LAPORAN ANUGERAH INOVASI KERAJAN NEGERI
MELAKA TAHUN 2017
NAMA PEREKA CIPTA
LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA
Aras 10 Menara MITC Jalan Konvensyen
Kompleks MITC Hang Tuah Jaya
75450 Ayer Keroh
Melaka
LAPORAN AIKN LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA – SCE (SISTEM CARIAN EXCELL)
1.0 PENGENALAN MENGENAI JABATAN
1.1 PENERANGAN MENGENAI JABATAN
Lembaga Perumahan Melaka (LPM) merupakan agensi kerajaan Negeri Melaka
yang ditubuhkan pada 17.12.2002 melalui Enakmen Lembaga Perumahan Melaka
(ELPM) 2002 yang di warta pada 17.12.2002 seperti Warta Kerajaan Jilid 46 No.25
Tahun 2002. Sebelum Lembaga Perumahan Melaka ditubuhkan, ia terletak di
bawah Unit Perumahan dan Kerajaan Tempatan. Kerajaan Negeri Melaka
merupakan negeri kedua yang menubuhkan Lembaga Perumahan selepas
Kerajaan Negeri Selangor bagi mengukuhkan peranan Kerajaan Negeri dalam
sektor perumahan
1.1.1 VISI
Menjadi Organisasi Yang Unggul Dalam Pembangunan Perumahan
Negeri.
1.1.2 MISI
Menggubal Dasar dan Menyelaras Pembangunan Perumahan Mampu
Milik Negeri Melaka Bagi Mencapai Misi ‘Satu Keluarga Sebuah Rumah
‘ Ke Arah Melaka Maju Fasa II
1.1.3 OBJEKTIF JABATAN
a) Memperkasakan Kapasiti dan Keupayaan Lembaga Perumahan
Melaka. Merancang, melaksana dan menyelaras pembangunan
projek perumahan bagi mencapai misi ‘Satu Keluarga Sebuah
Rumah’.
b) Mewujudkan suasana perumahan yang selesa, harmoni dan
mampu dimiliki.
c) Bertindak sebagai pusat rujukan dan pemudahcara perumahan
Negeri Melaka.
d) Menggalakkan amalan teknologi hijau dalam pembangunan
perumahan Negeri Melaka.
LAPORAN AIKN LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA – SCE (SISTEM CARIAN EXCELL)
1.1.4 PERANAN JABATAN
a) Merancang, membangunkan, melaksanakan daan menggalakkan
pembangunan serta menjalankan pemasaran dan penjualan
perumahan terutamanya bagi perumahan awam dan mampu milik.
b) Menjalankan peranan penyelarasan antara agensi bagi
membolehkan kemajuan dan pelaksanaan pesat pembangunan
perumahan.
c) Mengurus dan mengutip sewaan Rumah Awam / Pangsa Kerajaan
Negeri serta mengutip hasil jualan Perumahan Awam Kos Rendah.
d) Mengurus, menyelenggara dan memantau projek perumahan
Awam/ swasta di Negeri Melaka.
e) Memantau projek perumahan terbengkalai Negeri Melaka
f) Sumber maklumat perumahan Negeri Melaka
g) Melayani aduan awam berkaitan perumahan.
1.1.5 PIAGAM PELANGGAN
a) Menjelaskan tuntutan bayaran dalam tempoh 12 hari
b) Memproses pembelian rumah kos rendah rumah pangsa (borang
telah lengkap) setelah mendapat kelulusan Mesyuarat
Jawatankuasa Pengisian Lembaga Perumahan Melaka dalam
tempoh 30 hari
c) Memastikan aduan kerosakan rumah pangsa LPM dibuat siasatan
dalam tempoh 2 hari
d) Memproses permohonan geran rumah awam dan rumah pangsa
dalam tempoh 14 hari setelah mendapat pengesahan bayaran
daripada LPM
e) Memastikan aduan awam diambil tindakan dalam tempoh 7 hari
1.1.6 CARTA ORGANISASI
LAPORAN AIKN LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA – SCE (SISTEM CARIAN EXCELL)
1.2 PENGENALAN MENGENAI INOVASI
1.2.1 Tujuan Projek Inovasi
Projek inovasi ini merupakan satu pembangunan sistem oleh Lembaga
Perumahan Melaka(LPM) melalui perbincangan dalam Mesyuarat
Pengurusan Bil 1/2017 selepas mendapati terdapat banyak fail dalam
format Excell yang boleh digunasama maklumat untuk kegunaan LPM.
