DATASOFT “E-DEFTER” Kullanıcı Kılavuzu
MAYIS 2014 DATASOFT YAZILIM LTD. ŞTİ.
Kartal/İstanbul R01_2014_05_30
ŞUBAT 2015 DATASOFT YAZILIM LTD. ŞTİ.
Kartal/İstanbul R02_2015_02_20
Datasoft e-Defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 1 ~
İçindekiler Tanımlar .......................................................................................................................................................... 2
Datasoft e-Defter Yazılımın Amacı: ................................................................................................................. 3
Yazılımın Kurulması: ........................................................................................................................................ 3
Yazılımın Çalıştırılması: .................................................................................................................................... 3
e-Defter Uygulamasının başlangıcından itibaren muhasebe fiş kaydında kurallar: ........................................ 4
Datasoft Muhasebe Programında Yapılacak İşlemler: .................................................................................... 4
Datasoft Muhasebe Programından e-Defter Uygulaması için Kaynak Veri Hazırlanması: .............................. 5
Datasoft e-Defter Uygulamasında Yapılacak İşlemler: .................................................................................... 5
Defterlerin Oluşturulması: ............................................................................................................................... 6
Defterlerin İmzalanması: ................................................................................................................................. 6
Defterlerin Kontrol Edilmesi: ........................................................................................................................... 6
Defter Beratlarının GIB e-Defter Platformuna Gönderilmesi: ......................................................................... 7
Defterlerin Saklanması: ................................................................................................................................... 7
e-Defter Oluşturma Aşamaları: ....................................................................................................................... 8
Sorularla e-Defter: ........................................................................................................................................... 8
e-Defter Başvurusu: ....................................................................................................................................... 10
Datasoft e-Defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 2 ~
Datasoft e-Defter
Kurulum ve Çalıştırma Kılavuzu
Tanımlar 1. Tanımlar:
e-Defter: Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre
tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. 1
Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği düzenlemesi gereğince yevmiye defteri ve büyük defter, XBRL GL
e-defter format ve standartlarına göre hazırlanacaktır. Bu standartlar defterler kayıtlarının içeriği ve
standartlarını belirlemektedir.
XBRL: XBRL, aralarında denetim şirketleri, yazılım şirketleri, devlet birimleri ve Uluslararası Muhasebe
Standartları Kurulu (IASB) gibi kurumların da yer aldığı 600 katılımcının yer aldığı kar amacı gütmeyen
uluslararası bir konsorsiyum tarafından geliştirilmiştir. Açık bir standart olan ve lisans gerektirmeyen XBRL,
finansal bilgilerin elektronik transferi için kullanılan XML tabanlı genel bir işaretleme dilidir.
Mali Mühür: Mali mühür; 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Başkanlık için
TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısını ifade eden bir kavramdır. Tüzel kişiler
elektronik defterlerini, kendilerine ait mali mühür ile onaylar. Elektronik defterler ile beratlarının veri
bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli mali mühür ile garanti altına alınmaktadır.
Elektronik İmza: Elektronik imza ise; 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanununun dördüncü maddesinde
tanımlanan elektronik imzayı ifade eder. Gerçek kişiler elektronik defterlerini, kendilerine ait güvenli
elektronik imza ile imzalar. Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının
inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza ile garanti altına alınır.
Berat: Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin
olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mühürü ile
onaylanmış elektronik dosyadır.
Uyumlu Program: Başkanlıkça açıklanan format ve standartlara uygun üretilmiş ve uyumluluk testini
geçerek www.edefter.gov.tr adresinden ilan edilen yazılımlardır.
