Fundamentos do Gerenciamento de ProjetosPMBOK v4 ©
Eduardo Negri de Farias, PMPAbril /2013
Prover informações básicas para aqueles que
iniciam no ramo de Gerenciamento de Projetos,
ou para aqueles que já se encontram nele, mas
buscam reforçar conceitos iniciais segundo
PMBOK©.
Escopo
Pág. No. 2Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Agenda
Pág. No. 3Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Objetivos
Definições e Conceitos
Processos de Gerenciamento de Projetos – Visão Geral
Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de
Projetos
Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos
Controle de Mudanças
Gestão de Riscos
OBJETIVOS
Pág. No. 4Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Objetivos
Objetivos do Workshop
◦ Apresentar os princípios de Gerenciamento de Projetos
adotados pelos principais Escritórios de Projetos de TI.
Conceitos, práticas e ferramentas
◦ Fortalecer o papel das áreas clientes como “Business PM” dentro
de metodologias SDLC (Software Development Life Cycle)
◦ Os Escritórios de Projetos, em sua grande maior, adota
princípios de Gerenciamento de Projetos baseados no
PMBOK ® - Project Management Institute (PMI).
Pág. No. 5Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
DEFINIÇÕES E CONCEITOS
Pág. No. 6Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Definição de Projeto
“Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um
produto, serviço ou resultado exclusivo”
PMBOK ®, 4ª Edição
Pág. No. 7Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
O que caracteriza um projeto?
◦ Utiliza recursos humanos, físicos e/ou financeiros
◦ Possui um propósito único e específico
◦ Estruturado com um começo, um meio e um fim
◦ Objetivo composto por, no mínimo, 3 dimensões:
Especificação de Execução (escopo e qualidade)
Controle do Tempo
Controle de Custo
◦ Não é considerado projeto:
Atividade rotineira
Atividade com fim indeterminado (“atuação contínua)
Pág. No. 8Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
O que caracteriza um projeto em TI?
Um projeto pode ser caracterizado como toda demanda (iniciativa) que possua um acordo entre o executor e a área cliente cobrindo:
Escopo (Necessidade de Negócios, Proposta de Solução)
Funcionalidades / Produtos (“Entregáveis”)
Prazo (Determinado)
Recursos (Identificados, aprovados e com utilização planejada)
Cronograma (Plano de construção e entrega)
Pág. No. 9Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
De onde vem o sucesso de um projeto?
◦ Envolvimento dos clientes (internos ou externos)
15,9%
◦ Suporte da Liderança Executiva
13,9%
◦ Determinação clara dos requerimentos
13,0%
◦ Planejamento Adequado
9,6%
◦ Expectativas Realistas 8,2%
◦ Pequenos Marcos de Projetos (“milestones”)
7,7%
◦ Competência da Equipe 7,2%
◦ Ownership
5,3%
◦ Visão e Objetivos claros 2,9%
Standish
Group (1999)
60%
Pág. No. 10Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
O que contribui para a falha de um projeto?
◦ Mau Gerenciamento de Projeto 30%
◦ Comunicação não efetiva 20%
◦ Falha no Gerenciamento do Escopo 20%
◦ Definição inadequada dos Requerimentos e objetivos 20%
◦ Software / Hardware inadequados 5%
◦ Outros fatores 5%
(*) Pesquisa livre
90%
Pág. No. 11Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
O que é Gerenciamento de Projeto?
“Gerenciamento de Projeto é a aplicação de conhecimento, habilidades,
ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos
seus requisitos”
PMBOK ®, 4ª Edição
Pág. No. 12Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Benefícios do Gerenciamento de Projetos
◦ Aperfeiçoa o controle financeiro
◦ Otimiza a utilização de recursos limitados
◦ Melhora as entregas
◦ Facilita o papel do Gerente de Projetos
◦ Permite que os resultados do projeto sejam
Mensuráveis
Utilizados em outras situações
Disponibilizados para aperfeiçoamento de processos
Pág. No. 13Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
GERENTE DE PROJETOS
Pág. No. 14Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Papel de um Gerente de Projetos
• Selecionar Equipe• Gerenciar Qualidade• Gerenciar Conflitos• Comunicar• Planejar, Planejar,
Planejar• Gerenciar Riscos• Gerenciar Orçamento• Agendar atividades e
recursos
• Liderar pessoas• Gerenciar Mudanças• Organizar trabalhos• Manter registros do
projeto• Monitorar progresso• Negociar• Administrar• Revisar Pacotes de
Trabalhos
Pág. No. 15Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Acima de tudo ....
