyagtervezés az eredményes oktatás egyik sarkalatos és igen fontos kérdése, amely szervesen

illeszkedik az adott szakképesítés teljes oktatási folyamatának rendszerébe. Egyrészt így lehet

elősegíteni a tananyag, a szakmai ismeretek elsajátításának, a különböző szakmai és tulajdonság-

kompetenciák kialakításának egyensúlyát, harmóniáját, illetve megelőzni az egyoldalú, aránytalan

tervezést és oktatást, s annak káros következményeit. Másrészt ezzel alapozható meg leginkább az

a gyakorlatorientált szakmai igény, hogy a folyamat, ezen belül annak egyes részei (l. modulok–

tananyagegységek–tananyagelemek) és annak tartalma egymással szerves egységben legyenek,

egymáshoz kapcsolódjanak, s ily módon a tanuló teljes képet kaphasson – elméleti és gyakorlati

ismereteket szerezzen, megfelelő kompetenciákat sajátítson el – az adott szakmára vonatkozóan.

Mivel a módszertani útmutató egyetlen modul pedagógiai bemutatására szolgál, a továbbiakban

elsősorban a pedagógus tananyagtervezésre irányuló gyakorlati munkáját segítő javaslatokkal

kíván élni, ami nyilvánvalóan felhasználható – a fentebb említett szoros összefüggések kapcsán –

szélesebb körben, pl. egy adott szakképzés tantárgyi struktúrájának kialakítása folyamatában is.

A tananyagtervezés a szakmai anyag olyan komplex megközelítését igényli, amelynek során a

szakmai ismeretek és készségek (l. szakmai kompetenciák), valamint a tulajdonságkompetenciák

kialakítására, fejlesztésére irányuló törekvéseink – a célok és tartalmak (l. követelmények),

7

valamint a tanulók belső, egyéni fejlődése tekintetében – összhangban állnak. Ennek a követel-

ménynek több, egymással szoros összeköttetésben álló eleme van, melynek ismerete (értelmezé-

se) elengedhetetlen a tananyagtervezést illetően.

Ezek az elemek:

- a feladatprofil,

- a tulajdonságprofil, amely tartalmazza

- a szakmai kompetenciákat, azaz a szakmai ismereteket és készségeket, valamint

- a személyes, társas és módszerkompetenciákat.

A fogalmak értelmezése:

a) A feladatprofil az adott szakképesítéssel rendelkező munkaerő szakmai munkatevékeny-

ségének feladatait jeleníti meg. A Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában c. modul

feladatprofilja azt a tevékenységlistát tartalmazza, amelyet az Irodai asszisztens vagy az

Ügyviteli titkár – bármely elágazású – szakképesítéssel rendelkező dolgozónak a munka-

körében – a munkaerő-piaci tapasztalatoknak megfelelően, várhatóan – el kell végeznie.

b) A tulajdonságprofil az adott szakképesítéssel rendelkező munkafeladatainak elvégzésére

való alkalmasságát foglalja össze, amely jelenti egyrészt a szakmai tudást és a feladat vég-

zéséhez szükséges készségeket és képességeket, valamint az adott munkafeladat végzése

során tanúsított, ill. elvárt cselekvési, viselkedési, magatartásbeli jellemvonásokat, a mun-

kavégzés módjára, társas kapcsolataira, valamint a személyiségjegyekre vonatkozóan (l.

módszer-, társas és személyes kompetenciák).

c) A szakmai ismeretek és készségek természetesen a munkatevékenység szakszerű ellátásá-

hoz szükséges elméleti és gyakorlati tudnivalókat, tárgyi ismereteket – hagyományos tan-

tervi rendszerben gondolkodva tananyagot – írja le, megjelölve az ismeretelsajátítás típu-

sát (l. A-B-C-D-E), ill. a kialakítandó és fejlesztendő készség (l. 1-5) szintjét.

A tervezési folyamat előzményeként fontos a modul elhelyezkedését látni az érintett szakképesí-

tés(ek) egész szerkezetében, illetőleg meghatározni a konkrét modul kapcsolódását a többi

modulhoz. (Terjedelmi okok miatt a szakképesítések szerkezetét csak a modulok és tananyagegy-

ségek szintjén lehetséges áttekinteni. L. 1-2. sz. táblázat.)

8

Az Irodai asszisztens szakképesítés

követelménymoduljai és tananyagegységei1

Modul neve,

javasolt óraszáma

Tananyagegység

neve óraszám

Gépírás és

iratkészítés

(255 óra)

Gépírás és iratkészítés 172

Számítástechnikai alkalmazások 75

Ügyviteli eszközök 8

Dokumentumké-

szítés és –kezelés

(255 óra)

Dokumentumkezelés 26


Dokumentumkészítés 81

A munkahelyi

kapcsolattartás

(255 óra)

A kommunikáció alapismeretei 89

Hivatali kommunikáció 34

A nyelvi kifejezés eszközei 84

Személyiségfejlesztés 48

Elektronikus

szövegfeldolgozás

(255 óra)

Elektronikus írástechnika 18

A szövegfeldolgozás elektronikus

módja 67

Elektronikus levelezés 62

Elektronikus írástechnika gyak. 108

Elektronikus

információkezelés

(340 óra)

Iroda és információ 36

Információs folyamatok az

irodában 167

Információ- és adathasználat 118

Elektronikus információcsere 19

Hivatali gazdál-

kodás és üzleti

protokoll (340

óra)

Gazdasági és jogi alapismeretek 164

Hivatalai protokoll 108

A számítástechnika alkalmazása a

hivatali protokollban 68

1. táblázat

1 A ráépülések moduljai, tananyagegységei nélkül

Az Ügyviteli titkár szakképesítések

követelménymoduljai és tananyagegységei

Modul neve,

javasolt óraszáma

Tananyagegység

neve óraszám

Gépírás és

iratkészítés

(366 óra)

Gépírás és iratkészítés 244


Ügyviteli eszközök 12

Dokumentumké-

szítés és –kezelés

(350 óra)

Dokumentumkezelés 24


Dokumentumkészítés 98

Titkári ügyintézés

(376 óra)

Gazdasági-vállalkozási ügyintézés 192

Titkári feladatvégzés 160

Iratfogalmazás 24

Rendezvény-

szervezés és PR

a hivatali gyakor-

latban

(376 óra)

Kommunikáció 96

Rendezvényszervezés 172

Titkári ügyintézés

idegen nyelv

(476 óra)

Idegen nyelvű levelezés 204

Szakmai kommunikáció idegen nyelven 272

Iskolatitkári

ügyintézés,

szervezés

(476 óra)

Tanügyigazgatás 132

Intézményi minőségirányítás 78

Személyi titkári feladatok 84

Iskolatitkári ügyintézés 54

Iskolatitkári szervezés 128

Személyi titkári és

irodai ügyintézés

(476 óra)

Munkaügy 102

Szervezés 180

Minőségirányítási folyamatkezelés 194

2. táblázat

9

A fenti táblázat jól mutatja a két szakképesítés-csoport közös moduljait és tananyagegységeit. Az

összehasonlító elemzés azt is jelzi, hogy a közös modulok és az egyes tananyagegységek óraszá-

mai – a modularitás elve alapján aligha indokolható módon – eltérőek. Ezt a tényt a tantárgystruk-

túra kialakítása és a tananyag rendezése során figyelembe kell venni, pl. rugalmas óraszám-

átcsoportosításokkal, ill. a szabad órakeret terhére történő kiegészítéssel. (A tananyagelemek

eltérő óraszámára vonatkozó javaslatot l. később.)

Az Irodai asszisztens szakképesítés alapmoduljainak és tananyagegységeinek alacsonyabb

óraszáma ugyanakkor nem befolyásolja hátrányosan sem a szakmai és vizsgakövetelmények

teljesülését, sem pedig – a szakmai követelményeket komplexitásukban tekintve – a szakképesí-

téstől elvárt, munkaterülethez kapcsolódó követelmények teljesülését. Ez utóbbit ugyanis

nagymértékben erősítik más modulok (pl. Elektronikus szövegfeldolgozás vagy Elektronikus

információkezelés), ill. tananyagegységek, tananyagelemek követelményei.

A tantárgyi struktúra kialakításának és a tananyag rendezésének alapvető kérdése, hogy milyen

szakmai és pedagógiai szempontok szerint történjen a szakmai tartalom strukturálása, ill. a

tantárgyi keretek meghatározása. Több érv is szólhat amellett, hogy a hagyományos tantárgyi

kereteken túl a tananyag különböző formájú és mélységű integrációját valósítsuk meg. Ez

jelentheti a modulok, a feladat- és tulajdonságprofil, a tananyagegységek és a tananyagelemek

közötti kapcsolatteremtésnek mind tartalmi, mind pedagógiai, módszertani és szemléletbeli

vonatkozásait.

A tantárgyi struktúra és a tananyagrendezés alapos átgondolásával tetemes idő szabadítható fel

azáltal, hogy a fölösleges ismétlések, átfedések elkerülhetők, a már megtanult, elsajátított

ismeretek felelevenítésük során elmélyíthetők, ill. az adott tanítási anyag, a gyakorlati ismeretek

elsajátítása, a szakmai és egyéb kompetenciák, valamint a készségek kialakítása egy folyamat-

rendszerben valósíthatók meg.

A tananyag tanításának folyamattá történő tervezésekor és tanításakor törekedni kell a modulok, a

tananyagegységek, ill. tananyagelemek közötti kapcsolat megteremtésére. Ez azt jelenti, hogy az

egyes modulok, tananyagegységek, tananyagelemek tervezésekor szükséges egyeztetni intézmé-

nyi szinten, munkaközösségek, évfolyamokon oktató kollégák között a szakmai programokat, így

még a tervezés fázisában lehetőség van arra, hogy a különböző tananyagegységek, tananyagele-

mek között a fölösleges átfedéseket kiküszöböljük.

Ez a kapcsolat lényegében nemcsak az átfedések elkerülésére szolgálhat, de segítheti más

tananyagelem tanulása során a tanultak új szempontú megerősítését is. Az ilyen jellegű koordiná-

10

ció kérdései jó szervezéssel, az érintett órák megfelelő egymás mellé helyezésével, illetőleg az

előzmények és ráépülések figyelembevételével sikeresen megoldhatók. Ilyen párhuzamos

menetrendű, szinkron tanterveket természetesen csak akkor lehet és érdemes készíteni, ha a

haladás tempóját és sorrendjét illetően nincs az intézményre, pedagógusokra ráerőltetett szigorú

kényszer, az oktatásszervezés felelős vezetői teret adnak a szakmai munkaközösség véleményé-

nek, javaslatainak, s az intézmény oktatói között jó a szakmai és pedagógiai együttműködés. Az

ügyviteli szakmai területen pl. elengedhetetlen a jó kapcsolat, az egymást segítő együttműködés

az ügyviteli (gyors- és gépírás) és informatika szakos pedagógus között. A két szakmai rész

megosztása többféle módon történhet, ami természetesen függ az intézményben rendelkezésre

álló személyi feltételektől, az óraterhelésektől, a pedagógiai kompetenciáktól, s olykor az új

ismeretek, megoldások, módszertani eljárások iránti pedagógiai nyitottságtól, a szakmai fejlődés

igényétől stb. A moduláris és kompetencia alapú szakképesítésekben ugyanis több olyan modult,

tananyagegységet, tananyagelemet, illetőleg szakmai tartalmat találunk, amely a korábbi évek

gyakorlatához képest tartalmában, pedagógiai módszereiben, szervezési kérdésekben stb.

újszerűek, hiszen a tartalmi megújulást a gyakorlatorientált képzés iránti igény indokolja. Ezt

mutatja a modulszerkezet, amely olykor több – a hagyományos struktúrában gondolkozva –

tantárgy szakmai ismeretköreit is összefogja. Tipikusan ilyen pl. a 1618-06 Dokumentumkészítés

és –kezelés az irodában modul, amelynek szakmai tartalma korábban az Ügyviteli ismeretek, az

Informatikai/Számítástechnikai ismeretek és a Levelezési ismeretek tantárgyak körébe tartozott.

A továbbiakban érdemes áttekinteni a két alapvető ügyviteli szakképesítés kapcsolódó moduljait,

a két érintett szakképesítés szakmai és vizsgakövetelményeiben megjelenített feladat- és tulajdon-

ságprofil alapján (l. 3-8. táblázat).

11

3. A vizsgált modul – szakmai és vizsgakövetelmény szerinti - leírása

1618-06 Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában

Feladatprofil

Tulajdonságprofil

Vizsgaleírás

Szakmai ismeretek Készségek

Tulajdonságok

Kezeli a beérkező dokumen-

tumokat a helyi szabályozás

szerint.

Dokumentálja az iratkezelési

folyamatot.

Kimenő dokumentumokat

előkészíti a továbbításra.

Iratkezeléshez szükséges

eszközöket kezel.

Hatáskörének megfelelően

leltároz.

Közreműködik az iratanya-

gok selejtezésében.

Elkészíti a szervezet belső

iratait (pl. jegyzőkönyv,

feljegyzés, emlékeztető).

Kimutatásokat, táblázatokat

készít táblázatkezelő prog-

rammal.

Adatbázisokból adatokat

lekérdez, egyszerűbb szűré-

seket végez.

B A dokumentumok főbb típusai,

jellemzői

A A dokumentumszerkesztés

elemei, készítésének szabályai

B A biztonságos adathasználat

szabályai

A A szervezet belső iratai (pl.

jegyzőkönyv, feljegyzés, emlé-

keztető)

B A dokumentumok rendszerezésé-

nek követelményei

A A dokumentumok rendszerezésé-

nek szabályai

A A dokumentumok kezelésének

folyamata

A A dokumentumkezelés hagyomá-

nyosan és elektronikusan

2 ECDL 1. m. IT alapismere-

tek

2 ECDL 2. m. Operációs

rendszerek

2 ECDL 3. m. Szövegszer-

kesztés

2 ECDL 4. m. Táblázatkezelés

2 ECDL 5. m. Adatbázis-

kezelés

2 ECDL 7. m. Információ és

kommunikáció

3 Az ügyviteli szoftverek

használata (pl. iktatóprog-

ram, határidőnapló, név-

jegy)

4 Gépírás tízujjas vakírással

(150 leütés/perc)

5 Komplex eszközhasználati

képességek, készségek

Személyes kompetenciák:

- látás

- pontosság

- mozgáskoordináció (testi

ügyesség)

Társas kompetenciák:

- irányíthatóság

Módszerkompetenciák:

- ismeretek helyénvaló

alkalmazása

- figyelem-összpontosítás

- kontroll (ellenőrzőképes-

ség)

- rendszerezőképesség

A hozzárendelt 1. vizsgafeladat:

Belső ügyirat készítése számítógé-

pen, importált szöveg szerkesztésé-

vel, táblázat, grafikon beillesztésé-

vel, iktatószám, címzett neve, címe

lehívásával a célirányos szoftverből,

kinyomtatva.

Írásbeli

Időtartama: 120 perc

A vizsgarészben az egyes feladatok

aránya: 1. feladat 100%

3. táblázat

12

4. A vizsgált modul kapcsolódása más modulokhoz

4.1. A vizsgált modul előzménye2

1617-06 Gépírás és iratkészítés modul

Feladatprofil

Tulajdonságprofil Vizsgaleírás

Szakmai ismeretek Készségek Tulajdonságok

Adatbeviteli feladatot végez

A bevitt szöveget megfor-

mázza.

Levelet formáz a hivatali élet

elvárásai szerint.

Ellenőrzi az általa használt

eszközök, berendezések

működőképességét.

A berendezések működés-

képtelensége esetén jelenti a

hibaelhárítási igényt.

Kezeli a számítógépet és

tartozékait.

Irodatechnikai eszközöket

kezel.

Az irodatechnikai eszközök-

höz kellékanyagokat biztosít.

Tisztán tartja a munkaterüle-

tét, munkaeszközeit.

B Az elektronikus adatrögzítés

szabályai (tízujjas vakírás)

A A hivatalos iratok, levelek fajtái,

jellemzői (írott, javított, kézirat,

hallás utáni)

A Az iratkészítés szabályai,

jellegzetes formái

2 ECDL 1. m. IT alapismeretek


rendszerek

2 ECDL 3. m. Szövegszerkesz-

tés


kommunikáció


(150 leütés/perc)




- látás

- pontosság

- mozgáskoordináció (testi

ügyesség)




- intenzív munkavégzés


alkalmazása


- kontroll (ellenőrzőképes-

ség)


Hivatalos levél készítése a megadott

levelezési sablon vagy a tanult

szövegszerkesztő program

alkalmazásával, a nyomtatott

formában rendelkezésére bocsátott

kb. 1500 karakter terjedelmű szöveg

begépelésével, a hivatalos életben

elvárt formában.

Írásbeli


A vizsgarészben az egyes feladatok

aránya: 1. feladat 100%

4. táblázat

2 2 A modul része az Irodai asszisztens és az Ügyviteli titkár szakképesítésnek

13

4.2. A vizsgált modul további kapcsolódása az Irodai asszisztens szakképesítés programjában

1612-06 Elektronikus szövegfeldolgozás modul

Feladatprofil

Tulajdonságprofil

Vizsgaleírás Szakmai ismeretek Készségek Tulajdonságok

Adatbeviteli feladatot végez

az írástechnika magasabb

szintjén.

Kéziratról, javított, felülírt

dokumentumot helyesbítve,

módosítva másol.

Hallás, diktálás utáni

szöveget ír az írástechnika

magasabb szintjén.

Irat- és dokumentumszer-

kesztést végez.

Iratsablont szerkeszt.

Belső szervezeti ügyiratot

készít sablon alapján.

Külső iratot szerkeszt

utasítások szerint.

Körlevelet szerkeszt

utasítások szerint.

Nyomtatványt, űrlapot tölt ki

számítógéppel.

Elektronikus postai

előkészítést végez.

Elektronikus levelezést

végez utasítások szerint.

A A helyes és biztonságos

elektronikus írás szabályai a

magasabb szintű írástechnika

szintjén

A A kéziratról, javított, felülírt

dokumentum szerkesztésének

előírásai

A A hallás utáni írás technikája

C A számok, írásjelek, speciális

karakterek gépírási és helyesírási

kérdései

B Az iratsablon szerkesztésének

elemei

B Az irat- és dokumentumszerkesztés

írástechnikai, nyelvi és formai

szabályai

(nyomtatott vagy javított kéziratról

másolt, illetőleg hallás után írott

dokumentumok esetén)

B A számítógépes nyomtatvány,

űrlap, sablon szerkesztése

A A körlevélkészítés elemei,

technikája

B Az elektronikus címzés és etikett

készítésének gyakorlata

A Az elektronikus levelezés

technikája és szabályai

B Az elektronikus levelezés protokoll

szabályai

2 ECDL 1. m. IT alapismeretek


rendszerek

2 ECDL 3. m. Szövegszerkesz-

tés

2 ECDL 4. m. Táblázatkezelés

2 ECDL 5. m. Adatbázis-

kezelés


kommunikáció

5 Olvasott köznyelvi szöveg

megértése

4 Köznyelvi szöveg hallás

utáni megértése

3 Olvasott szakmai szöveg

megértése


(150 leütés/perc)

4 Látás, hallás és ujjmozgás

összehangolása

5 Beszédészlelés és írás

összehangolása



4 Információforrások kezelése


- Látás

- hallás

- pontosság

- monotóniatűrés

- megbízhatóság



- nyelvhelyesség

- közérthetőség



alkalmazása

- intenzív munkavégzés

- kontroll (ellenőrzőképesség)


- módszeres munkavégzés

- rendszerezőképesség


Körlevél készítése 6-8 meghatá-

rozott címzett részére, egy kb.

1000-1200 leütés terjedelmű

kéziratos vagy javított, felülírt

levélszöveg gépelésével a hivatali

élet szabályainak megfelelő irat

megformázásával.

gyakorlati


A vizsgarészben az egyes

feladatok aránya: 1. feladat 100%

5. táblázat

14

4.3. A vizsgált modul további kapcsolódása az Ügyviteli titkár szakképesítés programjában

1619-06 Titkári ügyintézés modul –

Iratfogalmazás tananyagegysége (1619-06/3.0) – Önálló iratfogalmazás alapismeretei tananyagelem

Feladatprofil

Tulajdonságprofil

Vizsgaleírás Szakmai ismeretek Készségek Tulajdonságok

….

Hivatalos levelezést végez

feladatkörében önállóan

(papíralapú/elektronikus

levél).

Belső ügyiratot készít

feljebbvalójának szakmai

irányítással.


feladatkörébe tartozó terüle-

teken önállóan.

…

…

A A hivatalos iratok fajtái, jellemzői

(írott, javított, kézirat, hallás utáni)

A Az iratkészítés szabályai, jellegzetes

formái

A A szervezet külső iratainak típusai

B A dokumentumok főbb típusai,

jellemzői

A A szervezet belső iratainak típusai

…

1 Elemi szintű számítógép-

használat

2 ECDL 1. m. IT alapisme-

retek


rendszerek


kesztés

2 ECDL 7. m. Információs

kommunikáció


(150 leütés/perc


- Látás

- pontosság


- fogalmazókészség

- közérthetőség



alkalmazása

…

A hozzárendelt 2. vizsgafel-

adat:

Vállalati külső vagy belső

ügyirat készítése önálló

megfogalmazással az ügyirat

tárgyához kapcsolódó adatok

alapján.

