Microsoft SharePoint Konferenz 08.-09. Juni 2011, Wien
Besser zusammenarbeiten im Team
Christian Kiesewetter
Alfred Wallner
Herzlich willkommen
Informationworker „
„
Dokumentenflut
dezentrale Teams
internationale
Projekte
Integration von
Dienstleistern, Kunden
Ad Hoc Teams und
Zusammenarbeit
Zeitmangel
Zeitmangel
Steigende
Informations-
mengen
Steigende
Informations-
mengen
Papierloses Büro …?
Papierloses Büro …?
Transport
Zugriff / Ablage
Bearbeitung
Quelle: Anderson Consulting
10%
20%
70%
20%
8%
Rechnungen, Verträge,
Mitarbeiterakten,
Lieferscheine, etc.
Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien,
Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge,
Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz-Reports,
Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan,
Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen,
Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen,
Grafiken, Agenturkommunikation, Event-Agenda, Vortragsbeschreibiungen,
Prozess-Definitionen, Projekt-Unterlagen, externe Kommunikation, etc.
Long Tail
Rechnungen, Verträge,
Mitarbeiterakten,
Lieferscheine, etc.
Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien,
Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge,
Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz-Reports,
Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan,
Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen,
Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen,
Grafiken, Agenturkommunikation, Event-Agenda, Vortragsbeschreibiungen,
Prozess-Definitionen, Projekt-Unterlagen, externe Kommunikation, etc.
Long Tail
Versteckte Kosten
Quelle: IDC
Komplexe
Prozesse ...
... und deren Planung.
Formulare, Prozesse, Workflow,
Ablage, Rechte- / Zugriffs-
management, Verknüpfung
Categorized by predominant job activity: tacit = complex interactions; transactional = routine interactions;
transformational = extraction or conversion of raw materials; 800 occupations studied.
Quelle: Bureau of Labor Statistics; Global Insights; International Labour Organization, United Nations;
World Bank; McKinsey analysis, 2006
Tätigkeiten verändern sich
Collaboration, Enterprise 2.0,
Portal, Search, Business
Intelligence, Webcontent Mgmt
Wissensmanagement
Informationen ablegen
... und wiederfinden.
„Schwarmintelligenz“
Ablagesysteme
Grenzen des klassischen
Wissensmanagement
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Mitarbeiter werden
Effektive Tools für
Kommunikation nutzen
Neue Technologien adaptieren
Unternehmensstandards
aufweichen
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Unternehmen müssen
sich den Rahmenbedingungen
anpassen
Möglichkeiten geben in gewohnten
Umgebungen zusammenzuarbeiten
einheitliche Kommunikationswege
etablieren
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Motivation: Zeit
Reduktion der Suchzeiten
Reduktion der organisatorischen Aufwände
Geschwindigkeit der Prozessabläufe
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Informations-
bereitstellung
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Motivation: Informationsbereitstellung
Steigerung der Qualität
Einfachere Informationsgewinnung
Nebeneffekt der täglichen Arbeit durch Transparenz
SharePoint Die organisatorischen Mittel
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Bereichsleiter Consulting HC Solutions Prokurist, Gesellschafter
26 Jahre im IT Umfeld
21 Jahre im operativen Management
23 Jahre im Beratungsumfeld tätig
Als Berater bei EADS, TIWAG, Keller Grundbau, PFS, Privatinvest, AUDI AG, Wien Energie, NATO und vielen mehr tätig.
Alfred Wallner, Ing.
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Inhalt
Welche organisatorischen Mittel bietet SharePoint um die Zusammenarbeit im Team zu unterstützen
Übersicht über die wesentlichsten Funktionen aus organisatorischer Sicht
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Strukturierung und Auffindbarkeit
Für die Zusammenarbeit von Teams ist es wichtig dass Informationen so verwaltet werden können, dass Sie ohne großen Organisations- bzw. Schulungsaufwand gefunden werden
Die Portaltechnologie, richtig eingesetzt, bietet hier eine perfekte Strukturierungsmöglichkeit an
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Dokumentenverwaltung
Gemeinsame Dokumentenverwaltung ist ein wichtiger Punkt für die effiziente Zusammenarbeit von Teams
Klassische Ansätze sind …
Projektakt
Teambereiche
Div. Ablagen
Die klassischen SharePoint Mechaniken erlauben diese Anforderungen perfekt abzudecken.
