28
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
1. Sejarah Singkat Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
Wilayah Kalimantan yang terdiri dari Provinsi Kalimantan Barat,
Kalimantan Tengah, Kalimantan Selatan, Kalimantan Timur dan Kalimantan
Utara, untuk kegiatan pendidikan dan pelatihan bidang Pekerjaan Umum
sebelumnya menjadi bagian dari wilayah layanan Balai Diklat PU Wilayah
III yang berlokasi di Yogyakarta.
Dalam perkembangannya, berdasarkan keputusan Menteri Permukiman
dan Prasarana Wilayah, Nomor: 01/KPTS/M/2001 Tanggal 4 Januari 2001,
di bentuk Balai Pendidikan dan Pelatihan Wilayah VIII, yang berlokasi di
Banjarmasin dengan layanan wilayah kerja meliputi Provinsi Kalimantan
Barat, Kalimantan tengah, Kalimantan Timur dan Kalimantan Selatan.
Dengan adanya reorganisasi dan Departemen Permukiman dan Prasaran
Wilayah menjadi Departemen Pekerjaan Umum pada Tahun 2005, dasar
hukum terbentuknya Balai Diklat PU Wilayah VIII, ditetapkan kembali
melalui Peraturan Menteri Pekerjaan Umum, nomor: 537/PRT/M/2005,
tanggal 13 Desember 2005, tentang organisasi dan tata kerja Balai Pendidikan
dan Pelatihan Pekerjaan Umum.
Pada tahun 2010 terjadi lagi perubahan dari Departemen Pekerjaan
Umum Menejadi Kementerian Pekerjaan Umum, maka dasar Penetapan
organisasi Balai Diklat, juga berubah menjadi tertuang dalam Keputusan
Menteri PU No. 21/PRT/M/2010, tanggal 31 Desember 2010 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Unit Pengelola Teknis Kementerian Pekerjaan
Umum.
Tahun 2016, terjadi lagi perubahan nomenklatur organisasi, yaitu
menjadi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, dan dasar
penetapan organisasi Balai Diklat, juga diubah kembali, yaitu ditetapkan
kembali melalui pemen PUPR No.20/PRT/M/2016, tentang Organisasi dan
29
Tata Kerja Unit Pengelolaan teknis Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan rakyat, denga layanan wilayah kerja tetap yaitu seluruh
Kalimantan, dengan struktur berada dibawah Badan pengembangan Sumber
Daya Manusia.
2. Struktur Organisasi Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
Berikut struktur organisasi Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
dapat di lihat pada Bagan 4.1.
Bagan 4.2. Struktur Organisasi Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
Sumber : Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin (2018)
30
3. Uraian Tugas Pimpinan serta Pegawai Instansi
Berdasarkan struktur organisasi diatas, maka uraian tugas masing-
masing bagian dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Kepala balai
Kepala balai memiliki tugas sebagai berikut :
1) Melaksanakan pengadaan peralatan fasilitas perkantoran.
2) Menetapkan rencana, program dan anggaran di lingkungan Balai
Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
3) Menetapkan laporan kinerja Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin.
4) Melaksanakan system informasi pendidikan dan pelatihan serta
diseminasi.
5) Melaksakan pemantauan dan evaluasi pemyelenggaraan
pendidikan dan pelatihan.
6) Melaksanakan penyusunan laporan akuntansi keuangan dan
akuntansi barang milik Negara dilingkungan Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin.
7) Melaksanakan layanan perkantoran dan layanan sarana pendidikan
dan pelatihan dilingkungan Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin.
8) Melaksakan penyusunan laporan PNBP.
9) Melaksanakan urusan Tata Usaha dan Rumah Tangga Balai.
10) Menyelenggarakan layanan pelatihan teknis bidang pekerjaan
umum dan perumahan rakyat kepada pegawai pemerintah
sebanyak 850 orang.
b. Kepala subbag TU
Kepala subbag TU mempunyai tugas yaitu:
1) Melaksakan kegiatan pembinaan dan peningkatan kapasitas SDM
(character building).
2) Melaksanakan kegiatan pembinaan dan peningkatan kapasitas
SDM (kursus-kursus).
31
3) Melaksanakan kegiatan peningkatan kualitas penyelenggaraan
kegiatan (SMM dan SPIP).
4) Melaksanakan kegiatan pengeloaan barang milik Negara,
keuangan dan SAI.
5) Melaksanakan pembayaran gaji dan tunjangan.
6) Melakukan pemeliharaan gedung, kantor, dan rumah Negara.
7) Melakukan perawatan kendaraan bermotor.
8) Melakukan perbaikan peralatan.
9) Melakukan pembayaran langganan daya dan jasa.
10) Melakukan operasional perkantoran.
11) Menyiapkan pakaian dinas pegawai.
12) Melakukan penyusunan laporan akuntansi keuangan, dan
akuntansi milik Negara di lingkungan Balai Diklat PUPR Wilayah
VII Banjarmasin.
13) Melakukan penyusunan laporan PNBP.
14) Melakukan urusan kepegawaian, tata persuratan, tata kearsipan,
perpustakaan, dan dokumentasi.
Kepala subbag TU mengkoordinir beberapa bagian, yaitu:
1) Bendahara
Bendahara memiliki tugas yaitu :
a) Membukukan seluruh transaksi keuangan yang dilakukan
satuan kerja pada buku kas umum (BKU), buku pembantu kas,
serta buku lainnya melalui aplikasi SILABI.
b) Menyiapkan rincian jumlah pengajuan SPPUP, SPPTUP,
SPPGUP serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.
c) Mengarsipkan bukti-bukti keuangan secara layak.
d) Menguji kebenaran tagihan pembayaran UP sebelum dilakukan
pembayaran.
e) Melakukan pembayaran melalui uang persediaan atas
persetujuan PPK.
32
f) Menerima dan penyetor pajak dan penerimaan lainnya ke
rekening kas Negara, serta melaporkannya dengan tepat waktu.
g) Melakukan pengamanan kas serta surat-surat berharga lainnya
yang berada dalam pengurusannya (brankas).
h) Menyusun dan melaporkan laporan pertanggung jawaban
bendahara (LPJ) dan kelengkapannya.
2) Penata keuangan
Penata Keuangan memiliki tugas yaitu :
a) Mengumpulkan bahan terkait administrasi keuangan.
b) Menyiapkan kelengkapan dokumen SPM LS kontraktual dan
non kontraktual.
c) Membuat data specimen pejabat kesatkeran serta kelengkapan
surat dan berkasnya.
d) Mengumpulkan data dan mengolah laporan penghematan
energy perkantoran.
e) Melaksanakan penyimpanan dan penataan berkas SP2D.
f) Membuat kelengkapan data perjalanan dinas pengajar dan
kepala balai.
g) Melaksanakan pembayaran hononarium.
h) Membuat daftar pembayaran gaji PPNPN.
i) Membuat kartu pengawasan kontrak dan realisasi kontrak.
j) Mengelola aplikasi SAS terkait SPM.
k) Membuat laporan keuangan.
l) Melakukan penyimpanan surat-surat dan dokumen administrasi
keuangan.
m) Melakukan monitoring pendaftaran kontrak di web SPAN per
bendaharaan dan email satker.
3) Pengatur sarana kantor
Pengatur sarana kantor memiliki tugas yaitu :
a) Menyiapkan perlengkapan dan lokasi pelaksaan diklat.
b) Menyiapkan materi/modul, ATK dan pedoman diklat.
33
c) Menyiapkan kebutuhan/bahan persiapan dan pelaksanaan
survey lapangan dan mendampingi pelaksaan praktik kerja
lapangan.
d) Menginventarisir biodata dan daftar hadir peserta dan pengajar.
e) Mengumpulkan dan menginventarisir bukti/rekaman
penyelenggaraan diklat meliputi materi/modul
(hardcopy/softcopy), absensi dan lain-lain terkat penyusunan
laporan penyelenggaraan diklat.
4) Penata kepegawaian
Penata kepegawaian memiliki tugas yaitu :
a) Menyusun analisis beban kerja dan analisis jabatan Balai Diklat
PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
b) Mengerjakan administrasi usul kenaikan pangkat.
c) Mengerjakan administrasi usul pembinaan/PNS.
d) Menyusun kebutuhan diklat pegawai Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin.
e) Mengerjakan administrasi penghargaan/tanda jasa PNS Balai
Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
f) Mengerjakan pengelolaan informasi data kepegawaian pada
aplikasi Ehrm.
g) Mengerjakan administrasi disiplin dan pengendalian
kepegawaian.
h) Mengerjakan administrasi pemberhentian (pengusulan pension)
PNS.
i) Mengerjakan pengelolaan aplikasi absensi sidik jari pegawai
Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
j) Mengerjakan administrasi ijin perceraian.
k) Mengerjakan administrasi cuti.
l) Mengerjakan administrasi pemindahan (usul mutasi) pegawai.
