Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com31/03/2015
1° Semestre de 2015
SIN-NA7
PROVA 115/04
Canvas do seu Projeto TCC
Até o próximo sábado (4/4): Feedback sobre a atividade realizada em 11/3
Os grupos devem enviar a versão 1 até o dia 12/4 (a atividade vale 1 ponto)
A Prova 1 vale 1 ponto
Já que falamos de Ciclo de Vida...
Como nascem os projetos?
Já que falamos de Ciclo de Vida...
Como nascem os projetos?
Já que falamos de Ciclo de Vida...
Como nascem os projetos?
O cliente (ou o seu chefe) acordam com uma ideia e “pedem” que você implemente?
Na foto ao lado, temos um cliente ou chefe empolgado, apresentando sua ideia “sensacional” de novo projeto!
Fonte: http://www.dvdizzy.com/dinosaurs-seasons1and2.html
Como funciona na sua empresa?
Algumas fontes de novos projetos: Necessidade de aderência a alguma norma, lei ou
regulamentação (compliance)
Demandas que surgem no dia-a-dia...▪ Solicitações no Service Desk
▪ Processo de Gestão de Demandas de Projetos
▪ Fusões e aquisições
▪ Alguém que tenha acordado com uma ideia “brilhante”
▪ Etc.
Planejamento Estratégico
Nos últimos 10 anos, provavelmente sua empresa realizou algum projeto para garantir aderência a alguma norma ou regulamentação...
Exemplos de normas, leis e regulamentações que resultaram em projetos:
SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) Fiscal e Contábil)
TISS (Padrão para Troca de Informação de Saúde Suplementar)
Lei Sarbanes-Oxley
Normalmente, não há opção...
Ou você faz o projeto, ou você faz o projeto! (e com uma restrição de prazo!)
São projetos que não costumam gerar retorno financeiro, de imagem, operacional, etc.
Mas não fazê-lo pode resultar em multas ou na desqualificação da empresa como fornecedor de um determinado segmento
Como nascem os projetos?
Após análise, uma solicitação feita no Service Desk pode gerar um novo projeto...
Seja pela complexidade da solução ou características da solicitação
Após análise, uma solicitação feita no Service Desk pode gerar um novo projeto...
A empresa pode ter um fluxo para tratar as demandas de projetos que surgem no dia-a-dia
Normalmente, o fluxo contempla o recebimento e cadastro de demanda, para posterior avaliação e decisão se resultará em um novo projeto
Itaú Unibanco conclui migração e clientes passam a ter rede integrada de atendimento
A área de tecnologia trabalhou com uma equipe de 6 mil pessoas, em cerca de 2,5 mil projetos, adaptando sistemas e infraestrutura. Os trabalhos consumiram mais de 3 milhões de horas de trabalho
Fonte: http://www.tiinside.com.br/25/10/2010/itau-unibanco-conclui-migracao-e-clientes-passam-a-ter-rede-integrada-de-atendimento/ti/202735/news.aspx
Sim, acontece...
Na foto ao lado, temos um cliente ou chefe empolgado, apresentando sua ideia “sensacional” de novo projeto!
Fonte: http://www.dvdizzy.com/dinosaurs-seasons1and2.html
Antes de falar sobre Planejamento Estratégico, é importante entendermos a definição de estratégia
O conceito de estratégia...
em grego stratēgía, em latim “estrategi”, em francês stratégie, em inglês strategy, em alemão strategie, em italiano strategia, em espanhol estrategia
O conceito de estratégia...
em grego stratēgía, em latim “estrategi”, em francês stratégie, em inglês strategy, em alemão strategie, em italiano strategia, em espanhol estrategia
O conceito de estratégia...
em grego stratēgía, em latim “estrategi”, em francês stratégie, em inglês strategy, em alemão strategie, em italiano strategia, em espanhol estrategia
Como a estratégia pode ser definida?
Há diversas definições! (e confusão!)
É glamoroso usar a palavra estratégia em “frases corporativas”
Mas realmente sabemos como defini-la?
