Ervaringen met de tijdelijke locaties van Vredenburg in Utrecht als lessons learnedvoor de ingebruikname van tijdelijke podiumlocaties
Dit is een deel van de presentatie zoals die door Rudi van
der Valk op vrijdag 7 maart 2014 is gegeven voor een gehoor
van de Dr Anton Philipszaal en het Lucent Danstheater
Laatste concert • 17 juni 2007Start sloop • 21 mei 2008Start bouw • 18 februari 2010 maar
Echte start bouw • 14 april 2010Oplevering • 12 december 2013
Officiële opening • 21 juni 2014Oorspronkelijke opening • 2009, 2012 …
Besluit bouw Muziekpaleis • eind 2005
• 7 seizoenen op ‘tijdelijke’ locaties• 2009 / 2010 reorganisatie
Tijdelijke locatie Vredenburg Leidsche Rijn
Bouw Vredenburg Leidsche Rijn(Voormalige Pepsi Stage)
Tijdelijke locatie Vredenburg Leeuwenbergh
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
Mei 2008Start sloop
van het ‘oude’Vredenburg
April 2010Start bouw
Muziekpaleis
December 2013Oplevering
TivoliVredenburg
Mei 2014TivoliVredenburg
gebruiksklaarJuni 2014
Officiële opening
December 2007Start concertenLeidsche Rijn
Juni 2014Laatste concertLeidsche Rijn
Maart 2014Laatste concertLeeuwenbergh
Februari 2008Start concertenLeeuwenbergh
Juli 2007Start
verbouwingLeeuwenbergh
Najaar 2008Tekorten i.v.m. tegenvallendebezoekcijfers
April 2007Start bouw
Leidsche Rijn
Juni 2007Laatste concert
in het ‘oude’Vredenburg
Seizoen 1 Seizoen 2 Seizoen 3 Seizoen 4 Seizoen 5 Seizoen 6 Seizoen 7
Mei 2014Laatste concert
Tivoli Oudegracht
Juli 2011Sluiten van
De vaste bezoekers
van de huidige
locatie volgen je
niet vanzelf naar
de nieuwe
tijdelijke locatie
Wees open naar je
bezoekers over wat
er (nog) niet goed
is geregeld (bij de
start van de
tijdelijke locatie).
Verwachtings-
management
NU al voorlichten,
informeren etc. en
dat consequent
volhouden (via alle
kanalen die tot je
beschikking staan)
Nieuwsbrieven, e-mailings,
narrow casting, brochures,
maandagenda’s, website, etc.
Open het tijdelijke
gebouw alsof het je
nieuwe locatie is.
Organiseer er
rondleidingen,
houdt er proef-
concerten en open
het feestelijk.
Volgen niet vanzelf Verwachtingen Nu starten Ga er voor
Betrek je klanten
en test, test, test.
Via Facebook of de
nieuwsbrief
feedback vragen.
Een CRM-systeem
is hier heel nuttig,
bijvoorbeeld G&V
mails.
Betrek je vrienden
bij bijvoorbeeld de
aankleding van de
locatie. Bij
Vredenburg LR
zorgden zij voor
plantenbakken bij
de ingang.
Na de verhuizing
naar de tijdelijke
locaties kwamen er
veel klachten. Er
was 1 persoon
fulltime mee bezig.
Zorg dus voor een
goede klachten-
afhandeling.
Biedt de tijdelijke
locatie nieuwe
mogelijkheden? Bij
Vredenburg LR:
buitenfestivals en
commerciële
verhuringen.
Vraag de bezoeker Gebruik de vrienden Klachten verwerken Mogelijkheden
Bewegwijzering op
de openbare weg.
Er staan op de A2
nog steeds borden
met de term
‘muziektheater’.
Geef op de oude
locatie, de bouw-
plaats, duidelijk
aan waar de
tijdelijke locatie
zich bevindt.
Het betaald
parkeren (€ 7,-!)
viel heel slecht bij
ons publiek (bij
het aanzicht van
een grote asfalt-
vlakte). Het werd
snel gratis P.
Ook het betalen
voor de garderobe
is snel terug-
gedraaid. De
klachten over (te)
lange wachttijden
zijn gebleven.
Bewegwijzering Info op bouwlocatie Gratis parkeren Gratis garderobe
Ondanks dat het
een tijdelijke
locatie is, zorg wel
voor een sfeervolle
foyer (met
voldoende zit-
gelegenheid). Het
blijft een avondje
uit.
Is de directe
omgeving gezellig?
Indien nee, is dat
dan nog ‘op te
leuken’? Bij ons
was het rond de
opening zanderig,
modderig en
winderig.
Zorg er voor dat
ook de ‘achterkant’
er goed uitziet en
goed is geregeld.
(Parkeren, kleed-
kamers, artiesten-
foyer, etc.)
Maak van de nood
een deugd! Wees
creatief! Wij
hebben het laten
liggen. Wat wordt
het design, de
bijnaam?
Maak het sfeervol Sfeer omgeving Backstage Wees creatief
Zorg voor een
goede bereikbaar-
heid met de auto of
het openbaar
vervoer. Wij boden
gratis busvervoer
bij het concert aan.
Dubbelcheck het
adres i.v.m. de
navigatie-
systemen in de
auto (en mobile).
We waren ineens
onze dagkassa in
hartje stad kwijt.
Na omzwervingen
ondergebracht bij
de VVV op het
Domplein (€, Boca,
instructie, datalijn,
etc.).
Kantoor en podium
waren qua locatie
ineens gescheiden.
Inefficiënt en niet
goed voor de
samenwerking. Als
we hadden mogen
kiezen met de
kennis van nu?
