Banking Audit with ACL
BAB 8
MANIPULASI DATA
8.1. PENDAHULUAN
Pada bagian ini kita akan mempelajari bagaimana memanipulasi
data untuk berbagai macam tujuan. Manipulasi disini bukan berarti
melakukan kecurangan terhadap data melainkan menyiapkan bentuk
data untuk berbagai macam keperluan. Fungsi – fungsi yang
disediakan oleh ACL dan akan dipelajari pada bab ini adalah Extract,
Export, Sort, Index, Join, Relating,dan Merge serta Ekspresi dan Filter
untuk mendukung kemampuan ACL.
8.2 MENGGUNAKAN MENU MANIPULASI DATA
Untuk melakukan manipulasi data pada ACL menu yang akan dipilih
adalah Menu Data seperti tampak pada tampilan di bawah ini.
Gambar 8.1 Menu Manipulasi Data
Manipulasi Data 112
Banking Audit with ACL
8 .2.1. Extract
Fungsi ini bertujuan untuk melakukan pemisahan (extract)
terhadap sebuah file. Pemisahan dapat dilakukan berdasarkan record
atau field yang kita inginkan.Hasil dari fungsi extract akan disimpan
pada suatu file dan akan menjadi input file definition. Extract berguna
agar kita dapat menganalisa data yang lebih kecil dan lebih khusus.
Pada fungsi extract terdapat dua pilihan yaitu extract
berdasarkan record dan berdasarkan field tertentu yang dipilih. Extract
berdasarkan record menghasilkan suatu file yang berisi semua field
yang sama dengan file sumber apabila tidak terdapat kondisi yang
mengikutinya, jika terdapat kondisi yang mengikutinya maka hasil
extract adalah semua field dengan kondisi tertentu. Sedangkan extract
berdasarkan field menghasilkan satu file lain yang berisi pilihan field
tertentu.
Sebelum menggunakan perintah Extract sebaiknya kita lakukan
fungsi count dan total untuk memastikan bahwa data sebelum dan
sesudah di extract sama (tidakada data yang hilang ).
8.2.1.1 Extract data berdasarkan record
1). Klik [Data] dan pilih [Extract]. Maka akan muncul tampilan fungsi
ekstract. Di dalam fungsi ekstract terdapat dua pilihan yaitu Record
dan field.
Manipulasi Data 113
Banking Audit with ACL
Gambar 8.2 Extract Data berdasarkan record
2). Klik radio button [record] dank ilk tombol command button [if]
untuk menentukan bahwa data yang diekstrak berdasarkan kode
transaksi 01 yaitu setoran tunai
3). Simpan hasil ekstrak yang diisikan pada text box [to]
Kasus : Extract file untuk semua record yang mempunyai kode
transaksi = 01
Gambar 8.3 Extract untuk kode transaksi 01
Manipulasi Data 114
Banking Audit with ACL
Maka pada jendela command log ditampilkan :
Gambar 8.4 Jendela command log extract
8.2.1.2 Extract data berdasarkan field
1). Klik [Data ] dan pilih [Extract]
Gambar 8.5 Extract data berdasarkan field
Manipulasi Data 115
Banking Audit with ACL
2). Klik radio button [field] dan kita pilih field yang diinginkan. Dalam
latihan ini kita pilih Field yang dipilih prodno, salepr dan uncost.
Kemudian Klik OK.
Gambar 8.6 Pilih field
3). Simpan hasil ekstrak yang diisikan pada text box [to]
4). Klik [ok]
Maka pada command log dan view akan ditampilkan :
Gambar 8.7 Command log extract
Manipulasi Data 116
Banking Audit with ACL
8.3 ExportExport adalah sebuah fungsi yang dimiliki oleh ACL untuk
merubah file menjadi suatu bentuk lain yangdapat dibaca oleh
program aplikasi lainnya seperti ASCII, dBase III+/IV, Delimit,Excel,
Word, Lotus,Word Perfect, untuk selanjutnya diproses atau diolah
kembali.
8.3.1 Export untuk seluruh field
1. Klik [Data] dan pilih [Export]. ACL akan menampilkan gambar
seperti berikut ini.
