Kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus KPK THH – perustettava yhtiö
Liiketoimintasuunnitelma esitys (tiivistelmä) v2.0 8.4.2010
1
© Sitra 2010
Sisällysluettelo
1. Johdanto
2. Tavoiteltavat hyödyt
3. Liikeidea ja strateginen tahtotila
4. Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö
5. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen
6. Omistaminen, ohjaus ja hallinto
7. Palvelutarjonta
8. KPK THH:n järjestelmäkenttä ja IT-arkkitehtuuri
9. Taloudelliset laskelmat
10. Toteutussuunnitelma
22
© Sitra 2010
Hajanainen palvelukeskusmarkkina kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnossa
Lähtökohtana kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palveluyhtiön (myöhemmin ”KPK THH” , ”palveluyhtiö” tai ”yhtiö”) perustamiselle on hajanainen palvelukeskusmarkkina kuntasektorilla. Valtakunnallisen palvelukeskusmallin avulla pystytään tuottamaan kustannustehokkaasti luotettavaa ja oikea-aikaista informaatiota kunnan toiminnan ohjaamiseksi.
Talous- ja henkilöstöhallinnon nykytila kuntasektorilla.
• Kuntasektori koostuu hyvin erilaisista ja erikokoisista toimijoista. Kuntia on 348, jotka ovat kooltaan ja lähtökohdiltaan hyvin erilaisia. Kuntayhtymiä on syyskuun 2009 tietojen mukaan 188, joista merkittävimmät ovat 19 maakuntien liittoa, 20 sairaanhoitopiiriä, 37 kansanterveystyön kuntayhtymää, 16 erityishuoltopiirien kuntayhtymää ja 48 koulutuskuntayhtymää1). Lisäksi kuntakonserniin kuuluu näiden omistamia liikelaitoksia ja yhtiöitä
• Kuntien erilaisuus näkyy myös talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämisessä
• Käytännöt ja toimintaperiaatteet on toteutettu useilla eri malleilla ja järjestelmäratkaisuilla
• Talous- ja henkilöstöhallinnon osalta kuntien välinen yhteistyö on vielä melko harvinaista
331. Johdanto
1)Lähde: www.kunnat.net, syyskuu 2009
© Sitra 2010
Palvelukeskusmalli tuo tutkitusti lukuisia hyötyjä Tutkimus palvelukeskusmalliin siirtyneiden organisaatioiden kokemista hyödyistä verrattuna siirtymistä edeltävään tilanteeseen
Euroopassa toteutetun tutkimuksen mukaan palvelukeskusmalliin siirtyneet organisaatiot ovat saavuttaneet toiminnassaan selvää parannusta aikaisempaan nähden.
• Toimintatapojen yhtenäistäminen, kustannustehokkuus ja parhaiden käytäntöjen käyttöönotto on parantunut lähes jokaisessa tutkitussa organisaatiossa palvelukeskusmalliin siirtymisen myötä.
• Yli puolet organisaatioista on ilmoittanut, että lisäarvoa tuottavan työn osuus on kasvanut, tiedon laatu on parantunut ja se on ollut nopeammin saatavilla. Lisäksi työntekijöiden osaamistaso on kasvanut.
• Myös yhteistoiminta muiden tukitoimintojen kanssa ja sisäinen asiakastyytyväisyys on pysynyt yhtä hyvänä tai parantunut entisestä.Lähde: BearingPoint White Paper -julkaisu 2005
”Shared Services and Outsourcing in Europe: What Firms Have Done and Plan to Do”
42. Tavoiteltavat hyödyt
© Sitra 2010
KPK THH:n tuottamat hyödyt
KPK THH:n tuottamat hyödyt ulottuvat ydintoimintoihin saakka
• Laadukas, vertailukelpoinen ja oikea-aikainen taloudellinen ja toiminnallinen toteuma- ja ennusteinformaatio
• Informaation parempi läpinäkyvyys
Hyödyt talous- ja henkilöstöhallinnossa
• Kustannussäästöt palvelujen tuottamisessa ja kehittämisessä
• Resurssien vapautuminen kunnan ydintoimintoihin
• Haavoittuvuuden väheneminen ja osaamisen kehittäminen
Hyödyt olemassa oleville palvelukeskuksille
• Oman toiminnan laajentaminen osana palveluyhtiön toimintaa
• Mahdollisuus hyödyntää mittakaavaetuja
• Parhaiden käytäntöjen ja erityisosaamisen kehittäminen
Hyödyt yhteiskunnalle
• Talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on luotettavampi kun tiedot ovat yhteismitallisia ja ajantasaisia
• Viranomaisraportointi tehostuu ja nopeutuu kun sitä keskitetään
• Paremman informaation avulla johdon on helpompi tuottaa entistä parempia ja perusteltuja päätöksiä
552. Tavoiteltavat hyödyt
KPK THH
Ydintoiminnot
Talous- ja henkilöstö-
hallinto
Palvelu-keskukset Yhteiskunta
© Sitra 2010
Palvelukeskusrakenne luo perustan toimintamallin kehittämiselle
Palvelukeskusmalli lisää välitöntä kustannustehokkuutta
• Keskitetyt rakenteet, toiminnot ja vastuut
• Tuotteistettu palvelutarjooma ja tehokkaat palveluprosessit
• Yhtenäistetty järjestelmäympäristö