Bereikbaarheid TomTom Dagkassa Kantoor / podium
We waren een
ingewerkte en
geoliede club. En
bij de ingebruik-
name van de
tijdelijke locaties
werd ineens alles
anders. Pionieren
en improviseren.
Een goede
voorbereiding
bestaat uit details,
details, details …
en vroegtijdig gaan
plannen (met alle
betrokkenen).
Bij een goede voor-
bereiding blijft er
tijd over voor de
zaken die je NIET
had bedacht. Dan
is er tijd en ruimte
om echte
problemen op te
lossen.
Zo geef je niet
meer geld uit dan
was bedacht en
hebben de collega’s
nog energie over
voor de normale
bedrijfsvoering.
Veel werd anders Details Extra tijd Voorkom uitputting
Doe iets extra’s
voor je klanten ter
compensatie van de
nadelen van de
tijdelijke locatie:
• gratis OV
• gratis P
• gratis garderobe
Voor de verhuizing
naar de tijdelijke
locaties wil je de
klantendatabase
piekfijn in orde
hebben. En goed
werkend CRM-
systeem is dan
onontbeerlijk.
Laat voor de
periode dat je op de
tijdelijke locaties
neer gaat strijken
een goede
marktverkenning
uitvoeren (voor het
verzorgingsgebied).
Neem afscheid van
de bestaande
locatie(s). Bij
Vredenburg werd
het ‘breaking down
the walls’.
Iets extra’s Klantendatabase Actuele marktinfo Neem afscheid
Op het laatst werd
het toch nog
spannend wat
betreft de verlening
van vergunningen
(ook m.b.t. het
gebruik van de
buitenruimte)
Waar laat je de
spullen die je niet
mee wilt nemen?
Is er een aparte
archiefruimte? Zijn
er ook onderdelen
van het gebouw of
de inventaris die je
wilt bewaren?
Continuïteit van
de ICT (kantoor-
automatisering,
PIN, wifi) en is het
bereik voor GSM
voldoende?
Eventueel extra
versterking?
Is er een
afgesloten buiten-
ruimte? Zorg voor
bewaking, ook in
de laatste fase van
de bouw. Er waren
inbraken.
Vergunningen Opslag Automatisering Bewaking
Er komt ook een
verhuizing aan met
alles er op en er
aan. Dit ook tijdig
voorbereiden omdat
het samenvalt met
een hoop andere
klussen.
De akoestiek in LR
viel tegen. Er
werden speciale
panelen aange-
bracht (tegen
meerkosten
uiteraard) E.e.a.
leidde weer tot
vertraging.
Voor de opening
een ontruimings-
plan. Wanneer
mag het publiek
van de brandweer
er in?
Het personeel
maakte heel veel
extra uren. Die
mensen konden we
bij de start van het
nieuwe seizoen op
de nieuwe locaties
niet missen.
Verhuizen Akoestiek Veiligheid Overuren
Wij zijn met het
gezamenlijke
personeel in het
tijdelijke podium
gaan schilderen.
Niet iedereen is
continue direct bij
de voorbereiding
betrokken.
We hadden ineens
een buitenterrein
en een parkeer-
plaats erbij. Maar
ook zaken als
verkeersregelaars,
groenvoorziening
en sneeuwruimen.
Hoe is de
overdracht, de
oplevering
geregeld? Wanneer
is de overdracht
van het beheer?
Garantie? Schakel
een extern
deskundige in.
Luchtvochtigheid
is van belang bij
een muziek-
podium. Bij ons
was de lucht eerst
te droog. Dat was
schadelijk voor de
vleugels.
Groepsproces Buitenruimte Oplevering Luchtklimaat
Zijn er de komende
jaren andere
bouwactiviteiten op
de locatie? Dit
vanwege overlast
(geluid, stof) en het
verleggen van
wegen
(bereikbaarheid).
Dit is waar je niet
over wilt spreken,
maar waar je toch
even over na moet
denken, nl. de
uitwijk-
mogelijkheden.
Openingstijden?
Wat doen we met
de (te) ‘vroeg-
komers’? We laten
de mensen toch
niet in de kou
staan? Naar welk
gezellig kroegje
wijken ze even uit?
Parkeerplekken
voor de
gehandicapte
bezoekers en
rolstoelplekken in
de zaal.
Bouwoverlast Uitwijkfaciliteiten Openingstijden Minder validen
Verlichting
openbare weg (op
de route naar de
locatie). Voor het
gevoel van veilig-
heid. Wat meer dan
je normaal in een
buitengebied
verwacht.
Promotiedisplays
in de foyer, in de
toiletten en op de
gevel. Diverse
formaten poster-
frames en houders
voor flyers e.d.
monteren. Ook
narrowcasting?
Kassa ook als
werkplek te
gebruiken? En de
security m.b.t. de
cash geldstroom?
Wij zaten toch wat
aan de rafelrand
van de stad.
Voorziening voor
RTV-opnames? Wij
hebben de Vrijdag
van Vredenburg
met de live radio-
uitzending op
Radio 4.
Straatverlichting Promotie on site Kassa & geld RTV-faciliteiten
Nu even voorstellen …
Reorganisatie van 2009/10 Start nieuwe
organisatie per
1/1/2014 Aansturen van de afdeling M&C&Ticketing tot
aan de nieuwe organisatie.
Invoering CRM (software, strategie en gebruik)
Voorbereiden van de nieuwe
organisatiestructuur (o.a. de afdeling marketing
& ticketing)
Adviseren over de nieuwe marketingstrategie
Zorgen dat in het definitief ontwerp (voor de
aannemer) alle gebruikerservaringen zijn
geborgd
Interimmanager & adviseur
4 jaar