BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Institusi/Perusahaan
Dalam bagian tinjauan pada institusi ini berisikan tentang sejarah, struktur
organisasi serta dilengkapi dengan penjelasan fungsi dari masing-masing bagian
yang terdapat dalam institusi tersebut.
3.1.1 Sejarah Institusi/Perusahaan
SMK Negeri Gegerbitung merupakan salah satu sekolah kejuruan yang terletak
di kecamatan Gegerbitung, tepatnya di Jl. Pramuka No.180, Kecamatan Gegerbitung,
Kabupaten Sukabumi, yang berdiri diatas luas tanah milik yaitu seluas
4.120+26.921 , dengan tanggal SK perizinan operasional sejak 08-12-2006. Saat
ini SMK Negeri Gegerbitung sudah memiliki akreditasi B. SMK Negeri Gegerbitung
memiliki dua gedung sekolah terpisah yaitu kampus 1 dan kampus 2. Dalam
pembangunannya sekolah dilengkapi tentunya dengan ruang kelas, perpustakaan,
laboratorium komputer, toilet.
Dalam pengembangannya sekolah mempunyai komitmen dengan perubahan dan
peningkatan mutu perkembangan diri. Perkembangan diri memiliki tujuan untuk
memberi kemungkinan kepada siswa untuk mengembangkan diri, sikap, serta dapat
mencurahkan diri sesuai dengan minat, kebutuhan, bakat pada setiap siswa yang
disesuaikan dengan kondisi SMK Negeri Gegerbitung. Kegiatan pengembangan diri
dilakukan melalui kegiatan konseling, kegiatan berbagai macam ekstrakurikuler yang
dapat dipilih siswa, kegiatan keagamaan, kegiatan berorganisasi seperti OSIS serta
latihan kepemimpinan siswa (LDKS), kesenian maupun pecinta alam, dan segala
aktivitas peserta didik yang berkenaan dengan kegiatan ekstrakurikuler berada
dibawah pembinaan juga pengawasan guru pembina yang telah ditugaskan oleh
kepala sekolah sebagai penanggung jawab seluruh kegiatan sekolah.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber: Sekolah SMKN 1 Gegerbitung (2020)
Gambar III. 1
Struktur Organisasi Smk Negeri 1 Gegerbitung
Pembagian tugas dan tanggung jawab atau fungsi dari bagan struktur
organisasi sekolah SMK Negeri 1 Gegerbitung di atas adalah:
1. Kepala sekolah
a. Bertanggung jawab dalam terselenggaranya kegiatan sekolah
b. Tugas kerja diatur dan ditetapkan oleh kepala sekolah
c. Memberikan serta membuat arahan kepada setiap bidang ataupun sub bidang
d. Membuat lingkungan kerja yang aman dan nyaman pada setiap bidang dalam
melaksanakan tugasnya
e. Koordinasi dengan komite sekolah perihal pemantauan pelaksanaan seluruh
kegiatan di sekolah
2. Komite Sekolah
a. Fungsi
1) Mampu menumbuhkan perhatian serta komitmen masyarakat dalam hal
penyelenggaraan serta memajukan pendidikan yang bermutu baik
2) Sebagai pihak yang melakukan kerjasama dengan masyarakat secara
perorangan, organisasi, dunia industri, maupun dunia usaha
3) Sebagai wadah untuk menampung berbagai aspirasi, tuntutan, ide, serta
kebutuhan pendidikan yang diajukan masyarakat
b. Tujuan
1) Menyalurkan dan mewadahi aspirasi terhadap berbagai prakarsa
masyarakat dalam membangun program pendidikan serta kebijakan
operasional di satuan pendidikan.
2) Meningkatkan peranan, tanggung jawab masyarakat dalam segala
pelaksanaan pendidikan pada satuan pendidikan.
