MANUALE PER LA GESTIONE DEL MAGAZZINO
2
SOMMARIO
1 - La Gestione delle Anagrafiche ............................................................................................................................................ 4
1.1 - Gestione Strutture: l’associazione degli utenti alle UA ............................................................................... 4
1.2 - Gestione Strutture: la gestione delle UA ........................................................................................................... 5
1.3 - Elenco strutture .......................................................................................................................................................... 5
1.4 - Gestione utenti e strutture...................................................................................................................................... 6
1.5 - Gestione Ubicazioni ................................................................................................................................................... 6
1.6 - Elenco Ubicazioni ....................................................................................................................................................... 7
1.7 - Gestione Unità di Misura ......................................................................................................................................... 8
2 - Ciclo delle Richieste ........................................................................................................................................................... 9
2.1 - Richieste da Evadere ................................................................................................................................................. 9
2.3 - Richieste Evase ......................................................................................................................................................... 14
2.4 - Buono di prelevamento ......................................................................................................................................... 16
2.5 - Situazione merce ritirata ...................................................................................................................................... 17
3- Prodotti ................................................................................................................................................................................. 18
3.1 - Gestione prodotti ..................................................................................................................................................... 18
3.2 - Gestione prezzi ......................................................................................................................................................... 21
3.3 - Elenco prodotti ......................................................................................................................................................... 22
3.4 - Elenco prodotti sotto scorta ................................................................................................................................ 23
3.5 - Movimenti di magazzino ...................................................................................................................................... 24
3.6 - Partitario ..................................................................................................................................................................... 24
3.7 - Registro movimenti ................................................................................................................................................ 25
4 - RDO ........................................................................................................................................................................................ 26
4.1 - Creazione di una RDO ............................................................................................................................................ 26
4.2 - Gestione RDO ............................................................................................................................................................. 30
4.3 - Elenco RDO ................................................................................................................................................................. 31
5 - Carichi ................................................................................................................................................................................... 32
5.1 - Creazione di un carico ........................................................................................................................................... 32
5.2 - Creazione di un carico libero .............................................................................................................................. 33
5.3 - Gestione carichi ........................................................................................................................................................ 34
5.4 - Stampa buono di carico ......................................................................................................................................... 35
5.5 - Elenco carichi ............................................................................................................................................................ 35
6 - Scarichi ................................................................................................................................................................................. 36
6.1 - Scarichi da richiesta ................................................................................................................................................ 36
6.2 - Scarichi per altri eventi ......................................................................................................................................... 38
6.3 - Gestione scarichi ...................................................................................................................................................... 39
6.4 - Stampa Buono di Scarico ...................................................................................................................................... 40
6.5 - Elenco scarichi .......................................................................................................................................................... 40
3
7 - Addebiti ................................................................................................................................................................................ 41
7.1 - Creazione di un addebito ...................................................................................................................................... 41
7.2 - Gestione addebiti ..................................................................................................................................................... 42
4
1 - LA GESTIONE DELLE ANAGRAFICHE
In questa sezione è possibile gestire le anagrafiche di base presenti nel Depot, relative alle Strutture,
agli utenti, alle ubicazioni, modalità di conservazione e unità di misura.
1.1 - GESTIONE STRUTTURE: L’ASSOCIAZIONE DEGLI UTENTI ALLE UA
Anagrafiche >> Gestione strutture
Da questa funzione possono essere gestite le strutture e le associazioni degli utenti alle stesse.
L’associazione di un utente ad una struttura è fondamentale in quanto in mancanza di associazione, il
login è inibito.
Procedura di associazione di un utente ad una UA
Per associare un utente ad una struttura occorre posizionarsi sulla UA di riferimento, che può essere
ricercata anche utilizzando l’apposito campo “Ricerca struttura”, e cliccare in basso su :
nella sezione “Associa utenti” è possibile associare nuovi utenti alla struttura ricercandoli digitando il
nome o parte di esso nell’apposito campo di ricerca oppure cliccando su “vedi tutti”.
Dopo aver selezionato uno o più utenti da associare, cliccare su per confermare e salvare
l’associazione, oppure sul simbolo “Cancella associazione” per annullare la selezione.
Procedura di cancellazione di un utente da una UA
Per poter cancellare l’associazione tra un Utente e una UA occorre posizionarsi sulla UA di riferimento
e cliccare in basso su ; successivamente cliccare sul simbolo “Cancella
associazione” posto accanto all’utente e, infine, su
5
1.2 - GESTIONE STRUTTURE: LA GESTIONE DELLE UA
Anagrafiche >> Gestione strutture
Le anagrafiche di base relative alle strutture presenti in Depot sono le stesse di quelle presenti in U-
Gov, importate attraverso delle tabelle di frontiera. Ogni modifica apportata alle strutture in U-Gov,
quindi, sarà sincronizzata con le modifiche apportate in Depot.
Tuttavia le strutture in Depot sono autonome, e non necessariamente devono essere allineate rispetto
a quelle di U-Gov.
Per questo in Depot è possibile creare, eliminare o modificare le strutture esistenti.
Procedura di creazione di una nuova UA
Per creare una nuova UA occorre posizionarsi su una UA di livello superiore: il sistema creerà la nuova
struttura con un livello gerarchico immediatamente inferiore rispetto alla UA sulla quale ci si è
posizionati.
In basso occorre cliccare su e valorizzare i campi Codice, Livello operativo e Descrizione.
Infine aggiungere il/i responsabile/i (corrispondono agli utenti: si ricorda infatti che la funzione di
Responsabile di struttura è soggetta a profilazione) selezionandoli nella sezione “Associa Utenti” e
successivamente cliccare in basso su per salvare l’inserimento della nuova struttura.
Procedura di cancellazione di una UA
Per cancellare una struttura esistente, è sufficiente posizionarsi su di essa e cliccare in basso su
La cancellazione è inibita se alla struttura sono associati degli utenti; in questo caso occorre prima
cancellare l’associazione utenti - UA e poi eliminare la struttura.
1.3 - ELENCO STRUTTURE
Anagrafiche >> Elenco strutture
Da questa funzione è possibile estrarre due tipologie di Report che riportano l’elenco delle strutture.
La prima, in formato pdf, indica per ciascuna struttura il valore degli scarichi; il valore esposto in
questo report è un dato disaggregato, ossia proprio di ciascuna struttura, a prescindere dal suo livello
operativo (in altre parole, le UA di livello non operativo non espongono il valore degli scarichi anche
per le UA figlie). Questo report si ottiene cliccando su “Stampa”.
6
Il secondo Report, in formato excel, indica per ciascuna struttura gli utenti associati e i relativi profili.
Il report si ottiene cliccando su “Stampa Utenti”.
