POR
Professor: Marco Antônio CoghiProject Office e Nível de MaturidadeProject Office e Nível de Maturidade
Belo Horizonte/MG - Projetos 50MBA em Gerenciamento de Projetos
IMPLANTAÇÃO
DO PMOEM LISARB
A EMPRESA
A Inovar Consulting é uma empresa com 15 anos de atuaçãono mercado de Gestão Estratégica com foco de atuação emGestão Pública.
Nossa organização conta com profissionais altamentecapacitados e com vasta experiência na implementação deprojetos demodernização institucional no setor público.
Nosso lema de atuação é Inovação para Resultados.
EQUIPE
Tábata Salgado Danilo Almeida Gustavo Medeiros Igor Bandeira
Vagner Dutra Paola Codo Marconi Pechim Wallas Fróis
OBJETIVO
Implementar o Escritório de Gerenciamento de Projetos emLISARB com vista a identificar, modelar e implementar programase projetos, alinhados com o Plano Estratégico, tornando LISARB omelhor país para se viver.
OBJETIVOS DO PLANO
ESTRATÉGICO DE LISARB
1. Aliança por um LISARB mais justo.
2. Politica cidadã baseada em princípios e valores.
3. Educação para a sociedade do conhecimento.
4. Economia para uma sociedade sustentável.
5. Proteção social.
6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos.
7. Cultura e fortalecimento da diversidade.
8. Politica externa para o século XXI.
9. Combate à corrupção.
1. Processos de Alinhamento1. Processos de Alinhamento
1.1. IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS
LISBARB MELHOR IDADE
REDE XXIÉTICA TOTAL
TRANSPORTANDO LISARB
CONECTA EDUCAÇÃO
#JUNTO E MISTURADORIOS MAIS VIVOS
LISARBSUSTENTÁVEL
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
SAÚDE PARA TODOS
MEU LARMINHA VIDA
PREVIDÊNCIA + SEGURA
REABILITANDO...REDES DE CONCILIAÇÃO
INTERCONECTIONCRÉDITO
COOPERATIVO OUVINDO LISARB
1.1. IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
LISARB PRÓ-VERDE DIVERSIFICA!PRÓ-ECONOMIA SOLIDÁRIA
HELP AND HOPELISARB + SEGURA
100% SANEAMENTO
CONHECIMENTO PARA TODOS POLÍTICA LIMPA
1.1. IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
No intuito de organizar a implementação dos projetos e otimizaros resultados alcançados, eles foram classificados em seiscategorias relacionadas aos Objetivos Estratégicos, a saber:
TRANSPARÊNCIA E SEGURANÇA PÚBLICA
1. Aliança por um LISARB mais justo.2. Politica cidadã baseada em princípios e valores.9. Combate à corrupção.
EDUCAÇÃO , CULTURA E DIVERSIDADE
3. Educação para a sociedade do conhecimento.7. Cultura e fortalecimento da diversidade.6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos.
1.2. CATEGORIZAÇÃO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
POLÍTICA EXTERNA
8. Politica externa para o século XXI.
DESENVOLVIMENTO E INFRAESTRUTURA
4. Economia para uma sociedade sustentável.6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos.
4. Economia para uma sociedade sustentável.6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos.
MEIO AMBIENTE E SUSTENTABILIDADE
SAÚDE, PREVIDÊNCIA E ASSISTÊNCIA SOCIAL
5. Proteção social.
1.2. CATEGORIZAÇÃO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
TRANSPARÊNCIA E SEGURANÇA PÚBLICA
OUVINDO LISARB
POLÍTICA LIMPA
ÉTICA TOTAL
EDUCAÇÃO , CULTURA E DIVERSIDADE
DIVERSIFICA!
