perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR KANTOR PERINDUSTRIAN, KOPERASI
DAN UMKM KABUPATEN SRAGEN
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli MadyaProgram Diploma III Teknik Informatika
Disusun Oleh :
RHENY NOVIANA PAMUNGKAS
NIM. M3209076
PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
HALAMAN PERSETUJUAN
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR KANTOR PERINDUSTRIAN, KOPERASI (PERINGKOP)
DAN UMKM KABUPATEN SRAGEN
Disusun Oleh :
RHENY NOVIANA PAMUNGKAS
NIM. M3209076
Tugas Akhir ini disetujui untuk dipresentasikan
pada Ujian TA
pada tanggal 29 Juni 2012
Pembimbing
Umi Salamah, M.Kom.
NIP. 19700217 199702 2 001
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
HALAMAN PENGESAHAN
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR KANTOR PERINGKOP DAN UMKM KAB. SRAGEN
Disusun Oleh :
RHENY NOVIANA PAMUNGKAS
NIM. M3209076
Pembimbing Utama,
Umi Salamah M.KomNIP. 19700217 199702 2 001
Tugas Akhir ini telah diterima dan disahkan oleh dewan penguji Tugas Akhir
Program Diploma III Teknik Informatika
Pada Jumat, 29 Juni 2012
Dewan Penguji: Tanda Tangan
1. Umi Salamah, M.Kom ( ………………..….. )NIP. 19700217 199702 2 001
2. Abdul Aziz, S.Kom. M.Sc ( ………………..….. )NIP. 19810413 200501 1 001
3. Taufiqurrakhman NH, S.Kom ( ………………..….. )NIDN. 0622058201
Disahkan Oleh :
DekanFakultas MIPA UNS
Pror. Ir. Ari Handono Ramelan, M.Sc (Hons). Ph.DNIP. 19610223 198601 1 001
KetuaProgram Diploma III Teknik Informatika
Drs. Y. S. Palgunadi, M.Sc.NIP. 19560407 198303 1 004
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
ABSTRAK
RHENY NOVIANA PAMUNGKAS, 2012, SISTEM INFORMASISURAT MASUK DAN KELUAR. Program Diploma III Teknik InformatikaFakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sebelas MaretSurakarta.
Sebuah instansi membutuhkan sistem informasi yang dapat membantudalam pengelolaan surat. Pengelolaan surat di instansi yang menggunakan manualsering terjadi kesalahan dalam penyimpanan data surat dan pencarian surat.Sistem informasi surat masuk dan surat keluar ini sangat diperlukan, selain untukpengelolaan surat juga diperlukan untuk membuat surat agar lebih cepat danefisien. Sistem informasi surat masuk dan surat keluar ini bertujuan mengubahcara penyimpanan surat secara hardfile menjadi arsip surat berwujud softfile.Sistem informasi surat masuk dan keluar ini memberikan kontribusi baik bagiinstansi.
Tahapan perancangan yang digunakan meliputi perancangan contextdiagram, data flow diagram, entity relationship diagram, dan database table.Software yang digunakan dalam pembuatan aplikasi surat-menyurat inimenggunakan xampp untuk menjalankan web servernya, MySQL untukpengelolaan database. Implementasi sistem informasi surat masuk dan keluarmenampilkan tampilan antar muka, yaitu : antar muka semua user dan antar mukaadministrator.
Sistem informasi surat masuk dan keluar dapat membuat surat keluar lebihcepat dan efisien, memasukkan data surat masuk . Memberikan saranapenyimpanan arsip surat, sehingga dapat terkelola dengan baik. Sistem informasiini dapat diakses dan dijalankan secara localhost.
Keywords: Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
ABSTRACT
RHENY NOVIANA PAMUNGKAS, 2012, INFORMATIONSYSTEMS IN LETTERS AND LETTER OUT. Diploma III ProgramInformatics Faculty of Mathematics and Natural Sciences University of Surakartaof March.
An agency need information systems that can assist in the managementletter. Management agencies that use the letter in common manual errors in datastorage and retrieval letter mail. Information system incoming mail and outgoingmail is necessary, in addition to the management letter is also required to make theletters in order to more quickly and efficiently. Information system incoming mailand outgoing mail is aimed at changing the way storage is hardfile letters becometangible softfile mail archives. Information systems incoming and outgoing mailis to contribute both to the agency.
Design stages that are used include the design of context diagram, dataflow diagrams, entity relationship diagrams, and database table. Softwareapplications used in the manufacture of this correspondence using xampp to run aweb server, MySQL for database management. Implementation of informationsystems incoming and outgoing mail display interface displays, which are: all theuser interface and administrator interface.
Information systems incoming and outgoing mail can make the letters outmore quickly and efficiently enter data incoming mail. Provide a means of filing aletter, so it can be well managed. This information system can be accessed and runlocalhost.
Keywords: Information Systems In Letters and Letter Out
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
MOTTO
“KETAKUTAN HANYA AKANMEMBUAT KITA
LEMAH.....SELALU OPTIMISDAN YAKIN BAHWA KITA
BISA”
“KITA BISA BUKAN HANYAKARENA KITA PANDAI,
NAMUN KITA BISA KARENAKITA BIASA MELAKUKANNYA”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
PERSEMBAHAN
Kupersembahkan karya ini untuk :
1. Kedua orang tua, Ayah dan Ibu, terima kasih atas doa semua dukungan yang
telah diberikan.
2. Saudara & sahabatku, semoga selalu berbakti kepada kedua orang tua.
3. Seluruh dosen DIII Teknik Informatika FMIPA UNS yang saya tidak bisa
sebutkan satu persatu, terima kasih telah memberi ilmu, dan berbagi
pengalaman hidup.
4. Seluruh teman di DIII Teknik Informatika 2009, selamat berjuang kawan-
kawanku. Semoga kita semua selalu dimudahkan dalam segala hal oleh Allah
SWT.
