TUGAS MAKALAH
MENGELOLA KOMUNIKASI
DIAJUKAN SEBAGAI TUGAS MATA KULIAH
PERILAKU ORGANISASI
DISUSUN OLEH : KELOMPOK 7
KETUA : ROHMALIA (3130032)
ANGGOTA : M MARDIAN (3130018)
YANCE JUNAIDI (3130126)
EKO KRISTIAWAN (3130076)
KANIA GISELA (3130070)
CAHYA GUMILAR (3130075)
FAKULTAS EKONOMI
INSTITUT BISNIS & MULTIMEDIA ASMI
JAKARTA
2016
Mengelola Komunikasi
(Managing Communication)
PENTINGNYA KOMUNIKASI
Menemukan aspek pekerjaan seorang manajer yang tidak melibatkan
komunikasi akan sangat sulit. Masalah serius muncul ketika arahan yang
disalahpahami, ketika bercanda santai dalam kelompok kerja menyebabkan
kemarahan, atau ketika pernyataan resmi oleh manajer tingkat atas yang
berlebihan. Masing-masing situasi ini hasil dari kerusakan di suatu tempat dalam
proses komunikasi.
Dengan demikian, pertanyaan yang paling penting bukanlah apakah manajer
terlibat dalam komunikasi karena komunikasi melekat pada fungsi organisasi.
Sebaliknya, masalah sebenarnya adalah apakah manajer berkomunikasi dengan
baik atau buruk. Dengan kata lain, komunikasi itu sendiri tidak dapat dihindari
dalam fungsi organisasi, tetapi komunikasi yang tidak efektif dapat dihindari.
Setiap manajer harus komunikator.
Proses Komunikasi
Proses umum komunikasi mengandung lima unsur: komunikator, pesan,
media, penerima, dan umpan balik (gambar 15.1). Untuk menghargai setiap
elemen dalam proses, kita harus mengkaji bagaimana komunikasi bekerja.
Komunikasi yang sukses hanya jika komunikator mentransmisikan
pemahaman ke penerima. Hence, dapat mendefinisikan komunikasi yaitu
transmisi informasi dan pemahaman, menggunakan simbol-simbol verbal atau
nonverbal.
Model Klasik
Penghubung
Dalam kerangka organisasi, komunikator yaitu karyawan dengan ide-ide,
niat, informasi, dan tujuan untuk berkomunikasi. Misalnya, komunikator bisa
menjadi perawat ruang gawat darurat yang berbagi ide dengan atasannya tentang
cara untuk mengurangi waktu tunggu untuk pasien pada malam akhir pekan yang
sibuk. Atau, komunikator dapat menjadi server di lingkungan restoran populer
yang berencana meminta pengawas untuk kenaikan gaji.
Encoding
Mengingat komunikator , proses encoding harus terjadi yang
menerjemahkan gagasan komunikator ke dalam satu set sistematis simbol - ke
dalam bahasa mengungkapkan tujuan komunikator . Bentuk utama dari encoding
adalah bahasa. Di restoran contoh, server memperhitungkan kerja kerasnya , skor
layanan pelanggan yang tinggi, jumlah meja berubah per jam, dan gaji yang relatif
rendah dan menerjemahkannya ke dalam satu pesan. Fungsi encoding, kemudian,
adalah untuk memberikan suatu bentuk di mana ide-ide dan tujuan dapat
dinyatakan atau dikemas sebagai pesan.
Pesan
Hasil dari proses encoding adalah pesan. Tujuan dari komunikator
dinyatakan dalam bentuk pesan-baik verbal atau nonverbal tersebut. Manajer
memiliki banyak tujuan untuk berkomunikas, seperti untuk orang lain memahami
ide-ide mereka, untuk memahami gagasan orang lain, untuk mendapatkan
penerimaan diri sendiri atau ide-ide mereka, atau untuk menghasilkan tindakan.
Kebisingan
Dalam rangka komunikasi manusia, noise dapat dianggap sebagai faktor-
faktor yang mendistorsi pesan yang dimaksudkan. Kebisingan dapat terjadi di
setiap elemen komunikasi. Sebagai contoh, seorang manajer di bawah kendala
waktu sempit mungkin terpaksa bertindak tanpa komunikasi atau dapat
berkomunikasi dengan tergesa-gesa informasi yang tidak lengkap. Atau bawahan
dapat melampirkan arti yang berbeda untuk kata atau frase dari apa yang
dimaksudkan oleh manajer. Waktu adalah bagian penting dari meminimalkan
kebisingan dan menjadi komunikator yang efektif !
Pesan nonverbal
Informasi komunikator mengirimkan yang tidak berhubungan dengan
informasi secara lisan yaitu, pesan nonverbal, atau komunikasi nonverbal.
Komunikasi nonverbal yaitu pesan yang dikirim dengan postur tubuh, ekspresi
wajah, dan gerakan tangan dan mata; sama pentingnya dengan komunikasi verbal.
Sebuah penelitian meneliti hubungan antara perilaku nonverbal dan
speaker persuasif dalam konteks berbicara di depan umum. Studi ini menunjukkan
bahwa pembicara yang menggunakan gerakan dipraktekkan dan tidak spontan saat
menyampaikan pidato akan kehilangan perhatian banyak penonton, akhirnya
mengurangi dampak dari pidato. Sebaliknya, pembicara harus fokus pada yang
terbuka dan menghubungkan dengan penonton, dan kemudian mengamati
penonton hati-hati dan menggunakan umpan balik ini untuk memodifikasi pidato.
Infleksi vokal mengacu pada bagaimana pesan ditransmisikan: keras atau
lembut, cepat atau lambat, dengan infleksi terkontrol atau tidak terkendali, atau
dengan nada tinggi atau rendah. Metode transmisi menambah arti ke penerima,
yang menilai isyarat ini. Ekspresi tubuh adalah sumber penting dari komunikasi
nonverbal. Ekman dan Friesen telah diklasifikasikan bahasa tubuh menjadi lima
jenis ekspresi: emblem, ilustrator, regulator, adaptor, dan mempengaruhi
penampilan.
Emblem adalah gerakan seperti bahasa isyarat. Gerakan-gerakan ini cepat
menyampaikan suatu kata atau frase dipahami. Ilustrator adalah gerakan yang
memberikan gambaran tentang apa yang dikatakan. Regulator adalah gerakan
yang mengatur percakapan. Misalnya, telapak tangan terangkat dari penerima
memberitahu pengirim untuk memperlambat, alis melengkung dapat
menyampaikan permintaan pengirim untuk menjelaskan apa yang telah dikatakan,
dan anggukan kepala menunjukkan pemahaman. Emblem, ilustrator, dan regulator
secara sadar digunakan oleh individu.
Biasanya dipelajari sejak awal kehidupan, adapter sering digunakan untuk
mengatasi stres dalam situasi interpersonal. Drum jari di atas meja, menarik
sehelai rambut, atau bergoyang kaki atau kaki adalah cara-cara melepaskan
beberapa tingkat stres. Mempengaruhi display, biasanya bawah sadar, langsung
berkomunikasi emosi individu. Kebanyakan mempengaruhi menampilkan
ekspresi wajah, yang adalah komunikator sangat penting dari perasaan seseorang.
Ada asumsi lama bahwa emosi seseorang tercermin di wajah dan bahwa emosi ini
dapat "membaca" dengan banyak akurasi. Mempengaruhi menampilkan juga
dinyatakan dalam posisi tubuh.
BERKOMUNIKASI LINTAS BUDAYA
Ketika manajer dari dua budaya yang jauh berusaha untuk berkomunikasi,
kesalahpahaman dapat terjadi. Miskomunikasi lintas-budaya dapat terjadi karena
berbagai alasan (gambar 15.3). Antropolog budaya Edward T. dan Mildred R.
Aula berteori bahwa budaya adalah komunikasi dan komunikasi yang dapat dibagi
menjadi beberapa bagian budaya ditentukan: kata-kata, ruang, waktu, dan
perilaku.
Kata-kata
Budaya berbeda dalam jumlah informasi kontekstual yang diperlukan ketika
orang berinteraksi dengan satu sama lain. Individu dari budaya komunikasi
konteks tinggi tidak memerlukan pertukaran informasi rinci, melainkan
bergantung pada pengetahuan yang sudah mereka miliki tentang individu lain
sebelum interaksi. Masalah dapat terjadi ketika seorang individu dari budaya
konteks tinggi harus melakukan bisnis dengan mitra di budaya konteks rendah.
