Ketua Penyunting
Yeffry Handoko Putra
.
Dewan Penyunting Yusrilla Y. Kerlooza
Universitas Komputer Indonesia
Estiko Rijanto
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
Herman S. Soegoto
Universitas Komputer Indonesia
Didi Rosiyadi
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
Ana Hadiana
STMIK LIKMI
Irfan Dwiguna Sumitra
Nanjing Taiwan University
Geraldi Catur Pamuji
Nanjing Taiwan University
Istiqomah
Universitas Komputer Indonesia
Ana Dara Andriana
Universitas Komputer Indonesia
Yasmi Afrizal
Universitas Komputer Indonesia
Wartika
Universitas Komputer Indonesia
Onah Siti Fatonah
Universitas Komputer Indonesia
Tata Pelaksana UsahaRangga Nova
Alamat Redaksi
Magister Sistem Informasi
Universitas Komputer Indonesia
Jl. Dipati Ukur No. 120, Bandung 40132
Telepon : 022-2506634, Email : [email protected]
3
Daftar Isi
MODEL RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS
BALE BANDUNG (UNIBBA)
Rosmalina 6
PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PENGELOLAAN
PROYEK DI CV. METRIC DESIGN
ROBI TANZIL GANEFI, ANA HADIANA & IMELDA 19
PENGGUNAAN VAL IT FRAMEWORK 2.0 UNTUK MENGUKUR PER-
ENCANAAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI APLIKASI META-
TRADER 4.0 (ONLINE TRADING) PADA PERUSAHAAN SEKURITAS
ONLINE
RANI PUSPITA DHANIAWATY 28
PENGUKURAN M ANAJEMEN RISIKO TI DI PT.X MENGGUNAKAN COBIT 5
MYRNA DWI RAHMATYA 38
MODEL ESTIMASI BIAYA PERANGKAT LUNAK MENGGUNAKAN COCO-
MO II (STUDI KASUS PT. X)
ONAH SITI FATONAH 44
REKOMENDASI SISTEM INFORMASI MELALUI PENGGUNAAN OPEN
SOURCE DALAM RANGKA PEMENUHAN KETENTUAN PENGGUNAAN
LISENSI PERANGKAT LUNAK IID RAKHMANUDDIN, ESTIKO RIJANTO, IRAWAN AFRIANTO 52
PERENCANAAN TAHAPAN PRIORITAS STRATEGI BERDASARKAN KEBI-
JAKAN YANG ADA DI BAGIAN INFORMATIKA SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN GARUT UNTUK MEREALISASIKAN E-GOVERNMENT
IRFAN NURUL HAMDANI 61
PEMODELAN ARSITEKTUR ENTERPRISE SEKOLAH MENENGAH PER-
TAMA NEGERI 1 PARIGI UNTUK PENERAPAN STANDAR NASIONAL PENDIDIKAN
(SNP)
HANI IRMAYANTI 69
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DALAM USULAN REN-
4
CANA PEMBANGUNAN JANGKA MENENGAH DAERAH DI BADAN PER-
ENCANAAN DAN PEMBANGUNAN (BAPPEDA) KABUPATEN SUBANG
DEDENG HIRAWAN1, ANA HADIANA2 81
PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN KESELARASAN STRATE-
GI TI DAN BISNIS (STUDI KASUS UNIVERSITAS KOMPUTER
INDONESIA(UNIKOM))
HANHAN MAULANA 86
“PERANCANGAN CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT UNTUK MEMBANGUN
LOYALITAS PELANGGAN PADA DIVISI PEMASARAN PT BIO FARMA (PERSERO)”
AGUNG JASA MUTTAQIEN USMADI 95
PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM KEAHLIAN
PEGAWAI PADA DIREKTORAT UMUM DAN OPERASIONAL DI RSUP DR. HASAN
SADIKIN BANDUNG
YALES KURNIA 101
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 16
MODEL RENCANA STRATEGIS
SISTEM INFORMASI DI UNIVER-
SITAS BALE BANDUNG (UNIBBA)
Rosmalina
Email : [email protected]
Universitas Bale Bandung (UNIBBA)
adalah salah satu Perguruan Tinggi swasta
yang berlokasi di Baleendah Kabupaten
Bandung. Unibba didirikan pada tahun 2008
yang merupakan gabungan dari STIPER dan
STKIP Bale Bandung dan telah berkembang
menjadi salah satu Perguruan Tinggi yang
menghasilkan lulusan yang berkualitas.
Dalam upaya mencapai tujuan Unibba yang
terumuskan dalam visi dan misi, memerlukan
strategi bisnis maupun strategi SI/TI. Dari
hasil pengamatan, Unibba belum sepenuhnya
menerapkan sistem informasi dan masih
menggunakan sistem manual. Evaluasi atas
karakteristik dan proses bisnis dari bisnis saat
ini, memperlihatkan bahwa perusahaan perlu
untuk menerapkan sistem informasi untuk
meningkatkan efektivitas dan efi siensi proses
bisnis Unibba dan untuk meningkatkan
penjaminan mutu yang terkait dengan
akreditasi BAN-PT. Implementasi sistem
informasi membutuhkan strategi perencanaan
sistem informasi yang tepat dan sesuai
dengan lingkungan Unibba. Kerangka kerja
perencanaan strategis sistem informasi yang
diusulkan berdasarkan konsep pemikiran dari
Anita Cassidy yang terdiri dari 4 tahapan yaitu
: tahap 1 adalah visioning untuk memahami
situasi bisnis dan informasinya, tahap-2
adalah analysis untuk memahami situasi
sistem informasi, tahap-3 adalah direction
untuk memberikan arahan/usulan terkait
sistem informasi dan tahap-4 recommendation
yang berkaitan dengan rencana implementasi.
Analisis strategis menggunakan analisis value
chain, analisis PEST dan analisis SWOT.
Hasil yang dicapai dari penelitian adalah
membuat suatu kerangka kerja perencanaan
strategi SI/TI yang terintegrasi yang meliputi
area organisasi, infrastruktur teknologi dan
aplikasi sehingga memudahkan manajemen
mengelola sumber daya untuk menghasilkan
informasi yang dibutuhkan, akurat dan dapat
digunakan oleh semua pihak.
Kata kunci : Perencanaan Strategis, Sistem
Informasi, Teknologi Informasi
ABSTRACT
THE STRATEGIC PLAN MODEL OF
INFORMATION SYSTEM AT
BALE BANDUNG UNIVERSITY
Rosmalina
Bale Bandung University (UNIBBA)
is one of the private university located in
Bandung regency, exactly in Baleendah.
Unibba founded in 2008 which is a
combination of two high schools, STIPER
and STKIP Bale Bandung and it has grown to
become one of the universities that produces
qualifi ed graduates. Business strategic
and IS/IT strategic are needed In an effort
to achieve the goals of Unibba which are
formulated in the vision and the mission.
From the observation, Unibba has not fully
implemented the information system yet and
it still uses manual systems. The Evaluation
of characteristics and the business processes
of business today, show that the company
needs to implement the information systems
to improve the effectiveness and the effi ciency
of business processes of Unibba and to
improve quality assurance related to the BAN-
PT accreditation. The Implementation of
information systems requires the appropriate
information systems planning strategies
which are suitable to the environment of
Unibba. The Strategic planning framework
of the proposed information system based
on the concept of Anita Cassidy which
consists of four phases, namely: The Phase
1 is visioning to understand the business
situation and the information, the Phase -
2 is the analysis to understand the situation
of information systems, the phase-3 is the
direction to provide directions/suggesstions
related to information systems and the phase
-4 is the recommendation relating to the
implementation plan. The Strategic analysis
uses value chain analysis, PEST analysis and
SWOT analysis. The result of the research
7
is to develop a framework for integrated
strategic planning of SI/IT which covers
an area of organization, infrastructure
technology and applications that facilitate
the management of the resource to produce
the required accurate information which
can be used by all parties.
Keywords: Strategic Planning, Information
Systems, Information Technology� �PENDAHULUAN
Peranan teknologi informasi
dan komunikasi dalam dunia pendidikan
juga sangat besar, khususnya dalam hal
penunjang proses belajar-mengajar dan
efi siensi pekerjaan akademik maupun
administratif. Perguruan tinggi sebagai
salah satu institusi pendidikan sudah
selayaknya mampu untuk memanfaatkan
teknologi informasi dan komunikasi dalam
menunjang berbagai aktivitasnya. Penetrasi
dan implementasi teknologi informasi dan
komunikasi pada perguruan tinggi akan
memberikan dampak yang sangat positif
serta diharapkan memberikan efi siensi dan
produktivitas yang tinggi dalam bidang
akademik dan administratif. Selain itu,
dengan implementasi dan adaptasi teknologi
informasi dan komunikasi diharapkan juga
agar perguruan tinggi tersebut mampu terus
bersaing dalam kancah persaingan dunia
pendidikan di tingkat Nasional bahkan
Internasional.
Permasalahan atau kondisi internal
yang dihadapi Unibba saat ini berkaitan
dengan perencanaan strategi Sistem
informasi yaitu sebagai berikut:
1. Belum adanya rencana pengembangan
sistem informasi terintegrasi di lingkungan
UNIBBA.
2. Belum memanfaatkan peranan TI seperti :
- Belum memiliki sistem informasi yang
mendukung proses pengelolaan data
baik akademik, keuangan, kepegawaian
maupun data lainnya
- Bandwidth yang tersedia masih terbatas
hanya menggunakan speedy pada tiap
gedung yang ada
- Tidak adanya admin atau unit khusus
yang menangani informasi secara
simultan
3. Adanya sarana dan prasarana komputer yang
belum termanfaatkan secara efektif dan efi sien
karena belum adanya arahan yang jelas.
4. Kompetensi SDM TI yang masih terbatas
sehingga dibutuhkan pihak lain dalam rencana
pengembangan sistem informasi
5. Tidak adanya anggaran khusus untuk
pengembangan teknologi informasi, sehingga
pengembangan perangkat pendukung
teknologi informasi sangat terbatas
Hal-hal diatas timbul karena
UNIBBA hingga saat ini belum
mempunyai suatu perencanaan strategis
SI/TI yang jelas. Untuk itu dibutuhkan
perencanaan strategi SI/TI agar selaras
dengan strategi bisnis organisasi. Dimana
tujuan dari perencanaan strategis sistem
informasi di Unibba yaitu :
1. Untuk mengembangkan sistem informasi
yang tercantum dalam kebijakan umum
pengembangan /rencana strategis Unibba
(2008-2013)
2. Untuk memenuhi penilaian mutu dan
kelayakan institusi perguruan tinggi atau
program studi yang dilaksanakan oleh BAN-
PT melalui akreditasi Program Studi � �METODE
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 18
3.1 Arahan SI tingkat tinggi
- visi , m isi , sasaran
- strategi T I- pengelom pokkan potensi ap likasi
1.1 Analisis kondisi in ternal perusahaan
T ahap 1
Visioning
T ahap 2
Analysis
T ahap 3
Direction
T ahap 4
Recommendation
1.2 Analisis kondisi eksternal perusahaan
Analisis SW OT
2.1 Identifikasi SI /T I yang
ada d iperusahaan saat in i
4 .1 R encana im plem entasi
2.2 Identifikasi kondisi
eksternal SI/T I organisasi
Analisis ER P
3.2 Arahan SI/T I :
- Arsitektur In form asi
- Arsitektur ap likasi
- Arsitektur in frastruktur teknologi
- Arsitektur organisasi
Identifikasi sum ber daya
Si/T IIdentifikasi perkem bangan teknologi &
m enelaah kebutuhan teknologi saat in i
D aftar ap likasi potensia l
M atr iks M c F ar lan
Strategi b isn is
dalam bentuk
m atr iks SW OT
M anajem en b iaya &
pendanaan T IJadw al im plem entasi
Analisa 6 aset kunci
Aplikasi por tofo lio m endatang
Gambar 1 kerangka Pemecahan Masalah� �HASIL DAN PEMBAHASAN
a. VisioningPhase
Analisis kondisi internal
Proses analisis lingkungan internal
organisasi bertujuan untuk mengenali
aspek-aspek strategis organisasi sehingga
diperoleh gambaran yang jelas dari
kebutuhan organisasi.
9
Analisis Value Chain
Tabel 1 Analisis Value chain
Aktivitas utama Bagian/
unit
Kebutuhan
SI/TIPromosi & penerimaan mahasiswa baruKegiatan promosi dan
sosialisasi kepada
masyarakat dan
kegiatan penerimaan
mahasiswa baru
registrasi, pelaksanaan
ujian mandiri,
verifi kasi, cetak
formulir pendaftaran,
monitoring dan
statistik, dan
administrasi
PR III Sistem
informasi
yang dapat
mengelola
seluruh
aktivitas
penerimaan
mahasiswa
baru. Sistem ini
harus terhubung
atau mencakup
dengan
aktivitas
promosi dan
pendidikan Kegiatan pendidikan dan pengajaranProses belajar mengajar
: perkuliahan (tatap
muka atau jarak jauh),
praktikum atau praktek,
magang, pelatihan,
diskusi, lokakarya,
seminar, & tugas-tugas
pembelajaran lainnya,
sistem perwalian &
proses pembimbingan
Skripsi
Program
studi
Sistem
informasi
yang akan
mempermudah
proses belajar
mengajar dan
bimbingan
Kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakatmengelola hasil-hasil
penelitian berupa
jurnal, tulisan atau
karya ilmiah pada suatu
unit penelitian, dengan
fi tur seperti pengelolaan
jurnal penelitian,
pengelolaan kerjasama
penelitian, pengelolaan
seminar, pelatihan, atau
lokakarya penelitian,
pengelolaan profi l
peneliti, statistik &
laporan, adm sistem.
LPPM Sistem
informasi
yang dapat
mengelola
kegiatan
penelitian dan
pengabdian
masyarakat
Aktivitas pendukung Bagian/
unit
Kebutuhan
SI/TI
Kelulusan & alumni
Pengelolaan kegiatan
kelulusan (profi l
lulusan, layanan
& pendayagunaan
lulusan, pelacakan dan
perekaman lulusan)
, dan pemantauan
alumni
PR III Sistem
informasi
yang dapat
mengelola
pelepasan
mahasiswa
alumni tracer
study)Pengelolaan
administrasi
akademikKegiatan yang meliputi
kurikulum perkuliahan,
profi l dosen, karyawan,
mahasiswa, alumni,
pembagian tugas
mengajar, KRS, nilai,
absensi, ujian, dan
kalender akademik
Program
Studi,
BAAK,
BAU
Sistem
informasi
yang dapat
mengelola
kegiatan
akademik
Pengelolaan
administrasi
keuanganpengeluaran dan
penerimaan keuangan
guna mempermudah
pelaporan dan
pemantauan keuangan
BAU Sistem
informasi
yang dapat
mengelola
transaksi
keuangan Pengelolaan
perpustakaanAdministrasi koleksi
perpustakaan
(buku, makalah,
jurnal), administrasi
peminjaman,
pembelian buku
Sistem
informasi
yang
mengelola
administrasi
perpustakaan
dan koleksi
bukuPengelolaan sumber
daya manusiamenyimpan dan
mengelola berbagai
data kepegawaian
guna mendukung
pembuatan berbagai
laporan pengembalian
kepustakaan di bidang
kepegawaian
BAU Sistem
informasi
yang dapat
mengelola
administrasi
kepegawaian
Pengelolaan sarana
dan prasarana
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 110
pengelolaan data
inventarisasi
(bangunan, ruang,
properti ruang, dan
usulan penghapusan),
pengelolaan data
pengadaan (non
tanah, bangunan,
bangunan listrik dan
air), pengelolaan data
bangunan (denah,
konstruksi, dan ruang),
administrasi sistem
BAU Sistem
informasi
yang dapat
mengelola
kegiatan
pengadaan dan
inventarisasi
sarana
prasarana
Pengelolaan kegiatan
mahasiswaakses kepada fasilitas
pusat kegiatan
mahasiswa, asrama,
layanan kesehatan,
beasiswa, dan kegiatan
ekstra kurikuler
PR III,
Prodi
Sistem
informasi
untuk
mengelola
semua
kegiatan
Informasi kondisi eksternal
Tabel 2 Hasil analisis PEST
Faktor PEST Kebutuhan
SI/TI
Faktor politik
1. Kebijakan
pemerintah dalam
bidang pendidikan
melalui Dikti ataupun
Kopertis
2. Sistem penjaminan
mutu yang
berkelanjutan dan
sistem pelaporan
EPSBED
3. Permendiknas
nomor 17 tahun 2010
tentang pencegahan
dan penangulangan
plagiat,
Surat Dirjen Dikti
nomor 190/D/T/2011
tentang Validasi
karya ilmiah dan
pelangaran norma
Akademik dan
Hukum terhadap
publikasi ilmiah,
Surat Dirjen Dikti
nomor 152/E/T/2012
publikasi karya S1
s/d S3
1. sistem informasi yang
menyajikan sistem
pelaporan yang
berkaitan dengan
proses akreditasi ijin
operasional
2. sistem informasi yang
mampu melakukan
pengawasan terhadap
mutu akademik
3. Sistem informasi
yang dapat mengelola
kegiatan penelitian
dan pengiriman hasil
penelitian
Faktor Ekonomi
Pertumbuhan
tingkat kemiskinan
mempengaruhi
penurunan daya beli
masyarakat di bidang
pendidikan. Unibba
berupaya memberikan
beasiswa kepada
mahasiswa yang tidak
mampu
Sistem informasi yang
dapat memberikan
informasi mengenai
profi l Unibba, dan
pencarian beasiswa
Faktor sosial
1. Keberagaman sosial,
budaya, dan agama
2. Mempersiapkan
lulusan dengan
konsep-konsep
integritas, tanggung
jawab, kepekaan
sosial dan moral yang
tinggi
Sistem informasi yang
menampilkan ragam
sosial-budaya dalam
kehidupan kampus di
Unibba melalui kegiatan
kemahasiswaan
11
Faktor
teknologi
Perkembangan
teknologi
informasi dan
komunikasi
berbasiskan
web based
service
Sistem manajemen
informasi yang
secara efektif dapat
didayagunakan untuk
mendukung proses
pengumpulan data,
analisis, penyimpanan,
pengunduhan,presentasi
data dan informasi, dan
komunikasi dengan
pihak berkepentingan.
Analisis SWOT
1. Kondisi Internal
Kekuatan (strength)
- Memiliki visi, misi dan sasaran yang jelas
- Program studi yang ditawarkan cukup
banyak
- Universitas Bale Bandung memiliki lahan
yang cukup luas (± 7800 m2) dengan
lokasi yang cukup strategis.
- Sarana untuk pelaksanaan pendidikan
yang memadai seperti ruang kuliah,
perpustakaan dan Laboratorium dengan
perlengkapannya
- Jumlah mahasiswa terdaftar cukup besar
yang merupakan modal bagi pembiayaan
penyelenggaraan pendidikan.
- Pengalaman pendiri dalam mengelola
kampus
- Salah satu Universitas yang ada di
Kabupaten Bandung
Kelemahan (Weakness)
- Penggunaan sistem dan prosedur yang
masih manual
- Penggunaan Teknologi Informasi yang
belum optimal
- Sarana belajar mengajar seperti ruang
kuliah, proyektor, dan laptop masih
terbatas
- Tersedia lahan yang luas hanya saja
keterbatasan dana sehingga pembangunan
ruang kuliah dilakukan secara bertahap
- SDM yang masih terbatas
2. Kondisi Eksternal
Peluang (Opportunities)
- Semakin meningkatnya kesadaran
masyarakat akan pentingnya pendidikan,
khususnya jenjang pendidikan S1
- Program sertifi kasi guru-guru yang
mengharuskan untuk melanjutkan sekolah
ke tingkat yang lebih tinggi
- Kemitraan dan kerjasama dengan
lembaga lainnya masih terbuka luas
- Adanya kemauan yang kuat
dari pimpinan Universitas untuk
mengembangkan kualitas dosen dan
tenaga pendukung, dan mengembangkan
sarana dan prasarana berupa
pembangunan ruang kuliah yang
representatif.
- Banyaknya industri dan perkantoran yang
dapat menyerap tenaga kerja
- Pengembangan sistem informasi untuk
meningkatkan kualitas dan efektifi tas
layanan informasi.
Ancaman (Threats)
- Ancaman terutama terkait dengan kualitas
pengajaran dan pembelajaran yang
diselenggarakan program studi yaitu
dengan banyaknya jumlah program studi
sejenis yang bekerja sama baik dengan
tingkat lokal maupun tingkat nasional
sehingga adanya ancaman dalam upaya
memperoleh calon mahasiswa
- Tren perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang begitu cepat
seperti internet dan world wide web,
menyediakan peralatan baru yang sangat
ampuh dalam membentuk jaringan global
untuk pengajaran dan riset.
- Peningkatan sarana dan prasarana seiring
dengan kebutuhan pasar dan perkembangan
teknologi informasi
Matrik Strategi SWOT
Tabel 3 Matrik SWOT
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 112
(SO)
1. Memperluas
pangsa
pasar dan
meningkatkan
promosi dan
kerja sama
dengan sekolah-
sekolah dalam
(WO)
1. Peningkatan
efektivitas
proses bisnis
melalui
perbaikan
sistem
(sistem
digital) dan
penggunaan
Teknologi
informasi
2. Peningkatan
mutu SDM
(dosen)
dengan
pendidikan
lanjutan
/pascasarjana(ST)
1. Peningkatan
kualitas sarana
prasarana dan
infrastruktur
lainnya untuk
menciptakan
lulusan
berkualitas
2. Evaluasi
kurikulum
secara
periodik yang
disesuaikan
dengan
kebutuhan pasar
(WT)
1. Memperluas
jaringan
kerjasama
dengan
pemerintah
daerah, dan
pihak-pihak
lain termasuk
PTN dan
PTS
2.
Tabel 4 Hasil analisa matrik SWOTStrategi Kebutuhan SI/TI
Strategi SO
1. Memperluas pangsa
pasar dan meningkatkan
promosi dan kerja sama
dengan SMA dalam
mensosialisasikan
Unibba
2. Meningkatkan kualitas
PT dengan Akreditasi
program studi
1. Sistem informasi yang
dapat memberikan
informasi dan promosi
2. sistem informasi yang
mampu menyajikan
sistem pelaporan yang
berkaitan dengan
proses akreditasi dan
ijin operasional
Strategi ST
1. Peningkatan kualitas
sarana prasarana dan
infrastruktur lainnya
untuk menciptakan
lulusan berkualitas
2. Evaluasi kurikulum
secara periodik yang
disesuaikan dengan
kebutuhan pasar
1. Sistem informasi yang
dapat mengelola sarana
prasarana
2. Sistem informasi yang
mampu melakukan
pengawasan terhadap
mutu akademik
Strategi WO
1. Peningkatan
efektivitas proses
bisnis melalui
perbaikan sistem
(sistem digital) dan
penggunaan Teknologi
informasi
2. Peningkatan mutu
SDM (dosen) dengan
pendidikan lanjutan
/pascasarjana
1. Sistem informasi
terintegrasi mulai
dari sistem informasi
akademik, SI keuangan
dan lain-lain
2. Sistem informasi
kepegawaian
Strategi WT
1. Memperluas jaringan
kerjasama dengan
pemerintah daerah,
dan pihak-pihak lain
termasuk PTN dan
PTS
2. Memanfaatkan
potensi SDM secara
optimal
1. Website yang
terhubung dengan
instansi pemerintah,
dan pihak lainnya
2. Sistem informasi
kepegawaian
a. Tahap II : Analisis
Identifi kasi Situasi SI Saat ini
1. Aplikasi bisnis
- Aplikasi penerimaan keuangan dan tunggakan
mahasiswa
- Website UNIBBA (www.unibba.ac.id)
- Email : [email protected]
- http://puskom-unibba.blogspot.com/
- email : [email protected]
2. Infrastruktur Teknis
- Teknologi Jaringan internet
13
- Perangkat Keras
3. Organisasi
UNIBBA belum memiliki struktur pengelolaan
sistem informasi. Manajemen sistem informasi
saat ini ditangani oleh Lab. Komputer pusat
dan semua hal-hal atau aturan - aturan
yang berhubungan dengan sistem informasi
dipertanggungjawabkan oleh kepala lab
komputer pusat kepada Rektor.
4. Anggaran
Penyediaan anggaran biaya efektif untuk
solusi TI yang meliputi karyawan, konsultan,
pelatihan, recruitment, travel dan entertainment,
fees, shipping and postage, suplier, hardware,
software. UNIBBA sendiri masih memiliki
keterbatasan anggaran, orientasi anggaran
masih diarahkan pada pembangunan fi sik tetapi
tidak menutup kemungkinan untuk peningkatan
sarana dan prasarana teknologi informasi.
Identifi kasi kondisi eksternal Sistem
Informasi
Tabel 5 Hasil analisa ekternal SI/TI
Tren teknologi Manfaat Compatibility hardware
komputer dengan
peralatan digital/
elektronis
Memudahkan dalam
penentuan penggunaan
hardware dalam menunjang
efektifi tas dan efi siensiKemampuan hardware
semakin meningkat
dengan ukuran yang
semakin mengecil
Meningkatkan efi siensi
dalam penggunaan teknologi
dan ruangan
Mobile broadband, web
based service, service
oriented architecture
(SOA)
Memudahkan atau
mendukung pengelolaan dan
distribusi informasi layanan/
hasil jasa kependidikan
terutama antara lembaga
dengan mahasiswa dan
stakeholder lainnya Database dengan
aplikasi open
source, online
transaction
processing serta
penggunaan data
warehousing
Mengurangi biaya
pengelolaan dan
pemeliharaan data,
integrasi data secara
menyeluruh serta
memudahkan dalam
ringkasan dataBusiness intelegent Membantu dalam
pengambilan keputusan
System information
security
Menjamin keamanan
pemrosesan dan penyebaran
informasiMedia simulasi, course
management, virtual
class, computer based
training, knowledge
portal dan cyber
community
Penunjang proses
pembelajaran sehingga
menjadi lebih mudah
disampaikan dan dimengerti
peserta belajar, komunikasi
lebih lancar dan luas,
interaktif dan menarik serta
mudah diakses Identifi kasi Aplikasi Potensial
Tabel 6 Solusi SI/TI dari activity chain
Activity
chain
Kebutuhan
SI/TI
Solusi SI/TI
Aktivitas utama Promosi &
penerimaan
mahasiswa baru
Sistem
informasi
yang dapat
mengelola
seluruh
aktivitas
penerimaan
mahasiswa
baru. Sistem ini
harus terhubung
dengan aktivitas
promosi dan
pendidikan
SI
pendaftaran
online
Kegiatan
pendidikan dan
pengajaran
Sistem
informasi
yang akan
mempermudah
proses belajar
mengajar dan
bimbingan
e-learning/
kuliah online
Kegiatan
penelitian dan
pengabdian
masyarakat
Sistem
informasi
yang dapat
mengelola
kegiatan
penelitian dan
pengabdian
masyarakat
SI
penelitian &
pengabdian
masyarakat
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 114
Kelulusan &
alumni
Sistem
informasi
yang dapat
mengelola
pelepasan
mahasiswa dan
alumni (tracer
study)
SI alumni
Aktivitas pendukungPengelolaan
administrasi
akademik
Sistem
informasi
yang dapat
mengelola
kegiatan
akademik
Sistem
informasi
akademik
Pengelolaan
administrasi
keuangan
Sistem
Pengelolaan
perpustakaan
Sistem
Pengelolaan
sumber daya
manusia
Sistem
Pengelolaan
sarana dan
prasarana
Sistem
Sistem
Tabel 7 Solusi SI/TI dari PEST
Faktor
PEST
Kebutuhan SI/TI
Politik 1. Sistem informasi yang dapat
mengelola kegiatan penelitian dan
pengiriman hasil penelitian
2. sistem informasi yang mampu
melakukan pengawasan terhadap mutu
akademik
3. sistem informasi yang
menyajikan sistem pelaporan yang
berkaitan dengan proses akreditasi ijin
operasionalSistem informasi yang dapat
memberikan informasi mengenai profi l
Unibba dan pencarian beasiswaSosial Sistem informasi yang menampilkan
ragam sosial-budaya dalam kehidupan
kampus di Unibba
Sistem manajemen informasi yang secara
efektif dapat didayagunakan untuk
mendukung proses pengumpulan data,
analisis, penyimpanan, pengunduhan
(retrieval), presentasi data dan
informasi, dan komunikasi dengan pihak
berkepentingan.
Tabel 8 Solusi SI/TI dari matrik SWOT
Kebutuhan SI/TI Solusi SI/
TI1. Sistem
informasi yang dapat
memberikan informasi
dan promosi
2. Sistem
informasi yang
mampu menyajikan
sistem pelaporan yang
berkaitan dengan proses
akreditasi dan ijin
operasional
1.
web site
Unibba
2. SI
penjaminan
mutu
Strategi
ST
1. Sistem
informasi yang dapat
mengelola sarana
prasarana
2. Sistem
informasi yang mampu
melakukan pengawasan
terhadap mutu akademik
1.
SI sarana
prasarana
2. SI
penjaminan
mutu
Strategi
WO
1. Sistem
informasi terintegrasi
mulai dari sistem
informasi akademik, SI
keuangan dan lain-lain
2. Sistem
informasi yang
mengelola kepegawaian
1.
Enterprise
integratoin
system
2. SI
Strategi
WT
1. Website yang
terhubung dengan
instansi pemerintah,
dan pihak lainnya
2. Sistem informasi
yang mengelola
kepegawaian
1.
Website
unibba
2. SI
15
a. Direction Phase
Arahan Sistem Informasi Tingkat Tinggi
Pengelompokkan Aplikasi Potensial
. Tabel 9 Pengelompokkan aplikasi
High Web
site
e-
learning
I
SI Key Support
Sistem
informasi
I
Sistem SI Sistem Sistem
informasi Sistem Sistem
informasi
sarana
prasaranaSistem
informasi
alumniArahan Sistem informasi
1. Arsitektur Informasi dan Basis Data
Gambar 2 Konseptual Arsitektur informasi dan
basis data (Indrajit, 2011)
2. Arsitektur Aplikasi
Sistem in form asi keuangan
Sistem
inform asi
akadem ik
A ktiv ita s u ta m a
A ktiv ita s P e n d u ku n gEnterpr ise in tegration
softw are
Prom osi &
pener im aan
m ahasisw a baru
Kegiatan pendid ika &
pengajaran
Penelitian &
pengabdian m asyarakat
Kelu lusan &
a lum ni
SI pendaftaran
online dan prom osi
E- learn ing
SI penelitian & pengabdian m asyarakat
SI a lum ni
Pengelo laan
adm akadem ik
Pengelo laan adm
keuangan
Pengelo laan
perpustakaan
Pengelo laan
sum ber daya m anusia
Pengelo laan
sarana prasarana
Pengelo laan
kegiatan m ahasisw a
Sistem inform asi perpustakaan
Sistem in form asi kepegaw aian
Sistem in form asi
sarana prasarana
Sistem inform asi
kegiatan kem ahasisw aan
W ebsite U nibba
SI penjam inan m utu
Gambar 3 Konsep arsitektur aplikasi
3. Arsitektur Infrastruktur Teknologi
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 116
Gambar 4 Arsitektur infrastruktur TI
(indrajit, 2011)
4. Arsitektur Organisasi
SEN AT U N IVER SIT AS
PR I b idang
akadem ik
PR II b idang adm
um um & keuangan
PR III b idang adm
kem ahasisw aan & a lum ni
BIR O Adm Akad. &
ker jasam a
Pendid ikan
BIR O Adm um um
& keuangan
BIR O Adm
kem ahasisw aan &
a lum ni
R EKT OR
N etw ork
adm in istrator
Sistem Inform asi /
T IK
D atabase
adm in istra torprogram m er
F akultas Pasca Sar jana LPPMBadan
penjam inan m utuperpustakaan
H elpdesk /pusat
in form asi
Gambar 5 Rancangan struktur pengelolaan
SI/TI
a. Tahap IV : Rekomendasi
Implementasi renstra.
Tabel 10 Implementasi Renstra
Sistem
Jaringan
internetWeb site
UnibbaSI
Sistem Sistem Sistem Sistem
e-
learningSistem
SI Sistem Sistem Sistem
Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis atas kondisi
Universitas Bale Bandung (UNIBBA)
saat ini serta perumusan strategi sistem
informasi untuk mendukung efektivitas
dan meningkatkan efi siensi proses bisnis
Unibba, maka dapat disimpulkan sebagai
berikut :
1. Usulan kerangka kerja perencanaan strategis
SI/TI telah sesuai dengan keadaan dan
kebutuhan sistem informasi di Unibba. Pihak
Unibba dapat mengetahui faktor-faktor penting
yang diperlukan dalam mengembangkan
suatu sistem informasi yang selaras dengan
rencana strategis Unibba. Faktor-faktor penting
tersebut dapat dilihat dari hasil analisis value
chain, analisis PEST dan analisis SWOT yang
dilakukan terhadap strategi dan model bisnis
Unibba.
2. Perencanaan strategis SI/TI telah dilakukan
dengan menggunakan konsep pemikiran dari
Anita Cassidy yang terdiri dari empat tahap
yaitu visioning phase, analysis phase, direction
phase dan recommendation phase.
3. Perencanaan strategis sistem informasi Unibba
telah dilakukan, dan teridentifi kasi kedalam
tiga area pengembangan yaitu organisasi sistem
informasi, infrastruktur teknologi dan aplikasi.
17
Saran
Dalam rangka pencapaian efektivitas
dan efi siensi proses bisnis Unibba, maka
penulis memberikan beberapa saran
sebagai berikut :
1. Dalam melakukan implementasi
rencana strategis sebaiknya Unibba
mempersiapkan infrastruktur organisasi
terlebih dahulu seperti misalnya
menyiapkan kebijakan pengelolaan
operasional SI/TI serta sumber daya
manusia yang akan menangani bagian/
unit SI/TI
2. Unibba bisa menerapkan rencana strategis
sistem informasi seperti yang telah penulis
susun agar bisa meningkatkan efektivitas
dan efi siensi proses bisnis
DAFTAR PUSTAKA
1. Alter, Steven. 1992. Information System :
A Management Perspective. The Benjamin/
Cummings Publishing company. Inc.
2. Barry. 1986. Strategic Planning Workbook
for Non profi t Organization
3. Boar, B. 2001. The Art of Strategic Planning
for Information Technology. 2nd
Ed. John
Wiley & Sons.
4. Cassidy, Anita. 2006. Information Systems
Strategic Planning. 2nd
Ed. Taylor & Francis
Group
5. Chandler. 1962. Strategy and structure:
Chapter in the history of american industrial
enterprise. Cambridge : The MIT Press.
6. Galliers, D.R.,Leidner, D.E. 2003. Strategic
Information Management : Challenges and
Strategies in Managing Information System.
3
nd. Butterworth Heinemann
7. Grembergen, W., and Haes, S. 2009.
Enterprise Governance of Information
technology : achieving strategic alignment
and value. New York : Springer
8. Hansen, and Mowen. 2000 : Management
Biaya : Akuntansi dan pengendalian, alih
bahasa tim Salemba Empat. Jakarta : Salemba
Empat
9. Henczel, Susan.2001.The Information audit :
a Practical guide. Munchen : Saur.
10. Indrajit, Richardus Eko. 2011. Teknologi
Informasi dan Perguruan Tinggi : menjawab
tantangan pendidikan abad ke 21. Creative
Commons.
11. Kadir, A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi.
Yogyakarta : Andi Offset
12. Kaplan, R and D.Norton. 1996. The Balanced
Scorecard:Ttranslating vision into action.
Boston : Harvard Business School Press
13. Laudon, K.C.,Laudon, J.P.2001.Management
Information System. New Jersey : Prentice
Hall
14. Leitch, Robert A.,Roscoe, Davis.1992.
Accounting information System : Theory and
practice. 2nd Edition. Prentice Hall, Inc.
15. Martin, J. 1989. Strategic Information
Planning Methodologies. 2ndEd. Prentice
Hall� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � ! � � " # � $ % � � & ' � �17. Porter, Michael E. 198. Competitive Advantage
: Creating a sustaining superior performance.
New York.: The Free Press
18. Rangkuti, Freddy. 1997. Analisis SWOT :
Teknik membedah kasus bisnis, Jakarta : PT.
Gramedia Pustaka Utama.
19. Renstra Unibba. 2008. Rencana strategis
bisnis Universitas Bale Bandung. Bandung :
Unibba
20. Shank, Jhon K.,Govindrajan, Vijay : Strategic
cost management and value chain., Thomson
Learning
21. Turban, Efraim.,McClean.,Ephraim.,Wath
erbe, James.1999.Information Technology
for Management Making Connection for
Strategis Advantage.2nd Edition. Jhon Wiley
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 118
& Sons, Inc.
22. Ward, J.,Griffi ths, P.2003. Strategic Planning
for Information System, 3rdEd. John Wiley &
Sons.
23. Weill, P.,and Ross, J. 2004. IT Governance:
How top performers manage IT decision rights
for superior results. Boston : Harvard business
school press.
24. Wijaya, F.,Santo dan Darudiato, Suparto. 2009.
Enterprise Resource Planning & Solusi Bisnis.
Yogyakarta : Graha Ilmu
19
PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PENGELOLAAN
PROYEK DI CV. METRIC DESIGN
ROBI TANZIL GANEFI, S.KOM.1, DR. ENG. ANA HADIANA2 & IMELDA,
S.T., M.T.3
1 UNIKOM Jl. Dipatiukur No. 112-114-116 Bandung 401322LIPI Jl. Cisitu No. 21/154D Bandung 40135
3UNIKOM Jl. Dipatiukur No. 112-114-116 Bandung 40132
[email protected]@lipi.go.id� � � � � � � � � � � � � � � � � �
ABSTRACT
Increasing demand for development of mobile software and websites in 2011-2012 sue CV. Metric Design to
use contract employees. But the using of contract employee services are causing the problem of knowledge
loss when the contract is completed as a result transfer of the project from the employee to the employee
replacement requires substantial time. In addition to the problems of knowledge management, the company is
also the diffi culty in monitoring the management of the project. Project managers fi nd it diffi cult to monitor the
achievement of tasks for each member of the project team.
Blueprint of Knowledge Management Systems (KMS) is designed to integrate the knowledge management
with project management development software. The design blueprint KMS made with reference to the 10-
Step Knowledge Management Roadmap. The 10-step of this study limit up to the sixth stage which is making
blueprint.
KMS research results in the form of a blueprint comes with the implementation of the roadmap both infrastructure
and human resources required in order to provide an overview for the company in implementing KMS. In order
to enhance the research are advised to proceed to the last step of the 10-Step Knowledge Management Roadmap
resulting KMS ready for use by the company.
Keywords : Knowledge Management System, Project Management, KM, KMS
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 120
� � � � � � � � � � � � CV. Metric Design merupakan salah satu startup
company di Bandung yang bergerak dalam bidang
jasa pembuatan perangkat lunak. Mayoritas perangkat
lunak yang dibuat oleh CV. Metric Design berupa
perangkat lunak mobile dan website. Banyaknya
permintaan pembuatan perangkat lunak mobile
dan website ini tentunya tidak lepas dari pesatnya
perkembangan perangkat mobile (IDC : 2013) baik
dalam konteks penggunaan individu sehari-hari
maupun dalam untuk memenuhi kebutuhan internal
dan eksternal perusahaan.
Data proyek CV. Metric Design tahun 2011-2012
menggambarkan adanya peningkatan permintaan
pembuatan perangkat lunak mobile lebih dari 100%
(CV. Metric Design: 2013). Hanya saja peningkatan
kebutuhan perusahaan terhadap pembuatan aplikasi
mobile dan website tidak bisa tertutupi dengan
sumber daya manusia yang ada. Untuk menutupi
kekurangan dalam hal sumber daya manusia,
selain melakukan rekrutmen pegawai baru, CV.
Metric Design juga menggunakan jasa pihak ketiga
sebagai tenaga kontrak baik secara personal maupun
perusahaan. Namun dengan adanya penggunaan jasa
pihak ketiga tidak jarang menyebabkan kerugian
bagi perusahaan berupa hilangnya knowledge pada
saat kontrak selesai. Hal tersebut terjadi dikarenakan
tenaga kontrak tidak menyimpan knowledge yang
berkaitan dengan proyek yang dikerjakan. Sebagai
contoh, perusahaan tidak mengetahui solusi apa saja
yang telah dilakukan oleh pegawai kontrak dalam
mengatasi permasalahan pada saat pengerjaan
proyek. Sehingga solusi-solusi untuk mengatasi
permasalahan sejenis dalam proyek pengembangan
perangkat lunak berikutnya harus kembali dicari.
Kondisi tersebut tentu saja tidak efektif mengingat
waktu pengerjaan proyek yang sangat singkat.
Kerugian lain yang dirasakan atas hilangnya
knowledge pegawai kontrak adalah pada saat akan
dilakukan transfer proyek dari pegawai sebelumnya
kepada pegawai baru. Pegawai baru yang akan
meneruskan pengembangan perangkat lunak
harus mengeluarkan usaha lebih untuk memahami
perangkat lunak yang dikembangkan baik dari segi
kerangka kerja secara umum maupun permasalahan-
permasalahan spesifi k yang terdapat pada perangkat
lunak yang bersangkutan. Pemahaman yang
dilakukan oleh pegawai baru tentu akan memakan
waktu yang cukup lama dikarenakan tidak adanya
informasi yang memadai mengenai permasalahan dan
solusi yang dilakukan oleh pegawai sebelumnya.
Selain permasalahan transfer knowledge yang
terjadi pada saat keluar masuk pegawai kontrak,
dampak yang ditimbulkan dari kurangnya sumber
daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan, yaitu
seorang manajer proyek dituntut harus membawahi
lebih dari satu proyek dengan anggota tim yang
berbeda. Kesulitan yang dirasakan oleh manajer
proyek adalah tidak terintegrasinya informasi yang
berkaitan dengan perkembangan pengerjaan proyek
yang dibawahinya. Apalagi ketika anggota tim terdiri
dari pegawai kontrak yang bekerja diluar kantor
sehingga sangat sulit untuk dilakukan pemantauan
terhadap pencapaian target yang sudah ditentukan.
Berdasarkan permasalahan yang telah dipaparkan
sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan pengetahuan pada perusahaan sangat
perlu untuk dilakukan. Diharapkan dengan adanya
pengelolaan pengetahuan maka perusahaan dapat
mengatasi permasalahan hilangnya knowledge
sebagai aset penting perusahaan dapat diatasi.
Selain itu dengan adanya pengelolaan pengetahuan
diharapkan para manajer proyek dapat dengan
mudah melakukan pemantauan pencapaian proyek
dengan mengintegrasikan informasi yang berkaitan
dnegan pengelolaan proyek. � � � � � � � � � � � � � � � � �Berdasarkan uraian latar belakang masalah yang
telah dijelaskan maka permasalahan-permasalahan
yang muncul adalah :
1. Bagaimana membuat perancangan knowledge
management system untuk mengelola knowledge
pegawai kontrak yang masih menjadi aset
individu?
2. Bagaimana membuat perancangan knowledge
management system untuk membantu manajer
proyek dalam melakukan pemantauan terhadap
proyek pengembangan perangkat lunak?
21
Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penerapan
knowledge management system adalah :
3. Melakukan identifi kasi kebutuhan dasar
knowledge management system yang akan
digunakan untuk mengelola pengetahuan para
pegawai.
4. Membuat perancangan knowledge management
system untuk mengelola pengetahuan pegawai
sekaligus membantu manajer proyek dalam
melakukan pemantauan terhadap proyek
pengembangan perangkat lunak.� � � � � � �Manfaat yang diharapkan dari penelitian tentang
knowledge management system adalah :
5. Membantu perusahaan dalam membangun
knowledge management system yang
didasarkan pada hasil perancangan dalam
penelitian ini.
6. Membantu perusahaan dalam melakukan
pengelolaan pengetahuan individu pegawai
kontrak sehingga dapat mempermudah
pengembangan perangkat lunak.
7. Membantu perusahaan dalam melakukan
pengelolaan pengetahuan sehingga dapat
mempermudah transfer proyek pengembangan
perangkat lunak.
