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INFORMATIONS
à l’usage des collaboratrices et
collaborateurs de la commune
municipale de Moutier
Version mars 2017
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INDEX
Page
BIENVENUE 4
ACCUEIL 5
ORGANIGRAMME 6
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL 7-10
Interdiction de l’usage des bougies dans les bureaux de l’administration 7
Instruments et équipements de travail 7
Informatique 7
Compte utilisateur et mot de passe 7-8
Courrier électronique 8
Connexion au service de messagerie en ligne (webmail)
Gestionnaire d’absence 7
Problèmes informatiques 8
Téléphonie 8
Appels internes 9
Frais de déplacement 9
Traitements médicaux (médecin, dentiste, etc.) 9
Annonce en cas de maladie, d’accidents ou d’absences 9
Service externe 9
Economat 10
CONDITIONS DE TRAVAIL 11-13
Devoirs de service 11
Horaires de travail 11
Durée et temps de travail 11
Temps d’ouverture 11
Pause de midi 11
Pause de travail 12
Timbrage et badge / perte de badge/clé 12
Veille des jours fériés 12
Foire 12
Compensation – solde 12
Le salaire 13
Vacances 13
Congés spéciaux 13
Congé et traitement en cas de maternité 13
Congé sur heures supplémentaires 13
DIVERS 14
Caisse de pensions 14
Formation continue 14
Courrier 14
Avocat-conseil 14
Salles de conférences 14
Participation à des séances de commissions/groupes de travail 14
Restauration 15
NE PAS OUBLIER… 16
Secret de fonction 16
Occupations accessoires 16
Changement d’adresse 16
La fumée 16
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BIENVENUE
La Municipalité de Moutier se réjouit de vous compter parmi ses collaboratrices et
collaborateurs et vous souhaite d’ores et déjà pleine satisfaction dans l’exercice de votre
nouvelle fonction.
Ce fascicule vous aidera vous familiariser avec votre environnement professionnel et vous
fournira un aperçu des pratiques et procédures en vigueur dans l’Administration
communale, sans toutefois prétendre être exhaustif.
Guide à vocation informative uniquement, ce document n’a aucune valeur juridique. Seules
les dispositions légales en la matière font foi.
Le présent document s’applique aux fonctionnaires et employés de la Commune
municipale de Moutier (auxiliaires et agents communaux). Pour des facilités de
rédaction, le masculin générique est généralement utilisé pour s’appliquer aux
deux sexes, sauf exception justifiées par des circonstances.
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ACCUEIL
Les personnes suivantes sont chargées de faciliter votre prise de fonction, lors de vos
premiers jours de travail.
Supérieur hiérarchique
Il est chargé de vous accueillir, de vous présenter vos collègues et votre nouvel
environnement professionnel. Il vous informera de vos principaux droits et devoirs.
Chancelier municipal, chef du personnel
M. Christian Vaquin (N° interne : 112)
Le Chef du personnel est chargé d’informer et de conseiller les collaborateurs en
matière de ressources humaines. Il est l’interlocuteur du Conseil municipal
(employeur) pour toutes les questions qui relèvent de la gestion du personnel.
En cas d’absence de ce dernier, vous pouvez contacter Mme Virginie Simonin, Adjointe
au Chancelier (N° interne : 168).
Caisse municipale
M. Jean-Claude Zumbach (N° interne : 124)
Il s’occupe particulièrement de la gestion des horaires des collaborateurs. Il vous
remettra votre badge de timbrage (permettant également l’accès à certains
bâtiments) ainsi que des clés mécaniques pour accéder aux bâtiments communaux. Il
vous informera en matière de salaire, d’assurances, de timbrage, etc.
Service des Bâtiments
(Nos internes 321 et 326)
Le Service des Bâtiments programme votre badge de timbrage ainsi que vos droits
d’accès aux locaux administratifs et prépare les clés du personnel communal (matériel
remis par M. Jean-Claude Zumbach).
Service informatique
M. Mathieu Wyss (N° interne : 131)
M. Wyss est compétent en matière technique et informatique. Il va s’assurer du bon
fonctionnement de votre matériel informatique et vous donnera les droits d’accès au
système.
