Geschäftsführung Integriertes Management System Managementhandbuch
IMS_Managementhandbuch (Version 1.6) © PEAK‐System Technik GmbH
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Managementhandbuch für
Qualitäts‐ und Umweltmanagement
PEAK‐System Technik GmbH
Freigabe und Registrierung
Mit Herausgabe dieses Handbuches sind die darin beschriebenen Abläufe im Sinne der
Normen DIN EN ISO 9001:2015 DIN EN ISO 14001:2015 in Kraft gesetzt. Die Freigabe bezieht
sich auf das Handbuch und das Managementsystem.
Name Funktion Datum
Verfasser Holger Adamiak QMB / UMB 03.09.2019
Freigabe Alexander Gach GF 03.09.2019
Dieses Exemplar unterliegt dem Änderungsdienst Stand:
September 2019 Dieses Exemplar dient ausschl. zu Informationszwecken
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Vorwort
Mit unserer umfangreichen, kontinuierlich wachsenden Produktpallette durchdringen wir
einen immer größer werdenden Markt. Dabei soll einerseits unser Anspruch an steigende
Qualität durch Vorbeugungs‐ und Verbesserungsmaßnahmen zunehmen und andererseits
die Belastung unserer Umwelt weitestgehend vermieden werden. Dazu sollen die Normen
DIN EN ISO 9001 sowie DIN EN ISO 14001 die Grundlage bilden.
Das integrierte Managementsystem stellt die Basis und beinhaltet eine ausführliche
Dokumentation über die verschiedenen Management‐, Geschäfts‐ und begleitende
Prozesse. Dieses Handbuch bildet die Essenz als Überblick für unsere Kunden, Lieferanten,
Bewerber und weitere Interessenten. Die konkreten Vorgehensweisen sind in
Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen beschrieben und dienen unseren
Mitarbeitern als Grundlage für ihre Aufgabenerfüllung nach der folgenden Methode:
Unternehmenspolitik Managementziele Umweltziele Beurteilung Risiken und Chancen
Struktur Verantwortung Training Kommunikation
Managementbewertung Kontinuierliche Verbesserung
Aufzeichnungen Auswertungen Wirksamkeitsprüfung Audits
Act Plan
Do Check
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Inhaltsverzeichnis
1 Vorstellung des Unternehmens 5
2 Allgemeines 6
2.1 Erstellung des Handbuches 6
2.2 Geltungsbereich und Anwendungszweck 6
2.3 Verteilung und Änderungsdienst 6
2.4 Handhabung durch die Mitarbeiter 7
2.5 Rechte des Herausgebers 7
2.6 Kompetenzen der Führungskräfte 7
3 Managementprozesse 8
3.1 Verantwortung der Leitung 8
3.1.1 Unternehmenspolitik 8 3.1.2 Unternehmensphilosophie 10 3.1.3 Qualitätsplanung und –ziele 10 3.1.4 Qualitätsbewusstsein der Geschäftsleitung 11 3.1.5 Mittel und Personal für QM‐/UM‐Aufgaben 11 3.1.6 Bewertung des Managementsystems durch die Leitung 11 3.1.7 Qualitätsbewusstsein der Mitarbeiter 11 3.1.8 Aufbauorganisation 12 3.1.9 Ablauforganisation 15 3.1.10 Zuständigkeiten 15
3.2 Managementsystem für Qualität und Umwelt 17
3.2.1 Aufgaben und Befugnisse der/des QMB und UMB 17 3.2.2 Normkonformität 17
3.3 Dokumentenmanagement 18
3.3.1 IMS‐Dokumentation 18 3.3.2 Verantwortung 18 3.3.3 Lenkung und Struktur der IMS‐Dokumentation 18 3.3.4 Aufzeichnungen 19 3.3.5 Weitere qualitätsrelevante Dokumente und Daten 20
3.4 Messung, Analyse und Verbesserung 20
3.4.1 Audits 20 3.4.2 Fehlermanagement (inkl. Reklamationen, Unfälle, Beschwerden (FRUB)) 22 3.4.3 Korrektur‐, Vorbeugungs‐ und Verbesserungsmaßnahmen 23 3.4.4 Metrologische Bestätigung 24
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4 Geschäftsprozesse 25
4.1 Hardware‐ und Softwareentwicklung 25
4.2 Fertigung 26
4.2.1 Interne Fertigung Fehler! Textmarke nicht definiert. 4.2.2 Externe Fertigung Fehler! Textmarke nicht definiert.
4.3 Design & Dokumentation 26
4.3.1 Produktdokumentation 26 4.3.2 Produktinformation 26 4.3.3 Web‐Entwicklung 26 4.3.4 Werbemaßnahmen 26
4.4 Vertrieb und Support 27
4.4.1 Vertrieb 27 4.4.2 Support 27
5 Begleitende Prozesse 28
5.1 Personal 28
5.1.1 Qualifikation der Mitarbeiter 28 5.1.2 Aus‐ und Weiterbildung 28 5.1.3 Unternehmenskommunikation 28 5.1.4 Einführung neuer Mitarbeiter 29
5.2 Kundenzufriedenheit 29
5.3 Beschaffung 29
5.3.1 Beschaffung von Materialien 29 5.3.2 Auswahl externer Anbieter / Lieferanten 30 5.3.3 Beschaffungsprozess 30
5.4 Infrastruktur 30
5.4.1 Lagerung 30 5.4.2 Pflege und Wartung 31 5.4.3 Verwaltung 31
6 Abkürzungen und Begriffe 32
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1 Vorstellung des Unternehmens
PEAK‐System Technik GmbH ist ein Unternehmen der PEAK‐Holding Unternehmensgruppe
mit Ausrichtung auf Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von Hardware und Software für
Anwendungen im Bereich der automobilen und industriellen Kommunikation mit
Schwerpunkt auf dem Feldbus CAN.
Weitere Informationen siehe PEAK‐System Firmenportrait.
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2 Allgemeines
2.1 Erstellung des Handbuches
Bei der Erstellung dieses Handbuches wurden die Normen DIN EN ISO 9001 und DIN EN ISO
14001 zugrunde gelegt.
Das Handbuch gliedert sich in einen allgemeinen Teil sowie in die Darstellung der
Management‐, Geschäfts‐ und begleitenden Prozesse.
2.2 Geltungsbereich und Anwendungszweck
Das Managementsystem ist für das Unternehmen PEAK‐System Technik GmbH gültig. Es
unterstützt die Erfüllung der Anforderungen der Kunden bei der Entwicklung und Erbringung
der Leistungen auf Basis der Vorgaben durch Kunden oder aus eigenen Quellen.
