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Former à la gestion de projet d’archivage/de records management électronique ?
Aurélien Conraux
Bibliothèque nationale de France
BnF-ADM-2011-009527-01
AAF – 4 février 2011
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Un établissement public, avec pour missions Collecter le dépôt légal (livres, revues et Internet français) Devenir une Bibliothèque numérique encyclopédique Être tête du réseau national pour le catalogage et la numérisation, la R&D Coopérer aux projets européens et internationaux
Collections 14 millions de livres et imprimés, 250 000 manuscrits 40 millions d’estampes, photographies, partitions musicales, monnaies et médailles, cartes et plans 1 million de documents audiovisuels et multimédia 12 milliards de fichiers web (dépôt légal de l’Internet français)
1 million de lecteurs par an, 200 000 entrées dans les expositions
Personnel 3 grandes directions, environ 50 départements 2500 agents, plusieurs dizaines de métiers, des centaines d’experts
…dont 1 200 producteurs réguliers de documents administratifs et scientifiques
7 sites, dont 3 hors de Paris
La Bibliothèque nationale de France
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Les données de la BnF
Le “Catalogue”(toute la chaîne de
gestion des collections)
•Acquisitions•Catalogage•Magasins•Conservation•Communication
Ressources humaines
(HRAccess)
Gestion budgétaire et
financière(Sirep@net)
Gestion des temps et activités
(GTA)
Documents techniques•plans•photographies
Documents bureautiques
“Lotus”
Reproductions et commercialisation
Sites Intranet et Internet
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Magasins virtuels (Gallica, Europeana, données audiovisuelles, etc.)
Annuaire LDAP : métadonnées
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Résultats du programme « RM »
541 182173
1073801
111
5674
170
7326
128
14839
1154
25743
3820
55873
5720
70663
6267
83609
6804
96604
16415
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
40000
45000
50000
55000
60000
65000
70000
75000
80000
85000
90000
95000
100000
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
Créations annuelles dans les bases de production documentaire(inclu la migration en novembre de 8000 dossiers d'autorité auteurs)
Documents
Dossiers
Synthèse de la provenance des documents
Documents V44772813%
Imports7147620%
Scanners10663
3%
Courriels4922013%
Documents V6186574
51%
Activité dans les bases de production documentaire (nb de lectures)Statistiques détaillées depuis le 15 mai 2009 (V2)
158950
129408
119250
160878
151093 149957
4943142800 42137
50700
42652 42468 4561351271 49880
126660132134
161131
144138142545143295
130621133166
138007
131948
96957
117767
138640
51330444774634239649398294279240795
317033593738995
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
70000
80000
90000
100000
110000
120000
130000
140000
150000
160000
170000
juin
-09
juil-
09
Aou
t-20
09
sept
-09
oct-
09
nov-
09
déc-
09
janv
-10
févr
-10
mar
s-10
avr-
10
mai
-10
juin
-10
juil-
10
aout
201
0
sept
-10
oct-
10
nov-
10
déc-
10
Documents
Dossiers
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50 % des bons projets échouent ! Une perte de sponsor Des projets concurrents Un objectif sans rapport à l’actualité L’arrêt du projet après le déploiement L’absence d’adhésion des utilisateurs
…tuent un projet sur 2
…ou font perdre 2 années
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Permettre la réussite
Relativiser l’approche « par les normes » Constituer une équipe projet « star »
Développer une stratégie à long terme Appliquer des tactiques d’ajustement (consolider les
points forts, chasser les maillons faibles)
Archiviste
Vétéran des métiers
Juriste
Direction
Informaticien
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Les formations Courtes
AAF, ADBS, SIAF (direction des Archives) Consultants
Longues INP (conservateurs) Ecole des chartes, Masters archivistiques CNAM, Fedisa / Mines, MSIT HEC / Mines
Les retours d’expérience critiques BnF …
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8www.bnf.fr >Professionnels > Formations et journées professionnelles > Formations et visites > Records management électronique et e-archivage pérenne
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Former un chef de projet, c’est rentable ! Par rapport au coût total du projet
Par rapport aux enjeux pour l’organisme
Par rapport aux risques de blocage d’un projet mal piloté