BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD
Kata-Kata AluanSaya mengucapkan tahniah kepada pegawai-pegawai Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) yang telah berjaya mengeluarkan Kit Program Pengurusan yang mengandungi Prosedur Standard (Standard Operating Procedure – SOP) bagi tugas-tugas pengurusan sumber manusia, pengurusan kewangan, perolehan, khidmat pengurusan, perakaunan, dasar hubungan antarabangsa, latihan, pembangunan dan kompetensi. Kit Pengurusan ini adalah merupakan bahan rujukan bagi anggota KKM dalam melaksanakan tugas seharian.
Seperti mana yang kita sedia maklum, Kementerian sering menerima aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan oleh penjawat awam KKM. Di samping itu, KKM juga sering menerima teguran audit dan teguran-teguran tersebut adalah merupakan kesalahan-kesalahan yang berulang yang dilakukan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ).
Pelbagai tindakan dan penambahbaikan telah dilakukan oleh KKM dalam menangani aduan-aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan bagi mengurangkan teguran ketidakakuran dalam pengurusan kewangan oleh pihak Jabatan Audit Negara.Ini termasuklah mengadakan latihan seperti kursus yang berkaitan dengan pengurusan sumber manusia, kewangan, perolehan, perakaunan dan lain-lain. Di samping itu, aktiviti-aktiviti naziran, lawatan dan lain-lain juga telah dijalankan bagi menunjuk ajar anggota KKM yang terlibat dalam pengurusan kewangan. Di samping itu, tindakan punitif juga telah diambil terhadap anggota KKM yang didapati cuai atau berterusan melanggar peraturan kewangan yang ditetapkan.
Dengan ini, adalah diharapkan isu ketidakpatuhan terhadap peraturan Kerajaan dan aduan daripada pelanggan akan dapat dikurangkan. Kit ini juga akan dipertingkatkan dari semasa ke semasa berdasarkan keperluan dan perubahan. Adalah diharapkan semua pihak akan menggunakan Kit ini ke arah mencapai kecemerlangan dalam penyampaian perkhidmatan di KKM.
Sekian, terima kasih.
DATUK FARIDA MOHD ALIKetua Setiausaha, KKM
DATUK FARIDA MOHD ALIKetua Setiausaha, KKM
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 1 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 2 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
1PROSEDUR STANDARD
SENARAI KANDUNGAN
Perkara Muka Surat
Tatacara Proses Perolehan & Perolehan Secara Kontrak Pusat/Kontrak Pusat Sistem Panel
2
Perolehan Secara Pembelian Terus 5
Perolehan Secara Sebutharga 8
Perolehan Secara Tender 15
Perolehan Secara Rundingan Terus 23
Permohonan Kelulusan Barangan Import daripada Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI)
26
Perolehan Secara eBidding 32
Sebutharga/Tender Secara ePerolehan 45
Pengurusan Sistem Maklumat Perolehan Kerajaan (GPIS) 54
Pentadbiran Kontrak Perolehan Kerajaan 57
Tatacara Penerimaan Aset Alih Kerajaan 64
Tatacara Pendaftaran Aset Alih Kerajaan 66
Tatacara Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan 69
Tatacara Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan 71
Tatacara Pelupusan Aset Alih Kerajaan 73
Tatacara Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih Kerajaan 79
Tatacara Penerimaan Stok 91
Tatacara Merekod dan Menyimpan Stok 94
Tatacara Pengeluaran Stok 96
Tatacara Pengiraan Stok 98
Tatacara Pemeriksaan Stok 100
Tatacara Verifikasi Stor 102
Tatacara Pelupusan Stok Bernilai Rendah 104
Tatacara Kekurangan Stok Bernilai Rendah 106
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 1 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD2
TATACARA PROSES PEROLEHAN & PEROLEHAN SECARA KONTRAK PUSAT/ KONTRAK PUSAT SISTEM PANEL
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Kontrak Perbendaharaan2. SPP Bil. 5 Tahun 20073. SPP Bil. 5 Tahun 20094. Arahan Perbendaharaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Menyemak dan memastikan perolehan perkhidmatan/bekalan tersenarai di dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan/Pekeliling Kementerian Kesihatan Malaysia.
Laman web Kementerian Kewangan/portal Kementerian Kesihatan Malaysia (www.treasury.gov.my)/(www.moh.gov.my)
2. a) Jika tersenarai dalam Kontrak Pusat: Laksanakan perolehan dengan syarikat panel yang dilantik dengan kaedah:i. Pembelian Terus; atauii. Sebutharga.
PEMBELIAN TERUS
Bekalan/Perkhidmatan Berlainan Fungsi dari Punca yang Sama Tidak Melebihi RM50,000 Setahun
Kerja Berlainan Fungsi dari Punca yang Sama Tidak Melebihi RM20,000 Setahun
Pakejkan Keseluruhan Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan/Kursus tidak Melebihi RM50,000.00 Setahun
SEBUTHARGA
Bekalan/Perkhidmatan Nilai Perolehan Tahunan/ Nilai Kontrak Melebihi RM50,000 Hingga RM500,000
KerjaNilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak yang Melebihi RM20,000 Hingga RM200,000
b) Jika BUKAN tersenarai dalam Kontrak Pusat: Laksanakan perolehan di pasaran terbuka dengan kaedah:i. Pembelian Terus; atauii. Sebutharga; atauiii. Tender.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 2 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 3
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
TENDER
Bekalan/PerkhidmatanNilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak yang Melebihi RM500,000
KerjaNilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak yang Melebihi RM200,000
3. Melaksanakan perolehan mengikut tatacara yang telah ditetapkan/bersesuaian.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 3 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD4
CARTA ALIRAN: TATACARA PROSES PEROLEHAN & PEROLEHAN SECARA
KONTRAK PUSAT/KONTRAK PUSAT SISTEM PANEL
Mula
Semak Peruntukan
Beli dengan Kontrak Pusat/Kontrak Pusat Sistem Panel
Semak Sama Ada Perkhidmatan/Bekalan Tersenaraidalam Kontrak Pusat/Kontrak Pusat Sistem Panel
Ya
>RM50,000
>RM500,000
Tidak
Mengikut Had Nilai Perolehan
SebuthargaPembelian Terus
Pembelian Terus
Sebutharga Tender
>RM50,000 - RM500,000
Tersenarai?
<RM50,000/>RM50,000
<RM50,000
<RM50,000/>RM50,000
<RM50,000
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 4 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 5
PEROLEHAN SECARA PEMBELIAN TERUS
PUNCA KUASA:
1. SPP Bil. 12 Tahun 20072. Arahan Perbendaharaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Menerima permohonan perolehan secara pembelian terus daripada pengguna.
Perolehan Kurang daripada RM50,000
2. Mengesahkan peruntukan.
3. Laksanakan kajian pasaran. Jawatankuasa Spesifikasi (dilantik oleh Ketua Agensi yang menyediakan spesifikasi)
Maklumat yang Perlu Disediakan: i. Maklumat Kualiti Barangan/
Perkhidmatan/Kerja;ii. Kegunaan;iii. Pembungkusan;iv. Warna;v. Kos Penyenggaraanvi. Lokasi; danvii. Butir-butir Lain yang Berkaitan.
4. Menyemak nilai perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja.
Bekalan/Perkhidmatan Berlainan Fungsi dari Punca yang Sama Tidak Melebihi RM50,000 Setahun
Kerja Berlainan Fungsi dari Punca yang Sama Tidak Melebihi RM20,000 Setahun
Pakejkan Keseluruhan Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan/Kursus Tidak Melebihi RM50,000 Setahun
5. Lengkapkan maklumat Borang Permohonan Pesanan Kerajaan.
Borang Permohonan Pesanan Kerajaan
6. Pesanan Kerajaan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.
Dokumen Pesanan Kerajaan
7. Laksanakan pembelian terus. Keluarkan Pesanan Kerajaan Terlebih Dahulu Sebelum Bekalan/Perkhidmatan Dilaksanakan
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 5 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD6
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
8. Terima tuntutan pembayaran daripada pembekal.
Invois/Bil/Resit/Dokumen Sokongan
9. Kemukakan dokumen untuk pembayaran.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 6 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 7
CARTA ALIRAN: PEROLEHAN SECARA PEMBELIAN TERUS
Mula
Sahkan Peruntukan dan Laksanakan Kajian Pasaran
Sediakan Nota Minta
Lengkapkan Maklumat Borang Permohonan Pesanan Kerajaan
Pegawai yang Diberi Kuasa Meluluskan Pesanan Kerajaan
Laksanakan Pembelian Terus
Terima Invois daripada Pembekal dan Dokumentasi yang Berkaitan
Kemukakan Dokumen untuk Pembayaran
Tamat
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 7 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD8
PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA
PUNCA KUASA:
1. SPP Bil. 4 Tahun 19952. SPP Bil. 5 Tahun 20093. Arahan Perbendaharaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Menerima permohonan untuk perolehan secara sebutharga.
Nilai Perolehan Melebihi RM50,000 - RM500,000
Perolehan Tidak Dibuat Secara PECAH KECIL
2. Menyediakan spesifikasi. Jawatankuasa Spesifikasi (dilantik oleh Ketua Agensi yang menyediakan spesifikasi)
Maklumat yang Perlu Disediakan: i. Maklumat Kualiti Barangan/
Perkhidmatan/Kerjaii. Harga;iii. Kegunaan;iv. Kos Penyenggaraan;v. Lokasi; dan vi. Faktor-faktor Lain yang Berkaitan
3. Mengesahkan peruntukan. Peruntukan Mencukupi
4. Melaksanakan kajian pasaran. Berdasarkan:i. Perolehan Lampau; dan/atauii. Modul Kajian Pasaran Sistem eP; dan/
atauiii. Maklumat Daripada Anggaran Syarikat/
Agensi Berkaitan
5. Menentukan syarat kelayakan penyebutharga untuk pelaksanaan.
Bekalan/Perkhidmatan Nilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak Melebihi RM50,000 - RM500,000
Nilai RM50,000 - RM100,000 Dipelawa di Kalangan Pembuat/Pembekal Tempatan Bertaraf Bumiputera
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 8 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 9
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
Nilai Perolehan Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 Terbuka Kepada Pembekal Tempatan Bertaraf Bumiputera dan Bukan Bumiputera
KerjaNilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak yang Melebihi RM20,000 hingga RM200,000
6. Menyediakan dokumen sebutharga. Bekalan/Perkhidmatani. Lampiran Q, SPP Bil. 5 Tahun 2009;ii. Arahan kepada Penyebut Harga;iii. Syarat-syarat Am/Syarat-syarat Khas
yang Jelas (Tawaran ex-stock TIDAK akan dipertimbangkan);
iv. Format Kontrak Jika Berkaitan;v. Spesifikasi;vi. Pengalaman/Senarai Pesanan Bekalan/
Perkhidmatan yang Sedang dan Telah Dibuat (jika perlu); dan
vii. Lampiran B, SPP Bil. 5 Tahun 2009
Kerjai. Lampiran Q, SPP Bil. 5 Tahun 2009;ii. Arahan Kepada Penyebut Harga;iii. Syarat-syarat Sebutharga;iv. Borang sebutharga Termasuk Ringkasan
Sebutharga/Senarai Kuantiti (tetap/sementara);
v. Spesifikasi;vi. Pelan Tapak Bina dan Lukisan Teknikal
(jika ada);vii. Jadual Kadar Harga (jika perlu);viii. Pengalaman/Senarai Kerja dalam
Tangan; danix. Lampiran B, SPP Bil. 5 Tahun 2009
7. Mempelawa tidak kurang daripada lima (5) pembuat/pembekal.
Bekalan/PerkhidmatanBerdaftar dengan Kementerian Kewangan
KerjaBerdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor/CIDB/PUKONSA (Sabah)/UPKJ (Sarawak)
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 9 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD10
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
8. Menampal Notis Sebutharga di Papan Kenyataan Awam Agensi dan mempelawa penyebut harga yang dikenalpasti dalam tempoh minimum tujuh (7) hari berturut-turut.
Maklumat Notis Sebutharga yang Ditawarkan:i. Agensi yang Memanggil Sebutharga;ii. Tajuk Sebutharga;iii. Syarat Kelayakan Penyebutharga;iv. Bidang/Kelas/Kepala/Sub Kepala/Gred
Pendaftaran; danv. Tempat Sebutharga Perlu Dihantar,
Tarikh dan Waktu Tutup
9. Ketua Jabatan melantik Jawatankuasa Pembuka Sebutharga secara bertulis.
10. Memasukkan anggaran harga Jabatan dalam peti sebutharga.
Peti Tawaran Sebutharga Mempunyai Dua (2) Kunci Berbeza dan Dipegang oleh Salah Seorang Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional
11. Menetapkan jam 12.00 tengah hari pada hari sebutharga ditutup (hari bekerja) sebagai tarikh tutup pelawaan dan tawaran yang lewat tidak akan diterima.
Tempoh Sah Laku Sebutharga Adalah tidak Melebihi 90 Hari Selepas Sebutharga Ditutup
Permohonan Lewat Diterima, Dicop LEWAT dengan Waktu Terimaan dan Ditandatangani oleh Pengantar Dokumen Serta Dokumen Tidak Diproses
12. Menyediakan senarai semak dokumen yang dikemukakan oleh penyebutharga untuk semakan Jawatankuasa Pembuka Sebutharga.
Senarai Semak Seperti di Lampiran B,SPP Bil. 5 Tahun 2009
Lampiran Q Direkodkan oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga (nombor siri, tarikh & masa buka sebutharga)
13. Menyediakan Kertas Taklimat Sebutharga. Maklumat yang Perlu Dimasukkan dalam Kertas Taklimat Sebutharga:
i. Salinan Borang/Notis Sebutharga; ii. Salinan Spesifikasi Sebutharga;iii. Jadual Sebutharga;iv. Senarai Syarikat yang Telah Dijemput
dan Syarikat yang Menjawab/Tidak Menjawab;
v. Salinan Sijil Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan/PKK/LPIPM/CIDB;
vi. Laporan Penilaian Sebutharga;
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 10 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 11
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
vii. Kertas Perakuan/Taklimat Sebutharga; dan
viii. Lain-lain Maklumat Berkaitan
14. Membuat penilaian dan kemukakan laporan kepada Urusetia Sebutharga oleh Jawatankuasa Penilaian Harga/Teknikal yang dilantik oleh Ketua Jabatan.