Entrambi i report possono essere estratti:
per tutte le strutture
per una singola struttura, scrivendo il nome o parte di esso nell’apposito campo, oppure
selezionando la UA nell’elenco visualizzabile cliccando su “vedi tutti”
1.4 - GESTIONE UTENTI E STRUTTURE
Anagrafiche >> Gestione utenti
E’ una funzione di sola visualizzazione che permette di visualizzare:
a quale struttura è associato un determinato utente
gli utenti che sono associati ad una determinata struttura
La ricerca deve essere effettuata valorizzando almeno uno dei due campi “Utente” o “Struttura”,
scrivendo il nome o parte di esso nell’apposito campo, oppure selezionando l’utente o la UA nell’elenco
visualizzabile cliccando su “vedi tutti”. Infine cliccare su “Cerca”
1.5 - GESTIONE UBICAZIONI
Anagrafiche >> Gestione ubicazioni
Da questa funzione è possibile gestire la struttura gerarchica delle collocazioni degli articoli all’interno
della struttura di magazzino.
Per creare una nuova ubicazione, occorre cliccare su dopo essersi posizionati su
un’ubicazione di livello superiore che abbia la configurazione “articolato” impostata a NO: il sistema
7
creerà l’ubicazione con un livello gerarchico immediatamente inferiore rispetto all’ubicazione sulla
quale ci si è posizionati.
Nella schermata di inserimento dei dati, occorre valorizzare i campi obbligatori “Codice” e
“Descrizione”, eventualmente modificare la configurazione “Articolato” (di default è impostata a NO) e
compilare il capo “Note” nel caso siano necessarie.
Infine cliccare su per confermare l’inserimento oppure su per annullarlo.
Un’ubicazione può essere eliminata dalla struttura gerarchica selezionandola e cliccando su
Se invece si vuole modificare l’ubicazione, è necessario cliccare su : possono essere
modificati solamente i campi Descrizione e Note.
1.6 - ELENCO UBICAZIONI
Anagrafiche >> Elenco Ubicazioni
Da questa funzione è possibile estrarre un Report che riporta l’elenco delle ubicazioni censite in
Depot.
Il report può essere estratto in formato pdf o excel, per tutte le strutture oppure selezionando
dall’elenco solo determinate ubicazioni, tramite le funzione “vedi tutti”.
8
1.7 - GESTIONE UNITÀ DI MISURA
Anagrafiche >> Gestione UdM
Da questa funzione è possibile gestire le unità di misura dei prodotti, che potranno essere valorizzate
nell’anagrafica dei prodotti.
Per creare una nuova Udm, occorre cliccare su e, nella schermata di inserimento dei
dati, valorizzare i campi obbligatori “Codice” e “Descrizione”, ed eventualmente il capo “Note” .
Infine cliccare su per confermare l’inserimento oppure su per annullarlo.
Le UdM precedentemente inserite possono essere ricercate filtrandole per Codice e/o Descrizione ed
inoltre possono essere eliminate oppure modificate
9
2 - CICLO DELLE RICHIESTE
In questa sezione il Responsabile del Magazzino può gestire le Richieste di prodotti inviate dal
Personale di Ateneo e/o dai Responsabili di Struttura.
2.1 - RICHIESTE DA EVADERE
Richieste >> Richieste da Evadere
In questa sezione confluiscono tutte le Richieste provenienti dalle strutture che necessitano di una
valutazione ovvero le richieste che, pur essendo state valutate, non sono completamente evase.
Per ogni richiesta presente in elenco il sistema mostra le seguenti informazioni:
N° RICHIESTA STATO TIPO DATA
REGISTRAZIONE
RICHIEDENTE
COD. STRUTTURA STRUTTURA SCARICHI OPERAZIONI
CONSENTITE
Le richieste possono essere ricercate utilizzando dei filtri, disponibili cliccando sulla casella di ricerca
La ricerca delle richieste può essere effettuata per: numero, periodo, richiedente, struttura, tipo e stato
della richiesta. Impostati i criteri di ricerca, cliccare su “Trova”.
10
Gli Stati delle richieste e le operazioni consentite
Per tutte le richieste, a prescindere dallo Stato assunto, sono sempre disponibili le operazioni di
Stampa e Visualizza .
Inoltre per le richieste libere, ossia di prodotti non a scorta, cliccando sull’icona “Vedi allegato”
(disponibile solo all’interno della richiesta) sarà possibile aprire i documenti eventualmente allegati ad
alcuni prodotti.
Per le ulteriori operazioni consentite, si rimanda a quanto indicato di seguito.
IN ATTESA RESP. MAGAZZINO
Assumono questo Stato tutte le richieste inviate dal Personale di Ateneo e Accettate dal Responsabile
di Struttura, oppure le richieste inviate direttamente dal Responsabile di Struttura.
Procedura di accettazione/rifiuto delle richieste
Dall’elenco delle richieste, occorre aprire la richiesta attraverso l’operazione Visualizza ;
successivamente all’interno della richiesta, cliccare sul comando “Approva o rifiuta” per aprirla
in Modifica:
se la richiesta verrà accettata, valorizzare il campo delle quantità accettate digitandolo
manualmente nel caso in cui le quantità da accettare siano inferiori alle quantità richieste, oppure
se si intende accettare tutte le quantità di prodotto è possibile utilizzare la funzione “Accetta tutto”.
Poi approvare la richiesta attraverso il comando Approva
se invece la richiesta deve essere rifiutata, cliccare sul comando Rifiuta
11
Eventualmente, è disponibile anche il campo Note nel quale indicare le informazioni che si ritengono
rilevanti.
Inoltre, posizionandosi sul codice del prodotto, è possibile visualizzare le scorte di magazzino presenti
per quell’articolo: il Tooltip mostrerà sia i valori della Scorta Virtuale che della Scorta Normale.
Gli ulteriori comandi disponibili all’interno della richiesta permettono di Salvare o di Annullare
gli inserimenti di dati effettuati.
Successivamente alla valutazione della richiesta, il sistema permette di Ripristinare lo Stato
precedente attraverso l’apposito comando , disponibile sia all’interno della richiesta che nelle
operazioni consentite dall’elenco richieste.
Procedura di modifica delle richieste
La funzione di Modifica delle richieste è disponibile solamente per quelle che si trovano nello
stato “In attesa resp. magazzino” e “Lavorazione”; tale comando è presente solo nelle operazioni
consentite nell’elenco richieste.
Dopo aver cliccato su Modifica, all’interno della richiesta è possibile: modificare la riga di
prodotto, eliminare la riga di prodotto oppure aggiungere una nuova riga.
Infine cliccare su Salva.
Dopo il salvataggio, la richiesta assumerà lo Stato “Lavorazione”.
12
Procedura di invio a Economo/Dirigente
Questa funzione, disponibile solo per le richieste in stato “In attesa resp. magazzino” e per quelle in
stato “Lavorazione”, consente di inviare le richieste all’Economo/Dirigente per un’ulteriore
valutazione economica di legittimità.
