perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN
PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN
KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A. Md. ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
SHINTIA WIDIANINGTYAS
D1507123
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2010
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
PERNYATAAN
NAMA : SHINTIA WIDIANINGTYAS
NIM : D1507123
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul
“PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN
UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN
PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA“ adalah betul-betul karya sendiri.
Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan
ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2010
Yang membuat pernyataan,
Shintia Widianingtyas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
MOTTO
Seseorang yang sukses adalah orang yang memutuskan untuk sukses dan
kemudian mengerjakannya. Seseorang yang gagal adalah orang yang memutuskan
untuk sukses dan kemudian mengharapkannya.
(William A. Ward)
Saat Anda menjalani proses hidup tanpa motivasi dan semangat, maka Anda
hanya akan merasakan bosan dan hilangnya rasa percaya diri Anda. Oleh sebab
itu, siapa pun Anda dan sehebat apa pun diri Anda, adalah wajib untuk memiliki
fondasi sifat pantang menyerah di dalam dasar diri terdalam.
(Djajendra)
Tidaklah berlebihan kalau dikatakan bahwa citra diri positif yang kuat adalah
persiapan sukses terbaik dalam kehidupan seseorang.
(Dr. Joyce Brothers)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini akan penulis persembahkan kepada :
§ Ayah dan Ibu tercinta yang selalu mendampingi, memberikan masukan,
semangat, dorongan, doa dan segala cintanya yang tak pernah terganti oleh
apa pun dan siapa pun.
§ Adik-adikku yang selalu menyemangatiku.
§ Keluarga yang tentunya selalu mendukungku.
§ Teman-temanku D3 MA ‘07, terima kasih atas dukungan dan perhatiannya
selama ini.
§ He always gave me love and kept giving spirit in my life
§ Almamaterku
Program Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
petunjuk-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan pengamatan dan
penyusunan Tugas Akhir dengan judul “ Pelaksanaan Administrasi Kearsipan
Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta “ sebagai salah satu syarat untuk mencapai derajat
kesarjanaan Program Studi Diploma III pada Jurusan Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari berbagai hambatan dan
kesulitan. Namun berkat bantuan, dorongan, pengarahan serta doa dari berbagai
pihak, maka penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Pada
kesempatan ini pula dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan
ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Supriyadi SN, SU. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. H. Sakur, M.S. selaku Ketua Program Studi Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
yang telah memberikan izin untuk melakukan penyusunan Tugas Akhir
ini.
3. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si. selaku dosen pembimbing Tugas Akhir
yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dan
pengarahan yang sangat berguna hingga tersusunnya Tugas Akhir ini.
4. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S. selaku penguji Tugas Akhir yang telah
membantu dalam kelancaran pelaksanaan pembuatan Tugas Akhir ini.
5. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku pembimbing akademik yang tidak bosan-
bosannya memberikan dorongan dalam pelaksanaan kuliah. Serta dengan
sabar memberikan masukan-masukan yang sangat berarti bagi penulis.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
6. Bapak Drs. Joko Pangarso, MM. selaku Kepala Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan
Kuliah Kerja Magang (KKM) dalam rangka penyusunan Tugas Akhir.
7. Ibu Dra. Sis Ismiyati, MM. selaku Sekretaris Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan izin dan bimbingan
dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Magang (KKM).
8. Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang telah
memberikan bimbingan dan arahan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja
Magang (KKM).
9. Segenap staf dan karyawan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta yang selalu memberikan petunjuk dan keramahtamahannya
selama penulis melakukan pengamatan dalam rangka penyusunan Tugas
Akhir.
10. Ayah dan Ibu tercinta yang selalu memberikan dukungan dan dorongan
untuk segera menyelesaikan Tugas Akhir ini.
11. Sahabat-sahabatku terima kasih atas segala bantuan dan dukungan yang
diberikan kepada penulis selama ini.
12. Semua yang telah membantu penulis yang tidak dapat penulis sebutkan
satu persatu hingga terselesaikannya penyusunan Tugas Akhir ini, penulis
ucapkan terima kasih.
Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari
sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun dari pembaca sangat
penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Surakarta, Juni 2010
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN .................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN ..................................................................... iii
HALAMAN PERNYATAAN .................................................................... iv
MOTTO ...................................................................................................... v
PERSEMBAHAN ....................................................................................... vi
KATA PENGANTAR ................................................................................ vii
DAFTAR ISI ............................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR .................................................................................. xi
DAFTAR TABEL ....................................................................................... xii
ABSTRAK .................................................................................................. xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ................................................ 1
B. Perumusan Masalah ...................................................... 5
C. Tujuan Pengamatan ....................................................... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Tentang Adninistrasi ...................................... 7
1. Pengertian Administrasi .................................... 7
2. Proses-proses Administrasi ............................... 8
3. Fungsi-fungsi Administrasi ............................... 9
B. Pengertian Arsip ............................................................ 9
C. Administrasi Kearsipan ................................................. 10
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip .................... 12
2. Penyimpanan Arsip .......................................... 13
3. Penyusutan Arsip .............................................. 20
4. Fasilitas Kearsipan ............................................ 23
5. Pegawai Kearsipan ........................................... 25
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
D. Metode Pengamatan ...................................................... 27
1. Jenis Pengamatan ..................................................... 27
2. Lokasi Pengamatan .................................................. 27
3. Jenis dan Sumber Data ............................................ 28
4. Teknik Pengumpulan Data ...................................... 29
5. Teknik Analisis Data ............................................... 30
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
A. Sejarah Singkat Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta ....................................... 32
B. Lokasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Surakarta .............................................................. 33
C. Tujuan Pendirian Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta ........................................ 34
D. Kedudukan, Tugas dan Fungsi Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ........... 34
E. Visi dan Misi Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta ........................................ 35
F. Struktur Organisasi ....................................................... 35
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta ................................................ 58
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ................................................................... 73
B. Saran .............................................................................. 75
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
GAMBAR 1.1 Struktur Organisasi Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta ............................................ 36
GAMBAR 1.2 Peta Jabatan Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Surakarta.................................................................... 57
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
TABEL 2.1 Data Jumlah Arsip Surat Masuk Selama Bulan
Februari 2010 – Maret 2010 .................................................. 4
TABEL 2.2 Data Jumlah Arsip Surat Keluar Selama Bulan
Februari 2010 – Maret 2010 .................................................. 4
TABEL 2.3 Contoh Buku Agenda Surat Masuk ........................................ 60
TABEL 2.4 Contoh Buku Agenda Surat Keluar ........................................ 61
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
ABSTRAK
SHINTIA WIDIANINGTYAS, D1507123. PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA. Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tahun 2010.
Administrasi kearsipan memegang peranan yang sangat penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepat-cepatnya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Pengamatan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.
Landasan teori yang digunakan adalah tentang berbagai hal yang berhubungan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 15) yaitu berbagai hal yang bersangkutan dengan administrasi kearsipan meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, fasilitas kearsipan dan pegawai kearsipan.
Jenis pengamatan ini adalah deskriptif kualitatif yang dapat memberikan gambaran atau memaparkan suatu peristiwa. Sumber data yang digunakan adalah sumber data primer dan sumber data sekunder. Teknik pengumpulan datanya ada 4 (empat) macam yaitu wawancara, observasi, studi kepustakaan dan dokumentasi. Teknik analisis datanya yaitu analisis data kualitatif dengan menggunakan metode interaktif Dari hasil pengamatan ini dapat diketahui bahwa arsip-arsip yang terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi surat dinas, kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan. Arsip-arsip yang berisi surat-surat dinas diolah dan disimpan oleh bagian Sekretariat khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, sedangkan arsip-arsip yang berhubungan dengan kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan diolah dan disimpan oleh masing-masing sub bidang. Pelaksanaan administrasi kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, fasilitas kearsipan yang meliputi alat-alat kearsipan dan sudah mempunyai ruang khusus yang digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip yaitu gudang dengan luas ruangan 5x4 m2 yang terpisah dengan ruang kerja. Untuk penyusutan arsip belum pernah dilaksanakan dan untuk pegawai kearsipan juga belum ada yang ditunjuk khusus untuk menangani arsip saja.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kearsipan yang teratur dan tertib adalah alat informasi dan
referensi dasar yang sistematik yang modelnya dapat membantu pimpinan
dalam mengambil keputusan serta mengambil langkah tertentu dalam
rangka menunjang pelaksanaan tugas pokok. Suatu organisasi dalam
mencapai tujuan harus memperhatikan pengelolaan yang menyangkut
segala macam kegiatan organisasinya. Salah satu inti dari pengelolaan itu
adalah kearsipan. Kearsipan merupakan jembatan bagi semua administrasi
dalam suatu organisasi dan merupakan tumpuan dari semua pusat ingatan
dari segala macam kegiatan. Tanpa adanya arsip yang disempurnakan
menjadi dokumen tidak mungkin akan adanya penulisan sejarah dan
penulisan buku-buku ilmiah lainnya.
Arsip (record) yang dalam istilah Indonesia ada yang menyebutnya
sebagai ” warkat ”, menurut Basir Barthos (1990 : 1) pada pokoknya dapat
diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk
gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai
sesuatu objek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang
untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Administrasi kearsipan memegang peranan yang sangat penting
bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan
sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan,
penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepat-
cepatnya.
Dengan adanya administrasi kearsipan yang baik maka akan
mencapai pencapaian tujuan dari masing-masing organisasi yang
bersangkutan. Hal ini menjadikan administrasi kearsipan sebagai salah
1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
satu bagian yang paling penting untuk diperhatikan pelaksanaannya di
setiap instansi atau organisasi yang bersangkutan.
Administrasi kearsipan sangatlah penting bagi seorang pimpinan
dalam mengambil suatu keputusan serta mengambil langkah / tindakan
tertentu untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokoknya dan penting
bagi seorang petugas arsip untuk dapat mengingat semua catatan dan
dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, suatu kantor dalam mengelola
kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan
keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan
kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja
pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam
membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan
arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber
sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh
kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya
guna. Dalam hal ini, unit kearsipan harus senantiasa siap untuk
memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah
administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada
khususnya.
Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja
pada unit kearsipan tentunya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap
pekerjaannya tersebut. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan
yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya. Namun pada
kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-
tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada
setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang
seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan
pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam menunjang
efektivitas suatu pekerjaan. Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus
dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga
manusia sebagai faktor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. Juga harus
diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang belum
menunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses
kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Parahnya lagi, ini tidak
dijadikan sebagai hal yang penting untuk dibenahi. Keperluan akan
pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi
dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi
perkantoran.
Dalam pasal 3 Undang-undang No. 7 Tahun 1971 dirumuskan
bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Dalam pengertian tersebut nampak bahwa arti penting arsip
mempunyai jangkauan yang sangat luas, yaitu sebagai alat bantu daya
ingat manusia dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Serta
melihat pengertian dan peranan kearsipan seperti tersebut di atas, maka
perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara
optimal dalam arti berdaya guna dan berhasil guna.
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah salah
satu instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi yang sangat
penting bagi pengembangan perekonomian kota Surakarta. Tugas Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam hal ini adalah
menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perindustrian dan
perdagangan. Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan yaitu
melakukan penyelenggaraan kesekretariatan dinas; melakukan penyusunan
rencana program, pengendalian evaluasi dan pelaporan; melakukan
penyelenggaraan bimbingan terhadap perindustrian; melakukan
pembinaan dan pengembangan pengusaha industri menengah, besar, kecil
dan pengendalian pencemaran; melakukan penyelenggaraan perlindungan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
terhadap konsumen; melakukan penyelenggaraan sosialisasi; melakukan
pembinaan jabatan fungsional.
Untuk memperlancar tugas dan fungsi Dinas Perindustrian dan
Perdagangan tersebut maka sangat diperlukan dukungan data-data dan
informasi dari arsip. Hal tersebut dimaksudkan untuk menyelaraskan
penyusunan rencana-rencana pengembangan perekonomian yang akan
atau baru mulai disusun dengan rencana-rencana yang telah disusun
sebelumnya.
Dari uraian di atas, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta merupakan salah satu instansi pemerintah yang berperan penting
dalam bidang perekonomian kota Surakarta melalui jalur perindustrian dan
perdagangan. Oleh karena itu, tentunya arsip-arsip yang ada terutama
surat-surat, data-data baik berupa barang cetakan, buku catatan, peraturan
pemerintah dan sebagainya diperlukan adanya suatu sistem penyimpanan
dan penataan yang tepat.
Berikut ini adalah jumlah data arsip surat masuk dan surat keluar
selama bulan Februari 2010 – Maret 2010.
TABEL 2.1
Data Jumlah Arsip Surat Masuk Selama Bulan Februari 2010 – Maret 2010
No. Bulan Jumlah Ditujukan Kepada
Kepala
Dinas
Sekretaris Perindustrian Perdagangan Pengawasan
& PK
1.
2.
Februari
Maret
143
129
0,84%
6,36%
37,28%
30,15%
24,56%
38,09%
27,96%
19,04%
9,32%
6,36%
Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
TABEL 2.2
Data Jumlah Arsip Surat Keluar Selama Bulan Februari 2010 – Maret 2010
No. Bulan Jumlah
1.
2.
