Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya i
LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN
AUDIT INTERNAL MUTU 2018
LABORATORIUM MIKROBIOLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG 2018
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
ii Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Visi
Menjadi Laboratorium Mikrobiologi Kedokteran/Klinik yang terkemuka dan bertaraf
internasional
Misi
Merintis Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat di bidang
Mikrobiologi Kedokteran/Klinik terkini serta bermutu
Tujuan
1. Menerapkan pengetahuan dan ketrampilan Mikrobiologi bersama dengan
Laboratorium yang lain/kedokteran masyarakat dalam pengembangan Ilmu
Mikrobiologi yang berguna bagi masyarakat luas
2. Bersama dengan Laboratorium yang lain, ikut berperan aktif dalam pencegahan
dan pengendalian timbulnya resistensi bakteri terhadap antibiotik
3. Berperan aktif di dalam rumah sakit dalam program pengendalian infeksi rumah
sakit
4. Bersama Laboratorium yang lain berperan nyata dalam pencegahan
penyebaran penyakit infeksi, baik di rumah sakit ataupun di masyarakat
5. Melakukan penelitian di bidang Mikrobiologi yang mencakup pengembangan
pengetahuan dan penerapan teknologi dalam rangka penanganan penyakit
infeksi
Motto
Sukses dan Kepuasan Anda adalah Kebanggaan Kami
Janji/Maklumat Pelayanan
Kami siap melayani dengan sepenuh hati
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya iii
LEMBAR PENGESAHAN
1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit : Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran
3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : Dr dr Dwi Yuni Nur Hidayati MKes (Pimpinan Unit)
5. Koordinator Penyusun : dr Dewi Santosaningsih MKes PhD (MR Unit)
6. Anggota Penyusun : 1) Prof Dr dr Noorhamdani AS SpMK(K) 2) Prof Dr dr Sanarto Santoso SpMK(K) 3) Prof Dr dr Sumarno SpMK(K)
4) Dr dra Sri Winarsih Apt MSi 5) dr Dewi Erikawati MSi
6) dr Andrew W Tulle MSc 7) Mega Andriawati Amd
7. Periode : Januari s.d Oktober Th.2018
Malang, Oktober 2018
Pimpinan Unit Kerja,
Dr dr Dwi Yuni Nur Hidayati MKes
NIP. 19660323 199703 2 001
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
iv Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................................... iii
I. PENDAHULUAN ............................................................................................. 1
II. LINGKUP BAHASAN ........................................................................................ 2
III. PELAKSANAAN .............................................................................................. 3
IV. HASIL ........................................................................................................... 5
1. Hasil Audit Internal .................................................................................. 5
2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................ 6
3. Umpan Balik Pelanggan............................................................................ 6
4. Kinerja dan Evaluasi Proses ..................................................................... 13
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................. 17
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ....................................... 22
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ....................................................... 22
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ................................................ 23
V. PENUTUP ..................................................................................................... 24
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 1
I. PENDAHULUAN
Laboratorium Mikrobiologi FKUB adalah satuan kerja yang bertanggung jawab
terhadap penyelenggaraan dan mutu pendidikan, penelitian, dan
pelayanan/pengabdian kepada masyarakat dalam bidang Mikrobiologi
Kedokteran/Klinik dengan tugas pokok: 1) menunjang penyelenggaraan pendidikan
dalam bentuk praktikum untuk program studi Sarjana Kedokteran dan program studi
lain di lingkungan Fakultas Kedokteran; 2) menyelenggarakan penelitian dan
pengembangan ilmu kedokteran dan kesehatan; 3) menyelenggarakan kegiatan
manajemen (perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi); 4) terlibat dalam
pelayanan/pengabdian kepada masyarakat.
Laboratorium Mikrobiologi FKUB dipimpin oleh seorang Kepala Laboratorium yang
bertanggung jawab kepada Dekan FKUB. Di dalam melaksanakan tugas di bidang
pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, Kepala Laboratorium
Mikrobiologi FKUB dibantu oleh dua orang Pranata Laboratorium Pendidikan dan satu
orang analis kesehatan.
Laboratorium Mikrobiologi FKUB selalu berkomitmen untuk memberikan peluang
adanya koreksi terhadap sistem manajemen yang tidak sesuai. Tinjauan manajemen
ini disusun dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait secara langsung
atau tidak langsung terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen. Hasil dari
tinjauan manajemen ini menjadi dasar perlunya perbaikan sistem manajemen di
Laboratorium Mikrobiologi FKUB untuk masa yang akan datang secara terus menerus.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
2 Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
II. LINGKUP BAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka
Laboratorium Mikrobiologi FKUB melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang
lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:
1. Hasil audit, Audit Internal Mutu (AIM) UKPA siklus 16 tahun 2017, AIM UKPA siklus
15 tahun 2016, AIM UKPA siklus 14 tahun 2015, AIM UKPA siklus 13 tahun 2014.