5. Seluruh pihak yang telah membantu, baik yang secara langsung atau tidak,
sekali lagi kuucapkan banyak terima kasih.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaykum Warohmatullohi Wabarokatuh.
Bismillahirrohmanirrohim, segala puji dan rasa syukur hanya penulis
panjatkan ke haribaan Allah subhanahu wa ta’ala, yang telah melimpahkan segala
kemudahannya hingga akhirnya penulis mampu menyelesaikan laporan tugas
akhir.
Berbagai pihak telah ikut berperan membantu penulis dalam menyelesaikan
tugas akhir ini dengan memberikan arahan dan bimbingan serta motivasi. Untuk
itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar –
besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Y. S. Palgunadi, M.Sc., selaku Ketua Program Diploma III Ilmu
Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas
Sebelas Maret Surakarta
2. Ibu Umi Salamah M.Kom , selaku pembimbing, yang telah benar-benar
mengarahkan, selalu memberikan semangat kepada penulis.
3. Teman-teman Teknik Informatika D angkatan 2009, yang telah menyediakan
waktu untuk membagi ilmu dan gurauan mereka ketika penulis memiliki
permasalahan.
4. Kedua orang tua, ayah dan ibu. Yang tidak henti-hentinya memberikan doa dan
dukungannya sehingga dapat terselesaikan dengan baik.
Seperti kata pepatah, tidak ada gading yang tak retak, oleh sebab itu penulis
memohon kelapangan hati pembaca sekalian untuk menerima apa yang ada dalam
laporan Tugas Akhir ini dengan senang hati dan semoga bermanfaat.
Wassalamu’alaykum Warohmatullohi Wabarokatuh.
Surakarta, 11 Juni 2012
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN............................................................................ iii
HALAMAN ABSTRACT ................................................................................. iv
HALAMAN ABSTRAK.................................................................................... v
HALAMAN MOTTO........................................................................................ vi
HALAMAN PERSEMBAHAN......................................................................... vii
KATA PENGANTAR .......................................................................................viii
DAFTAR ISI ..................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ............................................................................................. xii
DAFTAR GAMBAR.........................................................................................xiii
BAB I PENDAHULUAN........................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................ 1
1.2 Perumusan Masalah ......................................................................... 1
1.3 Batasan Masalah.............................................................................. 2
1.4 Tujuan ............................................................................................. 2
1.5 Manfaat .......................................................................................... 2
1.6 Metodologi Penelitian ..................................................................... 2
1.7 Sistematika Penulisan ..................................................................... 3
BAB II LANDASARAN TEORI ................................................................. 5
2.1 Konsep Dasar Aplikasi Surat-menyurat ........................................... 5
2.2 Pengertian disposisi ......................................................................... 5
2.3 Pengertian Sistem Informasi ............................................................ 5
2.4 Tahapan Pembuatan Rekayasa Perangkat Lunak .............................. 6
2.4.1 Perancangan Sistem ................................................................ 6
2.4.2 Pemodelan Proses ................................................................... 6
2.5 Database ........................................................................................ 9
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
2.6 HTML ........................................................................................... 10
2.7 PHP ............................................................................................... 10
2.8 MySQL ......................................................................................... 11
2.9 Cascading Style Sheets (CSS) ........................................................ 11
2.10 JavaScript ...................................................................................... 11
2.11 JQuery ........................................................................................... 11
BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN................................................... 13
3.1 Perancangan Arsitektur.................................................................... 13
3.2 Analisa Kebutuhan Software ............................................................ 13
3.3 Perancangan Sistem ........................................................................ 14
3.3.1 Context Diagram (CD)............................................................ 14
3.3.2 DFD Level 0 ........................................................................... 16
3.3.3 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Akun .................................. 16
3.3.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Arsip .................................. 16
3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ................................................ 20
3.5 Rancangan Database ....................................................................... 21
BAB IV IMPLEMENTASI DAN ANALISA ............................................... 25
4.1 Implementasi Sistem........................................................................ 25
4.1.1 Halaman Login ....................................................................... 25
4.1.2 Halaman Input Surat Masuk.................................................... 25
4.1.3 Halaman Surat Keluar ............................................................ 26
4.1.4 Halaman Pemberian Nomor Surat Keluar................................ 27
4.1.5 Halaman Rekap Surat ............................................................. 28
4.1.6 Halaman View Disposisi ......................................................... 30
4.1.7 Halaman Lihat Surat Masuk.................................................... 30
4.1.8 Halaman Akun Bag Agenda,Kepala,Kabid dan sekretaris ....... 31
4.1.9 Halaman Data User ................................................................ 32
4.1.10 Halaman Tambah User ......................................................... 33
4.1.11 Halaman View Print Surat Keluar ......................................... 33
4.1.12 Halaman View Print Disposisi............................................... 34
4.2 Evaluasi Program..................................................................... 35
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
BAB V PENUTUP ...................................................................................... 37
5.1 Kesimpulan .................................................................................... 37
5.2 Saran .............................................................................................. 37
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 38
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Simbol Komponen Diagram Konteks ............................................... 7
Tabel 2.2 Simbol Komponen DFD................................................................... 7
Tabel 2.3 Simbol Komponen ERD................................................................... 8
Tabel 3.1 User ................................................................................................. 21
Tabel 3.2 Surat Masuk .................................................................................... 21
Tabel 3.3 Surat Keluar .................................................................................... 22
Tabel 3.4 Disposisi ......................................................................................... 22
Tabel 3.5 Templates......................................................................................... 23
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Perancangan Arsitektur ............................................................... 13
Gambar 3.2 Context Diagram (CD) ............................................................... 14
Gambar 3.3 DFD Level 0 ............................................................................... 17
Gambar 3.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Akun ....................................... 18
Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Arsip ....................................... 19
Gambar 3.6 Entity Relationship Diagram ....................................................... 20
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Login ........................................................... 25
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Input Surat ................................................... 26
Gambar 4.3 Tampilan Halaman Surat Keluar ................................................ 27
Gambar 4.4 Tampilan Halaman Penerimaan Surat Keluar Bag Agenda .......... 28
Gambar 4.5 Tampilan Halaman Pemberian Nomor Surat Keluar ................... 28
Gambar 4.6 Tampilan Halaman Rekap Surat Masuk ...................................... 29
Gambar 4.7 Tampilan Halaman Rekap Surat Keluar....................................... 29
Gambar 4.8 Tampilan Halaman View Disposisi ............................................ 30
Gambar 4.9 Tampilan Halaman View Surat Masuk ....................................... 31
Gambar 4.10 Tampilan Halaman Edit User ...................................................... 32
Gambar 4.11 Tampilan Halaman Data User ..................................................... 32
Gambar 4.12 Tampilan Halaman Tambah User ................................................ 33
Gambar 4.13 Tampilan Halaman View Print Surat Keluar................................ 34
Gambar 4.14 Tampilan Halaman View Print Disposisi .................................... 34
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Komunikasi merupakan sarana penting dalam dunia bisnis, pemerintahan,
pendidikan, baik perorangan maupun kelompok. Salah satu bentuk komunikasi
yang sering digunakan adalah surat.