• Asiakaslähtöinen toiminnan kehittäminen
Rakenteiden keskittäminen ja yhtenäistäminen luo edellytykset kuntatoimijoiden palveluiden tehokkaalle johtamiselle
• Ajantasainen tieto
• Yhteismitallisuus ja vertailtavuus
• Rapotointiprosessin ja raportoinnin tietosisällön kehittyminen
• Tiedon analysointiedellytysten huomattava koheneminen
Suurin hyöty saavutetaan, kun myös asiakkaiden toimialojen/prosessien palvelut tuotteistetaan yhtenäisellä tavalla
6
KPK THH
Kuntatoimijoiden palvelut
Kunta-toimija
Kunta-toimija
Kunta-toimija
Palvelutarpeet ja -sopimukset
Palvelujen toimittaminen sopimuksen mukaisesti
Palvelukulttuuri ja Asiakaslähtöisyys
Yhtenäistetty talous- ja
henkilöstöhallinto
Perustuen ylivertaiseen kuntasektorin tarpeiden ymmärtämiseen yhtiö toimittaa talous- ja
henkilöstöhallinnon palveluita ja tuotteita keskitetysti nykyaikaisinta tietotekniikkaa hyödyntäen
63. Liikeidea ja strateginen tahtotila
Kuntatoimija – Kunnat, kuntayhtymät ja kuntakonsernien yksiköt
© Sitra 2010
Visio Toiminta-ajatus Arvot
KPK THH tehostaa kuntasektorin johdon päätöksentekoa parantuneen
raportoinnin ja analyysin kautta, sekä tuottaa kuntasektorin talous- ja
henkilöstöhallinnon palvelut kustannustehokkaasti ja yhtenäisellä
toimintamallilla. Toimintaa suunnitellaan ja kehitetään yhdessä asiakkaiden
kanssa.
Tahtotila
Kriittiset menestystekijät
Strategiset tavoitteet 2015
Esimerkkejä mittareista
KPK THH on valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana.
AsiakaslähtöisyysAvoimuus
Vaikuttavuus
Lisäarvoa osaamisen ja organisaatiokulttuurin
kautta
Ihmiset ja osaaminen
Kehityshenkinen kulttuuri
Optimaalisen henkilömäärän ja oikean osaamisen varmistaminen
HTV/prosessiOsaamisprofiilien
ajantasaisuusHenkilöstötyytyväisyys
Yhtenäiset prosessit ja asioimiskäytännöt,
selkeät palvelukokonaisuudet
Prosessit
Palvelujen tuotteistaminen ja suunnitelmallinen
kehittäminen
Tietojärjestelmien yhteensopivuus
LäpimenoaikaPoikkeamat
palvelusopimuksestaIT-kustannukset
/kokonaiskustannukset
Talous ja vaikuttavuus
Kustannustehokas toimintamalli
Toimiva omistajaohjaus
Toiminnan organisointi ja mittakaavaedut
Kpl / htvEur / kpl
Ainutlaatuinen asiakastuntemus
Asiakkaat
Asiakkaan toiminnan ymmärtäminen
AsiakastyytyväisyysAsiakaskannattavuusAsiakkaiden pysyvyys
Palvelujen riittävä läheisyys
KPK THH:n tavoitteena on 25 % markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen
2014 mennessä
Strategiset tavoitteet ja mittarit vision saavuttamiseksi
73. Liikeidea ja strateginen tahtotila
© Sitra 2010
Kuntasektorin erityispiirteet asettavat lisävaatimuksia KPK THH:n toiminnalle
8
Toiminta-
ympäristön
erityisvaatimukset
PALVELUITA TUOTETTAVA AINAKIN KAKSIKIELISESTI
KUNTIEN TULOJEN JA MENOJEN EPÄTASAPAINO
KUNTASEKTORIN ITSENÄINEN ASEMA SEKÄ KUNTAKONSERNIN
MONIMUOTOINEN RAKENNE
KUNTALAIN JA KIRJANPITO-LAUTAKUNNAN KUNTAJAOSTON
ANTAMAT OHJEET JA LAUSUNNOT
KUNNALLISET TYÖ- JA VIRKAEHTOSOPIMUKSET SEKÄ
ELÄKEJÄRJESTELYT
KUNTALIITOKSET, KUNTA- JA PALVELURAKENNEUUDISTUS
YLIMMÄN PÄÄTÖKSENTEON POLIITTINEN LUONNE
RAKENTEIDEN JÄYKKYYS JA KIRJOITTAMATTOMAT SÄÄNNÖT
84. Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö
© Sitra 2010
Asiakas- ja toimittajasuhteet
9
Asiakkaat Toimittajat
Perustettava yhtiö: KPK ICT Oy
Perintätoimisto
Verkkolaskuoperaattori
Skannauspalvelun tuottaja
Muut asiantuntijat
KPK THH
Yksityiset palvelutuottajat
Seudulliset ja paikallisetpalvelukeskusyhtiöt
Kuntien sisäisetpalvelukeskukset
Palvelutuottajat
Kumppanit/Kilpailijat
KUNNAT, KUNTAYHTYMÄT JA
MUUT KUNTAKONSERNIEN
YKSIKÖT
Laadukas ja oikea-aikainen informaatio palveluiden
johtamiseen
Taloushallinnonperus- ja lisäpalvelut
Henkilöstöhallinnonperus- ja lisäpalvelut
Palvelutuotanto
Palveluiden ja järjestelmien kehittäminen
Asiakkuuksien hallinta
94. Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö
© Sitra 2010
Liiketoiminnan ansaintalogiikka
KPK THH tuottaa tuotteistettuja, yhteisten toimintatapojen mukaisia palveluita ensisijaisesti omistajakunnille ja niitä lähellä oleville kuntatoimijoille. Toiminnan alkuvaiheessa jotkin kuntatoimijat saattavat tulla ainoastaan KPK THH:n omistajiksi, mutta nämäkin toimijat siirtyvät sovitun aikataulun mukaisesti myös palvelujen käyttäjiksi. Pelkkänä palvelujen ostajina kuntatoimijat eivät voi olla.
