MANUTENÇÃO E CONSERVAÇÃO DE VEÍCULOS - 2005/2006/2007 (até JUL)

Palestrante: Antônio R. A. Coelho

TÓPICOS DA APRESENTAÇÃO:

1 - Missão

2 - Aspectos legais

3 - Aspectos históricos

4 - Desenvolvimento do Sistema

5 - O Sistema

1- MISSÃO

A Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária (Embrapa) vinculada ao Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento, foi criada em 26 de abril de 1973. Sua missão é viabilizar soluções para o desenvolvimento sustentável do espaço rural, com foco no agronegócio, por meio da geração, adaptação e transferência de conhecimentos e tecnologias, em benefício dos diversos segmentos da sociedade brasileira.

EMBRAPA

É um sistema formado por 12 (doze) Unidades Administrativas, localizadas no edifício-sede, e por 41 (quarenta e uma) Unidades Descentralizadas distribuídas nas diversas regiões do Brasil. As Unidades Descentralizadas são assim classificadas:

• Unidades de serviço• Unidades de pesquisa de produtos• Unidades de pesquisa de temas básicos• Unidades de pesquisa agroflorestal ou agropecuária

EMBRAPA

0303

1313

1515

1010

Medir é importanteMedir é importante::

““O que não é medido não O que não é medido não é gerenciado”.é gerenciado”.

Robert S. Kaplan & David P. NortonRobert S. Kaplan & David P. NortonA Estratégia em Ação, Editora Campus, 1997A Estratégia em Ação, Editora Campus, 1997

2- ASPECTOS LEGAIS

Lei de Responsabilidade Fiscal

Lei comp. Nº 101/2000, Art. 50 parágrafo 3º

Acórdão do TCU 1078/2004

• Determina adotar providências para que a administração pública federal possa dispor com maior brevidade possível de sistema de custos

• Promover alterações necessárias na estrutura dos programas finalísticos e nos sistemas de planejamento, contábil e orçamentário, de forma a demonstrar, tanto na apropriação de custos como na apropriação das despesas, quais são as despesas administrativas e quais são referentes a execução de ações finalísticas.

3 - ASPECTOS HISTÓRICOS

Em 1996 a Embrapa desenvolveu e implantou em todas as unidades, o seu primeiro Sistema de Custos;

• Sistema simples, concebido para ser provisório;

• Dificuldades de operacionalização dada as limitações do mesmo;

• O Sistema foi utilizado até o ano de 2003.

Fundamentos do Novo Sistema

• Necessidade de conhecer a sua real estrutura de custos para poder administrá-la com eficiência;

• O reconhecimento de que o sistema anterior já não atendia satisfatoriamente à administração;

• A necessidade de melhoria contínua no processo de alocação de custos;

• A necessidade de saber os custos dos Macroprogramas, Projetos, Planos de Ações, Macroprocessos, Processos, Atividades e Áreas.

Metodologia de Custo

• Em 1999 foi iniciado o desenvolvimento de um novo

Sistema de Custos;

• O Sistema, foi desenvolvido com base na metodologia

de custos ABC;

• A implantação da Rede Corporativa de Informações

ajudaram nessa definição.

4- DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA

• Desenvolvimento de protótipo;

• Teste em 03(três) Unidades sediadas em Brasília;

• Período do teste - um ano;

• Alterações foram introduzidas a partir desses testes.

Implantação do Sistema

• A implantação ocorre de forma gradual, em virtude das

dificuldades de definições dos modelos de cada Unidade e

da dispersão geográfica da empresa.

• O processo de implantação do Sistema ocorre no período

de 2005 a 2008.

CNPF, CNPUV, CNPSA,CNPF, CNPUV, CNPSA,

CNPT, CPACT, CPPSULCNPT, CPACT, CPPSULRegião Sul

CNPTIA, CNPDIA, CPPSE,CNPTIA, CNPDIA, CPPSE,

CNPM, CTAA, CNPABCNPM, CTAA, CNPABRegião

Sudeste

Implantado a partir de janeiro/2005 - (12 unidades)

CNPA, CNPMF,CPATC,CNPA, CNPMF,CPATC,

CNPAT, CPAMN,CNPC,CPATSA CNPAT, CPAMN,CNPC,CPATSA Região Nordeste

CPAA, CPATU, CPAF-AC,CPAA, CPATU, CPAF-AC,

CPAF-AP, CPAF-RR, CPAF-RORegião Norte

Implantação a partir de Janeiro/2006 -(18 unidades)

CNPH,CENARGENCNPH,CENARGENRegião C.Oeste

Região Sudeste

CNPS, CNPMACNPS, CNPMA

Região Sul CPACTCPACT

CNPAF, CNPGC, CPAP, CPAO,CPACCNPAF, CNPGC, CPAP, CPAO,CPACRegião C.Oeste

CNPSORegião Sul

Implantação a partir de Janeiro/2007 - ( 8 unidades)

CNPMSCNPMSRegião Sudeste

Região C.Oeste

SNTSNT

SEDE , SCT, CAFÉSEDE , SCT, CAFÉRegião C.Oeste

Implantação a partir de Janeiro/2008 - ( 3 unidades)

Sede

Unidades

Multiplicadores

Gestores do Sistema

Gestores da Unidade

Empregados

Capacitação de Gestores

• Os empregados responsáveis pelas atividades de Os empregados responsáveis pelas atividades de

implantação, receberam treinamento em Brasília por um implantação, receberam treinamento em Brasília por um

período de 05 dias. período de 05 dias.