Dall’elenco delle richieste, occorre aprire la richiesta attraverso l’operazione Visualizza ;
successivamente all’interno della richiesta, cliccare sul comando “Invia a Economo/Dirigente”
ACCETTATA
Assumono questo stato tutte le richieste che sono state Accettate da parte del Responsabile di
Magazzino e che sono in attesa di essere evase con il prelevamento dei prodotti da parte dei
richiedenti.
Procedura di ritiro dei prodotti
Dall’elenco delle richieste, occorre aprire la richiesta attraverso l’operazione Visualizza ;
successivamente all’interno della richiesta, cliccare sul comando “Approva o rifiuta” per aprirla
in Modifica:
se tutte le quantità di prodotto accettate sono state ritirate, allora è possibile cliccare su “Ritira
Tutto” ;
nel caso in cui le quantità ritirate siano inferiori alle quantità accettate, allora valorizzare
manualmente il campo delle quantità prelevate.
Infine cliccare sul comando “Materiale Prelevato” .
Successivamente sarà possibile effettuare lo scarico dei prodotti dal magazzino, e, attraverso il
comando stampare il Buono di prelevamento.
13
MERCE PARZIALMENTE RITIRATA
Assumono questo stato le richieste accettate e parzialmente evase, ossia i cui prodotti non sono stati
completamente ritirati dal magazzino.
Per queste richieste è possibile:
a) procedere con il ritiro degli ulteriori prodotti, secondo la procedura sopra indicata;
b) effettuare lo scarico “parziale” (ossia dei soli prodotti ritirati), qualora non sia già stato effettuato,
utilizzando la funzione “Crea scarico” . Questa operazione è disponibile solo all’interno della
richiesta dopo averla aperta in Visualizzazione;
c) chiudere la richiesta nel caso in cui non debba più essere evasa. La funzione di chiusura della
richiesta , presente sia all’interno della richiesta che tra le operazioni consentite nell’elenco
richieste, è disponibile solamente se per la richiesta è stato effettuato lo scarico “parziale”.
La chiusura della richiesta azzera le quantità da prelevare e adegua le quantità accettate a quelle
prelevate.
LAVORAZIONE
Assumono questo stato le richieste che sono state modificate dal Responsabile del magazzino, dopo il
salvataggio delle modifiche apportate, secondo la procedura indicata precedentemente.
Le richieste in questo stato possono essere ulteriormente modificate, e quindi potranno assumere lo
stato “Lavorazione” n volte.
IN ATTESA ECONOMO/DIRIGENTE
Assumono questo Stato le richieste che richiedono un ulteriore grado di approvazione e che, quindi,
sono state inviate all’Economo/Dirigente .
ACCETTATA o RIFIUTATA ECONOMO/DIRIGENTE
Assumono questo Stato le richieste che sono state approvate o rifiutate dall’Economo/Dirigente, e che
necessitano della procedura di accettazione/rifiuto da parte del Responsabile di magazzino.
Per la procedura di accettazione o rifiuto della richiesta, si rimanda a quanto indicato in precedenza.
14
2.3 - RICHIESTE EVASE
Richieste >> Richieste Evase
In questa sezione confluiscono tutte le Richieste che sono state valutate e/o completamente evase.
Per ogni richiesta presente in elenco il sistema mostra le seguenti informazioni:
N° RICHIESTA STATO TIPO DATA
REGISTRAZIONE
RICHIEDENTE
COD. STRUTTURA STRUTTURA SCARICHI OPERAZIONI
CONSENTITE
Le richieste possono essere ricercate utilizzando dei filtri, disponibili cliccando sulla casella di ricerca
La ricerca delle richieste può essere effettuata per: numero, periodo, richiedente, struttura, tipo e stato
della richiesta. Impostati i criteri di ricerca, cliccare su “Trova”.
Gli Stati delle richieste e le operazioni consentite
Per le richieste libere, ossia di prodotti non a scorta, cliccando sull’icona “Vedi allegato”
(disponibile solo all’interno della richiesta) sarà possibile aprire i documenti eventualmente allegati ad
alcuni prodotti.
MERCE RITIRATA
Assumono questo stato le richieste completamente evase, ossia i cui prodotti sono stati ritirati.
Per queste richieste sono consentite le seguenti operazioni:
15
permette di aprire la richiesta in Visualizzazione. L’operazione è sempre disponibile
permette di Stampare la richiesta. L’operazione è sempre disponibile, sia dall’elenco richieste
che all’interno della richiesta, dopo averla aperta in visualizzazione.
permette di Ripristinare lo Stato precedente. L’operazione è disponibile solo se per la richiesta
non è stato ancora effettuato lo Scarico.
permette di creare lo Scarico dei prodotti ritirati. L’operazione è disponibile solo se per la
richiesta non è stato ancora effettuato lo scarico, sia dall’elenco richieste che all’interno della richiesta,
dopo averla aperta in Visualizzazione.
permette di effettuare la stampa del Buono di Prelevamento. L’operazione è disponibile solo
all’interno della richiesta, dopo il ritiro dei prodotti.
RIFIUTATA
Assumono questo stato tutte le richieste che sono state Rifiutate dal Responsabile di Magazzino.
Per queste richieste sono sempre disponibili le operazioni: Stampa , Visualizza e Ripristina lo
Stato precedente .
Dopo aver aperto la richiesta in Visualizzazione, sarà possibile procedere alla sua Modifica attraverso
il comando “Approva o rifiuta” per inserire eventualmente una Motivazione al rifiuto
precedentemente non inserita.
16
Dopo aver inserito la Motivazione, sarà possibile Salvare o Annullare la modifica effettuata.
CHIUSA
Assumono questo stato tutte le richieste che avevano in precedenza lo stato Merce parzialmente
ritirata, e che successivamente allo Scarico “parziale”, sono state Chiuse.
Per queste richieste sono consentite le operazioni di Stampa e Visualizza e stampa del Buono
di Prelevamento
2.4 - BUONO DI PRELEVAMENTO
Richieste >> Stampa Buono Prelevamento
Il Buono di prelevamento riporta il materiale prelevato dalle strutture e il relativo valore addebitato
alle stesse.
Il report, in formato pdf, può essere estratto utilizzando i seguenti criteri:
STRUTTURA* Campo obbligatorio, da valorizzare manualmente digitando il testo
oppure scegliendo la struttura dall’apposito elenco “vedi tutti”
GRUPPO Campo facoltativo, che consente di filtrare la ricerca per gruppo di
prodotti. Per estrarre tutti i prodotti, non deve essere valorizzato
DALLA DATA - ALLA DATA* Campi obbligatori nei quali valorizzare il periodo per il quale estrarre
il report
ULTIMO LIVELLO Campo da valorizzare se la struttura scelta corrisponde ad una UA di
17
livello non operativo
PRODOTTO
Campo facoltativo che consente di filtrare il report per prodotto, da
valorizzare manualmente digitando il testo oppure scegliendo la
struttura dall’apposito elenco “vedi tutti”
DAL - AL NR RICHIESTA Campi facoltativi, per filtrare il report in base ai numeri (ID) delle
richieste
2.5 - SITUAZIONE MERCE RITIRATA
Richieste >> Stampa situazione merce ritirata
La Situazione Merce Ritirata riporta il materiale ritirato fisicamente dal magazzino da parte dalle
strutture e il relativo valore dei prodotti ritirati.