Ruang
Setiap orang memiliki batas tak terlihat dari ruang yang mengelilingi
dirinya. Dalam beberapa kebudayaan (misalnya, Eropa Utara), batas-batas yang
luas, sedangkan dalam budaya lain (misalnya, negara-negara Timur Tengah),
ruang ini bisa sangat sempit. Jumlah ruang pribadi dikelola oleh seorang individu
dapat bergeser sementara tergantung pada lingkungannya fisik (misalnya, lift yang
penuh sesak) atau tingkat keintiman dengan orang yang berinteraksi dengan
(misalnya, pasangan). Kesalahpahaman dapat terjadi ketika seorang pengusaha
dari budaya di mana laki-laki menyentuh dan memeluk satu sama lain sebagai
bagian dari normal, kehidupan sehari-hari memulai kontak fisik dengan rekannya
dari budaya di mana menyentuh antara laki-laki jarang terjadi dan hanya terjadi
dengan anggota keluarga. Yang terakhir individu akan merasa tidak nyaman dan
mungkin salah menafsirkan maksud dari kontak fisik.
Waktu
Individu di Asia, Timur Tengah, dan Amerika Latin cenderung melihat
waktu berbeda
daripada kebanyakan orang dari Amerika Serikat, Inggris, dan Jerman. Manajer
dari budaya waktu polychronic melakukan banyak hal sekaligus, tunduk pada
interupsi, berkomitmen untuk hubungan manusia, sering mengubah rencana, dan
basis ketepatan pada hubungan. Namun, manajer dari budaya monochronic
melakukan satu hal pada suatu waktu, mengambil komitmen waktu serius,
mematuhi rencana, mengikuti aturan privasi dan menghormati hak milik pribadi,
dan menekankan ketepatan. Contoh yang paling umum dari kesalahpahaman
terjadi berkaitan dengan janji waktu.
Tingkah laku
Membaca bahasa tubuh seseorang bisa menjadi latihan yang menantang
karena melibatkan subyektif mengevaluasi komunikasi nonverbal. Sebuah studi
menarik dilakukan untuk menentukan apakah perbedaan ada antara bagaimana
individu Amerika dan Jepang diakui ekspresi wajah. Temuan penelitian
menunjukkan bahwa beberapa perbedaan memang ada di antara dua budaya.
Pertama, orang Amerika lebih akurat dibandingkan dengan Jepang mengenali
empat dari enam emosi (marah, jijik, takut, dan kesedihan), terlepas dari budaya
atau jenis kelamin poser dihakimi. Kedua, baik budaya maupun jenis kelamin
poser yang terkena keputusan Amerika 'dari foto-foto, sedangkan emosi
perempuan yang lebih mudah diidentifikasi dibandingkan emosi laki-laki oleh
Jepang. Ketiga, baik Amerika dan Jepang sepakat bahwa kebahagiaan adalah
emosi yang paling mudah untuk mengidentifikasi dan ketakutan itu yang paling
sulit.
BERKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Arah Komunikasi
Desain organisasi harus menyediakan untuk komunikasi dalam empat arah
yang berbeda: bawah, atas, horisontal, dan diagonal. Keempat arah menetapkan
kerangka mana komunikasi dalam suatu organisasi terjadi. Secara singkat
memeriksa masing-masing akan memungkinkan kita untuk lebih menghargai
hambatan komunikasi organisasi yang efektif dan sarana untuk mengatasi
hambatan tersebut.
Komunikasi ke bawah mengalir dari individu di tingkat yang lebih tinggi
dari hirarki dengan yang ada di tingkat yang lebih rendah. Bentuk yang paling
umum dari komunikasi ke bawah adalah kelompok atau massa terdistribusi e-
mail, instruksi kerja, memo resmi, pernyataan kebijakan, prosedur, manual, dan
publikasi perusahaan. Di banyak organisasi, komunikasi ke bawah sering tidak
memadai dan akurat. Banyak kali, tema dari bagian narasi komunikasi ke bawah
merupakan konsekuensi langsung dari keputusan komunikasi korporat. Sebuah
studi mengevaluasi isi pesan dalam surat presiden kepada pemegang saham, yang
terkandung dalam laporan tahunan organisasi. Hasil penelitian menunjukkan
bahwa dalam laporan tahunan, perusahaan-perusahaan yang berkinerja buruk
cenderung memikirkan lebih lanjut tentang peluang masa depan dari pada kinerja
keuangan masa lalu sedangkan sebaliknya adalah benar untuk organisasi yang
lebih sukses.
Sebuah organisasi yang efektif membutuhkan komunikasi ke atas
sebanyak dibutuhkan komunikasi ke bawah. Memang, studi penelitian telah
menemukan bahwa, dalam organisasi di mana program komunikasi ke atas secara
efektif dilaksanakan, mayoritas manajer meningkatkan kinerja mereka. Beberapa
studi menunjukkan bahwa dari empat saluran komunikasi formal, komunikasi ke
atas adalah yang paling efektif. Manajer tingkat atas sering tidak menanggapi
pesan yang dikirim dari karyawan tingkat rendah, dan karyawan tingkat rendah
sering enggan untuk berkomunikasi ke atas, terutama jika pesan berisi berita
buruk. Beberapa yang paling umum perangkat komunikasi ke atas adalah kotak
saran, pertemuan kelompok, dan banding atau prosedur pengaduan. Dalam
ketidakhadiran mereka, orang-orang yang entah bagaimana menemukan cara
untuk beradaptasi dengan saluran komunikasi ke atas tidak ada atau tidak
memadai.
Sering diabaikan dalam desain organisasi adalah penyediaan untuk
komunikasi horizontal. Dalam sebuah perguruan tinggi administrasi bisnis , ketika
ketua departemen akuntansi berkomunikasi dengan ketua departemen pemasaran
tentang persembahan saja, arus komunikasi adalah horisontal. Meskipun ( atas dan
ke bawah ) arus komunikasi vertikal adalah pertimbangan utama dalam desain
organisasi , organisasi yang efektif juga membutuhkan komunikasi horizontal .
Horisontal komunikasi - misalnya , komunikasi antara produksi dan penjualan
dalam sebuah organisasi bisnis dan di antara apartemen yang berbeda atau
perguruan tinggi dalam universitas - diperlukan untuk koordinasi dan integrasi
fungsi organisasi yang beragam . Sebuah studi penelitian terbaru menemukan
bahwa karyawan rumah sakit yang terlibat dalam komunikasi horizontal
cenderung untuk mengidentifikasi kuat dengan profesi mereka , sementara
karyawan yang berkomunikasi secara vertikal lebih mungkin untuk
mengidentifikasi dengan organisasi.
Karena mekanisme untuk memastikan komunikasi horizontal biasanya
tidak ada dalam desain organisasi, fasilitasi yang diserahkan kepada manajer
individu. Peer-to-peer komunikasi sering diperlukan untuk koordinasi dan juga
dapat memberikan kepuasan kebutuhan sosial. Komunikasi diagonal, sementara
mungkin saluran paling digunakan komunikasi dalam organisasi, adalah penting
dalam situasi di mana anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui
jalur lain. Sebagai contoh, pengawas keuangan dari sebuah organisasi besar
mungkin ingin melakukan analisis biaya distribusi. Salah satu bagian dari tugas
yang mungkin melibatkan memiliki tenaga penjualan mengirimkan laporan
khusus langsung ke pengawas keuangan daripada pergi melalui saluran tradisional
di departemen pemasaran. Dengan demikian, arus komunikasi akan diagonal
sebagai lawan vertikal (ke atas) dan horizontal. Dalam hal ini, saluran diagonal
yang paling efisien dalam hal waktu dan usaha bagi organisasi.
Komunikasi dan Teknologi
Dalam beberapa tahun terakhir, beberapa inovasi teknologi tinggi telah
memberikan kontribusi terhadap ledakan alat komunikasi, yang telah
menyebabkan "24/7" mentalitas antara orang-orang bisnis saat ini. Secara umum,
inovasi seperti ponsel pintar telah membuat komunikasi lebih cepat, lebih mudah,
dan dalam beberapa kasus lebih murah. Sekarang seorang karyawan dapat men-
download video dari komersial perusahaan, mendapatkan petunjuk arah ke kantor
klien, melihat sebuah spreadsheet dari biaya perjalanan, mengambil foto dan e-
mail sebuah poster promosi yang menarik, atau men-download file PDF sambil
menunggu untuk minum kopi di Starbucks melalui koneksi internet nirkabel.
