Łódzka AkademiaPO KL
Generator Wniosków AplikacyjnychA03
Urząd Marszałkowski w Łodzi
Departament ds. PO Kapitał Ludzki
Instytucja Pośrednicząca
2
Czym jest Generator Wniosków Aplikacyjnych?
Informacje o projekcie
Beneficjent
Charakterystyka projektu
Oświadczenie
Szczegółowy budżet projektu
Budżet projektu
Harmonogram realizacji projektu
Najczęściej popełniane błędy we wnioskach
Zgłaszanie problemów technicznych
Plan prezentacji
3
Generator Wniosków Aplikacyjnych GWA
Jest narzędziem służącym do
przygotowania wniosku
o dofinansowanie projektu ze środków
pochodzących z EFS. Aplikacja umożliwia tworzenie, edycję
i drukowanie wniosków o dofinansowanie
projektów
Utworzenie nowego wniosku oraz edycja
wcześniej zapisanego wniosku dostępne są
w wersji on-line w ramach GWA oraz w wersji off-line po zainstalowaniu na
komputerze użytkownika
Projekt powinien być przygotowany
poza GWA. Do GWA należy
przenosić już wypracowane i przemyślane
przedsięwzięcie
Nie jest narzędziem służącym do
przygotowania projektów.
Zadaniem aplikacji jest jedynie wsparcie w wypełnieniu
wniosku aplikacyjnego
Generator Wniosków Aplikacyjnych
4
Instytucja Zarządzająca 1 kwietnia 2009 r. udostępniła wersję 4.3 Generatora Wniosków Aplikacyjnych (on-line). Dostępna jest także wersja 4.3.3 GWA (off-line).Wprowadzone zmiany: dodano obsługę projektów współpracy ponadnarodowej dodano obsługę projektów innowacyjnych zwiększono w części trzeciej wniosku Charakterystyka projektu liczbę znaków do 20 000 i 30 000 w zależności od wybranego Poddziałania
rozszerzono oświadczenie Beneficjenta o część przewidzianą dla Partnerów usunięto z Budżetu projektu pozycję w tym koszty personelu usunięto z Harmonogramu realizacji projektu pozycję Zaangażowany personel zmieniono słownik dla pola 1.2 Numer i nazwa Działania dostosowano do wymogów sprawozdawczych tabelę 3.2.1 Przewidywana liczba
osób/instytucji objętych wsparciem EFS w ramach projektu i ich status (ilościowe) zapisywanie danych do pliku w formacie ZIP.
Wprowadzenie nowych funkcjonalności aplikacji nie wpłynie na brak kompatybilności plików przygotowanych we wcześniejszej wersji Generatora Wniosków Aplikacyjnych.
Wersja 4.3 i 4.3.3 GWA
5
Z uwagi na rozwiązania techniczne (automatyczne przenoszenie niektórych danych oraz automatyczne sumowanie i wyliczanie wartości niektórych pól) sugerowana kolejność wypełniania poszczególnych części wniosku jest następująca:
Informacje o projekcie (bez wypełnienia pkt. 1.8 Okres realizacji projektu
nie jest możliwe dalsze wypełnianie wniosku)
Beneficjent
Charakterystyka projektu
Oświadczenie
Szczegółowy budżet (bez wpisania poszczególnych zadań w ramach Budżetu
szczegółowego nie jest możliwe wypełnienie Budżetu i Harmonogramu realizacji projektu)
Budżet projektu
Harmonogram realizacji projektu
Generator Wniosków Aplikacyjnych
6
http://www.generatorwnioskow.efs.gov.pl/GeneratorWnioskow
Aktualnie obowiązuje wersja 4.3 GWA. W miarę usprawniania aplikacji będą się pojawiać kolejne wersje.
„Pomoc” – instrukcja pdf
Pomoc dla wybranego pola/punktu wniosku
7
Informacje o projekcie1.1 Numer i nazwa Priorytetu – należy wybrać właściwy Priorytet z listy
rozwijanej.