Il report, in formato pdf, può essere estratto utilizzando i seguenti criteri:
STRUTTURA* Campo obbligatorio, da valorizzare manualmente digitando il testo
oppure scegliendo la struttura dall’apposito elenco “vedi tutti”
GRUPPO Campo facoltativo, che consente di filtrare la ricerca per gruppo di
prodotti. Per estrarre tutti i prodotti, non deve essere valorizzato
DALLA DATA - ALLA DATA* Campi obbligatori nei quali valorizzare il periodo per il quale estrarre
il report
ULTIMO LIVELLO Campo da valorizzare se la struttura scelta corrisponde ad una UA di
livello non operativo
PRODOTTO
Campo facoltativo che consente di filtrare il report per prodotto, da
valorizzare manualmente digitando il testo oppure scegliendo la
struttura dall’apposito elenco “vedi tutti”
DAL - AL NR RICHIESTA Campi facoltativi, per filtrare il report in base ai numeri (ID) delle
richieste
18
3- PRODOTTI
In questa sezione avviene la gestione dei prodotti di magazzino e delle corrispondenti anagrafiche,
nonché l’estrazione dei relativi Report funzionali al controllo e alla verifica delle movimentazioni
intervenute nel magazzino.
3.1 - GESTIONE PRODOTTI
Prodotti >> Gestione Prodotti
Attraverso questa funzione è possibile gestire le anagrafiche dei prodotti di magazzino, già presenti
nella struttura, oppure nuovi prodotti non ancora censiti.
Le diverse categorie di materiale di consumo vengono gestite in una struttura gerarchica con almeno
tre livelli, in base al gruppo merceologico in cui è classificabile il prodotto.
I prodotti possono essere ricercati eventualmente attraverso la funzione “Ricerca prodotto”,
scrivendo il nome o parte di esso nel campo di ricerca.
Per ogni articolo, la scheda prodotto presenta le seguenti informazioni:
CODICE PRODOTTO* Campo obbligatorio, non modificabile dopo il salvataggio, con
lunghezza massima di 10 caratteri.
Nel caso di prodotti di livello inferiore, il sistema recupera
automaticamente la prima parte del codice del prodotto che ha il
livello immediatamente superiore.
DESCRIZIONE* Campo obbligatorio che indica la descrizione per quel prodotto, e
che affianca il suo codice. Ciascun prodotto nei campi di ricerca sarà
individuabile anche attraverso la sua descrizione
19
LIVELLO OPERATIVO Campo non modificabile dopo il salvataggio, che consente di definire
il livello operativo o meno del prodotto; nel caso venga impostato a
SI indica che il prodotto può essere oggetto di richiesta; se impostato
a NO il prodotto non è richiedibile.
VISIBILE Campo che consente di definire la visibilità o meno del prodotto per
i richiedenti. Il campo è sempre modificabile
IMMAGINE Consente di visualizzare l’eventuale immagine inserita per il
prodotto
MODALITA’ DI
CONSERVAZIONE
Individua il modo o il luogo fisico idoneo alla conservazione
UNITA’ DI MISURA Rappresenta l’unità di misura del prodotto
UBICAZIONE* Campo obbligatorio che indica la collocazione degli articoli
all’interno della struttura di magazzino
IVA % Campo che consente di inserire l’aliquota iva del prodotto
GIACENZA MINIMA Indica la giacenza minima che è necessario mantenere per quel
prodotto e che consente di verificare i prodotti sotto scorta
QUANTITA’ IN ORDINE Indica le quantità di prodotto che sono state ordinate attraverso una
RDO inviata ad U-Gov e con stato “Acquisito”
SCORTA INIZIALE Indica le quantità relative alla giacenza iniziale del prodotto
SCORTA NORMALE Indica le quantità di prodotto fisicamente presenti in magazzino. Il
suo valore è dato da: Scorta iniziale + Carichi - Q.tà prelevate
SCORTA VIRTUALE Indica le quantità di prodotto virtualmente presenti in magazzino. Il
suo valore è dato da: Scorta normale + Q.tà in ordine - Richieste da
evadere
CARICHI Quantità caricate in magazzino in seguito al ciclo di
approvvigionamento del prodotto, a partire da una richiesta
d’ordine (RDO)
VALORE CARICHI Rappresenta il valore complessivo dei carichi effettuati per il
prodotto; il valore di ogni singolo carico è dato dalle quantità
caricate per il prezzo unitario, al lordo dell’iva e al netto di eventuali
20
sconti.
CARICHI LIBERI Indica le quantità di prodotto caricate in maniera libera, senza
partire dalla creazione di una RDO
SCARICHI Quantità di prodotto scaricato dal magazzino in seguito al ritiro della
merce (scarico da richiesta) o in seguito ad altri eventi che rendono
necessario effettuare uno scarico libero
VALORE SCARICHI Rappresenta il valore complessivo degli scarichi effettuati per il
prodotto; ogni singolo valore di scarico è dato dalle quantità di
prodotto scaricate per il prezzo medio iniziale o attuale.
RICHIESTE Campo che indica le quantità complessivamente richieste per quel
prodotto
QUANTITA’ PRELEVATA Quantità di prodotto prelevate dal magazzino
RICHIESTE DA EVADERE Indica, in termini di quantità, le richieste accettate dal responsabile
di magazzino non ancora prelevate
PREZZO MEDIO INIZIALE Rappresenta il prezzo medio della scorta iniziale, e che consente di
determinare il valore della giacenza iniziale.
PREZZO MEDIO ATTUALE Rappresenta il costo medio della giacenza attuale che viene
utilizzato per determinare il valore dei successivi scarichi; il prezzo
medio viene calcolato subito dopo ogni carico di prodotto.
E’ quindi un valore dinamico
CARICA IMMAGINE Campo che consente di carica un’immagine per il prodotto
Per ogni prodotto, sono disponibili le seguenti operazioni all’interno dell’anagrafica:
permette di Anagrafare un nuovo prodotto all’interno del Magazzino
permette di Eliminare il prodotto selezionato
permette di Modificare la scheda prodotto
permette di Salvare l’inserimento di un nuovo prodotto o le modifiche apportate
21
permette di Annullare l’inserimento del prodotto o le modifiche apportate
si ricollega alla specifica funzione (Prodotti >> Gestione prezzi) che consente di associare
il prodotto a uno o più fornitori al fine di creare un listino prezzi
3.2 - GESTIONE PREZZI
Da questa funzione è possibile creare un listino prezzi per i prodotti, associandoli ad uno o più
fornitori.
