Supplier - Quick Reference
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11 Présentation générale de ePROC
22 Comment s’inscrire dans ePROC
44 Comment effectuer les tâches principales
33 Première connexion
55 Contact et Aide
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11 Présentation générale de ePROCPrésentation générale de ePROC
22 Comment s’inscrire dans ePROC
44 Comment effectuer les tâches principales
33 Première connexion
55 Contact et Aide
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Présentation générale de ePROCSupplier - Quick Reference
ePROC est un espace partagé ouvert aux acheteurs et aux fournisseurs pour procéder aux différentes étapes d’un Appel d’Offres (AO), depuis l’identification des fournisseurs potentiels jusqu’à leur sélection. Des données peuvent être échangées entre les parties via Internet, de manière sécurisée, structurée et contrôlée.
MANAGEMENT RFxE-AUCTION
EVALUATION DES FOURNISSEURS
DEPENSES Analyse & Visibilité
(Opérationnel)
GESTION DES CONTRATSCommercial
GESTION DES ACTIVITESD’ACHAT
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11 Présentation générale de ePROC
22 Comment s’inscrire dans ePROCComment s’inscrire dans ePROC
44 Comment effectuer les tâches principales
33 Première connexion
55 Contact et Aide
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Comment s’inscrire dans ePROC : Page d’inscriptionSupplier - Quick Reference
Adresse URL : https://eprocsourcing.eads.net/
Pour contacter le Service Desk
Cliquez sur“Inscription comme nouveau
fournisseur”pour accéder au formulaire
d’inscription
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Conseils pour une inscription réussieSupplier - Quick Reference
Les champs marqués d’une astérisque * sont obligatoires
Cliquez sur la flèche pour faire dérouler la liste et
sélectionner une des options
Cliquez sur pour accéder à des explications
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Première partie : Informations liées à l’Organisation FournisseurSupplier - Quick Reference
Cette partie concerne les informations sur votre société (société = un nom, une adresse)
Nom légal du fournisseur : tel qu’il figure dans le RCSen majuscules, sans caractères spéciaux ni accents
Numéro d’Enregistrement de la Société :Pour les sociétés européennes, il s’agit du code TVA.Pour tous les autres pays, il s’agit du code fiscal ; s’il n’existe pas de code fiscal dans votre pays, entrez le code normalement utilisé.
N°°°° de téléphone principal / N°°°° de télécopie principal :Utilisez le n° de tél. international commençant par 00, sans espaces ni caractères spéciaux
SIRET : Pour les sociétés françaises (14 chiffres)
Région / Département : Obligatoire si la société est implantée aux Etats-Unis ou au Canada
Rue / Ville : Pas de caractères spéciaux (pas d’accents, pas de β, ñ ...)
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Deuxième partie : Informations sur l’Utilisateur FournisseurSupplier - Quick Reference
Cette partie concerne vos informations personnelles
ID Utilisateur/Adresse e-mail :Pas de “/” ni de caractères spéciaux.
Cette adresse e-mail DOIT être valide : elle constituera votre logon pour vous connecter à ePROC, et sera également utilisée pour vous transmettre les avis d’Appels d’Offres.
Ne pas utiliser d’adresse e-mail générique (ex. [email protected]), mais une adresse professionnelle nominative, sinon votre demande de création de compte sera rejetée.
NOM Prénom :Dans cet ordre, majuscules pour le NOM
Numéro de téléphone / Numéro de télécopie :Utilisez le n°de tél. international commençant par 00, sans espaces ni caractères spéciaux
Fonction :Sélectionnez la fonction la plus proche de la vôtre
BU Code: Ce code vous a été communiqué par l’acheteur dans la lettre d’invitation. Si vous n’avez pas été invité par un acheteur, entrez le mot “voluntary”.
Paramètres régionaux :Langue que vous souhaitez utiliser dans ePROC
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Troisième partie : Questionnaire de profilSupplier - Quick Reference
Cette partie concerne les informations générales et environnementales
Cliquez sur le triangle pour afficher le contenu de la section
Si nécessaire, cliquez sur le
la section
Si nécessaire, cliquez sur le triangle pour cacher le contenu de
la section
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Troisième partie : Questionnaire de profilSupplier - Quick Reference
Cette partie concerne les informations générales et environnementales
Ici vous pouvezsélectionner
l’acceptation des GTC
Vous pouvezsélectionner une ou
plusieurs cases
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Messages d’erreur possibles lors de l’inscription (1/2) Lorsque vous cliquez sur OK, un message d’erreur peut s’afficher si vous avez omis
certaines informations. Votre inscription ne peut pas être traitée si vous ne renseignez pas la totalité des champs obligatoires.