O Gerente de Projeto nunca, nunca, nunca deve
deixar a Gerência Sênior ser surpreendida com
um andamento indevido do projeto.
Pág. No. 16Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
PORTFÓLIO, PROGRAMA E PROJETO
Pág. No. 17Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Portfólio, Programa e Projetos
Projeto 1 Projeto 2
Projeto 3Projet
o 4Projet
o 5Projeto
6Projetos(Objetivos Únicos)
Programas(Projetos relacionados e gerenciados coordenadamente)
Projeto 1 Projeto 3
Projeto 2
Projeto 4
Projeto 5
Portfólio(s)(Conjunto de projetos e programas agrupados para facilitar gerenciamento)
Projeto 7
Projeto 1 Projeto 3Projet
o 2Projet
o 4Projet
o 5 Projeto 7
Telefonia Novos Produtos
Telefonia Rede de Comunicação CRM
Pág. No. 18Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Escritório de Projetos (PMO)
◦ Um escritório de Projetos é um corpo ou entidade organizacional à
qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao
gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu
domínio.
◦ A principal função de um PMO é dar suporte aos gerentes de
projetos em situações tais como: compartilhamento de recursos,
uso de metodologias e melhores práticas, orientação,
aconselhamento, supervisão, auditoria de projetos, coordenação
das comunicações entre projetos.
PMBOK ®, 4ª Edição
Pág. No. 19Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
SDLC(Software Delivery Life Cycle)
Pág. No. 20Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
SDLC – Solution Delivery Life Cycle
“SDLC é um processo usado em Informática para o desenvolvimento de
Sistemas de Informação, onde se inclui desde a coleta de requerimentos,
validações, treinamento até a determinação do usuário patrocinador“
Adaptação do site Wikipedia – Versão Inglês
◦ SDLC também é conhecido como Systems ou Software
Development Life Cycle
Pág. No. 21Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
SDLC – Solution Delivery Life Cycle ( “V Model”)
◦ Representação gráfica do ciclo de vida de desenvolvimento
de um sistema
Análise de
Requerimentos
Desenho de
Alto Nível
Especificação
Detalhada
Codificação
Teste
Operacional
Teste
Integrado
Teste
Unitário
Pág. No. 22Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS – VISÃO GERAL
Pág. No. 23Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Monitoramento e Controle
Processos do Gerenciamento de Projetos – Visão Geral
◦ O PMBOK ® preconiza que no Gerenciamento de Projetos se utilize
42 processos agrupados em 5 grupos
Encerramento
ExecuçãoPlanejamentoIniciação
Op
ort
unid
ade /
Deci
são d
o n
egóci
o
Pro
duto
do P
roje
to e
m P
roduçã
o
Pág. No. 24Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Monitoramento e Controle
Processos do Gerenciamento de Projetos – Entradas e Saídas
Encerramento
ExecuçãoPlanejamentoIniciação
Oport
unid
ade /
Deci
são d
o
negóci
o
Pro
duto
do P
roje
to e
m
Pro
duçã
o
BN
Plano de ProjetoAlto Nível
PPANLições
Aprendidas
Plano de ProjetoDetalhado
Plano ProjetoDetalhado
Status ReportEntregas
Solic. Mudanças / Atualizações
Status ReportEntregas
Solic. Mudanças / Atualizações
AtualizaçõesLições Aprendidas
Pág. No. 25Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
ÁREAS DE CONHECIMENTO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Pág. No. 26Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos
◦O PMBOK ® agrupa os processos e atividades de Gerenciamento de Projetos em 09 áreas de conhecimento:
◦ Escopo – processos de definição do que está ou não está incluso no projeto.
◦ Aquisição – processos para adquirir produtos ou serviços fora da equipe do projeto.
◦ Comunicação – processos de geração, coleta, distribuição, armazenamento e recuperação das informações do projeto.
