Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 1 de 34
MANUAL DE USUARIO
RECRUITER FUNCIONAL
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 2 de 34
Tabla de contenido
Introducción ...................................................................................................... 3
Procedimiento .................................................................................................... 4
1. CONCEPTOS ................................................................................................ 4
2. PANTALLA DE NAVEGACION .......................................................................... 5
3. PROSPECTOS .............................................................................................. 8
a) Registro de Prospectos:........................................................................... 8
Información de los Padres ........................................................................... 11
Carrera de Interés ..................................................................................... 11
b) Consultar Perfil de Prospecto ................................................................. 11
c) Actualizar Información del Prospecto ...................................................... 13
d) Registrar Actividades al Prospecto .......................................................... 14
e) Registrar Otros Prospectos .................................................................... 16
f) Actualizar la Información de Otros Prospectos .......................................... 18
g) Registrar Actividades a Otros Prospectos ................................................. 18
4. ORGANIZACIONES ..................................................................................... 21
a) Actualizar Información .......................................................................... 21
b) Realizar programación de colegio ........................................................... 22
c) Información de la visita ......................................................................... 23
d) Registrar Actividades ............................................................................ 26
e) Viajes ................................................................................................. 27
f) Asociar otros prospectos ....................................................................... 28
5. EVENTOS .................................................................................................. 31
6. LISTA DE IMÁGENES .................................................................................. 34
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 3 de 34
RECRUITER – MERCADEO DE PREGRADO
Introducción
El presente manual tiene como propósito explicar el manejo de las opciones requeridas
para los usuarios funcionales de Recruiter; con esta información, se garantiza cualquier
novedad o actualización que se requiera desplegar en la herramienta por parte de
cualquier miembro de la oficina de Mercadeo de Pregrado o el que designe la Jefe
encargado(a) del área.
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 4 de 34
Procedimiento
1. CONCEPTOS
• Campañas: Conjunto de Eventos que se realizan en un período de tiempo
determinado y público objetivo, encaminados a conseguir un fin (Interesados –
Matriculados)
• Eventos: Son los acontecimientos que están destinados a atraer a clientes
potenciales.
• Actividades: Son las tareas que se deben realizar en los eventos.
• Prospecto: Cliente potencial
• Consola: Aplicativo Recruiter. Herramienta donde se controla la funcionalidad de
Recruiter.
• Web Front End: Portal web desde el cual el prospecto puede:
- Crear una cuenta
- Consultar los Detalles de su cuenta
- Actualizar la información de su perfil
- Tener acceso a información de la carrera de interés, las actividades y eventos
de la Universidad Icesi.
- Diligenciar la solicitud de inscripción en línea
La información registrada por el prospecto, se almacena en la base de datos de
Recruiter.
• Formularios: documentos digitales compuestos por un conjunto de campos de
datos, diseñados con el propósito de que el usuario (cliente o Reclutadores)
introduzcan datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, etc) en las zonas
del documento destinadas a ese propósito, para ser almacenados y procesados
posteriormente en Recruiter.
• Territorios: Son las diferentes segmentaciones que pueden tener el cubrimiento
a nuestro público objetivo, ya sea por zonas, facultades, tipos de colegios, etc.
• Organizaciones: Para la audiencia de Mercadeo Pregrado de Icesi corresponden
a los colegios.
• Otros Prospectos: Son los contactos de las organizaciones (Rector, Coordinador
académico, psicólogo, etc). Se debe tener en cuenta que estas personas pueden
convertirse en prospectos para la Universidad Icesi en las audiencias de Posgrado
y Educación Continua.
• Solicitudes: Formulario de Inscripción.
• Árbol de Navegación/Tablas: Diferentes opciones en columna que se desglosan
cuando se selecciona alguna de las opciones del Área de Menú.
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 5 de 34
2. PANTALLA DE NAVEGACION
El diseño de la pantalla se mantiene igual para cada área, pero el contenido y las
opciones varían dependiendo de la zona y la funcionalidad. Las áreas, pestañas y opciones de menú también pueden diferir basado en roles y permisos asignados a un usuario en particular.