Tuotteistuksen kautta KPK THH pystyy myös tuottamaan ajantasaista ja vertailukelpoista raportointia johdon päätöksenteon tueksi.
Palvelut hinnoitellaan lähelle omakustannusarvoa
• Kustannukset kohdennetaan tuotettujen suoritemäärien tai käytetyn työajan suhteessa
• Hintoihin sisällytetään toiminnan ja järjestelmien kehittämiskustannukset (sis. henkilöresurssit)
Toiminnasta saatavilla tuloilla katetaan kaikki toiminnan edellyttämät menot ja investoinnit
• Tulos ennen veroja pyritään minimoimaan, kuitenkin niin että jatkuva kehittäminen turvataan toiminnasta saatavilla tuloilla
• Yhtiön tavoitteena ei ole jakaa osinkoa, vaan palvelujen kustannustehokas, laadukas ja asiakaslähtöinen tuottaminen
10105. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen
© Sitra 2010
Hyvä asiakastuntemus varmistetaan pääsääntöisesti asiakasomistajilta siirtyvän henkilöstön avulla
• KPK THH:n henkilökunta muodostuu pääsääntöisesti KPK THH:n omistaja-asiakkaiden nykyisestä henkilökunnasta. Esimiestehtäviin (palvelupäällikkö), asiakasvastuu- sekä kehitystehtäviin jouduttaneen mahdollisesti rekrytoimaan siirtyvien henkilöiden lisäksi uusia henkilöitä
• KPK THH:n omistaja-asiakkaaksi tulevien kuntatoimijoiden henkilöstö siirtyy KPK THH:n palvelukseen vanhoina työntekijöinä
• Kultakin asiakkaalta voi KPK THH:oon siirtyä vähintään asetetun tavoitetehokkuuden mukainen henkilömäärä. KPK THH:oon voi siirtyä myös yksittäiseltä kuntatoimijalta tätä enemmän henkilöstöä, mutta tästä osuudesta kuntatoimijoita laskutetaan erikseen
• KPK THH:n henkilöstölle tullaan rakentamaan uusiin tehtävän-/toimenkuviin pohjautuva palkkausjärjestelmä, jonka piiriin pyritään siirtymään heti toiminnan käynnistyttyä.
115. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen
© Sitra 2010
Organisaatiorakenne: Useamman alueellisen keskuksen muodostama palveluyhtiö
Käynnistysvaiheen organisaatio on maksimissaan 5 alueellisen keskuksen ja mahdollisesti useiden toimipisteiden malli, jossa toimipisteet voivat tavoitetilassa tuottaa kaikkia prosesseja
• Käynnistysvaiheessa toimipisteiden sijainti määräytyy mukaan tulevien asiakkaiden mukaan.
• Toimipisteillä tulee olla riittävä kyky muokata toimintansa KPK THH:n toimintamallin mukaiseksi sekä mahdollisuus laajentaa asiakaskuntaansa huomattavasti nykyistä laajemmaksi ja toimia monikuntamallisena
• Tavoitetilassa pienimpiä toimipisteitä yhdistellään riittävän suuriksi (n. 150 htv), jotta volyymien kautta saavutetaan kustannustehokkuus
Tavoitetilan organisaatio on maksimissaan 5 alueellisen toimipisteen muodostama, hallinnollisesti kiinteä palveluyhtiö.