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ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
INTERDICTION DE L’USAGE DES BOUGIES DANS LES BUREAUX DE
L’ADMINISTRATION
A la suite d’un sinistre qui a eu lieu récemment dans les locaux de l’Hôtel
de Ville 1, le Conseil municipal a décidé, désormais, d’interdire l’usage
de bougies, bâtonnets d’encens, etc. quels qu’ils soient, dans les
locaux de l’administration municipale.
Nous vous remercions de bien vouloir vous conformer à cette
interdiction, sous peine de sanctions.
INSTRUMENTS ET EQUIPEMENTS DE TRAVAIL
Le matériel mis à disposition est utilisé de manière
efficace tout en respectant les aspects économiques,
écologiques, ergonomiques et les exigences de sécurité.
S’agissant plus spécifiquement des outils informatiques,
les logiciels de gestion du courrier électronique et d’accès
à l’Internet sont réservés à un usage strictement
professionnel.
Seules les informations nécessaires à l’exécution des activités professionnelles peuvent être
consultées, respectivement téléchargées depuis l’Internet.
Le collaborateur veillera à ne consulter et ne télécharger que des informations provenant de
sources sûres de manière à éviter tout risque de transmission de virus.
Il est interdit, sous peine de sanctions (pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat) :
de consulter, télécharger, posséder, diffuser ou afficher des documents ou fichiers ayant
des contenus illicites (pornographie, violence, discrimination raciale, diffamation, etc.) ;
d’adopter des comportements dangereux pour la sécurité des données ou portant
atteinte aux intérêts et à l’image de la Municipalité ou de personnes.
INFORMATIQUE
COMPTE UTILISATEUR
Chaque utilisateur se voit attribuer un compte individuel
offrant un droit d’accès à l’infrastructure de la Municipalité.
L’accès au compte s’effectue via un nom d’utilisateur et un
mot de passe qui sont personnels. Le compte utilisateur
comprend généralement également une adresse courriel.
Il est interdit d’utiliser le compte d’un autre utilisateur sans
son consentement.
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MOT DE PASSE
Le mot de passe est personnel et confidentiel ; il ne doit pas être communiqué à des tiers,
ni être noté. Lorsque l’utilisateur quitte sa place de travail, il doit s’assurer de la sécurité de
ce dernier. S’il l’estime nécessaire, l’utilisateur peut sécuriser sa session selon plusieurs
critères (se référer aux directives informatiques, page 19).
COURRIER ÉLECTRONIQUE
Les adresses de messagerie électronique mises à disposition par le Municipalité sont des
outils de travail professionnels. Tout titulaire d’une adresse de messagerie électronique doit
relever et lire ses messages aussi régulièrement que possible.
L’utilisation du courrier électronique de la Municipalité de Moutier est réservée à des fins
professionnelles. L’utilisation abusive des envois avec destinataires multiples doit être
évitée.
CONNEXION AU SERVICE DE MESSAGERIE EN LIGNE (WEBMAIL)
Les serveurs de l’administration communale permettent une connexion à votre messagerie
directement par le navigateur internet. Il vous est donc possible de consulter votre boîte
électronique professionnelle n’importe où.
Procédure :
Entrez l’adresse suivante dans le barre de recherche internet : https://webmail.moutier.ch;
Inscrivez votre nom d’utilisateur ;
Inscrivez votre mot de passe ;
Pressez sur « se connecter ».
GESTIONNAIRE D’ABSENCE
Pour activer le gestionnaire d’absence de bureau, vous avez deux possibilités :
1. depuis votre messagerie électronique (Outlook) ;
2. depuis le service de messagerie en ligne : https://webmail.moutier.ch (voir ci-dessus).
Onglet « Paramètres » / « Options » / « Définir un message de réponse automatique ».
PROBLÈMES INFORMATIQUES
Le responsable informatique est votre contact privilégié en cas de problèmes informatiques
ou techniques.
Se référer aux directives informatiques. En cas de question, prière de consulter le
responsable informatique, M. Wyss (N° interne : 131).
