Arkivet og dets brugereArkivet som serviceinstitution
SLA Arkivuddannelse – modul 4
Synliggørelse og formidling
• Hvem er arkivets brugere, og hvordan modtager vi dem?
• Arkivindretning, åbningstider, brugerundersøgelser ?
Arkivet og omverdenen
Arkivets opgaver:
Indsamling
Bevaring
Registrering
Formidling og kommunikation
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Fra kæde til cirkel
Indsamling bevaring og kassation Tilgængeliggørelse formidling
Indsamling bevaring og kassation Tilgængeliggørelse formidling indsamling
bevaring og kassation tilgængeliggørelse formidling etc. ( cirkel)
Ps. Gælder især for private arkiver, der ikke er lovregulerede
Gruppearbejde:Jeres erfaringer med brugere:
Er der nok, der bruger arkivet ?
hvordan får vi flere til ? Skal arkivet have flere ?
Hvad kræver hvilke grupper ?
Indsamling og formidling
Registrering og formidling
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Arkivet og dets brugere. Arkivindretning. Modtagelse af brugerne. Arkivets retningslinier i forhold til brugerne. Brugerundersøgelser. gode råd om lidt af hvert.
Arkivet og omverdenen
Arkivet og omverdenen
.
Hvor og hvornår kan arkivet kontaktes?
• Annoncering af åbningstid (hvordan bestemmes den ?)• Skiltning (samhusning ?, synlighed)
• Brochure: (alene og sammen med andre) • fremlagt på bibliotek, museum, skoler, forretninger etc.• uddeles ved arrangementer.• husomdeles•
• Lokalavisen – rubrik med ”Det sker” – kalender - kultunaut
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Arkivet og omverdenen
Arkivindretning: Skiltning i huset, hvis man bor sammen med andre Garderobe/knagerække til overtøj. Brugerområde (arbejdsborde – læseapparater – computere). Håndbøger – registranter – kirkebøger – udklipsbøger – billedsamlinger m.m. – tilgængelige for brugerne. Udstilling – billeder på væggene m.m.
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Magasin SIKKERHED
indretning af læsesalen og branding
2004: et åbent vidensrum2009: HistorieAalborg
lounge område med sofa og skærm
Regler for benyttelse af arkivet:
Rygeforbud Forbud mod at spise og drikke i arkivet, når der er arkivalier fremme – evt. henvise til kantine, køkken el. lign. Udlån af arkivalier. Kopiering af arkivalier – og fotografering/ scanning Prispolitik (prisliste). Forbud og regler bør være synlige for brugerne via opslag eller foldere
Skabe til tasker og overtøj
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Arkivet og omverdenen
Den gode ekspedition: Brugeren modtages venligt og interesseret. Brugerens behov afklares (vejledningssamtale) Brugeren får et tilfredsstillende svar på henvendelsen.
• Husk, at et tilfredsstillende svar også kan være en henvisning til f.eks. litteratur eller specialsamlinger eller til andre arkiver
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Arkivet og omverdenen
Arkivet og omverdenen
Hvad vil brugeren?
Hvad skal materialet bruges til? Hvor lang tid kan/vil brugeren anvende på opgaven? Få brugeren til at konkretisere, hvis forespørgslen er meget bred.
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Arkivet og omverdenen
Brugeren og materialerne:
Kan ikke læse gotisk håndskrift.
• Er det strengt nødvendigt at bruge originale kilder?• Findes der transkriberet materiale?• Find eller anbefal vejledninger i skriftlæsning. Har ikke megen tid til undersøgelsen.Har kun brug for generelle oplysninger.
• Findes der et oversigtligt eller generelt værk om emnet?• Findes der noget om emnet i ældre aviser?• Er der en artikel om emnet i f.eks. Dansk Kulturhistorisk opslagsværk?• Kan en oversigtsartikel suppleres med f.eks. lokale billeder el. lign.?