Das Managementhandbuch (MH) dient den Führungskräften und Mitarbeitern / Mitarbeiterinnen: zur Information über die Unternehmenspolitik der Geschäftsleitung
zur transparenten Darstellung der Prozesse und Abläufe
als Grundlage für Audits
zur Schulung von Mitarbeitern und Führungskräften
zur Darstellung des Managementsystems (MS) nach außen
Das MH ist auf der Homepage des Unternehmens (www.peak‐system.com) in der jeweils
aktuellen Version zur Einsicht abgelegt.
2.3 Verteilung und Änderungsdienst
Das vorliegende Handbuch wird von der/dem Qualitäts‐ und Umweltmanagement‐
beauftragten gepflegt und wenn nötig, den Erfordernissen angepasst.
Das MH, die Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen sowie sonstige IMS‐
Dokumente, Vorlagen, etc. liegen immer in aktuell vor. Alle Mitarbeiter und Führungskräfte
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haben darauf elektronischen Zugriff. Die/der QMB ist zuständig für den Umtausch‐ und
Änderungsdienst.
2.4 Handhabung durch die Mitarbeiter
Der Zugriff auf die Dokumentation erfolgt weitgehend elektronisch. Sofern in
Ausnahmefällen Papierexemplare vorhanden sind, müssen die Mitarbeiter geänderte Kapitel
im MH und in Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen ersetzen, wenn die Inhalte
veraltet sind. Die Mitarbeiter sind angehalten, alle in diesem MH dargestellten
qualitätssichernden und umweltrelevanten Maßnahmen gemäß ihrer Aufgabenbeschreibung
konsequent anzuwenden und umzusetzen.
2.5 Rechte des Herausgebers
PEAK‐System Technik GmbH als Herausgeber des vorliegenden Handbuches behält sich alle
Rechte vor. Der Inhalt ist vertraulich zu behandeln.
Ohne schriftliche Genehmigung der Geschäftsleitung oder des QMB/UMB ist es nicht
gestattet, dieses Handbuch oder Teile daraus mit Hilfe irgendeines Verfahrens zu kopieren,
zu vervielfältigen oder in ein editierbares Format zu übertragen.
2.6 Kompetenzen der Führungskräfte
Der Geschäftsführung und den Führungskräften obliegen die disziplinarische und fachliche
Verantwortung, sowie die Zeichnungsberechtigung für Geschäfte und Rechtshandlungen in
ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich.
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3 Managementprozesse
3.1 Verantwortung der Leitung
3.1.1 Unternehmenspolitik
Die PEAK‐System Technik GmbH ist ein international agierendes Unternehmen im Bereich
der automobilen und industriellen Kommunikation.
Unsere Geschäftsführung trägt die besondere Verantwortung für die Realisierung der
Unternehmenspolitik. Die Unternehmenspolitik hat den Erwartungen der Kunden und
Mitarbeiter, den rechtlichen Verpflichtungen, Anforderungen von Lieferanten und Partnern,
dem gesellschaftlichen Umfeld und den Anforderungen der PEAK‐Holding zu entsprechen.
Qualität, Arbeitsschutz, Datensicherheit, Umweltschutz und technischer Fortschritt sind
entscheidende Bestandteile unserer Unternehmenspolitik. Im Einklang mit der
Verantwortung gegenüber Menschen und Umwelt sind sie Grundlage für dauerhaft
profitables Wachstum und den Ausbau unserer führenden Marktposition. Die
Geschäftsführung und unsere Mitarbeiter verpflichten sich die Unternehmenspolitik
unternehmensweit verbindlich anzuwenden.
Um die Chancen und Risiken zu bewältigen, die sich aus dem täglichen Handeln ergeben, ist
die Integration und kontinuierliche Verbesserung des Managementsystems ein Ziel der
PEAK‐System Technik GmbH.
3.1.1.1 Rechtssicherheit
Zum Selbstverständnis unserer Geschäftsleitung, der Mitarbeiter und auch der Kunden
gehört respektvoller und verantwortungsbewusster Umgang, nicht nur mit der Umwelt,
sondern mit jedem Menschen. Die Achtung der Menschenrechte und gerechte
Arbeitsbedingungen sind selbstverständlich für PEAK‐System Technik. Wir verpflichten uns
alles, was den Mitarbeitern, dem Unternehmen, der Sicherheit Dritter oder der Umwelt
schadet, zu unterlassen. Wir treten für die Beachtung der Gesetze und Umweltbelange ein.
Unsere Verpflichtung ist es, jede Art von Verschwendung unternehmensweit nachhaltig zu
vermeiden.
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3.1.1.2 Personalpolitik
Die Mitarbeiter von PEAK‐System Technik sind durch ihre Qualifikation und ihren
Einsatzwillen in der Lage, eigenverantwortlich für ein einwandfreies Arbeitsergebnis zu
garantieren. Unsere Personalpolitik ist für das Erreichen der unternehmerischen Ziele von
herausragender Bedeutung. Durch regelmäßige Schulungen erweitern wir das Know‐How
unserer Mitarbeiter und damit unsere Möglichkeiten, die Anforderungen unserer Kunden
mit den neusten Standards und Technologien umzusetzen.
Wir fördern das Verantwortungsbewusstsein aller Mitarbeiter in Bezug auf Qualität,
Datensicherheit und Umweltschutz in ihrem Arbeitsumfeld. So ist es uns möglich, durch
unsere gemeinsame Arbeit den Unternehmenserfolg langfristig sicher zu stellen
Für die Wertschätzung in der Öffentlichkeit sowie die Identifikation unserer Mitarbeiter mit
unserem Unternehmen engagieren wir uns in Zusammenarbeit mit der PEAK‐Holding für
soziale Projekte.
3.1.1.3 Kontinuierliche Verbesserung
Unsere Abläufe werden als Geschäftsprozesse und Projekte geführt und über
Zielvereinbarungen überwacht und geregelt. Die Anforderungen unseres Unternehmens,
unserer Kunden, Lieferanten und Vertriebspartner werden darin umfassend berücksichtigt.
Wir verbessern darüber hinaus unsere Methoden und unser Wissen, um einen dauerhaften
Unternehmenserfolg zu erzielen. Wir sehen es als ständige Herausforderung an,
Bestehendes in Frage zu stellen und durch einen kontinuierlichen Verbesserungskreislauf
zukunftsweisende Ideen und Lösungen zu erarbeiten. Probleme, Abweichungen und
erkannte Fehler sind für uns Chancen zur Innovation, Prozessoptimierung und Verbesserung.
Über Kennzahlen steuern und verbessern wir unsere Leistung und die Wertschätzung
unserer Kunden und Partner.
Komplexe Hardware‐Produkte lassen wir bei Unternehmen aus Deutschland herstellen.