(Dalam kasus ini kita menggunakan data Mutasi)
Gambar 8. 8 Export file
2. Klik [Export Field] kemudian klik [Add All]
3. Klik [ok] maka seluruh field akan diwarnai dengan warna biru
4. Pilih jenis program aplikasi yang diinginkan pada [Export As]
5. Ketik pada text box [to] nama file dan direktori tujuannya
Manipulasi Data 117
Banking Audit with ACL
Gambar 8.9 Jendela export file untuk pengetikan nama file dan direktori
6. Klik [More] biarkan pada keadaan seperti gambar ini
Gambar 8.10 Jendela export file pada tab more
7. Radio button [first] dan [next] digunakan apabila kita akan
mengexport data dari posisi record tertentu ke posisi record
selanjutnya
8. Karena kita akan mengexport seluruh file maka kita pilih radio
button [All] kemudian klik [ok]
9. Pada jendela command log akan ditampilkan :
Manipulasi Data 118
Banking Audit with ACL
Gambar 8.11 Command Log export file
8.4. Sort dan IndexSort dan Index adalah sub menu yang terdapat pada menu
Data. Sort dan Index digunakan untuk pengurutan data. Pada saat
menggunakan perintah SORT akan terbentuk file definisi yang baru
dan terlihat di View. Sedangkan pada saat penggunaan INDEX tidak
menghasilkan file baru.
A .Menggunakan perintah Sort
1). Aktifkan File Mutasi.dbf, Pilih menu [Data] dan klik submenu
[Sort]
2). Klik [Sort on] untuk menentukan sort berdasarkan field yang dipilih
(contoh dalam kasus ini kita gunakan sortir berdasarkan field
TGL_TRAN)
3). Isikan nama file Sort_Produk pada direktori tujuannya pada text
box [to]
Manipulasi Data 119
Banking Audit with ACL
Gambar 8.12 Perintah Sort
3). Maka pada command log akan ditampilkan
Gambar 8.13 Command log perintah sort
B. Menggunakan perintah Index
1). Klik [Data] dan kemudian klik [Index]
2). Klik [Index on] untuk menentukan index berdasarkan field yang
tertentu (contoh dalam kasus ini kita gunakan index berdasarkan
field NOREK)
3). Simpan hasil index pada text box [to] dengan nama file
Index_Persediaan pada direktori tujuannya
Gambar 8. 14. Perintah index
4). Klik [ok]
5). Pada jendela command log akan ditampilkan
Manipulasi Data 120
Banking Audit with ACL
Gambar 8. 15. Command log perintah index
8.5. SUMMARIZE
Perintah ini digunakan untuk menampilan ringkasan data
berdasarkan field tertentu (field kunci) dan field yang mengikutinya
kemudian dihitung jumlah record sesuai dengan field kuncinya.
Menggunakan perintah Summarize
1. Aktifkan File Customer.dbf
2. Klik [Data] dan kemudian pilih [Summarize]
2). Klik [Summarize on] untuk menentukan field kuncinya tertentu
(dalam kasus ini kita gunakan field Kode Transaksi sebagai
kuncinya)
3). Klik [Accumulate Fields] untuk menentukan field yang
mengikutinya adalah field Jumlah ) Yakinkan data sudah di sort
dengan mengisi tanda pada check box presort
Manipulasi Data 121
Banking Audit with ACL
Gambar 8. 16 Summarize
5). Klik [Output] untuk menentukan hasil ringkasan akan dihasilkan
pada layar, file, graph atau dicetak (kita pilih screen)
Gambar 8. 17 Tab output pada jendela summrize
6). Klik [ok] maka pada jendela command log akan ditampilkan
Manipulasi Data 122
Banking Audit with ACL
Gambar 8. 18 Command log summarize
catatan : jika kita pilih file maka ACL akan meminta nama file baru
untuk hasil ringkasan tersebut.
8.6 JOIN
Perintah Join digunakan apabila kita akan bekerja dengan dua
file sekaligus. Kita dapat menggabungkan fileu. Selain itu perintah Join
dapat kita gunakan untuk membandingkan isi record.
Jika kita ingin menggabungkan lebih dari dua file, yang harus
kita lakukan pertama kali tentukan primary dan secondary file-nya
kemudian lakukan perintah Join. Dengan perintah Join akan dihasilkan
output yang merupakan file baru.
Primary dan Secondary File
Pada saat kita membuka dua file, file pertama yang sedang kita
gunakan adalah Primary File, file kedua yang kita buka disebut
Secondary File. Kita hanya dapat memiliki satu Primary File yang
sedang aktif dan juga hanya dapat memiliki satu secondary file.
Primary file selalu merupakan file pertama yang dibuka dan biasanya
merupakan file yang jumlah recordnya terbesar.
Pilihan Output
Manipulasi Data 123
Banking Audit with ACL
Perintah Join mempunyai lima pilihan output. Pemilihan output
menentukan record yang mana yang terkandung dalam file ke tiga.
1. Matched Record (record yang sama)
Matched record dari primary file dan secondary file yang
terkandung dalam file output dapat digambarkan sebagai berikut.
