Buchführung ist gar nicht so schwer
Eine kleine Einstiegshilfe vonProf. Dr. Günther Dey
Hochschule Bremen, FB Wirtschaft
Buchführung = Erfassung von Geschäftsvorfällen
Geschäftsvorfälle sind alle Aktivitäten, die zu Geldbestands- oder Wertveränderungen in einer Einrichtung unternommen werden.
Sie werden in der Buchführung (synonym: Buchhaltung) systematisch erfasst. Damit wird eine Grundlage für die Dokumentation und für die Berichterstattung über eine Abrechnungs-periode gelegt.
Drei Grundformen
Buchführung kann betrieben werden als• kameralistische Buchführung (noch überwiegend bei
staatlichen Institutionen)• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (z. B. bei
Freiberuflern oder kleineren gemeinnützigen Körperschaften)
• doppelte Buchführung (bei den meisten Unter-nehmen und bei größeren Einrichtungen)
Nachstehend wird nur auf die doppelte Buchführung eingegangen.
Ergebnis der Buchführung: Jahresabschluss
Dieser besteht aus• der Bilanz, die die Bestände an Vermögen und
Schulden gegenüberstellt, und • der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die den
Werte-Zuwachs und die Werteverringerung in der Abrechnungsperiode im Überblick darstellt.
Am Ende eines Jahres werden die Zahlen aus der laufenden Buchführung zum Jahresabschluss zusammengeführt.
Buchführung = Erfassung von Geschäftsvorfällen
• In der laufenden Buchführung werden die Geschäftsvorfälle aber nicht in Bilanz und GuV-Rechnung selbst gebucht.
• Erfasst wird auf Konten.
Man unterscheidet
• Bestandskonten (für die Einzelpositionen der Bilanz)
• Erfolgskonten (für die Einzelpositionen der GuV)
Unterscheidung von Geschäftsvorfällen
• Kategorie 1erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle
keine Auswirkung auf Gewinn oder Verlust(Nur Buchungen auf Bestandskonten)
• Kategorie 2erfolgswirksame Geschäftsvorfälle
mit Auswirkungen auf Gewinn oder Verlust(Buchungen auf Bestands- und Erfolgskonten)
KontenartenBilanz
Aktiva Passiva
Aktivkonten
Soll Haben
Passivkonten
Soll Haben
GuV-Rechnung
Aufwand Ertrag
Aufwandskonten
Soll Haben
Ertragskonten
Soll Haben
Bestandskonten Erfolgskonten
Erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle
• werden nur auf Bestandskonten gebucht.
• Man unterscheidet vier Fallarten:
• Aktivtausch: Wertbewegungen zwischen zwei Aktivkonten
• Passivtausch: Wertbewegungen zwischen zwei Passivkonten
• Bilanzverlängerung: Zuwachs auf einem Aktiv- und auf einem Passivkonto
• Bilanzverkürzung: Abnahme auf einem Aktiv- und auf einem Passivkonto
AktivtauschBilanz
Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 50000 Passiva 52200 Bank 2000Kasse 200
Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200
Bilanz
Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 50000 Passiva 52200 Bank 1800Kasse 400
Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200
PassivtauschBilanz
Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 52200 Passiva 20000 Lfr. Bankverbindl. 25000
Kfr.Bankverbindl 7200
Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200
Bilanz
Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 52200 Passiva 20000 Lfr. Bankverbindl. 30000
Kfr. Bankverbindl 2200 Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200
BilanzverlängerungBilanz
Diverse andere Vermö- Diverse anderegensgegenstände 50000 Passiva 30000
Bank 2000 Darlehen 22000Bilanzsumme 52000 Bilanzsumme 52000
Bilanz
Diverse andere Vermö- Diverse anderegensgegenstände 50000 Passiva 30000 Bank 12000 Darlehen 32000Bilanzsumme 62000 Bilanzsumme 62000
BilanzverkürzungBilanz
Diverse andere Vermö- Diverse anderegensgegenstände 51800 Passiva 30000
Kasse 400 Verbindlichk. 22200Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200
Bilanz
Diverse andere Vermö- Diverse anderegensgegenstände 51800 Passiva 30000 Kasse 200 Verbindlichk. 22000Bilanzsumme 52000 Bilanzsumme 52000
Buchungslogik 1Aktivkonto 1,
z.B. KasseAktivkonto2,
z.B. Bank
Passivkonto2, z.B.
Bankverb.
Passivkonto1, z.B.Darlehen.