TELEPHONIE
Les appareils téléphoniques de la Municipalité sont des outils
de travail professionnels. L’usage des appareils
téléphoniques a lieu sous la responsabilité des utilisateurs,
tant au niveau de l’entretien que de la sécurité physique.
L’utilisateur respecte toujours son devoir de fidélité et de
diligence envers la Municipalité.
Les appels à l’étranger ne sont autorisés que sur certains
terminaux et avec l’accord du Chef du personnel.
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APPELS INTERNES
Les appels internes de l’administration peuvent s’effectuer en composant uniquement les
trois derniers numéros, selon « liste des numéros de téléphone de la Municipalité de
Moutier » (mise à jour par la Chancellerie municipale).
FRAIS DE DÉPLACEMENT
Les déplacements professionnels doivent être limités au strict minimum. S’ils sont
nécessaires, l’administration les indemnise dans l’ordre de priorité suivant :
- Carte journalière Flexi (CFF) 2e classe ;
- Voiture Mobility ;
- Transports publics ;
- Votre véhicule privé.
Pour le personnel administratif des Services techniques/industriels, l’utilisation des voitures
des « Services techniques » est admise pour de courts trajets.
TRAITEMENTS MÉDICAUX (MÉDECIN, DENTISTE, ETC.)
Le personnel s’acquitte en principe de ses obligations privées en
dehors des heures de travail, du moins pour les personnes
occupées à moins de 100 %.
En cas d’absence de courte durée liée à un traitement médical
ambulatoire, d’une personne occupée à plein temps, l’autorisation
du chef de service est requise. Pour des traitements plus longs, un
certificat médical sera produit.
Dans tous les cas, une feuille d’absence devra être remplie. Les heures seront
restituées à hauteur d’une journée de travail (ex : 08 h 12 pour un 100 %).
ANNONCE EN CAS DE MALADIE, D’ACCIDENTS OU D’ABSENCES
En cas de maladie, d’accident ou d’absence, les collaborateurs sont tenus d’aviser sans délai
leur supérieur hiérarchique qui transmettra, sans retard, l’avis à la Chancellerie. Il en ira de
même lors de la reprise du travail.
Dans tous les cas, un certificat médical doit être produit, au plus tard dès le 3e jour
d’absence.
SERVICE EXTERNE
Lorsqu’un employé accomplit une obligation à l’extérieur, les
heures mentionnées sur la fiche d’absence seront prises en
compte dans le système de timbrage.
En revanche, s’il ne s’agit pas d’un engagement obligatoire, mais
d’un souhait de l’employé de participer à un cours, par exemple,
les heures maximales d’une journée seront indiquées dans le
système de timbrage (ex : 08 h 12 pour un 100 %).
Dans tous les cas, l’autorisation devra être donnée par le Chef du personnel.
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ECONOMAT
L’ensemble des commandes de matériel de bureau doit transiter
par la Chancellerie municipale (Mme Françoise Beuchat, Tél.
032 494 11 13, interne 113 ou [email protected]).
Horaires : tous les jours de 11 h 00 à 11 h 30.
Merci de vous conformer aux heures d’ouverture et d’apporter un
bon de commande dûment signé par le Chef de service.
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CONDITIONS DE TRAVAIL
DEVOIRS DE SERVICE
En tant qu’employé d’une collectivité publique, le fonctionnaire est
au service des citoyennes et des citoyens. Il agit conformément à la
loi, et à la règlementation et veille à la défense des intérêts de la
Commune.
Il accomplit son travail en exécution des ordres et des instructions
reçus, en assumant personnellement son service.
Par son comportement général en et hors service, le fonctionnaire se montrera digne de la
considération et de la confiance qu’exige la fonction publique qu’il exerce. Dans ses rapports
de service, il se comportera avec tact et politesse.
HORAIRES DE TRAVAIL
DURÉE DU TEMPS DE TRAVAIL
Différents horaires de travail peuvent être appliqués suivant
les activités et besoins des services concernés (horaires de
travail annualisés, travail d’équipe, horaires fixes).