Datasoft e-Defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 3 ~
Datasoft e-Defter Yazılımın Amacı: 2. Datasoft e-Defter (#Datasoft e-Defter##1.0.2) Yazılımının Amacı:
Bu yazılımın amacı; Datasoft Muhasebe Programını aracılığı ile Muhasebe kayıtlarını tutan firmalardan
Gelir İdaresi Başkanlığına müracaat ederek e-Defter kullanıcısı olan müşterilerin; Datasoft Muhasebe
Programından oluşturdukları Aylık e-Defter verilerinin;
Kaynak Veri olarak alınmasını,
Alınan Kaynak Veriden Kaynak Verinin ait olduğu dönem ilişkin;
o Yevmiye Defterini
o Yevmiye Defteri Beratını
o Kebir Defterini
o Kebir Defteri beratının oluşturulmasını
Oluşturulan Defter ve Beratlarının Mali Mühür/Elektronik İmza ile mühürlenmesini,
Mühürlenen/İmzalanan defter ve beratların Şema / Şematron Kontrolünden geçirilmesini,
Gerekli durumlarda Defter Beratlarına Zaman Damgası eklenmesini,
Beratların Paketlenmesini,
Berat Paketlerinin Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter uygulamasına yüklenmesini,
GIB tarafından mühürlenen defter beratlarının indirilmesini,
GIB Tarafından onaylı Defter Beratları ile Defterlerin sıkıştırılarak arşivlenmesini,
Yevmiye ve Kebir Defterlerinin incelmesini ve gerektiğinde yazdırılmasını,
Yapılan işlemlere ait işlem kayıtlarının tutulmasını sağlar.
Yazılımın Kurulması: 3. Yazılımın Kurulması: Yazılım yayınlanan bağlantıdan indirilip kullanıcı bilgisayarına kaydedilir.
Setup dosyası çalıştırılır. Yükleme yönergeleri takip edilerek kurulum tamamlanır.
Yazılımın Çalıştırılması: 4. Yazılımın Çalıştırılması: Datasoft e-Defter Programı, Datasoft Muhasebe Programı içerisinden
çağrılarak çalıştırılan bir uygulamadır. Bağımsız olarak çalışmaz. Uygulamanın aktif olarak çalışması
için Datasoft Yazılım e-Defter Kaynak Verisi oluşturma modülüne sahip ve:
Gelir İdaresi Başkanlığına e-Defter kullanımı için başvuru yapan mükellefin e-Defter uygulaması
olarak Datasoft e-Defter 1.0.2 ürününü seçim yapmış olması,
Mükellefin kendisine ait VKN/TCKN
numarası için, Datasoft Yazılımdan e-Defter
ürününü kendi adına lisanslamış olması,
E-Deftere geçiş tarihinden itibaren, e-
Defter verisinin muhasebe kayıtlarına
belirlenen zorunluluklara uygun olarak
girilmiş olması,
Datasoft Yazılım Genel Muhasebe
Programında firma ve Firmanın Serbest
Muhasebeci Mali Müşavir bilgilerinin
eksiksiz girilmiş olması gerekir.
Datasoft e-Defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 4 ~
e-Defter Uygulamasının başlangıcından itibaren muhasebe fiş kaydında kurallar: 5. e-Defter Uygulama Başlangıç tarihinden İtibaren Muhasebe Verisi Kaydında kurallar:
5.1. e-Defter Uygulamasından yararlanan mükellefler için belge türleri şunlardır:
a. Fatura (*)
b. Çek (*)
c. Senet
d. Müşteri Siparişi
e. Satıcı Siparişi
f. Navlun
g. Diğer (Kullanıcı tarafından
tanımlanır) (*)
h. Yok
(*) Fatura, Çek, Diğer Belge türlerinde
belge numarası girilmesi zorunludur.
5.2. Aynı muhasebe fişinden farklı belge türleri kayıt yapılmaz.
5.3. Aynı muhasebe fişinde -belge türü aynı bile olsa- faklı numaralı belgeler bulunamaz.
5.4. Çek ile tahsilatta veya çek ile ödemede her çek için ayrı bir muhasebe fişi oluşturulur.