34
m) Mengerjakan pengelolaan penilaian prestasi kerja PNS Balai
Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin dan evaluasi kinerja
pegawai.
n) Menyusun bisnis proses Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin.
o) Menyusun daftar kenaikan gaji berkala PNS Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin
p) Menyusun daftar urut kepangkatan (DUK) PNS Balai Diklat
PUPR Wilayah VII Banjarmasin
q) Mengerjakan administrasi siswa magang.
r) Mengelola dan mengerjakan administrasi aplikasi TNDE.
5) Penata BMN
Penata BMN memiliki tugas yaitu :
a) Menyiapkan dan mengirimkan data SIMAK BMN ke petugas
SAIBA untuk rekon bulanan sebelum tanggal 10.
b) Membuat laporan BMN semesteran dan tahunan.
c) Melakukan rekonsiliasi BMN semesteran dan tahunan ke kantor
KPKNL.
d) Melaksanakan penghapusan BMN.
e) Membuat laporan wasdal.
f) Membuat PSP Laptop dan KDO.
g) Menyiapkan dan memeriksa kelengkapan kontrak pemeliharaan
gedung kantor, rumah dinas, mess, dan kontrak per/diklat.
h) Membuat nomor kode BMN.
i) Menempelkan kode barang BMN
j) Membuat rekap penomoran dokumen kontrak (SPK, SPMK,
BAST, dan Berkoordinasi dengan petugas kesatkeran lainnya
untuk pendaftaran kontrak ke KPPN.
k) Menyusun rencana pemeliharaan perkantoran (triwulan).
l) Menyiapkan kontrak pengadaan toner.
m) Mendata keperluan sehari-hari perkantoran.
35
n) Memeriksa tagihan lapangan internet (bulanan).
6) Driver
Driver mempunyai tugas yaitu :
a) Mengantar ataupun menjemput para pejabat dan pegawai.
b) Mencuci mobil.
7) Satpam
Satpam mempunyai tugas yaitu :
a) Menjaga dan memeriksa keamanan kantor.
b) Mencatat pemakaian kendaraan dinas.
c. Kepala seksi program dan evaluasi
Kepala seksi program dan evaluasi mempunyai tugas yaitu :
1) Melakukan kegiatan penyusunan akan diklat (KAD) serta
desiminasi di Kalimantan.
2) Melakukan penyusunan rencana, program dan anggaran di
lingkungan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
3) Melakukan penyusunan laporan kinerja Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin.
4) Melakukan pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan
dan pelatihan.
5) Melakukan penyusunan system pelaporan secara elektronik (e-
monitoring).
Kepala seksi program dan evaluasi mengkoordinir beberapa
bagian, yaitu:
1) Penyusunan program & anggaran
Penyusunan Program & Anggaran mempunyai tugas yaitu :
a) Menjalani tugas belajar Magister Pembangunan wilayah dan
kota pada universitas di Ponegoro.
b) Menyusun analisa beban kerja dan analisa jabatan Balai Diklat
PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
c) Mengerjakan administrasi usul kenaikan pangkat.
36
d) Mengerjakan administrasi usul kenaikan/pembebasan jabatan
fungsional.
e) Menyusun kebutuhan diklat PNS Balai Diklat PUPR Wilayah
VII Banjarmasin.
f) Mengerjakan administrasi penghargaan/tanda jasa PNS Balai
Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
g) Mengerjakan pengelolaan informasi data kepegawaian pada
Ehrm.
h) Mengerjakan administrasi disiplin dan pengendalian
kepegawaian.
i) Mengerjakan administrasi pemberhentian (pengusulan pension)
PNS.
j) Mengerjakan pengelolaan aplikasi absensi sidik jari pegawai
Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
k) Mengerjakan administrasi ijin perceraian.
l) Mengerjakan administrasi cuti.
m) Mengerjakan administrasi pemindahan (usul mutasi) pegawai.
n) Mengerjakan pengelolaan penilaian prestasi kerja PNS Balai
Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
o) Menyusun bisnis proses Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin.
p) Menyusun daftar kenaikan gaji berkala PNS Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin.
q) Menyusun daftar urut kepangkatan DUK PNS Balai Diklat
PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
2) Pengelolaan monev dan pelaporan
Pengelolaan monev dan pelaporan mempunyai tugas yaitu :
a) Membuat laporan monitoring dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan.
b) Membuat laporan realisasi triwulan dan akhir tahun.
c) Membuat LAKIP.
37
d) Melakukan pengukuran kinerja kegiatan (PKK) dan pengukuran
pencapaian sasaran (PPS).
e) Melakukan perekaman dan pemutakhiran dan pelaksanaan RKT
dan kinerja unit organisasi.
f) Melakukan evaluasi kinerja atas pelaksaan RKA/KL.
d. Kasi penyelenggara
Kasi penyelenggara mempunyai tugas yaitu :
1) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang jalan dan jembatan.
2) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang permukiman.
3) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang perumahan.
4) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang pengembangan
infrastruktur wilayah.
5) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang sumberdaya air.
6) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang konstruksi.
7) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang manajemen.
8) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang jabatan fungsional.
Kasi penyelenggara mengkoordinir beberapa bagian, yaitu:
1) Penata diklat
Penata diklat mempunyai tugas yaitu :
a) Menyiapkan perlengkapan dan lokasi pelaksanaan diklat.
b) Menyiapkan materi/modul, ATK dan pedoman diklat.
c) Menyiapkan kebutuhan/bahan persiapan dan pelaksanaan
survey lapangan dan mendampingi pelaksaan praktik kerja
lapangan.
d) menginventarisir biodata dan daftar hadir peserta dan pengajar.
e) Mengumpulkan dan menginventarisir bukti/rekaman
penyelenggaraan diklat meliputi materi/modul
(hardcopy/softcopy), absensi dan lain-lain terkat penyusunan
laporan penyelenggaraan diklat.
f) Mengelola arsip surat masuk dan surat keluar seksi
penyelenggara.
38
e. Kelompok jafung
Kelompok jafung mempunyai tugas yaitu :
1) Mengikuti pendidikan dan pelatihan.
2) Melaksanakan tatap muka kelas.
3) Menyusun bahan ajar.
4) Menyusun bahan tayang.
5) Menyusun GBPP/SAP.
6) Menyusun soal ujian.
7) Memeriksa soal ujian.
8) Mengikuti kegiatan penunjang widyaiswara (lokakarya/seminar)
B. Pembahasan
1. Sistem Akuntansi Penggajian Pegawai Negeri Sipil di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin
a. Deskripsi Pokok
Sistem akuntansi penggajian Pegawai Negeri Sipil (PNS) di Balai
Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin melibatkan beberapa fungsi, yaitu
fungsi kepegawaian, fungsi pencatatan waktu, fungsi pembuatan daftar
gaji, fungsi penginputan data, fungsi verifikasi data dan fungsi
pengarsipan data. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam
mengeluarkan surat keterangan kenaikan gaji berkala dan surat daftar
perubahan pegawai.
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab dalam melakukan
pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir PNS yang dilakukan secara
otomatis oleh mesin kehadiran fingerprint. Fungsi pembuat daftar gaji
bertanggung jawab dalam membuat daftar gaji dan rekapitulasi gaji induk
PNS. Fungsi penginputan data bertanggung jawab dalam menginput
beberapa dokumen ke dalam aplikasi Gaji Pegawai PNS (GPP), input data
surat pernyataan pertanggungjawaban, daftar gaji dan rekapitulasi gaji
induk yang disimpan dalam bentuk softcopy di flashdisk. Fungsi verifikasi
data bertanggung jawab dalam memverifikasi surat-surat yang terkait
dengan daftar gaji, rekapitulasi gaji induk dan dokumen terkait lainnya.
39
Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab atas pengarsipan data
permanen dokumen-dokumen terkait penggajian PNS di Balai Diklat
PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
b. Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen adalah:
1) Daftar nama dan jumlah PNS.
2) Nomor Induk Pegawai (NIP) dan golongan PNS.
3) Jumlah gaji PNS yang menjadi beban pemerintah.