Gambar 8.19 Join (matched record)
2. Matched Records – All Primary
Matched record dari primary file dan secondary file yang tidak
mempunyai record yang sama di kedua file tersebut.
Gambar 8. 20 Matched Record – All Primary
Gambar 8. 21 Macthed record – All secondary
3. Matched Record – All Primary dan Secondary
Manipulasi Data 124
Banking Audit with ACL
Gambar 8.22 Matched Record – all primary dan secondary
4. Unmatched Record
Hanya unmatched record dalam primary file yang merupakan
output file.
Gambar 8. 23 unmatched record
Lakukan Sort terhadap Secondary file sebelum di lakukan perintah
Join. Kita harus mengurutkan secondary file secara ascendung
berdasarkan karakter kunci sebelum menggunakan peintah Join.
Lebih baik lagi jika primary file terurut juga secara ascending
bertdasarkan kunci tersebut. Untuk menggunakan perintah Join
terhadap dua file, field yang dijadikan kunci harus mempunyai
panjang yang sama di kedua file tersebut.
Contoh Join Matched Record
Apabila kita memilih pilihan outputnya adalah Join Matched
Record maka ACL akan menampilkan record-record yang sama
berdasarkan kunci field yang telah ditentukan. Pemilihan kunci field
haruslah sama antara primary dan secondary file. Sehingga dengan
cocoknya kunci field maka field-field yang ingin ditampilkan baik yang
bersumber dari primary dan secondary dapat dilakukan.
Jika tedapat lebih dari satu kunci filed yang cocok dengan
secondary file, ACL hanya akan menggunakan satu field saja dari
record pertama yang cocok. Jika tidak ada record yang cocok pada
secondary file, ACL tidak akan menghasilkan sebuah output record.
Manipulasi Data 125
Banking Audit with ACL
Perintah untuk menggabungkan semua record dari primary yang
dicocokan (sama) dengan file kedua.
Langkah-langkah yang kita lakukan :
1. Sorot data dari menu bar dan pilih Join.
2. Pilih secondary file.
3. Pilih filed yang akan menjadi primary key, pada keylist box.
4. Pilih filed yang akan menjadi secondary key, pada keylist box.
5. Pilih primary field pada list box, jika lebih dari satu yang akan kita
pilih kita gunkan tombol control (Ctrl).
6. Pilih secondary field pada list box, jika lebih dari satu yang akan
kita pilih kita gunkan tombol control (Ctrl).
7. Ketikkan Matched pada text box sebagai nama file yang baru.
8. Untuk meyakinkan primary field sudah terurut, cek presort
checkbox.
9. Klik OK untuk memprosesnya. ACL akan menampilkan hasilnya di
jendela command log.
Lakukan Sort terhadap Secondary file sebelum di lakukan perintah
Join. Kita harus mengurutkan secondary file secara ascendung
berdasarkan karakter kunci sebelum menggunakan peintah Join. Lebih
baik lagi jika primary file terurut juga secara ascending bertdasarkan
kunci tersebut. Untuk menggunakan perintah Join terhadap dua file,
field yang dijadikan kunci harus mempunyai panjang yang sama di
kedua file tersebut.
Contoh Kasus Join :
File Mutasi adalah file yang berisi transaksi . File Staff_ID adalah file
yang berisi identitas dari teller.
Manipulasi Data 126
Banking Audit with ACL
Dari file mutasi tersedia kode dari teller yang melakukan transaksi
tetapi tidak tersedia field nama dan departemennya. Untuk itu kita
dapat menggunakan fungsi JOIN.
Lakukan langkah-langkah berikut :
1. File Mutasi merupakan Primary File
2. File Staff_ID merupakan Secondary File. Lakukan Sort berdasarkan
field Staff_ID kemudian simpan dengan nama ID_SORT
3. Buka File Mutasi.
a. Pilih [JOIN] dari menu DATA
b. Pilih Secondary File : ID_SORT
c. Pilih Primary Key dan Secondary Key dengan field yang sama
yang menghubungkan kedua file tersebut. Dalam hal ini pilih
field Staff_id.
d. Klik Primary field kemudian pilih field yang diinginkan
Lakukan hal yang sama pada Secondary Field. Simpan hasil
join dengan mengklik [To]
e. Klik [More] akan ditampilkan. Pilih Matched Record
Manipulasi Data 127
Banking Audit with ACL
Gambar 8. 24 Jendela Join
Kemudian Klik [Main], maka akan ditampilkan :
Gambar 8. 25 Jendela Join (Main)
Hasil pada View :
Manipulasi Data 128
Banking Audit with ACL
Gambar 8. 26 View (Join)
Field-field pada view merupan field-fied yang dipilih pada saat
melakukan proses JOIN.