Laporan Penilaian Teknikal/Harga MESTI Ditandatangani oleh Ahli Jawatankuasa
15. Jawatankuasa Sebutharga yang dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan.
Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga Dipengerusikan oleh Pegawai yang Dilantik Secara Bertulis oleh Pegawai Pengawal
Pegawai yang Menanggung Kerja Ketua Jabatan Tidak Dibenarkan Mempengerusikan Mesyuarat Sebutharga
Pelaksanaan Integrity Pact (Lampiran D&E)
Keputusan Dicapai Secara Sebulat Suara dan Ditandatangani oleh Semua Ahli Mesyuarat
Keputusan TIDAK BOLEH Dibuat Secara Edaran
Keutamaan Bumiputera bagi Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan(SPP Bil. 4 Tahun 1995)
Jadual Sebutharga Ditandatangani oleh Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga
16. Menyimpan maklumat lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan Jawatankuasa Sebutharga.
Minit Mesyuarat Sebelumnya Hendaklah Disahkan
Menyedia dan Memfailkan Keputusan Minit Mesyuarat Sebutharga yang Telah Ditandatangani oleh Semua Ahli
17. Mempamerkan keputusan muktamad sebutharga di papan kenyataan Agensi.
Maklumat yang Perlu Dipamerkan: i. Nama Syarikat yang Berjaya;ii. Harga Tawaran; daniii. Tempoh Siap/Penghantaran
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 11 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD12
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
18. Mengeluarkan Pesanan Kerajaan/Inden Kerja dalam tempoh lima (5) hari setelah terima keputusan Jawatankuasa Sebutharga.
Seperti di Lampiran A6, SPP Bil. 5 Tahun 2009
Surat Setuju Terima (SST) dan Kontrak Disediakan Kepada Penyebutharga yang Berjaya Bagi Kontrak yang Melebihi RM200,000/berkala
Penyebutharga Berjaya Hendaklah Mengemukakan Bon Pelaksanaan bagi Kontrak yang Melebihi RM200,000
Memastikan Buku Daftar Sebutharga Direkod dan Diselenggara dengan Lengkap
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 12 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 13
CARTA ALIRAN: PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA
Mula
Sediakan Spesifikasi, Sahkan Peruntukan dan Laksanakan Kajian Pasaran.Semak Kelayakan Penyebutharga
Pelawa Sebutharga
Pamerkan Notis Sebutharga di Papan Kenyataan(sekurang-kurangnya 7 Hari)
Tutup Tawaran Sebutharga. Jawatankuasa Pembuka SebuthargaMembuka Peti Tawaran pada Tarikh dan Masa yang Ditetapkan
serta Merekod Nombor Kod Setiap Penyebut Harga.Penilaian Jawatankuasa Penilaian (harga & teknikal)
Sediakan Kertas Taklimat Sebutharga untuk Dimuktamadkanoleh Jawatankuasa Sebutharga
Jawatankuasa Sebutharga yang telah Dilantik Secara Bertulisoleh Pegawai Pengawal Memuktamadkan Keputusan
Bentangkan diLembaga Perolehan ‘B’Kementerian Kesihatan
Malaysia
Tidak Diperakukan
Diperakukan
>RM50,000>RM50,000
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 13 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD14
Keluarkan Pesanan Kerajaan/Inden Kerja/Surat Setuju Terima (SST) kepadaSyarikat yang Berjaya dalam Tempoh 5 Hari. Selenggara Buku
Daftar Sebutharga
Tamat
Pamerkan Keputusan Muktamad Jawatankuasa Sebutharga di PapanKenyataan Jabatan dengan Menyatakan Nama Syarikat yang Berjaya, Harga
Tawaran dan Tempoh Penghantaran/Siap Secepat Mungkin
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 14 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 15
PEROLEHAN SECARA TENDER
PUNCA KUASA:
1. SPP Bil. 5 Tahun 20072. Arahan Perbendaharaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Menerima permohonan untuk perolehan secara tender.
Nilai Perolehan Melebihi RM500,000
Perolehan Tidak Dibuat Secara PECAH KECIL
2. Menyediakan spesifikasi. Jawatankuasa Spesifikasi Hendaklah Dilantik oleh Ketua Agensi yang Menyediakan Spesifikasi
Spesifikasi yang Disediakan Hendaklah Ditanda Araskan (benchmark) dengan Barangan Buatan Tempatan yang Memenuhi Piawaian yang Diiktiraf
Bagi Perolehan Peralatan ICT, Spesifikasi Teknikal Hendaklah Diluluskan oleh MAMPU, JPM
Maklumat yang Perlu Disediakan: i. Maklumat Kualiti Barangan/
Perkhidmatan/Kerja;ii. Kegunaan;iii. Pembungkusan;iv. Warna;v. Kos Penyenggaraan;vi. Lokasi; dan vii. Lain-lain Maklumat Berkaitan
3. Mengesahkan peruntukan. Peruntukan Mencukupi
Pastikan Perolehan Melalui Tender TIDAK BOLEH Dibuat Secara Pecah Kecil
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 15 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD16
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
4. Melaksanakan kajian pasaran. Berdasarkan:i. Perolehan Lampau; dan/atauii. Modul Kajian Pasaran Sistem eP; dan/
atauiii. Maklumat Daripada Anggaran Syarikat/
Agensi Berkaitan
5. Tentukan syarat kelayakan petender untuk Pelaksanaan.
Bekalan/PerkhidmatanNilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak yang Melebihi RM500,000
KerjaNilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak yang Melebihi RM200,000
Tender Tidak Melebihi RM30 Juta Dipelawa Kepada Syarikat 100% Milik Warganegara Malaysia
Tender Bernilai RM30-50 Juta Dipelawa kepada:
i. Syarikat 100% Milik Warganegara Malaysia; atau
ii. Syarikat Tempatan yang Disenaraikan di Bursa Malaysia
Tender Melebihi RM50 Juta Dipelawa kepada:i. Syarikat 100% Milik Warganegara; atauii. Syarikat Tempatan yang Disenaraikan di
Bursa Malaysia; atauiii. Syarikat Usahasama yang
Diperbadankan di Malaysia dengan Syarat Pegangan Ekuiti Asing tidak Melebihi 49% dan Majoriti Ahli Lembaga Pengarah, Pengurusan dan Pekerja adalah Warganegara Malaysia.
6. Menyediakan dokumen tender. Maklumat yang Perlu Dimasukkan dalam Dokumen Tender:
i. Syarat-syarat dan Arahan kepada Petender (tawaran ex-stock TIDAK akan dipertimbangkan);
ii. Spesifikasi;
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 16 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 17
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
iii. Borang tender; Contoh Surat Setuju Terima Tender;
iv. Syarat-syarat Kontrak;v. Senarai Kuantiti/Ringkasan Tender;vi. Jadual Kadar Harga (jika berkenaan);vii. Lukisan Teknikal/Pelan (jika berkenaan)viii. Tempat Penghantaran;ix. Tempoh Siap Penghantaran;x. Cadangan Pemindahan Teknologi (jika
sesuai);xi. Prestasi/Rekod Pengalaman;xii. Profil dan Kedudukan Kewangan
Petender; danxiii. Senarai Semak Seperti di Lampiran A,
SPP Bil. 5 Tahun 2007
7. Mengiklankan tawaran tender. Tender tempatanSekurang-kurang Selama 21 Hari daripada Tarikh Dokumen Tender Dijual/Lawatan Tapak; dan
Sekurang-kurang dalam Satu (1) Akhbar Harian Utama Bahasa Melayu
Tender antarabangsaSekurang-kurang Selama 56 Hari daripada Tarikh Dokumen Tender Dijual/Lawatan tapak; dan
Sekurang-kurang dalam Satu (1) Akhbar Harian Utama Bahasa Melayu dan Satu (1) Akhbar Berbahasa Inggeris
Kemukakan Salinan Kenyataan Iklan Tender ke Laman Web Kementerian dan Pautan (hyperlink) kepada Portal MyGOVERNMENT (www.gov.my)
Masukkan Secara online Maklumat Tender Kerja di Laman Web LPIPM/CIDB
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 17 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD18
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
8. Mempelawa tender untuk setiap jenis perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja mengikut kod bidang yang telah ditetapkan.
Bekalan/PerkhidmatanBerdaftar dengan Kementerian Kewangan
KerjaBerdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor/CIDB/PUKONSA (Sabah)/UPKJ (Sarawak)
9. Memasukkan anggaran harga jabatan ke dalam peti tender.
Peti Tender Mempunyai Dua (2) Kunci Berbeza dan Dipegang oleh Salah Seorang Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional
10. Menyediakan senarai semak dokumen yang dikemukakan oleh petender untuk semakan Jawatankuasa Pembuka Peti Tender.
Seperti di Lampiran A, SPP Bil. 5 Tahun 2007
11. Menetapkan jam 12.00 tengah hari pada hari tender ditutup (hari bekerja) sebagai tarikh tutup pelawaan tender.
Tempoh Sah Laku Tender Minimum adalah 90 Hari Selepas Tender Ditutup
Tawaran Tender yang Lewat Diterima, Dicop LEWAT Dengan Waktu Terimaan dan Ditandatangani oleh Pengantar Dokumen serta Dokumen Tidak Diproses
12. Jawatankuasa Pembuka Peti Tender dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan.
Senarai Semak dan Borang Jadual Tender Dilengkapkan Seperti di Lampiran FI, F2 (bekalan/perkhidmatan) dan F3 (kerja)
Jadual Harga Tender Seperti di Lampiran G1 dan G2
13. Jawatankuasa Penilaian Teknikal/Harga hendaklah dilantik oleh Ketua Jabatan/Agensi yang mengiklankan tawaran tender.
Jawatankuasa Penilaian Teknikal Hendaklah Tidak Kurang daripada Tiga (3) Orang Ahli dan Seorang daripadanya Terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional
Jawatankuasa Penilaian Harga Hendaklah Tidak Kurang daripada Dua (2) Orang Ahli dan Seorang daripadanya Terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional
Penilaian Harga Secara Edaran TIDAK DIBENARKAN
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 18 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 19
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
Penilaian Tender Dilaksanakan Tidak Melebihi 30 Hari dari Tarikh Tawaran Tender Dikemukakan Kepada Jawatankuasa Penilaian
Laporan Penilaian Ditandatangani oleh Semua Ahli Jawatankuasa
14. Menyediakan Kertas Taklimat Tender untuk dibentangkan dalam Lembaga Perolehan KKM.
i. Laporan JK Penilaian Harga;ii. Laporan JK Penilaian Teknikal; daniii. Mengikut Format yang Telah Ditetapkan
15. Lembaga Perolehan KKM bersidang untuk memuktamadkan keputusan tender.
Lembaga Perolehan ‘A’ KKM bagi Nilai Perolehan Diantara RM20-RM50 Juta - Wakil Tetap adalah daripada Kementerian
Kewangan Malaysia
Lembaga Perolehan ‘B’ KKM bagi Nilai Perolehan Melebihi RM500,000 - RM20 juta - Wakil Tetap adalah daripada Jabatan Kerja
Raya
Pelaksanaan Integrity Pact (Lampiran D&E)
Keputusan Dicapai Secara Sebulat Suara dan Ditandatangani oleh Semua Ahli Mesyuarat
Keputusan TIDAK BOLEH Dibuat Secara Edaran
Keutamaan Bumiputera bagi Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan(SPP Bil. 4 Tahun 1995)
16. Menyimpan maklumat lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan Lembaga Perolehan KKM.
Menyedia dan Memfailkan Keputusan Minit Mesyuarat Lembaga Perolehan KKM
Minit Mesyuarat yang Lepas Hendaklah Disahkan oleh Ahli Jawatankuasa Lembaga Perolehan KKM
17. Mempamerkan keputusan muktamad tender di papan kenyataan agensi, laman web Kementerian dan pautan (hyperlink) kepada portal MyGOVERNMENT (www.gov.my).
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 19 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD20
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
18. Mengeluarkan Surat Setuju Terima (SST) kepada petender berjaya secepat mungkin sebaik sahaja keputusan Lembaga diperolehi dan dalam tempoh sah laku tender.
Berdasarkan Syarat yang Telah Ditetapkan dalam Dokumen Tender
SST Ditandatangani oleh Pegawai Awam yang Telah Diturunkan Kuasa Secara Bertulis oleh Menteri KKM di Bawah Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973)
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 20 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 21
CARTA ALIRAN: PEROLEHAN SECARA TENDER
Mula
Sediakan Spesifikasi, Pengesahan Peruntukandan Laksanakan Kajian Pasaran. Sediakan Dokumen Tender
Keluarkan Notis Iklan di Akhbar Utama
Tutup Tender. Dokumen Tender Dibuka dan Dikod Penyenaraian Hargaoleh Jawatankuasa Pembuka Tender yang Dilantik Secara Bertulis
Hantar Dokumen/Contoh untuk PenilaianJawatankuasa Penilaian Teknikal/Kewangan yang telah
Dilantik Secara Bertulis oleh Agensi yang Mengiklankan Tender
Terima Laporan Penilaian Teknikal/Harga dalam Tempoh 21 Haridaripada Tarikh Dokumen Dikemukakan
Sediakan Kertas Taklimat Tender untuk Dimuktamadkanoleh Lembaga Perolehan Kementerian Kesihatan Malaysia
Tidak Diperakukan
Mesyuarat Lembaga Perolehan Kementerian Kesihatan Malaysia
Diperakukan?
Diperakukan
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 21 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD22
Keluarkan Surat Setuju Terima (SST)kepada Syarikat yang Berjaya dalam Tempoh 5 Hari
Tamat
Tandatangan SST dan Pastikan Bon Pelaksanaan Diterima daripadaPetender Berjaya Sekiranya Nilai Perolehan Melebihi RM200,000.00
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 22 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 23
PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS
PUNCA KUASA:
1. Surat Arahan Perbendaharaan 17 April 20022. Surat Arahan Perbendaharaan 26 Mac 2008
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada pengguna hendaklah sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sebelum tarikh mula program/projek dilaksanakan.
