7/24/2019 FMGPM1
1/37
1
FAIL MEJA
GURU PERPUSTAKAAN
& MEDIA
OLEH :ROSIMAH OTHMAN
PEGAWAI TEKNOLOGI PENDIDIKAN
PUSAT KEGIATAN GURU KOTA
BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI
NEGERI SEMBILAN
7/24/2019 FMGPM1
2/37
2
Mengandungi panduan untuk ketua-Ketua Jabatan bagi
menyediakan Manual Prosedur Kerja & Fail Meja
Menjelaskan keperluan mengkaji semula MPK & FM dari
semasa ke semasa ( sekurang-kurang sekali setahun) atau jika
berlaku sebarang perubahan dalam dasar dan undang-undang
yang melibatkan jabatan berkenaan
Perlu kemaskini juga apabila wujud proses-proses atau tugas-
tugas baru dalam jabatan/pejabat
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM (PKPBIL 8 TAHUN 1991
7/24/2019 FMGPM1
3/37
3
Panduan !"#!"$n%$ &!n'!na$ u'aan' d$*a+an,an
D-,u&!n "u*u,an unu, !$a##!'a.a$ da+a& &!n*a+an,an
u'ana
/a$+ M!*a 0!nda,+a0 d$+!a,,an d$
aa &!*a #!'a.a$
KONSEP /AIL MEJA
7/24/2019 FMGPM1
4/37
4
M!"!,-d,an #"-!du" dan #!"au"an ,!"*a !a'a$ "u*u,an "a&$
K!!"a'a&an $!&2,a!da0 ,!"*a
M!n!nu,an #!"au"an d$#au0$
M!n'u"an',an ,!$+a#an
S!a'a$ a+a +a$0an 3-"&a+
M!n!nan',an #!"u,a"an ,!"*a4 #"-! a&$+a+$0 u'a
M!&uda0,an ,a*$an &!n'!na$ $!& ,!"*a
M!n'u"an',an a"a0an !%a"a +$an
M!n*!+a,an ,uaa dan 0uun'an ,!"*a d!n'an #!'a.a$ +a$n
KEBAIKAN
7/24/2019 FMGPM1
5/37
5
MPK FM
Dokumen rujukan peringkat Dokumen rujukanperingkat pejaatin!i"i!u#ja$atan
Bera%a%kan &ung%i !an i!ang Bera%a%kan tuga% !antuga% jaatan tanggung ja$a
in!i"i!u
Satu MPK untuk %atu jaatan Satu FM untuk %atu ja$atan
Mengan!ungi mak'umat Mengan!ungi mak'umat#men(e'uru) mengenai %emua pan!uan untuk
mengen!a'ikan akti"iti !a'am jaatan tuga%(ang !itetapkan agi %atu*%atu
PERBE+AAN MPK DAN FM
7/24/2019 FMGPM1
6/37
6
FAIL MEJA
7/24/2019 FMGPM1
7/377
FAIL ME,A
bjekti!
Jabatan/Pejabat
Objektif Bahagian/Unit
Carta Organisasi Jabatan/Pejabat
"arta rganisasi
Kedudukan pegawai
#enarai tugas/kuasa
dan hubungan
Peraturan-peraturan
pentadbiran
Proses Kerja"arta $liran kerja
#enari #emak
#enarai undang-undang
#enarai Jawatankuasa
yang dianggotai
#enarai borang-borang
yang digunakan
%orma Kerja
#enarai ugas
'arian
K$%%*$% F$+, MJ$
7/24/2019 FMGPM1
8/378
#enarai tugas yang menjelaskan
dengan tepat dan terperin.imengenai tugas tanggungjawab
dan kuasa seseorang pegawai
untuk menjalankan tugasnya0
#%$1$+ *$#
7/24/2019 FMGPM1
9/379
Kuasa yang diberikan kepada
seseorang pegawai perludimaklumkan kepada pegawai yang
berkenaan untuk memudahkan
beliau bertindak dan membuatkeputusan mengikut had yang
dibenarkan0
K$#$
7/24/2019 FMGPM1
10/3710
Hubungan kerja pegawai dengan pegawailain perlu diketahui untuk membantu pegawai
berkenaan menyeleaikan euatu tuga!
