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DI SEÑO GRÁFICOY
MULTIMEDIA “ A”
Perteneciente a:
Yomira Loor Nicola
Docente:
Ing. Janeth Mora
Curso:
VI SemestreAño lectivo:
2016
PROYECTO
MULTIMEDIA
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¿QUE ES UN PROYECTO?
Un proyecto es una herramienta o
instrumento que busca recopilar, crear,
analizar en forma sistemática unconjunto de datos y antecedentes, para
la obtención de resultados esperados. Es
de gran importancia porque permite
organizar el entorno de trabajo.
Un proyecto surge como respuesta a la
concepción de una "idea" que busca la
solución de un problema o la forma de
aprovechar una oportunidad de negocio.
Un proyecto es una ruta para el logro de conocimiento específico en una
determinada área o situación en particular, a través de la recolección y el análisis
de datos.
Por tanto, un proyecto es la búsqueda de una solución inteligente de forma
sistemática al planteamiento de un problema, sea este un Proyecto de
Investigación, Proyecto de Inversión Privada, Proyecto de Inversión Social o
Proyecto Tecnológico.
Los proyectos surgen de las necesidades individuales y colectivas de las
personas. Son las personas las que importan, son sus necesidades las que deben
ser satisfechas a través de una adecuada asignación de recursos, teniendo en
cuenta la realidad social, cultural y política en la que el proyecto pretende
desarrollarse.
En el lenguaje corriente, cuando hablamos de proyecto, aludimos al designio,propósito y pensamiento de hacer algo.
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En sentido técnico el alcance es similar: se trata de la ordenación de un conjuntode actividades que, combinando recursos humanos, materiales, financieros ytécnicos; se realizan con el propósito de conseguir un determinado objetivo oresultado.
El propósito de todo proyecto es alcanzar un resultado o un producto. Además,todo proyecto se realiza dentro de los límites de un presupuesto y de un períododado.
Características:
a) Todo proyecto comporta una serie de actividades de duración determinada.
b) Se combina la utilización de recursos humanos, técnicos, financieros ymateriales.
c) Tiene que alcanzar productos y resultados, de acuerdo con los objetivos
previstos en su diseño y conceptualización.
OBJETIVOS
Los tres aspectos críticos de un proyecto
son la función, el costo y el tiempo. Debe
cumplir su función, ser completado dentro
del presupuesto y realizarse a tiempo. El
equipo debe detallar los objetivos
específicos dentro de estos objetivos generales a través de la definición de
características y variables dentro de cada uno. Los objetivos deben ser
mensurables, claros y realistas, y el equipo debe establecer hitos para el
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porcentaje completado de cada objetivo. Un proyecto exitoso mantiene su rumbo
para alcanzar cada hito y ser completado según el plan.
Función
El objetivo más importante del proyecto es realizar las funciones para las cualesfue creado. Si no cumple su función, el proyecto ha fallado. Las compañías
emprenden proyectos para satisfacer las necesidades de los usuarios del proyecto
o para resolver problemas específicos. Dentro del objetivo general de cumplir su
función, tiene que satisfacer necesidades reales y realizar operaciones
específicas. El equipo define éstas y diseña pruebas para demostrar que, una vez
completado, el proyecto puede funcionar como ha sido especificado.
CostoEl costo del proyecto es un elemento clave y cumplir con los presupuestos es un
objetivo general de todos los proyectos. Si un proyecto cuesta más que lo
anticipado, los cálculos costo-beneficio que la administración utilizó para justificar
el proyecto pueden no aplicar. Si el exceso es considerable, la compañía tal vez
no tenga los recursos para completar el proyecto. Si los costos son
significativamente menores al presupuesto, la planificación tiene fallas y la
compañía posee recursos sobre asignados. Por todas estas razones, el cálculopreciso de los costos es un objetivo del proyecto.
Tiempo
Debido a que los proyectos son limitados por el tiempo, la fecha de finalización del
proyecto es importante. Las compañías identifican problemas y necesidades del
usuario junto a las fechas específicas. Si el proyecto no está listo para ser utilizado
en dicha fecha, las necesidades del usuario pueden cambiar y los problemas
pueden resolverse de cierta forma que tenga una influencia negativa en lacompañía. Los retrasos también generan consecuencias financieras. El ingreso
esperado del proyecto es retrasado mientras que los costos de financiación
aumentan. Los retrasos cuestan dinero y pueden hacer que el proyecto sea
superfluo.
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CICLO DE VIDA DE PROYECTO
El ciclo de vida de un proyecto
es el conjunto de fases en las
que se organiza un proyectodesde su inicio hasta su cierre.
Una fase es un conjunto de
actividades del proyecto
relacionadas entre sí y que, en
general, finaliza con la entrega
de un producto parcial o
completo. Hay proyectos sencillos que sólo requieren de una fase, y otros de gran
complejidad que requieren un importante número de fases y sub-fases.
El ciclo de vida de cada proyecto está definido por el modelo de fases que se
utilice y este suele estar determinado por la organización, la industria o, incluso, la
tecnología empleada en el proyecto. No es posible determinar de forma genérica
las fases de todos los tipos de proyecto, aunque en ocasiones se hace referencia
a una estructura genérica del ciclo de vida que se compone de las fases de:
Inicio del proyecto,
Organización y preparación,
Ejecución del trabajo y cierre del proyecto.
Ciclo de Vida. Su definición facilita el control sobre los tiempos en que es
necesario aplicar recursos de todo tipo (personal, equipos, suministros, etc.) al
proyecto. Si el proyecto incluye subcontratación de partes a otras organizaciones,
el control del trabajo subcontratado se facilita en la medida en que esas partesencajen bien en la estructura de las fases. El control de calidad también se ve
facilitado si la separación entre fases se hace corresponder con puntos en los que
ésta deba verificarse.