2. Umpan balik pelanggan, meliputi umpan balik terhadap pelaksanaan praktikum
dan penelitian, serta hasil indeks kepuasan masyarakat (IKM).
3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.
4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing
bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi
lagi).
5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat
perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).
6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).
7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.
Tinjauan Manajemen adalah proses peninjauan, evaluasi, serta penilaian oleh
manajemen pada selang waktu terencana untuk memastikan kesesuaian, kecukupan,
serta keefektifan manajemen mutu berjalan secara konsisten.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 3
III. PELAKSANAAN
Tinjauan manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB dilakukan dengan
beberapa tahap, yaitu: tahap persiapan dan tahap pelaksanaan.
1. Tahap persiapan
Pada hari Selasa tanggal 25 September 2018 telah dilakukan rapat persiapan AIM
siklus 17 tahun 2018 di ruang sidang Laboratorium Mikrobiologi dengan dihadiri oleh
seluruh tim penyusun Laporan Tinjauan Manajemen. Pada rapat persiapan tersebut
telah dilakukan evaluasi terhadap temuan AIM siklus 16 tahun 2017 dan
mempersiapkan rencana tindak lanjutnya meliputi:
penentuan jadwal rapat tinjauan manajemen pada tanggal 1 Oktober 2018
melakukan pengumpulan data yang diperlukan untuk pelaksanaan tinjauan
manajemen (temuan AIM siklus 16 tahun 2017 dan hasil umpan balik
pelanggan)
pembagian tugas penyelesaian Standard Operating Procedure (SOP), laporan
tinjauan manajemen, dan analisis hasil umpan balik pelanggan
2. Tahap pelaksanaan
Pelaksanaan tinjauan manajemen telah dilakukan dalam rapat yang
diselenggarakan pada tanggal 1 Oktober 2018 di ruang sidang Laboratorium
Mikrobiologi dengan dihadiri oleh seluruh tim penyusun Laporan Tinjauan Manajemen.
Tinjauan manajemen dimulai dengan evaluasi tindakan perbaikan yang telah dilakukan
berdasarkan temuan AIM siklus 16 tahun 2017. Tahap selanjutnya adalah melakukan
analisis terhadap hasil umpan balik pelanggan serta evaluasi kinerja dan hasil proses
Laboratorium Mikrobiologi FKUB untuk menentukan tindakan koreksi dan tindakan
pencegahan. Di dalam rapat tinjauan manajemen tersebut juga dibahas tindak lanjut
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
4 Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
dari Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB pada tahun sebelumnya
(tahun 2017).
Rapat Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya, 1 Oktober 2018
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 5
IV. HASIL
Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018 berikut
ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).
1. Hasil Audit Internal
Laboratorium Mikrobiologi FKUB telah menjalani Audit Internal Mutu (AIM) siklus
16 tahun 2017 pada tanggal 27 Nopember 2017 yang dilakukan oleh auditor internal
dari Gugus Jaminan Mutu (GJM) FKUB, yaitu Agustiana Dwi Indiah V, SKM MBiomed
(ketua auditor) dan Adeltrudis Adelsa D, SFarm MFarm Klin, Apt (anggota auditor)
bertempat di ruang sidang Laboratorium Mikrobiologi. Pelaksanaan AIM siklus 16 tahun
2017 difokuskan pada tindak lanjut dari temuan AIM siklus sebelumnya.
Pada AIM siklus 16 tahun 2017, Laboratorium Mikrobiologi FKUB mendapatkan
temuan sebanyak empat temuan, terdiri dari dua temuan lama (berstatus open) dan
dua temuan baru.
Hasil temuan tersebut adalah sebagaimana dalam tabel IV.1 di bawah ini:
Tabel IV.1 Hasil temuan AIM siklus 16 tahun 2017
No Kategori Temuan Bidang yang diaudit Uraian ketidaksesuaian dan saran
1 KTS/Old/REK,ADI/04 Nov 2015
(IS-L-41f) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [41f]
MP pelayanan terkait pengelolaan data hasil pemeriksaan belum
tersedia
2 OBS/Old/ADI,ADD/18 Nov 2016
Implementasi ISO poin 8.2.1
Sudah dilakukan penyebaran kuisioner IKM tetapi belum
dilakukan rekapitulasi penilaian
3 KTS/New/ADI,ADD/28 Nov 2017
Konversi SOP Semua SOP belum dilegalitaskan dengan
tanda tangan dekan
4 OBS/New/ADI,ADD/28
Nov 2017
Konversi SOP SOP Pelaksanaan
Praktikum Mikrobiologi Time Line dan flowchart belum sesuai
ristekdikti
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
6 Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Berdasarkan hasil audit di atas, tindakan yang telah dilakukan untuk sebagai perbaikan
terhadap temuan tersebut (sesuai urutan pada tabel IV.1) adalah sebagai berikut:
1. Membuat MP pelayanan terkait pengelolaan data hasil pemeriksaan
2. Menyebarkan kuisioner IKM dan melakukan rekapitulasi penilaian
3. Melegalisasi semua SOP dengan tanda tangan Dekan
4. Merevisi SOP Pelaksanaan Praktikum Mikrobiologi (time line dan flowchart) agar
sesuai dengan format SOP Ristekdikti
2. Hasil Audit Eksternal
Laboratorium Mikrobiologi FKUB sejauh ini belum menjalani audit eksternal
laboratorium, tetapi menjadi salah satu laboratorium penunjang dalam visitasi AUN-QA
Program Studi Magister Biomedik, Program Studi Sarjana Kedokteran, dan visitasi
LAMPTKES untuk Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis Mikrobiologi Klinik.