Gyakorlati


A vizsgarészben az egyes

feladatok aránya: 2. feladat 35%

…

1619-06 Titkári ügyintézés modul – Titkári feladatvégzés (1619-06/2.0) – Hivatali protokoll tananyagelem

….


feladatkörében önállóan

(papíralapú/elektronikus

levél).


feljebbvalójának szakmai

irányítással.


feladatkörébe tartozó terüle-

teken önállóan.

Hivatalos kapcsolatokat

koordinál a külső és belső

partnerekkel szakmai irányí-

tással.

…

…

A A hivatalos iratok fajtái, jellemzői


A Az iratkészítés szabályai, jellegzetes

formái

B A dokumentumszerkesztés elemei,

készítésének szabályai

A A dokumentumok főbb típusai,

jellemzői

A A szervezet belső iratainak típusai

A A szervezet külső iratainak típusai

A Az etikett és a protokoll szabályai az

üzleti életben

…

3 Szakmai nyelvű hallott

szöveg megértése

4 Szakmai nyelvű beszéd-

készség


(150 leütés/perc)

3 Olvasott szakmai szöveg

megértése

3 Szakmai nyelvi íráskész-

ség, fogalmazás írásban


kesztés


- megbízhatóság


- kapcsolatteremtő készség

- közérthetőség

- fogalmazókészség



alkalmazása

6. táblázat

15

4.4. Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a feladatprofilban

Előzmény

1617-06 Gépírás és iratkészítés alapmodul Vizsgált modul

További ráépülés

1612-06 Elektronikus szövegfeldolgozás

modul

1619-06 Titkári ügyintézés modul

Kezeli a beérkező dokumentumokat a helyi

szabályozás szerint. Elektronikus levelezést végez utasítások

szerint.

Dokumentálja az iratkezelési folyamatot.

Kimenő dokumentumokat előkészíti a

továbbításra. Elektronikus postai előkészítést végez.

Ellenőrzi az általa használt eszközök,

berendezések működőképességét.

Kezeli a számítógépet és tartozékait.

Irodatechnikai eszközöket kezel.

Iratkezeléshez szükséges eszközöket kezel.

Hatáskörének megfelelően leltároz.

Közreműködik az iratanyagok selejtezésé-

ben.

Levelet formáz a hivatali élet elvárásai szerint. Elkészíti a szervezet belső iratait (pl.

jegyzőkönyv, feljegyzés, emlékeztető).

Irat- és dokumentumszerkesztést végez

Iratsablont szerkeszt.

Belső szervezeti ügyiratot készít sablon

alapján.

Külső iratot szerkeszt utasítások szerint.

Körlevelet szerkeszt utasítások szerint.

Nyomtatványt, űrlapot tölt ki számító-

géppel.


feladatkörében önállóan (papírala-

pú/elektronikus levél).

Belső ügyiratot készít feljebbvaló-

jának szakmai irányítással.

Belső ügyiratot készít feladatkörébe

tartozó területeken önállóan.

Kimutatásokat, táblázatokat készít

táblázatkezelő programmal.

Adatbázisokból adatokat lekérdez,

egyszerűbb szűréseket végez.

7. táblázat

16

4.5. Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a szakmai ismeretek körében

Előzmény

1617-06 Gépírás és iratkészítés

alapmodul

Vizsgált modul



modul


A dokumentumok főbb típusai, jellemzői A dokumentumok főbb típusai,

jellemzői

A hivatalos iratok, levelek fajtái,

jellemzői (írott, javított, kézirat, hallás

utáni)

A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének

szabályai

Az irat- és dokumentumszerkesztés

írástechnikai, nyelvi és formai szabályai

(nyomtatott vagy javított kéziratról másolt,

illetőleg hallás után írott dokumentumok

esetén)

A dokumentumszerkesztés elemei,

készítésének szabályai

A hivatalos iratok fajtái, jellemzői


A biztonságos adathasználat szabályai

Az iratkészítés szabályai, jellegzetes

formái

A szervezet belső iratai (pl. jegyzőkönyv,

feljegyzés, emlékeztető)

Az iratsablon szerkesztésének elemei Az iratkészítés szabályai,

jellegzetes formái

A szervezet belső iratainak típusai

A szervezet külső iratainak típusai

A dokumentumok rendszerezésének követelmé-

nyei

A dokumentumok rendszerezésének szabályai

A dokumentumok kezelésének folyamata

A dokumentumkezelés hagyományosan és

elektronikusan

8. táblázat

17

II. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei, valamint oktatás-szervezési kérdései

1. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei

A Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában c. modul gyakorlatorientált, alkalmazásos

jellegű tananyagegységet, ill. tananyagelemeket, azon belül szakmai ismereteket tartalmaz,

amelyek mindegyike valamilyen konkrét gyakorlati célt, szakmai és tulajdonságkompetenciák,

speciális képességek kialakítását kívánja elérni. A szakmai ismeretek elsajátításának, illetőleg a

képességek, készségek kialakításának szintjét némileg befolyásolja, ill. meghatározza a tananyag-

elem és a szakmai ismeretek elsajátítására, a készségek, képességek kialakítására szolgáló

óraszámok mennyisége és – részben – elméleti, gyakorlati, ill. elméletigényes gyakorlati jellege.

Tananyagegység Tananyagelem3

Javasolt óraszám Hozzárendelt

vizsgafeladat

Irodai

asszisztens

szakképesítésben

Ügyviteli titkár

szakképesítésben

Dokumentumkezelés Dokumentumkezelési

ismeretek 26 (elm.) 24 (elm.)

Belső ügyirat

készítése számítógé-

pen, importált

szöveg szerkesztésé-

vel, táblázat,

grafikon beilleszté-

sével, iktatószám,

címzett neve, címe

lehívásával a

célirányos

szoftverből,

kinyomtatva

Írásbeli

Időtartama: 120

perc

A vizsgarészben az

egyes feladatok

aránya: 1. feladat

100%

Számítástechnikai

alkalmazások

Ügyviteli szoftverkeze-

lés 22 (gyak.) 66 (gyak.)

Táblázatkezelés 27 (elm.) 30 (e.gyak.)

Adatbázis-kezelés 27 (elm.) 30 (elm.)

Táblázatkezelés a

gyakorlatban 36 (gyak.) 52 (gyak.)

Adatbázis-kezelés a


Dokumentumkészítés

A belső ügyiratok

készítése 18 (e.gyak.) 24 (elm)

Dokumentumkészítés a


A jegyzőkönyv készítése 27 (elm.) 24 (elm.)

9. táblázat

3 A központi programban a tananyagelemek sorszáma és a tananyagelemek sorrendje a két érintett szakképesítésben

eltérő!

18

A két szakképesítés között a tananyagelemek óraszámában meglévő különbségek rugalmasan

áthidalhatók – a tananyagegységek közötti és a tananyagegységen belüli - szakmai ismeretek

szoros egymásra és egymás mellé rendezésével, valamint az elmélet és gyakorlat egymást

feltételező, kiegészítő tananyagtervezéssel és megfelelő oktatásszervezéssel.

A szakmai vizsga tartalma részben vagy egészben lefedi a modulban megjelenített, ill. tananyag-

egységekhez/tananyagelemekhez rendelt szakmai tartalmat. A vizsgafeladat jellege és a szakmai

vizsga formája (l. komplex, gyakorlati, interaktív, írásbeli, szóbeli tevékenység) az adott szakké-

pesítés(ek) feladatprofiljában megjelölt munkaköri tevékenységhez kapcsolódik vagy pontosan

azt modellezi.

A szakmai és a különböző tulajdonságkompetenciák kialakításának hatékonysága, valamint a

szakmai vizsgafeladatok eredményes teljesítése érdekében itt sem kerülhető meg az egyes

tananyagelemek előzményeinek, illetőleg további kapcsolódási pontjainak megkeresése, elemzése.

Különösen hasznos lehet ez az iskolarendszerű képzés hagyományos tantárgyi struktúrájában

gondolkodva, hiszen – amint ezt feljebb is láttuk – az egyes modulok több hagyományos tantárgy

ismeretanyagát együttesen tartalmazzák. Ebből következően a vizsgafeladat is több szakmai

ismeretkör (tantárgy) követelményeit fedi le.

19

2. A modul kapcsolódási pontjai

2.1. A modul szakmai tartalma, illeszkedése az oktatás folyamatába

1618-06 modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában (255 óra)

Tananyag-

egység Tananyagelem4 Szakmai tartalom Elhelyezése a tanítás folyamatában

1.0

Do

ku

men

tum

-kez

elé

s

1.1.

Dokumentumkezelési

ismeretek

Az iratkezelés fogalma, célja, rendeltetése, szabályai; rendszere,

szervezetei, felügyelete; folyamata, munkaműveletei.

Az iktatás fajtái; gyakorlatának hagyományos és elektronikus

módja.

Az iratokkal kapcsolatos postázási feladatok (postabontás, postai

előkészítés, postakönyv stb.)

Az irattározás.

A selejtezési eljárás és gyakorlata

Titkos, minősített ügyiratok kezelése Szigorú számadású

nyomtatványok kezelése.

Előzmény: ajánlott a Gépírás és iratkészítés teljes modulja,

különös tekintettel az iratkészítés, levelezési ismeretek

tárgykörben (l. 1617-06/1.3. Iratkészítési alapismeretek

1.4. Hivatali levelezés

1.5. Üzleti levelezés

Párhuzamosság: ajánlott, de nem szükségszerű a

3.1/1617-06 Ügyviteli eszközök tananyagelem

Ráépülés: 2.1/1618-06 Ügyviteli szoftverkezelés

2.0

Szá

mít

ást

ech

nik

ai

alk

alm

azá

sok

2.1

Ügyviteli szoftverkezelés

Az ügyviteli szoftver "tudásától"; dokumentumkezelő és

archiváló funkcióitól függően Előzmény: 1.1/1618-06 Dokumentumkezelési ismeretek,

valamint a Gépírás és iratkészítés teljes modulja; továbbá

célszerű a 2.0/1618-06 Számítástechnikai alkalmazások modul

további 4 tananyageleme is.

2.2.

Táblázatkezelés

Táblázat megtervezése, létrehozása, módosítása, egyszerűbb

műveletek elvégzése, diagram készítése. Standard matematikai és

logikai függvények alkalmazása, képletek használata.

Előzmény: 2.0/1617.06 Számítástechnikai alkalmazások teljes

modulja

Párhuzamosság: 2.4/1618-06 Táblázatkezelés a gyakorlatban

Ráépülés: 2.3/1618-06 Adatbázis-kezelés

2.3.

Adatbázis-kezelés

Legfontosabb fogalmak ismerete. Használat: táblák, lekérdezések,

jelentések létrehozása, módosítása, ezekből formázott dokumen-

tum készítése. A táblák közötti kapcsolatok definiálása, az

adatbázis adatainak lekérdezése, módosítása.

Előzmény: 2.2/1618.06 Táblázatkezelés és 2.4. Táblázatkeze-

lés a gyakorlatban

Párhuzamosság: 2.5/1618-06 Adatbázis-kezelés a gyakorlat-

ban

Ráépülés: pl. 3.1/1612-06 A körlevélkészítés alapismeretei és

3.2. A körlevélkészítés gyakorlata (l. Irodai asszisztens), ill.

2.4/1619-06 Ügyfélszolgálati alapismeretek (l. Ügyviteli

titkár)

2.4.

Táblázatkezelés a

gyakorlatban

Gyakorlati feladatokban táblázat megtervezése, létrehozása,

módosítása, egyszerűbb műveletek elvégzése, diagram készítése.

Standard matematikai és logikai függvények alkalmazása,

képletek használata.

Előzmény: 2.0/1617.06 Számítástechnikai alkalmazások teljes

modulja

Párhuzamosság: 2.2/1618-06 Táblázatkezelés

Ráépülés: 2.3/1618-06 Adatbázis-kezelés

4 A tananyagelemek sorszámozása eltérő az Irodai asszisztens és az Ügyviteli titkár szakképesítés központi programjában.

20

2.5.


gyakorlatban

Gyakorlati feladatokban táblák, lekérdezések, jelentések

létrehozása, módosítása, ezekből formázott dokumentum

készítése. A táblák közötti kapcsolatok, az adatbázis adatainak

lekérdezése, módosítása.

Előzmény: 2.2/1618.06 Táblázatkezelés és 2.4. Táblázatkeze-

lés a gyakorlatban

Párhuzamosság: 2.3/1618-06 Adatbázis-kezelés

Ráépülés: pl. 3.1/1612-06 A körlevélkészítés alapismeretei és

3.2. A körlevélkészítés gyakorlata (l. Irodai asszisztens), ill.

2.4/1619-06 Ügyfélszolgálati alapismeretek (l. Ügyviteli

titkár)

3.0

Do

ku

men

tum

-kés

zít

és

3.1.

Belső ügyiratok készítése

A szervezeten belüli kapcsolattartás írásbeli formái, gyakoribb

egyszerű iratai: emlékeztető, feljegyzés, jelentés, körlevél,

utasítás, értesítés, beszámoló, engedélyezés, utasítás, igazolás

stb., valamint ezek tartalmi, nyelvi, formai jellemzői; funkciójuk

a szervezet kommunikációjának életében.

Előzmény: a 1617-06 Gépírás és iratkészítés teljes modulja,

különös tekintettel az iratkészítés, levelezési ismeretekre

1.3. Iratkészítési alapismeretek



Párhuzamosság: 3.2/1618-06 Dokumentumszerkesztés a

gyakorlatban

Ráépülés: 2.2/1612-06 Az általánosan használt egyszerű

ügyiratok, hivatalos levelek, 2.3/1612-06 Irat- és dokumen-

tumszerkesztési gyakorlatok

3.2.

Dokumentumszerkesztés a

gyakorlatban

A szervezeten belüli kapcsolattartás iratai: emlékeztető,

feljegyzés, jelentés, körlevél, utasítás, értesítés, engedélyezés,

utasítás stb. Ezek jellemzői, tartalmi és formai kivitelezése.

Különös hangsúlyt kell helyezni arra, hogy a belső ügyiratokat

milyen módon készítik a tanulók: minta után, séma alapján (l. a

szövegszerkesztő beépített sablonjait is).

Kapjon szerepet a belső ügyiratok továbbításának módja is -

különös tekintettel az elektronikus kapcsolatra; valamint a belső

ügyiratok kezelésének szabályai is.

Előzmény: a 1617-06 Gépírás és iratkészítés teljes modulja,

különös tekintettel az iratkészítés, levelezési ismeretekre

1.3. Iratkészítési alapismeretek



továbbá a 2.4.1617-06 Információ és kommunikáció

tananyagelem

Párhuzamosság: 3.1/1618-06 Belső ügyiratok készítése és

3.3/1618-06 Jegyzőkönyv készítése tananyagelem

Ráépülés: 2.2/1612-06 Az általánosan használt egyszerű

ügyiratok, hivatalos levelek, 2.3/1612-06 Irat- és dokumen-

tumszerkesztési gyakorlatok

3.3.

Jegyzőkönyv készítése

Jegyzőkönyv fajtái, készítésének tartalmi, nyelvi és formai

sajátosságai.

Előzmény: 3.1/1618-06 Belső ügyiratok készítése és

3.2/1618-06 Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban

(részben)

Párhuzamosság: 3.2/1618-06 Dokumentumszerkesztés a

gyakorlatban (részben)

Ráépülés: szükségszerűen nincs

10. táblázat

21

2.2. A tananyagegységek/tananyagelemek kapcsolódási pontjai5

11. táblázat

5 A kapcsolódási pontok alapja a szakmai tartalom. 6 A kapcsolódási pont csak részleges.

Előzmény

Gépírás és iratkészítés alapmodul

tananyagegységei/tananyagelemei

Vizsgált modul




modul tananyagegységei/tananyagelemei



Dokumentumkezelés

Dokumentumkezelési ismeretek

Számítástechnikai alkalmazások

Számítástechnikai alapismeretek

Szövegszerkesztés

Információ és kommunikáció

Szövegszerkesztés a gyakorlat-

ban

Számítástechnikai alkalmazások Ügyviteli szoftverkezelés

Táblázatkezelés

Adatbázis-kezelés

Táblázatkezelés a gyakorlatban

Adatbázis-kezelés a gyakorlatban

Elektronikus levelezés

A körlevélkészítés alapismeretei

A körlevélkészítés gyakorlata

Az elektronikus levelezés ismeretei

Az elektronikus levelezés gyakorlata

Titkári feladatvégzés6

Hivatali protokoll

Ügyfélszolgálati alapismeretek

Gépírás és iratkészítés

Tízujjas vakírás

Irodai gépírás

Hivatalos levelezés

Üzleti levelezés

Dokumentumkészítés

A belső ügyiratok készítése

Dokumentumkészítés a gyakorlat-

ban

A jegyzőkönyv készítése

A szövegfeldolgozás elektronikus módja Az iratok, dokumentumok elektronikus

alapjellemzői

Az általánosan használt egyszerű

ügyiratok, hivatalos levelek

Irat- és dokumentumszerkesztési

gyakorlatok

Iratfogalmazás

Az önálló iratfogalmazás alapis-

meretei

22

2.3. Tananyagelemek tanításának egymásra épülése

1618-06 modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában

Tananyagegység Tananyagelem Javasolt óraszám Szakterület Vizsgafeladat eleme

azonosítója megnevezése azonosítója megnevezés elm. gyak. egyak. össz.

1618-06/3.0. Dokumentumkészítés

1618-06/3.1. Belső ügyiratok készítése

Dokumentumkészítés a

gyakorlatban

Jegyzőkönyvkészítés

27/24

36/50

18/24

81/98 Ügyvitel Belső ügyiratot szerkeszt 1618-06/3.2.

1618-06/3.3.

1618-06/2.0 Számítástechnikai

alkalmazások

1618-06/2.2 Táblázatkezelés

Táblázatkezelés a gyakorlat-

ban

27/30

36/52

126/162 Informatika

Szöveget importál

Szöveget szerkeszt

Nyomtat

(előzetes számítástechnikai

ismeretek alapján)

Táblázatot, grafikont

beilleszt

1618-06/2.4

1618-06/2.3

Adatbázis-kezelés


gyakorlatban

27/30

36/50

1618-06/2.5

1618-06/1.0.

Dokumentumkezelés 1618-06/1.1. Dokumentumkezelési

ismeretek 26/24

48/90 Ügyvitel Iratkezelési adatokat lehív a

célirányos szoftverből 1618-06/2.0

Számítástechnikai

alkalmazások 1618-06/2.1 Ügyviteli szoftverkezelés 22/66

255/350

12. táblázat

23

3. A vizsgált modul tananyagának elrendezése

A fenti táblázatok jól mutatják a tananyagegységek és tananyagelemek – szakmai ismereteken

alapuló – egymásra épülését, de az is látható, hogyan lehet, hogyan célszerű az egyes tananyagegysé-

geket az iskolarendszerű szakképzésben „tantárgyasítani”, ill. a hagyományos tantárgyi rendszerben

tantárgyakhoz, a tananyagelemeket pedig tematikus egységekhez rendelni.

Az ismeretek elsajátításának egymásra épülése/építése az oktatási folyamatban, a készségek, képes-

ségek fejlesztésének folyamatossága a modulok „egyben tartását” kívánná, de az intézmények,

képzőcégek személyi feltételei ezt sokszor nem teszik lehetővé. Semmiképpen nem ajánlott, hogy a

tananyagelemek szintjén történjen a modulok tagolása. Ha mindenképpen szükséges a modulok

megbontása, akkor ez a tananyagegységek szintjén ajánlott. Ekkor is elengedhetetlen, hogy a

modulon belül a különböző tananyagegységeket oktató munkatársak között szoros együttműködés

alakuljon ki. Ezt indokolják az egyes modulokhoz rendelt vizsgakövetelmények, vizsgafeladatok is,

amelyek több tananyagegység, tananyagelem szakmai ismereteire épülnek.

A Dokumentumszerkesztés és –kezelés modul egészének oktatásával – szakmai kompetenciái alapján

– az ügyvitel (gyors- és gépírás) szakos tanár megbízható. Ha az oktatásszervezési feltételek minden-

képpen bontást kívánnak, akkor célszerű az alábbi megosztást követni, és

a Dokumentumkezelés tananyagegység oktatását ügyviteli (l. jogelőd: gyors- és gépírás) szakos,

a Dokumentumkészítés tananyagegység oktatását szintén ügyviteli (l. jogelőd: gyors- és gép-

írás) szakos,

a Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység oktatását informatika (számítástechnika)

szakos pedagógusra bízni.

3.1. A modul tananyagrendezésének szempontjai

1. A modul valamennyi tananyagegységének/tananyagelemének ismeretkörei feltételezik:

a gépírási készség alapszintjét (min. a tízujjas vakírás alapjainak elsajátítását),

az irat- és levélkészítés alapjainak (alapvető formai követelményeinek) ismeretét;

számítástechnikai alapismereteket, a szövegszerkesztés funkcióinak és a szövegszerkesztő

program kezelésének ismeretét.