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Definición de Fases
Una fase es un conjunto de actividades relacionadas con un objetivo en el
desarrollo del proyecto. Se construye agrupando tareas (actividades elementales)
que pueden compartir un tramo determinado del tiempo de vida de un proyecto. Laagrupación temporal de tareas impone requisitos temporales correspondientes a la
asignación de recursos (humanos, financieros o materiales).
Cuanto más grande y complejo sea un proyecto, mayor detalle se necesitará en la
definición de las fases para que el contenido de cada una siga siendo manejable.
De esta forma, cada fase de un proyecto puede considerarse un “micro -proyecto”
en sí mismo, compuesto por un conjunto de micro-fases.
Fases del proyecto
Un proyecto no puede concebirse al margen del resto de las actividades que lleva
a cabo la organización. Todas las actividades contribuyen a conseguir unos fines
generales expresados en las estrategias de la organización. Por ello, el tipo de
organización influye no sólo en los proyectos que se van a realizar sino también en
la forma en la que se realizan. Todo ello forma parte del contexto del proyecto.
El conocimiento del contexto del proyecto es un elemento fundamental para
asegurar el cumplimiento de sus objetivos.
En la gestión de un proyecto es clave conocer bien las etapas del mismo
Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene
cinco grandes etapas:
Fase de planificación
Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer lasrestricciones de prestaciones, planificación temporal y costos. Una planificación
detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien
recibidas.
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Fase de ejecución
Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización
propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la actividad de que se trate.
Responde, ante todo, a las características específicas de cada tipo de proyecto ysupone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para
desarrollar la actividad o tarea en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en
este punto a su tecnología propia, que generalmente es bien conocida por los
miembros del equipo que desarrolla el mismo.
Fase de iniciación
Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su
ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o
etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran
trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente
cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua principalmente
en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación,
algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados
excesivamente pronto.
Fase de control
Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo
planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye
también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos,
subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma
efectiva y a tiempo.
Fase de entrega o puesta en marcha
Es la que e culmina el proyecto con la entrega de los resultados al cliente o la
aplicación en la práctica social en el sector correspondiente, verificando que
funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento
aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la
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culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la
práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costes imprevistos.
Descomposición de las fases en subfases
Otro motivo para descomponer una fase en subfases menores puede ser el interés
de separar partes temporales del proyecto que se subcontraten a otras
organizaciones, requiriendo distintos procesos de gestión.
Cada fase viene definida por un conjunto de elementos observables externamente,
como son las actividades con las que se relaciona, los datos de entrada
(resultados de la fase anterior, documentos o productos requeridos para la fase,
experiencias de proyectos anteriores), los datos de salida (resultados a utilizar por
la fase posterior, experiencia acumulada, pruebas o resultados efectuados) y la
estructura interna de la fase.
Definición de los objetivos de cada fase
En cada fase general de un modelo de ciclo de vida, se pueden establecer una
serie de objetivos y tareas que lo caracterizan, tal y como se muestra a
continuación:
Fase de definición: Estudio de viabilidad.
Conocer los requisitos que debe satisfacer el sistema (funciones y limitaciones de
contexto).
Asegurar que los requisitos son alcanzables.
Formalizar el acuerdo con los usuarios.
Realizar una planificación detallada.
Fase de diseño :Soluciones en costos, tiempo y calidad
Identificar soluciones tecnológicas para cada una de las funciones del
sistema.
Asignar recursos materiales para cada una de las funciones.
Proponer (identificar y seleccionar) subcontratos.
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Establecer métodos de validación del diseño.
Ajustar las especificaciones del producto.
Fase de construcción, elaboración o realización : Generar el producto o
servicio pretendido con el proyecto.
Integrar los elementos subcontratados o adquiridos externamente.
Validar que el producto obtenido satisface los requisitos de diseño
previamente definidos y realizar, si es necesario, los ajustes necesarios en
dicho diseño para corregir posibles lagunas, errores o inconsistencias.
Fase de mantenimiento y operación
Operación: Asegurar que el uso del proyecto es el pretendido.
Mantenimiento: Esto se refiere a un mantenimiento no habitual, es decir, aquel
que no se limita a reparar averías o desgastes habituales como es el caso del
mantenimiento en productos software, ya que en un programa no se puede o cabe
hablar de averías o de desgaste
Tipos de modelo de ciclo de vida
En dependencia de los objetivos que se deseen alcanzar en un proyecto, el mismo
estará relacionado con un modelo de ciclo de vida por lo que es conveniente
exponer las diferencias que existen entre distintos modelos.
El alcance del ciclo dependiendo de hasta dónde llegue el proyecto
correspondiente. Un proyecto puede comprender un simple estudio de viabilidad
del desarrollo de un producto, o su desarrollo completo o, llevando la cosa al
extremo, toda la historia del producto, proceso o servicio con su desarrollo,
obtención y modificaciones posteriores hasta su retirada del mercado.
Las características (contenidos) de las fases en que dividen el ciclo. Esto puede
depender del propio tema al que se refiere el proyecto (no son lo mismo las tareas
que deben realizarse para proyectar un nuevo tipo
de avión que diseñar un software), o de la organización (interés de reflejar en la
división en fases aspectos de la división interna o externa del trabajo).
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La estructura de la sucesión de las fases que puede ser lineal, con prototipo, o en
espiral.
Ciclo de vida lineal
Consiste en descomponer la actividad global del proyecto en fases que se
suceden de manera lineal, es decir, cada una se realiza una sola vez, cada una se
realiza tras la anterior y antes que la siguiente. Con un ciclo lineal es fácil dividir
las tareas entre equipos sucesivos, y prever los tiempos (sumando los de cada
fase).
Requiere que la actividad del proyecto pueda descomponerse de manera que una
fase no necesite resultados de las siguientes (realimentación), aunque pueden
admitirse ciertos supuestos de realimentación correctiva. Desde el punto de vista
de la gestión (para decisiones de planificación), requiere también que se sepa bien
de antemano lo que va a ocurrir en cada fase antes de empezarla.