3. Umpan Balik Pelanggan
Pelanggan Laboratorium Mikrobiologi FKUB adalah mahasiswa yang
melaksanakan praktikum Mikrobiologi dan penelitian dalam bidang Mikrobiologi,
peneliti yang melaksanakan penelitian di bidang Mikrobiologi, dan pasien/rumah
sakit/laboratorium swasta/sekolah yang menggunakan jasa pemeriksaan Mikrobiologi
Klinik. Proses mendapatkan umpan balik dari pelanggan Laboratorium Mikrobiologi
FKUB pada siklus AIM ke-17 tahun 2018 yaitu hanya melalui evaluasi kepuasan, karena
tidak ada keluhan yang masuk.
Evaluasi kepuasan pelanggan dilakukan dengan pengision kuisioner yang
dibagikan kepada pelanggan dengan tehnik sampling incidental sampling (siapa saja
yang telah melaksanakan praktikum Mikrobiologi, siapa saja yang sedang melakukan
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 7
penelitian Mikrobiologi, dan siapa saja yang sedang melakukan pemeriksaan difteri di
Laboratorium Mikrobiologi). Bentuk jawaban pertanyaan dari setiap unsur pelayanan
mencerminkan tingkat kualitas pelayanan, yaitu dari sangat memuaskan sampai
dengan sangat tidak memuaskan. Untuk kategori sangat memuaskan diberi nilai
persepsi 4, memuaskan diberi nilai persepsi 3, tidak memuaskan diberi nilai persepsi 2,
dan sangat tidak memuaskan diberi nilai persepsi 1. Metode pengolahan data yang
digunakan adalah Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) yang dihitung dengan
menggunakan “Nilai rata rata tertimbang” masing-masing unsur pelayanan. Dalam
menghitung IKM Laboratorium Mikrobiologi FKUB terdapat lima unsur pelayanan yang
dikaji, setiap unsur pelayanan memiliki penimbang yang sama dengan memakai rumus
sebagai berikut:
Bobot nilai rata-rata tertimbang = jumlah bobot/jumlah unsur
Indeks kepuasan masyarakat = total dari nilai persepsi per unsur/total unsur
yang diisi dikalikan bobot nilai rata-rata tertimbang.
Untuk memudahkan interpretasi terhadap penilaian IKM yaitu antara 25-100 maka
hasil penilaian tersebut di atas dikonversikan dengan nilai dasar 25 dengan rumus
sebagai berikut:
IKM unit pelayanan x 25
Nilai IKM dikonversi dengan tabel nilai persepsi, interval IKM, mutu pelayanan, dan unit
kinerja unit pelayanan sebagaimana disajikan dalam tabel di bawah ini.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
8 Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Tabel IV.2 Konversi Indeks Kepuasan Masyarakat
Nilai
persepsi
Nilai interval
IKM
Nilai interval
konversi IKM
Mutu Pelayanan Kinerja Unit Pelayanan
1 1,00 – 1,75 25 - 43,75 D Sangat tidak memuaskan
2 > 1,75 – 2,50 43,76 - 62,50 C Tidak memuaskan
3 > 2,50 – 3,25 62,51 – 81,25 B Memuaskan
4 > 3,25 – 4,00 81,26 – 100,00 A Sangat memuaskan
Analisis umpan balik pelanggan untuk memperoleh nilai IKM terhadap
Laboratorium Mikrobiologi FKUB dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu kelompok 1 umpan
balik dari mahasiswa yang melakukan praktikum dan penelitian di Laboratorium
Mikrobiologi FKUB dan kelompok 2 umpan balik dari masyarakat pengguna jasa
pelayanan pemeriksaan mikrobiologi klinik di Laboratorium Mikrobiologi FKUB.