Masalah penanganan surat merupakan masalah utama di dalam menjaga
keutuhan informasi. Pada suatu saat akan di butuhkan oleh suatu perusahaan atau
organisasi. Penanganan surat harus dilakukan secara praktis dan efisien sehingga
surat-surat yang masuk dan keluar dapat tersusun secara rapi tanpa menghabiskan
banyak waktu, dan akan mempermudah pencarian kembali surat masuk dan surat
keluar tersebut.
Penelitian yang dilakukan di Kantor Pemerintahan Perindustrian, Koperasi
(Peringkop) dan UMKM Kab. Sragen, proses pencatatan surat masuk dan surat
keluar dengan menggunakan sistem manual belum praktis dan efisien. Hal ini
disebabkan tidak adanya sistem informasi yang menunjang untuk penyimpanan
arsip-arsip surat masuk dan surat keluar pada Kantor Peringkop dan UMKM Kab.
Sragen, sehingga surat-surat yang masuk dan surat-surat keluar hanya
diagendakan secara manual menggunakan buku agenda yang dapat mempersulit
pencarian surat masuk maupun surat keluar tersebut.
Solusi yang diusulkan untuk menyelesaikan masalah yang ada saat ini
adalah di bangun suatu Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat
Keluar untuk memberikan kemudahan pada bagian kearsipan di Kantor
Peringkop dan UMKM Kab. Sragen.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas dapat disimpulkan bahwa
rumusan masalahnya adalah bagaimana membangun sistem informasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang efisien pada kantor Peringkop dan
UMKM Kab. Sragen
C. Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah diatas maka penulis membatasi
pembahasan masalah pada : sistem informasi ini akan dijalankan berbasis web dan
dapat diakses dengan semua browser internet. Templates surat keluar masih
belum spesifik ke masing-masing jenis surat.
D. Tujuan Kegiatan
Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah mampu membuat sistem informasi
pengarsipan surat keluar dan surat masuk kantor Peringkop dan UMKM Kab.
Sragen berbasis web.
E. Manfaat Kegiatan
Manfaat dari pembuatan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Bagi Mahasiswa
Mahasiswa mempunyai kesempatan untuk menerapkan ilmu yang
diperoleh selama berada dibangku kuliah dalam bentuk pembuatan system
informasi pengarsipan surat masuk dan keluar Kantor Pemerintahan Peringkop
dan UMKM Kab. Sragen.
2. Bagi Instansi
Diharapkan aplikasi system informasi pengarsipan surat masuk dan surat
keluar yang akan dibuat bisa membantu kinerja bagian surat menyurat Kantor
Pemerintahan Peringkop dan UMKM Kab. Sragen.
F. Metodologi Penelitian
Penelitian diperlukan sebagai sarana pendukung dalam pembuatan laporan
Tugas Akhir, dimana penelitian ini dilakukan dengan menggunakan beberapa
metode. Metode yang digunakan yaitu :
1. Pengumpulan data
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Mengumpulkan data-data yang dibutuhkan untuk menganalisa
permasalahan serta sebagai bahan untuk membuat sistem informasi
pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Data yang diperlukan seperti
struktur alur surat menyurat, kop surat, contoh surat masuk dan surat keluar,
lembar disposisi.
2. Analisa kebutuhan dan perancangan sistem
Melakukan analisa terhadap data-data yang diperoleh untuk nantinya
sebagai acuan dalam merancang sistem. Analisa kebutuhan software yang
diperlukan untuk membuat sistem informasi ini seperti XAMMP, Notepad++,
Adobe Photoshop. Dilakukan pula perancangan desain sistem yang akan dibuat
nantinya. Seperti Context Diagram (CD), Data Flow Diagram (DFD) level 0
dan level 1, serta rancangan database.
3. Implementasi sistem
Dari rancangan yang telah dibuat, selanjutnya mengimplementasikan
melalui pengembangan sistem, yaitu dengan menuliskan kode program sesuai
tahapan-tahapan yang ada pada perancangan. Dan melakukan evaluasi sistem
yang sudah dibuat dengan menggunakan pengujian produk.
4. Penyusunan laporan
Dari hasil pengumpulan data, analisa kebutuhan dan perancangan sistem
serta pengujian produk pada akhirnya dipakai sebagai bahan penyusunan
laporan.
G. Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah melihat dan mengetahui pembahasan yang ada pada
tugas akhir ini secara menyeluruh, maka perlu dikemukakan sistematika yang
merupakan kerangka dan pedoman penulisan tugas akhir. Terdapat 5 bab yang
masing – masing akan diuraikan secara singkat dalam sistematika penulisan
sebagai berikut :
1. BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan
masalah, tujuan, manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
2. BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini akan mengemukakan teori-teori pendukung yang akan ditetapkan
sebagai landasan dalam proses analisis dan perancangan. Bab ini memuat
landasan teori yang menguraikan tentang: Pengertian Konsep surat menyurat,
Database, CD (Context Diagram), DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity
Relation Diagram), PHP, MySQL, CSS (Cascading Style Sheets), HTML
(Hyper Text Markup Language), JavaScript , JQuery.
3. BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN
Pada bab ini berisi perancangan yang menguraikan tentang data-data yang
diperlukan dan analisis sistem yang ada di sistem informasi yang dibuat.
4. BAB IV IMPLEMENTASI DAN ANALISA
Bab ini membahas implementasi dan analisis yang merupakan bab inti dari
pembuatan tugas akhir ini. Bab ini akan menguraikan hasil dan tampilan
Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Kantor Peringkop
dan UMKM Kab. Sragen secara umum.
5. BAB V PENUTUP
Bab ini memaparkan kesimpulan yang didapatkan dari analisis mengenai
keterkaitan dengan tujuan pembangunan sistem informasi ini, berikut saran-
saran berkaitan dengan penggunaan sistem dan atau pengembangan sistem
informasi ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Surat-menyuratAdministrasi surat-menyurat adalah suatu proses dan rencana teratur dari
pengolahan surat-menyurat. Mulai dari ide sampai pada penyelesaian dan
penyimpanan sebagaimana mestinya. Administrasi surat-menyurat bagi suatu
organisasi merupakan sesuatu yang penting dan merupakan bagian tugas lapangan
pekerjaan administrasi kesekretariatan. (http://pbhmi.net/data/organisasi/
pedoman_kesekretariatan. pdf)
2.2 Pengertian Disposisi
Disposisi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia dari sudut
pandangadministrasi berarti pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang
termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang
bersangkutan atau pada lembar khusus. Melihat defenisi tersebut jelas sekali
bahwa disposisi haruslah memberikan informasi yang jelas berupa instruksi,
petunjuk dan arahan dari pejabat lebih tinggi apa yang harus dilakukan kepada
bawahannya. (http://ekonomi.kompasiana.com/ manajemen/2011/04/11/disposisi/)
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi (SI) dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang
saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk
mengintegrasi data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.
(Sutedjo, 2002).
Sistem informasi adalah kumpulan dari perangkat keras dan perangkat
lunak komputer serta perangkat manusia untuk mengolah data menjadi suatu
informasi. (Kristianto, 2003).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
2.4 Tahapan Pembuatan Rekayasa Perangkat Lunak2.4.1 Perancangan Sistem
Analisis perancangan sistem adalah suatu pendekatan yang sistematis untuk
mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan-tujuan, menganalisis arus
informasi dalam organisasi, serta untuk merancang sistem informasi
terkomputerisasi untuk menyelesaikan suatu masalah. Saat informasi berkembang,
suatu pendekatan yang sistematis dan terencana untuk memperkenalkan,
memodifikasi, dan pemeliharaan sistem informasi menjadi sangat penting.
Analisis dan perancangan sistem menampilkan pendekatan semacam itu (Kendall
& Kendall, 2003).
Tahap perancangan sistem ini mempunyai dua tujuan, yaitu :
1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai rancang bangun sistem
yang lengkap kepada pemrogram komputer.
2.4.2 Pemodelan Proses
Menurut Kendall & Kendall (2003), Analisis perancangan sistem adalah
suatu pendekatan yang sistematis untuk mengidentifikasi masalah, peluang, dan
tujuan-tujuan, menganalisis arus informasi dalam organisasi, serta untuk
merancang sistem informasi terkomputerisasi untuk menyelesaikan suatu masalah.
Saat informasi berkembang, suatu pendekatan yang sistematis dan terencana
untuk memperkenalkan, memodifikasi, dan pemeliharaan sistem informasi
menjadi sangat penting. Analisis dan perancangan sistem menampilkan
pendekatan semacam itu.
Pemodelan proses berasal dari metode engineering perangkat lunak klasik,
oleh karenanya akan dihadapi berbagai tipe model proses misalnya bagan struktur
program, flowchart logika atau tabel keputusan. Dalam tugas akhir ini, penulis
akan fokus pada model proses berupa diagram konteks, dan Data Flow Diagram
(DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
1. Diagram Konteks
Diagram konteks atau Context Diagram adalah sebuah diagram sederhana
yang menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran dari
sistem (Kristanto, 2003). Simbol yang digunakan dalam diagram konteks adalah
sebagai berikut:
Tabel 2.1 Simbol Komponen Diagram Konteks
Bentuk Komponen Keterangan
entitas
Entitas
Menggambarkan sumber dan tujuan
dari aliran data (data flow) dari dan atau
menuju sistem.
Proses
Merepresentasikan proses aliran data.
Sistem
Merepresentasikan keseluruhan sistem
yang hendak dibangun.
2. DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang
dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang
keluar dari sistem. DFD menggambarkan penyimpanandata dan proses yang
mentransformasikan data. DFD menunjukkan hubungan antara data dan proses
pada sistem. (Kristanto, 2003)
Tabel 2.2 Simbol Komponen DFD
Bentuk Komponen Keterangan
entitas
Entitas
Menggambarkan sumber atau tujuan
data dari atau menuju sistem.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
Alur Data
Menggambarkan aliran data dari satu
proses ke proses yang lainnya.
Proses
Proses atau fungsi mentransformasikan
data secara umum.