Ciclo de vida con prototipo
A menudo ocurre en desarrollo de productos, procesos o servicios con
innovaciones importantes, o cuando se prevé la utilización de tecnologías nuevas
o poco probadas, que las incertidumbres sobre los resultados realmentealcanzables, o las ignorancias sobre el comportamiento de las tecnologías,
impiden iniciar un proyecto lineal con especificaciones cerradas.
Si no se conoce exactamente cómo desarrollar un determinado producto o cuáles
son las especificaciones de forma precisa, suele recurrirse a definir
especificaciones iniciales para hacer un prototipo, o sea, un producto parcial (no
hace falta que contenga funciones que se consideren triviales o suficientemente
probadas) y provisional (no se va a fabricar realmente para clientes, por lo que
tiene menos restricciones de costos y/o prestaciones). Este tipo de procedimiento
es muy utilizado en desarrollo avanzado.
La experiencia del desarrollo del prototipo y su evaluación deben permitir la
definición de las especificaciones más completas y seguras para el producto
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definitivo. A diferencia del modelo lineal, puede decirse que el ciclo de vida con
prototipo repite las fases de definición, diseño y construcción dos veces: para el
prototipo y para el producto real.
Ciclo de vida en espiral
El ciclo de vida en espiral puede considerarse como una generalización del
anterior para los casos en que no basta con una sola evaluación de un prototipo
para asegurar la desaparición de incertidumbres y/o ignorancias. El propio
producto a lo largo de su desarrollo puede así considerarse como una sucesión de
prototipos que progresan hasta llegar a alcanzar el estado deseado. En cada ciclo
(espirales) las especificaciones del producto se van resolviendo paulatinamente.
A menudo la fuente de incertidumbres es el propio cliente, que aunque sepa en
términos generales lo que quiere, no es capaz de definirlo en todos sus aspectos
sin ver como unos influyen en otros. En estos casos la evaluación de los
resultados por el cliente no puede esperar a la entrega final y puede ser necesaria
repetidas veces.
El esquema del ciclo de vida para estos casos puede representarse por un bucle
en espiral, donde los cuadrantes son, habitualmente, fases de especificación,
diseño, realización y evaluación (o conceptos y términos análogos).
En cada vuelta el producto gana en “madurez” (aproximación al final deseado)
hasta que en una vuelta la evaluación lo apruebe y el bucle pueda abandonarse
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QUE ES JEFE DE PROYECTO
El Jefe de Proyecto se destaca como la figura clave en la planificación, ejecución y
control del proyecto y es el motor que ha de impulsar el avance del mismo
mediante la toma de decisiones tendentes a la consecución de los objetivos. ElJefe de Proyecto es un verdadero jefe, es decir, tiene poder ejecutivo y autoridad
para mandar y tomar decisiones dentro del ámbito y objetivos del proyecto. No es
un mero coordinador o animador, como en algunas ocasiones se piensa. De la
misma forma, tampoco sería correcto pensar que el Jefe de Proyecto tiene un
poder absoluto y dictatorial sobre el mismo, ya que se encuentra inmerso en la
estructura y organización de la empresa.
Las relaciones básicas del Director de Proyecto con otras unidades o personas
dependen, en gran medida, de la estructura organizativa que posea la
organización. A continuación se muestra el caso de una empresa que sigue una
estructura orientada a proyectos, donde se observa la importancia del Director de
Proyecto.
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EL PERFIL DE UN JEFE DE PROYECTO
El Jefe de Proyecto debe tener una perspectiva mucho más amplia que el
conocimiento de las implicaciones técnicas relativas al proyecto. Se trata de un
gestor que necesita un triple perfil:
A. Técnico
El dominio de la tecnología principal del proyecto es el punto de partida
necesario para que el Jefe de Proyecto pueda comprender los puntos clave del
mismo, planificar los recursos, generar ideas y soluciones eficaces, controlar la
calidad, etc.
B. Gestor
Pero el Jefe de Proyecto también debe poseer una notable aptitud gestora,
pues no sólo se encarga de una dimensión técnica, sino que debe controlar y
conseguir todos los objetivos del proyecto, incluyendo los financieros y de
plazo, que suelen ser los más críticos y más frecuentemente incumplidos.
C. Relaciones personales
El Jefe de Proyecto debe poseer una capacidad destacada para las relaciones
personales, puesto por un lado, es el representante principal del proyecto ante
clientes, proveedores, subcontratistas, otras direcciones funcionales, la propia
empresa..., y por otro, debe dirigir a un conjunto de personas sobre los que
normalmente no tiene poder jerárquico, y por lo tanto, es necesario hacerlo con
grandes dosis de autoridad personal, tacto, habilidad y capacidad de
convicción.
ESTILO DIRECTIVOS
La habilidad de un Jefe de Proyecto para ganar el apoyo de otros depende de su
manera de dirigir. Si bien el estilo de influencia se compone de una parte de
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autoridad personal y una política de recompensas o castigos, el Jefe de Proyecto
no tiene capacidad directa de influir sobre las segundas (sí podrán hacerlo
indirectamente a través de informes formales o informales) pues son competencia
de los responsables funcionales.
A continuación se muestra una relación donde se identifican nueve bases de
influencia sobre el estilo directivo, datos1 recogidos durante una serie de
seminarios sobre dirección de proyectos. Están ordenados en orden de mayor a
menor importancia para los propios directivos:
Conocimiento: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del
proyecto posee una experiencia o conocimiento especiales; es decir, se
considera que posee conocimientos que ellos estiman importantes.
Autoridad: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del
proyecto percibe que el jefe de proyecto tiene poder para dar órdenes..
Desafío del trabajo: Capacidad para ganar apoyo, basado en el disfrute
personal mientras se realiza un tipo particular de trabajo; orientado a la
motivación intrínseca del personal.