"eni#jeni hubungan kerja antara ee$rangpegawai dengan pegawai#pegawai lain% Hubungan kerja dengan pegawai ataan Hubungan kerja dengan pegawai bawahan Hubungan kerja dengan rakan ejawatan Hubungan kerja dengan pegawai dari ageni#
ageni luar
'2%*$% K1J$ %*$%
P*$3$+ ,$+%
7/24/2019 FMGPM1
11/3711
&apat menjelakan tuga dan tanggungjawab
ee$rang pegawai
'emudahkan pihak penguruan meran(ang kuru
yang euai untuk ee$rang pegawai
'emudahkan pegawai mengurukan tuga yang
dipertanggungjawabkan
'emb$lehkan pegawai mengetahui had#had kuaa
yang diperuntukkan kepadanya
'enjelakan hubungan kerja di antara e$rang
pegawai dengan pegawai yang lain
KP%+%*$% #%$1$+ *$# K$#$$% '2%*$% K1J$ $,$M FM
7/24/2019 FMGPM1
12/3712
)angkah#langkah bagaimana
melakanakan euatu kerja
*etiap enarai tuga ee$rang
pegawai perlu diediakan pr$e
kerjanya
P1## K1J$
7/24/2019 FMGPM1
13/37
13
*emak enarai tuga bagi mengenalpati jeni#jenikerja yang memerlukan penyediaan pr$e kerja
*ediakan urutan tindakan#tindakan yang terlibat
dalam melakanakan tuga terebut 'ulakan dengan perkataan +perbuatan, bagi
menyenaraikan etiap pr$e *enaraikan pegawai#pegawai yang perlu dirujuk
*enaraikan undang#undang dan peraturan yangberkaitan dengan tuga berkenaan
+%$K$%-+%$K$% 4$%* P1, +,$K#$%$K$% $,$M
M%4+$K$% P1## K1J$
7/24/2019 FMGPM1
14/37
14
2agi maksud !ail meja .arta aliran kerja
yang perlu dimasukkan ke dalam !ail mejaseseorang pegawai ialah .arta aliran kerja
akti5itiyang terdapat dalam MPK yang
berkaitan dengan tugas pegawai yang
berkenaan0 ,angkah-langkah dalamakti5iti yang melibatkan pegawai
berkenaan hendaklah ditandakan0
"$1$ $,+1$% K1J$
7/24/2019 FMGPM1
15/37
15
#etiap akti5iti mempunyai beberapaperaturan pentadbiran/undang-
undang yang harus diketahui dan
dipatuhi oleh pengurusan dalammenjalankan akti5iti sesebuah
jabatan
P1$1$%P%$2+1$%/%$%*-%$%*
7/24/2019 FMGPM1
16/37
16
#atu alat peran.angan dan kawalan
kerja yang ringkas dan tepatmengenai tindakan-tindakan yang
perlu diambil dalam mengendalikan
sesuatu akti5iti0 #enarai #emak
ber!ungsi sebagai pelan tindakan
dalam melaksanakan sesuatu akti5iti
#%$1$+ #M$K
7/24/2019 FMGPM1
17/37
17
Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang
perlu diambil
Mengelakkan daripada berlakunya ke.uaian lupa
kesilapan dll
Menjadi asas kepada kawalan keselamatan terutamaakti5iti teknikal
#ebagai alat pengawasan yang mudah dirujuk dalam
menentukan tahap pen.apaian kerja mengesan kelewatan
dll
$lat semakan terhadap perkara-perkara penting yang perlu
diberi perhatian sebelum diteliti atau diluluskan
#ebagai alat kawalan dan penyelarasan kerja
Mewujudkan disiplin dalam menjalankan tugas
KP%+%*$% #%$1$+ #M$K
7/24/2019 FMGPM1
18/37
18
"angkamaa atau lain#lainpengukuran pretai yang telah
ditetapkan bagi menyiapkan euatukerja!-a b$leh menjadi panduan
kepada pekerja upaya tahap pretai
yang diharapkan dapat di(apaiepenuhnya!