Penyimpanan Data
Berkas atau tempat penyimpanan fungsi
untuk menyimpan data atau file
3. ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship Diagram adalah diagram yang berisi komponen
komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi
dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta yang ditinjau
(Fatansyah, 1999). Notasi-notasi simbolik yang digunakan dalam Diagram ERD
ditunjukkan pada Tabel 2.3
Tabel 2.3 Simbol Komponen ERD
Bentuk Komponen Keterangan
Entitas
Entitas
Entitas merupakan penggambaran dari
tempat penyimpanan informasi
MerkWeakEntity
Entitas Lemah
Adalah entitas yang bergantung pada
entitas lain
Atribut
Adalah sifat-sifat atau karakteristik dari
suatu entitas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
Atribut Kunci
Adalah pembeda dari entitas dan
bersifat unik
Relasi
Mengilustrasikan bagaimana dua entitas
berbagi informasi di dalam struktur
basis data
Relasi Lemah
Relasi yang digunakan untuk
menghubungkan weak entity atau
entitas lemah dengan yang lainnya
Kardinalitas
Adalah penetapan jumlah maksimum
atau minimum hubungan.
Recursive Relations
Adalah relasi yang menghubungkan
entitas dengan dirinya sendiri
Secara konseptual, entitas dan atribut tidak terpisah. Hal yang
dinyatakannya saling berinteraksi dan mempengaruhi untuk mendukung tujuan
bisnis. Karenanya, diperkenalkan konsep hubungan. Hubungan atau relationship
adalah hubungan bisnis alami yang ada di antara satu atau lebih entitas. Hubungan
tersebut dapat menyatakan kejadian yang menghubungkan entitas atau hanya
persamaan logika yang ada di antara entitas.
2.5 Database
Database adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama
lain yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema tertentu, tersimpan di
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
hardware dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan
tertentu (Irmansyah, 2003).
Hubungan antar data dapat ditunjukan dengan adanya field/coloumn kunci
dari tiap file/table yang ada. Dalam satu file atau table terdapat record-record
yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas
yang seragam. Satu record (umumnya digambarkan sebagai baris data) terdiri dari
field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu
pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record.
Database sangat diperlukan dalam sebuah sistem karena data-data yang
terdapat dalam database inilah yang nantinya akan diberikan security sehingga
data-data penting dalam sebuah sistem tidak dapat dicuri dengan mudah.
2.6 HTML
HTML (HyperText Markup Language) adalah bahasa standar untuk
membuat halaman-halaman web, sedangkan PHP (PHP Hypertext Preprocessor)
berkedudukan sebagai tag dalam bahasa HTML. Model kerja HTML diawali
dengan permintaan suatu halaman web oleh browser, dari browser permintaan
dilanjutkan ke webserver yang kemudian mencarikan file yang diminta dan
memberikan isinya ke browser. Perbedaannya jika menggunakan kode atau tag
PHP adalah ketika berkas PHP yang diminta oleh browser didapatkan oleh web
server, isinya segera dikirimkan ke mesin PHP dan mesin inilah yang memproses
dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) yang kemudian akan dikirim ke
browser oleh webserver. Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk
aplikasi web dinamis. (Kadir, 2008)
2.7 PHP
PHP dikenal sebagai bahasa pemrograman yang codenya dijalankan disisi
server. Dengan demikina kode aslinya tidak akan terlihat pada client (browser).
PHP banyak dipakai dalam membuat aplikasi web antara lain karena dukungan
pustaka yanga lengkap dan mudah digunakan pada berbagai platform (windows
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
mac, linux, dll). Dengan menggunkan PHP koneksi ke database server (penyedia
daya) juga mudah digunakan. (Kadir, 2008)
2.8 MySQL
MySQL adalah salah satu jenis server basis data yang sangat terkenal.
Kepopulerannya disebabkan MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar
untuk mengakses basis datanya. Selain itu MySQL bersifat open source pada
berbagai platform. MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database
Management System). Pada MySQL, sebuah basis data mengandung satu atau
sejumlah tabel. Tabel sendiri terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris
mengandung satu atau beberapa kolom (Kadir, 2008).
2.9 Cascading Style Sheets (CSS)
Cascading Style Sheet (CSS) di gunakan dalam kode HTML, untuk
menciptakan suatu kumpulan style yang terkadang dapat di gunakan untuk
memperluas kemampuan HTML. Sebagai contoh, kode HTML murni tidak
memungkinkan untuk menggunakan sebuah definisi font yang diterapkan pada
setiap sel dan bahkan tag <BASEFONT> pun tak berpengaruh pada sel sel table.
Misalnya diinginkan untuk mengatur ukuran font setiap sel sebesar 2. Dengan
menggunakan tag <FONT>, semua sel harus di format dengan menggunakan
<FONT SIZE =”>. Tentu saja tindakan seperti ini tidak praktis. Namun, dengan
mengunakan CSS, kita hanya perlu mendefinisikan style sekali saja dan style akan
berlaku untuk setiap sel dalam table. (Kadir, 2008)
2.10 JavaScript
JavaScript adalah code untuk menyusun halaman web yang
memungkinkan dijalankan disisi client (pada browser yang digunakan pemakai).
Karena dijalankan disisi client, maka JavaScript dapat digunakan untuk membuat
tampilan lebih bersifat dinamis. Menampilkan jam local secara terus menerus,
melakukan perhitungan terhadap data dalam formulir, mengubah-ubah warna pada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
baris tertentu dalam satu table dapat dikerjakan dengan menggunakan JavaScript.
(Kadir, 2011)
2.11 JQuery
Merupakan salah satu pustaka yang dikembangkan menggunakan
JavaScript. Kehadirannya adalah untuk memudahkan penulisan code JavaScript.
