Comprendre les lenteurs d’un processus administratif grâce au
Process Mining
Léonard Studer Ville de Lausanne
2nd eGoV Innovation Day, novembre 2014
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Office de la Police des
Constructions
Clients externes
(architectes, promoteurs)
Services cantonaux
19 services communaux
Enquête publique
(EP)
09.12.2014 2
15 gestionnaires administratifs ou techniques Produit environ 2’400 rapports par an
~ 450 dossiers par an Durée de traitement ~ 24 semaines
Une loi « centrale »: LATC vaudoise + 27 lois spécialisées
~ 50% des dossiers soumis à EP ~ 2 oppositions/interventions par EP
Le processus d’octroi des permis de construire à la commune de Lausanne
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« Pourquoi faut-il autant de temps pour traiter une demande de permis de construire? »
• Un cadre législatif compliqué
• La priorité de l’administration est la légalité et
l’égalité de traitement des dossiers alors que
la priorité d’un architecte est dans la satisfaction de son client
• Les processus administratifs sont bien connus mal connus
Ce que tout le monde sait
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http://www.olifantenpaadjes.nl/
Processus:
la réalité n’est pas toujours celle que l’on croît
Process Mining ?
Ensemble de techniques qui permettent d’extraire et analyser de l’information processus à partir des journaux d’événements (events logs)
Le Process Mining a été inventé vers 1998 et est mature depuis environ 2 ans
Une étude Process Mining est un complément très intéressant à l’approche classique par interviews
Le processus décrit par les collaborateurs après interviews
Base: Events log comprenant 909 dossiers traités entre 2011 et 2014
Le processus découvert par Process Mining:
Temps moyen de traitement des dossiers
Avec circulation A
Sans circulation A
Avec circulation NR
39.0 semaines 26.5 semaines
Sans circulation NR
27.6 semaines
24.6 semaines
Découverte de plusieurs
conditions qui ralentissent le
traitement
Conclusions
• Le Process Mining permet d’avoir une vue approfondie et renouvelée d’un processus administratif
• En connaissant beaucoup mieux le processus tel qu’il est vraiment, on s’offre de nouvelles possibilités – améliorations efficaces, ciblées et justifiées
– un peu de marge de manœuvre aux décideurs
– intégrer le processus dans une démarche eGov
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