Amistad: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del
proyecto se siente atraído personalmente hacia el jefe de proyecto, alproyecto o ambos. Este poder de la amistad o poder referente y el de
conocimiento, a diferencia del de autoridad, no es otorgado por la Dirección
de la organización, sino que se gana a través de su relación con los
integrantes del equipo.
Asignación de futuras tareas: Capacidad para ganar apoyo, debido a que
el personal percibe que el jefe de proyecto es capaz de influir en la
asignación de sus tareas futuras.
Distribución de recursos: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el
personal percibe que el jefe de proyecto tiene el poder de asignar recursos
financieros (presupuesto).
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Promoción: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del
proyecto piensa que el jefe de proyecto puede otorgar recompensas
organizativas.
Salario: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del
proyecto percibe al jefe de proyecto como capaz de dispensar directamente
recompensas económicas.
Penalización: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal
siente que el jefe de proyecto puede aplicar penalizaciones que desean
evitar. El poder basado en penalización está inexorablemente unido al
poder basado en recompensa, siendo uno una condición necesaria para el
otro.
LOS TIPOS DE ESTUDIOS PREVIOS AL PROYECTO
PROCESO DE PREPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
El proceso de preparación y evaluación de proyectos responde a una serie de
pasos que deben darse en la elaboración de un proyecto. Estos responden a un
estudio previo de las ventajas y desventajas asociadas a su implementación, la
prefundida con que se realice dependerá de lo que aconseje cada proyecto en
particular.
En forma general existen cinco estudios que deben realizarse para evaluar el
proyecto:
La viabilidad comercial
La técnica
La legal
De gestión
Financiera
De toda la financiera es la que más se toma en cuenta y el resto es solo como
referencia, pero cada elemento de estos aunque por separado pueden determinar
que un proyecto no se concrete.
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El estudio comercial: Este indicara si el mercado es o no sensible al bien
o servicios producido por el proyecto y la aceptabilidad que tendría en
su consumo o uso, también determina la postergación o rechazo de un proyecto,
sin tener que asumir los costos que implicaría un estudio económico completo. En
muchos casos estos estudios se incorpora como parte del estudio de mercado en
la viabilidad financiera.
El estudio de la técnica: Estudia las posibilidades materiales, físicas y químicas
de producir el bien o el servicio que desea generarse en el proyecto, se utiliza
técnicamente para garantizar la capacidad de su producción, incluso antes de
terminar se puede decidir si son o no conveniente desde el punto de vista de su
rentabilidad económica.
El estudio legal: Un proyecto puede ser viable tanto por tener un mercadoasegurado como por ser técnicamente factible, podrían existir algunas
restricciones de carácter legal que impidan su funcionamiento en los términos que
se pudiera haber previsto, lo cual no recomiendan su ejecución; ejemplo
limitaciones en cuanto a su localización o el uso de un producto.
El estudio de la gestión: Es el que normalmente recibe menos atención, a pesar
de que muchos proyectos fracasan por falta de capacidad administrativa para
emprenderlo. El objetivo de este estudio es definir si existen las condiciones
mínimas para garantizar la viabilidad de la implementación, tanto en lo estructural
como en lo funcional.
El estudio financiero: Este determina en ultimo termino, su aprobación o
rechazo. Mide la rentabilidad que retorna a la inversión, todo medido en base
monetaria.
Los estudios del proyecto como proceso
El proceso de un proyecto reconoce cuatros etapas que son:
Idea
Preinversión
Inversión
Operación
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Las ideas puede enfrentarse sistemáticamente desde una modalidad
de gerencia de beneficios, es decir donde la organización esta estructurada
operacionalmente con un esquema de búsqueda permanente de nuevas ideas de
proyecto, busca en forma ordenada identificar problema que puedan resolverse,
oportunidades de negocios que puedan aprovecharse puede afirmar que las idea
representan la realización de un diagnóstico que identifica distintas vías de
solución.
El pre inversión esta etapa se realiza los distintos estudios de viabilidad, en esta
se concentran dos aspectos:
El nivel de estudios inicial también se le llama "perfil" este se elabora a partir de
las informaciones existentes, del juicio común y de la opinión que da las
experiencias. También en términos monetarios solo presenta estimaciones muyglobales de la inversión, costos o ingresos sin entrar en investigación de terreno.
Este análisis intenta proyectar que pasara en el futuro si no se pones en marcha el
proyecto, antes de decidir si conviene o no su implementación. Estos estudios mas
que calcular la rentabilidad del proyecto, busca determinar si existe alguna razón
que justifique el abandono de una idea antes de que se destinen los recursos.
El nivel de factibilidad: Este selecciona frecuentemente aquellas opciones de los
proyectos que se muestran más atractivas para la solución de un problema o el
aprovechamiento de una oportunidad.
Nivel de prefactibilidad: Este estudio profundiza la investigación y se basa
principalmente en informar de fuentes secundarias para definir con cierta
aproximación las variables principales referida al mercado, a las alternativas
técnicas de producción y la capacidad financiera de los inversionista. En términos
generales, se estima la inversión probable, los costos de operación y los ingresos.
En esta se distinguen dos etapas.
Formulación y preparación, define todas las características que tengan algún
grado de efecto en el flujo de ingreso y egresos monetarios del proyecto y calcular
la magnitud.
La evaluación, con las metodología muy definidas busca determinar la rentabilidad
de la inversión en el proyecto.
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La etapa de formulación y preparación reconoce dos subetapas: Una que
caracteriza por recopilar información o crear la no-existente. Y otra que se encarga
de sistematizar en términos monetarios, la información disponible. Esta se traduce
en la construcción de un flujo de caja proyectado, que servirá de base para la
evaluación del proyecto.
En la etapa de evaluación es posible distinguir tres subetapas: La medición de la
rentabilidad del proyecto, el análisis de las variables cualitativa, y la sensibilización
del proyecto.