1.2 Numer i nazwa Działania – należy wybrać właściwe Działania z listy
rozwijanej. Wybranie Działania
możliwe jest jedynie w przypadku gdy wybrany został
Priorytet.
8
Informacje o projekcie
1.3 Numer i nazwa Poddziałania – pole
aktywne w przypadku Działań, dla których zdefiniowane zostały
Poddziałania. Należy wybrać
właściwe Poddziałanie z listy rozwijanej.
1.4 Województwo – przy wskazaniu w punkcie 1.1 Priorytetów od I do V, pole pozostanie nieaktywne.
Wybranie Województwa możliwe jest jedynie w przypadku gdy wybrane zostało Działanie.
Pole to nie jest równoznaczne z obszarem realizacji projektu, który określany jest w punkcie 1.9, a jedynie
wskazaniem odpowiedniego województwa w ramach tzw. komponentu regionalnego
PO KL
9
Informacje o projekcie1.5 Instytucja – z listy wyboru należy wybrać
instytucję, w której wniosek zostanie
złożony.
1.6 Numer konkursu – należy wpisać numer konkursu określony
w ogłoszeniu o konkursie.
1.7 Tytuł projektu – musi być inny niż nazwa Programu, Priorytetów, Działań i Poddziałań występujących w programie. Nazwa powinna
nawiązywać do typu projektu, realizowanych działań, grupy docelowej, nie może być dłuższa niż 200 znaków i powinna zaczynać się od litery lub cyfry – nie powinno stosować się innych znaków jako pierwszego
znaku w tytule projektu (np. cudzysłów, myślnik, nawias, itp.)
10
Informacje o projekcie
1.8 Okres realizacji projektu – należy
wpisać okres realizacji projektu
poprzez wybór odpowiednich dat
z kalendarza. Maksymalny okres realizacji projektu wskazywany jest w dokumentacji
konkursowej poszczególnych
naborów.
UWAGA! Wypełnienie pola 1.8 Okres realizacji projektu jest niezbędne do dalszej edycji wniosku – na podstawie dat
wpisanych jako okres realizacji projektu, automatycznie tworzone i opisywane są kolumny w ramach Budżetu i Szczegółowego
budżetu oraz Harmonogramu realizacji projektu.
11
Informacje o projekcie
UWAGA! W przypadku edycji
wcześniej zapisanego wniosku, przy zmianie
okresu realizacji projektu część danych w
Szczegółowym budżecie oraz Harmonogramie
realizacji projektu może zostać utracona.
12
Informacje o projekcie
1.9 Obszar realizacji projektu – należy określić obszar
realizacji projektu z dokładnością do gminy, powiatu lub
województwa. W przypadku, gdy cześć projektu realizowana jest
poza granicami kraju należy wskazać i uzasadnić
realizację projektu poza granicami Polski w punkcie
3.3 Działania w ramach opisu odpowiedniego
zadania.
Aby usunąć już dodany obszar realizacji należy
kliknąć przycisk „-” znajdujący się z prawej strony pozycji „Gmina”.
1.10 Projekt ponadnarodowy – jeżeli projekt jest projektem w ramach którego zaplanowano współpracę ponadnarodową, należy
zaznaczyć opcję TAK. W takim przypadku do wniosku o dofinansowanie należy dołączyć list intencyjny od partnera
zagranicznego.
13
Informacje o projekcie1.11 Projekt innowacyjny - jeżeli projekt jest projektem innowacyjnym w rozumieniu
Wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w
sprawie projektów innowacyjnych
i ponadnarodowych w PO KL, należy zaznaczyć opcję TAK.
1.12 Projekt z komponentem ponadnarodowym -
jeżeli w ramach projektu zaplanowano
realizację komponentu ponadnarodowego
w rozumieniu Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie
wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki, należy zaznaczyć TAK.