5.4.1. Çek ile Tahsilat veya Çek ile Ödeme Belgelerinin üzerinde ÇEK BORDROSU yazması durumunda
ve DİĞER Belge seçeneğinde ÇEK BORDROSU tanımlayarak bu belge içerisindeki çekleri toplu
olarak giriş yapılabilir.
5.5. Senet ile tahsilatta veya senet ile ödemede her bir senet için ayrı bir muhasebe fişi oluşturulur.
5.5.1. Senet ile Tahsilat veya Senet ile Ödeme Belgelerinin üzerinde SENET BORDROSU yazması
durumunda ve DİĞER Belge seçeneğinde SENET BORDROSU tanımlayarak bu belge içerisindeki
senetleri toplu olarak giriş yapılabilir.
5.6. Fatura (Alış/Satış/Gider) Çek ve Diğer belge tiplerinde belge numarası zorunludur.
5.7. Muhasebe fişinde bir cari hesaptan tahsilat ve ödeme kaydı var ise, ödeme yöntemi seçilmek
zorundadır.
Datasoft Muhasebe Programında Yapılacak İşlemler: 6. E-Defter Uygulayıcısı mükellefin Datasoft Yazılım Muhasebe programında yapacağı işlemler:
6.1. Parametreler Menüsünde, Firma Parametreleri girişinde e-Defter Uygulayıcısı seçeneği tercih
edilir.
6.2. E-Deftere geçiş tarihi Ay/YIL olarak seçilir. Gün otomatik ilgili ayın ilk günü gelir.
6.3. Parametreler Liste Tanımlama İşlemi Muhasebe Fişi bölümünde, e-Defter muhasebe kaydı
için yeni bir muhasebe fişi tanımı yapılır.
6.3.1. E-Defter Uygulayıcısı seçilmiş
firmalarda 003 e-Defter Muhasebe
Fişi tanımlı değil ise program bu
tanımı otomatik yapmaktadır.
6.4. Muhasebe fişi hareket girişinde seçilen
belge türüne göre belge numarası girilip
girilmeyeceği kontrol edilir. Belge
numarası girilmesi zorunlu bir belge türü
seçilmiş ise, belge numarası girmeden
işleme devam edilmesini engeller.
6.5. Belge için bir ödeme yöntemi de var ise, ödeme yönteminin seçim yapılmasına olanak tanır.
6.6. Belge tipi çek ise ödeme yönteminin çek olmasını, belge tipi senet ise ödeme yönteminin senet
olmasını için uyarı verir.
Datasoft e-Defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 5 ~
Datasoft Muhasebe Programından e-Defter Uygulaması için Kaynak Veri
Hazırlanması: 7. Datasoft Muhasebe Programından e-Defter uygulaması için Kaynak Veri hazırlanması:
7.1. Fiş İşlemleri Menüsü Fiş Sıralama Kesinleştire bölümüne girilir ve Fişler sıralanır.
7.1.1. e-Defter uygulamasına YIL içerisinde giriş yapılmış ise, e-Defter uygulamasının ilk ayına ait ilk
madde numarası “1” den başlamak zorundadır. Bu kuralın uygulanabilmesi için Yevmiye
Defteri kesinleştirme türü “Sıralayarak” seçilmiş olsa bile, e-defter uygulamasının ilk ayında
bu tercih “Sıralama/ Maddelendirme” olarak değişir.
7.2. Defter Dökümleri Menüsü e-Defter İşlemleri bölümüne girilir.
7.2.1. Defter için Kaynak Verisi oluşturulacak Ay seçimi yapılır.
7.2.2. E-Defter Verisi Hazırla butonuna basılarak e-defter verisi hazırlanır.
7.2.3. E-Defter Verisi hazırlama aşamasında veri hazırlanmadan önce e-Defter kuralarıyla ilgili
kontroller yapılır. Veri içerisinde kurallara aykırı kayıtlar var ise hatalı kayıtlar kullanıcı için
listelenir ve veri oluşturulması engellenir.