8. Membantu perusahaan dalam melakukan
pengelolaan pengetahuan sehingga dapat
meningkatkan kinerja manajer proyek dalam
mengelola proyek pengembangan perangkat
lunak.� � � � � � � � � � � � � �Mengingat luasnya pembahasan terkait manajemen
pengetahuan maka dilakukan beberapa batasan
masalah dalam tesis ini diataranya :
9. Penelitan yang dilakukan terbatas pada ruang
lingkup pengembangan perangkat lunak dan
pengelolaan proyek pengembangan perangkat
lunak.
10. Penelitian ini menggunakan metode 10-Step
Knowledge Management Roadmap. Namun
dari sepuluh langkah yang ada pada metode
tersebut, penelitian ini hanya sampai pada
langkah keenam, yaitu pembuatan blueprint
knowledge management system. � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � �Knowledge bukan hanya pengetahuan, menurut
Thomas Davenport dan Laurence (Tiwana: 2002)
knowledge didefi nisikan sebagai berikut :
“Knowledge merupakan campuran dari
pengalaman, nilai, informasi kontekstual,
pandangan pakar dan intuisi mendasar yang
memberikan suatu lingkungan dan kerangka
untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman
baru dengan informasi. Di dalam perusahaan,
knowledge sering terkait tidak saja pada dokumen
atau tempat penyimpanan barang berharga, tetapi
juga pada rutinitas, proses, praktek dan norma
perusahaan”.
Knowledge dibagi menjadi dua jenis (Tiwana:
2002) yaitu explicit knowledge dan tacit knowledge,
yang dapat dijabarkan sebagai berikut:
11. Tacit Knowledge
Tacit knowledge merupakan pengetahuan
personal. Tacit knowledge bersifat personal dan
sulit dirumuskan sehingga sangat sulit untuk
dikomunikasikan atau disampaikan kepada orang
lain.
12. Explicit Knowledge
Explicit Knowledge merupakan komponen dari
pengetahuan yang dapat dikodefi kasikan dengan
bahasa yang baku secara ilmiah dalam bentuk
dokumen, basis data, dan sebagainya. Knowledge
jenis ini dapat diteruskan dari satu individu ke
individu lainnya secara formal dan sistematis.� � � � � � � � � � � � ! " # $ " �Nonaka dan Takeuchi mengemukakan bahwa alasan
fundamental mengapa perusahaan Jepang sukses
adalah keterampilan dan pengalaman mereka
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 122
terdapat pada penciptaan knowledge organisasi.
Penciptaan knowledge dicapai melalui pengenalan
hubungan sinergik antara tacit knowledge dan
explicit knowledge. Ikujiro Nonaka dan Hirotaka
Takeuchi membedakan antara tacit knowledge dan
explicit knowledge (Nonaka: 1995), dan membagi
model konversi knowledge menjadi empat cara yang
terlihat dalam Gambar 1.
Gambar 1 Konversi Knowledge (Nonaka:
1995)
Berikut ini penjelasan dari masing-masing tahapan
konversi knowledge yang terdapat pada Gambar 1:
13. Sharing Tacit Knowledge (Socialisation)
Socialisation merupakan proses konversi tacit
knowledge sehingga pengetahuan tersebut dapat
dibagikan kepada banyak orang. Pengetahuan
yang dibagikan dapat berupa pengalaman atau
pembelajaran pada saat bekerja. Tacit knowledge
ini dapat berupa cara berpikir, budaya, norma,
dan padangan terhadap sesuatu hal.
14. Converting Tacit Knowledge Into Explicit
Knowledge (Externalisation)
Bagi sebuah organisasi pengetahuan haruslah
dieksternalisasi sehingga dapat digunakan oleh
orang lain. Hal tersebut berarti bahwa harus
dilakukan pembuatan model dari pengetahuan
menjadi bentuk eksplisit.
15. Systematic Combining Of Explicit Knowledge
(Combination)
Kombinasi merupakan proses konversi explicit
knowledge menjadi sekumpulan explicit
knowledge yang baru. Contohnya adalah
penggabungan cara-cara yang tidak terstandar,
pengkategorian dan penyusunan pengetahuan
yang mungkin akan menciptakan explicit
knowledge yang baru. Kunci dari kombinasi
ini adalah komunikasi dan sistematisasi dari
pengetahuan.
16. Internalising New Knowledge As Tacit Knowledge
By The Organisation (Internalisation)
Internalisasi dari pengetahuan yang baru
merupakan proses dimana explicit knowledge
diubah menjadi tacit knowledge melalui
organisasi. Kondisi yang harus dipenuhi
sebelumnya adalah bahwa individu harus
terlibat dalam pembentukan dari pengetahuan
yang baru.� � � � � � � � � � � � � � � � � � � Secara sederhana pengertian dari knowledge
management adalah pengelolaan pengetahuan.
Adapun dalam konteks yang lebih luas pengertian
dari knowledge management adalah pengelolaan
dari pengetahuan organisasi untuk menciptakan
nilai bisnis dan menghasilkan keunggulan secara
kompetitif (Tiwana: 2002).� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � Knowledge Management System atau disingkat
KMS merupakan aplikasi TI yang digunakan untuk
mendukung dan meningkatkan proses pembuatan
pengetahuan dalam organisasi beserta penyimpanan,
pengambilan, transfer dan penerapannya (Tiwana:
2002).� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �Tahapan dari metodologi penelitian diawali dari
identifi kasi masalah yang ada di perusahaan,
pengumpulan data yang terdiri dari kajian penelitian
terkait, observasi, dan wawancara yang nantinya
akan digabungkan dengan metodologi penelitian
untuk pengembangan knowledge management
berupa The 10-Step Knowledge Management
Roadmap (Tiwana: 2002).
Pada sepuluh langkah yang ada pada The 10-Step
Knowledge Management Roadmap, penelitian ini
membatasi sampai dengan tahapan keenam, yaitu
sampai dengan tahapan blueprint. Adapun keenam
tahapan pengembangan knowledge management
berdasarkan The 10-Step Knowledge Management
Roadmap adalah analsis infrastruktur, menyelaraskan
23
strategi bisnis dengan knowledge management,
merancang infrastruktur knowledge management,
melakukan audit terhadap aset dan infrastruktur,
merancang tim knowledge management, serta
membuat prototipe dari knowledge management
yang akan dibangun. Adapun metodologi penelitian
tersebut dapat dilihat pada pada Gambar 2.
Gambar 2 Metodologi Penelitian� � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � ! " # $ % & $ ' ( ( & $ ) $ *Analisis infrastruktur yang telah dilakukan
sebelumnya terhadap infrastruktur jaringan dan
media penyimpanan menghasilkan data kondisi
infrastruktur perusahaan seperti terlihat pada Tabel
1.
Tabel 1 Hasil Analisis Infrastruktur+ , - . / 0 1 2 3 0 4 5 3 4 06 1 0 7 . 8 1 . 9 : ; 7 1< : . = 7 > ? 1 . 1 . @ A B C D E FG H I H J D K D I FL B B M N
O P Q R S T S U SV W X Y Q Z [ \ ZU Q ] Q ^ \ _ \ Z `P a ^ b P Q Z [ [ c Z \ U \ Zd e f ^ a f g Y \ Zh f f [ T Q d f ] bb Q a \ [ \ S R Q Y S \^ Q Z i S R ^ \ Z \ Zj k l m k n o P Q Z [ [ c Z \ U \ ZP f ] U c ^ bp S e Q q e \ R Qc Z _ c UR Q R a c \ _e \ Z ] \ Z [ \ Z\ ^ T S U \ b S` P Q Z [ [ c Z \ U \ Zr X s c Z _ c Ut n u j v n w x x n y y P Q Z [ [ c Z \ U \ Zz S _ a c ] U Q _b Q a \ [ \ SR Q Y S \ j k l m k n^ Q Z i S R ^ \ Z \ ZU f Y Q^ Q e \ Z [ U \ _T c Z \ U oP Q Z [ [ c Z \ U \ ZP S ] e f b f {| g ] Q T c Z _ c UR Q Z Y \ { \ e U \ Z^ Q U Q e } \ \ Z Y \ Ze Q ~ S b S o� P Q Z [ [ c Z \ U \ Zr � � P Q Z [ [ c Z \ U \ Z� w t � � m y �| U b _ Q e Z \ Tc Z _ c U R Q Y S \^ Q Z i S R ^ \ Z \ Zj � m k n o P Q Z [ [ c Z \ U \ Zz S _ a c ] U Q _c Z _ c UR Q R \ Z _ \ c^ Q e U Q R a \ Z [ \ Z^ e f i Q U o� P Q Z [ [ c Z \ U \ Zh f f [ T Q � w m l� n t � n t P Q Z [ [ c Z \ U \ ZP S ] e f b f {| g ] Q T c Z _ c UR Q Z i S R ^ \ ZU Q \ � T S \ Z^ Q [ \ � \ S P Q Z [ [ c Z \ U \ Zh f f [ T Q d f ] bb Q a \ [ \ S R Q Y S \Y S b U c b S i \ Z [R Q R a \ � \ bY \ { \ e^ Q U Q e } \ \ Z Y \ Ze Q ~ S b S o� � � � � � � � � � � � ! " # $ % & $ ' ( ( & $ ) $ *� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
Penyesuaian KM dengan strategi bisnis dilakukan
melalui analisis terhadap strategi yang digunakan
oleh perusahaan saat ini dalam pengelolaan
pengetahuan. Adapun strategi tersebut dibagi
menjadi dua, yaitu strategi kodefi kasi dan strategi
personalisasi. Hasil dari analisis fokus KM yang
telah dilakukan sebelumnya menggambarkan
bahwa perusahaan memiliki strategi yang hampir
berimbang. Strategi kodefi kasi memperoleh
persentase sebanyak 42% sedangkan strategi
personalisasi memperoleh persentase yang lebih
besar, yaitu sebanyak 58%.
Hasil persentase strategi menggambarkan bahwa
saat ini perusahaan cenderung menggunakan strategi
personalisasi dimana pengelolaan pengetahuan
lebih banyak berfokus pada personal dibandingkan
dengan pengelolaan pengetahuan melalui dokumen
tertulis. Berdasarkan hasil tersebut maka strategi
yang tepat dalam merancang KMS lebih banyak
menggunakan strategi personalisasi dibandingkan
dengan menggunakan strategi kodefi kasi. Namun
hal tersebut bertolak belakang dengan kebutuhan
perusahaan dimana perusahaan menginginkan
pengalaman personal pegawai dikodefi kasikan ke
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 124
dalam bentuk dokumen sehingga lebih mudah untuk
dipahami dan tidak terfokus pada pegawai tertentu.
Untuk itu, rancangan KMS yang dibuat akan
menggunakan strategi kodefi kasi yang didukung
oleh strategi personalisasi sehingga apa yang sudah
dilakukan oleh perusahaan saat ini dalam hal berbagi
pengetahuan dengan komunikasi verbal akan terus
dilakukan sebagai penunjang dari pengetahuan yang
didokumentasikan.� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �Audit aset dan sistem yang telah dilakukan
pada tahapan analisis memaparkan aset berupa
pengetahuan individu dan sistem yang digunakan
oleh perusahaan dalam melakukan pengelolaan
proyek. Pada tahap perancangan ini hasil dari audit
aset pengetahuan individu dan pengelolaan proyek
akan digunakan sebagai dasar untuk merancangan
arsitektur data yang akan disimpan pada KMS.
Analisis pengetahuan individu yang dilakukan
mamaparkan bahwa data yang dibutuhkan oleh
perusahaan yang berasal dari pengetahuan individu
dapat dikategorikan ke dalam tiga bagian, yaitu
teknologi, library, dan penggunaan teknologi dan
library tersebut dalam proyek. Berdasarkan analisis
pengetahuan individu dan pengelolaan proyek
tersebut, berikut ini usulan rancangan arsitektur data
pada KMS yang dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3 Arsitektur Data Pengetahuan � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �Tim KM merupakan tim kecil yang bertugas untuk
merancang, membuat, dan mengimplementasikan
rancangan dari KMS. Tim KM terdiri dari stakeholder,
analis, dan anggota yang memiliki keahlian teknis.
Adapun usulan struktur tim KM yang nantinya akan
bertanggung jawab terhadap keberlangsungan KMS
dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini.
Gambar 4 Struktur Tim Knowledge
Management � � � � � � � � � � � � � � ! " # $ % & $ ' ( � ) * + , $ , * - $ % . / 0 % -Perancangan blueprint KMS dilakukan dengan
menggunakan tujuh lapisan arsitektur KMS yang
terdiri dari interface layer, access and authentication
layer, collaborative intelligence and fi ltering,
application layer, transport layer, middleware and
legacy integration layer, dan repositories layer.1 � 2 3 � 4 5 � 6 2Interface layer merupakan lapisan utama dimana
pengguna berinteraksi secara langsung dengan KMS.
Lapisan ini digunakan untuk membuat, mengambil,
dan membagikan pengetahuan antar satu pegawai
dengan pegawai lain. Interface layer yang diusulkan
dalam rancangan KMS ini menggunakan platform
website. Pemilihan website sebagai lapisan utama
KMS dikarenakan website bisa diakses secara global
menggunakan jaringan internet tanpa tergantung
lokasi dari pengguna KMS. Hal ini tentu mendukung
penggunaan KMS oleh para pegawai kontrak yang
bekerja di luar kantor.� 4 4 � � � � � � � 7 � � 4 � � � � 5 � 6 2Access and authentication layer merupakan lapisan
yang berada tepat dibawah interface layer. Lapisan
ini berfungsi untuk melakukan otentikasi terhadap
pengguna KMS dengan memberikan akses yang
terbatas kepada para penggunanya.
25
� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �Collaborative fi ltering and intelligence layer
merupakan lapisan yang memberikan kecerdasan
pada KMS. Pada lapisan ini dilakukan pemberian
atribut penanda atau metadata pada pengetahuan
yang akan disimpan baik melalui mekanisme
otomatis maupun melalui prosedur manual.
Pemberian atribut penanda atau metadata terhadap
pengetahuan yang disimpan memungkinkan
lapisan ini untuk mencari, membuat rangkuman,
menterjemahkan, dan menganalisis data yang
besar menjadi informasi secara efektif dan efi sien.� � � � � � � � � � � � � � �Application layer merupakan tempat dimana
aplikasi-aplikasi yang ada dalam KMS berada.
Contoh aplikasi yang berada pada lapisan ini adalah
aplikasi chatting, collaborative tool dan website
KMS itu sendiri akan dibangun pada lapisan ini.� � � � � � � � � � � � �Transport layer merupakan lapisan yang digunakan
untuk berkomunikasi antara repositori KMS
dengan interface layer yang digunakan secara
langsung oleh pengguna.� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �Middleware and legacy integration layer merupakan
lapisan yang berfungsi untuk melakukan migrasi
pengetahuan dari repositori yang ada saat ini ke
dalam KMS yang akan dibangun. Berdasarkan
analisis media penyimpanan yang telah dilakukan
maka dapat diketahui bahwa pengetahuan yang
ada saat ini tersimpan dalam beberapa aplikasi,
diantaranya:
17. Dropbox untuk menyimpan fi le fi sik proyek.
18. Google Docs untuk menyimpan daftar tugas
dan revisi
19. Bitbucket dan VPS untuk menyimpan fi le
program proyek.
Pada middleware dan legacy integration layer
ini akan dilakukan migrasi pengetahuan antara
KMS dengan aplikasi-aplikasi tersebut melalui
API (Application Programming Interface) yang
sudah disediakan oleh masing-masing aplikasi.
Dengan adanya migrasi data pada aplikasi yang
digunakan saat ini maka dimungkinkan KMS
untuk mengambil dan menyimpan data tersebut ke
dalam satu sistem yang sama.� � � � � � � � � � � � �Repository Layer merupakan lapisan yang
berfungsi untuk menyimpan data. Adapun data
yang disimpan pada lapisan ini diantaranya basis
data basis data pengetahuan, forum diskusi,
dan dokumen digital lainnya. Berdasarkan hasil
analisis media penyimpanan maka diketahui
bahwa saat ini perusahaan telah memiliki basis
data yang digunakan oleh perangkat lunak yang
dibangun. Basis data tersebut terletak pada VPS
dengan kapasitas yang terus bertambah dari mulai
20 GB sampai dengan saat ini, yaitu 80 GB.
Melihat kondisi tersebut maka usulan media
penyimpanan pengetahuan dalam KMS
menggunakan VPS. VPS dipilih dikarenakan
kecepatan aksesnya yang lebih tinggi dibandingkan
dengan fi le hosting biasa. Selain itu perusahaan
bisa mengubah spesifi kasi dari VPS tergantung
dari kebutuhan misalnya dengan menambah
kapasitas harddisk, RAM, atau mengganti prosesor
sekalipun. Adapun jenis server yang diusulkan
adalah sebagai berikut:
20. File Server, digunakan untuk menyimpan
fi le fi sik pengetahuan seperti fi le video, fi le
dokumen, dan fi le presentasi.
21. Database Server, digunakan untuk menyimpan
data pengetahuan yang sudah dikodefi kasikan
ke dalam basis data terstruktur. Database
server ini juga akan menyimpan data-data
operasional dalam KMS.
22. Web Server, digunakan untuk menyimpan
KMS beserta aplikasi-aplikasi pada application
layer dan mobile agent. Selain itu web server
akan menyimpan middleware yang berfungsi
untuk mengintegrasikan KMS dengan aplikasi
penyimpan pengetahuan sebelumnya.
23. Mirror Server, digunakan sebagai server
cadangan ketika terjadi kerusakan pada web
server.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 126
24. Backup Server, digunakan sebagai server yang
secara berkala akan melakukan backup data dari
database server.
Berdasarkan ketujuh lapisan maka berikut ini
gambaran rangkaian ketujuh lapisan tersebut seperti
terlihat pada Gambar 5 berikut ini.
Gambar 5 Tujuh Lapisan Infrastruktur
Knowledge Management System� � � � � � � � � Berdasarkan penelitian knowledge management
system yang telah dilakukan maka diperoleh
kesimpulan sebagai berikut:
25. Kebutuhan dasar perusahaan terhadap
pengetahuan pegawai terdiri dari tiga kategori
pengetahuan, yaitu teknologi, library, dan
penerapannya dalam proyek pengembangan
perangkat lunak. Kategori tersebut merupakan
pengetahuan inti yang dibutuhkan oleh
perusahaan yang harus disimpan oleh para
pegawai.
26. Strategi bisnis yang digunakan dalam
perancangan blueprint knowledge management
system menggunakan strategi yang
mengkombinasikan antara strategi personalisasi
dan strategi kodefi kasi. Penggabungan kedua
strategi tersebut bertujuan agar budaya berbagi
pengetahuan yang sudah dilakukan oleh
perusahaan saat ini dengan menggunakan strategi
personalisasi masih bisa diterapkan namun diluar
strategi tersebut perusahaan bisa menghasilkan
repositori pengetahuan yang bersumber dari
pengetahuan-pengetahuan individu yang
disimpan pada saat berlangsungnya proyek.
27. Permasalahan pemantauan proyek
pengembangan perangkat lunak oleh manajer
proyek terjadi pada tahapan pembuatan daftar
tugas untuk masing-masing anggota tim
proyek. Untuk itu pada blueprint knowledge
management system dilakukan penambahan
fi tur task list creator yang bertujuan agar para
manajer proyek bisa melakukan pemantauan
pencapaian proyek. � � � Penelitian knowledge management system di CV.
Metric Design dilakukan dengan berfokus terhadap
pengelolaan proyek pengembangan perangkat
lunak. Oleh karena itu perlu dilakukan penelitian
lanjutan guna mengembangkan blueprint yang
sudah dihasilkan dari penelitian ini. Adapun saran-
saran terhadap penelitian lanjutan adalah sebagai
berikut:
28. Melanjutkan tahapan dari metode 10-Step
Knowledge Management Roadmap sampai
dengan tahapan pembangunan dan penerapannya
pada perusahaan sehingga menghasilkan
knowledge management system yang siap untuk
digunakan.
27
29. Saat ini penelitian yang dilakukan berfokus
pada pengelolaan proyek perangkat lunak
sehingga perlu untuk dikembangkan pada
bidang lain agar pengelolaan pengetahuan yang
dilakukan oleh perusahaan bisa menyeluruh.� � � � � � � � � � � � �[1] CV. Metric Design. 2013. Grafi k Proyek CV.
Metric Design. Bandung.
[2] Dalkir, Kimiz. 2005. Knowledge
Management In Theory And Practice.
Elsevier Butterworth–Heinemann
[3] Davenport, Thomas H, De Long, David W,
Beers, Michael C. 1997. Building Succesfull
Knowledge Management Projects. Center
for Business Innovation Working Paper.
[4] Earl, M., and I. Scott, What Is a Chief
Knowledge Offi cer, Sloan Management
Review, �Winter (1999), 29–38.
[5] Easterby-Smith, M., M. Lyles. 2003. The
Blackwell handbook of organizational
learning and knowledge management.
Oxford: Blackwell.
[6] IDC Worldwide Mobile Phone Tracker.
2013. Press Release February 14, 2013.
http://www.idc.com/getdoc.jsp?contai
nerId=prUS23946013. Diakses pada 24
April 2013 01:34.
[7] Gasik, Stanislaw. 2011. A Modelof
Project Knowledge Management. Project
Management Journal. Warsaw, Poland. Vol.
42, No. 3, 23–44.
[8] Nonaka, Takeuchi. 1995. The Knowledge-
Creating Company. New York : Oxford
University press.
[9] Project Management. 2008. A guide to
project management body of knowledge
(PMBOK® Guide).
[10] Tiwana, Amrit. 2002. The Knowledge
Management Toolkit. Prentice Hall PTR.
[11] von Krogh, G. Care in Knowledge Creation.
California Management Review, 1998, pp.
133-153.
[12] Wilkinson, S. 2004. Focus group research.
In D. Silverman (ed.), Qualitative research:
Theory, method, and practice (pp. 177–199).
Thousand Oaks, CA: Sage.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 128
PENGGUNAAN VAL IT FRAMEWORK 2.0 UNTUK MENGUKUR PER-
ENCANAAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI APLIKASI META-
TRADER 4.0 (ONLINE TRADING) PADA PERUSAHAAN SEKURITAS
ONLINE
Oleh :
RANI PUSPITA DHANIAWATYUniversitas Komputer Indonesia
Program Pascasarjana, Program Studi Magister Sistem Informasi
Jl. Dipati Ukur No. 112-116, Bandung 40132
E-mail : [email protected]
ABSTRAK
Seiring dengan meningkatnya penggunaan Teknologi Informasi (TI) pada perusahaan sekuritas
online, maka perusahaan mengharapkan investasi TI yang dilakukan dapat memberikan hasil dan
manfaat sesuai dengan harapan. Maka dari itu perusahaan menerapkan aplikasi metatrader 4.0 yang
bertujuan untuk memberikan manfaat bagi perusahaan, menjaga tingkat kepuasan dan memberikan
pelayanan terbaik kepada nasabah. Untuk menghitung manfaat investasi TI yang dihasilkan, terdapat
metode dan framework yang dapat digunakan yaitu Val IT Framework 2.0. Val IT Framework 2.0
memiliki 3 proses utama untuk mengukur manfaat investasi TI yaitu Value Governance, Portofolio
Management, dan Investment Management, membangun business case,dan menentukan maturity level
perusahaan. Dengan adanya perencanaan investasi TI aplikasi metatrader 4.0 menggunakan Val IT
Framework 2.0 akan menghasilkan business case yang menjelaskan mengenai asumsi dan hasil data
daftar fakta, analisa keselarasan, manfaat fi nansial dan non-fi nansial, analisa resiko, optimasi resiko,
dan dokumentasi business case, serta maturity level yang membantu perusahaan untuk mengukur
investasi TI, menetapkan pilihan strategis dengan melihat sejauh mana efektifi tas perusahaan dalam
memberikan manfaat, mengambil keputusan, memperbaiki portofolio investasi TI secara jelas.
Kata Kunci : Manfaat Investasi TI, Val IT Framework 2.0, Aplikasi Metatrader 4.0, Business Case,
Portofolio Investasi TI.
29
1. PENDAHULUAN2.
Dengan berkembangnya TI
saat ini, menuntut setiap perusahaan
untuk selalu berkembang dengan
mengaplikasikan TI terbaru yang dapat
mendukung kinerja perusahaan. Dalam
menerapkan TI perusahaan membutuhkan
perencanaan investasi TI agar TI yang
diterapkan dapat memberikan manfaat
yang maksimal. Untuk itu, perusahaan
sekuritas online melakukan penerapan
dengan menggunakan aplikasi TI yang
dapat membantu kinerja perusahaan,
menjaga tingkat kepuasan nasabah dan
memberikan pelayanan yang cepat, tepat,
serta berkualitas kepada nasabah. Maka
dari itu perusahaan sekuritas online ini
menerapkan aplikasi metatrader 4.0 yang
bertujuan untuk memberikan pelayanan
terbaik secara cepat dan tepat dalam
melakukan transaksi nasabah, sehingga
perusahaan akan mendapatkan manfaat
fi nansial dan manfaat non-fi nansial
sekaligus.
Tetapi dalam penerapan investasi TI
aplikasi metatrader 4.0 perusahaan masih
belum merasakan manfaat sesuai dengan
yang diharapkan. Hal ini dikarenakan
masih terdapat beberapa proses operasional
dan penggunaan perangkat pendukung
operasional yang belum efi sien dimana
masih perlu untuk diminimalisasi ataupun
dihilangkan dalam segi biaya, resiko
dan penggunaan teknologi informasinya
sehingga dapat mengurangi pengeluaran
biaya untuk TI perusahaan. Perusahaan
ingin mengetahui apakah perencanaan
investasi TI aplikasi metatrader 4.0
yang dilakukan sebelumnya sudah
memberikan manfaat yang maksimal bagi
perusahaan atau belum dan perusahaan
juga ingin mengetahui secara tepat
mana manfaat yang terukur dan tidak
terukur. Maka dari itu perusahaan perlu
untuk mengukur perencanaan investasi
TI untuk melihat manfaat terukur dan
tidak terukur, membutuhkan gambaran
secara jelas yang berkaitan dengan biaya,
resiko dan manfaat dalam perencanaan
investasi TI aplikasi metatrader 4.0. Untuk
menyelesaikan permasalahan tersebut,
perusahaan sekuritas online membutuhkan
sebuah framework yang dapat memberikan
gambaran mengenai langkah-langkah
proses perencanaan investasi TI yaitu Val IT
Framework 2.0.
3. KAJIAN PUSTAKA
Pengukuran investasi teknologi
sangat dibutuhkan untuk perusahaan yang
ingin mempertahankan market share,
menghindari kerugian, dan meningkatkan
kualitas pelayanan. Beberapa masalah atau
kesulitan yang dihadapi perusahaan pada
saat menerapkan perencanaan investasi TI
yaitu masalah biaya, resiko, dan manfaat
dari TI. Kesulitan yang dihadapi perusahaan
biasanya mengenai biaya yang berhubungan
dengan investasi TI yang bersifat terukur
terjadi diawal, sedangkan manfaat yang
bersifat tidak terukur terjadi diakhir atau
beberapa waktu setelah implementasi,
artinya biaya sudah pasti dikeluarkan
sementara manfaatnya belum tentu dapat
dihitung [3].
Val IT Framework 2.0 adalah sebuah
kerangka tata kelola yang meliputi prinsip
dan proses pendukung yang berhubungan
dengan evaluasi dan seleksi investasi TI
dalam bisnis, melakukan realisasi dari
manfaat dan memberikan nilai dari investasi
[1].
Gambar 2.1. Inisiatif Val IT Framework 2.0
Prinsip-prinsip dasar Val IT Framework
2.0 perlu diterapkan kedalam tiga domain
[2] :
• Value Governance, terdiri dari 6 proses,
bertujuan untuk mengoptimalkan nilai dari
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 130
sebuah investasi berbasis TI.Tabel 2.1. Proses Domain Value Governance
• Portfolio Management, terdiri dari 6 proses,
bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan
telah mengoptimalkan nilai investasi TI dalam
portofolionya.Tabel 2.2. Proses Domain Portfolio Management
• Investment Management, terdiri dari 10
proses, bertujuan untuk memastikan bahwa
setiap investasi perusahaan menghasilkan
pengoptimalan nilai.Tabel 2.3. Proses Domain Investment Management
Business case merupakan kumpulan
asumsi atau pemahaman tentang bagaimana
suatu nilai diciptakan, bagaimana cara
memastikan dan mendeskripsikan hasil
bisnis yang akan diukur dalam mencapai
manfaat yang diharapkan serta dapat
memperkuat asumsi dan memberikan
dukungan bagi pengambil keputusan dalam
menetapkan investasi untuk selanjutnya
[2].
Lembar Fakta
Keselarasan
Manfaat Finansial
Manfaat Non-Finansial
Resiko
Optimasi
Resiko dan Pengembalian
Dokumentasi Pemeliharaan
Gambar 2.2. Langkah-Langkah Business Case
Maturity Model bertujuan untuk
membantu perusahaan dalam meningkatkan
kapabilitasnya agar mampu secara
konsisten menghantarkan produk/jasa
kepada pelanggan, dan melihat sejauh
mana efektifi tas sebuah perusahaan dalam
menciptakan nilai dengan dilakukannya
perbandingan benchmarking.
Aplikasi Metatrader 4.0 adalah aplikasi
yang digunakan untuk melakukan trading
online baik itu forex, saham dan komoditi,
tetapi aplikasi ini lebih umum digunakan
untuk melakukan transaksi forex.
4. METODOLOGI PENELITIAN
TAHAP 1
PERUMUSAN MASALAH
(MENENTUKAN ARAH DAN
TUJUAN PENELITIAN)
TAHAP 2
STUDI PUSTAKA (MELAKUKAN
KAJIAN PUSTAKA DENGAN MEMPELAJARI BUKU
REFERENSI, JURNAL, DAN
HASIL PENELITIAN SEJENIS)
1. USULAN PELAKSANAAN
PROSES PROSES VAL IT
TAHAP 4
USULAN PENELITIAN
2. USULAN PERENCANAAN
INVESTASI TI
MENGGUNAKAN KONSEP
BUSINESS CASE
3. USULAN TINGKAT
KEMATANGAN (MATURITY
LEVEL)
4. USULAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN INVESTASI TI
1. ANALISIS PERUSAHAAN
TAHAP 3
ANALISIS PENELITIAN
2. IDENTIFIKASI
PELAKSANAAN PROSESPROSES VAL IT
3. ANALISIS PERENCANAAN
INVESTASI TI
MENGGUNAKAN KONSEP
BUSINESS CASE
4. ANALISIS TINGKAT
KEMATANGAN (MATURITY
LEVEL)
Gambar 3.1. Tahapan Penelitian
Terdapat beberapa tahapan-tahapan
penelitian yang digunakan, yaitu :
1. Tahap perumusan masalah ini dilakukan
untuk menentukan pertanyaan penelitian yang
akan menjadi arah bagi tujuan dan manfaat
31
penelitian.
2. Tahapan studi pustaka ini bertujuan untuk
mendapatkan landasan teori mengenai
masalah yang akan diteliti.
3. Tahapan ini dilakukan analisa dan identifi kasi
yang berfungsi untuk mengetahui apakah
penerapan investasi teknologi informasi
aplikasi metatrader 4.0 pada perusahaan
sudah memberikan manfaat sesuai dengan
yang diharapkan atau belum. Tahapan
yang dilakukan yaitu analisa perusahaan,
identifi kasi proses-proses Val IT Framework
2.0, analisa perencanaan investasi TI
menggunakan Business Case, dan analisa
tingkat kematangan perusahaan.
4. Tahap usulan penelitian dilakukan untuk
memperbaiki proses perencanaan investasi
teknologi informasi aplikasi metatrader 4.0 dan
mencapai tujuan yang diharapkan. Tahapan
yang dilakukan yaitu Usulan Pelaksanaan
Proses-Proses Val IT Framework 2.0, Usulan
Perencanaan Investasi TI Menggunakan
Business Case, Usulan Tingkat Kematangan
dan Usulan Pengambilan Keputusan Investasi
TI.
5. ANALISIS DAN PEMBAHASAN
5.1. Identifi kasi Proses-Proses Val IT
Proses analisis perencanaan investasi
TI aplikasi metatrader 4.0 dilakukan
pada perusahaan sekuritas online,
mengidentifi kasi proses Val IT dengan
menggunakan kuesioner. Kuesioner
diberikan kepada 12 responden perusahaan
sekuritas online, seperti yang tercantum
pada Tabel 4.1.Tabel 4.1. Data Responden
1. Identifi kasi Value Governance
Dari hasil analisis dapat disimpulkan
bahwa portofolio pendefi nisian manfaat
investasi TI aplikasi metatrader 4.0 masih
belum lengkap, belum ditetapkannya bobot
resiko pada setiap kategori investasi, masih
direncanakannya pembelajaran dari proses
investasi sebelumnya, sehingga manfaat
yang didapatkan dari investasi TI perusahaan
belum optimal dan belum sesuai harapan
perusahaan.Tabel 4.2. Hasil Identifi kasi Proses VG
2. Identifi kasi Portfolio Management
Dari hasil analisis dapat disimpulkan bahwa
pada proses menetapkan target bisnis,
prediksi, anggaran dan kontrol pengeluaran
yang dikeluarkan serta manfaat bisnis yang
dapat direalisasikan masih belum optimal
dalam pelaksanaannya, karena masih belum
jelas penjabaran dalam portofolio perusahaan.
Pada proses evaluasi serta penilaian business
case investasi aplikasi metatrader 4.0 untuk
melihat manfaat yang dihasilkan masih belum
dilakukan oleh perusahaan, karena business
case masih belum diterapkan di perusahaan,
sehingga proses kontribusi nilai atau manfaat
masih belum optimal bagi sasaran strategi
perusahaan.Tabel 4.3. Hasil Identifi kasi Proses PM
3. Identifi kasi Investment Management
Dari hasil analisis dapat disimpulkan bahwa
masih terdapat proses yang belum dilakukan
sama sekali oleh perusahaan yaitu proses
dalam mengembangkan dan mengevaluasi
konsep investasi TI aplikasi metatrader
4.0 business case, belum menerapkan dan
membuat business case serta menetapkan
akuntabilitas investasi TI aplikasi metatrader
4.0 yang lengkap. Oleh karena itu perusahaan
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 132
belum optimal dalam menghasilkan nilai/
manfaat dengan biaya yang terjangkau serta
tingkat resiko yang dapat diterima, karena
penggunaan alat pendukung operasional
perusahaan dan pejelasan mengenai manfaat,
biaya dan resiko belum dijelaskan secara rinci
dengan menggunakan business case.Tabel 4.4. Hasil Identifi kasi Proses IM
5.1. Analisis Perencanaan Investasi
Menggunakan Business Case
Berikut ini analisis perencanaan
investasi TI aplikasi metatrader 4.0 pada
perusahaan sekuritas online dengan
menggunakan beberapa langkah dalam
business case, yaitu:
1. Langkah 1 : Membangun daftar fakta. Pada
langkah ini dilakukan pembuatan daftar fakta
dengan menganalisis informasi yang berkaitan
dengan manfaat fi nansial, manfaat non-
fi nansial, SDM, dan resiko. Analisis tersebut
dilakukan dengan melihat dari masing-masing
kemampuan teknis, operasional dan bisnis yang
sedang terjadi pada perusahaan.
2. Langkah 2 : Analisis keselarasan. Pada
langkah ini dilakukan analisis mengenai
keselarasan yang relevan dalam perencanaan
investasi TI aplikasi metatrader 4.0 :
a. Memastikan bahwa perencanaan investasi
TI aplikasi metatrader 4.0 mendukung
sasaran strategis perusahaan. Pada tahap ini
dilakukan analisis keselarasan antara dua
jenis kontribusi penyesuaian manfaat dari
penerapan aplikasi metatrader 4.0.
b. Memastikan bahwa perencanaan investasi
TI aplikasi metatrader 4.0 sesuai dengan
target perusahaan. Pada tahap ini dilakukan
analisis keselarasan dengan membandingkan
proses yang terjadi di perusahaan dengan
manfaat penerapan aplikasi metatrader 4.0.
3. Langkah 3 : Analisis manfaat fi nansial. Pada
langkah ini dilakukan analisis mengenai data
portofolio invetasi TI aplikasi metatrader 4.0
perusahaan sekuritas online sebelumnya, apakah
perencanaan investasi TI aplikasi metatrader
4.0 sebelumnya sudah memberikan manfaat
yang optimal sesuai harapan perusahaan atau
belum.
4. Langkah 4 : Analisis manfaat non-fi nansial.
Pada langkah ini dilakukan analisis tujuan
perusahaan dengan manfaat dari penerapan
perencanaan investasi TI aplikasi metatrader
4.0.
5. Langkah 5 : Analisis resiko. Pada langkah ini
dilakukan analisis terhadap resiko perencanaan
investasi TI yang terjadi saat ini dan sebelumnya
dengan melihat portofolio perencanaan investasi
TI aplikasi metatrader 4.0 perusahaan sekuritas
online.
6. Langkah 6 : Mengoptimasi resiko dan
pengembalian dari investasi TI. Pada langkah
ini dilakukan penilaian dan optimalisasi
resiko dan pengembalian investasi TI aplikasi
metatrader 4.0, perusahaan menggunakan
matrik keputusan pada Tabel 4.5 yang sudah
disesuaikan dengan analisis pada tahap
sebelumnya. Berikut ini merupakan matrik
keputusan investasi TI yang sudah disesuaikan
dengan hasil dari analisis pada langkah-langkah
sebelumnya.Tabel 4.5. Matrik Keputusan InvestasiTI
33
Dapat disimpulkan bahwa dari hasil matrik
keputusan perencanaan investasi TI aplikasi
metatrader 4.0 dapat dimasukkan dalam
suatu portofolio dengan mempertimbangkan
manfaat non-fi nansial sebagai nilai yang
cukup berharga dalam menggantikan manfaat
dan target fi nansial.
7. Langkah 7 : Mendokumentasikan business
case. Pada langkah ini dilakukan pencatatan
terstruktur dari hasil langkah sebelumnya
dengan mendokumentasikan (blueprint)
business case. Hasil analisis langkah 7 yaitu
bentuk pendokumentasian langkah business
case dari mulai langkah 2 sampai dengan
langkah 6 secara lengkap dan rinci sehingga
perusahaan dapat mengetahui manfaat yang
diharapkan, minimalisasi biaya dan resiko
yang akan dihadapi oleh perusahaan.
8. Langkah 8 : Peninjauan business case.
Pada langkah ini dilakukan peninjauan ulang
business case selama pelaksanaan perencanaan
investasi TI aplikasi metatrader 4.0 termasuk
keseluruhan hasilnya. Analisis pada langkah
ini belum dapat dilakukan karena tahap
pelaksanaan perencanaan investasi TI aplikasi
metatrader 4.0 belum selesai dilakukan &
tahap pelaksanaan perencanaan investasi
TI aplikasi metatrader 4.0 pada perusahaan
memiliki jangka waktu yang panjang.
5.1. Analisis Kematangan Proses Val IT
Berdasarkan pada analisis
perencanaan investasi TI aplikasi
metatrader 4.0 dengan menggunakan
konsep business case, pada tahap ini
dilakukan perbandingan (benchmarking)
untuk menetapkan pilihan sasaran strategis
perusahaan dan melihat sejauh mana
efektifi tas perusahaan dalam menciptakan
nilai/manfaat. Benchmarking dilakukan
dengan menerapkan maturity model Val
IT Framework 2.0 yang terdiri atas 6 level
dan 6 atribut.
1. Analisis Kematangan Proses VG
Berdasarkan hasil analisis yang sudah
dilakukan maka dapat dilihat pemetaan dari
tingkat kematangan domain proses Value
Governance yang telah dilakukan oleh
perusahaan sekuritas online:
Gambar 4.1. Tingkat Kematangan VG
2. Analisis Kematangan Proses PM
Berdasarkan hasil analisis yang sudah
dilakukan maka dapat dilihat pemetaan dari
tingkat kematangan domain proses Portfolio
Management yang telah dilakukan oleh
perusahaan sekuritas online:
Gambar 4.2. Tingkat Kematangan PM
3. Analisis Kematangan Proses IM
Berdasarkan hasil analisis yang sudah
dilakukan maka dapat dilihat pemetaan dari
tingkat kematangan domain proses Investment
Management yang telah dilakukan oleh
perusahaan sekuritas online:
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 134
Gambar 4.3. Tingkat Kematangan IM
5.1. Usulan Perencanaan Investasi TI
Menggunakan Val IT
Usulan yang akan diberikan yaitu
berdasarkan hasil identifi kasi proses Value
Governance (VG), Portfolio Management
(PM), dan Investment Management (IM)
yang akan mengubah performa kurang atau
cukup menjadi baik sesuai dengan keinginan
perusahaan.
1. Usulan Pelaksanaan Proses VG
Berikut ini merupakan beberapa usulan
perbaikan untuk setiap prosesnya, yaitu :Tabel 4.6. Usulan Pelaksanaan Proses VG
2. Usulan Pelaksanaan Proses PM
Berikut ini merupakan beberapa usulan
perbaikan untuk setiap prosesnya, yaitu :Tabel 4.7. Usulan Pelaksanaan Proses PM
3. Usulan Pelaksanaan Proses IM
Berikut ini merupakan beberapa usulan
perbaikan untuk setiap prosesnya, yaitu :Tabel 4.8. Usulan Pelaksanaan Proses IM
5.1. Usulan Perencanaan Investasi TI
Berdasarkan Business Case
Berdasarkan analisis business case
yang telah dilakukan, berikut ini beberapa
hal yang dapat menjadi usulan dan perbaikan
antara lain:
1. Pengumpulan data fakta harus lebih lengkap
dan dinyatakan secara tertulis, dilakukan
penyamaan persepsi pimpinan, manajer&staff
atas data yang dikumpulkan untuk pembuatan
business case.
2. Analisis keselarasan seharusnya tidak hanya
dilakukan terhadap sasaran bisnis perusahaan
saja tetapi juga dilakukan pada visi dan misi
perusahaan yang lebih spesifi k. Pada tahap ini
harus dilakukan dengan perencanaan bisnis
dan TI yang telah ada sehingga investasi TI
yang dilakukan dapat menjadi pengembangan
35
perencanaan bisnis atau TI.
3. Analisis manfaat fi nansial perlu dilakukan
secara detail untuk membandingkan manfaat
fi nansial saat kondisi sebelum dan sesudah
penerapan investasi TI.
4. Perencanaan investasi TI aplikasi metatrader
4.0 telah terdapat manfaat non-fi nansial,
sehingga tidak ada usulan yang diberikan
untuk pihak perusahaan.
5. Dari hasil analisis resiko yang sudah dilakukan,
terdapat beberapa tindakan perbaikan dalam
mengatasi resiko, seperti :
a. Melakukan pembaharuan terhadap aplikasi
metatrader 4.0, dimana aplikasi yang
awalnya hanya dapat digunakan pada OS
Windows saja menjadi dapat digunakan
pada segala macam platform dan OS lain.
b. Nasabah/karyawan dapat melakukan
pelatihan dan edukasi berkaitan dengan
transaksi online trading sehingga akan
berkurangnya resiko pada kesalahan
proses input.
• Bagian TI harus selalu memantau
jaringan internet yang digunakan untuk
melakukan transaksi trading online,
sehingga kerusakan jaringan internet
akan teratasi terlebih dahulu.
• Dilakukannya komunikasi dengan
nasabah dan menyamakan persepsi
mengenai screen rate pada saat akan
melakukan transaksi, sehingga tidak
akan terjadi perbedaan screen rate yang
diakibatkan oleh perbedaan kecepatan
jaringan internet.
• Melakukan pengamanan yang tinggi
pada transaksi dengan menggunakan
teknologi canggih yang dinamakan
RSA security protocol. Protokol ini
menggunakan versi terbaru dari
fi rewall, enskripsi dan sertifi kat
teknologi autentifi kasi.
c. Berdasarkan matrik keputusan pada Tabel
4.5, maka diusulkan keputusan perencanaan
investasi TI aplikasi metatrader 4.0 dapat
dimasukan dalam prioritas portofolio &
difokuskan pada keuntungan non-fi nansial
yang dapat diperoleh perusahaan sekuritas
online.
d. Bentuk dokumentasi business case
merupakan penjelasan hasil analisis yang
diuraikan dari langkah 2 s.d 6.
e. Perusahaan sebaiknya melakukan
peninjauan thd pelaksanaan business
case yg dpt menggambarkan realisasi
manfaat serta kemampuan bisnis,
teknikal&operasional yang dapat
diperoleh untuk mencengah terjadinya
resiko, memperbaharui business case jika
terdapat perubahan arah strategi bisnis dan
mengetahui manfaat yang didapatkan dari
penerapan investasi TI.
