AudiBankConciliaciones BancariasASUG TECH DAY 6° Edición
Hotel MELIA, 21 de Mayo del 2015
Ezequiel BonadeoGerente de Producto
New Technologies S.R.L.
Agenda
28/05/2015 2
• Modelo de conciliación con AudiBank• Características• Conciliación automática• Conciliación manual• Ciclos de conciliación• Resultado de la conciliación• Contabilización de gastos e impuestos• Resumen
Problemas y soluciones28
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2015
3
Problemas frecuentes Posibles soluciones
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias• Retrabajo en el análisis• Descompensaciones de muchas
partidas• Debilidad frente a auditorías• Poco control sobre los gastos e
impuestos• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada• Dificultad para monitorear el avance• Falta de información precisa
• Evitar tareas manuales repetitivas
• Simplificar lo que no puede evitarse• Guardar y recuperar el análisis realizado• Evitar compensaciones de muchas
partidas• Usar herramientas seguras y confiables• Validar antes de contabilizar gastos e
impuestos• Utilizar menos cuentas contables por
banco
• Contar con un monitor de avance• Disponer de reportes específicos
Modelos de conciliación28
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Cuenta real(0)
Compensación
Cuenta cobradora(1)
Compensación
Cuenta pagadora(2)
Resultado de laconciliación
Partidas deExtracto
PartidasContables
Conciliación
Extractos Ingreso de movimientoscontables
ExtractosIngreso de movimientoscontables
Partidascontables
Partidas deextracto
Partidas deextracto
Partidas deextracto
Partidascontables
Partidas deextracto
Partidascontables
Partidascontables
Partidas deextracto
Partidas deextracto
Conciliación SAP Conciliación SAP
Resultado de laconciliación
Cuenta única
Partidascontables
Partidascontables
Modelo AudiBank28
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Una cuentacontable por
cuentabancaria
Sin gestión departidasabiertas
No secontabilizanlos extractos
bancarios
El resultadode la
conciliaciónse obtiene de
AudiBank
Características AudiBank28
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Integrado aSAP R/3
No implicamodificaciones
al códigostandard
No dependede ninguna
interfaz
No demandaespacio de
disco adicional
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Utilizar una única cuenta contable porcuenta bancaria
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias
• Descompensaciones de muchaspartidas
• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Utilizar una única cuenta contable porcuenta bancaria
Conciliación automática28
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(archivos)
SAP Sistemasexternos
Partidas contables Partidas de extracto
(on-line)
Bancos
Conciliación automática28
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Campos a conciliar Campos a conciliar
• Fecha valor• Fecha de documento en documento• Fecha de contabilización en el documento• Día de entrada del documento contable• Importe en moneda local• Importe en la moneda del documento• Importe en moneda de conciliación• Moneda de conciliación• Número de asignación• Número de documento de referencia• Texto de posición• Clave referencia posición 1• Clave referencia posición 2• Clave referencia posición 3• Texto de cabecera• Clave referencia cabecera 1• Clave referencia cabecera 2• Nombre del usuario de contabilización
• Fecha del movimiento• Importe• Moneda• Número de comprobante
Fecha delmovimiento
Importe
Número decomprobante
Moneda
• Otros definidos por el usuario• Cuenta contable
• Identificación de cuenta bancaria
Partidas contables Partidas de extracto
• Clase de documento
• Código de operación 1• Código de operación 2
Conciliación automática28
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Galicia
Citibank
Provincia
ICBC
Otros
Provincia
Galicia
Depósitos
Pagos
(Clase dedocumento)
Campos para conciliar Códigos de operación
Fecha Nro. deComprobante
Fecha valor
Fecha valor
Fecha valor
Fecha valor
Fecha valor
Fechadocumento
Fechadocumento
Asignación
[ Ignorar ]
Asignación
Asignación
[ Ignorar ]
Texto posición
Texto posición
Código 755 (+)
Código 755 (+)
Código 755 (+)
Código 495 (-)
Código 674 (-)
Código 178 (-)
Código 674 (-)
Código 480 (+) Código 304 (+)
…
…
Código 755 (-)
…
Código 676 (-)
…
…
…
…
…
Código 355 (-)
…
……
…
…
…
…
… … …
… … …
Conciliación - Directivas28
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Directiva
Rutina
Tolerancia defechas
Tolerancia decomprobantes
Conciliación - Directivas28
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Directiva1
Standard
Sintolerancia
Sintolerancia
Directiva2
Standard
1 día hábilhacia atrás
Sintolerancia
Directiva3
Standard
5 díashacia
adelante yhacia atrás
Sintolerancia
Directiva4
Standard
Sin toleranciaAceptar nro.comprobante
vacío
Directiva5
Rutina detarjetas
Sintolerancia
Sintolerancia
Directiva6
Rutinaagrupada
1 día hábilhacia
adelante yhacia atrás
Sintolerancia
Conciliación – Secuencias28
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Conciliaciónautomática
Campos paraconciliar
Directiva 1
Códigos deoperación porclase de doc.
Paso 1
Directiva1
Standard
Sintolerancia
Sintolerancia
Conciliación – Secuencias28
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Conciliaciónautomática
Campos paraconciliar
Directiva 4
Códigos deoperación porclase de doc.
Paso 2
Directiva4
Standard
Sin toleranciaAceptar nro.
comprobantevacío
Conciliación – Secuencias28
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Conciliaciónautomática
Campos paraconciliar
Directiva 10
Códigos deoperación porclase de doc.