Hasil Survey Umpan Balik Pelanggan Laboratorium Mikrobiologi FKUB
Dari hasil survey umpan balik pelanggan Laboratorium Mikrobiologi FKUB yang
dilaksanakan pada tanggal 25 September 2018 sampai dengan 3 Oktober 2018 di
didapatkan hasil sebagai berikut:
Tabel IV.3 Jumlah responden umpan balik pelanggan Laboratorium Mikrobiologi FKUB
No Responden Jumlah %
1 Mahasiswa 47 39,5
2 Pasien 72 60,5
Total 119 100
Jumlah total responden survey adalah 119, 39,5% responden merupakan mahasiswa
yang melakukan praktikum dan penelitian di Laboratorium Mikrobiologi FKUB,
sedangkan 60,5% responden merupakan masyarakat pengguna jasa layanan
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 9
Mikrobiologi Klinik (pasien/kontak pasien) di Laboratorium Mikrobiologi FKUB (tabel
IV.3).
Dari keseluruhan kuisioner yang terkumpul dilakukan pengolahan IKM terhadap
jasa layanan Laboratorium Mikrobiologi FKUB secara terpisah antara kuisioner yang
berasal dari responden mahasiswa dan kuisioner yang berasal dari responden pasien.
Hasil analisis pengolahan IKM dan nilai IKM dari responden mahasiswa sebagaimana
terperinci berturut-turut pada tabel IV.4 dan tabel IV.5 di bawah ini.
Tabel IV.4 Pengolahan Indeks Kepuasan Masyarakat per Responden
Mahasiswa/Peneliti (n=47)
Nilai per Unsur Pelayanan
U1 U2 U3 U4 U5
Jumlah
nilai per
unsur
165 159 157 163 165
NRR per
unsur#
3,5 3,4 3,3 3,5 3,5
NRR ter
timbang
per unsur*
0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 3,5**
87,5##
U=unsur pelayanan; NRR=nilai rata-rata
#rumus: jumlah nilai per unsur dibagi jumlah kuisioner yang diisi *rumus: NRR per unsur x bobot nilai tertimbang (bobot nilai tertimbang 1:5 = 0,2) **jumlah NRR IKM tertimbang ##IKM unit pelayanan x 25
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
10 Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Tabel IV.5 Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat terhadap jasa layanan Laboratorium
Mikrobiologi FKUB berasal dari responden mahasiswa
No Unsur Pelayanan Nilai Unsur Pelayanan
1 Kinerja dosen dalam membimbing
praktikum/penelitian
3,5 A
2 Kinerja tenaga administrasi dalam
membantu mahasiswa di bidang
administrasi praktikum/penelitian
3,4 A
3 Kinerja analis dalam menyiapkan
sarana praktikum/penelitian
3,3 A
4 Kualitas pelayanan praktikum /
penelitian
3,5 A
5 Kepuasan terhadap hasil
praktikum/penelitian
3,5 A
Nilai indeks kepuasan adalah 3,5
Nilai IKM setelah dikonversi = 3,5 x 25 = 87,5
Mutu pelayanan : A
Kinerja unit pelayanan : Sangat memuaskan
Hasil analisis pengolahan IKM dan nilai IKM dari responden pasien (pengguna jasa
layanan Mikrobiologi Klinik) sebagaimana terperinci berturut-turut pada tabel IV.6 dan
tabel IV.7 di bawah ini.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 11
Tabel IV.6 Pengolahan Indeks Kepuasan Masyarakat per Responden Pasien (n=72)
Nilai per Unsur Pelayanan
U1 U2 U3 U4 U5
Jumlah
nilai per
unsur
282 244 246 272 256
NRR per
unsur#
3,9 3,4 3,4 3,8 3,6
NRR ter
timbang
per unsur*
0,8 0,7 0,7 0,8 0,7 3,7**
92,5##
U=unsur pelayanan; NRR=nilai rata-rata
#rumus: jumlah nilai per unsur dibagi jumlah kuisioner yang diisi *rumus: NRR per unsur x bobot nilai tertimbang (bobot nilai tertimbang 1:5 = 0,2) **jumlah NRR IKM tertimbang ##IKM unit pelayanan x 25
Tabel IV.7 Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat terhadap jasa layanan Laboratorium
Mikrobiologi FKUB berasal dari responden pasien
No Unsur Pelayanan Nilai Unsur Pelayanan
1 Kinerja dokter dalam pelayanan
pemeriksaan mikrobiologi klinik
3,9 A
2 Kinerja tenaga administrasi dalam
pelayanan pemeriksaan mikrobiologi
klinik
3,4 A
3 Kinerja analis dalam pelayanan
pemeriksaan mikrobiologi klinik
3,4 A
4 Kualitas pelayanan pemeriksaan
mikrobiologi klinik
3,8 A
5 Kepuasan terhadap hasil pelayanan
pemeriksaan mikrobiologi klinik
3,6 A
Nilai indeks kepuasan adalah 3,7
Nilai IKM setelah dikonversi = 3,7 x 25 = 92,5
Mutu pelayanan : A
Kinerja unit pelayanan : Sangat memuaskan
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
12 Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Keluhan dari pelanggan juga diperoleh dari hasil survey umpan balik pelanggan
baik dari mahasiswa maupun dari pasien. Daftar keluhan dari pelanggan dan tindak
lanjutnya terdapat pada tabel IV.8 di bawah ini:
Tabel IV.8 Daftar keluhan dari pelanggan dan tindak lanjutnya
No.