5.1. Usulan Matrik Atribut Kematangan Proses
– Proses Val IT
Berdasarkan analisis atribut
kematangan proses Val IT yg sdh dilakukan,
maka diberikan beberapa usulan perbaikan
kematangan untuk ketiga domain Val IT
Framework 2.0, yaitu:
1. Usulan Perbaikan Kematangan VG
Berikut ini merupakan langkah perbaikan
yang diusulkan untuk perbaikan proses Value
Governance (VG), yaitu :Tabel 4.9.Usulan Perbaikan Kematangan VG
2. Usulan Perbaikan Kematangan PM
Berikut ini merupakan langkah perbaikan
yang diusulkan untuk perbaikan proses
Portfolio Management (PM), yaitu :Tabel 4.10.Usulan Perbaikan Kematangan PM
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 136
3. Usulan Perbaikan Kematangan IM
Berikut ini merupakan langkah perbaikan yang
diusulkan untuk perbaikan proses Investment
Management (IM), yaitu :
Tabel 4.11.Usulan Perbaikan Kematangan IM
5.1. Usulan Pengambilan Keputusan Investasi
TI
Berikut merupakan langkah
pengambilan keputusan perencanaan
investasi TI:� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � ��� �Gambar 4.1. Usulan Langkah Pengambilan
Keputusan
1. Pada langkah pertama identifi kasi proses Val IT,
hasil yang didapatkan yaitu semua proses Val IT
harus dilakukan agar mendapat pengembalian
berupa manfaat dari suatu investasi TI,
karena prosesnya berisi mengenai gambaran
untuk melaksanakan beberapa hal yang harus
dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan
perencanaan investasi TI.
2. Pada langkah kedua dilakukan analisis business
case, hasil yang didapat yaitu blueprint dari
pendokumentasian business case yang berisi
mengenai perencanaan investasi TI yang
dilakukan dengan melihat analisis keselarasan,
keuntungan nonfi nansial, risiko, sehingga
didapatkan hasil bahwa perencanaan investasi
TI yang berkaitan dengan aplikasi metatrader
4.0 dapat dilakukan dengan fokus pada
keuntungan non-fi nansial.
3. Pada langkah ketiga analisis tingkat kematangan,
hasil yang didapatkan yaitu tingkat kematangan
perusahaan dalam mengotimalkan manfaat yang
diharapkan oleh perusahaan. Pada pelaksanaan
proses Val IT Framework 2.0 ini masih berada
pada level 1, sehingga perlu ditingkatkan dalam
hal standarisasi proses, & organisir pendekatan
manajemen dalam mencapai manfaat sesuai
harapan perusahaan.
4. Pada langkah ini keputusan perencanaan
investasi TI yang dilakukan oleh pimpinan
menghasilkan diskusi mengenai perencanaan
investasi TI dengan melihat langkah identifi kasi
proses Val IT Framework 2.0, business case
dan maturity level. Keputusan akhir apakah
perencanaan investasi tersebut akan di
implementasi atau tidak, semua akhir keputusan
mengenai investasi TI berada ditangan pimpinan
perusahaan yang sudah melakukan koordinasi
terlebih dahulu dengan manajer TI dan staff.
6. KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan
identifi kasi perencanaan investasi TI dalam
penelitian ini dapat disimpulkan bahwa :
1. Dengan adanya panduan business case dan
maturity level yang dihasilkan dari analisis
dan identifi kasi dapat memberikan panduan
mengenai pengukuran dalam perencanaan
investasi TI aplikasi metatrader 4.0 dan
mengetahui manfaat optimal yang akan diterima
perusahaan.
2. Dengan adanya business case perencanaan
37
investasi TI aplikasi metatrader 4.0 dapat
membantu perusahaan dalam menggambarkan
manfaat yang diharapkan, meminimalisasi
biaya, dan mengurangi resiko yang merugikan
perusahaan secara jelas kepada pimpinan dan
manajer TI.
3. Dengan adanya langkah - langkah dalam
melakukan perencanaan investasi TI aplikasi
metatrader 4.0 dengan menggunakan Val IT
Framework 2.0 dapat membantu pimpinan
dan manajer dalam mengambil keputusan
perencanaan investasi TI aplikasi metatrader
4.0.
6.1. Saran
Beberapa saran yang dipertimbangkan
dalam penerapan investasi TI aplikasi
metatrader 4.0 ini antara lain, yaitu :
1. Untuk perusahaan sekuritas online ini
hendaknya melakukan penerapan langkah
perencanaan investasi TI tidak hanya pada
aplikasi metatrader 4.0 tetapi menerapkan
kepada seluruh investasi TI perusahaan.
2. Untuk perusahaan sekuritas online ini
hendaknya memperbaiki & meningkatkan
pelaksanaan proses Val IT Framework 2.0
hingga mencapai level yang diinginkan dengan
menerapkan usulan maturity level proses
Val IT Framework 2.0 untuk meningkatkan
pemahaman perusahaan akan investasi TI dan
mengurangi kegagalan pelaksanaan investasi
TI.
3. Untuk pengembangan penelitian selanjutnya,
disarankan untuk melakukan pengukuran
perencanaan investasi TI perusahaan dengan
memetakan biaya, manfaat dan resiko secara
keseluruhan.
4. Untuk pengembangan penelitian selanjutnya,
disarankan untuk melakukan peninjauan
pembuatan business case yang bermanfaat
untukpembelajaran perusahaan dlm
melakukan perencanaan investasi TI.
DAFTAR PUSTAKA
[1] “Enterprise Value: Governance of IT Investments,
The Val IT Framework 2.0 Extract”, IT Governance
Institute, www.itgi.org.
[2] “Enterprise Value: Governance of IT Investments,
The Business Case”, IT Governance Institute, www.
itgi.org.
[3] Wina Witanti dan Falafah. 2007. Val IT : Kerangka
Kerja Evaluasi Invetasi Teknologi Informasi.
Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi
2007 (SNATI 2007). Juni. ISSN : 1907-5022.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 138
PENGUKURAN M ANAJEMEN RISIKO TI DI
PT.X MENGGUNAKAN COBIT 5
MYRNA DWI RAHMATYA
Universitas Komputer Indonesia
Program Pasca Sarjana, Program Studi Magister Sistem Informasi
Jl. Dipati Ukur No. 112-116, Bandung 40132
e-mail: [email protected]
ABSTRAK
PT. X menerapkan Good Corporate Governance (GCG) sesuai dengan Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada BUMN. Sebagai salah satu bagian dari penerapan GCG, PT. X membentuk unit kerja manajemen risiko. Namun, manajemen risiko pada PT. X, khususnya risiko TI belum berjalan dengan baik sebab masih ditemukannya permasalahan terkait TI yang dapat menganggu operasional.
Penelitian ini bertujuan mengukur manajemen risiko TI PT. X dengan menggunakan capability level COBIT 5, melakukan analisis gap dan memberikan rekomendasi berupa langkah yang dapat dilakukan untuk dapat mencapai manajemen risiko TI yang diharapkan sehingga dapat meminimailisir tingkat kegagalan/kerugian.
Metodologi penelitian yang digunakan ialah merumuskan permasalahan yang ada, melakukan studi literatur, mencari proses pada COBIT 5 yang dapat memberikan solusi terhadap permasalahan yang ada, mengumpulkan data, menentukan target capability level manajemen risiko TI yang diharapkan, analisis gap dan memberikan rekomendasi untuk dapat mencapai capabiliy level yang diharapkan.
Berdasarkan hasil analisis manajemen risiko TI pada PT. X berada di level 1 (performed process), yaitu EDM03, APO12, DSS01, DSS05, MEA02. Manajemen risiko TI di PT. X masih belum terorganisir. Sementara itu, capability level yang ingin dicapai ialah level 2 (managed process).
Untuk dapat mencapai level tersebut PT. X perlu meningkatkan capability level manajemen risiko TI level 1, yaitu dengan memelihara keamanan informasi, memantau dan meningkatkan kontrol internal, menganalisis kekurangan pada kontrol, meningkatkan kinerja operasional dan sistem kontrol internal. Sedangkan langkah untuk dapat mencapai level 2, yaitu dengan mengelola kinerja proses dan mengelola kriteria serta kualitas work product dari setiap proses.
Kata kunci: Manajemen Risiko TI, COBIT 5
1.
39
2. PendahuluanPT. X merupakan BUMN yang menerapkan Good Corporate Governance (GCG) sesuai dengan Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada BUMN. Sebagai salah satu bagian dari penerapan GCG, PT. X membentuk unit kerja manajemen risiko.Manajemen risiko dilakukan untuk mengenali dan mengelola risiko serta kejadian-kejadian yang mungkin akan muncul, meminimalkan dampaknya dan menentukan penanganan risiko yang tepat untuk meningkatkan peluang sukses.Namun, manajemen risiko pada PT. X, khususnya risiko TI belum berjalan dengan baik sebab masih ditemukannya permasalahan, seperti kehilangan/kerusakan database tanpa kejelasan siapa dan unit mana yang bertanggung jawab karena penggunaan password DBA yang dibagi pakai, user dan password diketahui oleh yang tidak berhak dan kecurangan ditemukan dalam waktu yang lama dikarenakan tidak adanya penghapusan user lama, waktu respon CPU melambat dan transaksi terganggu karena penggunaan aplikasi layanan transaksi di loket bercampur dengan aplikasi lain yang tidak berhubungan, tidak terpantaunya masa pakai komponen mesin yang dapat mengganggu terhentinya transaksi layanan dan sering terjadi kerusakan peralatan elektronik (alat komunikasi, switch, hub dan sebagainya) yang mengakibatkan terhentinya kegiatan.Permasalahan tersebut menandakan bila manajemen risiko TI PT. X belum berjalan dengan baik. Akibatnya, kerusakan/kehilangan dan perubahan data oleh pihak yang tak berwenang dan kerusakan perangkat TI yang dapat mengganggu operasional.
Karena itulah perlu dilakukan pengukuran terhadap manajemen risiko TI yang berjalan saat ini untuk mengetahui kinerja manajemen risiko TI. Kekurangan yang ada pada manajemen risiko TI saat ini dapat menjadi dasar untuk menentukan langkah apa saja yang perlu dilakukan untuk dapat meningkatkan manajemen risiko dan menurunkan tingkat kegagalan/kerugian.Pengukuran manajemen risiko TI menggunakan COBIT 5 karena memberikan kerangka kerja yang lengkap yang membantu perusahaan dalam mencapai tujuan untuk IT Governance dan IT Management. COBIT 5 juga membantu perusahaan dalam menciptakan nilai yang optimal dari TI dengan menjaga keseimbangan antara realisasi manfaat, optimasi risiko, dan optimasi sumber daya.
Menurut IT Governance Institute, perusahaan yang telah menerapkan COBIT 5 mengalami peningkatan manajemen risiko yang berkaitan dengan TI, meningkatkan komunikasi dan hubungan antara bisnis dengan TI, menurunkan biaya TI, meningkatkan penyampaian tujuan bisnis dan meningkatkan daya saing TI[8].
Selain itu, manfaat dalam penerapan COBIT 5 adalah untuk mengelola risiko terkait TI pada tingkatan yang dapat diterima, mengelola informasi dengan kualitas yang tinggi untuk mendukung keputusan bisnis, mencapai tujuan strategi dan manfaat bisnis melalui pemakaian TI secara efektif dan inovatif, mencapai tingkat operasional yang lebih baik dengan aplikasi teknologi yang handal dan efi sien, mengoptimalkan biaya dari layanan dan teknologi TI, mendukung kepatuhan terhadap hukum, peraturan, kontrak dan kebijakan.
3. MetodeMetodologi penelitian terdiri dari merumuskan masalah, analisis
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 140
manajemen risiko dengan COBIT 5, membuat rekomendasi berdasarkan hasil analisis dan diakhiri dengan dokumentasi. Metodologi penelitian yang digunakan terlihat pada gambar.
3.1 Merumuskan PermasalahanPada tahap ini dilakukan perumuskan
permasalahan yang terjadi terkait dengan manajemen risiko TI. Dengan adanya perumusan masalah, maka akan menjadikan panduan untuk penelitian ini agar mendapatkan tujuan akhir seperti yang diharapkan.
Manajemen risiko TI di PT. X belum
berjalan dengan baik. Hal ini terlihat dari
munculnya masalah-masalah berikut ini:
1. Penyalahgunaan hak akses, seperti
penggunaan password DBA yang dibagi pakai sehingga mengakibatkan kehilangan/kerusakan database tanpa kejelasan siapa dan unit mana yang bertanggung jawab, user dan password diketahui oleh yang tidak berhak dan kecurangan ditemukan dalam waktu yang lama dikarenakan tidak adanya penghapusan user lama,
2. Waktu respon CPU melambat dan transaksi terganggu karena penggunaan aplikasi layanan transaksi di loket bercampur dengan aplikasi lain yang tidak berhubungan,
3. Tidak terpantaunya masa pakai komponen mesin yang dapat mengganggu terhentinya transaksi layanan dan sering terjadi kerusakan peralatan elektronik (alat komunikasi, switch, hub dan sebagainya) yang mengakibatkan terhentinya kegiatan operasional.
3.1 Studi LiteraturPada tahap ini dilakukan studi dari
berbagai pustaka yang relevan dengan kajian tesis. Studi literatur dilakukan dengan cara membaca jurnal / paper yang terkait dengan topik penelitian, studi literatur dari tesis terdahulu dan membaca buku yang berhubungan dengan manajemen risiko TI.
3.2 Menentukan Proses COBIT 5
Pada tahap ini dilakukan pemilihan
proses dengan menggunakan mapping
COBIT 5, khususnya yang berkaitan dengan
optimasi. Proses yang dipilih, yaitu EDM03
Ensure Risk Optimisation, APO12 Manage
Risk, DSS01 Manage Operations, DSS05
Manage Security Services, MEA02 Monitor,
Evaluate, and Assess the System of Internal
Control.
Sebagai tambahan proses DSS01 dipilih
karena dianggap dapat memberikan solusi
terkait risiko di PT. X yang berhubungan
41
dengan operasional, yaitu gangguan pada
komponen mesin atau peralatan TI.
3.3 Menggunakan Kuesioner
Menggunakan kuesioner COBIT 5
yang berisi output dari setiap proses.
Kuesioner tersebut dibagikan kepada empat
responden, yaitu Bagian Pengembangan
Perangkat Lunak, Bagian Infrastruktur,
Bagian Kemanan TI dan Manajemen
Risiko.3.4 Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara dan mengumpulkan kuesioner.
3.5 AnalisisPada tahap ini dilakukan pengukuran
proses terpilih dengan melakukan pemetaan capability level dan analisis gap. Dengan mengetahui capability level proses dapat diketahui kondisi manajemen risiko TI PT. X saat ini. Kemudian menentukan capability level yang ingin dicapai. Melalui analisis gap, level tersebut dibandingkan dengan level yang ingin dicapai.
3.6 Membuat rekomendasi
Setelah melakukan pemetaan dan analisis gap, dilanjutkan dengan membuat rekomendasi untuk penerapan manajemen risiko TI yang lebih efektif dan dapat mencapai level yang diharapkan.
4. Hasil dan Pembahasan4.1 Hasil Pengukuran Proses
Berdasarkan hasil analisis secara umum manajemen risiko TI pada PT. X berada di level 1, yaitu EDM03, APO12, DSS01, DSS05 dan MEA02. PT. X telah menjalankan proses manajemen risiko TI namun belum berjalan dengan baik karena masih ditemui permasalahan-permasalahan terkait TI yang dapat berdampak pada
operasional.
4.2 Capability Level yang Ingin Dicapai
Target capability level yang ingin dicapai dari setiap prosesnya ialah level 2. Pada level ini kinerja dan work product atau hasil proses dikelola dengan baik.
4.3 Analisis GapBerdasarkan hasil analisis terhadap
5 proses yang telah terpilih, umumnya proses-proses tersebut berada pada level 1 dimana proses masih bersifat ad hoc dan belum terorganisir. Berikut gambaran umum hasil pengukuran capability level seluruh proses:
Gambar 4. 1 Capability Level As is dan To
be
Gambaran gap antara capability level saat ini dan yang ingin dicapai digambarkan pada tabel 4.6.
Tabel 4. 1 Capability Level as is, to be dan
gap
As
is
To
be1 21 21 21 21 2
Berdasarkan tabel 4.6 dapat terlihat adanya gap sebesar 1 anatara capability
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 142
level saat ini dengan yang diharapkan maka PT. X perlu melakukan tindakan untuk meningkatkan proses-proses yang belum sampai pada level yang diharapkan. Terdapat beberapa rekomendasi yang dapat PT. X lakukan untuk dapat mencapai capability level 2, yaitu memenuhi setiap proses yang masih berada di level 1 hingga mencapai fully achieved kemudian melakukan tindakan untuk dapat mencapai level 2.
4.4 RekomendasiJika kelima proses tersebut telah
mencapai level 1 dengan capaian fully achieved maka PT. X dapat melakukan tindakan untuk dapat meningkatkan proses-proses tersebut ke level 2, yaitu:1. Menetapkan tujuan kinerja proses yang
di dalamnya berisi uraian lingkup dan detail tujuan kinerja proses.
2. Merencanakan dan memantau kinerja proses. Catatan kinerja dapat berupa laporan atau daftar permasalahan.
3. Melakukan penyesuaian kinerja proses jika kinerja tidak sesuai dengan yang direncanakan. Perlu dilakukan identifi kasi terhadap permasalahan kinerja, penyesuaian rencana dan menyediakan detail tindakan perbaikan.
4. Menetapkan siapa yang bertanggung jawab, pengalaman, pengetahuan dan keahlian seperti apa yang diperlukan dalam menjalankan proses. Dokumentasi kegiatan ini terdiri dari detail pemilik proses, siapa saja yang terlibat, siapa yang bertanggung jawab dan/atau perlu mendapatkan informasi terkait proses.
5. Menetapkan, menyediakan dan mengalokasikan sumber daya untuk melakukan proses.
6. Membuat rencana proses komunikasi dan memastikan komunikasi yang efektif dan tugas yang jelas antar pihak yang terlibat.
7. Menetapkan persyaratan work product yang meliputi detail kriteria, kualitas dan isi work product.
8. Menetapkan persyaratan dokumentasi kontrol work product yang terdiri dari detail kontrol, kriteria work product, dokumentasi dan kontrol perubahan.
5. Kesimpulan dan Saran5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dapat diambil
beberapa kesimpulan mengenai pengukuran
manajemen risiko TI, yaitu sebagai berikut:1. Memetakan capability level manajemen
risiko TI di PT. X menggunakan COBIT 5. Berdasarkan hasil analisis secara umum manajemen risiko TI pada PT. X berada di level 1, yaitu EDM03, APO12, DSS01, DSS05 dan MEA02. PT. X telah menjalankan proses manajemen risiko TI namun belum berjalan dengan baik karena masih ditemui permasalahan-permasalahan terkait TI yang dapat berdampak pada operasional.
2. Berdasarkan hasil analisis gap maka secara umum PT. X berada di level 1 dan terdapat gap sebesar 1 untuk mencapai level 2. Berikut rekomendasi untuk dapat meningkatkan capability level manajemen risiko TI:a. Melengkapi semua proses di level
1. Kemudian melakukan assessment untuk mengetahui apakah kelima proses tersebut telah mencapai level 1 dengan capaian fully achieved. Assessment dapat dilakukan setelah usaha peningkatan level dijalankan selama 1-3 tahun.
b. Jika level 1 sudah terpenuhi maka untuk dapat mencapai level yang diharapkan, yaitu level 2 dengan mengelola kinerja proses (merencanakan, memantau, menyesuaikan dan menentukan siapa saja yang terlibat) dan mengelola kriteria serta kualitas work product dari setiap proses.
43
5.1 SaranPenelitian ini memiliki keterbatasan,
yaitu hanya menilai area manajemen risiko. Oleh karena itu, untuk penelitian selanjutnya dapat mengembangkan penelitian ke area IT governance lainnya.
Sementara itu, saran bagi PT. X ialah bila melakukan peningkatan terhadap 5 proses terpilih maka perlu melakukan pemantauan terhadap proses-proses tersebut dan terus melakukan penyesuaian untuk mencapai capability level yang diharapkan dari manajemen risiko TI.
6. Daftar Pustaka
[1]. Hopkin, Paul. 2010. Fundamentals of
Risks Management : Understanding,
Evaluating and Implementing Effective
Risk Management. Kogan Page.
London.
[2]. ISACA. 2012. COBIT 5: A Business
Framework for the Governance and
Management of Enterprise IT. ISACA
[3]. ISACA. 2012. COBIT 5: Enabling
Process. ISACA
[4]. ISACA. 2012. COBIT 5 Toolkit:
COBIT and GRC. ISACA
[5]. ISACA. 2012. Process Assessment
Model (PAM): Using COBIT 5.
ISACA
[6]. ISACA. 2013. Mapping to COBIT
5. Melalui http://www.isaca.org/
Certifi cation/CGEIT-Certifi ed-in-the-
Governance-of-Enterprise-IT/Prepare-
for-the-Exam/Mappin-to-COBIT/
Pages/default.aspx.
[7]. IT Governance Institute. 2007. COBIT
4.1. IT Governance Institute.
[8]. Khanyile, Slindile. Abdullah, Hanifa.
COBIT 5: An Evolutionary Framework
and Only Framework to Address The
Governance and Management of
Enterprise IT. UNISA.
[9].Kouns, Jake. Minoli., Daniel.
2010. Information Technology
Risk Management in Enterprise
Environments. Wiley. USA
[10].Maulana, Muhammad Mahreza.
Supangkat, Suhono Harso. 2006.
Prosiding Konferensi Nasional
Teknologi Informasi dan Komunikasi
untuk Indonesia. Pemodelan
Framework Manajemen Resiko
TI untuk Perusahaan di Negara
Berkembang. Mei. p.122
[11].Rafeq, A. 2012. Systems Audit of
GRC Using COBIT 5. The Chartered
Accountant.
[12].Stoneburner, Gary. 2002. Risk
Management Guide for Information
Technology Systems: Recomendations
of the National Institute of Standards
and Technology. U.S. Departement of
Commerce.
[13].The Intermational Organization
for Standardization. 2009. Risk
Management. Principles and
Guidelines. The International
Organization for Standardization.
Switzerland.
[14].Vaughan, Emmet J. Vaughan, Therese
M. 2008. Fundamentals of Risk and
Insurance. John Wiley & Sons. USA.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 144
MODEL ESTIMASI BIAYA PERANGKAT LUNAK MENGGUNAKAN COCO-
MO II (STUDI KASUS PT. X)
ONAH SITI FATONAH57.101.11.077
Universitas Komputer Indonesia
Jalan Dipatiukur 112-116 Bandung
Pos-el : [email protected]
ABSTRAK
Estimasi pembangunan perangkat lunak adalah proses memperkirakan upaya untuk pengembangan
perangkat lunak. Upaya tersebut meliputi usaha (orang/bulan), jadwal (bulan), dan biaya
pembangunan perangkat lunak. Metode estimasi biaya yang digunakan dalam penelitian ini yaitu
COCOMO II yang merupakan sebuah metode perkiraan biaya yang obyektif untuk perencanaan dan
pelaksanaan proyek-proyek perangkat lunak. Penelitian ini menggunakan 10 data set dari proyek TI
di PT. X dan bertujuan untuk membuat suatu model perkiraan biaya perangkat lunak menggunakan
COCOMO II serta mengetahui tingkat keberhasilan dalam membangun proyek TI di PT. X, sehinga
model estimasi yang dihasilkan dapat digunakan sebagai masukan atau acuan untuk estimasi
pembangunan perangkat lunak berikutnya.
Kata Kunci : COCOMO II, Estimasi, Scale Factor, Cost Driver.
1.
45
2. PENDAHULUAN
2.1. Latar Belakang Masalah
PT. X adalah sebuah perusahaan yang
bergerak di bidang Open Source Software
Support and Development. Perusahaan tersebut
memiliki komitmen untuk terus berinovasi untuk
menciptakan solusi TI berdasarkan Software Open
Source untuk membantu meningkatkan kualitas
kehidupan manusia. Begitu pula dalam pelaksanaan
proyek TI, PT. X menerima proyek-proyek yang
dapat memenuhi visi dan misi perusahaan baik itu
dari pemerintah ataupun pihak swasta.
Saat ini dalam penentuan proyek yang
ditawarkan, pihak perusahaan hanya menggunakan
evaluasi secara teknis, yaitu dilihat dari biaya
yang ditawarkan dan kesanggupan sumber daya
perusahaan untuk mengerjakan proyek tersebut.
Apabila proyek yang ditawarkan sesuai dengan
kompetensi perusahaan dan ketersediaan sumber
daya mendukung untuk pengerjaan proyek, maka
perusahaan akan menerima proyek tersebut.
Namun hal ini akan menimbulkan masalah bagi
perusahaan khususnya dikarenakan perusahaan
dalam 1 (satu) bulan dapat mengerjakan 3-4
proyek secara bersamaan, sedangkan sumber daya
yang dimiliki terbatas. Selain itu setiap proyek
yang diterima dan dikerjakan mempunyai jeda
waktu yang sempit, dan sering terjadi perubahan
requirement dari klien yang mengakibatkan
mundurnya waktu pengerjaan proyek. Sehingga
perlu dibuatkan suatu perkiraan (estimasi) biaya
dan usaha untuk mengetahui tingkat keberhasilan
perusahaan dalam membangun sebuah proyek,
khususnya proyek TI.
Software cost estimation merupakan sebuah
analisis yang ditujukan bagi para manajer dalam
penentuan proyek TI dilihat dari perkiraan
biaya yang dibutuhkan untuk perencanaan dan
pengerjaan proyek tersebut. Analasis ini merupakan
bagian dari manajemen proyek sistem informasi
yang digunakan untuk mendukung pengambilan
keputusan di perusahaan terkait proyek TI yang
akan diterima dan dikerjakan oleh perusahaan.
Dalam pelaksanaannya, estimasi biaya perangkat
lunak dapat menggunakan bantuan dari sistem
lain seperti Expert Systems dan Fuzzy Logic, atau
dengan menerapkan metode khusus untuk software
cost estimation.
COCOMO II adalah sebuah metode perkiraan
biaya yang obyektif untuk perencanaan dan
pelaksanaan proyek-proyek perangkat lunak.
COCOMO II adalah suatu bagian terpenting dalam
mengelola sebuah proyek atau penjualan perangkat
lunak. COCOMO II juga merupakan sebuah model
estimasi biaya yang menyediakan kerangka kerja
untuk menghubungkan pengambilan keputusan
dengan para Stakeholder dalam proses pembuatan
perangkat lunak.
Dari uraian diatas, diharapkan dengan adanya
analisis software cost estimation oleh perusahaan
dapat membantu dalam perkiraan biaya dan usaha
untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek
yang ditawarkan dengan menerapkan metode
COCOMO II.
2.2. RUMUSAN MASALAH
Adapun perumusan masalah pada penelitian
ini adalah sebagai berikut :
“Bagaimana membuat model estimasi biaya
perangkat lunak menggunakan COCOMO II di
PT. X”.
2.3. TUJUAN PENELITIAN
Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam
penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Menghasilkan sebuah model perkiraan biaya
perangkat lunak menggunakan COCOMO II
di PT. X.
2. Mengetahui tingkat keberhasilan dalam
membangun proyek TI di PT. X.
2.1. MANFAAT PENELITIAN
Adapun manfaat dari penelitian ini yaitu model
estimasi yang dihasilkan dapat digunakan sebagai
masukan atau acuan untuk estimasi pembangunan
perangkat lunak berikutnya.
2.2. BATASAN MASALAH
Adapun batasan dalam penyusunan tesis ini
adalah sebagai berikut :
1. Data yang digunakan untuk pengujian adalah
data proyek dari PT. X yang terdiri dari 10
proyek.
2. Metode pendekatan yang digunakan adalah
COCOMO II
3. Model yang digunakan dalam perhitungan
perkiraan biaya perangkat lunak ini adalah
Post-Architechture design model, dengan
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 146
5 faktor skalar (scale factor) dan 17 atribut
penggerak biaya (cost driver).
3. TINJAUAN PUSTAKA
3.1. Penelitian Sebelumnya
Berdasarkan hasil dari beberapa penelitian
yang sudah pernah dilakukan, metode COCOMO II
sangat membantu dalam melakukan analisa estimasi
perangkat lunak.
Penelitian tentang aspek atribut analysis
capability sebagai cost driver pada model COCOMO
II dan dikombinasikan dengan model People-CMM
[6] menjelaskan bahwa faktor manusia adalah salah
satu relevansi yang terpenting dan aspek yang
krusial pada manajemen pengembangan perangkat
lunak. Tujuannya adalah perbaikan kinerja untuk
menyelesaikan perangkat lunak pada suatu
organisasi.
Dalam penelitian mengenai analisis sistem
penyelarasan projek pembangunan menggunakan
COCOMO II [3] menjelaskan bahwa tujuan dari
penelitian tersebut adalah untuk melakukan estimasi
perangkat lunak dengan menggunakan tingkatan
early design model COCOMO II. Hasil akhirnya
adalah tingkatan early design model COCOMO II
dapat diterapkan dalam memprediksi biaya (usaha
dan jadwal) perangkat lunak.
Penelitian mengenai aspek PMAT (Process
Maturity) sebagai scale factor COCOMO II [12]
untuk mengetahui pengaruhnya terhadap jadwal
perangkat lunak. Tujuan penelitian ini adalah untuk
mendapatkan nilai baru dari faktor skala yang
telah disesuaikan dengan lingkungan lokal mereka.
Dengan 40 dataset yang diujikan didapatkan nilai
PMAT baru yang diberi nama Ideal Scale Factor
(ISF PMAT).
Hasil penelitian tersebut menyatakan bahwa
ISF-PMAT berhasil mengestimasi jadwal lebih
dekat ke jadwal aktual dibandingkan dengan
estimasi jadwal yang didapat dari model COCOMO
II. ISF-PMAT memberikan perbaikan akurasi model
COCOMO II dengan PRED 20%, yaitu 13% untuk
CMMI level satu (Lower Half), 12% untuk CMMI
level satu (Upper Half), 37% untuk CMMI level
dua, 50% untuk CMMI level tiga, dan 38% untuk
CMMI level empat.
Penelitian tentang aspek proses kematangan
(PMAT) sebagai scale factor model COCOMO II
[13] untuk mengetahui pengaruhnya pada estimasi
usaha. Hipotesa kerja yang disajikan yaitu bahwa
satu set nilai PMAT bar di bawah CMMI akan
meningkatkan daya prediksi model COCOMO II
dan membuatnya tepat untuk diterapkan dalam
organisasi pembangunan perangkat lunak yang
mengadopsi CMMI.
Akurasi estimasi biaya pengembangan
perangkat lunak sangat penting dalam perencanaan
dan penganggaran proyek yang efektif dalam
kendali manajemen proyek. salah satu input yang
paling penting untuk estimasi biaya perangkat lunak
menggunakan COCOMO II adalah proses PMAT.
Hasil penelitian tersebut didapatkan nilai PMAT
baru (ISF-PMAT) yang lebih mencerminkan pada
dampak proses CMMI terhadap usaha pengembangan
perangkat lunak. Nilai baru tersebut menghasilkan
perbaikan akurasi dalam model COCOMO II dalam
hal PRED sebesar 12% untuk CMMI level satu,
13% untuk CMMI tingkat atas, 37% untuk CMMI
level dua, 50% untuk CMMI tingkat tiga, dan 25%
untuk CMMI tingkat empat.
Penelitian terhadap model COCOMO II
selanjutnya ditunjukkan pada penelitian mengenai
pengembangan cost driver model COCOMO II
dengan memodifi kasi nilai atribut analysis capability
untuk estimasi usaha perangkat lunak [8]. Tujuan
dari penelitian tersebut adalah untuk memodifi kasi
nilai atribut analysis capability pada aspek cost
driver COCOMO II serta membandingkan akurasi
hasil estimasi usaha pembangunan perangkat lunak
yang menggunakan model COCOMO II dengan
hasil estimasi usaha pembangunan perangkat lunak
yang menggunakan model COCOMO modifi kasi
serta mengevaluasi performansi hasil COCOMO
modifi kasi.
Hasil dari penelitian tersebut diperoleh bahwa
hasil modifi kasi dari nilai atribut ACAP untuk
model COCOMO II memberikan prediksi 50%
dan akurasi 37%, sedangkan model COCOMO II
umum memberikan prediksi 40% dan akurasi 33%
terhadap estimasi usaha perangkat lunak. Hasil
tersebut menunjukkan peningkatan hasil prediksi
sebesar 10% dan akurasi sebesar 4%. Kinerja dari
model COCOMO II modifi kasi relatif lebih baik
dari model COCOMO II.
3.2. Perkiraan Biaya Perangkat Lunak
Perkiraan biaya perangkat lunak adalah
proses memprediksi biaya yang diperlukan dalam
47
pengembangan sistem perangkat Lunak [5].
Perkiraan biaya perangkat lunak mengacu pada
prediksi jumlah biaya, waktu, dan staffi ng level
yang diperlukan untuk membangun sistem
perangkat lunak [7].
Perkiraan biaya perangkat lunak dapat
diklasifi kasikan kedalam metode pemodelan
algoritmik dan pemodelan non-algoritmik.
Pemodelan algoritmik diturunkan dari analisis
statistikal dari data proyek terdahulu [7]. Contoh
dari pemodelan algoritmik adalah model linear,
model multiplikatif, dan model power-function.
Sedangkan pemodelan non-algoritmik berdasarkan
pengalaman pakar dan perbandingan dengan
proyek sebelumnya yang dianalogikan [2]. Contoh
yang paling umum adalah expert judment dan
analogy costing.
3.3. COCOMO II
Constructive Cost Model II (COCOMO
II) adalah salah satu teknik estimasi
pemodelan biaya algoritmik yang merupakan
pembaharuan dari versi COCOMO 81.
COCOMO II memiliki beberapa sub model
[9] diantaranya, yaitu :
1. Komposisi aplikasi, digunakan ketika
perangkat lunak terdiri dari bagian-bagian
yang sudah ada (pembuatan prototipe)
2. Early design (desain awal model), digunakan
ketika persyaratan tersedia, tetapi jika desain
belum ada tidak bisa di mulai.
3. Post-Architechture design model, digunakan
pada saat proyek siap untuk dikembangkan,
proyek tersebut harus memiliki arsitektur
siklus hidup yang memberikan informasi
yang lebih akurat pada masukan-masukan
penggerak biaya (cost drivers) dan
memungkinkan estimasi biaya untuk lebih
akurat.
Pada tingkat Post-Architechture
terdapat dua aspek penting, yaitu 5 faktor
skalar (scale factor) yang merupakan faktor
penentu eksponen yang digunakan dalam
effort equation (persamaan usaha) dan 17
atribut enggerak biaya (cost driver) yang
merupakan faktor pengali yang menentukan
usaha yang diperlukan untuk menyelesaikan
proyek perangkat lunak.
Perhitungan usaha untuk sub model Post-
Architechture menggunakan persamaan sebagai
berikut :
Rumus 2.1 [10]
Dimana :
A : konstanta (pada COCOMO II, A=2,94)
Size : jumlah baris program (dalam KLOC)
B : eksponen faktor skalar
Nilai eksponen faktor skalar didapatkan dari rumus
berikut :
Rumus 2.2 [10]
Dimana :
E : eksponen dengan nilai 1.01
4. METODOLOGI PENELITIAN
Metode penelitian merupakan suatu
teknik atau cara untuk mengumpulkan dan
memperoleh data, baik berupa data primer
maupun sekunder yang digunakan untuk
keperluan menyusun suatu karya ilmiah dan
kemudian menganalisa faktor-faktor yang
berhubungan dengan pokok permasalahan
sehingga akan diperoleh suatu kebenaran
data.
Dalam penelitian ini metode yang
digunakan oleh penulis adalah metode
penelitian deskriptif dan metode penelitian
tindakan (applied research). Metode
deskriptif yaitu metode dalam penelitian
suatu kasus dengan cara mengumpulkan
data sebagai gambaran keadaan yang
diteliti berdasarkan fakta-fakta yang ada.
Sedangkan metode penelitian tindakan
adalah mengembangkan keterampilan-
keterampilan baru, cara pendekatan
baru, atau produk pengetahuan baru dan
memecahkan masalah dengan penerapan
langsung di lapangan.
4.1. Desain Penelitian
Dalam melakukan suatu penelitian
sangat perlukan perencanaan dan
perancangan penelitian, agar penelitian
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 148
yang dilakukan dapat berjalan dengan baik
dan sistematis.
Menurut Jonathan Sarwono (2006 : 79)
desain penelitian dijelaskan sebagai berikut:
Desain penelitian bagaikan sebuah peta jalan
bagi peneliti yang menuntun serta menetukan
arah berlangsungnya proses penelitian secara
benar dan tepat sesuai dengan tujuan yang
telah ditetapkan.
Dari penjelasan di atas dapat dikatakan
bahwa desain penelitian merupakan semua
proses penelitian yang dilakukan oleh
penulis dalam melaksanakan penelitian
mulai dari perencanaan sampai dengan
pelaksanaan penelitian yang dilakukan pada
waktu tertentu.
Desain penelitian yang penulis lakukan
dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 3.1. Desain Penelitian
Studi Literatur
Langkah pertama dalam mengembangkan
model estimasi perangkat lunak adalah menentukan
faktor (atau variabel prediktor) yang mempengaruhi
atribut perangkat lunak yang diperkirakan (variabel
respon). Hal ini dapat dilakukan dengan meninjau
literatur yang ada berdasarkan hasil penelitian-
penelitian sebelumnya terkait estimasi perangkat
lunak.
Untuk Post Architechture model COCOMO
II, parameter tersebut ditentukan berdasarkan
penggunaan COCOMO’81 dan pengalaman
sekelompok analis biaya perangkat lunak
senior. Variabel prediktor atau faktor-faktor
yang mempengaruhi perkiraan perangkat lunak
ditunjukkan pada tabel 3.1.
Tabel 3.1. Faktor-faktor yang mempengaruhi
perkiraan perangkat lunak
Kategori COCOMO II Model Drivers
Platform
Required Software Reliability
(RELY)
Database Size (DATA)
Required Reusability (RUSE)
Documentation Match to Life-
Cycle Needs (DOCU)
Product Complexity (CPLX)
Product
Execution Time Constraint
(TIME)
Main Storage Constraint
(STOR)
Platform Volatility (PVOL)
Personnel
Analyst Capability (ACAP)
Programmer Capability (PCAP)
Applications Experience (AEXP)
Language and Tool Experience
(LTEX)
Personnel Continuity (PCON)
Project
Use of Software Tools (TOOL)
Multisite Development (SITE)
Required Development Schedule
(SCED)
Scale Factors
Precedentedness (PREC)
Development Flexibility (FLEX)
Architechture / Risk Resolution
(RESL)
Team Cohesion (TEAM)
Process Maturity (PMAT)(Sumber : Sunita Devnani-Chulani, Incorporating
Bayesian Analysis to Improve the Accuracy of
COCOMO II and Its Quality Model Extension, USC
Center for Software Engineering. Hal. 18)
Pengumpulan Data
Data yang digunakan pada penelitian ini adalah
data proyek yang dilakukan oleh PT. X pada tahun
2013 sebanyak 10 proyek. Pengambilan data tersebut
dilakukan dengan menyebarkan kuesioner yang
dibuat berdasarkan Center for Software Engineering
COCOMO II [1] kepada pihak terkait, yaitu Project
Manajer dan Direktur.
49
Size
Tahap ini dilakukan dengan tujuan untuk
mengetahui estimasi volume/kompleksitas
perangkat lunak yang akan digunakan dalam
perhitungan Effort Estimation, yaitu dengan
menghitung source lines of codes (SLOC)
dalam satuan Kilo SLOC (KSLOC) atau dengan
menghitung Unadjusted Function Points (UFP)
yang dikonversikan ke dalam satuan KSLOC.
Scale Factors
Tahap ini dilakukan untuk mendapatkan nilai
factor skala dari data yang telah dikumpulkan
sebelumnya yang terdiri dari 5 atribut yaitu PREC,
FLEX, RESL, TEAM, dan PMAT.
Effort Multipliers
Tahap ini dilakukan untuk menghitung nilai
effort estimation yang didapatkan dari 17 atribut
cost driver (penggerak biaya) yang terdiri dari
RELY, CPLX, DOCU, DATA, RUSE, TIME,
PVOL, STOR, ACAP, PCON, PLEX, PCAP,
APEX, LTEX, TOOL, SCED, dan SITE.
Effort Estimation
Tahap ini dilakukan untuk mendapatkan
perhitungan estimasi usaha pembangunan
perangkat lunak dengan menggunakan 22 atribut
model COCOMO II dari data yang telah dihasilkan
sebelumnya.
Pengujian Data
Tahap pengujian dilakukan untuk mendapatkan
nilai akurasi atau kedekatan antara nilai prediksi/
model dengan nilai actual (real). Jika nilai prediksi
mendekati nilai actual maka dikatakan bahwa
akurasinya baik, artinya tidak menyumbang error
terlalu besar. Untuk mengukur tingkat akurasi
ini digunakan model Relative Error (RE) dan
Magnitude of Relative Error (MRE) serta PRED
25%.
5. HASIL PENELITIAN
Berikut adalah nilai scale factor seluruh
proyek yang dilakukan dalam proses estimasi
usaha menggunakan COCOMO II yang didapatkan
dari hasil perhitungan rata-rata untuk setiap faktor
skala pada masing-masing data proyek.
� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � ! � � " � � # � ! $ %∑
=
5
1i
iSF
� & ' ( ! ) ' * & ' � ) + ' , - � - , +. / 0 1 2 0 3 3 1 4 5 2 1 6 2 7 / 1 7 6 3 6 1 7 8 / 8 1 0 2 8. 0 / 1 2 5 3 3 1 4 5 6 1 8 6 7 / 1 7 6 3 6 1 7 8 / 8 1 5 4 0. 2 / 1 2 2 2 6 1 0 0 3 6 1 6 6 2 / 1 9 0 4 6 1 7 8 / 5 1 7 5 5. 6 / 6 1 0 0 3 6 1 0 6 / 0 1 6 7 3 6 1 7 8 / 5 1 7 8 5. 3 / 1 0 3 6 1 0 0 3 2 1 7 2 7 0 1 6 7 3 6 1 7 8 / 5 1 2 0 9. 7 / 1 2 5 3 3 1 4 5 6 1 4 6 / 1 2 5 4 6 1 7 8 / 5 1 7 / 4. 5 / 1 2 5 3 3 1 4 5 6 1 6 6 / 2 1 4 / 3 6 1 7 8 / 9 1 7 7 5. 8 / 1 2 5 3 3 1 4 5 2 1 6 2 7 / 1 9 / 8 6 1 7 8 / 5 1 3 3 6. 9 / 1 2 5 3 3 1 4 5 2 1 8 8 9 0 1 6 7 8 7 1 0 6 0 4 1 / 6 0. / 4 / 1 2 5 3 3 1 4 5 / 1 / 6 2 4 1 5 3 4 7 1 0 6 / 3 1 7 2 6Berikut adalah nilai 17 cost driver yang
digunakan dalam proses estimasi usaha perangkat
lunak menggunakan COCOMO II dan perkaliannya
dari seluruh data proyek yang akan diuji.� � � � � � � : � � � � � ; < � = � � � � � � � � � �Berikut adalah perbandingan hasil
estimasi usaha aktual dan estimasi usaha
menggunakan COCOMO II untuk masing-
masing proyek.
� � � � � � � > ? � � � � @ A @ B � @ C ; � D � E F G � � A � @ C ; � D �� � � � � � � �
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 150
Grafi k perbandingan antara usaha usaha
aktual dengan usaha COCOMO II dapat
dilihat pada gambar 4.1.� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � Berdasarkan data aktual dan data estimasi
model COCOMO II pada tabel 4.3 dilakukan
perhitungan untuk mendapatkan nilai MRE
dan PRED (25%). Berikut adalah hasil
perbandingan peningkatan MRE dan PRED
(25%) pada usaha COCOMO II. � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ! " # $ � � � � � � � � � � � � � % %Id.