Durch Mess‐ und Prüfverfahren sowie durch Audits stellen wir die Einhaltung unserer
Qualitäts‐ und Umweltvorgaben sicher.
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3.1.2 Unternehmensphilosophie
Wir verhalten uns professionell und verstehen uns als Unternehmer. Unser Ziel ist
eine sichere Zukunft für Mitarbeiter und Unternehmen. Dieses wollen wir durch
stetiges, aber vorsichtiges Wachstum erreichen.
Wir respektieren unsere Mitmenschen. Deswegen stehen sie bei uns an erster
Stelle: als Mitarbeiter, als Kunden und als Lieferanten.
Das was wir machen, machen wir gerne – aus Leidenschaft und Überzeugung. Von
unseren Mitarbeitern erwarten wir die Bereitschaft zu Leistung und
unternehmerischem Denken. Sie sind sowohl gestaltender als auch ausführender
Teil unseres Qualitäts‐ und Umweltmanagementsystems.
Wir verbessern uns ständig durch die offene, partnerschaftliche und
lösungsorientierte Behandlung von Problemen. Dabei legen wir den Schwerpunkt
auf die Fehlererkennung und ‐vermeidung, nicht auf die nachträgliche
Fehlerkorrektur.
Uns übertragene Aufgaben erledigen wir verantwortungsvoll und in kürzester Zeit.
Dabei achten wir darauf, keine falschen Erwartungen zu wecken und das zu halten,
was wir versprechen.
Qualität ist der Schlüssel für unseren Erfolg. Unsere Kunden erhalten die bestellten
Artikel termingerecht, kostengünstig und mit den definierten technischen
Eigenschaften.
Der schonende Umgang mit Ressourcen ist für uns ein besonderes
Qualitätsmerkmal, das wir über die gesetzlichen Verpflichtungen hinaus
vorausschauend wahrnehmen.
3.1.3 Qualitätsplanung und –ziele
Basis für kontinuierliche Verbesserungsprozesse im Unternehmen sind die Definition und
Umsetzung von Qualitäts‐, Umwelt und weiteren Managementzielen, die im Rahmen der
jährlichen Geschäfts‐ und Qualitätsplanung definiert werden. Zur Erfüllung der
Managementziele tragen alle Mitarbeiter bei. Grundlage für neue Qualitäts‐ und andere
Managementziele sind gleichrangig die allgemeine Geschäftsplanung, die
Managementbewertung, interne Audits sowie die Umsetzung der Unternehmenspolitik.
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3.1.4 Qualitätsbewusstsein der Geschäftsleitung
Die Umsetzung der Unternehmenspolitik geschieht durch das Vorleben der Führungskräfte.
Die Geschäftsleitung sowie jede Führungskraft im Unternehmen sind verpflichtet, das
tägliche Handeln nach der dargelegten Unternehmenspolitik auszurichten.
3.1.5 Mittel und Personal für QM‐/UM‐Aufgaben
Für die Durchführung von Qualitätsmanagement‐, Sicherheits‐ und Umweltaufgaben, die
Realisierung von kontinuierlichen Verbesserungsprozessen sowie interner Audits werden die
benötigten Mittel und das Personal ebenso bereitgestellt, wie Schulungen für die
beauftragten Mitarbeiter geplant und durchgeführt werden.
Die Umsetzung der Unternehmenspolitik sowie alle damit verbundenen qualitäts‐sichernden
Maßnahmen sind Aufgabe eines jeden Mitarbeiters.
3.1.6 Bewertung des Managementsystems durch die Leitung
Die Leitung verpflichtet sich, den Zustand und die Wirksamkeit des MS mindestens einmal
jährlich zu bewerten. Die Bewertung erfolgt durch ein Review, welches die Geschäftsleitung
mit den einzelnen Funktionsbereichen durchführt. Bewertungsgrundlagen sind der
Umsetzungsgrad der Managementziele, Auditberichte, betriebswirtschaftliche Statistiken,
Auswirkungen des Managementsystems, durchgeführte Maßnahmen und deren
Wirkungsgrad. Die Geschäftsleitung leitet daraus Entscheidungen zur Aufrechterhaltung und
zur Verbesserung des MS ab.
Die Wirksamkeit des MS wird durch regelmäßige Audits kontinuierlich überwacht, angepasst
und verbessert.
3.1.7 Qualitätsbewusstsein der Mitarbeiter
Die Verantwortung obliegt grundsätzlich demjenigen, der für die Durchführung einer
Aufgabe zuständig ist, ebenso die Sicherstellung der Übereinstimmung der Arbeitsergebnisse
mit den vereinbarten Anforderungen. Die Führungskräfte sind dafür verantwortlich, dass die
Mitarbeiter über eine entsprechende Qualifikation sowie Mittel und Werkzeuge zur
Aufgabenerfüllung unter Gewährleistung der größtmöglichen Sicherheit, ebenso am eigenen
Arbeitsplatz als auch im Umfeld, verfügen.
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3.1.8 Aufbauorganisation
Qualifikationen, Aufgabengebiete, Befugnisse und Zuständigkeiten sind von allen
Mitarbeitern in Stellenbeschreibungen, in der aktuellen Aufbauorganisation und in der
Tabelle der Zuständigkeiten erfasst.
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Dokumentation SW‐Entwicklung Fertigung / Ausbildung
Fertigung intern
Vertrieb / Verwaltung
Software‐ Entwicklung
Hardware‐
Entwicklung Dokumentation / Presse
Web‐Entwicklung Support /
technischer Vertrieb
Personalverwaltung Lohnbuchhaltung
Buchhaltung E
Controlling Buchhaltung Finanzwesen
E
HW‐Entwicklung
Stabsfunktionen Siehe 2. Seite
Geschäftsleitung
Verwaltung /
kaufmännischer Vertrieb
Ausbildung SW‐Entwicklung
Vertrieb / Verwaltung
Export & Zollabwicklung
SW‐Entwicklung
E
IT‐Infrastruktur
EE Externer Dienstleister
Support /
SW‐Entwicklung
Design / Presse
Projektkoordination
HW‐Entwicklung
Fertigung
Support /
technischer Vertrieb
Werkstatt /
technischer Vertrieb
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Stabsfunktionen
1
2
3
4
QMB / UMB
QMB / UMB (Stellvertretung)
Sicherheitsbeauftragter
Brandschutzhelfer
5
6
Ersthelfer (3. Stock)
Ersthelfer (Erdgeschoss)
7 Arbeitsschutz / Sicherheit
8 Betriebsarzt
E Externer Dienstleister
E
E
9 Datenschutzbeauftragter E
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3.1.9 Ablauforganisation
Die Management‐, Geschäfts‐ und begleitenden Prozesse haben eine gegenseitige
Wechselwirkung.