2. A fenti ismereteket a 1617-06 Gépírás és iratkészítés modul tartalmazza, az Irodai asszisztens

szakképesítésben 255 óra, az Ügyviteli titkár szakképesítésekben 366 óra a modul tanítására ja-

vasolt órakeret. Ez a modul a képzés első félévére kerül, a tanulmányok első moduljaként kerül

sorra.

24

3. Az 1. pontban felsorolt ismeretekre építve folytatni lehet a 2. félévben a 1618-06 Dokumen-

tumkészítés és -kezelés az irodában modul Dokumentumkészítés tananyagegységét, értelem-

szerűen elsőként a Belső ügyiratok készítése elemmel, majd ezt követően a Jegyzőkönyvkészí-

tés elemmel. Mindkét tananyagelemhez párhuzamosan illeszthető – az óraszámok arányos meg-

osztásával - a Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban tananyagelem.

4. A Számítástechnikai alkalmazások előzménye a 1617-06 Gépírás és iratkészítés modul ugyan-

csak Számítástechnikai alkalmazások elnevezésű tananyageleme, amely az informatikai alapis-

mereteket és a szövegszerkesztés tudnivalóit foglalja magában. Ennek további lépéseként kerül-

het sor a táblázatkezelés, majd az adatbázis-kezelés tananyagelemek oktatására. A két tan-

anyagelem elméleti ismereteit szervesen egészíti ki mindkét elemhez kapcsolódó gyakorlat.

5. A Dokumentumkezelés tananyagelem az előzőektől szakmailag teljesen függetlenül kezelhető

ismeretkört tartalmaz. Tartalmilag – némiképp a 1617-06 Gépírás és iratkészítés modul Ügyvi-

teli eszközök kezelés elemhez, mint az ügyviteli tevékenységterület technikai, ill. dokumentálá-

si szegmenséhez köthető. A hagyományos tantárgyi struktúrában ez a két ismeretkör az Ügyvi-

teli ismeretek része volt, de külön-külön is megtalálható a régi szakképesítésekben Ügyviteli

ismeretek, ill. Irodatechnikai ismeretek néven.

A Dokumentumkezelés tananyagelem akár önállóan, akár az Ügyviteli eszközök kezelése elem

folytatásaként is kezelhető. Az elméleti (és gyakorlati) ismeretek megértéséhez természetesen a

dokumentumok, iratok készítésében, az iratok készítése során használt adatok funkcióinak meg-

ismerésében valamilyen szintű jártasságot kell szerezniük. Ezért ajánlott a Gépírás és iratkészí-

tés modul után illeszteni a tananyagelemet. Nem feltétlenül szükséges közvetlenül utána, a ta-

nulmányok későbbi időszakában is sor kerülhet ennek tanulására.

6. Az Ügyviteli szoftverkezelés tananyagelemet azonban mindenképpen meg kell előznie a Do-

kumentumkezelés tananyagelemnek, hiszen a számítógépes /elektronikus dokumentum- és irat-

kezelés ismereteit előbb fogalmi szinten, ill. a hagyományos, „papíralapú” dokumentumkezelési

eljárásrendben célszerű megismertetni a tanulókkal.

A tananyagelem elsajátításához további, mégpedig számítástechnikai – ezen belül legalább szö-

vegszerkesztési és táblázatkezelési - ismeretekre is szükség van, legalábbis ezek segítik a szoft-

ver kezelését.

25

3.2. A modul tananyagának idő- és ütemterve – javaslat az Irodai asszisztens szakképesítés

órakeretével

1618-06 modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában — ajánlott: I. képzési év/II. félév

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 10 22 23 24 25 26

2 B

első

üg

yir

ato

k k

észí

tése

Do

ku

men

tum

kés

zíté

s a

gy

akorl

atb

an

Táb

láza

tkez

elés

Táb

láza

tkez

elés

a g

yak

orl

atb

an

Do

ku

men

tum

kez

elés

3

4

5

6

7

8

9

10

Jeg

yző

kön

yvv

ezet

és

Do

ku

men

tum

kés

zíté

s a

gy

akorl

atb

an

Ad

atb

ázis

-kez

elés

Ad

atb

ázis

-kez

elés

a g

yak

orl

atb

an

Üg

yv

itel

i sz

oft

ver

kez

elés

11

12

13

14

15

16

17

18

13. táblázat

Az Ügyviteli titkár szakképesítéseiben mintegy 100 órával lehet többet fordítani a modul tartalmának

elsajátíttatására. Különösen a gyakorlati jellegű tananyagelemek óraszámai mutatnak többletet,

amelyet a készségek fejlesztésére, tökéletesebb kimunkálására, a gyakorlati elemek részletesebb

megismerésére, és a feladatok, feladatelemek alaposabb begyakorlására lehet fordítani. Az idő- és

ütemtábla szerint fennmaradó néhány órát (l. 3 óra) más modulok (tananyagegység/tananyagelem)

hasonló jellegű ismereteire lehet fordítani, rugalmasan megnövelve annak óraszámát.

26

III. A vizsgált modul oktatás-módszertani kérdései

1. A modul oktatásának célja

A modul oktatásának célja, hogy a szakképzésben részt vevő tanuló:

megismerje a szervezetek dokumentumkezelésével és -készítésével kapcsolatos általános

feladatokat annak érdekében, hogy

az ügyviteli terület adminisztrációs folyamatában értelmezni tudja a dokumentumkezelés alap-

fogalmait;

tájékozott legyen a dokumentum- és iratkezelés szervezeti formáiról, felügyeleti rendszeréről;

tudja nyomonkövetni az iratkezelés folyamatát a küldemények érkezésétől az irattárolásig;

ismerje a dokumentumkezelés egyes fázisainak teendőit, jogi szabályait;

a szervezetek által alkalmazott gyakoribb dokumentum-nyilvántartási módokat, az iktatási

rendet, fajtáit, feladatait;

a postázással kapcsolatos adminisztrációs teendőket;

a dokumentumok megőrzésével, tárolásával, leltározásával, selejtezésével, kapcsolatos köve-

telményeket és feladatokat;

valamint legyen képes ellátni az ügyvitelben keletkező dokumentumok és iratok kezelésének

hagyományos és elektronikus módját;

ehhez kiválasztani és kezelni a szükséges iratkezelési eszközöket;

képes legyen elektronikus formátumú szöveges dokumentumok, iratok, levelek előállítására –

különös tekintettel a szervezeten belüli iratokra – a hivatali élet levelezési szabályainak megfele-

lően;

tudjon kimutatásokat, táblázatokat készíteni egy korszerű táblázatkezelő programmal, valamint

adatbázisokból adatokat lekérdezni, egyszerűbb szűréseket végezni.

Célja továbbá, hogy a tanuló

az elsajátított elméleti ismereteket a gyakorlatban alkalmazni tudja;

képes legyen irányító szempontok, utasítások alapján pontos, precíz munkát végezni;

rendszerező képessége révén az iratok, dokumentumok funkcióját, szerepét és helyét meg tudja

határozni;

a munkafolyamatot, ill. az egyes feladatelemeket önmaga munkája során is kontrollálni legyen

képes.

számítógéppel végzett tevékenysége során a dokumentumok, iratok készítésének, továbbításának,

nyilvántartásának feladatai során elektronikus feladatvégző szemlélete fejlődjön.

27

2. A modul oktatásának tananyagtartalma

A modul tananyagtartalmát tananyag-egységenként célszerű tanulmányozni, a megfelelő helyen

jelezve a tananyagelemek egymásra épülését vagy párhuzamosan történő oktatásának kérdéseit. A

tananyagegység sorrendje a 13. táblázat idő- és ütemterve által javasoltakhoz igazodik.

2.1. Dokumentumkészítés tananyagegység

A tananyagegység oktatásának célja, hogy a tanulók megismerjék a szervezeten belüli információ-

közlés, –szerzés és –továbbítás, a munkahelyi kapcsolattartás leggyakoribb hagyományos és

elektronikus formáit, a munkahelyi kommunikációs viszonyokat kifejező információközlés eszköze-

it, különös tekintettel az írásbeli formákra.

Cél továbbá, hogy a tanulók az ismeretek birtokában képesek legyenek:

- átlátni a szervezeten belüli információáramlás folyamatát, a szervezeti struktúrát is kifejező

belső kapcsolatrendszert, s ennek megfelelőn – elsősorban írásban – kommunikálni;

- a munka- és feladatkörében a szükséges adatokat, információkat megszerezni, feldolgozni,

iratok formájában dokumentálni;

- a belső információáramlást dokumentáló és a kapcsolati viszonyokat is kifejező egyszerű

iratokat készíteni, szerkeszteni a tartalmi-szakmai, nyelvi-stilisztikai és formai-alaki szem-

pontok figyelembevételével, s betartva a hagyományos és elektronikus levelezés illemszabá-

lyait

- az információáramlást, irattovábbítást leginkább segítő, írásbeli formát támogató információs

eszközöket, programokat kiválasztani; ezeket megfelelően kezelni.

Tudatosítani kell a tanulókban, hogy

- az iratok készítése kapcsán fontos, bizalmas, titkos információkhoz juthat, amelyeket a mun-

kakörében bizalmasan kell kezelnie.

- a szervezeti fegyelem megtartása kiterjed a dokumentációk készítésére és a továbbítás módjá-

ra is (l. pl. irat- és ügykezelési szabályzat);

- a belső, szervezeti ügyiratok formai megoldásai nem egységesek, a munkahelyi gyakorlatban

kialakult szokások alapján egyedi formák is lehetségesek, a munkahelyi elvárásoknak való

megfelelés kötelező;

- a hagyományos és elektronikus iratok sajátos jellemzőket hordoznak.

28

Az iratok készítésének feladatai során törekedni kell arra, hogy a tanulóban kialakuljon a precíz,

pontos, utasításoknak megfelelő munkavégzés igénye. Szükség esetén tudja a tanuló saját munkáját

kontrollálni, irataiban fellelni a hibákat, az esetleges hiányosságokat, s azokat kijavítani. Esztétikai

érzékük, formaalakítási, helyesírási, fogalmazási készségük az iratkészítés feladatainak végzése

során fejlődjön.

A Dokumentumkészítés tananyagegység három – egymással szorosan összefüggő tananyagelemből

áll, de azt is mondhatnánk, hogy a modul e három tananyageleme szoros összefüggésben egy

tananyagegységet alkot. A jegyzőkönyv tulajdonképpen a belső ügyiratok egyik fajtája, tehát szerves

része lehetne a Belső ügyiratok készítése tananyagelemnek. A jegyzőkönyv a szervezeti iratok egyik

legfontosabb fajtája, okirata, ezért készítése, kezelésének eljárásrendje különleges figyelmet érdemel.

Ez indokolja a jegyzőkönyv készítésének külön tananyagelemben történő elhelyezését. A Dokumen-

tumszerkesztés a gyakorlatban tananyagelem pedig mindkét csoport iratkészítésének gyakorlatokkal

történő kiegészítése.

A modul szakmai tartalma sokkal hangsúlyosabban jelentkezik a szakmai követelményekben - l.

magas óraszámok - a korábbi levelezési ismeretek és gyakorlatok témaköréhez képest. Ez azt is

jelezheti, hogy a munkahelyi elvárások érzékenyebben reagálnak a munkahelyi, a munkatársi

kapcsolatokat és viszonyokat is tükröző írásbeli megnyilvánulások finomságai iránt. Az óraszámok

jelentős elméleti ismereteket jeleznek, éppen ezért szükséges – az eddigi gyakorlattól eltérően – a

munkahelyi folyamatok, munkatevékenységek és kapcsolatok hátterét is megvilágítani, amelynek

során az iratok készülnek. Természetesen nem várjuk el e modul kapcsán, hogy a tanulók megismer-

jék az üzleti kommunikáció szervezeten belüli működését és elemezzék a munkatársi kapcsolatok

kommunikációs formáit, de az iratok tartalmi, nyelvi és formai sajátosságainak megismeréséhez

elengedhetetlen megismertetni az ún. belső iratok funkcióit: tájékoztató, kontrolláló, meggyőző,

befolyásoló, érzelemkeltő, motiváló, kapcsolattartó/alakító stb. szerepét.

A szervezetek iratkészítésre vonatkozó szempontjait, a továbbítás módját, kommunikációs eszközét

abból a szempontból is vizsgálni kell, hogy milyen a cég külső/belső kommunikációja. A kommuni-

káció a cég, a szervezet létének alapvető feltétele: ez tartja össze a vállalat tagjait, egységeit és

kommunikáció kapcsolja össze a céget más szervezetekkel, a környezettel. A szervezetek egyszerre

gondoskodnak a belső (intern) információáramlásról és kommunikálnak a külvilággal: az ügyfelek-

kel, partnerekkel, hatóságokkal, érdekvédelmi és szakmai szervezetekkel stb. - vagyis folyamatosan

működtetnek kifelé irányuló (extern) kommunikációt is.

29

A munkahelyi kommunikáció sajátos vonásokat mutat mind a kommunikációs csatorna elemeit,

mind a kommunikációs folyamat tartalmi és formai vonatkozásait illetően. A munkahelyi szervezet-

ben az emberi viszonyok fő rendező elve a függelmi–hatalmi kapcsolat, mely alapvetően meghatá-

rozza a kommunikáció jellegét, formáját, tartalmát, időbeni lefutását. A munkahelyi stratégiai

céloknak legmegfelelőbb információszerzési, -válogatási és továbbítási, majd visszacsatolási

struktúra behálózza az egész szervezetet, amelynek működéséhez a szükséges információforgalmat a

kommunikációs csatornarendszer biztosítja. A munkahelyi kommunikáció alapvetően két csatorna-

rendszeren, a formális és az informális csatornákon keresztül zajlik. A formális csatornán az

információáramlásnak azt a formáját értjük, amikor a vállalat vezetése a szervezet alsóbb vezetési

szintjeihez vagy rajtuk keresztül az operatív szintig juttat el utasítást, híreket, tájékoztatást, illetve a

kiépített hálózaton keresztül szólítja meg munkatársait. Információ az alsóbb szintekről kiindulva is

halad felfelé, a vezetés különböző szintjeihez. Formális csatornák kötik össze a szervezeti hierarchia

azonos szintjeit is, amelynek működtetéséhez a kommunikációs és információátviteli eszközök

sokaságából lehet válogatni: a személyes, élőszóban folytatott, közvetlen beszélgetésektől kezdve az

írásban történő üzenetközvetítés különböző módozatáig.

Az írásbeliség a kiépített, formális csatorna egyik módja. Tartalmát az üzenet közvetítője határozza

meg, formájára és az információ továbbítására vonatkozóan pedig a szervezeti szokások, a kommu-

nikációs stratégia nyújtja a mérvadó szempontot.

Elektronikus irat készítése, továbbítása gyors és olcsó, sok címzett esetén is viszonylag könnyen

személyessé tehető. Az intranet bekapcsolásával nem csupán e-mailek cirkuláltathatók, hanem

integrált linkekkel kiegészítő információk is rendelkezésre bocsáthatók, vagy akár fórumok is

megrendezhetők. Az e-mailek hátránya lehet azonban, hogy a hír fontossága, hordereje kevésbé

világlik ki, mint más kommunikációs eszköz használatával. A napi e-mail-áradatban a címzett

esetleg átsiklik a fontos üzeneteken vagy felületesen futja át a levelet. Napjainkra általánossá vált a

nézet, hogy a vállalati kommunikálásban az intranet jobb szolgálatot tesz, mint a hírlevelek, falra

kitett hirdetések, vállalati újságok. Az elektronikus csatorna kétirányú kommunikációra való

alkalmasságát azonban még nem használják ki a cégek vezetői a lehetőségeknek megfelelően.

A modul tartalmát, a szervezeti, belső iratok készítését e szempontok figyelembevételével le-

het/szabad csak tárgyalni. Kész sémát nem lehet adni sem a formára, sem a tartalomra, bizonyos

esetekben még a nyelvi-stiláris kérdésekre vonatkozóan sem. A belső iratok készítésének tartalmi,

formai és nyelvi szabályairól általánosságban lehet szólni, de az oktatás folyamán mégis szükség van

valamilyen követendő sémára, amely alapul szolgálhat az általános jellemzők felvázolásához is.

30

Tekintsük általános szabálynak, hogy

- a szervezet tagjai között hivatalos kapcsolat van, ezért az iratok hangvétele és stílusa is tükrözi ezt;

- az iratok stílusát a közlő szándéka is befolyásolja;

- a belső iratok nyilvántartása, irattározása az adott munkahelyen kialakított gyakorlatnak megfe-

lelően történik, általános szabályt erre nem alkalmazunk, az iratkezelési adatok változó módon

szerepelnek az iratokon;

- az irat külalakja, a mondanivaló megszerkesztése is eszköz ahhoz, hogy egyrészt az információ

értelmet, megerősítést nyerjen, ill. információt közöljön a küldő személyről – ez akkor is így

van, ha az irat továbbítása elektronikus úton történik;

- az iratok tartalmát mindig a küldő szándékának megfelelő információ tartalma határozza meg;

- az irat továbbításának módja lehet hagyományos, papíralapú vagy elektronikus út; az informá-

cióközlés módjára vonatkozóan mindkét esetben az általánosan elfogadott, hagyományos irat-

továbbításra vonatkozó illemszabályok követése ajánlott (l. elektronikus formában csatolt fájl).

31

2.1.1. Belső ügyiratok készítése

Tananyagelem: A belső ügyiratok készítése7 18/24 óra

Szakmai tartalom (tananyag) Javasolt

óraszám8

A szervezet belső kommunikációjának szükségessége, funkciói, jellegzetessége, az

információáramlás irányai.

Munkahelyi kommunikációs viszonyok (vezetés-beosztottak; beosztottak-vezetés; vezetés-

egységek között; szervezeti egységek közötti; egységek-dolgozók stb.). A szervezeten

belüli kommunikáció csatornái, lehetséges eszközei.

Az információközlés szervezeten belüli fajtái; az információközlés írásbeli formái a

szervezetek működésében.

2/2

A szervezeten belüli kapcsolattartás iratai az információáramlás irányai szerint. Az iratok

általános követelményei: adatai (iratkezelési adatok, címzett, feladó adatai), nyelvi-

fogalmazási stílusa, munkahelyi szokásokon alapuló séma (sablon) stb.

Az irat továbbításának gyakoribb eszközei: papíralapú levél, e-mail, intranet, fax – ezek

sajátosságai (előnye, hátránya).

2/2

Az emlékeztető tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3

Feljegyzés tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3

Utasítás, körlevél tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3

Jelentés tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3

Beszámoló tartalmi, nyelvi és formai megoldásai. 2/3

Meghívó munkahelyi értekezletre, megbeszélésre, tanácskozásra, taggyűlésre; belső

ünnepélyes rendezvényekre.

2/3

Egyéb iratok: köszönetnyilvánítás, köszöntés, üdvözlés, jókívánságok, kimentést, elnézést

kérő levelek, hirdetések, céginformációk, sajtóközlések, belső érdeklődő levelek stb. 2/2

A tananyagelem oktatásának célja, megismertetni a tanulókkal azokat a belső iratokat – szerkeszté-

sük formai, nyelvi, tartalmi szabályait –, amelyeket a szervezetek általában, ill. nagy gyakorisággal

használnak a saját, belső, kiépített kommunikációs csatornájukon keresztül.

A tananyagelem ismereteinek elsajátítása révén a tanulónak képesnek kell lennie arra, hogy

- értelmezze az irat tartalma alapján a közlő szándékát;

- a tartalomnak megfelelő formát tudja megválasztani,

- a kapott utasításnak és sémának megfelelően tudja megszerkeszteni a belső iratokat;

- rövidebb és egyszerűbb iratokat – néhány tartalmi utasításnak megfelelően – önállóan is

képes legyen megfogalmazni, különösen munkatevékenységével kapcsolatban (l. emlé-

keztető, jelentés).

7 Az Ügyviteli titkár szakmai és vizsgakövetelményeiben a tananyagelem neve: Belső ügyiratok készítése 8 A javasolt óraszámok első eleme az Irodai asszisztens, a második (/ jel utáni) eleme az Ügyviteli titkár szakképesítés-

ben, megjelölt óraszámokat jelzi.

32

Oktatás-módszertani kérdések

A tananyagelem szakmai tartalma és oktatásának célja alapján a tanulóknak gépírási, alapvető –

szövegszerkesztési ismereteken alapuló – formaalakítási, a hivatalos stílus és az írásbeli udvariassági

szabályok, valamint fogalmazási ismereteire alapozva (a tartalom értelmezéséhez) kell a szervezet

belső kommunikációjához, ügyintézési folyamatához kapcsolódóan iratokat készíteni és szerkeszte-

ni.

A tananyagelem tanítása során ezeket a szempontokat figyelembe kell venni.

