Business case ICT sourcing
College ICP 27 April 2004
27-4-2004Robert Mooijman
Agenda
14.00 – 14.45 Introductie outsourcing en achtergrond14.45 – 15.00 Toelichting case15.00 – 15.10 Pauze15.10 – 16.15 Nadere uitwerking case
Wat is outsourcing?
Definitie: Het geheel of gedeeltelijk uitbesteden van taken naar een gespecialiseerde partij, waarbij zowel activiteiten, verantwoordelijkheden, apparatuur (soms) en personeel (soms) overgaan naar deinsourcende partij.
De netwerksamenleving dwingt tot selective sourcing ….
Uitbestede kompetentie
Inbestede kompetentie
… als outsourcing moet, doe het dan goed !
Ontwikkeling van de NL Sourcingmarkt
0,0
2,0
4,0
6,0
8,0
10,0
12,0
14,0
16,0
18,0
1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
jaar
milj
ard
Euro
totaal
uitbesteed
Externe ICT dvl
uitbesteed
Domeinen van ICT-sourcingBranche-expertise ICT expertise
StrategischManagement
Bedrijfsbeleid Informatiebeleid en -planning
TactischManagement
Service Level Mgt Cost mgtContingency planning
Availability mgt Capacity mgt
OperationeelManagement
Incident mgt Problem mgt Change mgtConfiguration mgt
Software Distribution & Control
Operaties GebruiksBeheerFunctioneel Onderhoud
ApplicatieBeheer(inclusief pakketten)
Beheer van: Servers, Werkplekken
LAN, WAN
Functioneel Beheer Applicatie Beheer Technisch Beheer
Demand mgtDemand management
Succesfactoren voor outsourcing
SF1 Sourcingproces beheersbaar maken met faseringsmodel
Vinden van een Win-Win situatie:SF2 Positieve business case voor uitbestedingSF3 Positieve business case voor inbesteding
Processen kunnen uitwisselen:SF4 Ontvlechten van processenSF5 Goed opdrachtgeverschap
aan ALLE succesfactoren MOET voldaan worden
SF1 beheersbaar maken door Fasering
4.Weer in
huis nemen
2. Leverancier
selectie
3.Aansturen
van de leverancier
1. Business
case
5.Eigen ICT-
dienst-verlening
WCIT Sourcing cyclus
Opties bij afloop contract
uitbestedende organisatie
leverancierA
leverancierB
back-sourcin
g 14 %
vervolg-sourcing20-30 %
dying system
doorgaan50-60%
zorg dat je opties vasthoudt
A S U A S U A S U
A S U A S U A S U
A S U A S U A S U
A S U A S U A S U M SU 1 M SU 2 MSU 3 MSU 4
A S U A S U A S U bijv .
A S U A S U A S U Te le fon ie Desktop m gt Hosting
A S U A S U A S U
A S U A S U A S U
A S U A S U A S U
A S U A S U A S U
A S U A S U A S U
A S U A S U A S U Kerncom petenties
Kerncom petenties
bijv .
potentië le
NW beheer
bijv .bijv .
SF4 ontvlechten en packaging
ASU: Atomic sourceable unit (technisch gezien uitbesteedbaar)MSU: Marketable sourcing unit
De aanbod- en vraagzijde van de informatievoorziening
ICT is strategisch
wapen
geenissuemeer
geenissuemeer
integratie vraag-aanbod
flexibelop tijden op maat
geenissuemeer
geopti-maliseerd i.s.m.
klant via pro-actief beheer
toe-gevoegdewaardevoor
businessstaat
centraal
opti-malisatieafspraken
i.s.m.klant
integrale ontwikkeling
enonderhoud
van business
& IT
gezamen-lijke
strategie vorming
geopti-maliseerd,
volumeflexibel
gestan-daardiseerde
en geïntegreerde
processen
geopti-maliseerd:
gestroomlijnden versneld
proces
processen ingericht,meetbaar
voor aanbod,start metcostmgt.
geoptimali-seerdi.s.m.