Il prezzo associato è un prezzo indicativo, che verrà valorizzato dal sistema nel momento in cui si
effettua una richiesta d’ordine (RDO), ma sarà sempre modificabile in tale fase. Infatti il listino viene
aggiornato automaticamente al prezzo effettivo di acquisto indicato nella RDO.
Procedura di visualizzazione dei prezzi
Per visualizzare i prezzi associati, occorre selezionare almeno uno tra Fornitore e Prodotto, scrivendo
il nome o parte di esso nell’apposito campo oppure selezionandoli dall’elenco “vedi tutti”.
Eventualmente è possibile cambiare l’esercizio proposto automaticamente dal sistema con quello
corrente, qualora la ricerca interessi un esercizio precedente.
Infine occorre cliccare su “Trova” per visualizzare i risultati della ricerca, che saranno proposti nella
tabella sottostante.
Per ogni associazione, sono disponibili le seguenti operazioni:
permette di Modificare i dati relativi al listino prezzi
permette di Eliminare l’associazione
22
Procedura di associazione dei prezzi
Per associare il prezzo di un prodotto ad un fornitore, occorre cliccare sulla funzione
Nella schermata successiva valorizzare i campi obbligatori Fornitore, Prodotto e Prezzo e poi cliccare
su “Completa” per salvare l’associazione.
Se in precedenza era già stata effettuata una ricerca del listino prezzi per prodotto e/o per fornitore,
cliccando su “Associa prezzo” non sarà necessario inserire di nuovo i dati immessi in fase di ricerca.
La funzione di associazione, inoltre, è presente anche all’interno dell’anagrafica del prodotto.
3.3 - ELENCO PRODOTTI
Prodotti >> Elenco prodotti
Da questa funzione è possibile ottenere un Report contenente l’elenco degli articoli presenti in
magazzino e che riporta, per ciascuno, i seguenti dati presenti in anagrafica prodotto:
Scorta iniziale Carichi Carichi liberi Scarichi Scorta Normale Q.tà ordine
Q.tà richiesta Scorta Virtuale Scorta minima Ubicazione Unità di misura Q.tà
prelevata
Q.tà da
evadere Prezzo iniziale Prezzo medio
Inoltre per ciascun prodotto, il sistema determina i campi:
Valore, ossia il valore della giacenza attuale;
Da ordinare, ossia il nr. di articoli da ordinare; si tratta dei prodotti la cui scorta normale è
inferiore alla giacenza minima, quindi prodotti sotto scorta.
23
Il Report, in formato pdf o excel, è estraibile per tutti gli articoli di magazzino oppure è filtrabile per
Anno, Ubicazione, Prodotto.
3.4 - ELENCO PRODOTTI SOTTO SCORTA
Prodotti >> Elenco prodotti sotto scorta
Da questa funzione è possibile estrarre un Report utile per verificare quali articoli hanno una scorta al
di sotto del valore minimo di giacenza.
Nel Report il sistema indica:
la “scorta minima” definita nell’anagrafica del prodotto;
le quantità “da ordinare”, che derivano dalla differenza tra scorta Minima e scorta Normale
le quantità “da ordinare scorta virtuale”, che derivano dalla differenza tra scorta Minima e scorta
Virtuale
Il Report, in formato pdf o excel, è estraibile per tutti gli articoli di magazzino oppure è filtrabile per
Anno e/o Prodotto.
24
3.5 - MOVIMENTI DI MAGAZZINO
Prodotti >> Movimenti di magazzino
Da questa funzione è possibile estrarre un Report che riporta, per ogni prodotto, il riepilogo dei
movimenti di magazzino che determinano il valore delle giacenze.
In particolare il Report riporta l’indicazione di Quantità e Valore per:
Giacenza iniziale e carichi
Scarichi
Giacenza attuale
Il Report, in formato pdf o excel, è estraibile per tutti gli articoli di magazzino oppure è filtrabile per
Anno e/o Prodotto.
3.6 - PARTITARIO
Prodotti >> Partitario
Da questa funzione è possibile estrarre il Partitario relativo ai Movimenti di magazzino.
Rispetto al report di Riepilogo dei movimenti di magazzino, si tratta di una stampa analitica che indica,
per ogni articolo e per data di registrazione, il tipo di operazione effettuata (con relativo ID).
Per ogni operazione relativa a Carichi, Scarichi e Ordini, il Report indica quantità e valore di ciascuno.
Inoltre viene indicato anche il valore della giacenza attuale.
Il Report, in formato pdf o excel, è estraibile per tutti gli articoli di magazzino oppure è filtrabile per
Anno e/o Prodotto.
25
3.7 - REGISTRO MOVIMENTI
Prodotti >> Registro movimenti
Da questa funzione è possibile estrarre un Report relativo alle operazioni che hanno movimentato il
magazzino .
La stampa riporta, in ordine cronologico, il tipo di operazione (con relativo ID) effettuata su ciascun
prodotto, indicando per ciascuna movimentazione le quantità e il relativo valore.
Il Report, in formato pdf o excel, è estraibile per tutti gli articoli di magazzino e per tutto il periodo,
oppure è filtrabile per Anno e/o Prodotto e/o Periodo.
26
4 - RDO
Attraverso questa funzione viene attivato il ciclo di approvvigionamento dei prodotti di magazzino.
L’acquisizione dei prodotti inizia in Depot con l’emissione di una Richiesta d’Ordine (RDO) che
originerà una Richiesta di acquisto (RDA) o un Ordine in U-gov.
4.1 - CREAZIONE DI UNA RDO
RDO >> Nuova RDO
Da questa funzione è possibile inserire una RDO che potrà essere inviata ad U-Gov.