Management‐Prozesse
01
Verantwortung der Leitung
Geschäftsführung Unternehmenspolitik, Managementziele, ‐
bewertung, Risikobeurteilung
Compliance
02 IMS
Qualität, Sicherheit, Umwelt
03
IMS‐Dokumentation, Information,
Kommunikation Lenkung
Normen und Gesetze Vorlagen
04
Messung, Analyse, Verbesserung Korrektur‐ und
Vorbeugungsmaßnahmen Fehler, Reklamationen Unfälle, Beschwerden
Audits
Geschäfts‐Prozesse
05
Hardware‐ Entwicklung
06
Software‐ Entwicklung
07
Fertigung
08
Design & Dokumentation
09
Vertrieb und Support
Begleitende Prozesse
10
Personal Stellenbeschreibungen
Unterweisungen Schulung und Weiterbildung
11
Kundenbetreuung Kundenzufriedenheit
12
Beschaffung Lieferantenbewertung
13
Infrastruktur Verwaltung
Lager Wartung und Pflege
KFZ
3.1.10 Zuständigkeiten
PEAK‐System Technik (01)
GF
(02)
QMB/UMB
(05)
HWE(06)
SWE (07)
FE (08)
DD (09)
VS (13)
VW
Verantwortung der Leitung
Festlegen der Unternehmenspolitik V I I I I I I I
Umsetzung der Managementziele V M M M M M M M
Bewertung des IMS‐Systems V M M M M M M M
Durchführung der Qualitätsplanung V M
Bereitstellung von Ressourcen für das Managementsystem V I
Befugnisse des QMB, UMB, SB, BA festlegen V
Qualitätsmanagementsystem
Verantwortung für IMS, Arbeitssicherheit, Umwelt V M M M M
Aufgaben zur Qualitätsverbesserung V M M M M M M M
Einhaltung der Normkonformität V M
Dokumentenmanagement
Lenkung, Gliederung und Registrierung der IMS‐Dokumentation I V I I I I I I
Erstellung und Pflege qualitätsrelevanter Daten und Dokumente I V I I I I I I
Erstellung und Pflege von Aufzeichnungen M V M M M M M M
Messung, Analyse, Verbesserungen
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PEAK‐System Technik (01)
GF
(02)
QMB/UMB
(05)
HWE(06)
SWE (07)
FE (08)
DD (09)
VS (13)
VW
Planung, Durchführung und Dokumentation von Audits M V i i I I I I
Fehlermanagement (FRUB) M V M M M M M M
Korrektur‐ und Vorbeugungsmaßnahmen M V M M M M M M
Behandlung von Kundenwünschen und Reklamation M V M M M M M M
Durchführung und Dokumentation von Prüfungen M V M M M
Geschäftsprozesse
Hardwareentwicklung M I V M M M I
Softwareentwicklung M I M V M M I
Fertigung M I M M V M I M
Design & Dokumentation M I M M M V I
Vertrieb & Support M I M M M M V M
Verwaltung & Auftragsabwicklung I I I I M M M V
Personal
Qualifikation der Mitarbeiter V I I I I I I I
Aus‐ und Weiterbildung V I I I I I I I
Kundenbetreuung
Behandlung von Kundenwünschen und –Reklamationen V M M M M M M M
Prüfung der Kundenzufriedenheit M V I I I I M I
Beschaffung
Auswahl und Bewertung der Unterauftragnehmer / Lieferanten V M M M M I I I
Durchführung der Beschaffung V M M M M M M
Logistik
Handhabung und Lagerung V M I I M I M
Pflege und Wartung V M M I M
Verwaltung M M M M M M M V
V = Verantwortung M = Mitwirkung I = Information
Abkürzung der zuständigen Abteilung/ Verantwortlichen:
GF Geschäftsführung QMB/UMB Qualitäts‐/Umweltmanagementbeauftragte(r) HWE Hardwareentwicklung SWE Softwareentwicklung FE Fertigung DD Design & Dokumentation VS Vertrieb & Support VW Verwaltung & Auftragsabwicklung
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3.2 Managementsystem für Qualität und Umwelt
Das Managementsystem des Unternehmens PEAK‐System Technik GmbH entspricht den
Normen DIN EN ISO 9001 und DIN EN ISO 14001. Auf dieser Basis wird permanent
Verbesserungspotential ermittelt und durch geeignete Maßnahmen umgesetzt. Die
Verantwortung wurde an die/den QMB/UMB übertragen.
3.2.1 Aufgaben und Befugnisse der/des QMB und UMB
Die/der QMB/UMB wird die Verantwortung der nachfolgend beschriebenen Aufgaben im
Zusammenhang mit dem Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 und
Umweltmanagementsystem nach DIN EN ISO 14001 übertragen. Sie/er erhält mit der
Ernennung die notwendigen Kompetenzen und ist befugt, zur Durchführung der genannten
Aufgaben interne und externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen. In Zweifelsfällen oder
bei wichtigen Entscheidungen hält sie/er Rücksprache mit der Geschäftsführung.
Die/der QMB/UMB die folgenden Aufgaben durch:
Pflege und Anpassung der IMS‐Dokumentation (Handbuch, Prozessbeschreibungen,
Arbeitsanweisungen, relevante Dokumente und Vorlagen)
Überwachung und Auswertung qualitäts‐ bzw. umweltrelevanter Daten und
Informationen (z.B. Schulungsmaßnahmen)
Koordination qualitäts‐ bzw. umweltrelevanter Aufgaben
Einweisung neuer Mitarbeiter in das integrierte Managementsystems
Sammlung und Aufbereitung von Vorschlägen zur Verbesserung des
Managementsystems sowie Fehler‐ und Reklamationsprotokollen
Durchführung von Maßnahmen zur Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des
Managementsystems (z.B. durch interne Audits, Gespräche mit den Mitarbeitern
über die praxisorientierte Handhabung der Dokumentation etc.)
Berichten an die oberste Leitung über die Wirksamkeit des IMS
3.2.2 Normkonformität
Das Managementsystem von PEAK‐System Technik GmbH entspricht den Normen
DIN EN ISO 9001:2015 und DIN EN ISO 14001:2015.
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3.3 Dokumentenmanagement
(s. Prozessbeschreibung „Lenkung der Daten und Dokumente“)
3.3.1 IMS‐Dokumentation
Die Erstellung, Prüfung, Einführung, Pflege und Lenkung der IMS‐Dokumentation sowie
qualitäts‐relevanter Daten und Dokumente sind in einer Prozessbeschreibung
festgeschrieben. Ziel ist es, die Form und den Aufbau der IMS‐Dokumentation einheitlich zu
gestalten, um den Mitarbeitern eine übersichtliche Grundlage zur Aufgabenerfüllung zu
liefern.
