Union des Coopératives Agricoles de l’ALlier
La force d’un groupe
Revu par : C.JASSERAND
Approuvé par :
Yves COURRIER
Directeur de
COOPACA
Christophe MARCOUX
Directeur de VAL’limagne.coop
Pascal ROSSIGNOL
Directeur de
SICA BB
Pour une version informatique actualisée de ce document, télécharger le document à partir du site www.UCAL.coop
Manuel de
Management QSE
VERLADIS
GUICHARD
4 A
Ce Manuel a pour vocation de présenter notre
organisation et démontrer notre volonté de progrès et
d’amélioration continue dans le cadre des diverses
certifications de nos activités.
Ce manuel est géré sur le site www.UCAL.coop. Toute copie papier ou informatique est
considérée comme non gérée. Le suivi des modifications est réalisé selon la procédure de
maîtrise de la documentation.
LES PROCESSUS DE RÉALISATION ET LEUR CERTIFICATION
Le Processus de Management, les Processus Supports et le
Système de Management QSE sont communs à tous les processus
Certifications
produits
Charte Sécurité Alimentaire
2BSvs
CRC
Maïs non-OGM
Certification
Vente Phytosanitaire
Application (semences)
Charte du Conseil Coopératif
Certification du Conseil Phytosanitaire
LES PROCESSUS DE MANAGEMENT
Chaque année le Conseil d’administration fixe la stratégie et les objectifs,
La Direction est chargé de management des moyens pour l’atteinte des objectifs,
La politique Qualité UCAL est disponible sur le site www.ucal.coop ,
Pour chaque coopérative, une revue de direction se tient une fois par an pour examiner les projets spécifiques, les moyens à mettre en œuvre, le fonctionnement et l’efficacité du système de management QSE.
Le responsable QSE UCAL est chargé par les directeurs :
- de mettre en œuvre la politique qualité, sécurité, environnement,
- de surveiller et rendre compte du fonctionnement du SMQ,
- d’intégrer les exigences clients, filières et réglementaires dans les procédures.
Relais qualité Réclamations
Relais qualité Métrologie
Réclamations Formation
Mécanicien entretien
Maintenance
Chefs de silo Maintenance
Chauffeurs
Service Comptabilité Formation
Service Appro-céréales
Chefs de silo Maintenance
Chauffeurs
Comptable
Secrétaires Céréales / Appro
Responsable entretien Maintenance
Légende : Coopaca Val’limagne.coop Sica bb Fonction UCAL Fonction coopérative Relation AREA Lien hiérarchique Lien fonctionnel UCAL
UCAL Services
Qualité Documentation SMQ Veille réglementaire
Audits Plans d’analyses
Informatique
Traçabilité des données
Agronomie
26/06/14
Service qualité Métrologie Formation
Organisation CHSCT Non conformités
Chefs de Silo Maintenance
Chauffeurs
Service comptabilité
Secrétariat appro-céréales
Service entretien Maintenance
Service technico-commercial Technicien
Relation AREA
Responsable appro service
Technique
Responsable d’exploitation
Métrologie Projets
Environnement Sécurité
Service technico-commercial Technicien Relation AREA
Magasiniers appro
Service technico-commercial Technicien
Relation AREA
Responsable service
technique
Directeur Val’limagne.coop Agro-équipement - Semences
Projets Achat approvisionnement/céréales
Coordination AREA Suivi filiales
Direction Verladis
Directeur SICA BB Communication
Management techniciens Achats céréales
Projets Sécurité
Direction 4A
Responsable Achats céréales Ventes céréales Réclamations
Directeur COOPACA Commercialisation céréales
Projets Gestion des filiales
Environnement Sécurité
Responsable Appro
Semences Phytosanitaires
Engrais
Responsable Comptable
Responsable comptabilité
Responsable Transport Sécurité transport
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Notre approche est basée sur la logique CAPDo :
C : Résultats obtenus, pertinence des indicateurs…
A : Actions d’Amélioration…
P : Planification des actions…
Do : Mise en œuvre des dispositions…
Cette approche est déclinée pour la gestion :
- des projets,
- des audits,
- des non-conformités et réclamations. Schéma de
la boucle
d’amélioration
L’AMÉLIORATION CONTINUE
Des indicateurs sont définis et suivis par coopérative pour surveiller les performances de chaque système. Des actions d’améliorations sont décidées en fonction des performances obtenues.