Ogni RDO gestisce nella testata i seguenti dati:
UO ORIGINE* Campo obbligatorio, da valorizzare manualmente digitando il testo
oppure scegliendo la struttura dall’apposito elenco “vedi tutti”
PROGETTO Campo in cui è possibile inserire l’eventuale progetto sul quale
imputare il costo della RDO
UNITA’ LAVORO Campo in cui è possibile inserire l’eventuale unità lavoro definita
in U-Gov nell’anagrafica del progetto
DESCRIZIONE* Campo obbligatorio, in cui inserire una descrizione libera per la
RDO
NOTE Campo libero in cui è possibile aggiungere eventuali note
INDIRIZZO DI SPEDIZIONE* Campo obbligatorio, valorizzato automaticamente dal sistema in
base alle informazioni anagrafiche della UO di Origine, ma
modificabile
DATA REGISTRAZIONE* Campo obbligatorio, valorizzato automaticamente dal sistema con
la data del giorno; la data è modificabile da parte dell’operatore
CAMPO DI ATTIVITA’* Campo obbligatorio, valorizzabile scegliendo dal menù i seguenti
valori: Istituzionale, Commerciale o Promiscuo
SOGGETTO* Campo obbligatorio nel quale inserire il fornitore presso cui
approvvigionarsi. Il campo è valorizzabile manualmente digitando
il testo oppure scegliendo la struttura dall’apposito elenco “vedi
tutti”
27
CODICE FISCALE Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in
base alle informazioni anagrafiche del fornitore
PARTITA IVA Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in
base alle informazioni anagrafiche del fornitore
CODICE FISCALE ESTERO Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in
base alle informazioni anagrafiche del fornitore
PARTITA IVA ESTERO Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in
base alle informazioni anagrafiche del fornitore
CLASSE GEOGRAFICA Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in
base alle informazioni anagrafiche del fornitore
TIPO OPERAZIONE IVA Campo valorizzato automaticamente dal sistema in base alla classe
geografica del fornitore
TOTALE IMPONIBILE Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema
dopo aver salvato l’inserimento delle righe di prodotto, in base al
totale imponibile di ciascuna riga
TOTALE SCONTO Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema
dopo aver salvato l’inserimento delle righe di prodotto, in base al
totale degli sconti di ciascuna riga
TOTALE IMPONIBILE
SCONTATO
Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema
dopo aver salvato l’inserimento delle righe di prodotto, in base al
totale imponibile al netto degli sconti di ciascuna riga
TOTALE IVA Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema
dopo aver salvato l’inserimento delle righe di prodotto, in base
all’ammontare Iva di ciascuna riga
TOTALE RDO Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema
dopo aver salvato l’inserimento delle righe di prodotto, in base al
totale di ciascuna riga
Dopo aver valorizzato il Campo di attività, il Soggetto e il Tipo di operazione iva, sarà possibile
procedere con l’inserimento delle righe:
28
All’interno della schermata di inserimento delle righe dell’ordine, sono gestite le seguenti
informazioni:
PRODOTTO* Campo obbligatorio nel quale inserire l’articolo da acquistare, da
valorizzare manualmente digitando il testo oppure scegliendo la
struttura dall’apposito elenco “vedi tutti”
PROGETTO Campo in cui è possibile inserire l’eventuale progetto sul quale
imputare il costo della RDO; il campo è valorizzato
automaticamente se il progetto è stato inserito nella testata della
RDO
UNITA’ LAVORO Campo in cui è possibile inserire l’eventuale unità lavoro definita
in U-Gov nell’anagrafica del progetto; il campo è valorizzato
automaticamente se l’unità lavoro è stata inserita nella testata
della RDO
BENE/SERVZIO* Campo obbligatorio nel quale inserire il bene/servizio relativo al
prodotto da acquistare, da valorizzare manualmente digitando il
testo oppure scegliendo la struttura dall’apposito elenco “vedi
tutti”
CODICE IVA* Campo obbligatorio nel quale inserire il codice iva relativo al
prodotto da acquistare, selezionandolo dal relativo elenco. I codici
iva sono filtrati dal sistema in base al campo di attività definito
nella testata della RDO
QUANTITA’* Campo obbligatorio nel quale inserire le quantità di prodotto da
acquistare
PREZZO UNITARIO* Campo obbligatorio nel quale inserire il prezzo unitario del
prodotto. E’ valorizzato automaticamente dal sistema nel caso in
cui, per il fornitore scelto, il prodotto sia stato associato ad un
prezzo , che rimane comunque modificabile da parte dell’operatore
PREZZO TOTALE Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in
base a quantità e prezzo unitario
SCONTO Campo nel quale inserire l’eventuale importo dello sconto
applicato dal fornitore. L’inserimento dell’importo è alternativo
29
all’inserimento dello sconto %
SCONTO % Campo nel quale inserire l’eventuale % di sconto applicata dal
fornitore. L’inserimento della % è alternativo all’inserimento
dell’importo dello sconto
NON IMPONIBILE EX ART. 72 Campo nel quale indicare l’eventuale parte di prezzo totale non
imponibile iva
TOTALE IMPONIBILE Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in
funzione dei dati precedentemente inseriti
IVA Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in
base al codice iva applicato
TOTALE Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema;
rappresenta il totale della RDO per la specifica riga
DATA REGISTRAZIONE Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in
base alla data di registrazione valorizzata nella testata della RDO
Per poter salvare l’inserimento della RDO, è necessario aver inserito almeno una riga. Saranno quindi
utilizzabili le seguenti operazioni:
permette di salvare la RDO, che assumerà lo stato “Bozza”. La RDO in bozza potrà
essere successivamente modificata da RDO >> Gestisci RDO
permette di salvare la RDO e contemporaneamente inviarla ad U-Gov. La RDO assumerà
lo stato di “Inviata” e non potrà essere modificata
30
4.2 - GESTIONE RDO
RDO >> Gestione RDO
Da questa funzione è possibile gestire le RDO precedentemente inserite. In questa sezione il sistema
riporta, per ogni RDO, le seguenti informazioni:
N° DEPOT N°UGOV UO ORIGINE SOGGETTO STATO
DATA REGISTRAZIONE
TOTALE RDO CHIUSO OPERAZIONI CONSENTITE
Si precisa che nel campo N°UGOV viene indicato l’IDDG assegnato da UGOV alla RDA o all’Ordine.
Cliccando sull’IDDG sarà possibile visualizzare il Dg all’interno di U-Gov.
Le operazioni consentite:
permette di aprire la RDO in Visualizzazione. L’operazione è sempre disponibile
permette di Modificare la RDO. L’operazione è disponibile solo se la RDO è nello stato “Bozza”
permette di Eliminare la RDO. L’operazione è disponibile solo se la RDO è nello stato “Bozza”
permette di Inviare la RDO ad U-Gov. L’operazione è disponibile solo se la RDO è nello stato
“Bozza”
permette di Stampare la RDO in formato pdf. L’operazione è sempre disponibile
permette di Inviare la RDO in formato pdf. L’operazione è sempre disponibile
permette di Aggiornare lo stato della RDO rispetto ad U-Gov. L’operazione è sempre disponibile
successivamente all’invio della RDO ad U-Gov
permette di Chiudere la RDO.L’operazione è disponibile solamente se la RDO è stata inviata ad
U-Gov e se non è stato ancora effettuato il carico della RDO.
31
Le RDO da gestire possono essere ricercate attraverso la Funzione di Ricerca , filtrando per:
periodo, fornitore, UO di origine, Nr. RDO, IDDG Ugov, stato delle RDO ed eventuale stato di chiusura.
Impostati i criteri di ricerca, occorre cliccare su Trova.
4.3 - ELENCO RDO
RDO >> Elenco RDO
Da questa funzione è possibile ottenere una stampa contenente l’elenco delle RDO inserite.
La stampa di dettaglio, estraibile in formato pdf o excel, riporta per ogni RDO i dati relativi alle
quantità ordinate di ciascun prodotto, il valore dell’ordine e le quantità consegnate, oltre ad indicare i
dati principali della stessa (ID, data registrazione, Stato della RDO, prodotto e fornitore).