Un message ‘Warning’ s’affiche en haut de l’écran, vous signalant les
informations manquantes
Les champs obligatoires qui ne sont pas renseignés sont indiqués par une astérisque sur fond rouge
Après avoir renseigné tous les champs obligatoires,
cliquez sur OK
Complétez les informations requises dans les champs laissés vides
Supplier - Quick Reference
Page 13
Messages d’erreur possibles lors de l’inscription (2/2)
Dans ce cas, utilisez le lien “ID utilisateur ou mot de passe oublié” pour récupérer
vos informations de connexion
Lorsque vous cliquez sur OK, le système peut vous signaler que l’ID Utilisateur est déjà utilisé. S’il existe un compte à votre nom pour lequel vous avez oublié votre ID
Utilisateur ou de votre mot de passe, veuillez utiliser le lien “Nom d’utilisateur ou mot de passe oublié” sur la page de connexion.
Message indiquant que l’ID Utilisateur est déjà utilisé. Dans ce cas, votre ID Utilisateur existe et
reste valide.
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Conseils importantsSupplier - Quick Reference
– Evitez les redondances dans ePROC : une seule organisation peut être créée pour chaque site (entité légale / site contractuel) de la société. Il peut exister plusieurs contacts associés à cette organisation. Si vous souhaitez créer un deuxième contact pour la même société, procédez à une deuxième inscription et l’Equipe Administration fera le lien entre le nouveau contact et l’organisation inscrite. Ceci permet d’assurer que les acheteurs Airbus Group sélectionnent toujours le compte fournisseur approprié pour l’AO.
– Les données que vous avez fournies pour votre compte peuvent être utilisées au cours de l’AO. Vous êtes responsable de la qualité de ces données. Veillez à les mettre à jour si nécessaire.
– Votre inscription doit être validée par l’équipe administration d’ePROC. Une fois validée, vous recevrez un e-mail de confirmation de votre inscription ainsi qu’un lien qui vous permettra de personnaliser votre mot de passe dans ePROC.
– Vérifiez que les e-mails d’ePROC ([email protected] et [email protected]) sont acceptés par votre serveur de messagerie.
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Première connexion : Personnalisez votre mot de passeSupplier - Quick Reference
Dès que l’équipe Administration d’ePROCaura approuvé votre inscription, vousrecevrez ce type d’e-mail.
Cliquez sur le lien
Créez un mot de passe
Sélectionnez une question secrète et une réponse
secrète (et ne l’oubliez pas !)
Cliquez sur OK
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Première connexion : Acceptation des Conditions GénéralesSupplier - Quick Reference
En bas de page, sélectionnez “J’accepte les termes et
conditions de cet accord”, et cliquez sur “OK”
Ce document décrit les Conditions Générales (GTC -General Terms and Conditions ) d’accès et d’utilisation
de la solution stratégique d’achat “ePROC”.
Une fois acceptées, ces conditions sont toujours accessibles en bas de page via le lien “Conditions
d’utilisation Participants”.
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Première connexion : Vérifiez les données de votre profil 1/3Supplier - Quick Reference
Vous ne pouvez pas éditer la première ni la deuxième partie
Envoyez un email à l’équipe SMA et vosinformations personnelles seront mises à jour.
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Première connexion : Vérifiez les données de votre profil 2/3Supplier - Quick Reference
Pour modifier les données figurant dans la DEUXIEME partie, veuillez transmettre par e-mail, à l’adresse qui vous a été communiquée, votre demande de
modification.
Dans votre e-mail, veuillez préciser : - qui vous êtes (ID contact)- pour quelle organisation vous souhaitez apporter ces changements- quels champs vous souhaitez actualiser et quelles informations doivent être entrées.
Vous pouvez actualiser votre profil à tout moment en sélectionnant “Préférences”
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Première connexion : Vérifiez les données de votre profil 3/3Supplier - Quick Reference
Vous pouvez éditer la troisième partie
Les données de la troisième partie, “Questionnaire de profil” sont facilement
actualisables.
Assurez-vous que vos données sont toujours à jour.