◦ Tempo – processos para realizar o término do projeto dentro do prazo acordado.
◦ Custo – processos envolvidos na confecção de estimativa, orçamento e controle de custos para o projeto terminar dentro do limites aprovados.
◦ Qualidade – processos e atividades que determinam responsabilidades, objetivos e políticas de qualidade.
◦ RH– processos que organizam, gerenciam e lideram a equipe do projeto.
◦ Riscos – processos que identificam, analisam, elaboram respostas, monitoram e controlam os riscos do projeto.
◦ Integração – processos que identificam, definem, combinam, unificam todos os demais processos do gerenciamento de projetos.
Pág. No. 27Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Área de Conhecimento - Escopo
◦Os processos de Gerenciamento do Escopo incluem:
Coletar Requisitos
Definir o Escopo
Criar Estrutura Analítica de Projeto
Verificar / Controlar o Escopo
Pág. No. 28Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Área de Conhecimento - Aquisição
◦Os processos de Gerenciamento das Aquisições incluem:
Planejar as Aquisições
Conduzir as Aquisições
Administrar as Aquisições
Encerrar as Aquisições
Pág. No. 29Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Área de Conhecimento - Comunicação
◦Os processos de Gerenciamento das Comunicações incluem: Identificar as partes interessadas
(Stakeholoders) Planejar as comunicações (Status Report)
Distribuir as informações (Frequência)
Gerenciar as expectativas das partes interessadas (Status Meetings)
Reportar o desempenho (Físico, Financeiro e Performance)
Pág. No. 30Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Área de Conhecimento - Tempo
◦Os processos de Gerenciamento do Tempo incluem:
Definir as atividades
Seqüenciar as atividades
Estimar os recursos das atividades
Estimar as durações das atividades
Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma
Pág. No. 31Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Área de Conhecimento - Custo
◦Os processos de Gerenciamento do Custo incluem:
Estimar os Custos
Determinar Orçamento
Controlar os Custos
Pág. No. 32Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Área de Conhecimento - Qualidade
◦Os processos de Gerenciamento da Qualidade incluem:
Planejar a Qualidade
Realizar a Garantia da Qualidade
Realizar o Controle da Qualidade
Pág. No. 33Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Área de Conhecimento - RH
◦Os processos de Gerenciamento dos Recursos Humanos incluem:
Desenvolver o Plano de Recursos Humanos
Mobilizar a Equipe do Projeto
Desenvolver a Equipe do Projeto
Gerenciar a Equipe do Projeto
Pág. No. 34Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Área de Conhecimento - Risco
◦Os processos de Gerenciamento dos Riscos incluem:
Planejar o Gerenciamento dos Riscos
Identificar os Riscos
Realizar Análise Qualitativa de Riscos
Realizar Análise Quantitativa de Riscos
Planejar as Repostas aos Riscos
Monitorar e Controlar os Riscos
Pág. No. 35Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Área de Conhecimento - Integração
◦Os processos de Gerenciamento da Integração incluem:
Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto
Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
Orientar e gerenciar a execução do Projeto
Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Realizar o controle integrado de mudanças
Encerrar o projeto ou a fase
Pág. No. 36Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Seção 1 – Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos Grupos de Processos
Áreas Conhecimento
Iniciação Planejamento ExecuçãoMonitoria e
ControleEncerrament
o
Gerenciamento da Integração
• Desenv Termo Abertura Prj• Desenv Plano Preliminar Ger Prj
• Desenvolver o Plano Final de Gerenciamento de Projeto
• Orientar e gerenciar a execução do Projeto
• Monitorar e controlar o projeto• Realizar o controle integrado de mudanças
• Encerrar o projeto
Gerenciamento do Escopo• Coletar os Requisitos• Definir o Escopo• Criar EAP
• Verificar o Escopo• Controlar o Escopo
Gerenciamento do Tempo
• Definir Atividades• Seqüenciar Atividades• Estimar Recursos• Estimar Duração• Desenvolver Cronograma
• Controlar o Cronograma
Gerenciamento do Custo• Estimar os Custos• Determinar o Orçamento
• Controlar o Custo
Gerenciamento da Qualidade • Planejar a Qualidade• Executar Garantia da Qualidade
• Executar Controle Qualidade
Gerenciamento de RH • Desenv Plan RH• Mobilizar Equipe• Desenvolver Equipe
• Gerenciar Equipe
Gerenciamento da Comunicação• Identificar Interessados• Planejar Comunicações
•Distribuir Informações
• Gerenciar Interessados• Reportar o desempenho
Gerenciamento de Riscos
• Planej Gerenc Riscos• Identificar Riscos• Análise Qualitativa• Análise Quantitativa• Planej Resp Riscos
• Monitorar e controlar Riscos
Gerenciamento de Aquisições • Planejar Aquisições• Conduzir Aquisições
• Administar Aquisições
• Encerrar Aquisições
GRUPOS DE PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Pág. No. 38Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Grupo de Processos – Uma visão prática ©2007 RMC Publications, Inc.
INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃOMONITORIA CONTROLE
ENCERRAMENTO
• Selecionar Gerente de Projeto
• Determinar Cultura e Sistemas da Empresa
• Selecionar Processos, Procedimentos e Dados Históricos
• Dividir projetos grandes em fases
• Identificar Stakeholders
• Documentar Necessidade de Negócios
• Determinar Objetivos do Projeto
• Documentar Premissas e Restrições
• Confeccionar Project Charter
• Desenvolver Declaração Preliminar de Escopo
Pág. No. 39Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Grupo de Processos – Uma visão prática ©2007 RMC Publications, Inc.
INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃOMONITORIA CONTROLE
ENCERRAMENTO
• Determinar como será feito o planejamento• Criar Declaração de Escopo do Projeto
• Determinar Equipe• Criar WBS
• Criar lista de atividades• Criar Diagrama de Rede• Estimar Requerimentos de Recursos• Estimar Tempo e Custo• Determinar Caminho Crítico• Desenvolver Cronograma• Definir Budget• Determinar padrões, processos e métricas de qualidade• Determinar Papéis e Responsabilidades
• Determinar Requerimentos de Comunicação• Identificar, Analisar (quantitativa e qualitativamente) e definir respostas aos riscos
• Determinar o que será adquirido
• Preparar documentos para aquisição
• Finalizar os planos de gerenciamento (escopo, comunicação, tempo, etc.)• Criar plano de melhoria contínua• Desenvolver Plano Final de Gerenciamento de Projeto e linha de base de medidas
• Obter aprovação formal
Pág. No. 40Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Grupo de Processos – Uma visão prática ©2007 RMC Publications, Inc.
INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃOMONITORIA CONTROLE
ENCERRAMENTO
• Recrutar equipe final
• Executar o Plano de Projeto
• Completar Escopo do Produto do Projeto• Recomendar mudanças e ações corretivas• Enviar e Receber informações
• Implementar mudanças aprovadas, reparos de defeitos, ações corretivas e preventivas• Melhorar continuamente
• Seguir os processos
• Gerenciar Equipe
• Reconhecer e premiar equipe
• Conduzir reuniões de acompanhamento• Utilizar sistema formal de aprovação de trabalho
• Solicitar respostas de provedores
• Selecionar provedores
Pág. No. 41Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Grupo de Processos – Uma visão prática ©2007 RMC Publications, Inc.
INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃOMONITORIA CONTROLE
ENCERRAMENTO
• Medir performance contra a linha de base
• Medir de acordo com os planos de gerenciamento (qualidade, escopo, tempo, etc.)
• Determinar variações e definir eventuais ações corretivas e mudanças
• Verificar Escopo
• Gerenciar configuração• Recomendar mudanças, correção de defeitos, ações preventivas e/ou corretivas
• Realizar Controle Integrado de Mudança
• Aprovar mudanças, reparo de defeitos, ações preventivas e/ou corretivas
• Auditar Riscos
• Gerenciar Reserva de Gestão
• Utilizar Registro de Problemas (Issue Log)
• Facilitar resolução de conflitos
• Medir performance dos componentes das equipes
• Reportar Performance
• Criar Previsões (Forecasts)
• Administrar contratos
Pág. No. 42Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Grupo de Processos – Uma visão prática ©2007 RMC Publications, Inc.
INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃOMONITORIA CONTROLE
ENCERRAMENTO
• Desenvolver procedimentos de encerramento
• Finalizar fechamento de contratos
• Confirmar que o produto do projeto foi construído de acordo com os requerimentos
• Obter aprovação formal do produto do projeto
• Reportar performance final
• Ordenar e armazenar documentos de controle do projeto
• Atualizar base de Lições Aprendidas
• Entregar o produto final do projeto ao solicitante
• Liberar recursos
Pág. No. 43Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
INICIAÇÃO
Pág. No. 44Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Iniciação
◦ O Grupo de Processos de iniciação é responsável por obter a
autorização do início de um projeto ou de uma fase de um projeto,
e compreende em:
Identificar os principais envolvidos na iniciativa (Stakeholders)
Emitir o Termo de Abertura do Projeto (Project Charter)
Pág. No. 45Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Plano de Projeto
◦Compreendendo o documento da ISDM “ISDM-PR-MGMT-PM-PMP-PLAN”
Descrição do Projeto (Resumo executivo do projeto)
Contexto do Projeto (Situação atual) Abordagem para entrega do produto do projeto (Comprar/Fazer, Big
Bang/Fases) Referencias do Projeto (BC) Alinhamento Estratégico (Relacionamento com
DR) Escopo (O que, e como fazer) Fora do Escopo (O que NÃO será feito) Organização e Responsabilidades no projeto (Equipe de Gestão) Estimativas (Todos os recursos
necessários) Cronograma (1º/2ºs Níveis Project – O que,
quando) Plano de Aquisição (O que e quando
comprar) Plano de Comunicação (Como, quando e com quem se
comunicar) Gerenciamento de Riscos (Como serão
controlados) Premissas (Verdades assumidas) Restrições (Limites assumidos) Controle de Mudanças (Quem e como aprovar
mudanças)
SMART Pág. No. 46Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
PLANEJAMENTO
Pág. No. 47Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Planejamento
Pág. No. 48Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Planejamento◦ O Grupo de Processos de Planejamento é responsável pela criação
do Plano de Gerenciamento e os documentos do projeto que serão usados para executá-lo:
Gerenciamento da Integração do Projeto – Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
Gerenciamento do Escopo – Coletar os Requisitos (Planejar o Detalhamento), Definir o Escopo (Planejar o Detalhamento) e Criar a Estrutura Analítica de Projeto (WBS)
Gerenciamento do Tempo – Definir atividades, Seqüenciar Atividades, Estimar os Recursos das atividades, Estimar as durações das atividades, Desenvolver Cronograma (Detalhamento)
Gerenciamento dos Custos –Estimar (Detalhar) os Custos, Determinar (Validar) o orçamento
Gerenciamento d e Qualidade – Planejar Qualidade (Definir Estratégia de Testes)
Gerenciamento de RH – Desenvolver o plano de RH ((Re)validar o plano de alocação de recursos)
Gerenciamento das Comunicações – Planejar as comunicações (Determinar conteúdos, públicos alvos e periodicidade das comunicações)
Gerenciamento dos Riscos do Projeto – Planejar o gerenciamento de riscos, Identificar os Riscos, Analisar Quantitativa e Qualitativamente, Planejar Respostas aos Riscos
Gerenciamento de Aquisições – Planejar as aquisições Pág. No. 49Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Project Charter (Termo de Abertura de Projeto)
◦Um documento de Project Charter (Termo de Abertura de Projeto) geralmente contempla:
Resumo do Projeto Propósito do Projeto Principais Macro-Atividades do Projeto Entregáveis Definições de Locais de Trabalho / Horários Abordagem para entrega do produto do projeto Metodologia de Gestão de Projeto a ser adotada no projeto Recursos para cumprimento do produto do projeto Plano de comunicação Premissas, Restrições e Riscos Critérios de Aceitação Controle de Mudança Assinaturas de Aprovação do Documento
Pág. No. 50Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Linha de Base
◦ O término da fase de planejamento deve produzir uma Linha de Base (Baseline) de todo o Plano de Projeto
Deve ser aprovado pelo Time de Gerenciamento do Projeto e Clientes
Deve incluir: escopo, plano de entrega e custo
Fornece ponto de comparação com os resultados reais
◦ Um baseline pode ser alterado desde que, os impactos sejam identificados, avaliados e aprovados por um Comitê Executivo do Projeto (ou comitê de mudanças)
Pág. No. 51Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
EXECUÇÃO
Pág. No. 52Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Execução
◦ O Grupo de Processos de Execução consiste dos processos
realizados para concluir o trabalho definido no Plano de Projeto
(coordenar pessoas e outros recursos na execução do plano):
◦ Gerenciamento da Integração
Gerenciar RH – Mobilizar a equipe do projeto (Gestão do Projeto já mobilizada neste momento), Desenvolver a Equipe do Projeto e Gerenciar a Equipe do Projeto.