7.2.4. Kaynak verisini hazırlamak için hatalı kayıtların düzeltilmesi gerekir.
7.3. “e-Defter Uygulamasına Geçiş” butonuna basılarak Datasoft E-Defter Uygulamasına geçiş yapılır.
Datasoft e-Defter Uygulamasında Yapılacak İşlemler: 8. Datasoft e-Defter Uygulamasında Yapılacak İşlemler:
8.1. Veriler sekmesine girilir.
8.1.1. Yenile butonuna basılarak daha
önce alınış verilerin ekrana
gelmesi sağlanır.
8.1.2. Verileri Al butonuna basılır.
Uygulama verileri aylık olarak
almaktadır. Son alınan verinin
tarihine bakılarak “ Verileri Al”
işlemi ile mevcut veriden sonraki
ayın verileri alınır.
8.1.3. Alına verileri ekranda muhasebe
fişi hareketleri ile birlikte
incelemek mümkündür.
8.2. Alınan Verinin Silinmesi:
8.2.1. Veriler en son kayıtlı ay verisinden
başlamak üzere geriye doğru silinebilir. Herhangi bir ay tercih edilerek veri silinemez.
8.2.2. Veriler sekmesinde iken Sağ Tık ile açılan pencerede “Verileri Sil” seçeneği tercih edilerek
son ayın verileri silinebilir.
8.2.2.1. Defteri oluşturulmuş aya ait Veri silinemez. Öncelikle oluşturulan Defterin Beratı
GIB e-Defter sayfasına yüklenmemiş ise Defter silinir, daha sonra veriler sekmesinde
veri silinir.
Datasoft e-Defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 6 ~
Defterlerin Oluşturulması: 9. Defterlerin oluşturulması:
9.1. Defter Sekmesine Girilir.
9.2. Defter oluşturulacak ayın satırı seçilir.
9.3. “Defter Oluştur” butonuna basılır.
9.4. İlgili ay için; yevmiye defteri, yevmiye
defteri beratı, kebir defteri, kebir
defteri beratı oluşturulur.
9.5. Defter semesindeki seçenekler sıralıdır
ve bir sonraki komut dizini, bir önceki
komut dizininin işini tamamlamış
olması ile aktif olmaktadır.
Defterlerin İmzalanması: 10. Defterlerin İmzalanması:
10.1. Oluşturulan defter mükellefe
ait Mali Mühür veya Elektronik imza ile
mühürlenir.
10.2. e-Defter oluşturulacak firmanın
Mali Mühür bilgileri (Kart Cinsi ve
şifresi) muhasebe programında
tanımlanmış olmalıdır.
10.3. “İmzala” butonuna basılarak;
yevmiye defteri, yevmiye defteri
beratı, kebir defteri ve kebir defteri
beratı imzalanır.
Defterlerin Kontrol Edilmesi: 11. Defterlerin Kontrol Edilmesi:
11.1. Mali Mühür/Elektronik imza ile
imzalanan defterler ve defterlere ait
beratlar Kontrol edilmeden paketlenip
GIB e-Defter platformuna
gönderilemez.
11.2. Kontrol işleminde defter verileri
GIB tarafından belirlenen Şema
kontrolünden ve Şematron
kontrolünde geçirilir. Hatalı veri var ise
kullanıcıya bilgi mesajı verilir ve sonraki
işleme geçiş engellenir. Bu veriler
yeniden oluşturulmalıdır.
Datasoft e-Defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 7 ~
Defter Beratlarının GIB e-Defter Platformuna Gönderilmesi: 12. Beratların Gönderilmesi:
12.1. İlgili ay için oluşturulan
Beratlar, e-Defter Platformuna Web
Servis ile otomatik gönderilir.