Jenis/Aspek/ Bidang/
Layanan yang
dikeluhkan
Uraian Keluhan
Tindaklanjut (atau
rencana)
Status Akhir
1. Praktikum Mungkin masker dan handscoon diadakan lebih banyak, karena sering kehabisan
Review pengusulan masker dan sarung tangan
Open
2. Praktikum Disediakan kursi yang lebih nyaman untuk mendukung praktikum
Pengkajian model kursi untuk praktikum
Open
3. Praktikum Mungkin dosen harus lebih niat mengajar, datang tepat waktu dan lebih jelas dalam mengajar
Rapat evaluasi proses belajar mengajar termasuk praktikum di akhir semester
Close
4. Praktikum Laporan praktikum jangan dikumpulkan saat hari H supaya bisa lebih fokus praktikum
Laporan praktikum sementara (interim report) yang dikumpulkan pada hari H, laporan akhir dikumpulkan satu minggu setelah praktikum
Close
5. Praktikum Kadang penjelasan kurang jelas, dan terlalu cepat, kurang nyaring
Rapat evaluasi proses belajar mengajar termasuk praktikum di akhir semester
Close
6. Praktikum Terkadang penjelasan kurang tepat dan kurang keras, sebaiknya sebelum praktikum ada penjelasan dari dosen
Rapat evaluasi proses belajar mengajar termasuk praktikum di akhir semester
Close
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 13
7. Penelitian Ada analis yang kurang professional
Rapat evaluasi kinerja analis dan analisis beban kerja analis di Laboratorium Mikrobiologi FKUB
Open
8. Penelitian Mungkin perlu dikembangkan sarana dan fasilitas penelitian virologi
Pengkajian persyaratan laboratorium virologi
Open
9. Penelitian Kurang tenaga analis Rapat evaluasi kinerja analis dan analisis beban kerja analis di Laboratorium Mikrobiologi FKUB
Open
10 Pelayanan Mikrobiologi Klinik
Hasil lab per orang sebaiknya langsung dimasukkan amplop masing-masing
Hasil lab reguler sudah dimasukkan amplop
Close
11 Pelayanan Mikrobiologi Klinik
Petugas lab kurang Rapat evaluasi kinerja analis dan analisis beban kerja analis di Laboratorium Mikrobiologi FKUB
Open
4. Kinerja dan Evaluasi Proses
Secara umum program kerja Laboratorium Mikrobiologi FKUB meliputi program
penunjang pendidikan dalam hal mendukung pelaksanaan kegiatan praktikum
Mikrobiologi untuk mahasiswa dari program studi di lingkungan FKUB dan untuk
mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Brawijaya, program penelitian, dan
program pengabdian kepada masyarakat sebagaimana terperinci dalam tabel di bawah
ini.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
14 Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Tabel IV.9 Program Kerja dan Skor Capaian Laboratorium Mikrobiologi FKUB
No. Program Kerja Skor Capaian
A. Program Penunjang Pendidikan
1. Kegiatan 1: Mendukung pelaksanaan praktikum Mikrobiologi untuk
program studi Sarjana Kedokteran (mata kuliah BMS4a dan
Kedokteran Tropik Infeksi)
100 %
2. Kegiatan 2: Mendukung pelaksanaan praktikum Mikrobiologi untuk
program studi Sarjana Kebidanan
100 %
3. Kegiatan 3: Mendukung pelaksanaan praktikum Mikrobiologi untuk
program studi Sarjana Farmasi
100 %
4. Kegiatan 4: Mendukung pelaksanaan praktikum Mikrobiologi untuk
Fakultas Kedokteran Gigi
100 %
B. Program Penelitian
1. Kegiatan 1: Penyediaan bahan habis pakai pemeriksaan
mikrobiologi untuk penelitian mahasiswa dan staf
100 %
2. Kegiatan 2: Penyediaan alat untuk pemeriksaan mikrobiologi untuk
penelitian mahasiswa dan staf
100 %
3. Kegiatan 3: Penyediaan sumber daya manusia untuk pemeriksaan
mikrobiologi untuk penelitian dan staf
100 %
4. Kegiatan 4: Pengembangan metode identifikasi Corynebacterium
diphtheriae
50 %
C. Program Pengabdian kepada Masyarakat
1. Kegiatan 1: Pemeriksaan mikrobiologi untuk pasien difteri di kota
Malang (bekerja sama dengan Dinas Kesehatan Kota Malang)
30 % (96 dari
target 330
pasien)
2. Kegiatan 2: Penyuluhan tuberkulosis untuk masyarakat di
Kelurahan Ciptomulyo Kecamatan Sukun
80 %
Berdasarkan tabel program kerja dan capaiannya tersebut di atas, terdapat
kegiatan yang belum 100% terlaksana yaitu:
1. Pengembangan metode identifikasi Corynebacterium diphtheriae masih berjalan
50%.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 15
Kendala yang dihadapi adalah medium yang diperlukan untuk kultur primer
Corynebacterium diphtheriae masih dalam masa tunggu pengiriman dari
distributor.