La rentabilidad se calcula sobre una base de flujo de caja que se proyecta sobre
una serie de supuestos.
El análisis completo de un proyecto requiere, por lo menos la realización de cuatro
estudios complementarios: Mercado
Técnico
Organizacional administrativo
Financiero
Los tres primero estudios proporcionan información económica de costos y
beneficios, los estudios financieros además de generar información construye los
flujos de caja y evalúa el proyecto.
EL ESTUDIO TÉCNICO DEL PROYECTO
El estudio técnico tiene por objeto proveer información para cuantificar el monto de
las inversiones de los costos de operación pertinente a esta área. Por lo general
se estima que deben aplicarse el procedimiento y tecnología más
modernos, soluciones que puedan ser optima técnicamente, pero no
financieramente.
La función de producción que optimice la utilización de los recursos disponibles enla producción del bien o servicios del proyecto. Para de esta forma poder obtener
la información de las necesidades de capital, mano de obra, materiales, tanto para
la puesta en marcha como la posterior operación del proyecto.
El estudio técnico determina el requerimiento de equipo de fábrica para
las operaciones y el monto de la inversión correspondiente. También el análisis de
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las características y especificaciones técnicas de las maquinarias, las necesidades
de espacios físicos para su normal operación, considerando
las normas y principios de la administración de la producción.
La descripción del proceso productivo hace posible conocer las materias prima y
los insumos que demandara el proceso, este se elige a través del análisis tanto
técnico como económico de la alternativa existente. También la definición del
tamaño del proyecto es fundamental para la determinación de la inversión y costos
que se derivan del estudio técnico.
En este tipo de estudios deben analizarse todas las variables en forma combinada
con los factores determinantes del tamaño, como por ejemplo, la demanda actual
y esperada, la capacidad financiera, las restricciones del proceso tecnológico etc.
También la interrelaciones entre decisiones de carácter técnico se complican altener que combinarse con las decisiones derivadas de los restantes estudios
particulares del proyecto.
LOS ESTUDIOS DE MERCADO
Los estudios del mercado son más que el análisis y determinación de la oferta y la
demanda o de los precios del proyecto; Muchos costos de operación pueden
preverse simulando la situación futura y especificando
las políticas y procedimientos que se utilizan como estrategia. Estos mismos análisis pueden realizarse para explicar las políticas
de distribución del producto final. La cantidad y calidad de los canales que se
seleccionen afectaran el calendario de desembolsos del proyecto. También
existen otros elementos que pueden ser considerado como secundarios pero que
no pueden dejar ser estudiado: Precios de introducción, inversión para fortalecer
una imagen, acondicionamientos de los locales de ventas entre otros,
metodológicamente en los estudios de mercado son cuatros los aspectos quedeben estudiarse:
El consumidor y la demanda del mercado y del proyecto, actuales y proyectadas.
Las competencias y la oferta del mercado y del proyecto, actuales y proyectadas.
La comercialización del producto del proyecto.
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Los proveedores y la disponibilidad y precios de los insumos, actuales y
proyectados.
El análisis del consumidor tiene por objeto caracterizar a los consumidores
actuales y potenciales, identificando sus preferencias, hábitos de consumos, para
obtener un perfil sobre la cual pueda basarse la estrategia comercial.
La demanda pretende cuantificar el volumen de los bienes y servicios que el
consumidor podría adquirir de la producción del proyecto, esta se asocia a
distintos niveles de precios y condiciones de venta.
El estudio de la competencia es fundamental por varias razones. Por ejemplo la
estrategia comercial que se defina par el proyecto no puede ser indiferente a ella,
es preciso conocer la estrategia de la competencia para aprovechar sus ventajas y
evitar sus desventajas.La oferta suele ser compleja, por cuanto no siempre es posible visualizar todas las
alternativas de sustitución del producto del proyecto, la potencialidad real de la
ampliación de la oferta al desconocer la capacidad instalada ociosa de las
competencias sus planes de expansión o los nuevos proyectos.
La comercialización es unos de los factores más difícil de precisar por tanto
la simulación de sus estrategias se enfrentan al problema de estimar reacciones y
variaciones del medio durante las operaciones del proyecto. Porque laS
decisiones aquí adaptada tendrán repercusión directa en la rentabilidad del
proyecto por las consecuencias económicas que se manifiestan en sus ingresos y
egresos. Una de estas decisiones es las políticas e venta, que no-solo implica la
generación de ingresos al contado o a plazo, sino que también determina la
captación de un mayor volumen de ventas.
También son importantes las decisiones sobre precios, estrategias publicitarias,
calidad en el producto, inversión en la creación de imágenes etc.
El mercado de los proveedores puede llegar a ser determinante en el éxito o
fracaso de un proyecto. También la necesidad de sí existe disponibilidad de los
insumos requeridos y cuál es el precio que deberá pagase para garantizar su
abastecimiento. Esta información que se obtenga de los proveedores podrá influir
en la selección de la localización del proyecto.
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EL ESTUDIO ORGANIZACIONAL Y ADMINISTRATIVO
Este estudio se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de
su administración: Organización, procedimientos administrativos y aspectos
legales.Para cada proyecto es posible definir una estructura organizativa que se adapte a
los requerimientos de su posterior operación. Conocer esta estructura es
fundamental para definir las necesidades de personal calificado para la gestión y
estimar con mayor precisión los costos indirectos de la mano de obra ejecutiva.
También se simula el proyecto en operación.
En los procedimientos administrativos bastaría un simple análisis para evaluar
sobre la cuantía de las inversiones y costos del proyecto. Los sistemas y
procedimiento contable-financiero de información,
de planificación y presupuesto de personal, adquisiciones, créditos, cobranza y
muchos más que van asociados a costos específicos de operación.