- Amikor a tanuló a belső iratokkal ismerkedik meg, a gépírási készsége csak alapszintű, több-

nyire a tízujjas vakírás alapjait sajátította el. A tananyagmodullal párhuzamosan gépírásórák

keretében és a levelezési órákon is tökéletesedik, fejlődik gépírási készsége. A modul tanításá-

nak kezdetén azonban meglehetősen lassú tempóban dolgoznak a tanulók, ezért az iratok készí-

tésére, megformálására kellő időt kell szánni.

- A tanulónak már rendelkeznie kell számítógépes alap- és az iratok készítéséhez szükséges

alapvető szövegszerkesztési ismeretekkel.

- A belső iratok készítésének szakmai anyagát több tananyagelem is megelőzi (l. iratkészítési

alapismeretek, hivatalos levelezés, üzleti levelezés), s így bátran lehet építeni az iratok formai

követelményeire.

A fentiekből következően a belső iratok tanítása-tanulása kapcsán nagyobb figyelmet lehet fordítani

az iratok keletkezési háttérkörülményeinek megismertetésére, a kommunikációs kapcsolatoknak

megfelelő hivatalos nyelvi fordulatok használatára, a helyesírási kérdésekre, valamint az egyedi

formák bemutatására. Szakmai-tartalmi vonatkozásban többnyire a tanuló mindennapi tapasztalataira

építhetünk.

Ajánlott feladatok

Mivel a tanulónak többnyire nincs munkahelyi tapasztalata és a munkahelyi kommunikációs

viszonyokban is tájékozatlan, ezért érdemes időt és figyelmet fordítani a munkahelyi szervezet és az

azon belül működő kapcsolatok általános ismertetésére.

1. Jellemző szervezeti struktúrák (l. struktúrát bemutató ágrajz)

2. Szervezeti egységek megnevezései (pl. funkció szerint).

3. Munkahelyi kapcsolatok, kommunikációs viszonyok elemzése:

vezető-beosztott között,

vezető-munkacsoport között,

33

munkacsoporton belül,

csoport és más emberek között,

csoport és más csoportok között (telephelyek közötti) – l. „osztályközi”,

egyén és szervezet között,

csoport és szervezet között stb.

4. Az információ közlésének stílusa: magázó, tiszteletet kifejező, udvariassági formák alkalma-

zása (pl. kérem…, remélem, hogy…, bízom benne…, elvárjuk, hogy…; tisztelettel kérjük,

hogy…., azt tanácsoljuk, hogy …, kérem, vegyék figyelembe, hogy… , tudatjuk valamennyi

munkatársunkkal, hogy… stb.)

5. Főbb helyesírási kérdések, különös tekintettel az intézménynevek, a beosztások, a megszólí-

tások írására, pl.:

teljes vagy ún. egyedítő intézménynév,

szervezetek alárendelt egységei,

szervezetek alárendelt egységei – egyediségük megtartásával,

szervezetek azonos rendeltetésű kisebb egységeinek típusára utaló megnevezé-

sek,

bizottságok, team-ek, csoportok megnevezései,

intézménytípusokat jelölő szavak, kifejezések,

egységek, csoportok, osztályok megnevezései,

beosztások (pl. igazgató, vezérigazgató, elnök, elnök-vezérigazgató, igazgató-

helyettes, főigazgató-helyettes, vezérigazgató-helyettes; osztályvezető, osz-

tályvezető-helyettes, marketingosztály-vezető stb.).

34

Belső iratok ajánlott sémái órai munkák készítéséhez

Ajánlott alapbeállítások:

- Lapméret: A/5, hosszabb irat esetén A/4.

- Margó: bal – 2-2,5 cm; jobb – 1-2,5 cm; alsó és felső: min. 2 cm.

- Elrendezés: a szöveg függőlegesen középre igazítva.

- Betűtípus: magyar ékezetes – ajánlott: Times New Roman, Courier, Arial.

- Betűméret: 12 pt.

- Bekezdések között 12 pt. térköz, ill. a megfelelő helyen ennek megfelelő többszörözés.

- Sortávolság: szimpla.

- Sorok igazítása: sorkizárt.

- Elválasztás alkalmazása szükséges.

- Tartalomhoz illő kiemelések (pl. felsorolás alkalmazása, félkövér, dőlt, aláhúzott betűstí-

lus stb.).

A feladat készülhet:

- minta alapján – másolással;

- folyamatosan írott nyomtatott szövegről másolással és formázással (l. tömbforma);

- szöveg írása diktálás után, majd formázása;

- adatok ismeretében önálló fogalmazás és formázás.

Az alább bemutatott formák természetesen nem tükrözhetik a gyakorlati életben alkalmazott belső

iratok formáinak sokféleségét, amelyek többnyire a munkahelyi információközlés, ill. a levelezési,

iratkészítési hagyományok, szokások alapján készülnek. Az itt bemutatott iratsémák papíralapú

formát feltételeznek, de az elektronikus dokumentumként csatolt és elektronikus hálózaton továbbí-

tott iratnak is lehet ilyen a formája.

35

1. Egyszerű ügyiratforma - 1. változat

Az irat megnevezése

a címzett és/vagy tárgy megjelölésével

Az irat szövege ...................................................

..................................................................

A következő bekezdés ..............................................

Keltezés

Aláírás

beosztás

Emlékeztető

valamennyi egységvezető számára a parkolási rend kialakításáról

A 20… november 18-ai értekezleten megállapodtunk abban, hogy az

egységek vezetői javaslatot tesznek a cég telephelyéhez tartozó

szabad területen történő parkolás rendjének kialakítására.

A rendezett, mindenki számára biztosított parkolóhelyek rendbetéte-

le valamennyiünk érdeke, ezért kérem, hogy az egységen dolgozó mun-

katársakkal egyeztetve alakítsák ki a parkolásra vonatkozó elképze-

léseiket, s írásban jutassák el a műszaki osztályra.

Felelősök: az egységvezetők

Határidő: 20… december 1.

Helyben, 20… november 20.

Tolnai Vilmos

igazgató

36

2. Egyszerű ügyiratforma – 2. változat

A feladó egység megnevezése

Címzett neve (beosztása)

Helyben

Az irat megnevezése

(Megszólítás)

A szöveg kezdete

Új bekezdés

Az utolsó bekezdés

Keltezés

Elköszönő, üdvözlő szó

<Aláírás>

beosztás

Melléklet(ek):

37

Titkárság

Valamennyi egységvezetőnek

Helyben

Körlevél

Tájékoztatom Önöket, hogy cégünk számítástechnikai hálózatának

karbantartási munkálatai miatt 20… november 10-12. között sem az

internet, sem az intranet nem lesz elérhető. A belső információ-

csere ebben az időszakban telefonvonalakon sem bonyolítható le.

Felhívom a figyelmüket, hogy sürgős információk közlésére vegyék

majd igénybe a közvetlen hívások céljából kiépített ideiglenes

belső hálózatot vagy a mobiltelefonokat. A legfontosabb mobilszá-

mokat tartalmazó listát a levélhez mellékeljük. Ha ezeken kívül

bármilyen mobilszám vagy más információ iránt érdeklődnek, jelez-

zék a titkárságon, s még a mai nap folyamán e-mailben eljuttatjuk

valamennyi egységvezetőhöz. Fontos és sürgős kérdések megbeszélé-

sére az igazgató úr - előre egyeztetett időpontban – természete-

sen személyesen is a munkatársak rendelkezésére áll.

Kérem, hogy a karbantartási munkálatokról, illetőleg a számítás-

technikai hálózat szüneteltetéséről tájékoztatni szíveskedjenek

az egységük valamennyi dolgozóját.

A munkálatok miatt előforduló kellemetlenségekért elnézésüket

kérjük.

Helyben, 20… november 8.

Üdvözlettel

Tamás Erika

titkárságvezető

Melléklet: mobilszámok listája

38

2. A tanult levélforma

Cégnév9

(elérhetőség adatai)

Cím

Telefon:

Fax:

E-mail:

Címzett neve (beosztása)

Helyben

Tárgy: A tárgy megnevezése

Megszólítás!

A szöveg kezdete

Új bekezdés

Utolsó bekezdés

Keltezés

Elköszönő, üdvözlő szó

<Aláírás>

beosztás

Melléklet(ek):

9 Cégjelzéses papír használata (l. élőfej) nélkül is!

39

Vaskerék Kereskedelmi és Szolgáltató Kft.10

árubeszállítási csoport

Fábián Tamás

igazgató

Helyben

Tárgy: Jelentés az árubeszállításokról

Tisztelt Igazgató Úr!

Kérésének megfelelően az alábbiakban tájékoztatom Önt a – beszállítóinkkal történt megállapo-

dás alapján – kialakított árubeszállítás rendjéről.

1. A partnereinket nyomatékosan kértük, hogy a szerződési fegyelmet szigorúan tartsák be.

A szállítási határidők többszöri megsértése esetén kénytelen leszünk szerződést bontani,

és az adott termékcsoportban új beszállítóval megállapodni.

2. A jövőben a termékbeszerzéssel kapcsolatos szerződéseket – hideg áru tekintetében –

konkrét szállítási határnaphoz kötjük.

3. A beszállítóink is elfogadták azt a javaslatunkat, hogy a termékszállítás előtt két nappal

8-12 h közötti időben faxon jelezzék a soron következő beszállítást. Természetesen ez a

hidegáru-szállításra nem vonatkozik.

4. A telephely hátsó portáján – az elektronikus beléptetőrendszer gyakori meghibásodása

miatt – ügyeleti rendszert működtetünk.

Reméljük, a fenti intézkedéseink biztosítják a zavartalan árubeszállítást.

Nyíregyháza, 2007. november 10.

Varga Tamás

szállítási csoportvezető

10 Cégjelzéses papír használata (l. élőfej) nélkül is!

40

3. Egyedi, különleges formák alkalmazása

A feladat készülhet sablonból, adatok és a szöveg diktálása után, ill. feladatlapról.

Feljegyzés11

Címzett: [Kattintson ide, és írja be a nevet]

Másolatot kap: [Kattintson ide, és írja be a nevet]

Feladó: [Kattintson ide, és írja be a nevet]

Dátum: 2015.04.13.

Tárgy: [Kattintson ide, és írja be a feljegyzés témáját]

A sablon használata Jelölje ki a cserélni kívánt szövegrészt, és kezdjen el írni! Használja a kívánt stílusokat: a Formázás esz-

köztár Stílus mezőjében válassza a Címsor 1-3, a Szövegtörzs stb. stílust!

Grafikus objektum törléséhez Oldalkép nézetben jelölje ki a kívánt elemet, és nyomja meg a Delete bil-

lentyűt! A kép lecseréléséhez kattintson a képre, válassza a Beszúrás menün a Kép, majd Fájlból paran-

csát, és adja meg a beszúrni kívánt képet!

A változtatások megőrzéséhez válassza a Fájl menü Mentés másként parancsát! A párbeszédpanel alján a

Fájltípus mezőben válassza a Dokumentumsablon elemet! Legközelebb, ha használni szeretné a sablont,

a Fájl menü Új dokumentum parancsával tudja megnyitni!

11 L. Word szövegszerkesztő beépített sablonjainak alkalmazása

BIZALMAS

41

Feljegyzés

Címzett: Valamennyi egységvezető

Másolatot kap: Bányai László igazgató

Feladó: Fekete Piroska gazdasági ügyintéző

Dátum: 2007-11-08

Tárgy: Időszakos leltározás

Kedves Kollégák!

A 2007. október 31-i vezetői ülésen egyeztettük az épületek felújítási munkálatai miatt

szükségessé vált leltározási ütemtervet. Többen jelezték, hogy a visszaköltözés nem zaj-

lott zökkenőmentesen (pl. bútorok, berendezések hiánya), így az egységük még nem

tudja elkezdeni a leltározást.

Az alábbiakban közlöm az egységvezetőkkel egyeztetett leltározási ütemtervvel kapcso-

latos módosítást:

Egység megnevezése Időpont Leltárfelvevő

Ellenőrzési osztály megtörtént Fekete Anna

Főigazgatóság megtörtént Fekete Anna

Gazdasági osztály megtörtént Fekete Anna

Humán- és jogi osztály november 10. 8 h Fekete Anna

Karbantartás-irányítás megtörtént Radics Pálné

Környezet- és munkavédelemi

csoport

november 10. 13 h Fekete Anna

Marketingosztály november 11 13 h Radics Pálné

Minőségbiztosítási csoport november 13. 8 h Radics Pálné

Porta megtörtént Radics Pálné

Stratégiai igazgatóság november 13. 13 h Fekete Anna

Titkárság november 14. 8 h Fekete Anna

Termelésirányítás november 12. 8 h Radics Pálné

Áruátvételi osztály november 11. 8 h Radics Pálné

Kérem Önöket, ha a leltározással kapcsolatos bármilyen észrevételük van, minél előbb

jelezzék e-mailben vagy telefonon a gazdasági osztályon.

Radványi Ernőné

gazdasági igazgató

42

4. Belső irat önálló fogalmazásra

Ön a Zibor Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. készletnyilvántartó csoportjának vezetőjeként

e-mailben, csatolt fájlban küldött levélben jelzi a cégen belül az informatikai központ vezetőjé-

nek, Balogh Ádámnak, hogy a múlt hónapban megrendelt és a számítógépeikre telepített készlet-

nyilvántartási szoftver továbbra sem működik funkciójának megfelelően. A szoftver az új

termékek rögzítésekor nem jeleníti meg a már raktárkészleten lévő termékek mennyiségét, így az

összesített adat oszlopaiban csak az új termék mennyisége jelenik meg. A hiba az első telepítés

után is előfordult már, s akkor Jenei András a szoftvert újratelepítette. A szoftver mostanáig

hibátlanul működött, de néhány napja a hiba újra jelentkezett. A hiba kijavítása sürgős lenne,

mert az ünnepek közeledtével a következő napokban nagy mennyiségű áru érkezik a céghez,

amelyeket nyilvántartásba kell venni (l. készletnyilvántartás).

A mellékletben csatolja a készletnyilvántartó szoftverrel a mai napon rögzített terméklista

szoftverből nyomtatott egy oldalát, amelyen jól követhető, hogy a raktáron lévő és az új termé-

kek mennyiségét összegző, „Összes mennyiség” oszlop adatsora hibás.

Kérje a kollégáit, hogy a szoftverhiba elhárításában, illetőleg – szükség esetén – a szoftver

újratelepítésében legyenek segítségükre. Kérje az informatikai osztály visszajelzését e-mailben a

hiba elhárításának időpontjáról, ill. jelezze, hogy időpont-egyeztetés miatt hívja Önt a megjelölt

telefonmelléken.

Feladat:

1. Fogalmazza és formázza meg a kérést tartalmazó iratot – az e-mailhez csatolt dokumentumot – a

„tanult”12 belső irat formai szabályainak megfelelően!

2. Egészítse ki az iratot a szükséges adatokkal (keltezés, tárgy, megszólítás, elköszönés, aláírás,

melléklet)!

3. Élőfejben készítse el a Zibor Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. készletnyilvántartó csoportjának

cégfeliratát a következő adatokkal:

A cég neve és csoport megnevezése

Telefonszám: 42/543-675/2562 mellék

E-mail: [email protected]

Az élőfejben rendezze a megadott adatokat egymás alá középre, Arial 11 pt. betűtípussal és –mérettel

dolgozzon; a cég nevét félkövér betűstílussal jelenítse meg, s szegélyezze 1,5 pt. vonallal!

4. Nyomtassa ki az elkészült levelet, és saját kezűleg írja alá a megfelelő helyen!

12 A forma pontos meghatározása (minta vagy sablon szerint is lehetséges)!

43

Zibor Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. készletnyilvántartó csoport

Telefonszám: 42/543-675/2562 mellék E-mail: [email protected]

Informatikai Központ

Balogh Ádám központvezető

Helyben

Tárgy: Készletnyilvántartó szoftver hibájának elhárítása

Kedves Kolléga!

A múlt hónapban megrendelt és a számítógépeinkre telepített készlet-nyilvántartási szoftver

továbbra sem működik funkciójának megfelelően. A szoftver az új termékek rögzítésekor nem

jeleníti meg a már raktárkészleten lévő termékek mennyiségét, így az összesített adat oszlopaiban

is csak az új termék mennyisége látszik.

A hiba a múlt hónapban is előfordult már, s akkor Jenei András a szoftvert újratelepítette, ami

mostanáig hibátlanul működött, de néhány napja a hiba újra jelentkezett. A hiba kijavítása sürgős

lenne, mert az ünnepek közeledtével a következő napokban nagy mennyiségű áru érkezik a

céghez, amelynek a készletnyilvántartását el kell végeznünk.

A mellékletben csatolom a készletnyilvántartó szoftverrel a mai napon rögzített terméklistának a

szoftverből nyomtatott egy oldalát, amelyen jól követhető, hogy a raktáron lévő és az új termé-

kek mennyiségét összegző „Összes mennyiség” oszlop adatsora hibás.

Kérem Önt, hogy a szoftverhiba elhárításában, illetőleg – ha szükséges – a szoftver újratelepíté-

sében legyen segítségünkre.

A fent megadott e-mail címre kérem visszajelzését a hiba elhárításának időpontjáról. Időpont-

egyeztetés miatt a 2562-es telefonmelléken elérhető vagyok.

Segítő együttműködését előre is köszönöm.

Debrecen, 20... november 8.

Üdvözlettel

Varga Andrea

a készletnyilvántartó csoport vezetője

Melléklet: hibás készletnyilvántartó lista

44

2.1.2. Jegyzőkönyv készítése

Tananyagelem: A jegyzőkönyv készítése13 27/24 óra


óraszám

A jegyzőkönyv fogalma, fajtái: ki- vagy meghallgatási, eseményjegyzőkönyv és tanácsko-

zási vagy lefolyásjegyzőkönyv – mintajegyzőkönyvek elemzése alapján

2/2

A jegyzőkönyvvezető feladatai, eljárás a jegyzőkönyvek kezelésével kapcsolatban 2/2

A jegyzőkönyv fajtái iratjellemzői alapján: teljes, rövidített, tömörített, kivonatos,

eredményjegyzőkönyv – mintajegyzőkönyvek elemzése alapján 2/2

A jegyzőkönyv sémája; szerkesztésének tartalmi, formai és nyelvi követelményei 2/2

Jegyzőkönyvek formázása minta alapján és diktálás után, folyamatos, nyomtatott

szövegről, adatok kiegészítésével 12/8

A jegyzőkönyv-vezetés előgyakorlatai: nyelvhelyességi, címadási feladatok, kulcsszó,

tételmondat keresése 4/4

Egyszerűbb jegyzőkönyvek fésülési, tömörítési, kivonatolási feladatai 3/4

A tananyagelem oktatásának célja, hogy a tanuló a belső iratok csoportjában – az irat fontossá-

gára való tekintettel - különös gondossággal tudja megszerkeszteni a jegyzőkönyveket.

Ehhez értelmeznie kell a jegyzőkönyv tartalmát, adatait; képessé kell válnia arra, hogy nyelvi,

nyelvhelyességi, helyesírási szempontból ellenőrizze az iratot. Meg kell ismernie a jegyzőköny-

vek fontosságát és kezelésének szabályait is.

Oktatás-módszertani kérdések

A tananyagelem közvetlenül a belső iratok szerkesztésének következő lépése. Egyedivé funkció-

ja (l. okirat), a különleges formája, ill. kezelésének szabályai révén válik.

A tanulónak nem kell önállóan jegyzőkönyvet vezetnie és a felvett jegyzőkönyvi anyagot

tartalmilag, nyelvileg, stilisztikailag helyesbítenie, javítania, rövidítési, tömörítési feladatokat

elvégeznie. A tanár irányításával a gyakorlófeladatok azonban tudatosíthatják a feladat és az irat

fontosságát, ezáltal annak készítése, formázása is igényesebb, precízebb lehet; fejlődik a tanuló

szövegértelmezési képessége, fogalmazási, helyesírási készsége.

A jegyzőkönyvi feladatok többnyire iratszerkesztési gyakorlatok a belső ügyiratok készítésének

mintájára. A gyakorlatok lehetnek:

- minta szerinti másolások, formázások,

- készülhet folyamatosan írt, nyomtatott szövegről,

- diktálás után,

- adatok összerendezése alapján,

- sablon alkalmazásával.

13 Az Ügyviteli titkár szakmai és vizsgakövetelményeiben a tananyagelem neve: Jegyzőkönyv készítése

45

Javaslat jegyzőkönyv formájára

Jegyzőkönyv

A jegyzőkönyv készítésének ideje, helye; háttéreseménye ……………………………………

.…………………………………………………………………………………..

A jelenlévők felsorolása: …………………………………….

…………………………………….

…………………………………….

…………………………………….

A jegyzőkönyvvezető neve:

Tárgy: ……………………………………………

Hozzászóló neve ……….. ................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

Újabb hozzászóló ............................................................................................................................ ...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

Újabb hozzászóló ............................................................................................................................ ...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

K. m. f.

Aláírás Aláírás Aláírás

munkakör munkakör jegyzőkönyvvezető

46

Jegyzőkönyv

Készült a JONATÁN Kft. vásárosnaményi irodahelyiségében megtartott értekezleten 2007.

november 6-án.