1.2.2 Objektif Projek
a) Mengoptimumkan penggunaan fail Excell sebagai mini pangkalan
data.
b) Memudahkan proses carian maklumat-maklumat asas yang boleh
digunasama oleh kakitangan LPM selain pemilik fail Excell tersebut.
c) Mengurangkan kos dan masa untuk membangunkan sistem-sistem
yang ringkas.
d) Memberikan kefahaman tentang fungsi dan struktur pangkalan data
kepada pengguna.
e) Menjadikan fail Excell berpusat dan tidak berpindah-pindah ke
lokasi berlainan.
1.2.3 Proses Pelaksanaan Inovasi
Pelaksanaan inovasi ini dibuat secara in-house dimana Unit ICT LPM
telah membangunkan sistem tersebut menggunakan bahasa
pengaturcaraan PHP serta Microsoft Excell sebagai pangkalan data.
1.2.4 Tempoh Pelaksanaan Inovasi
Pelaksanaan pembangunan sistem ini telah dimulakan pada 2 Februari
2017 dan versi 1.0 telah siap pada 3 Mei 2017. Walaubagaimanapun
proses penambahbaikan dan pertambahan fungsi dilaksanakan secara
berterusan sehingga kini.
LAPORAN AIKN LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA – SCE (SISTEM CARIAN EXCELL)
1.2.5 Peringkat Pelaksanaan
Pada peringkat permulaan inovasi, ianya dilakukan secara berperingkat
seperti berikut :-
a) Arahan – Pengarah Eksekutif Lembaga Perumahan Melaka dalam
Mesyuarat bil 1/2017 mengarahkan agar sistem kedudukan Fail
yang dibangunkan oleh Unit Pentadbiran LPM menggunakan fail
Excell sebagai platform diperbaiki. Pengarah Eksekutif
mengarahkan agar carian maklumat-maklumat dalam fail Excell
dipermudahkan kerana ia memerlukan beberapa langkah yang
panjang.
b) Cadangan – Pengarah Eksekutif mencadangkan agar dibangunkan
sistem khas untuk mencari maklumat tersebut. Penolong Pegawai
Teknologi Maklumat (1) LPM mencadangkan agar dibangunkan
sistem menggunakan platform web bagi membaca fail tersebut.
c) Prototaip – Setelah cadangan diterima, nama sistem ‘SCF (Sistem
Carian Fail)’ telah dipilih dan sistem ini dibangunkan. Selepas ianya
dibangunkan didapati, konsep sistem ini boleh digunakan secara
pelbagai dan pertukaran dari sekadar untuk carian fail
dikembangkan ke sistem lain termasuk ‘Carian Pemohon Berjaya
PPR Krubong’ dan ‘Carian Maklumat Kakitangan’. Selepas
perbincangan, SCE (Sistem Carian Excell) dipilih bagi melihatkan
kepelbagaian inovasi ini.
d) Perubahan sistematik – Beberapa kali pembangunan sistem ini
dilakukan pembaikan selepas terdapat ‘error’ dan ‘bug’. Sistem ini
juga mengalami perubahan dimana ia menjadi lebih luas
penggunaan berbanding hanya untuk mencari lokasi fail sahaja.
1.2.6 Implikasi Kewangan
Tiada implikasi kewangan secara langsung ketika pembangunan
sistem ini. Ini kerana ia dibangunkan menggunakan perisian sumber
Terbuka iaitu PHP (bahasa pengaturcaraan) dan Sublime Text 3(
LAPORAN AIKN LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA – SCE (SISTEM CARIAN EXCELL)
perisian pengaturcara). Ia juga dibangunkan secara ‘in-house’ oleh
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Lembaga Perumahan Melaka.
1.2.7 Kaedah Pencetusan Idea
Cetusan idea ini bermula daripada pembangunan sistem Carian Fail
dimana mengikut konsep ianya boleh dikembangkan untuk fail-fail
Excell yang lain. Satu sessi brainstorming antara Unit ICT dilakukan
pada 20 Februari 2017 untuk menggunakan sistem ini.
