ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN DI SMA NEGERI 1
BANJARHAJO MENGGUNAKAN JAVA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Buaetin Nadir
08.11.2466
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2012
ANALYSIS AND DESIGN OF FINANCIAL ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEM IN SMA NEGERI 1
BANJARHARJO USING JAVA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN DI SMA NEGERI 1
BANJARHAJO MENGGUNAKAN JAVA
Buaetin Nadir
Jurusan Teknik Informatika
STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
SMA Negeri 1 Banjarharjo is a school located in the District Banjarharjo Brebes.
Recording and processing the data of financial administration still done manually.
Recording the data in school files, such as of student data, income and outcome or
making expenditures of financial reports are written by hand. It made the data search
process takes longer when the data is needed again. In addition, it is possible that the
occurrence of errors due to human error, eg in the calculation of financial data.
School financial administration information system design aims to improve the
existing system in SMA Negeri 1 Banjarharjo. The system expected to overcome the
constraints that exist on the system manually. Moreover, it also makes exercising
financial administration for the Treasurer in terms of data processing and presentation of
the required information quickly, precisely and accurately.
Financial administration information system is created using the Java programming
language with the help of software Netbeans IDE 7.1 and MySQL Server 5.1 as the
database. The system was designed according to the needs required by the financial
administration of SMA Negri 1 Banjarhajo.
Keywords : Information System, Financial Administration, Java, Mysql, Netbeans
1. Pendahuluan
Ilmu pengetahuan dan teknologi berkembang sangat pesat saat ini yang senantiasa
terus berubah ke arah yang lebih baik. Salah satu perkembangan yang ada adalah dalam
hal teknologi di bidang sistem informasi, dan wujud dari teknologi sistem informasi adalah
komputer. Penggunaan komputer dalam berbagai macam pekerjaan dewasa ini sudah
sangat dibutuhkan, karena manusia menyadari bahwa banyak manfaat yang dapat
diperoleh dari penggunaan komputer.
Saat ini pengolahan data administrasi keuangan di SMA Negeri 1 Banjarharjo masih
dilakukan secara manual, data-data keuangan masih dituliskan di dalam buku tanpa
bantuan sebuah komputer. Kelemahan sistem manual yang dijalankan di sekolah
tersebut adalah dibutuhkannya waktu yang lama dalam hal pengolahan data juga
memungkinkan terjadinya kesalahan sewaktu penghitungan (human error).
Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat membantu meminimalisir
kesalahan dan membuat pekerjaan lebih cepat dan akurat, sehingga penangan
administrasi keuangan dapat di lakukan dengan efektif. Untuk itulah diperlukannya
sebuah sistem informasi untuk menjembatani antara pekerja dan komputer. Hal ini
diperlukan untuk mempermudah pelaksana adminstrasi bagi bendaharawan dalam
pengolahan data.
2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem
“Sistem adalah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan
tugas/fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan
untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu.”1
2.2 Konsep dasar Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang.2
2.3 Konsep dasar sistem informasi Sistem informasi di definisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis
sebagai berikut :
1 Kusrini M. Kom. 2007, “Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data”, Yogyakarta: Andi Offset, Hal 11 2 Hanif Al Fatta. 2007, Analisis dan perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta: Andi Offset, Hal 9
“Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”3
2.3.1 Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grudnitski berpendapat sistem informasi terdiri dari
komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building
block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran
(output block), blok teknologi (technology block), dan blok kendali (control block).
Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan
yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
1. Blok masukan. Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.
Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data
yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok model. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model
matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di
basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3. Blok keluaran. Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang
merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang benrguna
untuk semua tingkat menajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok teknologi. Teknologi merupakan kotak alat (tool-box)dalam sistem
informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan
keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok database. Database merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras
komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok kendali. Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk
meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah
ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat
diatasi.
3 Jogiyanto HM, 1999, “Analisis dan Desain Sistem Informasi :Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”, Yogyakarta: Andi Offset, hal 8
2.4 Sistem informasi administrasi keuangan Administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan informasi secara
sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama
lain. Administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih tepat disebut dengan tata
usaha.4
Jadi sistem informasi administrasi keuangan bisa didefinisikan sebagai sistem
informasi yang menangani masalah administrasi keuangan baik itu pemasukan
maupun pengeluaran.
3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis PIECES
Tahapan analisis yang dilakukan dengan metode PIECES, antara lain:
1. Performance (Kinerja)
Analisis kinerja adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil
kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja diukur dengan jumlah
produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem.
2. Information (informasi)
Informasi merupakan suatu hasil dari data yang telah diolah sedemikian rupa
sehingga mempunyai manfaat bagi yang menerimanya.
3. Economy (ekonomi)
Diperlukan untuk mengetahui apakah sistem baru yang akan dibuat cukup
efisien dalam hal biaya. 4. Control (kendali)
Kontrol merupakan pengendalian sistem dalam hal ini didasarkan pada segi
ketepatan waktu, kemudahan akses data dan ketelitian data yang diproses.
5. Efficiency (efisiensi)
Efisien berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada digunakan
seefisien mungkin dengan pemborosan yang paling minimal. 6. Service (pelayanan)
Peningkatan pelayanan memperlihatkan kualitas dari suatu sistem informasi.