Februari
Maret
105
98
Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
Dari data jumlah arsip di atas baik arsip surat masuk maupun surat
keluar, dapat dilihat bahwa jumlah surat masuk maupun surat keluar yang
terjadi tiap bulannya berbeda-beda. Bahkan tiap harinya pun surat masuk
maupun surat keluar juga berbeda-beda, minimal 5-10 surat masuk dan
surat keluar terjadi di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta. Untuk surat masuk, jelas berbeda kepada siapa surat itu
ditujukan. Sedangkan surat keluar yang dibuat juga berbeda tujuan
suratnya. Sebagian besar surat keluar yang dibuat ditujukan untuk
keperluan seperti hal surat pengantar, surat keterangan, surat tugas, nota
dinas, berbagai undangan, pengiriman laporan-laporan baik laporan
keuangan, laporan kinerja, laporan rapat kerja, laporan data kepegawaian
dan sebagainya.
Apabila arsip-arsip tersebut tidak disimpan dan diatur dengan baik
maka akan dapat mengganggu kelancaran tugas Dinas Perindustrian dan
Perdagangan pada khususnya. Karena pada dasarnya, kegiatan dari
pekerjaan kantor adalah pengorganisasian administrasi arsip secara baik
dan tepat. Hal inilah yang mendorong penulis untuk mempelajari secara
lebih mendalam mengenai kegiatan pelaksanaan administrasi kearsipan
pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penulis kemukakan
di atas, adapun perumusan masalah dalam pengamatan di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah :
” Bagaimanakah pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta ? ”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
C. Tujuan Pengamatan
Adapun tujuan pengamatan yang dilakukan di Dinas Perindustrian
dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
1. Tujuan Operasional
Yaitu untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan administrasi
kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Hasil dari pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-
pihak yang memerlukan, khususnya kepada para pegawai Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.
3. Tujuan Individual
Untuk melengkapi dan menyelesaikan Tugas Akhir sebagai syarat
guna meraih gelar Ahli Madya (A.Md.) Jurusan Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Tentang Administrasi
1. Pengertian Administrasi
Dalam masyarakat Indonesia istilah administrasi sudah merupakan
kata yang biasa diucapkan dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini akibat
dari penjajahan Belanda di mana bangsa Indonesia diwajibkan
menggunakan bahasa Belanda. Istilah administrasi yang sering kita
sebut itu berasal dari bahasa Belanda, “ administratie ”, yang menurut
Sondang P. Siagian (1973 : 2) yang berarti setiap penyusunan
keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan
maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-
keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu
sama lain.
Menurut The Liang Gie (1982 : 8) administrasi diartikan sebagai
rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu
kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Sondang P. Siagian (1973 : 13) mengartikan administrasi
sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang
berdasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Pengertian administrasi menurut A. W. Widjaja (1986 : 1) adalah
segenap proses penyelenggaraan kegiatan usaha kerjasama sekelompok
orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Dr. Sondang P. Siagian, MPA, Filsafat Administrasi (1970 : 14),
unsur-unsur (bagian-bagian yang mutlak dari administrasi) dalam buku
Moekijat (1992 : 16) adalah :
1. Dua orang manusia atau lebih.
2. Tujuan.
7
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
3. Tugas yang hendak dilaksanakan.
4. Peralatan dan perlengkapan.
Dari definisi-definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa
administrasi itu bukan hanya merupakan kegiatan tulis menulis tetapi
mempunyai pengertian yang sempit yaitu merupakan proses
penyelenggaraan atau rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-
sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Proses-proses Administrasi
Menurut Moekijat (1992 : 18) proses-proses administrasi antara lain :
a. Merencanakan ialah, menentukan apa yang akan dilakukan. Seperti yang dipergunakan di sini, perencanaan mengandung suatu rangkaian putusan-putusan yang luas, termasuk penjelasan tujuan-tujuan, penentuan kebijaksanaan-kebijaksanaan, pembuatan program-program dan kampanye-kampanye, penentuan metode-metode dan prosedur-prosedur tertentu dan penentuan bagan sehari-hari.
b. Mengorganisasikan ialah, menggolongkan kegiatan-kegiatan yang perlu untuk melaksanakan rencana-rencana dalam kesatuan-kesatuan administratif, dan menentukan hubungan-hubungan antara pemimpin-pemimpin dan karyawan-karyawan dalam kesatuan-kesatuan demikian.
c. Mengumpulkan sumber-sumber ialah, mendapatkan pegawai-pegawai pimpinan, modal, fasilitas-fasilitas dan lain-lain hal yang diperlukan untuk melaksanakan rencana-rencana bagi keuntungan perusahaan.
d. Menjuruskan ialah, memberikan instruksi-instruksi. Ini mengandung masalah menunjukkan rencana-rencana yang penting kepada mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya, dan juga hubungan pribadi sehari-hari antara kepala dan para bawahannya.
e. Mengawasi ialah, berusaha hingga hasil-hasil pelaksanaan sedapat mungkin sesuai dengan rencana. Ini mengandung pembuatan standar-standar, pemberian motif-motif kepada orang-orang untuk mencapai standar-standar ini, mengadakan perbandingan antara hasil-hasil yang sesungguhnya dengan standar, dan melakukan tindakan korektif yang diperlukan apabila hasil pekerjaan berbeda dengan rencana.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
3. Fungsi-fungsi Administrasi
Menurut Moekijat (1992 : 20) administrasi adalah kegiatan yang
meliputi 3 fungsi pokok yaitu :
a. Merencanakan apa yang harus dikerjakan.
b. Mengorganisasi dalam arti menyusun organisasi yang diperlukan.
c. Memimpin organisasi itu agar tujuannya tercapai.
B. Pengertian Arsip
Pengertian arsip menurut M. N. Maulana (1974 : 16-17) adalah
Tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang kemungkinan dapat berwujud surat menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat memberikan keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang berisi responden, peraturan pemerintah dan lain sebagainya yang diterima atau dibuat sendiri oleh setiap lembaga baik pemerintah maupun swasta, kecil dan besar.
Mengenai pengertian arsip ini juga dirumuskan dalam Undang-
undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
dalam pasal I, yang dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dari pengertian-pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan
bahwa arsip adalah kumpulan dokumen yang dapat berupa barang cetakan,
kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang dibuat dan diterima oleh setiap
lembaga baik pemerintah maupun swasta yang dapat berwujud surat-
menyurat, data-data dan dalam bentuk lainnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
C. Administrasi Kearsipan
Untuk pengertian administrasi kearsipan akan penulis jelaskan
dengan memperhatikan pendapat dari beberapa ahli.
Menurut A. W. Widjaja (1986 : 92) administrasi kearsipan
diartikan sebagai segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan kearsipan
sejak saat dimulainya pengumpulan warkat-warkat sampai
penyingkirannya.
Menurut R. Soebroto (1980 : 23) yang dimaksud dengan
administrasi kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan
penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan
benda-benda arsip.
Dari kedua pengertian tersebut di atas dapat kita tarik kesimpulan
bahwa administrasi kearsipan adalah rangkaian kegiatan yang berkenaan
dengan arsip yang meliputi siklus arsip dari penerimaan sampai
pemusnahannya.
Mengenai pelaksanaan dapat diartikan sebagai suatu proses, cara
mewujudkan suatu pekerjaan yang berkenaan dengan arsip yang meliputi
suatu siklus arsip mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Kegunaan arsip sangatlah penting bagi seorang pimpinan dalam
mengambil suatu keputusan serta mengambil langkah / tindakan tertentu
untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokoknya dan penting bagi
seorang petugas arsip untuk dapat mengingat semua catatan dan dokumen
secara lengkap. Dengan adanya hal tersebut maka setiap instansi baik
pemerintah maupun swasta harus mampu melaksanakan suatu sistem
kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang baik itu mempunyai ciri-ciri
tertentu, oleh Ig. Wursanto (1995 : 30-32) disebutkan sebagai berikut :
a. Mudah dilaksanakan. b. Mudah dimengerti. c. Murah atau ekonomis. d. Tidak memakan banyak tempat. e. Mudah dicapai. f. Cocok bagi organisasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
g. Fleksibel atau luwes. h. Dapat mencegah kerusakan. i. Mempermudah pengawasan.
Masalah kearsipan bersifat dinamis, berkembang dalam arti akan
terus bertambah seirama dengan perkembangan organisasi yang
bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti tata
kerja dan peralatan kearsipan serta tenaga ahli dalam bidang kearsipan,
menimbulkan masalah tersendiri. Masalah-masalah dalam bidang
kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 29) dapat diuraikan sebagai
berikut :
1. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit-unit kearsipan.
2. Bertambahnya terus-menerus arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.
3. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
4. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.
5. Kurang adanya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut di atas, maka perlulah
dipelajari, diatur dan dikembangkan pedoman-pedoman seperti yang
disebutkan oleh The Liang Gie (1984 : 129) mengenai :
1. Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi. 2. Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat. 3. Penyusutan arsip secara teratur. 4. Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat
mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
Untuk selanjutnya penulis akan membahas secara lebih terperinci
mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan administrasi
kearsipan oleh Ig. Wursanto (1995 : 15), yaitu :
1. Penerimaan arsip dan pencatatan arsip. 2. Penyimpanan arsip. 3. Penyusutan arsip. 4. Fasilitas kearsipan. 5. Pegawai kearsipan.
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip
Menurut The Liang Gie (2000 : 194) yang dimaksud dengan
receiving – penerimaan adalah kegiatan mengambil ke dalam tangan
sendiri sesuatu warkat / kiriman lainnya yang disampaikan oleh pihak
lain.
Dalam hal ini kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama
yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Petugas arsip menerima
surat-surat yang masuk baik antar bagian dalam suatu organisasi
maupun dari pihak luar organisasi. Sebaiknya penerimaan semua surat
masuk ditangani oleh suatu unit sendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem
penerimaan surat-surat semacam ini biasa dinamakan sistem satu pintu
atau kebijaksanaan satu pintu.
Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua surat harus
diterima melalui satu pintu, tetapi kadang-kadang ada juga
penerimaan surat yang tidak melalui prosedur yang telah ditentukan.
Misalnya, surat-surat diterima sendiri secara langsung oleh pejabat
yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan. Apabila
terjadi hal demikian, maka pejabat atau unit kerja yang menerima
surta-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit
kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan
ketentuan atau prosedur yang telah ditentukan.
Surat-surat yang masuk pertama-tama diperiksa lebih dahulu
dengan membaca sampul surat agar diketahui tujuan surat tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
Setelah dibaca kemudian diindeks dengan memberikan tanda atau
klasifikasi tertentu pada masing-masing surat.
Tujuan memberikan klasifikasi tertentu pada surat ini adalah
untuk menata arsip-arsip secara sistematis dan efektif sehingga arsip-
arsip tersebut dengan mudah dapat ditemukan kembali. Penyortiran
surat ini adalah memilih, memisahkan dan membagi-bagi menurut
keadaan surat. Misalnya surat dinas dikelompokkan dalam surat-surat
dinas, sedangkan untuk arsip biasa juga dikelompokkan dalam arsip
biasa.
Setelah surat diterima dan dibaca, surat dicatat dalam kartu
arsip (buku agenda) dengan tujuan untuk mengetahui jumlah surat
yang masuk dan yang keluar, tempat penyimpanan surat dan untuk
memudahkan pencarian suatu surat yang diperlukan.
Menurut The Liang Gie (2000 : 195) recording data –
pencatatan bahan keterangan dapat diartikan sebagai kegiatan dalam
bidang tata usaha yang menuliskan bahan keterangan di atas kertas /
peralatan lainnya yang dapat dibaca untuk keperluan sesuatu
organisasi.
Dalam hal ini kegiatan yang dilakukan sebelum surat-surat
tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan setelah surat-
surat dikeluarkan dari sampul, perlu diadakan pencatatan seperlunya.
Misalnya surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali,
sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau
lembar pengantar.
2. Penyimpanan arsip
Arsip-arsip yang diterima atau dihasilkan oleh suatu organisasi
diselesaikan oleh pengelola arsip, maka kegiatan selanjutnya ialah
melaksanakan penataan arsip yang menuju pada penyimpanan benda-
benda arsip. Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang sangat
penting dalam pelaksanaan administrasi kearsipan. Dengan demikian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
maka arsip tersebut mendapat perhatian yang khusus sehingga apabila
diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
A. W. Widjaja (1986 : 104) mengemukakan bahwa penataan
tersebut bertujuan untuk :
a. Menyimpan bahan arsip yang masih mempunyai nilai guna pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan.
b. Menyimpan bahan arsip atau dokumen dengan sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali.
c. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.
a) Asas Penyimpanan Arsip
Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraan bagi setiap
instansi atau lembaga tentu berbeda-beda. Meskipun berbeda tetapi
suatu prinsip harus tetap dianut oleh suatu organisasi seperti yang
dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 : 171) yaitu aman, awet,
efisien dan luwes (fleksibel). Ada 3 (tiga) macam asas yang dapat
dipergunakan oleh instansi atau lembaga yang disesuaikan dengan
kondisi masing-masing seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli
Amsyah (1998 : 16-18) yaitu :
· Asas Sentralisasi Dengan asas ini penyimpanan arsip dipusatkan pada unit
tertentu. Jadi penyimpanan warkat dari tiap unit yang ada dalam organisasi dipusatkan pada unit tertentu. Oleh karenanya semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan pada unit kearsipan tersebut. Asas penyimpanan secara sentralisasi ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan. Keuntungan : a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat. b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada
pekerjaan arsip. c. Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip duplikat dapat
dimusnahkan. d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat
diseragamkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
Kelemahan : a. Sentralisasinya hanya efisien dan efektif untuk organisasi
yang kecil. b. Unit kerja yang memerlukan arsip akan membutuhkan waktu
yang lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. c. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam. · Asas Desentralisasi
Apabila suatu organisasi menganut asas desentralisasi maka akan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri. Dalam hal ini unit kearsipan sentral dalam bentuk apapun tidak ada.
