1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Seorang pimpinan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam
menjalankan tugas rutin jabatannya. Oleh sebab itu, pimpinan sangat membutuhkan
bantuan seseorang untuk memperlancar dan mempermudah tugas tersebut. Tenaga
bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan sekretaris yang mampu membantu
tugas-tugas pimpinan agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.
Praktik kesekretarisan tidak dapat diartikan lagi hanya semata-mata sebagai
clerical work atau paper work. Akan tetapi, peranan dan fungsi sekretaris dari hari ke
hari semakin luas dan kompleks bidang tugas dan pelayanannya. Sekretaris dituntut
untuk gesit, tangkas, kerja keras, tegar, dewasa, memiliki pengetahuan yang sangat
luas dan mengikuti perkembangan zaman agar dapat menyesuaikan lingkungan kerja
serta dapat bekerja dengan efektif dan efisien.
Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidental dan tugas
kreatif. Tugas rutin sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima
telepon dan kearsipan. Tugas insidental meliputi mempersiapkan rapat, mengatur
pertemuan pimpinan, mengurus perjalanan dinas pimpinan dan sebagainya.
Sedangkan tugas kreatif meliputi mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada relasi,
membuat kliping dan sebagainya.
2
Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan
persiapan-persiapan perjalanan dinas pimpinan, karena perjalanan dinas adalah
merupakan aktivitas organisasi atau perusahaan yang sering dilakukan pimpinan,.
maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan perjalanan dinas agar dapat
berjalan dengan efektif dan efisien. Mengatur dan menyiapkan perjalanan dinas
pimpinan meliputi dokumen yang harus disiapkan dan yang dibutuhkan pimpinan
dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal perjalanan dan
segala sesuatu yang dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan dan kenyamanan
pimpinan dalam perjalanan dinasnya.
Penulis memilih riset di Kementerian Pemuda dan Oahraga, yaitu
Kementerian dalam Pemerintah Indonesia yang membidangi urusan pemuda dan
olahraga. Kementerian Pemuda dan Olahraga dipimpin oleh seorang Menteri Pemuda
dan Olahraga (Menpora) yang sejak tanggal 27 Oktober 2014 dijabat oleh Imam
Nahrawi.
Untuk itu penulis menyusun Tugas Akhir ini dengan judul “Peran Sekretaris
Dalam Menangani Perjalanan Dinas Asisten Deputi di Kementerian Pemuda
dan Olahraga (KEMENPORA)”, agar dapat memberikan informasi mengenai
perjalanan dinas pimpinan di Kementerian Pemuda dan Olahraga. Penulis juga akan
menganalisa kaitannya dengan tugas-tugas apa saja yang akan dilakukan sekretaris
dalam menyiapkan perjalanan dinas pimpinan.
3
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas maka rumusan masalah yang
digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah:
1. Bagaimana prosedur perjalanan dinas Asisten Deputi Standardisasi dan
Infrastruktur Olahraga?
2. Apa saja yang harus dipersiapkan dalam perjalanan dinas Asisten Deputi
Standardisasi dan Infrastruktur Olahraga?
3. Dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam perjalanan dinas Asisten Deputi
Standardisasi dan Infrastruktur Olahraga?
4. Kendala apa saja yang dihadapi dan bagaimana mengatasi kendala tersebut dalam
penyusunan perjalanan dinas Asisten Deputi Standardisasi dan Infrastruktur
Olahraga?
1.3. Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan diadakannya penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui prosedur perjalanan dinas Asisten Deputi Standardisasi dan
Infrastruktur Olahraga.
2. Untuk mengetahui apa saja yang harus dipersiapkan dalam perjalanan dinas
Asisten Deputi Standardisasi dan Infrastruktur Olahraga.
3. Untuk mengetahui dokumen yang dibutuhkan dalam perjalanan dinas Asisten
Deputi Standardisasi dan Infrastruktur Olahraga.
4
4. Untuk mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dan bagaimana cara mengatasi
kendala tersebut dalam penyusunan perjalanan dinas Asisten Deputi Standardisasi
dan Infrastruktur Olahraga.
Sedangkan manfaat dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi Penulis
Penulis dapat menambah wawasan tentang prosedur penanganan perjalanan dinas
pimpinan.
2. Bagi Perusahaan
Untuk dijadikan bahan evaluasi dalam meningkatkan penanganan perjalanan dinas
pimpinan.
3. Bagi Pembaca
Penulis dapat berbagi ilmu dengan mahasiswa lainna tentang prosedur penanganan
perjalanan dinas pimpinan dan untuk dapat dijadikan sebagai bahan referensi
dalam penyelesaian tugas yang berhubungan denga penangan perjalanan dinas
pimpinan.