3.2 Perancangan Sistem 3.2.1 Flowchart
Flowchart merupakan penggambaran secara grafik dari langkah-langkah
dan urutan-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan
4 Hendi Haryadi. 2009, “Administrasi Perkantoran untuk Manager dan Staf”, Jakarta:
Transmedia Pustaka. Hal 1
programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih
kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam
pengoperasian.
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) merupakan diagram yang menggambarkan alur
data yang terjadi di dalam sebuah sistem yaitu menggambarkan sebuah data
megalir dari mana berasal, kemana tujuan data keluar, proses apa yang berjalan
dan dimana data akan disimpan. Berikut simbol yang digunakan dalam DFD.
3.3 Pera3.3.1
hu
te
ya
ancangan BRelasi Anta
Relasi a
ubungan ma
ersebut akan
ang dijadikan
asis Data ar Tabel antar tabel
asing-masing
mempermu
n primary key
bertujuan
g tabel trhad
dah pembac
y dan foreign
untuk mem
dap tabel la
caan tabel ka
n keynya.
mberikan ga
innya. Deng
arena akan
ambaran te
gan adanya
terlihat field
entang
relasi
mana
4. Implementasi Sistem
Tahap implementasi merupakan tahap untuk menguji dan menggunakan sistem agar
siap untuk diopersiakan. Tahap ini dilakukan sebelum benar-benar digunakan dengan
baik oleh pengguna, untuk menjamin tidak ada kendala fatal yang muncul pada saat
menggunakan sistem tersebut.
4.1 Implementasi Interface 4.1.1 Implementasi Interface
Form login digunakan sebagai halaman masuk Admin ke menu utama. Tombol
login digunakan untuk admin login dan tombol cancel untuk keluar.
4.1.2 Form Data Kelas
a
Form data kelas digunakan untuk mengolah data kelas yang nantinya digunakan
pada saat insert siswa.
4.1.3 Form Data Sisw
Form data siswa digunakan untuk admin menambah, merubah dan menghapus
data siswa.
4.1.4 Form Administrator
From administrator ini digunakan untuk menambahkan admin atau petugas,
yang bisa mengakses aplikasi administrasi keuangan ini.
4.1.5 Form Data Pembayaran Siswa
Form ini digunakan untuk menambah atau menghapus data transaksi
pembayaran siswa.
4.1.6 Form Pengeluaran
Form pengeluaran digunakan untuk menambah atau menghapus data transaksi
pengeluaran.
4.1.7 Form Tahun Ajaran
Form tahun ajaran digunakan untuk mengolah data tahun ajaran.
4.1.8 Form Pembayaran
Form pembayaran ini digunakan untuk mengolah jenis pembayaran yang
ditangguhkan kepada siswa.
4.1.9 Form Profil Sekolah
Form profil sekolah digunakan untuk merubah data profil sekolah yang nantinya
digunakan untuk pembuatan laporan.
4.1.10 Form Kelas Siswa
Form kelas siswa digunakan untuk memudahkan admin dalam mengatur kelas
siswa.
4.1.11 Form Bukti Pembayaran
Form bukti pembayaran untuk mencetak bukti pembayaran. Form ini muncul
ketika admin menambahkan data transaksi pembayaran siswa.
4.1.12 Laporan Tunggakan Siswa
Laporan tunggakan siswa ini digunakan untuk admin melihat atau mencetak
data tunggakan pembayaran siswa.
4.1.13 Laporan Keuangan
Laporan keuangan ini merupakan laporan untuk melihat atau mencetak laporan
keuangan yang telah dikalkulasikan dalam periode bulan dan tahun tertentu.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan, dapat disimpukan bahwa sistem
informasi administrasi keuangan sangat menguntungkan dibanding dengan sistem
yang sebelumnya. Kesimpulan ini didapat dengan melihat rumusan masalah dan
hasil analisis yang telah dilakukan. Adapun kesimpulannya adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi administrasi keuangan ini dapat mengatasi kendala-kendala
atau kelemahan-kelemahan pada sistem manual.
2. Sistem Informasi administrasi keuangan ini sangat membantu pihak administrasi
untuk pengolahan data keuangan mulai dari input, proses, ataupun output
dengan cepat, tepat dan akurat.
5.2 Saran Penulis menyadari bahwa proyek dalam tugas akhir atau skripsi ini masih jauh
dari sempurna. Oleh karena itu penulis memberikan beberapa saran supaya sistem
ini dapat dikembangkan jauh lebih baik lagi. Saran tersebut antara lain :
1. Sistem informasi yang telah dibangun ini agar dijadikan bahan untuk
pengembangan sistem lebih lanjut.
2. Sistem ini dapat dikembangkan dengan mengintegrasikan sistem lain misalnya
Sistem Informasi Akademik, Sistem Presentasi dan lain-lain.
3. Sistem informasi ini juga bisa dikembangkan dengan konsep client/server.
Sehingga sistem ini dapat digunakan oleh beberapa komputer.
Daftar Pustaka
Jogiyanto HM. 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi
Offset.
Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.
Haryadi, Hendy.2009. Administrasi Perkantoran untuk Manager dan Staf. Jakarta:
Transmedia Pustaka.