Die IMS‐Dokumentation ist eine wichtige Grundlage für die Übereinstimmung des
Ergebnisses von ausgeführten Tätigkeiten mit den geplanten Vorhaben bzw.
Zielvorstellungen. Sie dient vorrangig zur Gewährleistung zufriedenstellender Qualität sowie
als Basis für die Wirtschaftlichkeit der Prozesse, die stets optimiert werden müssen.
Themen, welche dem Umweltschutz dienen, sind integriert und werden gleichrangig
behandelt.
3.3.2 Verantwortung
Die Verantwortung für die Inhalte der Dokumente und Daten liegt bei der/dem Qualitäts‐
/Umweltmanagementbeauftragten. Die Freigabe wird von der Geschäftsführung oder dem
für den Bereich verantwortlichen Führungspersonal erteilt.
3.3.3 Lenkung und Struktur der IMS‐Dokumentation
Die IMS‐Dokumentation von PEAK‐System Technik GmbH gliedert sich in:
Managementhandbuch
Prozessbeschreibungen
Arbeitsanweisungen
Aufzeichnungen
interne und externe Dokumente
Vorlagen
Betriebsrichtlinien
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Die IMS‐Dokumentation ist mit einer einheitlichen Nomenklatur versehen und in allen
Bereichen elektronisch im Zugriff.
3.3.4 Aufzeichnungen
Aufzeichnungen dienen als Nachweis der geforderten Qualität der Geschäftsprozesse und
der Wirksamkeit des IMS. Sie sind die Grundlage für Korrektur‐/ Vorbeugungsmaßnahmen
und kontinuierliche Verbesserungsprozesse im Unternehmen.
Die Verantwortung liegt beim jeweiligen Mitarbeiter, der die Aufzeichnung nach den
dokumentierten Vorgaben erstellt und ablegt.
Aufzeichnungen beinhalten qualitätsbezogene und aufgabenspezifische Dokumente mit
qualitätsrelevanten Ergebnissen. Aufzeichnungen sind bei PEAK‐System Technik GmbH u. a.
Dokumente
aus Bereichen des Qualitäts‐/Umweltmanagements (z.B. Auditbericht, Maßnahmen)
aus der Auftragsplanung (z.B. Protokolle, Projektspezifikationen, Pläne, Skizzen)
aus Geschäfts‐ und Verwaltungsprozessen (z.B. Angebote, Verträge)
MH für Kunden
und Mitarbeiter
Prozessbeschreibungenbereichsübergreifende
Richtlinien
Arbeitsanweisungenbereichs‐ und arbeitsplatzbezogen
Q‐relevante Daten, Dokumente und Vorlagen
Darstellung nach außen
variabel
Durchführungs‐ Bestimmungen
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Aufzeichnungen werden kontinuierlich aktualisiert und in den einzelnen Bereichen
gekennzeichnet, gesammelt, registriert und aufbewahrt. Die Aufbewahrungsdauer ist
entweder gesetzlich geregelt oder vom Unternehmen festgelegt und dokumentiert.
3.3.5 Weitere qualitätsrelevante Dokumente und Daten
Die systemunterstützte Lenkung von Daten und Dokumenten erfolgt auf Basis der aktuellen
Versionen der im Einsatz befindlichen Programme und Anwendungen.
Zur Abwicklung der Geschäftsprozesse wird in der Regel das IT‐System mit entsprechender
Anwendungssoftware eingesetzt. Die in diesem Zusammenhang verwendeten Dokumente
und Vorlagen sind registriert und werden durch die/den QMB/UMB gepflegt und bei Bedarf
aktualisiert.
3.4 Messung, Analyse und Verbesserung
(siehe Prozessbeschreibungen „internes Audit“, „Korrekturmaßnamen“, „Lenkung von
Fehlern, Reklamationen, Unfällen, Beschwerden“)
3.4.1 Audits
Durch regelmäßige Audits wird die Wirksamkeit des dokumentierten Managementsystems
systematisch überwacht. Folgende Ziele werden dabei verfolgt:
Sicherstellung der Einhaltung von Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen
Überprüfung der Wirksamkeit des MS im Hinblick auf die Erreichung der
Managementziele
Erkennung und Beseitigung von Fehlerquellen im MS
Kontinuierliche Verbesserung des Managementsystems
3.4.1.1 Verantwortung
Die Verantwortung für die Planung und Terminierung von internen Audits trägt die
Geschäftsführung in Abstimmung mit der/dem QMB/UMB. Diese dienen dazu, die
Wirksamkeit der beschriebenen IMS‐Maßnahmen sowie der Managementziele zu
beurteilen.
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3.4.1.2 Auditor(en)
Interne Audits werden von Mitarbeitern durchgeführt, die nicht selbst mit der
Wahrnehmung der zu beurteilenden Aufgabe betraut sind oder durch die/den QMB/UMB
(außer in seiner eigenen Funktion) oder durch externe Berater. Die Qualifikation der
Auditoren ist durch Erfahrung im Qualitäts‐ bzw. Umweltmanagement und/oder die
Vermittlung entsprechender Kenntnisse und Fähigkeiten (Auditorenschulung) für diese
Auditaufgaben sichergestellt.
3.4.1.3 Planung, Durchführung und Dokumentation von Audits
Die Häufigkeit und Schwerpunkte für interne Audits werden durch die Bedeutung und
Funktion der Prozesse und Produkte und der Wichtigkeit der Tätigkeiten und Verfahren
festgelegt. In den internen Audits werden qualitätsrelevante Tätigkeiten und
umweltrelevante Aspekte überprüft.
Die Planung sieht vor, dass alle Bereiche zumindest einmal pro Jahr beurteilt werden. Das
entsprechende Auditprogramm wird durch die Geschäftsführung genehmigt.
Die Auditvorhaben werden schriftlich bekannt gegeben. Die Befragung findet in Form von
Interviews basierend auf der IMS‐Dokumentation, den Ergebnissen vorangegangener Audits,
Korrekturmaßnahmen, internen Beanstandungen und Kundenreklamationen statt.
Es wird ein Auditbericht erstellt, der festgestellte Abweichungen, Maßnahmen zur Behebung
sowie den Zeitraum zur Korrektur beinhaltet. Auditberichte sind Aufzeichnungen bezüglich
Qualität und Umwelt. Die Geschäftsführung wird regelmäßig durch die/den QMB/UMB über
die Ergebnisse der Audits in verdichteter Form informiert.
3.4.1.4 Behandlung von Abweichungen
Bei Abweichungen wird ein entsprechender Abweichungsbericht erstellt und dem
betroffenen Bereich bzw. der Funktion zur Kenntnis und zur Bearbeitung gegeben. In diesem
Bericht werden von den Auditoren Maßnahmen zur Behebung der Abweichungen
vorgeschlagen, abgestimmt und festgelegt.