Sebuah tinjauan dari beberapa inovasi besar dalam teknologi komunikasi
disajikan berikutnya.
Internet/Intranet/Extranet
Internet telah menjadi bagian penting dari kehidupan sehari-hari bagi
jutaan orang di banyak bagian dunia. Internet adalah sebuah organisasi jaringan
komputer yang menghubungkan segala sesuatu dari superkomputer besar pada
instansi pemerintah untuk mainframe dan server pada bisnis untuk PC di rumah
individu.
Sebuah intranet adalah swasta, dilindungi sistem komunikasi elektronik
dalam sebuah organization.If terhubung ke Internet, ia memiliki privasi dilindungi
oleh apa yang disebut firewall. Firewall adalah modus jaringan diatur secara
internal untuk mencegah lalu lintas eksternal dari menyeberang ke domain
pribadi. Intranet digunakan untuk berkomunikasi hal-hal seperti informasi hak
milik organisasi, rencana perusahaan, catatan medis rahasia, program pelatihan,
kompensasi data, dan catatan perusahaan.
Sebuah extranet dirancang untuk menghubungkan karyawan dengan
individu eksternal organisasi, seperti vendor, pelanggan, dan mitra strategis
lainnya. Pada Campbell Soup Company, portal extranet sedang dikembangkan
untuk mendapatkan pengecer dan konsumen lebih terlibat dalam pengembangan
produk baru.
Email, Pesan, Jaringan Sosial, dan Blog
Penggunaan e-mail akan terus berkembang pesat dalam beberapa tahun
mendatang. Sebagai contoh, beberapa perkiraan menunjukkan jumlah pengguna e-
mail secara global akan meningkat dari 1,2 miliar di tahun 2007 menjadi 1,6
miliar pada 2011. Di masa lalu, beberapa pengguna e-mail yang dikirim keluar
diedit, pesan buruk yang ditulis dengan cepat. Jenis kecerobohan telah dikritik dan
tidak disarankan dalam organisasi. Privasi e-mail adalah masalah serius lain.
Supervisor, kolega, dan lain-lain dapat mengakses pesan e-mail. Akibatnya,
perawatan harus dilakukan dengan benar menggunakan e-mail sebagai pendekatan
komunikasi.
E-mail adalah cara yang efektif untuk mengkomunikasikan pesan-pesan
sederhana. Kompleks data dan informasi yang mungkin harus mengirimkan
dokumen hard copy. Berpikirlah sederhana. Mengamankan e-mail Anda. Selalu
gunakan bahasa yang benar dan profesional dalam mempersiapkan dan mengirim
e-mail.
Texting untuk menjangkau pelanggan memiliki banyak keunggulan
dibandingkan dengan metode yang lebih tradisional seperti TV, radio, koran,
majalah, atau surat langsung, termasuk:
Texting lebih murah daripada banyak bentuk lain dari iklan dan pemasaran.
Ada sedikit spam karena perusahaan telepon seluler memblokir sebagian
besar.
Texting adalah bentuk favorit komunikasi di kalangan konsumen muda,
membuat mereka target pasar yang menarik.
Orang-orang membaca 95 persen dari pesan teks karena mereka umumnya
dari sumber yang dikenal dan teman-teman.
Cara lain di mana teknologi adalah mengubah komunikasi dengan ledakan
popularitas situs jejaring sosial seperti Facebook, MySpace, dan LinkedIn.
Sejumlah resiko yang dihubungkan dengan dunia sering informal dan berbatas
situs jejaring sosial . Sebagai contoh, Virgin Atlantic menembakkan awak kabin
untuk mengeluh di Internet (saat mereka bertugas) tentang penumpang dan
membuat lelucon tentang mesin jet rusak. Pengusaha menetapkan pedoman untuk
mencegah pengungkapan publik yang dapat merugikan reputasi organisasi atau
membuat skandal jejaring sosial . General Electric telah membentuk internal "
Tweet Squad " yang terdiri dari karyawan hipster muda yang membantu karyawan
yang lebih tua dan manajer memperbaiki keterampilan jaringan sosial mereka .
Selain itu, IBM telah membentuk pedoman berikut untuk membantu karyawan
mengerti apa yang mereka bisa dan tidak bisa mengatakan di blog dan situs
jejaring sosial:
Karyawan secara pribadi bertanggung jawab untuk semua konten yang
diterbitkan secara online.
Apa yang diterbitkan mungkin menjadi publik untuk waktu yang lama.
Ingatlah ini.
Karyawan harus transparan tentang peran mereka di IBM di semua
posting.
Karyawan harus mendapatkan izin sebelum melaporkan pembicaraan
internal maupun swasta.
Bila perlu, karyawan harus segera kesalahan benar dan mengedit posting
sebelumnya.
Smartphone
Ponsel pintar akan terus mendapatkan popularitas sebagai orang-orang
bisnis mencoba untuk tetap terhubung di hampir sepanjang waktu. Menurut
laporan pasa , sekitar 91 persen atau 285 juta orang Amerika memiliki langganan
telepon seluler pada tahun 2009 . Keberhasilan ponsel sedang ditantang oleh
"ponsel pintar, " seperti Motorola Android, Apple iPhone, dan Research in
BlackBerry Motion, yang memungkinkan pengusaha untuk mengakses e -mail,
pesan teks, dan video; men-download aplikasi perangkat lunak ("apps"); dan
browsing internet sementara mereka pergi dari kota ke kota. Ponsel pintar
memungkinkan mereka untuk menyimpan alamat, nomor telepon, harga
pelanggan, dan data lainnya penting untuk fungsi sehari-hari. Pertumbuhan
tersebut mencerminkan kebutuhan bagi para manajer untuk tetap terorganisir dan
terhubung dengan rekan kerja, pelanggan, dan stakeholder penting lainnya dari
mana saja kapan saja.
Voice-Mail
Voice -mail, atau meninggalkan pesan rekaman, adalah metode utama yang
karyawan berkomunikasi secara internal. Hal ini menyumbang sekitar 90 persen
dari komunikasi telepon dalam organisasi saat ini . Voice -mail , lebih populer
daripada e -mail, melayani banyak fungsi, tetapi salah satu yang paling penting
adalah penyimpanan pesan. Pesan yang masuk dikirim tanpa mengganggu
penerima dan memungkinkan komunikator untuk fokus pada alasan untuk
panggilan mereka. Voice -mail meminimalkan mengambil pesan yang tidak
akurat dan perbedaan zona waktu. Karyawan saat ini didorong untuk
mengembangkan kemampuan untuk meninggalkan pesan voice-mail ringkas,
profesional, dan sopan. Praktik terbaik adalah sebagai berikut:
Mengatur pikiran Anda sebelum mengangkat telepon .
Mengidentifikasi , permintaan singkat tertentu yang dapat disampaikan
melalui voice -mail .
Sebutkan nama Anda , waktu dan tanggal , nama perusahaan Anda , dan
tujuan panggilan Anda .
Jadilah tepat dan menjaga sederhana pesan .
Katakan apa yang Anda ingin penerima yang dapat dilakukan.
Berikan alasan untuk permintaan tersebut .
Katakan " terima kasih. "
Finish dengan , " Jangan ragu untuk menghubungi saya di nomor berikut.
Videoconferencing, telekonferensi, dan e-Meetings/Collaboration
Videoconferencing mengacu pada teknologi yang terkait dengan melihat,
dan telekonferensi mengacu pada teknologi terutama terkait dengan berbicara.
Seringkali istilah ini digunakan secara bergantian. Kedua teknologi
memungkinkan individu untuk melakukan pertemuan tanpa bertatap muka.
Software pertemuan elektronik (EMS), atau meetingware, menggunakan
jaringan komputer untuk mengotomatisasi pertemuan. Sebuah layar besar di
depan ruangan adalah titik fokus. Layar berfungsi sebagai flip chart anmelectronic
menampilkan komentar, ide-ide, dan tanggapan dari peserta. Meetingware
memungkinkan fasilitator untuk polling peserta rapat, menganalisis hasil voting,
dan membuat laporan rinci.
Ada banyak cara yang berbeda untuk berkomunikasi dalam sebuah
organisasi, untuk supervisor dan rekan kerja, dan secara eksternal, kepada
pelanggan dan vendor. Media komunikasi berbeda dalam kekayaan informasi
mereka. Kekayaan komunikasi mengacu pada jumlah informasi yang dapat
ditransmisikan secara efektif.