Los números en la imagen 1 corresponden a la siguiente descripción:
1. Área de menú: menú que se encuentra en el panel de navegación izquierdo
inferior. Tiene como opciones:
Área de Trabajo
Reclutamiento
Campañas
Viajes y Eventos
Solicitudes
Importaciones de Reclutamiento
Exact Target
Configuración
2. Subárea de menú: Se encuentra en el panel de navegación izquierdo por encima
del área de Menú. La subárea de menú contiene opciones adicionales que se
despliegan al seleccionar alguna de las opciones que ofrece el Área de Menú.
Las subáreas de menú están organizadas por grupos con diferentes enlaces. Por
ejemplo en el Área de Reclutamiento se puede ver el grupo de Personas &
Organizaciones con los siguientes enlaces:
Imagen 1 Pantalla de Navegación
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 6 de 34
• Inicio de reclutamiento
• Prospectos Potenciales
• Prospectos
• Organizaciones
• Otros Prospectos
• Prospecto Plus
Ruta de reclutamiento
3. Botón de Inicio: muestra las sesiones, enlaces y opciones que ha visitado
últimamente.
4. Barra de Herramientas: Son las opciones y funciones que se activan según lo
seleccionado en el Área de Menú o en la Subárea de Menú.
5. Vista Predeterminada: conjunto filtrado de registros acorde con el criterio
(área de menú o subárea de menú) seleccionado.
6. Campo Buscar: ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, debajo de
la Barra de Herramientas; permite buscar un registro utilizando nombres
completos o parciales. Para buscar utilizando nombres parciales, puede utilizar
un asterisco (*), que es el carácter comodín.
7. Panel principal: es la porción más grande de la pantalla. Este panel puede
mostrar una lista de registros si ciertas opciones son seleccionadas. También
puede mostrar una visión general del proceso, páginas de destino, páginas de
inicio y calendarios, en función de las opciones del menú que se seleccionan en
el panel de navegación izquierdo.
8. Registros cuentas / pie de página: ubicado en la parte inferior de la página;
muestra un recuento de los registros de la página, de los registros totales, y de
los registros que se seleccionan.
9. Índice alfabético: ubicado en la parte inferior de la página; puede hacer clic en
cualquier letra del alfabeto para mostrar una lista filtrada de los registros que
comienzan con esa letra. También puede hacer clic en el símbolo de número (#)
para mostrar una lista filtrada de los registros que comienzan con un número.
Para mostrar todos los registros, puede hacer clic en el vínculo "Todos" al
comienzo del alfabeto.
10. Número de página de navegación: permite navegar a otras páginas utilizando
las flechas de primera, anterior, siguiente, y Última (cuando esté disponible).
11. Opciones de gráfico: se encuentran ubicadas en la parte derecha de la página;
muestra los datos en la página gráficamente. El gráfico se abre en la parte
superior de la ventana actual. Si no hay un diagrama predefinido, se puede crear
una tabla sencilla seleccionando valores del gráfico de los campos desplegables
en el Diseñador Gráfico que queda en la Barra de Menú en la opción Gráficos.
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 7 de 34
12. Barra de Menú: Barra de opciones que se despliegan encima de la Barra de
Herramientas, según la opción que se escoja ya sea de la Área de menú, de la
Subárea de menú o de la misma Barra de Herramientas.
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 8 de 34
3. PROSPECTOS
a) Registro de Prospectos:
Diríjase al área de menú y seleccione la opción Reclutamiento
Seleccione la opción Prospectos y presione el botón nuevo.
Imagen 3 Creación de Nuevo Prospecto
Imagen 2 Pantalla Registro de Prospectos
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 9 de 34
Seleccione en el subárea de Menú “Icesi Formulario Inicio de Consola”.
Imagen 4 Selección de Formulario
Se despliega la siguiente pantalla:
Imagen 5 Nuevo Prospecto
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 10 de 34
Ingrese la información del prospecto:
Campo Información requerida Tipo de Relación Campo obligatorio, identifica si la persona que se está
registrando es un prospecto o un contacto. En este caso debe tener el valor “Prospecto”.