12.2. GİB Berat Yükle seçeneği tercih
edildiğinde –yüklenen beratı geri
almak mümkün olmadığı için- uyarı
mesajı çıkmakta ve bu mesaj
penceresindeki GİB Berat Yükle
seçeneği tercih edildiğinde, beratlar
GIB Platformuna yüklenir.
12.3. GIB Berat Sorgula seçeneği ile
GIB Platformuna yüklenmiş ve GIB
tarafından da mali mühür ile
mühürlenmiş Beratlar kullanıcı
bilgisayarına Web Servis aracılığı ile
otomatik indirilir.
12.4. Berat İndirmede sorun olması
durumunda beratlar sonradan da
indirilebilir.
Defterlerin Saklanması: 13. Defterlerin Saklanması:
13.1. GIB tarafından onaylanmış
beratlar ile bu beratlara ait Defterler
ZIP dosyası olarak sıkıştırılarak
saklanır. Bu işlem için “Arşivle”
butonuna basılır.
13.2. İlgi beratlar ile beratlara ait
defterler sıkıştırılıp isimlendirilerek
Defter Arşiv Klasörüne kaydedilir.
13.3. Bu verinin saklama
yükümlülüğü mükelleftedir.
13.4. Saklama işlemi mükellef
bilgisayarında yapılacağı gibi Arşiv izni
almış firmaların bulut mimarisi
üzerinde çalışan arşivleme
bölümlerinde de yapılması uygun
olacaktır.
13.5. Kâğıt ortamına yazdırılmış
defterlerin veya beratların hiçbir
hükmü mevcut değildir.
Datasoft e-Defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 8 ~
e-Defter Oluşturma Aşamaları: 14. E-Defter Oluşturmanın Aşamaları:
14.1. Genel Tebliğ
düzenlemelerine göre söz konusu
standartlara uygun olarak
oluşturulan dosyaların e-defter
olarak kabul edilebilmesi için mali
mühür ile mühürlenmesi ya da
güvenli elektronik imza ile
imzalanması ve e-Defter
Uygulaması aracılığı ile beratının
alınması gerekmektedir.
14.1.1. E-Defter dosyaları ilgili
kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanır.
14.1.2. Hazırlanan dosya “defter” şema yapısında öngörülen alana yerleştirilir.
14.1.3. Oluşturulan “defter” dosyası mühürlenir ya da imzalanır. Bu şekilde oluşturulan dosya,
mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak
bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-defter beratının alınması zorunludur.
14.1.4. Mühürlenen ya da imzalanan “defter” dosyasının belli bilgileri alınarak “berat” dosyası
oluşturulur.
14.1.5. Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır.
14.1.6. Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir.
14.1.7. Hazırlanan paket www.edefter.gov.tr adresinde bulunan e-Defter Platformuna Web Servis
ile otomatik yüklenir.
14.1.8. Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde
defter sahibinin erişimine açılır. (Erişime açılan e-defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter
dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilecektir.)
14.1.9. GIB tarafından da mühürlenmiş (onaylanmış) e-Defter Beratları Datasoft e-defter
uygulaması tarafından Web Servis aracılığı ile otomatik indirilir.
Sorularla e-Defter: 1.e-Defter nedir?
Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre
tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar
bütünüdür.
2.Hangi defterler e-defter olarak tutulabilir?
Bu sitede format ve standartları duyurulan defterler e-defter olarak tutulabilir. Bugün itibariyle
Yevmiye defteri ve büyük defterin format ve standardı duyurulmuştur.
3.e-Defter uygulamasından kimler yararlanabilir?
1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde yer alan şartları taşıyan gerçek ve tüzel kişiler e-
defter tutabilir.
4.Anonim ve Limited şirketlerin e-defter tutabilmesinin şartları nelerdir?
e-Fatura Uygulamasından yararlanma iznine sahip veya
e-Defter için Mali mührünü temin etmiş,
Datasoft e-Defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 9 ~
e-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı
almış bir yazılıma sahip olan
Anonim ve Limited şirketler, yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde e-defter tutma
hakkına sahip olacaklardır.