Selentingan: Sebuah Saluran Komunikasi Informal
Selentingan adalah sarana komunikasi yang kuat yang melintasi jalur
formal komunikasi. Meskipun upaya banyak perusahaan untuk membatasi atau
tidak menyetujui penggunaan selentingan, itu masih sangat lazim. Meskipun sifat
efeknya pada efektivitas organisasi masih bisa diperdebatkan, tidak ada
menyangkal bahwa efeknya nyata. Banyak jika tidak sebagian besar karyawan
organisasi mendengarkan berbagai macam fakta, opini, kecurigaan, dan rumor
selentingan menyediakan. Ini adalah informasi yang biasanya tidak melakukan
perjalanan melalui jalur formal organisasi. Menurut penelitian, sebuah organisasi
memiliki beberapa sistem selentingan, informasi perjalanan di selentingan tidak
mengikuti jalur tertib, dan selentingan setidaknya 75 persen akurat.
Manajer harus mengakui bahwa selentingan yang berfungsi sebagai
sumber konstan rumor dapat mengganggu. Beberapa rumor selentingan adalah
benar ; ada juga yang tidak . Rumor dapat dibagi menjadi empat kategori:
1. Mimpi Pipa Atau pemenuhan keinginan. Ini mengungkapkan keinginan
dan harapan dari orang-orang yang menyebarkan rumor. Ini adalah rumor
yang paling positif, membantu untuk merangsang kreativitas orang lain.
Seringkali solusi untuk bekerja masalah adalah hasil dari karyawan secara
verbal mengungkapkan keinginan untuk perubahan . Perbaikan ini kadang-
kadang meningkatkan efisiensi untuk departemen tertentu dalam organisas
. Meskipun nada positif , mereka masih merupakan kekhawatiran
karyawan.
2. Rumor Bogie . Jenis rumor berasal dari ketakutan dan kecemasan
karyawan, menyebabkan kegelisahan umum di kalangan karyawan, seperti
selama sit-up anggaran. Dalam hal ini, karyawan secara verbal
mengungkapkan ketakutan mereka kepada orang lain . Rumor ini kadang-
kadang merusak ( seperti rumor tentang kemungkinan PHK ) dan perlu
bantahan resmi dari manajemen .
3. Wedge driver . Ini adalah jenis yang paling agresif dan merusak rumor .
Ini membagi kelompok dan menghancurkan loyalitas . Rumor ini
termotivasi oleh agresi atau bahkan kebencian . Mereka adalah rumor
memecah belah dan negatif . Mereka cenderung merendahkan perusahaan
atau individu dan dapat menyebabkan kerusakan pada reputasi orang lain .
Sebuah rumor pengemudi wedge mungkin kisah seperti " Louise , manajer
kantor , terlihat beberapa hari saja dengan akuntan baru . Mereka berada di
mobil bersama-sama meninggalkan Motel Six . " Atau seseorang mungkin
menyebarkan berita bahwa" Maria mendapat promosi karena dia tidur
dengan bos . "Perempuan lebih mungkin akan diserang dengan jenis
seksual rumor.
4. Home- stretchers . Ini adalah rumor antisipatif . Mereka terjadi setelah
karyawan telah menunggu waktu yang lama untuk pengumuman .
Mungkin ada satu hal terakhir yang diperlukan untuk menyelesaikan teka-
teki dan ini, pada dasarnya, meningkatkan ambiguitas situasi.
KOMUNIKASI INTERPERSONAL
Komunikasi interpersonal adalah sarana utama komunikasi manajerial, pada
hari-hari biasa , lebih dari tiga -perempat dari komunikasi seorang manajer terjadi
dalam interaksi tatap muka. Permasalahan yang muncul ketika para manajer
berusaha untuk berkomunikasi dengan orang lain dapat ditelusuri perbedaan
persepsi dan perbedaan gaya interpersonal. Kita tahu bahwa setiap manajer
memandang dunia sesuai dengan latar belakangnya , pengalaman , kepribadian ,
kerangka acuan , dan sikap . Manajer berhubungan dengan dan belajar dari
lingkungan ( termasuk orang-orang di lingkungan itu ) terutama melalui informasi
yang diterima dan dikirim.
Interpersonal style
Gaya interpersonal mengacu pada bagaimana seorang individu lebih
memilih untuk berhubungan dengan orang lain. Fakta bahwa banyak hubungan
interpersonal yang melibatkan komunikasi menunjukkan pentingnya gaya
interpersonal. Kombinasi yang berbeda untuk mengetahui dan tidak mengetahui
informasi yang relevan ditunjukkan pada Gambar 15.4. Angka tersebut, yang
populer dikenal sebagai Jendela Johari, mengidentifikasi empat kombinasi, atau
wilayah, dari informasi yang diketahui dan diketahui oleh diri dan orang lain.
1. Arena . Wilayah yang paling kondusif untuk hubungan interpersonal yang
efektif dan komunikasi disebut arena . Dalam pengaturan ini , baik
komunikator (self ) dan penerima (orang lain ) tahu semua informasi yang
diperlukan untuk melakukan komunikasi yang efektif . Untuk upaya
komunikasi yang berada di wilayah arena , pihak yang terlibat harus berbagi
perasaan yang sama , data, asumsi , dan keterampilan . Karena arena adalah
area pemahaman umum , semakin besar menjadi , komunikasi yang lebih
efektif.
2. The blind spot . Ketika informasi hasil blind spot yang relevan diketahui
orang lain tetapi tidak untuk diri sendiri. Ini merugikan diri sendiri , karena
satu tidak bisa memahami perilaku , keputusan , dan potensi orang lain tanpa
memiliki informasi yang didasarkan tersebut .
3. The facade. Ketika informasi yang diketahui sendiri tetapi tidak diketahui
orang lain , seseorang mungkin mengambil jalan untuk komunikasi yang
dangkal yaitu , menyajikan sebuah "sektor salah , " atau facade. Informasi
yang kami anggap berpotensi merugikan hubungan, keinginan untuk
kekuasaan , atau apa pun , membuat facade . pelindung ini, pada gilirannya ,
melayani fungsi defensif untuk diri sendiri. Situasi seperti itu sangat merusak
ketika bawahan " tahu " dan atasan langsung " tidak tahu . " facade , seperti
blind spot , mengurangi arena dan mengurangi kemungkinan komunikasi
yang efektif .
4. Yang tidak diketahui . Wilayah ini merupakan bagian dari hubungan di mana
informasi yang relevan dikenal baik dengan diri sendiri maupun pihak lain.
Seperti pernyataan, "Saya tidak mengerti mereka , dan mereka tidak mengerti
saya . " Sangat mudah untuk melihat bahwa komunikasi interpersonal tidak
baik dalam keadaan seperti itu.
Strategi Interpersonal
Seorang individu dapat meningkatkan komunikasi interpersonal dengan
menggunakan dua strategi: eksposur dan umpan balik.
1. Exposure. Meningkatkan luas arena dengan mengurangi area facade yang
mensyaratkan bahwa individu terbuka dan jujur dalam berbagi informasi
dengan orang lain.
2. Feedback. Ketika diri sendiri tidak tahu atau mengerti, komunikasi yang
lebih efektif dapat dikembangkan melalui umpan balik dari mereka yang
tahu. Dengan demikian, blind spot dapat dikurangi dengan peningkatan
yang sesuai dalam arena. Tentu saja, apakah umpan balik dapat digunakan
tergantung pada kemauan individu untuk mendengar dan pada kemauan
orang lain untuk memberikannya. Dengan demikian, individu kurang
memiliki kendali atas penyediaan umpan balik, lebih dari penyediaan
eksposur.
Manajerial Styles
Secara teoritis, manajer yang ingin berkomunikasi secara efektif dapat
menggunakan eksposur dan umpan balik untuk memperbesar area pemahaman
umum, arena. Ada empat gaya manajerial yang berbeda dapat diidentifikasi.
1. Tipe A. Manajer yang merupakan pemimpin otokratis, biasanya
menyendiri dan dingin; komunikator interpersonal yang buruk.
2. Tipe B. Manajer yang mencari hubungan baik dengan bawahan tetapi tidak
dapat secara terbuka mengungkapkan perasaan; komunikator interpersonal
yang sering tidak efektif.
3. Tipe C. Manajer tertarik hanya dalam ide-ide mereka sendiri, bukan ide
dan pendapat orang lain; komunikator biasanya tidak efektif.