gebruikers
up to dateinformatie-planning en architectuur
planmatig,onder controle processen
ingerichtwijzigingen & configuratie
procesingericht
P&D-catalogus,SLM geïnitieerd,beschikbaar-
heids- &capaciteitsbeheer
beheersbaarconform
standaarden
algemene richtingbepaald
met weiniginput van
de business
geen standaarden,geen planning,veel verstoring ongestructureerd
brandjesblussen:reactief
geen overzichtgeen afspraken
reactief,geen
projectmatige aanpak,ad hoc
geen(formeel)
beleid
Technologiegedreven
Beheerst
Servicegericht
Klantgericht
Businessgericht
afgestemdop
business processen
Stra
tegi
e &
Bel
eid
Ont
wik
kelin
g &
Ond
erzo
ek
Serv
ice
Del
iver
y
Wijz
igin
gen
&Pr
ojec
ten
Inci
dent
en &
Prob
lem
en
Expl
oita
tie
Stra
tegi
e &
bele
id
Inno
vatie
&
tren
d w
atch
Serv
ice
Leve
lM
anag
emen
t
Proj
ectm
ngt.
& w
ijzig
inge
n
(Geb
ruik
ers)
-on
ders
teun
ing
Appl
.-beh
eer &
aans
turin
g ex
pl.
Klantvolgt
Klantkiest
Klantbepaalt
Klantstuurt
Klant iseigenaar
ICT is strategisch
wapen
geenissuemeer
geenissuemeer
geenissuemeer
focusop
innovatie
geenissuemeer
stabiliteitissue van klant en IT
wijzigingen beoordeeld vanuit bus.
& arch. perspectief
toespitsing opklantgroep
met inzicht inconsequenties van eisen en
wensen
integraal programmamanagement
vanuitstrategie
gezamenlijke strategie vorming
afbakeningheldertussenklant-IT
afspraken over niveau van onder-steuning en
taak-verdeling
betrokken in
besluit-vorming
onder-handelen over basis dienst-
verlening
wensen op elkaar
afgestemd en globaal op beleid
ICT-strategie afgestemd
opbusinessstrategie
aan-spreek-puntendeels
belegd
af-handeling in beginsel
gestruc-tureerd
partici-patie
inbelangrijke projecten
participatiein
belangrijkeprojecten
klantkiest
speer-punten
uit ICT-strategie
adhoc
zelfop-
lossen/regelen
zelfdoen niet niet
geenrelatie metIT
sturing en optimalisatie
van de exploitatie
begrip dat IT
bestuurd moet
worden
ICT is strategisch
wapen
geenissuemeer
geenissuemeer
integratie vraag-aanbod
flexibelop tijden op maat
geenissuemeer
geopti-maliseerd i.s.m.
klant via pro-actief beheer
toe-gevoegdewaardevoor
businessstaat
centraal
opti-malisatieafspraken
i.s.m.klant
integrale ontwikkeling
enonderhoud
van business
& IT
gezamen-lijke
strategie vorming
geopti-maliseerd,
volumeflexibel
gestan-daardiseerde
en geïntegreerde
processen
geopti-maliseerd:
gestroomlijnden versneld
proces
processen ingericht,meetbaar
voor aanbod,start metcostmgt.
geoptimali-seerdi.s.m.
gebruikers
up to dateinformatie-planning en architectuur
planmatig,onder controle processen
ingerichtwijzigingen & configuratie
procesingericht
P&D-catalogus,SLM geïnitieerd,beschikbaar-
heids- &capaciteitsbeheer
beheersbaarconform
standaarden
algemene richtingbepaald
met weiniginput van
de business
geen standaarden,geen planning,veel verstoring ongestructureerd
brandjesblussen:reactief
geen overzichtgeen afspraken
reactief,geen
projectmatige aanpak,ad hoc
geen(formeel)
beleid
Technologiegedreven
Beheerst
Servicegericht
Klantgericht
Businessgericht
afgestemdop
business processen
Stra
tegi
e &
Bel
eid
Ont
wik
kelin
g &
Ond
erzo
ek
Serv
ice
Del
iver
y
Wijz
igin
gen
&Pr
ojec
ten
Inci
dent
en &
Prob
lem
en
Expl
oita
tie
Stra
tegi
e &
bele
id
Inno
vatie
&
tren
d w
atch
Serv
ice
Leve
lM
anag
emen
t
Proj
ectm
ngt.