3. Kepala sub bagian Tata Usaha
Kepala sub bagian Tata Usaha mengemban tugas ketatausahaan dan
bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah yang meliputi kegiatan-kegiatan
sebagai berikut:
a. Pengelolaan administrasi keuangan sekolah
b. Pengembangan dan pembinaan karir terhadap semua karyawan TU sekolah
c. Pengurusan terhadap administrasi guru, siswa, pegawai
d. Penyusunan program kerja tata usaha (TU) sekolah, administrasi
perlengkapan kebutuhan di sekolah, menyusun serta menyajikan data atau
statistik sekolah
e. Penyusunan laporan secara berkala mengenai pelaksanaan kegiatan
pengurusan ketatausahaan.
4. Wakil Kepala Sekolah Hubungan Kelompok Industri (HKI)
a. Sebagai seorang perwakilan Kepala Sekolah terhadap berbagai urusan
tertentu yang disesuaikan dengan bidang tugas.
b. Menyusun program-program kerja untuk Wakil Kepala Sekolah bagian
Urusan Hubungan Masyarakat atau Industri (tahunan, bulanan, semester),
serta menyusun program hubungan kerja sama sekolah dengan dunia kerja
dan industri atau masyarakat,
c. Mengkoordinir pelaksanaan dan mengevaluasi program pendidikan sistem
ganda (PKL), pelaksanaan Praktik Kerja Industri baik luar negeri maupun
dalam negeri, pelaksanaan untuk mempromosikan sekolah seperti kunjungan
langsung, leaflet, pameran, serta peningkatan dan penilaian pelaksanaan
Business Centre.
d. Bersama dengan ketua-ketua kompetensi keahlian mengevaluasi hubungan
kerjasama dengan DU/DI dalam penerapan pendidikan sistem ganda.
e. Membangun peta dunia usaha atau industri, dan institusi pasangan yang
relevan.
f. Bersama koordinator BP/BK melangsungkan pemasaran dan pelacakan
tamatan.
g. Bersama dengan ketua-ketua bagian kompetensi keahlian, mengkoordinir
atau mengatur penyiapan siswa untuk ikut serta dalam Lomba Keterampilan
Siswa (LKS).
h. Mengkoordinasi pelaksanaan rapat dinas.
i. Menginformasikan semua kebijakan yang dilakukan oleh manajemen sekolah
kepada segenap pemilik kepentingan
j. Menyusun dan membuat laporan kinerja (tahunan, semester, bulanan, dan
insidentil).
5. Wakil kepala sekolah Kurikulum
a. Mengelola penyelenggaraan program pada penilaian kriteria terhadap
kenaikan kelas, kelulusan dan menyusun laporan perkembangan belajar pada
peserta didik, serta pembagian raport siswa dan STTB.
b. Mengelola secara langsung bagaimana pelaksanaan program pengayaan serta
perbaikan, pemanfaatan lingkungan sebagai sumber mengajar dan belajar,
pengembangan MGMP dan pengatur dan menyusun mata pelajaran,
menguruskan jika ada mutasi siswa,
c. Menyusun pembagian jadwal pelajaran dan tugas guru, menata kalender
pendidikan, dan mengerjakan laporan.
d. Menyusun program pengajaran (penjabaran dan program semester,
penyesuaian kurikulum program satuan bahan ajar, dan persiapan untuk
mengajar)
e. Melaksanakan peninjauan terhadap administrasi dan akademis
6. Wakil kepala sekolah Kesiswaan
a. Mengatur terhadap pelaksanaan Bimbingan Konseling siswa, pelaksanaan
Ekstrakurikuler, serta menyusun pelaksanaan pemilihan siswa teladan
sekolah
b. Mengatur, mengelola dan membina segala program kegiatan OSIS misalnya:
(UKS) Usaha Kesehatan Sekolah, (PMR) Palang Merah Remaja, (PKS)
Patroli Keamanan Sekolah, paskibra, kepramukaan, (KIR) Kelompok Ilmiah
Remaja.
c. Mengkoordinasikan serta mengontrol terhadap pelaksanaan ketertiban,
kekeluargaan, keamanan, kebersihan, keindahan, kesehatan dan kerindangan
(7K)
d. Menyeleksi dalam pemilihan untuk calon yang akan diusulkan mendapat
beasiswa.
e. Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan olahraga prestasi serta cerdas
cermat.