1.4. Metode Pengumpulan Data
Untuk memudahkan penulis dalam memperoleh informasi pada penyusunan
Tugas Akhir ini, penulis menggunakan teknik pengumpulan data pada Kampus Bina
Sarana Informatika. Adapun metode penelitian yang penulis gunakan adalah:
5
1. Metode Observasi
Observasi dilakukan dengan datang langsung dan mengamati proses kerja
khususnya dalam pelaksaan perjalanan dinas Asisten Deputi Standardisasi dan
Infrastruktur Olahraga di Kementerian Pemuda dan Olahraga (KEMENPORA) RI
yang beralamat di Jalan Gerbang Pemuda No. 3, Senayan, Jakarta Pusat, sehingga
mendapat informasi yang jelas mengenai permasalahan tersebut.
2. Metode Wawancara
Pada metode ini yang dilakukan adalah dengan mengadakan tanya jawab langsung
kepada Bapak Dr. Samsudin, M.Pd. selaku Asisten Deputi itu sendiri dan kepada
Bapak Anang Kosim, S.T.,M.M selaku Kabid. Sarana dan Prasarana Olahraga
Prestasi mengenai apa yang disebut perjalanan dinas dan dokumen apa saja yang
dibutuhkan dalam perjalanan dinas Asisten Deputi Standardisasi dan Infrastruktur
olahraga di Kementerian Pemuda dan Olahraga.
3. Metode Studi Dokumentasi
Yaitu metode pengumpulan data dengan melihat dokumen, naskah-naskah,
agenda, serta perangkat lainnya yang berhubungan dengan kegiatan perjalanan
dinas asisten deputi standardisasi dan infrastruktur olahraga di Kementerian
Pemuda dan Olahraga.
1.5. Ruang Lingkup
Dalam hal ini, ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas pada
penyusunan tugas akhir ini, penulis memberikan batasan penulisan prosedur
penanganan perjalanan dinas hanya pada Asisten Deputi (ASDEP) Standardisasi dan
6
Infrastruktur Olahraga di Kementerian Pemuda dan Olahraga (KEMENPORA).
Asisten Deputi (ASDEP) Standardisasi dan Infrastruktur Olahraga merupakan salah
satu asisten dari bagian Deputi IV Bidang Peningkatan Pretasi Olahraga di
Kementerian Pemuda dan Olahraga (KEMENPORA). Serta tugas-tugas yang harus
dilakukan oleh sekretaris dalam menangani perjalanan dinas pimpinan. Mulai dari
menyiapkan jadwal perjalanan, dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam
perjalanannya serta segala sesuatu yang dapat menunjang keberhasilan perjalanan
dinas tersebut dan juga kendala apa saja yang dihadapi dalam penyusunan perjalanan
dinas Asisten Deputi (ASDEP) yaitu pada tanggal 1 April sampai 30 Mei 2016 di
Kementerian Pemuda dan Olahraga (KEMENPORA).
1.6. Sistematika Penulisan
Penulis menggunakan sistematika dalam penulisan ilmiah ini mencakup bab
perbab, sehingga dapat mempermudah dalam membaca dan membahas penulisan ini,
sistematika ini dibagi dalam beberapa sub bab diantaranya:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang pemilihan judul,
Perumusan Masalah, Maksud dan Tujuan, Metode Pengumpulan Data,
Ruang Lingkup, dan Sistematika Penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan secara umum dan singkat tentang pengertian
prosedur, pengertian perjalanan dinas, dokumen yang dibutuhkan
dalam perjalanan dinas dan menguraikan tentang teori-teori
7
berdasarkan beberapa sumber referensi yang mendukung pokok
permasalahan yang menjadi pembahasan dalam pembuatan Tugas
Akhir ini.
BAB III PEMBAHASAN
Bab ini terdiri dari tinjauan umun organisasi, sejarah dan
perkembangan singkat perusahaan, struktur organisasi dan tata kerja
serta kegiatan usaha. Penulis juga menjelaskan tentang data-data yang
penulis peroleh selama melakukan riset mengenani bagaimana
penanganan perjalanan dinas dan kendala apa saja yang terjadi serta
dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam prosedur
penanganan perjalanan dinas di Kementerian Pemuda dan Olahraga
(KEMENPORA) RI khususnya dibagian Asisten Deputi Standardisasi
dan Infrastruktur Olahraga.
BAB IV PENUTUP
Bentuk uraian pada bab ini merupakan kesimpulan dari hasil penelitian
sebagai jawaban dari masalah pokok yang diangkat dan saran yang
ditujukan kepada perusahaan atau organisasi dalam prosedur
penanganan perjalanan dinas Asisten Deputi Standardisasi dan
Infrastruktur di Kementerian Pemuda dan Olahraga (KEMENPORA)
RI.