Dengan menggunakan jQuery, penulisan code JavaScript menjadi lebih sederhana
(codenya menjadi ringkas). Selain itu, yang lebih penting lagi pembuatan halaman
web yang interkatif dan menarik menjadi jauh lebih mudah diimplementasikan
dari pada kalau menuliskan JavaScript sendiri. (Kadir,2011)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 13
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN
Perancangan sistem sangat dibutuhkan sebelum membuat suatu sistem
informasi. Rancangan tersebut meliputi perancangan input dan output. Untuk
memahami dan merealisasikan sistem, diperlukan suatu gambaran mengenai
sistem alur data yang terjadi. Selain itu pada tahap ini akan ditentukan
perancangan alur data yang akan digunakan serta process specification dan
deskripsi data dari database yang telah dibuat pada fase analisis.
3.1 Perancangan Arsitektur
Gambar di bawah ini merupakan rancangan arsitektur jaringan komputer
yang akan diimplementasikan pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat masuk
dan Surat Keluar Kantor Peringkop dan UMKM Kab. Sragen.
Gambar 3.1 Perancangan Arsitektur
3.2 Analisis Kebutuhan Software
Software yang diperlukan untuk membuat sistem informasi pengarsipan ini
ini adalah sebagai berikut:
a. XAMPP for Windows digunakan sebagai web server dari sistem yang dibuat.
b. Notepad++ digunakan untuk melakukan proses scripting.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
c. Adobe Photoshop digunakan untuk melakukan proses desain interface dari
sistem yang dibuat.
d. phpMyAdmin Database Manager sebagai Database Manager.
3.3 Perancangan Sistem
Perancangan sistem bertujuan untuk menentukan rancangan Sistem Informasi
Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar. Perancangan sistem ini dimulai
dengan perancangan Context Diagram (CD) dan Data Flow Diagram (DFD).
3.3.1 Context Diagram (CD)
Context Diagram atau diagram konteks ini merupakan penggambaran
secara garis besar sistem informasi yang akan dibangun dengan menampilkan
input, proses, dan output dari sistem. Context Diagram Sistem Informasi
Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2 Context Diagram Sistem Informasi Pengarsipan
Keterangan :
1. Proses input dan output admin pada Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat
Keluar.
a. Proses login admin.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
b. Proses memasukkan data petugas.
c. Proses pengelolaan data petugas.
2. Proses input dan output Bag Agenda pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat
Masuk dan Surat Keluar.
a. Proses login Bag Agenda.
b. Proses memasukkan data Surat masuk.
c. Proses pengaksesan arsip surat keluar.
d. Proses pengaksesan arsip surat masuk.
e. Proses pemberian nomor surat keluar.
3. Proses input dan output Kepala pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat
Masuk dan Surat Keluar.
a. Proses login Kepala
b. Proses pengaksesan arsip surat keluar
c. Proses pengaksesan arsip surat masuk
d. Proses approve disposisi dari surat masuk
e. Proses penandatangan surat keluar
4. Proses input dan output Kabid pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat
Masuk dan Surat Keluar.
a. Proses login Kabid
b. Proses pengaksesan arsip surat keluar
c. Proses pengaksesan arsip surat masuk
d. Proses pembuatan surat keluar
e. Proses cetak surat masuk
5. Proses input dan output Sekretaris pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat
Masuk dan Surat Keluar.
a. Proses login sekretaris
b. Proses pengaksesan arsip surat keluar
c. Proses pengaksesan arsip surat masuk
d. Proses penandatangan surat keluar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
3.3.2 DFD Level 0
DFD Level 0, menggambarkan aliran data yang ada di dalam sistem seperti
yang digambarkan pada proses di dalam Context Diagram. Gambar DFD Level 0
dapat dilihat pada Gambar 3.3.
3.3.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Arsip
DFD Level 1 proses pengelolaan arsip, menggambarkan aliran data yang
lebih detail di dalam sistem seperti yang digambarkan pada proses 5 (tiga) dari
DFD Level 0. Gambar DFD Level 1 proses pengelolaan arsip dapat dilihat pada
Gambar 3.4.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Gambar 3.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan
Surat Keluar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
Gambar 3.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Arsip
3.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram menggambarkan hubungan antar entitas yang
ada dalam sistem informasi pengarsipan ini. Dalam ERD ini terdapat user, yang
dimaksud user terdiri dari admin, agenda, kepala, kabid, sekretaris. Entity
Relationship Diagram dapat dilihat pada Gambar 3.6.
Gambar 3.6 Entity Relationship Diagram Sistem Informasi Surat Masuk dan
Keluar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
3.5 Kamus Data
Dalam pembuatan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat
keluar diperlukan adanya suatu basis data yang digunakan untuk menyimpan
seluruh informasi dan data. Perancangan basis data untuk sistem informasi
pengarsipan surat masuk dan surat keluar adalah sebagai berikut:
a. Tabel user
Tabel user berfungsi menyimpan data user (admin, kepala, agenda,
sekretaris, dan kabid) yang ditunjukkan pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 user
Nama Field TipeData
UkuranField
Definisi Keterangan
Id_user int - Id untukuser
Primary key Not Null
username varchar 10 User name Uniqe Not Nullpassword varchar 50 Password Not Null
status varchar 20 Status Not Nullnama_petugas text Nama Not Null
Nip varchar 20 nip Not NullAlamat text alamat Not NullJabatan Varchar 30 jabatan Not Null
b. Tabel surat_masuk
Tabel surat_masuk berfungsi menyimpan data-data dari surat masuk yang
telah di masukkan ke dalam database. Struktur dari tabel ini ditunjukkan pada
Tabel 3.2.