4) Jumlah gaji PNS yang diterima oleh PNS di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin selama periode tertentu.
5) Rincian biaya gaji pokok PNS yang menjadi beban pemerintah
selama periode tertentu.
c. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian PNS di
Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin yaitu:
1) Fungsi kepegawaian
Fungsi kepegawaian dilakukan oleh 2 bagian, yaitu:
a) Bagian kepegawaian mengeluarkan surat keterangan untuk
kenaikan gaji berkala dan surat perubahan pegawai.
b) Bagian Petugas Pengelola Administrasi Belanja Pegawai
(PPABP) mengeluarkan Surat Daftar Perubahan Pegawai
(SDPP), dan Surat Keterangan Kenaikan Gaji Berkala (SKKGB).
2) Fungsi pencatat waktu
Fungsi pencatat waktu ini bertanggung jawab untuk
menyelenggarakan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir
PNS yang dilakukan secara otomatis oleh mesin kehadiran
fingerprint. Fungsi ini dilakukan oleh Bagian Kepegawaian.
3) Fungsi pembuat daftar gaji
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk membuat
daftar gaji beserta Rekapitulasi Gaji Induk (RGI), dan Surat Setoran
Pajak (SSP). Fungsi ini dilakukan Bagian PPABP.
40
4) Fungsi penginputan data
Fungsi penginputan data dilakukan oleh 3 bagian, yaitu:
a) Bagian PPABP memasukkan data gaji PNS dari beberapa
dokumen menggunakan aplikasi Gaji Pegawai PNS (GPP).
Penginputan ini harus dilakukan oleh Bagian PPABP sebelum
semua dokumen dilanjutkan ke tahap selanjutnya.
b) Bagian Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memasukkan data
daftar gaji PNS dan rekapitulasi gaji induk setelah dokumen
tersebut sudah diverifikasi oleh PPK dan disimpan dalam bentuk
softcopy di flashdisk. Penginputan ini hanya dilakukan oleh
bagian PPK.
c) Bagian Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar
(PPSPM) memasukkan data daftar gaji PNS dan rekapitulasi gaji
induk untuk mencetak SPM setelah dokumen tersebut di
verifikasi oleh bagian PPSPM.
5) Fungsi verifikasi data
Fungsi verifikasi data dilakukan oleh 5 bagian, yaitu:
a) Bagian Kepegawaian melakukan verifikasi daftar hadir PNS
setelah dokumen tersebut direkam oleh mesin kehadiran
fingerprint.
b) Bagian Bendahara Pengeluaran melakukan verifikasi data daftar
gaji PNS, rekapitulasi gaji induk, dan surat setoran pajak.
c) Bagian Kuasa Pengguna Anggaran melakukan verifikasi
dokumen lanjutan yang telah diverifikasi oleh bagian bendahara
pengeluaran.
d) Bagian PPK melakukan verifikasi dokumen lanjutan yang telah
diverifikasi oleh bagian KPA.
e) Bagian PPSPM melakukan verifikasi data surat setoran pajak,
rekapitulasi gaji PNS, dan surat perintah pembayaran.
41
6) Fungsi operator Surat Perintah Membayar (SPM)
Fungsi operator SPM melakukan pencetakan Surat Perintah
Pencairan Dana (SP2D) secara online yang dikirimkan oleh Kantor
Pelayanan Pembendaharaan Negara (KPPN) setelah dokumen
diverifikasi dan dikembalikan.
7) Fungsi pengarsipan data
Fungsi pengarsipan data dilakukan oleh 4 bagian, yaitu:
a) Bagian Kepegawaian melakukan pengarsipan data permanen urut
tanggal daftar hadir PNS.
b) Bagian PPABP melakukan pengarsipan permanen urut tanggal
surat daftar perubahan pegawai dan surat keterangan kenaikan
gaji berkala.
c) Bagian Bendahara Pengeluaran melakukan pengarsipan
permanen urut tanggal pada surat perintah membayar lembar
pertama, rekap gaji induk, dan daftar gaji pegawai setelah
diverifikasi oleh bagian PPSPM, kemudian melakukan arsip
permanen urut tanggal pada surat perintah membayar lembar
kedua, surat setoran pajak, dan surat perintah pencairan dana
setelah seluruh dokumen diverifikasi oleh KPPN sesuai dengan
prosedur penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin.
d) Bagian PPSPM melakukan pengarsipan secara permanen urut
tanggal surat perintah pembayaran.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan yang membentuk sistem akuntansi penggajian terdiri dari:
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan untuk mencatat
waktu hadir PNS. Pencatatan waktu hadir ini dilakukan oleh bagian
kepegawaian dengan menggunakan mesin kehadiran otomatis
fingerprint di lobby pintu masuk Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin.
42
2) Prosedur pembuatan daftar gaji
Pembuatan daftar gaji berfungsi untuk membuat daftar gaji,
rekapitulasi daftar gaji , surat setoran pajak, dan surat daftar
perubahan pegawai dengan menggunakan surat keterangan
kenaikan gaji berkala sebagai dasar dalam penginputan data di
aplikasi GPP yang akan dihitung secara otomatis dalam perhitungan
potongan PPh pasal 21 masing-masing PNS.
3) Prosedur verifikasi data
Verifikasi data merupakan pemeriksaan data penggajian berupa
surat-surat keterangan dan pernyataan apakah sudah memenuhi
syarat secara obyektif sesuai dengan prosedur penggajian PNS di
Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin. Bagian kepegawaian
melakukan verifikasi daftar hadir PNS dan di arsip permanen urut
tanggal. Bagian bendahara pengeluaran melakukan verifikasi data
daftar gaji PNS, rekapitulasi gaji induk, dan surat setoran pajak dan
diserahkan ke Bagian KPA.
Apabila daftar gaji PNS, rekapitulasi gaji induk, dan surat
setoran pajak memenuhi persyaratan selanjutnya akan diotorisasi
Kepala Bagian KPA yang melakukan verifikasi data tersebut dan
akan dilanjutkan ke bagian PPK. Apabila belum memenuhi
persyaratan, maka akan dikembalikan ke bagian Bendahara
Pengeluaran.
Bagian PPK melakukan verifikasi dokumen lanjutan dari bagian
KPA apabila data penggajian PNS sudah memenuhi persyaratan
akan diotorisasi kepala bagian PPK. Apabila data belum memenuhi
persyaratan, maka akan dikembalikan ke bagian KPA.
Bagian PPSPM melakukan verifikasi dokumen lanjutan dari
Bagian PPK apabila data penggajian PNS sudah memenuhi
persyaratan akan diotorisasi Kepala Bagian PPSPM,. Apabila
dokumen belum memenuhi persyaratan, maka akan dikembalikan ke
43
bagian PPK untuk diperiksa dan dilengkapi ulang sesuai dengan
prosedur sebelum diserahkan ke Bagian Bendahara Pengeluaran.
4) Prosedur perintah pengeluaran dana
Prosedur perintah pengeluaran dana merupakan pencetakan
Surat Perintah Pengeluaran Dana (SP2D) oleh bagian bendahara
pengeluaran (Operator SPM) secara online dari KPPN setelah
dilakukannya verifikasi dokumen oleh KPPN beserta dengan
dokumen lampiran.
5) Prosedur pembayaran gaji PNS
Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh Bendahara Umum
Negara (BUN) setelah dokumen diserahkan dan di verifikasi oleh
KPPN sesuai dengan prosedur penggajian PNS di Balai Diklat
PUPR Wilayah VII Banjarmasin. BUN secara langsung akan
mencairkan dana ke akun Anjungan Tunai Mandiri (ATM) masing-
masing PNS melalui Bank yang telah melakukan kerjasama dalam
pembayaran gaji PNS setelah SP2D dikeluarkan oleh KPPN.
e. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi penggajian PNS
di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
1) Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen pendukung perubahan gaji dibuat oleh fungsi
kepegawaian berupa surat-surat yang terkait dengan PNS, surat
seperti Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala (SKKGB) yang
diberikan oleh Kepala Badan Pengembangan Sumberdaya Manusia
(BPSDM) setelah diverifikasi terlebih dahulu. Tembusan ini
kemudian dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk
kepentingan pembuatan daftar gaji.
2) Daftar Hadir PNS (DHP)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Kepegawaian dari hasil
rekaman mesin kehadiran fingerprint. DHP diarsip secara permanen
urut tanggal di Bagian Kepegawaian.