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Informationsbereitstellung
Gezieltes zur Verfügung stellen von Informationen ist eine organisatorische Herausforderung
Beispiele
Produktdaten
Marketingdaten
Unterlagen
Wissen
SharePoint bietet mit Metadaten und Portaltechnologie perfekte Strukturierungsmöglichkeiten an
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Prozessunterstützung
Prozesse können auf unterschiedliche Weise durch Systeme unterstützt werden
„Spiellevels“
„Zeigen wie der Prozess laufen soll“
Den Prozess unterstützen
Den Prozess automatisieren
Hier bieten die Ablage und Workflow Mechanismen von SharePoint breite Unterstützung an
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Und noch 1000 andere Gründe …
Über die genannten hinaus gibt es noch eine Liste anderer Organisationshighlights um Teams zu unterstützen
Versionierung
WEB Fähigkeit, Ortsunabhängigkeit
Revisionssicherheit (ecspand)
Benachrichtigungen
Kalender
Aktivitäten
Outlook Integration
Office Integration
Suche
Kundeneinbindung, Extranet
…..
Beispiele auf Anfrage
SharePoint - Strategie
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Standards
SharePoint als Standardprodukt
Customizing durch Konfiguration und Parametrisierung
standardnahe Mechanismen und Erweiterungen
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Standards - Vorteile
rasche Projektumsetzung und -änderungen
modulare Lösungen
geringe (Folge-)Kosten
Updatesicherheit
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Integration Microsoft Landschaft
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Integration: Active Directory
Single Sign On
Aufbauen auf Standards
kein neues Berechtigungskonzept
reduzierte Aufwände
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Integration: Externe Benutzer
Problem Benutzerkonten
Authorisierung externer Benutzer mit Live-ID
neues Feature in 2010
einfache Verwaltung
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Integration: Microsoft Office
vertraute, einheitliche Umgebung
Nutzen der SharePoint Funktionen
Backstage-Ansicht
gleichzeitiges Arbeiten
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Integration von (Dritt-)Applikationen
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Integration von (Dritt-)Applikationen
SharePoint als „Single Point of Service“
Konsolidierung des Wissens und der Informationen
zentrale (applikationsüber-greifende) Prozessplattform
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Unstrukturierte Daten
Dateiablagen
Fileserver und Archivsysteme
Webseiten
Papierdokumente
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Strukturierte Daten
Datenbanken, ERP, LOB, …
„Business Connectivity Services“
Duet Enterprise
Drittapplikationen
SharePoint als Prozessplattform
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SharePoint als Prozessplattform
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SharePoint als Prozessplattform
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SharePoint als Prozessplattform
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SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
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SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
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SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration
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SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration
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SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration
Prozessabarbeitung
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SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration
Prozessabarbeitung
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SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration
Prozessabarbeitung
Belegablage
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Nachhaltigkeit
strategische Plattform
Zentrum der IT- & Microsoftwelt
umfassendes Featureset
laufende Weiterentwicklung
Investitionssicherheit
Fazit
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organisatorische Möglichkeiten
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Prozesse sind abbildbar
Verringerung der Durchlaufzeit
Qualitätssicherung
Standardisierung der Prozesse
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Standorte verschwimmen
Unternehmensstandorte (national und international)
Homeoffice & Mobility
Einbeziehung externer Personen
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Informationsbereitstellung
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unkomplizierte Informationsbereitstellung
über ein zentrales Portal
Aggregation von Informationen
Geschäftsprozesse
Navigation
Reporting
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unkomplizierte Informationsbereitstellung
über Teamsites
strukturierte Gruppenarbeits-bereiche
projektspezifisch
Produktivitätssteigerung
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unkomplizierte Informationsbereitstellung
über individuelle Beiträge
Social Media Konzepte
MySites
Blogs
Rating- und Tagging
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SharePoint ist Standard
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Sicherheit
„Security“
Investitionssicherheit
Qualität
Zukunftssicherheit
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Integration
Office und die Microsoft Welt
Drittsysteme
durchgängige Plattform
Integration Struktur & Prozess
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Usability
einfache Plattform
gewohnte Tools und Umgebung
geringer Einarbeitungsaufwand
„Commodity“
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SharePoint vernetzt
Inhalte.
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SharePoint vernetzt
Inhalte mit
Menschen.
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SharePoint vernetzt
Menschen untereinander.
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SharePoint spannt die Brücke ….
von
Kommunikation
über
Konversation
zu
Kollaboration.
Christian Kiesewetter
Sales & Partner Manager [email protected]
d.velop GmbH
EURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 Wien
T: +43 1 908 08 96
W: www.d-velop.at | www.ecspand.com