Como podemos definir estratégia? Estratégia diz respeito a posicionar uma
organização para a obtenção de vantagem competitiva
Envolve escolhas a respeito de que setores participar, quais produtos e serviços oferecer e como alocar recursos corporativos
Seu objetivo principal é criar valor para acionistas e outros stakeholders ao proporcionar valor para o cliente
Como podemos definir estratégia? Estratégia diz respeito a posicionar uma
organização para a obtenção de vantagem competitiva
Envolve escolhas a respeito de que setores participar, quais produtos e serviços oferecer e como alocar recursos corporativos
Seu objetivo principal é criar valor para acionistas e outros stakeholders ao proporcionar valor para o cliente
Converter declarações da direção estratégica em objetivos, indicadores, metas, iniciativas e orçamentos específicos, que orientam a ação e alinham a organização para a execução eficaz da estratégia
Converter declarações da direção estratégica em objetivos, indicadores, metas, iniciativas e orçamentos específicos, que orientam a ação e alinham a organização para a execução eficaz da estratégia
Exemplo de processo para Planejamento da Estratégia
Fonte:
http://www.cmconsultoria.com.b
r/vercmnews.php?codigo=37637
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Alguns exemplos do vínculo entre projetos e planejamento estratégico
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Projetos deste tipo influenciam diretamente os objetivos e metas corporativas...
Compromissos com os stakeholders externos (mercado, acionistas, conselho de administração, etc.)
Impacto no bônus anual
Contribuem na realização da Visão (onde a empresa pretende estar após 3, 5 ou 10 anos?)
Sendo assim, projetos resultantes de um Planejamento Estratégico organizado nascem de forma mais estruturada...
Orçamento definido
▪ (ás vezes, um “cheque em branco”)
Prazo factível
Kick-off bacana
Sponsor atuante
Mas isto não garante que o projeto vai continuar estruturado durante o planejamento e, principalmente, execução...
Qual é a fonte mais comum de projetos?
Planejamento Estratégico?
Demandas do dia-a-dia?
Compliance?
Qual é o tipo de projeto que pode alavancar a sua carreira com mais facilidade?
Basta somente identificar a necessidade (independente de onde ela surgiu), priorizar e iniciar o projeto?
Basta somente identificar a necessidade (independente de onde ela surgiu), priorizar e iniciar o projeto?
Não! Ainda falta uma etapa muito importante...
Resposta para a pergunta...
O que podemos esperar deste projeto?
Em aulas anteriores, falamos sobre analisar o retorno do projeto, após o seu encerramento
Mas a empresa só consegue analisar o retorno do projeto quando avaliou previamente o resultado esperado
Através da avaliação é possível determinar se o projeto é viável
Tomada de decisão: Faz sentido realizar o projeto?
Você pode analisar a viabilidade através da criação do Business Case
Business Case
Ferramenta que permite avaliar, de forma estruturada, os benefícios de determinada iniciativa, apoiando a tomada de decisão sobre a realização ou não
O Business Case provoca a reflexão dos benefícios em diversos pilares... Financeiro (por exemplo: ROI e VPL)
Estratégico
Imagem
Melhoria operacional
Etc. Há diversos exemplos e templates disponíveis
na Internet
Reflexão...
Como o projeto ainda não começou, quem é o responsável pela Análise de Viabilidade?
Se eu, Gerente de Projeto, vou atuar somente quando estiver tudo aprovado, por que preciso saber deste negócio?
A gestão do projeto é um fator crítico
para a empresa obter o retorno
esperado!
Os projetos resultantes das análises de viabilidade irão compor um portfólio...
Projetos semelhantes podem fazer parte de um programa...
Vish... Até agora tava fácil...
Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.
PMBoK, 4ª edição
Grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente
The Standard for Program Management, ThirdEdition
Conjunto de projetos ou programas agrupados para facilitar o gerenciamento, a fim de atender aos objetivos estratégicos de negócios
Os projetos ou programas do portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados The Standard for Portfolio Management, Third
Edition
Planejamento Estratégico
Objetivo A Objetivo B Objetivo C
Portfólio
Projeto Projeto Programa
Projeto
Projeto
A aplicação destes conceitos potencializam a governança dos projetos...
Melhor gestão (equipe, riscos, recursos, etc.)
+ Transparência
+ Controle
+ Probabilidade de sucesso
Porque o seu projeto não é a única coisa acontecendo na empresa...