Jelen voltak: Kovács János, a gazdaság elnöke,

Salamon József, Kántor Péter, Nagyfalusi Endre vezetőségi tagok,

Lajtos Zoltán csoportvezető és

24 fő almatermelő.

Jegyzőkönyvvezető: Mészáros Jánosné adminisztrátor

Tárgy: Az almatermés tárolása

Kovács János köszöntötte az értekezlet tagjait. Tájékoztatásul elmondta, hogy a kft. az idén

átlagterméssel számolt, s ennek megfelelően kötöttek szerződéseket a különböző felvásárlókkal.

Tavasszal a késői fagyok, nyáron pedig az aszályos idő következtében sokkal kevesebb, de jobb

minőségű almát tudtak felvásárolni. Azonban most is kb. 40-50 vagon alma tárolását kell

megoldani. A kft. vezetői úgy gondolták, hogy az olcsó külföldi áruk őszi behozatala miatt

inkább a téli időszakban kezdik meg az alma piacra szállítását.

Salamon József szerint a megyei agrárkamara segítségét kell kérni az alma tárolásának biztosítá-

sára. Azt javasolta, hogy hosszú távon az agrárkamara közreműködésével hűtőházak építésében

gondolkozzanak. Ehhez pályázatokon uniós pénzt lehet és kell nyerni.

Nagy Péter nem értett egyet ezzel, mert szerinte a helyi körülményeket legjobban a helyi gazdák

ismerik. Bízott benne, hogy januárban és februárban találnak piacot az alma számára, addig

azonban olyan tárolóhelyet kell biztosítani, ahol az alma tápértéke, minősége megőrizhető.

Hűtőházak építésének gondolatát ő is támogatta, de úgy vélte, hogy az uniós támogatású

pályázatokból évek múlva lesz pénz, helyi forrásokat kell keresni.

Lázár Gedeon véleménye szerint hűtőtárolót saját forrásból kell építeni. Öt évvel ezelőtt a

tagság már megtárgyalta egy 50 vagon befogadóképességű hűtőtároló építési tervét. A végrehaj-

tás akkor elmaradt, de a tervek megvannak. Kérte a vezetőséget, bízzon meg egy háromtagú

bizottságot azzal, hogy a meglévő terv alapján a most szükséges méretű tároló terveit készítessék

el, s építtessék meg a tárolót.

Kovács János megköszönte a tagtársak hozzászólásait, értékes javaslatait. Határozatként

kimondta, hogy a vezetőség a hűtőtároló építését elhatározta, s a részletes előterjesztés elkészíté-

sével Szécsi Miklós tagtársat bízza meg. A termelési értekezletet bezárta.

K. m. f.

Kovács János Mészáros Jánosné

elnök jegyzőkönyvvezető

47

2.1.3. Dokumentumkészítés a gyakorlatban

Tananyagelem: Dokumentumkészítés a gyakorlatban 36/50 óra


óraszám

Az emlékeztető tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után, folyamato-

san írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével. 4/6

Feljegyzés tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után, folyamatosan írt,

nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével. 4/6

Utasítás, körlevél tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után,

folyamatosan írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével.

4/6

Jelentés tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után, folyamatosan írt,

nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével.

4/6

Beszámoló tartalmi, nyelvi és formai megoldásai; szerkesztése minta után, folyamatosan

írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok kiegészítésével.

4/6

Meghívó készítésének gyakorlatai (munkahelyi értekezletre, megbeszélésre, tanácskozásra,

taggyűlésre; belső ünnepélyes rendezvényekre szóló meghívás).

5/6

Egyéb iratok készítése: köszönetnyilvánítás, köszöntés, üdvözlés, jókívánságok, kimentést,

elnézést kérő levelek, hirdetések, céginformációk, sajtóközlések, belső érdeklődő levelek

stb.

5/7

Jegyzőkönyvi gyakorlatok; folyamatosan írt, nyomtatott anyagról, diktálás után, adatok

kiegészítésével.

4/5

Az iratok továbbításának hagyományos és elektronikus útja, módja. 2/2

A tananyagelem oktatásának célja, hogy a tanulók gyakorlottságot, rutint szerezzenek a cégek belső

kapcsolatrendszerét kifejező, ügyintézés folyamatát segítő, az információáramlást támogató iratok

készítésében, szerkesztésében. A tanulónak tudnia kell irányító szempontok szerint és önállóan

dolgoznia. Szerkesztési feladatait pontosan, precízen kell végezni, kontrollálva saját munkatevékeny-

ségét.

A tanulóval meg kell ismertetni a hagyományos (papíralapú) és elektronikus írásbeli kapcsolattartás

eszközeit, módját, a cégen belüli levelezés, iratváltás általános szabályait és gyakorlatát, amelynek

révén hatékony és sikeres kapcsolatot tud teremteni a szervezeten belül: a vezetővel, más egységgel,

az egységek dolgozóival, közvetlen felettesével, munkatársaival stb.

A tanuló képessé válik

a levelezés folytatására az intézményi belső iratfajtái, valamint a levelezés udvariassági szabá-

lyai szerint;

a belső ügyintézést segítő írásbeli dokumentumok megszerkesztésére;

az egyszerű ügyiratok formanyomtatványainak, űrlapjainak szakszerű kitöltésére,

sablonok, esetleg nyomtatványok használatára.

48

Oktatás-módszertani javaslatok

A tananyagegység minden elemének oktatása kapcsán kiemelten fontos a pedagógus tantárgyközi

szemlélete, ill. a tananyagelemek, tananyagegységek, modulok szakmai tartalmának kapcsolatát szem

előtt tartó szemlélet és gyakorlat követése. Az iratkészítést ún. szintetizáló tananyagrésznek kell

tekintenünk, amelynek során építünk, építhetünk a tanuló már meglévő ismereteire, készségeire, és a

feladok készítése során alkalmazzuk is a tanuló pl. gépírási, elektronikus írástechnikai (l. adatbevitel),

számítástechnikai ismereteit (l. szerkesztés, formázás); tudatos nyelvhasználatát (l. fogalmazás,

helyesírás, stílus), kommunikációs készségét, valamint eddig megszerzett, vagy a mindennapokban

megtapasztalt tárgyi, szakmai ismereteit.

Ehhez a korszerű pedagógiai eljárások közül alkalmasak lehetnek az alábbiak (természetesen a sor

nem teljes):

- irányított feladatmegoldás (pl. iratok készítése séma, ill. meghatározott feladatsor, szempont-

sor alapján);

- kooperatív technikák – együttműködésen, egyenlő részvételen alapuló közös munka a feladat

megoldása, a tananyag feldolgozása során (pl. iratok egyedi formai kialakítása, a tartalom

megfogalmazása);

- egyéni-, pár-, csoportmunka (pl. iratok közlési funkciójának megfelelően: üzenet továbbítása,

üzenetváltás);

- beszélgetés, felfedeztető módszer (pl. iratok tartalmi értelmezése);

- projektmódszer – adott témájú együttműködés a tanulók között egy előre meghatározott cél

megvalósítására (pl. kiindulási alap: az üzenet közvetítését kívánó szituáció, l. „levélhelyzet”;

- témanap, témahét – élményszerű, tapasztalati úton való ismeretszerzés – általában csoportban

üzem-, irodalátogatás során szerzett tapasztalatok;

- komplexitásra törekvés, komplex feladat (pl. az iratkészítés, -továbbítás, -kezelés) tudatos

alkalmazása, beépítése a tanítási folyamatba (pl. „élményszerű” eseményre alapozott vagy szi-

tuáció által meghatározott, üzenetközvetítésre szolgáló irat készítése, útjának végigkísérése a

kommunikációs folyamatban).

A javasolt szakmai tartalom csak általánosan előforduló egyszerű iratokat tartalmaz, amely kiegészít-

hető másokkal is. A formát illetően nem célszerű csak egyet megismertetni a tanulóval, hiszen a

munkahelyi körülményektől, szokásoktól függően sokféle belső ügyiratforma létezik. A sokféleség

bemutatása mellett is törekedni kell a viszonylag egységes, könnyen kezelhető egyszerű ügyiratfor-

mák kiválasztására, szerkesztésére. Különösen fontos ez a számonkérés szempontjából.

49

Kiemelt gondot kell fordítani a tananyagegység oktatása során arra, hogy ugyan az iratok többségük-

ben még hagyományos, papíralapú levélként készülnek, de az információközlés, -továbbítás egyre

inkább elektronikus úton terjed, különösen a belső kommunikációs rendszerben. A modul tananyag-

tartalmához kapcsolódóan ismertetni kell az iratok továbbításának hagyományos és elektronikus

útját-módját is.

Az iratok elkészítésének módja sokféle lehet:

- a tanuló iratmintát másol – adatok, tartalom, forma megbeszélése után,

- majd önállóan szerkeszti meg az iratot;

- folyamatosan írott, nyomtatott (tömb) szöveget formáz, szerkeszt,

- diktálás után ír, majd formáz,

- kézírásos, felülírt, korrektúrázott szöveget szerkeszt14,

- az iratot adatok kiegészítésével szerkeszti meg,

- rövidebb, egyszerűbb iratot – adatok ismeretében – önállóan fogalmaz.

Az iratok értékelése – beleértve a jegyzőkönyvi formákat is - a feladat jellegének megfelelő legyen

(az értékelési javaslatokat l. alább). Módszertani szempontból igen fontos, hogy a tanuló a feladatára

ne csak osztályzatot kapjon, hanem verbálisan (írásban vagy szóban – ez utóbbi hatásosabb) is

közöljük a tanulóval az iratkészítéssel kapcsolatos elvárásainkat – kiemelve a jó, a kevésbé vagy nem

elfogadható megoldásokat. Ajánlatos mintaértékű iratokat elemezni a tanulókkal közösen, ill. az sem

árt, ha ellenpéldát is lát a tanuló. Az utóbbi esetben ügyelni kell arra, hogy – valamilyen negatív hatás

folytán – nehogy a rossz példa maradjon meg a tanulóban, a hibát, a hiányosságot elemző iratot el

kell készíteni/készíttetni helyes tartalommal, formával, nyelvi megoldásokkal is.

14 A korrektúrajelek megismertetése a szövegszerkesztés órán lehetséges, de levelezés órán is történhet.

50

Értékelési-osztályozási táblázat15

(javítószerkezet használatával)

1. Minta utáni másolás, ill. folyamatosan írott, nyomtatott szöveg másolása és formázása esetén

Leütésszám

Osztályzat

Jeles

0,01% Jó

0,02% Közepes

0,03% Elégséges

0,04% Elégtelen

0,05%-től

Hibaszám

300 0 - 1 - 2-

400 0 - 1 2 3-

600 0 1 - 2 3-

800 0 1 2 3 4-

900 0 1 2 3 4-

1000 0-1 2 3 4 5-

1100 0-1 2 3 4 5-

1200 0-1 2 3 4 5-

1300 0-1 2 3 4-5 6-

1400 0-1 2 3-4 5 6-

1500 0-1 2-3 4 5-6 7-

1600 0-1 2-3 4 5-6 7-

1700 0-1 2-3 4-5 6 7-

1800 0-1 2-3 4-5 6-7 8-

1900 0-1 2-3 4-5 6-7 8-

2000 0-2 3-4 5-6 7-8 9-

Hiba:

- a gépelési munkák értékelésében alkalmazott hibázási esetek és hibafajták – hibánként 1 hiba;

- a meghatározott formától való eltérés – eltérésenként 1 hiba;

- a szerkesztési műveletek helytelen vagy hiányos alkalmazása (pl. enter használata térköz he-

lyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.

15 A javaslat az órai munkák értékelésére vonatkozik!

51

2. Diktálás utáni vagy kéziratos, felülírt, korrektúrázott szöveg írása és iratformázása esetén

Leütésszám

Osztályzat

Jeles

0,01% Jó

0,02-0,03% Közepes

0,04% Elégséges

0,05-0,06% Elégtelen

0,07%-től

Hibaszám

300 0 - 1 2 3-

600 0 1 2 3 4-

800 0 2 3 4 5-

900 0 1-2 3 4-5 6-

1000 0-1 2-3 4 5-6 7-

1200 0-1 2-3 4 5-7 8-

1300 0-1 2-3 4-5 6-7 8-

1400 0-1 2-4 5 6-8 9-

1500 0-1 2-4 5-6 7-9 10-

1700 0-1 2-5 4-6 7-10 11-

1800 0-1 2-5 6-7 8-10 11-

1900 0-1 2-5 6-7 8-11 12-

2000 0-2 3-6 7-8 9-11 12-

Hiba:



- a szerkesztési műveletek helytelen, fölösleges vagy hiányos alkalmazása (pl. enter használata

térköz helyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.

- helyesírási hiba – hibánként 1 hiba;

- javítatlan korrektúra – esetenként 1 hiba.

52

3. Irat szövegének önálló megfogalmazása, írása és iratformázása esetén – 1. változat

Leütésszám

Osztályzat

Jeles

0,01-0,02% Jó

0,03-0,04% Közepes

0,05-0,06% Elégséges

0,07-0,08% Elégtelen

0,009%-től

Hibaszám

300 0 1 - 2 3-

600 1 2 3 4 4-

800 1 2-3 4 5-6 7-

900 1 2-3 4-5 6-7 8-

1000 2 3-4 5-6 7-8 9-

1200 2 3-4 5-7 8-9 10-

1300 2 3-5 6-7 8-10 11-

1400 2 3-5 6-8 9-11 12-

1500 3 4-6 7-9 10-12 13-

1700 3 4-6 7-10 11-13 14-

1800 3 4-7 8-10 11-14 15-

1900 3 4-7 8-11 12-15 16-

2000 4 5-8 9-11 12-16 17-

Hiba:



- a szerkesztési műveletek helytelen, fölösleges vagy hiányos alkalmazása (pl. enter használata

térköz helyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.

- helyesírási hiba – hibánként 1 hiba;

- nyelvhelyességi és stilisztikai hiba – hibázásonként 1 hiba;

- tartalmi hiba (hiányos tartalom vagy fölösleges – a jelentést befolyásoló –adathasználat, a tar-

talom helytelen értelmezésének hibái) – hibánként 1 hiba.

53

4. Irat szövegének önálló megfogalmazása, írása és iratformázása esetén – 2. változat

Sorszám A feladat megnevezése Pontszám

Az irat tartalmi követelményei

A feladó adatai élőfejben (név, cím, telefonszám, faxszám, e-mail) 4

A címzett adatai (név, egység, csoport, beosztás megnevezése) 3

Tárgy megnevezése 2

Megszólítás 2

A szöveg tartalma (a megadott információk függvényében) 10

- hivatkozás

- a megkeresés oka

- figyelemfelhívás, tájékoztatás

- záró gondolatok

Elköszönés, üdvözlés 1

Keltezés 2

Aláírás (személy, beosztás) 2

Élőláb adata (pl. sürgős, bizalmas, belső használatra stb.) 2

Az irat nyelvi követelményei

Fogalmazás szabatossága 5

Hivatalos stílus alkalmazása 5

Nyelvhelyesség 5

Helyesírás 5

Adatbevitel minősége (l. gépelési hibák) 10

Az irat formai követelményei (feladattól függően)

Oldalbeállítás (papírméret, tájolás) 2

Margóbeállítás 2

Élőfej formázása (pl. középre rendezés, háttérszín, alsó szegély, logo

stb.)

5

Élőláb alkalmazása (pl. jobbra rendezés, betűtípus, -méret beállítása,

felső szegély stb.)

5

Bekezdések alkalmazása 2

Térköz beállításai 2

Kiemelések alkalmazása 2

Elválasztás alkalmazása 1

Sorrendezés (sorkizárt) 1

Függőleges igazítás az oldal közepére 1

Melléklet elhelyezése, formázása 2

Mentés, nyomtatás 2

Összesen: 85

Osztályozási javaslat

jeles (5) 76-85 pont 90%-tól

jó (4) 68-76 pont 80%-tól

közepes 60-67 pont 70%-tól

elégséges 51-59 pont 60%-tól

elégtelen 50 pont alatt 60% alatt

54

Ajánlott szakirodalom (elsősorban tanárok számára)

A tananyagegység teljes tartalmát lefedő szakirodalom, tankönyv sajnos nem áll rendelkezésünkre, de

még olyan sem, amely egy-egy tananyagelemét teljes terjedelmében tartalmazná. Különösen hiányzik

a tanárok, tanulók számára feladatokat tartalmazó gyűjtemény.

Freisinger Edéné: Levelezési ismeretek. Nemzeti tankönyvkiadó, Bp., 1996.

Grezner Ferenc: Word leveleskönyv. Szak Kiadó Kft., Bicske, 1997.

Honffy Pál: Levelezési tanácsadó. KJK Kiadó, 1998.

Kaluczkyné Venczler Mária: Hivatalos levelezés. SZIE GTK VTI Interschool, Bp., 2003.

Titkárságvezetők, menedzserasszisztensek kézikönyve. Raabe Kiadó, Bp., 2000.

Üzleti levelezés a gyakorlatban (Szerk.: F. Dornbach Mária). Verlag Dashöfer Szakkiadó Kft. & T.

Bt., Bp., 2002.

Személyi feltételek

A Dokumentumok szerkesztése modul egyértelműen az ügyvitel szakos tanár kompetenciájába

tartozik. Ajánlatos, hogy a szakképezés folyamán egy kézben legyenek azok a modulok, tananyag-

egységek és tananyagelemek, amelyek valamilyen iratkészítési, levelezési szakmai anyagot tartalmaz.

Ilyen pl. a vizsgált modul előzménye, a Gépírás és iratkészítés modul több tananyageleme (l.

Iratkészítés alapismeretei, Hivatalos levelezés, Üzleti levelezés).

Tárgyi feltételek

Az iratok készítése természetesen számítógépen történik, tehát a tananyagegység óráit számítástech-

nika teremben kell tartani, ahol minden tanuló külön gépnél ül. Időnként feltétlenül fontos, hogy a

tanulók nyomtatott formában is lássák a munkájukat, mert talán szemléletesebben (erőteljesebben)

mutatkoznak meg a formai megoldások, esetleges „kilengések”, elcsúszások. A tanítási folyamat

valamennyi fázisában nagy segítségünkre lehet a teremben felszerelt projektor, amelyet egy számító-

géphez (tanári gép) csatlakoztatunk.

A számítástechnika teremben Internet-elérési lehetőséget célszerű biztosítani az elektronikus

levélküldéshez. A belső hálózat közvetlen elérési lehetőséget biztosít a gépek között, ez jó lehetőség

arra, hogy a tanulók egymás között folytassanak – szigorúan a tanári utasításnak megfelelően -

levelezést, ill. a tanárnak küldjék elkészített munkájukat.

55

2.2. Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység

A tananyagegység oktatásának célja, hogy a tanuló a gyakorlatban, alkalmazói szintű táblázatkeze-

lési és adatbázis-kezelési feladatok megoldására legyen képes. Feladatkörében képes legyen különbö-

ző kimutatásokat, táblázatokat, egyszerűbb adatbázisokat megtervezni, módosítani, azon egyszerűbb

műveleteket végezni minimum az ECDL 4. modul (l. Táblázatkezelés), valamint az ECDL 5. modul

(l. Adatbázis-kezelés) követelményeinek megfelelően.

A feladatot a tanulónak elsősorban irányítással, az egyszerűbb feladatokat önállón kell elvégeznie.

Képessé kell válnia arra, hogy az elméleti ismereteket gyakorlati feladatokban tudja alkalmazni. Ezen

túlmenően el kell érni, hogy a tanulóban kialakuljon az a tudat, hogy az információs társadalomban

elengedhetetlen az információt, adatot munkája során a megfelelő helyen felhasználni, rendszerezni

és létrehozni. Ehhez pedig a számítástechnika, illetőleg a különféle – így a táblázat- és adatbázis-

kezelő – programok funkcióinak megismerése, kezelésének gyakorlata alapvető ismeret. Azt is fontos

tudatosítani, hogy az ember szembesül az újhoz való alkalmazkodással, az ismeretek frissítésének

követelményével – így az állandó önképzésnek szinte egyfajta életformává kell válnia. A tanulóban

ki kell alakítani azt az igényt, hogy legyen nyitott a számítástechnikai újdonságok befogadására, az

informatikai ismeretek folyamatos megújítására.

Ennek érdekében fontos, hogy a számítástechnikai alap- és szövegszerkesztési ismeretekre építve:

A tanuló megismerjen egy korszerű táblázatkezelő programot; ismerje annak felépítését, az

adatbeviteli lehetőségeket, a táblázatok, egyszerűbb matematikai műveletek, számítások, ki-

mutatások készítéséhez szükséges fogalmakat, fájlműveleteket. Tudnia kell diagramot készí-

teni, standard matematikai és logikai függvényeket alkalmazni, illetve egyéni képleteket lét-

rehozni és használni.

A tanuló ismerjen meg egy korszerű adatbázis-kezelő programot. Ismerje annak felépítését, a

relációs adatbázis-kezelés főbb fogalmait, az adatbázisok létrehozásával, módosításával stb.

kapcsolatos műveleteket (táblakezelés, űrlapok, lekérdezések, jelentések stb.), eljárásokat.