E’ possibile inoltre ottenere una stampa sintetica delle RDO in formato pdf, che riporta i seguenti dati:
nr. RDO, IDDG Ugov, data e stato RDO, descrizione, fornitore e totale della RDO.
L’elenco delle RDO può essere anche filtrato in base a diversi criteri: anno, periodo, nr ordine, stato
delle RDO, fornitore e prodotto.
32
5 - CARICHI
Con questa funzione, viene gestita la fase di chiusura del ciclo di approvvigionamento dei prodotti: la
consegna della merce e l’incremento delle scorte di magazzino.
5.1 - CREAZIONE DI UN CARICO
Carichi >> Nuovo carico
Da questa funzione è possibile creare un nuovo carico a partire da una RDO precedentemente inserita.
Le RDO rispetto alle quali effettuare il carico dei prodotti possono essere ricercate anche attraverso
dei filtri : periodo, nr. RDO e soggetto. Impostati i criteri di ricerca, occorre cliccare su Trova.
Il sistema per ogni RDO riporta le seguenti informazioni:
N° DEPOT N°UGOV UO ORIGINE SOGGETTO STATO
DATA REGISTRAZIONE
TOTALE RDO
Cliccando sul N° UGOV, il sistema apre all’interno di U-Gov il corrispondente Documento gestionale
generato dalla RDO di Depot.
Per inserire il carico, occorre cliccare sul comando Crea posto accanto alla RDO.
Nella successiva schermata di inserimento del carico, il sistema presenta le informazioni di testata
definite nella precedente fase di creazione della RDO.
Per completare i dati di testata, occorre valorizzare i seguenti campi obbligatori:
Numero bolla (fornitore)
Data bolla
Data consegna
Infine nelle righe di dettaglio procedere con la valorizzazione del campo relativo alle “Quantità
carico”:
1) se è necessario caricare tutte le quantità della RDO, utilizzare la funzione “Carica tutti”;
2) se è necessario effettuare un carico parziale, cliccare sul simbolo di Modifica della riga di
carico e, nella schermata intermedia, inserire la “Quantità carico”. Nella riga del carico, inoltre, è
possibile inserire eventuali sconti, in % o in ammontare.
33
Poi cliccare su Salva.
Dopo la valorizzazione della quantità di carico il sistema adeguerà il “Valore” della riga e i campi di
testata relativi agli ammontari del carico.
Per Salvare l’inserimento del carico, cliccare su per salvarlo in bozza, o su
per salvarlo in modo definitivo.
Solo dopo aver completato il carico, il sistema adeguerà i dati relativi alla Quantità caricata e alla
Quantità da Caricare.
Le RDO i cui prodotti sono stati caricati parzialmente, potranno essere oggetto di Nuovi carichi fino a
quando la Quantità caricata non sarà pari a quella dell’ordine (ovvero la Quantità da caricare non sarà
pari a zero), oppure fino a quando la RDO non viene chiusa.
5.2 - CREAZIONE DI UN CARICO LIBERO
Carichi >> Nuovo carico libero
Da questa funzione è possibile inserire un carico “libero” non relazionato ad alcuna RDO, nei casi in
cui si renda necessario effettuare un Reso, uno Storno , una Ricognizione inventariale o in caso di
Omaggi.
Per inserire il carico, occorre valorizzare i dati obbligatori relativi a Struttura, Causale e Data Carico.
Per inserire la riga di carico, cliccare su e nella schermata intermedia valorizzare il
Prodotto da caricare e la Quantità: il sistema poi, sulla base dell’ultimo prezzo medio disponibile per
quel prodotto, calcolerà automaticamente i campi relativi agli ammontari.
Poi cliccare su Salva.
Dopo l’inserimento della riga di carico, il sistema calcolerà anche i campi di testata relativi agli
ammontari del carico.
34
Per Salvare l’inserimento del carico, cliccare su per salvarlo in bozza, o su
per salvarlo in modo definitivo. In questa fase il sistema assegnerà un numero (ID) al carico.
Inoltre fino a quando il carico non viene completato, le righe di dettaglio potranno essere Eliminate
oppure Modificate
5.3 - GESTIONE CARICHI
Carichi >> Gestione carichi
Da questa funzione è possibile gestire i carichi precedentemente inseriti, siano essi liberi o creati a
partire da una RDO.
I carichi da gestire possono essere ricercati attraverso la Funzione di Ricerca , filtrando per:
numero e stato del carico, periodo, fornitore, date di consegna, date e nr della bolla, nr. delle RDO a cui
si riferiscono i carichi.
Impostati i criteri di ricerca, occorre cliccare su Trova.
Per ogni carico, il sistema riporta le seguenti informazioni:
N° CARICO N°ORDINE SOGGETTO STATO N° BOLLA
DATA BOLLA DATA CONSEGNA DATA CARICO TOTALE CARICO OPERAZIONI
CONSENTITE
Le operazioni consentite:
permette di Visualizzare il carico. L’operazione è sempre disponibile
permette di Modificare il carico. L’operazione è disponibile solo se il carico è in stato Bozza
permette di Eliminare il carico. L’operazione è disponibile solo se il carico è in Bozza
35
5.4 - STAMPA BUONO DI CARICO
Carichi >> Stampa Buono di Carico
Da questa funzione è possibile ottenere la stampa, in formato pdf, dei buoni di carico.
Il report può essere ottenuto per tutti i buoni di carico, oppure è possibile filtrare i carichi rispetto al
periodo o al nr. dei carichi.
Il report indica per ciascun buono il nr. del carico, gli estremi del fornitore e i riferimenti alla bolla di
consegna, nonché l’indicazione del prodotto caricato, delle quantità e l’eventuale ubicazione del
prodotto.
5.5 - ELENCO CARICHI
RDO >> Elenco Carichi
Da questa funzione è possibile ottenere una stampa contenente l’elenco dei carichi inseriti.
La stampa, estraibile in formato pdf o excel, riporta per ogni carico il riferimento al nr. di ordine, i
prodotti caricati, la data del carico, il fornitore, la struttura, le quantità caricate, gli estremi della bolla
di consegna e il valore del carico.
L’elenco dei carichi può essere anche filtrato in base a diversi criteri: anno, periodo, nr. carico,
fornitore, prodotto e struttura.
36
6 - SCARICHI
Il ciclo dello scarico conclude il ciclo delle richieste, in quanto consente di scaricare, e quindi far uscire
contabilmente dal magazzino, i prodotti prelevati dalle strutture.
Tuttavia il ciclo dello scarico può essere indipendente dal ciclo delle richieste, quando si rende
necessario ridurre le scorte di magazzino per eventi diversi dal prelevamento di merci da parte delle
strutture.