4. Tipe D. Manajer yang merasa bebas untuk mengungkapkan perasaan
kepada orang lain dan untuk orang lain mengungkapkan perasaan;
komunikator interpersonal yang paling efektif.
HAMBATAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Berikut adalah hambatan dalam komunikasi yang efektif:
Hambatan Dibuat oleh Pengirim. Ada lima hambatan spesifik yang diciptakan
oleh pengirim komunikasi:
- Masalah semantik. Komunikasi telah didefinisikan sebagai transmisi
informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol umum .
Sebenarnya , kita tidak dapat mengirimkan pemahaman . Kami hanya
dapat mengirimkan informasi dalam bentuk kata-kata , yang merupakan
simbol umum . Sayangnya , kata-kata yang sama mungkin berarti hal yang
berbeda bagi orang yang berbeda . Pemahaman adalah di penerima, bukan
dalam kata-kata . Karena kelompok yang berbeda menggunakan kata-kata
yang berbeda , komunikasi sering bisa terhambat.
- Penyaringan. Filtering, umum terjadi dalam komunikasi ke atas dalam
organisasi, mengacu pada manipulasi informasi sehingga penerima
merasakan itu sebagai positif. Misalnya, bawahan "Menutupi" informasi
yang tidak menguntungkan dalam pesan kepada atasan mereka. Alasannya
untuk penyaringan ini adalah arah (ke atas) yang membawa informasi
kontrol kepada manajemen.
- In-Group Language. Penggunaan bahasa dalam kelompok dapat
mengakibatkan kemacetan komunikasi ketika orang luar atau kelompok
lain yang terlibat. Manajemen , dalam hal ini , harus menyediakan
komunikasi pelatihan keterampilan untuk individu yang terkena untuk
memfasilitasi komunikasi yang efektif antara pihak yang terlibat.
- Status Perbedaan. Organisasi sering mengungkapkan peringkat hirarkis
melalui berbagai simbol. Perbedaan status tersebut dapat dianggap sebagai
ancaman oleh orang-orang yang lebih rendah dalam hirarki, dan ini dapat
mencegah atau mendistorsi komunikasi.
- Tekanan Waktu . Tekanan waktu merupakan penghalang penting untuk
komunikasi. Manajer tidak punya waktu untuk sering berkomunikasi
dengan setiap bawahan. Namun, tekanan waktu sering dapat menyebabkan
masalah yang jauh lebih serius dari ini. Hubungan arus pendek adalah
kegagalan secara resmi ditentukan sistem komunikasi yang sering terjadi
karena tekanan waktu. Artinya adalah bahwa seseorang telah ditinggalkan
dari saluran komunikasi formal yang biasanya akan disertakan.
Hambatan Dibuat oleh Penerima. Dalam beberapa situasi hambatan yang dibuat
oleh penerima:
- Selektif mendengarkan. Dalam hal ini, individu cenderung untuk
menutup informasi baru, terutama jika hal itu bertentangan dengan
keyakinan yang ada . Dengan demikian, dalam arahan dari manajemen ,
penerima pemberitahuan yang menegaskan kembali keyakinannya . Hal-
hal yang bertentangan dengan praduga diabaikan atau terdistorsi untuk
mengkonfirmasi prasangka mereka.
- Putusan Nilai. Dalam setiap situasi komunikasi, penerima membuat
penilaian. Ini pada dasarnya menetapkan suatu nilai keseluruhan untuk
pesan sebelum menerima seluruh komunikasi. Nilai penilaian mungkin
didasarkan pada evaluasi penerima dari komunikator, pengalaman
sebelumnya dengan komunikator, atau makna pesan yang diantisipasi.
- Sumber Kredibilitas. Sumber kredibilitas adalah kepercayaan, keyakinan,
dan keyakinan bahwa penerima memiliki perkataan dan tindakan
komunikator. Tingkat kredibilitas penerima yang memberikan kepada
komunikator secara langsung mempengaruhi bagaimana pandangan
penerima dan reaksi terhadap kata-kata komunikator, gagasan, dan
tindakan. Dengan demikian, evaluasi bawahan dari manajer
mempengaruhi bagaimana mereka melihat komunikasi dari dia.
Hambatan Dibuat oleh pengirim, Penerima, atau Keduanya. Pengirim atau
penerima juga menciptakan hambatan dalam komunikasi organisasi. Sebagai
contoh, ada tiga tipe tertentu dari hambatan.
- Kerangka Acuan. Individu yang berbeda dapat menafsirkan komunikasi
yang sama secara berbeda , tergantung pada pengalaman sebelumnya yang
menghasilkan variasi dalam proses encoding dan decoding . Masalah ini
digambarkan pada Gambar 15.6.
Daerah interior dalam diagram ini mewakili pengalaman akumulasi dari
para peserta dalam proses komunikasi . Jika mereka berbagi area yang luas
, komunikasi yang efektif difasilitasi . Jika area yang luas tidak dibagi -
jika belum ada pengalaman umum - maka komunikasi menjadi mustahil
atau, paling banter , sangat terdistorsi . Komunikator dapat mengkodekan
dan penerima dapat membaca sandi hanya dalam hal pengalaman mereka.
- Perilaku Proxemic. proxemics , didefinisikan sebagai penggunaan
individu dari ruang ketika interpersonal berkomunikasi dengan orang lain .
Menurut Edward Hall, seorang peneliti terkemuka proxemics , orang
memiliki empat zona ruang - spasial jarak informal yang mereka
mempertahankan saat berinteraksi dengan orang lain : zona intim (dari
kontak fisik untuk 18 inci ) , zona pribadi (dari 18 inci sampai 4 kaki),
zona sosial (dari lebih dari 4 sampai 12 kaki ) , dan zona publik ( lebih dari
12 kaki) . Proxemiks menciptakan penghalang komunikasi yang signifikan
ketika perilaku proxemic dari pengirim dan penerima berbeda.
- Overload komunikasi. Salah satu tugas penting yang dilakukan oleh
manajer adalah pengambilan keputusan . Salah satu faktor yang diperlukan
dalam pengambilan keputusan yang efektif adalah informasi. Karena
kemajuan , kesulitan tidak terletak dalam menghasilkan informasi .
Sebaliknya , manajer sering merasa terkubur oleh banjir informasi dan
data. Akibatnya , orang tidak bisa menyerap atau cukup merespon semua
pesan yang ditujukan kepada mereka. Gambar 15.7 mengilustrasikan
dampak hambatan ini ' pada proses komunikasi,
MENINGKATKAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Manajer berusaha untuk menjadi komunikator yang lebih baik harus
menyelesaikan dua tugas yang terpisah. Pertama, mereka harus meningkatkan
pesan mereka/ informasi yang mereka ingin kirimkan. Kedua, mereka harus
berusaha untuk meningkatkan pemahaman mereka sendiri untuk berkomunikasi
kepada mereka. Dengan kata lain, mereka harus menjadi lebih baik encoders dan
decoders. mereka harus berusaha tidak hanya untuk dipahami tetapi juga untuk
memahami. Teknik-teknik berikut dapat membantu menyelesaikan dua tugas
penting ini.
- Menindaklanjuti. Teknik ini digunakan ketika Anda menganggap bahwa
Anda disalahpahami, bila memungkinkan, upaya untuk menentukan
apakah makna yang Anda maksudkan benar-benar diterima.
- Pengaturan Arus Informasi. Mengatur komunikasi dapat menjamin aliran
optimal informasi kepada manajer, sehingga menghilangkan hambatan
overload komunikasi.
- Menggunakan Umpan Balik. Mengembangkan dan mendukung
mekanisme umpan balik melibatkan jauh lebih banyak daripada
menindaklanjuti komunikasi . Sebaliknya , untuk menjadi efektif , umpan
balik harus menarik , responsif , dan diarahkan menuju hasil yang
diinginkan.
- Empati. Empati adalah kemampuan untuk menempatkan diri sendiri dalam
peran orang lain dan menganggap sudut pandang dan emosi yang individu.
Empati membutuhkan komunikator untuk menempatkan diri pada posisi
penerima untuk mengantisipasi bagaimana pesan kemungkinan akan
diterjemahkan.
- Pengulangan. Pengulangan adalah prinsip pelajaran yang telah diterima.
Memperkenalkan pengulangan atau kelebihan ke dalam komunikasi
(khususnya yang bersifat teknis) memastikan bahwa jika salah satu bagian
dari pesan tidak dipahami, bagian lain membawa pesan yang sama.