El estudio legal responde a decisiones internas del proyecto, como la
organización y procedimientos administrativas, influye en forma indirecta sobre
ellos y en consecuencia, sobre la cuantificación de sus desembolsos.
El efecto más directo de los factores legales y reglamentos se refieren a los
aspectos tributarios. Normalmente existen disposiciones que afectan en formadiferente a los proyectos dependiendo del bien o servicio que produzcan. Estos se
manifiestan en el otorgamiento de permiso y patente en las tasas arancelarias,
estas tienen exigencias impositivas diferentes según cual sea el pito de
organización que se seleccione.
EL ESTUDIO FINANCIERO
Los objetivos de esta etapa son ordenar y sistematizar la información de carácter
monetario que proporcionaron las etapas anteriores, elaborar los cuadros
analíticos y antecedentes adicionales para la evaluación del proyecto, evaluar los
antecedentes para determinar su rentabilidad.
La sistematización de la información consiste en identificar y ordenar todos los
ítems de inversión, costos e ingresos que puedan deducirse de los estudios
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previos. En esta etapa deben definirse todos aquellos elementos que deben
suministrar el propio estilo financiero.
Las inversiones del proyecto pueden clasificarse, según corresponda en terreno,
obras físicas, equipamiento de fábrica y oficinas, capital de trabajo; puesta en
marcha y otros. También se deberá proporcionar información sobre
el valor residencial de las inversiones.
Los ingresos de operaciones se deducen de la información de precios y demanda
proyectada, calculados en los estudios de mercado de la condiciones de venta de
las estimaciones de ventas de residuos y del cálculos de ingreso por venta de
equipos cuyo reemplazo está previsto durante el periodo de evaluación del
proyecto.
Los costos de operación se calculan por información de práctica de todos losestudios anteriores, sin embargo un ítem de costo debe calcularse en esta etapa
es, el impuesto a las ganancias porque este desembolso es consecuencia directa
de los resultados contable de la empresa.
La evaluación del proyecto se realiza sobre la estimación del flujo de caja de los
costos y beneficios. El resultado se mide a través de distintos criterios que más
que optativos son complementarios entre sí. La improbabilidad de tener certeza de
las ocurrencias de los acontecimientos considerados en la preparación del
proyecto hace necesario considerar el riesgo de invertir en el proyecto.
El estudio de la factibilidad financiera no solo consiste en determinar si el proyecto
es o no rentable: El cual debe servir para discernir entre alternativa de acción para
estar en condiciones de recomendar la aprobación o rechazo del proyecto.
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto, para satisfacer susrequisitos. Se logra mediante la aplicación e integración de los grupos de procesosque son: procesos de inicio, procesos de planificación, procesos de ejecución yprocesos de seguimiento y control.
Sus objetivos incluyen:
Identificar los requisitos
Establecer objetivos claros y realizables
Equilibrar las restricciones concurrentes del proyecto en aspectos decalidad, alcance, tiempo, presupuestos, recursos y riesgos.
Adaptar los planes, las especificaciones y el enfoque a las diversas
inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.
Algunos de los Riesgos e incertidumbres que se presentan en los proyectos sonlos siguientes:
Incertidumbre en la programación Incertidumbre en los costos Incertidumbre en la tecnología Otros riesgos de naturaleza política y organizacional.
QUE ES LA DIRECCION Y LA GESTION DE PROYECTO
Según el Project Management Institute (PMI), la disciplina del Project Management
consiste en “la aplicación de conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a
las actividades del proyecto, encaminados a satisfacer o colmar las necesidades y
expectativas de una organización mediante un proyecto.”
Esta definición no es ingenieril, sino genérica, y de ella se puede destacar que al
organizar un proyecto, deben existir unas expectativas, unas necesidades previas.El proyecto surge de una necesidad, y lo que se tiene que hacer es gestionar de la
mejor manera posible, el talento, el conocimiento, las aptitudes y las herramientas
y técnicas de las que se dispone.
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La International Project Management Association (IPMA) da otra definición según
la cual la disciplina del Project Management consiste en “la planificación,
organización, seguimiento y control de todos los aspectos de un proyecto, así
como la motivación de todos aquéllos implicados en el mismo, para alcanzar los
objetivos del proyecto de una forma segura y satisfaciendo las especificaciones
definidas de plazo, coste y rendimiento/desempeño. Ello también incluye el
conjunto de tareas de liderazgo, organización y dirección técnica del proyecto,
necesarias para su correcto desarrollo.”
En su definición, IPMA introduce las fases fundamentales de la dirección y gestión
de proyectos (planificación, organización, seguimiento y control de todos los
aspectos de un proyecto), para alcanzar los objetivos de manera que se cumplan
las especificaciones iniciales definidas en el triángulo clásico de plazo, coste y
calidad. Como calidad es un término muy ambivalente, que muchas veces genera
diferente percepción por los oyentes, en realidad se está hablando de plazo, coste
y rendimiento o desempeño respecto a las especificaciones.
“PROJECT MANAGEMENT” FRENTE DIRECCIÓN Y GESTIÓN
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Antes de continuar es importante aclarar los conceptos a los que nos referimos
cuando hablamos de dirección y gestión de proyectos, administración de
proyectos o project management, ya que las traducciones no son directas y en
cada país se pueden entender cosas diferentes.
En español, al menos en España, en el ciclo de proyecto se distingue la I+D del
Diseño (cuando se proyecta se diseñan las soluciones) y de la fase constructiva
(que viene después del diseño) donde se habla de dirección facultativa. Por
director de proyectos se entiende solo la dirección de obra. Este es un enfoque
antiguo, porque realmente la dirección del proyecto comprende la dirección en la
fase de redacción y elaboración del proyecto y en la fase de ejecución.
La mayoría de las veces, cuando hablamos en español de dirección facultativa nosreferimos solo a la ejecución. Sin embargo, el concepto de Project Management va
desde el Diseño hasta el final, hasta la ejecución del proyecto.