44
3) Daftar Gaji Pegawai (DGP)
Dokumen ini dibuat oleh bagian PPABP sebanyak satu lembar
sebagai lampiran dokumen bersamaan dengan dokumen lainnya
yang akan diverifikasi oleh bagian yang berwenang. DGP berisi
informasi penggajian PNS, seperti nama PNS dan jumlah PNS,
Nomor Induk Pegawai (NIP) dan golongan PNS, jumlah gaji PNS
yang menjadi beban pemerintah, jumlah gaji PNS yang diterima oleh
PNS selama periode tertentu, rincian biaya gaji pokok PNS yang
menjadi beban pemerintah selama periode tertentu.
4) Rekapitulasi Gaji Induk (RGI)
Dokumen ini digunakan untuk membuat rekap gaji pokok PNS
sebagai lampiran dokumen untuk diserahkan ke KPPN dalam bentuk
softcopy di flashdisk. Setelah dibuat rekap dan diverifikasi oleh
Bendahara Pengeluaran, KPA, PPK, dan PPSPM, dokumen RGI
akan dikembalikan dan di arsip permanen urut tanggal di Bagian
Bendahara Pengeluaran.
5) Surat Setoran Pajak (SSP)
Dokumen ini dibuat oleh bagian PPABP sebanyak 4 lembar.
SSP akan diverifikasi oleh bagian Bendahara Pengeluaran, KPA,
PPK, dan PPSPM sebelum diserahkan ke KPPN. Lembar pertama
dan kedua akan diarsipkan oleh KPPN setelah diverifikasi. SSP
lembar ketiga dan keempat diarsipkan permanen urut tanggal di
Bagian Bendahara Pengeluaran.
6) Surat Daftar Perubahan Pegawai (SDPP)
Dokumen ini dibuat oleh bagian PPABP sebanyak dua lembar,
lembar pertama untuk keperluan verifikasi sebagai lampiran
dokumen bersamaan dengan lampiran lainnya yang diserahkan dan
diarsip oleh KPPN, dan lembar kedua di arsip secara permanen urut
tanggal di Bagian PPABP .
45
7) Surat Pemintaan Pembayaran (SPP)
Dokumen ini dibuat oleh PPK sebanyak satu lembar untuk
keperluan verifikasi oleh Bagian PPK dan verifikasi dokumen oleh
Bagian PPSM. Dokumen ini kemudian di arsipkan secara permanen
urut tanggal di Bagian PPSPM.
8) Surat Perintah Membayar (SPM)
Dokumen ini dibuat oleh bagian PPSPM sebanyak tiga lembar
untuk keperluan verifikasi di Bagian PPSPM setelah dilakukannya
pemeriksaan dokumen oleh bagian PPSPM dan diserahkan ke
Bagian Bendahara Pengeluaran untuk diverifikasi oleh KPPN
bersamaan dengan dokumen lampiran lainnya. SPM lembar pertama
diarsip permanen urut tanggal oleh Bagian Bendahara Pengeluaran,
SPM lembar kedua dan ketiga diserahkan ke KPPN, kemudian
lembar ketiga diarsip oleh KPPN setelah diverifikasi dan lembar
kedua dikembalikan ke Bagian Bendahara Pengeluaran setelah
diverifikasi oleh KPPN.
9) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Bendahara Pengeluaran
secara online dari KPPN sebanyak satu lembar kemudian diarsip
urut tanggal oleh Bagian Bendahara Pengeluaran bersama dokumen
lainnya.
f. Catatan akuntansi yang digunakan
Untuk catatan akuntansi yang digunakan di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin yaitu pada saat penginputan ke aplikasi SAS
dan akan terinput ke laporan bulanan Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin.
g. Bagan alir dokumen
Berikut adalah bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian
PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
46
Bagian Kepegawaian
Bagan 4.3. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian PNS pada Balai
Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
55
Keterangan:
DHP : Daftar Hadir Pegawai
DKGB : Data Kenaikan Gaji Berkala
SKKGB : Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala
RGI : Rekap Gaji Induk
DGP : Daftar Gaji Pegawai
SSP : Surat Setoran Pajak
SDPP : Surat Daftar Perubahan Pegawai
SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana
SPM : Surat Perintah Membayar
SPP : Surat Perintah Pembayaran
Sumber : Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin (diolah oleh penulis)
h. Sistem pengendalian internal
Unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian
PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
1) Organisasi
Organisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi
penggajia PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
sebagai berikut:
a) Fungsi pencatatan waktu terpisah dengan fungsi kepegawaian.
Fungsi kepegawaian dikelola oleh Bagian Kepegawaian dan
PPABP yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan dokumen
yang berkaitan dengan PNS. Sedangkan fungsi pencatat waktu
ada pada Bagian Kepegawian yang bertanggung jawab dalam
melakukan pengawasan terhadap waktu kerja dan daftar hadir
PNS.
b) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dengan penginputan data.
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam
pembuatan daftar gaji PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin selama periode tertentu beserta dengan
rekapitulasinya. Sedangkan fungsi penginputan data hanya
56
bertanggung jawab dalam memasukkan data dari hardcopy ke
komputer dalam bentuk softcopy.
2) Sistem otorisasi
Sistem otorisasi dalam unsur pengendalian internal sistem
akuntansi penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin adalah:
a) Daftar hadir diverifikasi oleh Bagian Kepegawaian.
b) Daftar gaji diotorisasi oleh fungsi kepegawaian di Bagian
PPABP.
c) Seluruh dokumen penggajian PNS di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin beserta lampiran diserahkan dan
diverifikasi oleh KPPN.
d) Sebagian dokumen penggajian PNS Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin beserta lampiran yang sudah
diverifikasi oleh KPPN dikembalikan dan arsip oleh bagian-
bagian terkait di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
3) Prosedur pencatatan
Prosedur pencatatan dalam unsur pengendalian internal sistem
akuntansi penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin adalah:
a) Penginputan dokumen SKKGB ke dalam aplikasi GPP oleh
fungsi penginputan data di Bagian Bendahara Pengeluaran.
b) Penginputan dokumen RGI dan DGP ke komputer untuk
diserahkan ke KPPN dalam bentuk softcopy yang disimpan di
dalam flashdisk.
4) Praktik yang sehat
Praktik yang sehat dalam unsur pengendalian internal sistem
akuntansi penggajian di Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin adalah:
a) Absensi PNS dengan menggunakan mesin daftar hadir
fingerprint diawasi oleh fungsi pencatatan waktu.
57
b) Perhitungan pajak penghasilan direkonsiliasi dengan jumlah
gaji yang diterima oleh PNS.
c) Dokumen beserta lampiran-lampiran penggajian PNS di Balai
Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin diserahkan ke KPPN
dan sebagian dikembalikan dan diarsip di Bagian Bendahara
Pengeluaran setelah selesai diverifikasi oleh bagian yang
berwenang.
2. Sistem Akuntansi Penggajian Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri
di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
a. Deskripsi pokok
Sistem akuntansi penggajian Pegawai Pemerintah Non Pegawai
Negeri (PPNPN) di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
melibatkan beberapa fungsi, yaitu fungsi kepegawaian, fungsi pencatatan
waktu, fungsi operator SPM, fungsi pembuatan daftar gaji, fungsi
penginputan data, fungsi verifikasi data dan fungsi pengarsipan data.
Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam mencetak surat keputusan
pengangkatan tenaga kerja kontrak PPNPN.
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab dalam melakukan
pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir PPNPN yang dilakukan
secara otomatis oleh mesin kehadiran fingerprint. Fungsi operator SPM
bertanggung jawab dalam mencetak SPP, SPM, dan SP2D. Fungsi
pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam membuat daftar
pembayaran penghasilan untuk PPNPN. Fungsi penginputan data
bertanggung jawab dalam melakukan daftar pembayaran penghasilan dan
surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak PPNPN. Fungsi
verifikasi data bertanggung jawab dalam memverifikasi daftar hadir
PPNPN, SPP, dan SPM.
Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab atas pengarsipan data
permanen dokumen-dokumen terkait penggajian PPNPN di Balai Diklat
PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
58
b. Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen adalah:
1) Daftar nama dan jumlah PPNPN.
2) Jangka waktu kontrak dan jenjang pendidikan terakhir PPNPN di Balai
Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
3) Jumlah gaji PPNPN yang termasuk dalam anggaran belanja pegawai
Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
4) Jumlah gaji PPNPN yang diterima oleh PPNPN di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin selama periode tertentu.