5.Gerçek kişilerin e-defter tutabilmesinin şartları nelerdir?
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde güvenli elektronik imza temin etmiş,
e-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı
almış bir yazılıma sahip olan gerçek kişiler, yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde e-defter
tutma hakkına sahip olacaklardır.
6.e-Defteri nasıl oluşturabilirim?
e-Defter, Başkanlıkça açıklanan format ve standartlara uygun üretilmiş ve uyumluluk testini
geçerek www.edefter.gov.tr adresinden ilan edilen yazılımlar aracılığı ile oluşturulur.
7.e-Defter beratı nedir?
Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin
olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali
Mühürü ile onaylanmış elektronik dosyadır.
8.Hem kâğıt ortamında hem de e-defter düzenlemek mümkün mü?
Hem kâğıt ortamında hem de elektronik defterin bir arada tutulması mümkün değildir.
9.e-Defter açılış ve kapanış onayları ne zaman yapılır?
Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin son
ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade eder.
10.e-Defter yazılımlarının uyumluluğu ne demektir?
Uyumluluk, e-defter tutmada kullanılan yazılımların, www.edefter.gov.tr adresinde yayınlanan
kılavuzlarda belirtilen format, standartlar ve diğer teknik hususları sağlamasını ifade eder. Bir
yazılımın uyumlu yazılım olması için Başkanlıkça yapılacak testleri başarı ile geçmesi
gerekmektedir.
11.Başkanlık tarafından ilan edilen yazılımların dışında başka bir program kullanarak e-defter tutabilir
miyim?
Başkanlıkça test edilerek izin verilen yazılımların dışında başka bir yazılımla e-defter tutulması
mümkün değildir.
12.e-Defter yazılımını kendim oluşturabilir miyim?
Kendi yazılımını geliştiren mükellefler uyumluluk testlerini başarı ile tamamlamaları halinde bu
yazılım aracılığı ile e-defter tutabilecektir.
13.e-Defterin ve e-defter beratının saklanması ve ibrazı ne şekilde olmalıdır?
e-Defter ve e-defter beratının elektronik, manyetik, optik araçlarla saklanması ve ibraz edilmesi
gerekmektedir. Defter ve beratının kâğıda bastırılarak saklanması söz konusu değildir.
e-Defter ibraz edilirken mutlaka beratı ile birlikte elektronik, manyetik veya optik araçlar
vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir biçimde ibraz edilmelidir.
Datasoft e-Defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 10 ~
14.Anonim ve limitet şirketlerin e-Defter tutabilmesi için tüm faturalarını e-fatura olarak düzenlemek
zorunda mıdır?
e-Fatura Uygulamasından yararlanma hakkı bulunan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde
kağıt fatura düzenleyebilecekleri gibi 397 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belli
edilen şartlar çerçevesinde e-Fatura da düzenleyebilirler. Bu bakımdan e-Fatura Uygulaması kâğıt
fatura düzenleme yanında mükelleflerin kullanabilecekleri alternatif bir yöntemdir. Ancak
müşterinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kâğıt fatura
verilmesi zorunludur. Bunun yanında, aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kâğıt faturanın
hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir.
15.e-Defter Beratı oluşturma sürecinde muhasebe kayıtlarım da Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılacak mı?
e-Defter muhasebe kayıtları Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılmayacaktır. Tebliğ kapsamında
elektronik imzalı veya mali mühürlü olarak e-Defter Beratı ile birlikte mükellef nezdinde
saklanacaktır.
e-Defter Başvurusu: 1. GIB https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ sayfasına girilir.
2. E-DEFTER CANLI ORTAM ENTEGRASYON BAŞVURUSU formundaki zorunlu alanlar eksiksiz olarak
doldurulur.
a. Firma Unvanı Ticaret Sicil Gazetesinde Yayınlandığı gibi tam olmalıdır.
b. Firma Özel hesap dönemine tabi ise, içinde bulunulan hesap döneminin başlangıç gün, ay
ve yılı seçilmelidir.