Project
PM
Aktual
PM
COCOMO
II
MREPRED
(25%)
P1 14 19,187 0,3705 FALSEP2 4 4,643 0,1607 XP3 3 3,946 0,3153 FALSEP4 7 9,296 0,328 FALSEP5 3 3,928 0,3093 FALSEP6 5 7,725 0,545 FALSEP7 3 5,420 0,8066 FALSEP8 4 4,712 0,178 XP9 3 2,938 0,0206 X
P10 3 2,354 0,2153 X
Dari tabel 4.33 dapat diketahui bahwa
hasil akhir dari 10 proyek yang diterapkan
menunjukkan bahwa MRE untuk model
estimasi menggunakan COCOMO II adalah
0,32493 atau sekitar 32,49% mendekati usaha
aktual. Artinya jumlah terjadinya kesalahan
serta perbedaan usaha aktual dan usaha
estimasi adalah sangat rendah. Sedangkan
hasil perhitungan PRED (25%) menunjukkan
nilai sama dengan 40%, artinya hasil estimasi
yang dilakukan mendekati setengah dari hasil
aktual di lapangan.
6. KESIMPULAN
6.1. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah
dilakukan dapat ditarik kesimpulan
sebagai berikut :
1. Hasil pemodelan estimasi usaha
perangkat lunak menggunakan model
COCOMO II memberikan prediksi 40%
dan akurasi 32,49% terhadap usaha
aktual di PT. X.
2. Tingkat akurasi hasil estimasi usaha
perangkat lunak di PT. X menggunakan model
COCOMO II adalah tinggi, karena semakin
rendah nilai MRE maka semakin tinggi tingkat
akurasinya.
3. Hasil dari pemodelan yang dibangun dapat
memberikan acuan untuk membuat rekomendasi
perhitungan estimasi usaha perangkat lunak
dengan tipe klien yang berbeda dalam
pembangunan perangkat lunak selanjutnya di
PT. X.
6.1. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang
didapatkan, ada beberapa saran yang bisa
penulis sampaikan guna memperbaiki
pemodelan estimasi (perkiraan) usaha
perangkat lunak yang dibangun ini,
diantaranya yaitu :
2. Pengambilan data sampel untuk pemodelan
estimasi usaha perangkat lunak sebaiknya
diambil berdasarkan tipe proyek, bahasa
pemograman, dan platform yang digunakan,
dimana untuk masing-masing proyek tersebut
diambil minimal 2 sampel data sebagai bahan
perbandingan.
3. Hasil pemodelan seharusnya diuji pada proyek
berjalan minimal 3 bulan dengan perkiraan
proyek baru sebanyak 36 proyek untuk
membuktikan keefektifan dari model tersebut.
7. DAFTAR PUSTAKA
[1] Center for Software Engineering, COCOMO
II Cost Estimation Questionnaire, Computer
Science Department, University of Southern
California.
[2] Dickson, Gardner, 2007, Software Cost
Estimation. Faculty of computer Science
– Faculty of Engineering, University of New
Brunswick, Canada.
51
[3] Ibrahim, A., dan Ali, S., 2008, Analisis
Keberkesanan Sistem Penyelarasan Kos
Projek Pembangunan Perisian Menggunakan
Model Reka Bentuk Awalan COCOMO II,
Jurnal Teknologi, 48(D).
[4] Jonathan Sarwono. 2003. Panduan cepat dan
Mudah SPSS14. ANDI. Bandung.
[5] Leung, Hareton, dan Zang Fan, 2001, Software
Cost Estimation. Departement of Computing,
The Hong Kong Polytechnic University.
[6] Palacios, R.C., Marcos, R.M., M.G.B., Juan.,
G.C., Angel, 2007, Competency Assessment
: Integrating COCOMO II and People-CMM
for Estimation Improvement, CLEI Electronic
Journal, No.2, Vol.10.
[7] Saliu, Moshood. 2003, Adaptive Fuzzy Logic
Based Framework For Software Development
Effort Prediction. King Fahd University of
Petroleum & Minerals.
[8] Sri Andayani, L. Anang Setiyo, 2012,
Pengembangan Cost Driver Model COCOMO
II Dengan Modifi kasi Nilai Atribut Analysis
Capability Untuk Estimasi Usaha Perangkat
Lunak, Proceeding Seminar Nasional
Teknologi Informasi & Aplikasinya.
[9] Sunita Devnani-Chulani, Brad Clark, Barry
Boehm, 1997, Calibration Results of
COCOMO II.1997, 22nd Software Engineering
Workshop, NASA-Goddard.
[10] Sunita Devnani-Chulani, Incorporating
Bayesian Analysis to Improve the Accuracy of
COCOMO II and Its Quality Model Extension,
USC Center for Software Engineering.
[11] Vishal Sharma and Harsh Kumar Verma,
Optimized Fuzzy Logic Based Framework for
Effort Estimation in Software Development,
IJCSI International Journal of Computer
Science Issues, Vol.7, Issue 2, No.2,
March2010.
[12]Yahya, M.A., Rodina, A., dan Sai, L., 2009,
Effect of CMMI-Based Software Process
Maturity on Software Schedule Estimation,
Malaysian Journal of Computer Science,
No.2, Vol.22.
[13] Yahya, M.A., Rodina, A., dan Sai, L., 2009,
Impact of CMMI Based Software Process
Maturity on COCOMO II’s Effort Estimation,
The International Journal of Information
Technology, No.2, Vol.7.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 152
REKOMENDASI SISTEM INFOR-
MASI MELALUI PENGGUNAAN
OPEN SOURCE DALAM RANG-
KA PEMENUHAN KETENTUAN
PENGGUNAAN LISENSI PER-
ANGKAT LUNAK PADA POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
1IID RAKHMANUDDIN., 2. ESTIKO RIJANTO, 3IRAWAN AFRIANTO,.
Magister Sistem Informasi123 Universitas Komputer Indonesia
1ABSTRAK
Perangkat lunak sebagai komponen sistem informasi memiliki peranan yang strategis dalam memenuhi kebutuhan stakeholder POLBAN. Pada pelaksanaannya pemenuhan syarat penggunaan lisensi untuk perangkat lunak proprietary masih terdapat kekurangan. Untuk solusi pemenuhan syarat penggunaan lisensi perangkat lunak proprietary, POLBAN mulai merintis kerja sama dengan berlangganan lisensi per tahun kepada vendor. Solusi pilihan lain menggunakan perangkat lunak open source belum secara khusus dikaji oleh POLBAN. Pada penelitian ini metodologi perencanaan strategis sistem informasi dari Ward dan Peppard digunakan untuk membantu analisis pemilihan solusi yang efektif dan efi sien serta selaras dengan strategi bisnis institusi. Pada metodologi ini, analisis dilakukan secara komprehensif pada lingkungan internal dan eksternal bisnis institusi, lingkungan internal dan eksternal SI/TI institusi. Hasil penelitian yang diperoleh menunjukkan penggunaan perangkat lunak open source dapat menjadi pilihan solusi yang lebih efektif dan efi sien untuk jangka panjang dalam rangka pemenuhan ketentuan lisensi perangkat lunak serta lebih memiliki nilai-nilai manfaat selaras dengan misi POLBAN untuk meningkatkan penelitian terapan, penyebarluasan ilmu pengetahuan dan teknologi. Strategi bisnis SI, strategi manajemen SI/TI dan strategi TI yang diformulasikan digunakan agar tujuan perencanaan implementasi perangkat lunak open source dapat berlangsung sesuai rencana. Penghematan yang dapat diperoleh POLBAN melalui implementasi perangkat lunak open source sebesar Rp 484.440.000 per tahun, dimulai pada tahun kelima.Kata Kunci : perangkat lunak, open source, perencanaan strategis, efi siensi
1. Pendahuluan
Teknologi Informasi (TI) telah berkembang dengan pesat sehingga memiliki peran strategis dan tidak terpisahkan pada organisasi dalam menjalankan proses bisnisnya. Penerapan Sistem Informasi (SI)/TI dalam suatu organisasi memiliki tiga sasaran utama (Ward, 2002, p23)[1]. Pertama,
memperbaiki efi siensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya atau cara berbisnis. Pemanfaatan SI/TI telah memberikan solusi dan keunggulan bersaing sebagai bentuk dari peran strategis SI dalam pencapaian visi dan misi organisasi. Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) merupakan institusi perguruan tinggi negeri yang menerapkan SI/TI dalam pelaksanaan proses bisnisnya. Untuk dapat menjalankan proses inti dan aktivitas pendukung di POLBAN maka perangkat lunak sebagai bagian dari sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dan strategis terutama dalam memenuhi kebutuhan stakeholder secara profesional. Dalam hal penggunaan perangkat lunak di POLBAN sebagai salah satu komponen penting dan strategis SI, pada pelaksanaan perhadap perangkat lunak proprietary masih terdapat kekurangan untuk memenuhi syarat lisensi yang diperlukan. Kekurangan pemenuhan syarat lisensi pada perangkat lunak proprietary ini tentunya harus dituntaskan sehingga sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku dan terlepas dari kategori tindakan pembajakan hak cipta. Untuk mengatasi masalah kekurangan pemenuhan syarat lisensi pada perangkat lunak proprietary, institusi mulai merintis untuk bekerja sama dalam investasi TI pada sistem operasi, aplikasi perkantoran, dan antivirus dengan vendor perangkat lunak proprietary yang umum digunakan pada institusi melalui metoda berlangganan lisensi per tahun. Namun tentunya dalam investasi untuk lisensi perangkat lunak proprietary membutuhkan dana fi nansial yang relatif mahal sesuai skema kerjasama yang dipersyaratkan vendor melalui alokasi penganggaran rutin dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) yang nilainya terbatas. Kajian penelitian penggunaan perangkat lunak open source sebagai solusi pilihan lain untuk penyelesaian masalah kekurangan pemenuhan syarat lisensi pada perangkat lunak proprietary belum secara khusus dilakukan oleh institusi. Oleh karena itu, diperlukan kajian penelitian secara komprehensif sehingga investasi TI untuk pemenuhan syarat lisensi perangkat lunak dapat optimal, efektif dan efi sien selaras sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis institusi.
2. Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi
Perencanaan strategis menunjukkan analisis yang komprehensif, sistematis untuk mengembangkan rencana dari suatu aksi / kegiatan. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi institusi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai alat, teknik, dan kerangka kerja bagi
53
manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward dan Peppard, 2002, p69)[1]. Menurut Ward (2002, p153-154)[1] dalam suatu perencanaan strategi sistem informasi terdapat 2 aktivitas, yaitu input dan output. Aktivitas inputnya :1. Internal business environment, yaitu strategi bisnis yang lama atau saat ini, objek-objek bisnis, sumber daya, prosesnya, dan kebudayaannya serta nilai bisnisnya.2. External business environment, yaitu meliputi ekonomi, industri, dan persaingan dimana perusahaan tersebut beroperasi.3. Internal IS/IT environment yaitu SI/TI yang lama atau saat ini dalam bisnis, yang membantu jalannya bisnis dan merupakan salah satu skill dan sumber serta infrastruktur teknologi dan perusahaan. 4. External IS/IT environment, yaitu meliputi trend teknologi baru dan peluang penggunaan SI/TI yang lain, dan melihat SI/TI dari pelanggan dan pesaing.Aktivitas outputnya : 1. IS/IT Management Strategy, yaitu meliputi elemen-elemen umum dari strategi yang dipakai pada keseluruhan perusahaan. 2. Business IS Strategy, merupakan suatu strategi baru dari SI/TI yang mungkin akan menghilangkan atau menambahkan beberapa unit atau fungsi bisnis yang telah ada. 3. IT Strategy, merupakan strategi untuk mengelola teknologi dan sumber daya khusus yang berhubungan dengan TI.
Gambar 1 Model Framework Perencanaan Strategis SI/TI[1]
3. Pengertian Perguruan Tinggi dan Perangkat Lunak
Menurut Peraturan Pemerintah (PP) Republik
Indonesia (RI) No. 17 Tahun 2010 pasal 1 ayat
17 dituliskan bahwa pendidikan tinggi adalah
jenjang pendidikan pada jalur pendidikan formal
setelah pendidikan menengah yang dapat berupa
program pendidikan diploma, sarjana, magister,
spesialis, dan doktor, yang diselenggarakan oleh
perguruan tinggi.
Perguruan tinggi menyelenggarakan
pendidikan tinggi dan penelitian serta pengabdian
kepada masyarakat. Penelitian merupakan
kegiatan telaah taat kaidah dalam upaya untuk
menemukan kebenaran dan/atau menyelesaikan
masalah dalam ilmu pengetahuan, teknologi, dan/
atau kesenian. Pengabdian kepada masyarakat
merupakan kegiatan yang memanfaatkan
ilmu pengetahuan dalam upaya memberikan
sumbangan demi kemajuan masyarakat [3].
Perguruan tinggi dapat dibagi ke dalam beberapa
bentuk yaitu[4] : akademi, politeknik, sekolah
tinggi, institut, dan universitas. Masing masing
dari bentuk tersebut dibedakan berdasarkan
penyelenggaraan program pendidikan dan
banyaknya cabang ilmu pengetahuan yang
ditawarkan. Dari berbagai bentuk perguruan
tinggi tersebut, jika ditinjau dari proses inti (core
process) dari setiap perguruan tinggi adalah
sama yaitu pengajaran (teaching), penelitian (
research) dan pelayanan (services). Untuk dapat
menunjang ketiga proses inti perguruan tinggi
tersebut diperlukan dukungan dari sejumlah
aktivitas dan proses lainnya seperti administrasi,
akuntansi, keuangan, human resources, dan
infrastruktur.
Aktivitas dan proses pendukung dapat
dikelompokan dan dikenali dengan tujuan agar
manajemen perguruan tinggi dapat fokus dalam
mengalokasikan sumber daya yang tersedia
secara maksimal. Untuk dapat menjalankan
proses inti dan aktivitas pendukung di perguruan
tinggi maka peranan perangkat lunak menjadi
sangat penting dan strategis terutama dalam
memenuhi dan melayani para stakeholder
secara profesional. Stakeholder perguruan tinggi
merupakan pihak yang memiliki keterkaitan
erat dengan proses inti dan aktivitas penunjang
dari perguruan tinggi. Setidaknya ada delapan stakeholder perguruan tinggi yaitu mahasiswa, alumni, dosen, industri, komunitas, yayasan, karyawan, pemerintah, dan institusi pendidikan lain. Gambaran peran perangkat lunak dengan stakeholder dalam proses manajemen di perguruan tinggi tergambar sebagai berikut:
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 154
perangkat lunak tersebut dan berinteraksi
dengan perangkat lunak tersebut. Jadi apabila
sudah secara resmi memiliki suatu lisensi yang
legal maka dapat melakukan beberapa hal di atas
terhadap suatu perangkat lunak.
Microsoft pada dasarnya menjual Lisensi /
Hak untuk menggunakan produk – produk
milik Microsoft. Contohnya adalah ketika
calon pembeli datang ke toko, kemudian
membeli Windows 7 Home Premium,
yang sebenarnya dibeli bukanlah program
Windows 7 Home Premiumnya, tetapi HAK
untuk memakai Windows 7 Home Premium.
Sehingga sebagai pembeli harus mentaati aturan
– aturan yang diberikan oleh Microsoft sebagai
pemilik produk tersebut yang dicantumkan di
dalam EULA (End User License Agreement),
EULA menyatakan bahwa pengguna boleh
menggunakan perangkat lunak ini dengan syarat
ia harus setuju untuk tidak melanggar semua
larangan yang tercantum pada EULA tersebut. EULA di dalam Microsoft sendiri memiliki beberapa nama, untuk produk retail OEM adalah Microsoft Software License Terms, untuk produk retail FPP adalah Retail Software License Terms dan untuk Volume License Agreement menggunakan Product User Rights.
Pembajakan perangkat lunak sendiri pada
hakekatnya adalah pelanggarakan terhadap
hak cipta atau yang biasa sebut dengan Hak
Kekayaan Intelektual (HKI) yang dilakukan oleh
para pengguna. Adapun defi nisi dari hak cipta
itu sendiri menurut Undang-undang Republik
Indonesia Nomor 19 Tahun 2002 Tentang Hak
Cipta (Undang-undang Hak Cipta) Bab I Pasal 1
adalah “merupakan hak eksklusif bagi pencipta
atau pemegang hak cipta untuk mengumumkan
atau memperbanyak ciptaannya, yang timbul
secara otomatis setelah suatu ciptaan dilahirkan
tanpa mengurangi pembatasan menurut peraturan
perundang-undangan yang berlaku”.
Pada Undang-undang Hak Cipta[12] terdapat
beberapa pasal yang berkaitan dengan ketentuan
spesifi k dengan perangkat lunak, antara lain :
a) Pasal 2 Ayat (2), pencipta atau pemegang hak
cipta atas karya sinematografi dan program
Gambar 2 Hubungan stakeholder dengan proses manajemen di perguruan tinggi[5]
Kendala yang klasik terjadi di institusi pendidikan sehubungan dengan penerapan perangkat lunak adalah terbatasnya dana mengingat investasi perangkat lunak yang berbasis closed sources sangat tinggi [6]. Pengertian dari perangkat lunak berbasis closed source adalah sistem pengembangan yang dikoordinasi oleh suatu orang/lembaga pusat, yang tidak mendistribusikan atau tidak mengizinkan sumber kode (source code) untuk dimanfaatkan secara utuh. Oleh karena itu perangkat lunak open source tumbuh dan diterima oleh masyakat dunia. Latar belakang munculnya open source dikarenakan para pengembang perangkat lunak (developer) yang berpendapat bahwa source code itu selayaknya dibuka terhadap publik.
Open Source Software (OSS) adalah perangkat
lunak yang dikembangkan dengan kode sumber/
program (source code) yang terbuka. OSS
identik dengan Free Open Source Software
(FOSS). Dalam paradigma OSS, kita mengenal
dua macam perangkat lunak. Jenis yang pertama
adalah perangkat lunak proprietary, yang
perolehan lisensinya tidak melibatkan transfer
kode program dari perangkat lunak tersebut.
Sedangkan jenis yang kedua adalah OSS yang
bersifat free, yang kode programnya dapat
diakses oleh siapa saja yang membutuhkan.
Istilah free di sini berarti bebas dan bukan
berarti gratis, meski pada prakteknya seringkali
ditemukan OSS yang juga gratis. Defi nisi free ini
dapat dijabarkan dalam lima aspek kebebasan:
1. Kebebasan menjalankan program untuk
keperluan apapun.
2. Kebebasan untuk mengakses source code
program, sehingga dapat mengetahui cara
kerja program.
3. Kebebasan untuk mengedarkan program.
4. Kebebasan untuk memperbaiki program.
5. Kebebasan untuk memperdagangkan (menjual)
program baik secara langsung maupun tidak
langsung.
Lisensi adalah suatu hak legal untuk dapat
melakukan peng-install-an suatu perangkat
lunak pada suatu hardware, penggunaan
perangkat lunak tersebut, melakukan akses
terhadap perangkat lunak tersebut, menjalankan
55
komputer memiliki hak untuk memberikan
izin atau melarang orang lain yang tanpa
persetujuannya menyewakan ciptaan tersebut
untuk kepentingan yang bersifat komersial.
b) Pasal 15 Ayat (g), pembuatan salinan cadangan
suatu program komputer oleh pemilik program
komputer yang dilakukan semata-mata untuk
digunakan sendiri.
c) Pasal 30 Ayat (1), tentang hak cipta atas ciptaan
program komputer berlaku selama 50 (lima
puluh) tahun sejak pertama kali diumumkan.
d) Pasal 45 – 46, tentang lisensi piranti lunak
(perangkat lunak).
e) Pasal 56, hak cipta berhak mengajukan gugatan
ganti rugi.
f) Pasal 72 Ayat (1), barangsiapa dengan sengaja
dan tanpa hak melakukan perbuatan sebagaimana
dimaksud dalam pasal 2 ayat (1) atau pasal 49
ayat (1) dan ayat (2) dipidana minimal 1 bulan
dan/atau minimal Rp. 1.000.000,- (Satu Juta
Rupiah), atau pidana penjara maksimal 7 tahun
dan/atau denda maksimal Rp. 5.000.000.000,-
(Lima Miliar Rupiah).
g) Pasal 72 Ayat (2), barangsiapa dengan sengaja
menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang
hasil pelanggaran hak cipta pidana penjara
maksimal 5 tahun dan/atau denda maksimal Rp.
500.000.000,- (Lima Ratus Juta Rupiah).
h) Pasal 72 Ayat (3), barangsiapa dengan sengaja
dan tanpa hak memperbanyak penggunaan
untuk kepentingan komersial suatu program
komputer dipidana dengan pidana penjara
maksimal 5 tahun dan/atau denda maksimal Rp.
500.000.000,- (lima Ratus Juta Rupiah)
i) Pada pasal 72 Ayat (3) terlihat jelas bagi
pelanggaran terhapat point tersebut lebih
ditujukan kepada para pengguna perangkat
lunakbajakan (Individual end User)dan
institusi bisnis atau komersial (Corporate end
User)yang memperbanyak secara perangkat
lunak secara ilegal dan untuk kepentingan
komersial akan dipidana dengan pidana penjara
maksimal 5 tahun dan/atau denda maksimal Rp.
500.000.000,- (Lima Ratus Juta Rupiah).
Dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Undang-
undang Hak Cipta disebutkan bahwa program
komputer adalah “Sekumpulan instruksi yang
diwujudkan dalam bentuk bahasa, kode, skema,
ataupun bentuk lain, yang apabila digabungkan
dengan media yang dapat dibaca dengan komputer
akan mampu membuat komputer bekerja untuk
melakukan fungsi-fungsi khusus atau untuk
mencapai hasil yangkhusus, termasuk persiapan
dalam merancang instruksi-instruksi tersebut”. Kesimpulan itulah yang membuat mengapa suatu perangkat lunak perlu dilindungi. Sebagai pihak yang bertanggung jawab di perusahaan, pemilik atau atau pihak management harus mempertanggungjawabkan kepada pihak yang berwajib. Perusahaan yang terbukti masih menggunakan perangkat lunak bajakan akan menghadapi hukuman penjara maksimal 5 tahun dan denda maksimal sebesar Rp 500.000.000 (lima ratus juta rupiah). Hal ini juga belum termasuk resiko terhadap citra perusahaan dan proses hukum yang ditimbulkan[13].
4. Metode dan Alur Pembahasan
Tahap 1 : Inisialisasi Penelitian
Tahap ini merupakan langkah awal persiapan penelitian.
Tahap 2: Pengumpulan dataPada tahapan ini data-data yang diperlukan dan mendukung penelitian dikumpulkan. Sumber data primer diperoleh melalui observasi langsung pada subjek penelitian berkaitan dengan peran penulis sebagai pelaku pengelola sistem informasi di POLBAN.
Gambar 3 Metodologi penelitian pada tahapan ke-1 dan tahapan ke -2
Tahap 3 : Menganalisis dan Mengidentifi kasi
Pada tahapan ini informasi yang diperoleh untuk menggambarkan kondisi saat ini dari lingkungan bisnis dan lingkungan SI/TI institusi berupa kebutuhan bisnis saat ini, mendatang, pemanfaatan SI/TI saat ini, trend, peluang dan perkembangan pemanfaatan SI/TI sebagai penggerak dan pendukung bisnis.
Tahap 4 : Perumusan Strategi dan Perencanaan
Implementasi. Hasil identifi kasi yang diperoleh pada
tahap 3, selanjutnya akan digunakan sebagai masukan
untuk analisis pada perumusan pemilihan lisensi perangkat
lunak dalam rangka pemenuhan syarat lisensi perangkat
lunak berdasarkan kebutuhan dan strategi bisnis institusi
sehingga dapat mendukung dalam pencapaian visi dan
misi institusi.
Hasil perumusan kebijakan pemilihan lisensi
perangkat lunak dalam tahapan implmentasinya
membutuhkan perencanaan strategi. Kebutuhan SI/TI
yang belum dapat dipenuhi saat ini ataupun yang perlu
ditingkatkan kualitas dan kuantitasnya merupakan target
utama bagi kegiatan perencanaan strategi SI/TI berupa
usulan sistem, organisasi, perubahan kultur budaya,
teknologi, dan manajemen informasi yang diperlukan
ditahap selanjutnya.
Proses perencanaan implementasi adalah proses terakhir, dimana akan dibuat road map jadwal
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 156
perencanaan implementasi yang dibagi ke dalam skala tahunan berdasarkan strategi yang akan diterapkan.
Gambar 4 Metodologi penelitian pada tahapan ke-3 dan tahapan ke-4
5. Hasil Penelitian dan Pembahasan
5.1 Perhitungan Biaya Lisensi Software Proprietary
Untuk para institusi pendidikan yang membeli
produk lisensi Microsoft dengan kuantitas tertentu
dan menggunakan produk untuk jumlah komputer
yang cukup banyak, vendor Microsoft memberikan
penawaran program Volume Licensing untuk
mengurangi biaya total kepemilikan produk.
Penawaran kerjasama penggunaan produk
tersebut dinamakan Enrollment for Education
Solution (EES) - Open Value Subscription
Agreement for Education Solutions ( OVS
ES) yang merupakan sebuah program berbasis
langganan yang sederhana bagi sekolah tingkat
dasar atau menengah dan perguruan tinggi untuk
memperoleh produk lisensi berdasarkan pada
hitungan tahunan, dengan menghitung jumlah
pengajar dan staf administrasi yang biasa di sebut
Full Time Equivalent Employee ( FTE). Jika instansi
akademik memiliki minimal 5 FTE karyawan
atau siswa maka dapat di lisensikan melalui AER
(Authorized Education Reseller) dimana dengan
menandatangani online e agreement Open Value
Subscription Agreement for Education Solutions
(OVS ES) terlebih dulu.
(1) Syarat dan Ketentuan [24]
Masa berlaku lisensi melalui program ini
tergantung kepada perjanjian. Institusi pendidikan
dapat memilih program lisensi 1 atau 3 tahun.
Disarankan mengikuti agreement 3 tahun karena
akan terbebas dari resiko kenaikan harga lisensi
selama masa agreement.
(2) Biaya Secara keseluruhan, harga perangkat lunak berlisensi dengan EES lebih murah hingga 80-90% dari harga retail. Biaya EES tergantung pada perangkat lunak yang dibutuhkan serta jumlah FTE. FTE singkatan dari Full Time Equivalent, dapat diartikan secara sederhana sebagai jumlah seluruh pengajar dan staf yang setara dengan pengguna perangkat lunak tersebut secara full time, karena mungkin ada dosen tidak tetap atau pekerja part time.
Gambar 5 Cara Perhitungan Biaya FTE[24]
Berdasarkan hasil perhitungan yang dilakukan, diperoleh biaya total lisensi yang harus dikeluarkan oleh POLBAN adalah sebesar Rp 2.671.981.511 per tahun. Pada perhitungan tersebut seluruh tenaga pendidik dan tenaga kependidikan di POLBAN dimasukkan dalam perhitungan FTE walaupun pada prakteknya jumlah FTE dapat disesuaikan sesuai alokasi dana yang dimiliki POLBAN. Alokasi anggaran biaya pembelian lisensi yang dimiliki oleh POLBAN terbatas sebesar Rp 250.000.000 untuk pembelian lisensi antivirus sedangkan untuk pembelian lisensi dari perangkat lunak dari vendor Microsoft sebesar Rp 300.000.000 sehingga total anggaran untuk pembelian lisensi perangkat lunak proprietary saat ini adalah Rp 550.000.000. Dari perhitungan diperoleh bahwa alokasi anggaran pembelian lisensi Microsoft sebenarnya tidak memenuhi kebutuhan anggaran untuk membeli lisensi Microsoft sehingga kebijakan yang sudah direncanakan saat ini lebih bersifat perkenalan dan saling menghormati dengan pihak Microsoft. Alokasi anggaran ini harus disediakan per tahun karena sifat kontrak kerjasama lisensi yang berupa langganan per tahun yang apabila kontrak kerjasama tidak diperpanjang, maka lisensi yang dimiliki institusi dianggap belum memenuhi syarat yang diperlukan[24].
Konsekuensi dari kontrak kerjasama ini tentunya pihak POLBAN harus rutin
menyediakan anggaran pembayaran lisensi perangkat lunak per tahun sehingga
institusi tetap dianggap menggunakan perangkat lunak dengan lisensi yang memenuhi
syarat. Hal ini tentunya menimbulkan ketergantungan terhadap monopoli vendor
dalam jangka waktu lama (vendor lock in) sehingga membuat POLBAN akan
tergantung secara ekonomi dan teknologi terhadap vendor tertentu.
Asumsi dan ketentuan perhitungan biaya kontrak berlangganan lisensi perangkat
lunak proprietary adalah sebagai berikut :
(1) Tidak terjadi perubahan harga per tahun dari vendor perangkat lunak proprietary.
Pada kenyataannya infl asi dan nilai tukar rupiah terhadap US dollar mempengaruhi
harga produk perangkat lunak karena produk diperoleh secara impor menggunakan
basis harga US dollar.
(2) Alokasi anggaran pembelian perangkat lunak dari Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara tidak mengalami perubahan per tahunnya.
5.2 Perbandingan dan Pemilihan Lisensi Perangkat Lunak
Pemilihan lisensi perangkat lunak diperoleh
57
dengan melihat jumlah keunggulan terbanyak yang dimiliki berdasarkan data hasil penelitian yang ditunjukkan pada tabel 1.
Tabel 1 Perbandingan keunggulan open source vs proprietary
No. Aspek Pilihan Keunggulan
Open Source Proprietary
1 Pembelajaran, pendidikan, penelitian dan penyebaran ilmu pengetahuan
ü
2 Mewujudkan keberlanjutan
institusi dengan mengembangkan program-program
kemitraan dengan industri, masyarakat dan pemerintah
ü
3 Kemandirian ü
4 Nilai- nilai sosial/pengabdian
ü
5 Memperluas kesempatan belajar bagi masyarakat Indonesia
ü
6 Biaya dan legalitas Lisensi
ü
7 Landasan Kebijakan Penggunaan di Institusi dari Pemerintah
ü
8 Dukungan, anjuran dan jejaring kerjasama dari Pemerintah, institusi pendidikan dan komunitas
ü
9 Kesesuaian Format data standar perkantoran dari Badan Standardisasi Nasional / SNI
ü
10 Proses pengadaan barang dan jasa di institusi
ü
11 Pangsa pasar di Indonesia
ü
12 Kebiasaan Pengguna Akhir
ü
13 Penghematan biaya ü
14 Menghindari pembajakan
ü
15 Penggunaan kebutuhan lisensi untuk jangka panjang
ü
16 Keahlian di dunia pekerjaan sebagai IT server administrator
ü
No. Aspek Pilihan Keunggulan
Open Source Proprietary
17 Keamanan data dan kehandalan
ü
18 Menghindari penggunaan game
ü
Total Pilihan Keunggulan 16 2
Hasil yang diperoleh dari kajian penelitian terlihat keunggulan penggunaan
perangkat lunak open source lebih banyak daripada keunggulan penggunaan
perangkat lunak proprietary oleh karena itu kebijakan utama pemilihan lisensi
perangkat lunak yang diambil dalam rangka pemenuhan syarat ketentuan lisensi
pada Politeknik Negeri Bandung adalah menggunakan lisensi open source.
5.3 Perumusan Strategi Migrasi ke OSS
Untuk melaksanakan penggunaan perangkat lunak dengan migrasi ke open
source perlu dirumuskan strategi berdasarkan faktor internal dan faktor eksternal
yang dimiliki dan dihadapi. Faktor internal berupa kekuatan dan kelemahan sumber
daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan sedangkan faktor eksternal berupa
peluang dan ancaman yang dihadapi untuk mencapai tujuan.
Solusi pilihan untuk memenuhi persyaratan pemenuhan ketentuan lisensi
perangkat lunak dengan melakukan migrasi ke Open Source Software (OSS)
tentunya harus dipertimbangkan melalui simulasi perhitungan biaya migrasi
menggunakan OSS.
Faktor budaya dan kebiasaan memiliki peran besar pada perhitungan biaya
migrasi ke OSS sehingga diperlukan perhitungan biaya yang berbeda ketika
migrasi menggunakan OSS untuk memenuhi persyaratan pemenuhan ketentuan
lisensi perangkat lunak.
Simulasi perhitungan biaya lisensi menggunakan acuan dari konsultan[27] dan
Standard Biaya Umum (SBU)[26] yang dikeluarkan oleh mentri keuangan. Alokasi
dan penentuan pengambilan biaya disesuaikan dengan kondisi eksisting bisnis dan
SI/TI POLBAN
Penjadwalan dan tahapan implementasi open source di POLBAN ditunjukkan pada tabel 2.Tabel 2 Penjadwalan dan tahapan implementasi
open source di POLBAN
No. Nama Pengeluaran Pengeluaran Per Tahun
1 Biaya Hardware dan Software
0
2 Biaya Jasa Pelatihan Migrasi Open Source
339,900,000
3 Biaya Jasa Instalasi Migrasi Open Source
0
4 Biaya jasa dukungan dan konsultasi sistem
360,000,000
5 Biaya Penyelenggaraan
Seminar
173,675,000
6 Honorarium Tim Pelaksana Kegiatan Migrasi
213,000,000 ü
7 Honorarium Tim Pengelola Website Pendayagunaan Open Source Software
50,400,000 ü ü
8 Biaya Donasi Pengembangan Open Source Software
15,560,000 ü ü ü
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 158
No. Nama Pengeluaran Pengeluaran Per Tahun
9 Biaya Lisensi Berlangganan
Proprietary
50,000,000 ü ü ü
Pada tabel 4.3 ditunjukkan skema perencanaan pembiayaan dalam rangka pemenuhan syarat lisensi perangkat lunak di POLBAN. Tampak pada tahun ke-5 penghematan yang diperoleh mulai bernilai stabil pada nilai Rp 484.440.000
Tabel 4 Skema perencanaan pembiayaan dalam rangka pemenuhan syarat lisensi perangkat lunak
di POLBAN
Jenis Biaya Pengeluaran
Tahun Ke-1(juta Rp)
Tahun Ke-2(juta Rp)
Tahun Ke-3(juta Rp)
Tahun Ke-4(juta Rp)
Tahun Ke-5(juta Rp)
Kontrak lisensi perangkat lunak proprietary per tahun
550 550 550 550 550
Pengeluaran kumulatif
kontrak lisensi
550 1,100 1,650 2,200 2,750
Perencanaan pembiayaan migrasi OSS
1,203 329 329 116 65.560
Pengeluaran kumulatif
perencanaan migrasi OSS
1,203 1,531 1,860 1,976 1,976
6. Kesimpulan dan Saran
6.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, diperoleh kesimpulan sebagai berikut :
1. Penggunaan perangkat lunak open source dapat
menjadi solusi pilihan yang lebih efektif dan efi sien
untuk jangka panjang dalam rangka pemenuhan
ketentuan lisensi perangkat lunak di POLBAN
serta lebih memberikan keunggulan keselarasan
nilai-nilai manfaat yang sesuai dengan visi dan
misi POLBAN.
2. Formulasi strategi bisnis SI, strategi manajemen
SI/TI, dan strategi TI untuk implementasi
penggunaan perangkat lunak open source dalam
rangka pemenuhan ketentuan lisensi perangkat
lunak di POLBAN melibatkan semua pihak
stakeholder dan berdampak pada aspek-aspek
bisnis, proses pengadaan barang dan jasa, hukum,
organisasi, budaya, dan teknologi .
3. Pada tahun keempat pengeluaran kumulatif
untuk investasi penggunaan perangkat lunak
open source di POLBAN sudah mulai memiliki
nilai yang lebih rendah daripada investasi dengan
hanya melakukan kontrak berlangganan lisensi
perangkat lunak proprietary. Penghematan biaya
investasi yang diperoleh sebesar Rp 484.440.000
per tahun yang dimulai pada tahun kelima setelah
proses migrasi menggunakan perangkat lunak
open source.
6.2 Saran
Untuk institusi POLBAN, saran yang diperoleh dari penelitian ini yaitu :1. Pada institusi POLBAN, penggunaan perangkat lunak open source harus segera disosialisasikan dan diimplementasikan agar pengeluaran investasi untuk perangkat lunak tidak bergantung kepada vendor tertentu (vendor lock in) dan mendapatkan penghematan investasi untuk jangka panjang.Untuk penelitian selanjutnya, saran yang diperoleh dari penelitian ini yaitu:1. Dilakukan penelitian lanjutan untuk kajian strategi manajemen perubahan penggunaan perangkat lunak open source agar implementasi yang dilakukan dapat lebih cepat tercapai.2. Dilakukan penelitian lanjutan untuk mengetahui tingkat pemahaman dan penggunaan perangkat lunak open source pada pengguna TI di POLBAN dengan menggunakan metoda kuantitatif.
7. Daftar Pustaka
[1] Ward, John & Peppard, Joe. 2002. Strategic
Planning for Information Systems, 3rd Edition.
England: John Willey & Sons, Ltd.
[2] K., Laudon & J., Laudon. 2006. Management
Information Systems : Managing The Digital
Firm, 9th Edition. England: Prentice Hall.
[3] Indrajit, Eko .2004. Manajemen Perguruan
Tinggi Modern. e-book
[4] Peraturan Pemerintah (PP) Republik Indonesia
(RI) No. 17 Tahun 2010
[5] Lusa, Sofi an & Iskandar, Mario. 2010. Seminar
Nasional Multidisiplin Ilmu (SENMI-2010)
Universitas Budi Luhur : Kajian Penerapan
Aplikasi Open Source di Perguruan Tinggi
Dengan Pendekatan Soft System Methodology
: Studi Kasus Pengembang Software Akademik
Sisfokampus.
[6] Wahid, Fathul. 2004. Peluang Dan Tantangan
Pemanfaatan Teknologi Informasi Di Perguruan
Tinggi. Diakses tanggal 28 April 2012 dari http://
journal.uii.ac.id/index.php/media-informatika/
article/view/2/2
[7] Kusumah, Justisiari P. 2006. Makalah seminar
: Penegakan KHI dalam pengembangan piranti
lunak di Indonesia. Jakarta.
[8] Indrayanto, Adi et al. 2010. Pengembangan
Open Source Software Indonesia 2025 :
59
Grand Scenario OSS Indonesia 2010-2014.
Kementrian Riset dan Teknologi.
[9] http://www.opensource.org/docs/osd
[10] Sebastian, Gabriel. 2012. Pengantar Lisensi
Microsoft Untuk KalanganUsaha Kecil dan
Menengah (UKM). Jakarta : Microsoft User
Group Indonesia (MUGI).
[11] Wahyudi, Mochamad. 2012. Fenomena
Pembajakan Software di Indonesia:Antara
Kebutuhan dan Pelanggaran Hak Cipta (HKI).
Jakarta : Program Pasca Sarjana Magister Ilmu
Komputer STMIK Nusa Mandiri
[12] Undang-undang Republik Indonesia Nomor
19 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta.
[13] Business Software Alliance. 2013. Komik
Edukasi HKI. Jakarta
[14] Amin, Muhamad. 2009. Tesis: Strategi
Change Management Untuk Mempercepat
Implementasi Penggunaan Aplikasi Perangkat
Lunak Berbasis Open Source: Studi Kasus
Kementrian Negara Riset Dan Teknologi .
Jakarta: Universitas Bina Nusantara.
[15] Wedhasmara, Ari, Langkah-Langkah
Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Dengan Menggunakan Metode Ward And
Peppard, http://digilib.unsri.ac.id/download/
Jurnal-SI%20Ari%20Wedhasmara.pdf
(diakses 20 April 2013)
[16] Febrinaldi. Penggunaan Sistem Operasi Open
Source vs. Closed Source di Lingkungan
Masyarakat. Universitas Pendidikan
Indonesia.
[17] Suhartono, Anton. Analisis Faktor-Faktor
yang Mempengaruhi Implementasi Perangkat
Lunak Berbasis Open Source Pada Perusahaan
Konsultan IT. Universitas Gunadarma
[18] Gartina, Dhani. 2009. Informatika Pertanian
Volume 18 No.1 2009 : Penggunaan Software
Open Source dalam Mendukung Kegiatan
Penelitian dan Administrasi Perkantoran.
Badan Litbang Pertanian.
[19] http://www.polban.ac.id/polban/sejarah.html
[20] Politeknik Negeri Bandung. 2013. Borang
Akreditasi Institusi Pendidikan Tinggi.
Bandung : Politeknik Negeri Bandung.
[21] Menteri Pendidikan Nasional. 2006. Peraturan
Mentri Pendidikan Nasional Republik
Indonesia No.3 Tahun 2006 : Statuta Politeknik
Negeri Bandung. Jakarta : Kementrian
Pendidikan Nasional.
[22] Politeknik Negeri Bandung. 2011. Rencana
Strategis Politeknik Negeri Bandung Tahun
2011-2015. Bandung : Politeknik Negeri
Bandung.
[23] Mell, Peter, & Grance, Timothy. 2011.
The NIST Defi nition of Cloud Computing.
Gaithersburg, Amerika Serikat: National
Institute of Standards and Technology
(NIST).
[24] PT Triutama Sistem Indonesia. 2013. Microsoft
Academic Licensing Solutions. Surabaya
[25] Nettrain. 2013. Penawaran rekanan : Microsoft
Subscription licensing program - OVS .
Jakarta
[26] Kementrian Keuangan. 2012. Standard Biaya
Umum Pemerintahan. Jakarta : Kementrian
Keuangan.
[27] Kurusetra Computer. 2013. Penawaran
rekanan : Perencanaan Migrasi Open Source.
Magetan.
[28] Quick MBA. 2013. SWOT Analysis. http://
www.quickmba.com/strategy/swot/
[29] Badan Standardisasi Nasional Indonesia. 2011.
Standard Nasional Indonesia Untuk Aplikasi
Perkantoran. Jakarta : Badan Standardisasi
Nasional Indonesia.
[30] Business Software Alliance. 2012. Shadow
Market : 2011 BSA Global Software Piracy
Study. Singapore : BSA.
[31] http://www.tempo.co/read/news/2012/11/08/0
72440435/86-Persen-Software-Microsoft-di-
Indonesia-Bajakan
[32] Yayasan Air Putih. 2011. Faktor-faktor
Pendorong Pemilihan Perangkat Lunak
Sebagai Alat Peraga (Studi Kasus MGMP TIK
se-DKI Jakarta). Jakarta : Yayasan Air Putih.[33] Holt, Ric. 2008. Final Project Wine Software
Architecture. University of Waterloo.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 160
PERENCANAAN TAHAPAN PRIORI-
TAS STRATEGI BERDASARKAN
KEBIJAKAN YANG ADA DI BA-
GIAN INFORMATIKA SEKRETARI-
AT DAERAH KABUPATEN GARUT
UNTUK MEREALISASIKAN E-GOV-
ERNMENT
Oleh
IRFAN NURUL HAMDANIFakultas Pascasarjana, Program Studi
Magister Sistem Informasi
Universitas Komputer Indonesia
email : [email protected]� � � � � � �Pada era globalisasi saat ini, teknologi
informasi dan komunikasi berkembang sangat
pesat dan membuat masyarakat menuntut
terbentuknya pemerintahan yang interaktif,
efektif, efi sien, transparan dan terintegrasi
yang merupakan tujuan dari e-government.
Untuk itu, pemerintah pusat membuat sebuah
kebijakan untuk acuan dalam mengembangkan
e-government. Didalamnya menyebutkan
beberapa kondisi yang harus dipenuhi dalam
mengembangkan e-government, akan tetapi
Pemda Kab. Garut belum bisa memenuhi
kondisi tersebut. Untuk itu, dibutuhkan sebuah
tahapan prioritas strategi yang optimal dan
tepat untuk bisa merealisasikan e-government.
Tetapi, untuk membuat rencana strategi di
pemerintahan daerah harus mengacu kepada
RPJMD sebagaimana yang tertera pada
undang-undang.
Adapun tools yang dipakai pada
penelitian ini adalah Analisis SWOT, Matriks
SWOT, Gap Analisis, IT Balanced Scorecard
dan Analitycal Hierarchy Process.
Kata kunci : e-government, Rencana Strategi,
SWOT, Gap Analisis, IT Balanced Scorecard,
Analitycal Hierarchy Process.