7. Wakil kepala sekolah Sarana Prasarana
a. Mengatur kebutuhan sarana prasarana sebagai penunjang proses belajar
mengajar serta merencanakan program pengadaannya.
b. Mengatur serta pemanfaatan sarana prasarana, mengatur pembukuannya dan
menyusun laporan.
c. Mengelola perawatan, perbaikan serta pengisian.
8. Kepala Kompetensi Teknik Kendaraan Ringan
a. Mereparasi kerusakan yang ringan pada rangkaian seperti pada sistem
kelistrikan, pengaman, serta kelengkapan tambahan.
b. Mereparasi komponen-komponen sistem pengoperasian, unit kopling, poros
penggerak roda, sistem kemudi, sistem suspensi, roda dan ban, sistem
pengapian, sistem rem, sistem starter dan pengisian, sistem injeksi bahan
bakar pada diesel, dan kompresor udara sistem hidrolik
c. Melaksanakan prosedur pematrian, pengelasan, pemotongan dengan
menggunakan panas dan pemanasan
d. Melakukan pemeriksaan pada sistem pendingin serta semua komponen–
komponennya
e. Pemeliharaan atau servis engine beserta komponen-komponennya, baterai,
unit final drive atau gardan, sistem pada Air Conditioner (AC), transmisi, dan
sistem pada bahan bakar yaitu bensin
9. Kepala kompetensi Multimedia
a. Memahami keseluruhan tentang etimologi serta alir bagaimana proses pada
produksi produk di multimedia
b. Merawat peralatan multimedia
c. Mengelola dan mengatur bagaimana isi pada halaman web
d. Mengimplementasikan teknik pemotretan gambar produksi dan dalam desain
komunikasi visual untuk multimedia juga diperlukan penerapan prinsip-
prinsip seni grafis
e. Menguasai dasar-dasar animasi bidang datar, bagaimana cara tentang
menggambar kunci untuk animasi, clean-up serta sisip
f. Membuat dan mengerjakan story board aplikasi multimedia
g. Menggabungkan gambar 2D, text, fotografi digital, audio, kedalam sajian
multimedia serta mengimplementasikan efek secara khusus pada objek
produksi
h. Memahami bagaimana cara memakai peralatan tata cara mengerjakan dan
menyusun proposal penawaran.
10. Kepala kompetensi Tata Busana
a. Membuat busana perempuan, busana laki laki, busana anak, busana bayi,
lengkap dengan membuat pola busana serta hiasan pada busana
b. Mengawasi mutu busana
c. Memilih bahan baku untuk pembuatan busana
d. Menggambar desain busana
11. Kepala kompetensi Teknik Pemesinan
a. Penanganan material yang dilakukan dengan manual
b. Memakai peralatan pembandingan atau alat ukur dasar
c. Mengukur menggunakan alat ukur mekanik presisi
d. Memakai perkakas tangan dan perkakas yang bertenaga
e. Menginterpretasikan sketsa dan membaca gambar teknik
f. Memakai mesin yang berfungsi untuk operasi dasar
g. Pekerjaan dilaksanakan menggunakan mesin bubut, mesin frais, dan mesin
gerinda
h. Memfrais
i. Menggerinda pahat dan alat potong
j. Mengeset mesin dan program mesin NC atau CNC
k. Memprogram dan mengoperasikan mesin NC atau CNC
12. Kepala kompetensi agribisnis dan pengolahan hasil pertanian (APHP)
a. Mempraktikan prosedur teknik pemanenan pada bahan hasil dari pertanian
dan perlakukan pendahuluan terhadap bahan hasil pertanian pasca panen.
b. menggunakan mikroorganisme pada proses pengolahan atau fermentasi
c. Mempraktikan teknik pengendalian kandungan air, konversi bahan,
pengolahan dengan suhu tinggi, penggunaan suhu rendah, perlakuan kimiawi
atau enzimatis, pemanasan tidak langsung dan pengolahan dengan media
yang menghantarkan panas.
d. Mengoperasikan peralatan pengolahan, dan proses pengolahan hasil
pertanian.
e. Mengemas serta menyimpan bahan dari hasil pertanian dan produk olahan
f. Mempraktikan sanitasi di lingkungan perusahaan pengolahan hasil pertanian.
g. Mengatur limbah pengolahan dan usaha pengolahan hasil pertanian.
h. Menganalisis bahan dari hasil pertanian secara kimia.