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Comment consulter l’événement (1/2)Supplier - Quick Reference
Une fois connecté(e), la page "Events List“ (Liste des événements) s’affiche automatiquement. Elle contient une liste de tous les Appels d’Offres auxquels vous êtes invité(e) à participer. Les AO sont classés par “Statut”.
“Preferences” (Préférences) vous permet de :• Modifier votre mot de passe et votre question
secrète• Actualiser votre profil (Informations de contact
et Questionnaire de Profil)• Redéfinir votre paramétrage (langue et devise
par défaut)
Le message de bienvenue vous rappelle que l’utilisation d’ePROC est strictement soumise aux Conditions Générales que vous avez déjà acceptées en tant qu’Utilisateur Désigné de la Société. Les Conditions Générales sont accessibles via le lien “Participant Terms” (Conditions de participation) figurant au bas de cette page.
Cliquez sur le nomde l’événementpour accéder à soncontenu.
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Comment consulter l’événement (2/2)Supplier - Quick Reference
Accès directaux événements
Téléchargez le contenu vers une feuille Excel.Téléchargez toutes les pièces jointes en une seule fois.
Informations principales sur l’événement :Acheteur, date de publication, échéance …
Consultez la liste detoutes les étapes àsuivre pourrépondre à l’AO
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Comment accepter l’AccordSupplier - Quick Reference
En cliquant sur [Declineto respond] (Décliner derépondre), vous informezl’acheteur que vous neparticiperez pas àl’événement.
Consultation et Acceptation de l’Accord : L’acceptation de l’Accord est obligatoire pour chaque AOavant de sélectionner les lots et de soumettre des offres. L’accord relatif à la soumission d’une offre seraidentique pour tous les AO publiés sur ePROC.
Sélectionnez “I accept theterms of this agreement”(J’accepte les termes de cetaccord) pour pouvoir soumettrevos réponses et vos offres.
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Comment sélectionner les lotsSupplier - Quick Reference
Cochez la case pour sélectionner leslots ou les line items auxquels voussouhaitez participer.
Cliquez sur [Submit Selected Lots](Soumettre les lots sélectionnés)
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Comment soumettre une réponseSupplier - Quick Reference
Pour compléter votreréponse, renseignez tousles champs vides.
Les champs obligatoiressont indiqués par uneastérisque (*).
En cliquant sur le lien‘’Attach a file’’ (Joindre unfichier), attachez lespièces jointes à votreréponse.
Après avoir complété votreréponse, cliquez sur“Submit entire response“(Soumettre la réponsecomplète) pour lasoumettre à Airbus Group.
Vous pouvezsauvegarder(bouton ‘’Save’’)votre offre avant desoumettre votreréponse.
Les erreurs sontindiquées en rouge.
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Comment transmettre un message (1/2)Supplier - Quick Reference
Vous pouvez transmettre un message à l’équipe projet.
Si nécessaire, l’acheteur peut répondre publiquement à votre message (la totalité de l’équipeet tous les fournisseurs le reçoivent) afin d’assurer que toutes les parties prenantesbénéficient du même niveau d’information.
Suivez le lien Event messages pour :
- consulter tous les messages reçus
- transmettre de nouveaux messages
- répondre aux questions
En cliquant sur le bouton [Compose Message](Rédiger un message), vous pouvez transmettre denouveaux messages à l’ensemble de l’équipe projet.
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Comment transmettre un message (2/2)Supplier - Quick Reference
Le menu des options vous permet de :- Filtrer les messages associés auxévénements par expéditeur- Exporter les messages vers Excel
Le tableau des messages affiche tous les messages associés à l’événement :• de System - invitation à l’événement, modification des délais …• du Event Owner - informations transmises par l’acheteur et son équipe MFT• de vous-même - questions transmises à l’équipe Airbus Group.
Vous pouvez trier les messagesassociés à l’événement en cliquantsur le nom de la colonne.
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La modification de réponse n’est plus possible lorsque le statutest en “Pending Selection”
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11 Présentation générale de ePROC
22 Comment s’inscrire dans ePROC
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Contact et AideSupplier - Quick Reference
Nom d’utilisateur ou mot de passe oublié ?
Cliquez sur le lien
approprié
Contact
Pour plus d’informations, contactez le service desk, joignable 24 heures/24 et 7 jours/7- par e-mail : [email protected] par téléphone : 00 33 1 57 32 48 95