61
I. PENDAHULUAN
Pada era globalisasi saat ini, teknologi
informasi dan komunikasi berkembang
sangat pesat dan membuat masyarakat
menuntut terbentuknya pemerintahan yang
interaktif, efektif, efi sien, besih, transparan,
terarah dan terintegrasi dari mulai tingkat
kabupaten/ kota, provinsi sampai pemerintah
pusat, di dukung dengan kemajuan teknologi
informasi dalam pengaksesan, pengelolaan
dan pendayagunaan informasinya supaya
cepat dan akurat, yang merupakan tujuan
dari e-government, dimana e-government ini
sudah direncanakan oleh pemerintah pusat
yang diharapkan menjadi pemerintahan
yang baik (good government).
Untuk itu, pemerintah pusat membuat
sebuah kebijakan untuk acuan dalam
mengembangkan e-government yaitu
INPRES No.3 Tahun 2003 yang merupakan
dasar bagi seluruh kebijakan detail teknis
dalam mengembangkan e-government.
Didalamnya menyebutkan beberapa kondisi
yang harus dipenuhi dalam mengembangkan
e-government, akan tetapi Pemda Kab.
Garut belum bisa memenuhi kondisi
tersebut diantaranya yang menjadi kendala
yaitu anggaran dan infrastruktur seperti
belum adanya Data Center, jaringan yang
belum terpusat, jaringan internet. Untuk itu,
dibutuhkan sebuah rencana strategi yang
optimal dan tepat untuk bisa merealisasikan
e-government di Pemda Kab. Garut.
Tetapi dalam mengelola atau membuat
rencana strategi di pemerintahan daerah,
harus sesuai dengan pasal 150 dan 151 UU
Nomor 32 Tahun 2004 yang menyebutkan
bahwa dalam menyusun rencana strategi di
pemerintahan daerah harus sesuai dengan
RPJPD (Rencana Pembangunan Jangka
Panjang), RPJMD (Rencana Pembangunan
Jangka Menengah) dan RKPD (Rencana
Kerja Pembangunan Daerah).
Maka dapat disimpulkan dari
beberapa permasalahan di atas yaitu
bagaimana menyusun dan mengusulkan
tahapan prioritas strategi yang optimal untuk
menerapkan e-government dengan kendala
yang ada berupa anggaran dan infrastruktur,
dengan cara menganalisis disain strategi
yang prioritas terlebih dahulu, disesuaikan
dengan kebijakan-kebijakan yang ada yang
kemudian dipetakan kedalam IT Balanced
Scorecard dan menyusunnya menggunakan
Analitycal Hierarchy Process (AHP)
supaya efektif (time), efi sien (budget) dan
transparan (policy).
II. TINJAUAN PUSTAKA
Perancangan suatu rencana strategi
yang optimal menurut Fred R. David harus
menentukan strategi dengan melakukan
tiga tahapan kerangka kerja dan matrik
sebagai model analisisnya. Perangkat atau
alat yang berbentuk matrik itu telah sesuai
dengan segala ukuran dan tipe organisasi
perusahaan, sehingga alat tersebut dapat
dipakai untuk membantu para ahli strategi
dalam mengidentifi kasi, mengevaluasi
dan memilih strategi yang paling tepat.
Matrik yang digunakan oleh Fred R. David
salah satunya adalah Matrik SWOT dan
Quantitative Strategic Planning Matriks
(QSPM) sebagai tool untuk mengambil
suatu keputusan. [1].
Hindri Asmoko [2] berpendapat, untuk
membuat model atau proses perencanaan
strategi terdiri dari lima komponen yang
saling berhubungan. Pertama, mengamati
lingkungan dengan mengidentifi kasi faktor
budaya, demografi , ekonomi dan politik
dan implikasinya terhadap organisasi.
Kedua, menetapkan misi dan tujuan dengan
mengidentifi kasi masalah dan peluang
untuk pelayanan atau pendekatan baru
didasarkan pada pengamatan lingkungan.
Ketiga, menganalisis kekuatan dan
kelemahan internal dan eksternal serta
sumber daya yang terbatas dari organisasi.
Keempat, mengembangkan rencana
tindakan dan menetapkan prioritas. Kelima,
mengembangkan strategi implementasi dan
memonitor implementasi.
Bryson dan Roering [3]
mengidentifi kasi lima model yang dapat
digunakan untuk merencanaan rencana
strategi pada pemerintahan. Kelima model
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 162
tersebut adalah Model kebijakan Harvard
yang biasa disebut dengan analisis SWOT,
Sistem perencanaan strategi, Manajemen
stakeholder, Model manajemen portofolio,
Manajemen resiko dari strategi.
Dari beberapa penelitian yang telah
dilakukan dan sebagai acuan penelitian yang
akan dilakukan, maka dapat disimpulkan
bahwa untuk merancang suatu tahapan
prioritas rencana strategi yang optimal adalah
dengan cara mengidentifi kasi, merencanakan,
menyelaraskan dengan kebijakan yang ada,
mengevaluasi, mengembangan strategi di
masa mendatang dan menyusun tahapan
prioritas strategi yang paling tepat dan
optimal.
Pada penelitian ini metode yang
digunakan untuk mengidentifi kasi dan
merencanakan strategi yaitu menggunakan
analisis SWOT dan Matrik SWOT.
Gambar 2.1 Matrik SWOT
Untuk menyelaraskan strategi
dengan kebijakan yang ada Yoki Muchsam,
Falahah dan Galih Irianto Saputro [4]
menyatakan bahwa gap analisis dapat
membantu manajemen dalam mengevaluasi
dan memutuskan tindakan apa yang dapat
dilakukan untuk memperbaiki kinerja yang
ada, diselaraskan dengan kebijakan yang
ada. Maka pada penelitian ini metode yang
akan digunakan untuk menyelaraskan
antara strategi dengan kebijakan yang ada
menggunakan metode Gap Analisis.
Untuk mengevaluasi strategi yang
telah didapatkan dari hasil analisis maka
dibuatlah suatu strategi generik atau strategi
umum yang mempunyai keunggulan dan
terjamin sesuai dengan kebijakan yang ada
dibandingkan dengan standar yang telah
ditentukan.
Untuk mengembangkan strategi di
masa mendatang metode yang akan digunakan
adalah IT Balanced Scorecard ang memiliki
keunggulan dalam hal mengukur kinerja
suatu perusahaan untuk melakukan evaluasi
yang memberikan gambaran menyeluruh
dari suatu perusahaan dan menyesuaikan
dengan bisnisnya. Begitu juga IT Balanced
Scorecard memiliki konsep hubungan sebab
akibat diantara berbagai sasaran strategi yang
dihasilkan dalam perencanaan strategi dan
memiliki perspektif orientasi di masa depan
yang memiliki misi yaitu mengembangkan
kesempatan-kesempatan yang ada untuk
menjawab tantangan di masa depan.
� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � �Untuk menyusun tahapan prioritas
strategi yang paling tepat dan optimal
menggunakan metode AHP. Karena, menurut
Jessica Keyes [6] menyarankan untuk
melakukan pembobotan yang baik ketika
digabungkan dengan IT Balanced Scorecard
yaitu menggunakan metode AHP. LC.
Leung, KC. Lam dan D Cao [7] menuliskan
dalam jurnalnya yang berhubungan dengan
penerapan Balanced Scorecard, bahwa untuk
penentuan bobot di Balanced Scorecard
salah satunya menggunakan metode AHP.
AHP merupakan suatu metode yang
menggunakan perbandingan dari elemen-
elemen (membandingkan satu dengan yang
lain) untuk menentukan prioritas elemen
berdasarkan perhitungan matematis. [6].
Tabel 2.1 Skala Banding Berpasangan
63
III. METODOLOGI PENELITIAN
Gambar 3.1 Tahapan Penelitian
Secara umum tahapan-tahapan
dari gambar di atas dapat diuraikan atau
dijelaskan satu persatu sebagai berikut :
1. Pengkajian masalah pada penelitian ini
akan dilakukan dengan cara melihat atau
mengidentifi kasi visi, misi dan RPJMD yang
ada di Bagian Informatika Sekretariat Daerah
Kabupaten Garut, serta mencari informasi
dengan cara wawancara kepada beberapa staf.
2. Melakukan analisis terhadap visi dan misi
menggunakan analisis SWOT yaitu mencari
faktor internal dan eksternal yang ada di Bagian
Informatika Sekretariat Daerah Kabupaten
Garut. Setelah itu, melakukan perencanaan
dengan cara mengidentifi kasi dari berbagai
faktor secara sistematis untuk merumuskan
strategi menggunakan Matrik SWOT. Dari
strategi-strategi yang dihasilkan oleh Matrik
SWOT yang lebih diprioritaskan adalah
Strategi SO. Karena, untuk membuat suatu
perencanaan dibutuhkan kekuatan dan peluang
yang dimiliki, akan tetapi untuk kelemahan dan
ancaman harus ada realisasi dari perencanaan.
3. Melakukan gap analisis dengan cara
memberikan level kode Sesuai (S) atau Tidak
Sesuai (T) antara RPJMD dan visi, misi serta
tugas pokok Bagian Informatika Sekretariat
Daerah Kabupaten Garut, dan mencari tingkat
prioritas terhadap RPJMD dengan cara
memberikan rangking High (H) dan Low (L)
disesuaikan dengan tabel Rangking.
4. Melakukan evaluasi strategi dengan cara
membuat matrik antara hasil gap analisis dan
strategi SO, untuk mencari strategi generik atau
strategi umum yang mempunyai keunggulan
dan terjamin sesuai dengan kebijakan yang
ada. Dimana, hasil dari gap analisis yang akan
dibuat matrik adalah yang memiliki tingkat
prioritas High dan levelnya Sesuai dengan visi,
misi serta tugas pokok Bagian Informatika
Sekretariat Daerah Kabupaten Garut.
5. Pada tahapan selanjutnya yaitu melakukan
pemetaan strategi generik dengan empat
perspektif tanpa menghitung skor yang ada pada
IT Balanced Scorecard dan membuat disain
hubungan sebab akibat dari setiap strateginya,
yang diharapkan dapat menggambarkan strategi
dimasa datang dengan hubungan sebab akibat
tersebut. Dan konsep ini selaras dengan konsep
dari Martinsons bahwa dengan menggunakan
hubungan sebab akibat antara satu sasaran
strategi dengan sasaran strategi yang lain dapat
memastikan bahwa sasaran strategi yang dipilih
tepat dan juga mendukung sasaran, strategi dan
visi misi.
6. Tahapan selanjutnya yaitu menyusun tahapan
prioritas strategi yang optimal dan tepat supaya
efektif, efi sien dan transparan, menggunakan
metode Analitycal Hierarchy Process (AHP)
berdasarkan hasil dari pemetaan IT Balanced
Scorecard dan disain hubungan sebab akibat,
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 164
dengan membuat bobot perbandingan dan tingkat kepentingan dari setiap strategi tanpa dibuat dekomposisi
masalah terlebih dahulu atau menyusun hirarki kriteria terlebih dahulu. Adapun metode yang digunakan
untuk menentukan nilai prioritas dalam menyusun tahapan strategi, dengan cara wawancara kepada
responden yang memiliki kewenangan dan berpengaruh terhadap terealisasinya e-government di Pemda
Kab. Garut, menggunakan skala nilai perbandingan berpasangan berdasarkan bobot strategi.
IV. ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisis SWOT
Pada tahapan analisis SWOT, akan dilakukan identifi kasi terhadap kondisi lembaga saat ini
untuk mendisain strategi dalam menerapkan e-government, yang diformulasikan pada faktor internal
(faktor kekuatan dan kelemahan) dan faktor eksternal (faktor peluang dan ancaman) yang dimiliki
oleh Bagian Informatika Sekretariat Daerah Kabupaten Garut.
4.2. Matrik SWOT
Dari hasil analisis SWOT, kemudian dianalisis menggunakan Matrik SWOT untuk di identifi kasi
berbagai faktornya secara sistematis untuk menghasilkan rumusan atau rencana strategi. Analisis ini
didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan Kekuatan (strength) dan Peluang (opportunities),
namun secara bersamaan dapat meminimalkan Kelemahan (weakness) dan Ancaman (threats). Hasil
dari analisis menggunakan Matrik SWOT.
4.3. Gap Analisis
Gap analisis digunakan untuk menyelaraskan apakah RPJMD yang ada di Pemda Kab. Garut
khususnya Bagian Informatika sudah diimplementasikan sesuai dengan target yang ingin dicapai atau
tidak sampai tercapainya visi dan misi. Adapun cara yang akan dilakukan pada penelitian ini adalah
dengan memberikan rangking terlebih dahulu terhadap RPJMD ke dalam beberapa tingkat prioritas
yaitu High (H) dan Low (L) dengan ketentuan rangking pada gap analisis dapat dilihat pada tabel 4.1
dibawah ini :
Tabel 4.1 Rangking pada gap analisisPenjelasan
H (High) Kebutuhan proses yang sangat penting atau
kebutuhan proses yang kritis, tanpa proses ini
organisasi tidak dapat berfungsi.L (Low) Kebutuhan proses yang diinginkan atau kebutuhan
proses yang baik untuk dimiliki dan hanya akan
menambah nilai kecil ke proses bisnis.
Setelah diberikan rangking selanjutnya menentukan level apakah sesuai dengan visi dan misi
atau tidak dengan memberikan kode Sesuai (S) atau Tidak Sesuai (T). Hasil dari gap analisis dapat
dilihat pada tabel 4.2 berikut ini :
Tabel 4.2 Gap Analisis terhadap RPJMD
Program Kerja Sasaran Program Rank Level
1. Perencanaan dan
Pengembangan
Kebijakan
Komunikasi dan
Informasi
Tersedia dan L S
2. Pembinaan dan
Pengembangan
Sumber Daya
Komunikasi dan
Informatika
Tersedianya SDM
berkompetensi
Teknologi
Komunikasi dan
Informatika di
lingkungan aparatur
pelayanan
H S
3. Peningkatan
Pengolahan
Data Elektronik
dan Pelayanan
Informasi
berbasis
teknologi
informasi
Tersedianya
aplikasi pengolah
data elektronik
dan website/ portal
informasi resmi
Pemkab Garut yang
lengkap dan akurat
H S
Tersedianya sarana
pengolah data
elektronik
L S
4. Pengembangan
Infrastruktur
Jaringan
Komunikasi dan
Informatika
Tersedianya akses
jaringan intranet
dan internet
H S
Tersedia dan
terpeliharanya
infrastruktur
pusat pelayananan
jaringan
H S
5. Pemberdayaan
Komunikasi
dan Informatika
untuk
Masyarakat
Terwujudnya
pelayanan dan
Peningkatan
pendayagunaan
Komunikasi
dan Informatika
Masyarakat
H S
6. Fasilitasi,
Koordinasi dan
Pengembangan
Piranti Keras
dan Lunak
Sistem Informasi
Daerah yang
terintegrasi
Tersedianya
aplikasi, konten
dan perangkat
pendukung sistem
informasi daerah
yang operasional
dan terintegrasi
H S
Tersedianya
konten dan aplikasi
subdomain internet
di lingkup Pemkab
Garut
L S
7. Peningkatan
perangkat
Persandian dan
Telekomunikasi
Daerah
Tersedianya
perangkat faksimili
L T
Tersedianya
jaringan telepon
PABX
L T
Tersedianya system
informasi faksimili
L T
8. Peningkatan
SDM
Persandian dan
Telekomunikasi
Tersedianya SDM
Sandi dan
Telekomunikasi
L T
4.4. Strategi Generik
Tahapan selanjutnya adalah melakukan
evaluasi dengan cara mencari strategi
generik atau strategi umum yang mempunyai
keunggulan dan terjamin sesuai dengan
kebijakan yang ada. Adapun untuk mencari
65
strategi generik pada penelitian ini adalah
dengan cara membuat matrik antara Strategi
SO hasil dari Matrik SWOT, dengan sasaran
program dari RPJMD hasil dari gap analisis
yang mempunyai prioritas rangking High
dan level yang Sesuai dengan visi dan misi,
maka di dapat strategi generik seperti pada
tabel 4.3 di bawah ini :
Tabel 4.3 Strategi Generik
4.5 Memetakan Strategi Generik
ke IT BSC
Dari hasil strategi generik yang
didapat pada tabel 4.3 di atas, maka
pada tahapan selanjutnya akan dilakukan
pemetaan terhadap empat perspektif
tanpa menghitung skor yang ada pada IT
Balanced Scorecard, seperti yang terlihat
pada tabel 4.4 di bawah ini. Adapun yang
melandasi penelitian ini menggunakan
pemetaan strategi yang kemudian dibuat
disain hubungan sebab akibat, karena
berdasarkan konsep dari Martinsons yang
menjelaskan bahwa kunci prinsip dari IT
Balanced Scorecard yaitu adanya hubungan
sebab akibat antara satu sasaran strategi
dengan sasaran strategi yang lain, untuk
memastikan bahwa sasaran strategi yang
dipilih tepat dan juga mendukung sasaran,
strategi dan visi misi, yang diharapkan dapat
menggambarkan strategi dimasa datang.
Tabel 4.4 Pemetaan Strategi Terhadap
Empat Perspektif IT BSC
4.6 Menyusun Tahapan Prioritas
Strategi Menggunakan AHP
Dari hasil pemetaan IT Balanced
Scorecard pada tabel 4.4 di atas belum
bisa menentukan tahapan prioritas
strategi, maka pada penelitian ini mencoba
menyusun tahapan prioritas strategi
yang lebih optimal dan tepat, supaya
efektif, efi sien dan transparan di Bagian
Informatika Sekretariat Daerah Kabupaten
Garut untuk merealisasikan e-government,
menggunakan metode Analitycal Hierarchy
Process (AHP) dengan cara membuat bobot
perbandingan dan tingkat kepentingan dari
setiap strategi menggunakan skala nilai
perbandingan berpasangan pada metode
AHP dalam menyusun tahapan prioritas
strateginya. Adapun cara yang digunakan
untuk mengambil skala nilai pada penelitian
ini menggunakan metode wawancara kepada
responden yang memiliki kewenangan
dan berpengaruh terhadap terealisasinya e-
government di Pemda Kab. Garut.
Selanjutnya mencari nilai eigen
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 166
maksimum (λmaks) yang didapat dengan
menjumlahkan hasil perkalian jumlah kolom
dengan vektor eigen. Nilai eigen maksimum
yang diperoleh adalah 7,784.
Selanjutnya menari nilai indek
konsistensi, karena matrik pembobotan pada
penelitian ini berordo 7 yaitu terdiri dari
7 strategi, maka nilai n=7 dan nilai indek
konsistensi (CI) yang diperoleh adalah 0,131.
Untuk n=7, nilai Rasio Indek (RI) dari
tabel Rasio Indek/ tabel Saaty adalah 1,320,
maka Nilai dari konsistensi rasio (CR) yang di
dapat adalah 0,099, karena CR<0,100 berarti
jawaban responden konsisten.
V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan
pembahasan yang telah dilakukan dan
mengacu kepada tujuan penelitian, maka
dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan menggunakan Metode Analisis
SWOT, Matrik SWOT dan Gap Analisis yang
kemudian dibuat menjadi strategi generik dapat
menghasilkan disain strategi yang prioritas
disesuaikan dengan kebijakan-kebijakan yang
ada di Pemda Kab. Garut khususnya Bagian
Informatika.
2. Metode IT Balanced Scorecard dapat
menghasilkan pemetaan strategi tanpa
menghitung skor hanya melihat IT Balanced-nya
saja dan dapat menghasilkan hubungan sebab
akibat dari setiap perspektif berdasarkan konsep
Martinsons bagi Pemda Kab. Garut.
3. Metode AHP dapat memberikan hasil rekomendasi
tahapan prioritas strategi yang optimal supaya
efektif, efi sien dan transparan kepada Pemda Kab.
Garut dalam menentukan dan menyusun rencana
strategi yang akan dilakukan dimasa mendatang
atau menyususn RPJMD untuk merealisasikan e-
government.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan dan analisis
yang telah dilakukan, maka ada beberapa
saran, diantaranya adalah :
1. Dalam mengambil skala nilai perbandingan
berpasangan pada metode AHP harus mencari
responden yang benar-benar paham akan kondisi
dari perusahaan yang akan diteliti. Dan diperlukan
ketelitian dan konsistensi responden. Karena
ketika responden menjawab dan tidak konsisten
harus dilakukan pengambilan data lagi.
2. Untuk penelitian selanjutnya diharapkan dapat
sampai ke implementasi waktu dari tahapan
prioritas strategi yang dihasilkan oleh AHP
dengan cara dibuat berdasarkan hubungan
ketergantungan/ tidak ketergantungan antara
poin usulan strategi dengan poin usulan strategi
yang lainnya.
DAFTAR PUSTAKA� � �Husein Umar. 2003. Strategic Management in
Action. hlm. 31. Jakarta : PT Gramedia Pustaka
Utama.
[2] Hindri Asmoko. “Manajemen Strategis pada
Pemerintah Daerah : Inovasi Menuju gBirokrasi
Profesional”.
[3] Bryson, J. dan W. Roering. 1987. Applying
private-sector strategic management in the
public sector.
[4] Yoki M. dan Falahah. & Galih Irianto S. 2011.
“Penerapan Gap Analysis pada Pengembangan
Sistem Pendukung Keputusan Penilaian Kinerja
Karyawan (Studi Kasus PT.XYZ)”. Bandung :
STMIK AMIK BANDUNG.
[5] Grembergen, Wim Van., & Haes, Steven De.
(2009). Enterprise Governance of Information
Technology, Achieving Strategic Alignment
and Value. New York: Springer.
[6] Keyes, Jessica. .2005. Implementing The
IT Balanced Scorecard: Aligning IT with
Corporate Strategy. Boca Raton – FL: Auerbach
Publication.
[7] LC. Leung, KC. Lam. 2006. Implementing
The Balanced Scorecard Using The Anaytic
Hierarchy Prosess & The Analytic Network
Process, Journal of Operational Research
Society.
67
PEMODELAN ARSITEKTUR EN-
TERPRISE SEKOLAH MENENGAH
PERTAMA NEGERI 1 PARIGI UNTUK
PENERAPAN STANDAR NASIONAL
PENDIDIKAN (SNP)
MENGGUNAKAN TOGAF ADM
9.1
HANI IRMAYANTI57.101.11.070
Universitas Komputer Indonesia
Fakultas Pasca Sarjana, Program Studi
Magister Sistem Infomasi
Jalan Dipatiukur 112-116 Bandung
40132
ABSTRAK
Suatu Organisasi dalam meningkatkan kinerja
dari setiap proses bisnis yang berlangsung
di dalamnya memanfaatkan teknologi
informasi dan sistem informasi. Salah
satunya adalah SMPN 1 Parigi yang dalam
menerapkan Standar Nasional Pendidikan
(SNP) memanfaatkan Teknologi Informasi.
Tetapi di Sekolah ini belum ada sistem
informasi terintegrasi yang dapat digunakan
untuk membantu penerapan SNP.Oleh
karena itu dibutuhkan rancangan arsitektur
enterprise yang digunakan sebagai acuan
pembangunan dan pengembangan sistem
informasi Sekolah.Arsitektur enterprise
merupakan perencanaan, pengklasifi kasian,
pendefi nisian dan rancangan konektifi tas
dari berbagai komponen yang menyusun
suatu enterprise.
Penelitian ini menggunakan Framework
TOGAF (The Open Group Architecture
Framework) ADM(Architecture
Development Method), tahapannya
yaituArchitecture Vision, Business
Architecture, Information System
Architecture, Technology Architecture,
Opportunities and Solution, dan migration
Planning. Beberapa Tools yang digunakan
yaitu Value Chain, Diagram UML dan
BPMN.
Hasil dari penelitian ini adalah adanya
rancangan sistem informasi yang akan
digunakan sebagai pendukung pemenuhan
standar nasional pendidikan di Sekolah dan
Sekolah memiliki Blue Print atau Model
Arsitektur Enterprise yang dapat digunakan
untuk merancang dan mengembangkan
sistem informasi.
Kata Kunci : Arsitektur Enterprise, TOGAF,
ADM, Standar Nasional
Pendidikan, Blue Print.
1. PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang
Suatu Organisasi dalam meningkatkan
kinerja dari setiap proses bisnis yang berlangsung
di dalamnya memanfaatkan teknologi informasi
dan sistem informasi. Untuk mengoptimalkan
semua proses bisnis yang terjadi pada masing-
masing bagian organisasi tersebut dibutuhkan
suatu arsitektur enterprise. Arsitektur enterpriseini
juga digunakan untuk mendukung pengambilan
keputusan dengan membantu mengelola perubahan,
menelusuri dampak perubahan organisasi dan
bisnis terhadap sistem.
Arsitektur enterprise merupakan
perencanaan, pengklasifi kasian, pendefi nisian dan
rancangan konektifi tas dari berbagai komponen
yang menyusun suatu enterpriseyang diwujudkan
dalam bentuk model dan gambar serta memiliki
komponen utama yaitu arsitektur informasi
(data), arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi
(Parizeu, 2002). Untuk mengatur struktur dan
objek yang terkait dengan organisasi dalam
pemodelan arsitektur dibutuhkan suatu framework,
salah satu framework yang bisa digunakan adalah
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 168
TOGAF (The Open Group Architecture Framework)
dan untuk mendapatkan gambaran rinci dalam
menentukan Arsitektur Enterprise maka digunakan
sebuah metode, salah satu metodenya adalah
Architecture Development Method (ADM).
Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Parigi
merupakan institusi yang mengacu kepada Standar
Nasional Pendidikan (SNP) untuk mengelola
Sekolahnya. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor
19 tahun 2005 BAB I Pasal I disebutkan bahwa
Standar Nasional Pendidikan merupakan kriteria
minimal tentang sistem pendidikan diseluruh
wilayah hukum Negara Kesatuan Republik
Indonesia.Penerapan SNP di Sekolah diantaranya
yaitu dalam kegiatan pengembangan Kurikulum
tingkat satuan pendidikan, kegiatan pemetaan
Standar kompetensi lulusan, kegiatan peningkatan
kualitas dan kelengkapan perangkat pembelajaran
seperti silabus, rancangan persiapan pembelajaran
(rpp) dan bahan ajar, selain itu juga dalam kegiatan
peningkatan kualitas dan kelengkapan perangkat
penilaian, kegiatan pemberdayaan kualitas dan
kelengkapan pendidik dan tenaga pendidikan yang
ada di Sekolah, kegiatan perawatan dan penggunaan
sarana yang ada, kegiatan pengelolaan sumber
daya di sekolah dengan melakukan penyusunan,
pelaksanaan, evaluasi program kerja dan pengelolaan
sekolah, yang terakhir yaitu kegiatan pengelolaan
dana yang diterima dan pembiayaan sekolah.Semua
kegiatan itu masih dilakukan tanpa bantuan sistem
informasidan belum adanya integrasi dari semua
kegiatan sehingga masih banyak data yang tercecer
serta sumber daya manusia yang ada juga belum
terbiasa menggunakan teknologi sehingga masih
ada penumpukan tugas dari beberapa pegawai.
Dari permasalahan diatas maka dibutuhkan
pemodelan Arsitektur Enterprise untuk merancang
konektifi tas pengelolaan setiap kegiatan sekolah,
dengan membuat sistem informasi yang terintegrasi
untuk membantu menerapkan SNP, selain itu
juga perlu adanya pelatihan untuk sumber daya
manusia yang ada di sekolah. Pemodelan Arsitektur
Enterprise ini juga dilakukan untuk menyelaraskan
strategi bisnis Sekolah dengan teknologi sehingga
bisa membantu dalam pencapaian SNP.
Berdasarkan uraian diatas maka tesis ini
akan membahas tentang bagaimana Pemodelan
Arsitektur Enterprise Sekolah, untuk menjalankan
setiap proses bisnis yang ada di Sekolah dan
membantu menerapkan SNP, dengan mengambil
judul “Pemodelan Arsitektur Enterprise Sekolah
Menengah Pertama Negeri 1 Parigi untuk Penerapan
Standar Nasional Pendidikan (SNP) menggunakan
TOGAF ADM 9.1”
2.2 Identifi kasi Masalah
Identifi kasi masalah berdasarkan permasalahan
pada latar belakang diatas adalah :
1. Sekolah belum memiliki Sistem Informasi
terintegrasi sebagai pendukung pemenuhan
Standar Nasional Pendidikan.
2. Belum adanya Blue print atau model arsitektur
enterprise yang akan digunakan untuk merancang
dan mengembangkan sistem informasi.
2.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan permasalahan diatas, tujuan dari
penelitian ini adalah :
1. Membuat rancangan sistem informasi terintegrasi
sebagai pendukung pemenuhan standar nasional
pendidikan.
2. Membuat Blue Print atau Pemodelan Arsitektur
Enterprise yang akan digunakan untuk merancang
dan mengembangkan sistem informasi.
2.4 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam penelitian ini adalah
:
1. Pemodelan Arsitektur Enterprise ini
menggunakan TOGAF ADM dan tahapan
yang digunakan adalah Architecture Vision,
Business Architecture, Information System
Architecture, Technology Architecture,
Opportunities and Solution, dan migration
Planning.
2. Pemodelan Arsitektur Enterprise Sekolah ini
mengacu pada 8 Standar Nasional Pendidikan
(SNP) yang terdapat pada PP Nomor 19 tahun
2005.
2. Tinjauan Pustaka
69
1.1 Standar Nasional Pendidikan
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun
2005, Standar Nasional Pendidikan (SNP) adalah
kriteria minimal tentang sistem pendidikan di
seluruh wilayah hukum Negara Kesatuan Republik
Indonesia. Lingkup Standar Nasional Pendidikan
meliputi : Standar Isi, Standar Proses, Standar
Kompetensi Lulusan, Standar Pendidik dan Tenaga
Kependidikan, Standar Sarana dan Prasarana,
Standar pengelolaan, Standar Pembiayaan, Standar
Penilaian Pendidikan.
Uraian setiap standar yang dimaksud adalah
sebagai berikut :
1. Standar Isi adalah ruang lingkup materi dan
tingkat kompetensi yang dituangkan dalam
kriterian tentang kompetensi tamatan,
kompetensi bahan kajian, kompetensi mata
pelajaran, dan silabus pembelajaran yang
harus dipenuhi oleh peserta didik pada
jenjang dan jenis pendidikan tertentu.
2. Standar Proses adalah standar nasional
pendidikan yang berkaitan dengan
pelaksanaan pembelajaran pada satu
satuan pendidikan untuk mencapai standar
kompetensi lulusan.
3. Standar Kompetensi Luusan adalah
kualifi kasi kemampuan lulusan yang
mencakup sikap, pengetahuan dan
keterampilan.
4. Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan
adalah kriteria penddikan prajabatan dan
kelayakan fi sik maupun mental, serta
pendidikan dalam jabatan.
5. Standar Sarana dan prasarana adalah standar
nasional pendidikan yang berkaitan dengan
kriteria minimal tentang ruang belajar,
tempat berolahraga, tempat beribadah,
perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja,
tempat bermain, tempat berkreasi serta
sumber belajar lain yang diperlukan untuk
menunjang proses pembelajaran, termasuk
penggunaan teknologi informasi dan
komunikasi.
6. Standar pengelolaan adalah standar
nasional pendidikan yang berkaitan dengan
perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan
kegiatan pendidikan pada tingkat satuan
pendidikan, kabupaten.kota, provinsi
atau nasional agar tercapai efi siensi dan
efetivitas penyelenggaraan pendidikan.
7. Standar pembiayaan adalah standar yang
mengatur komponen dan besarnya biaya
operasi satuan pendidikan yang berlaku
selama satu tahun.
8. Standar penilaian pendidikan adalah
standar nasional pendidikan yang berkaitan
dengan mekanisme prosedur dan instrumen
penilaian hasil belajar peserta didik.
1.1 Arsitektur Enterprise
Arsitektur enterprise merupakan satu set
spesifi kasi model bisnis dan TI yang merefl eksikan
integrasi enterprise dan kebutuhan standarisasi.
Arsitektur enterprise mendefi nisikan konteks
integrasi bisnis data, proses, organisasi, teknologi
dan menyelaraskan sumberdaya enterprise dengan
tujuan enterprise. Arsitektur enterprise meliputi
arsitektur bisnis dan arsitektur sistem informasi.
Arsitektur enterprise menyediakan
pendekatan sistematis untuk mengelola aset sistem
dan informasi serta mengarahkan kebutuhan
strategis bisnis. Arsitektur enterprise mendukung
pengambilan keputusan strategis dengan
membantu mengelola perubahan, menelusuri
dampak perubahan organisasi dan bisnis terhadap
sistem.
Arsitektur Enterprise mencakup beberapa
model yang berkaitan :
1. Arsitektur Bisnis
Mendefi nisikan proses bisnis
2. Arsitektur Data/ Informasi
mendefi nisikan struktur informasi yang
penting bagi organisasi dalam menjalankan
proses bisnis berupa entitas data dan
hubungan antar entitas.
3. Arsitektur Aplikasi
Mendefi nisikan jenis-jenis aplikasi utama
yang dibutuhkan untuk mengelola data dan
informasi untuk mendukung fungsi bisnis
enterprise.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 170
4. Arsitektur Teknologi
Mendefi nisikan platform teknologi untuk
mengelola data dan menyediakan informasi
pendukung fungsi bisnis.
Arsitektur Enterprise merupakan
pengetahuan khusus tentang aset yang
memberikan beberapa keuntungan.
Arsitektur enterprise merupakan tool
untuk perencanaan, tata kelola TI dan
manajemen portofolio.
1.1 The Open Group Architecture Framework
(TOGAF)
The Open Group Architecture Framework
(TOGAF) adalah sebuah framework yang
dikembangkan oleh The Open Group’s Architecture
Framework pada tahun 1995. Awalnya TOGAF
digunakan oleh Departemen Pertahanan Amerika
Serikat namun pada perkembangannya TOGAF
banyak digunakan pada berbagai bidang seperti
perbankan, industri manufaktur dan juga pendidikan.
TOGAF ini digunakan untuk mengembangkan
enterprise architecture, dimana terdapat metode dan
tools yang detail untuk mengimplementasikannya,
hal ini lah yang membedakan dengan framework
enterprise architecture lainnya misalnya Zachman.
Salah satu kelebihan menggunakan framework
TOGAF ini adalah karena sifatnya yang fl eksibel
dan bersifat open source.
TOGAF memndang enterprise architecture
ke dalam empat kategori, yaitu :
5. Business Architecture
Mendeskripsikan tentang bagaimana proses
bisnis untuk mencapai tujuan organisasi
6. Application Architecture
Merupakan pendeskripsian bagaimana
aplikasi tertentu didesain dan bagaimana
interaksinya dengan aplikasi lainnya.
7. Data Architecture
Penggambaran bagaimana penyimpanan,
pengelolaan dan pengaksesan data pada
perusahaan.
8. Technology Architecture
Gambaran mengenai infrastruktur hardware
dan software yang mendukung aplikasi dan
bagaimana interaksinya.
TOGAF secara umum memiliki struktur dan
komponen sebagai berikut :
9. Architecture Development Method (ADM)
Merupakan bagian utama dari TOGAF yang
memberikan gambaran rinci bagaimana
menentukan sebuah enterprise architecture
secara spesifi k berdasarkan kebutuhan
bisnisnya.
10. Foundation Arhitecture (Enterprise
Continuum)
Merupakan sebuah “framework within a
framework” dimana didalamanya tersedia
gambaran hubungan untuk pengumpulan
arsitektur yang relevan, juga menyediakan
bantuan petunjuk pada saat terjadinya
perpindahan abstraksi level yang berbeda.
Foundation Architecture dapat dikumpulkan
melalui ADM. Terdapat tiga bagian pada
Foundation Architecture yaitu Technical
Reference Model, Standar Information dan
Building Block Information Base.
11. Resource Base
Pada bagian ini terdapat informasi mengenai
guidlines, templates, checklist, latar belakang
informasi dan detil material pendukung yang
membantu arsitek didalam penggunaan
ADM.
1.1 Architecture Development Method (ADM)
Architecture Development Method (ADM)
merupakan metode lojik dari TOGAF yang terdiri
dari 8 fase utama untuk pengembangan dan
pemeliharaan Technical Architecture dari organisasi.
ADM membentuk sebuah siklus yang relatif untuk
keseluruhan proses, antar fase dan dalam tiap
fase dimana pada setiap iterasi keputusan baru
harus diambil. Keputusan tersebut dimaksudkan
untuk menentukan luas cakupan enterprise, level
kerincian, target waktu yang ingin dicapai dan
aset arsitektural yang akan digali dalam enterprise
continuum. ADM merupakan metode yang umum
sehingga jika diperlukan pada prakteknya ADM
dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifi k
tertentu, misalnya digabungkan dengan framework
yang lain sehingga ADM menghasilkan arsitektur
yang spesifi k terhadap organisasi.
71
Gambar 1 TOGAF ADM
12. Metodologi Penelitian
3.1 Kerangka Penelitian� � � � �� � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � �� � � � � � �� � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � �� � � � � � � �� � � � � �Gambar 2 Kerangka Penelitian
3.2 Prosedur Penelitian
Penelitian ini dilakukan di SMP Negeri
1 Parigi dengan tujuan untuk mengumpulkan
data yang terkait dengan perancangan arsitektur
enterprise dengan TOGAF ADM. Adapun langkah-
langkah yang digunakan dalam melakukan
penelitian adalah sebagai berikut:
3.2.1 Studi Pustaka
Tahapan ini dilakukan untuk mencari uraian
mengenai teori-teori, temuan dan bahan penelitian
lainnya sebagai acuan untuk dijadikan landasan
teori dalam kegiatan penelitian yaitu dengan
melakukan studi terhadap literatur-literatur berupa
buku, jurnal dan informasi dari Internet dan lain-
lain.
3.2.2 Pengumpulan Data
Tahapan ini dilakukan untuk mengetahui
kondisi perusahaan saat ini, yaitu dengan cara:
13. ObservasiMerupakan metode pengumpulan data
dengan cara pengamatan atau peninjauan
langsung terhadap obyek penelitian, yaitu
mengumpulkan,menelaah, dan mengemati
setiap aktivitas beserta data administrasi
Sekolah berkaitan dengan 6 tahapan kerangka
TOGAF ADM dan Standar Nasional
Pendidikan.
14. WawancaraMetode wawancara bertujuan untuk
mengetahui informasi mengenai kebutuhan
Sekolah untuk penerapan Standar Nasional
Pendidikan, metode ini dilakukan dengan
cara mewawancarai pihak-pihak terkait yaitu
Kepala Sekolah, Staff Tata Usaha (TU),
pengelola teknologi informasi.
3.3 Fase Preliminary : Framework and
Pricnciples
Tahapan ini merupakan tahap persiapan
dan permulaan untuk mendefi nisikan kerangka
dan prinsip yang bertujuan untuk mengkonfi rmasi
komitmen dari manajemen, penentuan kerangka
kerja dan rincian metodologi yang akan digunakan
pada perancangan enterprise arsitektur.
Adapun tahapan yang dilakukan di dalam
fase ini adalah sebagai berikut:
15. Penentuan lingkup arsitektur enterprise
yang digambarkan melalui value chain.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 172
16. Identifi kasi stakeholder yang terlibat
berdasarkan aktifi tas value chain.
17. Identifi kasi prinsip arsitektur yang
digunakan di dalam perusahaan.
18. Penentuan framework. Pada penelitian
ini framework yang digunakan adalah
TOGAF ADM.
19. Penentuan tools yang akan digunakan.
Tools yang akan digunakan adalah value
chain, BPMN, dan diagram UML.
3.3 Architecture Vision (Visi Arsitektur Sistem
Informasi)
Tahapan ini membahas mengenai visi, dan
hasil akhir yang ingin dicapai dari perancangan
enterprise arsitektur.
Hasil dari skenario bisnis adalah solusi dari
masalah yang ada dan digunakan sebagai target.
Solusi dari masalah tersebut harus memenuhi
prinsip arsitektur yang ditetapkan pada langkah
sebelumnya.
3.4 Business Architecture (Perancangan
Arsitektur Bisnis)
Tahapan ini dilakukanan alisis terhadap
proses bisnis yang sedang berjalan saat ini.
Langkah-langkah yang dilakukan meliputi :
20. Melakukan analisis terhadap proses
bisnis saat ini.
21. Menentukan target arsitektur bisnis
yang mendukung visi arsitektur.
22. Melakukan Analisis Kesenjangan
(GapAnalysis) terhadap proses bisnis.
Analisis kesenjangan dilakukan terhadap
kesenjangan bisnis, data, aplikasi dan
teknologi.
23. Menentukan solusi prioritas aktifi tas
yang harus dilakukan.
3.3 Information System Architecture (Arsitektur
Sistem Informasi)
Tahapan ini dilakukan pemodelan terhadap
arsitektur sistem informasi yang meliputi
pemodelan Arsitektur Data (DataArchitecture)
dan pemodelan Arsitektur Aplikasi(Architecture
Application).
Adapun langkah-langkah yang dilakukan
adalah sebagi berikut:
24. Identifi kasi data dan aplikasi saat ini.
25. Identifi kasi data dan aplikasi yang
dibutuhkan dan digunakan sebagai target
arsitektur sistem informasi.
26. Analisis gap antara kondisi data dan
aplikasi saat ini dan target yang diharapkan.
27. Mengajukan usulan arsitektur data dan
aplikasi dengan menggunakan class diagram
yang dilengkapi dengan kandidat data dan
aplikasi yang akan digunakan.
3.3 Technology Architecture (Arsitektur
Teknologi)Tahapan ini dilakukan perancangan terhadap
arsitektur teknologi yang akan mendukung arsitektur
sistem informasi penjadwalan meliputi perangkat
keras dan perangkat lunak.
Langkah-langkah yang dilakukan pada
tahapan ini adalah sebagai berikut:
28. Membuat analisis kesenjangan kondisi
teknologi saat ini dan kondisi teknologi yang
menjadi target.
2. Identifi kasi kebutuhan teknologi sesuai
dengan kebutuhan aplikasi.
3. Usulan perancangan teknologi basis data
yang akan digunakan.
4. Usulan perancangan infrastruktur dan
jaringan komputer.
8.8 Opportunities and Solutions (Peluang dan
Solusi)
Tahapan ini menekankan pada manfaat yang
diperoleh dari perancangan arsitektur enterprise.
Adapun tahapan yang akan dilakukan pada fase ini
adalah sebagai berikut:
29. Identifi kasi kemungkinan peluang yang
muncul dan dapat diraih dari oleh pihak
perusahaan.
30. Menggabungkan dan mengulas hasil
analisis kesenjangan dan solusi dari arsitektur
bisnis, sistem informasi, dan teknologi.
73
3.9 MigrationPlanning (Perencanaan
Migrasi)Tahapan ini merencanakan proses peralihan
dari sistem yang lama ke sistem yang baru agar
penerepan sistem informasi yang dibangun menjadi
terarah dan berjalan dengan baik. Proses migrasi
ini meliputi penentuan prioritas proyek, penentuan
sumber daya, dan langkah yang ditempuh untuk
meminimalisir resiko akibat terjadinya perubahan.
4. Analisis dan Hasil Penelitian
4.1 Fase Awal
Pada tahapan ini dilakukan penentuan ruang
lingkup Arsitektur Enterprise yang digambarkan
melalui value chain, mengidentifi kasi Stakeholder,
mengidentifi kasi prinsip arsitektur, menentukan
framework yaitu TOGAF ADM, dan menentukan
Tools yang digunakan.
1.1 1.1. 4.1.1 Identifi kasi ruang
lingkup arsitektur enterprise
Identifi kasi ruang lingkup arsitektur
enterprise di SMPN 1 Parigi dilakukan untuk
memahami fungsi utama yang terkait dengan unit
organisasi dengan menggunakan value chain.
Memiliki aktifi tas utama dan aktifi tas pendukung.
Aktifi tas tersebut mendefi nisikan area bisnis yang
digambarkan dalam Value chain yang bisa dilihat
pada gambar dibawah ini :
4.1.2 Prinsip Arsitektur
� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � �
Prinsip Enerprise architecture yang dapat
digunakan pada tahap pengembangan awal
Enterprise Architecture adalah prinsip yang
bersifat umum namun memiliki hubungan dengan
enterprise yang dikembangkan. Prinsip yang
dimaksud adalah sebagai berikut :
31. Pelatihan terhadap sumber daya sehingga
bisa menjalankan proses bisnis lebih
efektif dan efi sien dengan sumber daya
terlatih.