• Foram capacitados 80 empregados, sendo aproximadamente Foram capacitados 80 empregados, sendo aproximadamente

02 empregados de cada Unidade02 empregados de cada Unidade

• Sensibilizar as chefias e empregados• Abordar os aspectos legais• Mostrar o Sistema aos empregados• Definir as estratégias de implementação • Definição do Modelo de Custos

• As reuniões foram realizadas no período de 05 dias

Implantação nas Unidades

Definição do Modelo

• Criação dos centros de custos;

• Levantamento dos Planos de Ação (objetos de custos);

• Lotação de empregados nos centros de custos;

• Definição das Alocações de custos (drivers).

Representação Gráfica das Alocações (modelo básico)

Administração

&

Suporte

Comunicação e

Transferência de

Tecnologias

Pesquisa e Desenvolvime

nto P&D

Planos de Ações

Gestão Com.Neg.

Gestão Adm.Gestão P&D-CH

Gestão P&D Pesquisadore

s

Planos de Ações de Pesquisa

Gestão de Laboratóri

os

Gestão de Campos

Exp.

Planos de Ações de Adm. Manutenção

%

%

%

Ítens

Equip

Empreg

Km

%

%

Empreg

Mapa dedicação

%

Gestão Orc.Financ.

Gest. Logistica

Gestão Manutenção

Gest.Patrimônio

Gest.Infraestrutura

Gest.Tec.Inform.

Gest.Mov.Veículos

Gest. Rec.Hum

Gest. Bem-estar

Gest.Compras

Gestão Inf. Conh.

Gestão Unidade

Objetos de Custeios

Macroprogramas,

Projetos,

Planos de Ações,

Produtos e Serviços,

Eventos

Macroprograma 01...

Projetos 01 02 03...

Planos de Ação 01 02 ... 01 02 ... 01 02 ...

Exemplificação da composição

Clientes

Secretáriosexecutivos

Gestoresdo

Sistema

LíderesProjetos

Resp.PlanosAções

DiretoriaExecutiva

Chefiasunidades

VIAGENS

INFOSEG

VEÍCULOS FINANCEIRO

PESSOAL

SIAFI ALMOXARIFADO

INTEGRAÇÃO SIDE

5- O SISTEMA

Objetivo

Dotar a empresa de ferramenta gerencial para acompanhar e rastrear os diversos custos da organização, através do mapeamento das despesas desde a sua origem até o consumo final pelos projetos, e que as informações geradas sejam disponibilizadas de forma on-line a todos aqueles que delas necessitem.

I N TRANET

Entrada de dados

Custos à calcular

Custos calculadosConsultas

Relatórios

SISTEMA

S

O

F

T

W

A

R

E

Unidades Gestor do Sistema

Tela Principal

ABERTURA DO MÊS

Após o fechamento do mês anterior a Unidade faz a abertura do novo mês para entrada de dados.

Existe um cronograma que determina a data limite para fazer o fechamento.

Telas de Entrada de Dados

Mapa de dedicaçao Mapa de Despesas Mapa Material Mapa de Serviços

Mapas do Sistema

Para acessarem os mapas os empregados recebem perfis de acesso específicos

FECHAMENTO

Após digitar todas as informações, o gestor de custos

da Unidade inicia o fechamento do mês;

Existem críticas que impedem o fechamento.

CÁLCULO DOS CUSTOS

Após o fechamento do mês pela Unidade a Sede faz a

importação dos dados para outro Software onde são

realizados os cálculos de todos os custos.

Em seguida os custos são exportados para o Sistema

ficando à disposição para a emissão dos relatórios.

SAÍDA DE DADOS - RELATÓRIOS

• Os relatórios são emitidos em cada Unidade;

• O Acesso aos relatórios depende de um Perfil;

• Os relatórios podem ser impressos ou gravados.

Custos dos recursos

Contribuição dos recursos nos planos de

ação

Orçamento e custos

Custos dos projetos e

planos de ação

EXEMPLOS DE RELATÓRIOS

OTIMIZAÇÃO DO USO DE RECURSOS DE CUSTEIO

NAS UNIDADES DE PESQUISA

GRUPO GESTOR DE CUSTOS

• Depois dos custos calculados, as unidades começarão a

visualizar onde ocorrem e como podem ser melhor

apropriados, aperfeiçoando o seu modelo. A análise deve ser

constante, visto que por inúmeros fatores, as formas como os

custos são apropriados nos objetos de custos podem variar

significativamente.

• Importância da participação do grupo gestor de custos.

PrincipaisDificuldades

• Resistências internas;

• Dificuldades no levantamento de

informações ( área, kwh, etc);

• Falta de experiência na Gestão

dos custos;

• Falta de integração nos Sistemas

Corporativos.

SoluçõesApresentadas

• Conscientização da importância dos dados de custos;

• Criação de documento orientador (participação das unidades);

• Semana de integração entre unidades e gestores de custos;

• Criação de grupo para promover a integração entre os diversos sistemas existentes.

Equipe de custos:

- Antônio R. A. Coelho

- Marcos Bischoff

- Fábio Pereira Santos

Contatos: 3448-4272 / 3448-4087

E-mail: custo@embrapa.br