Buchungen der Anfangsbestände:
Kasse 100, Bank 2000
Darlehen 3000, Bankverbindl. 1000
AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000
Merksatz: Anfangsbestände werden auf Aktivkonten links, auf Passivkonten rechts gebucht! (Gegenbuchung auf Eröffnungsbilanzkonto)
Buchungslogik 2Aktivkonto 1,
z.B. KasseAktivkonto2,
z.B. Bank
Passivkonto2, z.B.
Bankverb.
Passivkonto1, z.B.Darlehen.
AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000
Buchung (1) einer Barabhebung von 100:
Einzahlung/Zugang bei Kasse, Abgang bei Bank
(1) 100
(1) 100
Merksatz: Auf Aktivkonten werden Zugänge links, Abgänge rechts gebucht!Dies ist ein Aktivtausch!
Buchungslogik 3Aktivkonto 1,
z.B. KasseAktivkonto2,
z.B. Bank
Passivkonto2, z.B.
Bankverb.
Passivkonto1, z.B.Darlehen.
AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000
Buchung (2) eines Passivtausches: Umschuldung von 500, Darlehenserhöhung
(1) 100
(1) 100
(2) 500
(2) 500
Merksatz: Auf Passivkonten werden Zugänge rechts, Abgänge links gebucht!
Buchungslogik 4Aktivkonto 1,
z.B. KasseAktivkonto2,
z.B. Bank
Passivkonto2, z.B.
Bankverb.
Passivkonto1, z.B.Darlehen.
AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000
Buchung (3) einer Bilanzverlängerung
Kreditaufnahme (Darlehen) von 1000, Gutschrift auf Bank
(1) 100
(1) 100
(2) 500
(2) 500
(3) 1000
(3) 1000
Merksatz: Zugänge werden auf Aktivkonten links, auf Passivkonten rechts gebucht!
Buchungslogik 5Aktivkonto 1,
z.B. KasseAktivkonto2,
z.B. Bank
Passivkonto2, z.B.
Bankverb.
Passivkonto1, z.B.Darlehen.
AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000
Buchung (4) einer Bilanzverkürzung
Bartilgung einer Bankverbindlichkeit von 150
(1) 100
(1) 100
(2) 500
(2) 500
(3) 1000
(3) 1000
(4) 150
(4) 150
Merksatz: Abgänge werden auf Aktivkonten rechts, auf Passivkonten links gebucht!
Buchungslogik 6Aktivkonto 1,
z.B. KasseAktivkonto2,
z.B. Bank
Passivkonto2, z.B.
Bankverb.
Passivkonto1, z.B.Darlehen.
AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000
Ermittlung des Schlussbestandes (des Saldos): Buchung der Differenz zur Summe auf der „kleineren“ Seite
(1) 100
(1) 100
(2) 500
(2) 500
(3) 1000
(3) 1000
(4) 150
(4) 150SB 50 SB 2900
SB 4500
SB 350
Gegenbuchungen zur Buchung des Saldos finden auf Abschlusskonten statt!
Buchungslogik 7Aktivkonto 1,
z.B. KasseAktivkonto2,
z.B. Bank
Passivkonto2, z.B.
Bankverb.
Passivkonto1, z.B.Darlehen.
AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000
Nach Buchung des Saldos sind beide Seiten gleich groß, das Konto ist „abgeschlossen“.
(1) 100
(1) 100
(2) 500
(2) 500
(3) 1000
(3) 1000
(4) 150
(4) 150SB 50 SB 2900
SB 4500
SB 350
200 200 3000 3000 4500 4500 1000 1000
Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle
• werden immer auf einem Bestandskonto und auf einem Erfolgskonto gebucht.
• Man unterscheidet zwei Fallarten:
• Ertrag: Zugang auf einem Aktivkonto, Gegenbuchung auf einem Ertragskonto
• Aufwand: Buchung auf einem Aufwandskonto, Gegenbuchung = Abgang auf einem Aktivkonto
Buchungslogik 8 - AufwendungenAktivkonto 1,
z.B. Rohstoffbestand
Aktivkonto2, z.B. Bank Aufwandskonto2,
z.B. Gehälter.
Aufwandskonto 1, z.B.
Materialaufwand
(AB 1000) (2) 2000 (1) 500 (2) 2000
Buchung (1) eines Materialverbrauchs von 500: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung beim Rohstofflager (z.B. Stoff für Kostüme)
Buchung (2) einer Gehaltszahlung von 2000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto
(1) 500 (AB 8000)
Erfolgskonten haben im Gegensatz zu Bestandskonten keinen Anfangs-bestand. Sie werden zu Jahresbeginn auf 0 gestellt.
Buchungslogik 9 - ErträgeAktivkonto 1,
z.B. ForderungenAktivkonto2,
z.B. BankErtragskonto2, z.B.Zinserträge.