32. Pengarsipan data secara digital dengan
basis data.
33. Penggunaan Bersama (Resource Sharing)
semua sistem.
34. Penggunaan Otoritas dalam mengakses
data.
35. Pengelolaan teknologi untuk menjalankan
sistem yang akan dibangun.
4.2 Fase A : Visi ArsitekturTahapan ini membahas mengenai visi dan
hasil akhir yang ingin dicapai dari pemodelan
enterprise arsitektur.
4.2.1 Analisis PermasalahanAda beberapa permasalahan yang terjadi di
Sekolah. Kegiatan analisis dilakukan berdasarkan
masalah yang terjadi di Sekolah agar didapatkan
solusi yang dijadikan visi dalam pembangunan
arsitektur. Hasil dari analisisnya adalah :
Tabel 1 Masalah dan Solusi
No Deskripsi1 Masalah Masih banyak Sumber Daya
Manusia di Sekolah yang
belum bisa menggunakan
komputer, sehingga proses
bisnis tidak bisa dijalankan
dengan efektif dan efi sien.Solusi Melaksanakan Pelatihan
terhadap sumber daya
sehingga bisa menjalankan
proses bisnis lebih efektif dan
efi sien dengan sumber daya
terlatih.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 174
2 Masalah Dokumen masih banyak yang
tersimpan di dalam arsip dan
ada yang sudah tersimpan di
dalam komputer tapi belum
terorganisir dengan baik,
sehingga proses pencarian
data cenderung lama karena
kesulitan menemukan data.Solusi Pengarsipan / Penyimpanan
data secara digital dengan
basis data.3 Masalah Belum adanya Sistem
Informasi yang terintegrasi
untuk menjalankan proses
bisnis Sekolah, sehingga
banyak redundansi data dan
data tercecer dimana saja.Solusi Membuat Sistem yang bisa
digunakan secara bersama
(Resource Sharing) atau sistem
yang saling terintegrasi.4 Masalah Banyak data yang hilang
dan dimanipulasi tanpa
sepengetahuan pengelola data
tersebut, karena tidak adanya
pembatasan dalam mengakses
data dan komputer.Solusi Dibuatkan otoritas dalam
mengakses data di dalam
Sistem yang akan dibuat, juga
menggunakan otoritas dalam
mengakses sebuah komputer.5 Masalah Teknologi yang sudah ada
di Sekolah sekarang belum
dimanfaatkan dengan baik.Solusi Memelihara dan
memanfaatkan teknologi
yang ada juga meningkatkan
teknologi yang ada di Sekolah
untuk menjalankan Sistem
yang akan dibangun.
4.2.2 Tujuan Bisnis (Business Goal)
Untuk mencapai solusi-solusi diatas maka
pemodelan ini memiliki tujuan untuk membuat
model Arsitektur enterprise yang didalamnya
terdapat Sistem Informasi yang terintegrasi yang
dapat membantu Sekolah sehingga bisa tercapainya
Visi Sekolah dan Standar Nasional Pendidikan
(SNP).
4.2.3 Sasaran Bisnis
Sasaran bisnis pemodelan arsitektur Sekolah
ini adalah meningkatkan kinerja proses bisnis SMP
Negeri 1 Parigi untuk mencapai Visi Sekolah dan
Standar Nasional Pendidikan (SNP).
4.3 Fase B : Arsitektur Bisnis
Pada tahapan ini dilakukan perancangan
arsitektur terhadap proses-proses bisnis yang terkait
langsung dengan penerapan Standar Nasional
Pendidikan (SNP). Tahapannya meliputi Analisis
Kesenjangan (Gap Analysis) pada proses bisnis dan
usulan perancangan proses bisnis.
� ����� ����� ���������� �� � ��� �� �� �� ��� ������ ��� � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ! � � � � � " # $ # � � � % � � � � �& � � � � ' � ! � � $ � % � $ # �% � ! � � # � � �� � � � � ( � � � � � & � � � � % � � � ) ! � * + � $ � !& � � � �� � � � # , # , � � + � $ � !& � � � � ' � ! � � $ � % � $ # � - � ( � � � & ! � � �! # ! # $ � � � � �Gambar 4
BPMN Proses Bisnis PPDB
./012345627892:0;49 <2947=0/272 >09572?@2A426 = B149 B7 B;C B1 BD0301E2F4:49<274=0723G H I J K L K I M IN M O H I P H Q R S M P H T U S G H I J K L K I M I V M P W M OG H O M X M Q M IG H I Y H T Z M I Y M IN [ \ GG H O M S L M I M M IN H Y U M ] M I ^ H O M X M Q_ H I Y M X M Q G H O M S L M I M M I ` X U M IG H O M S L M I M M IG H I U O M U M I G H O M a b Q M IR S M P H T U S
Gambar 5 BPMN Proses Bisnis Kegiatan Belajar
Mengajar
c de dfghgic dhdjk glmnmo c gimkm gc dhdjk glmnmo p q r q s t u t r v w t x t sy q z { z { | t r p q } ~ { t s t r � � t � t �p q r q x � } t t r � � t � t � p q r � q z � z t t r � z { } r �Gambar 6 BPMN Proses Bisnis Pengelolaan Alumni
4.3.1 Analisis Kesenjangan (Gap Analysis)
Arsitektur Bisnis secara umum
Tabel 2 Gap Analysis Arsitektur Bisnis
75
NoUsulan
Solusi
Target
Arsitektur
Bisnis Masa
Depan1 Dalam - - Memiliki
aplikasi-
aplikasi yang
membantu
proses bisnis
- Memiliki
rancangan
Arsitektur TI2 Belum
Memiliki
Standar
Merancang
Standar
operasional
Prosedur
dalam
pengelolaan
TI
Memiliki
Standar
Operasional
Prosedur dan
memantau
setiap perubahan
prosedur kerja
pengelolaan TI
4.4 Fase C : Arsitektur Sistem Informasi
Pada tahapan ini dilakukan
perancangan arsitektur Sekolah dengan
membagi menjadi dua tahapan utama
yaitu perancangan Arsitektur Data dan
Perancangan Arsitektur Aplikasi.
4.4.1 Usulan Perancangan Arsitektur Data
Pada tahapan ini dilakukan penetapan target
arsitektur data yaitu mendefi nisikan kelas data
yang akan digunakan pada arsitektur aplikasi.
4.4.2 Usulan Perancangan Arsitektur
Aplikasi
Pada tahapan ini dilakukan
pembuatan arsitektur aplikasi untuk
mendefi nisikan aplikasi-aplikasi utama
yang diperlukan untuk manajemen
sekolah dan kegiatan belajar-mengajar.
Aplikasi-aplikasi ini ada hubungannya
dengan proses bisnis yang sudah
dianalisa.
Tabel 3 Solusi Aplikasi
No
ID
Fungsi
Bisnis
Solusi Aplikasi
1 PPDB 1.1 Aplikasi Pendaftaran
1.2 Aplikasi Pengolahan Ujian
Masuk
2 OA 2.1 Aplikasi Penjadwalan
2.2 Aplikasi Belajar Online
2.3 Aplikasi Ujian
2.4 Aplikasi Pelaporan Akademik3 PPD 3.1 Aplikasi Pembuatan Ijazah
3.2 Aplikasi Pengolahan
Kelulusan4 MKU 4.1 Aplikasi Perhitungan Biaya
Operasional Sekolah
4.2 Apliaksi Perhitungan Gaji5 PTI 5.1 Aplikasi Administrasi
Laboratorium6 MKP 6.1 Aplikasi Absensi
6.2 Aplikasi Peangarsipan data
kepegawaian7 MSP 7.1 Aplikasi pengelolaan inventaris
Sekolah
4.5 Fase D : Arsitektur Teknologi
Membangun arsitektur enterprise tidak akan
terlepas dari teknologi yang diinginkan dan
yang akan digunakan. Dalam tahapan ini juga
mempertimbangkan alternatif-alternatif yang
diperlukan dalam pemilihan teknologi.
4.5.1 Analisis Kesenjangan (Gap Anaysis)
Arsitektur Teknologi
Tabel 4 Gap Analysis Arsitektur Teknologi
Arsitektur
Teknologi
saat ini
Usulan Solusi
Target
arsitektur
teknologi
masa depanJaringan
menggunakan
speedy dengan
kapasitas 2
Mbps
Tingkatkan
kapasitas
jaringan
menjadi
minimal 3
Mbps
Kapasitas
dan
kecepatan
akses
meningkat
Banyak Mengupgrade Tidak Ada
server
yang akan
digunakan
untuk
mendukung
Menyediakan
server.
Memiliki
Server
dengan
kapasitas
yang
memadai
dan kualitas
yang handal
untuk
mendukung
4.5.2 Usulan Perancangan Teknologi Database
Untuk tahapan awal Database Management System
(DBMS) di lingkungan SMP Negeri 1 Parigi akan
menggunakan MySQL.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 176
1. 2. 3. 4. 4.1. 4.2.
4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7.
4.7.1. 4.7.2. 4.7.3. 4.5.3 Usulan
Perancangan Teknologi Software
Berikut ini merupakan usulan perancangan teknologi
software untuk SMP Negeri 1 Parigi :
Tabel 5 Usulan Teknologi Software
Teknologi
Software
Sekarang
Teknologi
Software Usulan
Server - Linux Ubuntu
Operating
System (OS)
Windows XP Windows 7
Offi ce
Software
Microsoft Offi ce
2003
Microsoft Offi ce
2010Aplikasi
WEB
- PHP
DBMS - MySQLBrowser Internet
Explorer
Mozilla
Google Chrome
Internet
Explorer
Mozilla
Google Chrome
4.5.4 Usulan Perancangan Kebutuhan
Teknologi Komputer
Berikut ini merupakan spesifi kasi komputer
yang diusulkan untuk digunakan di SMP
Negeri 1 Parigi:
Tabel 6 Spesifi kasi Komputer yang diusulkan
-
4.5.5 Usulan Perancangan Jaringan
Komputer
Arsitektur yang akan digambarkan merupakan
arsitektur usulan untuk memperbaiki ataupun
menambah kemampuan dukungan aplikasi.
Dibawah ini merupakan perancangan usulan
arsitektur jaringan komputer di SMP Negeri
1 Parigi :
Speedy
A D S L
P roxy S erve r
D a tabase se rve r
R uang IC T
Lab K om pute r
S erve r Lab
repea te r
Access Point Outdoor
ke las Lan ta i 1
K e las Lan ta i 2
R uang Guru
R uang T U
R uang K epsek
R uang P erpustakaan
repea te r
repea te r
Gambar 7 Usulan Arsitektur Jaringan SMP Negeri
1 Parigi
4.6 Fase E : Peluang dan Solusi
Pada tahapan ini dilakukan perancangan
arsitektur bisnis, perancangan arsitektur
Sistem Informasi dan Perancangan Arsitektur
teknologi yang sudah diusulkan pada
tahapan kerangka kerja sebelunya, kemudian
dilanjutkan dengan mengusulkan solusi.
4.6.1 Analisis Kesenjangan (Gap Analysis)
Dari hasil penelitian pada setiap proses bisnis
yang berhubungan dengan SNP yang ada di
SMP Negeri 1 Parigi ditemukan Gap Analysis
sebagai berikut :
1. Belum ada SI dan TI yang ada belum
dimanfaatkan secara optimal
2. Tidak Ada server yang akan digunakan untuk
mendukung pengembangan sistem.
3. Belum ada database yang digunakan untuk
mengelola dan menyimpan data manajemen
Sekolah.
4. Hardware&Software masih ada yang kurang
memadai.
5. Jaringan menggunakan speedy dengan
kapasitas 2 Mbps
6. Jaringan Komputer belum merata
4.6.2 Usulan Solusi1. 2. 3. 4. 4.1. 4.2.
77
4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8.
4.8.1. Usulan Solusi dari Gap Analysis diatas
adalah sebagai berikut :
1. Merancang sistem yang terintegrasi untuk
mendukung pemanfaatn SI dan TI.
2. MenyediakanServer dengan kapasitas
yang memadai dan kualitas yang handal
untuk mendukung pengembangan sistem
3. Merancang Database untuk pengelolaan
manajemen Sekolah
4. Upgrade Hardware&Software yang ada
di Sekolah.
5. Menambah kapasitas Jaringan minimal 3
Mbps
6. Memperluas area jangkauan jaringan.
4.6.3 Peluang
Peluang yang didapatkan dari pemodelan
arsitektur enterprise ini adalah kemudahan dalam
pengelolaan Sekolah dengan terbentuknya sistem
informasi yang terintegrasi juga teknologi yang ada
dikembangkan dan dimanfaatkan secara optimal.
Hal ini bisa membantu pihak Sekolah untuk
mencapai visi dan misi Sekolah juga membantu
penerapan Standar Nasional Pendidikan (SNP).
7.7 Fase F : Perencanaan Migrasi
Langkah-langkah yang akan dilakukan pada
tahapan ini berdasarkan Analisis Kesenjangan dan
Usulan Solusi adalah sebagai berikut :
Tabel 7 Perencanaan Migrasi
Analisis
Kesenjangan
Solusi Perencanaan
MigrasiBelum ada SI
dan TI yang
ada belum
dimanfaatkan
secara optimal
Merancang
sistem yang
terintegrasi
untuk
mendukung
pemanfaatn SI
dan TI.
Membangun
Sistem yang
terintegrasi
Belum Ada
server yang akan
digunakan untuk
mendukung
pengembangan
sistem.
Melakukan
Konfi gurasi
Server
Belum ada
database yang
digunakan untuk
mengelola dan
menyimpan
data manajemen
Sekolah.
Merancang
Database untuk
pengelolaan
manajemen
Sekolah
Melakukan
Perancangan
Database.
Upgrade • Upgrade
Software.
• Upgrade
Hardware.Jaringan
menggunakan
speedy dengan
kapasitas 2
Mbps
Menambah
kapasitas
Jaringan
minimal 3 Mbps
menambah
kapasitas
jaringan.
Jaringan
Komputer
belum merata
Memperluas
area jangkauan
jaringan.
Memperluas
area jaringan
5. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
Setelah melakukan penelitian di Sekolah Menengah
Pertama Negeri 1 Parigi maka didapat beberapa
permasalahan yang sudah diuraikan di BAB I.
Kesimpulan dari penelitian ini adalah :
1. Sekolah memiliki rancangan sistem
informasi yang akan digunakan sebagai
pendukung pemenuhan standar nasional
pendidikan.
2. Sekolah memiliki Blue Print atau Model
Arsitektur Enterprise yang akan digunakan
untuk merancang dan mengembangkan
sistem informasi.
5.2 Saran
Berikut beberapa saran yang disampaikan untuk
mengembangkan arsitektur enterprise Sekolah
Menengah Pertama Negeri 1 Parigi :
1. Untuk mendapatkan model yang lebih rinci dan
lengkap perlu dilakukan penelitian lebih lanjut,
dengan tahapan yang lebih lengkap, berhubung
penelitian ini hanya sampai migration
planning.
2. Pengembangan dan Maintanance harus
dilaksanakan secara bertahap sesuai dengan
tahapan implementasi yang telah disusun.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 178
6. Daftar Pustaka
1. Cakrayana, Iwan. 2011. Perancangan
Enterprise Architecture Menggunakan
TOGAF ADM untuk penerapan Standar
Nasional Pendidikan di Sekolah Menengah
Atas. TESIS IPB. Bogor
2. Cherlylie Rendy. 2013. Perencanaan
Arsitektur Bisnis Bidang Pertanian dan
Kehutanan di Dinas Pertanian Kota
Surabaya. (online), (http://www.depsi.fst.
unair.ac.id, diakses 20 Agustus 2013)
3. Inatun Yustrilia dkk. 2013. Perencanaan
Arsitektur Enterprise Proses Bisnis di
Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas
Kedokteran Universitas Airlangga. (Online),
(http://www.depsi.fst.unair.ac.id, diakses 20
Agustus 2013)
4. Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain
Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta
5. Nurma Harumiaty dkk. 2013. Perencanaan
Arsitektur Teknologi Informasi Studi Kasus
pada Perpustakaan Universitas Airlangga.
(online), (http://www.depsi.fst.unair.ac.id,
diakses 20 Agustus 2013)
6. Republik Indonesia. 2005. Peraturan
Pemerintah Nomor 19 tentang Standar
Nasional Pendidikan. Jakarta
7. Somantri, Kurnia Trisna. 2011. Pemodelan
Arsitektur Enterprise dengan TOGAF
ADM pada Rintisan Sekolah Bertaraf
Internasional SDN Galunggung Kota
Tasikmalaya. TESIS IPB. Bogor.
79
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DALAM USULAN REN-
CANA PEMBANGUNAN JANGKA MENENGAH DAERAH DI BADAN PER-
ENCANAAN DAN PEMBANGUNAN (BAPPEDA) KABUPATEN SUBANG
DEDENG HIRAWAN1, ANA HADIANA2
1Jurusan Sistem Informasi UNIKOM
Jl. Dipatiukur No 112-114, Bandung INDONESIA2 Pusat Peneliti Informatika LIPI
Jl. Sangkuriang No. 21, Bandung
Intisari— Pelaksanaan program e-government yang dicanangkan pemerintah pusat merupakan salah satu faktor penting
dalam terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Hal ini bisa terwujud jika dalam pelaksanaannya
mengacu pada tata kelola sistem dan teknologi informasi (IS/IT governance) yang baik pula. Mulai dari tahap perencanaan
(planning), pelaksanaan (implementation), hingga pengawasan (monitoring). Maka dari itu, pemerintah daerah dalam hal
ini pemerintah Kabupaten Subang perlu mencantumkan perencanaan sistem informasi dalam rencana pembangunan baik
jangka menengah ataupun jangka panjang .
Keywords— e-governmnet, PEST analyst, CobiT, RPJMD .
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 180
I. PENDAHULUAN
Pada awal tahun 2000 pemerintah Indonesia
sudah mulai mencanangkan program
pemerintahan berbasis elektronik atau sering
disebut (e-government). Akan tetapi
dalam penerapannya dinilai masih perlu banyak
pembenahan terhadap kekurangan-kekurangan
yang terjadi dilapangan. Hal ini tidak terlepas
pula dari belum meratanya pembangunan di
seluruh wilayah Indonesia, bahkan kita bisa
lihat pula kesenjangan yang sangat jauh antara
pembangunan infrastruktur di Indonesia bagian
barat dan Indonesia bagian timur.
Dalam melaksanakan program e-government
tersebut, pemerintah Kabupaten Subang sebagai
salah satu pemerintahan otonomi daerah di
Jawa Barat memiliki berbagai hambatan. Salah
satu hambatan yang ada dalam melaksanaan
program e-government diantaranya yaitu adanya
anggapan bahwa pelaksanaan program tersebut
dapat menggantikan sistem yang sudah ada.
Hal ini yang perlu diluruskan kepada semua
unsur pelaksana pemerintahan bahwa program
e-government bukan sebagai pengganti sistem
yang sudah ada, akan tetapi diposisikan sebagai
pendukung (support) dalam menjalankan
pemerintahan di lingkungan Kabupaten
Subang.
Selain hal di atas, hambatan lain dalam
penerapan e-government di Kabupaten Subang
yaitu pengembangan sistem informasi sebagai
salah satu bagian dari program e-government
belum termuat dalam Rencana Pembangunan
Jangka Menengah Daerah (RPJMD).
Sebagaimana kita ketahui, bahwa RPJMD
merupakan dasar dari setiap pelaksanaan
pembangunan pemerintah daerah dalam
jangka waktu lima tahun. Perumusan rencana
pembangunan tersebut dibuat oleh Badan
Perencana Pembangunan Daerah (Bappeda)
sebagai instansi yang bertugas dalam merancang
berbagai perencanaan pembangunan di semua
bidang dan diharapkan dapat memberikan
sebuah konsep baik mulai dari tahap perencanaan
(planning), pelaksanaan (implementation)
hingga pengawasan (monitoring).
Diharapkan dari penelitian ini dapat memberikan
masukan kepada Badan Perencanaan dan
Pengembangan Daerah (Bappeda) Kabupaten
Subang dalam membuat perencanaan strategis
sistem informasi yang dapat diusulkan pada
Rencana Pembangunan Jangka Menengah
Daerah (RPJMD) tahun 2014-2019.
II. TINJAUAN PUSTAKA
Di dalam penelitian ini tools yang digunakan
adalah CobiT 4.1 sebagai alat untuk menganalisis
sistem yang berjalan serta mengukur kedalaman
penerapan dari rencana strategis yang sudah
dilaksanakan sebelumnya.
CobiT merupakan kepanjangan dari Control
Objectives for Information and related
Technology. CobiT merupakan sebuah model
yang di desain untuk mengontrol fungsi
Teknologi Informasi. Nama dari produk
tersebut merupakan berlatar belakang dari
kegiatan audit. Model ini pertama kali dibangun
oleh Information Systems Audit and Control
Foundation (ISACF), yang merupakan sebuah
institusi penelitian dari Information Systems
Audit and Control Association (ISACA). (Brand,
Koend & Boonen, Harry.2004).� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
81
� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � ! " # $ % & ' ( ) * +A. Penjelasan Plan and Organize (PO)
Domain ini mencakup tentang strategi dan
taktik serta berfokus terhadap identifi kasi
dari langkah teknologi informasi yang bisa
memberikan kontribusi untuk mencapai
tujuan perusahaan. Realisasi dari visi sebuah
strategi sebelumnya harus direncanakan
dikomunikasikan serta diatur, kemudian
perbedaan dari sudut pandang dipergunakan
sebagai masukan agar menghasilkan sebuah
organisasi yang tepat dan menempatkan
infrastuktur teknologi pada tempat yang
seharusnya juga. Adapun penerapan CobiT
dalam penelitian ini fokus pada tiga hal sesuai
dengan yang tercantum struk CobiT itu sendiri
antara lain IT governance, IT resource, dan
information quality criteria. [6]
B. PEST Analyst
PEST biasanya terkait dengan pengaruh
lingkungan pada suatu bisnis. Analisis
PEST merupakan suatu cara atau alat yang
bermanfaat untuk meringkas lingkungan
eksternal dalam operasi bisnis. PEST
harus ditindaklanjuti dengan pertimbangan
bagaimana bisnis harus menghadapi
pengaruh dari lingkungan politik, ekonomi,
sosial, dan teknologi. [7]
1) Faktor Politik: Dalam hal ini yang menjadi
faktor politik termasuk peraturan pemerintah
seperti aturan kerja karyawan, peraturan
lingkungan serta kebijakan pajak. Faktor lain
dalam politik seperti regulasi pembatasan aturan
perdagangan hingga stabilitas politik. [7]
2) Faktor Ekonomi: Faktor ekonomi
dipengaruhi oleh biaya yang menjadi modal
serta sumber kekuatan utama dalam sebuah
organisasi. Termasuk di dalamnya seperti
pertumbuhan ekonomi, infl asi serta nilai tukar
mata uang. [7]
3) Faktor Sosial: Faktor ini berdampak pada
kebutuhan serta potensi dari customer dalam
hal ini kaitannya dengan masyarakat yang
menjadikan sebuah organisasi menyediakan
layanan yang baik (good service). [7]
4) Faktor Ekonomi: Faktor teknologi
mempengaruhi banyak hal diantaranya membuat
sebuah keputusan, inovasi dari sebuah investasi
seperti proses otomatisasi di setiap bisnis
proses yang dijalankan oleh sebuah organisasi,
insentif investasi dan pertumbuhan perusahan
disebabkan perubahan teknologi. [7]
Berdasarkan hasil rujukan dari beberapa
jurnal yang ada mengenai penerapan analisis
PEST terhadap e-government seharusnya
sesuai dengan tujuan dari e-government
tersebut apakah fokus terhadap layanan
masyarakat (Government to Citizens), bisnis
(Government to Business), ataupun terhadap
pelaku kegiatan pemerintahan dalam hal ini
pegawai (Government to Employee). [4]
III. PEMBAHASAN
Dalam penelitian ini dilakukan beberapa
tahapan diantaranya tahap pengumpulan
data, analisis sistem yang sedang berjalan,
tahap perumusan rencana strategis serta tahap
rekomendasi.
A. Tahap Pengumpulan Data
Dalam tahapan pengumpulan data ini yaitu
peneliti mengumpulkan beberapa dokumen
yang dianggap penting dalam proses penelitian
ini, beberapa dokumen internal yang digunakan
diantaranya :1) Dokumen Peraturan Daerah (Perda)
Kabupaten Subang Nomor 4 Tahun 2009 tentang
Rencana Pembangunan Jangka Menengah
Daerah (RPJMD) Kabupaten Subang tahun
2009-2014 yang mengacu pada Peraturan Daerah
pemerintahan sebelumnya. [5]
2) Dokumen pelaksanaan misi-misi Kabupaten
Subang sesuai dengan RPJMD tahun 2009-2014.
Data yang digunakan fokus terhadap penerapan
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 182
sistem informasi yang telah ada (existing) di setiap
SKPD. [5]
B. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Pada tahapan ini peneliti mencoba untuk
menganalisis atau mengukur seberapa jauh
penerapan sistem yang sedang berjalan selama ini
guna menunjang penyusunan dan perancangan
RPJMD Kabupaten Subang Tahun 2009-2014.
Pengukuran dilakukan menggunakan tools
CobiT 4.1.
Langkah pertama yang dilakukan adalah
menentukan struktur COBIT khususnya untuk
domain Plan and Organize berdasarkan tiga
aspek seperti di atas yaitu IT governance, IT
resource, dan information quality criteria.
Kemudian setelah mendapatkan hasil dari tiga
aspek tersebut dilakukan pengisian kuesioner
oleh pihak terkait dengan menggunakan domain
PO CobiT dalam mengukur maturity level untuk
mengetahui seberapa jauh penerapan rencana
pada sistem yang sudah berjalan. Adapun hasil
kuesioner tersebut berupa nilai rata-rata dari
dalam skala ordinal seperti tabel berikut ini :
TABEL I
NILAI RATA-RATA DOMAIN PO COBIT 4.1� � � � �� � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � �� � � � � �� � � � � � � � � � �� � � � � � �Dari table di atas dapat digambarkan berupa
grafi k maturity level serta penjelasannya.
� � � � � � � � � � � ! " # " ! $ " % " � � $ � % & � & � " ' � % ( ) � ' � & � * � + � $ $ " * � , � - � % .Berdasarkan pengambilan data dari hasil
kuesioner didapat bahwa kedalaman (maturity)
level dari sistem yang sudah berjalan di
lingkungan Bappeda bisa dikategorikan masuk
ke dalam level 2 Repeatable (dapat diulang),
kondisi dimana organisasi telah memiliki
kebiasaan yang terpola untuk merencanakan dan
mengelola IT Governance dan dilakukan secara
berulang-ulang secara reaktif, namun belum
melibatkan prosedur dan dokumen forma
C. Tahap Perumusan Rencana Strategis
Berdasarkan dari hasil analisis sistem yang
berjalan, wawancara dan observasi yang
telah dilakukan, dalam merumuskan sebuah
perencanaan strategis perlu juga memperhatikan
faktor-faktor eksternal. Penentuan faktor
tersebut dengan menggunakan analisis PEST
(Political, Economic, Social-Cultural, and
Technology). Berikut adalah hasil dari analisis
PEST dan arahan sistem informasi :
TABEL III
HASIL ANALISIS PEST/ � 0 � 1 23 4 5 6 7 2 � 8 � 9 5 � : � ; < = � 9 6 ; 0 9 1 � 1 > �? 9 @ 1 2 < � : �A ) ! � B C � ! D E F G H I � H J K H L M L N N J O J P M � I N F E� H I H � E J G N Q N J R N � S T N G H J D S � N J K- Sistem Informasi Pengelolaan Data
Pertanian
- Sistem Informasi Pengelolaan Pariwisata
- Sistem Informasi Data Perindustrian,
Perdagangan dan Pasar, ) C � � ! UC � ! � � � " - Sistem Informasi Kepegawaian
- Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan
Daerah
- Sistem Informasi Pengelolaan Aset
- Sistem Informasi Kependudukan
- Sistem PengarsipanV " & � . % F E F G H I W N J G H X J M L M K E E J P M � I N F ES J G S X Y N T D R � ZA.
Tahapan Rekomendasi
83
Berdasarkan dari hasil penelitian serta
tahapan perumusan perencanaan strategis
sistem dan teknologi informasi di atas, perlu
dibuatnya sebuah aplikasi portfolio dalam
pengembangan sistem dan teknologi informasi
tersebut diantaranya berupa pengelompokkan
berdasarkan empat elemen diantaranya
strategic, high potential, key operational,
support. Peneliti menggunakan tools tambahan
untuk memetakan empat elemen tersebut ke
dalam portfolio Mc.Farlan :
TABEL III
PORTFOLIO MC.FARLANStrategic High Potential
- Sistem Pengelolaan
Informasi Publik Kabupaten
Subang
- Sistem Informasi
Pengelolaan Data Pertanian
- Sistem Informasi
Pengelolaan Pariwisata
- Sistem Informasi Data
Perindustrian, Perdagangan
dan PasarKey Operational Support
- Sistem Informasi
Kepegawaian
- Sistem Informasi
Pengelolaan Keuangan
- Sistem Informasi
Pengelolaan Aset
- Sistem Informasi
Kependudukan
- Sistem Pengarsipan
Dari hasil analisis PEST langkah selanjutnya
yaitu peneliti dapat membuat arahan berupa
arahan teknologi, informasi, dan aplikasi
disesuaikan dengan hasil analisis dari sistem
yang berjalan serta pendekatan analisis dari
PEST.
IV. PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang
dilakukan penulis di Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah Kabupaten mengenai
perencanaan strategis sistem informasi
memiliki beberapa poin penting, diantaranya
:1) Hasil analisis yang dilakukan pada sistem
yang sudah berjalan (existing) menunjukkan
bahwa di lingkungan pemerintahan Kabupaten
Subang dalam penerapannya belum maksimal
dan mempunyai arahan dalam penerapan sistem
informasi yang ideal. Untuk itu diperlukan
adanya sebuah perencanaan sistem informasi
yang dapat membantu dan meningkatkan
kinerja semua elemen pemerintah daerah dalam
menjalankan roda pemerintahan serta pelayanan
terhadap masyarakat.
2) Rumusan perencanaan strategis
sistem informasi dilihat berdasarkan arahan
dari visi dan misi Kabupaten Subang dengan
mengedepankan dan berfokus pada tiga bidang
yakni, agribisnis, pariwisata serta industri.
Sehingga peran sistem informasi ini selaras
dengan rencana pembangunan pada masa yang
akan datang.
3) Kebutuhan sistem informasi di setiap
satuan perangkat kerja daerah (SKPD) memang
berbeda sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya, hanya saja dalam pengelolaan proses
bisnis internal di setiap SKPD perlu adanya
peran sistem informasi yang terintegrasi dan
dapat mengelola diantaranya data kepegawaian,
pengelolaan keuangan daerah, serta pengelolaan
asset. Diharapkan dengan adanya ketiga
sistem informasi tersebut kedepannya dapat
memudahkan dalam proses pengawasan kinerja
setiap SKPD.
B. SARAN
Penggunaan COBIT 4.1 dalam menganalisis
sistem yang berjalan serta memberi masukan
terhadap perencanaan strategis pada instansi
pemerintahan seharusnya tidak hanya pada
sisi teknis nya saja, akan tetapi perlu juga
memperhatikan aspek eksternal. Untuk
itu penulis menggunakan analisis PEST
sebagai tools tambahan dalam menganalisis
aspek eskternal yang berpengaruh terhadap
perumusan rencana strategis tersebut.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan terima kasih kepada
berbagai pihak yang telah membantu dalam
pembuatan paper ini.
REFERENSI
[1] Boar, B. 2001. The Art of Strategic Planning for Information
Technology. 2nd Ed. John Wiley & Sons.
[3] Chandler. 1962. Strategy and structure: Chapter in the
history of american industrial enterprise. Cambridge : The
MIT Press .
[4] Downey, Jim. 2005. Strategic Analysis Tools : Topic
Gateway Series No. 34, London: CIMA.
[5] Ha, Huong & Coghill, Ken. 2010. “ E-Government in
Singapore A Swot and Pest Analysis”. Australia: Monash
University.
[6] http://bappeda.subang.go.id/tupoksi_bappeda.pdf diakses
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 184
tanggal 19-04-2013 14:18.
[7] Koend & Boonen, Harry.2004. IT Governance based
on CobiT® 4.1 - A Management Guide. Van Haren
Publishing.
[8] Koumparoulis, Dimitrios Nikolaou. 2013. “PEST Analysis:
The case of E-shop”. Universidad Azteca: International
Journal of Economy, Management and Social Sciences.
[9] Liddell-Hart, B. H. (1967). Strategy (2nd Edition). New
York, NY: Frederick Praeger.
[10] Mintzberg, H. (1994). The rise and fall of strategic
planning. New York, NY: The Free Press.
[11] Porter, Michael E. 1985. Competitive Advantage : Creating
a sustaining superior performance. New York.: The Free
Press.
85
PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN KESELARASAN STRATE-
GI TI DAN BISNIS (STUDI KASUS UNIVERSITAS KOMPUTER
INDONESIA(UNIKOM))
HANHAN MAULANA
ABSTRAK
Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) mengedepankan Teknologi Informasi sebagai dasar
operasinya. Dengan kinerja TI yang baik diharapkan dapat meningkatkan kinerja universitas
sehingga sasaran dan tujuan perusahaan dapat tercapai. Akan tetapi sampai saat ini penerapannya
belum sepenuhnya dapat mendukung proses bisnis yang ada, dan belum dapat memberikan
kontribusi yang maksimal terhadap bisnis. pihak manajemen (rektorat) juga ingin mengetahui
dan memastikan apakah inisiatif-inisiatif TI yang sudah, sedang atau akan dilaksanakan sudah sesuai
dengan strategi organisasi. Universitas Komputer Indonesia seharusnya menerapkan TI tidak hanya
sebagai pendukung kegiatan bisnis akan tetapi menerapkannya sebagai bagian dari strategi bisnis.
Pada tesis ini, dinilai kesesuaian stretegi TI terhadap bisnis di Universitas Komputer Indonesia
menggunakan SAMM (Strategic Alignment Maturity Model) diperkenalkan oleh Luftman, model
SAMM dibuat berdasarkan pengembangan dari 12 komponen pada model SAM Henderson dan
Venkatraman dan hasil penelitian Luftman yang mengidentifi kasikan faktor-faktor yang menjadi
pemicu (enabler) dan penghambat (inhibitor) terhadap keselarasan antara bisnis dengan TI.
Tingkat kematangan kesesuaian strategi TI dan bisnis di Unversitas Komputer Indonesia berada pada
level 3 (Nilai rata-rata 2.67). Secara keseluruhan tingkat kematangan kesesuaian antara TI dan bisnis
saat ini berada pada tingkat 3 atau proses terfokus ditetapkan (Establish Process). Dan tingkat
kematangan kesesuaian TI – bisnis yang diharapkan berada pada tingkat 4 atau proses yang diatur
(improved/managed process). Dari keenam atribut pengukuran yang di nilai area pengukuran area
pengukuran lingkup dan arsitektur (SAR) memiliki nilai terkecil 2. Sedangkan tata kelola (GOV)
memperoleh nilai tertinggi yaitu 3; Perbaikan diprioritaskan pada beberapa poin dimana terdapat
kesenjangan antara TI dengan Bisnis, kesenjangan terjadi pada atribut komunikasi poin 1 dan 2.
Kata Kunci : Kesesuaian; Strategi TI; Strategic Aligment Model; Strategic Alignment Maturity
Model;
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 186
Pendahuluan
Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM)
di atas kertas memiliki positioning yang kuat
dalam lingkungan kompetisi di Indonesia,
hal ini di karenakan Universitas Komputer
Indonesia (UNIKOM) mengedepankan
Informasi teknologi sebagai dasar operasinya.
Akan tetapi kinerja TI yang baik seharusnya
dapat meningkatkan kinerja universitas
sehingga sasaran dan tujuan perusahaan dapat
tercapai. Untuk melihat kesesuaian antara TI
dan strategi bisnis suatu universitas, Kinerja
TI harus dinilai berdasarkan perspektif
bisnis. Melihat pentingnya peran TI pada
bisnis korporasi, Universitas Komputer
Indonesia(UNIKOM) memandang investasi TI
sebagai investasi yang strategis. Masalahnya
pihak manajemen (rektorat) ingin mengetahui
dan memastikan apakah inisiatif-inisiatif TI
yang sudah, sedang atau akan dilaksanakan
sudah sesuai dengan strategi organisasi.
Untuk itu di perlukan suatu pengukuran
tingkat keselarasan (Maturity) antara Strategi
TI dengan Bisnis Menggunakan Strategic
Alignment Maturity Model (SAMM) yang
di kembangkan oleh luftman sehingga dapat
membantu Universitas mengetahui posisi nya
dalam tingkat maturity serta dapat melakukan
perbaikan untuk meningkatkan maturity
sampai pada tingkat yang diharapkan.
Metode ini dipilih karena menurut penulis
Model SAMM memiliki aspek penilaian yang
menyuluruh mulai dari komunikasi sampai
kepada keterampilan sumber daya manusia
TI, berbeda dengan metode lain yang hanya
mengukur jarak (Gap) antara TI dan Bisnis.
Kajian Pustaka
Kesesuaian antara TI dan bisnis berarti
organisasi menerapkan teknologi
Informasi(TI) secara tepat, sesuai dengan
strategi, tujuan dan kebutuhan bisnis
organisasi. Duffy dalam Grembergen
menjelaskan bahwa keselarasan stratejik
antara bisnis dan TI adalah sebuah proses serta
tujuan untuk mencapai keunggulan kompetitif
melalui pengembangan dan mempertahankan
hubungan timbal balik antara bisnis dan TI [12].
Supaya tujuan tersebut tercapai diperlukan
sebuah model yang menjelaskan hubungan
antara strategi bisnis dan TI. Henderson dan
Venkatraman telah menyampaikan model
yang dikenal dengan Strategic Alignment
Model (SAM) yang telah banyak digunakan
oleh peneliti [6]. Dalam “model kesesuaian
Strategis” terdapat dua domain yaitu: domain
bisnis dan domain teknologi. Dalam hal ini
termasuk pengembangan dan pemeliharaan
system suatu organisasi. Model kesesuaian
bisnis-TI dapat diilustrasikan pada gambar di
bawah ini. SAM berfokus pada strategic fi t
dan functional integration.
Gambar 1 SAM model
SAMM (Strategic Alignment Maturity Model)
diperkenalkan oleh Luftman, model SAMM
dibuat berdasarkan pengembangan dari 12
komponen pada model SAM Henderson dan
Venkatraman dan hasil penelitian Luftman
yang mengidentifi kasikan faktor-faktor yang
menjadi pemicu (enabler) dan penghambat
(inhibitor) terhadap keselarasan antara bisnis
dengan TI[5].
Tingkat kematangan tersebut
merepresentasikan setiap enam kriteria
87
kesesuaian TI-bisnis sebagai berikut,
sebagaimana yang diilustrasikan pada
Gambar II. 2
1. Kematangan komunikasi
2. Kematangan pengukuran nilai/
kompetensi
3. Kematangan tata kelola
4. Kematangan kemitraan
5. Kematangan lingkup dan arsitektur
6. Kematangan keterampilan
Gambar 2 Maturity Level SAMM
Kesesuaian strategis menunjukkan
bagaimana TI harmonis dengan bisnis, dan
bisnis perlu atau bisa hamonis dengan TI.
Kesesuaian berkembang ke dalam hubungan
di mana fungsi TI dan fungsi bisnis dapat
beradaptasi terhadap strategi bersama.
Kesesuaian memerlukan dukungan yang
kuat dari manajemen senior, hubungan
kerja yang baik, kepemimpinan yang kuat,
prioritas yang tepat, dan komunikasi yang
efektif.
Metodologi Penelitian
Gambar 3 Metodologi Penelitian
Terdapat beberapa tahapan dalam penelitian.
Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah
1. Perumusan MasalahTahap perumusan masalah merupakan langkah awal sehinga penelitian menjadi lebih fokus kedalam permasalahan yang menjadi bahasan dalam penelitian.
2. Pengumpulan dataTahap pengumpulan data merupakan suatu tahapan studi terhadap litertur- literatur maupun hasil dari penelitian sebelumnya. Pada tahap ini juga di ukur prioritas strategi universitas, hubungan TI dengan bisnis di uiversitas serta analisis faktor pemicu dan penghambat berdasarkan perspektif luftman.
3. Pengolahan dan analisis dataTahap ini merupakan lanjutan tahap pemilihan prioritas strategi universitas berdasarkan tahap sebelumnya, pada tahap ini di lakukan pengkajian ulang memalui penilaian bobot prioritas strategi Universitas, mengukur tingkat kematangan proses, juga melakukan analisis terhadap pektor pemicu dan penghambat kesesuaian yang terjadi saat ini di universitas.
4. Perancangan solusiPada tahap ini terdapat beberapa tindakan perbaikan sehingga bisa meningkatkan faktor-faktor pemicu keselarasan serta menekan faktor-faktor penghambat keselarasan antara TI dengan bisnis. Pada
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 188
tahap ini juga di berikan usulan-usulan serta langkah2 perbaikan terhadap tingkat kematangan(maturity) kesesuaian TI dan Bisnis Universitas.
5. KesimpulanPada tahap ini di ambil kesimpulan dari setiap tahapan yang di lakukan pada penelitian. Kesimpulan di dapat berdasarkan hasil tahapan tahapan sebelumnya.
Analisis dan Hasil Penelitian
Proses analisis Kematangan Tingkat
keselarasan antara Strategi TI dengan
bisnis dilakukan pada Universitas
Komputer Indonesia (UNIKOM) dengan
mengidentifi kasi semua Atribut dari model
SAMM yang di kembangkan oleh luftman.
Kuesioner di berikan pada 12 Responden
Univesitas Komputer Indonesia.Tabel 1 Responden
Unit Jumlah Kepala
dan
Staf
Divisi
TI
6
Kepala
dan
Staf
Divisi
Bisnis
6
Total 12
Pengukuran Tingkat Kematangan
Berikut hasil dari pengukuran yang di lakukan
pada universitas Komputer indonesia
Komunikasi Bisnis dengan TI (COM)
Berdasarkan hasil analisis, wawancara dan
kuesioner yang sudah dilakukan maka dapat
dilihat pemetaan tingkat kamatangan atribut
pengukuran area Komunikasi (COM) dapat
di petakan kedalam nilai kematangan sebagai
berikut:
Gambar 4 maturity Atribut Komunikasi
Pengukuran Nilai-Manfaat dan Kompetensi
TI(CVM)
Berdasarkan hasil analisis, wawancara dan
kuesioner yang sudah dilakukan maka dapat
dilihat pemetaan tingkat kamatangan atribut
pengukuran Nilai-Manfaat dan Kompetensi
TI (CVM) dapat di petakan kedalam nilai
kematangan sebagai berikut:
Gambar 5 Maturity Atribut nilai-manfaat dan
kompetensi TI
Tata Kelola TI(GOV)
Berdasarkan hasil analisis, wawancara dan
kuesioner yang sudah dilakukan maka dapat
dilihat pemetaan tingkat kamatangan atribut
pengukuran area Tata Kelola TI (GOV) dapat
di petakan kedalam nilai kematangan sebagai
berikut:
89
Gambar 6 Maturity Tata Kelola TI
Kemitraan Bisnis dengan TI(PNP)
Berdasarkan hasil analisis, wawancara dan
kuesioner yang sudah dilakukan maka dapat
dilihat pemetaan tingkat kamatangan atribut
pengukuran area Kemitraan bisnis dengan
TI (PNP) dapat di petakan kedalam nilai
kematangan sebagai berikut:
Gambar 7 Maturity Kemitraan Bisnis dengan TI
Ruang Lingkup dan Arsitektur TI(SAR)
Berdasarkan hasil analisis, wawancara
dan kuesioner yang sudah dilakukan maka
dapat dilihat pemetaan tingkat kamatangan
atribut pengukuran area Ruang lingkup
dan Arsitektur TI (SAR) dapat di petakan
kedalam nilai kematangan sebagai berikut:
Gambar 8 Maturity Ruang Lingkup dan Arsitektur
TI
Keahlian Sumber Daya Manusia TI (SKL)
Berdasarkan hasil analisis, wawancara dan
kuesioner yang sudah dilakukan maka dapat
dilihat pemetaan tingkat kamatangan atribut
pengukuran area Keahlian Sumber daya
Manusia TI (SKL) dapat di petakan kedalam
nilai kematangan sebagai berikut:
Gambar 9 Maturity Sumber daya Manusia TI
Untuk dapat menggambarkan dengan jelas
hasil analisis dan kajian mengenai tingkat
kematangan pada masing-masing kriteria yang
berkontribusi secara langsung pada tingkat
kematangan untuk proses pengelolaan data
secara keseluruhan, maka dengan mengacu
pada model kematangan kesesuaian antara TI
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 190
dan bisnis yang dikembangkan Luftman.