Origen del Prospecto Campo obligatorio, indica cuál fue la fuente del prospecto; es decir si el registro del mismo en Recruiter se hizo a través de la web, por consola, por medio de una importación o de una aplicación o solicitud en línea.
Evento Origen del Prospecto
Este campo se debe registrar cuando el origen del prospecto es por “Consola”; indica el evento realizado por el equipo de Mercadeo Pregrado a través del cual se generó el contacto con el prospecto.
Nombre de Feria Cuando el campo “Evento Origen del Prospecto” es una feria, se debe registrar este campo indicando la feria en la cual se contactó al prospecto.
Nombre del Colegio Nombre de la institución donde estudia actualmente el prospecto
Ciudad del Colegio Ciudad donde se encuentra ubicado el colegio al que pertenece el prospecto
Período Académico Período para el cual el prospecto ingresaría a la Universidad Icesi
Calendario Calendario del Colegio; este puede ser A, B o F.
Grado Campo obligatorio, corresponde al grado que cursa el prospecto
Fecha de Nacimiento Fecha de nacimiento del prospecto.
Tipo de Documento Documento de ciudadanía del prospecto.
Número de Documento Número del documento de ciudadanía del prospecto.
Apellido Paterno Primer Apellido del prospecto
Apellido Materno Segundo apellido del prospecto
Nombres Campo obligatorio, corresponde a los nombres del prospecto.
Dirección Dirección de residencia del prospecto
Estrato Estrato de la residencia del prospecto
Teléfono Teléfono fijo de la residencia del prospecto o donde pueda ser localizado
Celular Número móvil para contactar al prospecto
Email Correo electrónico del prospecto
Examen de Estado Examen que se debe presentar para ingresar a las universidades
Puntaje Examen de Estado
Puntaje obtenido en la prueba de estado
Estudiante Destacado Permite identificar si el prospecto que se registra es líder, participa en grupo o tiene un excelente rendimiento académico
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 11 de 34
Información de los Padres
En esta sección ingrese los datos solicitados de los padres del prospecto: nombre,
apellido, teléfono y correo electrónico.
Carrera de Interés
En esta sección ingrese la primera y segunda Carrera de Interés del prospecto, así
como la universidad en la cual desea estudiar las carreras de interés; de igual forma,
registre la calificación de la presentación realizada por los reclutadores y sugerencias o
comentarios de la misma.
El campo Apellidos lo diligencia automáticamente el sistema concatenando el apellido
paterno y materno del prospecto.
El campo Propietario corresponde al usuario que se encuentra conectado a Recruiter;
este campo lo actualiza el sistema de forma automática.
Presione el botón “Guardar” o “Guardar y Cerrar” para registrar el Prospecto en el
sistema. Tenga en cuenta que sí dejó de registrar algún campo que es requerido para el
sistema, se desplegará el mensaje informativo respectivo y no podrá guardar el
Prospecto hasta que no ingrese la información solicitada.
b) Consultar Perfil de Prospecto
Es la Visión de 360 grados del prospecto.
Diríjase al área de menú, seleccione la opción “Reclutamiento”, luego en el subárea de
menú elija “Prospectos”.
Imagen 6 Información de los Padres
Imagen 7 Carrera de Interés
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 12 de 34
Seleccione el prospecto que desea consultar, para ello puede:
- En el campo de búsqueda ingrese el nombre del prospecto y presione Enter. - En la vista predeterminada seleccione la opción “Todas los prospectos” y del
listado seleccionar el nombre a consultar
Se desplegara la siguiente información:
Imagen 9 Visión del Prospecto
- Nombre completo de prospecto
- Origen
- Periodo académico para el cual está haciendo cubierto
- Si el prospecto es de pregrado o posgrado
- Estado en que se encuentra
Imagen 8 Consulta Perfil de Prospecto
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 13 de 34
- Interacciones que ha tenido el prospecto con la universidad
- Porcentaje de deseabilidad o probabilidad del prospecto
c) Actualizar Información del Prospecto
Diríjase al área de menú, seleccione la opción “Reclutamiento”; en “Subárea de Menú”
seleccione Prospectos.