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3.4.2 Fehlermanagement (inkl. Reklamationen, Unfälle, Beschwerden (FRUB))
Durch eine gezielte Fehlererfassung und Ursachenforschung soll vermieden werden, dass
mangelhafte Leistungen wiederholt bzw. Leistungen mehrfach oder auf unterschiedliche Art
und Weise erbracht werden. Außerdem sollen fehlerhafte Produkte nicht ausgeliefert oder
weiterverarbeitet werden.
Die Führungskräfte sind dafür verantwortlich, dass erkannte Fehler schriftlich erfasst und
entsprechende Sofortmaßnahmen zur Beseitigung eingeleitet werden. Jeder Mitarbeiter ist
grundsätzlich dafür verantwortlich, dass erkannte Fehler den verantwortlichen Personen
gemeldet werden.
Art und Auswirkung der Fehler werden schriftlich aufgenommen und an die zuständigen
bzw. verantwortlichen Personen weitergeleitet. Die zuständigen Stellen dokumentieren bzw.
klassifizieren den Fehler auf einem entsprechenden Formblatt und leiten entsprechende
Sofortmaßnahmen zur Behebung des Fehlers ein. Je nach Schwere des Fehlers sind die/der
QMB/UMB bzw. die Geschäftsführung zu informieren. Die Beseitigung des Fehlers und der
Ursache sind ebenfalls zu dokumentieren und auf Wirksamkeit durch die/den QMB/UMB
bzw. Verantwortlichen zu überprüfen.
Fehlerhafte Produkte und Dienstleistungen können im Unternehmen u.a. in folgenden
Bereichen auftreten:
Ausführungsfehler in Projekten
Ausführungsfehler durch die Organisation
Ausführungsfehler bei der Sicherheit
Lieferfehler (u. a. Materialfehler)
Reklamationen der Kunden
Beeinträchtigungen bzw. Belastungen der Umwelt
Beschwerden von Institutionen, Unternehmen, Privatpersonen etc.
Als Folge von Unfällen bzw. Unachtsamkeiten
Die Abläufe zur Behandlung der Fehler sind in den entsprechenden Prozessbeschreibungen
und Arbeitsanweisungen geregelt.
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3.4.3 Korrektur‐, Vorbeugungs‐ und Verbesserungsmaßnahmen
Korrektur‐ und Vorbeugungsmaßnahmen werden zur Beseitigung von Fehlerursachen sowie
von vorhandenen und möglichen Fehlern durchgeführt.
Die Verantwortung trägt die Geschäftsführung, die von der/dem Qualitäts‐ und
Umweltmanagementbeauftragten und den anderen Führungskräften bei der Ermittlung und
Umsetzung entsprechender vorbeugender Maßnahmen unterstützt wird. Des Weiteren ist
jeder Mitarbeiter, der eine Abweichung oder einen Fehler feststellt, für das unverzügliche
Einleiten von Korrekturmaßnahmen verantwortlich.
Als Grundlage zur Auffindung von Fehlerpotentialen und deren Ursache dient die
Dokumentation der erfassten FRUB, die Berichte der internen Audits, die
Managementbewertung der Geschäftsführung und die Rücksprache mit Kunden bzw.
Mitarbeitern.
Grundsätzlich ist jeder Mitarbeiter, der einen Fehler oder eine Abweichung in seinem
Arbeitsbereich feststellt, dafür verantwortlich, dass die zuständigen Stellen informiert und
fehlerverhindernde Maßnahmen eingeleitet werden. Verbesserungsvorschläge zur
zukünftigen Vermeidung von Fehlern sind erwünscht und dem Verantwortlichen des
Funktionsbereiches, der Geschäftsführung bzw. der/dem QMB/UMB vorzubringen.
Die ermittelten Korrektur‐ und Vorbeugungsmaßnahmen werden von der/dem QMB/UMB in
Absprache mit der Geschäftsleitung auf Angemessenheit und Grad des Fehlerrisikos geprüft
und in den Maßnahmenkatalog mit entsprechender Terminierung aufgenommen. Die
Umsetzung der Korrektur‐ und Vorbeugungsmaßnahmen erfolgt durch die/den
Verantwortlichen des jeweiligen Funktionsbereichs und wird durch die/den QMB/UMB (z.B.
durch interne Audits) überprüft.
Die sich aus den Korrektur‐ und Vorbeugungsmaßnahmen ergebenden Änderungen werden
in die dazu‐gehörigen Dokumente des IMS übernommen. Die zuständige Person führt die
Korrektur innerhalb der im Abweichungsbericht definierten Zeit durch und bestätigt die
Realisierung durch eine schriftliche Stellungnahme an die/den QMB/UMB, von der/dem die
Wirksamkeit der Korrekturmaßnahme zu gegebener Zeit geprüft wird.
Abweichungen und andere Qualitäts‐ und Umweltprobleme können zu außerplanmäßigen
Audits führen.
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3.4.4 Metrologische Bestätigung
Die Produkte von PEAK‐System Technik GmbH unterliegen einer sorgfältigen
Qualitätskontrolle mit geeigneten Mess‐ und Prüfmitteln. Mess‐ und Prüfergebnisse werden
angemessen dokumentiert.
Die Rückverfolgbarkeit ist u. a. durch eine Seriennummernverwaltung geregelt.
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4 Geschäftsprozesse
Die Geschäftsprozesse von PEAK‐System Technik GmbH sind in der Prozesslandschaft
dargestellt und beziehen sich im Wesentlichen auf die Entwicklung, Fertigung,
Dokumentation sowie den Vertrieb und Support von Hardware‐ und Software‐Produkten für
die industrielle Kommunikation. Jeder Prozess ist in einer Prozessbeschreibung
dokumentiert.
Bei der Ausführung werden Kundenanforderungen ermittelt und es werden gesetzliche und
behördliche Forderungen berücksichtigt.
Die Mitarbeiter werden vor der Durchführung ihrer Aufgaben entsprechend unterwiesen
und mit der Nutzung der Arbeitsmittel vertraut gemacht. Sie sind aufgefordert, die
notwendige Sicherheitskleidung zu tragen sowie alle weiteren Maßnahmen im Rahmen der
Umweltschonung und Arbeitssicherheit zu beachten. Die Geschäftsführung (GF) veranlasst
mindestens einmal jährlich bzw. bei Bedarf Sicherheitsunterweisungen und
Gefährdungsbeurteilungen.