5) Rincian biaya gaji pokok PPNPN yang menjadi beban Pemerintah
selama periode tertentu.
c. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian PPNPN di
Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin yaitu:
1) Fungsi kepegawaian
Fungsi Kepegawaian bertanggung jawab untuk mencetak surat
keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak yang diotorisasi oleh
Kepala Balai yang dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran.
2) Fungsi pencatat waktu
Fungsi pencatat waktu ini bertanggung jawab untuk
menyelenggarakan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir
PPNPN yang dilakukan secara otomatis oleh mesin kehadiran
fingerprint. Fungsi ini dilakukan oleh Bagian Kepegawaian.
3) Fungsi pembuat daftar gaji
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk membuat
dan mencetak daftar pembayaran penghasilan PPNPN yang dilakukan
oleh bagian Bendahara Pengeluaran.
4) Fungsi penginputan data
Fungsi penginputan data bertanggung jawab memasukkan data
daftar pembayaran penghasilan dan surat keputusan pengangkatan
59
tenaga kerja kontrak PPNPN ke komputer yang dilakukan oleh bagian
Bendahara Pengeluaran.
5) Fungsi verifikasi data
Fungsi verifikasi data bertanggung jawab dalam melakukan
verifikasi daftar hadir PPNPN yang dilakukan oleh bagian
Kepegawaian. Fungsi ini juga melakukan pemeriksaan dan verifikasi
data SPP dan SPM yang dilakukan oleh bagian PPK dan PPSPM.
6) Fungsi operator Surat Perintah Membayar (SPM)
Fungsi operator SPM melakukan pencetakan Surat Perintah
Pencairan Dana (SP2D) secara online yang dikirimkan oleh Kantor
Pelayanan Pembendaharaan Negara (KPPN) setelah dokumen dan
lampiran diverifikasi dan dikembalikan. Fungsi ini juga mencetak SPP
dan SPM, fungsi ini dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran.
7) Fungsi pengarsipan data
Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab melakukan
pengarsipan data permanen urut tanggal daftar pembayaran
penghasilan dan surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak
PPNPN setelah dilakukan peginputan data serta pengarsipan data
permanen urut tanggal SPP dan SPM setelah diserahkan, kemudian
diverifikasi dan dikembalikan oleh KPPN ke Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin di bagian Bendahara Pengeluaran. Fungsi
ini juga melakukan pengarsipan data permanen urut tanggal daftar
hadir PPNPN di bagian Kepegawaian.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan yang membentuk sistem akuntansi penggajian terdiri dari:
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan untuk mencatat waktu
hadir PPNPN. Pencatatan waktu hadir ini dilakukan oleh bagian
kepegawaian dengan menggunakan mesin kehadiran otomatis
fingerprint di lobby pintu masuk Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin.
60
2) Prosedur pembuatan daftar gaji
Pembuatan daftar gaji berfungsi untuk membuat dan mencetak
daftar pembayaran penghasilan dan surat keputusan pengangkatan
tenaga kerja kontrak PPNPN sebagai dasar penginputan data dan
pencetakan SPP dan SPM.
3) Prosedur verifikasi data
Verifikasi data merupakan pemeriksaan data penggajian berupa
surat-surat keputusan dan dokumen lain apakah sudah memenuhi
persyaratan secara obyektif sesuai dengan prosedur penggajian
PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin. Bagian PPK
melakukan verifikasi SPP, SPM, DPPP, dan NRP apabila penggajian
PPNPN sudah memenuhi persyaratan, akan diotorisasi oleh Kepala
Bagian PPK dan menyerahkan ke bagian PPSPM. Apabila data belum
memenuhi persyaratan, maka akan dikembalikan ke bagian
Bendahara Pengeluaran untuk dilengkapi.
Bagian PPSPM melakukan verifikasi dokumen lanjutan dari
bagian PPK apabila data penggajian PPNPN sudah memenuhi
persyaratan akan diotorisasi oleh Kepala bagian PPSPM, apabila
belum memenuhi persyaratan, dokumen akan dikembalikan ke bagian
PPK untuk dilengkapi data-datanya sebelum diserahkan ke bagian
Bendahara Pengeluaran.
4) Prosedur perintah pengeluaran dana
Prosedur perintah pengeluaran dana merupakan pencetakan Surat
Perintah Pengeluaran Dana (SP2D) oleh bagian bendahara
pengeluaran (Operator SPM) secara online dari KPPN setelah
dilakukannya verifikasi dokumen oleh KPPN beserta dengan
dokumen lampiran.
5) Prosedur pembayaran gaji PPNPN
Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh Bendahara Umum
Negara (BUN) setelah dokumen diserahkan dan di verifikasi oleh
KPPN sesuai dengan prosedur penggajian PPNPN di Balai Diklat
61
PUPR Wilayah VII Banjarmasin. BUN secara langsung akan
mencairkan dana kea kun Anjungan Tunai Mandiri (ATM) masing-
masing PPNPN melalui Bank yang telah melakukan kerjasama dalam
pembayaran gaji PPNPN setelah SP2D dikeluarkan oleh KPPN.
e. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi penggajian PPNPN
di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
1) Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen pendukung perubahan gaji dibuat oleh fungsi
kepegawaian berupa Daftar Pembayaran Penghasilan PPNPN (DPPP)
dan Surat Keputusan Pengangkatan Tenaga Kontrak (SKPTK)
PPNPN. Dokumen ini diotorisasi oleh Kepala Balai dan diserahkan ke
fungsi pembuat daftar gaji untuk keperluan pencetakan SPP dan SPM.
SKPTK berisi informasi penggajian PPNPN, seperti daftar nama dan
jumlah PPNPN, jangka waktu kontrak dan jenjang pendidikan terakhir
PPNPN, jumlah gaji PPNPN yang termasuk dalam anggaran belanja
pegawai, dan jumlah gaji PPNPN yang diterima oleh PPNPN selama
periode tertentu. Sedangkan DPPP berisikan informasi penggajian
PPNPN, seperti rincian biaya gaji pokok PPNPN yang menjadi beban
pemerintah selama periode tertentu.
2) Daftar Hadir Pegawai (DHP)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Kepegawaian dari hasil
rekaman mesin kehadiran fingerprint. DHP diarsip secara permanen
urut tanggal di Bagian Kepegawaian.
3) Surat Pemintaan Pembayaran (SPP)
Dokumen ini dibuat oleh Operator SPM di bagian Bendahara
Pengeluaran sebanyak satu lembar untuk keperluan verifikasi oleh
Bagian PPK dan verifikasi dokumen oleh Bagian PPSM. Dokumen ini
kemudian di serahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran kemudian di
arsip oleh KPPN setelah diverifikasi.
62
4) Surat Perintah Membayar (SPM)
Dokumen ini dibuat oleh Operator SPM di bagian Bendara
Pengeluaran sebanyak tiga lembar untuk keperluan verifikasi di
Bagian PPK dan PPSPM. SPM lembar pertama dan kedua di arsip
oleh KPPN setelah diverifikasi. Lembar ketiga diarsip permanen urut
tanggal di bagian Bendahara Pengeluaran.
5) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Bendahara Pengeluaran secara
online dari KPPN sebanyak satu lembar kemudian diarsip urut tanggal
oleh Bagian Bendahara Pengeluaran.
f. Catatan akuntansi yang digunakan
Untuk catatan akuntansi yang digunakan di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin yaitu pada saat penginputan ke aplikasi SAS dan
akan terinput ke laporan bulanan Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin.
g. Bagan alir dokumen
Berikut adalah bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian
PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
63
Bagian Kepegawaian
Bagan 4.4. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian PPNPN pada Balai
Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
68
Keterangan:
DHP : Daftar Hadir Pegawai
DKPPNPN : Data Kontrak PPNPN
SKPTK : Surat Keputusan Pengangkatan Tenaga Kontrak
DPPP : Daftar Pembayaran Penghasilan PPNPN
SPM : Surat Perintah Membayar
SPP : Surat Perintah Pembayaran
NRP : Nomor Rekening Pegawai
SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana
Sumber : Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin (diolah oleh penulis)
h. Sistem pengendalian internal
Unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian
PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
1) Organisasi
Organisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi
penggajia PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
sebagai berikut:
a) Fungsi pencatatan waktu terpisah dengan fungsi kepegawaian.
Fungsi kepegawaian dikelola oleh Bagian Bendahara
Pengeluaran yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan
SKPTK PPNPN. Sedangkan fungsi pencatat waktu ada pada
Bagian Kepegawian yang bertanggung jawab dalam melakukan
pengawasan terhadap waktu kerja dan daftar hadir PPNPN.
b) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dengan penginputan data.