Gyakorlati munkafeladatokban alkalmazói szinten legyen képes egy korszerű táblázatkezelő

és adatbázis-kezelő programot kezelni.

56

2.2.1. Táblázatkezelés

Tananyagelem: Táblázatkezelés 27/30 óra


óraszám

A táblázatkezelés alapjai: táblázatkezelő programok szerepe, legelterjedtebb típusai.

Programindítás, -zárás műveletei. A táblázatkezelő program felépítése, felhasználói

munkafelülete. A táblázat részei: cellák, oszlopok, sorok, munkafüzet, munkalap. A

kicsinyítés/nagyítás használata. Sorok, oszlopok rögzítése és feloldása. Az alkalmazás

beállításainak megváltoztatása. Nyomtatási beállítások. A program Súgójának használata

3

Fájlok kezelése, megnyitása, mentése, keresése, megtekintése.

Munkafüzetek kezelése, létrehozása, mentése, megnyitása, törlése, munkafüzetek közötti

váltás. Munkalapok létrehozása, átnevezése, áthelyezése, másolása, törlése, csatolása.

3

Cellaműveletek: Szám, dátum és szöveg bevitele a cellába, javítása, módosítása (kivágás,

másolás, beillesztés; irányított beillesztés). Mozgás, kijelölés, módosítás, sorok és oszlopok

beszúrása, törlése a táblázatban. Oszlopszélesség és sormagasság módosítása. Képek

importálása. A cellatartalom bővítése új tartalommal, a meglévő cellatartalom felülírása

3

Adatok bevitele kitöltéssel; adatok keresése, másolása cseréje. Adatok rendezése. 2

Táblázat szerkesztése. A dokumentum védelme (lapvédelem, füzetvédelem, munkafüzet

közössé tétele és védelme). 2

A cellák tartalmának igazítása és a szöveg elhelyezésének módjai. A cellák betűtípusának

beállításai. Cellák formázási lehetőségei (szegély, hátér, mintázat). Cellatartalom

elforgatása, igazítása. Számformátumok és beállításaik. Cellavédelem. 2

A képlet fogalma. Képletek beírásának menete. Egyszerű képletek készítése (cellák

tartalmának összeadása, kivonása, szorzása és osztása).

Nem egymás mellett lévő cellákkal végzett műveletek. Hivatkozás cellatartományokra.

Relatív, abszolút cellahivatkozások.

3/4

A munkafüzet különböző nézetei. Oldalbeállítás (tájolás, nagyítás és papírméret).

Margók beállítása. Táblázat igazítása. Élőfej és élőláb készítése (egyéni élőfej és élőláb,

dátum, idő, oldalszám, fájlnév beszúrása). Nyomtatási kép. Nyomtatási beállítások

(nyomtató választása, nyomtatandó oldalak, nyomtatási terület, példányszám).

2

A függvény fogalma. Függvények beszúrása. A különböző függvénykategóriák. A SZUM,

ÁTLAG, MIN, MAX, a DARAB függvények (DARAB, DARAB2, DARABTELI

függvények). HA függvény. 3/4

A diagram fogalma, a diagramok részei. Gyakori diagramtípusok (kördiagram, oszlopdiag-

ram, grafikon, pontdiagram, kombinált diagram). A diagram típusai. Az adatsorok. A

diagram helye. A diagramterület és a rajzterület. A diagram címe. Tengelyparaméterek. A

diagram típusának és paramétereinek módosítása.

3/4

Vírus- és adatvédelem 1

57

2.2.2. Táblázatkezelés a gyakorlatban

Tananyagelem: Táblázatkezelés a gyakorlatban 36/52 óra


óraszám

A táblázatkezelés alapjai: táblázatkezelő programok szerepe, legelterjedtebb típusai.

Programindítás, -zárás műveletei. A táblázatkezelő program felépítése, felhasználói

munkafelülete. A táblázat részei: cellák, oszlopok, sorok, munkafüzet, munkalap. A

kicsinyítés/nagyítás használata. Sorok, oszlopok rögzítése és feloldása. Az alkalmazás

beállításainak megváltoztatása. Nyomtatási beállítások. A program Súgójának használata.

4/5

Fájlok kezelése, megnyitása, mentése, keresése, megtekintése.

Munkafüzetek kezelése, létrehozása, mentése, megnyitása, törlése, munkafüzetek közötti

váltás. Munkalapok létrehozása, átnevezése, áthelyezése, másolása, törlése, csatolása.

4/5

Cellaműveletek: Szám, dátum és szöveg bevitele a cellába, javítása, módosítása (kivágás,

másolás, beillesztés; irányított beillesztés). Mozgás, kijelölés, módosítás, sorok és oszlopok

beszúrása, törlése a táblázatban. Oszlopszélesség és sormagasság módosítása. Képek

importálása. A cellatartalom bővítése új tartalommal, a meglévő cellatartalom felülírása.

4/5

Adatok bevitele kitöltéssel; adatok keresése, másolása cseréje. Adatok rendezése. 3/5

Táblázat szerkesztése. A dokumentum védelme (lapvédelem, füzetvédelem, munkafüzet

közössé tétele és védelme). 3/5

A cellák tartalmának igazítása és a szöveg elhelyezésének módjai. A cellák betűtípusának

beállításai. Cellák formázási lehetőségei (szegély, hátér, mintázat). Cellatartalom

elforgatása, igazítása. Számformátumok és beállításaik. Cellavédelem. 4/5

A képlet fogalma. Képletek beírásának menete. Egyszerű képletek készítése (cellák

tartalmának összeadása, kivonása, szorzása és osztása).

Nem egymás mellett lévő cellákkal végzett műveletek. Hivatkozás cellatartományokra.

Relatív, abszolút cellahivatkozások.

4/6

A munkafüzet különböző nézetei. Oldalbeállítás (tájolás, nagyítás és papírméret).

Margók beállítása. Táblázat igazítása. Élőfej és élőláb készítése (egyéni élőfej és élőláb,

dátum, idő, oldalszám, fájlnév beszúrása). Nyomtatási kép. Nyomtatási beállítások

(nyomtató választása, nyomtatandó oldalak, nyomtatási terület, példányszám).

3/4

A függvény fogalma. Függvények beszúrása. A különböző függvénykategóriák. A SZUM,

ÁTLAG, MIN, MAX, a DARAB függvények (DARAB, DARAB2, DARABTELI

függvények). HA függvény. 3/5

A diagram fogalma, a diagramok részei. Gyakori diagramtípusok (kördiagram, oszlopdiag-

ram, grafikon, pontdiagram, kombinált diagram). A diagram típusai. Az adatsorok. A

diagram helye. A diagramterület és a rajzterület. A diagram címe. Tengelyparaméterek. A

diagram típusának és paramétereinek módosítása.

3/5

Vírusirtó program használata és adatvédelem. 1/2

58

2.2.3. Adatbázis-kezelés

Tananyagelem: Adatbázis-kezelés 27/30 óra


óraszám

Az adatbázis-kezelő feladata, adatkezelési alapfogalmak, a tanult adatbázis-kezelő képernyő-

felépítése, a program használata. Az adatbázis fogalma. Az adatbázis felépítése: táblák, rekordok,

mezők. A mezőtípusok és a mező tulajdonságai. 2

Az adatbázis felépítése, navigáció az objektumok között. Műveletek az adatbázis-objektumokkal:

megnyitás, mentés. A Súgó használata. 3

Adatbázis létrehozása; alapvető műveletek. Adattábla létrehozása, mozgás adattáblán belül; adatok

bevitele, törlése, módosítása az adattáblában. 3

Adattábla tervezése. Fogalmak: elsődleges kulcs, index, attribútumok, rekordok stb. 5

Űrlapok típusai; űrlapok készítése és testreszabása. Vezérlőelemek kezelése, jellemzőinek

beállításai. Segédűrlapok szerepe és készítése. Űrlap megnyitása, létrehozása, mentése. Űrlap

használata a rekordok beviteléhez, módosításához és törléséhez. Szöveg beírása és módosítása az

űrlap fejlécében és láblécében. Űrlap mentése, bezárása, törlése.

4/5

Információk lekérdezése, módosítása; választás és rendezés. A keresés parancs használata. Szűrő

alkalmazása egy táblára vagy űrlapra; eltávolítása táblából vagy űrlapról. Meghatározott keresési

feltételeket tartalmazó egytáblás és többtáblás lekérdezés létrehozása és elmentése. Lekérdezés

szerkesztése feltételek hozzáadásával, törlésével. A lekérdezés futtatása, törlése, elmentése és

bezárása. Adatok rendezése táblákban, űrlapokban és lekérdezések eredményeiben növekvő és

csökkenő szám- és ábécérendben.

4/5

Jelentések szerepe, feladata, létrehozásának folyamata, módosítása, nyomtatása. Jelentésfejléc és -

lábléc készítése. Adatok csoportosítása, összegzés (részösszege, végösszegek) a jelentésben.

Kifejezések használata a jelentésben: képletek, függvények, dátum, idő, oldalszám stb., grafikák

beillesztése. Jelentés mentése, bezárása, törlése.

4/5

Adatbázis karbantartása. Tábla, űrlap, jelentés nyomtatási nézetének megjelenítése. A jelentés

tájolásának megváltoztatása. A papírméret megváltoztatása. Oldal, kijelölt rekordok vagy egész

tábla nyomtatása. Lekérdezés eredményeinek nyomtatása. Jelentés meghatározott oldalának vagy

oldalainak nyomtatása és az egész jelentés nyomtatása.

2

59

2.2.4. Adatbázis-kezelés a gyakorlatban

Tananyagelem: Adatbázis-kezelés a gyakorlatban 36/52 óra

Gyakorlatok az adatbázis-kezelő alapvető funkcióinak megismerésére, a tanult adatbázis-kezelő

indítása, képernyő beállítási lehetőségeinek megismerése. 4/5

Az adatbázis felépítésének megismerése, navigáció az objektumok között. Műveletek végzése az

adatbázis-objektumokkal: meglévő adatbázis megnyitása, módosításának gyakorlatai, mentése a

tanár irányításával, ill. a Súgó használatával. 5/7

Adatbázis létrehozása közösen, a tanár irányításával: a tervezéstől a táblák elkészítésén át a teljes

megvalósításig; kulcsok, kapcsolt mezők, kapcsolatok létrehozása; adatbázis, adattábla szerkezeté-

nek módosítása, mozgás adattáblán belül stb. A munkafolyamat közben az adatbázis-kezelési

alapfogalmak meghatározása, a fogalom megerősítése.

5/7

Gyakorlatok adatok bevitelére, törlésére, módosítására; keresés, csere, rendezési és szűrési

műveletek gyakorlatai. Egyszerűbb adattábla tervezése önállóan, ellenőrzés mellett. 4/7

Űrlapok készítésével, módosításával, törlésével kapcsolatos feladatok irányítással, majd önállóan. 4/6

Gyakorlati feladatok a lekérdezések megoldására, eljárására, beállítási lehetőségeire vonatkozóan. 4/5

Jelentések szerepének, feladatának tisztázása; jelentések elkészítésének, formázásának, módosításá-

nak gyakorlatai; a nyomtatásra előkészítés feladatai. 4/6

Gyakorlatok adatok csoportosítására, összegzésre (rész- és végösszegek). Képletek, függvények,

dátum, idő, oldalszám stb., grafikák beillesztése a jelentésbe. 3/4

Adatbázis karbantartásának szükségessége, teendői: pl. adatok megosztása, védelme, meglévő

adatbázis konvertálása, tömörítése, biztonsági mentése, helyreállítása stb. Táblák, űrlapok,

jelentések nyomtatási feladatai. 3/5

60


A táblázat- és adatbázis-kezelés tanításának jól bevált módszertana van. Az alkalmazói programok

tanítási módszerei rövidebb múltra tekinthetnek vissza, s így kevésbé kidolgozottak, mint az elméleti

ismeretek átadásának módszertana. Ugyanakkor folyamatosan törekedni kell arra, hogy a tanuló

alkalmazói szinten – gyakorlatokon keresztül – tudja elsajátítani a táblázat- és adatbázis-kezelő

programok használatát. Ennek fontosságát az elméleti és gyakorlati óraszámok közötti arány is jelzi.

Természetesen az elméleti hátterek – fogalmak, funkciók stb. – elsajátíttatása nem kerülhető meg, de

mindenképpen nagyobb hangsúlyt kell kapnia az oktatás folyamán a gyakorlati szempontú feladatok

megoldásának. A tananyagegység elemeihez rendelt óraszámok – a tanulói képességektől függően –

nem biztos, hogy elegendő időt biztosítanak a tananyag kellő mélységű elsajátítására. Az órakeret

szükség esetén a szabad órasávban megnövelhető.

Néhány alkalmazható módszer:

Problémaorientált feladatok – a munkaterületen jelentkező táblázat- és adatbázis-kezelést

igénylő feladatok megoldásához keresünk alkalmazói eszközt, illetve fokozatosan bővülő fel-

adatsorokhoz bővítjük a használandó fogalmakat, funkciókat.

Menüorientált – az alkalmazói ismereteket az alkalmazói programon keresztül, annak menü-

pontjai szerint tanítjuk.

Funkcióorientált – meghatározzuk az alkalmazói rendszer általános funkcióit, pl. táblázatke-

zelőnél az adatbevitel, a cellaformázás, összegzés, számformátum stb., majd a funkciókhoz

kapcsoljuk a konkrét ismereteket.

Fogalomorientált - meghatározzuk az alkalmazói rendszer által használt fogalmakat, pl. táb-

lázatkezelőnél: cella, sor, oszlop, munkalap stb. majd ezen fogalmakhoz kapcsolódó funkció-

kat tárgyaljuk.

Mindeközben fontos, hogy a tanuló saját és majdani munkaterületéhez kötődő feladattípusokon

keresztül ismerje meg az alkalmazói rendszerek működését és használatának lehetőségeit.

A tanulók készségeinek, képességeinek fejlődését a tananyagok permanens korszerűsítésével, a

legújabb informatikai szakirodalom folyamatos ajánlásával és tananyagba beépítésével, a számí-

tógéptermi eszközök folyamatos korszerűsítésével, valamint a mindennapi életből vett, folyama-

tosan megújuló informatikai kihívások feldolgozásával biztosíthatjuk.

A tanári munka akkor hatékony, ha a tanulócsoport létszáma nem haladja meg a 18-20 főt. Ettől el

lehet térni, de az oktatás hatékonysága, a vizsgára való felkészítés eredményessége jelentősen

csökkenhet.

61

Ajánlott irodalom

A tananyagelemek által „lefedett” szakmai tartalom megismertetéséhez rendkívül sok szakirodalom

készült, szinte a bőség zavarával küzd a pedagógus. A megfelelő tankönyv, segédeszköz kiválasztá-

sa azonban nem könnyű feladat. Az intézmények és pedagógusok általában igyekeznek standard

könyveket használni, különösen a korábbi gyakorlatban jól bevált tankönyvekhez ragaszkodnak,

néha tekintet nélkül a szakmai ismeretek funkcióira. Sajnos nem készült olyan tankönyv, amely

speciálisan az ügyviteli szakmai területet célozná meg. További nehézséget jelent, hogy a kiadvá-

nyok többnyire egy bizonyos programtípushoz, – változathoz készül. Ezért nem marad más hátra,

minthogy a pedagógus ragaszkodik az intézményben általánosan használt tankönyvhöz, és igyek-

szik a számos szakirodalomból legalább a maga számára kiemelni megfelelő részleteket.

Néhány könyvajánlat - táblázatkezeléshez

Dr. Álló Géza: Alapfokú táblázatkezelési ismeretek. Műszaki Könyvkiadó.

Dr. Álló Géza-Mohos Pál: Táblázatkezelési ismeretek B – informatika középfokon. Műszaki

Könyvkiadó.

Bártfai Barnabás: Excel 2007 zsebkönyv. Bp., 2007.

Bártfai Barnabás: Táblázatkezelés és informatikai füzetek. 4. BBS-INFO Kft.

Benkő Tiborné-Benkő László: Amit az Excel, PowerPoint, Access-ről tudni érdemes. Média

Books Kiadó, 2002.

Bodnár István-Magyary Gyula: Táblázatkezelés és informatikai füzetek. 4. Pult Kft.

ECDL Vizsgapéldatár, Novorg Kiadó, harmadik kiadás, 2003.

Kiss András – Schneider Ferenc: PowerPoint – Excel – Access. Üzleti élet, Bp. 2000.

Kovalcsikné Pintér Orsolya: Az Excel függvényei A-tól Z-ig. Computerbooks Kiadói Kft.

Lévayné Lakner Mária: Excel táblázatkezelő a gyakorlatban, Computerbooks, 2001.

Mészáros Tamásné: Táblázatkezelés – ECDL és számítógép-kezelői vizsga-előkészítő. Kos-

suth Kiadó Zrt.

Pétery Kristóf: Az Excel függvényei, Műszaki Könyvkiadó, Bp., 2002.

Szabó Zsolt: Feladatgyűjtemény a táblázatkezeléshez - A. Az informatika alapjai. Műszaki

Könyvkiadó.

Néhány könyvajánlat – adatbázis-kezeléshez

ACCESS 2007 Zsebkönyv. (Szerk.: Bártfai Barnabás). BBS-INFO Kft.

Nógrádi László: ACCESS XP alapokon– ECDL adatbázis-kezelés modul. INFO-Szakkönyv

Bt.

Bodnár István-Magyary Gyula: Adatbázis-kezelés. Kiskapu Kiadó.

62

Fodor Ildikó-Friger Éva: Adatbázis-kezelés – ECDL és számítógép-kezelői vizsga-előkészítő.

Kossuth Könyvkiadó.

Ozsváth Miklós-Simon András: Adatbázis-kezelési alapismeretek – A. Az informatika alapjai.

Műszaki Könyvkiadó.

Váradi Zsolt: Adatbázis-kezelési ismeretek. Műszaki Könyvkiadó.

Bártfai Barnabás-Budavári Oszkár: Adatbázis-kezelés – Informatikai füzetek 5.

Computerbooks Kiadói Kft.


A modul elméleti és gyakorlati ismereteinek oktatásával számítástechnika (informatika) szakos

pedagógust, vagy számítástechnikai alkalmazásokban járatos, nagy szakmai és oktatási tapasztalat-

tal rendelkező (pl. informatikai területen OKJ-s szakképesítés, ECDL vizsga stb.) pl. ügyviteli

szakos tanárt lehet megbízni. Megfelelő oktatásszervezéssel és a két szakmai tanár közötti jó

együttműködés révén kedvező lehet az elmélet-gyakorlat szerinti óraszámmegosztás is. Az ügyvi-

teli, irodai gyakorlati jellegű feladatokban ugyanis ő mozog otthonosan, a programok funkcióinak

alkalmazási területeit is szemléletesebb feladatokon keresztül tudja bemutatni.

Tárgyi feltételek

Mind az elméleti, mind pedig a gyakorlati tananyagelemek (ismeretkörök) oktatásához – hálózatba

kötött, Internet-elérhetőséggel rendelkező - számítógépekkel felszerelt számítástechnikai tanterem-

re van szükség. Minden tanuló külön számítógépen dolgozik, amelyen korszerű szövegszerkesztő,

táblázat- és adatbázis-kezelő program fut. A teremben legalább annyi gépnek kell lennie, ahány

tanuló van a tanulócsoportban, azaz minden tanuló saját gépnél dolgozhasson. Időnként nyomtatá-

si lehetőséget is biztosítani kell a tanulóknak, hogy papíralapú formában is láthassák a munkájuk

eredményét, ill. a nyomtató kezelését is megtanulják.

A gépek teljesítményének a legkorszerűbb programrendszerek zavartalan futtatását lehetővé kell

tenni. Ennek érdekében időszakosan (min. 5 évenként) meg kell újítani a szaktanterem számító-

gépparkját, az alkalmazott operációs rendszert és szoftvereket.

A tanulók hosszú időt töltenek el a számítógép előtt – napi több óra is lehetséges – különös fi-

gyelmet kell szentelni a gépteremben a biztonsági és ergonómiai előírásoknak (főkapcsoló, áram-

védő kapcsoló, monitorok elhelyezése stb.), s a képernyős munkahelyekre vonatkozó kockázati

tényezőket az előírásoknak megfelelően a legminimálisabbra kell redukálni. A hatékony munka

érdekében a tantermi kialakításon és a számítógépek megfelelő elhelyezésén túl a tanulók egész-

ségmegőrző tudatát is formálni kell – l. pl. az adatbevitel tízujjas vakírás technikájának alkalmazá-

63

sa, pihentető szem- és kéztorna, levegőztetés, párásítás, megfelelő fény vagy világítás biztosítása,

kéz- és lábtartó stb.

64

2.3. Dokumentumkezelés tananyagegység

Tananyagegység: Dokumentumkezelés

Tananyagelem: Dokumentumkezelés 26/24 óra16


óraszám

A dokumentum- és iratkezelés fogalma, célja, rendeltetése, tartalmi, formai és alaki

követelményei.