Hasil Join pada Command Log :
Gambar 8. 27 Command Log (Join)
Pada Command Log terlihat bahwa ada 94 record produced dan 2
record bypass. Hal ini menerangkan bahwa ada 94 record dengan field
staff_id yang sama sedangkan ketidaksamaan isi record yang Manipulasi Data 129
Banking Audit with ACL
berjumlah 2 record artinya ada 2 record staff_id pada file mutasi yang
tidak sama dengan file ID_SORT. Hal ini mengakibatkan adanya
pertanyaan lebih lanjut. Siapakah yang melakukan transaksi tersebut ?.
Hal ini dapat dijawab dengan melakukan JOIN, tetapi pilihan pada
[MORE] pilih Unmatched Record.
Gambar 8. 28 Join (unmatched record)
Pada View :
Gambar 8. 29 View default view (Join)
Pada Command Log :
Manipulasi Data 130
Banking Audit with ACL
Gambar 8. 30 command log view default view
8.7 RELATION
Relation digunakan untuk menghubungkan dua file atau lebih
untul berbagai macam keperluan. .
Merencanakan dan Menyiapkan hubungan data
Sebelum kita mulai menggunakan perintah relation, hal yang
penting adalah mengerti betul field-field yang akan kita olah. Kita
memerlukan perencanaan terhadap file dan field mana yang akan kita
hubungkan dan bagaimana kita menghubungkannya.
Perencanaan Relation
1. Tentukan Parent File : Parent File adalah file hasil transaksi
yang menghubungkan file master satu dengan lainnya. Contoh
File Mutasi merupakan file hasil transaksi dari file master
nasabah dengan file master staff_id. Atau Parent File adalah file
yang kedatangan field kunci dari file lainnya. Berikut table yang
menggambarkan keterhubungan 3 file : File Mutasi, Nasabah
dan Staff_ID.
Manipulasi Data 131
Banking Audit with ACL
Gambar 8. 31 Keterhubungan 3 file
2. Tentukan Child File : Dalam kasus ini child file adalah File
nasabah dan staff_id. Lakukan Index tehadap file ini.
3. Buka Parent File kemudian lakukan Relation dengan langkah-
langkah berikut :
a. Klik Data , Pilih Relation
b. Klik Relate File : Pilih Nasabah_BI
c. Klik Relate On : Pilih Field yang menghubungkan kedua
file tersebut. Dalam hal ini field NO.
d. Pilih Using Index : File yang di index
Akan ditampilkan :
Manipulasi Data
NASABAH
NO *OPEN DATEDATE BIRTHPLACEID_CARDNAMEADDRESS1ADDRESS2ZIPCODEOFFICERBRANCHNPWPREFFJENIS_KAGAMA
MUTASI
NOREKNO **TGL_TRANKD_TRANKETJUMLAHSTAFF_ID **STAFF_IDSPNO_BUKTITGL_VALUTAGLDBGLCR
STAFF_ID
STAFF_ID *PASSWORDDEPTNAMAOTORKD_BATASKD_CABBATAS_WAKTU
Child File
Parent File
Child File
132
Banking Audit with ACL
Gambar 8. 32 Relasi
e. Lakukan lagi untuk menghubungkan file mutasi dan
staff_id, hasil yang ditampilkan :
Gambar 8. 33 Menghubungkan file mutasi dan staff id
f. Klik Done untuk membentuk Relation
g. Klik Add Column untuk menambahkan field-field yang
diinginkan dari child File.
Manipulasi Data 133
Banking Audit with ACL
8.8 MERGE
Merge digunakan untuk menggabungkan file yang memiliki
struktur record yang sama. Hasil Merge akan menghasilkan File
baru. Kedua file harus dalam keadaan terurut secara ascending
sebelum dilakukan perintah Merge. Contoh akan digabungkan file
mutasi dan file mutasi1
Langkah-langkah yang dapat kita lakukan :
1. Buka primary file Mutasi dari jendela overview.
2. Klik [Data] dari menu bar dan pilih [Merge].
3. Sorot secondary file Mutasi1
4. Pada [primary key list box] sorot field NO yang sudah di Sort.
5. Pada [Secondary key list box] sorot field NO.
6. Untuk meyakinkan primary field sudah terurut, cek presort
checkbox.
7. Ketikkan nama output file MERGE Mutasi_gabung
Gambar 8. 34. Merge
8. Klik [OK].
Manipulasi Data 134