En ocasiones se habla de Ingeniería de Proyectos, y no se refiere solo a la gestión
de los recursos sino también de las soluciones, a qué metodología específica se
utiliza para resolver los problemas, mientras que el concepto Engineering Design,
solo se refiere a la I+D y al diseño de la solución.
¿QUÉ OBJETIVOS TIENE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?
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Para Kerzner, las cuatro razones básicas para planificar son:
1.- Eliminar o reducir la incertidumbre.
2.- Mejorar la eficiencia de la operación.
3.- Obtener una mejor comprensión de los objetivos.
4.- Dar unas bases para el seguimiento y control del trabajo.
Y además añade que "Planificar es tomar decisiones sobre el porvenir".
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DEFINICION Y OBJETIVOS Y ALCANCE DE UN PROYECTO
La definición del alcance de un proyecto es el
proceso de subdividir los entregables
principales en componentes administrables conel objetivo de:
1. Mejorar la exactitud de los estimados de costo y tiempo.
2. Definir una línea de base para medición y control del proyecto.
3. Facilitar una clara asignación de roles y responsabilidades.
Básicamente, la declaración de alcance se usa para definir lo que está dentro de
las fronteras del proyecto y lo que está afuera de estas fronteras. Es decir, que el
alcance es la definición de los puntos que entran y no entran en el proyecto y que
es acordado por todas las partes, refiriéndose a todos los requerimientos a
satisfacer en el proyecto.
Las áreas que pueden ser examinadas a la hora de identificar el alcance son:
datos, procesos, aplicaciones y áreas de negocio.
Los siguientes tipos de información servirán como ayuda a la hora de identificar el
alcance:
Tipos de entregables que están dentro y fuera del alcance (requerimientos
de negocio y análisis de la situación actual).
Procesos del ciclo de vida que están dentro y fuera del alcance (Análisis,
diseño, pruebas).
Tipos de datos que están dentro y fuera del alcance (financieros, ventas,
empleados, etc…).
Fuentes de datos o bases de datos que están dentro y fuera del alcance
(facturación, mayor general, nómina, activos, etc…). Organizaciones que están dentro y fuera del alcance (Recursos humanos,
manufactura, proveedores, etc…).
Funcionalidades que están dentro y fuera del alcance (Soporte de
decisiones, captura de datos, reportes de gestión, etc…).
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El alcance de un proyecto establece
las metas que deben
cumplirse para terminar un proyecto;
es un elemento de
un plan de trabajo (SOW, por sus
siglas en inglés). Los componentes
de un plan de trabajo incluyen el objetivo general del proyecto, el alcance y el
cronograma, la programación de entregables de pagos. El plan de trabajo es
parte de un contrato legal; sus preceptos establecerán los estándares por los
cuales el proyecto se completará y aceptará.
Los documentos del alcance del proyecto tienen dos objetivos: definen lo que
el proyecto entregará o no entregará. Dos maneras para establecer el alcancede un proyecto son listar los entregables provistos por la gestión del proyecto y
listar los elementos que se asume que el cliente entregará. También es
importante exponer específicamente lo que no estará incluido en el proyecto
terminado. Delimitar dichas líneas al comienzo del proyecto evita la expansión
del proyecto más allá de su escala inicial.
QUE ES LA PLANIFICACION
Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas.
La planificación es un proceso continuo que refleja los cambiosdel ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos.
Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el
logro de los mismos antes de emprender la acción
Acción global o conjunto de medidas pertenecientes a un plan establecido
y concreto, realizado a la consecución de un fin.
Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros
probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan
Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos
y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan
o lógica.
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Los planes establecen los objetivos de la organización y definen
los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además los planes son la guía
para que:
1. La organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos;
2. Los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones
congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca
la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados.
3. Pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda
a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización,
ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros
aspectos.
La planificación de proyectos forma parte de la gestión de proyectos, la cual se
vale de cronogramas tales como diagramas de Gantt para planear y
subsecuentemente informar del progreso dentro del entorno del proyecto.1 Es el
proceso para cuantificar el tiempo y recursos que un proyecto costará. La finalidad
del planeamiento de proyecto es crear un plan de proyecto que un gestor de
proyectos (gestor de proyecto) pueda usar para acompañar el progreso de su
equipo.
La planificación de proyectos es una disciplina para afirmar cómo llevar a cabo un
proyecto en un plazo determinado, por lo general con etapas definidas, y con
recursos designados.
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QUE ES PROYECTO MULTIMEDIA
Multimedia como su nombre lo indica, son medios múltiples, es una presentación
digital de una combinación de imágenes, texto, videos, animaciones de forma
atractiva para la visual, de tal forma que invita al usuario final a participar en cada
una de las atracciones existentes en la presentación creada.
Un proyecto multimedia no es más que la recopilación, organización,
programación, integración y presentación de información en formatos de video,
sonido, imágenes, texto, formularios y animaciones, por medios digitales de un
tema de interés, en el cual tiene por finalidad presentar al usuario interesado, unamanera llamativa y de fácil operación de dicho tema.
Un tipo particular de multimedia, es la multimedia interactiva, que es la que
permite que el usuario final controle el flujo de la información de la presentación,
hasta donde se le es permitido; como por ejemplo, la selección de elementos
que se desean visualizar, llenar un formulario, cálculos, etc.
La multimedia no solamente es empleada en sitios Web. En tiempos actuales las
empresas modernas necesitan llegar a sus clientes de la manera más efectiva y
atractiva posible, como por ejemplo presentar sus catálogos de ventas. De esta
forma la multimedia es una excelente herramienta de presentación.
Las presentaciones multimedia extremadamente grandes necesitan una gran
cantidad de memoria, por lo cual se hace necesario buscar medios de
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almacenamiento y distribución de tales presentaciones. Un medio bastante
accesible tanto en costo, como adquisición y almacenaje son los discos
compactos CD. De ahí surge el concepto de CD multimedia y de CD interactivo
de multimedia.