Tabel 3.2 surat_masuk
Nama Field TipeData
UkuranField
Definisi Keterangan
tanggal date Tanggal disurat
Not Null
no_surat varchar 15 Nomor surat PrimaryKey
Not Null
asal_surat varchar 30 Dari mana asalsurat
Not null
perihal varchar 30 Perihal Not nullgambar varchar 20 Nama Gambar Not null
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Id_user int - Id untuk user Not nullNo_agenda int 5 No agenda
disposisiNot Null
Status_surat varchar 5 Status surat Not Null
c. Tabel surat_keluar
Tabel berita digunakan untuk menyimpan data-data dari surat keluar yang
telah dibuat dan di masukkan ke dalam database. Struktur tabel ditunjukkan pada
Tabel 3.3.
Tabel 3.3 surat_keluar
NamaField
Tipe Data UkuranField
Definisi Keterangan
tanggal date Tanggal disurat Not NullId_surat int 2 Id untuk surat Primary
KeyNot Null
no_surat varchar 15 Nomor surat Not Nullperihal varchar 30 Perihal Not Nulltujuan varchar 30 Kepada siapa Not null
isi_surat text Isi surat Not NullTembusan Varchar 30 Tembusan surat Null
Lamp Int 1 Lampiran NullPenutup Text Penutup surat Not NullStatus Varchar 6 Status surat Not Null
Id_user int - Id untuk user Not Null
d. Tabel disposisi
Tabel disposisi digunakan untuk menyimpan data dalam disposisi surat.
Struktur dari tabel ditunjukkan pada Tabel 3.4.
Tabel 3.4 disposisi
Nama Field TipeData
UkuranField
Definisi Keterangan
No_agenda int 5 No disposisi PrimaryKey
Not Null
Tanggal_dis date Tgl disposisidikeluarkan
Not Null
No_surat Varchar 15 No untuk surat Not Null
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
memo text Komentarmengenai tentang
surat
Not Null
e. Tabel templates
Tabel templates digunakan untuk menyimpan templates surat keluar di
dalam database. Struktur dari 22able ditunjukkan pada Tabel 3.5.
Tabel 3.5 templates
Nama Field TipeData
UkuranField
Definisi Keterangan
Id_temp int 2 Id untuk template Primarykey
Not Null
Nama_temp Varchar 20 Nama untuktemplates
Not Null
gambar Varchar 20 gambar Not Null
3.6 Perancangan Evaluasi Program
Dalam pembuatan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat
keluar diperlukan adanya perancangan evaluasi program, digunakan untuk
mengevaluasi sistem yang telah dibuat apakah sudah sesuai dengan yang
diinginkan. Perancangan evaluasi program terdiri dari :
- Mengenai login
- Menambah user
- Menulis / membuat surat keluar
- Menginputkan no surat keluar
- Menginputkan surat masuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 25
BAB IV
IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
4.1 Implementasi Sistem
Sesuai dengan perancangan sistem yang telah dikemukakan sebelumnya,
pada sistem informasi surat masuk dan keluar terdapat 5 macam User yaitu
admin, bag agenda, kepala, sekretaris, kabid. Berikut ini merupakan implementasi
kelima tingkatan User atau halaman yang dapat diakses oleh masing-masing User.
4.1.1 Halaman Login
Halaman ini adalah halaman login user yang sudah terdaftar dan admin
akan login pada halaman ini, karena data bersifat pribadi maka selain user yang
sudah terdaftar dan admin, tidak akan bisa mengakses halaman ini. Halaman
muka ditunjukkan pada Gambar 4.1
Gambar 4.1 Tampilan Halama Login
4.1.2 Pengolahan Akun
4.1.2.1 Halaman Menu Akun Bag Agenda, Kepala, Kabid dan Sekretaris
Halaman ini merupakan halaman untuk mengedit username, password atau
yang lainnya, halaman ini dapat diakses oleh user bag agenda, kepala, kabid dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
sekretaris. Halaman ini sama seperti halaman edit user untuk semua user. Seperti
ditunjukkan pada Gambar 4.2
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Menu Akun User
4.1.2.2 Halaman Tambah User
Halaman ini merupakan halaman untuk menambahkan user baru, yang
dapat diakses oleh admin. Menu-menu ini dapat diakses oleh admin setelah
melakukan proses login. Halaman Tambah User ditunjukkan pada Gambar 4.3
Gambar 4.3 Tampilan Halaman Tambah User
4.1.2.3 Halaman Data User
Halaman ini merupakan halaman yang hanya dapat diakses oleh admin.
Admin mengelola seluruh data User yang telah ditambahkan ke dalam database.
Halaman ini hanya akan muncul ketika admin telah login. Halaman Data User
ditunjukkan pada Gambar 4.4
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Gambar 4.4 Tampilan Halaman Data User
4.1.3 Pembuatan Surat Keluar
4.1.3.1 Halaman Pembuatan Surat Keluar
Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses oleh user kabid, dan
sekretaris . Penomoran surat keluar dilakukan oleh user agenda. Jika sudah dibuat
surat akan masuk ke surat keluar agenda untuk pemberian no agenda. Halaman
Surat Keluar ditunjukkan pada Gambar 4.5
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
Gambar 4.5 Tampilan Halaman Surat Keluar
4.1.3.2 Halaman Pemberian Nomor Surat Keluar
Halaman ini merupakan halaman untuk memberikan no surat keluar. Pada
saat menginputkan surat keluar tidak secara langsung dapat menginputkan no
surat. Setelah membuat surat keluar, surat akan masuk ke kotak keluar agenda
untuk diberi nomor surat. Penerimaan surat akan ditunjukan pada Gambar 4.6 dan
pemberian nomor akan ditunjukkan pada Gambar 4.7
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
Gambar 4.6 Tampilan Halaman Penerimaan Surat Keluar pada Bag Agenda
Gambar 4.7 Tampilan Halaman Pemberian Nomor Surat Keluar
4.1.3.3 Halaman View Surat Keluar
Halaman ini merupakan halaman dimana setelah kita selesai mengisi kolom
didalam surat keluar tadi, lalu kita klik surat untuk melihat surat keluar sebelum di
print. Halaman View Surat Keluar ditunjukkan pada Gambar 4.8
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
Gambar 4.8 Tampilan Halaman Surat Keluar
4.1.3.4 Halaman View Print Surat Keluar
Halaman ini merupakan halaman dimana setelah kita melihat surat keluar
sebelum diprint , lalu kita klik cetak di bawah view surat keluar maka akan
muncul view print dari surat keluar. Halaman ini berguna untuk melihat bentuk
surat keluar sebelum kita cetak. Halaman View Print Surat Keluar ditunjukkan
pada Gambar 4.9
Gambar 4.9 Tampilan Halaman View Print Surat Keluar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
4.1.4 Pembuatan Surat Masuk
4.1.4.1 Halaman Input Surat Masuk
Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses oleh user Bag agenda.