A dokumentum- és iratkezeléshez kapcsolódó alapfogalmak (dokumentum, irat, okirat,

bizonylat, számla; ügyviteli értékű irat, történeti (maradandó) értékű irat; ügy, ügyirat,

ügymenet, ügykezelés, ügykör, jogkör, hatáskör; adatkezelés, iratkezelés, dokumentumke-

zelés; irattár, levéltár, irattári anyag, levéltári anyag, kiadmány, kiadmányozás, másolat,

másodlat stb.).

A dokumentum- és iratkezelés szabályozása, rendszere, szervezeti formái, felügyelete;

folyamata, munkaműveletei.

3

A dokumentumok, iratok, egyéb küldemények érkezésével, érkeztetésével kapcsolatos

ügyviteli feladatok (küldemények érkezésének, elhozásának, érkeztetésének megszervezé-

se, küldemények átvétele, felbontása, továbbítása, eljárás különleges esetekben). 3

A dokumentumok, iratok nyilvántartása az ügyintézés különböző fázisaiban; az iktatás

fogalma, fajtái, eszközei; gyakorlatának hagyományos és elektronikus módja. 4/3

Az iratokkal kapcsolatos postázási feladatok (postabontás, postai előkészítés, postakönyv

kezelése, postakönyvbe rendezés; boríték és címke készítése, hagyományos és elektronikus

módja, postai címzésfajták, levelek, egyéb küldemények postai nyomtatványai, postai

továbbítás díjai, adminisztrációs teendői stb.).

Dokumentumok, iratok továbbításának egyéb módjai; a szervezetek közötti, ill. a

szervezeten belüli továbbítás gyakori formái (pl. futár, fax, elektronikus mód stb.).

4

A dokumentumok, iratok tárolásával kapcsolatos fogalmak (szabályozások, a dokumentu-

mok irattári és levéltári védelmének általános szabályai (pl. irattári, levéltári anyag,

ügyviteli, történeti értékű iratok, irattár, levéltár fogalma irattári terv stb.).

Az irat- és levéltárak feladatai.

Az irattárolási rendszer fajtái, optimális kialakításának szempontjai. A dokumentumok és

iratok rendezésének technikai kellékei, körülményei, feltételrendszere.

4

A dokumentumok, iratok selejtezési eljárása, szabályozása, dokumentumai és gyakorlata.

Dokumentumok, iratok levéltárba átadásának, elhelyezésének eljárása, technikai lebonyolí-

tása. 4/3

Titkos dokumentumok, iratok, minősített adatok kezelése. Adatvédelem az irodai, ügyviteli

munkában. Az adatvédelem, adatbiztonság fogalma, szabályai. 2

Szigorú számadású nyomtatványok kezelése.

Bélyegző, pecsét fogalma, fajtái, használatának szabályai, nyilvántartása, felhasználási

köre, megrendelése, tárolása, selejtezése. 2

A tananyagelem oktatásának célja, hogy a tanulók majdani feladatkörükben képesek legyenek a

különféle dokumentumokat, iratokat kezelni az adott munkahely dokumentumkezelési szabályai,

útmutatásai szerint. Ehhez ismerjék meg a dokumentumkezelés fogalmi tartalmát, a dokumentum- és

16 A tananyagegység tartalmának elsajátításához jelzett óraszámok az Irodai asszisztens és Ügyviteli titkár szakképesítések központi

programjaiban javasolt eltérő óraszámok (l. alább is).

65

iratkezelés folyamatát – a dokumentum előállításától, érkeztetésétől az archiválásig, tárolásig,

selejtezésig –, valamint hagyományos és elektronikus módját; az aktuális adatvédelmi szabályokat; a

különleges dokumentumok, iratok kezelésével kapcsolatos szabályokat.


A szakmai és vizsgakövetelmény elméleti órát rendel a tananyagelemhez, azonban nem lehet

eltekinteni attól, hogy az elméleti ismereteknek gyakorlati vetülete van. Ahhoz, hogy a tanuló képes

legyen a feladatprofilban megjelölt munkatevékenység elvégzésére, a dokumentumkezeléshez

kapcsolódó gyakorlati feladatokat is meg kell ismernie. A tanulói munkáltatás, az ismeret alkalmazá-

sa gyakorlófeladatok révén és gyakorlati tevékenységformákban lehetséges.

Ajánlott feladatok

A dokumentumok kezeléséhez kapcsolódó munkáltatói feladatokhoz dokumentumot, ill. a dokumen-

tum érkezéséhez, érkeztetéséhez, nyilvántartásához, átadásához, továbbításához stb. kapcsolódó

segédanyagot, másolatokat elő kell készíteni, természetesen az elvégezendő feladat szerint.

1. Iratkezelési szabályzat vagy egyes részeinek másolása, szerkesztése – fogalom és eljárásrend

magyarázatával.

2. Fogalmak értelmezése.

3. Meghatalmazás készítése küldemény, irat átvétele témában.

4. Küldemény átadásáról-átvételéről készült okmány kezelése (pl. postakönyv, átadókönyv,

kézbesítési bizonylat, tértivevény, ajánlott-szelvény kitöltése stb.).

5. Iratok postakönyvbe rendezése meghatározott szempontok szerint (pl. érkező-kimenő; tárgy

szerint; sürgősség szerint stb.).

6. Érkeztető bélyegző elhelyezése az iraton, illetőleg rovatainak kitöltése; esetleg érkeztető bé-

lyegző lenyomatának megtervezése.

7. Levelek érkezéséhez kapcsolódó eljárások szimulálása. Mi a teendő:

- tévesen érkezett küldemény,

- névre szóló címzés,

- hiányos címzés,

- sérült, láthatóan hiányos küldemény érkezése,

- tévedésből felbontott küldemény,

- minősített küldemények,

- pénzt, értéket tartalmazó küldemény érkezése esetén?

8. Iktatandó és nem iktatandó iratok szétválogatása.

9. Iktatóbélyegző lenyomatának tervezése.

66

10. Iratok iktatószámának meghatározása.

11. Iratok csoportosítása – meghatározott – iratkezelési adatok szerint.

12. Iratok rendezése a különböző iktatószámok alapján.

13. Iratok kiválasztása (előkeresése) iktatószám alapján.

14. Előzmények kikeresése iktatószámok alapján.

15. Kitöltött iktatókönyv, -karton adatainak értelmezése (másolat).

16. Iktatás – iktatókönyv, -karton stb. rovatainak kitöltése (másolat).

17. Iratok visszakeresése az iktatókönyv-, iktatókarton különböző adatai alapján.

18. Iratok átadását dokumentáló nyomtatvány kitöltése: iratkísérő, előadóív, átadóív.

19. Kimenő, aláírásra váró iratok rendezése aláírókönyvbe különféle szempont szerint.

20. Kimenő iratok adatainak ellenőrzése, javítása, módosítása.

21. Iratok tartalmához kapcsolódó mellékletek kiválasztása.

22. Levélpapír hajtása, boríték kiválasztása, borítékba helyezése; a boríték címzése, ill. címke

készítése.

23. Postai feladáshoz kapcsolódó nyomtatványok kitöltése.

24. Lehetőség szerint: iratok elhelyezése, visszakeresése irattárból.

25. Iratok selejtezése – szempontok megadásával.

26. Jegyzőkönyv készítése selejtezésről.

27. Jegyzék készítése irat átadásáról. Stb.

A feladatok értékelése

Az értékelés alapja: a feladat elvégzésének gyakorlatban történő megfelelése. A feladat értékelése

elsősorban szóban történjen, amelynek során a tanár kitér a feladat elvégzésének esetleges hibáira,

hiányosságaira, s utalnia kell a hibázás vagy hiányosság következményeire. A tanulóban tudatosítani

kell, hogy az általános dokumentumkezelési szabályokon túl munkahelyi szokásokon alapuló

követelmények is vannak, amelyet a szervezet különböző szabályzatokban (pl. szervezeti és működé-

si szabályzat, az iratkezelési szabályzat, irattári rend stb.) rögzítenek, vagy az utasítást kiadó,

feladatot meghatározó személy közöl a dolgozóval. Ezekre a szabályokra, utasításokra, feladat-

meghatározásokra – az oktatás folyamatában a pedagógusra – figyelnie kell a tanulónak, hogy a

feladatot az előírásoknak, utasításoknak megfelelően végezze. Az ettől való eltérés hiba lehet.

Az elméleti ismeretek számonkérése írásban is történhet. Az írásbeli számonkérés irányulhat a

dokumentum- és iratkezelés témaköréhez kapcsolódó fogalmak értelmezésére, a folyamat leírására,

rendezésére, valamint az egyes munkafázisok értelmezésére, ill. feladatleírására, a feladat elvégzését

támogató eszközök ismertetésére stb. Ilyen típusú feladatok esetén az értékelés módját, mikéntjét a

pedagógus határozza meg a feladatlap készítésekor.

67

Ajánlott irodalom (elsősorban tanárok számára)

A tananyagegység/tananyagelem teljes szakmai anyagát magában foglaló tankönyv, segédanyag vagy

szakirodalom sajnos nem áll rendelkezésünkre. A szakmai tapasztalat, a munkahelyi (intézményi)

gyakorlat, illetőleg a különböző cégektől kért – nem bizalmas vagy titkos – dokumentumok jó

szolgálatot tesznek a tananyag oktatása során.

Néhány - a tananyagot csak részben érintő – szakirodalom elsősorban pedagógusok számára:

Bakk Gyuláné: Hivatása titkárnő. Kiadó: Pedellus Tankönyvkiadó Kft.

Balla Katalin: Ügyiratkezelői kézikönyv a közfeladatot ellátó szervek részére. Az e-

közigazgatás alapja. ÖNkorPRess Kiadó, 2007.

Balla Katalin-Dr. Haraszti Viktor: Az ügyiratkezelés folyamata és az iratok tárolásának általá-

nos szabályai. Trainex , Budapest, 2006.

Freisinger Edéné: Irodai ügyvitel. Nemzeti tankönyvkiadó, 2001.

Kossáné Prókay Katalin: Amit a korszerű irodai munkához ismerni érdemes… (kézikönyv).

Kiadó: Stíl Stúdió, 2007.

Sille István: Titkári kézikönyv. KJK-KERSZÖV, Bp., 2000

Sille István-Gargya Mária: Menedzserasszisztensek, titkárnők, titkárok kézikönyve. Közgazda-

sági és Jogi Könyvkiadó, Budapest, 1997.

Titkárságvezetők, menedzserasszisztensek kézikönyve. Raabe Kiadó, Bp. 2000.


A modul elméleti ismereteinek oktatását az ügyviteli (gyorsírás és gépírás) szakos tanár tudja a

legnagyobb szakértelemmel ellátni. Az ügyviteli szakos tanár főiskolai tanulmányai során a doku-

mentumkezelés ismereteit külön modulként tanulta (l. ügyviteli ismeretek részeként), melyet a

szakmai/irodai gyakorlat során a különböző cégeknél valós körülmények között tanulmányozhatott.

Tárgyi feltételek

- számítógépterem,

- hálózatba kötött, internet-elérési lehetőséget biztosító számítógépes munkahely minden tanuló

számára,

- a dokumentumok kezeléséhez szükséges irodai eszközök, nyomtatványok, segédanyagok

(postakönyv, iktatókönyv- vagy karton, átadóokmány stb.), tárolóeszközök és –helyek.

68

2.4. Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység – Ügyviteli szoftverkezelés

Tananyagegység: Számítástechnikai alkalmazások

Tananyagelem: Ügyviteli szoftverkezelés 22/66 óra

Szakmai tartalom (tananyag)17 Javasolt

óraszám

A rendelkezésre álló irodai dokumentumkezelő szoftver szolgáltatásainak megfelelően: a

dokumentumkezelő funkcióinak megismerése és a programindítás gyakorlása. 2/6

Érkeztetés (küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető száma stb.). 2/6

Iktatás (iktatószám, iktatás időpontja, iktató neve, tárgy meghatározása stb.). 2/6

Az iratok előzménye, kikeresése, azonosítása. Mellékletek. 2/6

Küldemény továbbítása (a továbbítás időpontja, módja, adathordozója stb.), címzett vagy

küldő megnevezése, azonosító adatai stb.

2/6

Kezelési feljegyzések, határidő jelölése. 2/6

Irattározás, (irattári tételszám, irattárba helyezés időpontja stb.) 2/6

Ügyiratok előállítása, digitalizálása. 2/6

Ügyiratok rendezése különböző műveletek szerint. 2/6

Ügyiratokkal támogatott munkafolyamat szerkesztése, nyomonkövetése, határidő-kezelés. 2/6

Belső információáramlás támogatása (üzenet, értesítés, feljegyzés készítése, küldése). 2/6

A tananyagelem oktatásának célja, megismertetni a tanulóval egy elektronikus dokumentumkezelő

rendszert, annak funkcióit, kezelési, alkalmazási módját, hogy képes legyen a papíralapú és elektro-

nikus iratok útjának nyomon követésére egy erre alkalmas szoftver kezelése révén.

Oktatás-módszertani javaslat

Sokan vélik úgy, hogy a szervezetek soha nem álltak még annyi kihívás előtt az adat-, információ- és

dokumentumkezelés tekintetében, mint mostanában. E nehézségek egyike a dokumentumokban

megtestesülő hatalmas tömegű információ kezelése – beleértve az előállítást, disztributálást-

megosztást, archiválást, tárolást és visszakeresést. A múltban a hivatalos dokumentumok papírban

testesültek meg, és az első elektronikus dokumentumkezelő rendszerek ezek menedzselésének

17 A tananyagelemnél jelzett szakmai tartalom csak tájékoztató jellegű, a tananyagot jelentősen befolyásolja az alkalmazott dokumen-

tumkezelő szoftver működése.

69

támogatására alakultak ki. Napjainkban azonban együtt él a papíralapú és elektronikus iratok

sokasága. Az új elektronikus dokumentum-formátumokat számosan különböző szoftverekkel,

alkalmazásokkal hozzák létre, tartják nyilván. Ma még sok cég nem engedheti meg magának – olykor

iratforgalma alapján nincs is rá szükség –, hogy nagy értékű szoftver beszerzésére költsön. Eddig az

oktatási gyakorlatban sem volt elterjedt, hogy a hagyományos dokumentumkezelési ismereteket

ügyviteli szoftverkezeléssel egészítettük volna ki. Rohamos terjedése következtében azonban az

alkalmazás oktatási anyagba történő beemelése is fontossá vált.

„A XXI. század küszöbén már nem kétséges, hogy az elektronikus iratkezelés bevezetése nemcsak

számos előnnyel jár, hanem egyenesen elkerülhetetlen.. A bejövő, belső és kimenő iratok gyors és

hatékony rendszerezése, a visszakereshetőség biztosítása elengedhetetlen ahhoz, hogy az ügyintézési

folyamatainkat gyorsabbá, hatékonyabbá kívánjuk tenni.”18

Az Ügyviteli szoftverkezelés és a Dokumentumkezelési ismeretek két tananyagelemet együtt célszerű

kezelni: elmélet és gyakorlat, ill. hagyományos és elektronikus munkaműveletek egységében.

Természetesen az Ügyviteli szoftverkezelés tananyagelem a Dokumentumkezelési ismeretek után

következhet, de szükséges hozzá táblázat- és adatbázis-kezelési ismeret is.

A tananyagelemre szánt gyakorlati óraszámok jelentősen eltérnek az Irodai asszisztens és az Ügyvite-

li titkár szakképesítésekben. Ez befolyásolja a dokumentumkezelő szoftver szolgáltatásainak

megismerését, illetőleg kezelésének szintjét. Az Irodai asszisztens szakképzésben rendelkezésre álló

alacsonyabb óraszám más modulban – pl. 2.3/1613-06 Az adat- és információfeldolgozás ismeretei,

valamint 2.4/1613-06 Az adat- és információfeldolgozás gyakorlata – kibővíthető, ill. az ismeretek

és a gyakorlat elmélyíthető, vagy a szabad sáv terhére közelíthető a két képzésben.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszert a tanárnak is meg kell ismernie, s kezelésében kellő

gyakorlatot kell szereznie. Nem elegendő, ha az oktatás csak a program kezelésének ismertetéséből,

bemutatásából áll, a tanárnak igyekeznie kell életszerű feladatokon keresztül megismertetni a

program dokumentumkezelési funkcióit. Az ügyviteli szoftverek csomagjához a termékértékesítő

cégek részletes leírást vagy elektronikus tanulási csomagot is adnak, de a „betanuláshoz” lehet kérni a

közvetlen segítségüket is.

Ajánlott feladatok és értékelésük

A dokumentumkezelési szoftver működéséhez, alkalmazásához szükséges feladatokat a tanár a

program funkcióinak, szolgáltatásainak, működtetésének ismeretében tudja összeállítani, s ennek

megfelelően az értékelési szempontokat is meghatározza.

18 Balla Katalin: Ügyiratkezelői kézikönyv a közfeladatot ellátó szervek részére. Az e-közigazgatás alapja. ÖNkorPRess Kiadó, 2007.

127. p.

70

Ajánlott irodalom

A dokumentumkezelő szoftver kézikönyve, a rendszer funkcióit, működését leíró használati útmuta-

tója.


A tananyagelem legkompetensebb oktatója: legalább a számítástechnikai alapismeretekben és

gyakorlati alkalmazásukban járatos, az intézmény rendelkezésére álló dokumentumkezelő szoftver

működését ismerő és a hagyományos dokumentumkezelés ismereteivel, oktatási tapasztalatával

rendelkező – ügyviteli szakos – pedagógus.

Tárgyi feltételek

A tananyagelem oktatásához a képzőintézményeknek rendelkezniük kell oktatásra is alkalmas ügyvite-

li, ill. dokumentumkezelő szoftverrel. Olyan szoftver beszerzése ajánlott, amely lehetőleg:

a papíralapú és elektronikus iratokat – a keletkezéstől, beérkezéstől az irattárig – egyaránt végig

tudja kísérni, mintegy vezérli a dokumentum útját;

a hagyományos dokumentumkezelés munkafázisainak megfelelő megoldásokat kínálja;

alkalmas papíralapú és elektronikus dokumentumok, napi ügyek, feladatok hatékony számító-

gépes támogatására; a dokumentumok nyilvántartásba vételére, a velük elvégzendő munka vég-

zésére;

valamint a kapcsolódó egyéb munkafolyamatok támogatására is kínál megoldást (pl. adatok,

címek, nyilvántartási számok, határidők, előzmények lekérdezése, gyors visszakeresése, iratok

iktatása, archiválása stb.).

Nem feltétlenül szükséges, hogy az ügyviteli, dokumentumkezelő szoftver valós – munkahelyi

körülmények között – irodai munkafolyamatokra legyen alkalmas, de a legalapvetőbb dokumentumke-

zelési funkciókra lehetőleg használható legyen, pl.:

iratkezelési funkciók

- érkeztetés (küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető száma),

- iktatás (iktatószám, iktatás időpontja)

- küldemény továbbításának időpontja, módja, adathordozója,

- a címzett vagy küldő megnevezése, azonosító adatai,

- a tárgy meghatározása,

- az ügyintézéssel megbízott egység vagy az ügyintéző neve,

- az iratok előzménye, utóiratok iktatószáma,

- mellékletek (jelölése, darabszáma),

71

- kezelési feljegyzések, határidő jelölése,

- irattározás, (irattári tételszám, irattárba helyezés időpontja)

ügyviteli funkciók

- ügyiratok rendezése műveletek szerint,

- munkafolyamat szerkesztése, nyomonkövetése,

- határidő-kezelés;

belső információáramlás támogatása – üzenet, értesítés, feljegyzés készítése, küldése;

dokumentumok digitalizálásának támogatása.

A tananyagelem oktatása csak számítógépteremben folyhat, ahol a dokumentumkezelő szoftver

futtatásához megfelelő számítástechnikai háttér áll rendelkezésre. A szoftver kezelésének gyakorlata

akkor lesz hatékony, ha az oktatás kis csoportban (10-12 fő) folyik, hiszen a tanár így tud figyelni és

érdemben segíteni a tanulóknak. Nagyobb csoportlétszám esetén projektoros kivetítőn követhetik

nyomon a tanár utasításainak és az általa is végzett/bemutatott lépéseknek megfelelően a műveleteket.

72

IV. A vizsgafeladat

1. A vizsgafeladat (vizsgarész) leírása a szakmai és vizsgakövetelmény alapján

1.1. A vizsgafeladat leírása

A hozzárendelt szakmai követelménymodul azonosítója és megnevezése:

1618-06 Dokumentumkészítés és –kezelés az irodában


Belső ügyirat készítése számítógépen, importált szöveg szerkesztésével, táblázat, grafikon beil-

lesztésével, iktatószám, címzett neve, címe lehívásával a célirányos szoftverből, kinyomtatva.

A hozzárendelt jellemző vizsgatevékenység: írásbeli


A vizsgarészben az egyes feladatok aránya: 1. feladat 100%

A vizsgafeladat aránya a szakmai vizsga egészében:

- Irodai asszisztens: 15%

- Ügyviteli titkár valamennyi elágazásában: 15%

A vizsgafeladat értelmező részletezése a vizsgázó szempontjából:

- belső ügyiratot készít,

- szöveget importál,

- szöveget szerkeszt,

- táblázatot, grafikont illeszt be,

- iratkezelési adatokat „lehív” célirányos szoftverből ügyviteli szoftvert használ,

- nyomtat.