· Asas Campuran Asas campuran merupakan kombinasi sentralisasi dan
desentralisasi. Dalam asas campuran ini tiap-tiap satuan kerja dimungkinkan untuk menyelengarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan arsipnya karena mempunyai spesifikasi tersendiri, sedang untuk unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri penyimpanannya didesentralisasikan. Tujuan dari asas ini adalah untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada asas-asas sebelumnya.
Dalam asas campuran ini ada 2 (dua) pola kombinasi yaitu : 1. Sebagian besar unit satuan kerja menyelenggarakan
penyimpanan warkatnya sendiri-sendiri dan hanya sebagian kecil unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan warkat secara sentralisasi.
2. Sebagian besar unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara sentral dan hanya sebagian kecil yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara desentralisasi.
b) Sistem Penyimpanan Arsip
Hal yang terpenting dalam penyimpanan arsip adalah
ditemukannya arsip dengan mudah dan cepat pada saat dibutuhkan.
Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 : 87) yaitu
penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan
suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
c. Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh suatu
instansi belum tentu sama dengan instansi lain. Oleh Ig. Wursanto
(1991 : 87-88) hal ini dikarenakan oleh :
a. Tujuan dari masing-masing organisasi berbeda. b. Volume pekerjaan tidak sama. c. Jenis peralatan atau perlengkapan yang digunakan tidak sama. d. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan. e. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.
Oleh sebab itu, sebelum suatu organisasi menetapkan
sistem penyimpanan yang akan dipakai hendaknya direncanakan
terlebih dahulu dengan matang. Karena perencanaan merupakan
suatu persiapan untuk tindakan-tindakan administrasi atas tindakan
selanjutnya. Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 :
33-34), bahwa perencanaan tersebut dilakukan dengan maksud
agar :
a. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak cocok dengan jenis dan luas lingkupnya kegiatan organisasi.
b. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menimbulkan kesulitan bagi para pegawai kearsipan karena sulit untuk dimengerti.
c. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menyulitkan dalam hal penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan dan perawatan arsip.
d. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menimbulkan pemborosan, baik dalam hal tenaga, biaya atau dana maupun peralatan atau perlengkapan yang dipergunakan.
e. Jangan sampai arsip yang masih mempunyai nilai guna atau nilai pakai dan perlu disimpan terus dalam jangka waktu yang cukup lama, atau mungkin disimpan secara permanen, tetapi ikut dipindahkan dari arsip aktif ke arsip tidak aktif kemudian dimusnahkan.
Menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 71) bahwa sistem
penyimpanan pada prinsipnya adalah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Berdasarkan kata tangkap dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama (sering disebut sistem-abjad), sistem geografi dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan angka adalah sistem numerik, sistem-kronologis dan sistem-subjek numerik (sistem subjek dengan kode nomor).
Untuk selanjutnya, penulis akan menguraikan mengenai
macam-macam sistem penyimpanan yang tersebut di atas. Uraian
ini diambil dari pendapat A. W. Widjaja (1986 : 105-109) antara
lain :
a. Sistem abjad (alphabetical filling system) Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip yang dihasilkan atau dibuat dan diterima oleh suatu kantor atau lembaga yang di dalamnya termuat nama-nama seperti nama orang, nama organisasi, nama tempat atau wilayah. Nama pokok soal disimpan menurut tata abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama.
b. Sistem pokok soal (subject filling system) Penyimpanan menurut sistem pokok soal merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Arsip-arsip yang akan disimpan diberi kode dan kode yang disusun menurut abjad yang diambil dari huruf pertama dari masing-masing pokok masalah.
c. Sistem nomor (numerical filling system) Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.
d. Sistem wilayah (geographical filling system) Penyimpanan menurut sistem wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat.
e. Sistem tanggal (chronological filling system) Penyimpanan menurut sistem tanggal yaitu sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan tanggal sebagai pedoman pengaturan dan penyusunannya. Dalam sistem ini penyusunan arsip dengan menggunakan tanggal yang tercantum dalam surat tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
c) Prosedur Penyimpanan
Setiap pekerjaan atau kegiatan tentunya mempunyai urutan-
urutan langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan
dari permulaan sampai selesai. Hal ini digunakan agar pekerjaan
lebih terarah dan mudah dilaksanakan. Tahapan-tahapan tersebut
satu sama lain saling berkaitan sehingga merupakan suatu
rangkaian kegiatan. Prosedur mengarsip ini menurut Basir Barthos
(1990 : 49) meliputi kegiatan-kegiatan : pembuatan tanda pelepas,
pembinaan kode, pembuatan kartu tunjuk silang, menggolong-
golongkan, penyimpanan. Pendapat ini dikemukakan oleh Ig.
Wursanto (1995 : 16-18), yang menyebutkan bahwa proses
penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut :
1. Memisah-misahkan (segreting) arsip Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan persortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang telah dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar indek, yang telah ditentukan.
2. Meneliti (examining) arsip Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan (di-file) itu sudah ada tanda-tanda persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan.
3. Memadukan (assembling) arsip Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat.
4. Mengklasifikasikan (classification) arsip Mengklasifikasikan arsip-arsip berarti menggolongkan arsip atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada, serta pengelompokkan arsip atas dasar persamaan-persamaan yang ada untuk menentukan klasnya (sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat.
5. Mengindeks (indexing) arsip Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : a. Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat. b. Menentukan judul atau caption arsip secara tepat. c. Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat
menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
d. Membubuhkan caption utama berikut kode masalahnya (sub subjek) pada arsip yang bersangkutan.
6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat 2 (dua) caption. Caption pertama dipergunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada tunjuk silang.
7. Menyusun arsip Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan.
8. Memfile arsip Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip di dalam file-file atau folder-folder pada tempatnya yang benar. Oleh karena itu perlengkapan yang dipergunakan dalam filling dan penempatannya dalam penyimpanan harus dipersiapkan lebih dahulu.
Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang
memerlukan arsip yang sudah lama disimpan untuk membantu
menyelesaikan suatu persoalan. Kita harus mengetahui fungsi dari
arsip-arsip tersebut. Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan
menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Oleh A. W. Widjaja (1986 : 101-102) disebutkan bahwa
Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya / dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah, arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi : a. Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus
bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu unit pengolahan suatu organisasi.
b. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
c. Arsip inaktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus dan frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi saja.
Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi pencipta arsip tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
3. Penyusutan arsip
Pada setiap unit yang ada di dalam suatu organisasi tentunya
memiliki arsip. Arsip-arsip tersebut akan selalu bertambah dan
berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi tersebut. Tidak
semua arsip itu mempunyai nilai guna yang abadi dan harus disimpan
untuk selama-lamanya. Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi
harus dimusnahkan, karena jika tetap disimpan maka akan
menimbulkan masalah yaitu terjadinya pemborosan tenaga, ruang dan
biaya dalam perawatannya.
Sebagian besar masalah yang sering muncul dan dihadapi oleh
setiap organisasi adalah kurangnya ruang penyimpanan. Dengan
demikian tidak semua arsip harus disimpan secara terus-menerus
tetapi harus disusutkan dan ada yang dimusnahkan sesuai dengan
jangka waktu penyimpanan yang telah ditetapkan oleh organisasi.
Seperti yang dikemukakan oleh A. W. Widjaja (1986 : 180) yang
mengatakan bahwa penyingkiran atau penyusutan arsip dapat berupa
pemindahan arsip dari tempat arsip aktif ke tempat arsip pasif dan
pemusnahan arsip pasif yang benar-benar sudah tidak memiliki nilai
guna sama sekali.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang
Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan dalam buku Ig.
Wursanto (1995 : 208) adalah :
1. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
a) Pemindahan arsip
Dengan demikian dalam penyimpanan arsip terdapat 2
(dua) kegiatan pokok yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Dalam kegiatan pemindahan arsip dilakukan dari tempat
penyimpanannya untuk arsip aktif ke arsip inaktif. Meskipun
disebut dengan arsip inaktif, tetapi dalam jenis arsip ini masih ada
yang masih digunakan tetapi sebagian lagi sudah benar-benar tidak
dipergunakan lagi bagi organisasi. Untuk arsip inaktif yang masih
diperlukan, maka sebaiknya dilakukan penyingkiran untuk
sementara atau dipisahkan dari arsip aktif, sedangkan arsip inaktif
yang memang sudah tidak bermanfaat langsung dimusnahkan.
Dalam pemindahan arsip ini, prinsip yang harus dipegang
seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 212)
adalah :
1. Apabila kantor tidak mempunyai unit sentral arsip, maka arsip inaktif hanya dipisahkan letaknya dari arsip aktif.
2. Untuk kantor yang mempunyai unit sentral arsip, maka pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari unit ke unit sentral arsip. Dengan demikian, petugas harus membuat : a. Berita acara pemindahan arsip yang ditandatangani oleh
pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Berita acara ini adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip.
b. Daftar jenis arsip yang diserahkan.
b) Penyusutan arsip
Keuntungan dengan dilakukannya pemindahan dan
pemusnahan menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 211) sebagai berikut
:
1. Penghematan penggunaan ruangan kantor.
2. Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan.
3. Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas
bekerja dengan arsip.
Salah satu langkah yang harus dipenuhi atau ditempuh
dalam melakukan penyusutan arsip adalah menentukan
penggolongan warkat. Penggolongan warkat menurut A.W.
Widjaja (1986 : 181) adalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
a. Menurut John Cameroon Aspley ada 4 (empat) macam golongan warkat yaitu : 1. Vital Record (warkat sangat penting). 2. Important Record (warkat penting). 3. Useful Record (warkat berguna). 4. Nomessontial (warkat tidak penting).
b. Menurut GR. Terry membaginya menjadi 4 (empat) golongan, yaitu : 1. Nonessential (warkat tidak penting). 2. Helpful (warkat berguna). 3. Important (warkat penting). 4. Vital (warkat sangat penting).
Dalam rangka penyusutan arsip biasanya kantor
membentuk tim khusus dan dibuatkan Jadwal Retensi Arsip. Tim
ini mula-mula membentuk dan memilah-milah nilai guna arsip
yang sudah layak untuk dimusnahkan. Ketentuan dalam
menentukan nilai sesuatu jenis arsip tergantung dari organisasi
masing-masing yang disesuaikan dengan bidang kerja, kebutuhan,
ciri khusus dari organisasi tersebut.
Adapun yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip
menurut Basir Barthos (1990 : 103) adalah daftar yang berisi
tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan arsip. Sedangkan dalam
pelaksanaannya, pemusnahan arsip didasarkan pada ketentuan
seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 222) yaitu
sebagai berikut :
1. Harus dibuatkan daftar secara lengkap tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan itu. Daftar tersebut berisi : a. Nama instansi atau departemen yang akan memusnahkan
arsip. b. Kode dan pokok masalah. c. Kode dan masalah. d. Jenis fisik arsip. e. Tanggal, bulan dan tahun berkas yang bersangkutan. f. Jumlah berkas.
2. Perumusan arsip baru disertai Berita Acara Pemusnahan Arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
4. Fasilitas Kearsipan
a) Peralatan Arsip
Kegiatan pengurusan arsip mulai dari penciptaan arsip
sampai dengan arsip tersebut dimusnahkan tentunya menggunakan
berbagai macam fasilitas. Fasilitas tersebut merupakan faktor
pendukung dalam penyelesaian pekerjaan dalam usaha kerjasama
manusia. Sebagaimana yang disebutkan oleh A. W. Widjaja (1986
: 103) bahwa fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4
(empat) macam yaitu :
1. Alat-alat korespodensi seperti mesin tik, mesin stensil dan sebagainya.
2. Alat-alat penerimaan surat seperti bak / kotak surat, meja tulis, rak dan sebagainya.
3. Alat-alat penyimpanan (setelah dipersiapkan seperti map, adner, folder, lemari dan sebagainya.
4. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, kode pokok soal dan sebagainya.
Sedangkan alat-alat kearsipan yang biasanya digunakan
dalam kegiatan menurut A. W. Widjaja (1986 : 112-118) antara
lain :
1. Folder yaitu semacam stopmap tetapi tidak mempunyai daun penutup yang pada bagian atasnya terdapat tab (bagian yang menonjol) untuk menempatkan judul file yang bersangkutan.
2. Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip yang disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Guide juga mempunyai tab yang berguna untuk menempatkan atau mencari judul / kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri).
3. Tikler File (berkas pengikat) yaitu semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu peminjam arsip.
4. Filiing Cabinet (lemari arsip) yaitu digunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskah / dokumen bersama dengan guide-guidenya.
5. Rak arsip digunakan untuk menyimpan dokumen yang disusun secara vertikal ke samping dari kiri ke kanan.
6. Kartu kendali, berisi kolom : indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, hal, isi ringkas, unit yang menangani surat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
7. Kartu pinjam arsip, dibuat rangkap tiga disertakan pada penata arsip sebagai ganti arsip yang dipinjam pada berkas pengikat.
b) Ruang Kearsipan
Selain peralatan yang harus memadai dan memenuhi syarat,
ruang kearsipan harus lebih diprioritaskan keberadaannya. Untuk
menunjang kelancaran kegiatan maka diperlukan penataan
terhadap ruang kantor. The Liang Gie (1984 : 204) berpendapat
bahwa tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor
pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang
menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai. Dengan
demikian dapat dikatakan bahwa tata ruang adalah mengenai
pengurusan alat-alat dan pengaturan tempat kerja.