4.1 Hardware‐ und Softwareentwicklung
(siehe Prozessbeschreibungen „HW‐Entwicklung“, „HW‐Validierung“, „HW‐Verifizierung“,
„HW‐Serienfertigung“, „SW‐Entwicklung“, „SW‐Validierung“, „SW‐Verifizierung“)
Neu‐ bzw. Weiterentwicklungen ergeben sich aus Kundenanforderungen,
Marktbeobachtungen, Informationen aus dem Support und Ideen der GF. Die Realisierung
erfolgt auf Basis einer Machbarkeitsanalyse und ausführlichen Projektspezifikation.
Während der Entwicklung erfolgen Validierungen und Verifizierungen zu vorab gesetzten
Meilensteinterminen.
Serienfertigungen werden von ausgewählten Subunternehmen produziert. Dabei wird die
Qualität durch eine konsequente Lieferantenbeurteilung und hausinterne Qualitätskontrolle
sichergestellt. Etwaige Reklamationen werden schriftlich dokumentiert.
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4.2 Fertigung
(siehe Prozessbeschreibungen „Werkstattarbeiten“)
Neu‐ und Weiterentwicklungen oder Anfragen aus dem Support sind Vorgaben für den Bau
von Prototypen bzw. Kleinserien. Diese werden in der hauseigenen Werkstatt produziert und
getestet.
4.3 Design & Dokumentation
(siehe Prozessbeschreibungen „Produktdokumentation“, „Produktinformation“, „Web‐
Entwicklung“, „Werbemaßnahmen“)
4.3.1 Produktdokumentation
Technische Dokumentation wie Bedienungsanleitungen, HTML‐Hilfen oder Datenblätter
werden nach Vorgaben aus der Entwicklung sowie der Abteilungen Vertrieb und Support
neu erstellt oder aktualisiert.
4.3.2 Produktinformation
Informationen zu neuen Produkten oder Updates werden über den Produktkatalog, Presse
und Internet verbreitet und mit geeigneten Methoden beworben. Es wird sichergestellt, dass
die Inhalte stets aktuell und online für die Kunden verfügbar sind.
4.3.3 Web‐Entwicklung
Webseiten und –Applikationen sowie Erweiterungen und Anpassungen werden für die
Veröffentlichung von Produktinformationen sowie für Produkte selbst entwickelt. Dazu
gehört ebenfalls die Pflege der Homepage und des Online‐Shops.
4.3.4 Werbemaßnahmen
Im Zyklus von einem Jahr werden unter Berücksichtigung der Vorgaben der
Geschäftsführung und des zur Verfügung stehenden Budgets Werbemaßnahmen geplant.
Diese Werbeanzeigen in Magazinen, Banner auf Webseiten oder Einträge Branchenführern
werden im Rahmen einer monatlichen Planung gestaltet und platziert.
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4.4 Vertrieb und Support
(siehe Prozessbeschreibungen „Vertrieb“, „Support“)
4.4.1 Vertrieb
Die Katalogware von PEAK‐System Technik GmbH wird über einen Online‐Shop, schriftlich
oder telefonisch bestellt. Die Kunden erhalten immer eine Auftragsbestätigung mit der
entsprechenden Lieferzeit. Die Preisgestaltung erlaubt eine Rabattierung bei größeren
Mengen.
Neue bzw. weiterentwickelte Produkte werden nach Kundenanforderungen entwickelt und
auf geeigneten Plattformen, z. B. Messen präsentiert.
4.4.2 Support
Kundenanfragen, Bedienungshilfen, Fehler und Reklamationen werden im Bereich Support
behandelt und bearbeitet. Hierbei ist es oberstes Gebot, dass die Kunden zufrieden gestellt
werden und die Produkte problemlos weiterbenutzen können.
Wenn durch den Support keine Lösung gefunden werden kann, werden die zuständigen
Fachabteilungen hinzugezogen.
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5 Begleitende Prozesse
5.1 Personal
(siehe Prozessbeschreibungen „Mitarbeiter Eintritt“, „Mitarbeiter Austritt“)
5.1.1 Qualifikation der Mitarbeiter
Die Mitarbeiter verfügen durch ihre Ausbildung sowie durch ihren beruflichen Werdegang
über fachliche Kenntnisse, die zur zielorientierten Ausübung ihrer Tätigkeit erforderlich sind.
Die Voraussetzungen für die Durchführung einer Aufgabe sind in Stellenbeschreibungen mit
Bezug zur aktuellen Aufbauorganisation festgeschrieben. Regelmäßige Mitarbeitergespräche
sichern die gleich bleibende bzw. steigende Qualität der Aufgabenerfüllung.
Die Mitarbeiter werden zu sicherheitsrelevanten Themen turnusmäßig bzw. bei Bedarf
unterwiesen.
5.1.2 Aus‐ und Weiterbildung
Die Qualifikation der Mitarbeiter wird basierend auf einer entsprechenden Berufsausbildung
durch weitere interne oder externe Schulungsmaßnahmen zur Ausübung ihrer Tätigkeit
gewährleistet.
Die Verantwortung trägt die Geschäftsführung. Der Bedarf an Schulungen wird durch die
Führungskräfte bzw. durch die Mitarbeiter selbst an die Geschäftsführung herangetragen.
Auszubildende werden entsprechend dem jeweiligen Berufsbild nach dem gültigen
Ausbildungsplan eingesetzt.
5.1.3 Unternehmenskommunikation
Die Ausbildung und Qualifikation sowie die Förderung aller Mitarbeiter nimmt eine zentrale
Bedeutung im Unternehmen ein. Hierfür ist ein ständiger Dialog zwischen Mitarbeitern und
Vorgesetzten nötig.
Aufgabe der Führungskräfte ist es, die Mitarbeiter über aktuelle organisatorische
Änderungen zu informieren und ggf. interne Schulungsmaßnahmen vor Ort durchzuführen
oder zu veranlassen.
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Externe Schulungsmaßnahmen werden nach Erfordernissen und gemäß dem Budgetrahmen
des Unternehmens von der Geschäftsführung in Abstimmung mit der jeweiligen
Abteilungsleitung festgelegt.
Schulungsmaßnahmen werden im Schulungsplan festgehalten. Entsprechende Nachweise
werden dokumentiert und aufbewahrt.
5.1.4 Einführung neuer Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter werden durch die jeweiligen Fachverantwortlichen in die fachspezifischen
Aufgaben eingewiesen. Als Grundlage dienen ein Einarbeitungsplan sowie die
Stellenbeschreibungen und die jeweils relevanten Dokumente und Abschnitte der IMS‐
Dokumentation.
5.2 Kundenzufriedenheit
Die Kundenzufriedenheit muss bei der Durchführung aller Aufgaben und Projekte
sichergestellt sein. Dies geschieht durch folgende Maßnahmen:
Verfügbarkeit des Supports
Sicherstellen von fachgerechten einwandfreien Produkten
Erfassen und Weiterleiten der Kundenwünsche/ ‐beschwerden, Referenzen
Zuverlässige und termingerechte Lieferung
Die Kundenzufriedenheit wird u.a. durch Kundenbefragungen und Referenzschreiben
ermittelt. Für die genannten Themen sind die Führungskräfte in Zusammenarbeit mit allen
Mitarbeitern zuständig.