Rencana tindak lanjutnya adalah menghubungi distributor untuk
mengkonfirmasi kedatangan medium kultur tersebut.
2. Pemeriksaan mikrobiologi untuk pasien difteri di kota Malang (bekerja sama
dengan Dinas Kesehatan Kota Malang) masih berjalan 30%.
Kendala yang dihadapi adalah kendala eksternal yaitu permintaan pemeriksaan
difteri dari Dinas Kesehatan Kota Malang masih sejumlah 30% dari target yang
ditentukan dalam perjanjian kerjasama.
Rencana tindak lanjutnya adalah menghubungi contact person Dinas Kesehatan
Kota Malang terkait permintaan pemeriksaan difteri.
3. Penyuluhan tuberkulosis untuk masyarakat di kelurahan Ciptomulyo kecamatan
Sukun berjalan 80% karena belum selesai pada tahap penyusunan laporan.
Kendala yang dihadapi adalah proses kompilasi data hasil kuisioner,
pemeriksaan BTA, dan PCR belum selesai.
Rencana tindak lanjutnya adalah melakukan pertemuan tim penyusun laporan
pengabdian masyarakat terkait proses kompilasi data tersebut.
Program kerja Laboratorium Mikrobiologi FKUB disusun terkait dengan capaian
sasaran mutu yang terperinci dalam tabel di bawah ini.
Tabel IV.10 Sasaran Mutu Laboratorium Mikrobiologi FKUB
No. Sasaran Mutu atau Indikator
Kinerja
Baseline Target
Th.2018
Capaian
Th.2018
%
Capaian
1. Rasio jumlah mikroskop layak
pakai : mahasiswa
1:16 1:5 1:16 0
2. Luas meja praktikum per 0,5 m2 1 m2 0,5 m2 0
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
16 Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
mahasiswa
3. Rasio tenaga analis : peneliti 1:25 1:5-10 1:25 0
4. Lama pemeriksaan difteri 24 jam 24 jam 24 jam 100%
5. Pengabdian masyarakat 2 2 2 100%
Berdasarkan tabel sasaran mutu dan capaiannya tersebut di atas terdapat
beberapa target sasaran mutu yang belum 100% tercapai, yaitu:
1. Rasio jumlah mikroskop:mahasiswa yang masih belum mencapai target 1:5,
mikroskop yang sekarang digunakan oleh mahasiswa tidak layak dipakai karena
beberapa komponen yang mengalami kerusakan seperti lensa obyektif,
makrometer, dan meja obyek.
Kendala yang dihadapi adalah Laboratorium Mikrobiologi telah mengirimkan
surat permohonan pengadaan mikroskop kepada Dekan FKUB namun belum
ada realisasi.
Rencana tindak lanjutnya adalah mengirimkan ulang surat permohon tersebut
dan melakukan follow up. Sementara menunggu realisasi mikroskop baru,
Laboratorium Mikrobiologi akan melakukan upaya perbaikan dan pemeliharaan
untuk mengoptimalkan fungsi mikroskop yang ada.
2. Luas meja praktikum tidak sesuai standar 1m2 per mahasiswa karena tidak ada
koordinasi dengan Laboratorium Mikrobiologi pada saat proses pembangunan
ruang praktikum.
Kendala yang dihadapi adalah sharing ruang praktikum dengan laboratorium
terdekat belum dapat terealisasi karena terkendala jadwal penggunaan ruang
praktikum yang bersamaan.
Rencana tindak lanjutnya adalah mengajukan permohonan penambahan
meja/ruang praktikum ke Dekan FKUB.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 17
3. Rasio jumlah analis:peneliti belum mencapai target 1:5-10 (tergantung jenjang
pendidikan mahasiswa S1/S2/S3) karena Laboratorium Mikrobiologi membuka
pelayanan penelitian di lingkungan FKUB maupun di luar FKUB. Selain itu analis
juga melakukan pemeriksaan pelayanan Mikrobiologi Klinik.