Menyimpan arsip tidak hanya disimpan disembarang
tempat, karena arsip merupakan dokumen yang sangat penting
maka ruang penyimpanannya pun harus aman dari berbagai
kerusakan. Ruang penyimpanan harus terhindar dari kemungkinan
serangan api, air, serangga dan lain-lain. Tempat penyimpanan
harus kering, terang dan berventilasi baik.
Pengamanan arsip oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 197)
Dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan (preventif) dan perbaikan sesudah kerusakan terjadi (restorasi). Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperature, kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari, pengaturan penerangan buatan (lampu), pemeliharaan ruangan dan fumigasi. Untuk restorasi arsip dilakukan dengan berbagai jenis obat dan dilaminasi.
Ruang tempat penyimpanan arsip hendaknya selalu dijaga
agar tetap dalam keadaan bersih, teratur, dan memudahkan
pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Dalam pengaturan
ruangan menurut Ig. Wursanto (1991 : 221-223) dapat dilakukan
dengan :
a. Ruangan penyimpanan arsip jangan selalu lembab.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari.
c. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya. d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api. e. Ruangan harus terhindari dari kemungkinan serangan air. f. Dalam hal-hal tertentu (hujan) periksalah ruangan untuk
mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor.
g. Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama, serangan perusak atau pemakaian kertas arsip.
h. Lokasi ruang atau gedung penyimpanan hendaknya bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.
i. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor lainnya.
j. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan di simpan di dalamnya.
Pengaturan udara dalam ruang arsip yang terbaik adalah
dengan mempergunakan AC. Tetapi ini membutuhkan biaya yang
tidak sedikit. Basir Barthos berpendapat bahwa suhu udara ruang
arsip yang baik berkisar antara 50º-65º. Arsip dalam waktu dekat
akan lapuk bila kelembaban melebihi 65º.
5. Pegawai kearsipan
Pentingnya peranan arsip dalam suatu organisasi menjadikan
pegawai di bidang kearsipan tidak kalah dengan pegawai di bidang
lainnya. Keberadaan pegawai kearsipan sangat berperan dalam
kelangsungan hidup organisasi. Meskipun terdapat fasilitas dan
ruangan yang memadai dan memenuhi syarat tetapi jika pegawainya
tidak memiliki keahlian ataupun ketrampilan yang cukup maka
pengelolaan kearsipan tidak efektif dan efisien. Oleh sebab itu
dibutuhkan pegawai yang mempunyai pendidikan yang serendah-
rendahnya SMU ditambah dengan pendidikan khusus di bidang
kearsipan atau orang-orang yang khusus berpendidikan di bidang
kearsipan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
Petugas kearsipan oleh Ig. Wursanto (1991 : 37) dinyatakan
sebagai pegawai dalam bidang kearsipan yang bertugas menerima,
menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi, serta melayani
apabila sewaktu-waktu arsip dikeluarkan atau diperlukan. Sedangkan
mengenai jumlah pegawai yang dibutuhkan dalam bidang kearsipan
menurut Ig. Wursanto (1995 : 37) ditentukan oleh :
a. Besar kecilnya suatu badan usaha atau organisasi yang
bersangkutan.
b. Asas penyimpanan yang dipergunakan.
Dalam buku Ig. Wursanto (1995 : 39) The Liang Gie
mengatakan bahwa untuk dapat mengelola administrasi yang baik,
diperlukan pegawai / petugas kearsipan yang baik pula yaitu pegawai
yang memenuhi syarat-syarat ketelitian, kecekatan dan kerapian.
Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pegawai arsip adalah
sebagaimana yang dikemukakan oleh A. W. Widjaja (1986 : 104)
antara lain sebagai berikut :
1. Memiliki pengetahuan di bidang : a. Pengetahuan umum, bidang yang menyangkut masalah surat-
menyurat dan arsip. b. Pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yakni beserta
tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya. c. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.
2. Memiliki ketrampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dikerjakan.
3. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
Selain pendapat di atas juga terdapat pendapat lain. The Liang
Gie mengemukakan 6 (enam) syarat bagi pegawai kearsipan dalam
buku Ig. Wursanto (1995 : 41) adalah seperti berikut ini :
1. Lulus sekolah menengah dan mempunyai kecepatan rata-rata normal.
2. Memahami alphabet dengan baik dan mempunyai pengelihatan yang cepat untuk membedakan perbedaan-perbedaan yang tercantum pada warkat-warkat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
3. Memiliki sifat kecermatan. 4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian yang kecil. 5. Memiliki sifat sebagai karyawan yang rapi. 6. Memiliki pertimbangan yang baik.
D. Metode Pengamatan
1. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini menggunakan strategi atau metode deskriptif
kualitatif yang dapat memberikan gambaran atau memaparkan suatu
peristiwa. Menurut Hadari Nawawi (1995 : 63) metode deskriptif dapat
diartikan sebagai prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan
menggambarkan atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat
sekarang, berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana
adanya. Sedangkan yang dimaksud bersifat kualitatif adalah
pengamatan yang bersifat atau mempunyai karakteristik bahwa datanya
dinyatakan dalam keadaan sewajarnya dan sebagaimana adanya.
Adapun ciri-ciri penelitian atau pengamatan deskriptif menurut
Winarno Surakhmad (1990 : 140) adalah :
1. Memusatkan pada pemecahan masalah yang ada pada masa
sekarang pada masa yang aktual.
2. Data yang telah dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan dan
kemudian dianalisa.
2. Lokasi Pengamatan
Lokasi pengamatan merupakan tempat di mana pengamatan
dilaksanakan dan tempat diperolehnya sejumlah data yang dibutuhkan
dari masalah yang akan diamati. Hal tersebut dilakukan untuk
memperoleh informasi di dalam usaha untuk menyatakan suatu
kebenaran data. Dalam pengamatan ini mengambil kasus di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta..
Adapun alasan untuk memilih lokasi tersebut adalah sebagai
berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
· Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta
memungkinkan sekali untuk memberikan data yang diperlukan
dalam pengamatan ini. Hal ini ditinjau dari tingkat kedisiplinan
khususnya tingkat kedisiplinan kantor, organisasi yang teratur
maupun administrasi yang teratur pula.
· Di lokasi tersebut akan memungkinkan kemudahan dalam
melakukan pengamatan, sehingga dapat membantu kelancaran
dalam memperoleh informasi atau data-data yang diperlukan sesuai
dengan permasalahan yang diamati, menghubungi informan serta
mengurus perizinan.
3. Jenis dan Sumber data
Apabila seorang pengamat telah menetapkan suatu objek penelitian,
maka langkah berikutnya adalah menetapkan tentang sumber data mana
yang akan dipergunakan untuk pengumpulan datanya. Yang dimaksud
dengan sumber data dalam pengamatan ini adalah subjek darimana data
diperoleh. Adapun sumber data yang digunakan dalam pengamatan ini
adalah:
a. Sumber data primer
Adalah sumber informasi yang diberikan langsung oleh informan.
Adapun yang dimaksud dengan informan adalah orang yang
merespon atau menjawab pertanyaan-pertanyaan pengamat yang
dijadikan sebagai sumber informasi. Data primer dikumpulkan oleh
pengamat itu sendiri. Dalam pengamatan ini penulis
mengumpulkan data primer yang berupa data-data yang
berhubungan dengan pelaksanaan admnistrasi kearsipan, misalnya
data tentang tugas-tugas apa saja yang dilaksanakan oleh bagian
administrasi kearsipan di kantor tersebut.
b. Sumber data sekunder
Adalah sumber informasi yang diperoleh dari sumber lain. Data
sekunder dapat diperoleh dengan mengutip dari sumber publikasi
seperti surat kabar, majalah, dokumen, arsip, peraturan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
perundangan dan sebagainya. Dalam pengamatan ini penulis
mencari dan mengumpulkan data sekunder yang berupa buku-
buku, pengertian-pengertian yang berkaitan dengan pelaksanaan
administrasi kearsipan.
4. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data adalah cara yang digunakan untuk
memperoleh data yang diperlukan. Dalam mengumpulkan data yang
berhubungan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan, maka teknik
pengumpulan data yang digunakan adalah:
a. Wawancara
Wawancara sebagai teknik pengumpulan data mempunyai fungsi
sangat banyak seperti sebagai pengumpul keterangan, menguji
kebenaran informasi, meminta pendapat orang lain yang digunakan
sebagai sumber informasi, dan lain-lain. Wawancara adalah suatu
metode pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara
langsung dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan masalah yang
diamati. Dalam pengamatan ini, penulis mengangkat topik
Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta. Untuk mendapatkan informasi tentang pelaksanaan
tugas dan tanggung jawab, maka penulis mengadakan tanya jawab
langsung kepada bagian Administrasi Kearsipan di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Misalnya penulis
bertanya kepada bagian administrasi kearsipan tentang tugas-tugas
yang dilakukan, faktor-faktor penghambat dalam pelaksanaan
tugas tersebut dan sebagainya.
b. Observasi
Observasi yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan
pengamatan secara langsung terhadap kondisi dan keadaan
organisasi yang menjadi obyek pengamatan sehingga dapat
ditemukannya fakta ataupun realitas yang dibutuhkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
c. Studi kepustakaan
Yaitu studi yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data dan
membaca buku-buku yang ada hubungannya dengan materi
penulisan yang berkaitan dengan administrasi kearsipan,
pelaksanaan administrasi kearsipan dan lain sebagainya.
d. Dokumentasi
Dokumentasi yaitu teknik pengumpulan data yang bertujuan untuk
mempelajari dokumen, literature ataupun laporan lain. Di sini
metode dokumentasi adalah hal yang sangat penting karena dalam
mengolah data pengamat lebih cenderung menggunakan
dokumentasi yang ada.
5. Teknik Analisis Data
Teknis analisis data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah
analisis data kualitatif dengan menggunakan metode interaktif.
Analisis data kualitatif merupakan pengolahan data berupa
pengumpulan data, penguraiannya kemudian membandingkan dengan
teori yang berhubungan masalahnya, dan akhirnya menarik kesimpulan.
Metode interaktif adalah model analisa yang terdiri dari 3 (tiga)
komponen yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan,
maka data-data diproses melalui 3 (tiga) komponen tersebut. Hal ini
seperti yang dikemukakan oleh HB. Sutopo (1988 : 37).
Kegiatan komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Reduksi data
Merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian kepada
penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data kasar yang
muncul dari catatan tertulis di lapangan. Reduksi data berlangsung
terus-menerus, bahkan sebelum data benar-benar terkumpul sampai
laporan akhir lengkap tersusun.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
b. Penyajian data
Merupakan sekumpulan informasi yang tersusun yang memberi
kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan
tindakan.
c. Penarikan kesimpulan
Dari permulaan data, seorang penganalisis kualitatif mencari arti
benda-benda, keteraturan, pola-pola, penjelasan konfigurasi,
berbagai kemungkinan, alur sebab akibat dan proporsi. Kesimpulan
akan ditangani secara longgar, tetap terbuka dan skepstis, tetapi
kesimpulan sudah disediakan, mula-mula belum jelas, meningkat
menjadi lebih rinci dan mengakar pada pokok.
Ketiga komponen utama tesebut saling mendukung dan berhubungan
sehingga membentuk suatu interaksi dalam proses pengumpulan data
sehingga menjadi satu siklus penting dalam penyusunan laporan ini.
Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan
dilakukan berulang kali sehingga analisa yang didapat cukup mantap dan
memuaskan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
A. Sejarah Singkat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta berdiri pada
tahun 1950, yang pada saat itu bernama Kantor Pengadaan dan Penyaluran
di bawah Departemen Perekonomian Umum yang menangani masalah
bidang industri, bidang perdagangan dan bidang koperasi. Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang mula-mula tugasnya
mengurus tentang pemberian izin pendirian perusahaan dan usaha dagang,
tetapi setelah berjalan 5 (lima) tahun yakni 1955 berganti nama menjadi
Kantor Industri Perdagangan dan Koperasi.
Tahun 1957 Departemen Perekonomian Umum dihapuskan dan
diganti menjadi Departemen Perdagangan Luar Negeri. Pada tahun 1971,
Kantor Industri Perdagangan dan Koperasi berubah menjadi Kantor
Departemen Perdagangan yang tidak berpengaruh pada Kantor
Perdagangan dan Koperasi yang selokasi dengan Kantor Perindustrian
yang letaknya di Jalan Yosodipuro 150 Surakarta.
Baru kemudian pada tahun 1980 kantor dijadikan satu yang
tempatnya di Jalan Slamet Riyadi 320 Surakarta yang mula-mula
merupakan kantor Tera. Pada tanggal 22 September 1980 oleh Bapak
Kardjono Wiryo diresmikan pembukaannya, namun ruang lingkupnya
lebih sempit dari pada kantor yang dulu. Sebab hanya meliputi daerah
Kotamadya saja. Kemudian dipersempit lagi dengan didirikannya kantor-
kantor perdagangan di beberapa daerah Eks-Karesidenan Surakarta seperti
kantor perdagangan di Sragen, Klaten dan Sukoharjo.
