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¿QUE? – QUIEN?
Tipos de manuales
Pueden distinguirse los manuales de:
1. Manual de Organización: este tipo de manual
resume el manejo de una empresa en forma
general. Indican la estructura, las funciones y
roles que se cumplen en cada área.
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Los mismos contienen en su cuerpo:
a) Organigrama o diagrama de estructura de la
organización que representa gráficamente, en
forma simplificada, la estructura formal de la
empresa. El manual puede contener uno o más
organigramas, según el grado de detalle que quiera
alcanzarse.
b) Una definición clara de los objetivos generales de
la organización, como así también los objetivos
básicos de las áreas departamentales.
c) Funciones a ser cumplidas por los distintos
puestos de trabajo.
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d) Descripción detallada de las atribuciones y limitaciones
correspondientes a los distintos miembros del personal jerárquico,
en aspectos tales como:
1) Jerarquía.-
2) Funciones.-
3) Alcance de la autoridad que recibe y que puede delegar.-
4) Responsabilidad asignada.-
5) Su integración en el sistema de información.-
6) Relaciones de línea y staff que los vinculan con otros sectores
de la estructura.
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EJEMPLO
2. Manual de Política: sin ser formalmente
reglas en este manual se determinan y
regulan la actuación y dirección de una
empresa en particular.
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Su utilización contribuirá a:
a) Agilizar el proceso decisorio.
b) Facilitar la descentralización al suministrar a los niveles
intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de
decisiones.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.
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3. Manual de procedimientos y normas:
El Manual de Procedimientos es un documento que describe
en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una
institución o unidad organizativa de acuerdo con sus
atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la
ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan
quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse
estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar
detalles de la ejecución de actividades organizacionales, con el
fin de unificar criterios a lo interno de la institución sobre la
manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la
información de la forma más adecuada de desempeñar las
tareas se logra asegurar su calidad, así como agilizar la
circulación de la información para que esta llegue
oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.
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En el manual de procedimientos se
específica:
Quién debe hacer una actividad;
Qué debe hacerse en esa
actividad;
Cómo debe hacerse la
actividad;
Dónde debe hacerse; y
Cuándo debe hacerse la
actividad.
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4. Manual para especialistas:
Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a
determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con
este manual orientar y uniformar la actuación de los
empleados que cumplen iguales funciones.
Ejemplo: Manual del vendedor, Manual de la Secretaria,
Manual del Programador, Manual del Tornero; son
manuales concretos.
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Manual del empleado:
Contiene aquella información que resulta
de interés para los empleados que se
incorporan a una empresa sobre temas que
hacen a su relación con la misma, y que se
les entrega en el momento de la
incorporación. Dichos temas se refieren a
objetivos de la empresa, actividades que
desarrolla, planes de incentivación y
programación de carrera de empleados,
derechos y obligaciones, entre otros.
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Manual de propósitos múltiples:
Reemplaza total o parcialmente a los
mencionados anteriormente, en aquellos
casos en los que la dimensión de la empresa
o el volumen de actividades no justifique su
confección y mantenimiento.
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Elaboración de un Manual
Para la elaboración de los Manuales Administrativos no
existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas,
solamente existen lineamientos lógicos para su conformación,
los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:
RECOPILACION DE INFORMACION:
La recopilación de información dependerá de las condiciones
específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que en
esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y
los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará
dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y
todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las
características particulares del documento.
La información puede ser recopilada a través de entrevistas
directas con el personal, cuestionarios y por medio de la
observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas
e interrelacionar la información resultante en cada una de
ellas.
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INTERPRETACION Y DISEÑO DE LA INFORMACION:
La etapa de interpretación y diseño de la información, no es
más que darle forma a la información recopilada bajo
lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de
elaborarlos.
Interpretar la información significa analizar en todos los datos
recopilados, su importancia y aporte al diseño del Manual,
probablemente mucha de la información no será necesario
incluirla dentro del documento por considerar que no agrega
ningún valor para los usuarios directos, pero también se
puede determinar que aún hacen falta algunos otros datos y
que es necesario realizar una segunda etapa de recopilación
de información.
El diseño del Manual es darle forma a la información para
crear un borrador que permita visualizar claramente el
contenido del documento y realizar los ajustes necesarios
para su mejor comprensión.
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ELABORACION DEL MANUAL:
La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero
laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del
documento final bajo lineamientos claros y homogéneos,
utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la
comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos
del documento y de todos los niveles jerárquicos de la
organización. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados
a menos de que se trate de un manual específico para una
tarea de tipo técnico.
Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las
conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la
interpretación del contenido del mismo.
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APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL:
La etapa de aprobación de los Manuales independientemente
a su objetivo particular es de suma importancia para la
adecuada utilización de los mismos y para el fomento de
dicha cultura dentro de la organización en general.
El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede
ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un
departamento y/o comité específico para el efecto, etc. No
importa quién o quienes lo aprueben lo importante es que se
haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente
de esa forma los Manuales serán consultados y respetados
por todos los integrantes de la organización.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia
formalmente, su elaboración será un trabajo innecesario, que
incluye costos y esfuerzos bastante altos.
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ESTRUCTURA DE UN MANUAL
Partes:
Índice Numérico. (Capítulos, Ítems,
Número de Páginas, Índice General)
Introducción. (Presentación, Descripción y
Propósito del Manual)
Instrucciones. (Uso del Manual)
Cuerpo Principal. Contenido específico y
principal del manual
Apéndices. (Autoridad formal, referencias
biográficas, ilustraciones gráficas. Ejemplos Muestras de
formularios)
Glosario. Terminología utilizada, términos
técnicos y su significado, Ejemplo Función, autoridad
Índice Temático. Listado alfabético de los
tópicos o asuntos que comprende el manual.
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VENTAJAS DE LA UTILIZACION DE MANUALES
a) Son una fuente permanente de información sobre las
prácticas generales y sectoriales de la empresa.
b) Ayudan a institucionalizar y hacer efectivos los
procedimientos.
c) Facilitan la fijación de estándares.
d) Posibilitan la normalización de actividades.
e) Evitan discusiones y malentendidos.
f) Aseguran continuidad y coherencia en las prácticas de las
distintas actividades.
g) Uniforman la terminología técnica básica del trabajo
administrativo.
h) Son herramientas utilísimas en el entrenamiento y
capacitación de nuevos empleados.
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LIMITACIONES:
a) Su mala o poco cuidadosa preparación trae aparejado
serios inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las
operaciones.
b) El costo de confección y de revisión puede ser alto.
c) Si no se los actualiza permanentemente pierden vigencia
con rapidez.
d) Son en general poco flexible.
e) Incluyen sólo los aspectos formales de la organización.
f) En muchos casos limitan la iniciativa de los individuos.
g) Si son muy sintéticos carecen de utilidad; si son muy
detallados, pequeños cambios los convierten en obsoletos.
h) Una redacción mala o deficiente, puede hacer muy engorro
su uso.