13. Kepala UP
Bertanggung jawab kepada kepala sekolah atas terlaksananya kerjasama
hubungan industri dalam dunia usaha dengan masyarakat, dan industri, baik didunia
usaha dari dalam atau dari luar lingkungan sekolah.
14. Kepala Perpustakaan
a. Di awal tahun ajaran menyusun upaya pengembangan, perencanaan, serta
pembinaan
b. Melakukan koordinasi dan pengawasan pada semua kegiatan perpustakaan
c. Melakukan bimbingan pada anggota perpustakaan.
d. Membuat keputusan yang berhubungan dengan pengembangan perpustakaan
untuk menjadi lebih baik lagi.
e. Bekerjasama untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan yang ada
di perpustakaan.
f. Melakukan penilaian pada proses penyelenggaraan.
g. Dan pada akhir tahun ajaran membuat laporan kegiatan perpustakaan.
15. Kepala bursa kerja khusus (BBK)
a. Membuat program kerja BKK
b. Melakukan kerjasama dengan koordinator dalam proses mencari lowongan
pekerjaan dan melayani jika ada permintaan tenaga kerja oleh DUDI.
c. Mengkoordinasi dalam proses pelaksanaan rekrutmen yang dilakukan oleh
DUDI.
d. melaksanakan rapat koordinasi bersama pengurus yang lain.
e. Menyerahkan laporan pada kepala sekolah.
16. Kepala Bengkel
a. Membantu kepala sekolah menyusun program kerja dan pengembangan
kurikulum jurusan.
b. Membuat layout dan menata peralatan bengkel.
c. Membuat daftar inventaris peralatan serta bahan di jurusan.
d. Menjaga kebersihan, keamanan, kenyamanan, kondisi ruangan serta peralatan
yang berada di bengkel.
e. Membantu dalam kegiatan KBM di bengkel dan melakukan kerjasama
dengan guru bersangkutan.
f. Menjadi guru pengganti atau memberikan tugas pada siswa ketika guru yang
bersangkutan tidak masuk atau izin.
g. Memelihara, memeriksa dan memperbaiki peralatan yang ada di bengkel
secara berkala.
h. Setiap bulan membuat rekap daftar hadir harian guru di jurusan.
17. Laboratorium
Merupakan tempat atau ruangan yang dipergunakan untuk proses belajar
mengajar dengan metode praktik dan menghasilkan pengalaman dalam belajar.
18. Guru BP atau BK
a. Menyusun program serta pelaksanaan bimbingan konseling
b. Melakukan koordinasi bersama wali kelas dalam upaya untuk mengatasi
masalah siswa perihal kesulitan dalam belajar.
c. Menyediakan layanan yang membimbing siswa supaya lebih prestasi dalam
belajar.
d. Memberikan saran serta pertimbangan dalam karir pada siswa untuk
mendapatkan gambaran dari lanjutan pendidikan serta lapangan pekerjaan
yang sesuai.
e. melakukan penilaian dalam pelaksanaan bimbingan konseling dan menyusun
statistik dari hasilnya.
f. Menganalisis hasil evaluasi dari pelaksanaan bimbingan konseling.
g. Menyusun serta melaksanakan program tindak lanjut dari bimbingan
konseling.
h. Membuat laporan
19. Wali kelas
a. Membantu pengurus kelas serta membimbing setiap masalah yang ada di
kelas.
b. Melakukan pembinaan dengan rutin pada anggota kelas.
c. Bertanggung jawab terhadap kebersihan, ketertiban keamanan dan kelancaran
kegiatan intra maupun ekstrakurikuler pada tingkat kelas
d. Melaporkan hasil kegiatan kepada kepala sekolah.
20. Guru
a. Membuat program pengajar dan melaksanakan kegiatan pengajaran.
b. Meningkatkan penguasaan pada materi pelajaran.
c. Memilih metode yang paling tepat untuk menyampaikan materi yang akan
diajarkan.
d. Melaksanakan KBM.