Paso 3
Directiva10
Rutina detarjetas
1 día hábilhacia
adelante yhacia atrás
Sintolerancia
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias
• Descompensaciones de muchaspartidas
• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Utilizar una única cuenta contable porcuenta bancaria
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias
• Descompensaciones de muchaspartidas
• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Conciliar automáticamente la mayorcantidad de partidas posible
• Utilizar una única cuenta contable porcuenta bancaria
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias
• Descompensaciones de muchaspartidas
• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Conciliar automáticamente la mayorcantidad de partidas posible
• Utilizar una única cuenta contable porcuenta bancaria
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias
• Descompensaciones de muchaspartidas
• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Conciliar automáticamente la mayorcantidad de partidas posible
• Conciliación manual ágil
• Utilizar una única cuenta contable porcuenta bancaria
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias• Retrabajo en el análisis• Descompensaciones de muchas
partidas
• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Conciliar automáticamente la mayorcantidad de partidas posible
• Conciliación manual ágil
• Utilizar una única cuenta contable porcuenta bancaria
Ciclos de conciliación28
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Partidas contables Partidas de extractoConc. Febrero
Conc. Marzo
Conc. Abril
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias• Retrabajo en el análisis• Descompensaciones de muchas
partidas
• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Conciliar automáticamente la mayorcantidad de partidas posible
• Conciliación manual ágil
• Utilizar una única cuenta contable porcuenta bancaria
Problemas y soluciones28
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28
Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias• Retrabajo en el análisis• Descompensaciones de muchas
partidas
• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Conciliar automáticamente la mayorcantidad de partidas posible
• Conciliación manual ágil• Conciliaciones provisorias
• Utilizar una única cuenta contable porcuenta bancaria
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias• Retrabajo en el análisis• Descompensaciones de muchas
partidas• Debilidad frente a auditorías
• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Conciliar automáticamente la mayorcantidad de partidas posible
• Conciliación manual ágil• Conciliaciones provisorias
• Utilizar una única cuenta contable porcuenta bancaria
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias• Retrabajo en el análisis• Descompensaciones de muchas
partidas• Debilidad frente a auditorías
• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Conciliar automáticamente la mayorcantidad de partidas posible
• Conciliación manual ágil• Conciliaciones provisorias
• Utilizar una única cuenta contable porcuenta bancaria
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias• Retrabajo en el análisis• Descompensaciones de muchas
partidas• Debilidad frente a auditorías
• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Conciliar automáticamente la mayorcantidad de partidas posible
• Conciliación manual ágil• Conciliaciones provisorias
• Resultado de la conciliación on-line
• Utilizar una única cuenta contable porcuenta bancaria
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias• Retrabajo en el análisis• Descompensaciones de muchas
partidas• Debilidad frente a auditorías• Poco control sobre los gastos e
impuestos• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Conciliar automáticamente la mayorcantidad de partidas posible
• Conciliación manual ágil• Conciliaciones provisorias
• Resultado de la conciliación on-line
• Utilizar una única cuenta contable porcuenta bancaria
Contabilización de gastos28
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Partidas deExtracto
PartidasContables
ExtractosIngreso de movimientos contables
Partidascontables
Partidascontables
Partidas deextracto
Partidas deextracto
Conciliación SAP
Cuenta única
Partidascontables
Partidascontables
Gastos eimpuestos
Partidas deextracto(gastos)
Partidascontables(gastos)
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias• Retrabajo en el análisis• Descompensaciones de muchas
partidas• Debilidad frente a auditorías• Poco control sobre los gastos e
impuestos• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Conciliar automáticamente la mayorcantidad de partidas posible
• Conciliación manual ágil• Conciliaciones provisorias
• Resultado de la conciliación on-line
• Utilizar una única cuenta contable porcuenta bancaria
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias• Retrabajo en el análisis• Descompensaciones de muchas
partidas• Debilidad frente a auditorías• Poco control sobre los gastos e
impuestos• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada
• Conciliar automáticamente la mayorcantidad de partidas posible
• Conciliación manual ágil• Conciliaciones provisorias
• Resultado de la conciliación on-line• Proceso de control y contabilización de
gastos e impuestos• Utilizar una única cuenta contable por
cuenta bancaria
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias• Retrabajo en el análisis• Descompensaciones de muchas
partidas• Debilidad frente a auditorías• Poco control sobre los gastos e
impuestos• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada• Dificultad para monitorear el avance• Falta de información precisa
• Conciliar automáticamente la mayorcantidad de partidas posible
• Conciliación manual ágil• Conciliaciones provisorias
• Resultado de la conciliación on-line• Proceso de control y contabilización de
gastos e impuestos• Utilizar una única cuenta contable por
cuenta bancaria
Problemas y soluciones28
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Problemas frecuentes Solución con .
• Mucho trabajo manual• Muchas partidas pendientes al cierre• Poco tiempo para gestionar diferencias• Retrabajo en el análisis• Descompensaciones de muchas
partidas• Debilidad frente a auditorías• Poco control sobre los gastos e
impuestos• Muchas cuentas contables• Contabilizaciones en la cuenta
equivocada• Dificultad para monitorear el avance• Falta de información precisa
• Conciliar automáticamente la mayorcantidad de partidas posible
• Conciliación manual ágil• Conciliaciones provisorias
• Resultado de la conciliación on-line• Proceso de control y contabilización de
gastos e impuestos• Utilizar una única cuenta contable por
cuenta bancaria
• Listados de monitoreo de conciliaciones• Informes estadísticos y comparativos
Simplifica laregistración
contable
Conciliaciónautomática
flexible
Conciliaciónmanual ágil
Resultado de laconciliación
on-line
Procesamiento deextractos endiferentesformatos
Procesamiento dearchivos
adicionales
Conciliación dectas. que no secontabilizan en
SAP
Consistencia deextractos antemodificaciones
Control de gastosantes de
contabilizarlos
Monitoreo deconciliaciones
Informesestadísticos y
cuadroscomparativos
Beneficios AudiBank - Resumen