12
AlueN
Asi
akasv
ast
aavat
Kirjanpito
Ostolaskutiimi
Myyntilaskutiimi
Palkanlaskutiimi
Prosessikohtaisetohjausryhmät
(asiakkaan edustajat)
AsiakkaatAsiakkaat
Asiakkaat
AsiakkaatAsiakkaat
Asiakkaat
AsiakkaatAsiakkaat
Asiakkaat
KPK THH
Yhtiöpalvelut
Alue B
Asi
akasv
ast
aavat
Kirjanpito
Ostolaskutiimi
Myyntilaskutiimi
Palkanlaskutiimi
AlueA
Asi
aksv
ast
aavat
Kirjanpito
Ostolaskut
Myyntilaskut
Palkanlaskenta
125. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen
© Sitra 2010
KPKTHH asiakkuuden hallinta: Asiakassuhteen hallinta, tuotekehitys, toimitusprosessi ja peruselementit
KPK THH:n asiakkuuden hallinnan osa-alueet:
1. Asiakassuhteen hallinta
2. Tuotekehitys (ohjausryhmät)
3. Toimitusprosessi (”service desk”)
KPK THH:n asiakkaita ovat:
• kuntasektorin toimija
• Toimialojen johto
• Talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijat
• Kuntatyöntekijät
• Kuntalaiset
Yhteistyön peruselementi
1. Palvelusopimus (KPK THH aluejohtaja, asiakasvastaavat, kuntatoimijoiden palvelukeskusvastaavat)
2. Asiakaspalvelun ja yhteistyön korostaminen (kaikilla organisaatioiden tasolla)
3. Toiminnan mittarit (kaikilla organisaation tasoilla)
1313
Uusien asiakkaiden hankintaprosessi
Toimitusprosessi
Asiakassuhteen-hoitoprosessi
Asiakaspalvelu-prosessi
Asiakkaat
Ohjaus-ryhmät
E
D
U
S
T
A
J
A
T
Tuotetarjooman hallinta- ja kehitysprosessi
5. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen
Henkilöstö
© Sitra 2010
Toimitusprosessi (”service desk”)
• KPK THH:n käytössä on ”service desk” -palvelu ja työväline erilaisten palvelupyyntöjen käsittelyyn
• Palvelupyynnöt tulevat joko
1. KPK THH:n asiakasomistajan talous-/henkilöstöhallinnon työntekijöiltä
2. Yksittäiseltä asiakasomistajan työntekijältä/viranhaltijalta tai
3. Yksittäiseltä kuntalaiselta
• Palvelupyynnöt ovat luonteltaan joko
1. Informatiivisiä (esim. tiedoksianto, että tiedosto ajettu pääjärjestelmään)
2. Toimenpiteitä edellyttäviä (esim. asiakas pyytää viemään kirjanpitoon muistiotositteen tai kuntalainen tiedustelee saamastaan laskusta)
• Palvelupyynnöt ohjautuvat siihen KPK THH:n alueelliseen toimipisteeseen, jonka asiakas ko. palvelupyynnön luonut henkilö on. Alueellisessa toimipisteessä palvelupyyntö ohjautuu automaattisesti ko. palvelupyynnön aihealuetta hoitavaan palvelukokonaisuuteen.
• Service Desk työvälineen kautta palvelupyynnön lähettäjä pystyy seuraamaan oman palvelupyyntönsä käsittelyprosessin tilannetta
• ”Service Desk” -palvelu tarjotaan sekä suomen että ruotsin kielellä
14145. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen
Asiakkaat
Service Desk
Alueellinentoimipiste
© Sitra 2010
Palvelukeskuksen juridinen rakenne toteutetaan osakeyhtiömuotoisena, missä kuntatoimijat toimivat yhtiön perustajina ja omistajina
KPK THH Oy
• On kuntatoimijoiden omistama osakeyhtiö
• Järjestää in house -palvelua vain omistajilleen, jolloin omistajatahojen ei tarvitse kilpailuttaa yhtiöltä hankittavia palveluita
• Ei voi osallistua avoimiin tarjouskilpailuihin, vaan se toimii ainoastaan in house -markkinalla tuottaen palveluita, jotka omistajatahot ovat strategisena päätöksenä päättäneet hankkia
• Alkupääomitus tapahtuu kuntien oman pääoman ehtoisella sijoituksella 1 €/kuntalainen. Myöhemmin toisessa vaiheessa mukaan tulevat kunnat sijoittavat 3 € ja vastaavasti kolmannen vaiheen kunnat 6 € per kuntalainen
• Kunnat merkitsevät (ostavat) yhden osakkeen kutakin kuntalaista kohden. Muut kuntatoimijat merkitsevät (ostavat) kukin yhden osakkeen.
• Suunnitelman mukaan Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat myöntävät käynnistämisvaiheessa tarvittavan rahoituksen yhtiölle. Omistajakunnat antavat rahoitusjärjestelyn edellyttämän takauksen tai muun vakuuden
• Omistamisen periaatteet määritellään yhtiöjärjestyksessä ja tarvittaessa osakassopimuksessa
15
KPK THH Oy–perustettava
yhtiö
Kuntasektori
100 % omistus
Oman/vieraan pääoman
ehtoinen rahoitus
Sitra
15
Markkinaehtoiset rahoittajat
6. Omistaminen, ohjaus ja hallinto
© Sitra 2010
Talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessit ja palvelutarjonta
• Talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessi koostuu toiminnoista, jotka ovat siirrettävissä palvelukeskukselle sekä toiminnoista, jotka jäävät edelleen asiakkaan hoidettavaksi.
• KPK THH:n palvelutarjonta koostuu yhtenäisistä peruspalveluista ja niihin liittyvästä raportoinnista sekä kehitystyöstä.
• Peruspalveluiden lisäksi KPK THH tarjoaa lisäpalveluita, joiden tarkemmasta sisällöstä ja hinnoittelusta sovitaan erikseen.