Conduzir Aquisições (vide a seção “Acquisition Plan ” do Plano de Projeto)
Gerenciamento da Comunicação – Distribuir Informações e Gerenciar Expectativas
Realizar a Garantia da Qualidade (Testes Integrados, Testes de Qualidade, Testes de UAT e avaliação pós-implantação)
Pág. No. 53Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
MONITORIA E CONTROLE
Pág. No. 54Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Monitoria e Controle
“Como um projeto chega a atrasar um ano? ....”
“.... Um dia de cada vez. ”
The Mystical Man-Month
Frederic P. Brooks Jr.
Pág. No. 55Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Monitoria e Controle
Um Gerente de Projetos não consegue
gerenciar
o que ele / ela não consegue
medir
Pág. No. 56Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Monitoria e Controle
◦ O Grupo de Processos de Monitoria e Controle garantem que os
objetivos do projeto são atingidos através da monitoria e controle
do progresso, bem como da tomada de medidas de correção
quando necessárias.◦ Gerenciamento da Integração
Verificar e Controlar o Escopo Controlar o Cronograma Controlar os Custos Realizar Controle de Qualidade Reportar o Desempenho Monitorar e Controlar os Riscos Administrar Aquisições
Realizar o controle integrado de mudanças
Pág. No. 57Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Informações básicas a serem controladas
◦ Mudança de Escopo
Término Projetado = Realizado + ETC
◦ Cronograma Datas de início e fim planejadas Datas de início real e data de fim projetada
◦ Custos Custo Real Recursos financeiros remanescentes (Planejado – Real)
◦ Recursos Esforço Real Esforço remanescente (Planejado – Real)
◦ Constantemente deve-se estimar “Quanto falta para acabar” (ETC) e comparar com os recursos remanescentes (financeiros e capacidade de realização)
Pág. No. 58Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Níveis de MonitoriaMedidas
Progresso
Trabalho
Esforço
Entregáveis
(Funcionalidades,
Produtos)
Marcos
(Milestones)
Atividades
Horas
Realizações
Pág. No. 59Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Indicadores de um Projeto fora de Controle
Falha no acompanhamento
Falta de Controle do Escopo
Mudança das estimativas de Prazo e Custo para evitar conflitos com a
Gerência
Equipe com falta de cooperação e entusiasmo
Excesso de reuniões não planejadas Falta de gestão de riscos e problemas
Abandono dos processos de gestão: custo, tempo, integração, RH, etc.
Pág. No. 60Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Ferramentas de Controle – Status Report
◦ Documento gerado para o acompanhamento do Projeto. Este documento pode ser composto de:
Semáforo indicador do Status Geral Verde – Projeto segue conforme planejamento Amarelo – Projeto apresenta Risco ou Problema que
compromete a entrega Vermelho – Projeto com Risco ou Problema que impactam:
Escopo, Custo ou Prazo Status Geral e Visão Resumida do Cronograma (Principais) Atividades Realizadas no período
(Principais) Atividades a serem realizadas no próximo período
Principais Milestones
Riscos e Problemas
Pág. No. 61Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Projeto TelefoniaGerente de Projetos
GImplementação de plataforma de comunicação VOIP
Oaverall Status
-Atividades em andamento conforme planejado. - Construction Development Módulo de críticas – Previsão de término: 07/02/2011.