Ertragskonto 1, z.B. Umsatzerlöse
(AB 1000)
(4) 1000
Buchung (3) eines Warenverkaufs auf Ziel von 3000: Zugang/Linksbuchung bei Forderungen, Rechtsbuchung bei Umsatzerlösen
Buchung (4) einer Zinsgutschrift von 1000: Zugang/Linksbuchung auf dem Bankkonto, Rechtsbuchung auf dem Zinsertragskonto
(3) 3000
(AB 8000) (4) 1000(3) 3000
Eselsbrücken zur Zuordnung, auf welcher Kontoseite Erträge bzw. Aufwendungen gebucht werden:
Eselsbrücke A: Umkehrschluss 1
Sie haben Eintrittskarten verkauft – Umsatzerlöse. Was passiert? Bei Barverkauf nimmt Ihr Kassenbestand zu, bei Zielverkauf nehmen Ihre Forderungen zu.
Beides bedeutet Zunahme von Vermögen, also Zunahme auf Aktivkonten – Linksbuchung.
Im Umkehrschluss muss damit die Buchung auf einem Ertragskonto rechts erfolgen.
Eselsbrücke A: Umkehrschluss 2
Sie haben Material verbraucht - Materialaufwand. Was passiert? Ihr Lagerbestand nimmt ab.
Das bedeutet Abnahme von Vermögen, also Abnahme auf Aktivkonten – Rechtsbuchung.
Im Umkehrschluss muss damit die Buchung auf einem Aufwandskonto links erfolgen.
Eselsbrücke B: Ableitung aus dem Eigenkapitalkonto
Das Eigenkapital steht auf der Passivseite der Bilanz, also bucht man auf einem Passivkonto – Zunahmen rechts, Abnahmen links.
Eigenkapitalkonto
Aufwand Ertrag = Abnahme = Zunahme
Ertrag bedeutet Eigenkapitalmehrung, also Rechtsbuchung. Aufwand bedeutet Eigenkapitalminderung, also Linksbuchung.
Kontenabschluss
• Alle Bestandskonten werden zum Schluss-bilanzkonto abgeschlos-sen, aus dem die Bilanz entsprechend HGB entwickelt wird.
• Auch Privatkonten für Privatentnahmen und-einlagen sind Bestandskonten.
• Alle Erfolgskonten werden zum GuV-Konto (Sammelkonto für Ertrag und Aufwand) abge-schlossen. Dieses wird mit seinem Saldo (= Gewinn oder Verlust) zum Eigenkapitalkonto abgeschlossen. Dieses ist ein Bestandskonto – weiter also: siehe links.
Abschlussbuchungen Bestandskonten
Aktivkonto 1, z.B. Kasse
Aktivkonto2, z.B. Bank
Passivkonto2, z.B.
Bankverb.
Passivkonto1, z.B.Darlehen
AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000
(1) 100
(1) 100
(2) 500
(2) 500
(3) 1000
(3) 1000
(4) 150
(4) 150SB 50 SB 2900
SB 4500
SB 350
200 200 3000 3000 4500 4500 1000 1000
SchlussbilanzkontoAndere Aktiva 40000 Andere Passiva 38100
Bank 2900 Darlehen 4500
Kasse 50 Bankverb. 350Bilanzsumme 42950 Bilanzsumme 42950
Abschlussbuchungen ErfolgskontenErtragskonto 1,
z.B. Umsatzerlöse
Ertragskonto 2, z.B. Zinserträge
Aufwandskonto2, z.B. Gehälter.
Aufwandskonto 1, z.B.
Materialaufwand
Summe 2000
Summe 44000
Summe 23000
Summe 90000
Aufwendungen GuV-Konto Erträge
Materialaufwand 44000 Umsatzerlöse 90000
Gehälter 23000 Zinserträge 2000
Gewinn 15000 Gegenbuchung auf Eigenkapitalkonto
Summe 92000 Summe 92000
GuV
90000
GuV
2000
GuV
44000
GuV
23000
Übersicht
Eröffnungsbilanzkonto (Werte aus Vorjahr)
Bestandskonten
Aktivkonten Passivkonten
Erfolgskonten (keine Anfangswerte)
Aufwandskonten Ertragskonten
Darunter: EK-Konto GuV-Konto
Schlussbilanz-Konto
Und die Merksätze ...
• Ein Buchungssatz ist eine präzise Kurzanweisung für die Buchung (z.B. Kasse an Bank).