Bag agenda dapat menginputkan data-data surat masuk dan data disposisi pada
halaman dibawah ini. Halaman Surat Masuk ditunjukkan pada Gambar 4.10
Gambar 4.10 Tampilan Halaman Input Surat Masuk
4.1.4.2 Halaman Status Surat Masuk
Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses oleh user Bag
agenda. Halaman ini digunakan untuk mengetahui sampai mana surat masuk
diterima,apabila surat masuk sudah diterima tujuan makan status surat adalah
dtrima. Halaman Status Surat Masuk ditunjukkan pada Gambar 4.11
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
Gambar 4.11 Tampilan Halaman Status Surat Masuk
4.1.4.3 Halaman Lihat Surat Masuk
Halaman ini merupakan halaman untuk melihat hasil scan dari surat masuk
dan halaman untuk mencetak surat masuk. Halaman ini dapat diakses untuk
seluruh user. Seperti pada Gambar 4.12
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
Gambar 4.12 Halaman View Surat Masuk4.1.5 Arsip Surat
4.1.5.1 Halaman Rekap Surat
Halaman ini merupakan halaman untuk menyimpan arsip surat masuk dan
surat keluar. Halaman ini merupakan halaman rekap surat untuk semua user.
Halaman rekap surat masuk ditunjukkan pada Gambar 4.13, sedangkan halaman
rekap keluar ditunjukkan pada Gambar 4.14
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
Gambar 4.13 Tampilan Halaman Rekap Surat Masuk
Gambar 4.14 Tampilan Halaman Rekap Surat Keluar
4.1.6 Disposisi
4.1.6.1 Halaman View Disposisi
Halaman ini merupakan halaman untuk melihat disposisi dan halaman
untuk mencetak disposisi. Halaman ini dapat diakses untuk seluruh user. Seperti
pada Gambar 4.15
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
Gambar 4.15 Halaman View Disposisi
4.1.6.2 Halaman View Print Disposisi
Halaman ini merupakan halaman dimana setelah kita selesai mengisi kolom
di dalam disposisi pada surat masuk tadi, lalu kita klik cetak di dalam disposisi
maka akan muncul view print dari disposisi. Halaman ini berguna untuk melihat
bentuk disposisi sebelum kita cetak. Halaman View Print Disposisi ditunjukkan
pada Gambar 4.16
Gambar 4.16 Halaman View Disposisi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
4.2 Evaluasi Program
Evaluasi program adalah evaluasi terhadap fungsi-fungsi yang ada di dalam
sistem, apakah fungsional dari sistem tersebut berfungsi sesuai yang diharapkan
atau tidak. Evaluasi Program sebagai berikut :
Input ProsesOutput yang
diharapkanHasil
Login Form
Login
- Username
- password
Mengetahui
authentikasi dari
pengguna yang masuk
siste
[Benar]
- Masuk ke
halaman
berdasarkan
level user
Sukses
[Salah]
- Pesan required
(harus diisi).
- Pesan error
(input salah).
“Maaf
password dan
user salah”
Tambah User
- Username
- Password
- Status
- Nama_petugas
- Nip
- Alamat
Memasukkan data user
ke dalam
database.
[Benar]
- Pesan input
sukses.
Data Berhasil
ditambahkan
[salah]
- username
sudah
terdaftar
“maaf user
sudah ada”
Tulis Surat Keluar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
Tulis surat
- Tanggal
- Asal surat
- Tujuan
- Perihal
- Tembusan
- penutup
- Isi
Memasukkan identitas
surat ke dalam
database
[Benar]
Inputan benar
Data berhasil
ditambahakan
[Salah]
Kosong (data
tidak diisi semua)
Tidak dapatmenyimpandatadan munculpesan“data tidakbolehkosong”
Input no surat keluarData inputan
- No surat
Memasukkan no surat
keluar ke database
[Benar]
Inputan benar
Data berahsilditambahkan
[salah]
kosong (data tidak
diisi)
Data tidakboleh kosong
Input Surat Masuk
Data Inputan
- No surat
- Asal surat
- Perihal
- Tanggal
- Surat (gambar
surat)
- Lembar disposisi
Memasukkan identitas
surat masuk ke
database
[Benar]
Inputan benar
Data berhasilditambahakan
[salah]
Kosong (data
tidak diisi semua)
Tidak dapatmenyimpandatadan munculpesan“data tidakbolehkosong”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 39
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan dari laporan ini adalah berhasilnya dibuat sebuah sistem
informasi surat masuk dan surat keluar, dengan definisi peralihan dari sistem
manual ke sistem komputerisasi. Dibuatnya sistem informasi surat masuk dan
surat keluar ini dapat memberikan pelayanan pengarsipan tentang surat, baik yang
masuk maupun surat yang keluar.
5.2 Saran
Dalam sistem informasi ini masih terdapat kekurangan, adapun
kekurangannya yang dapat penulis sampaikan mengenai masih belum adanya
halaman tentang masalah jenis-jenis surat, sehingga dalam pengelompokan
suratnya masih belum ada. Selain itu pemberian tanggal pada memo disposisi
masih manual.