Imagen 10 Pantalla para Actualizar Perfil del Prospecto
En el campo “Búsqueda” ingrese el nombre del prospecto al cual le desea actualizar la
información.
Seleccione el prospecto y en la subárea de Menú “Icesi Formulario Inicio de Consola”.
Imagen 11 Selección de Formulario
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 14 de 34
Se despliega la siguiente pantalla:
Imagen 12 Pantalla para Actualizar Datos del Prospecto
Actualice los datos deseados, teniendo en cuenta que los datos requeridos por el
sistema (aquellos identificados con un asterisco rojo) no pueden quedar en blanco.
Presione el botón “Guardar y cerrar”.
d) Registrar Actividades al Prospecto
Diríjase al área de menú, seleccione la opción “Reclutamiento”; En subárea de Menú
seleccione “Prospectos”. El sistema despliega los prospectos registrados en el sistema.
Imagen 13 Registro de Actividades del Prospecto
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 15 de 34
Seleccione el prospecto al que le desea registrar la actividad y de clic en “Actividades”
Imagen 14 Selección del Prospecto para Registrar Actividad
De clic en “Agregar nueva Actividad”, se despliegan las diferentes actividades que
permite el sistema asociar. Por ejemplo: tarea, fax, llamada telefónica, correo, carta,
cita, Actividad de servicio, respuesta de campaña y cita periódica.
Imagen 15 Agregar Nueva Actividad
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 16 de 34
Seleccione la actividad a adicionar y diligencia los datos solicitados. Presione el botón
“Guardar y Cerrar”.
e) Registrar Otros Prospectos
Diríjase al área de menú; seleccione la opción Reclutamiento y en la subárea de menú
seleccione “Otros Prospectos”. Presione el botón “Nuevo”.
Imagen 16 Registro de Otros Prospectos
Seleccione en subárea de Menú “Icesi Formulario Otros Prospectos”.
Imagen 17 Selección de Formulario Para Registrar “Otros Prospectos”
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 17 de 34
Se despliega la siguiente pantalla:
Imagen 18 Creación de Otros Prospectos
Ingrese los datos del contacto:
Campo Información requerida Nombre del Colegio Nombre de la institución donde labora el contacto
Ciudad del Colegio Ciudad donde se encuentra ubicado el colegio
Título Identifica la forma en que debe ser llamado el contacto. Por ejemplo: Señor, Señora, Doctor, Padre, Hermana, Sor, Licenciado, entre otros.
Apellido Paterno Primer Apellido del contacto
Apellido Materno Segundo apellido del contacto
Nombres Campo obligatorio, corresponde a los nombres del contacto.
Teléfono Teléfono fijo de la oficina del contacto
Número de Extensión Extensión donde se localiza el contacto
Celular Número móvil para contactar al prospecto
Correo Electrónico Email del contacto
Cargo Cargo que ocupa el contacto en el Colegio
Responsable de Bachillerato
Identifica si la persona que se está registrando posee dicho rol dentro del Colegio
Tipo de Relación Este campo debe contener el valor “Contacto Colegio”
Nota: El campo Apellidos lo diligencia automáticamente el sistema concatenando el
apellido paterno y materno del prospecto.
Presione el botón “Guardar” o “Guardar y cerrar”
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 18 de 34
f) Actualizar la Información de Otros Prospectos
Diríjase al área de menú; seleccione la opción “Reclutamiento” y en la subárea de
menú seleccione “Otros Prospectos”.
Imagen 19 Actualización de Información “Otros Prospectos”
El sistema despliega en el área principal, la lista de los contactos registrados en el
sistema, seleccione la persona a la cual le va a actualizar los datos.
En la pantalla que se despliega, modifique los datos. Tenga en cuenta que aquellos
campos que son requeridos (con un asterisco) no pueden quedar en blanco.