Pág. No. 62Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Main Milestones
Description Date
Baseline
Actual
01-Construção Finalizada 21/Dec 24/Jan
02-Testes Unitários Finalizados 18/Jan 21/Feb
03-UAT - Ciclo 1 Finalizado 01/Feb 09/Mar
04-UAT - Ciclo 2 Finalizado 15/Feb 24/Mar
05 –Testes Quality (QA) Finalizado 16/Feb 25/Mar
06- Implantação (Promote to Production) 20/Feb 09/Apr
Achievements
Description Due Date
Baseline
Actual
Desenvolvimento do mecanismo de recebimento em lote
24/01 24/01
Desenvolvimento da tela de recebimento em lote 26/01 26/01
Next Period Activities
Description Due Date
Baseline
Actual
Test Environment availability 03/02 03/02
(I)ssues (R)isks
Projeto TelefoniaGerente de Projetos
GImplementação de plataforma de comunicação VOIP
Pág. No. 63Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Ferramentas de Controle - Gráfico de Gantt
◦ Obtido a partir do MS-Project exibe as atividades no tempo, o caminho crítico, milestones, etc.
CaminhoCrítico
Pág. No. 64Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Ferramenta Avançada de Controle - EVA
◦ EVA (Earned Value) é uma metodologia de monitoria do progresso de projeto que utiliza o trabalho realizado para avaliar a tendência de cumprimento do prazo e custo planejados
Apropriado para projetos grandes e/ou complexos Exige planejamento financeiro
Exige acompanhamento e reporte financeiro (custo real) correto e regular
Apresenta dois indicadores importantes de performance
CPI (Cost Performance Index)
SPI (Schedule Performance Index)
Pág. No. 65Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Ferramenta Avançada de Controle de Performance - EVA
◦ Exemplo: Elaboração de um relatório em 4 semanas a um custo estimado de R$
16.000 (BAC) Trabalho regular de 40 horas por semana distribuído uniformemente
Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4
R$ 4.000Planejamento(PV) R$ 8.000 R$ 12.000 R$ 16.000
R$ 4.000Custo de Execução(AC)
R$ 8.800 R$ 12.000 R$ 16.000
R$ 3.808Trab Plan Exec(EV) R$ 8.000
Quanto para acabar?(ETC)
16 DIAS(+1)
CPI = EV / AC
SPI = EV / PV
0.950.95
EAC = BAC / CPI 16.842
0.911
17.582
10 DIAS(-1) • Custo - não se recupera
• Tempo – na prática, atrasos superiores a 15% não se recuperam, mesmo inserindo mais recursos
O PROJECT CALCULA TUDO!
Pág. No. 66Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
ENCERRAMENTO
Pág. No. 67Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Encerramento
◦ O Grupo de Processos de Encerramento verifica, documenta e
formaliza o aceite dos entregáveis do projeto dado pelo cliente /
sponsor.◦ As seguintes atividades podem ocorrer:
Obter a aprovação do cliente ou sponsor
Revisão pós-término
Registrar adequações identificadas nos demais processos
Documentar as lições aprendidas
Arquivar as informações do projeto na Base de Dados Histórico
de Projetos Encerrar Aquisições
Pág. No. 68Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
SDLC e Gerenciamento de Projetos (Visão Ampliada)
Pág. No. 69Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
SDLC e Gerenciamento de Projetos
Project Approval Process ExecutingPost
Initiative Analysis
Initiating & Planning
Define Test DeployInitiate DesignDevelo
p
SDLC Generic Delivery FrameworkOperate/Maintain/
Retire
PROJECT MANAGEMENT PROCESSES
Design Completion
Code Completion
SIT / E2E/UATCompletion
Go / No Go
Requirements
Completion
Project kick off
Completion
Escopo
Aquisiçã
o
Comunicaçã
o
Tempo
Custo
Qualidad
e
RH
Riscos
Integração
QualidadeEscopo PrazoCusto
Pág. No. 70Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
CONTROLE DE MUDANÇAS
Pág. No. 71Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Controle de Mudanças
◦ Durante a execução do projeto várias razões podem levar a uma requisição formal de mudança.
Procedimento deve ser formalmente estabelecido (definido no Plano de Projeto)
Deve-se utilizar um formulário padrão (definido no Plano de
Projeto)◦ Uma vez identificada uma necessidade de mudança:
Impacto no Escopo, Custo e Prazo devem ser estimados e
documentados Reunião formal com Sponsor (CCB – Change Control Board) e
Time do Projeto deve avaliar a requisição de mudança, tomar
uma decisão sobre sua execução (se necessário salvar um novo
baseline)
Pág. No. 72Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
GERENCIAMENTO DE RISCOS
Pág. No. 73Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Riscos
◦ Risco é a possibilidade de um evento ocorrer e trazer um impacto
para o projeto.