Berdasarkan pada Surat Keputusan Menteri Perindustrian dan
Perdagangan RI Nomor : 84 / MPP / Kep / 4 / 1996 tanggal 16 April 1996,
kemudian berganti nama menjadi Departemen Perindustrian dan
32
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
Perdagangan. Pada surat keputusan tersebut berisi tentang Organisasi dan
Tata Kerja Kantor Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kotamadya
Surakarta yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi
Kantor Wilayah Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kotamadya
Surakarta.
Pada waktu otonomi daerah digulirkan pada tahun 2000, Kantor
Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kotamadya Surakarta
mengalami perubahan dan perkembangan dengan berganti nama menjadi
Dinas Perindustrian Perdagangan dan Penanaman Modal Kotamadya
Surakarta yaitu berdasarkan Keputusan Walikota Surakarta Nomor 6
Tahun 2001, yang berisi tentang Susunan Organisasi dan Tata kerja
Perangkat Daerah Kota Surakarta yang termuat dalam Lembaran Daerah
Kota Surakarta tahun 2001 Nomor 14 Seri D.12.
Kemudian mengalami perubahan dan perkembangan lagi dengan
berganti nama menjadi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta yang berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6
Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota
Surakarta.
B. Lokasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta berada di
Jalan Yosodipuro No. 164 Surakarta yang lokasinya sangat strategis.
Dikatakan strategis sebab terletak di jalan raya yang dilalui dari berbagai
jurusan. Bila dilihat dari letaknya juga memudahkan karyawan untuk
mencapai tempat kerja, serta memonitor segala kegiatan masyarakat yang
berhubungan dengan pembangunan dan perkembangan masyarakat
Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
C. Tujuan Pendirian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta
1. Membentuk struktur industri yang kuat dan seimbang antara intra
sektor, antara sektor, antara sektor besar, menengah, kecil serta sektor
industri dengan sektor penunjangnya, sehingga industri mampu
menjadi sumber utama pertumbuhan sekonomi serta perolehan devisa
negara serta peningkatan pendapatan masyarakat.
2. Terciptanya iklim perdagangan yang sehat serta sistem distribusi yang
makin meluas dan mantap.
3. Tersedianya kebutuhan pokok masyarakat di segala lapisan atau
tingkat ekonomi dari kalangan atas, menengah maupun bawah
termasuk barang baku / modal, konsumsi maupun suku cadang
sehingga tidak terjadi kelangkaan barang di pasar.
4. Memacu peningkatan perdagangan luar negeri (eskpor) baik migas
maupun nonmigas.
D. Kedudukan, Tugas dan Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Surakarta
a. Kedudukan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta :
1. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta merupakan
unsur pelaksana pemerintah daerah di bidang perindustrian dan
perdagangan.
2. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dipimpin
oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
b. Tugas Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta mempunyai
tugas pokok melaksanakan sebagian tugas umum pemerintah Kota
Surakarta pada bidang perindustrian dan perdagangan dalam rangka
pengembangan perekonomian di daerah Kota Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
c. Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta :
1. Penyelenggaraan kesekretariatan dinas
2. Penyusunan rencana program, pengendalian evaluasi dan
pelaporan
3. Penyelenggaraan bimbingan terhadap perindustrian
4. Pembinaan dan pengembangan pengusaha industri menengah,
besar, kecil dan pengendalian pencemaran
5. Penyelenggaraan perlindungan terhadap konsumen
6. Penyelenggaraan sosialisasi
7. Pembinaan jabatan fungsional
E. Visi dan Misi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta
a. Visi
Terwujudnya Kota Solo sebagai kota perdagangan dan industri yang
maju dan berwawasan budaya.
b. Misi :
1. Terciptanya kesempatan berusaha di sektor perdagangan dan
industri yang berwawasan lingkungan dan budaya.
2. Meningkatkan kelancaran distribusi barang dan jasa perdagangan
dalam negeri dan perdagangan luar negeri.
F. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah pedoman pokok sebagai kerangka dalam
melaksanakan suatu organisasi, yang berguna untuk mengetahui status dan
kedudukan pegawai serta tata kerja pegawai sehingga kelancaran jalannya
pekerjaan dapat terkoordinasi dan terkontrol dan masing-masing karyawan
dapat benar-benar mengetahui tugas-tugas yang dibebankan atau
tanggungjawabnya.
Adapun struktur organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
STRUKTUR ORGANISASI
DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA
GAMBAR 1.1 Struktur Organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
KEPALA DINAS
Drs. S. JOKO PANGARSO, MM NIP. 19570728 198603 1 006 Sekretaris
Dra. SIS ISMIYATI, MM
NIP. 19601220 198703 2 008
Ka Sub Bag. Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan TRI LESTARI, S.Teks
NIP. 19631211 199303 2 005
Ka Sub Bag. Umum dan Kepegawaian
MASTUTI, SH NIP. 19610805 198303 2 014
Ka Sub Bag. Keuangan
ENDANG ONTO SIAM, SE NIP. 19580403 198303 2 006
Ka Bidang Perindustrian
Dra. SRI WAHYUNI, MM NIP. 19580628 198503 2 004
Kasi Industri Kecil
Drs. AGUS SISWURYANTO NIP. 19620811 198405 1 003
Kasi Industri Menengah dan Besar
ENDANG SRI WAHYUNI, SE, MM NIP. 19600714 198511 2 001
Plh. Bidang Perdagangan
EKO PRAJUDHY NA, SE, MM NIP. 19621015 198303 1 014
Kasi Perdagangan Luar Negeri
NURUL UMAM S, SH NIP. 19640717 199303 1 010
Kasi Perdagangan Dalam Negeri
Dra. CORINA ENDANG PA NIP. 19640303 199203 2 008
Ka Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen
EKO PRAJUDHY NA, SE, MM NIP. 19621015 198303 1 014
Kasi Pengawasan
SULASTRI, SE NIP. 19630205 198303 2 012
Kasi Perlindungan Konsumen
JOKO WIWOHO, SH NIP. 19630101 198509 1 001
36
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
Secara terperinci, tugas Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta termaktub dalam Peraturan Walikota Surakarta Nomor : 19 – N
Tahun 2009 yang diuraikan berdasarkan bagian-bagian serta sub-sub
bagian yang ada dalam struktur organisasi Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta.
1. Kepala Dinas
Kepala Dinas mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan
pemerintahan di bidang perindustrian, perdagangan dan perlindungan
terhadap konsumen. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat
diuraikan sebagai berikut :
a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja dinas.
b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas
sesuai dengan bidang tugas.
d. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan
kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan
yang berlaku.
e. Menerapkan standar pelayanan minimal.
f. Melaksanakan pengelolaan Kesekretariatan, meliputi Perencanaan,
Evaluasi, Pelaporan, Keuangan, Umum dan Kepegawaian.
g. Menyusun kebijakan teknis di bidang perindustrian.
h. Menyusun kebijakan teknis di bidang perdagangan.
i. Menyusun kebijakan teknis di bidang pengawasan dan
perlindungan konsumen.
j. Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dan
/ atau perizinan di bidang perindustrian dan perdagangan.
k. Menyelenggarakan pembinaan dan bimbingan teknis di bidang
perindustrian dan perdagangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
l. Menyelenggarakan kerjasama di bidang perindustrian dan
perdagangan.
m. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian teknis urusan
perindustrian dan perdagangan.
n. Menyelenggarakan pameran dan promosi bidang perindustrian dan
perdagangan.
o. Menyelenggarakan pembinaan di bidang mutu / kualitas hasil
industri sesuai Standar Nasional Industri (SNI), ISO 9000 dan
Gugus Kendali Mutu (GKM).
p. Menyelenggarakan koordinasi dan kerjasama dalam perlindungan
konsumen.
q. Menyusun sosialisasi di bidang perindustrian dan perdagangan.
r. Menyusun indikator dan pengukuran kinerja di bidang
perindustrian dan perdagangan.
s. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana
kerja, LAKIP, LKPJ, LPPD dan EKPPD Dinas.
t. Menyelenggarakan pembinaan kelompok jabatan fungsional.
u. Menyelenggarakan pembinaan Penyidik Pegawai Negeri Sipil
(PPNS) Dinas.
v. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.
w. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
x. Memberikan usul dan saran kepada atasan.
y. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
z. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
2. Sekretariat
Sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris. Sekretaris mempunyai
tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu,
pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang perencanaan,
evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian sesuai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas. Dalam
pelaksanaan tugasnya membawahi 3 (tiga) Sub Bagian yang masing-
masing dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yaitu :
· Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
· Sub Bagian Keuangan
· Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Dengan uraian sebagai berikut :
Sekretaris
a. Menyusun rencana kerja sekretariat berdasarkan rencana strategis
dan rencana kerja dinas.
b. Mengkoordinasikan penyusunan rencana strategis dan rencana
kerja dinas.
c. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
d. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas
sesuai dengan bidang tugas.
e. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan
kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan
yang berlaku.
f. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas.
g. Merumuskan kebijakan teknis, pembinaan dan pengkoordinasian
penyelenggaraan urusan kesekretariatan.
h. Mengelola administrasi perencanaan, evaluasi dan pelaporan.
i. Mengelola administrasi keuangan.
j. Mengelola administrasi kepegawaian.
k. Melaksanakan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja di
bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan
kepegawaian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
l. Melaksanakan koordinasi dan verifikasi laporan penyusunan
rencana strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ, LPPD dan EKPPD
Dinas.
m. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
n. Memberikan usul dan saran kepada atasan.
o. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
p. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
Kepala Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai
tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu di
bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan. Sebagaimana yang
dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Perencanaan,
Evaluasi dan Pelaporan berdasarkan rencana kerja sekretariat.
b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas
sesuai dengan bidang tugas.
d. Menghimpun, mengolah, menyajikan data dan informasi untuk
menyusun rencana strategis, rencana kerja dan penetapan kinerja
dinas.
e. Melakukan monitoring dan pengendalian pelaksanaan rencana
strategis dan rencana kerja dinas guna evaluasi dan pelaporan.
f. Melakukan evaluasi dan analisi hasil kerja guna pengembangan
rencana strategis dan rencana kerja dinas.
g. Menyiapkan dan membuat laporan hasil pelaksanaan rencana
strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ, LPPD dan EKPPD Dinas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
h. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran
kinerja di bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan.
i. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
j. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas.
k. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas dalam pengelolaan
administrasi keuangan. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat
diuraikan sebagai berikut :
a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Keuangan
berdasarkan rencana kerja sekretariat.
b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas
sesuai dengan bidang tugas.
d. Menyiapkan bahan penyusunan rencana anggaran dalam bentuk
Rencana Kerja Anggaran (RKA) sesuai dengan rencana strategis
dan rencana kerja dinas.
e. Melakukan pengawasan laporan administrasi keuangan bendahara.
f. Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran.
g. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran.
h. Melakukan administrasi pembukuan, pertanggungjawaban dan
laporan keuangan.
i. Melakukan pembuatan daftar gaji pegawai.
j. Melakukan pembayaran gaji pegawai.
k. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran
kinerja di bidang keuangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
l. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
m. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas.
n. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
o. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas dalam
pengelolaan administrasi, umum dan kepegawaian. Sebagaimana yang
dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Melakukan rencana kerja Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
berdasarkan rencana kerja sekretariat.
b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas
sesuai dengan bidang tugas.
d. Melakukan administrasi surat menyurat dan perjalanan dinas.
e. Mengurus peralatan dan perlengkapan kantor, pedokumentasian
informasi hukum serta kearsipan dan perpustakaan.
f. Melakukan urusan rumah tangga, hubungan masyarakat dan
protokol.
g. Melakukan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan dinas.
h. Mengurus kelancaran operasional kendaraan dinas.
i. Menyiapkan dan mengolah bahan penyusunan rencana kebutuhan
pegawai.
j. Menyiapkan dan mengolah bahan usulan yang meliputi
pengangkatan, kenaikan pangkat, perpindahan, pemberhentian,
pensiun, kenaikan gaji berkala dan tunjangan.
k. Mengelola data dan dokumentasi pegawai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
l. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan jenis pendidikan dan
pelatihan, calon peserta pendidikan dan pelatihan serta calon
peserta ujian dinas pegawai.
m. Mengusulkan permohonan izin dan tugas belajar.
n. Menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK).
o. Memproses permohonan cuti, dan mengusulkan permohonan kartu
pegawai, kartu istri / kartu suami, kartu tabungan asuransi pensiun,
kartu asuransi kesehatan dan tabungan perumahan
(BAPERTARUM).
p. Menyiapkan dan memproses Daftar Penilaian Pelaksanaan
Pekerjaan (DP3) Pegawai dan Laporan Pajak-pajak Pribadi (LP2P).
q. Memproses laporan perkawinan, izin perkawinan dan perceraian.
r. Menyiapkan bahan usulan pemberian tanda penghargaan / tanda
jasa dan sanksi.
s. Menyiapkan bahan sumpah / janji Pegawai Negeri Sipil.
t. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai.
u. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran
kinerja di bidang umum dan kepegawaian.
v. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
w. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas.
x. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
y. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
3. Bidang Perindustrian
Kepala Bidang Perindustrian mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di
bidang industri kecil dan industri menengah dan besar. Dalam
pelaksanaan tugasnya membawahi 2 (dua) seksi yang masing-masing
dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yaitu :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
· Seksi Industri Kecil
· Seksi Industri Menengah dan Besar
Dengan uraian sebagai berikut :
Kepala Bidang Perindustrian
a. Melaksanakan rencana kerja bidang berdasarkan rencana strategis
dan rencana kerja dinas.