Presione el botón “Guardar y Cerrar”.
g) Registrar Actividades a Otros Prospectos
Diríjase al área de menú; seleccione la opción “Reclutamiento” y en la subárea de
menú seleccione “Otros Prospectos”.
Imagen 20 Registro de Actividades "Otros Prospectos"
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 19 de 34
El sistema despliega en el área principal, la lista de los contactos registrados en el
sistema, seleccione el otro prospecto al que le va a adicionar la actividad y presione el
botón “Actividades”.
Imagen 21 Agregar Actividad
De clic en “Agregar nueva Actividad”, se despliegan las diferentes actividades que
permite el sistema asociar. Por ejemplo: tarea, fax, llamada telefónica, correo, carta,
cita, Actividad de servicio, respuesta de campaña y cita periódica.
Imagen 22 Nueva Actividad
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 20 de 34
Seleccione la actividad a adicionar y diligencia los datos solicitados. Presione el botón
“Guardar y Cerrar”.
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 21 de 34
4. ORGANIZACIONES
En esta sección es posible consultar la información asociada a los Colegios del mercado
objetivo.
El usuario puede realizar las siguientes actividades:
- Actualizar información
- Realizar programación del colegio
- Registrar la Información de las visitas
- Registrar Actividades
- Registrar Viajes
a) Actualizar Información
Diríjase al área de menú, seleccione la opción “Reclutamiento”; En subárea de Menú
seleccione “Organizaciones”. El sistema despliega los colegios registrados en el
sistema.
Imagen 23 Selección de colegio al cual va Actualizar Información
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 22 de 34
Seleccione el colegio al cual le va a actualizar la información, se despliega la siguiente
pantalla:
Imagen 24 Actualizar Información de Colegio
Actualice los datos requeridos y de clic en Guardar y cerrar.
b) Realizar programación de colegio
Diríjase al área de menú, seleccione la opción “Reclutamiento”; En subárea de Menú
seleccione “Organizaciones”. El sistema despliega los colegios registrados en el
sistema.
Seleccione el colegio a programar; en la pantalla que se despliega, vaya a la sección
“Gestión de Contacto”:
Imagen 25 Programación de Colegio
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 23 de 34
Ingrese los siguientes datos:
Campo Información requerida
Tipo de Contacto Contacto a realizar con el colegio: Visita, Actividad
Especial, Feria, Reunión, Desayuno.
Programado
Último,
Penúltimo,
Antepenúltimo
Año
Active el flag de acuerdo con el curso programado para
el contacto:
Bilingües:
12: último año
11: penúltimo año
10: antepenúltimo año
No Bilingües:
11: último año
10: penúltimo año
9: antepenúltimo año
Fecha
programada para
la primera visita
Identifica la fecha programada para la realización del
contacto.
Reclutador 1 y 2 Corresponden a los reclutadores encargados de realizar
el contacto
Observaciones Identifica información adicional a tener en cuenta para
el contacto a realizar.
Presione el botón “Guardar y cerrar”
c) Información de la visita
Corresponde al registro de la información obtenida por los reclutadores sobre el Colegio,
durante la visita realizada.
Diríjase al área de menú, seleccione la opción “Reclutamiento”; En subárea de Menú
seleccione “Organizaciones”. El sistema despliega los colegios registrados en el sistema.
Seleccione el colegio visitado; en la sección “Gestión de Contacto”, active el flag de
cubrimiento acorde con el grado que asistió a la visita:
Bilingües No Bilingües
12: Cubierto Último Año
11: Cubierto Penúltimo Año
10: Cubierto Antepenúltimo Año
11: Cubierto Último Año
10: Cubierto Penúltimo Año
9: Cubierto Antepenúltimo Año
En el árbol de navegación ubicado en la parte izquierda de la pantalla, seleccione
“Información de la visita”:
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 24 de 34
Imagen 26 Creación de Información de Visita
De clic en “Agregar nuevo Información de Visita”.
