Sistema de Gestión Documental
Milton R. Canuza Romero
E-mail: [email protected] / Blog: http://microm.wordpress.com / Web:www.mc-management.org
www.quipux.org
I. MUNICIPIO DE LOJAI. MUNICIPIO DE LOJADirección de Informática
Unidad de Tecnología
¿Qué es Quipux ?
QUIPUX es un servicio web que la Subsecretaría Informática de la Presidencia de la República, ahora implementado en el I. Municipio de Loja.
Permite el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o físicos que se envían y reciben en una organización (correspondencia).
Situación Actual
EFECTOS:● Traspapelado de documentos● Tiempo entrega● Dependencia del Mensajero● Archivo físico en cada área● Exceso uso de material
Deficiencias
D i r e c c i ó n X
D i r e c c i ó n Y
U n i d a d A
Q U I P U XQ U I P U X
BASE DE DATOSBASE DE DATOS
Unidad A Dirección X Dirección Y
Doc. Enviados
Doc. Enviados
Doc. Enviados
Doc. Enviados
Doc. Traslad.
Doc. Traslad.
IMPLEMENTANDO QUIPUX
BENEFICIOS:● Acceso Web,● Interconectado con las dependencias municipales (Direcciones, Unidades y distritos)● Firma Digital (seguridad) inviolabilidad de la información● Tiempo de entrega y recepción inmediata● Cero Papeles● Ahorro de espacio físico, costos operativos, costo de recursos●Agilita la gestión de documentos en el sector público
IMPLEMENTANDO QUIPUX
FUNCIONALIDAD
Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadan@s) a los documentos de la institución
Creación, Envió, Almacenamiento, recuperación y clasificación de documentos y anexos
Creación compartida de documentos, flujo de documentos de acuerdo al orgánico regular
Reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes, archivados y reasignados
Seguridad y auditoria a través de usuarios, perfiles y archivos de auditoria, Firma Digital de documentos generados
ARQUITECTURA
B a s e d e D a t o s
P o s t g r e s
S e r v i d o r d e A p l i c a c i o n e s
F i r m a D i g i t a l
G e n e r a d o r P D F
D o c u m e n t o s G e n e r a d o s
CÓDIGOPHP
CÓDIGOPHP
APLICACIONES
I N T R A N E TI N T R A N E T
Distritos
MunicipioDirecciones /
unidades
Ciudadan@s
REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE
● Acceso a Internet● Navegador de Internet Mozilla Firefox 3● Conocimientos básicos de manejo de correo electrónico● Cuenta de Correo Electrónico
SEGURIDAD
● Accesos por roles● Cuentas Auditables● Usuario Administrador control y seguridad del sistema● Seguridades Servidor (Firewall)
DOCUMENTOS QUE SE GENERAN EN EL MUNICIPIO DE LOJA
Unicamente en las siguientes dependencias
● Dirección de Informática● Comisaría de Ornato● Comisaria de Higiene● Dirección Administrativa● Dirección de Recursos Humanos● Gestión Ambiental● Gestión Económica D o c u m e n t o s
G e n e r a d o sDesde el 05 de enero,
hasta la presente fecha
DIRECCIÓN MEM. OFIC. CIRC. TOTAL P. UTIL. COSTO
Dirección de Informática 76 136 212 636 $ 12.72
Comisaría de Ornato 178 207 385 1155 $ 23.1
Comisaria de Higiene 184 300 6 490 1470 $ 29.4
Dirección Administrativa 186 291 477 1431 $ 28.62
Dirección de Recursos Humanos
37 590 70 697 2091 $ 41.82
Gestión Ambiental 202 343 545 1635 $ 32.7
Gestión Económica 0 255 255 765 $ 15.3
TOTAL 863 2122 76 3061 9183 $ 183.66
89 Dependencias registradas
$ 16,345.74
GASTO ESTIMADO
AHORRO UTILIZANDO QUIPUX
Datos tomados al 21 de abril 2010,secretarias de las dependencias