Seu projeto não é a única coisa acontecendo na empresa
Os projetos concorrem com as atividades do dia a dia (rotina ou operação)
Como sua empresa se organiza para conciliar os projetos com a operação?
Hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido
Os funcionários são agrupados por especialidade Produção
Engenharia
Marketing Em um projeto, cada departamento fará o
seu trabalho de modo independente dos outros departamentos
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Coordenação do Projeto
Equipe do Projeto
Cada projeto é tratado como uma “microempresa”
Um Gerente de Projeto em tempo integraltem autoridade total sobre a equipe
Equipe dedicada ao projeto
Executivos (RH, Marketing, etc.)
Gerente do Projeto
Membro da equipe
Membro da equipe
Membro da equipe
Gerente do Projeto
Membro da equipe
Membro da equipe
Membro da equipe
Gerente do Projeto
Membro da equipe
Membro da equipe
Membro da equipe
Combinação de características das organizações funcionais e por projetos
Há três tipos de organizações matriciais:
Matricial fraca
Matricial balanceada
Matricial forte
Mantêm muitas das características de uma organização funcional
O papel do gerente de projetos é mais parecido com a de um facilitador do que com o de um gerente de projetos propriamente dito
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Coordenação do Projeto
Equipe do Projeto
Reconhece a necessidade de um Gerente de Projetos, embora ele não possua autoridade total sobre o projeto e seu orçamento
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente do Projeto
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Equipe do Projeto
Pode ter Gerentes de Projetos em período integral, com autoridade considerável e equipe alocada em período integral
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Diretor de Projetos
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Diretor de Projetos
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Equipe do Projeto
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETOMatricial Fraca
MatricialBalanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetosPouca ou nenhuma
LimitadaBaixa a
moderadaModerada
a altaAlta a quase
total
Disponibilidade de recursosPouca ou nenhuma
LimitadaBaixa a
moderadaModerada
a altaAlta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto?Gerente
funcionalGerente
funcionalMisto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetosTempoparcial
Tempoparcial
Tempointegral
Tempointegral
Tempointegral
Equipe administrativa de gerenciamentode projetos
Tempoparcial
Tempoparcial
Tempoparcial
Tempointegral
Tempointegral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETOMatricial Fraca
MatricialBalanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetosPouca ou nenhuma
LimitadaBaixa a
moderadaModerada
a altaAlta a quase
total
Disponibilidade de recursosPouca ou nenhuma
LimitadaBaixa a
moderadaModerada
a altaAlta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto?Gerente
funcionalGerente
funcionalMisto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetosTempoparcial
Tempoparcial
Tempointegral
Tempointegral
Tempointegral
Equipe administrativa de gerenciamentode projetos
Tempoparcial
Tempoparcial
Tempoparcial
Tempointegral
Tempointegral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETOMatricial Fraca
MatricialBalanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetosPouca ou nenhuma
LimitadaBaixa a
moderadaModerada
a altaAlta a quase
total
Disponibilidade de recursosPouca ou nenhuma
LimitadaBaixa a
moderadaModerada
a altaAlta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto?Gerente
funcionalGerente
funcionalMisto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetosTempoparcial
Tempoparcial
Tempointegral
Tempointegral
Tempointegral
Equipe administrativa de gerenciamentode projetos
Tempoparcial
Tempoparcial
Tempoparcial
Tempointegral
Tempointegral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETOMatricial Fraca
MatricialBalanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetosPouca ou nenhuma
LimitadaBaixa a
moderadaModerada
a altaAlta a quase
total
Disponibilidade de recursosPouca ou nenhuma
LimitadaBaixa a
moderadaModerada
a altaAlta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto?Gerente
funcionalGerente
funcionalMisto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetosTempoparcial
Tempoparcial
Tempointegral
Tempointegral