5.3 Beschaffung
(siehe Prozessbeschreibung „Technischer Einkauf“)
5.3.1 Beschaffung von Materialien
Die einzukaufenden Produkte müssen festgelegten Qualitäts‐, Sicherheits‐ und
Umweltanforderungen entsprechen, um die Ansprüche von PEAK‐System Technik GmbH an
Materialien, Geräten, Fahrzeugen und Maschinen zu erfüllen.
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5.3.2 Auswahl externer Anbieter / Lieferanten
Die Verantwortung für Beschaffungsvorgänge und die Lieferantenauswahl liegt bei der
Geschäftsführung. Die Fertiger unserer Produkte sind für uns wichtige Schlüssellieferanten.
Neue Lieferanten werden anhand der Qualität ihrer gelieferten Produkte durch die
Geschäftsführung und Führungskräfte bewertet und freigegeben. Eine neue Bewertung
erfolgt einmal im Jahr oder sobald eine signifikante Abweichung der gewohnten Qualität
festgestellt wird. Freigegebene Fertiger werden regelmäßig von uns auditiert.
5.3.3 Beschaffungsprozess
Die eigentliche Beschaffung von Material erfolgt durch die Führungskräfte bzw. Mitarbeiter
im Büro. Maschinen und Fahrzeuge werden durch die GF eingekauft.
Die Auswahl erfolgt nach Preis und vorab festgelegten Qualitätskriterien. Die Freigabe der
Lieferanten obliegt der Geschäftsführung.
Bestellungen werden mit allen notwendigen Beschaffungsunterlagen zentral erfasst.
Bestellunterlagen werden von den Mitarbeitern in der Verwaltung auf Vollständigkeit und
Richtigkeit geprüft und soweit erforderlich, vom Vertrieb bzw. von der Geschäftsführung
freigegeben.
5.4 Infrastruktur
(siehe Prozessbeschreibungen „Lager“, „Verwaltung“)
Zur Infrastruktur zählen die nachfolgenden Prozesse zur Unterstützung unseres
Kerngeschäftes.
5.4.1 Lagerung
Das Lager ist nach Produktgruppen geordnet und beinhaltet Bestände gängiger Produkte
und Kleinserien. Warenein‐ und ‐ausgänge unterliegen grundsätzlich einer
Qualitätskontrolle. Fehlerhafte Teile sind gekennzeichnet und vor der Weiterverarbeitung
bzw. dem Versand ausgeschlossen. Zur eindeutigen Rückverfolgbarkeit werden ausgehende
Teile grundsätzlich mit einer Seriennummer versehen.
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5.4.2 Pflege und Wartung
Werkzeuge, Prüf‐ und Messmittel, Maschinen und Anlagen werden nach Vorgaben durch die
Mitarbeiter gepflegt und nach festgelegten Intervallen gewartet. Wenn die Wartung und
Reparatur nicht vor Ort durchgeführt werden kann, werden freigegebene Lieferanten mit
den Leistungen beauftragt.
Es wird sichergestellt, dass defekte Maschinen, Geräte und Fahrzeuge erst nach erfolgreicher
Reparatur wieder eingesetzt werden.
5.4.3 Verwaltung
Die Mitarbeiter in der Verwaltung führen die notwendigen Aufgaben von der
Auftragsannahme bis zum Versand durch. Eine kaufmännische Standardsoftware dient zur
Unterstützung der Abläufe.
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6 Abkürzungen und Begriffe
Begriff / Abkürzung Beschreibung
Arbeitsanweisung Beschreibung des Ablaufs einer Tätigkeit
Auditor Autorisierte(r) Mitarbeiter(in) (z. B. durch Auditorenschulung), der/die
nicht selbst mit der Wahrnehmung der zu beurteilenden Aufgabe betraut
sind
Audits Eine systematische und unabhängige Untersuchung, um festzustellen, ob
die qualitäts‐ und umweltbezogenen Tätigkeiten und die damit
zusammenhängenden Ergebnisse den geplanten Anordnungen
entsprechend und ob diese Anordnungen wirkungsvoll verwirklicht und
geeignet sind, die Ziele zu erreichen
Aufzeichnung (A) Aufzeichnungen, dokumentierte Ergebnisse einer IMS‐Maßnahme (z. B.
Prüfaufzeichnung als Ergebnis einer Prüfanweisung)
Dokumentenschlüssel Zuordnungsschema zur Bezeichnung und eindeutigen Identifikation von
Dokumenten
FK Führungskräfte
FRUB Fehler, Reklamationen, Unfälle, Beschwerden
GF Geschäftsführung
HW Hardware
IMS Integriertes Managementsystem: Bezeichnung für das
Managementsystem für Qualität und Umwelt
IMS‐Dokumentation Übergreifende Bezeichnung für die Dokumentation (MH, Prozess, AA,
etc.) des Managementsystems
Internes Audit Eine systematische und unabhängige Untersuchung, um festzustellen, ob
die qualitätsbezogenen Tätigkeiten sowie umweltrelevanten Aspekte und
die damit zusammenhängenden Ergebnisse den geplanten Anordnungen
entsprechen und ob diese Anordnungen wirkungsvoll verwirklicht und
geeignet sind, die Ziele zu erreichen
Korrekturmaßnahme Maßnahme zur Beseitigung der Ursachen eines erkannten Fehlers
Kundenzufriedenheit Meinung des Kunden über das Maß, in dem seine Forderungen und
Erwartungen erfüllt wurden
Lieferant Auftragnehmer, der ein Produkt oder eine Dienstleistung bereitstellt
MH Managementhandbuch, in dem das IMS des Unternehmens beschrieben
ist
MS Managementsystem
Geschäftsführung Integriertes Management System Managementhandbuch
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Begriff / Abkürzung Beschreibung
Normkonformität Übereinstimmung der Abläufe und Verfahren mit der zugrunde liegenden
EU‐Norm sowie der herangezogenen Nachweisstufe
Prozessbeschreibung Festgelegte Art und Weise eine Tätigkeit auszuführen
QMB Qualitätsmanagementbeauftragte(r)
Review regelmäßige Bewertung des IMS‐Systems im Hinblick auf die Erfüllung
der Anforderungen der Norm sowie der festgelegten Qualitätspolitik und
–ziele
SW Software
UMB Umweltmanagementbeauftragte(r)
Vorbeugungsmaßnahmen Präventive Maßnahme, um etwaige FRUB zu vermeiden