Garis Panduan Permohonan Perolehan Secara Rundingan Terus
2. Pastikan maklumat-maklumat berikut disertakan bersama permohonan.
i. Pengesahan Peruntukan;ii. Justifikasi Permohonan; daniii. Dokumen Sokongan (sekiranya ada)
3. Sediakan deraf surat permohonan kepada Pegawai Pengawal dan diangkat ke Kementerian Kewangan.
Minit CeraianKertas Cadangan
4. Terima keputusan daripada Kementerian Kewangan.
5. a) Jika melibatkan UKAS, JPM:i. Permohonan diangkat kepada Unit
Kerjasama Awam Swasta (UKAS), JPM.ii. Jawatankuasa di peringkat UKAS
memproses permohonan dan diangkat ke Jemaah Menteri.
iii. Terima keputusan daripada UKAS.
i. Kertas Cadangan Syarikat;ii. Perakuan Pegawai Pengawal;iii. Perakuan MOF ke Kabinet; daniv. Keputusan Kabinet
6. Tubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga. Surat Pelantikan oleh Pegawai Pengawal
7. Keluarkan Surat Niat kepada syarikat/ pembekal.
8. Laksanakan proses rundingan harga.
9. Bentangkan keputusan rundingan harga di Lembaga Perolehan KKM/Jawatankuasa Sebutharga Agensi (mana yang berkaitan).
10. Kemukakan Surat Setuju Terima (SST) kepada syarikat yang berjaya.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 23 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD24
CARTA ALIRAN: PEROELHAN SECARA RUNDINGAN TERUS
Mula
Terima Permohonan daripada Pengguna
Sediakan Draf Surat Permohonan Kepada Pegawai Pengawaldan Surat Permohonan ke Kementerian Kewangan
Kemukakan Surat Permohonan kepada Kementerian KewanganSetelah Dipersetujui oleh Pegawai Pengawal
Terima Keputusan daripada Kementerian Kewangan
Kemukakan Permohonan Kepada UKAS untuk Diangkat ke Jemaah Menteri
Terima Keputusan daripada UKAS
Tubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga
Laksanakan Proses Rundingan Harga
Bentangkan Keputusan Rundingan Harga di Lembaga Perolehan KKM
Kemukakan Surat Setuju Terima (SST) kepada Syarikat yang Berjaya
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 24 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 25
Maklumkan Keputusan Lembaga Perolehan KKMkepada Kementerian Kewangan
Dapatkan Pengesahan Bon Pelaksanaan daripada Institusi Kewangan
Tandatangan Dokumen Perjanjian
Tamat
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 25 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD26
PERMOHONAN KELULUSAN BARANGAN IMPORT DARIPADA KEMENTERIAN PERDAGANGAN ANTARABANGSA DAN INDUSTRI (MITI)
PUNCA KUASA:
1. SPP Bil. 7 Tahun 20022. Borang Lampiran A daripada laman web MITI
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Mengenal pasti peralatan yang diperlukan oleh hospital melalui semakan dengan Jabatan di hospital/klinik yang terlibat.
2. Menyediakan senarai cadangan Pelantikan Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi.
Senarai Nama Pengerusi dan Ahli
3. Ketua Jabatan melantik Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi.
Senarai Cadangan Nama Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi
4. Menyediakan senarai cadangan pelantikan Jawatankuasa Penilaian Teknikal (JKPT) dan Jawatankuasa Penilaian Harga (JKPH) untuk tujuan pelantikan.
Senarai Nama Pengerusi dan Ahli
5. Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi menyediakan spesifikasi.
6. Melaksanakan market survey/semakan perolehan lampau untuk mengenalpasti jenama, model, negara pembuat dan anggaran harga jabatan.
7. Memastikan peruntukan mencukupi. Surat Pengesahan Peruntukan dari PTJ Berkaitan
8. Mengemukakan permohonan ke Bahagian Perolehan dan Penswastaan (tender) ataupun Bahagian Kewangan Hospital (sebutharga) untuk tujuan permohonan barangan import dan pelantikan Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Harga.
i. Spesifikasi;ii. Surat Pengesahan Peruntukan;iii. Anggaran Harga Jabatan;iv. Jenama, Model, Negara Pembuat; danv. Senarai Cadangan Jawatankuasa
Penilaian Teknikal dan Harga
9. Melantik Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Harga.
i. Senarai Cadangan Jawatankuasa Penilaian Teknikal; dan
ii. Senarai Cadangan Jawatankuasa Penilaian Harga
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 26 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 27
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
10. Menyediakan surat permohonan kelulusan barangan import ke MITI.
i. Spesifikasi;ii. Anggaran Harga Jabatan;iii. Jenama, Model, Negara Pembuat;iv. Surat Permohonan ke MITI; danv. Lampiran A (borang daripada MITI)
11. Mengemukakan surat permohonan kelulusan barangan import ke MITI.
i. Spesifikasi;ii. Anggaran Harga Jabatan;iii. Jenama, Model, Negara Pembuat;iv. Surat Permohonan ke MITI; danv. Lampiran A (borang daripada MITI)
12. Menunggu kelulusan barangan import daripada MITI.
13. Setelah menerima keputusan daripada MITI, semakan terhadap keputusan MITI perlu dibuat samada pihak MITI meluluskan barangan import ataupun tidak.
Surat Keputusan daripada MITI
14. Sekiranya MITI meluluskan barangan import maka proses pengiklanan boleh dimulakan.
15. Sekiranya MITI tidak meluluskan barangan import maka perlu mengenal pasti syarikat pengeluar tempatan yang disyorkan oleh MITI.
Surat Keputusan daripada MITI
16. Setelah mengenal pasti syarikat pengeluar tempatan maka dapatkan spesifikasi dan katalog daripada pengeluar tempatan untuk penilaian teknikal.
i. Spesifikasi Peralatan daripada Pengeluar Tempatan; dan
ii. Katalog
17. JKPT perlu membuat penilaian teknikal bagi barangan tempatan.
i. Spesifikasi Peralatan daripada Pengeluar Tempatan;
ii. Katalog; daniii. Spesifikasi Jabatan Pengguna
18. Sekiranya JKPT meluluskan spesifikasi barangan tempatan maka urusan perolehan boleh dilaksanakan dengan mempelawa pengeluar tempatan.
Laporan Penilaian Teknikal bagi Peralatan daripada Pengeluar Tempatan
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 27 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD28
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
19. Sekiranya JKPT tidak meluluskan spesifikasi barangan tempatan maka rayuan ke MOF perlu dibuat supaya dapat memperolehi barangan import kerana barangan tempatan tidak lulus teknikal.
i. Surat Keputusan daripada MITI;ii. Laporan Penilaian Teknikal bagi
Peralatan daripada Pengeluar Tempatan;iii. Spesifikasi Peralatan daripada Pengeluar
Tempatan;iv. Katalog;v. Spesifikasi Jabatan Pengguna;vi. Surat Permohonan ke MOF; danvii. Borang permohonan ke MOF
20. Setelah menerima kelulusan daripada MOF, pelaksanaan perolehan secara tender/sebutharga perlu dilaksanakan untuk memperolehi barangan import.
Surat kelulusan daripada MOF
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 28 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 29
CARTA ALIRAN: PERMOHONAN KELULUSAN BARANGAN IMPORT DARIPADA
KEMENTERIAN PERDAGANGAN ANTARABANGSA DAN INDUSTRI (MITI)
Mula
Kenal Pasti Alat yang Hendak Dibeli
Sediakan Senarai Cadangan Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi
Pelantikan Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi
Menyediakan Senarai Cadangan PelantikanJawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga
Penyediaan Spesifikasi oleh Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi
Melaksanakan Market Survey/Semakan Perolehan Lampauuntuk Mengenal Pasti Jenama, Model, Negara Pembuat
dan Anggaran Harga Jabatan
Memastikan Peruntukan Mencukupi
Mengemukakan Permohonan ke Bahagian Perolehandan Penswastaan (tender) ataupun Bahagian Kewangan
Hospital (sebutharga) untuk Tujuan Permohonan Barangan Importdan Pelantikan Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Harga
Melantik Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Harga
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 29 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD30
Menyediakan Surat Permohonan Kelulusan Barangan Import ke MITI
Mengemukakan Surat Permohonan Kelulusan Barangan Import ke MITI
Menunggu Kelulusan Barangan Import daripada MITI
Sekiranya MITIMeluluskan Barangan
Import makaProses Pengiklanan
Boleh Dimulakan
Tidak LulusMITI
LulusMITI
Setelah Menerima Keputusan daripada MITI,Semakan Terhadap Keputusan MITI Perlu Dibuat Sama Ada Pihak MITI
Meluluskan Barangan Import ataupun Tidak
Sekiranya MITI TidakMeluluskan Barangan
Import maka PerluMengenal Pasti Syarikat
Pengeluar Tempatan yangDisyorkan oleh MITI
Tender/Sebutharga
KeputusanMITI
Setelah Mengenal PastiSyarikat Pengeluar
Tempatan maka DapatkanSpesifikasi dan Katalog
dari Pengeluar Tempatanuntuk Penilaian Teknikal
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 30 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 31
PenilaianTeknikal
Tamat
Setelah MenerimaKelulusan daripada MOF,Pelaksanaan Perolehan
Secara Tender/Sebutharga
Perlu Dilaksanakan
Sekiranya JKPT TidakMeluluskan Spesifikasi
Barangan Tempatanmaka Rayuan ke MOFPerlu Dibuat supayaDapat Memperolehi
Barangan Import KeranaBarangan TempatanTidak Lulus Teknikal
JKPT Perlu MembuatPenilaian Teknikal
Barangan Tempatan
Sekiranya JKPTMeluluskan Spesifikasi
Barangan Tempatanmaka Urusan Perolehan
Boleh Dilaksanakandengan MempelawaPengeluar Tempatan
Tender/Sebutharga
Tidak LulusTeknikal
LulusTeknikal
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 31 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD32
PEROLEHAN SECARA eBIDDING
PUNCA KUASA:
1. SPP Bil. 2 Tahun 20122. Tatacara Pengurusan Perolehan secara eBidding3. Arahan Perbendaharaan4. Manual Pengguna Modul eBidding
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
KAWALAN UMUM
1. Urus setia menerima permohonan perolehan daripada pengguna.
2. Urus setia mengesahkan peruntukan. Peruntukan Mencukupi
3. Urus setia memastikan had nilai perolehan sama atau melebihi RM50,000.
Jika Kurang daripada RM50,000, Melaksanakan Perolehan Secara Pembelian Terus Melalui Sistem eP
4. Urus setia memastikan perolehan mematuhi kriteria eBidding.
Kriteria eBidding:i. Perolehan Bekalan/Perkhidmatan dan
Sistem Panel;ii. Spesifikasi/Skop yang Standard/
Seragam;iii. Siap untuk Diguna Pakai;iv. Tidak Disuai Padan (customized); atauv. Tidak Memerlukan Penilaian yang
KompleksJika Tidak, Laksanakan Perolehan Secara Sebutharga/Tender Melalui Sistem eP
5. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan melantik:i. Pelulusii. Jawatankuasa Pra-Kelayakan
Surat Lantikan Pelulus dan Jawatankuasa Pra-Kelayakan
PERINGKAT PERSEDIAAN
6. Urus setia menyemak dan memastikan terdapat minimum lima (5) pembekal yang layak melalui menu ‘Semakan Bilangan Pembekal’.
Kod Bidang dan Kriteria Kelayakan Pembekal yang Ingin Dicadangkan (jika ada)
Jika Kurang, Melaksanakan Perolehan Secara Sebutharga/Tender Melalui Sistem eP
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 32 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 33
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
7. Urus setia menubuhkan Jawatankuasa Pra-Kelayakan dan diluluskan oleh Pegawai Pelulus.
Minimum Tiga (3) Ahli Termasuk Minimum Seorang Pegawai yang Mahir, Berpengalaman dan Berkelayakan Tentang Barangan/Perkhidmatan Tersebut
Pengerusi Dilantik Secara Bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan Mengikut Nilai Perolehan seperti Berikut:
i. Melebihi RM50,000 hingga RM500,000 Pegawai Kumpulan P&P/Gred Lain yang Bersesuaian (jika tiada pegawai kumpulan P&P) dengan Kelulusan Bertulis daripada Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga; atau
ii. Melebihi RM500,000 Pegawai Kumpulan P&P
8. Jawatankuasa Pra-Kelayakan menetapkan Kriteria Kelayakan Pembekal (jika ada).
i. Kriteria Kelayakan Pembekal:ii. Berdaftar dengan Kementerian
Kewangan;iii. Kod Bidang yang Sesuai;iv. Tempoh Pendaftaran Sentiasa Sah
(valid);v. Pilihan Negeri (locality);vi. Modal Berbayar; danvii. Lain-lain Perkara Bersesuaian.
9. Jawatankuasa Pra-Kelayakan menyediakan Spesifikasi.
Berdasarkan Kriteria eBidding
10. Jawatankuasa Pra-Kelayakan menyediakan Kriteria Penilaian Pra-Kelayakan.
i. Kriteria Penilaian Pra-Kelayakan:ii. Tawaran harga Pra-Kelayakan
(permulaan) Pembekal Hendaklah dalam Lingkungan Nilai Peratusan yang Dianggarkan oleh Agensi;
iii. Pematuhan Spesifikasi Mandatori;iv. Pengalaman Minimum di Dalam Skop
Bidang Bekalan/Perkhidmatan;v. Keperluan Minimum Kakitangan
Teknikal/Jawatan-jawatan Lain Berkaitan; atau
vi. Lain-lain Perkara Bersesuaian.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 33 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD34
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
11. Urus setia menetapkan Anggaran Harga Jabatan.
Berdasarkan:i. Harga Pasaran Semasa; dan/atauii. Harga Pembelian Lampau
12. Urus setia menetapkan Syarat/Terma dan Arahan kepada Pembekal semasa sertai eBidding.
Masukkan Peruntukan ‘Bantahan ke atas Spesifikasi yang Menjurus kepada Sesuatu Jenama’ dalam Notis/Dokumen atau Taklimat/Lawatan (jika ada)
13. Urus setia menyediakan Jadual Pelaksanaan/Bida.
Maklumat dalam Jadual Pelaksanaan/Bida:i. Tarikh Taklimat/Lawatan Tapak (jika
perlu);ii. Tarikh Mula dan Tarikh Tutup Notis
Pelawaan;iii. Tarikh Jemputan Pembekal yang Layak
Menyertai Bidaan atas Talian;iv. Tarikh Pengesahan Jemputan; danv. Tarikh, Masa Mula dan Masa Tamat
Bidaan atas TalianPersetujuan Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai yang Diturunkan Kuasa jika Terdapat Perubahan kepada Tarikh-tarikh Pelaksanaan eBidding
14. Urus setia menyediakan Pelan Kontingensi. Rujukan: Para 10, SPP Bil. 10 Tahun 2012
PERINGKAT PRA-KELAYAKAN
15. Urus setia mencipta permintaan eBidding. Maklumat Permintaan eBidding untuk Dikunci Masuk:
i. Pemilihan Kod Bidang;ii. Jawatankuasa Pra-Kelayakan;iii. Kriteria Kelayakan Pembekal;iv. Perincian Bida;v. Jadual Pelaksanaan/Bida;vi. Setting Paparan Pembekal; danvi. Perincian Item
16. Pelulus meluluskan permintaan eBidding.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 34 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 35
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
17. Urus setia menyemak paparan automatik Notis Pelawaan eBidding di Portal eP.
Tempoh Notis Pelawaan eBidding:i. Minimum 5 Hari Berdasarkan Anggaran
Harga Jabatan dalam Nilai Sebutharga; atau
ii. Minimum 14 hari Berdasarkan Anggaran Harga Jabatan dalam Nilai Tender; dan
Waktu Terakhir Terima Tawaran Pra-Kelayakan oleh Pembekal (tarikh tamat tempoh Notis Pelawaan eBidding):Jam 12.00 Tengah Hari (hari bekerja)
18. a) Jika eBidding TIDAK melibatkan taklimat/lawatan tapak: Urus setia menyemak dan memastikan minimum lima (5) pembekal (kecuali perolehan Sistem Panel) yang mengunci masuk dan menyerah tawaran permulaan.
b) Jika eBidding melibatkan taklimat/lawatan tapak:i. Pastikan minimum lima (5) pembekal
hadir taklimat pembekal/lawatan tapak1; dan
ii. Kunci masuk Pendaftaran Kehadiran Pembekal.