%1M$ K1J$
7/24/2019 FMGPM1
19/37
19
.ontoh%orma Kerja 2agi ugas-ugas 4ang
ijalankan leh Kerani Perkhidmatan
2il0/ Jenis Kerja Masa 4angiambil/Jumlah nit4ang 2oleh
ijalankan lm0#eminggu
1! 'enguru perlantikan 115 minit 17 unit
2! 'enguru pengeahan dalam jawatan 151 minit 13 unit
7/24/2019 FMGPM1
20/37
20
Format bagi mengingati danmeran.ang akti5iti utama yang
perlu dilaksankan pada hariberkenaan
2oleh disediakan sama adadisebelah petang atau sewaktumula bekerja disebelah pagi
#%$1$+ *$# '$1+$%
7/24/2019 FMGPM1
21/37
21
SENAA! JA"A#ANKUASA $AN% &!AN%%O#A!
Tujuan Supaya pegawai berkenaan mengetahui jawatankuasa-jawatankuasa
dianggotainya
Membolehkan membuat persediaan dan perancangan awal sebelum
hadir ke mesyuarat
Membolehkan pegawai baru yang mengambilalih tugas mengetahui
Jawatankuasa-jawatankuasa yang perlu dianggotaimya
7/24/2019 FMGPM1
22/37
23
7/24/2019 FMGPM1
23/37
KAND-NGAN FAIL ME,AMa,+u&a P!'a.a$
S!na"a$ Tu'a
Ma+a&a Pua Su&!" S!,-+a0
M$$ Pua Su&!" S!,-+a0
5$$ Pua Su&!" S!,-+a0
O*!,$3 Pua Su&!" S!,-+a0
6a"a O"'an$a$ Ja.aan,uaa Indu, PuaSu&!" S!,-+a0
6a"a O"'an$a$ Ja.aan,uaa K!"*a PuaSu&!" S!,-+a0
24
7/24/2019 FMGPM1
24/37
KANDUNGAN /AIL MEJA GPMS!na"a$ Tu'a Ja.aan7 Tan''un'*a.a7 Kuaa
dan Huun'an K!"*a P!'a.a$ d!n'anP!'a.a$4P!'a.a$ La$n
P"-! K!"*a6a"a A+$"an K!"*a
S!na"a$ S!&a,
P!"au"an4P!"au"an P!nad$"anS!na"a$ Undan'4undan' P!,!+$+$n'
S!na"a$ B-"an'
N-"&a K!"*a
25
7/24/2019 FMGPM1
25/37
S!na"a$ Ja.aan,uaa an' D$an''-a$
S!na"a$ Tu'a Ha"$an
26
7/24/2019 FMGPM1
26/37
Senarai Tuga% Guru Perpu%takaan !an Me!iaB!"an''un'*a.a ,!#ada P!n'!ua 2 Gu"u B!a"7 P!n-+-n' Kanan Tad$" danKu"$,u+u& da+a& &!"an%an'7 &!n!+a"a7 &!+a,ana dan &!n'a&$+ $nda,anuu+an ,! aa #!",a"a4#!",a"a !"$,u:
M!"an%an' dan &!n'a*a" &aa #!+a*a"an ana"a 0$n''a 8.a,u !&$n''u
M!"an%an' dan &!+a,ana,an Daa" dan P"-'"a& Ta0unanPua Su&!" S!,-+a0 !"a&a4a&a P!n'!ua 2 Gu"u B!a"7
,a,$an'an Pua Su&!" S!,-+a07 'u"u dan &u"$d4&u"$d M!"an%an' dan &!n'u"u !+an*a.an a0unan Pua Su&!"