• KPK THH vastaa perus- ja lisäpalveluiden tuottamisen lisäksi asiakkuuksien hallinnasta ja muista keskitetyistä tukipalveluista, joita tuotetaan myös KPK ICT:lle.
• Kokonaishyötyjen saavuttamiseksi tarkastellaan mahdollisuuksia tehostaa myös asiakkaalle jääviä toimintoja.
16
PALVELUYHTIÖÖN SIIRTYVÄT PERUSPROSESSIT:
Palveluyhtiötoiminnan käynnistäminen ja talous- ja henkilöstöhallinnon perus-
prosessien yhtenäistäminen ja tehostaminen
ASIAKKAALLE JÄÄVIEN PERUSPROSESSIEN OPTIMOINTI:
Asiakkaan puolelle jäävien talous- ja henkilöstötoimintojen tehostaminen ja niistä
saatavan lisäarvon parantaminen
PALVELUJEN JOHTAMISEN TUKI:
Yhteismitallisen raportoinnin ja johdolle tuotetun toteuma- ja ennusteinformaation kautta kunta pystyy toteuttamaan omien
toimialojensa palvelut tehokkaammin
167. Palvelutarjonta
© Sitra 2010
17
KPK THH ja KPK ICT järjestävät molemmat THH-alueen palveluita asiakaskuntatoimijoille
THH-alueen ICT-palveluita järjestetään (KPK ICT) ja tuotetaan (KPK THH) omistaja-asiakaskunnille kahdella eri tavalla:
1. KPK THH tuottaa asiakkaalle THH-alueen kokonaispalvelun sisältäen THH ICT -palvelut. Tässä vaihtoehdossa KPK ICT järjestää THH ICT –palvelut sisäisesti yhtiöiden välillä.
2. KPK ICT järjestää asiakkaalle THH-alueen ICT-palvelut, jolloin asiakas operoi omalla organisaatiollaan ja toimintamalleillaan hyödyntäen THH ICT –palveluita
Lisäksi KPK THH ja KPK ICT suunnittelevat ja konseptoivat yhteisen asiakkuuden hallinnan hoitomallin, jonka avulla luodaan yhteiset näkemykset ja toimintatavat asiakkuuden hallinnan sekä asiakaspalvelun osalta.
7. Palvelutarjonta
Omistaja-asiakas / Kuntatoimija
ASIAKKUUDEN HALLINNAN HOITOMALLI
2. ICT-alueen kokonaispalvelu(ml. THH ICT)
1. THH-alueenkokonaispalvelu
(ml. ICT-palvelut)
1. THH -alueen ICT-palvelut
KPK THHKPK ICT
© Sitra 2010
Palvelusalkku
18
KPK THH:n palvelutarjonta edllyttää kaikkien proseessien osalta kuntatoimijoiden järjestelmien integroinnin KPK THH:n järjestelmiin.
18
Taloushallinnon peruspalvelut
• Taloushallinto (sis. prosessien perus-ja viranomaisraportoinnin ja tavoitetason ylläpitävän kehittämisen)
• Ostolaskut ja ostoreskontra
• Sopimusten hallinta
• Tilauksesta maksuun
• Sisäisten taloustapahtumien hallinta
• Myyntilaskut ja myyntireskontra
• Perintä
• Sisäisten taloustapahtumien hallinta
• Maksuliikenne
• Käyttöomaisuus
• Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat
• Sisäisten taloustapahtumien hallinta
Taloushallinnon lisäpalvelut
• Kassanhallinta ja rahoituspalvelut
• Muu talousraportointi (esim. Benchmarking) ja operatiivinen raportointi (BI )
• Tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset
KPK THH:n tukipalvelut:
Yhtiötoiminnot, asiakkuuksien hallinta, kehittäminen, koulutus, yleishallinto ja muut tukipalvelut
Tulevaisuuden mahdollisia palveluja• Strategisen henkilöstöhallinnon asiantuntija- ja
tietojärjestelmätukipalvelut • Työvoimavuokraus
Henkilöstöhallinnon peruspalvelut
• Palkkahallinto (palkat ja palkkiot)• Matkalaskut• Perustietojen ylläpito
Henkilöstöhallinnon lisäpalvelut
(yhteistyössä Kuntaliiton kanssa)
• Palvelusuhdeasioiden neuvonta ja tuki
• Rekrytoinnin tuki
Strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalvelu
• Tietojärjestelmä- ja Controller-asiantuntijatuki:
• Talousarvio ja taloussuunnitelma
• Ennustaminen ja seuranta
• Kustannuslaskenta
• Muut taloushallinnon neuvontapalvelut, esim. hankkeiden ja avustusten suunnittelu ja seuranta
7. Palvelutarjonta
© Sitra 2010
KPK THH 2015 tavoitetilan tiekartta
2011 2012 2013 2014 2015
Asiakasvolyymi (väestönkattavuus)
~10 % ~15% ~20% ~25% ~25%
Palvelutuotanto Palkanlaskenta, matkalaskujenkäsittely,Alihankintana on mahdollista ostaa myös taloushallinnon palveluita
Palkanlaskenta, matkalaskujen käsittely, taloushallinto *,taloussuunnittelu *
Palkanlaskenta, matkalaskujen käsittely, rekrytointi, (työvoima-vuokraus)taloushallinto,taloussuunnittelu
Palkanlaskenta, matkalaskujen käsittely, rekrytointi, (työvoima-vuokraus)taloushallinto,taloussuunnittelu
Palkanlaskenta, matkalaskujen käsittely, rekrytointi, (työvoima-vuokraus)taloushallinto,taloussuunnittelu
Järjestelmä-ympäristö
Palkanlaskennassa olemassa olevat järjestelmät, (Personec F.K./R, Pegasos), matkalaskujen käsittelyprosessissa uusi yhteinen järjestelmä,taloushallinnon ja –suunnittelun osalta tehdään järjestelmä-kehitystä
Yhtenäinen järjestelmä-kokonaisuus:- ERP *- järjestelmä-palveluna hankittava vaihtoehto
Yhtenäinen järjestelmä-kokonaisuus:- ERP-Järjestelmä-palveluna hankittava vaihtoehto
Yhtenäinen järjestelmä-kokonaisuus:- ERP-Järjestelmä-palveluna hankittava vaihtoehto
Yhtenäinen järjestelmä-kokonaisuus:- ERP-Järjestelmä-palveluna hankittava vaihtoehto
19
* Huom! Taloushallinto ja taloussuunnittelu palvelutarjonnassa vuonna 2012, mikäli hyödynnetään olemassa olevia järjestelmäsopimuksia, muutoin nämä
palvelut palvelusalkussa vasta 2013.