Imagen 27 Agregar Nueva Información de Visita
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 25 de 34
Se despliega una pantalla que solicitará la siguiente información:
Imagen 28 Nueva Información de Visita
Campo Información requerida
Nombre Este campo es actualizado de forma
automática por el sistema, concatenando la
fecha de visita y hora registradas
Periodo
Académico
Período de Cubrimiento del Colegio
Reclutador
Encargado
Nombre del reclutador que tiene asignado el
cubrimiento del colegio
Reclutador 1 que
visita
Nombre del Reclutador 1 que realizó la visita
Reclutador 2 que
visita
Nombre del Reclutador 2 que realizó la visita
Fecha de visita Fecha y hora en que se realizó la visita
Grado Curso que fue cubierto durante la visita
Total Estudiantes Número de Estudiantes que tiene el colegio
para el grado cubierto
Total Asistentes Número de asistentes a la visita
Total Encuestados Número de estudiantes que respondieron la
encuesta
Notas Información a resaltar durante la visita
realizada
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 26 de 34
Presione el botón “Guardar y Cerrar”
d) Registrar Actividades
Diríjase al área de menú, seleccione la opción “Reclutamiento”; En subárea de Menú
seleccione “Organizaciones”. El sistema despliega los colegios registrados en el
sistema.
Seleccione el colegio al que le desea adicionar la actividad y de clic en “Actividades”
Imagen 29 Agregar Actividad de Colegio
De clic en “Agregar nueva Actividad”, se despliegan las diferentes actividades que
permite el sistema asociar. Por ejemplo: tarea, fax, llamada telefónica, correo, carta,
cita, Actividad de servicio, respuesta de campaña y cita periódica.
Seleccione la actividad a adicionar y diligencia los datos solicitados. Presione el botón
“Guardar y Cerrar”.
Imagen 30 Nueva Actividad de Colegio
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 27 de 34
e) Viajes
Corresponde al registro de la información de los viajes asociados a las labores de
cubrimiento de los Colegios.
Diríjase al área de menú y seleccione la opción Viajes y Eventos.
Imagen 31 Creación de Viaje
Seleccione la opción “Viajes” en subárea de menú y presione el botón “Nuevo”
Imagen 32 Creación de Nuevo Viaje
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 28 de 34
Se despliega la siguiente pantalla:
Imagen 33 Nuevo Viaje
Ingrese los siguientes datos:
Campo Información requerida
Name Nombre del viaje a realizar
Leader Líder del viaje
Host Organization Colegio a visitar
Start Date Fecha de inicio
End Date Fecha final
Estimated Expenses Gastos estimados
Actual Expenses Gastos Reales
f) Asociar otros prospectos
Diríjase al área de menú, seleccione la opción “Reclutamiento”; En subárea de
Menú seleccione “Organizaciones”. El sistema despliega los colegios registrados en
el sistema.
Seleccione el colegio al cual le va a asociar el prospecto, seleccione del árbol de
navegación la opción “Other Contacts”.
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 29 de 34
Imagen 34 Asociación de Prospecto a Colegio
En la barra de herramientas presione el botón “Registros”, del menú que se despliega
seleccione la opción “Agregar Prospecto Existente”.
Imagen 35 Agregar Prospecto Existente
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 30 de 34
Se despliega la siguiente pantalla:
Imagen 36 Buscar Registro de Prospecto
Seleccione el Otro Prospecto que va a asociar al colegio y Presione Aceptar. El
contacto asociado aparece en la pantalla con los datos: tipo de relación, nombre
completo, correo electrónico, ratings y fecha de creación.
Imagen 37 Pantalla de Prospecto Asociado al colegio
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 31 de 34
5. EVENTOS
Registro de Participantes de Eventos
Diríjase al área de Menú, seleccione “Viajes y Eventos” y en Subárea de Menú
“Administración de Eventos”. El sistema despliega en el área principal los eventos
registrados, seleccione el evento al cual le va a realizar el registro de los participantes.
