Dmatrialisation et Carte dAchat LILLE METROPOLE COMMUNAUTE
URBAINE
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Dmatrialisation et Carte dAchat Prsentation de LMCU : Lille
Mtropole Communaut Urbaine est un tablissement Public de Coopration
Intercommunale regroupant 85 communes. Le Budget consolid de LMCU
est de 1,4 milliard d. Nanmoins, 59% des mandats mis par LMCU sont
infrieurs 1500. Les objectifs poursuivis : Rduire le cot de
traitement des achats de faible valeur, Rduire les dlais d
approvisionnement des services.
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Dmatrialisation et Carte dAchat Les rsultats : 2 services quips
: service Achat, et Parc Automobile. 7 fournisseurs rfrencs, 100
commandes en 2004 pour environ 100 000, Plus de 330 commandes en
2005 pour plus de 300 000. Familles d achats concernes :
Fournitures de bureau, Consommables informatiques, Produits d
entretien, outillage, Rparation de vhicules.
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Dmatrialisation et Carte dAchat La mise en uvre de la carte d
achat Un projet lanc dans le cadre de la Convention de Service
Comptable et Financier, signe le 06/10/2003. Une mise en uvre en
mode projet : Un chef de projet, Une quipe projet transversale
associant les services Achat, affaires juridiques, services
financiers et Informatiques, Un projet men en partenariat avec le
Trsor Public. Un projet comportant 4 volets : Organisationnel,
Juridique, Relationnel et Informatique.
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Dmatrialisation et Carte dAchat La mise en uvre - volet
organisationnel La cartographie des achats Dterminer la liste des
Achats concerns par la carte d achat, Elabore sur la base de
requtes informatiques, Mene en 2 tapes : Une phase de Collecte
dinformations et une phase de slection des informations. Les Etudes
organisationnelles. Les tudes organisationnelles visaient mettre
plat les process et prparer la conduite du changement (livrables,
formations,..), Ces tudes ont t ralises sur la base d entretiens.
Elles ont permis de modliser les processus (schmatisation
powerpoint).
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Dmatrialisation et Carte dAchat La mise en uvre - volet
juridique Le march dmission de cartes d achat (attribu BNPP). La
dlgation du droit de commande Dcret 2004-1144 du 26/10/2004 :
Lentit publique procde la dsignation de chaque porteur et dfinit
les paramtres dhabilitation de chaque carte . A LMCU, adoption dune
dlibration autorisant le prsident dlguer son droit de commande puis
darrts de dlgation de signature. Intgration de clauses carte dachat
dans les marchs. Au dpart, une intgration par voie davenant.
Dsormais, des clauses relatives la carte dachat sont intgres de
nombreux marchs de LMCU.
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Dmatrialisation et Carte dAchat La mise en uvre - volet
relationnel Organiser le rfrencement des fournisseurs L acceptation
de la carte d achat ncessite la signature d un contrat entre le
fournisseur et une banque. La dmarche de rfrencement implique l
acheteur public et la banque mettrice de cartes. Mener la conduite
du changement Face aux changements dorganisation induits par la
carte dachat, risques de rsistance au changement Russir la conduite
du changement implique : Dapporter des solutions face aux
objections la carte dachat, Daccompagner les acteurs du projet :
laboration de procdures & formations, dploiement progressif de
la carte dachat.
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Dmatrialisation et Carte dAchat La mise en uvre - volet
informatique Un volet rsultant du choix d organisation de LMCU :
maintien de la centralisation des approvisionnements.
Automatisation de lenvoi des commandes passes par le service Achat
LMCU dispose dun outil de gestion des commandes, du stock et du
patrimoine: KIMOCE, Dveloppement d une Interface informatique entre
KIMOCE et OGONE, prestataire de BNP Paribas pour la transmission
des donnes de commande. Demande dautorisation linitiative de LMCU,
pas de double saisie pour le fournisseur. Avantages : scurisation
des donnes, rfrencement facilit des fournisseurs, simplification du
contrle des factures.
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Dmatrialisation et Carte dAchat
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Les gains procurs par la carte d achat LMCU : Mise plat de l
organisation, Nombre de mandats / 3, Mise en place d engagements
prvisionnels, Dmatrialisation des commandes. Les gains potentiels :
Intgration comptable des Relevs dOprations dans les progiciels de
gestion comptable, Dmatrialisation fiscale des factures. Une limite
: l absence d harmonisation des fichiers (format, contenu) transmis
par les banques.
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Dmatrialisation et Carte dAchat Intgration comptable Priodicit
: Mensuelle, Niveau d information : Niveau 2, Objectif :
Automatiser les liquidations. Intgration Progiciel Achat Priodicit
: Quotidienne, Niveau d information : Niveau 3, Objectif : Analyse
des achats raliss hors et avec carte d achat. Carte d Achat
Progiciel comptable Progiciel Achat FTP, HTTP Carte d Achat
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Dmatrialisation et Carte dAchat Le Dcret Carte d Achat Offre un
cadre rglementaire permettant le dploiement de la carte d achat
dans la sphre publique. 2 modes d utilisation possibles de la carte
d achat : utilisation de proximit et utilisation chez un
fournisseur rfrenc. Le recours des fournisseurs rfrencs a t
privilgi par LMCU. Lutilisation de proximit pose problme : Une
utilisation contraignante (vrification du service fait effectue
lors de la transaction, retour dInformation de niveau 1) Une
utilisation en dcalage par rapport notre politique d achat = Ne pas
concerner les marchs convention de prix.