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Manuel Qualité : Présente notre organisation,
nos processus sous-processus et démontre notre volonté de progrès.
Procédures : Décrivent le qui fait quoi
afin d’assurer la maîtrise d’un processus.
Modes opératoires : Décrivent
de manière détaillée le « Comment ? ».
Formulaires et documents : Constituent les preuves de notre fonctionnement.
La gestion documentaire est informatisée.
La maîtrise des documents / enregistrements est décrite dans la procédure Maîtrise de la documentation.
Politique
Procédures
Modes
opératoires
Enregistrements
LE SYSTÈME DOCUMENTAIRE
Manuel
(Processus /
Sous-processus)
LES PROCESSUS SUPPORTS
Transport
Transport céréales Transport engrais et
phytosanitaires (ADR) Transport aliment du bétail
Gestion des transporteurs extérieurs
Achats
Relation adhérent Coordination AREA Référencement produits Référencement fournisseurs
Veille agronomique
Expérimentation Outils d’aide à la
décision BSV
Techniques alternatives
Guides cultures Références techniques
Veille réglementaire
Phytosanitaires (AMM/FDS)
Engrais Conditionnalité Réglementation
travail (EPI / locaux) Réglementation environnement
Réglementation sanitaire
Informatique
UCAL graphique
(Traçabilité)
Outils d’aide à la
décision
Portail informatique
QSE
Matériel informatique
Maintenance Archivage
Ressources humaines
Fiches de fonction Compétences / Diplôme
minimum Formation Mode de rémunération Evaluation
LES CERTIFICATIONS CÉRÉALES
Les certifications céréales comprennent :
Un volet global : La Charte Sécurité Alimentaire,
basée sur l’analyse des risques HACCP,
Les certifications produits, basées sur
l’engagement dans des filières spécifiques.
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Pourquoi ?
Assurer la sécurité alimentaire de nos produits,
Améliorer notre performance,
Poursuivre l’amélioration continue,
Contrôler les points critiques de notre process.
Comment ?
Positionner le produit et la sécurité alimentaire au sein de chacun de nos processus,
S’interroger sur notre efficacité pour assurer la qualité du produit.
Les résultats :
L’étude des dangers présentée sur le site www.ucal.coop,
La détermination des CCP ,
La description des points de contrôles et des points critiques, présentée dans les fiches « CCP » disponibles sur le site www.ucal.coop.
Les indicateurs de ce système sont suivis en réunion HACCP.
Le suivi de la certification est assuré par l’organisme OCACIA.
CHARTE SÉCURITÉ ALIMENTAIRE
PÉRIMÈTRE DES ACTIVITÉS CEREALES CERTIFIÉES
Charte Sécurité Alimentaire
Coopérative Val’Limagne.coop SICA BB COOPACA
Silos entrant dans le cadre
de la certification
Barberier
Gannat
Bellenaves
St Pourçain sur Sioule
Bresnay
Commentry
Lurcy Lévis
Montmarault
Bourbon l’Archambault
St Martin des Lais
Tréteau
Varennes sur Allier
Les silos de l’UCAL qui n’entrent pas dans le cadre de la certification respectent les engagements de la Charte Qualité UCAL.
Filières contrôlées par un organisme tiers
Maïs garanti non-OGM Ensemble des sites de collecte de l’UCAL
1500 producteurs de maïs environ
2BSvs 1000 producteurs de tournesol et de colza environ
Coopaca : Tréteau – Varennes – Saint-Martin des Lais
Val’Limagne.coop :Saint-Pourçain – Gannat – Bellenaves – Barberier
Sica BB : Montmarault– Lurcy-Levis – Bourbon l’Archambault
Blés CRC Coopaca : Silo de Tréteau, Varennes et Saint-Martin des Lais
15 agriculteurs environ
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LA GESTION DES FILIÈRES CÉRÉALES
La décision d’entrée en filière est prise lors des comités de direction UCAL.
Le cahier des charges relatif à chaque filière est déclinés dans un document nommé « Plan d’assurance Qualité Filière ». Ce document prend en compte chaque étage du système global :
Responsabilités
Modalités de l’amélioration continue
Système documentaire
Plan d’assurance qualité Organisme de contrôle
Maïs garanti non-OGM IGEB (sur demande client)
2BSvs OCACIA
Blés CRC Qualité France
Le plan d’assurance qualité est à la disposition de l’organisme de contrôle et des clients de chaque filière.