Cependant, d’une manière générale, la durée hebdomadaire
du temps de travail est fixée à quarante heures, auxquelles
s’ajoute une heure pour compenser les jours de congés
supplémentaires (ponts), soit pour un emploi à plein temps,
8 heures 12 minutes de travail quotidien.
Des horaires particuliers peuvent s’appliquer à certains services communaux (voirie, eaux,
électricité, conciergerie, etc.).
L’horaire de travail est déterminé, chaque année, par le Conseil municipal.
L’enregistrement du temps de travail s’effectue par timbrage électronique (excepté
conciergerie et bibliothèque). Chaque arrivée et chaque départ sont timbrés. Durant le
temps de travail, les sorties privées doivent être timbrées (banque,
achat dix-heures, etc.).
Toutes les absences sont mentionnées sur document « Gestion informatisée du temps de
travail », qui sera ensuite signé par le Chef de Service et transmis à la Caisse municipale
pour enregistrement dans la timbreuse.
TEMPS D’OUVERTURE
La plage horaire dans laquelle le temps de travail quotidien peut être effectué s’étend de
06 h 30 à 19 h 30. La présence du personnel est toutefois obligatoire de 08 h 00 à 11 h 00
et de 14 h 00 à 16 h 00.
PAUSE DE MIDI
La pause de midi doit être d’au moins 30 minutes ; elle sera prise dans la tranche de temps
comprise entre 11 h 00 et 14 h 00. Le départ en pause et le retour doivent être timbrés.
Toute pause de midi non timbrée équivaut à une pause de midi de 03 h 00 (système de
timbrage). Si un collaborateur ne peut pas timbrer entre midi et une heure, pour une raison
valable, une feuille d’absence devra être remplie, signée, visée par le responsable et
transmise à la Caisse municipale pour la récupération des heures.
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PAUSE DE TRAVAIL
Pour un emploi à plein temps, une pause de 15 minutes comptant comme temps de travail
est accordée le matin et l’après-midi. Elle sera strictement respectée.
Les pauses à l’extérieur du bâtiment sont accordées uniquement au personnel dit
« fumeur ». Les pauses « cigarette » en sus des pauses du matin et de l’après-midi seront
détimbrées.
TIMBRAGE ET BADGE
Vous devez timbrer personnellement vos heures de travail à l’aide de votre badge ou les
indiquer sur une fiche de présence.
Doivent être indiqués :
votre arrivée au début de chaque demi-journée ;
votre départ à la fin de chaque demi-journée ;
le début et la fin de toutes absences survenant en cours de journée.
PERTE DE BADGE ET/OU CLE
Toute perte ou vol de clé et/ou de badge doivent impérativement et sans délais
être communiqués au Service des Bâtiments. Le détenteur de la clé et du badge
est seul responsable.
Un délai d’un mois est accordé pour retrouver la clé et/ou le badge. Passé cette échéance,
un montant de Fr. 50.— sera facturé au collaborateur pour la clé et Fr. 20.— pour le
badge.
Les points suivants doivent être communiqués lors de perte ou vol de la clé et/ou du
badge :
plan de fermeture (ex : RT 1621), N° se trouvant sur clé ; N° à 5 caractères du
badge ; Nom et prénom du détenteur (se référer à la quittance reçue lors de la remise
de la clé et/ou du badge).
VEILLE DES JOURS FÉRIÉS
La veille des jours fériés, une personne employée à plein temps bénéficie d’une heure de
réduction sur son horaire de travail habituel. Pour les employés occupés à temps partiel, la
réduction est proportionnelle.
Les jours fériés sont : les 1er et 2 janvier, Vendredi-Saint, Lundi de Pâques, Ascension,
Lundi de Pentecôte, 1er août, Noël et 26 décembre ainsi que l’après-midi du 1er mai et
du 31 décembre.
FOIRE
Le jour des foires organisées à Moutier (Foire aux Cramias en avril et Foire aux Bolets en
octobre), une heure est accordée au personnel communal pour s’y rendre.
COMPENSATION – SOLDE
L’excédent de temps de travail pris en compte à la fin de chaque mois est limité à 40 h 00,
tout dépassement éventuel devra faire l’objet d’une acceptation du Chef du personnel.