S!,-+a0 !"a&a AJK Ku"$,u+u& S!,-+a0 M!"an%an' #!&!"-+!0an dan #!&$naan ,-+!,$ an'
,-"!0!n$37 !$&an'7 dan ,!&a,$n$ M!"an%an' dan &!+a,ana,an P"-'"a& K!&a0$"an Ma,+u&a
dan P!",0$d&aan Pua Su&!" S!,-+a0 an' da#a&!n-,-n' #!+a,anaan #!n'a*a"an dan #!&!+a*a"an
M!"an%an' dan &!n'u"u #"-'"a& #!&a%aan (P"-'"a&NILAM) dan #!&udaaan $+&u
27
7/24/2019 FMGPM1
27/37
M!"an%an'7 &!+a,ana7 &!n!+a"a #"-'"a&
#!&an'unan a3 dan #"-'"a& +a$0an da+a&an!"0uun' d!n'an Pua Su&!" S!,-+a0
M!"an%an' dan &!n'u"u #"-'"a& #"-&-$ PuaSu&!" S!,-+a0
B!,!"*aa&a d!n'an 'u"u4'u"u da+a& #!+a,anaan
#!n'a*a"an dan #!&!+a*a"an !"aa,an u&!" B!"0uun' dan !,!"*aa&a d!n'an Ba0a'$an
T!,n-+-'$ P!nd$d$,an N!'!"$ 2 PKG 2 P!"#ua,aanA.a& unu, &!n$n',a,an #!",0$d&aan dan P"-'"a&Pua Su&!" S!,-+a0
M!n!+$a dan &!n'u"u a0an4a0an Pua Su&!" S!,-+a0
28
7/24/2019 FMGPM1
28/37
M!n!d$a dan &!n'!da" &$n$ &!ua"a JK Indu, 2
K!"*a Pua Su&!" S!,-+a0 M!&anau dan &!n'a.a+ !+$a #!+a,anaan #"-'"a&
Pua Su&!" S!,-+a0 M!+a,ana,an u'a !&a,an -, dan $n;!n-"$
#!"a+aan Pua Su&!" S!,-+a0 M!"-&-$ dan &!n*ad$ a0+$ P!"auan
P!"#ua,aan 2 Pua Su&!" S!,-+a0 N!'!"$ M!n*a+an,an #!n!+$d$,an 2 ,a*$an $nda,an !"0uun'
d!n'an #!",0$d&aan Pua Su&!" S!,-+a0 M!n!d$a,an +a#-"an !"a ana+$$ #!+a,anaan
#!&an'unan7 #!n'u"uan7 #"-'"a& dan a,$;$$ !"a,!.an'an Pua Su&!" S!,-+a0
M!n'0ana" daa dan +a#-"an #!+a,anaan P"-'"a&Pua Su&!" S!,-+a0 ,0ana La#-"an Pua Su&!"S!,-+a0 dan NILAM ,!#ada BTP &!+a+u$ PKG dan BTPN#ada u+an A#"$+ dan O,-!" !$a# a0un
29
7/24/2019 FMGPM1
29/37
TUGASAN KUMPULANKUMPULAN SATUMa,+u&a P!'a.a$
S!na"a$ Tu'a
Ma+a&a Pua Su&!" S!,-+a0
M$$ Pua Su&!" S!,-+a0
5$$ Pua Su&!" S!,-+a0
O*!,$3 Pua Su&!" S!,-+a0
6a"a O"'an$a$ Ja.aan,uaa Indu, Pua Su&!" S!,-+a06a"a O"'an$a$ Ja.aan,uaa K!"*a Pua Su&!" S!,-+a0
30
7/24/2019 FMGPM1
30/37
TUGASAN KUMPULANKUMPULAN DUA
M!"an%an' dan &!n'a*a" &aa #!+a*a"an ana"a 0$n''a8 .a,u !&$n''u