Vente aux clients céréales
Conseils adaptés
Besoins en céréales et oléo-
protéagineux
Contractualisation
•Données issues du processus d’achat de céréales et oléo-protéagineux à l’adhérent
•Revue des exigences clients
•Négociations commerciales
•Traitement des contrats
Travail du grain
•Voir détail page suivante
Facturation client céréales
•Vérification des bons d’expédition
•Facturation
•Recouvrement
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2BSvs
Maïs non-OGM
CRC
Légende
Vente au client céréales : Travail du grain
Marchandise pour le client
Bon de livraison pour la facturation
Contrat et exigences
spécifiques clients
CCP 1
CCP 2
CCP 4
CCP 3
CCP 1
CCP 4
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Travail
du grain
CHARTE DU CONSEIL COOPÉRATIF
La maîtrise du conseil se base sur les 4 engagements de la Charte du Conseil Coopératif : Le développement durable : Qualité des produits, environnement, performance
des exploitations. La garantie de la compétence du conseiller. La garantie de la fiabilité du système de conseil, avec des bases techniques
reconnues. Une démarche de progrès basée sur l’évaluation du système par les
agriculteurs.
Le suivi de la certification est assuré par CoopDeFrance.
Les indicateurs de ce système sont suivis en Revue de Direction UCAL.
Pour les produits phytosanitaires, le conseil prend également en compte les exigences pour la Certification Vente et Application de produits phytosanitaires à des utilisateurs professionnels selon l’arrêté du 25/11/12
Conseil
Conseils adaptés en engrais et en
phytosanitaires : Céréales et oléo-
protéagineux conformes
Besoins en conseil engrais /phytosanitaires
Identification du besoin
•Identification adhérent(s)
•Historique
•Données agronomiques
•Observations terrain
•OAD reconnues
Croisement des données
•Données expérimentales
•Données sanitaires
•Exigences clients céréales
•Données réglementaires
•Données produits
Conseil aux adhérents
•Préconisation individuelle en saison
•Guide de culture UCAL
Vente
•Bon de commande
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CERTIFICATION PRODUITS PHYTOSANITAIRES SELON L’ARRÊTÉ
25/11/12
La certification porte sur la vente à des utilisateurs professionnels et sur le traitement de semences à façon.
Les activités de vente et d’application de produits phytosanitaires sont conformes aux statuts des coopératives de l’UCAL et sont reprises dans les k-bis de chaque structures : La vente de produits phytosanitaires est réalisée toute l’année (8h/12h – 14h/18h).
Le traitement de semence est réalisée d’aout à novembre (8h/12h – 14h/18h).
L’organisation est décrite : Dans ce manuel qualité, pour l’organisation générale,
Dans le document D-01, pour l’organisation multisite,
Dans l’organigramme fonctionnel et les fiches de fonction pour chaque entité,
Dans les procédures et les modes opératoires du processus phytosanitaire,
Dans plans des magasins, pour chaque site.
Vente de produits phytosanitaires
Produits et informations sûrs délivrés à
l’adhérent / client
Besoins en produits phytosanitaires
Référencement des produits et
EPI
•Essais agronomique UCAL
•Plate forme technique AREA
•Négociations commerciales AREA
Achat du produit et EPI
•Commande AREA / EDI
•Obtention FDS / AMM / ADR
•Informations produits GICASA
Stockage phytosanitaire
et EPI
• Affichage de l’agrément
•Consigne d’exploitation d’un local phytosanitaire
Mise en vente
•Identification des professionnels
•Conseil utilisation
•Documents commerciaux
Transport
•Identification des exigences ADR
•Chargement
•Déchargement chez le client
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Traitement de semence à façon
Besoins en traitement de semence
Identification du besoin
•Identification adhérent(s)
•Achats traitements
•Contractualisation
•Planification
Organisation du chantier
•Transport / installation chantier
•Validation des procédures
•Vérification matériel et EPI
•Vérification des PP
Réalisation du traitement
•Vérification des céréales
•Mise en production
•Vérification du produit fini
•Stockage / gestion déchets
Remise des semences
•Chargement
•Émission des consignes client
•Émission des documents commerciaux
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Produits et informations sûres délivrés à
l’adhérent / client