Jika Kurang, Melaksanakan Perolehan Secara Sebutharga/Tender Melalui Sistem eP
Jika Kurang, Melaksanakan Perolehan Secara Sebutharga/Tender Melalui Sistem eP
19. Jawatankuasa Pra-Kelayakan membuat penilaian Pra-Kelayakan untuk mengesyorkan senarai pendek minimum lima (5) pembekal yang layak kepada Urus Setia untuk pertimbangan Lembaga Perolehan/ Jawatankuasa Sebutharga.
Jika Kurang, Menghentikan dan Membatalkan Proses eBidding
20. Jawatankuasa Sebutharga/Lembaga Perolehan membuat perakuan senarai pendek minimum tiga (3) pembekal yang layak1
(kecuali perolehan Sistem Panel) dalam tempoh 14 hari dari tarikh tamat tempoh Notis Pelawaan eBidding.
Jawatankuasa SebuthargaAnggaran Harga Jabatan Melebihi RM50,000 - RM500,000; atau
Lembaga PerolehanAnggaran Harga Jabatan Melebihi RM500,000
Jika Kurang, Menghentikan dan Membatalkan Proses eBidding
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 35 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD36
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
21. Urus setia mempelawa minimum tiga (3) pembekal yang disenarai pendek oleh Jawatankuasa Sebutharga/Lembaga Perolehan untuk bidaan atas talian.
22. Urus setia memastikan minimum tiga (3) pembekal yang dipelawa mengesahkan penyertaan bidaan atas talian.
Jika Kurang, Menghentikan dan Membatalkan Proses eBidding
PERINGKAT BIDAAN ATAS TALIAN
23. Urus setia memantau bidaan oleh pembekal. Tempoh Masa:Minimum 1 jam/Maksimum 2 jam;
Nilai Penurunan Minimum Bidaan:
Anggaran Harga Jabatan
Nilai Penurunan Minimum
Melebihi RM50,000 – RM500,000
RM200
Melebihi RM500,000 – RM1 juta
RM1,000
Melebihi RM1 juta RM2,500
Tempoh Sah Laku Tawaran Pembida:45 Hari dari Tarikh Bidaan atas Talian
24. Urus setia menyediakan dan menyerahkan penjadualan akhir bidaan kepada Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebutharga.
Jadual Pelaksanaan/Bida yang Dikemaskini
Persetujuan Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai yang Diturunkan Kuasa jika Terdapat Perubahan kepada Tarikh-tarikh Pelaksanaan eBidding
25. Jawatankuasa Sebutharga/Lembaga Perolehan memutuskan pembekal yang berjaya:
i. secara mesyuarat/edaran;ii. dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja
selepas tamat tarikh bidaan atas talian; dan
iii. berdasarkan pembida dengan harga tawaran terendah.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 36 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 37
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
PERINGKAT PEMILIHAN AKHIR PEMBEKAL
26. Urus setia mengeluarkan SST melalui sistem dalam tempoh satu (1) hari dari keputusan Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebutharga.
27. a) Urus setia memastikan pembida berjaya mengesahkan dan mengembalikan SST melalui sistem dalam tempoh 14 hari dari tarikh ianya dikeluarkan.
Makluman Keputusan kepada Semua Pembida yang Gagal Dijana Secara Automatik oleh Sistem
b) Jika pembida berjaya menolak SST/tidak mengesahkan SST mengikut tempoh, urus setia memutuskan tindakan bersesuaian:i. Keluarkan SST kepada pembida di
kedudukan berikutnya; atauii. Bidaan semula (tanpa menjemput
pembida yang menolak/tidak mengesahkan SST mengikut tempoh) melibatkan minimum tiga (3) pembida; atau
iii. Batal eBidding oleh Pelulus; daniv. Laporkan kepada Bahagian Perolehan
Kerajaan, Kementerian Kewangan dengan segera.
28. Urus setia memastikan pembekal mengemukakan Bon Pelaksanaan1 berserta SST (jika berkaitan) melalui sistem dalam tempoh 14 hari dari tarikh SST dikeluarkan.
PERINGKAT OBLIGASI KONTRAK
29. Pentadbir kontrak menerima dan mengesahkan Bon Pelaksanaan1 (jika berkaitan).
30. Pentadbir kontrak menyediakan dan mengunci masuk maklumat kontrak (jika berkaitan).
Maklumat Kontrak:i. Nama Kontrak;ii. Nilai Kontrak;iii. Tempoh Kontrak;iv. Bon Pelaksanaan;v. Syarikat Pembekal; danvi. Lain-lain Maklumat Berkaitan
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 37 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD38
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
31. Melaksanakan pentadbiran kontrak1
1 Secara manual2 Pelulus bermaksud Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai yang diturunkan kuasa secara bertulis
untuk meluluskan pelaksanaan eBidding
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 38 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 39
CARTA ALIRAN: PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Mula
Terima Permohonan Perolehan
Pengesahan Peruntukan
Pastikan Had Nilai Perolehan Melebihi RM50,000
KAWALAN UMUM
Pastikan Perolehan MematuhiKriteria eBidding
Pembelian TerusMelalui eP
<RM50,000/>RM50,000
Tidak
Ya
Sebutharga/TenderMelalui eP
Patuhi KriteriaeBidding?
>RM50,000 <RM50,000
Lantik:i) Pelulusii) Jawatankuasa Pra-Kelayakan
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 39 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD40
Sebutharga/TenderMelalui eP
Semak dan PastikanMinimum 5 Pembekal yang Layak
Melebihi5 Pembekal?
PERINGKATPERSEDIAN
Ya
Tubuh dan LuluskanJawatankuasa Pra-Kelayakan
Tetapkan KriteriaKelayakan Pembekal
Sediakan Spesifikasi
Sediakan KriteriaPenilaian Pra-Kelayakan
Tetapkan Anggaran Harga Jabatan
Tetapkan Syarat/Termadan Arahan kepada Pembekal
Sediakan JadualPerlaksanaan/Bida
Sediakan Pelan Kontingensi
Tidak
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 40 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 41
Cipta Permintaan eBidding
Ya
PERINGKATPRA-KELAYAKAN
Luluskan Permintaan eBidding
Semak Notis Pelawaan eBidding
Jika TIDAK MelibatkanTaklimat/Lawatan Tapak:Semak dan Pastikan Minimum5 Pembida yang Kunci Masukdan Serahkan TawaranPermulaan
Jika MELIBATKAN Taklimat/Lawatan Tapak:i. Pastikan Minimum 5 Pembekal Hadir Taklimat; Pembekal/Lawatan Tapak1; danii. Kunci Masuk Pendaftaran Kehadiran Pembekal; daniii. Pastikan Minimum 5 Pembida yang Kunci Masuk dan Serah Tawaran Permulaan
Sebutharga/TenderMelalui eP
Melebihi 5Pembekal/Pembida
Tidak
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 41 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD42
Ya
Buat Penialaian Pra-Kelayakanuntuk Senarai Pendek Sekurang-
kurangnya 5 Pembekal yang Layak
Buat Perakuan Senarai PendekSekurang-kurangnya 3 Pembekalyang Layak1 dalam Tempoh 5 atau
14 Hari Mengikut AnggaranHarga Jabatan
Pelawa Pembekal yang telahDisenaraikan Pendek untuk
Bidaan atas Talian
Semak dan Pastikan Sekurang-kurangnya 3 Pembida yang
Sahkan PenyertaanBidaan atas Talian
Henti dan Batal Proses eBidding
Sekurang-kurangnya5 Pembekalyang layak
Tidak
Ya
Henti dan Batal Proses eBidding
Sekurang-kurangnya3 Pembekalyang layak
Tidak
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 42 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 43
Pantau Bidaan oleh PembekalMengikut Nilai Penurunan dan
Tempoh 1-2 Jam yang Ditetapkan
PERINGKATBIDAAN ATASTALIAN
Sedia dan Serah PenjadualanAkhir Bidaan Kepada Lembaga
Perolehan/JawatankuasaSebutharga
Putuskan Pembekal yang Berjayadalam Tempoh 7 Hari Bekerja
Selepas Tamat TarikhBidaan atas Talian
Keluarkan SST Melalui Sistemdalam Tempoh 1 Hari
PERINGKATPEMILIHANAKHIRPEMBEKAL
Pastikan Pembida yang BerjayaSahkan SST Melalui Sistem
dalam Tempoh 14 Hari
Ya
Henti dan Batal Proses eBidding
Sekurang-kurangnya3 Pembidayang layak
Tidak
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 43 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD44
Pastikan Pembekal KemukakanBon Pelaksanaan1 (jika berkaitan)
dalam Tempoh 14 Hari
Terima dan Sahkan BonPelaksanaan1 (jika berkaitan)
Sediakan dan Kunci MasukMaklumat Kontrak (jika berkaitan)
Laksanakan Pentadbiran Kontrak1
Tamat
PERINGKATOBLIGASIKONTRAK
Ambil Tindakan Bersesuaiandan Lapor Segera ke MOF
Pembida BerjayaSahkan SST
Tidak
Ya
1 Secara manual2 Pelulus bermaksud Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai yang diturunkan kuasa secara bertulis
untuk meluluskan pelaksanaan eBidding
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 44 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 45
SEBUTHARGA/TENDER SECARA ePEROLEHAN
PUNCA KUASA:
1. SPP Bil. 5 Tahun 20072. SPP Bil. 6 Tahun 20083. SPP Bil. 5 Tahun 20094. Arahan Perbendaharaan5. Manual Panduan Pengguna ePerolehan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
KAWALAN UMUM
1. a) Laksanakan ePerolehan bagi semua PTJ yang eP enabled.
Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan(Pembelian Terus/Sebutharga/Tender/Kontrak Kementerian/Kontrak Pusat/Panel dan Tidak Termasuk Perkhidmatan Perunding); dan
Laporan Bulanan Penggunaan eP oleh CDCSB
b) Jika tidak laksanakan ePerolehan:i. PTJ kemukakan permohonan berserta
justifikasi kepada Bahagian Perolehan dan Penswastaan KKM; dan
ii. Bahagian Perolehan dan Penswastaan KKM kemuka permohonan kelulusan pengecualian kepada MOF melalui Pegawai Pengawal.
Tujuan:Membolehkan Unit eP, MOF dan CDCSB untuk Mengenal Pasti Kekangan yang Dihadapi oleh PTJ Berkenaan bagi Tujuan Pembangunan ‘Next Gen eP 2015’
PERSEDIAAN AWAL
2. Sediakan infrastruktur. i. Kemudahan ICT Boleh Diguna Pakai;ii. Pengguna Berikut Hadir Latihan;
- Urus Setia Sebutharga/Tender; - Pelulus; - Pengerusi Jawatankuasa Penyediaan
Spesifikasi; - Pengerusi Jawatankuasa Pembuka
Sebutharga/Tender; - Pengerusi Jawatankuasa Penilaian
Teknikal; - Pengerusi Jawatankuasa Penilaian
Kewangan; dan - Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga/
Lembaga Perolehan
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 45 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD46
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
iii. Semua Pengguna Dibekalkan Kad Pintar Berdasarkan Kuasa dan/atau Had Nilai yang Ditetapkan; dan
iv. Profil Pengguna Diwujudkan dan Aktif di Dalam Sistem eP
3. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan laksanakan penurunan kuasa1 kepada Pegawai Pelulus.
Surat Penurunan Kuasa Melulus Berdasarkan Had Nilai Perolehan
4. Bentuk jawatankuasa dalam sistem. Surat Lantikan Ahli Jawatankuasa: i. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi;ii. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga/
Tender;iii. Jawatankuasa Penilaian Teknikal; daniv. Jawatankuasa Penilaian Kewangan
PENYEDIAAN DOKUMEN SEBUTHARGA/TENDER
5. Muatnaik softcopy dokumen sebutharga/tender ke dalam sistem(saiz maksimum 10MB, jika lebih guna kaedah zip/compressed file.
Dokumen Sebutharga/Tender
PELAWAAN SEBUTHARGA/TENDER
6. Semak dan pastikan hanya pembekal/syarikat yang eP enabled dibenarkan sertai sebutharga/tender.
Pendaftaran Pembekal dengan MOF
7. Pelawa minimum lima (5) pembekal/syarikat yang layak bagi sebutharga.
PEMBERITAHUAN SEBUTHARGA/PENGIKLANAN TENDER
8. Semak paparan Notis Sebutharga/Iklan Tender yang dijana secara automatik di Papan Kenyataan Sebutharga/Tender dalam laman web eP pada tarikh yang ditetapkan oleh Kementerian/Jabatan.
Tarikh Tutup Sebutharga/Tender Minimum 7 Hari (sebutharga)/21 Hari (tender) dari Tarikh Sebutharga/Tender Mula Dipelawa atau Tarikh Taklimat/Lawatan Tapak/Premis, yang Mana Terkemudian
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 46 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 47
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
Tetapkan Jam 12 Tengah Hari Pada Hari Sebutharga/Tender Ditutup (hari bekerja) Sebagai Waktu Tutup Tawaran Sebutharga/Tender. Selepas Waktu Tersebut, Dokumen Sebutharga/Tender akan Dikeluarkan Secara Automatik daripada Papan Kenyataan Sebutharga/Tender dalam Laman Web eP dan Tawaran Tidak Dapat Diserah dalam Sistem
Tender tempatanIklankan dalam Sekurang-Kurangnya 1 Akhbar Harian Utama Bahasa Melayu dan Masukkan Sesalinan Iklan ke dalam Laman Web Serta Pautan (hyperlink) ke Portal MyGOVERNMENT
PENYERAHAN TAWARAN SEBUTHARGA/TENDER
9. Beri peringatan kepada pembekal/syarikat untuk serah tawaran secara atas talian ke dalam sistem dan secara manual sebagai back up.
