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Quipux es un sistema de gestión documental. El sistema fue modificado a partir del sistema de gestión documental ORFEO, el cual utiliza tecnologías y estándares abiertos. La Subsecretaria de Informática del Ecuador efectuó modificaciones a la versión original adaptándolas a las necesidades de gestión documental de las entidades de la Administración Pública Central. Su uso se ha difundido en el Estado Ecuatoriano. La Comunidad Quipux es una asociación de personas que han hecho causa común para fomentar el desarrollo social y económico alrededor de Quipux.
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Sistema de Gestión Documental
Milton R. Canuza Romero
E-mail: [email protected] / Blog: http://microm.wordpress.com / Web:www.mc-management.org
www.quipux.org
I. MUNICIPIO DE LOJAI. MUNICIPIO DE LOJADirección de Informática
Unidad de Tecnología
¿Qué es Quipux ?
QUIPUX es un servicio web que la Subsecretaría Informática de la Presidencia de la República, ahora implementado en el I. Municipio de Loja.
Permite el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o físicos que se envían y reciben en una organización (correspondencia).
Situación ActualEnvío y Recepción de Memos, Circulares y Oficios entre Unidades y Direcciones
Situación Actual
EFECTOS:● Traspapelado de documentos● Tiempo entrega● Dependencia del Mensajero● Archivo físico en cada área● Exceso uso de material
Deficiencias
D i r e c c i ó n X
D i r e c c i ó n Y
U n i d a d A
Q U I P U XQ U I P U X
BASE DE DATOSBASE DE DATOS
Unidad A Dirección X Dirección Y
Doc. Enviados
Doc. Enviados
Doc. Enviados
Doc. Enviados
Doc. Traslad.
Doc. Traslad.
IMPLEMENTANDO QUIPUX
BENEFICIOS:● Acceso Web,● Interconectado con las dependencias municipales (Direcciones, Unidades y distritos)● Firma Digital (seguridad) inviolabilidad de la información● Tiempo de entrega y recepción inmediata● Cero Papeles● Ahorro de espacio físico, costos operativos, costo de recursos●Agilita la gestión de documentos en el sector público
IMPLEMENTANDO QUIPUX
FUNCIONALIDAD
Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadan@s) a los documentos de la institución
Creación, Envió, Almacenamiento, recuperación y clasificación de documentos y anexos
Creación compartida de documentos, flujo de documentos de acuerdo al orgánico regular
Reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes, archivados y reasignados
Seguridad y auditoria a través de usuarios, perfiles y archivos de auditoria, Firma Digital de documentos generados
ARQUITECTURA
B a s e d e D a t o s
P o s t g r e s
S e r v i d o r d e A p l i c a c i o n e s
F i r m a D i g i t a l
G e n e r a d o r P D F
D o c u m e n t o s G e n e r a d o s
CÓDIGOPHP
CÓDIGOPHP
APLICACIONES
I N T R A N E TI N T R A N E T
Distritos
MunicipioDirecciones /
unidades
Ciudadan@s
REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE
● Acceso a Internet● Navegador de Internet Mozilla Firefox 3● Conocimientos básicos de manejo de correo electrónico● Cuenta de Correo Electrónico
SEGURIDAD
● Accesos por roles● Cuentas Auditables● Usuario Administrador control y seguridad del sistema● Seguridades Servidor (Firewall)
PANTALLAS
Ingreso al Sistema
PANTALLAS
Nuevo Documento
Destinatarios
PANTALLAS
Administración
1
2
3
PANTALLAS
Envió y firma de los documentos
DOCUMENTOS QUE SE GENERAN EN EL MUNICIPIO DE LOJA
Unicamente en las siguientes dependencias
● Dirección de Informática● Comisaría de Ornato● Comisaria de Higiene● Dirección Administrativa● Dirección de Recursos Humanos● Gestión Ambiental● Gestión Económica D o c u m e n t o s
G e n e r a d o sDesde el 05 de enero,
hasta la presente fecha
DIRECCIÓN MEM. OFIC. CIRC. TOTAL P. UTIL. COSTO
Dirección de Informática 76 136 212 636 $ 12.72
Comisaría de Ornato 178 207 385 1155 $ 23.1
Comisaria de Higiene 184 300 6 490 1470 $ 29.4
Dirección Administrativa 186 291 477 1431 $ 28.62
Dirección de Recursos Humanos
37 590 70 697 2091 $ 41.82
Gestión Ambiental 202 343 545 1635 $ 32.7
Gestión Económica 0 255 255 765 $ 15.3
TOTAL 863 2122 76 3061 9183 $ 183.66
89 Dependencias registradas
$ 16,345.74
GASTO ESTIMADO
AHORRO UTILIZANDO QUIPUX
Datos tomados al 21 de abril 2010,secretarias de las dependencias
....Gracias
“La actual revolución NO es tecnológica, sino un cambio de mentalidad.” (Anónimo)
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