3. E-Defterler için kullanılacak GIB (Gelir İdaresi Başkanlığı) den izin almış “Uyumlu Yazılım” Datasoft
e-Defter Uygulaması 1.0.2 olarak seçilir.
a. GIB e-Defter başvurusu ile taahhütler almaktadır:
i. e-Defter oluşturma, imzalama/mühürleme, muhafaza etme işlemlerimi sadece
başvuru formu ekinde bildirdiğim yazılımla yerine getireceğimi, bunlar dışında
başka yazılım, program ve araçları kullanmayacağımı, bildirdiğim
yazılımı/yazılımları değiştirmek istemem halinde başvurumu yenileyeceğimi
taahhüt ederim.
b. E-Defter Başvurusu yapmadan önce Datasoft Yazılım yetkili kanalları ile iletişime geçilerek,
başvuru yapılacak firmanın VKN/TCKN için Datasoft e-Defter için Lisans hakkı satın
alınmalıdır.
4. E-Defter Başvurusu sonrasında irtibat kurulacak kişiye ait bilgiler doğru bir şekilde girilir.
a. Elektronik posta adresi kuralına uygun ve aktif bir e-posta adresi olmalıdır. GIB e-Defter
bilgilerini burada belirtilen e-posta adresine göndermektedir.
Datasoft e-Defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 11 ~
5. Tüm alanlar uygun şekilde doldurulduğunda “Kaydet” butonuna basılarak başvuru bilgileri
kaydedilir.
6. Form doldurulup KAYDET butonuna basıldıktan sonra
Java Appleti çalışacaktır. Ardından tüzel kişiler, diğer
kurum ve kuruluşlar ve tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar
mali mühürle, gerçek kişi mükellefler ise nitelikli
elektronik imza veya mali mühürle başvuruya devam
eder.
7. Form doldurulup kaydedildikten sonra Şekil 1’deki Kart
Giriş Ekranı gelecektir. Başvurunun bu aşamasında
tüzel kişiler, diğer kurum ve kuruluşlar ile tüzel kişiliği
olmayan ortaklıklar mali mühürle, gerçek kişiler de
nitelikli elektronik imza veya mali mühürle başvuruya
devam etmelidir. Öncelikle mali mühür kartının ya da
nitelikli elektronik sertifika kartının bilgisayara doğru
takıldığından emin olunmalıdır.
8. Kart tanımlı değil ise “Tanımla” butonuna basılır ve
Kart adına Akis yazılarak Dosya yolu olarak
…/Windows/System32/Akisp11.dll dosyası seçilir.
9. Sertifika bilgileri yüklendikten sonra imzala butonuna
tıklanır ve böylelikle başvuru işlemi tamamlanmış olur.
10. İşlem Başarılı onay mesajı ile başvuru işleminin
başarılı bir şekilde tamamlandığı anlaşılır.
Datasoft e-Defter Kullanıcı Kılavuzu (R02_2015_02_20) ~ 12 ~
11. Herhangi bir hata varsa onay mesajı yerine hata mesajı
ve hataya ilişkin açıklama ile ilgili bilgilendirme
yapılacaktır. Ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığınca başvuru
formunda belirtilen e-posta hesabına, elektronik
defterin ne zamandan itibaren GIB sistemine
yüklenmesi gerektiği bilgisi, başvuru evrakının pof
kopyası ve başvurunun evrak numarası bilgileri
gönderilir.
Bilgi Notu: Datasoft Yetkili Satıcıları ve Yetkili Dağıtıcıları e-Defter Başvurusu ve Mali Mühür
tanımlaması konusunda her türlü teknik bilgiye sahip olup sizlere destek vermeye hazırdır.