197. Palvelutarjonta
© Sitra 2010
KPK THH 2015 tavoitetilan tiekartta
2020
2011 2012 2013 2014 2015
Asiakasvolyymi (väestönkattavuus)
~10 % ~15% ~20% ~25% ~25%
Toimipisteet Vähintään 3 aluettaEnintään 5 aluetta, joilla mahdollisesti useampiatoimipisteitä
5 aluetta,Noin 150 htv/toimipiste
Henkilöstö Kultakin asiakkaalta siirtyy tavoite-tehokkuuden mukainen määrä työntekijöitä, loput henkilöt voidaan myös siirtää KPK THH:oon, mutta lisäresursointi laskutetaan erikseen
Tavoite-tehokkuuksien mukainen henkilöstömäärä (saavutetaan eläköitymisen kautta)
7. Palvelutarjonta
© Sitra 2010
Tietojärjestelmien tehostuminen näkyy eri käyttäjäryhmille eri tavoin
Kunnan johdolle
• Laadukas ja oikea-aikainen informaatio päätöksenteon tueksi
• Talous- ja henkilöstöjohto voi keskittyä tiedon analysointiin perusraportoinnin tuottamisen sijaan
Kunnan talous- ja henkilöstötoiminto
• Keskittyminen tiedon tuottamiseen ja hyväksikäyttöön palvelukeskuksen keskittyessä tapahtumakäsittelyyn
Kunnan työntekijät
• Mahdollisimman pitkälle automatisoidut talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit, mikä mahdollistaa keskittymisen lisäarvoa tuottaviin tehtäviin
• Henkilöstöhallinnon itsepalvelutoiminnot
Palvelukeskuksen työntekijät
• Yhtenäiset prosessit ja tietojärjestelmät mahdollistavat keskittymisen omaan ydinosaamiseen
21
218. KPK THH:n järjestelmäkenttä ja IT-arkkitehtuuri
© Sitra 2010
KPK THH
Asiakkaat
Järjestelmäratkaisu/Kehityspolku I: • Pohjautuu yhtenäiseen järjestelmäratkaisuun, jolle luodaan
edellytykset palvella laajaa kuntatoimija asiakaskuntaa. • Toimintaa kehitetään yhtenäisen konseptin mukaiseksi.• Fokusalueena paremman informaation tuottaminen. • Tuotteet räätälöity kaupungeille (kuntakonsernin osaaminen,
BI, järjestelmä-integraatio kaupungin sisällä).
Järjestelmäratkaisu/Kehityspolku II: • Pohjautuu palveluna hankittavaan järjestelmään. • Tuotteet räätälöity kunnille ja kaupungeille.• Fokusalueena toimintojen tehostaminen.
Järjestelmäratkaisu/Alihankintaverkosto:• KPK THH:n alihankinkkijoiden järjestelmäratkaisut.
Järjestelmäratkaisut tarjoavat kuntatoimijoille vaihtoehtoja
• Liiketoiminta aloitetaan kahden rinnakkaisen kehityspolun kautta: Kehityspolku I ja Kehityspolku II.
• Kehityspolkujen lisäksi voidaan tarjota talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita alihankintaverkoston kautta.
• Omistusjärjestelyt olemassa olevien palvelukeskusten kanssa ovat myös mahdollisia.
• KPK THH ei itse hanki järjestelmiä vaan ostaa nämä palvelut KPK ICT:ltä.
• KPK ICT vastaa myös KPK THH:n perustietotekniikasta ja IT-arkkitehtuurista (nämä kuvattu KPK ICT:n liiketoimintasuunnitelmassa).
22228. KPK THH:n järjestelmäkenttä ja IT-arkkitehtuuri
© Sitra 2010
Oletukset markkinaosuudesta
Yleiset oletukset
• Palveluyhtiön omistavat kuntatoimijat, jotka liittyvät palveluyhtiön asiakkaiksi vaiheittaan neljän vuoden aikana.