3.2 Proses Bisnis Sistem
1. Prosedur Pencatatan Agenda Piket Guru
Proses bisnis yang berjalan saat ini yaitu diawali dengan guru petugas piket
berkeliling ke setiap kelas pada jam pertama mengecek dan menuliskan nama siswa
yang tidak dapat hadir atau terlambat, selanjutnya pada jam pelajaran terakhir
petugas guru piket kembali berkeliling ke setiap kelas untuk menuliskan siswa-siswi
yang tidak kembali ke kelas terakhir guru piket membuat laporan harian. Kemudian
staf kesiswaan menerima dan merekap data dari buku agenda piket, yang berguna
untuk melihat serta mengetahui peserta didik yang membutuhkan tindak lanjut jika
jumlah ketidakhadiran siswa sudah melebihi batas yang ditentukan, kemudian
mengeluarkan surat pemanggilan untuk orang tua peserta didik yang ditandatangani
oleh guru BP. Selanjutnya bagian kesiswaan membuat laporan keseluruhan lalu
menyerahkannya kepada Kepala Sekolah.
2. Prosedur Permohonan Surat Dispensasi Siswa
Proses pertama siswa mengajukan permintaan ingin melakukan dispensasi atau
surat izin keluar kepada guru piket kemudian guru piket memberikan kertas formulir
dispensasi kepada siswa untuk diisi nama peserta didik, nis, kelas, jurusan,
keperluan, berapa lama dispensasi, yang ditandatangani oleh guru bidang studi dan
guru piket selanjutnya menuliskannya di agenda piket dengan keterangan siswa izin.
Activity diagram Prosedur Pencatatan Agenda Piket Guru:
Gambar III. 2
Activity Diagram Prosedur Pencatatan Agenda Guru Piket
act activ ity prosedur pencataan agendada piket
kepala sekolahkesiswaansiswaguru piket
mulai
mencatat siswa
yang tidak hadir
membuat laporan menerima dan
merekap laporan
mencari data
kehadiran siswa
yang butuh tindak
lanjut
membuat surat
panggilan wali
murid
membuat
laporan
menerima surat
panggilan
selesai
menerima
laporan
selesai
Activity diagram Prosedur Permohonan Surat Dispensasi Siswa:
Gambar III. 3
Activity Diagram Prosedur Permohonan Surat Izin Keluar Siswa
act activ ity bab III
guru piketsiswa
mulai
mengisi data pada
surat dispen
menerima surat
dispen
menandatangani
surat dispen
surat dispen tidak
ditandatangani
siswa di izinkan
dispen
menuliskan data
dispen ke agenda
piket
selesai
3.3 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan dalam penelitian ini adalah
rincian bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pengolahan agenda
guru piket harian. Bentuk dokumen dibagi menjadi dua bagian, yaitu pertama
dokumen masukan dan kedua yaitu dokumen keluaran.
3.3.1 Dokumen masukan
1. Nama dokumen : agenda piket harian
Fungsi : mencatat siswa dan guru yang tidak hadir
Sumber : guru piket
Tujuan : kepala sekolah
Media : buku agenda piket
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : setiap hari
Bentuk : lampiran A-1
2. Nama dokumen : surat dispensasi
Fungsi : surat izin keluar untuk siswa
Sumber : guru piket
Tujuan : siswa
Media : kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : setiap ada seorang siswa yang mengajukan izin
dispensasi
Bentuk : lampiran A-2
3.3.2 Dokumen keluaran
1. Nama dokumen : rekapitulasi agenda piket
Fungsi : memudahkan melihat data kehadiran siswa
Sumber : guru piket
Tujuan : bagian kesiswaan
Media : kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : rekap per bulan
Bentuk : lampiran A-3
2. Nama dokumen : laporan agenda piket
Fungsi : memudahkan melihat data
Sumber : kesiswaan
Tujuan : kepala sekolah
Media : kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : setiap hari
Bentuk : lampiran A-4
3. Nama dokumen : Surat panggilan wali murid
Fungsi : memanggil wali murid
Sumber : kesiswaan
Tujuan : wali murid
Media : kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : setiap kali ada murid yang membutuhkan tidak lanjut
Bentuk : lampiran A-5