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam pembuatan
daftar pembayaran penghasilan PPNPN di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin sesuai dengan masa kontrak PPNPN
dalam SKPTK. Sedangkan fungsi penginputan data hanya
bertanggung jawab dalam memasukkan data ke komputer.
69
2) Sistem otorisasi
Sistem otorisasi dalam unsur pengendalian internal sistem
akuntansi penggajian PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin adalah:
a) Setiap PPNPN yang namanya tercantum dalam DPPP memiliki
surat keputusan pengangkatan sebagai tenaga kontrak PPNPN di
Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin yang diotorisasi
oleh Kepala Balai.
b) Daftar hadir diverifikasi oleh Bagian Kepegawaian.
c) Daftar pembayaran penghasilan untuk PPNPN diverifikasi oleh
Bendahara Pengeluaran.
d) SPP dan SPM untuk penggajian PPNPN diverifikasi oleh bagian
PPK dan PPSPM.
e) SPP dan SPM yang sudah diverifikasi akan diarsip oleh KPPN.
3) Prosedur pencatatan
Penginputan dokumen DPPP dan SKPTK ke aplikasi SAIBA
oleh fungsi penginputan data di bagian Bendahara Pengeluaran.
4) Praktik yang sehat
Praktik yang sehat dalam unsur pengendalian internal sistem
akuntansi penggajian PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin sebagai berikut:
a) Absensi PPNPN menggunakan mesin daftar hadir fingerprint
diawasi oleh fungsi pencatatan waktu.
b) SPP dan SPM penggajian PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah
VII Banjarmasin diserahkan ke KPPN kemudian diarsip setelah
diverifikasi oleh KPPN.
3. Sistem Akuntansi Penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin
a. Deskripsi pokok
Sistem akuntansi penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat
PUPR Wilayah VII Banjarmasin melibatkan beberapa fungsi, yaitu fungsi
70
kepegawaian, fungsi pencatatan waktu, fungsi operator SPM, fungsi
pembuatan daftar gaji, fungsi penginputan data, fungsi verifikasi data dan
fungsi pengarsipan data. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam
mencetak surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak Konsultan
Individu.
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab dalam melakukan
pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir Konsultan Individu yang
dilakukan secara manual dan dilakukan oleh bagian Kepegawaian. Fungsi
operator SPM bertanggung jawab dalam mencetak SPP, SPM, dan SP2D.
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam membuat daftar
honor untuk Konsultan Individu. Fungsi penginputan data bertanggung
jawab dalam melakukan daftar honor dan surat keputusan pengangkatan
tenaga kerja kontrak Konsultan Individu. Fungsi verifikasi data
bertanggung jawab dalam memverifikasi daftar hadir Konsultan Individu,
SPP, dan SPM. Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab atas
pengarsipan data permanen dokumen-dokumen terkait penggajian
Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
b. Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen adalah:
1) Daftar nama Konsultan Individu.
2) Jangka waktu kontrak dan jenjang pendidikan terakhir Konsultan
Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
3) Jumlah gaji Konsultan Individu yang termasuk dalam anggaran belanja
pegawai Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
4) Jumlah gaji Konsultan Individu yang diterima oleh Konsultan Individu
di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin selama periode
tertentu.
5) Rincian biaya gaji pokok Konsultan Individu yang menjadi beban Balai
Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin selama periode tertentu.
71
c. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian Konsultan
Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin yaitu:
1) Fungsi kepegawaian
Fungsi kepegawaian bertanggung jawab untuk mencetak surat
keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak yang diotorisasi oleh
Kepala Balai yang dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran.
2) Fungsi pencatat waktu
Fungsi pencatat waktu ini bertanggung jawab untuk
menyelenggarakan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir
Konsultan Individu yang dilakukan secara manual dengan
menandatangani buku absen. Fungsi ini dilakukan oleh Bagian
Kepegawaian.
3) Fungsi pembuat daftar gaji
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk membuat dan
mencetak daftar nota Konsultan Individu yang dilakukan oleh bagian
Bendahara Pengeluaran.
4) Fungsi penginputan data
Fungsi penginputan data bertanggung jawab memasukkan data
daftar nota dan surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak
Konsultan Individu ke komputer yang dilakukan oleh bagian
Bendahara Pengeluaran.
5) Fungsi verifikasi data
Fungsi verifikasi data bertanggung jawab dalam melakukan
verifikasi daftar hadir Konsultan Individu yang dilakukan oleh bagian
Kepegawaian. Fungsi ini juga melakukan pemeriksaan dan verifikasi
data SPP dan SPM yang dilakukan oleh bagian PPK dan PPSPM.
6) Fungsi operator Surat Perintah Membayar (SPM)
Fungsi operator SPM melakukan pencetakan Surat Perintah
Pencairan Dana (SP2D) secara online yang dikirimkan oleh Kantor
Pelayanan Pembendaharaan Negara (KPPN) setelah dokumen dan
72
lampiran diverifikasi dan dikembalikan. Fungsi ini juga mencetak SPP
dan SPM, fungsi ini dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran.
7) Fungsi pengarsipan data
Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab melakukan
pengarsipan data permanen urut tanggal daftar nota dan surat keputusan
pengangkatan tenaga kerja kontrak Konsultan Individu setelah
dilakukan peginputan data serta pengarsipan data permanen urut
tanggal SPP dan SPM setelah diserahkan, kemudian diverifikasi dan
dikembalikan oleh KPPN ke Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin di bagian Bendahara Pengeluaran. Fungsi ini juga
melakukan pengarsipan data permanen urut tanggal daftar hadir
Konsultan Individu di bagian Kepegawaian.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan yang membentuk sistem akuntansi penggajian terdiri dari:
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan untuk mencatat waktu
hadir Konsultan Individu. Pencatatan waktu hadir ini dilakukan oleh
bagian kepegawaian dengan menggunakan buku absen secara manual
di lobby pintu masuk Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
2) Prosedur pembuatan daftar gaji
Pembuatan daftar gaji berfungsi untuk membuat dan mencetak
daftar nota dan surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak
Konsultan Individu sebagai dasar penginputan data dan pencetakan SPP
dan SPM.
3) Prosedur verifikasi data
Verifikasi data merupakan pemeriksaan data penggajian berupa
surat-surat keputusan dan dokumen lain apakah sudah memenuhi
persyaratan secara obyektif sesuai dengan prosedur penggajian
Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
Bagian PPK melakukan verifikasi SPP apabila penggajian Konsultan
Individu sudah memenuhi persyaratan, akan diotorisasi oleh Kepala
73
Bagian PPK dan menyerahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran.
Apabila data belum memenuhi persyaratan, maka akan dikembalikan
ke bagian PPSPM untuk dilengkapi.
Bagian PPSPM melakukan verifikasi dokumen lanjutan dari
bagian Bendahara Pengeluaran apabila data penggajian Konsultan
Individu sudah memenuhi persyaratan akan diotorisasi oleh Kepala
bagian PPSPM, apabila belum memenuhi persyaratan, dokumen akan
dikembalikan ke bagian Bendahara Pengeluaran untuk dilengkapi data-
datanya sebelum diserahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran.
4) Prosedur perintah pengeluaran dana
Prosedur perintah pengeluaran dana merupakan pencetakan Surat
Perintah Pengeluaran Dana (SP2D) oleh bagian bendahara pengeluaran
(Operator SPM) secara online dari KPPN setelah dilakukannya
verifikasi dokumen oleh KPPN beserta dengan dokumen lampiran.
5) Prosedur pembayaran gaji konsultan individu
Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran
setelah dokumen diserahkan dan di verifikasi oleh KPPN sesuai dengan
prosedur penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah
VII Banjarmasin. Bendahara Pengeluaran menggunakan Uang
Persediaan (UP) untuk pembayaran gaji Konsultan Individu dan
diserahkan secara manual.
e. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi penggajian
Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
adalah:
1) Daftar Hadir Pegawai (DHP)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Kepegawaian dari hasil buku
absen yang diisi oleh Konsultan Individu. DHP diarsip secara permanen
urut tanggal di Bagian Kepegawaian.
74
2) Surat Pemintaan Pembayaran (SPP)
Dokumen ini dibuat oleh Operator SPM di bagian Bendahara
Pengeluaran sebanyak satu lembar untuk keperluan verifikasi oleh
Bagian PPK dan verifikasi dokumen oleh Bagian PPSM. Dokumen ini
kemudian di serahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran untuk di arsip
permanen urut tanggal setelah diverifikasi.