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Arkivet og omverdenen
Brugeren og materialerne fortst
Arkivet har ikke noget om emnet:
• Henvis til litteratur.
• Henvis til naboarkiver, stadsarkiver eller statslige arkiver
• Henvis til specialsamlinger
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Det danske arkivlandskab
• Statens Arkiver (rigsarkivet, landsarkiverne, erhvervsarkivet, dansk dataarkiv)
• Temaarkiver• Stadsarkiver• Lokalarkiver• særsamlinger• Kongelige Biblioteks manuskript og
billedsamling
Arkivet og omverdenen
Skriftlige forespørgsler:
Send et foreløbigt brev, hvis du er i tidsnød. Skriv klart, konkret og uformelt. Skriv altid det vigtigste først. Lad være med at stræbe efter et officielt præg i arkivets breve. Pas på kancellisprog og arkiv-faglige udtryk. Skriv altid under med både arkivets og dit eget navn. Hav en politik for hvad arkivet udfører ved forespørgsler
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Arkivet og omverdenen
God telefonkultur. Sig både arkivets og dit eget navn, når du tager telefonen. Hav altid blok og blyant lige ved telefonen. Referer forespørgslens hovedpunkter, når samtalen sluttes. Bed om en skriftlig henvendelse, hvis problemet er kompliceret
Hvis der ikke kan svares prompte (ex åbningstider, fakta), så bed om en mail / et brev
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Arkivet og omverdenen
Gruppebesøg i arkivet. Når en gruppe melder sin ankomst, er der mange ting at overveje: • Har arkivet plads til så stor en gruppe? • Er det bedre, at arkivet kommer til gruppen? • Kolliderer tidspunktet med andre aktiviteter, f.eks. åbningstid • Er der en medarbejder, der kan lave en omvisning? • Er medarbejderens forberedelsestid tilstrækkelig?
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Arkivet og omverdenen
Hvem er vores brugere? Indskrivning – gæstebog. Statistik. Brugerundersøgelser (formål – spørgeskema – hvad kan vi bruge det til?).
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Arkivet og omverdenen
gode råd om lidt af hvert:
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Arkivet og omverdenen
1) Gør dig nogle overvejelser om din holdning til arkivarbejdet.
Som arkivmedarbejder forventer omverdenen, at du ved noget om, hvorfor dit arbejde er betydningsfuldt.
Nedenstående er eksempler på typiske spørgsmål, som kan komme bag på én, hvis du ikke har gjort dig nogle overvejelser i forvejen: • Hvorfor er det så vigtigt, at der er et arkiv i området?• Hvorfor arbejder du som frivillig i arkivet?• Hvad er det, I indsamler?
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Arkivet og omverdenen
1) Gør dig nogle overvejelser om din holdning til arkivarbejdet
• Hvor gammelt skal det være, for at I vil have det? (indsamlingspolitik)• Hvem kan bruge det?• Hvad er det mest spændende I har?• Hvad er det ældste I har?• Hvad får kommunen for de penge I får i tilskud?• Hvad ville man miste, hvis arkivet blev nedlagt?• Bliver arkivet overflødigt, når vi engang får det papirløse samfund? (strategi)
Diskuter som del af teambuilding
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Arkivet og omverdenen
2) Hav dokumentation parat ved ansøgningom penge.
Når der skal søges penge fra kommune, sponsorer eller fonde er det godt at have nogle tal parat til dokumentation for behovet:
• Besøgstal, antal forespørgsler, antal hits på hjemme- siden, medlemsbetalinger, driftsudgifter m.m.
3) Forbered nogle gode historier fra arkivet.
Forbered nogle gode historier fra arkivet, så du har nogetpå lager, hvis lejligheden byder sig for at komme i avisen.
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.
Arkivet og omverdenen
4) Gør dig tanker om fremtidens arkiv
Diskuter det med de øvrige arkivmedarbejdere.• Vi skal alle være på forkant med udviklingen.
•Strategi for fremtiden
Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.