& w
ijzig
inge
n
(Geb
ruik
ers)
-on
ders
teun
ing
Appl
.-beh
eer &
aans
turin
g ex
pl.
Klantvolgt
Klantkiest
Klantbepaalt
Klantstuurt
Klant iseigenaar
ICT is strategisch
wapen
geenissuemeer
geenissuemeer
geenissuemeer
focusop
innovatie
geenissuemeer
stabiliteitissue van klant en IT
wijzigingen beoordeeld vanuit bus.
& arch. perspectief
toespitsing opklantgroep
met inzicht inconsequenties van eisen en
wensen
integraal programmamanagement
vanuitstrategie
gezamenlijke strategie vorming
afbakeningheldertussenklant-IT
afspraken over niveau van onder-steuning en
taak-verdeling
betrokken in
besluit-vorming
onder-handelen over basis dienst-
verlening
wensen op elkaar
afgestemd en globaal op beleid
ICT-strategie afgestemd
opbusinessstrategie
aan-spreek-puntendeels
belegd
af-handeling in beginsel
gestruc-tureerd
partici-patie
inbelangrijke projecten
participatiein
belangrijkeprojecten
klantkiest
speer-punten
uit ICT-strategie
adhoc
zelfop-
lossen/regelen
zelfdoen niet niet
geenrelatie metIT
sturing en optimalisatie
van de exploitatie
begrip dat IT
bestuurd moet
worden
SF5. Goed opdrachtgeverschap
Fase IV: Keten-georiënteerd
Fase III: Systeem-georiënteerd
Fase I: Initieel
Fase II: activiteit-georiënteerd
Leid
ersc
hap
Proc
esse
n
Eind
resu
ltate
n
Mdw.
Strat
Midd
Waard Mdw.
Waard kl.
Waard Mtsch.
Fase V: Excellerend
Outsourcing vereist fase III / IV van het INK model
Wat zijn de voordelen van outsourcing?
• Kostenreductie door schaalvoordelen• Kosten van vast naar variabel
– FTE’s gaan over naar de leverancier
• Kosten meer flexibel– Je betaalt wat je afneemt en niet wat je in huis hebt
• Continuïteit dienstverlening beter te borgen• Betere beveiliging door kennis en afspraken• Toegang tot kennis en nieuwe technologie• Risico overdracht• Verantwoordelijkheden duidelijker belegd• Verhoging van service en kwaliteit
Aandachtspunten bij de selectie
Transitie (PvA)
FinanciënContract
o.a.
Exit-condities
Overdrachtvan
PersoneelVeran-
deringenvoor de
gebruikersWhat’s
in it for me?
Overdrachtvan
Middelen
Server
Diensten catalogus
&
SLA
MissieVisie
SourcingStrategie
Kritische Succes Factoren
Kern Prestatie Indicatoren
Balanced Scorecard Rapportage
business case voor outsourcing
+ normen SLA
SLA: leg relatie met doelstellingen
… de BSC piramide
Overdracht van middelen
• Wel overdragen efficiencyvoordeel leverancier gedurende looptijd
contract– Verschillende financiële oplossingen mogelijk
• Niet overdragenminder afhankelijk,
makkelijker overgaan naar een andere leverancier
Server
Financiële constructies
• Financiering transitiekostenboete bij voortijdig opzeggen
• Bonus/Malus, Credit points• (combinaties van) kortingen• Indexering/benchmark ?
trans
itie
opex
opex
opex
opex
opex
Jaar 1 2 3 4 5
Een Business Case is een ondersteunend gereedschap voor planning en besluitvorming. Het is niet louter een
rekensom. Het is een integrale benadering van:• MARKT
het bepalen van strategie en positionering op de markt;• PARTIJEN
het benoemen en afstemmen van commerciële en publieke delen;
• SCOPEhet afstemmen van ambities en doelstellingen;
• en FINANCIERBAARHEIDhet evenwicht vinden tussen kosten en (maatschappelijke) opbrengsten
Wat is een business case?