- Mendorong Saling Percaya . Tekanan waktu sering berarti bahwa manajer
tidak dapat menindaklanjuti komunikasi dan mendorong umpan balik atau
komunikasi ke atas setiap kali mereka berkomunikasi. Dalam keadaan
seperti itu, suasana saling percaya dan kepercayaan antara manajer dan
bawahan mereka dapat memfasilitasi komunikasi. Bawahan menilai
sendiri kualitas hubungan yang dirasakan mereka dengan atasan mereka.
- Waktu efektif. Sehari-hari, komunikasi yang efektif dapat difasilitasi
dengan waktu pengumuman penting yang benar. Hambatan dibahas
sebelumnya sering muncul dari waktu sehingga hasil distorsi dan
pertimbangan nilai buruk.
- Penyederhanaan Bahasa. Bahasa yang kompleks telah diidentifikasi
sebagai penghalang utama untuk komunikasi yang efektif. Manajer harus
ingat bahwa komunikasi yang efektif melibatkan transmisi pemahaman
serta informasi. Manajer harus mengkodekan pesan dalam kata-kata,
banding,dan simbol-simbol yang bermakna bagi penerima.
- Efektif Mendengarkan. Untuk meningkatkan komunikasi , manajer harus
mencari tidak hanya untuk dipahami tetapi juga untuk mengerti. Hal ini
melibatkan dengan mendengarkan. Salah satu metode untuk mendorong
seseorang untuk mengekspresikan perasaan , keinginan , dan emosi adalah
dengan mendengarkan. Hanya mendengarkan saja tidak cukup ; seseorang
harus mendengarkan dengan pemahaman.
Gambar 15,8 menunjukkan teknik yang memfasilitasi lebih efektif
komunikasi
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah, Tuhan yang mengajarkan manusia apa yang
tidak diketahuinya. Atas berkat rahmat dan hidayah Allah sehingga penulisan
makalah ini dapat terselesaikan. Kehadiran makalah ini diharapkan dapat
melengkapi tugas Pengantar Manajemen. Materi-materi yang disajikan dalam
makalah ini, disaring dari berbagai referensi yang memuat informasi mengenai
mengelola komunikasi pemasaran.
Makalah tentang mengelola komunikasi ini akan menghadirkan
pengertian, macam dan kaitanya komunikasi yang baik. Diharapkan pembaca
makalah ini dapat memahami isi makalah ini.
Kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama team yang akhirnya dapat
menyelesaikan makalah ini .
BandarLampung,Desembe2015
Kelompok 3
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...................................................................................... i
DAFTAR ISI.................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................... 1
1.1 Latar Belakang............................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN................................................................................ 3
2.1 Proses Komunikasi............................................................................3
2.1 Berkomunikasi dengan orang lain................................................................... 3
2.1.2. Saluran Komunikasi..................................................................... 3
2.2 Berkomunikasi untuk Membujuk dan Memengaruhi Orang Lain 3
2.3 Perbedaan Gender dalam Komunikasi..................................................... 4
2.4 Komunikasi Nonverbal................................................................... 4
2.4.1 KOMUNIKASI ORGANISASI.....................................................................4
2.4.2 INOVASI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI.................................... 6
2.5 Saluran Komunikasi Pribadi................................................................6
2.6 Komunikasi Krisis............................................................................ 7
BAB III PENUTUP......................................................................................... 18
3.1 Kesimpulan ................................................................................................ 18
3.2 Saran .......................................................................................................... 18
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 20
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan
orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi.
Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk
dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di
dalam kelompok ataupun organisasi selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang
merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok yang terdiri dari
atasan dan bawahannya.
Komunikasi tidak hanya penting untuk manusia tetapi juga penting untuk
sistem pengendalian manajemen yang merupakan alat untuk mengarahkan,
memotivasi, memonitor atau mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen
perusahaan yang mencoba mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan
agar kinerja yang dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan dapat berjalan
lebih efesien dan lancar, yang dimonitor atau yang diatur dalam sistem
pengendalian manajemen adalah kinerja dari perilaku manajer di dalam mengelola
perusahaan.
Merchant (1998) mengatakan bahwa orientasi perilaku berhubungan dalam
lingkungan pengendalian manajemen. Perilaku berpengaruh dalam desain sistem
pengendalian manajemen untuk membantu mengendalikan, memotivasi
manajemen dalam mengambil keputusan dan memonitor perilaku yang dapat
mengendalikan aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sebuah organisasi. Sistem
pengendalian manajemen adalah sejumlah struktur komunikasi yang saling
berhubungan yang mengklasifikasikan proses informasi yang dapat membantu
manajer dalam mengkoordinasi bagiannya untuk mengubah perilaku dalam
pencapaian tujuan organisasi yang diharapkan pada dasar yang berkesinambungan
(Maciarriello dan Kirby, 1994). Untuk membentuk suatu kerja sama yang baik
jelas perlu adanya komunikasi yang baik antara unsur-unsur yang ada di dalam
organisasi tersebut. Komunikasi yang baik akan menimbulkan saling pengertian
dan kenyamanan dalam bekerja.
1.2 RUMUSAN MASALAH
1) Bagaimana tahap-tahap berkomunikasi?
2) Apa komunikasi dalam organisasi?
3) Apa fungsi komunikasi dalam organisasi?
BAB 18 MENGELOLA KOMUNIKASI
Proses Komunikasi
Untuk memahami kompleksitas proses komunikasinsecara lebih baik, dua unsur
penting di setiap situasi komunikasi adalah pengirim dan penerima. Pengirim
adalah siapa pun yang ingin mengemukakan ide atau konsep kepada orang lain,
mencari informasi, maupun mengungkapkan pikiran atau emosi. Penerima adalah
orang yang menjadi tujusn informasi. Pengirim menyandingkan (encodes) ide
dengan memilih simbol-simbol yang menyusun pesan. Pesan (message) adalah
rumusan kasat mata dari ide yang dikirimkan kepada penerima. Pesan dikirimkan
melalui saluran (channel) atau pengangkut komunikasi. Saluran dapat berupa
laporan formal, panggilan telepon, pesan surat elektronis, atau rapat tatap muka.
Penerima menafsirkan (decodes) simbol-simbol untuk menerjemahkan makna
pesan. Terakhir, umpan balik (feedback) terjadi ketika penerima merespons
komunikasi dari pengirim dengan memberikan pesan balasan. Tanpa umpan balik,
komunikasi bersifat satu arah; dengan umpan balik, komunikasi menjadi dua arah.
Umpan balik merupakan sarana ampuh untuk efektivitas komunikasi karena
memungkinkan pengirim mengetahui apakah penerima menafsirkan pesan dengan
tepat.
BERKOMUNIKASI DENGAN ORANG LAIN
Komunikasi dapat gagal jika penerima dan pengirim tidak menyediakan atau
menafsirkan pesan dengan cara yang sama. Kita semua mengetahui sulitnya
berkomunikasi dengan seseorang yang bahasanya berbeda dengan bahasa kita,
dan para manajer dewasa ini sering mencoba berkomunikasi dengan orang yang
bahsanya berebda dengan bahasa yang mereka gunakan. Manager’s Shoptalk
memberikan saran untuk berkomunikasi secara efektif dengan orang yang
bahasanya berbeda dengan bahasa kita.
Oleh karena itu, agar manajer dapat berkomunikasi secara efektif, mereka harus
memahami bagaimana faktor-faktor seperti saluran komunikasi, kemampuan
persuasi, perbedaan, gender, perilaku nonverbal, dan menyimak semuanya dapat
memudahkan atau menyulitkan komunikasi.
Saluran Komunikasi
Para manajer dapat memilih banyak saluran untuk berkomunikasi dengan banyak
manajer lain atau dengan pegawai. Seorang manajer dapat membahas suatu
masalah dengan bertatap muka, membuat panggilan telepon, menggunakan oleh
pesan instan, mengirim e-mail, menulis memo atau surat, atau membuat entri di
blog perusahaan, tergantung jenis pesannya. Berbagai penelitian telah berupaya
menjelaskan bagaimana manajer memilih saluran komunikasi untuk
meningkatkan efektivitas komunikasi. Saluran-saluran yang tersedia bagi para
manajer dapat diklasifikasikan ke dalam suatu hierarki menurut kekayaan
informasi.