73

1.2. A vizsgafeladat megjelenítése a modultérképen

1618-06 modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában (255/350 óra)

Feladatprofil Tulajdonságprofil

Vizsgafeladat

Szakmai kompetenciák Szakmai készségek Személyes, társas és

módszerkomptenciák

Kezeli a beérkező dokumentu-

mokat a helyi szabályozás szerint A dokumentumok főbb

típusai, jellemzői

A dokumentumszerkesz-

tés elemei, készítésének

szabályai

A biztonságos adathasz-

nálat szabályai

A szervezet belső iratai

A dokumentumok

rendszerezésének köve-

telményei; szabályai

A dokumentumok

kezelésének folyamata

Dokumentumkezelés

hagyományosan és

elektronikusan

IT alapismeretek

Operációs rendszer ismerete

Szövegszerkesztés

Táblázatkezelés

Adatbázis-kezelés

Információs kommunikáció

Ügyviteli szoftverek használata

(pl. iktatóprogram, határidőnap-

ló, névjegy)

Gépírás tízujjas vakírással (150

leütés/perc)

Komplex eszközhasználati


Látás

Pontosság

Mozgáskoordináció (testi

ügyesség

Irányíthatóság

Ismeretek helyénvaló alkalmazá-

sa

Figyelem-összpontosítás

Kontroll (ellenőrzőképesség)

Rendszerezőképesség

Belső ügyirat készítése

számítógépen, importált szöveg

szerkesztésével, táblázat, grafikon

beillesztésével, iktatószám,

címzett neve, címe lehívásával a

célirányos szoftverből, kinyom-

tatva.

Dokumentálja az iratkezelési

folyamatot

Kimenő dokumentumokat

előkészíti a továbbításra

Iratkezeléshez szükséges

eszközöket kezel

Hatáskörének megfelelően

leltároz

Közreműködik az iratanyagok

selejtezésében

Elkészíti a szervezet belső iratait

(pl. jegyzőkönyv, feljegyzés,

emlékeztető

Kimutatásokat, táblázatokat

készít táblázatkezelő programmal

Adatbázisokból adatokat

lekérdez, egyszerűbb szűréseket

végez

74

1.3. A vizsgafeladat elemeinek és a hozzá kapcsolódó kompetenciák megjelenítése tantárgyelemekhez rendelve

Jellemző

feladatelem

Igényelt kompetenciák Tananyagelem

Szakmai ismeretek Szakmai készségek Tulajdonságok19


A dokumentumok főbb

típusai, jellemzői

A szervezet belső iratai

Gépírás tízujjas vakírással

(150 leütés/perc)

Látás

Pontosság

Mozgáskoordináció (testi

ügyesség

Irányíthatóság

Ismeretek helyénvaló

alkalmazása

Figyelem-összpontosítás

Kontroll (ellenőrzőképes-

ség)

Rendszerezőképesség

3.1/1618-06 Belső ügyiratok készítése

3.2/1618-06 Dokumentumkészítés a

gyakorlatban

3.3/1618-06 Jegyzőkönyv készítése

Szöveget importál A dokumentumok

rendszerezésének követel-

ményei; szabályai

IT alapismeretek

Operációs rendszer ismerete

2.0/1617-06 Számítástechnikai alkalma-

zások tananyagegység elemei

Szöveget szerkeszt

A dokumentumszerkesztés

elemei, készítésének

szabályai

A biztonságos adathaszná-

lat szabályai

Szövegszerkesztés 2.0/1617-06 Számítástechnikai alkalma-


Táblázatot, grafikont

beilleszt

A dokumentumszerkesztés

elemei, készítésének

szabályai

Táblázatkezelés

2.2/1618-06 Táblázatkezelés és

2.4/1618-06 Táblázatkezelés a gyakor-

latban

Iratkezelési adatokat

„lehív” célirányos

szoftverből ügyvi-

teli szoftvert használ

A dokumentumok

kezelésének folyamata

Dokumentumkezelés

hagyományosan és elekt-

ronikusan

Adatbázis-kezelés

Információs kommunikáció

Ügyviteli szoftverek

használata (pl. iktatóprogram,

határidőnapló, névjegy)

1.1/1618-06 Dokumentumkezelési

ismeretek

2.1/1618-06 Ügyviteli szoftverkezelés,

esetleg 2.3/1618-06 Adatbázis-kezelés és

2.5/1618-06 Adatbázis-kezelés a

gyakorlatban

Nyomtat Komplex eszközhasználati


2.0/1617-06 Számítástechnikai alkalma-


3.0/1617-06 Ügyviteli eszközök

tananyagegység eleme

14. táblázat

19 A feladat megoldása során elemeire nem bontható kompetenciák

A vizsgafeladat elemzését (leírását) tartalmazó táblázat jól mutatja, hogy a tanulónak komplex

feladatot kell megoldania, felhasználva – építve – a korábban, más modulban elsajátított ismereteire.

a) Belső ügyiratot készít

A vizsgafeladat tartalmában és formájában jellemző belső ügyirat készítését írja elő. Mivel ez az

iratcsoport számtalan – munkahelyi szokásokon alapuló – formai és tartalmi (elnevezését illetően

is) lehetőséget kínál, ezért nem célszerű egyetlen formai és/vagy változatot kiválasztani vizsga-

formára. A szerkesztési feladat ugyanis lehetővé teszi, hogy konkrét utasításokban, feladatokban

fogalmazzuk meg az iratot jellemző tartalmi és formai műveleteket. L. pl. „Készítsen emlékezte-

tőt, javaslatot, beszámolót… stb.” A formára vonatkozóan a szerkesztési feladatok pontos megha-

tározásával, ill. sablon csatolásával egyértelművé tehető a forma kialakításának követelménye.

b) Szöveget importál

A művelet alapvetően szöveges fájl betöltését, beillesztését kívánja meg az iratdokumentum

meghatározott helyére. A szöveges fájl terjedelme kb. 1200-1500 karakter lehet, ami megfelel a

gyakorlati életben is előforduló belső irat terjedelmének. Előállítása többféle lehet, pl.:

- A tanulónak a szöveget – folyamatosan írt, nyomtatott formátumú szöveget (l. tömb for-

mátum) tartalmazó feladatlapról – be kell gépelnie. Ez – figyelembe véve a tanuló gépírási

készségének (l. szakmai kompetencia) szintjét – percenként 150 leütéses sebességgel ké-

szül, ami a szöveg terjedelmétől függően 8-10 percet igényel a 120 perces vizsgafeladat-

ból.

- A tanulónak a szöveget diktálás után kell begépelnie. A diktálás sebessége – a gépírási

szintnek megfelelő (l. 150 leütés/perc), vagy kevéssel alatta lehet (l. 120 leütés/perc). A

feladat szaktanár közreműködését feltételezi.

- A tanuló készen kap elektronikus formában ún. „nyers” szöveget, amelyet meghatározott

helyről kell beillesztenie az irat megfelelő helyére.

- Természetesen lehetséges a fenti feladatok kombinációja is.

A szöveg előállítására vonatkozóan a javasolt vizsgafeladat az első változatot tartalmazza, hiszen

a vizsgafeladat gyakorlatorientált jellege ezt a változatot támasztja alá leginkább (l. a vizsgafel-

adatnak a munkatevékenység egy jellemző feladatát kell megjeleníteni).

c) Szöveget szerkeszt

A tanult operációs rendszer és szövegszerkesztő program funkcióinak és működésének ismereté-

ben a legáltalánosabb és a gyakorlati életben előforduló iratok jellemző formázási, szövegszer-

kesztési műveleteinek végrehajtását igényli a tanulótól. A munkatevékenység jellemzői alapján az

iratok szerkesztéséhez, formázásához az utasításokat feladat(sor)szerűen kapja a tanuló, s ennek

76

megfelelően hajtja végre. A feladatsor kitér – pontos paraméterek, alkalmazási műveletek megha-

tározásával – az irat valamennyi formai elemére, ennek hiányában értelemszerűen az iratkészítés-

re vonatkozó formai szabályokat, ill. a sablonban jelzett megoldásokat kell alkalmazni.

d) Táblázatot, grafikont beilleszt

A művelet a táblázatkezelés ismereteit kívánja meg. A beillesztés – l. a „szöveget importál” mű-

veletelem esetén – nem csupán a „beillesztést” jelenti, feltételezi a táblázat és/vagy grafikon lét-

rehozását is. Az előállítására vonatkozóan l. a „szöveget szerkeszt” művelet leírását.

e) Iratkezelési adatokat „lehív” célirányos szoftverből

A művelet ügyviteli szoftver használatát igényli, elsősorban az irat iktatószámának, a címzett

nevének, címének kiválasztásához. Ehhez szükséges, hogy a tanult/használt ügyviteli szoftver

adatbázisát a meghatározott adatokkal előzetesen feltöltsük, de a vizsgarész feladata irányulhat az

adatbázis feltöltésére is.

A „célirányos” szoftver használatára vonatkozó feladat némileg ellentmond a gyakorlati eljárá-

soknak. A belső iratokat ritkán küldik névre szólóan, s legfeljebb „Helyben” címzéssel látják el –

ezt leginkább körlevélkészítővel lehetne megoldani, de ez nem tananyaga a modulnak.

Áthidaló megoldásként ajánljuk, hogy a vizsgafeladat részműveletének megoldásához legyen

elegendő az iratokhoz szükséges adatok adatbázisszerű megjelenítése (l. irat iktatószáma, a címzett –

alegység megnevezése, vezető – neve, beosztása). A javasolt vizsgafeladat – ügyviteli szoftvertől

függetlenül – adatbázisban megjelenített adatok kiválasztására utal.

f) Nyomtat

A nyomtatási művelet jelentheti az irat papíralapú irathordozón történő megjelenítését, de eseten-

ként fájlba nyomtatását is.

77

2. Javaslat vizsgafeladatra

2.1. A vizsgafeladat leírása (l. szövegszerkesztés)

Ön a KARAKTER Informatikai Szolgáltató Kft. titkárságának ügyintézője. Az alábbi feladatoknak megfele-

lően készítse el Tóvári Elemér ügyvezető igazgató utasítását!

1. Készítsen egy mappát (könyvtárat) Saját nevén a vizsgaszervező által megadott helyre! Ebbe a map-

pába másolja át a vizsgaszervező által megadott helyről, a Vizsga nevű mappából a következő fájlo-

kat:

- ….jpg (l. kép)

- ….mdb (l. adatbázis)

- ….xls (l. táblázat)

2. Indítsa el a Word szövegszerkesztő programot, nyisson egy új dokumentumot, és mentse el az előző-

leg létrehozott mappába Saját név.doc fájlként!

3. Ebbe a dokumentumba gépelje be a mellékelt feladatlapon lévő szöveget!

Ügyeljen a hibátlan gépelésre, alkalmazzon automatikus elválasztást!

Ne feledkezzen meg a rendszeres mentésről!

4. A teljes dokumentumra vonatkozóan állítsa be a margókat az alábbi értékekkel:

- bal margó: 2,5 cm,

- jobb margó: 2 cm,

- alsó és felső margó: 3-3 cm

- az élőfej és élőláb távolsága a lapszéltől: 1,5-1,5 cm

5. A dokumentum betűtípusa: Arial; mérete: 11 pt., a karakter stílusa: normál legyen! Az ettől eltérő

beállításokat a megfelelő helyen jelezzük!

6. Készítsen élőfejet a következő adatokkal:

- KARAKTER Informatikai Szolgáltató Kft.

- Debrecen, Simai út 64.

- Telefon: 40/526-544

- Honlap: www.karakter.hu

7. Az élőfejben a fenti adatokat rendezze egymás alá középre – külön sorban helyezze el a „KARAK-

TER” cégelnevezést! A cég megnevezésének két adatsora legyen: Arial 12 pt. félkövér karakterű, a

további adatok: Arial 10 pt, félkövér és dőlt karakterűek!

Az élőfej utolsó sora alatt közvetlenül 1,5 pt. vastagságú folyamatos szegélyvonalat helyezzen el, és

utána állítson be 24 pt.-os térközt!

Az élőfejben, a bal margóhoz illessze be a Vizsga mappából a … képet! A kép mérete megegyezik az

élőfejben elhelyezett adatok magasságával. A kép rögzített méretarányú legyen, nem takarhatja a sze-

gélyvonalat!

8. Készítsen élőlábat! A bal margóhoz igazítva, Times New Roman 10 pt. dőlt karakterekkel írja be a

saját nevét; jobb margóhoz igazítva Times New Roman 10 pt. normál, kiskapitális karakterekkel írja

be: <Szigorúan bizalmas!>!

9. A címzett nevének és beosztásának, valamint az irat soron következő iktatószámának megkeresésé-

hez használja a Vizsga mappában található …. adatbázist! Az adatbázisban szereplő egységek közül

válasszon ki egyet, akivel az elmúlt 6 hónapban, legalább 1 év időtartamú tanulmányi szerződést kö-

töttek! Illessze be a címzés helyére: az egység megnevezését, alá az egységvezető nevét, alá a beosz-

tását, majd 12 pt. távolságra aláhúzva a <Helyben> helységnevet helyettesítő megnevezést!

Az egység megnevezését félkövér karakterrel emelje ki!

http://www.karakter.hu/

78

10. Az iktatószám a címzés első sorával egy sorban a jobb margóhoz kerüljön, alá ügyintézőként a saját

nevét írja be!

11. A tárgyat tüntesse fel, előtte 12 pt., utána 24 pt. térközt hagyjon! A tárgy szót a levelezési szokások-

nak megfelelően – aláhúzással – emelje ki! A tárgy megnevezése: <Vezetői utasítás> legyen!

12. Illesszen be – az információközlés tartalmának megfelelő – megszólítást, a bekezdésalkotásnak meg-

felelően balra zártan!

13. A szöveget tagolja – értelemszerűen bekezdésekre! A bekezdéseket kezdje a bal margónál és közöt-

tük 12 pt.-os térközt hagyjon! A bekezdések sorai sorkizártak legyenek!

14. A szöveg kettőspont utáni részét „A szigorú intézkedésre…” kezdetű mondatig számozott felsorolás-

ként tagolja bekezdésekre! Alkosson 3 bekezdést – egy-egy bekezdésen belül több mondat lehet! A

számozás balról 1 cm-re, a függőleges behúzás 2 cm-re kezdődjön!

15. Alkalmazzon kiemeléseket:

- a „tanulmányi szerződések” kifejezést a szövegben mindenhol dőlt karakterre módosítsa,

- a társaság alegységeinek megnevezését dőlt és félkövér,

- az utasítás hatályba lépésének időpontját félkövér karakterrel emelje ki!

16. Az utasítás a mai napon készül! A keltezés előtt 12 pt. távolságot hagyjon, és a levelezés udvariassági

szabályainak megfelelő formában tüntesse fel!

17. A levelet az ügyvezető igazgató írja alá!

18. Tüntesse fel a mellékletet is, megnevezésével együtt!

19. A táblázatot - elkészítése után - csatolja az irathoz új oldalra!

20. Nyissa meg az Excel programot, s a következő adatokkal és a feladatleírás szerint készítse el a táblá-

zatot, végezze el a kimutatáshoz a számításokat és formázásokat és készítsen grafikont! A meghatá-

rozott paramétereknek megfelelő táblázatot– külön lapon elhelyezve – mellékelni kell az irathoz!

A továbbiakban hasonló részletességgel kell – 50 pont – megadni a táblázat és grafikon készítéséhez az

utasítást, s a feladat szerint mellékelni a belső irathoz!

79

Szövegmelléklet irat készítéséhez

Értesítem, hogy 2007. november 19-étől a tanulmányi szerződések

kötéséről az alábbiak szerint rendelkezem: A társaság nevében köte-

lezettséget minden esetben csak a cég erre felhatalmazott képviselői

vállalhatnak. A jövőben vonatkozik ez a tanulmányi szerződésekre

is, függetlenül attól, hogy a szerződést valamely szervezeti egység

saját dolgozójával kívánja megkötni. A szerződéskötést, a megállapo-

dást megkötni szándékozó szervezeti egység felelős vezetője kezdemé-

nyezheti oly módon, hogy a szerződést kötő dolgozójával együttműköd-

ve elkészítik a szerződéstervezetet, és azt a szükséges mellékletek-

kel ellátva - jogi ellenjegyzés céljából - átadják a Jogi és Szabá-

lyozási Irodának. Az iroda köteles a szerződéstervezetet 3 munkana-

pon belül véleményezni. Az általa javasolt módosításokat, a szerző-

dést kezdeményező egység vezetője köteles átvezetni a szerződés

tervezetén és azt elektronikus úton ismételten visszajuttatni a Jogi

és Szabályozási Irodába. Tanulmányi szerződések aláírására is az

ügyvezető igazgató, távollétében az általános vagy a stratégiai

igazgatóhelyettes jogosult. A szigorú intézkedésre azért került sor,

mert a Gazdasági Igazgatóság kimutatása szerint - a részletes kimu-

tatás mellékelve - az elmúlt gazdálkodási évben megkötött tanulmányi

szerződésekkel a társaságunk indokolatlanul nagy pénzügyi terhet

vállalt. Kérem az utasításban foglaltak maradéktalan betartását.

Ajánlott feladat megoldási javaslata (l. alább)

80

2.2. Javaslat vizsgafeladat értékelésére (l. szövegszerkesztés része)

Feladat megnevezése Feladat

sorszáma

Feladat

pontszáma

Tanuló

pontszáma

Mappát készít Saját nevén a megadott helyre 1 1

Fájlok másolása Vizsga nevű mappából a

meghatározott helyre 1 1

Dokumentumot ment Saját nevén a meghatározott

mappába 2 1

Szöveg begépelése – hibánként 2 pont levonás 3 10

Alkalmazza az automatikus elválasztást 3 1

Margók beállítása 4 4

Karakterek beállítása 5 3

Élőfej készítése:

- adatbevitel 6 2

- adatok egymás alá és középre rendezése 7 2

- élőfejben karakterek beállításai 7 2

- szegélyezés és térköz beállítása 7 2

- kép beillesztése 7 2

- kép méretezése 7 1

Élőláb kialakítása 8 4

Címzett adatainak megkeresése, lehívása és

beillesztése 9 6

Helyben beírása, formázása 9 1

A címzés karakterjellemzőinek beállítása 9 2

Iktatószám megkeresése, sorszámozása és

beírása/beillesztése 10 5

Ügyintéző elhelyezése 10 1

Tárgy elhelyezése 11 3

Megszólítás beillesztése 12 1

Bekezdések kialakítása 12 4

Felsorolás kialakítása 13 4

Kiemelés 15 3

Keltezés elhelyezése 16 1

Aláírás, beosztás 17 1

Melléklet elhelyezése 18 1

Melléklet másolása új oldalra 19 2

Iratszerkesztés összesen 50

A feladatrész további pontjai – 50 pont – a táblázatkészítéshez kapcsolódik.

Marketingosztály Iktatószám: Sz-56/2007. Rendes András osztályvezető Ügyintéző: <Saját név>

Helyben

Tárgy: Vezetői utasítás

Tisztelt Egységvezetők!

Értesítem Önöket, hogy 2007. november 19-étől a tanulmányi szerződések kötéséről az alábbiak szerint rendelkezem:

1. A társaság nevében kötelezettséget minden esetben csak a cég erre felhatalmazott képviselői vállalhatnak. A jövőben vonatkozik ez a tanulmányi szerződésekre is, füg-getlenül attól, hogy a szerződést valamely szervezeti egység saját dolgozójával kívánja megkötni.

2. A szerződéskötést, a megállapodást megkötni szándékozó szervezeti egység felelős vezetője kezdeményezheti oly módon, hogy a szerződést kötő dolgozójával együttmű-ködve elkészítik a szerződéstervezetet, és azt a szükséges mellékletekkel ellátva - jogi ellenjegyzés céljából - átadják a Jogi és Szabályozási Irodának. Az iroda köteles a szerződéstervezetet 3 munkanapon belül véleményezni. Az általa javasolt módosításo-kat, a szerződést kezdeményező egység vezetője köteles átvezetni a szerződés terve-zetén és azt elektronikus úton ismételten visszajuttatni a Jogi és Szabályozási Irodá-ba.

3. Tanulmányi szerződések aláírására az ügyvezető igazgató, távollétében az általános vagy a stratégiai igazgatóhelyettes jogosult.

A szigorú intézkedésre azért került sor, mert a Gazdasági Igazgatóság kimutatása szerint – a részletes kimutatás mellékelve – az elmúlt gazdálkodási évben megkötött tanulmányi szerződé-sekkel a társaságunk indokolatlanul nagy pénzügyi terhet vállalt.

Kérem az utasításban foglaltak maradéktalan betartását.

Helyben, 2007. november 11.

Tóvári Elemér ügyvezető igazgató

Melléklet: kimutatás tanulmányi szerződésekről

Documents

1618-06 modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában ... · javasolt óraszáma Tananyagegység neve óraszám Gépírás és iratkészítés (366 óra) Gépírás és