b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas
sesuai dengan bidang tugas.
d. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan
kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan
yang berlaku.
e. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas.
f. Merumuskan kebijakan teknis di bidang industri kecil.
g. Merumuskan kebijakan teknis di bidang industri menengah dan
besar.
h. Memberikan pertimbangan teknis perizinan dan memantau atas
penyelenggaraan kegiatan di bidang industri kecil dan menengah
dan besar.
i. Melaksanakan pendataan industri kecil dan industri menengah dan
besar.
j. Melaksanakan pembinaan dan bimbingan teknis di bidang industri
kecil, menengah dan besar.
k. Memberikan pertimbangan teknis permohonan rekomendasi
penerbitan hak paten industri.
l. Melaksanakan pameran dan promosi bidang industri.
m. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan ketrampilan industri.
n. Melaksanakan fasilitas magang dan alih teknologi industri.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
o. Melaksanakan pembinaan di bidang mutu / kualitas hasil industri
sesuai Standar Nasional Industri (SNI), ISO 9000 dan Gugus
Kendali Mutu (GKM).
p. Melaksanakan pelatihan ketrampilan teknik industri.
q. Melaksanakan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di
bidang perindustrian.
r. Melaksanakan sosialisasi di bidang perindustrian.
s. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
t. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas.
u. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
v. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Seksi Industri Kecil
Kepala Seksi Industri Kecil mempunyai tugas melakukan penyiapan
bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di
bidang perindustrian kecil. Yaitu meliputi pembinaan dan
pengembangan industri kecil. Sebagaimana yang dimaksud di atas,
dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Melakukan penyusunan rencana kerja Seksi Industri Kecil
berdasarkan rencana kerja bidang.
b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas
sesuai dengan bidang tugas.
d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang
industri kecil.
e. Melakukan pendataan jumlah dan jenis industri kecil.
f. Melakukan pembinaan dan pengembangan industri kecil.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
g. Melakukan fasilitasi kemitraan antara pengusaha industri kecil
dengan pengusaha industri menengah dan besar.
h. Memproses permohonan rekomendasi penerbitan hak paten
industri kecil.
i. Melakukan penyiapan bahan penerbitan rekomendasi industri
kecil.
j. Melakukan fasilitasi kegiatan pameran dan promosi bidang industri
kecil.
k. Melakukan fasilitasi pendampingan ketrampilan industri kecil.
l. Melakukan fasilitasi pembinaan mutu / kualitas hasil industri kecil
sesuai Standar Nasional Industri (SNI), ISO 9000 dan Gugus
Kendali Mutu (GKM).
m. Melakukan fasilitasi magang dan alih teknologi industri kecil.
n. Melakukan fasilitasi pelatihan ketrampilan teknik industri kecil.
o. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran
kinerja bidang industri kecil.
p. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi di bidang industri kecil.
q. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
r. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas.
s. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
t. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Seksi Industri Menengah dan Besar
Kepala Seksi Industri Menengah dan Besar mempunyai tugas
melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaaan
dan pelaksanaan di bidang industri menengah dan besar. Yaitu
meliputi pembinaan dan pengembangan industri menengah dan besar.
Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Melakukan rencana kerja Seksi Industri Menengah dan Besar
berdasarkan rencana kerja bidang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas
sesuai dengan bidang tugas.
d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidng
industri menengah dan besar.
e. Melakukan pendataan jumlah dan jenis industri menengah dan
besar.
f. Melakukan pembinaan dan pengembangan industri menengah dan
besar.
g. Melakukan fasilitasi kemitraan antar pengusaha industri menengah
dan besar.
h. Memproses permohonan rekomendasi penerbitan hak paten
industri menengah dan besar.
i. Melakukan penyiapan bahan penerbitan rekomendasi industri
menengah dan besar.
j. Melakukan fasilitasi kegiatan pameran dan promosi bidang industri
menengah dan besar.
k. Melakukan fasilitasi pendampingan ketrampilan industri menengah
dan besar.
l. Melakukan fasilitasi pembinaan mutu / kualitas hasil industri
menengah dan besar sesuai Standar Nasional Industri (SNI), ISO
9000 dan Gugus Kendali Mutu.
m. Melakukan fasilitasi magang dan alih teknologi industri menengah
dan besar.
n. Melakukan fasilitasi pelatihan ketrampilan teknik industri
menengah dan besar.
o. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran
kinerja bidang industri menengah dan besar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
p. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi di bidang industri
menengah dan besar.
q. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
r. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas.
s. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
t. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
4. Bidang Perdagangan
Kepala Bidang Perdagangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di
bidang perdagangan dalam negeri dan perdagangan luar negeri. Dalam
pelaksanaan tugasnya membawahi 2 (dua) seksi yang masing-masing
dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yaitu :
· Seksi Bidang Perdagangan Dalam Negeri
· Seksi Bidang Perdagangan Luar Negeri
Dengan uraian sebagai berikut :
Kepala Bidang Perdagangan
a. Melaksanakan rencana kerja bidang berdasarkan rencana strategis
dan rencana kerja dinas.
b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas
sesuai dengan bidang tugas.
d. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan
kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan
yang berlaku.
e. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas.
f. Merumuskan kebijakan teknis di bidang perdagangan dalam
negeri.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
g. Merumuskan kebijakan teknis di bidang perdagangan luar negeri.
h. Melaksanakan pendataan di bidang perdagangan.
i. Memberikan pertimbangan teknis perizinan di bidang
perdagangan.
j. Memberikan pertimbangan teknis rekomendasi perdagangan dalam
negeri.
k. Melaksanakan penerbitan dokumen penyerta barang ekspor
Certificate of Origin (CoO).
l. Melaksanakan pembinaan teknis pengembangan ekspor daerah dan
perdagangan luar negeri.
m. Melaksanakan pembinaan dan koordinasi pendaftaran perusahaan
dan usaha dagang.
n. Melaksanakan pemantauan dan pengawasan atas penyelenggaraan
kegiatan di bidang perdagangan.
o. Melaksanakan promosi di bidang perdagangan.
p. Melaksanakan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di
bidang perdagangan.
q. Melaksanakan sosialisasi di bidang perdagangan dalam negeri dan
luar negeri.
r. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
s. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas.
t. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
u. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Seksi Perdagangan Dalam Negeri
Kepala Seksi Perdagangan Dalam Negeri mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang perdagangan dalam negeri. Yang meliputi
pembinaan dan pengembangan perdagangan dalam negeri.
Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
a. Melakukan rencana kerja Seksi Perdagangan Dalam Negeri
berdasarkan rencana kerja bidang.
b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas
sesuai dengan bidang tugas.
d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang
perdagangan dalam negeri.
e. Melakukan penyiapan bahan penerbitan rekomendasi perdagangan
dalam negeri.
f. Melakukan pendataan jumlah, jenis dan harga di bidang
perdagangan dalam negeri khususnya bahan pokok, barang penting
dan barang umum lainnya.
g. Melakukan pembinaan dan pengembangan perdagangan dalam
negeri.
h. Melakukan fasilitasi program kemitraan perdagangan dan
pembentukan asosiasi perdagangan dalam negeri.
i. Melakukan penelitian / pemeriksaan lapangan dalam rangka
penerbitan rekomendasi Surat Izin Perdagangan (SIUP), Surat Izin
Usaha dan Perdagangan Minuman Beralkohol (SIUP MB),
perdagangan berjangka dan perdagangan berjenjang (Multi Level
Marketing / MLM).
j. Melakukan pengelolaan data perusahaan perdagangan dalam
negeri.
k. Melakukan pembinaan, pengawasan, monitoring dan evaluasi
sarana perdagangan (pasar / toko modern dan gudang) dalam
negeri.
l. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran
kinerja bidang perdagangan dalam negeri.
m. Menyiapkan bahan sosialisasi di bidang perdagangan dalam negeri.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
n. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas.
p. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Seksi Perdagangan Luar Negeri
Kepala Seksi Perdagangan Luar Negeri mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang perdagangan luar negeri. Yaitu meliputi
pemberian bimbingan teknis dan pembinaan pengembangan
perdagangan luar negeri. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat
diuraikan sebagai berikut :
a. Melakukan rencana kerja Seksi Perdagangan Luar Negeri
berdasarkan rencana kerja bidang.
b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas
sesuai dengan bidang tugas.
d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang
perdagangan luar negeri.
e. Melakukan penyiapan bahan perizinan perdagangan luar negeri.
f. Melakukan pendataan jumlah, jenis dan harga di bidang
perdagangan luar negeri.
g. Melakukan pembinaan dan pengembangan perdagangan luar
negeri.
h. Melakukam fasilitasi program kemitraan perdagangan dan
pembentukan asosiasin perdagangan luar negeri.
i. Melakukan penelitian / pemeriksaan lapangan dalam rangka
penerbitan rekomendasi di bidang perdagangan luar negeri
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
(Eksportir Terdaftar, Angka Pengenal Ekspor, Angka Pengenal
Impor dan Ekspor Terdaftar Produk Industri Kehutanan).
j. Melakukan pengelolaan data perusahaan perdagangan luar negeri.
k. Melakukan pembinaan dan pengawasan sarana penunjang
perdagangan luar negeri.
l. Melakukan penyiapan bahan penerbitan dokumen penyerta barang
ekspor Certificate of Origin (CoO).
m. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran
kinerja bidang perdagangan luar negeri.
n. Menyiapkan bahan sosialisasi di bidang perdagangan luar negeri.
o. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
p. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas.
q. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
r. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
5. Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen
Kepala Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen mempunyai
tugas melaksanakan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang pengawasan dan perlindungan konsumen.
Dalam pelaksanaan tugasnya membawahi 2 (dua) seksi yang masing-
masing dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yaitu :
· Seksi Pengawasan
· Seksi Perlindungan Konsumen
Dengan uraian sebagai berikut :
Kepala Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen
a. Melaksanakan rencana kerja bidang berdasarkan rencana strategis
dan rencana kerja dinas.
b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas
sesuai dengan bidang tugas.
d. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan
kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan
yang berlaku.
e. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas.
f. Merumuskan kebijakan teknis di bidang pengawasan.
g. Merumuskan kebijakan teknis di bidang perlindungan konsumen.
h. Melaksanakan pembinaan dan pengawasan barang beredar dan
jasa.
i. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan pengawasan barang beredar
dan jasa.
j. Memberikan pertimbangan teknis penerbitan rekomendasi atas
petunjuk penggunaan (manual) dan kartu jaminan / garansi dalam
bahasa Indonesia bagi produk teknologi informasi dan elektronika
skala kota.
k. Melaksanakan pembinaan dan pemberdayaan Pejabat Pengawas
Peredaran Barang Jasa (PPPBJ) skala kota.
l. Melaksanakan fasilitasi pembentukan dan pembinaan Badan
Perlindungan Sengketa Konsumen (BPSK) dan Lembaga
Perlindungan Konsumen Swadaya Masyarakat (LPKSM).
m. Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dan kerjasama
perlindungan konsumen.
n. Melaksanakan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di
bidang pengawasan dan perlindungan konsumen.
o. Melaksanakan sosialisasi di bidang pengawasan dan perlindungan
konsumen.
p. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
q. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
r. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
s. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Seksi Pengawasan
Kepala Seksi Pengawasan mempunyai tugas melakukan penyiapan
bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di
bidang pengawasan. Yaitu meliputi pengawasan kelayakan dan
kualitas produk kemasan. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat
diuraikan sebagai berikut :
a. Melakukan rencana kerja Seksi Pengawasan berdasarkan rencana
kerja bidang.
b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas
sesuai dengan bidang tugas.
d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang
pengawasan.
e. Melakukan pengawasan barang beredar dan jasa.
f. Melakukan koordinasi pelaksanaan pengawasan barang beredar
dan jasa.
g. Menyiapkan bahan penerbitan rekomendasi atas petunjuk
penggunaan (manual) dan kartu jaminan / garansi dalam bahasa
Indonesia bagi produk teknologi informasi dan elektronika skala
kota.
h. Menyiapkan bahan pembinaan dan pemberdayaan Pejabat
Pengawas Peredaran Barang Jasa (PPPBJ).
i. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran
kinerja bidang pengawasan.
j. Menyiapkan bahan sosialisasi di bidang pengawasan.
k. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
l. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas.
m. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
n. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Seksi Perlindungan Konsumen
Kepala Seksi Perlindungan Konsumen mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang perlindungan konsumen. Yaitu meliputi
pembinaan perlindungan konsumen. Sebagaimana yang dimaksud di
atas, dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Melakukan rencana kerja Seksi Perlindungan Konsumen
berdasarkan rencana kerja bidang.
b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas
sesuai dengan bidang tugas.
d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang
perlindungan konsumen.
e. Melakukan fasilitasi pembentukan dan pembinaan Badan
Perlindungan Sengketa Konsumen (BPSK) dan Lembaga
Perlindungan Konsumen Swadaya Masyarakat (LPKSM).
f. Melakukan penyiapan bahan koordinasi dan kerjasama
perlindungan konsumen.
g. Melakukan layanan informasi dan publikasi tentang perlindungan
konsumen.
h. Melakukan fasilitasi penanganan penyelesaian sengketa konsumen.
i. Melakukan penyiapan bahan pembinaan dan pemberdayaan
motivator dan mediator perlindungan konsumen skala kota.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
j. Melakukan fasilitasi pembinaan perlindungan konsumen dalam
rangka penggunaan alat Ukur, Takar, Timbang dan
Perlengkapannya (UTTP).
k. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran
kinerja di bidang perlindungan konsumen.
l. Menyiapkan bahan sosialisasi di bidang perlindungan konsumen.
m. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
n. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas.
o. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
p. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
PETA JABATAN DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA
Jabatan Jmlh Penata Muda III/a 1
Jabatan Jmlh Bend. Penerimaan 1 Bend. Pengeluaran 1
Pemb. Dftr Gaji 1 Pemb. Pembukuan 1
Pemb. Dokumen 1
Jabatan Jmlh Pengelola Barang 1 Pengelola Kepeg. 1
Agenda 2 Jaga Malam 1
KEKUATAN PEGAWAI IV/e = - III/d =11 II/c = 1 I/b = - IV/d = - III/c = 2 II/b = - I/a = 2 IV/c = - III/b = 22 II/a = 2 IV/b = 3 III/a = 4 I/d = - IV/a = 4 II/d = 2 I/c = -
12 ORANG TERDIRI DARI Es. I : Es. III : 3 JFT : Es. II : 1 Es. IV : 8 JFU :
KEPALA DINAS Pembina Tk.I IV/b Pasca Sarjana (S2)
SEKRETARIS Pembina Tk.I IV/b (S2)
KA Sub Bagian Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan Penata Tk.I III/d (S1)
KA Sub Bagian Keuangan
Penata Tk.I III/d (S1)
KA Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Penata Tk.I III/d (S1)
Bidang Perindustrian Pembina Tk.I IV/b (S2)
KA Seksi Industri Kecil Pembina IV/a (S1)
KA Seksi Industri Menengah dan Besar Penata Tk.I III/d (S1)
Bidang Perdagangan
KA Seksi Perdagangan Dalam Negeri Penata Tk.I III/d (S1)
KA Seksi Perdagangan Luar Negeri Penata Tk.I III/d (S1)
Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen
Pembina IV/a (S2)
KA Seksi Pengawasan Penata Tk.I III/d (S1)
KA Seksi Perlindungan Konsumen Penata Tk.I III/d (S1)
Jabatan Jmlh Pengolah Data Industri 2
Pengumpul Data 1 Penyusun Laporan 1
Operator Komputer 1 Pengolah Data Usha Kecil Mikro 1
Jabatan Jmlh Pengumpul Data 2
Petugas Pemeriksa Dokumen Ekspor 2 Penyusun Laporan 1
Operator Komputer 1
Jabatan Jmlh Petugas Pemantau Perizinan 2
Operator Komputer 1
Jabatan Jmlh Pengumpul Data 1
Penyusun Laporan 1 Penyusun Program 1 Operator Komputer 1
Jabatan Jmlh Pengumpul Data 2
Petugas Pemeriksa Dokumen Ekspor 2 Penyusun Laporan 1
Operator Komputer 1
Jabatan Jmlh Petugas Survey 2
Pengumpul Data 1
GAMBAR 1.2 Peta Jabatan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
57
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta
Dalam bagian ini penulis akan mengungkapkan hasil pengamatan
di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Hal-hal yang
akan penulis bahas yaitu meliputi :
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip.
2. Penyimpanan Arsip.
3. Penyusutan Arsip.
4. Fasilitas Arsip.
5. Pegawai Kearsipan. Ig. Wursanto (1995 : 15)
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip
Suatu instansi baik swasta maupun pemerintah dalam
melaksanakan kegiatan pasti berhubungan dengan instansi lainnya
maupun dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan instansi
tersebut. Dalam melaksanakan hubungan dengan pihak lain, sehingga
tidak jarang suatu instansi menerima beberapa surat dalam 1 (satu)
hari. Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta setiap
harinya ada kurang lebih 5-10 surat yang masuk.
Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, arsip-
arsip yang ada tidak hanya mengenai surat-surat dinas saja tetapi juga
meliputi kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar
dan kegiatan perdagangan. Arsip-arsip yang berisi surat-surat dinas
diolah dan disimpan oleh bagian Sekretariat khususnya pada Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian, sedangkan arsip-arsip yang
berhubungan dengan kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah
58
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
maupun besar dan kegiatan perdagangan diolah dan disimpan oleh
masing-masing sub bidang.
Di bawah ini penulis akan menjelaskan mengenai proses
pengurusan arsip yang meliputi pengurusan surat masuk dan
pengurusan surat keluar yang ada di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta.
a. Proses Pengurusan Surat Masuk
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, surat
yang masuk diterima oleh bagian Sekretariat khususnya pada Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian. Kemudian baru diteruskan dan
didistribusikan ke bagian yang bersangkutan atau yang dituju.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan oleh petugas penerima
surat antara lain :
1) Membaca sampul surat untuk diketahui jenis suratnya.
2) Menyortir surat untuk memisahkan antara surat-surat yang
akan diteruskan pada bidang masing-masing yang ada di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.
3) Nomor surat dicatat dalam kartu kendali.
4) Surat dicatat dalam buku agenda surat masuk.
5) Surat dimintakan disposisi ke Kepala Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta.
6) Surat dimintakan persetujuan ke Kepala Dinas Perindustrian
dan Perdagangan Kota Surakarta.
7) Surat didistribusikan ke bagian masing-masing sesuai dengan
yang ditunjuk untuk mengelola arsip atau surat tersebut.
Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama masa magang
penelitian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta,
penulis dapat mengetahui bentuk dan isi dari buku agenda surat
masuk seperti contoh di bawah ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
TABEL 2.3
Contoh Buku Agenda Surat Masuk
Tanggal Nomor
Agenda
Dari No./
Tgl
Surat
Perihal KA
Dinas
Sekretaris Perindustrian Perdagangan Pengawasan
& PK
Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
b. Proses Pengurusan Surat Keluar
Proses pengurusan surat keluar diolah oleh bagian Sekretariat
khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Adapun langkah-
langkah yang dilakukan oleh petugas selama dalam proses
pengurusan surat keluar di Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
1) Surat dikonsep menurut jenis, isi dan nomor surat.
2) Surat dimintakan kontrasein / persetujuan sekretaris atau
Kepala Bidang yang bersangkutan.
3) Surat diajukan ke Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Surakarta untuk diberi persetujuan.
4) Surat dimasukkan ke dalam kartu kendali.
5) Surat diberi nomor surat.
6) Surat diagenda di dalam buku surat keluar.
7) Surat dikirimkan dengan memakai surat keluar.
Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama masa magang
penelitian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta,
penulis dapat mengetahui bentuk dan isi dari buku agenda surat
keluar seperti contoh di bawah ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
TABEL 2.4
Contoh Buku Agenda Surat Keluar
Tanggal Nomor
Agenda
Kepada Perihal Ket.
Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
2. Penyimpanan Arsip
a. Asas Penyimpanan Arsip
Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, asas
yang digunakan dalam penyimpanan arsip adalah asas campuran.
Asas campuran digunakan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Surakarta karena dengan asas campuran tersebut dapat
memudahkan dalam pencarian arsip. Arsip-arsip tersebut sudah
dipisah-pisahkan menurut pola klasifikasi yang ada di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Dalam hal ini,
masing-masing unit kerja diberi kepercayaan untuk melaksanakan
penyimpanan arsip sendiri. Dengan satu kebijakan yaitu untuk
surat atau arsip-arsip yang bersifat penting dalam penataannya
dilakukan dan disimpan pada bagian Sekretariat khususnya pada
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Sedangkan untuk surat atau
arsip-arsip yang berhubungan dengan masing-masing bidang yang
ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta,
misalnya bidang perindustrian untuk penataannya dilakukan dan
disimpan pada bidang yang bersangkutan. Untuk arsip-arsip yang
masih sering digunakan (aktif) dan arsip yang sudah jarang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
digunakan (in aktif) juga sudah dipisah sehingga arsip yang ada di
tempat kerja dapat diketahui tingkat penggunaannya.
Keuntungan / kelebihan yang diperoleh dari Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam pemakaian
asas ini menurut Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta dan juga merupakan salah satu pegawai yang mengurusi
masalah kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta antara lain :
” (1) Lebih dapat menghemat ruang dan peralatan arsip, karena hanya sebagian saja arsip yang disimpan di tiap masing-masing bidang. (2) Bila arsip tersebut berisi tentang kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan yang dilakukan Dinas Perindustrian dan Perdagangan secara keseluruhan atau tidak hanya melibatkan satu bidang atau satu bagian saja, maka sistem penyimpanannya dapat diseragamkan. (3) Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing. Unit kerja yang dimaksud adalah unit kerja yang mempunyai spesifikasi tertentu ”. Dijelaskan pula oleh Ibu Mastuti, SH dengan hasil wawancara
sebagai berikut :
” Untuk asas penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah berjalan dengan baik. Karena dengan asas penyimpanan arsip kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi ini dapat memudahkan dalam pencarian arsip, menghemat tempat pada masing-masing unit kerja serta penemuan kembali berkas arsip yang diperlukan dengan mudah dan cepat dilakukan ”. ( Wawancara 6 April 2010 )
Sedangkan kelemahan dari penggunaan asas campuran tersebut
adalah :
1) Apabila ada arsip-arsip yang punya spesifikasi khusus terdapat
satu bagian atau satu bidang tersebut hilang atau kurang teratur,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
maka akan sulit untuk ditemukan kembali atau diatur secara
tepat.
2) Apabila ada arsip-arsip yang tidak punya spesifikasi khusus
tertentu terhadap satu bidang atau satu bagian saja sehingga
mengakibatkan arsip tersebut harus disimpan di ruangan
sekretariat selain pada bidang terkait maka akan kurang
maksimal dalam hal penghematan. Hal ini juga kurang praktis
karena memerlukan lebih banyak kegiatan dalam penyimpanan
arsip.
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta menggunakan sistem nomor. Hal ini
seperti yang dijelaskan oleh Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta.
” Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ini dalam sistem penyimpanan arsip adalah menggunakan sistem nomor. Nomor tersebut adalah nomor arsip yang telah disesuaikan dengan pola klasifikasi yang digunakan Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah. Arsip-arsip yang terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yaitu meliputi kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar, kegiatan perdagangan dan surat-surat dinas lainnya ”. (Wawancara 6 April 2010).
c. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur yang digunakan dalam kegiatan penyimpanan arsip
pada setiap organisasi dalam pengelolaan arsipnya mungkin
hampir sama antara satu dengan yang lainnya. Prosedur dalam
penyimpanan arsip digunakan agar lebih mudah dilaksanakan,
lebih terarah dan tidak semrawut. Yang dimaksud dengan prosedur
penyimpanan dalam kegiatan ini adalah kegiatan pengolahan arsip
sebelum arsip-arsip tersebut disimpan di dalam filling cabinet.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan ini meliputi
kegiatan memisah-misah arsip, meneliti arsip, memadukan arsip,
mengklasifikasikan arsip, mengindeks arsip, mempersiapkan
tunjuk silang, menyusun arsip, memfile arsip / mengatur
pembentukan arsip sesuai dengan pola klasifikasinya.
1) Memisah-misahkan arsip
Kegiatan pertama yang dilakukan petugas kearsipan di
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah
memisahkan arsip. Memisah-misahkan arsip berarti
mengadakan pemilihan terhadap arsip-arsip yang akan
disimpan untuk dikelompokkan menurut subyek-subyek seperti
yang dicantumkan dalam kartu kendali atau daftar indeks yang
telah ditentukan sesuai aturan yang berlaku di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.
2) Meneliti arsip
Setelah arsip dipisahkan menurut kode-kode angka, arsip
kemudian diteliti. Dalam penelitian arsip tersebut petugas
kearsipan meneliti apakah arsip yang akan disimpan tersebut
sudah mendapat disposisi dari Kepala Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta atau belum. Jika belum, maka
petugas kearsipan harus segera memintakan disposisi Kepala
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta selaku
pejabat yang berwenang untuk membenarkan bahwa arsip
tersebut boleh disimpan.
3) Memadukan (assembling) arsip
Dalam kegiatan ini, kegiatan pertama yang dilakukan oleh
pegawai kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Surakarta adalah menerima berkas-berkas yang berupa
surat-surat dinas, setelah berkas tersebut diterima kemudian
diteliti untuk mengetahui jumlah lembaran dan catatan yang
seharusnya ada. Apabila berkas tersebut sudah lengkap, maka
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
lembaran-lembaran yang berisi surat-surat dinas tersebut
disusun sesuai dengan urutan yang telah ditetapkan. Untuk
berkas yang belum lengkap, maka petugas pada bagian ini
mengirim pemberitahuan kepada masing-masing bidang yang
belum melengkapi berkas-berkas tersebut agar segera
melengkapinya.
4) Mengklasifikasi arsip
Dalam kegiatan ini langkah pertama yang dilakukan
petugas adalah menggolongkan arsip berdasarkan pola
klasifikasi yang telah ditentukan. Pola klasifikasi arsip yang
digunakan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta adalah pola klasifikasi arsip yang berdasarkan pola
klasifikasi Pemerintah Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah.
Pola klasifikasi Pemerintah Daerah Tingkat I Propinsi Jawa
Tengah mencakup 10 (sepuluh) pokok masalah yang
diklasifikasikan menurut numerik masing-masing sebagai
berikut :
000 Umum
100 Pemerintah
200 Politik
300 Keamanan
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Keterangan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
Setelah digolongkan menurut pola klasifikasi yang telah
ditentukan, maka berkas-berkas yang sudah lengkap kemudian
diadakan pengkodean yang telah ditentukan. Kegiatan
selanjutnya adalah penulisan kode pada kolom yang tersedia.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
Setelah selesai data yang telah siap untuk diindeks dimasukkan
dalam buku agenda.