Nyatakan Peraturan Berkaitan Penggunaan Tawaran yang Dihantar Secara Manual Sekiranya Terdapat Ganggungan kepada Sistem eP Berlaku dalam Dokumen Sebutharga/Tender dan Maklumkan kepada Pembekal:
“Tawaran yang Dihantar Secara Manual Hanya boleh Diguna Pakai apabila Gangguan kepada Sistem eP (aplikasi, pangkalan data dan infrastruktur di Data Centre eP) yang Diperakukan oleh Unit eP Berlaku pada Hari Sebutharga Ditutup dan Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga Tidak Memberi Pelanjutan Waktu dan Tarikh Tutup. Proses Selanjutnya Hendaklah Dibuat Secara Manual Sehingga Selesai Proses Pengeluaran SST. Proses di dalam Sistem Akan Dihentikan Setakat Waktu dan Tarikh Tutup Tawaran Sebutharga. Tawaran Secara atas Talian yang Dihantar Tidak akan Diguna Pakai di dalam Proses Penilaian dan Pemilihan.”
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 47 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD48
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
PEMBUKAAN PETI TAWARAN SEBUTHARGA/TENDER
10. Buka peti tawaran pada masa dan tarikh yang ditetapkan:a) Secara manual
(hanya jika terdapat gangguan kepada sistem eP)
- Buka Peti Tawaran Sebutharga/Tender; dan
- Serah tawaran sebutharga/tender dan dokumen sokongan kepada Urus Setia Sebutharga/Tender
- Kemukakan laporan1 seperti di Lampiran III, SPP 6/2008 jika laksanakan Sebutharga/Tender secara manual kepada Unit eP dalam tempoh 10 hari bekerja.
b) Secara atas talian - Buka peti elektronik; - Cetak maklumat untuk penilaian; dan - Tandatangan, catatkan nama dan
jawatan Ahli Jawatankuasa Pembuka Sebutharga/Tender pada Jadual Sebutharga/Tender yang dijana dari sistem dan pamer di Papan Kenyataan.
Perakuan Bertulis oleh Unit eP, Kementerian Kewangan
PENILAIAN TEKNIKAL DAN KEWANGAN
11. Edar Jadual Perbandingan yang dijana dari sistem, dokumen tawaran sebutharga/tender dan dokumen sokongan/sampel (jika berkaitan) kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Kewangan.
12. Semak Buletin Tindakan dalam sistem untuk tentukan sebutharga/tender telah dibuka dan sedia dinilai.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 48 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 49
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
13. Laksanakan proses penilaian:i. Secara bermesyuarat;ii. Muat naik laporan penilaian/dokumen
berkaitan ke dalam sistem; daniii. Cetak, tandatangan1 dan simpan laporan
untuk rujukan.
PERAKUAN KEPADA JAWATANKUASA SEBUTHARGA/LEMBAGA PEROLEHAN
14. Satukan laporan penilaian daripada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Kewangan yang dijana melalui sistem.
Laporan Jawatankuasa Penilaian TeknikalLaporan Jawatankuasa Penilaian Kewangan
15. Sediakan Laporan Urusetia1, muat naik ke dalam sistem, senaraikan penyebut harga ikut keutamaan dan serah secara atas talian kepada Jawatankuasa Sebutharga/Lembaga Perolehan untuk pertimbangan.
16. Cetak dokumen melalui sistem dan edar kepada semua Ahli Jawatankuasa Sebutharga sebelum mesyuarat.
PERTIMBANGAN JAWATANKUASA SEBUTHARGA/LEMBAGA PEROLEHAN
17. Semak Buletin Tindakan dalam sistem untuk pastikan sebutharga/tender telah sedia untuk pertimbangan.
18. Laksanakan proses pertimbangan:i. Secara bermesyuarat;ii. Muat naik keputusan ke dalam sistem;
daniii. Cetak, tandatangan1 dan simpan laporan
untuk rujukan.
SURAT NIAT DAN SURAT SETUJU TERIMA
19. Keluarkan Surat Niat dan/atau SST secara atas talian, cetak dan hantar kepada penyebut harga yang berjaya.
20. Pastikan penyebut harga peraku/sahkan penerimaan surat secara atas talian dalam tempoh lima (5) hari.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 49 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD50
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
DOKUMEN KONTRAK
21. Muat naik dokumen kontrak yang telah ditandatangani1 ke dalam sistem dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh SST ditandatangani dan dikembalikan oleh penyebut harga yang berjaya.
PENJANAAN LAPORAN
22. Jana laporan berikut daripada sistem sepanjang tempoh sebutharga dilaksanakan untuk rekod:a) Laporan Diari Pengesanan Permintaan;b) Laporan Diari Pengesanan Sebutharga/
Tender;c) Laporan Perincian Cadangan;d) Laporan Perincian Sebutharga/Tender; dane) Laporan Perincian Penilaian Sebutharga/
Tender.
LAPORAN eBIDDING
23. Kemuka Laporan “Pelaksanaan Sekurang-kurangnya 75% Perolehan Kerajaan melalui Sistem ePerolehan” ke Cawangan Audit Dalam KKM melalui Bahagian Perolehan dan Penswastaan KKM mengikut suku tahun untuk pemantauan.
Format Laporan eBidding oleh MoF
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 50 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 51
CARTA ALIRAN: SEBUTHARGA/TENDER SECARA ePEROLEHAN
Mula
Sedia Infrastruktur
Buat Penurunan Kuasa1 Kepada Pengawai Pelulus
Bentuk Jawatankuasa
Muatnaik Softcopy Dokumen Sebutharga/Tender
Semak Bilangan Pembekal/Syarikat yang Layak
Pelawa Minimum 5 Pembekal/Syarikat
Semak Paparan di Papan Kenyataan Sebutharga/Tenderdalam Laman Web eP
PERSEDIAAN AWAL
PENYEDIAAN DOKUMENSEBUTHARGA/TENDER
PELAWAAN SEBUTHARGA/TENDER
PEMBERITAHUAN SEBUTHARGA/PENGIKLANAN TENDER
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 51 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD52
BukaPeti Elektronik
Edar Jadual Perbandingan
Ada Gangguankepada Sistem eP?
Tidak
Ya
Kemuka Laporanke Unit eP, MOFdalam Tempoh10 Hari Bekerja
Semak Buletin Tindakan
PENILAIAN TEKNIKALDAN KEWANGAN
Laksanakan Proses Penilaian1
Beri Peringatan1 Kepada Pembekal/Syarikatuntuk Turut Serah Tawaran secara Manual
Buka Peti secara Manual dan Teruskan Proses PerolehanSebutharga/Tender secara Manual sehingga Pengeluaran SST
PENYERAHAN TAWARANSEBUTHARGA/TENDER
PEMBUKAAN PETI TAWARANSEBUTHARGA/TENDER
Satukan Laporan
PERAKUAN KEPADA JAWATANKUASASEBUTHARGA/LEMBAGA PEROLEHAN
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 52 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 53
Pastikan Penyebutharga Peraku/SahkanPenerimaan dalam Tempoh 5 Hari
Muatnaik Dokumen Kontrak yang telahDitandatangani dalam Tempoh 4 Bulan
DOKUMEN KONTRAK
Jana Laporan untuk Rekod
PENJANAAN LAPORAN
Sediakan Laporan Urusetia1
Cetak dan Edar Dokumen
Semak Buletin Tindakan
Laksanakan Poses Pertimbangan1
Keluarkan Surat Niat/Surat Setuju Terima, Cetak dan Hantar
JAWATANKUASA SEBUTHARGA/LEMBAGA PEROLEHAN
SURAT NIAT DANSURAT SETUJU TERIMA
Tamat
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 53 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD54
PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT PEROLEHAN KERAJAAN (GPIS)
PUNCA KUASA:
1. SPP Bil. 7 Tahun 20112. Garis Panduan Government Procurement Information System (GPIS)
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK1. Melaksanakan Pengurusan ID Pengguna:
i. Permohonan penambahan/penghapusan ID pengguna melalui helpdesk GPIS;
ii. Permohonan penyelenggaraan ID pengguna melalui helpdesk GPIS; dan
iii. Sedia senarai ID pengguna bagi PTJ terlibat dan serah kepada Unit Data, BPK, MOF 3 hari sebelum latihan dan pelaksanaan GPIS di PTJ berkenaan melalui Lampiran 1, SPP 7/2011.
2. Dapatkan senarai perolehan yang dilaksanakan bagi setiap bulan bagi:
i. Pembelian terus;ii. Sebutharga;iii. Tender; daniv. eBidding.
3. Daftar semua kategori perolehan mulai 1 Januari 2011 (berdasarkan tarikh SST bagi sebutharga/tender, serta tarikh LO/ inden kerja bagi pembelian terus/requisition/lantikan terus) dalam GPIS dan pastikan maklumat sentiasa dikemaskini dengan tepat.
Meliputi Semua Kategori Perolehan iaitu Bekalan, Perkhidmatan Bukan Perunding dan Kerja yang Mempunyai Rekod/Dokumen Berikut: - No. LO - No. Tender/Sebutharga - Tarikh SST - No. Kontrak
Tempoh masa pendaftaran: - Pembelian Terus/Requisition/Lantikan
Terus Selewat-lewatnya 3 Hari Selepas LO/Inden Kerja Dikeluarkan
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 54 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 55
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK - Sebutharga/Tender
Selewat-lewatnya 3 Hari Selepas SST Dikeluarkan Kerana Maklumat Tersebut akan Dikemaskini Secara Automatik dalam Portal MyPROCUREMENT yang Boleh Diakses oleh Orang Awam
4. Lantik penyelia di peringkat Kementerian/Jabatan/PTJ untuk pantau GPIS.
5. Pantau kemasukan dan kesahihan data yang didaftarkan oleh PTJ.
6. Semak dan sahkan maklumat perolehan yang didaftarkan dalam GPIS melalui Modul Laporan Perolehan PTJ setiap bulan.
7. Sahkan dan bentang laporan keseluruhan pelaksanaan perolehan melalui Modul Laporan JPKA (Pengurusan Perolehan) dalam Mesyuarat JPKA setiap suku tahun.
Rujukan: Lampiran 2, SPP Bil. 7 Tahun 2011
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 55 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD56
CARTA ALIRAN: PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT PEROLEHAN KERAJAAN (GPIS)
Mula
Kemuka Senarai ID Pengguna kepada Unit Data, BPK, MOF dalam Tempoh3 Hari Bekerja Sebelum Latihan dan Pelaksanaan GPIS di PTJ Berkenaan
Dapatkan Senarai Perolehan yang Dilaksanakan bagi Setiap Bulan
Daftar Perolehan Dalam GPIS:i) Pembelian Terus/Requisition/Lantikan Terus Selewat-lewatnya 3 Hari Selepas LO/Inden Kerja Dikeluarkanii) Sebutharga/Tender Selewat-lewatnya 3 Hari Selepas SST Dikeluarkan
Lantik Penyelia di Peringkat Kementerian/Jabatan/PTJ
Pantau Kemasukan dan Kesahihan Data yang Didaftarkan
Semak dan Sahkan Maklumat Perolehan yang Didaftarkan Setiap Bulan
Sahkan dan Bentang Laporan dalam Mesyuarat JPKA Setiap Suku Tahun
Tamat
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 56 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 57
PENTADBIRAN KONTRAK PEROLEHAN KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. SPP Bil. 5 Tahun 20072. Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973)3. Arahan Perbendaharaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Pastikan petender yang berjaya kemukakan Bon Pelaksanaan (BP)/Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) bersama-sama dengan SST.
Bon Pelaksanaani. Dalam Bentuk Ringgit Malaysia (RM)ii. Dari Bank-bank/Institusi-institusi
Kewangan yang Dibenarkan oleh Perbendaharaan Sama Ada dalam Bentuk Jaminan Bank/Syarikat Kewangan/Bank Islam/Insurans/Takaful
iii. Dikemukakan dalam Tempoh 14 Hari dari Tarikh Keluar SST
Kontrak Bekalan/Perkhidmatani. 2.5% daripada Jumlah Harga Kontrak
Bernilai Melebihi RM200,000 hingga RM500,000; atau
ii. 5% daripada Jumlah Harga Kontrak Bernilai Melebihi RM500,000; atau
iii. Bagi Kontrak Bermasa (periodic contract) yang Berkuat Kuasa dalam Tempoh 2 Tahun/Lebih, Peratus dan Pengiraan Nilai Bon Pelaksanaan Dikira Mengikut Anggaran Harga Kontrak Setahun Sahaja dan Meliputi Keseluruhan Tempoh Kontrak Bermasa;
iv. Menggunakan Format di Lampiran J1, SPP 5/2007; dan
v. Sah Laku Jaminan Sehingga 12 Bulan Selepas Tamat Kontrak/Obligasi Terakhir
Kontrak Kerja (tempatan)i. WJP Sebanyak 5% daripada Jumlah
Harga Kontrak Bernilai Melebihi RM200,000 Sebagai Memenuhi Keperluan Bon Pelaksanaan;
ii. Menggunakan Format di Lampiran J2, SPP 5/2007; dan
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 57 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD58
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
iii. Sah Laku Jaminan Sehingga 12 Bulan Selepas Tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan (DLP)
2. Semak Surat Jaminan dengan Bank/Syarikat Kewangan/Bank Islam/Syarikat Insurans/Syarikat Takaful yang berkenaan tentang kesahihan BP yang dikemukakan syarikat/firma.
i. Sekiranya ada pemalsuan:ii. Buat laporan polis; daniii. Lapor kepada Perbendaharaan bagi
kontrak bekalan/perkhidmatan; atauiv. Lapor pada PKK/CIDB bagi kontrak kerja.
Rujukan: Lampiran L1 dan L2, SPP Bil. 5 Tahun 2007
3. Sediakan kontrak dan pastikan syarat perjanjian kontrak disemak.
i. Terma Kontrak yang Telah Dipersetujui dan Dimuktamadkan oleh Penasihat Undang-Undang di Peringkat Negeri/Kementerian;
ii. Klausa Pencegahan Rasuah Dimasukkan dalam Dokumen Kontrak (Rujukan: Lampiran H, SPP 10/2010); dan
iii. Pastikan Kontrak Dibuat atas Nama Kerajaan Malaysia dan Ditandatangani oleh Menteri atau Mana-mana Pegawai Awam (atas jawatan) yang Diberi Kuasa Secara Bertulis oleh Menteri, Mengikut Bentuk Pemberikuasaan dan Had Nilai yang Diperuntukkan Sebelum Kontrak Ditandatangani
iv. [Rujukan: Jadual Sek. 9, Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973)]
4. Edar satu (1) salinan draf dokumen kontrak untuk semakan dan persetujuan bersama pihak syarikat.
Draf Dokumen KontrakSurat Iringan
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 58 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 59
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
5. a) Sekiranya dipersetujui, minta syarikat:i. Buat salinan secukupnya;ii. Jilidkan dokumen kontrak;iii. Turunkan tandatangan dan disaksikan
dengan sempurna; daniv. Kemukakan kepada pentadbir kontrak
untuk tandatangan.b) Jika tidak, pastikan syarikat kemukakan
semula kepada pentadbir kontrak untuk semakan semula.