14
Projekty innowacyjne Celem projektów innowacyjnych jest poszukiwanie nowych, lepszych,
efektywniejszych sposobów rozwiązywania problemów uwzględnionych w obszarach wsparcia EFS.
Innowacyjność w tym kontekście należy rozumieć jako:
- nastawienie na wsparcie nowych, nietypowych grup lub rozwiązanie problemu, który do tej pory nie był w wystarczającym stopniu uwzględniony w polityce państwa
- wykorzystanie nowych instrumentów w rozwiązywaniu dotychczasowych problemów; możliwe jest tutaj także adaptowanie rozwiązań sprawdzonych w innych krajach, regionach, czy też w innych kontekstach, np. w stosunku do innej grupy docelowej, a także rozwój, modyfikacja dotychczas stosowanych instrumentów w celu zwiększenia ich adekwatności, skuteczności i efektywności.
15
Projekty ponadnarodowe Projekty ponadnarodowe powinny przyczyniać się do osiągnięcia celów
danego Priorytetu, wykorzystując doświadczenia partnerów z innych krajów. Projekty te mogą zatem korzystać z gotowych już i stosowanych w innych miejscach rozwiązań, bądź wypracowywać nowe rozwiązania przy udziale partnerów z innych krajów.
Zadaniem projektodawcy i beneficjentów jest tu wykazanie rzeczywistej wartości dodanej wynikającej ze współpracy ponadnarodowej, tzn. jakich konkretnych efektów oczekuje od współpracy ponadnarodowej oraz w jaki sposób współpraca ta wpłynie na osiągnięcie zakładanych celów projektu.
16
Beneficjent (projektodawca)
2.1 Nazwa projektodawcy – należy wpisać pełną nazwę projektodawcy.
Pole posiada ograniczenie do 240 znaków.
2.2 Status prawny – z rozwijalnej listy należy
wybrać odpowiedni status prawny projektodawcy.
2.3 NIP – należy wpisać Numer Identyfikacji
Podatkowej projektodawcy w formacie 10 cyfrowym, nie stosując myślników, spacji i innych znaków
pomiędzy cyframi.
2.4 REGON – należy wpisać numer REGON nie stosując
myślników, spacji ani innych znaków pomiędzy cyframi.
17
Beneficjent (projektodawca)
2.5 Adres siedziby – należy wpisać adres właściwy dla siedziby projektodawcy.
2.6 Osoba/y uprawniona do podejmowania decyzji wiążących w imieniu
projektodawcy – należy wpisać imię (imiona)
i nazwisko osoby uprawnionej do
podejmowania decyzji w imieniu projektodawcy
zgodnie z wpisem do odpowiedniego
rejestru/upoważnieniem lub pełnomocnictwem.
Należy wskazać sposób reprezentacji.
18
Beneficjent (projektodawca)
2.7 Osoba do kontaktów roboczych z instytucją
w której składany jest wniosek – należy wpisać imię
i nazwisko osoby do kontaktów roboczych,
z którą kontaktować się będzie IOK/IW/IP lub IZ. Powinna to
być osoba mająca pełną wiedzę dot. składanego
wniosku o dofinansowanie.
2.7.4 Adres – należy podać jeżeli jest inny niż
w punkcie 2.5
19
Beneficjent (projektodawca)
2.8 Partnerzy – należy podać dane wszystkich partnerów, jeżeli występują – dotyczy
partnerów z którymi projektodawca podpisał umowy o partnerstwie.
20
Charakterystyka projektu
3.1 Cel projektu - należy uzasadnić konieczność realizacji projektu oraz wskazać konkretne problemy, do rozwiązania których
przyczyni się realizacja projektu.
Należy wskazać cel ogólny i cele szczegółowe projektu oraz wykazać
jego zgodność z dokumentami: PO KL, Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL
oraz Planem Działań na dany rok, ew. z innymi dokumentami strategicznymi w danym sektorze, jeżeli występują.