5) Mengindeks arsip
Langkah-langkah yang dilakukan petugas arsip di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam kegiatan
mengindeks arsip adalah sebagai berikut :
· Membaca secara cermat isi surat.
· Menentukan judul atau caption arsip secara tepat.
· Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat
menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan,
misalnya dengan memberikan kode pembantu. Dalam hal
ini fungsi dari kode pembantu adalah sebagai kode
pelengkap yang tidak dapat dipakai tersendiri, tetapi
ditambahkan dibelakang kode yang memerlukan perincian
lebih lanjut. Kode pembantu yang dimaksud adalah
Contoh :
01 : Perencanaan
02 : Peneliti
03 : Pendidikan
04 : Laporan
05 : Panitia
06 : Seminar, lokakarya, workshop
07 : Statistik
08 : Peraturan Perundang-undangan
· Membubuhkan caption utama berikut kode masalah (sub
subyek) pada setiap arsip yang bersangkutan.
· Mempersiapkan tunjuk silang
Kegiatan ini dilakukan apabila terdapat dua caption.
Caption pertama digunakan sebagai caption utama,
sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada petunjuk
silang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
67
6) Menyusun arsip
Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption kemudian
disusun oleh petugas sesuai dengan sistem susunan yang
digunakan dalam sistem penyimpanan. Dalam hal ini Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta menggunakan
sistem nomor.
7) Memfile arsip
Kegiatan terakhir yang dilakukan oleh petugas kearsipan di
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam
prosedur penyimpanan arsip adalah memfile arsip. Kegiatan ini
adalah mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan
klasifikasi dan mengatur penyusunan-penyusunan arsip-arsip di
dalam file-file atau folder-folder pada tempat yang sesuai.
3. Penyusutan arsip
Pada setiap unit kerja yang ada di dalam suatu organisasi
seharusnya ada penyusutan arsip. Sebab arsip akan terus-menerus
bertambah sedangkan ruang penyimpanan arsip mempunyai daya
tampung yang terbatas. Untuk mengatasi penumpukan dokumen / arsip
di setiap unit kerja, maka perlu diadakan penyusutan arsip. Arsip-arsip
yang akan disusutkan yaitu arsip-arsip yang nilai kegunaannya sudah
mulai menurun dan arsip-arsip yang jarang digunakan.
Berdasarkan wawancara dengan Ibu Mastuti, SH selaku Kepala
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta tanggal 6 April 2010, mengatakan bahwa
:
” Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum pernah diadakan kegiatan penyusutan arsip. Arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta mempunyai masa aktif 5 (lima) tahun, itu artinya sebuah arsip yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dikategorikan sebagai in aktif setelah 5 (lima) tahun atau lebih ”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
68
Hasil wawancara yang lainnya oleh staf Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta
adalah sebagai berikut :
” Hal-hal yang menyebabkan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum pernah mengadakan kegiatan penyusutan arsip diantaranya : a. Belum adanya pegawai yang ditunjuk secara khusus untuk
menangani arsip. Hal ini menyebabkan kurangnya perhatian terhadap keberadaan arsip-arsip yang seharusnya sudah waktunya untuk dilakukan penyusutan. Kurangnya perhatian tersebut dapat berupa keterbatasan waktu yang dimiliki.
b. Pegawai yang menangani arsip merupakan pegawai yang tidak khusus, jadi para pegawai tersebut harus menangani atau menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas utamanya sesuai dengan bidang masing-masing sehingga mereka tidak tahu arsip mana yang harus disusutkan ”.
(Wawancara 6 April 2010).
4. Fasilitas kearsipan
Fasilitas merupakan peralatan atau perlengkapan yang digunakan
dalam proses penyelesaian suatu pekerjaan. Suatu pekerjaan tidak akan
selesai tanpa adanya fasilitas yang memadai. Fasilitas kearsipan
merupakan salah satu faktor pendukung dari kelancaran kegiatan
kearsipan. Fasilitas kearsipan yang tersedia di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
a. Alat-alat kearsipan
1. Alat penerimaan surat
· Meja, adalah fasilitas yang sangat sederhana di mana setiap
arsip yang masuk langsung ditempatkan pada meja pegawai
yang bertugas menyortir surat masuk.
· Alat pelubang kertas, yaitu alat yang digunakan untuk
melubangi kertas setelah arsip tersebut dimasukkan ke
dalam folder.
· Steples, yaitu alat untuk menjepit kertas agar terlihat rapi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
69
· Rak surat, alat yang digunakan untuk meletakkan surat
yang sudah disortir.
· Gunting, alat yang digunakan untuk membuka sampul surat
agar isi surat tersebut tidak rusak.
2. Alat penyimpanan arsip
· Folder, yaitu alat yang digunakan untuk tempat arsip.
Folder mempunyai tab untuk tempat kode dan indeks atau
title.
· Guide, yaitu sekat atau alat yang digunakan sebagai batas /
petunjuk antara pokok masalah dengan rinciannya.
· Rak arsip, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan
arsip yang seukuran surat.
· Filling cabinet, yaitu alat yang berfungsi untuk menyimpan
arsip yang berbentuk segi empat panjang dan terbuat dari
bahan metal dengan laci yang beraneka ragam seperti 2 laci
atau 4 laci.
3. Alat korespodensi
Adalah alat-alat yang digunakan untuk melaksanakan
korespodensi atau surat-menyurat. Alat-alat korespodensi yang
terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta antara lain :
· Kertas, adalah material tata usaha yang berbentuk lembaran
untuk keperluan tulis-menulis serta mencetak naskah / surat
dinas. Kertas yang ada di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta adalah ukuran folio.
· Stempel atau cap dinas, alat yang digunakan untuk
menyetempel naskah / surat dinas dan jumlahnya hanya ada
1 (satu) buah.
· Buku agenda, buku agenda yang ada di Dinas Perindustrian
dan Perdagangan Kota Surakarta adalah buku agenda surat
masuk, buku agenda surat keluar, buku agenda undangan,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
70
dan buku agenda ekspedisi. Buku agenda ekspedisi terdiri
dari 4 (empat) macam yaitu buku ekspedisi sekretariat,
buku ekspedisi perindustrian, buku ekspedisi perdagangan
dan buku ekspedisi pengawasan dan perlindungan
konsumen.
· Mesik ketik manual, alat yang digunakan untuk mengetik
surat atau arsip yang jumlahnya ada 6 (enam) buah.
· Komputer, sebagai alat elektronik yang dapat menerima
data, mengolah data, melaksanakan perhitungan aritmatika
dan bermacam-macam kegunaan lainnya. Untuk fasilitas
komputer ini terdapat 14 (empat belas) unit, yang salah
satunya adalah laptop.
Berdasarkan uraian di atas berarti fasilitas kearsipan yang
terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta sudah baik sehingga dapat memenuhi kebutuhan
pelaksanaan pekerjaan dan dapat memperlancar jalannya
pekerjaan.
b. Ruang kearsipan
Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah
terdapat ruang khusus untuk tempat penyimpanan arsip yaitu di
gudang dengan luas ruangan 5x4 m2 yang letaknya terpisah dengan
ruang kerja. Dalam pengelolaan ruang kearsipan itu sendiri, Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah
memperhatikan mengenai faktor cahaya, udara, warna dan
kebersihan ruangan.
1. Mengenai cahaya
Sebagian dinding terbuat dari kaca sehingga cahaya
matahari dapat masuk dan menerangi hampir seluruh ruangan.
Sedangkan untuk lampu hanya digunakan pada waktu malam
hari atau dalam keadaan cuaca mendung sehingga ruangan
tidak menjadi gelap.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
71
2. Mengenai udara
Ventilasi dan jendela sudah cukup sehingga sirkulasi udara
berjalan lancar dan ruangan tidak menjadi pengap dan lembab.
3. Mengenai warna
Warna atau cat pada dinding gudang kantor sebagian besar
adalah warna putih kecoklatan atau krem yang dapat
memberikan kesan bersih dan sejuk.
4. Mengenai kebersihan ruangan
Mengenai kebersihan ruangan yang selama ini dilakukan
oleh pegawai Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta adalah dengan menyapu lantai dan membersihkan
tempat penyimpanan arsip seperti almari, filling cabinet dan
rak-rak arsip dari segala debu dan kotoran. Sedangkan untuk
pemeliharaan dan pengamanan arsip yang dilakukan adalah
dengan memberikan kapur barus yang dimasukkan ke dalam
almari penyimpanan arsip. Selain itu, pegawai juga selalu
mengecek keadaan di dalam gudang. Hal ini dilakukan agar
arsip-arsip yang ada tetap terpelihara dengan baik.
5. Pegawai kearsipan
Tenaga pegawai kearsipan sangat menentukan sekali dalam
memperlancar suatu kegiatan kearsipan. Dalam menerapkan pegawai
kearsipan harus memang benar-benar orang-orang yang menguasai
dalam bidang kearsipan supaya kegiatan tersebut dapat berjalan
dengan lancar.
Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum
terdapat pegawai yang ditunjuk khusus untuk menangani arsip saja.
Syarat untuk menjadi pegawai kearsipan di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta adalah pegawai yang sudah dididik
sebagai arsiparis.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
72
Hal-hal yang menyebabkan belum adanya pegawai khusus yang
menangani arsip-arsip yang ada di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta adalah faktor belum adanya pegawai di
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang dididik
sebagai arsiparis.
Namun untuk pengurusan masalah kearsipan di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta itu sendiri sudah cukup
berjalan dengan lancar karena setiap pegawainya sudah melakukan
tugas-tugas dengan baik. Adapun tugas-tugas yang dilakukan pegawai
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang berkaitan
dengan pengurusan masalah kearsipan adalah sebagai berikut :
a. Menjaga arsip agar tetap terpelihara dengan baik.
b. Mencari kembali arsip-arsip apabila suatu saat dibutuhkan oleh
Kepala Bagian maupun oleh pegawai lain.
c. Mengurus berkas yang masuk dan berkas yang keluar kemudian
mencatat ke dalam buku agenda.
d. Menyortir dan menyusun surat ke dalam folder dan
menyimpannya ke dalam rak arsip / filling cabinet serta
menyusunnya menurut klasifikasinya.
e. Melaksanakan tugas-tugas yang lain apabila dibutuhkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
73
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan dari uraian yang telah penulis kemukakan pada bab
terdahulu yang diperoleh dari Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta, maka sampailah pada bagian akhir yang merupakan kesimpulan
dan saran-saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi Dinas Perindustrian
dan Perdagangan Kota Surakarta.
Dalam hal ini, kesimpulan dan uraian dari hasil pengamatan yang
sudah dilakukan lebih memfokuskan pada pelaksanaan administrasi
kearsipan yang meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan
arsip, penyusutan arsip, fasilitas kearsipan dan pegawai kearsipan yakni
adalah sebagai berikut :
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip
Penerimaan dan pencatatan arsip di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta meliputi proses pengurusan surat
masuk dan proses pengurusan surat keluar.
2. Penyimpanan Arsip
· Asas penyimpanan arsip yang digunakan di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah asas
campuran.
· Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah
sistem nomor.
· Prosedur penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta meliputi : memisah-misahkan
arsip, meneliti arsip, memadukan arsip, mengklasifikasi
arsip menurut pola klasifikasi yang ditetapkan Pemerintah
73
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
74
Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah, mengindeks arsip,
menyusun arsip dan memfile arsip.
3. Penyusutan Arsip
Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta
belum pernah dilakukan kegiatan penyusutan arsip.
4. Fasilitas Kearsipan
· Alat-alat kearsipan
a. Alat penerimaan surat
Yang meliputi meja, alat pelubang kertas, steples, rak
surat, gunting.
b. Alat penyimpanan arsip
Yang meliputi folder, guide, rak arsip, filling cabinet.
c. Alat korespodensi
Yang meliputi kertas, stempel / cap dinas, buku agenda,
mesin ketik manual, komputer.
· Ruang kearsipan
Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta sudah terdapat ruang khusus untuk tempat
penyimpanan arsip yaitu di gudang dengan luas ruangan
5x4 m2 yang letaknya terpisah dengan ruang kerja.
5. Pegawai Kearsipan
Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta
belum terdapat pegawai yang ditunjuk khusus untuk menangani
arsip saja.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
75
B. Saran
Keterbukaan suatu organisasi untuk dapat menerima saran dan
kritik yang bersifat membangun adalah suatu langkah untuk prospek
organisasi ke masa depan. Berdasarkan kesempatan di atas, penulis akan
sedikit memberikan saran sebagai penyempurnaan agar menjadi lebih baik.
Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut :
a. Karena belum adanya pegawai yang ditunjuk khusus untuk
menangani arsip saja, maka Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Surakarta perlu mendidik pegawai kearsipan sebagai arsiparis.
b. Arsip-arsip in aktif supaya diserahkan ke gedung arsip apabila
tempat penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Surakarta tidak mencukupi.
c. Selalu memperbaiki dan menyempurnakan pelaksanaan
administrasi kearsipan agar lebih memajukan perkembangan
kearsipan di masa yang akan datang. Dengan cara selalu menjaga
arsip-arsip yang ada agar tetap terpelihara dengan baik.