LISARB + SEGURA
REDES DE CONCILIAÇÃO
#JUNTO E MISTURADO
CONECTA EDUCAÇÃO
CONHECIMENTO PARA TODOS
1.2. CATEGORIZAÇÃO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
MEIO AMBIENTE E SUSTENTABILIDADE
LISARB PRÓ-VERDE
RIOS MAIS VIVOS
LISARBSUSTENTÁVEL
DESENVOLVIMENTO E INFRAESTRUTURA
CRÉDITO COOPERATIVO
TRANSPORTANDO LISARB
MEU LARMINHA VIDA
100% SANEAMENTO
PRÓ-ECONOMIA SOLIDÁRIA
1.2. CATEGORIZAÇÃO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
POLÍTICA EXTERNA
SAÚDE, PREVIDÊNCIA E ASSISTÊNCIA SOCIAL
PREVIDÊNCIA + SEGURA
SAÚDE PARA TODOS
LISBARB MELHOR IDADE REABILITANDO...
INTERCONECTION
HELP AND HOPE
REDE XXI
1.2. CATEGORIZAÇÃO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
No intuito de estabelecer prioridades e selecionar a carteira deprojetos a serem implementados por LISARB, definiu-se dezcritérios que foram aplicados no momento de priorização dosprojetos.
Os critérios com seus respectivos pesos e parâmetros podem serobservados no quadro do próximo slide.
1.3. AVALIAÇÃO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
ITEM CRITÉRIO PESO NOTA 0 NOTA 5 NOTA 10
1Abrangência da População
20 Ab. <= 10% 10% < Ab. < 50% 50% <= Ab.
2 Atendimento Estratégico 2 At. <= 01 objetivo atendido
01 < At. < 05 objetivos atendidos
05 objetivos atendidos <= At.
3Custo de Implementação
15 1% PIB <= CI 0,1% < CI < 1% PIB CI <= 0,1% PIB
4Prazo de Implementação
15 4 anos <= PI 1,5 < PI < 4 anos PI <= 1,5 anos
5Retorno/ Impacto Político
15 RP <= 30% população
30% < RP < 60% população
60% população <= RP
6Atendimento às Necessidades Básicas
10 Não Parcial Sim
7Contribuição e Sustentabilidade
4 Não Parcial Sim
8 Custo de Manutenção 5 1% investimento <= CM
0,1% < CM < 1% investimento
CM <= 0,1% investimento
9 Ganho Social 5 Não Parcial Sim
10Visibilidade Internacional
4 Não Parcial Sim
1.3. AVALIAÇÃO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
Tendo em vista os recursos limitados para implementação dosprojetos identificados, foi realizado um filtro preliminar tendo emvista a similaridade dos projetos sendo estes removidos ouagrupados.
Posteriormente, os projetos selecionados nesse filtro preliminarforam elencados, sendo atribuídos os pesos e parâmetrosrespectivos, para cada critério apresentado na etapa de“Avaliação dos Projetos”. No quadro do próximo slide, apresenta-se a aplicação desse processo, tendo como resultado a ordem depriorização dos projetos.
1.4. SELEÇÃO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
PRIORIDADE (Maior média = Prioridade Maior)IT
EM CRITÉRIO
PES
O Transportando Lisarb
RedeXXI
Meu Lar Minha Vida
Nota Média Nota Média Nota Média
1 Abrangência da População 20 10 200 0 0 10 200
2 Atendimento Estratégico 2 5 10 5 10 0 0
3 Custo de Implementação 15 0 0 10 150 0 0
4 Prazo de Implementação 15 0 0 10 150 5 75
5 Retorno/ Impacto Político 15 10 150 5 75 10 150
6Atendimento às Necessidades Básicas
10 10 100 0 0 10 100
7Contribuição e Sustentabilidade
4 5 20 5 20 0 0
8 Custo de Manutenção 5 0 0 10 50 10 50
9 Ganho Social 5 10 50 5 25 10 50
10 Visibilidade Internacional 4 10 40 10 40 5 20
SOMATÓRIO 570 520 645
1.4. SELEÇÃO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
PRIORIDADE (Maior média = Prioridade Maior)IT
EM CRITÉRIO
PES
O ÉticaTotal
Saúde para todos
Conhecimento para todos
Nota Média Nota Média Nota Média
1 Abrangência da População 20 10 200 10 200 5 100
2 Atendimento Estratégico 2 0 0 5 10 10 20
3 Custo de Implementação 15 10 150 5 75 5 75