M!"an%an' dan &!+a,ana,an Daa" dan P"-'"a&Ta0unan Pua Su&!" S!,-+a0 !"a&a4a&a P!n'!ua 2Gu"u B!a"7 ,a,$an'an Pua Su&!" S!,-+a07 'u"u dan&u"$d4&u"$d
M!"an%an' dan &!n'u"u !+an*a.an a0unan Pua
Su&!" S!,-+a0 !"a&a AJK Ku"$,u+u& S!,-+a0
31
7/24/2019 FMGPM1
31/37
TUGASAN KUMPULANKUMPULAN TIGA
M!"an%an' #!&!"-+!0an dan #!&$naan ,-+!,$ an',-"!0!n$37 !$&an'7 dan ,!&a,$n$
M!"an%an' dan &!+a,ana,an P"-'"a& K!&a0$"anMa,+u&a dan P!",0$d&aan Pua Su&!" S!,-+a0 an'da#a &!n-,-n' #!+a,anaan #!n'a*a"an dan#!&!+a*a"an
32
7/24/2019 FMGPM1
32/37
TUGASAN KUMPULANKUMPULAN EMPATM!"an%an' dan &!n'u"u #"-'"a& #!&a%aan (P"-'"a&
NILAM) dan #!&udaaan $+&u
M!"an%an'7 &!+a,ana7 &!n!+a"a #"-'"a& #!&an'unan a3dan #"-'"a& +a$0an da+a&an !"0uun' d!n'an Pua Su&!"S!,-+a0
33
7/24/2019 FMGPM1
33/37
TUGASAN KUMPULANKUMPULAN LIMA
M!"an%an' dan &!n'u"u #"-'"a& #"-&-$ PuaSu&!" S!,-+a0
B!,!"*aa&a d!n'an 'u"u4'u"u da+a& #!+a,anaan#!n'a*a"an dan #!&!+a*a"an !"aa,an u&!"
34
7/24/2019 FMGPM1
34/37
TUGASAN KUMPULANKUMPULAN ENAM
B!"0uun' dan !,!"*aa&a d!n'an Ba0a'$anT!,n-+-'$ P!nd$d$,an N!'!"$ 2 PKG 2 P!"#ua,aan
A.a& unu, &!n$n',a,an #!",0$d&aan dan P"-'"a&Pua Su&!" S!,-+a0
M!n!+$a dan &!n'u"u a0an4a0an Pua Su&!" S!,-+a0
M!n!d$a dan &!n'!da" &$n$ &!ua"a JK Indu, 2K!"*a Pua Su&!" S!,-+a0
35
7/24/2019 FMGPM1
35/37
TUGASAN KUMPULANKUMPULAN TUJUHM!&anau dan &!n'a.a+ !+$a #!+a,anaan
#"-'"a& Pua Su&!" S!,-+a0
M!+a,ana,an u'a !&a,an -, dan$n;!n-"$ #!"a+aan Pua Su&!" S!,-+a0
M!"-&-$ dan &!n*ad$ a0+$ P!"auanP!"#ua,aan 2 Pua Su&!" S!,-+a0 N!'!"$
36
7/24/2019 FMGPM1
36/37
TUGASAN KUMPULANKUMPULAN LAPANM!n*a+an,an #!n!+$d$,an 2 ,a*$an $nda,an
!"0uun' d!n'an #!",0$d&aan Pua Su&!"
S!,-+a0M!n!d$a,an +a#-"an !"a ana+$$ #!+a,anaan
#!&an'unan7 #!n'u"uan7 #"-'"a& dan a,$;$$!"a ,!.an'an Pua Su&!" S!,-+a0
M!n'0ana" daa dan +a#-"an #!+a,anaanP"-'"a& Pua Su&!" S!,-+a0 ,0ana La#-"anPua Su&!" S!,-+a0 dan NILAM ,!#ada BTP&!+a+u$ PKG dan BTPN #ada u+an A#"$+ danO,-!" !$a# a0un
37
7/24/2019 FMGPM1
37/37
Recommended