Hasil perbincangan pencari fail merupakan pengguna utama bagi
mencari sistem tersebut tanpa beliau perlu mahir menggunakan
Microsoft Excell.
1.2.8 Kategori Inovasi
Kategori inovasi bagi SCE (Sistem Carian Excell) adalah produk ICT.
1.2.9 Indikator Inovasi
Indikator inovasi bagi SCE (Sistem Carian Excell) adalah perkongsian
fail Excell bagi setiap Unit di LPM.
1.2.10 Input Pelanggan
Input pelanggan diambilkira setelah penghasilan sistem dilakukan.
Pemasangan sistem di dalam server dan diakses oleh pencari fail
sebagai kaedah awal. Pembantu Tadbir LPM juga dilatih untuk
menggunakan sistem tersebut dan didapati ia memudahkan proses
pencarian maklumat dalam Fail Excell tanpa perlu mempunyai perisian
MS Excell.
1.2.11 Mekanisme Maklumbalas Pelanggan
Mekanisme Maklumbalas Pelanggan adalah melalui maklumbalas
secara terus.
LAPORAN AIKN LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA – SCE (SISTEM CARIAN EXCELL)
2.0 IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI
2.1 Sistem Carian Fail
Pencari fail dapat menjimatkan masa untuk mencari fail. Berdasarkan keputusan
ujian mendapati menggunakan Fail Excell mengambil masa sekitar 26 saat untuk
melakukan carian maklumat manakala menggunakan SCE bagi mencari maklumat
mengambil masa sekitar 11 saat sahaja (dari proses membuka). Ia menunjukkan
bahawa penggunaan ini dapat mengurangkan 10 saat proses pencarian. Selain itu
menggunakan sistem SCE ia akan menyisih maklumat yang tidak diperlukan
manakala bagi pencarian fail Excell kesemua maklumat lain tetap terpapar.
Ia juga memudahkan pencari fail kerana tidak perlu membuka fail Excell yang
mengambil masa sebaliknya hanya membuka browser internet yang telah tersedia
alamat url. Bagi pengguna lain, mereka juga boleh mengetahui lokasi fail dengan
mudah tanpa perlu membuka komputer yang di letakkan di bilik fail.
Selain kegunaan itu, para pegawai juga boleh mengetahui nama atau no rujukan
fail tanpa perlu menghubungi pencari fail. Ia memudahkan untuk mereka membuat
surat sebelum fail diterima.
2.2 Sistem Maklumat Permohonan Program Perumahan Rakyat Krubong
Sistem ini telah digunakan oleh Unit Pemasaran ketika proses cabut undi di
Program Perumahan Rakyat (PPR) Krubong pada 9 Februari 2017. Ia digunakan
bagi menyemak status permohonan samada pemohon berada dalam status
‘LULUS’ ,’SIMPANAN’ mengikut kaum.
Sistem ini menggunakan fail Excell sediada dimana terdapat 6 sheet yang
membezakan status dan kaum yang memohon. Untuk menggunakan perisian
Excell ia memakan masa 11 saat serta mempunyai 2 langkah bagi data dicari
berdasarkan sheet. Bagi menggunakan SCE ia mengambil masa 7 saat
(menggunakan carian data yang sama) dimana hanya maklumat yang ingin dicari
sahaja dipaparkan. Ia mencepatkan masa 4 saat bagi pencarian satu data.
Sekiranya 100 data ingin dicari ia akan mengurangkan 400 saat bersamaan
dengan 6 minit.
Melalui SCE juga jumlah pemohon BERJAYA, SIMPANAN mengikut kaum boleh
disenaraikan berbanding menggunakan Microsoft Excell dimana pengguna perlu
mempunyai kemahiran tentang Excell untuk mendapatkan maklumat.
LAPORAN AIKN LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA – SCE (SISTEM CARIAN EXCELL)
2.3 Sistem Carian Kakitangan
Sistem ini digunakan oleh Unit Pentadbiran dan dikongsi oleh unit-unit lain. Melalui
sistem carian kakitangan ini, pengguna boleh mendapatkan maklumat asas
kakitangan seperti no kad pengenalan, jawatan, Gred dan no telefon. Berdasarkan
ujikaji mengunakan Excell mengambil masa 4 saat manakala menggunakan SCE
mengambil masa 2 saat sahaja (berdasarkan data yang sama). Ia menunjukkan
SCE mampu mempercepatkan carian.