4 Prazo de Implementação 15 10 150 5 75 5 75
5 Retorno/ Impacto Político 15 5 75 10 150 10 150
6Atendimento às Necessidades Básicas
10 0 0 10 100 10 100
7Contribuição e Sustentabilidade
4 5 20 5 20 10 40
8 Custo de Manutenção 5 10 50 0 0 5 25
9 Ganho Social 5 5 25 10 50 10 50
10 Visibilidade Internacional 4 10 40 5 20 5 20
SOMATÓRIO 710 700 655
1.4. SELEÇÃO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
PRIORIDADE (Maior média = Prioridade Maior)
ITEM CRITÉRIO
PES
O LisarbSustentável
Lisarb + Segura
Nota Média Nota Média
1 Abrangência da População 20 5 100 10 200
2 Atendimento Estratégico 2 10 20 5 10
3 Custo de Implementação 15 5 75 0 0
4 Prazo de Implementação 15 10 150 10 150
5 Retorno/ Impacto Político 15 5 75 10 150
6Atendimento às Necessidades Básicas
10 5 50 5 50
7Contribuição e Sustentabilidade
4 10 40 0 0
8 Custo de Manutenção 5 5 25 0 0
9 Ganho Social 5 5 25 10 50
10 Visibilidade Internacional 4 10 40 5 20
SOMATÓRIO 600 630
1.4. SELEÇÃO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
Após os processos de Identificação, Categorização e Seleção,temos a seguinte Priorização dos projetos:
ORDEM DE PRIORIDADE PROJETOS PONTUAÇÃO
1º Ética Total 710
2º Saúde para todos 700
3º Conhecimento para todos 655
4º Meu Lar Minha Vida 645
5º LISARB + Segura 630
6º LISARB Sustentável 600
7º Transportando LISARB 570
8º Rede XXI 520
1.5. PRIORIZAÇÃO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
O próximo processo é o de Balanceamento do Portifólio, no qualos processos de organização de componentes priorizados numagrupamento que apresente o melhor potencial para apoiar eproporcionar o alcance coletivo dasmetas estratégicas.
No resultado inicial do Balanceamento, verificou-se que ascategorias estavam muito dispersas e inadequadas para atingiraos Objetivos Estratégicos. Assim, as elas foram reagrupadas portemas afins, diminuindo de 10 para 6 categorias.
Finalmente, os projetos foram rearranjados, sendo selecionadosos mais importantes de cada categoria. Em relação ao resultadoinicial, apenas um projeto foi substituído nos processos de seleçãoe priorização.
1.6. BALANCEAMENTO DO PORTIFÓLIO
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
No diagrama de bolhas do próximo slide, pode-se observar oPortifólio já balanceado para o PMO “Inova LISARB”.
No eixo vertical estão representados os nove ObjetivosEstratégicos de LISARB e no eixo horizontal estão listadas as seiscategorias de projetos.
As cores das bolhas correspondem à lista de projetos priorizados ea largura das bolhas indica a ordem de grandeza dos custos deimplantação emanutenção de cada um deles.
1.6. BALANCEAMENTO DO PORTIFÓLIO
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
1.6. BALANCEAMENTO DOS PROJETOS
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
1.7. AUTORIZAR PORTIFÓLIO
PROJETOS
Ética Total Saúde para todos
Conhecimento para todosMeu Lar Minha Vida
LISARB + SeguraLISARB Sustentável
Transportando LISARBRede XXI
1. PROCESSOS DE ALINHAMENTO DE PORTIFÓLIO
2. Project Management Office2. Project Management Office
A partir de uma “Pesquisa de Maturidade em Gerenciamento deProjeto” aplicada aos administradores de LISARB , chegou-se aconclusão de que o país possui Nível de Maturidade 2 (resultado69 pontos de um questionário que possui um total de 160 pontos).
Isso significa que algumas das melhores práticas deGerenciamento de Projetos (GP) são adotadas em cerca de metadedos projetos do país.