Kendala yang dihadapi adalah keterbatasan rekrutmen tenaga analis di tingkat
fakultas.
Tindak lanjutnya adalah mengajukan penambahan 2 orang analis, untuk
sementara mengoptimalkan kinerja analis dengan melakukan pembagian
jumlah mahasiswa secara merata kepada analis yang ada berdasarkan beban
kerja.
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
No. Masukan Tindakan Perbaikan
Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
A. Keluhan
1. Mungkin masker dan handscoon diadakan lebih banyak, karena sering kehabisan
Review pengusulan masker dan sarung tangan
Open Pendataan jumlah mahasiswa peserta praktikum sebelum praktikum dimulai
2. Disediakan kursi yang lebih nyaman untuk mendukung praktikum
Pengkajian model kursi untuk praktikum
Open Optimalisasi kursi yang ada
3. Mungkin dosen harus lebih niat mengajar, datang tepat waktu dan lebih jelas dalam mengajar
Rapat evaluasi proses belajar mengajar termasuk praktikum di akhir
Close Rapat evaluasi reguler
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
18 Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
semester
4. Laporan praktikum jangan dikumpulkan saat hari H supaya bisa lebih fokus praktikum
Laporan praktikum sementara (interim report) yang dikumpulkan pada hari H, laporan akhir dikumpulkan satu minggu setelah praktikum
Close Ditulis dalam tata tertib praktikum untuk disepakati dosen dengan mahasiswa
5. Kadang penjelasan kurang jelas, dan terlalu cepat, kurang nyaring
Rapat evaluasi proses belajar mengajar termasuk praktikum di akhir semester
Close Rapat evaluasi reguler
6. Terkadang penjelasan kurang tepat dan kurang keras, sebaiknya sebelum praktikum ada penjelasan dari dosen
Rapat evaluasi proses belajar mengajar termasuk praktikum di akhir semester
Close Rapat evaluasi reguler
7. Ada analis yang kurang profesional Rapat evaluasi kinerja analis dan analisis beban kerja analis di Laboratorium Mikrobiologi FKUB
Open Evaluasi kinerja analis secara reguler
8. Mungkin perlu dikembangkan sarana dan fasilitas penelitian virologi
Pengkajian persyaratan laboratorium virologi
Open Rapat pengembangan laboratorium
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 19
9. Kurang tenaga analis Rapat evaluasi kinerja analis dan analisis beban kerja analis di Laboratorium Mikrobiologi FKUB
Open Analisis beban kerja analis secara reguler
10. Hasil lab per orang sebaiknya langsung dimasukkan amplop masing-masing
Hasil lab reguler sudah dimasukkan amplop
Close Pengadaan amplop dalam jumlah yang cukup
11. Petugas lab kurang Rapat evaluasi kinerja analis dan analisis beban kerja analis di Laboratorium Mikrobiologi FKUB
Open Analisis beban kerja analis secara reguler
B. Evaluasi Kepuasan
1. Berdasarkan Indeks Kepuasan Masyarakat, kinerja pelayanan Laboratorium Mikrobiologi FKUB masuk kategori sangat memuaskan
Pertahankan
Closed Melakukan evaluasi kepuasan secara reguler
C. Temuan Audit (termasuk yang eksternal)
1. MP pelayanan terkait pengelolaan data hasil pemeriksaan belum tersedia
Membuat MP pelayanan terkait pengelolaan data hasil pemeriksaan
Closed Merecek kembali SOP yang telah disusun.
2. Sudah dilakukan penyebaran kuisioner IKM tetapi belum dilakukan rekapitulasi penilaian
Menyebarkan kuisioner IKM dan
Closed Melakukan penyebaran kuisioner dan
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
20 Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
melakukan rekapitulasi penilaian
menganalisis indeksi kepuasan masyarakat secara rutin dalam periode waktu tertentu.
3. Semua SOP belum dilegalitaskan dengan tanda tangan dekan
Melegalisasi semua SOP dengan tanda tangan Dekan
Closed Merecek kembali format SOP dan legalitasnya.
4. SOP Pelaksanaan Praktikum Mikrobiologi Time Line dan flowchart belum sesuai ristekdikti
Merevisi SOP Pelaksanaan Praktikum Mikrobiologi (time line dan flowchart) agar sesuai dengan format SOP Ristekdikti
Closed Merecek kembali format SOP di Laboratorium Mikrobiologi.
D. Evaluasi Program Kerja
1. Pengembangan metode identifikasi Corynebacterium diphtheriae masih berjalan 50%
Menghubungi distributor untuk mengkonfirmasi kedatangan medium kultur tersebut
Closed Berkoordinasi dengan pihak distributor agar media dapat datang tepat waktu.