3) Surat Perintah Membayar (SPM)
Dokumen ini dibuat oleh Operator SPM di bagian Bendara
Pengeluaran sebanyak tiga lembar untuk keperluan verifikasi di Bagian
PPK dan PPSPM. SPM lembar pertama dan kedua di arsip oleh KPPN
setelah diverifikasi. Lembar ketiga diarsip permanen urut tanggal di
bagian Bendahara Pengeluaran.
4) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Bendahara Pengeluaran secara
online dari KPPN sebanyak satu lembar kemudian diarsip urut tanggal
oleh Bagian Bendahara Pengeluaran.
5) Data Kontrak (DK)
Dokumen ini dibuat oleh Bagian Kepegawaian untuk keperluan
membuat dokumen BAP dan BAPP, DK berisikan informasi
penggajian, seperti daftar nama konsultan individu, jangka waktu
kontrak dan jenjang pendidikan terakhir, jumlah gaji konsultan individu
yang termasuk dalam anggaran belanja pegawai, jumlah gaji konsultan
individu yang diterima oleh konsultan individu selama periode tertentu,
dan rincian biaya gaji pokok konsultan individu yang menjadi beban
balai diklat selama periode tertentu.
f. Catatan akuntansi yang digunakan
Berupa penginputan data ke aplikasi SAS dan akan terinput ke laporan
bulanan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
g. Bagan alir dokumen
Berikut adalah bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian
Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
75
Bagian Kepegawaian
Bagan 4.5. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian Konsultan
Individu pada Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
79
Keterangan:
KI : Konsultan Individu
DHP : Daftar Hadir Pegawai
DK : Data Kontrak
BAP : Berita Acara Pemeriksaan
BAPP : Berita Acara Pemberian Penjelasan
SPM : Surat Perintah Membayar
SPP : Surat Perintah Pembayaran
SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana
Sumber : Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin (diolah oleh penulis)
h. Sistem pengendalian internal
Unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian
Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
adalah:
1) Organisasi
Organisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi
penggajia Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin sebagai berikut:
a) Fungsi pencatatan waktu terpisah dengan fungsi kepegawaian.
Fungsi kepegawaian dikelola oleh Bagian Bendahara Pengeluaran
yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan Data Kontrak
Konsultan Individu. Sedangkan fungsi pencatat waktu ada pada
Bagian Kepegawian yang bertanggung jawab dalam melakukan
pengawasan terhadap waktu kerja dan daftar hadir Konsultan
Individu.
b) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dengan penginputan data. Fungsi
pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam pembuatan daftar nota
Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
sesuai dengan masa kontrak Konsultan Individu dalam Data
Kontrak. Sedangkan fungsi penginputan data hanya bertanggung
jawab dalam memasukkan data ke komputer.
80
2) Sistem otorisasi
Sistem otorisasi dalam unsur pengendalian internal sistem
akuntansi penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin adalah:
a) Setiap Konsultan Individu yang namanya tercantum dalam Data
Kontrak memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai tenaga
kontrak Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin yang diotorisasi oleh Kepala Balai.
b) Daftar hadir diverifikasi oleh Bagian Kepegawaian.
c) Daftar nota untuk Konsultan Individu diverifikasi oleh Bendahara
Pengeluaran.
d) SPP dan SPM untuk penggajian Konsultan Individu diverifikasi oleh
bagian PPK dan PPSPM.
e) SPP dan SPM yang sudah diverifikasi akan diarsip oleh KPPN.
3) Praktik yang sehat
Praktik yang sehat dalam unsur pengendalian internal sistem
akuntansi penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin sebagai berikut:
a) Absensi Konsultan Individu menggunakan buku absen dan diisi
secara manual akan diawasi oleh fungsi pencatatan waktu.
b) SPP dan SPM penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin diserahkan ke KPPN kemudian diarsip
setelah diverifikasi oleh KPPN.
4. Sistem Akuntansi Penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah
VII Banjarmasin
a. Deskripsi Pokok
Sistem akuntansi penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah
VII Banjarmasin melibatkan beberapa fungsi, yaitu fungsi kepegawaian,
fungsi pencatatan waktu, fungsi operator SPM, fungsi penginputan data,
fungsi verifikasi data dan fungsi pengarsipan data. Fungsi kepegawaian
bertanggung jawab dalam mencetak surat keputusan pengangkatan tenaga
81
kerja kontrak Officeboy. Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab dalam
melakukan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir Officeboy yang
dilakukan secara manual dan dilakukan oleh bagian Kepegawaian. Fungsi
operator SPM bertanggung jawab dalam mencetak SPP, SPM, dan SP2D.
Fungsi penginputan data bertanggung jawab dalam melakukan daftar
honor dan surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak Officeboy.
Fungsi verifikasi data bertanggung jawab dalam memverifikasi daftar
hadir Officeboy, SPP, dan SPM. Fungsi pengarsipan data bertanggung
jawab atas pengarsipan data permanen dokumen-dokumen terkait
penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
b. Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen adalah:
1) Daftar nama Officeboy.
2) Jangka waktu kontrak Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin.
3) Jumlah gaji Officeboy yang termasuk dalam anggaran belanja pegawai
Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
4) Jumlah gaji Officeboy yang diterima oleh Officeboy di Balai Diklat
PUPR Wilayah VII Banjarmasin selama periode tertentu.
5) Rincian biaya gaji pokok Officeboy yang menjadi beban Balai Diklat
PUPR Wilayah VII Banjarmasin selama periode tertentu.
c. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian Officeboy di
Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin yaitu:
1) Fungsi kepegawaian
Fungsi Kepegawaian bertanggung jawab untuk mencetak surat
keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak yang diotorisasi oleh
Kepala Balai yang dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran.
2) Fungsi pencatat waktu
Fungsi pencatat waktu ini bertanggung jawab untuk
menyelenggarakan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir
82
Officeboy yang dilakukan secara manual dengan menandatangani
buku absen. Fungsi ini dilakukan oleh Bagian Kepegawaian.
3) Fungsi pembuat daftar gaji
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk membuat
dan mencetak data kontrak yang dilakukan oleh pihak ketiga yang
bekerjasama dengan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
4) Fungsi penginputan data
Fungsi penginputan data bertanggung jawab memasukkan data
kontrak yang dilakukan oleh pihak ketiga yang bekerjasama dengan
Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
5) Fungsi verifikasi data
Fungsi verifikasi data bertanggung jawab dalam melakukan
verifikasi daftar hadir Officeboy yang dilakukan oleh bagian
Kepegawaian. Fungsi ini juga melakukan pemeriksaan dan verifikasi
data SPP dan SPM yang dilakukan oleh bagian PPK dan PPSPM.
6) Fungsi operator Surat Perintah Membayar (SPM)
Fungsi operator SPM melakukan pencetakan Surat Perintah
Pencairan Dana (SP2D) secara online yang dikirimkan oleh Kantor
Pelayanan Pembendaharaan Negara (KPPN) setelah dokumen dan
lampiran diverifikasi dan dikembalikan. Fungsi ini juga mencetak SPP
dan SPM, fungsi ini dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran.
7) Fungsi pengarsipan data
Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab melakukan
pengarsipan data permanen urut tanggal keputusan pengangkatan
tenaga kerja kontrak Officeboy setelah dilakukan peginputan data
serta pengarsipan data permanen urut tanggal SSP PPn, SSP PPh dan
FP setelah diserahkan, kemudian diverifikasi dan dikembalikan oleh
KPPN ke Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin di bagian
Bendahara Pengeluaran. Fungsi ini juga melakukan pengarsipan data
permanen urut tanggal daftar hadir Officeboy di bagian Kepegawaian.
83
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan yang membentuk sistem akuntansi penggajian terdiri dari:
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan untuk mencatat
waktu hadir Officeboy. Pencatatan waktu hadir ini dilakukan oleh
bagian kepegawaian dengan menggunakan buku absen secara manual
di lobby pintu masuk Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
2) Prosedur pembuatan daftar gaji
Pembuatan daftar gaji berfungsi untuk membuat dan mencetak
data kontrak Officeboy sebagai dasar penginputan data dan
pencetakan SPP, SSP PPh, SSP PPh, SPM, RK, KK, FP.