Hierarki Kekayaan Saluran
Kekayaan saluran (channel richness) adalah jumlah informasi yang dapat
disiarkan selama satu periode komunikasi. Kapasitas saluran komunikasi
dipengaruhi oleh tiga karakteristik:
1) Kemampuan menangani banyak tanda dalam satu waktu;
2) Kemampuan menyediakan umpan balik dua arah dengan cepat; dan
3) Kemampuan menetapkan fokus pribadi untuk komunikasi yang dilakukan.
Percakapan tatap muka merupakan media paling kaya karena memungkinkan
pengalaman langsung, banyak tanda informasi, umpan balik segera, dan fokus
pribadi.
Memilih Saluran yang Sesuai
Penting bagi manajer untuk memahami bahwa masing-masing saluran
komunikasi mempunyai kelebihan dan kekurangan dan masing-masing saluran
tersebut dapat menjadi sarana komunikasi yang efektif di situasi yang tepat.
Pemilihan saluran bergantung kepada apakah pesan dikirimkan secara rutin
atau tidak. Pesan nonrutin biasanya ambigu, menyangkut peristiwa baru, dan
banyak berpotensi menimbulkan kesalahpahaman. Pesan rutin bersifat
sederhana dan langsung.
Berkomunikasi untuk Membujuk dan Memengaruhi Orang Lain
Komunikasi tidak hanya untuk menyampaikan informasi, tetapi untuk membujuk
dan memengaruhi orang lain. Untuk membujuk dan memengaruhi, manajer harus
sering mudah berkomunikasi dengan orang lain. Namun sebagian orang
mempunyai pengalaman komunikasi interpersonal yang tidak mengenakkan
sehingga mereka cenderung menghindari situasi ketika komunikasi diperlukan.
Istilah kecemasan komunikasi (communication apprehension) menggambarkan
perilaku menghindar ini dan didefinisikan sebagai”tingkat ketakutan atau
kegelisahan seseorang terhadap komunikasi nyata atau akan terjadi”. Lewat
latihan dan praktik, manajer dapat mengatasi kecemasan komunikasi mereka dan
menjadi komunikator yang lebih efektif.
Perbedaan Gender dalam Komunikasi
Kelas, ras, kelompok etnis, dan gender semuanya merupakan faktor-faktor yang
memengaruhi cara orang berkomunikasi. Manajer harus bekerja keras untuk
menghapus pandangan kolot tentang gaya komunikasi seseorang, agar pandangan
ini tidak menghambat pemahaman atau banyak memengaruhi keputusan personel,
seperti mengangkat atau mempromosikan pegawai.
Komunikasi Nonverbal
Bahasa tubuh merupakan salah satu aspek komunikasi nonverbal. Komunikasi
nonverbal (nonverbal communication) adalah pesan yang lebih banyak dikirim
lewat tindakan dan perilaku manusia daripada lewat kata-kata. Para manajer
diawasi, dan perilaku, penampilan, tindakan, dan sikap mereka menjadi simbol
dari apa yang mereka nilai dan harapkan dari orang lain.
Menyimak
Salah satu sarana terpenting bagi komunikasi adalah menyimak pegawai maupun
konsumen. Kebanyakan manajer kini menyadari pentingnya aliran informasi dari
bawah ke atas, bukan dari atas ke bawah, dan mereka sebaiknya menyimak lebih
baik.
Para manajer juga memanfaatkan sikap interaktif blog untuk berhubungan dengan
pegawai dan konsumen. Blog, catatan Web yang memungkinkan orang untuk
memuat opini, gagasan, informasi, menjadi tautan waktu-nyata berbiaya rendah
yang selalu terabru antara organisasi dan konsumen, pegawai, media, dan
investor.
KOMUNIKASI ORGANISASI
Aspek lain dari komunikasi manajemen terkait dengan organisasi secara
keseluruhan. Komunikasi di lingkup organisasi biasanya mengalir ke tiga arah; ke
bawah, ke atas, dan horizontal. Para manajer bertanggung jawab menyediakan dan
merawat saluran komunikasi formal di ketiga arah ini. Mereka juga menggunakan
saluran informal, yang berarti mereka keluar dari kantor mereka untuk berbaur
dengan pegawai.
Saluran Komunikasi Formal
Saluran komunikasi formal (formal communication channel) adalah saluran
komunikasi yang berjalan pada rantai komando atau tanggung jawab tugas yang
diberikan organisasi. Ketiga saluran formal dan jenis infromasi sebagai berikut.
1) Komunikasi ke bawah (downward communication), aliran komunikasi
formal yang paling akrab dan jelas, adalah sebutan untuk pesan dan informasi
yang dikirimkan dari manajemen puncak kepada bawahan ke arah bawah.
Para manajer dapat melakukan komunikasi ke bawah dengan lebih baik dengan
berfokus kepada sejumlah wilayah khusus yang memerlukan komunikasi secra
rutin. Komunikasi ke bawah biasanya mencakup lima topik berikut:
a) Implementasi tujuan dan strategi. Mengkomunikasikan strategi dan
tujuan baru memberikan informasi tentang target khusus dan perilaku yang
diharapkan. Ini memberi arahan bagi di tingkat organisasi yang lebih
bawah.
b) Instruksi dan dasar pekerjaan. Kedua arahan ini menunjukkan cara untuk
menegerjakan tugas tertentu dan bagaimana tugas tersebut terkait dengan
kegiatan lain di organisasi.
c) Prosedur dan praktik. Kedua pesan ini mendefinisikan kebijakan,
peraturan, manfaat, dan pengaturan struktur.
d) Umpan balik kinerja. Kedua pesan ini menilai sebaik apa para indivisu
dan departemen dalam mengerjakan tugas mereka.
e) Indoktrinasi. Pesan ini dirancang untuk memotivasi pegawai dalam
menghadapi misi dan nilai budaya perusahaan dan untuk berpartisipasi di
seremoni istimewa seperti piknik.
2) Komunikasi ke atas (upward communication) formal meliputi pesan-pesan
yang mengalir dari tingkat hierarki organisasi yang lebih bawah ke tingkat
yang lebih tinggi. Menyelaraskan aliran komunikasi ke atas dan ke bawah
yang sehat memastikan lengkapnya sirkuit komunikasi antara para pegawai
dan manajer. Lima jenis komunikasi ke atas adalah:
a) Masalah dan pengecualian. Pesan-pesan ini bertujuan menggambarkan
persoalan serius maupun pengecualian dalam kinerja rutin agara para
manajer senior menyadari berbagai kesulitan yang ada.
b) Saran perbaikan. Pesan ini adalah ide-ide untuk memperbaiki prosedur-
prosedur terkait tugas untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi.
c) Laporan kinerja. Pesan ini meliputi laporan periodik yang
menginformasikan kinerja para individu dan departemen kepada para
manajer.
d) Keluhan dan perselisihan. Kedua pesan ini meliputi keluhan pegawai dan
konflik-konflik yang perlu diketahui oleh hierarki agar dapat didengar dan
dimungkinkan untuk diselesaikan.
e) Informasi keuangan dan akuntansi. Pesan-pesan ini berhubungan dengan
biaya, piutang, volume penjualan, perkiraan laba, laba investasi, dan
masalah-masalah lain yang menjadi kepentingan manajer senior.
3) Komunikasi horizontal (horizontal communication) adalah pertukaran pesan
secara lateral atau diagonal anatra sesama pegawai. Komunikasi horizontal di
bagi ke dalam tiga kategori:
a) Pemecahan masalah di dalam departemen. Komunikasi ini dilakukan
oleh para anggota departemen yang sama dan menyangkut penyelesaian
tugas.
b) Komunikasi antardepartemen. Komunikasi antardepartemen
memfasilitasi penyelesaian proyek-proyek atau tugas-tugas gabungan.
c) Inisiatif perubahan dan perbaikan. Komunikasi ini bertujuan untuk
membagikan informasi kepada berbagai tim dan departemen yang dapat
membantu organisasi berubah, berkembang, dan mengalami peningkatan.
Saluran Komunikasi Tim
Jenis komunikasi horizontal adalah komunikasi dalam tim. Di W. L. Gore,
perusahaan kimia terkenal dengan produk Gore-Tex-nya, unit-unit operasi intinya
terdiri atas tim-tim kecil swakelola. Para anggota tim tersebut bekerja sama untuk
menyelesaikan tugas, dan struktur komunikasi tim memengaruhi kinerja tim
maupun kepuasan pegawai.
Penelitian-penelitian tentang komunikasi tim berfokus kepada dua karakteristik:
tingkat sentralisasi komunikasi tim dan karakter tugas tim.