Salinan kepada:i. Pentadbir Kontrakii. Kementerian Kewangan (tender sahaja)iii. Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri,
KKMiv. Jabatan Audit Negarav. Penasihat Undang-undang KKMvi. Unit Audit Dalam KKMvii. Syarikat
6. Pastikan syarikat dan pentadbir kontrak tandatangan kontrak secepat mungkin.
Tempoh Maksima Empat (4) Bulan dari Tarikh Keluarnya SST(Rujukan: SPP Bil. 5 Tahun 2007)
Tarikh Kuat Kuasa Kontrak (effective date) ialah Tarikh SST Ditandatangani oleh Petender yang Berjaya
7. Pastikan syarikat buat pembayaran duti setem di Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN)
i. Semua salinan dokumen kontrak dimatikan duti setem dan diserahkan kembali kepada pentadbir kontrak; dan
ii. Satu (1) salinan untuk simpanan syarikat bagi tujuan pembayaran.
8. Daftar/Rekod kontrak yang telah ditandatangani.
Buku Daftar Kontraki. Tender Terbuka; atauii. Tender Terhad; atauiii. Rundingan Terus
9. Edar termasuk perubahan kontrak/Arahan Perubahan, Sijil Lanjutan Masa (jika ada) kepada Akauntan Negara di Negeri/Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri dalam tempoh 14 hari dan simpan.
10. Selenggara Rekod Pembayaran Kontrak. Dokumen/Senarai Semak untuk Pembayaran:i. Peruntukan Mencukupi;ii. Dokumen Kontrak Teratur dan
Didaftarkan;iii. Perolehan/Bekalan Tidak Melebihi Nilai
Kontrak yang Ditetapkan;
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 59 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD60
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
iv. Sahkan Mode of Payment (lump sum/berkala) Berdasarkan Jadual Pembayaran;
v. Barangan Dibekalkan dengan Sempurna:a. Kuantiti Mencukupi;b. Kualiti Mengikut Spesifikasi; danc. Tempoh Serahan dan Lokasi yang
Ditetapkn;vi. DO (Nota Penghantaran)/Sijil T&C
(ujian dan pentauliahan)/LPO (Pesanan Tempatan)/Invois/Bil/Resit dan Lain-lain Dokumen Sokongan (jika perlu).
11. Ambil tindakan terhadap syarikat/firma perunding atas kesalahan (jika ada) yang tidak terhad kepada yang berikut:
i. Melanggar syarat pendaftaranii. Melanggar syarat tender/kontrakiii. Jenayah dan tanggungan sivil
a) Lapor ke MOF berserta bukti dan dokumen sokongan melalui Borang Aduan di Lampiran 3, SPP 6/2010 dengan segera melalui Kementerian; dan/atau
b) Ambil tindakan ke atas syarikat/firma perunding mengikut terma dan syarat yang diperuntukkan dalam perjanjian kontrak.
12. Denda syarikat (jika perlu):i. Tertakluk kepada terma dalam kontrak;
danii. Amaun denda ditentukan oleh
Pengurusan Jabatan mengikut kes (case-to-case basis).
Bekalan/Perkhidmatan/Kerja:Denda (penalti/LAD) Dibayar Melalui Potongan Tuntutan Bayaran kepada SyarikatNota:
i. LAD (Liquidated Ascertain Damages) – Kontrak Kerja
ii. Penalti – Kontrak Bekalan/Perkhidmataniii. Pemotongan Bon Pelaksanaan/Wang
Jaminan Pelaksanaan/Wang Tahanan Tidak boleh Dibuat bagi Tujuan Pembayaran Denda
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 60 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 61
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
13. Lepaskan Bon Pelaksanaan setelah obligasi kontrak selesai/lebih awal bagi perkhidmatan dan barang guna habis (consumable item) sekiranya agensi puas hati dan tiada sebarang tuntutan akan dibuat
a) Kontrak Bekalan/Perkhidmatani. Kemuka Surat Pelepasan (Letter of
Discharge) Jaminan Bank/Syarikat Kewangan/Bank Islam/Takaful seperti di Lampiran K, SPP 5/2007 kepada Bank/Syarikat Kewangan/ Bank Islam/Syarikat Insurans/ Syarikat Takaful berkenaan; dan
ii. Simpan salinan asal/salinan yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan sebagai rekod.
b) Kontrak Kerjai. Keluarkan Perakuan Siap Kerja;ii. Maklumkan kontraktor secara bertulis
untuk ganti Jaminan asal dengan Jaminan baru bernilai 50% dari Jaminan asal; dan
iii. Lepaskan Bon Pelaksanaan asal.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 61 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD62
CARTA ALIRAN: PENTADBIRAN KONTRAK PEROLEHAN KERAJAAN
Mula
Sahkan Jaminan Bank/Syarikat Kewangan/Bank Islam/Insurans/Takaful
Sah? Tidak
Tiada Pindaan
Sediakan Kontrak dan Pastikan Syarat Perjanjian Kontrak Disemak
Edar Draf Dokumen Kontrak untuk Semakan Syarikat
Ada Pindaan?
Ya
Ada Pindaan
Pastikan Syarikat:i) Buat Salinan Secukupnyaii) Jilidkan Dokumen Kontrakiii) Turunkan Tandatangan dan Disaksikan dengan Sempurnaiv) Kemukakan kepada Pentadbir Kontrak untuk Tandatangan
Pastikan Syarikat dan Pentadbir KontrakTandatangan Kontrak Secepat Mungkin/Dalam Tempoh 4 Bulan
Petender yang Berjaya KemukaBon Pelaksanaan/Wang Jaminan Pelaksanaandalam Tempoh 14 Hari dari Tarikh Keluar SST
LaporanSegerake MOF
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 62 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 63
Pastikan Syarikat Bayar Duti Setem
Daftar Kontrak
Edar dan Simpan Dokumen Kontrak dalam Tempoh 14 Hari
Selenggara Rekod Pembayaran Kontrak
MelanggarSyarat Kontrak?
• Ambil Tindakan Terhadap Syarikat/ Firma Perunding di atas dan Lapor Segera ke MOF• Denda Syarikat
Lepaskan Bon Pelaksanaan
Tamat
Tidak
Ya
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 63 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD64
TATACARA PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB A)2. Akta Perwakilan Kuasa (PUB 285)3. Surat Edaran Perbendaharaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Penerima. Surat Pelantikan Pegawai Penerima Aset Alih
2. Pegawai Penerima memeriksa butiran aset sebelum disahkan penerimaan.
Dokumen yang Perlu Disemak (jika berkenaan):-
i. Pesanan Rasmi Kerajaan;ii. Nota atau Bil Serahan;iii. Invois;iv. Dokumen Kontrak;v. Kad Jaminan;vi. Nota/Senarai Pembungkusan;vii. Perakuan Kualiti daripada Pembekal;viii. ‘Certificate of Origin’ bagi Barang
Import; danix. Surat Jaminan Pengambilan Balik bagi
Barangan Berhad Tempoh Dokumen lain yang Berkaitan
3. Jika:-a) Pengesahan tidak dapat dilakukan dengan
serta merta dokumen tersebut hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”.
b) Terdapat kerosakan atau perselisihan, sediakan KEW-PA-1, sahkan dan kemukakan kepada pembekal.
Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW-PA-1)
4. Pemeriksaan teknikal dilakukan oleh Pegawai Bertauliah; jika perlu.
5. Pegawai Penerima perlu memastikan aset diterima dengan dokumen lengkap.
i. Surat Jaminan Pembekalii. Manual Penggunaaniii. Manual Penyelenggaraan
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 64 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 65
CARTA ALIRAN: TATACARA PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN
Mula
Lantik Pegawai Penerima Aset
Periksa Butiran Aset Sebelum Disahkan Penerimaan
Ketua Jabatan
Pegawai Penerima
Lakukan Pemeriksaan Teknikal, Jika Perlu
Pastikan Aset Diterima dengan Dokumen Lengkap
Pegawai Bertauliah
Pegawai Penerima
Tamat
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 65 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD66
TATACARA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB B)2. Akta Perwakilan Kuasa (PUB 285)3. Surat Edaran Perbendaharaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Pegawai Aset mendaftarkan aset dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.
Daftar Harta Modal (KEW.PA-2); atauDaftar Inventori (KEW.PA-3)
2. Pegawai Aset mengesahkan pendaftaran ke atas punca maklumat dan dicop pengesahan pendaftaran.
a) Dokumen yang Diperlukan bagi:-i. Aset yang Dibeli:-ii. Pesanan Rasmi Kerajaan;iii. Nota Serahan;iv. Invois;v. Dokumen Kontrak;vi. Kad Jaminan;vii. Manual Pengguna; danviii. Dokumen Lain yang Berkaitan
b) Aset Sewa Beli:-i. Surat Ikatan Perjanjian; danii. Dokumen Lain yang Berkaitan
c) Aset Diterima daripada Sumber Lain:-i. Salinan Daftar Jika Terima Secara
Pindahan;ii. Surat Kelulusan Penerimaan Hadiah; daniii. Salinan Sijil Lucuthak
d) Aset yang Belum Pernah Berdaftar:-i. Maklumat di Fizikal Aset; danii. Sumber Lain Berkaitan
3. Pegawai Aset menyenaraikan semua aset yang dimiliki.
i. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4); atau
ii. Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)
4. Pegawai Aset menyimpan Daftar Aset dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.
i. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2); danii. Daftar Inventori (KEW.PA-3)
5. Pegawai Aset mengemaskini KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 dan mengemukakan Laporan Tahunan setiap 15 Februari setiap tahun.
i. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4); ii. Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5); daniii. Laporan Tahunan Harta Modal dan
Inventori (KEW.PA-8)
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 66 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 67
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
6. Pegawai Aset melabelkan aset dengan Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nombor siri pendaftaran.
7. Pegawai Aset menempatkan aset di lokasi yang telah ditentukan.
8. Pegawai Aset mengemaskini KEW.PA-7 (2 salinan). Satu (1) salinan disimpan oleh Pegawai Aset dan satu (1) salinan dipamer dalam bilik Pegawai yang bertanggungjawab.
Senarai Aset Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7)
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 67 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD68
CARTA ALIRAN: TATACARA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN
Mula
Daftar Aset
Sahkan Pendaftaran Beserta Cop
Pegawai Aset
Senaraikan Semua Aset dalam KEW.PA-4 dan KEW.PA-5
Daftar Aset Disimpan dalam Fail Kulit Keras di dalam Kabinet
Tamat
Kemaskini KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 dan Kemukakan Laporan TahunanSebelum 15 Februari pada Setiap Tahun
Pegawai Aset/Ketua Jabatan
Label Aset Hak Kerajaan Malaysia dan Nombor Siri Pendaftaran
Tempatkan Aset Mengikut Lokasi yang Ditetapkan
Kemaskini KEW.PA-7
Pegawai Aset
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 68 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 69
TATACARA PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB C)2. Akta Perwakilan Kuasa (PUB 285)3. Surat Edaran Perbendaharaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Pegawai Aset melaporkan apa-apa kerosakan jika berlaku sebarang kerosakan.
Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW. PA-9)
2. Pegawai Aset menyediakan surat kebenaran Ketua Jabatan bagi aset aset yang ingin dibawa keluar dan merekod dalam KEW.PA-6.
i. Surat Kebenaran Ketua Jabatan; danii. Daftar Pergerakan Harta Modal dan
Inventori (KEW.PA-6)
3. Pegawai Aset dan Ketua Jabatan memastikan aset menarik dan bernilai tinggi disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab.
4. Pegawai Aset menguruskan pelantikan dua (2) orang Pegawai Pemeriksa untuk lantikan Pegawai Pengawal.
Surat Pelantikan Pegawai Pemeriksa
5. Pegawai Pemeriksa melaksanakan pemeriksaan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun dan mengemukakan laporan kepada Ketua Jabatan.
i. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10); dan
ii. Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11)
6. Ketua Jabatan mengemukakan KEW.P-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
i. KEW.PA-10;ii. KEW.PA-11; daniii. Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
dan Inventori (KEW.PA-12)
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 69 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD70
CARTA ALIRAN: TATACARA PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN
PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN
Mula
Laporkan Kerosakan dengan Menggunakan KEW.PA-9
Pastikan Ketua Jabatan Memberi Kebenaran BertulisBagi Mana-mana Aset yang Ingin Dibawa Keluar
Pegawai Aset
Pegawai Aset
Pegawai Pemeriksa
Ketua Jabatan
Ketua Jabatan (Pengarah)& Pegawai Aset
Tamat
Uruskan Pelantikan Pegawai Pemeriksa
Laksanakan Pemeriksaan
Kemukakan KEW.PA-10, KEW.PA-11 & KEW.PA-12kepada Pegawai Pengawal
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 70 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 71
TATACARA PENYELENGGARAAN ASET ALIH KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB D)2. Akta Perwakilan Kuasa (PUB 285)3. Surat Edaran Perbendaharaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Pegawai Aset memastikan manual/buku panduan pengguna aset disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.
Manual/Buku Panduan Pengguna
2. Pegawai Aset mengenal pasti dan menyenaraikan aset yang memerlukan penyelenggaraan.
i. Senarai Aset yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW.PA-13); dan
ii. Daftar Penyelenggaraan Daftar Harta Modal (KEW.PA-14)3. Pegawai Aset merancang program
penyelenggaraan mengikut jadual.
4. Pegawai Aset merekod penyelenggaraan.
5. Pegawai Aset membuat penilaian ke atas program penyelenggaraan.
6. Pegawai Aset menyelia dan memantau penyelenggaraan yang dijalankan oleh pihak swasta.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 71 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD72
CARTA ALIRAN: PENYELENGGARAAN ASET ALIH KERAJAAN
Mula
Pastikan Setiap Manual/Buku Panduan PenggunaBerkaitan Disimpan dengan Baik
Kenal Pasti Aset-aset yang Perlukan Penyelenggaraan
Tamat
Senaraikan Aset yang telah Dikenal Pasti Tersebut ke dalam KEW.PA-13
Rancang Program Penyelenggaraan bagi Aset-aset di dalam KEW.PA-13
Laksanakan Penyelenggaraan mengikut Jadual yang telah Ditetapkan
Rekod Penyelenggaraan di dalam KEW.PA-14
Buat Penilaian ke atas Program Penyelenggaraan yang telah Dijalankan
Selia dan Pantau Penyelenggaraan yang Dilakukan oleh Pihak Swasta
Pegawai Aset
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 72 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 73
TATACARA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB E)2. Akta Perwakilan Kuasa (PUB 285)3. Surat Edaran Perbendaharaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Pegawai Aset menguruskan pelantikan Lembaga Pemeriksa untuk kelulusan Pegawai Pengawal (tempoh lantikan 2 tahun).