Nilai kematangan untuk kondisi kesesuaian
di Universitas saat ini (N) dan kondisi yang
diharapkan (F) dapat di lihat pada tabel
dibawah ini.Tabel 2 Maturity Level Universitas
KriteriaTingkat
Komunikasi
(COM)Kompetensi/
pengukuran
Nilai (CVM)Tata Kelola
(GOV)Kemitraan
(PNP)Lingkup dan
Arsitektur
(SAR)Keterampilan
(SKL)Rata-rata
Secara keseluruhan tingkat kematangan
kesesuaian antara TI dan bisnis saat ini (N)
berada pada tingkat 3 atau proses terfokus
ditetapkan (Established Proses) dan tingkat
kematangan kesesuaian TI – bisnis yang
diharapkan (F) berada pada tingkat 4 atau
proses yang diatur (improved/managed
process).
Perancangan Solusi
Kesesuaian strategi Teknologi Informasi
(TI) terhadap strategi bisnis bertujuan
untuk mengoptimalkan implementasi TI
di organisasi secara keseluruhan sehingga
diharapkan divisi TI menjadi mitra strategis
organisasi. Dengan demikian, diharapkan:
TI digunakan untuk pertumbuhan bisnis
organisasi, anggaran dikendalikan oleh
strategi bisnis, TI tidak lagi terpisah dari
bisnis, TI terlihat sebagai suatu investasi
untuk mengatur organisasi, dan manajer TI
merupakan seorang pemecah masalah bisnis.
Adapun Usulan Perbaikan yang di usulkan
adalah sebagai berikut:
Usulan perbaikan area Komunikasi (COM)
Langkah perbaikan yang diusulkan untuk
perbaikan area Komunikasi(COM) yaitu:Tabel 3 Usulan Perbaikan area Komunikasi
Atribut Tindakan PerbaikanPemahaman Bisnis
oleh TI (COM 01)
2 ke 5
Melakukan penyuluhan kepada
divisi TI tentang penting nya bisnis
universitas sehingga karyawan
menyadari penting nya peran TI
untuk bisnis UniversitasSenior dan Mid-Manajement harus
menyadari betul bisnis universitasSemua karyawan di divisi TI
memahami bisnis secara baik
sehingga bisa mengoptimalkan
keselarasan TI dengan Bisnis Pemahaman TI oleh
bisnis (COM 02)
3 ke 5
Divisi bisnis harus menyadari
potensi divisi TI dalam bisnis
universitas sehingga dengan
dukungan TI bisnis universitas
menjadi lebih baikMemberikan pemahaman tentang
TI bsecara baik sehingga bisa
mengoptimalkan keselarasan TI
dengan BisnisPembelajaran/
Pendidikan inter/
intra organisasional
(COM 03) 2 ke 4
Mengadakan pendidikan atau
pelatihan karyawan setiap divisi
sehingga karyawan di setiap divisi
mengerti akan peran nya masing
masingMenjalin ikatan antar divisi dimana
setiap divisi bisa memahami fungsi
dan tugas antar divisiKekakuan Protokol
(protocol rigidity)
(COM 04)
3 ke 5
Menghilangkan protokol command
and control pada setiap divisiMelakukan pelatihan khusus
tentang protokol tertentu sehingga
setiap karyawan dengan sendirinya
menyadari budaya kerja setiap
divisiPembagian
Pengetahuan(modal
Intelektual) (COM
05)2 ke 4
Pembagian pengetahuan yang
tadinya semi terstruktur (terbatas
dalam rapat) menjadi terstruktur
sekitar proses-proses utama Membagi pengetahuan antar divisi
dalam lingkup universitasKeleluasaan/
efektifi tas/
kedalaman peran
penghubung (COM
06)
3 ke 4
Merubah keleluasaan dan
efektifi tas komunikasi dam
membuat komunikasi rutin tiap
divisi sehingga setiap divisi bisa
terhubung(bond) satu sama lain
Usulan perbaikan Pengukuran Nilai-Manfaat
dan Kompetensi TI(CVM)
Langkah perbaikan yang diusulkan untuk
perbaikan area Pengukuran nilai –manfaat
dan kompetensi TI(CVM) yaitu:Tabel 4 Usulan Perbaikan area pengukuran nilai-
manfaat dan kompetensi TI
Atribut Tindakan PerbaikanIntsrumen Pengukuran
manfaat TI (CVM 01)
3 ke 5
Mulai menggunakan proses Umpan
balik Formal, untuk meninjau hasil
pengukuran tradisionalMerubah pola instrumen
pengukuran manfaat TI, secara
formal mulai mengukur aspek
teknis, efi siensi biaya.
91
Atribut Tindakan PerbaikanInstrumen pengukuran
kinerja bisnis (CVM 02)
3 ke 5
Merubah pola instrumen
pengukuran kinerja bisnis menjadi
traditional fi nancial. Dan mulai
menggunakan Umpan balikMerubah pola intrumen pengukuran
kinerja bisnis menjadi traditional
customer basedPengukuran Manfaat
Berimbang (antara TI
dengan Bisnis) (CVM
03)
3 ke 4
Menghubungkan/ menjalin
keselarasan antara instrument
pengukuran bisnis dan instrument
pengukuran TI sehingga hasilnya
bisa menujukan keseimbanganService level Agreement
(CVM 04)
3 ke 5
Membuat Service level Agreement
yang tadinya per-divisi menjadi
level perusahaan(perubahan
Orientasi)Perusahaan harus memiliki
SLA yang berorientasi teknis
maupun yang berorientasi
hubungan(relationship based)Benchmarking (CVM
05)
3 ke 5
Melakukan benchmarking secara
rutin dalam cakupan fungsional
secara rutinMelakukan benchmarking
secara rutin dalam cakupan
Perusahaan(enterprise)Evaluasi Formal (CVM
06)
2 ke 4
Evaluasi formal harus dilakukan
tidak hanya pada saat di butuhkan
tapi rutinEvaluasi formal harus dilakukan
secara rutin dan membuat perubahan
berdasarkan hasil penilaianPerbaikan
berkesinambungan(CVM
07)
3 ke 5
Melaksanakan perbaikan formal
pada tingkat fungsionalitas secara
berkelanjutan.Melaksanakan perbaikan pada
tingkat fungsional hanya saja
dilakukan secara rutin serta
dilakukan pengukuran terhadap
efektifi tasnya.
Usulan perbaikan Tata Kelola TI(GOV)
Langkah perbaikan yang diusulkan untuk
perbaikan area Tata kelola TI(GOV) yaitu:Tabel 5 Usulan perbaikan Tata kelola TI
Tindakan PerbaikanPerencanaan
Strategi Bisnis
(GOV 01)4 ke 5
Merubah perencanaan strategis menjadi
terhubung pada level fungsional,
universitas(enterprise) maupun dengan pihak
luar(sponsor dan rekan bisnis) Perencanaan
Strategi TI
(GOV 02)
4 ke 5
Perencanaan strategi TI harus di integrasikan
di seluruh perusahaan serta dengan pihak
luar(sponsor dan rekan bisnis)Struktur
Organisasi
dan pelaporan
(GOV 03)
3 ke 5
Merubah sistem pelaporan yang tadinya
hanya sebatas laporan kerja divisi
Federasi, Unit TI melapor ke pimpinan
Universitas(rektor)
Kendali
anggaran (GOV
04)
3 ke 5
Merubah pengendalian anggaran kepada arah
investasi(investment driver)(pusat Investasi)Merubah pengendalian anggaran kepada
arah investasi(investment driver) dan control
terhadap keunggulan keungulan profi t dari
setiap investasi oleh divisi profi t (Profi t
Center)Manajemen
Investasi TI
(GOV 05)
4 ke 5
Investasi harus di arahkan kepada sesuatu
yang menghasilkan nilai(value add) serta
melibatkan rekan bisnisKomisi
pengendalian
(Steering
commite)
(GOV 06)
3 ke 4
Membentuk komite pengendalian yang
bersifat formal dan effektif
Proses
penentuan
prioritas (GOV
07)
3 ke 5
Merubah penentuan prioritas berdasarkan
nilai tambah(value add) serta responsive
terhadap kondisi permasalahan yang ada.
Usulan perbaikan Kemitraan Bisnis dengan
TI(PNP)
Langkah perbaikan yang diusulkan untuk
perbaikan area Kemitraan Bisnis dengan
TI(PNP) yaitu:Tabel 6 Usulan perbaikan Kemitraan Bisnis dengan
TI
Tindakan PerbaikanCara pandang
Bisnis terhadap
Manfaat TI
(PNP 01)
3 ke 5
Merubah cara pandang bisnis terhadap peran
TI bahwa TI merupakan bagian dari bisnis
(penggerak dasar) bukan sebatas Aset.Setiap mitra harus bisa memberikan nilai
kepada bisnis organisasiPeran TI dalam
Perencanaan
Strategi Bisnis
(PNP 02)
2 ke 4
Merubah peran TI menjadi salah satu
pengendali(driver) dalam bisnisLebih memberikan kebebasaan terhadap TI
sehingga TI bisa menjalankan Fungsi sebagai
enables maupun driverSasaran
bersama,
pembagian
resiko & bonus
(PNP 03)
3 ke 5
Kedua divisi sama-sama mereima pembagian
resiko maupun bonus dalam bisnis
Pembagian secara Adil dalah hl resiko
maupun bonus
Pengelolaan
hubungan /
relasi TI dengan
Bisnis (PNP
04)
3 ke 4Membuat standarisasi hubungan antara divisi
TI dan bisnis
Relasi dan
Kepercayaan
(PNP 05)
2 ke 3
Hubungan dengan bisnis harus di jalin
demi memunculkan nilai sebagai penyedia
layanan Sponsor Bisnis
(PNP 06)
3 ke 4
Merubah cakupan sponsor pada level
fungsional dan masih terbatas, menjadi tidak
terbatas dan menyeluruh pada setiap divisi di
universitasPenanggung jawab sponsor tidak hanya
dari manajemen senior tetapi juga tingkat
eksekutif organisasi
Usulan perbaikan Ruang Lingkup dan
Arsitektur TI(SAR)
Langkah perbaikan yang diusulkan untuk
perbaikan area Ruang Lingkup dan
Arsitektur TI(SAR) yaitu:Tabel 7 Usulan Perbaikan Ruang lingkup dan
Arsitektur TI
Atribut Tindakan PerbaikanTradisional, pengendali,
eksternal (SAR 01)
2 ke 4
Memperluas ruang lingkup tiap divisi
dengan mengaktifkan proses bisnis
yang baikMenata ulang ruang lingkup
pengendalian dan menjadikan proses
bisnis sebagai pengendali utamaPenerapan/ Kepatuhan
pada Standar (artikulasi
standar) (SAR 02)
3 ke 4
Merubah standarisasi yang bersifat
fungsional menjadi bersifat
standarisasi universitas(menyeluruh)Organisasi fungsional
(SAR 03) 2 ke 3
Melakukan integrasi terstruktur
di tingkat fungsionalitas terhadap
seluruh organisasiPerusahaan (SAR 04)
2 ke 3Membuat standar arsitektur
enterpriseAntar perusahaan
(SAR 05) 2 ke 3
Membuat arsitektur standar yang
mempertimbangkan saran-saran atau
masukan dari rekan bisnisTransparansi, agilitas,
fl esibilitas arsitektural
(SAR 06)
3 ke 4
Membuat manajemen teknologi yang
efektif. Sehingga terjadi transparansi
di seluruh organisasi.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 192
Usulan perbaikan Keahlian Sumber Daya
Manusia TI (SKL)
Langkah perbaikan yang diusulkan untuk
perbaikan area Keahlian Sumber daya
Manusia TI(SKL) yaitu:Tabel 8 Usulan Perbaikan Keahlian Sumber daya
Manuasia TI
Atribut Tindakan PerbaikanInovasi dan
kewirausahaan (SKL
01) 2 ke 4
Pemberian pengetahuan tentang
resiko bisnis. Sehingga terjadi
kemandirian pada tingkat fungsionalMemberikan penyuluhan inovasi
baik pada level intra-universitas
maupun dengan patnerPeran / wewenang
kekuasaan (SKL 02)
2 ke 4
Melakukan control wewenang
antar divisi fungsional sesuai
keadaan(situasional)Melakukan control wewenang antar
divisi fungsional secara rutin dan
formalGaya Manajemen
(SKL 03)
3 ke 5
Merubah orientasi gaya manajemen
menjadi profi t/ value basedMerubah orientasi gaya manajemen
menjadi Relatinship based. Dalam
hal ini termasuk hubungan dengan
patnerKesiapan untuk
perubahan
(SKL 04) 2 ke 4
Menyadari akan adanya tututan akan
adanya perubahan.Melakukan pemahaman sehingga
setiap karyawan di setiap divisi
memiliki kesiapan kearah perubahanPerubahan/ Pergantian
karir (SKL 05)
2 ke 3
Melakukan pemahaman antar
tugas dan wewenang divisi
sehingga karyawan siap melakukan
perpindahan divisi jika di perlukan
Pelatihan lintas Fungsi
(SKL 06)
3 ke 5
Melakukan pelatihan jika
dibutuhkanMelakukan pelatihan antar divisi
untuk mempersiapkan pergantian
karir(career crossover)Lingkungan sosial,
politik, dan kepercayaan
(SKL 07)
3 ke 4
Merubah bentuk layanan terhadap
lingkungan social berdasarkan nilai
(Value based)
Kesimpulan dan saran
Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis Pengukuran tingkat
kesesuaian TI terhadap bisnis di Universitas
Komputer Indonesia(UNIKOM dalam
penelitian ini dapat disimpulkan bahwa :
Tingkat kematangan kesesuaian strategi TI
dan bisnis di Unversitas Komputer Indonesia
berada pada level 3 (Nilai rata-rata 2.67).
Dari keenam atribut pengukuran yang di
nilai area pengukuran area pengukuran
Lingkup dan Arsitektur TI (SAR) memiliki
nilai terkecil 2. Sedangkan tata kelola (GOV)
memperoleh nilai tertinggi yaitu 3; Perbaikan
diprioritaskan pada beberapa poin dimana
terdapat kesenjangan antara TI dengan Bisnis,
kesenjangan terjadi pada atribut komunikasi
poin 1 dan 2.
Saran
Berdasarkan kajian yang telah dilakukan,
maka disarankan:
1. Sebagai bahan penelitian selanjutnya untuk
mengukur kesesuaian Teknologi informasi(TI)
ddan bisnis dapat dilakukan analisis mendalam
terhadap kinerja masing masing divisi
menggunakan metode yang lebih terperinci.
2. Melakukan penelitian kesesuaian strategi
Teknologi Informasi (TI) terhadap strategi bisnis
korporasi, pada organisasi sejenis yang bergerak
di bidang pendidikan terutama di perguruan
tinggi sehingga mengasilkan penelitian dengan
data yang lebih baik.
Daftar pustaka
[1]. Barry (1986), Strategic Planning Workbook for
Non profi t Organization.
[2]. Boar, B. (2001), The Art of Strategic Planning
for Information Technology, 2nd Ed, John Wiley
& Sons.
[3]. Earl, M.J. (1996), Management Strategies For
Information Technology, 1st Ed , Prentice Hall.
[4]. Fitransyah, Albi., 2009. Pengukuran kesesuaian
strategi teknologi informasi terhadap strategi
bisnis menggunakan it balanced scorecard studi
kasus: pt pos Indonesia.Tesis. Institut Teknologi
Bandung.
[5]. Henderson, J. and N. Venkatraman (1992).
Strategic Alignment: A model for Organizational.
Tranformation through Information Technology.
Transforming Organisations. T. A. Kochan and
M. e. Useem. Oxford, Oxford University Press:
97-117.
[6]. Henderson, J. and N. Venkatraman (1993, 1999).
“Strategic alignment: Leveraging information
technology for transforming organisations.”
IBM systems journal 32 (1993); 38 (1999)(1
(1993); 2&3 (1999)).
[7]. Hirschheim, R. and R. Sabherwal (2001).
93
“Detours in the Path toward Strategic
Information Systems Alignment.” California
Management Review 44(1): 87-108.
[8]. ITGI. 2003. Board Briefi ng on IT Governance.
2nd Edition. IT Governance Institute.
[9]. Luftman, J., 2000. Assessing Business-IT
Alignment Maturity. Communications of The
Association for Information Systems. Vol.4,
No.1.
[10]. Luftman, J., 2003. Measure Your Business-
IT Alignment, The Longstanding Business-IT
Gap can be Bridged with an Assessment Tool
to Rate Your Effort. Optimize Magazine. Issue
22.
[11]. UNIKOM 2011/2012 Buku panduan
Mahasiswa, UNIKOM, Bandung.
[12]. Van Grembergen, Wim. (2004), Strategies
for Information Technology Governance, Idea
Group Publishing
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 194
“PERANCANGAN CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT UNTUK MEMBANGUN
LOYALITAS PELANGGAN PADA DIVISI PEMASARAN PT BIO FARMA (PERSERO)”
AGUNG JASA MUTTAQIEN USMADINPM: 57.101.11.022
Magister Sistem Informasi, Fakultas Pasca Sarjana
Universitas Komputer Indonesia, Bandung
ABSTRAK
Kelangsungan hidup sebuah perusahaan tergantung dari ada atau tidak adanya pembeli, dengan kata lain
perusahaan tidak akan memperoleh pendapatan (income) untuk membiayai aktivitasnya. Seorang pelanggan yang
puas adalah pelanggan yang mendapatkan value yang lebih besar dari pada biaya yang dikeluarkan. Customer
Relationship Management (CRM) memungkinkan terciptanya kesetiaan pelanggan bukan hanya pada produknya
namun juga setia terhadap perusahaan. Customer Relationship Management (CRM) telah diperkenalkan sebagai
sistem informasi skala perusahaan. CRM bukan hanya sebuah piranti lunak, melainkan merupakan sebuah strategi
bisnis yang mengintegrasikan proses bisnis yang bersentuhan langsung dengan konsumen (pemasaran, penjualan
dan pelayanan) dengan pelaku bisnis, proses bisnis dan teknologi pendukung.
Pada penelitan ini, membahas mengenai kinerja bisnis proses Customer Relationship Management
(CRM) yang seharusnya dijalankan oleh PT. Bio Farma. Dengan adanya improvement CRM yang efektif
dan efi sien diharapkan akan mendukung goal perusahaan sehingga mampu mendongkrak penjualan dan
meningkatkan hubungan dengan customer. Metode perancangan CRM menggunakan sebuah framework
pengukuran business process yang berfokus pada penilaian business process dan software sistemnya yang
disebut dengan Goal Question Metric Method (GQM). GQM adalah metode yang dimulai dari mendesain top-
level goals dari proyek, kemudian dibuatkan serangkaian untuk tiap goal dimana tiap pertanyaan akan dijawab
jika goal tercapai, dan kemudian metrik digunakan untuk mengukur hasil dari pertanyaan tersebut.
Hasil pengukuran loyalitas pelanggan nihil, dikarenakan sistem yang selama ini dijalankan hanya
berfokus pada sales bukan marketing. Dengan kata lain, belum dapat membantu mengurangi biaya dan
meningkatkan keuntungan dengan mengorganisir dan mengotomatisasi proses bisnis yang memelihara
kepuasan dan loyalitas pelanggan.
Perbaikan yang akan diusulkan konsep integrasi data dalam bentuk portal web, paperless dan
kemudahan mengakses data. Hubungan perusahaan dengan customer harus ditingkatkan sebagai upaya
untuk menjadi perusahaan Life Science kelas dunia yang berdaya saing global. E-CRM adalah solusi bagi PT
Bio Farma (Persero) yang dapat memberikan ROI melalui otomatisasi pemasaran, layanan pelanggan, dan
otomatisasi tenaga penjualan.
Kata Kunci: e-CRM, customer relationship management, kesetiaan pelanggan.
1.
95
2. PENDAHULUAN
Customer Relationship Management
(CRM) telah diperkenalkan sebagai sistem
informasi skala perusahaan. CRM bukan hanya
sebuah piranti lunak, melainkan merupakan
sebuah strategi bisnis yang mengintegrasikan
proses bisnis yang bersentuhan langsung
dengan konsumen (pemasaran, penjualan dan
pelayanan) dengan pelaku bisnis, proses bisnis
dan teknologi pendukung (Budiarjo, 2008).
PT Bio Farma (Persero) adalah sebuah
perusahaan BUMN (Badan Usaha Milik
Negara) yang merupakan salah satu dari
sekitar 23 produsen vaksin di dunia yang telah
mendapatkan pra-kualifi kasi WHO (World
Health Organization), serta mendapatkan
berbagai pengakuan sertifi kasi, baik dari dalam
negeri maupun luar negeri. Salah satu misi dari
perusahaan adalah meningkatkan kerjasama
dengan customer dalam rangka meningkatkan
kualitas hidup pasien. Pada penelitan ini, akan
membahas mengenai kinerja bisnis proses
Customer Relationship Management (CRM)
yang dijalankan pada PT Bio Farma yang belum
berjalan searah dengan tujuan perusahaan
khususnya pada Divisi Pemasaran dalam
meningkatkan penjualan dan membangun
loyalitas pelanggan. Dengan adanya improvement
CRM yang efektif dan efi sien diharapkan akan
mendukung goals perusahaan sehingga mampu
mendongkrak penjualan dan meningkatkan
hubungan dengan customer yang paling dasar
terutama dengan Pedagang Besar Farmasi (PBF)
dan dokter.
Dengan CRM, perusahaan farmasi akan
mampu mengidentifi kasi customer mana
yang proaktif dengan tenaga pemasarnya,
mengkalkulasi pendapatan potensial yang
diperoleh dari hubungannya dengan para
customer tersebut, menjalin hubungan yang lebih
erat dengan para customer. Perkembangan CRM
sendiri tidak dapat lepas dari teknologi, oleh
karenanya bagi perusahaan pemanfaatan CRM
yang dikombinasikan dengan teknologi berbasis
web akan menghasilkan suatu garis sasaran
perusahaan untuk menghadapi persaingan.
3. TINJAUAN PUSTAKA
Secara sederhana Customer Relationship
Management (CRM) merupakan perpaduan
antara 3 aspek yang terkait.
Gambar 1. Tiga Aspek CRM (sumber:
greaterchinacrm.org, 2003)
Jika digambarkan akan membentuk suatu
segitiga dengan simpul yang disebut Customer–
Relation–Management. Adapun masing masing
aspek dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Customer, dapat diartikan sebagai pengguna
layanan barang dan jasa dari suatu organisasi
bisnis yang menghasilkan profi t (manfaat)
bagi organisasi tersebut.
2. Relationship, merupakan hubungan antara
customer dengan organisasi bisnis yang dapat
berupa komunikasi maupun interaksi dan dapat
terjadi dalam jangka pendek, jangka panjang,
secara terus-menerus, atau hanya sekali.
Biasanya customer yang melakukan secara
berulang bila telah memiliki rasa percaya/puas
terhadap bentuk pelayanan suatu organisasi
3. Management, semua jenis informasi/data
yang diperoleh dari customer menyebabkan
organisasi bisnis dapat memetakan bagaimana
perilaku dan kebiasaan dari pelanggan,
sehingga dapat digunakan sebagai nilai
tambah bagi perusahaan, untuk meningkatkan
pelayanan serta bersaing dengan kompetitor.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 196
Gambar 2. Framework of dynamic CRM (sumber:
Microsoft Dynamics, 2011)
Berikut pendekatan dalam menetapkan Fitur
CRM:
Siklus CRM yang terdiri dari proses Acquire–
Retain–Expansion, masing-masing fase dalam
siklus tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Acquire, proses acquiring a new relationship
adalah untuk mendapatkan pelanggan baru
yang dapat diwujudkan dalam berbagai strategi.
Kata kunci yang dikaitkan dengan fase ini
adalah diferensiasi, inovasi, dan kenyamanan
(convenience).
2. Retain, retaining customer relationship adalah
fase dimana organisasi melakukan strategi
untuk mempertahankan pelanggan dengan cara
peningkatan pelayanan. Customer retaintion
menjadi strategi yang penting bagi perusahaan
karena pilihan bagi pelanggan semakin banyak
yang di ciptakan oleh banyak organisasi
penyedia layanan (competitor). Kata kunci yang
diasosiasikan dengan fase ini adalah adaptabiliy,
listening, dan Responship.
3. Expansion, adalah masa untuk membina
hubungan baik yang telah ada dengan pelanggan,
dengan selalu mendengar keinginan pelanggan
dan melayaninya dengan baik, terciptanya
pelanggan yang loyal terhadap produk/layanan
organisasi. Beberapa kata kunci yang di
asosiasikan dengan fase ini adalah loyality,
reduce cost, dan customer service.
Dari beberapa defi nisi tentang CRM dapat
disimpulkan bahwa Customer Relationship
Management (CRM) terdiri beberapa pihak yang
terlibat dalam penerapannya secara langsung
mulai dari customer hingga organisasi penyedia
layanan (service) dan menjadi sebuah siklus yang
dapat di management sesuai dengan proses bisnis
organisasi tersebut.
Untuk menetapkan fi tur CRM secara tepat,
sebagai landasan untuk menyusun Software
Requirement Specifi cation (SRS), diperlukan
framework sebagai acuan. CH Park & YG Kim
mengusulkan sebuah CRM Framework yang
dinamakan “A framework of Dynamic CRM”.
Framework ini menjelaskan serangkaian
tahapan pada pembangunan/penerapan CRM.
Substantif terpentingnya adalah informasi
yang didapat dari customer sehingga diperoleh
outputnya yang berupa Relationship Commitment,
model tersebut dapat dilihat pada Informasi yang
menjadi fokus perhatian adalah sebagai berikut:
a. Informasi mengenai pelanggan
b. Informasi untuk pelanggan
c. Informasi oleh pelanggan
4. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian merupakan cara atau
prosedur yang berisikan tahapan-tahapan yang
jelas dan disusun secara sistematis dalam proses
penelitian.
97
D efin isi
Kebutuhan C R M
M erancang GQM
(Goal Quistions M etr ic )
Analisis C R M yang
sedang ber ja lan
Pengukuran M etr ics
Evaluasi C R M yang
ber ja lan
Pem ulaan
Perencanaan
Perancangan C R M yang
baru
R ekom endasi C R M yang
baru
Evaluasi
T idak
Ya
Gambar 3. Metodologi Penelitian
Dari gambar di atas, berikut penjelasan
Desain Studi yang akan dibahas:1. Pemulaan perencanaan
Pemulaan perencanaan mempunyai tujuan
mempersiapkan pelaksanaan proyek CRM
(seperti: membuat rencana kerja, memastikan
komitmen manajemen, dan lain-lain).2. Defi nisi Kebutuhan CRM
Pada bagian ini, peneliti menjelaskan mengenai
kebutuhan CRM sistem yang seharusnya
ada dalam suatu perusahaan. Pendefi nisian
kebutuhan CRM berdasarkan pada literatur
yang ada dan studi lapangan pada perusahaan
dengan menggunakan GQM (Goal Questions
Metric).3. Merancang Metode GQM
Metriks yang diperoleh dengan survei
dan wawancara, maka dalam melakukan
pengukuran yang pertama kali harus diketahui
adalah tujuan perusahaan, tahap selanjutnya
yaitu melakukan pertanyaan-pertanyaan
berdasarkan dari tujuan tersebut. GQM adalah
sebuah framework pengukuran business
process yang berfokus pada penilaian business
process dan software sistemnya Goal Question
Metric Method (GQM) adalah metode yang
dimulai dari mendesain top-level goals dari
proyek, kemudian dibuatkan serangkaian
untuk tiap goal dimana tiap pertanyaan akan
dijawab jika goal tercapai, dan kemudian
metrik digunakan untuk mengukur hasil dari
pertanyaan tersebut.
Gambar 4. Metode Goal Question Metric
Method (sumber: Budiarjo, 2008)4. Evaluasi CRM yang sedang berjalan →
Analisa sebelum perancangan
Pada bagian ini, penulis melakukan evaluasi
CRM yang sedang berjalan saat ini,
kelebihan dan kekurangan CRM yang sedang
berjalan. Analisa sistem CRM yang sedang
berjalan diukur menggunakan metrik GQM.
Kekurangan dan kendala-kendala CRM yang
sedang berjalan saat ini akan dijabarkan
dengan Fishbone diagram. Fishbone diagram
adalah suatu diagram yang menunjukkan
hubungan antara faktor-faktor penyebab
masalah dan akibat yang ditimbulkan.
Manfaat dari fi shbone diagram antara lain
mengidentifi kasi akar penyebab dari suatu
masalah serta membangkitkan ide-ide untuk
mengatasi permasalahan tersebut.5. Perancangan dan implementasi CRM yang
baru
Pada bagian ini penulis merancang CRM yang
akan dikembangkan. Dari kekurangan sistem
yang sedang dijalankan, penulis memberikan
masukan Bisnis proses yang sesuai dengan
perusahaan berdasarkan hasil observasi dan
survei di lapangan. Perancangan Fitur dan
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 198
SRS (Software Requrement Spesifi cation CRM
berdasarkan framework Dynamic CRM.6. Rekomendasi CRM yang baru → Analisa
sesudah perancangan
Pada bagian ini, penulis memberikan saran
tentang rancangan CRM yang baru. Analisa
sistem CRM yang sedang berjalan diukur
menggunakan metric GQM.
5. PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil analisis sistem proses bisnis
yang sedang berjalan saat ini, kendala-kendala
yang dihadapi PT Bio Farma dalam mencapai
goals dari proses CRM dikategorikan dalam 4
kategori yakni: proses, kebijakan dan prosedur,
manusia dan peralatan. Fishbone diagram yang
memuat informasi kendala-kendala tersebut tersaji
pada Gambar 5.
Gambar 5. Fishbone diagram masalah proses
pemesanan vaksin
Berikut pembahasan dari masing kategori:
a. Proses
Bisnis proses yang terlalu panjang pada proses
pemesanan barang disebabkan oleh banyaknya
proses manual yang masih digunakan sehingga
memakan waktu yang panjang (permasalahan
pada metrik 1 (M1) yaitu: Persentase pelaporan
manual CRM yang besar yakni (72%).
Merupakan faktor utama kendala penyebab
proses pada CRM PT Bio Farma.
Selain lamanya waktu yang diperlukan untuk
pemesanan barang, kendala terbesar yang
dihadapi pada kategori proses yakni lamanya
waktu untuk memproses complain dari customer
(permasalahan pada metrik 5 (M5) yaitu
Maksimum waktu untuk menangani complain
customer).
Komputer aktif yang tidak diperbarui recordnya
mengakibatkan record pada database pemesanan
barang tidak memberikan informasi yang up-to-
date kepada user, hal ini juga disebabkan oleh
koneksi jaringan yang jelek.b. Kebijakan dan prosedur.
Aplikasi yang digunakan pada pemesanan
barang, tidak mencatat nama user yang
menggunakan dan pada user account, hal ini
disebabkan karena tidak adanya standarisasi
penggunaan username.
Sesuai dengan kebijakan managerial, berhubung
data pemesanan barang bersifat crusial makanya
hak akses administrator diserahkan kepada staf
IT, sehingga staf IT bertanggung jawab terhadap
edit dan delete data sesuai dengan permintaan
user. User hanya berhak untuk menambah data
pemesanan barang. Jadi jika ada kesalahan pada
proses input data, user harus menghubungi staf
IT untuk melakukan perbaikan data.c. Manusia
Personel IT saat ini hanya memahami
penggunaan aplikasi pemesanan barang secara
operasional, untuk penambahan fi tur (jika
diperlukan) personel IT sekarang tidak mengerti
untuk pengembangan aplikasi selanjutnya karena
teknologi pada sistem yang sedang berjalan saat
ini sudah terlalu lama. Proses bisnis dalam hal
pemesanan barang kepada customer, yang ada
pada sistem sekarang hanya bersifat Sales In.d. Peralatan
Sulitnya untuk pengembangan sistem disebabkan
oleh tidak adanya vendor untuk mensuport
aplikasi pemesanan barang PT Bio Farma.
Tidak adanya support service dari vendor
yang dialokasikan bagi IT atas aplikasi ini
dapat menyebabkan kesulitan untuk mengatasi
kejadian dimana fi tur aplikasi tidak berfungsi
seperti yang diduga atau diharapkan.
Selain itu kendala lain yang ditemui yakni
99
kurangnya fi tur pada proses pemesanan barang
seperti fi tur automatic searching pada aplikasi,
output dari aplikasi berupa laporan masih
kurang baik untuk menganalisa proses yang
sedang berjalan, serta fi tur pada aplikasi hanya
bersifat Sales In tanpa adanya monitoring Sales
Out pada perusahaan.
Perancangan CRM Baru
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
pengembangan CRM pada PT Bio Farma,
adalah:1. Update teknologi.2. Perbaikan infrastructure jaringan3. Redesign BPM yang berpusat pada Sales Out.
6. KESIMPULAN
Beberapa hal dapat disimpulkan dari
penelitian mengenai Customer Relationship
Management pada PT Bio Farma antara lain:
Mengukur loyalitas pelanggan sebagai sesuatu
ukuran terhadap kualitas pelayanan yang
didukung oleh CRM1. Hasil pengukuran loyalitas pelanggan
nihil, dikarenakan sistem yang selama ini dijalankan hanya berfokus pada sales in bukan sales out. Dengan kata lain, belum dapat membantu meningkatkan keuntungan dengan mengorganisir dan mengotomatisasi proses bisnis yang memelihara kepuasan dan loyalitas pelanggan.
2. Kelemahan yang terdapat pada proses yang sedang berjalan adalah kurang efi sien, efektif dan aman. Hal tersebut disebabkan masih adanya pekerjaan yang masih dikerjakan secara manual (paperbased), dapat dilihat pada metrik 1 (M1) -> Persentase pelaporan manual CRM yang besar. Dalam perbaikan proses, akan diusulkan konsep integrasi data dalam bentuk web portal, paperless dan kemudahan mengakses data.
3. Hubungan perusahaan dengan customer harus ditingkatkan sebagai upaya untuk menjadi perusahaan Life Science kelas dunia yang berdaya saing global
4. E-CRM adalah solusi bagi PT Bio Farma (Persero) yang dapat memberikan ROI melalui otomatisasi pemasaran, layanan pelanggan, dan otomatisasi tenaga penjualan.
Dengan diusulkannya proses baru yang
telah mendapat perbaikan-perbaikan dari proses
lama, diharapkan dapat memberikan dampak
yang positif berupa peningkatan produktifi tas
atau kinerja karyawan serta meningkatkan profi t
PT. Bio Farma.
DAFTAR PUSTAKA
Budiarjo dkk., Analisis Fitur CRM Untuk Meningkatkan
Kepuasan Pasien Berbasis Framework on Dynamic
CRM, Seminar Nasional Informatika 2008,
Yogyakarta
Buttle Francis., Customer Relationship Management
(Manajemen Hubungan Pelanggan): Concept and
Tools, Bayumedia Publishing, 2007
Efraim Turban, Ephraim McLean, James Wetherbe,
Information Technology for Management:
Transforming Organizations in the Digital
Economy, John Wiley & Sons, 2004
Freddy Rangkuti, Measuring Customer Satisfaction,
Gramedia Pustaka Utama, 2005
H. James Harrington, The Author of Business Process
Improvement, McGraw-Hill, 1991
James A. O’Brien, Management Information Systems:
8th Edition, McGraw-Hill Companies, 1997
Jill Dyche, � � � � � � � � � � � � � � � �Kalakota, Ravi, Marcia Robinson, E-Business 2.0:
Roadmap for success., Addison-Wesley, 2001
Martin, Brown, DeHayes, Hoffer & Perkins, Managing
Information Technology, 6/E, Prentice Hall, 2009
Mathias Weske, Business Process Management:
Concepts, Languages, Architectures, Springer,
2010
Michael Hammer & James Champy, Reengineering the
corporation: a manifesto for business revolution,
Harper Business, 1993
Microsoft Dynamic CRM Online, New Trends in CRM,
2011
Roger Burlton � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �William G. Zikmund, Business Research Methods,
Thomson/South-Western, 2003
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 1100
PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM KEAHLIAN
PEGAWAI PADA DIREKTORAT UMUM DAN OPERASIONAL DI RSUP DR. HASAN
SADIKIN BANDUNG
YALES KURNIA
Fakultas Pascasarjana Jurusan Magister Sistem Informasi
Universitas Komputer Indonesia Bandung
Berpindahnya pegawai dari suatu unit kerja ke unit lain dapat mengakibatkan
penurunan kinerja perusahaan jika penempatan pegawai tersebut tidak sesuai dengan
kemampuan yang dimilikinya. Untuk mengatasi masalah yang terjadi, perlu adanya informasi
yang tepat mengenai pegawai dalam hal pengalaman pekerjaan, pendidikan dan keahlian
khusus. Masalah tersebut juga dialami pada Direktorat Umum dan Operasional di RSUP dr.
Hasan Sadikin Bandung(RSHS) dan Knowledge management adalah salah satu solusi dalam
upaya untuk mengelola pengetahuan, baik itu tacit knowledge ataupun explicit knowledge
yang terdapat dalam organisasi atau perusahaan. Berdasarkan permasalah tersebut, penelitian
ini membahas tentang perancangan sebuah model Knowledge Management Systems (KMS)
untuk Direktorat Umum dan Operasional di RSUP dr. Hasan Sadikin Bandung. Perancangan
model KMS dalam penelitian ini, mengadopsi 10 Step Knowledge Management Roadmap
yang disusun oleh Amrit Tiwana. Dari 10 langkah tersebut, penelitian ini hanya dibatasi sampai
pada langkah ke enam, yaitu pembuatan blueprint KM. Pengumpulan data berupa kuesioner
dan wawancara dibatasi hanya di Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit Direktorat Umum
dan Operasional RSHS. Dan dari penelitian ini, didapat bahwa pendekatan KM kodifi kasi
memiliki bobot lebih besar dari pendekatan personalisasi. Penelitian ini menghasilkan sebuah
model KMS untuk diterapkan di rumah sakit. Model KMS tersebut berupa usulan arsitektur
KMS dengan menggunakan infrastruktur yang telah ada pada RSHS, pembentukan tim KM
dan usulan fungsi-fungsi yang harus ada pada KMS.
Kata kunci: Knowledge Management System (KMS), Rumah Sakit, 10 step Knowledge
Management Roadmap, Kodifi kasi, Personalisasi
101
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Rotasi pegawai berupa mutasi
ataupun promosi, pada sebuah
instansi pemerintah, sering dilakukan
dalam periode tertentu untuk
memenuhi kebutuhan organisasi.
Menurut [1], peranan rotasi pegawai
bagi kepentingan pegawai yaitu
untuk menambah pengalaman dan
keterampilan, penyegaran psikologis
dan memperbaiki pelayanan. Namun
berpindahnya pegawai dari suatu
unit kerja ke unit lain secara tidak
langsung dapat pula mengakibatkan
penurunan kinerja perusahaan
jika terjadi ketidaksesuaian antara
posisi dengan kemampuan pegawai.
Yang juga menjadi masalah, jika
pegawai lama tidak bisa berbagi
pengetahuannya dengan pegawai
baru yang menggantikan posisinya
dikarenakan lokasi yang berjauhan
antara lokasi unit kerja baru dengan
unit kerja yang lama atau tidak ada
waktu untuk berbagi pengetahuan
karena habisnya jam kerja dalam setiap
hari untuk memahami/mengerjakan
pekerjaan barunya. Dengan jumlah
pegawai sebanyak 391 orang, masalah
tersebut juga terjadi pada Direktorat
Umum dan Operasional di RSUP dr.
Hasan Sadikin Bandung (RSHS).
Peranan teknologi komputer
atau teknologi informasi sangat
mendukung peningkatan kinerja
organisasi, dalam hal ini rumah
sakit, terutama bagi pelaku atau
pengelolanya. RSHS sebagai sebuah
organisasi memiliki banyak sumber
pengetahuan yang bisa dihimpun
untuk digunakan oleh elemen-elemen
dalam maupun luar organisasi.
Sumber-sumber tersebut diantaranya
dokter, perawat, ahli gizi, radiografer,
apoteker, pegawai laboratorium
kesehatan, petugas administrasi
perkantoran dan tata usaha. Banyaknya
potensi sumber pengetahuan di RSHS,
pengelolaan pengetahuan (Knowledge
Management) menjadi sangat penting
dan perlu dilakukan untuk menjaga
eksistensi pengetahuan dan kemajuan
perusahaan. Dalam mengatasi masalah
dalam penempatan pegawai pada
Direktorat Umum dan Operasional di
RSHS, diperlukan sebuah pengelolaan
pengetahuan tentang informasi yang
tepat mengenai pegawai dalam hal
pengalaman pekerjaan, pendidikan
dan keahlian khusus.
Penelitian yang pernah
dilakukan mengenai perancangan
Knowledge Management di Rumah
Sakit yaitu dilakukan oleh Kristofel
Santa, mahasiswa Program Magister
Manajemen Teknologi, Bidang
Keahlian Manajemen Teknologi
Informasi, Program Pasca Sarjana,
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, dengan judul “Desain
Aplikasi Knowledge Management untuk
Pelayanan Pasien Studi Kasus Rumah
Sakit Umum Daerah”. Studi Kasus
penelitian dilakukan di RSUD Ngudi
Waluyo Wlingi Blitar. Pada penelitian
tersebut KM lebih dititik beratkan pada
KM pelayanan keperawatan di RSUD
tersebut [2], sedangkan dalam penelitian
ini penulis mencoba untuk membuat
model KMS keahlian pegawai pada
Direktorat Umum dan Operasional di
RSHS.
1.2 Identifi kasi Masalah
Berdasarkan latar belakang
masalah yang telah diuraikan di atas,
masalah yang dapat diidentifi kasi dalam
penelitian ini yaitu:
1. Ketidak sesuaian kemampuan pegawai
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 1102
dengan job description pada proses
penempatan pegawai juga kebutuhan di unit
kerja baru dengan kemampuan pegawai
yang akan ditempatkan tidak sesuai.
2. Sulitnya berbagi pengetahuan antar
pegawai.
3. Rancangan Sistem Manajemen Pengetahuan
yang bagaimana yang sesuai dengan kondisi
di RSHS khususnya pada Direktorat Umum
dan Operasional?
1.1 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah
untuk
a. Mengidentifi kasi pengetahuan/ knowledge
apa saja yang telah ada di RSHS khususnya
pada Direktorat Umum dan Operasional.
b. Menganalisis pendekatan KM yang cocok
utuk organisasi.
c. Membuat sebuah rancangan model sistem
manajemen pengetahuan yang sesuai untuk
RSHS yang memudahkan organisasi untuk
mengelola pengetahuan yang dimiliki,
sehingga pengetahuan terdokumentasi
dengan baik untuk menunjang kinerja
pegawai di tiap unit kerja di rumah sakit,
khususnya pada Direktorat Umum dan
Operasional.
1.1 Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari
penelitian ini:
a. Mempermudah transfer pengetahuan/
Knowledge antar pegawai di Rumah Sakit,
selain itu diharapkan dapat meningkatkan
kinerja pegawai dan kemajuan bagi Rumah
Sakit.
b. Rumah sakit sebagai organisasi bisa
mengembangkan Sistem manajemen
pengetahuan berdasarkan model yang
dihasilkan pada penelitian ini.
1.1 Pembatasan Masalah dan Asumsi
Luasnya lingkup bahasan tentang
manajemen pengetahuan di rumah sakit,
maka ruang lingkup penelitian pada
tesis hanya akan dibatasi pada Instalasi
Sistem Informasi RS di Direktorat
Umum dan Operasional Rumah Sakit
Hasan Sadikin.