3) Prosedur verifikasi data
Verifikasi data merupakan pemeriksaan data penggajian berupa
surat-surat keputusan dan dokumen lain apakah sudah memenuhi
persyaratan secara obyektif sesuai dengan prosedur penggajian
Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin. Bagian
PPK melakukan verifikasi SPP apabila penggajian Officeboy sudah
memenuhi persyaratan, akan diotorisasi oleh Kepala Bagian PPK dan
menyerahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran. Apabila data belum
memenuhi persyaratan, maka akan dikembalikan ke bagian
Bendahara Pengeluaran untuk dilengkapi.
Bagian PPSPM melakukan verifikasi dokumen lanjutan dari
bagian Bendahara Pengeluaran apabila data penggajian Officeboy
sudah memenuhi persyaratan akan diotorisasi oleh Kepala bagian
PPSPM, apabila belum memenuhi persyaratan, dokumen akan
dikembalikan ke bagian Bendahara Pengeluaran untuk dilengkapi
data-datanya sebelum dilanjutkan di bagian PPSPM.
4) Prosedur perintah pengeluaran dana
Prosedur perintah pengeluaran dana merupakan pencetakan
Surat Perintah Pengeluaran Dana (SP2D) oleh bagian bendahara
pengeluaran (Operator SPM) secara online dari KPPN setelah
84
dilakukannya verifikasi dokumen oleh KPPN beserta dengan
dokumen lampiran.
5) Prosedur pembayaran gaji Officeboy
Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh Bendahara
Pengeluaran setelah dokumen diserahkan dan di verifikasi oleh KPPN
sesuai dengan prosedur penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin. Bendahara Pengeluaran menggunakan
Pembayaran Langsung (LS) untuk pihak ketiga, kemudian pihak
ketiga membayarkan secara manual kepada Officeboy.
e. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi penggajian
Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
1) Daftar Hadir Officeboy (DHP)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Kepegawaian dari hasil buku
absen yang diisi oleh Officeboy. DHP diarsip secara permanen urut
tanggal di Bagian Kepegawaian.
2) Surat Pemintaan Pembayaran (SPP)
Dokumen ini dibuat oleh Operator SPM di bagian Bendahara
Pengeluaran sebanyak satu lembar untuk keperluan verifikasi oleh
Bagian PPK dan verifikasi dokumen oleh Bagian PPSM. Dokumen ini
kemudian di serahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran untuk di
arsip permanen urut tanggal setelah diverifikasi.
3) Surat Perintah Membayar (SPM)
Dokumen ini dibuat oleh Operator SPM di bagian Bendara
Pengeluaran sebanyak tiga lembar untuk keperluan verifikasi di
Bagian PPK dan PPSPM. SPM lembar pertama dan kedua di arsip
oleh KPPN setelah diverifikasi. Lembar ketiga diarsip permanen urut
tanggal di bagian Bendahara Pengeluaran.
85
4) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Bendahara Pengeluaran
secara online dari KPPN sebanyak satu lembar kemudian diarsip urut
tanggal oleh Bagian Bendahara Pengeluaran.
5) Realisasi Kontrak (RK)
Dokumen ini dicetak oleh bagian Bendahara Pengeluaran
sebanyak 2 lembar. Lembar pertama diserahkan ke KPPN, dan lembar
kedua di arsip permanen urut tanggal.
6) Kartu pengawas Kontrak (KK)
Dokumen ini dicetak oleh bagian Bendahara Pengeluaran
sebanyak 2 lembar. Lembar pertama diserahkan ke KPPN, dan lembar
kedua di arsip permanen urut tanggal.
7) Surat Setoran Pajak Pertambahan Nilai (SSP PPn)
Dokumen ini dicetak oleh bagian Bendahara Pengeluaran
sebanyak 5 lembar dan diserahkan ke KPPN, setelah diverifikasi oleh
KPPN, pihak KPPN menyerahkan kembali ke bagian Bendahara
Pengeluaran yaitu SSP PPn lembar 1, 3, dan 5. Setelah diserahkan ke
bagian Bendahara Pengeluaran, Bendahara Pengeluaran akan
menyerahkan SSP PPn lembar pertama dan ketiga ke CV
CAKRAWALA (pihak ketiga) dan lembar ke lima akan di arsip
permanen urut tanggal.
8) Surat Setoran Pajak Penghasilan (SSP PPh)
Dokumen ini dicetak oleh bagian Bendahara Pengeluaran
sebanyak 5 lembar dan diserahkan ke KPPN, setelah diverifikasi oleh
KPPN, pihak KPPN menyerahkan kembali ke bagian Bendahara
Pengeluaran yaitu SSP PPh lembar 1, 3, dan 5. Setelah diserahkan ke
bagian Bendahara Pengeluaran, Bendahara Pengeluaran akan
menyerahkan SSP PPh lembar pertama dan ketiga ke CV
CAKRAWALA (pihak ketiga) dan lembar ke lima akan di arsip
permanen urut tanggal.
86
9) Faktur Pajak (FP)
Dokumen ini dicetak oleh bagian Bendahara Pengeluaran
sebanyak 5 lembar dan diserahkan ke KPPN, setelah diverifikasi oleh
KPPNm pihak KPPN menyerahkan kembali ke bagian Bendahara
Pengeluaran yaitu FP lembar 1, 2, dan 3.
10) Data Kontrak (DK)
Dokumen ini dicetak oleh bagian Bendahara Pengeluaran untuk
keperluan membuat SPM, SPP, RK, KK, SSP PPh, SSP PPn, dan FP.
Data kontrak berisikan informasi penggajian, seperti daftar nama OB,
jangka waktu kontrak OB, jumlah gaji OB yang termasuk dalam
anggaran belanja pegawai, jumlah gaji OB yang diterima oleh OB
selama periode tertentu, dan rincian biaya gaji pokok OB yang
menjadi beban di balai diklat selama periode tertentu.
f. Catatan akuntansi yang digunakan
Untuk catatan akuntansi yang digunakan di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin yaitu pada saat penginputan ke aplikasi SAS dan
akan terinput ke laporan bulanan Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin.
g. Bagan alir dokumen
Berikut adalah bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian
Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
87
Bagian Kepegawaian
Bagan 4.6. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian OfficeBoy pada
Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
94
Keterangan:
DHP : Daftar Hadir Pegawai
DK : Data Kontrak
SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana
SPM : Surat Perintah Membayar
SPP : Surat Perintah Pembayaran
RK : Realisasi Kontrak
KK : Kartu pengawas Kontrak
SSP PPn : Surat Setoran Pajak Pertambahan Nilai
SSP PPh : Surat Setoran Pajak Penghasilan
FP : Faktur Pajak
Sumber : Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin (diolah oleh penulis)
h. Sistem pengendalian internal
Unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian
Konsultan di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
1) Organisasi
Organisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi
penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin sebagai berikut:
a) Fungsi pencatatan waktu terpisah dengan fungsi kepegawaian.
Fungsi kepegawaian dikelola oleh Bagian Bendahara
Pengeluaran yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan Data
Kontrak Officeboy. Sedangkan fungsi pencatat waktu ada pada
Bagian Kepegawian yang bertanggung jawab dalam melakukan
pengawasan terhadap waktu kerja dan daftar hadir Officeboy.
b) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dengan penginputan data.
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam
pembuatan data kontrak Officeboy di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin sesuai dengan masa kontrak
Officeboy dalam Data Kontrak. Sedangkan fungsi penginputan
data hanya bertanggung jawab dalam memasukkan data ke
komputer.
95
2) Sistem otorisasi
Sistem otorisasi dalam unsur pengendalian internal sistem
akuntansi penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin adalah:
a) Setiap Officeboy yang namanya tercantum dalam Data Kontrak
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai tenaga kontrak
Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
melalui pihak ketiga yang diotorisasi oleh Kepala Balai.
b) Daftar hadir diverifikasi oleh Bagian Kepegawaian.
c) SPP dan SPM untuk penggajian Officeboy diverifikasi oleh
bagian PPK dan PPSPM.
d) SPP dan SPM yang sudah diverifikasi akan diarsip oleh KPPN.
3) Praktik yang sehat
Praktik yang sehat dalam unsur pengendalian internal sistem
akuntansi penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII
Banjarmasin sebagai berikut:
a) Absensi Officeboy menggunakan buku absen dan diisi secara
manual akan diawasi oleh fungsi pencatatan waktu.
b) SPP dan SPM penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin diserahkan ke KPPN kemudian
diarsip setelah diverifikasi oleh KPPN.