2. Pemeriksaan mikrobiologi untuk pasien difteri di kota Malang (bekerja sama dengan Dinas Kesehatan Kota Malang) masih berjalan 30%
Menghubungi contact person Dinas Kesehatan Kota Malang terkait permintaan pemeriksaan difteri
Open Berkoordinasi dengan Dinas Kesehatan untuk membuat timeline kegiatan pemeriksaan.
3. Penyuluhan tuberkulosis untuk masyarakat di kelurahan Ciptomulyo
Melakukan pertemuan
Open Melakukan koordinasi
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 21
kecamatan Sukun berjalan 80% tim penyusun laporan pengabdian masyarakat terkait proses kompilasi data tersebut
segera setelah kegiatan selesai dilakukan terkait penyusunan laporan.
E. Evaluasi Sasaran Mutu
1. Rasio jumlah mikroskop:mahasiswa yang masih belum mencapai target 1:5
Mengirimkan surat permohonan pengadaan mikroskop ke dekan dan melakukan follow up
Closed Melakukan upaya perbaikan dan pemeliharaan untuk mengoptimalkan fungsi mikroskop yang ada.
2. Luas meja praktikum tidak sesuai standar 1m2 per mahasiswa
Mengajukan permohonan penambahan meja/ruang praktikum ke Dekan FKUB
Open Melakukan koordinasi antara pihak manajemen fakultas dan manajemen Laboratorium Mikrobiologi dalam hal pembuatan lay out ruangan.
3. Rasio jumlah analis:peneliti belum mencapai target 1:5-10
Mengajukan penambahan 2 orang analis
Open Merencanakan proses regenerasi dan melakukan analisis beban kerja analis.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
22 Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
No. Rekomendasi
Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
1. Memasukkan pengisian kuesioner ke dalam alur pengambilan hasil pemeriksaan mikrobiologi klinik dan alur pengurusan bebas tanggungan laboratorium
Umpan balik pelanggan
Kuisioner belum dapat dibagikan kepada pelanggan saat mengambil hasil pemeriksaan mikrobiologi klinik (masyarakat) atau pengurusan bebas tanggungan lab (untuk mahasiswa)
Petugas administrasi sering lupa
Kuisioner dijepret dengan lembar hasil pemeriksaan dan lembar perincian biaya laboratorium
2. Membuat desain kuesioner PBM untuk setiap program studi setelah PBM Mikrobiologi pada program studi tersebut selesai dilakukan
Umpan balik pelanggan
Desain kuisioner sudah dibuat
Tidak ada kendala
Diuji coba untuk praktikum yang akan datang
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM
Perubahan Organisasi Tata Kelola Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
belum diikuti dengan pembuatan dan sosialisasi struktur organisasi dan tugas pokok
fungsi yang jelas untuk Laboratorium dan Departemen. Struktur organisasi dan
deskripsi tugas pokok fungsi Laboratorium Mikrobiologi FKUB sangat diperlukan untuk
penyusunan program kerja dan sasaran mutu yang akan datang.
Laboratorium Mikrobiologi FKUB menempati gedung baru sejak bulan Januari
2018 dengan fasilitas laboratorium yang belum memenuhi syarat yaitu wastafel yang
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 23
belum ada di setiap ruang laboratorium, aliran listrik belum ada di setiap ruang
laboratorium, meja untuk penempatan alat, serta ruang praktikum mahasiswa yang
terbatas.
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM
Surat Keputusan terkait struktur organisasi dan tugas pokok fungsi Laboratorium
Mikrobiologi FKUB yang terpisah dari Departemen Mikrobiologi FKUB diharapkan
segera dibuat dan disosialisasikan oleh manajemen FKUB.
Perbaikan fasilitas laboratorium meliputi penambahan mikroskop, penambahan
ruang, dan penambahan analis diharapkan dapat direalisasikan sebelum audit internal
mutu tahun yang akan datang.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018
24 Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
V. PENUTUP
Sistem manajemen mutu yang dilaksanakan di Laboratorium Mikrobiologi FKUB
telah berjalan efektif dan efisien dalam mendukung program pendidikan, penelitian,
dan pengabdian masyarakat yang ditetapkan dan menunjukkan kinerja pelayanan yang
sangat memuaskan berdasarkan nilai Indeks Kepuasan Masyarakat. Namun demikian,
perubahan Organisasi Tata Kelola di tingkat fakultas menuntut Laboratorium
Mikrobiologi FKUB melakukan restrukturisasi organisasi untuk menunjang kinerja dan
program kerja dapat berjalan lebih optimal.
Laboratorium Mikrobiologi FKUB mengucapkan terima kasih kepada semua pihak
yang telah membantu pelaksanaan sistem manajemen mutu di Laboratorium
Mikrobiolgi FKUB dan penyusunan laporan tinjauan manajemen Laboratorium
Mikrobiologi FKUB.