Surat Pelantikan Lembaga Pemeriksa
2. Pegawai Aset mengenal pasti aset yang perlu dilupuskan.
3. Pegawai Aset mendapatkan PEP (KEW.PA-16), jika melibatkan aset mekanikal/peralatan teknikal/perkakasan komputer dari pegawai bertauliah seperti berikut:-a) Alat Perubatan, Kenderaan, Alat Am – JKR
@ Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan;b) Peralatan ICT – Pegawai IT @ Penolong
Pegawai IT yang bukan menguruskan aset tersebut; dan
c) Peralatan Pergigian – Pegawai Pergigian @ Juru Teknologi Pergigian yang bukan menguruskan aset tersebut.
Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16
4. Pegawai Aset menyediakan maklumat/ keterangan aset dalam KEW.PA-17.
Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-17)
5. Lembaga Pemeriksa melaksanakan pemeriksaan aset dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan.
6. Lembaga Pemeriksa mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai, menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada Unit Pengurusan Aset dan Stor.
KEW.PA-17
7. Unit Pengurusan Aset dan stor menyemak KEW.PA-17 dan pastikan dokumen sokongan lengkap.
PEP (KEW.PA-16); dan KEW.PA-17
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 73 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD74
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
8. Unit Pengurusan Aset dan Stor mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus:-a) Peringkat Jabatan – Nilai Perolehan asal
satu aset tidak melebihi RM10,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM100,000.
b) Peringkat Kementerian – Nilai Perolehan asal satu aset tidak melebihi RM200,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM1,000,000.
c) Peringkat Perbendaharaan – Nilai Perolehan asal satu aset melebihi RM200,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM1,000,000.
9. Unit Pengurusan Aset dan Stor memastikan aset yang dipohon lupus disimpan dalam keadaan selamat sementara menunggu keputusan dari Kuasa Melulus.
10. Unit Pengurusan Aset dan Stor melaksanakan pelupusan mengikut keputusan dalam tempoh tiga (3) bulan dari surat kelulusan.
Surat Kelulusan Pelupusan
11. Pegawai Aset dan Stor mengemukakan permohonan pelanjutan tempoh pelupusan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan (jika berkenaan).
12. Unit Pengurusan Aset dan stor mengemukakan permohonan untuk meminda kaedah pelupusan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan (jika berkenaan).
13. Pegawai Aset menyediakan dan mengemukakan KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus beserta dokumen sokongan.
i. Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19);
ii. Salinan Resit bagi Pelupusan Kaedah Jualan;
iii. Surat Akuan Terima bagi Pelupusan Kaedah Pindahan/Hadiah; dan
iv. Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 bagi Pelupusan Kaedah Musnah
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 74 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 75
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
14. Pegawai Aset perlu mengemaskini rekod daftar aset.
i. KEW.PA-2; atauii. KEW.PA-3
15. Pegawai Aset perlu mengemukakan laporan suku tahun pelupusan kepada Ibu Pejabat, KKM sebelum 15hb April/Julai/Oktober/Januari tahun berikutnya.
Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-20)
16. Pegawai Aset mengemukakan laporan tahunan pelupusan kepada Perbendaharaan pada 15 Februari tahun berikutnya.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 75 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD76
CARTA ALIRAN: TATACARA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Mula
Kenal Pasti Aset yang Perlu Dilupuskan
Dapatkan PEP KEW.PA-16, Jika Melibatkan AsetMekanikal/Peralatan Teknikal/Perkakasan Komputer
Sediakan Maklumat Aset dalam KEW.PA-17
Laksanakan Pemeriksaan Bersama Lembaga Pemeriksaanoleh Lembaga Pemeriksaan yang Dilantik
Sediakan Syor Lupus dan Kaedah Pelupusan yang Sesuai
Semak KEW.PA-17 Tersebut dan Pastikan Dokumen LengkapSebelum Kemukakan kepada Urus Setia Pelupusan Kementerian
Semak Laporan Lembaga Pemeriksa
LengkapKembaliKepada PTJ
Ya
Tidak
Pegawai Aset
Pegawai Aset
Kementerian(Unit Pengurusan Aset dan Stor)
Pegawai Aset & Lembaga Periksa
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 76 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 77
PeringkatPerbendaharaan
Nilai Perolehan AsalSatu Aset
Melebihi RM200,000atau
Jumlah KeseluruhanMelebihi RM1,000,000
PeringkatPegawai PengawalNilai Perolehan Asal
Satu AsetKurang daripada
RM200,000 atau JumlahKeseluruhan Kurang
daripada RM1,000,000
Peringkat PengarahKesihatan Negeri
Nilai Perolehan AsalSatu Aset
Kurang daripadaRM10,000 atau Jumlah
Keseluruhan Kurangdaripada RM100,000
Tentukan Kuasa Melulus
Kementerian(Unit Pengurusan Aset dan Stor)
Dapatkan Surat Kelulusan Pelupusan
Kementerian(Unit Pengurusan Aset dan Stor)
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 77 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD78
Laksanakan Pelupusan dalam Tempoh 3 Bulan
Sediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19
Tamat
Kemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Melulus Beserta Dokumen Lengkap
Kemaskini Rekod Daftar Aset
Kemukakan Laporan Suku Tahun Pelupusan kepada Ibu Pejabat, KKMSebelum 15Hb April/Julai/Oktober/Januari Tahun Berikutnya
Kemukakan Laporan Tahunan Pelupusan kepada Perbendaharaanpada 15hb Mac Berikutnya
Pegawai Aset
Pegawai Aset/Kementerian(Unit Pengurusan Aset dan Stor)
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 78 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 79
TATACARA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB F)2. Akta Perwakilan Kuasa (PUB 285)3. Surat Edaran Perbendaharaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
(a) KELULUSAN DI PERINGKAT JABATAN KESIHATAN NEGERI
1. Pegawai yang terlibat dalam kes kehilangan di PTJ melaporkan kehilangan dengan serta merta kepada Ketua Jabatan.
2. Ketua Jabatan/Pegawai Aset/Pegawai yang terlibat dalam kes kehilangan melaporkan kehilangan kepada polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.
3. Ketua Jabatan menyediakan Laporan Awal (KEW.PA-28) dalam tempoh dua (2) hari bekerja dari tarikh kehilangan dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Salinan kepada Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.
i. Laporan Awal (KEW.PA-28); danii. Salinan Laporan Polis
4. Jawatankuasa Penyiasat melaksanakan siasatan.
i. Laporan Awal (KEW.PA-28); ii. Salinan Laporan Polis; daniii. Semua Rekod Aset yang Berkaitan
5. Jawatankuasa Penyiasat mengemukakan KEW.PA-30 yang lengkap kepada Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian dalam tempoh dua (2) bulan dari KEW.PA-28 ditandatangani.
Laporan Akhir (KEW.PA-30)
6. (i) Situasi Pertama: Kehilangan bukan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 79 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD80
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
Setelah mendapat perakuan daripada Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian bahawa tidak terdapat unsur kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai perolehan asal tidak melebihi RM10,000 setiap satu atau RM100,000 keseluruhan, Pengarah JKN boleh menghapus kira.
7. Pegawai Aset merekodkan tindakan hapus kira dilaksanakan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan.
a) Catatkan Keputusan Hapus Kira dalam Daftar Harta Modal/Inventori; dan
b) Sediakan Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-31)
8. (ii) Situasi Kedua: Kehilangan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam.
Setelah mendapat perakuan daripada Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian bahawa terdapat unsur kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan telah dikenakan tindakan bayaran balik atau surcaj, Pegawai Penyelia/Pegawai Aset perlu memastikan bayaran balik dikutip atau mengemukakan perakuan tersebut kepada Lembaga Tatatertib untuk tindakan surcaj.
9. Pihak Berkuasa Tatatertib di PTJ memaklumkan keputusan kepada Perbendaharaan dalam tempoh sembilan (9) bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 80 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 81
CARTA ALIRAN: TATACARA PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN
KELULUSAN DI PERINGKAT JABATAN KESIHATAN NEGERI
Mula
Lapor Kehilangan Serta Merta kepada Jabatan
Laporkan Segera kepada Polis dalam Tempoh 24 Jam
Sediakan Laporan Awal KEW.PA-28 dalam Tempoh 2 Hari Bekerjadan Kemuka kepada Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian
Kemuka Laporan Akhir KEW.PA-30kepada Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian
Bantu Jawatankuasa Penyiasatan untuk Sedia Maklumat
Sedia Laporan Akhir KEW.PA-30 oleh Jawatankuasa Penyiasat
Pegawai Aset
Ketua Jabatan/Pegawai Aset/Pegawai yang Terlibat
Pegawai Aset
Jawatankuasa Penyiasat
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 81 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD82
Tamat
Laksanakan Tindakan
Pengarah JKN
Pegawai Aset
Perakuan Kuasa Melulus jika Tiada Melibatkan Unsur Kecuaian
Peringkat Pengarah Kesihatan Negeri Nilai Perolehan Asal Satu AsetKurang daripada RM10,000 atau Jumlah Keseluruhannya
Kurang daripada RM100,000
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 82 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 83
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
(b) KELULUSAN DI PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL
1. Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian menerima KEW.PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh KEW.PA-28 ditandatangani.
Laporan Akhir (KEW.PA-30)
2. Unit Pengurusan Aset dan Stor menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat untuk kelulusan Pegawai Pengawal dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh KEW.PA-28 ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
Laporan Awal (KEW-PA-28); danPelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-29)
3. (i) Situasi Pertama: Kehilangan yang tidak melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM200,000 dan nilai keseluruhan kurang daripada RM1,000,000 dan disyorkan hapus kira
Setelah Unit Pengurusan Aset dan Stor meneliti KEW.PA-30 dan mendapati kehilangan tersebut tidak melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai perolehan asal tidak melebihi RM200,000 bagi satu aset dan nilai keseluruhan kurang RM1,000,000, maka Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu menyediakan Kertas Pertimbangan bagi kelulusan Pegawai Pengawal.
4. Setelah mendapat kelulusan hapus kira dari Pegawai Pengawal, Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu memaklumkan keputusan kepada PTJ supaya mengambil tindakan sewajarnya.
KEW.PA-31
5. (ii) Situasi Kedua: Kehilangan yang melibatkan Kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam dan nilai semasa aset bernilai kurang daripada RM5,000 dan disyorkan tindakan bayaran balik/surcaj
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 83 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD84
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
Setelah Unit Pengurusan Aset dan Stor meneliti KEW.PA-30 dan mendapati kehilangan tersebut melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai semasa aset bernilai kurang daripada RM5,000, maka Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga Aset Alih (JPHA) bagi menentukan nilai semasa aset yang hilang dan membentangkan kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) untuk persetujuan.
6. Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu menyediakan Kertas Pertimbangan untuk kelulusan Pegawai Pengawal.
7. Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu mengemukakan keputusan kepada PTJ.
8. Jika pegawai yang dikenakan tindakan bayaran balik mengemukakan rayuan, permohonan rayuan tersebut akan dikemukakan kepada Perbendaharaan.
Surat Kementerian Kewangan,KK/BKP(S)10/291/79/20 Jld.2(4) bertarikh 25 November 2011 danKK/BKP(SULIT)09/664/20(5)bertarikh 28 Disember 2012
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 84 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 85
CARTA ALIRAN: TATACARA PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN
KELULUSAN DI PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL
Mula
Terima Laporan Awal (KEW.PA-28) dari PTJ
Semak Laporan Akhir (KEW.PA-30)
Ya
Tidak
Lantik Jawatankuasa Penyiasat dengan Kelulusan Pegawai Pengawal
Lengkap?
Kembalike PTJ
Unit Pengurusan Asetdan Stor Kementerian
Jawatankuasa Penyiasat
Sedia KertasPertimbangan untuk
Kelulusan KSU
Cuai dan Nilai SemasaAset Bernilai
Kurang daripada RM5,000
Tidak Cuai dan Nilai PerolehanAsal Satu Aset Kurang daripada
RM200,000 atau jumlah KeseluruhanKurang daripada RM1,000,000
Tentukan Cuai/Tidakdan Nilai Perolehan
Pegawai Aset
Unit Pengurusan Asetdan Stor Kementerian/Pegawai Pengawal
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 85 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD86
Ya
TidakLulus?
Terima Kelulusan
Maklum Keputusan kepada PTJ
Tamat
Adakan Mesyuarat JawatankuasaPenilaian Harga Aset Alih danBentangkan ke Mesyuarat JKPAKuntuk Persetujuan
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 86 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 87
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
(c) KELULUSAN DI PERINGKAT PERBENDAHARAAN
1. (i) Situasi Pertama: Kehilangan yang tidak melibatkan Kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam dan nilai perolehan asal melebihi RM200,000 seunit dan nilai keseluruhan melebihi RM1 juta dan disyorkan Hapus kira
Setelah Unit Pengurusan Aset dan Stor meneliti KEW.PA-30 dan mendapati kehilangan tersebut tidak melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai perolehan asal melebihi RM200,000 seunit dan nilai keseluruhan melebihi RM1,000,000, Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu menyediakan kertas pertimbangan melalui Pengawai Pengawal sebelum dikemukakan kepada Perbendaharaan untuk kelulusan hapus kira.
2. Setelah mendapat kelulusan hapus kira dari Perbendaharaan, Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu memaklumkan keputusan kepada PTJ supaya mengambil tindakan sewajarnya.
KEW.PA-31
3. (ii) Situasi Kedua: Kehilangan yang melibatkan Kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai semasa aset bernilai melebihi RM5,000 dan disyorkan surcaj
Setelah Unit Pengurusan Aset dan Stor meneliti KEW.PA-30 dan mendapati kehilangan tersebut melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai semasa aset bernilai melebihi RM5,000, maka Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga Aset Alih (JPHA) bagi menentukan nilai semasa aset yang hilang dan membentangkan kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) untuk persetujuan.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 87 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD88
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
4. Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu menyediakan Kertas Pertimbangan untuk syor Pegawai Pengawal untuk tindakan surcaj sebelum dikemukakan kepada Perbendaharaan.
5. Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu mengemukakan keputusan kepada PTJ bagi mengemukakan keputusan tersebut kepada Lembaga Tatatertib.
Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu mendapatkan keputusan Lembaga Tatatertib dari tempoh sembilan (9) bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 88 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 89
CARTA ALIRAN: TATACARA PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN
KELULUSAN DI PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL
Mula
Terima Laporan Akhir (KEW.PA-30) dari PTJ
Tidak
Semak Laporan Akhir (KEW.PA-30)
Lengkap?
Pegawai Aset
Unit Pengurusan Asetdan Stor Kementerian
Unit Pengurusan Asetdan Stor Kementerian/Pegawai Pengawal
Ya
TidakLulus?