Cele projektu powinny spełniać kryteria SMART:
S – Specyfic (konkretne) – szczegółowe i konkretne, wyrażają to, co chce się osiągnąć.
M – Measurable (mierzalne) – bezpośrednio oparte na liczbach. Musi istnieć jakaś miara stopnia realizacji celu, określona liczbowo.
A – Achievable/Agreed (osiągalne/akceptowalne) – oparte na obiektywnej ocenie własnych możliwości. Ustalanie celu musi uwzględniać realną analizę sytuacji (zasoby, mocne strony, zagrożenia itp.). Cel ma więc być wykonalny i jednocześnie nie nazbyt łatwy w odniesieniu do możliwości jednostki lub zespołu (akceptowalny).
R – Realistic/Relevant – (realistyczne) – realne do osiągnięcia, ale odpowiednie do zidentyfikowanych potrzeb i oparte na dostępnych zasobach.
T – Tracktable/Time – (możliwe do prześledzenia/określone w czasie) – musi istnieć możliwość określenia, czy i w jakim stopniu zbliżamy się do
osiągnięcia celu.
Cele projektu
21
22
Charakterystyka projektu
3.2 Grupy docelowe - należy opisać osoby
i instytucje, które zamierzamy objąć wsparciem w ramach
projektu oraz uzasadnić wybór konkretnej grupy
docelowej spośród wskazanych grup
w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL lub
dokumentacji konkursowej.
Należy opisać metodologię/sposób rekrutacji (uwzględniający zasadę
równych szans, w tym równość płci).
23
Charakterystyka projektu
3.2.1 Przewidywana liczba osób/instytucji objętych wsparciem EFS w ramach projektu i ich status - należy wpisać przewidywaną liczbę osób/instytucji, które zostaną objęte
wsparciem w ramach projektu, z uwzględnieniem wskazanych
kategorii.
W przypadku, gdy nie jest możliwe zakwalifikowanie osoby do żadnej
z poniższych kategorii odpowiedni opis powinien znaleźć się w punkcie 3.2. W takim przypadku należy wpisać we
wszystkie pola wartość „0” i odpowiednią informację zamieścić
w pkt 3.2.
UWAGA! Po wpisaniu liczby osób należy kliknąć przycisk „Wylicz”
w celu wyliczenia wartości „Ogółem”
24
Charakterystyka projektu
3.3 Działania - należy opisać poszczególne działania podejmowane w ramach projektu. Zadania powinny
być tożsame z zadaniami opisanymi w budżecie oraz wskazanymi w harmonogramie
realizacji projektu.
W ramach opisu zadań powinna znaleźć się informacja dotyczącą rodzaju
i charakteru udzielanego wsparcia ze wskazaniem ilości osób jakie otrzymają
dane wsparcie.
Należy uwzględnić również zadania związane z informacja i promocją
projektu.
W przypadku projektów o charakterze badawczym lub
informacyjno-promocyjnym, należy opisać metodologię badania, kanały
informacyjne i sposób dotarcia do grup docelowych kampanii.
25
Charakterystyka projektu3.4 Rezultaty - Należy opisać
twarde i miękkie rezultaty w odniesieniu do planowanych działań oraz sposób w jaki te
rezultaty będą mierzone/badane
w trakcie realizacji projektu.
Należy wykazać, w jaki sposób zakładane rezultaty wpłyną na
realizację założonego celu/celów projektu.
O ile to możliwe należy stosować wskaźniki przyjęte
dla danego Priorytetu w załączniku do Wniosku
beneficjenta o płatność w części sprawozdawczej.
26
Charakterystyka projektu
3.5 Potencjał projektodawcy i zarządzanie projektem - należy opisać, jakie jest doświadczenie projektodawcy (partnerów jeśli
występują) przy realizacji projektów o podobnej
tematyce/podobnym zakresie – w okresie ostatnich trzech lat.