Saluran Komunikasi Pribadi
Saluran komunikasi pribadi (personal communication channels) berada di luar
saluran kewenangan formal. Komunikasi informal ini berdampingan dengan
saluran-saluran formal, tetapi dapat melewatkan tingkatan hierarkis dan
memotong rantai komando vertikal guna menghubungkan hampir semua orang di
organisasi. Tiga jenis saluran komunikasi pribadi yang penting adalah jaringan
pribadi, selentingan, dan komunikasi tertulis.
1) Jaringan pribadi (personal networking) berarti diperoleh dan dipupuknya
hubungan pribadi yang menembus batas-batas departemen, hierarkis, dan
bahkan organisasi. Menurut Anda, siapa yang lebih memiliki banyak akses
terhadap sumber daya dan lebih berepengaruh di organisasi? Berikut adalah
sejumlah sara dari seorang ahli membangun jaringan komunikasi.
a) Bangunlah jaringan sebelum Anda melakukannya. Para manajer cerdas
tidak menunggu membangun jaringan sampai mereka membutuhkannya,
karena saat membutuhkannya, mereka sudah terlambat.
b) Jangan pernah makan siang sendirian. Orang-orang yang menonjol
dalam membangun jaringan berupaya agar senantiasa terlihat dan
berhubungan dengan sebanyak mungkin orang.
c) Buatlah solusi menang-menang. Membangun jaringan dengan sukses
bukan persoalan apa yang diinginkan, melainkan tentang memastikan
orang lain di jaringan mendapatkan apa yang mereka inginkan.
d) Fokuslah terhadap keberagaman. Makin luas daftar kontak, makin luas
pengaruhnya. Bangunlah hubungan dengan sebanyak mungkin orang dari
berbagai bidang minat (baik di dalam dan di luar organisasi).
2) Selentingan (grapevine), yaitu jaringan komunikasi infromal dari orang ke
orang yang tidak dikenai sanksi oleh organisasi. Selentingan menautkan para
pegawai ke semua arah, mulai dari CEO hingga manajemen madya, staf
pembantu, dan pegawai lini. Selentingan selalu ada di organisasi, namun dapat
menjadi kekuatan dominan bila saluran-saluran formal ditutup.
3) Komunikasi tertulis. Keahlian komunikasi tertulis menjadi makin penting di
tempat kerja kolaboratif dewasa ini. Para manajer dapat meningkatkan keahlian
menulis mereka dengan mengikuti saran-saran berikut:
Hormati pembaca. Waktu pembaca sangat berharga; jangan menyia-
nyiakannya dengan memo atau e-mail panjang dan melantur yang harus
dibaca beberapa kali untuk memahaminya.
Ketahui poin Anda dan langsung membahasnya. Banyak orang duduk
menulis dan menulis, tanpa memperjelas hal-hal yang ingin mereka
katakan dalam pikiran mereka. Untuk menulis dengan efektif, ketahu
pikiran Anda dan tulislah untuk mendukungnya.
Menulislah dengan jelas, bukan mengesankan. Jangan menggunakan
bahasa yang dibuat-buat dan hambur kata-kata.
Miliki opini kedua. Bila tulisan yang dibuat sangat penting, misalnya
memo formal untuk departemen atau organsiasi, mintalah seseorang yang
Anda anggap pandai menulis untuk membacanya sebelum Anda
mengirimkannya. Jangan segan untuk menerima sarannya.
INOVASI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI
Organisasi dengan tingkat efektivitas komunikasi yang tinggi membangun
strategi-strategi untuk mendorong dialog, mengelola krisis komunikasi,
menggunakan umpan balik untuk membina pegawai, dan menciptakan iklim
kepercayaan dan keterbukaan.
Dialog
Dialog (dialogue) adalah proses komunikasi kelompok yang di dalamnya orang-
orang menciptakan aliran makna yang memungkinkan mereka saling memahami
dan berbagi sudut pandang. Orang-orang dapat bertolak dari sudut yang
berseberangan, namun dengan berbicara secara terbuka, mereka menemukan
pijakan yang sama, isu-isu bersama, dan tujuan-tujuan bersama yang dapat
mereka bangun untuk masa depan yang lebih baik. Untuk membangun dan
menjaga hubungan yang kuat, para manajer harus mengembangkan kemampuan
berdialog.
Komunikasi Krisis
Selama beberapa tahun terakhir, banyaknya jumlah dan cakupan krisis
menjadikan komunikasi sebagai tugas lebih menantang bagi para manajer. Krisis
itu seperti api, dan komunikasi adalah cara terbaik untuk memadamkannya. Makin
lambat respons, makin cepat krisis tumbuh, yang disulut oleh mis-informasi,
rumor, dan rasa takut. Para manajer dapat mengembangkan empat keahlian utama
dalam mengkomunikasikan krisis.
Jagalah fokus Anda. Para komunikator krisis yang baik tidak membiarkan diri
mereka kewalahan dengan situasi yang ada.
Tetap terlihat. Banyak manajer meremehkan pentingnya kehadiran mereka di
saat krisis. Tugas manajer adalah keluar untuk meyakinkan kembali para
pegawai sarta mersepons kepentingan publik.
Ungkapkan kebenaran meski pahit. Para manajer efektif mengumpulkan
sebanyak mungkin informasi, melakukan yang terbaik untuk mengetahui fakta-
fakta, dan mengungkapkan kebenaran kepada para pegawai dan publik sedini
mungkin.
Komunikasikan sebuah visi masa depan. Orang-orang perlu merasa bahwa
mereka memiliki sesuatu untuk mereka usahakan dan harapkan.
Umpan Balik dan Pembelajaran
Umpan balik terjadi ketika para manajer menggunakan evaluasi dan komunikasi
untuk membantu para individu dan organsisasi belajar dan berkembang. Umpan
balik memungkinkan para manajer untuk mengetahui jika mereka telah berhasil
dalam berkomunikasi dengan orang lain.
Para manajer yang sukses memfokuskan umpan balik mereka untuk membantu
mengembangkan kemampuan para bawahan, dan mereka mendorong umpan balik
kritis dari pegawai. Ketika menyertakan organisasi dalam tinjauan mereka
terhadap hasil berbagai kegiatan, para manajer dapat segera mempelajari apa yang
berhasil dan apa yang tidak berhasil serta menggunakan informasi itu untuk
memperbaiki organisasinya.
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Pada dasarnya komunikasi sangat diperlukan didalam kehidupan sehari-hari
dalam aspek apapun, baik itu dalam kegiatan berorganisasi atau dalam kehidupan
sehari-hari, dalam kegiatan berorganisasi, komunikasi diperlukan dengan tujuan
agar sebuah system atau komunikasi yang ada bisa terjalin dengan sempurna dan
lebih baik.
Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan/informasi
diantara beberapa orang. Karenanya komunikasi melibatkan seorang pengirim,
pesan/informasi saluran dan penerima pesan yang mungkin juga memberikan
umpan balik kepada pengirim untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima.
Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia adalah makhluk social
yang saling membutuhkan antara satu dengan yang lain. Dalam berkomunikasi
seseorang harus memiliki dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut
dalam berkomunikasi. Dalam proses kita juga harus ingat bahwa terdapat banyak
hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.
Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain
untuk mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan
berkomunikasi diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis
komunikasi, yaitu verbal dan nonverbal, komunikasi verbal atau tertulis dan
komunikasi nonverbal atau bahasa (gerak tubuh). Komunikasi dua arah terjadi
bila pengiriman pesan dilakukan san mendapatkan umpan balik. Seseorang dalam
berkomunikasi pasti dapat merasakan timbale balik antara pemberi informasi serta
penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yang mutualisme antara
keduanya.
3.2 SARAN
Dengan disusunnya makalah ini, maka pembaca atau mahasiswa dapat mengerti
dan memahami pentingnya arti komunikasi dalam organisasi, didalam kehidupan
berorganisasi atau dikehidupan sehri-hari yang membutuhkan komunikasi.
Semoga makalah ini dapat diterima dan dimengerti serta berguna bagi pembaca
atau mahasiswa, dalam makalah ini kami mohon maaf jika ada tulisan kami atau
bahasa
kami kurang berkenan, dengan demikian kami mengharapkan kritik dan saran atas
tulisan kami agar bisa membangun dan memotivasi kami agar membuat tulisan
jauh lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
L. Daft Richard. Manajemen. Jakarta: Salemba Empat. 2008.