◦ Um risco pode trazer um impacto positivo (oportunidades) ou
negativo (ameaças)
◦ Fontes mais comuns de riscos: Externa – imprevisto (lançamento de um pacote econômico) Externa – previsível (Acordo com novo parceiro de negócio) Interna – não técnica (Impacto de um Projeto Global) Técnica (performance em UAT requer revisão da solução) Legal (Nota Fiscal Eletrônica)
Pág. No. 74Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Respostas a Riscos (Ameaças)
◦ Eliminar – desenvolver uma solução para evitar que o risco
aconteça
Alterar ou clarificar os requerimentos
Reduzir Escopo
Contratar Consultoria◦ Transferir – eliminar a severidade do risco através de uma outra
entidade externa que assuma as conseqüências (seguro)0
◦ Mitigar – reduzir a probabilidade da ocorrência ou do impacto do
risco
Conduzir estudo de viabilidade
Adicionar recursos
Aumentar prazos
Adicionar mecanismos de redundância◦ Aceitar – não alterar o plano em função do risco
Pág. No. 75Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Respostas a Riscos (Oportunidades)
◦ Explorar – eliminar a incerteza e fazer com que o risco aconteça
Alocar recursos mais seniores para reduzir prazo de entrega◦ Compartilhar – compartilhar uma oportunidade envolve inserir
uma entidade externa com maior capacidade de capturar a
oportunidade
Joint-Venture◦ Melhorar – aumentar a probabilidade e/ou os impactos positivos de
uma oportunidade
Pág. No. 76Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
FIM
Pág. No. 77Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
EVA – Memória de Cálculo 1 Planejamento
◦ Prazo = 20 dias◦ Custo = R$ 16.000 (R$ 4.000 por semana = 8 horas * R$ 100,00/ h)
Terminado 1 semana◦ Horas trabalhadas = 40; Custo Real = R$ 4.000◦ Necessidade de + 1 dia para terminar o trabalho planejado
Novo Prazo = 21 dias
Quanto do Planejado se produziu até hoje?◦ % Completude = 5 dias trabalhados / 21 dias do total =
23,809523809523809523809523809524 %◦ Custo Planejado * % Completude = R$ 16.000 * 23,80% = R$ 3.808
Qual o budget necessário para terminar os trabalhos?◦ A partir do índice de performance de custo pode-se estimar quanto
mais recursos serão necessários.◦ Basta dividir o valor planejado para os trabalhos pelo CPI = R$
16.000 / 0.95 = R$ 16.842
Pág. No. 78Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
EVA – Memória de Cálculo 2 Planejamento
◦ Prazo = 20 dias◦ Custo = R$ 16.000 (R$ 4.000 por semana = 8 horas * R$ 100,00/ h)
Terminado 2 semana◦ Horas trabalhadas = 48; Custo Real = R$ 4.800 (Acumulado = R$
8.800 = R$ 4.000 + R$ 4.800)◦ Com as horas extras o atraso foi recuperado
Novo Prazo = 20 dias
Quanto do Planejado realmente se produziu até hoje?◦ % Completude = 10 dias trabalhados / 20 dias do total = 50%◦ Custo Planejado * % Completude = R$ 16.000 * 50% = R$ 8.000
Qual o budget necessário para terminar os trabalhos?◦ A partir do índice de performance de custo pode-se estimar quanto
mais recursos serão necessários.◦ Basta dividir o valor planejado para os trabalhos pelo CPI = R$
16.000 / 0.91 = R$ 17.582
Pág. No. 79Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Acrônimo SMART
◦Um plano de projeto deve ser SMART (Inteligente):
S
M
A
R
T
Specific
Measurable
Achievable
Realistic
Timely
Objetivo determinado
Possível de ser medido
Realizável
Dentro das capacidades (realista)
Prazo coerente
Pág. No. 80Fundamentos do Gerenciamento de Projetos