Le solde négatif de travail admissible à la fin de chaque mois est strictement limité à
10 h 00, tout excédent devant être compensé le mois suivant ou, avec l’accord du Chef du
personnel, imputé en tout ou partie sur les vacances annuelles.
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LE SALAIRE
Le versement du salaire sur votre compte bancaire ou postal est effectué en général le 25e
jour de chaque mois. Cependant, si le 25 coïncide avec un jour férié ou un week-end
(samedi ou dimanche), le versement sera opéré le jour ouvrable précédent, soit le 24 ou le
23. Le salaire du mois de décembre est généralement effectué à mi-décembre, avec le 13e
salaire qui est versé en une seule fois.
En cas de questions ou d’erreurs constatées sur votre salaire, veuillez contacter la Caisse
municipale, M. Jean-Claude Zumbach (interne : 124).
VACANCES
Les collaborateurs ont droit, chaque année, à des vacances payées. La durée de vacances
du personnel permanent comporte, pour chaque année civile où l’intéressé a été occupé
entièrement, est la suivante :
5 semaines jusqu’à la fin de l’année civile au cours de laquelle il a atteint l’âge de
49 ans ;
6 semaines à partir du début de l’année civile au cours de laquelle il aura atteint l’âge de
50 ans ;
7 semaines à partir du début de l’année civile au cours de laquelle il aura atteint l’âge de
60 ans ;
6 semaines pour les apprentis, par année d’apprentissage.
CONGÉS SPÉCIAUX
Les collaborateurs ont droit aux congés spéciaux suivants :
a) 3 jours en cas de mariage de l’intéressé, de décès de son conjoint, d’un enfant, de son
père ou de sa mère ;
b) 2 jours en cas de naissance d’un enfant ;
c) 1 à 3 jours en cas de mariage d’un membre de la famille, de décès d’un frère, d’une
sœur ou d’un proche parent, selon décision du chef de service ;
d) le temps nécessaire pour les obsèques de toute autre personne, selon décision du chef
de service ;
e) 1 jour en cas de déménagement ;
f) ½ journée en cas d’inspection militaire ;
g) le temps nécessaire en cas de recrutement, de comparution devant un tribunal ou
devant les autorités, ainsi que pour l’exercice d’un mandat public, professionnel ou
syndical reconnu par le Conseil municipal ;
h) le temps nécessaire pour suivre des cours de perfectionnement professionnel, de
recyclage ou autres jugés utiles à l’administration communale, sur décision du Conseil
municipal.
Lorsqu’un fait justifiant un congé spécial coïncide avec un jour férié ou se produit pendant
les vacances, aucun congé compensatoire n’est accordé.
CONGÉ ET TRAITEMENT EN CAS DE MATERNITÉ
En cas d’accouchement, le personnel féminin bénéficie d’un congé payé global de seize
semaines. Le congé débute au plus tard le jour de l’accouchement.
CONGÉ SUR HEURES SUPPLEMENTAIRES
Dès un congé sur heures supplémentaires de 02 h 00 ou plus, une feuille d’absence devra
être dûment remplie et transmise à la Caisse municipale.
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DIVERS
CAISSE DE PENSIONS
Les employés de l’administration communale sont assurés à la Caisse de pensions de la
République et Canton du Jura (CPJU).
Si vous étiez déjà assurée auprès d’une autre caisse de prévoyance, cette dernière devra
verser le montant de libre passage à la CPJU. Après ce transfert, vous recevrez votre
premier certificat de prévoyance de la part de la CPJU.
Pour davantage d’information, veuillez contacter la CPJU au 032 465 94 40 ou
[email protected]; www.cpju.ch.
FORMATION CONTINUE
Chaque année, le service des ressources humaines de la République et Canton du Jura
organise des cours de formation, qui sont publiés sur le site www.jura.ch/cours.
Le personnel de l’administration communale a la possibilité de participer aux cours ouverts
au personnel de l’Etat jurassien. Le délai d’inscription est fixé à la fin du mois de janvier.
Chaque demande de cours doit être adressée au Chancelier municipal, au moyen du
document ad hoc (disponible à la Chancellerie), muni du visa du chef de service.