Tempointegral
Equipe administrativa de gerenciamentode projetos
Tempoparcial
Tempoparcial
Tempoparcial
Tempointegral
Tempointegral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETOMatricial Fraca
MatricialBalanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetosPouca ou nenhuma
LimitadaBaixa a
moderadaModerada
a altaAlta a quase
total
Disponibilidade de recursosPouca ou nenhuma
LimitadaBaixa a
moderadaModerada
a altaAlta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto?Gerente
funcionalGerente
funcionalMisto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetosTempoparcial
Tempoparcial
Tempointegral
Tempointegral
Tempointegral
Equipe administrativa de gerenciamentode projetos
Tempoparcial
Tempoparcial
Tempoparcial
Tempointegral
Tempointegral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETOMatricial Fraca
MatricialBalanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetosPouca ou nenhuma
LimitadaBaixa a
moderadaModerada
a altaAlta a quase
total
Disponibilidade de recursosPouca ou nenhuma
LimitadaBaixa a
moderadaModerada
a altaAlta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto?Gerente
funcionalGerente
funcionalMisto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetosTempoparcial
Tempoparcial
Tempointegral
Tempointegral
Tempointegral
Equipe administrativa de gerenciamentode projetos
Tempoparcial
Tempoparcial
Tempoparcial
Tempointegral
Tempointegral
VANTAGENS DESVANTAGENS
ESTRUTURA FUNCIONAL
- Ausência de duplicação de atividades- Excelência funcional
- Compartimentação- Resposta lenta- Falta de foco no cliente
ESTRUTURA POR PROJETOS
- Controle dos recursos- Sensibilidade aos clientes
- Ineficiência de custos- Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos
ESTRUTURA MATRICIAL
- Utilização eficiente dos recursos- Experiência funcional disponível para todos os projetos- Maior aprendizado e transferência de conhecimento- Melhor comunicação- Foco no cliente
- Dualidade de relações hierárquicas- Necessidade de equilíbrio de poder
VANTAGENS DESVANTAGENS
ESTRUTURA FUNCIONAL
- Ausência de duplicação de atividades- Excelência funcional
- Compartimentação- Resposta lenta- Falta de foco no cliente
ESTRUTURA POR PROJETOS
- Controle dos recursos- Sensibilidade aos clientes
- Ineficiência de custos- Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos
ESTRUTURA MATRICIAL
- Utilização eficiente dos recursos- Experiência funcional disponível para todos os projetos- Maior aprendizado e transferência de conhecimento- Melhor comunicação- Foco no cliente
- Dualidade de relações hierárquicas- Necessidade de equilíbrio de poder
VANTAGENS DESVANTAGENS
ESTRUTURA FUNCIONAL
- Ausência de duplicação de atividades- Excelência funcional
- Compartimentação- Resposta lenta- Falta de foco no cliente
ESTRUTURA POR PROJETOS
- Controle dos recursos- Sensibilidade aos clientes
- Ineficiência de custos- Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos
ESTRUTURA MATRICIAL
- Utilização eficiente dos recursos- Experiência funcional disponível para todos os projetos- Maior aprendizado e transferência de conhecimento- Melhor comunicação- Foco no cliente
- Dualidade de relações hierárquicas- Necessidade de equilíbrio de poder
VANTAGENS DESVANTAGENS
ESTRUTURA FUNCIONAL
- Ausência de duplicação de atividades- Excelência funcional
- Compartimentação- Resposta lenta- Falta de foco no cliente
ESTRUTURA POR PROJETOS
- Controle dos recursos- Sensibilidade aos clientes
- Ineficiência de custos- Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos
ESTRUTURA MATRICIAL
- Utilização eficiente dos recursos- Experiência funcional disponível para todos os projetos- Maior aprendizado e transferência de conhecimento- Melhor comunicação- Foco no cliente
- Dualidade de relações hierárquicas- Necessidade de equilíbrio de poder
Depende da situação, pois o conflito é constante...
Há momentos em que um grande projeto pode requerer uma equipe exclusiva
Mas também haverá situações onde um problema na operação pode requerer dedicação total de todas as equipes funcionais
A empresa precisa ser dinâmica, pois pode ser necessário navegar em cada estrutura, de acordo com a situação
A estrutura organizacional impacta diretamente no resultado do projeto!
Aprenda a conhecê-la!
Por que projetos de ERP ainda atrasam?
Em grupos de até 6 pessoas, façam a análise do artigo e respondam aos questionamentos propostos
[email protected]/alessandroalmeida