• Ensimmäisenä täytenä toimintavuonna 2011 kuntatoimijat edustavat n. 10 % Suomen kuntien väestöstä. Tavoitetilassa vuonna 2014 kuntatoimijat edustavat n. 25 % Suomen kuntien väestöstä.
• Asiakkaiden henkilöstömääräksi on arvioitu 1 kunnan työntekijä per 15 kunnan asukasta.
• Tässä laskelmassa asiakkaiden henkilöstön määrässä on huomioitu vain kunnat. Palvelut kattavat myös kuntayhtymät ja konserniyhteisöt. Niiden tullessa asiakkaaksi korvaavat ne kuntien volyymiä tässä laskelmassa.
239. Taloudelliset laskelmat
2010 2011 2012 2013 2014 2015
Peitto 0 % 10 % 15 % 20 % 25 % 25 %
Asiakkaiden asukasmäärä 0 530 000 800 000 1 060 000 1 330 000 1 330 000
Asiakkaiden henkilöstön määrä 0 35 000 53 000 71 000 89 000 89 000
© Sitra 2010
Palvelujen tehokkuus ja hinnoittelu
24249. Taloudelliset laskelmat
PALVELUJEN HINNOITTELU JA TEHOKKUUS VUONNA 2013
Suorite-määrä
Suorite-määrän yksikkö
Tehokkuus kpl/htv
Alustavasuorite-hinta
€/kplLiikevaihto
t€Kustan-
nukset t€
Palkkalaskelmat 21 per hlö 6 400 9,4 13 902 11 956
Palvelussuhdeasiat 1,6 per hlö 1 600 37 4 220 3 629
Matkalaskut 2 per hlö 17 000 3,0 2 223 1 911
Henkilöstöhallinnon palvelut 20 344 17 496
Myyntilaskut 3,1 per asukas 45 000 1,7 5 596 4 812
Ostolaskut 21 per hlö 13 600 4,9 7 330 6 304
Kirjanpito 13 vientiä/as 140 000 0,44 6 270 5 392
Taloussuunnittelu 483 416
Taloushallinnon palvelut 19 679 16 924
Johto ja tuki 3 430
Yhteensä 40 023 37 850
• Tehokkuuden (kpl/htv) saavuttaminen ja parantaminen on kriittinen menestystekijä KPK THH:lle
• Yksittäisten palvelujen hinnat on asetettu siten, että palvelun kate on 14 %. Tällä katteella katetaan KPK THH:n johto- ja tukihenkilöstö, asiakkaille kohdistamattomat yleiskulut, rahoituskulut ja välittömät verot.
© Sitra 2010
Tuloslaskelmat€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015
TULOSLASKELMA
Liikevaihto 0 17 722 32 644 40 023 46 826 44 745
Henkilöstökustannukset 455 10 323 19 399 24 443 28 588 26 946
htv 7 274 516 651 765 721
Tilakustannukset 25 985 1 857 2 344 2 752 2 596
ICT-kustannukset (Kehityspolku I) 238 2 090 3 958 4 455 4 885 4 620
ICT-kustannukset (Kehityspolku II) 0 1 800 2 718 3 606 4 524 4 524
Ostopalvelut (asiakkaille kohdistettu) 0 1 521 2 887 3 001 3 362 3 362
Muut kustannukset (asiakkaille kohdistumaton) 250 500 500 500 500 500
Käyttökate -975 230 811 1 022 1 450 1 476
Poistot 0 0 0 0 0 0
Tilikauden tulos -975 230 811 1 022 1 450 1 476
Rahoituskulut 90 72 54 36 18 0
Tilikauden tulos ennen veroja -1 065 158 757 986 1 432 1 476
Välittömät verot 0 0 0 217 372 384
Liikevoitto -1 065 158 757 769 1 059 1 092
25
• Tilakustannukset 3600 €/htv/vuosi.
• Ei poistoja, koska tietojärjestelmäinvestoinnit sisältyvät KPK ICT:n palveluveloituksiin.
• Vieraan pääoman korko 3% (kuntariski).
259. Taloudelliset laskelmat
© Sitra 2010
Tase
26
• Kuntien pääomasijoitus 1 €/asukas.
• Ei käyttöomaisuutta, koska tietojärjestelmäinvestoinnit sisältyvät KPK ICT :n palveluveloituksiin.
• Pääomalainaa ja vierasta pääomaa ei jaoteltu (sama tulosvaikutus samalla korolla).
• Vieraan pääoman korko 3% (kuntariski).