2.4 Walaupun data-data ini dikongsi tapi hanya pengguna asal sahaja boleh
mengubahsuai maklumat-maklumat di dalam fail Excell. Pengguna lain boleh
melihat data yang diperlukan sahaja.
2.5 Carta Alir Sebelum dan Selepas Inovasi
Carta Alir Sebelum Inovasi Carta Alir Selepas Inovasi
Kemaskini Maklumat dalam Fail
Excell Kemaskini Maklumat Dalam Fail
Excell
Simpan Fail dalam Komputer
Kakitangan Simpan Fail dalam Server LPM
Buka PC Pemilik Fail Excell Buka PC atau Laptop atau Tablet
atau Handphone yang berada
dalam lingkungan rangkaian LPM
Cari fail Excell berkaitan Taip url di browser
LAPORAN AIKN LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA – SCE (SISTEM CARIAN EXCELL)
SELESAI
3.0 IMPAK INOVASI
a) Mempercepatkan proses carian fail Excell
b) Fail-fail Excell boleh dikongsikan pengguna lain.
c) Kesedaran oleh pengguna tentang kemudahan di Microsoft Excell yang boleh
digunakan sebagai penyimpanan data
d) Pengguna memahami mengenai struktur pangkalan data berdasarkan penggunaan
sistem ini.
e) Dapat memudahkan proses kefahaman sistem kepada pengguna bukan ICT.
4.0 ELEMEN INOVASI
4.1 Inovatif/Kreativiti
Penggunaan sistem SCE ini adalah satu inovasi yang tidak pernah digunakan oleh
jabatan kerajaan. Kebiasannya Microsoft Excell hanya digunakan untuk lembaran
kerja dan digunakan secara individu. Menggunakan inovasi ini didapati penggunaan
Excell boleh dikembangkan secara optimum dan bukan sekadar hanya untuk kerja
individu sahaja.
Carian menggunakan menu
Home->Find And Select Taip maklumat dikehendaki
Pilih Option (within workbook)
Taip maklumat dikehendaki
SELESAI
LAPORAN AIKN LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA – SCE (SISTEM CARIAN EXCELL)
4.2 Keberkesanan
Keberkesanan inovasi ini dapat dilihat berdasarkan keupayaan ia mencari maklumat
dalam jangkamasa yang lebih cepat berbanding menggunakan Fail Excell. Ia juga
mampu menjimatkan kos tanpa pemasangan sistem-sistem lain.
Signifikan
Secara signifikan sistem carian Excell ini juga boleh digunakan samada di LPM mahupun
jabatan lain yang menggunakan Excell sebagai kerja harian yang ingin dikongsikan
maklumatnya.
4.3 Perihal Inovasi
Antaramuka Sistem
LAPORAN AIKN LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA – SCE (SISTEM CARIAN EXCELL)
Terdapat 3 antaramuka utama bagi sistem SCE.
Sistem ini dibangunkan menggunakan bahasa pengaturcaraan
LAPORAN AIKN LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA – SCE (SISTEM CARIAN EXCELL)
Sublime Text 3 digunakan sebagai perisian untuk mengaturcara sistem
Xampp Control Panel v3.2.2 digunakan sebagai perisian Web Server untuk menghidupkan
PHP.
4.4 PERMOHONAN HAK CIPTA DAN PATEN
SCE tidak memohon paten daripada Perbadanan Harta Intelek Malaysia (MyIPO).
LAPORAN AIKN LEMBAGA PERUMAHAN MELAKA – SCE (SISTEM CARIAN EXCELL)
5.0 PENUTUP
Penggunaan SCE kepada fail-fail Excell akan diperluaskan lagi. Selain itu, unit ICT LPM
ada perancangan untuk menggunakan sistem untuk melakukan kemaskini pada fail Excell
tanpa memerlukan pengguna memiliki perisian Excell.
Disediakan Oleh :
(SALEH BIN MD DOM)
Pengarah Eksekutif
Lembaga Perumahan Melaka
Tel : 06-2320450
Emel : [email protected]