Imagen 38 Pantalla de Eventos Registrados
Se despliega la pantalla del evento; en el árbol de navegación, seleccione la opción
“Participants”
Imagen 39 Pantalla del Evento
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 32 de 34
Se despliega la siguiente pantalla:
Imagen 40 Participantes del Evento
Presione el botón “Agregar nuevo Event Participant”, en la Subárea de Menú seleccione
el formulario “Icesi Registro Participantes Evento”, se despliega la siguiente pantalla:
Imagen 41 Nuevo participante del Evento
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 33 de 34
Ingrese los siguientes datos:
Campo Información requerida
Participante Nombre del prospecto que asistió al evento
Evento Nombre del evento
Fecha del Evento Fecha en que se realizó el evento
Período Académico Periodo académico de cubrimiento
Dueño Usuario de Recruiter que está realizando el
registro
Nota: Tenga en cuenta que si al momento de seleccionar el participante, éste no se
encuentra en Recruiter, debe realizar los pasos para Registrar el Prospecto
(https://goo.gl/7uhqgd) y posteriormente realizar el procedimiento para registrar al
participante en el evento
Procesos Institucionales
MERCADEO INSTITUCIONAL Código :
MANUAL DE USUARIO RECRUITER PREGRADO Versión:
Gestión de calidad y mejoramiento Versión 1
Página 34 de 34
6. LISTA DE IMÁGENES
Imagen 1 Pantalla de Navegación ......................................................................... 5 Imagen 2 Pantalla Registro de Prospectos .............................................................. 8 Imagen 3 Creación de Nuevo Prospecto ................................................................. 8 Imagen 4 Selección de Formulario ........................................................................ 9 Imagen 5 Nuevo Prospecto .................................................................................. 9 Imagen 6 Información de los Padres ................................................................... 11 Imagen 7 Carrera de Interés .............................................................................. 11 Imagen 8 Consulta Perfil de Prospecto ................................................................ 12 Imagen 9 Visión del Prospecto ........................................................................... 12 Imagen 10 Pantalla para Actualizar Perfil del Prospecto ......................................... 13 Imagen 11 Selección de Formulario .................................................................... 13 Imagen 12 Pantalla para Actualizar Datos del Prospecto ........................................ 14 Imagen 13 Registro de Actividades del Prospecto ................................................. 14 Imagen 14 Selección del Prospecto para Registrar Actividad .................................. 15 Imagen 15 Agregar Nueva Actividad ................................................................... 15 Imagen 16 Registro de Otros Prospectos ............................................................. 16 Imagen 17 Selección de Formulario Para Registrar “Otros Prospectos” .................... 16 Imagen 18 Creación de Otros Prospectos ............................................................. 17 Imagen 19 Actualización de Información “Otros Prospectos” .................................. 18 Imagen 20 Registro de Actividades "Otros Prospectos" .......................................... 18 Imagen 21 Agregar Actividad ............................................................................. 19 Imagen 22 Nueva Actividad ............................................................................... 19 Imagen 23 Selección de colegio al cual va Actualizar Información ........................... 21 Imagen 24 Actualizar Información de Colegio ....................................................... 22 Imagen 25 Programación de Colegio ................................................................... 22 Imagen 26 Creación de Información de Visita....................................................... 24 Imagen 27 Agregar Nueva Información de Visita .................................................. 24 Imagen 28 Nueva Información de Visita .............................................................. 25 Imagen 29 Agregar Actividad de Colegio ............................................................. 26 Imagen 30 Nueva Actividad de Colegio ................................................................ 26 Imagen 31 Creación de Viaje ............................................................................. 27 Imagen 32 Creación de Nuevo Viaje .................................................................... 27 Imagen 33 Nuevo Viaje ..................................................................................... 28 Imagen 34 Asociación de Prospecto a Colegio ...................................................... 29 Imagen 35 Agregar Prospecto Existente .............................................................. 29 Imagen 36 Buscar Registro de Prospecto ............................................................. 30 Imagen 37 Pantalla de Prospecto Asociado al colegio ............................................ 30 Imagen 38 Pantalla de Eventos Registrados ......................................................... 31 Imagen 39 Pantalla del Evento ........................................................................... 31 Imagen 40 Participantes del Evento .................................................................... 32 Imagen 41 Nuevo participante del Evento ............................................................ 32