Hoe vertaalt zicht dit naar een BC outsourcing?• Markt
– Welke aanbieders zijn er op de markt voor deze specifieke diensten en voldoen die aan de eisen en wensen van de leverancier
• Partijen– Welke partijen spelen een rol in de uitbesteding
(intern/extern)– Maturity van partijen (intern/extern)– Outsourcing strategie /aansturing
• Scope– (ICT) Doelstellingen– Dienstenomvang en afbakening– Wat wel/niet uitbesteden
• Financierbaarheid– Kosten voor en na uitbesteding (scenario’s)– Uitgangssituatie
Hoofdstromen in business case outsourcing
Kick of
Eindrapport BC
Maturity assessment
Plan voor Inrichten aansturing (opt)
kosten uitbesteed
Dienstenaanbod leveranciershuidige kosten
Afbakening pakket
Risico-analyse
workshop met mgt
workshop
expert voorstel; toetsen door klant
doc. studie
workshopcalculatie door experts
expert voorstel
GO / no GoPvA
Case: Semi overheidsorganisatie
• Gedwongen bezuinigingen• Jaarlijks ICT budget 2,5 miljoen Euro• ICT afdeling: 10 FTE• Kwaliteit dienstverlening: matig / slecht• Professionaliteit /volwassenheid: niveau 1 – 2 • ICT geen kerncompetentie• Ondersteuning bedrijfsprocessen: matig
Doelstellingen
• Uitbesteden wat geen kerncompetentie is• Verhoging van kwaliteit en professionalisering• Verlaging van totale ICT kosten
De business case: financiën, maturity en dienstenpakket
Financiën: huidige en toekomstig
• Bench mark: Wat kan ik verwachten van leveranciers?• Welke cijfers kent men uit eerdere trajecten• Wat zijn de huidige kosten? Wat weten we en wat moet
je weten?• Gedetailleerde kosten in RFP geven inzicht. Vergelijk!• Kosten voor transitie!
Vergelijk huidige kosten toekomstige kosten
• Huidig budget 2,5 miljoen per jaar, hoe verdeeld?• Toekomstig budget uit RFP• Uitgebreide functionaliteit: Navision als ERP
Uitbesteding
Eigen kosten
2,52,52,52,52,5
Contract kosten
Jaar 4
Contract kosten
Jaar 2
• Contract kosten•Transitie
Jaar 1
Contract kosten
Contract kosten
Jaar 5Jaar 3
De eigen kosten
• Exploitatie en investeringskosten– Hardware + software– Personeel (beheer)– Verbindingen + infrastructuur– Contracten met derden– Investeringen in nieuwe componenten
Maturity: professionalisering en processen
• Beheersing en tactische sturing middels ITIL processen
• Vastleggen diensten: SLA + service catalogus• Duidelijke verantwoordelijkheden• Bedrijfsprocessen ondersteund middels een
professionele tool: best practices
Professionalisering neemt toe middels procesmatig werken en vastleggen van afspraken
Belangrijkste processen
Vraagzijde
Aanbodzijde
Demand managementBusiness Leverancier
Cost managementContractkosten& doorbelasting
Service Level ManagementInterne en externe SLA’s
Change managementCAB changes & standaard changes
Standaard changes
Dienstenpakket
• Alles uitbesteden behalve:– Functioneel beheer– Applicatie ontwikkeling– Aansturing leverancier en bundeling vraag
Conclusie
• De uitbesteding draagt bij aan de realisatie van de doelstellingen
• Kosten dalen terwijl kwaliteit en functionaliteit toeneemt: zowel de dienstverlening als de tooling verbetert
• Inzicht in kosten voor en na de uitbesteding is essentieel om de juiste vergelijkingen te kunnen maken
• Doorbelasting een goed middel voor beheersing van kosten: vraagt om goed inzicht
Tot slot
• Uitbesteding kan leiden tot kostenbesparing en kwaliteitsverbetering.
• Cost management is een essentieel onderdeel bij de beoordeling van een business case
• Uitbesteding vraagt om een bepaalde mate van professionaliteit. “never outsource a problem”
• Beheersing van kosten ten tijde van het contract vraagt om strakke sturing
• Duidelijke omschrijving van het wat en de verantwoordelijkheden