Contudo, não existe uma padronização dos procedimentos eaplicação de processos básicos de GP como, por exemplo, odesenvolvimento de plano de gerenciamento, a aplicação datríplice restrição, desenvolvimento de plano da qualidade ouutilização de reservas gerenciais nas estimativas de tempo ecustos.
2.1. NÍVEL DE MATURIDADE
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
• Melhora a performance dos projetos;• Contribui para a criação de um histórico dos resultados dosprojetos;
• Dá suporte para a consolidação dos dados dos projetos emandamento;
• Facilita a transferência de conhecimento, permitindo que erros eacertos já ocorridos contribuam nos projetos em andamento;
• Faz a conexão dos projetos com a estratégia organizacional;• Gerencia as expectativas dos “stakeholders”;• Intermedia os conflitos decorrentes da escassez de recursos e apressão crescente sobre os gerentes de projeto.
2.2. BENEFÍCIOS DA ADOÇÃO DO PMO
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
O PMO vai atuar na promoção das melhores práticas degerenciamento em todos os projetos de LISARB, trazendo osbenefícios listados no slide anterior emuitos outros.
Em última instância, o PMO vai:• detectar como os problemas decorrentes do gerenciamentoincorreto impactam negativamente nos custos ou nareceita do país, e
• adotar ações para solucionar tais problemas, impactandopositivamente na diminuição dos custos e no aumento dareceita de LISARB.
2.2. BENEFÍCIOS DA ADOÇÃO DO PMO
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
2.3. NÍVEL HIERÁRQUICO ADOTADO
Presidente LISARB
Ministério A Ministério B Ministério C Ministério C
G 1 G2 G3 G 1 G2 G3G 1 G2 G 1
PROJETOS
Nossa proposta é de implantar o PMO no Nível 1, isso significa queserá, inicialmente, um Escritório de Controle de Projetos e/ouProgramas Individuais em LISARB.
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
Esse nível é considerado o mais adequado, pois o país possui umNível deMaturidade baixo.
Portanto, ainda é necessário desenvolver uma cultura deGerenciamento de Projetos (GP) tanto em termos quantitativosquanto comportamentais, além de desenvolver metodologiaadequada para alcançar os objetivos do GP e criar programa detreinamento emGP para equipe.
2.4. FOCO ADOTADO
visando projetos e/ou programas individuais
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
A proposta é um PMO com Função de Infraestrutura, cujosobjetivos podem ser visualizados abaixo. Essa função se justificapelo baixo Nível de Maturidade de LISARB e pela escolha deadoção do Nível 1 como foco.
Ao trabalhar com projetos e/ou programas individuais, em umaadministração com poucos processos e procedimentospadronizados, faz-se necessário a priorização de desenvolvimentodosmesmos.
2.5. FUNÇÃO ADOTADA
GERÊNCIA DE INFRAESTRUTURA
ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO
ANÁLISES
EQUIPAMENTOS E FACILIDADESOB
JETI
VO
S
MÉTRICAS E PADRÕES
SISTEMAS
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
2.6. MODELO ADOTADO
Torre de Controle 1Nível PrincipalGoverno Central
Torre de Controle 2Nível IntermediárioMinistérios
Pool de Recursos
EstaçãoMeteorológicaRegiões Geográficas
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
A arquitetura proposta para o PMO é um desenho híbrido quecombina os três modelos de estrutura organizacional: a) ModeloEstação Meteorológica; b) Modelo Torre de Controle, e; c) ModeloPool de Recursos.
Para o Governo Central de LISARB existirá uma Torre de ControlePrincipal que estabelecerá padrões de gerência, suporte emelhoria contínua no âmbito nacional.
Cada Ministério terá uma Torre de Controle Secundário, quereportará à Torre Principal, com a função de difundir e reforçar ospadrões nas áreas setoriais específicas de política pública, além depromover às adaptações necessárias a cada setor.