Należy opisać strukturę zarządzania projektem z uwzględnieniem roli
partnerów i podwykonawców (jeżeli występują).
Należy opisać jakie zaplecze techniczne oraz jaka kadra
zaangażowana będzie w realizację projektu, opisać kluczowe
stanowiska, wskazać przychody za poprzedni rok obrotowy,
projektodawcy oraz partnerów (jeśli występują). Informacja ta nie dotyczy
jednostek sektora finansów publicznych.
Cel to pozytywny obraz sytuacji pożądanej.
Celem projektu nie może być sposób realizacji zadania (np. zorganizowanie szkolenia) – mylenie celów z zadaniami.
Rezultat jest zrealizowanym celem.
PROBLEM = Niedostosowanie…
CEL = Dostosowanie…
REZULTAT = Dostosowano…
WSKAŹNIK = Ile osób dostosowało…
Ważne!
27
28
Oświadczenie
Punkt dotyczący wsparcia i pomocy, z jakiej korzystał projektodawca
w przygotowywaniu projektu/wypełnianiu wniosku jest
nieobowiązkowy
Oświadczenie - podpisuje osoba wskazana w punkcie 2.6 Uprawniona do podejmowania decyzji wiążących
w imieniu projektodawcy
W punkcie Data wypełnienia wniosku należy wybrać datę z kalendarza
29
Szczegółowy budżet projektu
SZCZEGÓŁOWY BUDŻET PROJEKTU
- jest podstawą do oceny kwalifikowalności i racjonalności
kosztów. Należy go wypełniać przed wypełnianiem części dot.
Budżetu projektu oraz Harmonogramu realizacji projektu, ponieważ część
danych jest przenoszona z tych załączników.
W Szczegółowym budżecie projektu automatycznie utworzone
zostaną kolumny odzwierciedlające kolejne lata
realizacji projektu, zgodnie z zakresem dat określonym w punkcie 1.8 Okres realizacji
projektu.
30
Szczegółowy budżet projektu
31
Budżet projektu
BUDŻET PROJEKTU- należy uzupełnić po wypełnieniu Szczegółowego budżetu projektu,
z którego do Budżetu projektu automatycznie przeniesione
zostaną pozycje wraz z wartościami przypadającymi na
poszczególne lata realizacji projektu.
32
Harmonogram realizacji projektu
HARMONOGRAM REALIZACJI PROJEKTU – ma formę wykresu Gantta i obejmuje pierwsze dwanaście miesięcy realizacji w ujęciu miesięcznym, a następnie w ujęciu kwartalnym.
Do Harmonogramu realizacji projektu automatycznie przenoszone są zadania zdefiniowane w Szczegółowym budżecie projektu. Każde z zadań należy rozpisać na poszczególne etapy
oraz określić okres ich realizacji na poszczególne miesiące w pierwszych 12 miesiącach realizacji projektu oraz na kwartały w kolejnych latach, poprzez zaznaczenie odpowiednich pól.
33
Harmonogram realizacji projektu
34
Podczas korzystania z GWA możliwy jest podgląd całego wniosku o dofinansowanie w ramach przeglądarki internetowej. Aby uzyskać podgląd na cały wniosek należy kliknąć przycisk „Podgląd” w menu głównym
Na każdej stronie w lewym dolnym rogu umieszczona została suma kontrolna – 16 znakowy symbol pozwalający na stwierdzenie, czy wszystkie strony wydruku pochodzą z jednego pliku oraz stwierdzenie zgodności wydruku wersji papierowej z wersją elektroniczną wniosku.
Wszelkie zmiany i edycja wniosku o dofinansowanie powodują zmianę sumy kontrolnej.
Zakończenie pracy z Generatorem
35
Zakończenie pracy z Generatorem Funkcja „Sprawdź” w GWA nie jest funkcją, która pozwala na stwierdzenie,
że wniosek jest poprawny lub niepoprawny pod względem formalnym lub merytorycznym. Sprawdzeniu podlegają jedynie pola objęte walidacją, tj. takie, których wypełnienie jest niezbędne.