6.1 - SCARICHI DA RICHIESTA
Gli scarichi da richiesta possono essere effettuati in modi diversi:
A) Richieste >> Richieste Evase
Per ogni richiesta con stato “Merce ritirata” (per le quali lo scarico dal magazzino non è stato ancora
effettuato), è disponibile nelle operazioni consentite la funzione Crea scarico; la stessa funzione
è disponibile anche all’interno della richiesta, dopo averla aperta in visualizzazione.
Il sistema, nell’Inserimento dello scarico, valorizza automaticamente le informazioni di testata e di
dettaglio (righe relative ai prodotti da scaricare) recuperando i dati presenti nella richiesta. Gli unici
campi editabili sono quelli relativi alla Struttura e alla Data del ritiro.
I prodotti verranno scaricati sulla base dell’ultimo prezzo medio (visualizzato in fase di richiesta degli
articoli di magazzino).
Per salvare l’inserimento dello scarico, occorre cliccare su
37
B) Richieste >> Richieste da Evadere
Per le richieste con stato “Merce parzialmente ritirata” la funzione di creazione dello scarico è
disponibile solo all’interno della richiesta, dopo averla aperta in Visualizzazione.
Le richieste per le quali lo scarico non è stato effettuato sono individuabili nell’elenco delle richieste, là
dove manchi il riferimento al nr. di scarico.
C) Scarichi >> Nuovo scarico
L’inserimento delle scarico effettuato da questa funzione consente di scaricare i prodotti ritirati dal
magazzino senza che lo scarico sia associato ad alcuna richiesta. In sostanza si tratta di uno scarico
libero, previsto per la gestione di eventuali casi di richieste “verbali” di merce.
38
Per inserire lo scarico occorre valorizzare i campi obbligatori: Struttura, Causale (Scarico da richiesta)
e Data ritiro.
Poi occorre inserire almeno una riga relativa ai prodotti da scaricare cliccando su :
nella schermata di “Inserimento riga scarico” occorre valorizzare il prodotto e le quantità da
scaricare: il sistema calcolerà automaticamente, sulla base dell’ultimo prezzo medio applicabile, i dati
relativi agli ammontari. Infine cliccare su Salva.
Dopo l’inserimento della riga di scarico, il sistema calcolerà anche i campi di testata relativi agli
ammontari dello scarico.
Per Salvare l’inserimento, cliccare su per salvarlo in bozza, o su per
salvarlo in modo definitivo. In questa fase il sistema assegnerà un numero (ID) allo scarico.
Inoltre fino a quando lo scarico non viene completato, le righe di dettaglio potranno essere Eliminate
oppure Modificate
6.2 - SCARICHI PER ALTRI EVENTI
Scarichi >> Nuovo scarico
Da questa funzione è possibile inserire un nuovo scarico con una causale diversa da quella derivante
da Richiesta, qualora si renda necessario ridurre le scorte di magazzino per altre tipologie di eventi.
Le casuali che potranno essere selezionate per lo scarico sono: Deterioramento, Furto, Alienazione
o Ricognizione inventariale.
39
Operativamente, la procedura di inserimento dello scarico segue gli stessi passaggi descritti in
precedenza, a cui si rimanda.
6.3 - GESTIONE SCARICHI
Scarichi >> Gestione scarichi
Da questa funzione è possibile gestire gli scarichi precedentemente inseriti, siano essi “liberi” o creati
a partire da una richiesta.
Gli scarichi da gestire possono essere ricercati attraverso la Funzione di Ricerca , filtrando per: nr.
scarico, struttura, nr. della richiesta, periodo, stato dello scarico.
Impostati i criteri di ricerca, occorre cliccare su Trova.
Per ogni scarico, il sistema riporta le seguenti informazioni:
ANNO SCARICO N°SCARICO N° RICHIESTA STRUTTURA STATO
DATA SCARICO TOTALE SCARICO OPERAZIONI CONSENTITE
Le operazioni consentite:
permette di Visualizzare lo scarico. L’operazione è sempre disponibile
permette di Modificare lo scarico. L’operazione è disponibile solo se lo scarico è in stato Bozza
permette di Eliminare lo scarico. L’operazione è disponibile solo se lo scarico è in Bozza
40
6.4 - STAMPA BUONO DI SCARICO
Scarichi >> Stampa Buono di Scarico
Da questa funzione è possibile ottenere la stampa, in formato pdf, dei buoni di scarico.
Il report può essere ottenuto per tutti i buoni di scarico, oppure è possibile filtrare gli scarichi rispetto
al periodo, al nr. degli scarichi o alla struttura.
Il report indica per ciascun buono il nr. dello scarico e la data, la struttura alla quale lo scarico è stato
addebitato, nonché l’indicazione del prodotto scaricato, delle quantità, del prezzo medio unitario
applicato e del valore totale dello scarico.
6.5 - ELENCO SCARICHI
Scarichi >> Elenco scarichi
Da questa funzione è possibile ottenere una stampa contenente l’elenco degli scarichi inseriti.
La stampa, estraibile in formato pdf o excel, riporta per ogni scarico il riferimento al nr. e alla data di
scarico, i prodotti e le quantità scaricate, la struttura e il valore dello scarico.
L’elenco degli scarichi può essere anche filtrato in base a diversi criteri: periodo, prodotto e struttura.
41
7 - ADDEBITI
Attraverso questa funzione (presente all’interno della sezione Scarichi) è possibile gestire gli addebiti
alle strutture dei costi sostenuti in funzione dei prelevamenti di prodotti effettuati dal magazzino.
In U-Gov, è possibile attivare la procedura dei trasferimenti di budget tra UA attraverso la possibilità,
in Depot, di creare un file excel secondo il formato previsto da U-Gov per l’importazione nel ciclo
trasferimenti.
7.1 - CREAZIONE DI UN ADDEBITO
Scarichi >> Addebiti
Da questa funzione è possibile estrarre ed esportare il file contenente gli addebiti alle strutture.
Il file può essere estratto senza impostare alcun criterio di filtro; in questo caso il sistema estrae il file
per tutte le strutture, per tutti i gruppi di prodotto e per tutto il periodo.
Alternativamente, si può filtrare il file degli addebiti impostando i parametri: struttura, gruppo e
periodo.
Dopo aver cliccato su , è necessario impostare le Coordinate Coge e Coan selezionandole
dal relativo menu e poi cliccare su : il sistema crea il file excel contenente gli addebiti alle
strutture che potrà essere importato in U-Gov nel ciclo trasferimenti.
42
7.2 - GESTIONE ADDEBITI
Scarichi >> Gestione addebiti
Questa funzione permette di gestire gli addebiti creati in precedenza i cui files sono già stati esportati.
La lista degli addebiti da visualizzare può essere eventualmente filtrata impostando i parametri
relativi a Struttura, Gruppo e Periodo, cliccando poi su Trova.
Per ogni addebito l’unica operazione consentita sarà quella di Eliminazione del file.
Un volta eliminato il file, gli addebiti saranno di nuovo estraibili dalla funzione Addebiti.