2.6. MODELO ADOTADO
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
A partir dos ministérios a estrutura se ramificará através dasEstações Meteorológicas, uma para cada região geográfica dopaís, que cuidará da implantação do gerenciamento de projetosno âmbito regional. A função das estações é acompanhar osprojetos e reportar o andamento ao nível imediatamente superiorda hierarquia. Pode definir critérios e ferramentas para reporte.
Finalmente, o Pool de Recursos é um estrutura ligada diretamenteà Torre de Controle Principal e é responsável pela contratação,desenvolvimento e retenção dos gerentes de projeto. Além disso,mantêm um banco de dados com experiências e habilidades dosgerentes de projetos e indica quais devem ser designados paracada tipo de projeto.
2.6. MODELO ADOTADO
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
2.7. PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS
Portanto, a equipe é composta por36 pessoas, sendo:
TC1: 02 pessoas
TC2: 02 pessoas x 6 un = 12 pessoas
EM: 01 pessoas x 3 regiões x 6 un = 18pessoas
PR: 04 pessoas
Torre de Controle 101 Diretor do PMO01 secretária
Torre de Controle 201 gerente PMO01 analista de projeto/ para cada um dos 6 TC2
Pool de Recursos01 gerente PMO01 secretária02 analistas de projeto
EstaçãoMeteorológica01 analista de projeto/ para cada um dos 3 EM emcada um dos 6 TC2
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
2.8. ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO DO PMO
Fazer avaliação
de viabilidade
Obter financiamento
e pessoas
Avaliar Nível de
Maturidade
Estudar modelo PMO
Testar modelo PMO
Ajustar modelo PMO
Obter aprovação do modelo
Implantar o modelo
Controlar e Monitorar o modelo de
PMO implantado
Identificar stakeholders
Preparar escopo
Preparar orçamento
Preparar cronograma
Preparar comunicações
ETAPA GO NO GO
ETAPA POLÍTICA
ETAPA TÉCNICA
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
PARÂMETROS GERAIS:
• Quantidade de projetos trabalhados pelo PMO (pormês)
• Valor total dos projetos trabalhados pelo PMO (pormês)
• Tempomédio dos projetos trabalhados pelo PMO (por ano)
• Númeromédio de falhas de projeto antes de depois do PMO
• Quantidade de acessos na base de conhecimento (portrimestre)
• Índice de Satisfação do atendimento do PMO
2.8. MÉTRICAS DE SUCESSO
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
PARÂMETROS ESPECÍFICOS:
• ESCOPO:
Índice de entregáveis em atraso
Índice de alterações
• TEMPO:
Índice de cumprimento de prazo
Duração média dos projetos
• CUSTO
Índice de cumprimento do custo
Índice de projetos finalizados com orçamento previsto
2.8. MÉTRICAS DE SUCESSO
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
PARÂMETROS ESPECÍFICOS:
• QUALIDADE:
Índice de conformidades nos critérios de qualidade
• RECURSOS HUMANOS:
%de efetivo previsto em relação ao realmente alocado
Índice de satisfação dos colaboradores alocados
• COMUNICAÇÃO
Quantidade de problemas decorrentes de ruídos ou falta decomunicação
2.8. MÉTRICAS DE SUCESSO
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
PARÂMETROS ESPECÍFICOS:
• AQUISIÇÃO:
Índice de conformidades nos critérios de qualidade
• RISCOS:
Quantidade de riscos identificados por projeto
Quantidade de riscos respondidos por projeto
• INTEGRAÇÃO
Quantidade de projetos em execução
2.8. MÉTRICAS DE SUCESSO
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
2.9. FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO
• Para se implantar um PMO de sucesso, são fatores críticos aserem considerados:
obter comprometimento e patrocínio da alta gestão dopaís;
estabelecer objetivos alinhados com as estratégias denegócio;
disseminar métricas e padrões de gerenciamento deprojetos;
disseminar resultados e lições aprendidas;
estabelecer projetos prioritários emetas factíveis;
Ter infraestrutura, recursos e equipamentos necessáriosao desenvolvimento do seu trabalho.
2. PROJECT MANAGEMENT OFFICE
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