COURRIER
Une enveloppe transmise en interne avec la mention « Confidentiel », devra être ouverte
uniquement par la personne mentionnée sur ladite enveloppe.
AVOCAT-CONSEIL
Le Conseil municipal a décidé de confier le mandat d’avocat-conseil de la Municipalité à
l’étude de Me Yves Richon et consorts à Moutier. Le mandat a pris effet au 2 décembre
2013.
Les chefs de service sont priés de s’adresser au Chancelier municipal, en cas de problème,
afin de déterminer s’il y a lieu d’avoir recours au conseiller de proximité ou si une autre
solution (ressources internes) peut être trouvée.
SALLES DE CONFÉRENCES
Toute demande de réservation de salle de conférence (bâtiment Hôtel de Ville 1 et 2) doit
être adressée à la Chancellerie. Vous pouvez consulter les disponibilités des salles, avant de
les réserver, sur le site : https://webceg.ne.ch/gelore_moutier/ (Nom utilisateur : SALLES ;
mot de passe : MOUTIER).
Avant toute réservation de salles à caractère privé (apéritif, repas, anniversaire,
etc.), une demande doit être adressée au Chancelier municipal.
PARTICIPATION À DES SÉANCES DE COMMISSIONS/GROUPES DE TRAVAIL
Pour le temps consacré aux séances des commissions (groupes de travail) siégeant en
dehors des heures usuelles de travail, les collaborateurs ont droit, hors timbrage, aux
indemnités versées aux membres des commissions (vacations versées en fin d’année).
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RESTAURATION
Hôtel de Ville 1 (3e étage) – Dès juillet 2017
Une cafétéria, équipée d’un four micro-onde, d’une plaque vitro
cérame (2 plaques), d’un grand frigo et d’automates à boissons et
snacks sont à disposition dans le bâtiment Hôtel de Ville 1.
Pour l’utilisation du frigo, veuillez vous référer aux consignes
d’utilisation figurant sur celui-ci.
Hôtel de Ville 2 (3e étage)
Une cafétéria, équipée de fours micro-onde, d’une machine à café et
d’une machine à thé est mise à disposition dans le bâtiment Hôtel
de Ville 2. Pour les modalités d’utilisation du matériel, voir avec le
personnel du Service social régional de la Prévôté.
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Ne pas oublier ….
SECRET DE FONCTION
L’ensemble des employés de l’administration communale est tenu au
secret de fonction. Les collaborateurs ne peuvent divulguer à des
tiers des faits ou des données dont ils ont eu connaissance dans
l’exercice de leur fonction.
Les documents sont totalement confidentiels et aucune information
ne peut être dévoilée. Aucun usage externe n’est autorisé (les
documents ne doivent pas quitter l’administration).
Il est interdit au collaborateur de divulguer des faits dont il a eu connaissance dans
l’exercice de ses fonctions et qui doivent rester secrets en raison de leur nature, de
circonstances ou d’instructions spéciales. Dans les mêmes limites, il lui est interdit de
communiquer à des tiers ou de conserver par-devers lui, en original ou en copie, des
documents de service. Ces obligations subsistent après la cessation des fonctions.
OCCUPATIONS ACCESSOIRES
Sauf autorisation préalable délivrée par le Conseil municipal, les
fonctionnaires ne peuvent se livrer à des occupations accessoires
donnant lieu à rémunération ou jugées inconciliables avec leur
fonction publique, sous réserve d’une occupation à temps partiel
pour autant que le cumul ne dépasse pas un taux d’activité de
100 %.
L’exercice de toute activité accessoire ou charge publique doit faire l’objet d’une autorisation
du Conseil municipal.
CHANGEMENT D’ADRESSE
Les changements d’adresse doivent être communiqués à la
Chancellerie municipale ainsi qu’à la Caisse municipale.
Toute modification des données personnelles (état civil, compte
bancaire, etc.) sera également transmise à la Caisse municipale,
M. Jean-Claude Zumbach.
LA FUMÉE
La fumée est prohibée à l’intérieur des bâtiments de l’administration
communale.