Penelitian ini menggunakan
metode 10 Step Knowledge Management
Roadmap. Namun dari 10 langkah yang
terdapat pada metode tersebut, penelitian
ini hanya menggunakan langkah pertama
sampai langkah keenam yaitu membuat
blueprint KM.
1.2 Metodologi Penelitian
Dalam penelitian ini, metodologi
KM yang digunakan adalah metodologi
yang ditulis oleh Amrit Tiwana yaitu 10
Step Knowledge Management Roadmap.
Metode ini dipilih karena memiliki
beberapa kelebihan dibandingkan dengan
metode untuk perancangan KM lainnya.
Kelebihan dari metode ini diantaranya
adalah :
1. Memiliki tahapan yang jelas dalam
perancangan KM, mulai dari tahapan
analisis infrastruktur yang telah ada
sampai dengan tahapan evaluasi KM yang
dibangun.
2. Menyediakan Knowledge Management
Assessment Kit (KMAK). KMAK ini berisi
pertanyaan-pertanyaan kuisioner yang
bisa membantu kita dalam merancang KM
yang sesuai untuk kondisi perusahaan atau
organisasi yang kita teliti.
Namun dalam penelitian ini, tidak
semua tahapan dalam metodologi tersebut
digunakan. Penelitian ini hanya mencakup
sampai langkah keenam dari 10 langkah
dalam 10 Step Knowledege Management
Roadmap yaitu create the knowledge
management blueprint (membuat cetak
biru KM).
Secara garis besar, tahapan yang
dilakukan dalam metodologi tersebut
103
adalah :
1. Analisis infrastruktur yang sudah ada
pada perusahaan
2. Menyesuaikan KM dengan bisnis strategi
perusahaan
3. Desain KM infrastruktur
4. Audit aset pengetahuan dan sistem yang
sudah ada pada perusahaan.
5. Menyusun tim KM
6. Merancang blueprint KM
Teknik pengumpulan data
dilakukan dengan mendapatkan data
primer dan data sekunder. Data primer
didapatkan melalui kuesioner, observasi
dan wawancara yang dilakukan pada
perusahaan yang menjadi objek
penelitian. Data sekunder didapatkan
dengan melakukan penelitian
kepustakaan dari berbagai litelatur
yang berkaitan dengan Knowledge
Management.
Dalam penelitian ini didefi nisikan
beberapa operasional variabel yaitu :
a. Strategi Pendekatan KM, yaitu strategi
kodifi kasi dan strategi personalisasi.
b. Atribut pengetahuan untuk konten KMS
yang digunakan untuk menentukan atribut
penanda yang dibutuhkan oleh perusahaan
dalam pembangunan KMS.
c. Diagnosis infrastruktur yang telah ada
pada perusahaan.
d. Pemetaan posisi pengetahuan perusahaan
terhadap para pesaing/mitra.
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pemahaman Organisasi
Rumah Sakit Dr. Hasan Sadikin
Bandung dibangun pada tahun 1920 dan
diresmikan pada tanggal 15 Oktober
1923 dengan nama “Het Algemeene
Bandoengsche Ziekenhuijs“. Pada
tanggal 30 April 1927 namanya diubah
menjadi “Het Gemeente Ziekenhuijs
Juliana” dengan kapasitas 300 tempat
tidur. Selama penjajahan Jepang, rumah
sakit ini dijadikan Rumah Sakit Militer.
Setelah Indonesia merdeka, dikelola
oleh pemerintah daerah, yang dikenal
oleh masyarakat Jawa Barat dengan
nama “Rumah Sakit Ranca Badak“. Pada
tahun 1954 Rumah Sakit Ranca Badak
ditetapkan menjadi rumah sakit propinsi
dan berada di bawah pengawasan
Departemen Kesehatan. Selanjutnya
pada tahun 1956 dijadikan rumah sakit
umum dengan kapasitas 600 tempat
tidur, bersamaan dengan didirikannya
Fakultas Kedokteran Universitas
Padjadjaran. Sejak itu pula Rumah Sakit
Ranca Badak digunakan sebagai tempat
pendidikan oleh Fakultas Kedokteran
Universitas Padjadjaran dan merupakan
awal kerjasama antara Rumah Sakit
Ranca Badak dengan Fakultas
Kedokteran Universitas Padjadjaran[3].
Pada tanggal 8 Oktober 1967
nama Rumah Sakit Ranca Badak diubah
menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Dr.
Hasan Sadikin (RSHS) yang berfungsi
sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Departemen Kesehatan Republik
Indonesia dan bertanggungjawab
langsung kepada Direktur Jenderal
Pelayanan Medik [3].
2.1.2 Struktur Organisasi RSHS
Struktur Organisasi Rumah
Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin
Bandung dapat dilihat pada gambar 2.1.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 1104
Gambar 2.2. Struktur Organisasi
� � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � SUB INSTALASI
KESEKRETARIATAN
SUB INSTALAS
IMPLEMENTASI &
KONSUL OPERATOR
INSTALASI
SISTEM
INFORMASI
RUMAH SAKIT
SUB INSTALASI
SERVER &
DATABASE
ADMINISTRATOR
SUB INSTALASI
SOFTWARE DAN
APLIKASI
SUB INSTALASI
HARDWARE DAN
JARINGAN
105
2.1.3 Dukungan Teknologi Informasi
yang Ada Saat Ini
RSHS telah menggunakan teknologi
informasi dalam menunjang kelangsungan
operasional organisasi. Penggunaan
teknologi informasi dirintis pada tahun
1996 dengan dibentuknya Tim Sistem
Informasi Rumah Sakit (Tim SIRS) yang
mengelola admission Instalasi Rawat
Jalan (IRJ). Seiring perkembangan
teknologi informasi, mengharuskan
RSHS mengadaptasi perkembangan
tersebut. Pada tahun 1999 dimulai upaya
penggabungan sistem informasi yang
terbagi-bagi di beberapa unit di RSHS
menjadi sistem informasi yang terpusat
pada satu Sistem Informasi Rumah Sakit.
Dalam perkembangannya Tim SIRS pun
mengalami perubahan menjadi Instalasi
Sistem Informasi Rumah Sakit (Instalasi
SIRS) sebagai unit pelayanan non
struktural yang menyediakan fasilitas dan
menyelenggarakan kegiatan operasional
komputerisasi rumah sakit yang meliputi
perangkat keras, perangkat lunak,
jaringan, aplikasi dan bank data serta
tenaga operator.
Struktur organisasi Instalasi Sistem
Informasi Rumah Sakit dapat dilihat pada
gambar 2.2.
Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 1106
Pemanfaatan Sistem Informasi di
RSHS mengakibatkan perubahan, seperti
pada budaya kerja pegawai, kinerja
pegawai, pelayanan terhadap masyarakat
pengguna layanan kesehatan yang
menjadi lebih cepat dibandingkan sebelum
menggunakan sistem informasi, dan yang
tidak kalah penting yaitu pendapatan dan
pengeluaran dana di rumah sakit menjadi
lebih terkendali. Dampak yang juga
dirasakan yaitu pengambilan keputusan
strategis oleh pihak manajemen rumah
sakit menjadi lebih efektif dan efi sien
karena berdasarkan data juga informasi
yang tepat dan lebih cepat. Seperti belum
lama ini, RSHS meluncurkan program
penerimaan pembayaran pasien RSHS
dengan menggunakan Mandiri Bill
Payment System, yang disepakati dalam
penandatanganan perjanjian kerja sama
antara RSHS dengan Bank Mandiri di
Ruang Sidang RSHS, Jumat, 29 Juni
2012. Inovasi ini dibuat bertujuan untuk
meminimalisir kebocoran penerimaan,
memudahkan bendahara penerimaan
untuk memverifi kasi penerimaan
keuangan RSHS, memudahkan proses
monitoring, pelaporan & rekonsiliasi
data/rekening, memudahkan pengawasan
kinerja keuangan setiap poli/bendahara,
serta efi siensi SDM/kasir. [6]
Saat ini di RSHS telah digunakan
sistem informasi rumah sakit yang
dikembangkan sendiri oleh tim dari
Instalasi SIRS dengan memanfaatkan
database Oracle untuk Aplikasi Sistem
Pembayaran/Billing dan Pelayanan
Pasien (Rawat Inap, Rawat Jalan, Rawat
Darurat dan Layanan Penunjang seperti
Radiologi, Radioterapi, Patologi Anatomi,
Rehabilitasi Medik, Kedokteran Nuklir dan
Bedah Sentral), Aplikasi Sistem Informasi
Kepegawaian, Aplikasi Jasa Medik
RSHS. Database SQLServer digunakan
untuk Sistem Informasi Farmasi, Lab
107
Patologi Klinik dan Bank Darah, Selain
itu digunakan database MySQL untuk
Web Server dan Mail Server. Saat ini
tengah diupayakan untuk penggabungan
platform database dalam satu jenis
yaitu Oracle, yang diharapkan akan
mempermudah pengelolaan data seperti
backup data dan juga pengembangan
Aplikasi Sistem Informasi Rumah Sakit
lebih lanjut.
Pengembangan sendiri sistem
informasi oleh tim dari Instalasi SIRS
dikarenakan tim yang merupakan
pegawai RSHS lebih mengenal proses
bisnis di rumah sakit. RSHS saat
ini memiliki infrastruktur teknologi
informasi yang cukup memadai dalam
menunjang operasional perusahaan.
Sistem Informasi RSHS tidak
hanya mengelola masukan data dari
pengguna internal di Lingkungan RSHS,
dua klinik (Klinik Lansia dan Klinik
Teratai) yang berada di luar lingkungan
RSHS turut serta menjadi pengguna
Sistem Informasi dengan menggunakan
teknologi jaringan virtual khusus/ Virtual
Private Network (VPN) untuk terhubung
dengan sistem informasi RSHS.
Selain itu, RSHS melakukan
koneksi ke Sistem di luar lingkungan
RSHS yaitu dengan PT. Askes. Kerja
sama dilakukan untuk mempersingkat
proses klaim oleh RSHS terhadap PT
Askes atas layanan RSHS terhadap
anggota Perusahaan Asuransi tersebut
secara online.
Berdasarkan hasil pengamatan
langsung di lapangan dan diskusi dengan
beberapa pegawai di Instalasi Sistem
informasi RSHS, infrastruktur teknologi
informasi RSHS saat ini bisa dilihat
pada gambar 2.3. Pada gambar tersebut
terlihat ciri khas yaitu belum memiliki
KMS.
Dari gambar 2.3 bisa dijelaskan
sebagai berikut:
1. External User dihubungkan dengan
internet, untuk user cabang klinik di luar
lingkungan RSHS dihubungkan dengan
VPN agar dapat mengakses data dengan
Aplikasi Sistem Informasi RS yang telah
dipasangkan di komputer klinik tersebut,
sedangkan pengakses situs rshs.or.id
hanya akan melakukan akses ke http/web
server atau mail server RSHS.
2. Internal User dihubungkan dengan
Local Area Network (LAN) untuk dapat
mengakses data dengan Aplikasi Sistem
Informasi RS.
3. Di ruang server RSHS, memiliki beberapa
server sesuai dengan fungsinya masing-
masing, diantaranya fi le server, email
server, web server, OLAP server, dan
backup database server yang menyimpan
data semua transaksi.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 1108
Gambar 2.3. Arsitektur Teknologi
Informasi RSHS pada saat ini
ROADMAP DAN AUDIT
KNOWLEDGE MANAGEMENT
SYSTEM (KMS)
3.1. Roadmap Implementasi
Knowledge Management
Manajemen pengetahuan
atau Knowledge Management (KM)
haruslah direncanakan secara tepat agar
menghasilkan sesuatu yang baik. Dalam
bab ini, akan diuraikan tentang 10 langkah
knowledge management roadmap yang
disusun oleh Amrit Tiwana, yang akan
digunakan dalam penelitian ini. Dengan
roadmap diharapkan menjadi panduan
dalam pengembangan dan implementasi
KMS di pada organisasi yang dijadikan
sebagai objek penelitian. Pada penelitian
ini hanya dibatasi sampai pada tahap
ke enam, yaitu membuat Knowledge
Management Blueprint. Roadmap
implementasi KM diharapkan dapat
membantu perusahaan dalam menerapkan
KMS termasuk merencanakan, merancang
dan mengimplementasikan KMS
tersebut.
Secara umum, menurut [15]
knowledge management system roadmap
terdiri dari 10 langkah yang dibagi 4 Fase,
yaitu:
Fase 1: Evaluasi infrastruktur
- Langkah 1: Analisis Infrastruktur yang
Ada
- Langkah 2: Kesesuaian KM dan Strategi
Bisnis
Fase 2: Analisis, Desain dan Pengembangan
KMS
- Langkah 3: Arsitektur dan Desain KM
- Langkah 4: Audit dan Analisis knowledge
- Langkah 5: Merancang Tim KM
- Langkah 6: Menciptakan Cetak Biru
(blueprint) KMS
- Langkah 7: Mengembangkan KMS
Fase 3: Deployment
- Langkah 8: Pilot Pengujian dan Penyebaran
Menggunakan Metodologi RDI
- Langkah 9: CKO, Struktur Reward,
Teknologi, dan Manajemen Perubahan
Fase 4: Metrik untuk Evaluasi Kinerja
- Langkah 10: Metrik untuk Pekerjaan
Pengetahuan, Mengevaluasi kinerja,
Menghitung ROI (return on investment),
Mengembangkan KMS secara berkala
Selengkapnya dapat dilihat pada gambar
3.1.
109
Gambar 3.1 The 10-Step
Knowledge Management Roadmap
[15].
3.1.1 Diagnosis pendekatan KM yang
dibutuhkan oleh perusahaan
Tabel 3.1 membantu menentukan
pendekatan KM apa yang cocok dengan
kondisi perusahaan, apakah pendekatan
kodifi kasi atau pendekatan personalisasi.
Jika bobot dalam kolom kodifi kasi lebih
besar, berarti pendekatan kodifi kasi
lebih cocok untuk diutamakan dalam
pendekatan KM. Sebaliknya, jika
bobot dalam kolom personalisasi lebih
besar, maka pendekatan ini yang harus
mendapatkan porsi yang lebih besar
dalam penerapan KM di perusahaan.
Tabel 3.1 Diagnosis pendekatan KM
yang dibutuhkan oleh perusahaan
Kodifi kasi
Bob
ot
(%)
Pertanyaan
Strategis
Bob
ot
(%)
Personalisasi
Menyediakan layanan
dengan kualitas tinggi,
bisa diandalkan, cepat dan
efektik dalam biaya.
50
Berada dalam tipe bisnis
seperti apa perusahaan
Anda?
50
Menyediakan produk
dan layanan yang
kreatif, ketat, dan bisa
di kostumisasi.
Anda menggunakan
kembali dokumen lama
untuk membuat dokumen
baru. Anda menggunakan
produk yang ada sekarang
untuk membuat produk
baru. Anda mengetahui
bahwa setiap kali harus
men-deliver sesuatu
kepada pelanggan, anda
tidak harus membuatnya
dari awal.
70
Berapa banyak material
lama seperti data proyek
dimasa lalu, dokumen
yang ada sekarang dan
proyek yang ter-arsip yang
anda gunakan kembali
sebagai bagian dari proyek
baru?
30
Setiap masalah
mempunyai
kesempatan untuk
menjadi sebuah “one
off” dan masalah yang
unik. Solusi yang
kreatif sering menjadi
sesuatu yang sering
digunakan.
Kompetisi berbasis harga 20
Model pemberian harga
seperti apa untuk produk
atau layanan yang
disediakan perusahaan
Anda?
80
Harga berbasarkan
keahlian. Penetapan
harga tinggi tidak
akan merugikan bisnis
Anda.Keuntungan sedikit,
keuntungan besar didapat
dari omset penjualan yang
banyak.
20
Bagaimana tentang margin
keuntungan perusahaan
Anda?
80Margin keuntungan
yang sangat tinggi
IT adalah pendorong
utama, tujuannya adalah
untuk menghubungkan
orang yang tersebar
di perusahaan dengan
pengetahuan ter-kodifi kasi
(misalnya laporan,
dokumentasi, kode dll)
dalam sebuah form yang
bisa digunakan ulang.
70
Bagaimana anda bisa
menjelaskan tentang
peranan IT dalam
memainkan peran dalam
proses pekerjaan di
perusahaan Anda?
30
Penyimpanan dan
pengaksesan kembali
data bukanlah aplikasi
utama dari IT. IT
dipertimbangkan
sebagai pendorong
untuk komunikasi,
aplikasi seperti email
dan video conferencing
dipertimbangkan
sebagai aplikasi
yang paling penting,
percakapan, sosialisasi
dan pertukaran dari
tacit knowledge
dipertimbangkan untuk
menjadi penggunaan
utama dari IT.
Karyawan dihargai atas
penggunaan dan kontribusi
mereka terhadap database
seperti database diskusi
Notes.
70
Struktur penghargaan
seperti apa yang ada
diperusahaan Anda?
30
Karyawan dihargai
atas sharing knowledge
yang mereka lakukan
secara langsung
kepada rekannya dan
ketika membantu
masalah rekannya di
lokasi/ departement
lain.
Pegawai merujuk
kepada dokumen atau
best practices database
yang menyimpan,
mendistribusikan dan
mengkoleksi pengetahuan
terkodifi kasi.
50
Bagaimana pengetahuan
dipertukarkan dan
disampaikan?50
Pengetahuan ditransfer
orang-perorang,
jejaring dalam
perusahaan didorong
untuk memungkinkan
sharing tacit
knowledge, diam-
diam, dan dengan
intuisi.Skala ke ekonomisan
terletak pada keefektifan
dari penggunaan
kembali pengetahuan
dan pengalaman yang
telah ada/dimiliki dan
penerapannya untuk
menyelesaikan masalah-
masalah baru dan
melengkapi proyek-
proyek baru.
50
Dimanakah posisi skala ke
ekonomisan perusahaan
anda?
50
Ke ekonomisan berada
pada jumlah total
keahlian yang tersedia
di dalam perusahaan,
dimana beberapa
ahli di berbagai area
tertentu dianggap
diperlukan.
Tim besar; sebagian besar
anggota adalah pegawai
tingkat junior; beberapa
manajer proyek memimpin
mereka.
60Apa kekhasan struktur
demografi k tim anda?40
Karyawan junior bukan
bagian mayoritas
dari total anggota tim
umumnya.
Rumah Sakit lain,
Klinik-klinik Swasta,
Laboratorium Klinik
80
Perusahaan jasa apa
yang menjadi pesaing
perusahaan anda?
20 Konsultan IT
-
Perusahaan produksi apa
yang menjadi pesaing
perusahaan anda?
-
Total Bobot 540 460
Rata-rata
PERANCANGAN SOLUSI MODEL
KNOWLEDGE MANAGEMENT
SYSTEM
4.1 Hasil Analisis Infrastruktur yang
Telah Ada
Berdasarkan hasil kuisioner
diagnosis infrastruktur pada bab
sebelumnya, di RSHS telah terdapat
beberapa infrastruktur seperti di bawah
ini:
1. Koneksi Intranet / Local Area Network
(LAN), telah menggunakan kabel serat
optik, kabel UTP cat6, Lan Card 1Gbps
dan Switch hub.
2. Koneksi Internet, dengan menggunakan
2 provider, yaitu Telkomspeedy dan
IconPlus.
3. Bandwith untuk internet 7 Mbps (3 Mbps
dari Telkom Speedy, 4Mbps dari IconPlus),
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 1110
sedangkan untuk LAN, bandwidth bisa
mencapai 1Gbps.
4. Sistem Konfi gurasi LAN/WAN,
menggunakan PC Router untuk mengatur
bandwidth dan DHCP server untuk
menentukan IP address otomatis.
5. Webserver, Mail Server dan FTP Server.
6. Mendukung akses jarak jauh (remote
access), menggunakan VPN, Aplikasi
Freeware Teamviewer dan VNC.
7. Virtual Private Network. (VPN)
Infrastruktur yang ada pada
organisasi/perusahaan, telah mencakup
lapisan transport yang merupakan lapisan
yang menyediakan kemampuan jaringan/
networking dan distribusi dari KM, yang
terdapat pada tujuh lapisan arsitektur KM
[15].
Infrastruktur sangat berkaitan
erat dengan teknologi informasi. Pada
[14] dinyatakan bahwa teknologi
informasi dan komunikasi merupakan
enabler dari Knowledge Management.
Teknologi informasi dan komunikasi
dapat melakukan banyak hal seperti
proses membuat knowledge yang didapat
dari penghimpunan data, mengolahnya
menjadi informasi dan ditransformasi
atas bantuan manusia menjadi knowledge.
Setelah membuat pengetahuan, teknologi
informasi mampu membagikannya ke
seluruh bagian atau unit di organisasi,
baik ke individu ataupun kelompok secara
otomatis, cepat, akurat, dengan volume
yang sangat banyak. Ia bisa menjembatani
komunikasi antar unit, antar individu
dalam lembaga. Internet dapat menjadi
interface juga sekaligus sebagai integrator
antara individu/unit dalam organisasi.
Masih menurut [14], dijelaskan
bahwa selain berfungsi sebagai media
utama dalam menyebarkan knowledge,
teknologi informasi juga sangat berperan
dalam mengeksekusi proses Knowledge
Management dalam organisasi, yaitu:
1) Capture, generate atau akuisisi knowledge
2) Kodifi kasi knowledge
3) Knowledge maintenance (validasi,
pemeliharaan integritas knowledge)
4) Security dari knowledge
5) Memonitor pemanfaatan knowledge
4.2 Penyesuaian Knowledge
Management dengan Strategi Bisnis
Dalam merencanakan sebuah KM,
haruslah benar-benar sesuai/selaras dengan
strategi bisnis organisasi/perusahaan, agar
KM yang akan dibangun akan menjadi
KM yang benar-benar berguna bagi
organisasi/perusahaan. Perancangan KM
yang tidak sesuai dengan strategi bisnis
sebuah perusahaan, akan membuat KM
yang sudah dirancang tidak akan terpakai
dengan maksimal.
Pendekatan KM dibagi dua, yaitu
pendekatan kodifi kasi (codifi cation)
dan pendekatan personalisasi
(personalization). Kedua pendekatan itu
sama-sama penting dalam sebuah KM,
tinggal porsi dalam penerapannya sesuai
dengan kondisi di organisasi/perusahaan.
Dalam menganalisis pendekatan KM
yang sesuai dengan objek penelitian
dapat dilihat pada tabel 3.7. Dari
analisis tersebut diperoleh hasil bahwa
pendekatan kodifi kasi memiliki bobot
54%, sedangkan pendekatan personalisasi
mendapatkan bobot 46%, dan dapat
diambil kesimpulan bahwa pendekatan
kodifi kasi harus mendapatkan porsi yang
lebih besar dari pendekatan personalisasi
dalam perancangan KM di organisasi/
perusahaan ini.
Dalam tahap kodifi kasi, prinsip
tacit-explicit-tacit digerakkan di seluruh
lini, dan pengalaman, baik seseorang
maupun kelompok dibuat eksplisit atau
111
didokumentasikan baik secara tertulis,
gambar/foto ataupun audio dan video,
kemudian dibagi kepada orang lain dan
dikemas sederhana menjadi informasi
yang mudah dibaca dan dipahami oleh
semua pegawai di semua unit terkait,
dalam bentuk panduan pengguna,
pertanyaan yang sering ditanyakan atau
FAQ (Frequently Asked Questions), fl ow
chart, tips and tricks, hingga makalah
atau jurnal yang lebih ilmiah. Dan
untuk menjaga objektivitas dan kualitas
knowledge yang berasal dari para
pegawai tersebut, perlu dibentuk forum
ahli yang berperan menguji informasi
yang masuk [5].
Sedangkan dalam tahap
personalisasi, informasi yang telah diolah
menjadi pengetahuan disebarluaskankan
ke berbagai Komunitas Praktis /
Community Of Practice (COP). Di sana
sudah ada ahli dan champion-nya masing-
masing. Pengetahuan itu disebarkan
untuk menciptakan perubahan [5].
Menurut [23], dalam
pengimplementasian terhadap ide-ide
pengetahuan (knowledge) terintegrasi
dalam proses penyusunan strategi
manajemen pengetahuan dengan strategi
organisasi karena strategi manajemen
pengetahuan merupakan bagian satu
kesatuan dari strategi organisasi.
Sebagaimana knowledge terintegrasi
dalam proses-proses yangb berkaitan
dengan produk dan jasa, maka intensitas
knowledge yang dibutuhkan untuk
melaksanakannya menjadi lebih tinggi.
Strategi yang menyangkut pengunaan
pengetahuan menyangkut strategi
pemanfaatan pengetahuan, penetapan
cara pengukuran dampak penggunaan
pengetahuan tersebut, serta bagaimana
mekanisme penyempurnaan dan gaya
pengayaan knowledge tersebut sesudah
digunakan atau dipraktikan strategi itu
lain yang memiliki kompetensi yang
dibutuhkan.
4.3 Pembentukan Tim KM
Menurut [14], Struktur organisasi
KM, memiliki karakteristik sebagai
berikut:
1. Tidak bersifat birokratis, prosedur
administratif terhadap substansi knowledge
berada pada level yang minimal
2. Unit-unit berbentuk sel-sel yang
menyebar di berbagai unit, tetapi tetap
terkoordinasi.
3. Tidak hirarkis, sehingga kesan hubungan
atau proses atasan bawahan sebaiknya
tidak ada.
Sedangkan karakteristik personil
pengelola knowledge adalah sebagai
berikut:
1. Seorang pemimpin yang dapat bersikap
profesional dan egaliter, bukan birokrat
yang memegang teguh prosedur dan
memiliki mentalitas atasan/bawahan.
2. Wawasan yang luas atau seorang
generalis.
3. Memiliki professional networking yang
luas baik di internal perusahaan maupun
di luar perusahaan.
4. Komunikatif, yaitu mampu melakukan
komunikasi dan koordinasi secara virtual
dan tatap muka.
5. Fasilitator, mampu memfasilitasi
berbagai pihak dalam berbagi knowledge,
berkolaborasi dan belajar.
Dalam [23], Pengorganisasian
dalam manajemen pengetahuan, di
perusahaan atau organisasi muncul
berbagai nama jabatan/posisi dengan
bermacam-macam sebutan. Berbagai
penamaan posisi dalam organisasi
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 1112
akan sama disemua lini organisasi dan
strategi itu menjadi concern dari setiap
orang.
Strategi distribusi menyangkut
pemilihan mekanisme knowledge transfer
yang akan digunakan, agar knowledge
tersebut dapat diterima oleh orang
yang tepat, pada saat yang tepat untuk
menyelesaikan masalah atau pekerjaannya.
Hal itu terjadi sebagai konsekuensi dari
tersedianya knowledge operasional yang
dibutuhkan untuk mengeksekusi proses-
proses detail dari implementasi strategi.
Untuk knowledge yang sudah
dimiliki oleh perusahaan, personil KM
juga harus melakukan analisis ketersediaan
dan kualitas knowledge; identifi kasi unit
atau personil yang memiliki knowledge
tersebut; dan ketersediaan knowledge
tersebut apakah dalam bentuk tacit
atau explicit; dan juga apakah explicit
knowledge tersebut tersedia dalam bentuk
digital, manual atau buku, dan terakhir;
bagaimana tingkat aksesibnilitas terhadap
knowledge yang sudah dimiliki oleh
perusahaan tersebut.
Untuk knowledge yang belum
dimiliki, harus dilakukan analisis untuk
mengidentifi kasi organisasi, perusahaan,
atau orang yang sudah memiliki
knowledge tersebut dan bagaimana
tingkat aksesibilitas terhadap knowledge
tersebut. Selanjutnya, dikembangkan
strategi manajemen pangetahuan yang
mendeskripsikan langkah atau cara yang
harus dilakukan untuk mengakuisisi,
menyimpan atau memelihara, dan
mendistribusikan knowledge tersebut agar
dapat dimanfaatkan oleh perusahaan.
Startegi knowledge itu dapat
dilakukan dalam bentuk benchmarking,
pengiriman personil untuk magang,
pelatihan atau untuk skala besar dan
strategis dengan mengakuisisi perusahaan
orang lain atau merger dengan perusahaan
manajemen pengetahuan dan fungsinya
dijelaskan bahwa chief knowledge
offi cer (CKO) adalah pimpnan tertinggi
pengelolaan Knowledge dalam suatu
perusahaan, yang bertanggung jawab
untuk:
a. Menciptakan visi pemgelolaan knowledge
b. Mensosialisasikan dengan menjual konsep
dan inisiatif manajemen pengetahuan
serta membagikan visi kepada manajemen
senior
c. Mendapatkan buy-in dan advokasi dari
manajemen senior
d. Melakukan mentoring inisiatif manajemen
pengetahuan kepada manajemen senior dan
pihak-pihak lainnya, dan
e. Menyampaikan manfaat-manfaat
manajemen pengetahuan yang memberikan
kontribusi signifi kan terhadap keberhasilan
perusahaan.
Tiwana [15], menambahkan tugas-
tugas seorang CKO, yaitu seperti berikut:
a. Mengoptimalkan desain proses untuk
manajemen pengetahuan
b. Menciptakan kanal-kanal untuk
mengoptimalkan knowledge dan kopetensi
yang dimiliki oleh perusahaan
c. Mengintegrasikan knowledge terhadap
aktifi tas dan tugas rutin perusahaan
d. Meruntuhkan sekat-sekat teknis, budaya,
dan aliran kerja dalam komunikasi dan
pertukaran knowledge
e. Memastikan bahwa perusahaan belajar dari
kesalahan-kesalahan masa lalu
f. Menciptakan nilai (value) yang dihasilkan
oleh asset knowledge dan sarana manjemen
pengetahuan yang bersifat fi nancial dan
non fi nancial
113
g. Mendukung penyelesaian tugas-tugas
di atas dengan teknologi informasi
dan menjembatani kesenjangan aliran
knowledge.
Masih dalam [23], dalam
aksesibilitas terhadap CEO (Chief
Executive Offi cer) atau BOD (Board
of Director), sebaiknya, ada posisi
CKO yang dirangkap oleh salah satu
anggota BOD, sehingga CKO memiliki
kesempatan yang lebih luas dalam
mengkomunikasikan inisiatif-inisiatif
manajemen pengetahuan. Berbeda jika
CKO atau Asisten CKO yang bukan
merupakan salah satu anggota BOD,
yang harus melewati beberapa tingkatan
untuk dapat mengkomunikasikan
manajemen pengetahuan secara langsung
dengan BOD.
Diagram di bawah ini adalah
usulan struktur tim KM yang nantinya
bertanggung jawab atas kelangsungan
KM di perusahaan.
Gambar 4.1. Struktur tim KM
Penjelasan fungsi dari masing-
masing posisi tersebut di atas adalah
sebagai berikut :
1. Manajer KM, berfungsi sebagai
penanggung jawab memimpin dan
mengorganisasikan berbagai inisiatif
dalam kelangsungan KM, dan untuk
memimpin berbagai kelompok kerja pada
KM.
2. Analisis KM, unit yang berfungsi untuk
mengelola isi dari KM. Berbagai konten-
konten yang terdapat di KM dia kelola
untuk bisa ditampilkan dan disebarkan.
Dia bisa menampilkan, mana yang boleh
masuk KM dan mana yang tidak boleh
masuk KM, juga berfungsi sebagai
administrator KM.
3. Pengembangan KM, unit yang bertugas
untuk merancang dan membangun
infrastruktur KM, misalnya Portal KM,
yellow pages dan berbagai fasilitas lainnya
yang terdapat di KM.
4. Operasional KM, unit yang bertugas
untuk mengumpulkan, menyimpan dan
mendistribusikan knowledge.
1.1.1 Arsitektur KMS
Berdasarkan hasil penelitian
yang telah dilakukan pada perusahaan,
dapat diketahui beberapa kondisi yang
mendasari dibuatnya usulan blueprint
dan arsitektur KMS seperti yang bisa
dilihat pada gambar 4.2. Kondisi tersebut
diantaranya adalah :
1. Kinerja perusahaan seringkali terganggu
akibat penempatan pegawai di tempat yang
baru tidak sesuai dengan kemampuan dari
pegawai tersebut, yang mengakibatkan
dibutuhkan waktu dan penyesuaian baik
dari segi pekerjaan maupun lingkungan
kerja yang baru oleh pegawai tersebut.
2. Pengetahuan yang ada pada perusahaan
belum terkelola dengan baik, sehingga
pengetahuan tersebut tidak bisa digunakan
secara maksimal untuk meningkatkan
kinerja perusahaan.
3. Belum muncul budaya knowledge sharing
di semua unit, hanya sebagian kecil unit
yang melakukannya dengan pertemuan
rutin, salah satu penyebabnya adalah
belum adanya wadah yang bisa digunakan
untuk melakukan knowledge sharing
secara maksimal.
4. Perusahaan telah memiliki infrastruktur
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 1114
yang memadai untuk KMS.
5. Dari hasil kuisioner yang bisa dilihat pada
tabel 3.7, dapat diketahui bahwa pendekatan
kodifi kasi memiliki bobot yang lebih tinggi
(54%) dibandingkan dengan pendekatan
personalisasi (46 %).
Gambar 4.2 Latar belakang
perancangan Blueprint KMS
Secara umum arsitektur KMS dapat
digambarkan seperti yang terlihat pada
gambar 4.3 dimana KMS dapat diakses
oleh internal perusahaan melalui intranet
yang terhubung oleh local area network
(LAN) yang terdapat di perusahaan.
Selain dari internal perusahaan, KMS
dapat diakses dari luar perusahaan
melalui internet melalui Virtual Private
Network (VPN), namun terdapat Firewall
yang bertugas untuk mengendalikan
dan membatasi akses dari luar terhadap
jaringan dan komputer lokal.
Gambar 4.3 Usulan Arsitektur KMS
di RSHS
Usulan Arsitektur pada gambar
4.4 di atas terlihat KMS ditambahkan
pada Sistem Informasi RSHS yang telah
ada sebelumnya seperti pada gambar 2.3.
Untuk dapat mengakses KMS, Internal
user atau user yang berada di lingkungan
RSHS menggunakan LAN sebagai media
komunikasinya, sedangkan external user
atau user yang berada diluar lingkungan
RSHS menggunakan jalur internet.
KMS yang diakses oleh para
user tersebut berupa http atau web
server KMS, yang dapat diakses melalui
browser internet yang telah terpasang
pada komputer user.
Gambar 4.4 Alur Proses Arsitektur
KMS di RSHS
Agar jalannya KMS maksimal,
sebaiknya server yang digunakan memiliki
spesifi kasi yang tinggi. Tabel 4.1 berisi
spesifi kasi hardware yang disarankan
oleh penulis.
Tabel 4.1 Spesifi kasi HardwareHardware Spesifi kasi/
Fungsi1. Processor Intel Dual Pentium Xeon
3.0GHz
Telah
Ada2. Memori
(RAM)
4 GB Telah
Ada3. Harddisk 1 TB (Main HDD), 200
GB (Backup HDD)
Telah
Ada4. DVD R/W Untuk melakukan
duplikasi data
Telah
Ada5. Scanner Untuk melakukan
digitalisasi dokumen,
sehingga bisa disimpan
dan disebarkan pada
KMS
Telah
Ada
Pemilihan software pendukung menjadi
hal yang penting untuk pembangunan
KMS. Di bawah ini adalah beberapa
software yang dipilih sesuai dengan fungsi
masing-masing. 1) Sistem Operasi: Linux Ubuntu Server (open source)
2) Web Server: Apache /2.2.14 (open source)
115
3) Email Server: Squirrelmail (free, linux based)
4) Database Server: MySQL 5.1.41
5) Tools Development: PHP 5.0
Berdasarkan kondisi di atas,
pada penelitian ini, penulis mengusulkan
beberapa fungsi yang harus dibuat pada
KMS yang akan diterapkan di RSHS.
Gambar 4.5 dapat menggambarkan
fungsi-fungsi yang diusulkan.
Gambar 4.5 Usulan fungsi-fungsi
yang harus ada pada KMS di RSHS
4.5 Pilar Manusia dalam KMS
Dalam KMS ada tiga pilar
penting yang bisa mendukung suksesnya
sebuah KMS, yaitu people, process dan
technology. Dari pengalaman penulis,
perusahaan lebih peduli pada citra/
image perusahaan yang bangga dengan
proses dan teknologi yang canggih
di perusahaan, namun banyak yang
melupakan aspek people atau manusia
di perusahaan, dalam hal ini pegawai.
Pengabaian pilar manusia ini sering
berakibat pada gagalnya penerapan
KMS. Untuk itu perlu dibuat sebuah
aturan yang bisa mendorong pegawai
untuk bisa berkontribusi dalam KMS,
diantaranya adalah dengan memberikan
reward/penghargaan dalam bentuk
insentif, bonus atau pengakuan tentang
keahlian pegawai tersebut. Lebih rinci
tentang jumlah dan bentuk insentif
dapat disesuaikan dengan aturan dari
perusahaan.
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 KESIMPULAN
Dari penelitian yang telah
dilakukan dapat ditarik beberapa
kesimpulan, yaitu :
a. RSHS khususnya di Direktorat Umum dan
Operasional sudah memiliki knowledge
yang bisa diaplikasikan pada KMS,
dan juga pengetahuan yang bisa untuk
dikembangkan dalam KMS.
b. Dari hasil kuisioner yang dilakukan
terhadap tiga orang di Instalasi Sistem
Informasi RSHS, yaitu Kepala Instalasi
Sistem Informasi RSHS, Wakil Kepala
Instalasi Sistem Informasi RSHS dan
Koordinator Hardware dan Jaringan,
diperoleh hasil bahwa pendekatan atau
strategi kodifi kasi mendapatkan bobot
yang lebih tinggi yaitu 54 % dibandingkan
dengan personalisasi yaitu 46%, oleh
karena itu strategi pendekatan KM yang
lebih cocok digunakan yaitu strategi
kodifi kasi dan personalisasi, namun
dengan penekanan lebih berat pada
kodifi kasi.
c. Model KMS yang dibuat pada penelitian
ini, dapat diterapkan pada perusahaan
dengan memanfaatkan pengetahuan dan
infrastruktur yang sudah ada di perusahaan,
sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya
untuk membeli infrastruktur pendukung.
Dan model KMS tersebut terdiri dari:
• Arsitektur KMS, yang dibuat pada
penelitian ini yaitu dengan menambahkan
KMS pada arsitektur teknologi informasi
di RSHS saat ini
• Fungsi-fungsi yang harus ada pada
KMS, yaitu Direktori Keahlian Pegawai,
Direktori Standar Operasional Prosedur
(SOP), Pengetahuan terbaru, Forum
diskusi, Berita, FAQ (Frequently Asked
Question), Dashboard RSHS, Pencarian,
Document Management dan Chatting and
Video Conference.
Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 1116
• Tim KM, yang dibentuk berisi Manager
KM, Analisis KM, Operasional KM, dan
Pengembangan KM. Untuk keanggotaan
tim KM tersebut berasal dari unit-unit di
lingkungan RSHS, dalam hal ini khususnya
Direktorat Umum dan Operasional.
5.2 SARAN
a. Karena keterbatasan pada penelitian
ini, penulis hanya melakukan kuesioner
terhadap tiga orang di Instalasi Sistem
Informasi RSHS, yaitu Kepala Instalasi
Sistem Informasi RSHS, Wakil Kepala
Instalasi Sistem Informasi RSHS dan
Koordinator Hardware dan Jaringan. Oleh
karena itu validitas survey masih belum
bisa menggambarkan Direktorat Umum
dan Operasional RSHS secara keseluruhan,
apalagi keseluruhan RSHS, dan untuk
mendapatkan hasil atau kualitas KMS yang
lebih baik, perlu dilakukan survey yang
lebih komprehensif dengan seluruh bagian
atau seluruh pegawai di Direktorat Umum
dan Operasional RSHS atau keseluruhan
RSHS.
b. Dalam penelitian ini hanya sampai pada
perancangan Model KMS, selanjutnya bisa
dimulai melakukan proses pembangunan
KMS sesuai prioritas pengetahuan yang
telah ditentukan atau bisa memulai dari
pengetahuan yang dianggap ringan dan
mudah untuk dituangkan dalam KMS
sebagai proyek perintis sebelum melangkah
pada KMS yang lebih lanjut.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Adityo, Firman, Rotasi Rutin Pegawai,
30 Mei 2012, dari = http://blog.sivitas.
lipi.go.id/blog.cgi?isiblog&1221475283
&&&1036006290&&1338365762&fi rm
007&, di akses tanggal 5 Juli 2012.
[2] Santa, Kristofel, Desain Aplikasi
Knowledge Management untuk Pelayanan
Pasien Studi Kasus Rumah Sakit Umum
Daerah, Tesis, Program Magister
Manajemen Teknologi, Pasca Sarjana,
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2011 dari http://digilib.its.ac.id/
public/ITS-Master-17901-9109205503-
paperpdf.pdf , diakses tanggal 30 Juli
2012.
[3] Tim Penyusun, Kiprah dan Pengabdian
RSUP dr. Hasan Sadikin Bandung 1923
– 2009: Tidak diterbitkan, 2009.
[4] Tim Penyusun, RENSTRA RSUP.Dr.
Hasan Sadikin Bandung 2012-2016,
Tidak diterbitkan, 2012.
[5] Kemenkes RI, Permenkes RI Nomor
1673/MENKES/PER/XII/2005 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit
Umum Pusat dr. Hasan Sadikin Bandung,
2005.
[6] Artikel rshs.or.id, RSHS-Mandiri
Luncurkan Mandiri Bill Payment System,
dari = http://www.rshs.or.id/2012/07/
rshs-mandiri-luncurkan-mandiri-bill-
payment-system/, di akses tanggal 20
Juli 2012.
[7] Zack, Michael, An Architecture for
Managing Explicated Knowledge, Sloan
Management Review, 1998.
[8] Bellinger, Gene & Castro, Durval & Mills,
Anthony, Data, Information, Knowledge,
and Wisdom, dari = http://www.systems-
thinking.org/dikw/dikw.htm, di akses
tanggal 5 Juni 2012.
[9] Vercellis, Carlo, Business Intelligence:
Data Mining and optimization for
Decision Making. John Wiley & Sons,
2009.
[10] Setiawan, Wawan. dan Munir, Pengantar
Teknologi Informasi : Basis Data.
Bandung : Universitas Pendidikan
Indonesia, 2006.
[11] Davenport, Thomas & Prusak, Laurence,
Working Knowledge: How Organizations
Manage What They Know. Harvard:
Harvard Business Press, 1998.
[12] Nonaka, Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka,
The Knowledge-Creating Company:
117
How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford: Oxford University
Press, 1995.
[13] McInerney, Claire, Knowledge Management and the Dynamic Nature of Knowledge. Journal
of the American Society for Information Science and Technology 53 (12): 1009–1018,
2002.
[14] Tobing, Paul L, Knowledge management: Konsep, Arsitektur dan Impelementasi. Yogyakarta:
Graha Ilmu, 2007.
[15] Tiwana, A, The Knowledge Management Toolkit: Orchestrating IT, Strategy, and Knowledge
Platforms (2nd Edition). Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall, 2002.
[16] Sveiby, K. E, The New Organizational Wealth: Managing & Measuring Knowledge-Based
Asset. Berrett-Koehler, 1997.
[17] Hadiana, Asep Id, Model Knowledge Management Systems pada perusahaan distributor
farmasi dan Consumer Product di PT. Bina San Prima. Tesis. program studi Magister
Sistem Informasi Fakultas Pasca Sarjana Universitas Komputer Indonesia Bandung : Tidak
Diterbitkan, 2011.
[18] http://www.santosa-hospital.com , di akses tanggal 2 Agusus 2012.
[19] http://rsborromeus.com, di akses tanggal 2 Agusus 2012.
[20] http://www.rsalislam.com, di akses tanggal 2 Agusus 2012.
[21] http://www.rsadventbandung.com, di akses tanggal 2 Agusus 2012.
[22] http://id.wikipedia.org/wiki/
Rumah_Sakit_Advent_Bandung, di akses tanggal 2 Agusus 2012.
[23] Nawawi, Ismail, Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) Teori dan Aplikasi
dalam Mewujudkan Daya Saing Organisasi Bisnis dan Publik, Ghalia Indonesia, 2012.
[24] Minonne, C and Turner, G. Evaluating Knowledge Management Performance, Electronic
Journal of Knowledge Management Volume 7 Issue 5 (pp583 - 592), 2009.