Los CD’s interactivos están diseñados para ser reproducidos en una
computadora equipada con CD - ROM (compact dist - read - only memory, o
disco compacto – memoria solo lectura), en donde el usuario final con ayuda del
teclado, el ratón y en ocasiones en pantallas sensibles al tacto, tienen los medios
necesarios para interactuar con el CD.
Los Cd’s multimedia pueden ser creados para diferentes aplicaciones, como por
ejemplo, para fines empresariales, educativos, domésticos, ventas,presentaciones, etc.
Para crear una presentación multimedia, se necesitan las herramientas
adecuadas de creación de presentaciones, editores de imágenes, editores de
sonido y editores de texto; todos compatibles entre si. Además Cd’s
correspondientes con su respectivo grabador, el equipo adecuado y el recurso
humano calificado.
ELEMENTOS NECESARIOS PARA UN PROYECTO MULTIMEDIA
Para elaborar un proyecto multimedia son necesarios una serie de elementos
entre hardware, software, equipo suplementario, recurso económico, recurso
humano, y organización.
HARDWARE
El hardware, constituido por todo el equipo informático necesario. Computadoras,
y periféricos como impresoras, scanner, UPS, kit multimedia, tarjetas de sonido y
video, etc.
Entre las plataformas de hardware conocidas se menciona:
Apple de Macintosh
las PC de IBM
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Marcas o clones basada en tecnología INTEL
Se recomienda que en la etapa de construcción del proyecto multimedia se
elabore en un solo tipo de plataforma, para evitar problemas de compatibilidad.
SOFTWARE
El software, representado por los sistemas operativos, procesadores de texto y
herramientas de programación y edición necesarias para la etapa de construcción
del proyecto multimedia.
Existe otro tipo de software conocido como controladores, estos no son operados
por el usuario, sino estos son los encargados de comunicar los elementos
hardware entre sí.
EQUIPO SUPLEMENTARIO
El equipo suplementario es utilizado para tareas específicas que apoyan al
proyecto; Entre los cuales se menciona:
Cámara digital, Marca “HP R507”, Resolución 4.2 Mega Píxeles, con memoria de
32 MB
Memoria externa USB (bus serie universal) de 128 MB
Scanner “BenQ s2w 4300U” con resolución de 1200 x 4800 dpi, (dot per inch)
Teclado de sonidos midi “Evolution MK449C”, 256 sonidos, con puerto USB,
compatibilidad con Windows 9.x, 2000, Xp
Audífono con micrófono multimedia. Capacidad de bocinas de 99dB ± 3dB,
Capacidad de micrófono -42dB ± 3dB (las especificaciones de bocina y
micrófono deben corresponder a la soportada por la tarjeta de sonido instalada
en la PC)
RECURSO ECONOMICO
El recurso económico se refiere a la disponibilidad de dinero para el desarrollo del
proyecto. Durante la etapa de planeación se determina la necesidad de recursos,
de tal forma que puede estimarse costos para la elaboración de un presupuesto,
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el cual se presenta a los propietarios del proyecto para sus respectivas
observaciones, correcciones y aprobación.
Es de tomar en cuenta que durante el desarrollo del proyecto puedan ocurrir
imprevistos, el cual deben estimarse al principio de la elaboración delpresupuesto. Si ocurriese alza de costos fuera del control, será necesario un
reajuste de presupuesto.
RECURSO HUMANO
Para la creación de un producto multimedia es necesario contar con el personal
idóneo para realizarlo. Cada uno de los individuos debe poseer ciertas
características y habilidades, todos formando parte de un equipo integrado,
persiguiendo un objetivo común. El proyecto multimedia. Es frecuente que cadamiembro de este equipo realice una o más tareas especializadas, tareas de
carácter general; colaboración, apoyo y auxilio a los demás, por tal razón es
necesario mantener el ambiente de armonía y de buena relación interpersonal.
CÓMO SE ORGANIZA UN PROYECTO MULTIMEDIA.
Lo más importante que se ha de señalar sobre la producción multimedia, es que
no existen métodos estandarizados de producción, cada empresa mantiene unmétodo adaptado a su estructura y necesidades, aunque las funciones básicas
que se realizan, son las mismas en todos los grupos de trabajo
independientemente del tipo de aplicación que se desee realizar (web, CD-ROM,
DVD,...) En la producción se pueden diferenciar tres componentes básicos:
Gestión de la producción. Cómo conseguir los objetivos.
Componente humana. Organización del equipo: predefinir la aportación que
ha de realizar cada componente.
Dimensión tecnología. Desarrollar y resolver con los conocimientos y equipos
técnicos adecuados cualquier incidencia que pueda surgir.
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BIBLIOGRAFIA
"Preparación y Evaluación de Proyectos", Cuarta Edición, Nassir Sapag
Chain - Reinaldo Sapag Chain, Editorial McGraw-Hill, Interamericana de
Chile. Metodología de Preparación y Evaluación de Proyectos, Viceministerio de
Inversión Pública y Financiamiento Externo, Republica de Bolivia.
"Evaluación Social de Proyectos", 12a Edición, Ernesto R. Fontaine,
Editorial Alfaomega.
University Corporation for Atmospheric Research: Project Management
Objectives (Objetivos de administración del proyecto)
http://www.spw.cl/proyectos/apuntes2/cap_12.htm
Nassir Sepag Chain, Reinaldo Sepas Chain "PREPARACIÓN Y
EVALUACIÓN DE PROYECTO" 3ra. Edición, Mac Graw-
Hill, MÉXICO,2001.
http://www.aeipro.com/index.php/es/project-manag/820-que-es-la-direccion-
y-gestion-de-proyectos
Desarrollo Multimedia. David Miller. Ediciones Anaya Multimedia, S.A.1997.
ISBN: 84-415-0258-7