Kembalike PTJ
Jawatankuasa Penyiasat
Sedia KertasPertimbangan untuk
Kelulusan KSU
Cuai dan Nilai SemasaAset Bernilai
Melebihi RM5,000
Cuai dan Nilai Perolehan Asal Satu Aset
Melebihi RM200,000 atau JumlahKeseluruhan Melebihi RM1,000,000
Tentukan Cuai/Tidakdan Nilai Perolehan
Ya
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 89 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD90
Kemukakan kepada Perbendaharaan
Maklum Keputusan kepada PTJ
Rayuan daripada Pegawai
Tamat
SediakanKertas Pertimbangan
PersetujuanPegawai?
Ya
Tidak
Adakan Mesyuarat JawatankuasaPenilaian Harga Aset Alih danBentangkan ke Mesyuarat JKPAKuntuk Persetujuan
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 90 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 91
TATACARA PENERIMAAN STOK
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab A)
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Jabatan membuat perolehan barangan dari pembekal/membuat permohonan barang dari Stor Pusat/Utama.
i. Pesanan Tempatanii. Dokumen Sebuthargaiii. KEW.PS-10
2. Ketua Jabatan melantik Pegawai Penerima dan Pegawai Pengesah (mana-mana gred jawatan yang difikirkan sesuai).
Surat Perlantikan oleh Ketua Jabatan
3. Pegawai Penerima memeriksa barang serta merta dengan disaksikan oleh seorang Pegawai Pengesah sebelum disahkan penerimaan.
Pemeriksaan teknikal oleh pegawai yang bertauliah (jika berkaitan).
Dokumen yang Diperlukan (jika berkenaan):i. Pesanan Rasmi Kerajaan;ii. Nota atau Bil Serahan;iii. Inbois;iv. Dokumen Kontrak;v. Kad Jaminan;vi. Nota/Senarai Pembungkusan;vii. Perakuan Kualiti daripada Pembekal;viii. ‘Certificate of Origin’ bagi Barang
Import;ix. Surat Jaminan Pengambilan Balik bagi
Barang Berhad Tempohx. KEW.PS-10; danxi. Dokumen-dokumen Lain yang Berkaitan
4. Jika pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta.
Pesanan Tempatan/Inbois hendaklah Dicatatkan “Diterima dengan Syarat Ianya Disahkan Kemudian Secara Diperiksa, Dikira, Diukur, Ditimbang atau Diuji”
5. Penerimaan daripada pembekal:-a) Pegawai Penerima menyediakan KEW.PS-1.b) Pegawai Pengesah memperakukan
penerimaan barang.
Borang Terimaan Barang-Barang (BTB)KEW.PS-1
6. Penerimaan daripada Stor Pusat/Utama:-memastikan barang-barang diterima disertakan dengan KEW.PS-12 dan salinan KEW.PS-10.
i. Senarai Pembungkusan (KEW.PS-12)ii. Salinan Borang Pesanan Dan
Pengeluaran Stok (KEW.PS-10)
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 91 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD92
7. Jika terdapat perselisihan, kerosakan atau barang tidak mematuhi spesifikasi Pegawai Penerima sediakan KEW.PS-2 (2 salinan) dan kembalikan kepada pembekal.
Borang Penolakan Barang (KEW.PS-2)
8. Barang yang tidak mematuhi spesifikasi/rosak sahaja dikembalikan kepada Pembekal.
Borang Laporan Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-2) Disertakan Bersama
9. Pegawai Stor/Pegawai Penerima memperaku dan merekod barang-barang yang diterima.
Stor Pusat dan Stor Utamai. Borang Terimaan Barang-Barang (BTB)
KEW.PS-1ii. Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) iii. Kad Petak (KEW.PS-4)
Stor Uniti. Kad Petak (KEW.PS-4)
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 92 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 93
CARTA ALIRAN: TATACARA PENERIMAAN STOK
SediakanKEW.PS-2 danKembalikanke Pembekal
Tidak
Mula
Tamat
Jabatan Membuat Perolehan
Lantik Pegawai Penerima dan Pegawai Pengesah
Periksa Barang
Lakukan Pemeriksaan Teknikal, jika perlu
Rekod dan Peraku Barang yang Diterima (KEW.PS-3 dan KEW.PS-4)
Sahkan Penerimaan (KEW.PS-1)
Labelkan Barang yang Diterima
Ketua Jabatan
Pegawai Penerima
Pegawai Penerima
Pegawai Bertauliah
MematuhiSpesifikasi?
Ya
Tamat
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 93 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD94
TATACARA MEREKOD DAN MENYIMPAN STOK
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab B) dan (Bab C)
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Stor. Surat Pelantikan
2. Pegawai Stor memastikan barang yang diterima oleh Pegawai Penerima betul seperti yang dipesan.
Borang Terimaan Barang-barang (BTB)KEW.PS-1
3. Pegawai Stor merekodkan semua stok yang diterima.
Stor Pusat dan Stor Utama.i. Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) ii. Kad Petak (KEW.PS-4)
Stor Uniti. Kad Petak (KEW.PS-4)
4. Pegawai Stor menempatkan Kad Petak bersama stok kecuali bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang disimpan diruang sejuk beku disimpan di ruang berasingan.
5. Pegawai Stor menyediakan KEW.PS-5. Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5
6. Pegawai Stor menyediakan Carta Lokasi dan Letakan Stok.
i. Carta Lokasi Stokii. Carta Letakan Stok
7. Pegawai Stor merekodkan Lokasi Stok. KEW.PS-3 dan KEW.PS-4
8. Amalkan Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD). Sekiranya Sistem MDKD tidak dapat dilaksanakan, sediakan label MDKD KEW.PS-8.
Label MDKD KEW.PS-8
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 94 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 95
CARTA ALIRAN: TATACARA MEREKOD DAN MENYIMPAN STOK
Mula
Lantik Pegawai Stor
Rekod Semua Stok yang Diterima
Penempatan Kad Petak
Sediakan KEW.PS-5
Sediakan Carta Lokasi dan Letakan Stok
Rekodkan Lokasi Stok
Amalkan Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD)
Tamat
Ketua Jabatan
Pegawai Stor
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 95 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD96
TATACARA PENGELUARAN STOK
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab D)
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Stor dan Pegawai Melulus.
i. Surat Perlantikanii. KEW.PS-10/KEW.PS-11
2. Pegawai Stor terima borang pesanan/permohonan stok.
i. KEW.PS-10ii. KEW.PS-11
3. Pegawai Stor mendaftarkan permohanan dan beri nombor pengeluaran/permohonan.
4. Pegawai Stor menentukan kuantiti keluaran.
5. Pegawai Stor meluluskan kuantiti pengeluaran.
6. Pegawai Stor merekodkan pengeluaran dan menandatangani kad.
Stor Pusat dan Stor Utama.i. Bahagian B, Kad Kawalan Stok
(KEW.PS-3) ii. Kad Petak (KEW.PS-4)
Stor UnitKad Petak (KEW.PS-4)
7. Pegawai Stor menyediakan KEW.PS-12 dan mencatatkan nombor pemesanan dan pengeluaran di KEW.PS-12.
Senarai Pembungkusan (KEW.PS-12)
8. Pegawai Stor mencatatkan maklumat pembungkusan dan penghantaran di KEW.PS-10.
KEW.PS-10
9. Sertakan KEW.PS-10 dan KEW.PS-12 bersama barang-barang yang dimasukkan dalam peti atau kotak atau seumpamanya.
i. KEW.PS-10ii. KEW.PS-12
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 96 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 97
CARTA ALIRAN: TATACARA PENGELUARAN STOK
Mula
Lantik Pegawai Stor dan Pegawai Melulus
Terima Borang Pesanan/Permohonan Stok
Daftarkan Permohonan
Tentukan Kuantiti Keluaran
Luluskan Kuantiti Pengeluaran
Rekodkan Pengeluaran
Tandatangan dan Tarikh
Sediakan KEW.PS-12
Catatkan Maklumat Pembungkusan dan Penghantaran di KEW.PS-10
Sertakan KEW.PS-10 dan KEW.PS-12 bersama Barang
Tamat
Ketua Jabatan
Pegawai Stor
Pegawai Melulus
Pegawai Stor
Pegawai Stor
Pegawai Stor dan Pegawai Melulus
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 97 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD98
TATACARA PENGIRAAN STOK
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab E)
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Pegawai Stor melaksanakan pengiraan stok. Kad Petak KEW.PS-4
2. Pegawai Stor mengemaskini dan membuat satu garisan merah pada akhir transaksi serta menandatangani KEW.PS-4.
3. Pegawai Stor mengesahkan pengiraan stok.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 98 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 99
CARTA ALIRAN: TATACARA PENGIRAAN STOK
Mula
Laksanakan Pengiraan Stok
Kemaskini dan Sahkan KEW.PS-4
Tamat
Pegawai Stor
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 99 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD100
TATACARA PEMERIKSAAN STOK
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab E)
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Pemeriksa. Surat PELANTIKAN
2. Pegawai Pemeriksa melaksanakan pemeriksaan stok.
i. KEW.PS-3ii. KEW.PS-14
3. Pegawai Pemeriksa buat satu garisan merah pada akhir transaksi di KEW.PS-3 serta menandatangani kad.
KEW.PS-3
4. Pegawai Pemeriksa menyediakan laporan pemeriksaan.
Laporan Pemeriksaan/Verifikasi StorKEW.PS-14
5. Ketua Jabatan/Pegawai Stor mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok.
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 100 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 101
CARTA ALIRAN: TATACARA PEMERIKSAAN STOK
Mula
Lantik Pegawai Pemeriksa
Laksanakan Pemeriksaan
Rekodkan Pemeriksaan di KEW.PS-3
Sediakan Laporan Pemeriksaan
Mengambil Tindakan ke atas Laporan Hasil Pemeriksaan Stok
Tamat
Pegawai Pemeriksa
Ketua Jabatan
Pegawai Stor
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 101 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD102
TATACARA VERIFIKASI STOR
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab E)
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian melantik Pemverifikasi Stor.
Surat Pelantikan (tempoh 2 tahun)
2. Pemverifikasi Stor melaksanakan verifikasi stor dan mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus (100%).
Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor(KEW.PS-14)
3. Pemverifikasi Stor menyediakan dan kemukakan KEW.PS-14 dan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) kepada Ketua Jabatan.
i. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)
ii. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)
4 Ketua Jabatan menyemak, mengesah, mengesyorkan penambahbaikan dan mengemukakan KEW.PS-14 dan KEW.PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Aset bagi mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.
5. Ambil tindakan ke atas syor penambahbaikan setelah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal di KEW.PS-15.
6. Ketua Jabatan melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa.
7. Pegawai Stor mengambil tindakan pelarasan stok setelah meendapat kelulusan Ketua Jabatan dan merekod transaksi pelarasan stok.
i. Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17ii. KEW.PS-3 (Bahagian B)iii. KEW.PS-4
8. Unit Pengurusan Aset menyemak, menyedia dan menyelaras Laporan Tahunan Pengurusan Stor untuk perakuan dan tandatangan Pegawai Pengawal.
i. KEW.PS-14ii. KEW.PS-15iii. KEW.PS-16
9. Kemukakan Laporan Tahunan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
i. KEW.PS-15ii. KEW.PS-16
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 102 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 103
CARTA ALIRAN: TATACARA VERIFIKASI STOR
Mula
Lantik Pemverifikasi Stor
Laksanakan Verifikasi Stor
Sediakan dan kemukakan KEW.PS-14 dan KEW.PS-15kepada Urus Setia Unit Pengurusan Aset dan Stor
Ambil Tindakan ke atas Syor Penambahbaikan
Menyelaras Laporan Tahunan Pengurusan Stor
Kemukakan Laporan Tahunan Pengurusan Storke Perbendaharaan Malaysia
Tindakan Pelarasan Stok Menggunakan KEW.PS-17
Tamat
Pemverifikasi Stor
Ketua Jabatan/Pegawai Stor
KSU/TKSU
Pegawai Stor
Unit Pengurusan Aset dan Stor
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 103 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD104
TATACARA PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab G)2. Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuat kuasa
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Pemeriksa Pelupusan Stok Bernilai Rendah.
Surat Pelantikan
2. Pegawai Pemeriksa melaksanakan pemeriksaan.
Laporan Pelupusan Stok Bernilai RendahKEW.PS-19
3. Pegawai Pemeriksa mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai dan mengemukakan kepada Kuasa Melulus.
4. Pegawai Stor terima kelulusan dan kemaskini rekod.
i. KEW.PS-3 (Bahagian B) ii. KEW.PS-4 di ruang ‘keluar’
dan di ruang ‘baki’
5. Unit Pengurusan Aset dan Stor mengemukakan (KEW.PS-20) ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya.
Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 104 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 105
CARTA ALIRAN: TATACARA PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH
Mula
Lantik Pemeriksa Pelupusan Stok Bernilai Rendah
Laksanakan Pemeriksaan
Syor Kaedah Pelupusan
Kemukakan KEW.PS-20 kepada Kuasa Melulus
Kemukakan KEW.PS-20 kepada Perbendaharaan Malaysia
Terima Kelulusan dan Kemaskini Rekod
Tamat
Pegawai Pemeriksa
Ketua Jabatan
Pegawai Stor
Unit Pengurusan Aset dan Stor
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 105 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD106
TATACARA KEKURANGAN STOK BERNILAI RENDAH
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab H)2. Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuat kuasa
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Pegawai Stor merujuk di ruangan syor oleh Pegawai Pemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW.PS-14 dan menyediakan KEW.PS-21.
i. KEW.PS-14ii. Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok
(KEW.PS-21)
2. Ketua Jabatan mengesahkan dan mengemukakan KEW.PS-21 kepadaKuasa Melulus.
KEW.PS-21
3. Pegawai Stor terima kelulusan dan kemaskini rekod.
i. KEW.PS-3 (Bahagian B)ii. KEW.PS-4 di Ruang ‘keluar’
dan di Ruang ‘baki’
4. Unit Pengurusan Aset mengemukakanKEW.PS-22 ke Perbendaharaan sebelum15 Mac pada tahun berikutnya.
Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira Stok KEW.PS-22
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 106 9/6/13 11:05 AM
BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN
PROSEDUR STANDARD 107
CARTA ALIRAN: TATACARA KEKURANGAN STOK BERNILAI RENDAH
Mula
Sediakan KEW.PS-21
Kemukakan KEW.PS-21 kepada Kuasa Melulus
Terima Kelulusan dan Kemaskini Rekod
Kemukakan KEW.PS-22 kepada Perbendaharaan Malaysia
Tamat
Pegawai Stor
Unit Pengurusan Aset dan Stor
Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 107 9/6/13 11:05 AM