Po sprawdzeniu wniosku poprzez funkcję „Sprawdź” zalecane jest samodzielne sprawdzenie wniosku przy pomocy odpowiedniej karty oceny (formalnej i merytorycznej).
Wydruk wniosku o dofinansowanie możliwy będzie dopiero po zapisaniu go w formacie pdf. Generator nie przewiduje możliwości wydruku bezpośrednio z aplikacji.
Wniosek w formacie xml oraz pdf należy nagrać na płytę CD/DVD i wydrukować w dwóch wersjach papierowych z nośnika, na który został nagrany. Taki zabieg pozwoli uniknąć otrzymania różnej sumy kontrolnej wersji papierowej i elektronicznej wniosku.
Komplet dokumentów należy umieścić w odpowiednio zaadresowanej kopercie (zgodnie z dokumentacją konkursową) i złożyć w Instytucji Ogłaszającej Konkurs (IOK).
Najczęściej popełniane błędy we wnioskach
36
Najczęściej popełniane błędy we wnioskach:
• Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu ma zbyt ogólny charakter. Brak rozpoznania rzeczywistej potrzeby (problemu) grupy docelowej,
właściwej dla obszaru objętego wsparciem
• Cele projektu sformułowane nieprawidłowo, mają zbyt ogólny charakter, są niemierzalne, nie spełniają kryteriów SMART, są mało realistyczne (nie są możliwe do osiągnięcia)
Błędy we wnioskach
37
• Brak uszczegółowienia, zawężenia grupy docelowej (zapisy z SzOP)
• Brak uzasadnienia wyboru grupy docelowej w kontekście jej zawężenia
• Niewłaściwe kryteria kwalifikowania uczestników
38
Błędy we wnioskach c.d.
• Niedostatecznie opisane działania merytoryczne
Błędy we wnioskach c.d.
39
• Niewłaściwie dobrane instrumenty służące realizacji celów projektu
• Niewystarczający potencjał finansowy projektodawcy
• Nieprawidłowo sformułowane rezultaty projektu
• Nieprawidłowe techniki mierzenia rezultatów
Błędy we wnioskach c.d.
40
• Nieprawidłowo wypełniony/skonstruowany harmonogram
• Błędy rachunkowe w Budżecie projektu
• Nieprawidłowo zakwalifikowane wydatki
• Nieprawidłowo wyliczona pomoc publiczna
• Brak metodologii wyliczania kosztów pośrednich
Błędy we wnioskach c.d.
41
42
Zgłaszanie problemów technicznych
Istnieje możliwość zgłaszania problemów w funkcjonowaniu oraz proponowanych usprawnień do
Generatora Wniosków Aplikacyjnych.
W tym celu należy wypełnić formularz zgłoszeniowy zamieszczony na stronie:http://www.funduszestrukturalne.gov.pl i przesłać go na
następujący adres poczty elektronicznej: [email protected].
Podsumowanie
43
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
1. Najpierw powinien powstać projekt – później wniosek.Nie każdy wniosek odzwierciedla projekt.
2. Projekt powinien być przygotowany poza GWA. Do GWA należy przenosić już wypracowane i przemyślane przedsięwzięcie
3. Pamiętajmy o aktualizacji GWA.
4. Korzystajmy z Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu
5. Zwróćmy szczególną uwagę na Budżet i harmonogram projektu - najtrudniejszą cześć wniosku.
Źródła informacji Wzór wniosku o dofinansowanie realizacji projektu
Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu
Przewodnik po kryteriach wyboru projektów
Podręcznik przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów w ramach PO KL
Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL
Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL
Plany Działań (dla poszczególnych Priorytetów)
www.pokl.lodzkie.pl
www.efs.gov.pl
44
Dziękuję za uwagęi zapraszam do pozyskiwania
środków z PO KL