• Keine Buchung ohne Gegenbuchung!• Erst die Linksbuchung (Soll), dann die
Rechtsbuchung (Haben)!• Die Beträge der Links- und der Rechtsbuchungen
aus einem Buchungssatz müssen gleich hoch sein.• Keine Buchung ohne Beleg!
Kleiner Praxisfall
• Auf dem Bankkonto einer Kultureinrichtung stehen zu Beginn des Beispiels 15.000 €. Sie hat keine Schulden. In der Kasse liegen 400 €. Das Eigenkapital beträgt somit 15.400 €.
• Der Druck von Eintrittskarten und Programmheften verursacht Aufwand in Höhe von 500 €.
• Laufende Personalaufwendungen sind in Höhe von 5.000 € zu erfassen.
• Die Einrichtung verkauft für € 30.000.- Eintrittskarten, davon 1/3 an den Abendkassen bar, 2/3 über ein Ticketcenter, das erst später das Geld überweist.
• Künstlerhonorare sind in Höhe von 10.000 € zu bezahlen.
Praxisfall: Einrichtung von Konten
Aus dem Fall benötigt man:• ein Konto „Kasse“• ein Konto „Bank“ zur Bezahlung von Rechnungen)• ein Konto „Umsatzerlöse“• ein Konto „Druckaufwand“• ein Konto „Personalaufwand“• ein Konto „Künstlerhonorare“• ein Sammelkonto „GuV-Konto“• ein Konto „Eigenkapital“
Praxisfall: Buchen der Anfangsbestände
Aktivkonto 1 Kasse
Aktivkonto 2 Bank
Passivkonto1, Eigenkapital
Buchungen der Anfangsbestände:
Kasse 400, Bank 15.000
Eigenkapital 15.400
AB 400 AB15000 AB 15400
Praxisfall: Buchung ErtragAktivkonto 1
KasseAktivkonto 3 Forderungen
Ertragskonto 1 Umsatzerlöse
AB 400
(1) 20000
Buchung (1) Kartenverkauf bar 10.000 und „auf Ziel“ 20.000: Zugang/Linksbuchung bei Kasse bzw. Forderungen, Rechtsbuchung 30.000 bei Umsatzerlösen
(1) 10000
AB 0 (1) 30000
Praxisfall: Buchungen AufwandAktivkonto 1
BankAufwandskonto 1
DruckaufwandAufwandskonto 3, Künstlerhonorare
Aufwandskonto 2, Personalaufwand
(AB 15000) (3) 5000 (4) 10000
Buchung (2) Druck Programm/Karten von 500: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung bei Bank
Buchung (3) Personal von 5000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto
Buchung (3) Künstlerhonorar von 10000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto
(2) 500
(4) 10000
(3) 5000
(2) 500
Achtung: Ein Problem!Aktivkonto 1
BankAufwandskonto 1
DruckaufwandAufwandskonto 3, Künstlerhonorare
Aufwandskonto 2, Personalaufwand
(AB 15000) (3) 5000 (4) 10000(2) 500
(4) 10000
(3) 5000
(2) 500
Wie man sieht, reicht das Geld auf dem Bankkonto nicht aus, die drei Zahlungsverpflichtungen zu begleichen.
Möglichkeit 1: Die Einrichtung darf das (Giro-)Konto überziehen und Schulden machen – s. nachfolgende Bilanz.
Möglichkeit 2: Es erfolgt ein Ausgleich durch Einzahlung aus der Kasse.
Abschlussbuchungen ErfolgskontenErtragskonto Umsatzerlöse
Aufwandskonto 3 Honorare
Aufwandskonto 2 Personalaufwand
GuV
500
Summe
5000
Summe
10000
Summe
30000
Aufwendungen GuV-Konto Erträge
Druckaufwand 500 Umsatzerlöse 30000
Personal 5000
Honorare 10000
Gewinn 14500 Gegenbuchung auf Eigenkapitalkonto
Summe 30000 Summe 30000
GuV
30000
Summe
500 GuV
5000
GuV
10000
Aufwandskonto 1 Druckaufwand
Abschlussbuchungen Bestandskonten
Aktivkonto 1, z.B. Kasse
Aktivkonto2, z.B. Bank
Passivkonto1 Eigenkapital
AB 400 AB 15000 AB 15400
(1) 10000 SB 10400
AB 0
10400 10400 15500 15500 20000 20000 29900 29900
SchlussbilanzkontoForderungen 20000 Eigenkapital 29900
Bank 0
Kasse 10400 Bankverbindl. 500Bilanzsumme 30400 Bilanzsumme 30400
Aktivkonto 3 Forderungen
(1) 20000(3) 5000(4) 10000
(SB) 500SB 20000
SB 29900
(2) 500
GuV 14500
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