269. Taloudelliset laskelmat
t€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015
TASE
Osakepääoma 530 800 1 060 1 330 1 330 1 330
Aikaisempin vuosien voitot 0 -1 065 -907 -150 619 1 678
Tilikauden voitto -1 065 158 757 769 1 059 1 092
Oma pääoma -535 -107 910 1 949 3 008 4 100
Ostovelat 20 301 570 621 687 665
Velat rahoituslaitoksilta 3 000 2 400 1 800 1 200 600 0
Vieras pääoma 3 020 2 701 2 370 1 821 1 287 665
2 485 2 594 3 280 3 770 4 295 4 765
Käyttöomaisuus 0 0 0 0 0 0
Pysyvät vastaavat 0 0 0 0 0 0
Rahoitusomaisuus 2 485 1 117 560 435 393 1 037
Myyntisaamiset 0 1 477 2 720 3 335 3 902 3 729
Vaihtuvat vastaavat 2 485 2 594 3 280 3 770 4 295 4 765
2 485 2 594 3 280 3 770 4 295 4 765
© Sitra 2010
Rahoituslaskelma
27
279. Taloudelliset laskelmat
t€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015
RAHOITUSLASKELMA
Käyttökate -975 230 811 1 022 1 450 1 476
Käyttöpääoman muutos 20 -1 196 -974 -564 -501 151
Operatiivinen kassavirta -955 -966 -164 458 949 1 627
Muut investoinnit 0 0 0 0 0 0
Investoinnit 0 0 0 0 0 0
Osakepääoman muutokset 530 270 260 270 0 0
Lainojen nostot 3 000 0 0 0 0 0
Lainojen lyhennykset 0 -600 -600 -600 -600 -600
Maksetut korot -90 -72 -54 -36 -18 0
Välittömät verot 0 0 0 -217 -372 -384
Rahoituksen kassavirta 3 440 -402 -394 -583 -990 -984
Kassavirta 2 485 -1 368 -558 -125 -42 644
Kassa vuoden lopussa 2 485 1 117 560 435 393 1 037
• Lainojen nostot yhteensä 3.000 t€ vuonna 2010.
• Takaisinmaksu alkaa lainan nostovuotta seuraavana vuonna 5 vuoden maksuohjelmalla.
• Vieraan pääoman korko 3% (kuntariski).
© Sitra 2010
Rahoituslaskelma
28
• Lainojen nostot yhteensä 3.000 t€ vuonna 2010.
• Takaisinmaksu alkaa lainan nostovuotta seuraavana vuonna 5 vuoden maksuohjelmalla.
• Vieraan pääoman korko 10 %.
289. Taloudelliset laskelmat
t€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015
RAHOITUSLASKELMA
Käyttökate -975 230 811 1 022 1 450 1 476
Käyttöpääoman muutos 20 -1 196 -974 -564 -501 151
Operatiivinen kassavirta -955 -966 -164 458 949 1 627
Muut investoinnit 0 0 0 0 0 0
Investoinnit 0 0 0 0 0 0
Osakepääoman muutokset 530 270 260 270 0 0
Lainojen nostot 3 000 0 0 0 0 0
Lainojen lyhennykset 0 -600 -600 -600 -600 -600
Maksetut korot -300 -240 -180 -120 -60 0
Välittömät verot 0 0 0 -64 -361 -384
Rahoituksen kassavirta 3 230 -570 -520 -514 -1 021 -984
Kassavirta 2 275 -1 536 -684 -56 -73 644
Kassa vuoden lopussa 2 275 739 56 0 -73 570
© Sitra 2010
2010 2011 2012
Yhteistyöneuvottelut kuntatoimijoiden kanssa
KPK THH Oy:nperustamistoimet
Tieto ensi vaiheessa mukaan aikovista kuntatoimijoista
KPK THH Oyperustettu
KPK THH:n palvelu-tuotannon aloittaminen
1. vaiheen palvelutarjonnalla
KPK THH:n palvelu-tuotannon aloittaminen
2. vaiheen palvelutarjonnalla
Alihankkijoidensopimukset
KPK THH:n kanssa
KPK THH:n oma palvelutuotanto
KPK THH:n alihankintana hoidettu
palvelutuotanto mahdollista
Taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon järjestelmäselvitysKPK THH ja osakaskuntatoimijat
KPK THH:n alihankintana hoidettu palvelutuotanto
Päätös ensi vaiheessaMukaan lähtevistä kuntatoimijoista,
Aiesopimus
Kuntatoimijoiden päätöksenteko
29
29
KPK THH:n vaiheistettu perustamisen aikataulu
10. Toteutussuunnitelma
10. Toteutussuunnitelma
© Sitra 2010
Uusien asiakkaiden liittäminen osaksi KPK THH:a toteutuu suunnitelmallisesti ja hallitusti
30
Siirtymisen johtaminen ja laadunvarmistus, muutoshallinta ja kommunikointi
• Määritä yksityiskohtainen siirtymissuunnitelma• Henkilöstö• Toimitilat• Tietojärjestelmät,
liittymät ja konversiot
• Prosessit
Analyysi Siirtymisen suunnittelu Toiminnan tuki
• Toiminnan tuki• Ongelmien ratkaisu
• Analysoi uuden asiakkaan nykytilan toiminta- ja järjestelmäympäristö
• Arvioi siirtymisen vaikutukset sekä uuden asiakkaan että KPK THH:n näkökulmasta
• Määritä siirtymisstrategia
Siirtyminen
• Siirtyminen
3 – 12 kuukautta
KPK THH:n ja asiakkaiden siirtymä- ja tukitiimit
0,5 kk – 2 kk 1 kk - 4 kk 1,5 kk - 6 kk Jatkuva toiminta
10. Toteutussuunnitelma