TIPO DE PROCESO MACROPROCESOS PROCESOS PROCEDIMIENTOS
ELABORACIÓN DE CONTRATOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS,
EJECUCIÓN DE OBRAS Y CONTRATOS DE COMODATO E INTERADMINISTRATIVOS.
CONCILIACIONES Y TRANSACCIONES
PRESENTACIÓN Y CONTESTACIÓN DE ACCIONES DE TUTELA
PRESENTACIÓN Y RESPUESTA DE DERECHOS DE PETICIÓN
REALIZACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA RESPECTIVA ACTUACIÓN JUDICIAL DENTRO DEL
PROCESO.
REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
ESE HOSPITAL SAN JOSÉ DEL GUAVIARE
NIT. 832001966-2
APOYO JURÍDICAGESTIÓN JURÍDICA
Y CONTRATACIÓN
MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICA
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
SITIO Jurídica y Calidad ACTIVO X
AREA Jurídica y Calidad MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
8.1 Identificar la Necesidad
8.2 Solicitar cotizaciones u hojas de vida
8.3 Dependencia que detecta la necesidad Después de solicitar cotizaciones o hojas de
vida.Documento análisis de mercado
Realizar estudio de mercado y solicitud de
documentos soportes
Precontractual: Etapa anteriora la celebracióndel contrato.
Contractual: Etapa y actividades que se adelantan desde la suscripción del contrato, hasta la liquidación del mismo.
Si es Interadministrativo se requiere propuesta con documentos
soportes
Si es Prestación de Servicios, se requiere propuesta con los
documentos soportes como hoja de vida de función pública,
fotocopia de la cédula, certificación policial vigente, Registro Unico
Tributario, cuenta bancaria, antecedentes disciplinarios y fiscales,
registro expedido por la secretaria de salud Departamental, recibo
de pago de salud y pensión del mes anterior al contrato. Se envía
copia de los documentos al área de Talento Humano para
Verificación de estudios y certificados de idoneidad.
Dependencia que detecta la necesidad
Enviando oficio al posible contratista, solicitando la cotización o
entega de hoja de vida con el fin de conocer el presupuesto o
requisitos técnicos a solicitar.
Después de identificar la necesidad Oficio
Si es compraventa o Suministro por mínima cuantía (Inferior a 300
SMLMV) se requiere una cotización. Si es menor cuantía (300
SMLMV A 1000 SMLMV) se requiere íinimo dos cotizaciones. Si
es mayor cuantía (Superior a 1000 SMLMV) se requiere elevar a
invitación pública en la página web de la institución.
8- DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
Dependencia que detecta la necesidad
Enviar oficio a la Subgerencia respectiva describiendo la necesidad
de la prestación del servicio, Obra, Suministro, Compraventa,
comodato o Contrato Interadministrativo. En el caso de ser
comodato no se requerirá cotización, hoja de vida, estudio de
mercado, solicitud de CDP y expedición de RP.
Cuando se requiera un servicio o bien Oficio
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años ALMACENAMIENTO CONSERVACIONDISPOSICION
FINALConservación
Hoja de Ruta: Formato diseñado para el seguimiento y control de las actividades relacionadas con la elaboración, seguimiento, pagos y finalización del contrato.
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
RP: Registro Presupuestal
Liquidación:Concretar el pago total de una cuenta, ajustar un cálculo o finalizar un cierto estado de algo.
TALENTO HUMANO: Verificación de títulos académicos.
SUBGERENCIAS: Verificación de antecedentes judiciales y/o legales.
CONTRATISTA: Expedición de pólizas
JURÍDICA: Archivo de Hoja de vida
JURÍDICA: Archivo de Contratación
Adelantar la contratación de los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de la misión y visión de la E .S.E. Hospital San José del Guaviare.
Equipo de computo e insumos de oficina, internet.
4. ALCANCE
Inicia: Identificación de la necesidad por parte de la respectiva dependencia.
Termina: Liquidación de contrato.
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS
APROBOERIKA JANNETH AHUMADA RODRÍGUEZ
2. OBJETIVO
Agente Especial Interventor
MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICA NOMBRE FIRMACARGO
Asesor Jurídico Externo
Asesora de Calidad
ELABORO JEFFERSON ALONSO CASTRO ROMERO
VALIDO
Fecha:
AREA: Jurídica
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
PROCEDIMIENTO
Elaboración de contratos para la adquisición de bienes y servicios, ejecución de obras y contratos de comodato e interadministrativos
Código:
Versión: 2.0
INICIO
Identificarnecesidad
Oficio
Solicitar cotizaciones
Oficio
Documento análisis de mercado
Página 4
8.4. Expedir CDP
8.5 Elaborar estudio previo
8.6 Solicitar presentación de propuestas
8.8 Adjudicar la invitación
8.9 Remitir a Jurídica soportes precontractuales
8.10. Elaborar minuta del contrato
8.11. Suscribir el contrato
8.12. Aprobar las garantías conractuales
8.13 Expedir RP
8.14Entregar al contratista el Contrato, copia del
CDP y copia del Registro Presupuestal.
8.15 Archivar documentos
8.16Notificar al Supervisor o Interventor del
contrato
8.7
Acta de evaluación
Dependencia que detecta la necesidad
Ninguno
Enviando oficio de invitación al posible contratista.
Una vez se tenga la hoja de vida o cotización,
estudio de mercado y el CDP
Subgerente que genera la necesidad
Analizar y evaluar técnicamente la propuesta
Si el contrato es de Obra, Suministro o Compraventa es de menor
cuantía, mediante acta motivada se hace evaluación técnica y
económica de las propuestas.
Dependencia que detecta la necesidad
Cuando se recibe la propuesta y soportes
Comité de contratación
Oficio remisorio
Si el contrato es de Obra, Suministro o Compraventa de mínima
cuantía, se evalúa la propuesta.Ninguno
Una vez se tenga el Estudio Previo
Acta de evaluación
Si es prestación de servicios, se evalúa la hoja de vida teniendo en
cuenta el perfil.
Jurídica
Foliando y archivando los docuementos que hacen parte del
contrato, según las normatividad vigente y proceso de gestión
documental de la entidad.
Cuando se tienen todos los documentos
listos.Ninguno
JurídicaRealizando oficio de notificación del contrato y anexando copia del
contrato, CDP, aprobación de garantías y del RP.
Al momento de tener listo el contrato con
todas sus firmas con el RP y aprobación de
las garantías.
Oficio remisorio
Cuando se tienen todos los documentos
listos.Jurídica
Entregando copia del contrato, del CDP y del RP para que le sirvan
como soporte para los informes y los pagos.Ninguno
Técnico de presupuestoVer procedimiento ejecución de gastos presupuestales del proceso
de presupuesto.
Si el contrato es de Obra, Suministro o Compraventa, de mayor
cuantía (Superior a 1000 SMLMV), se hace la evaluación técnica y
económica de las propuestas.
Jurídica
Mediante un documento que contiene la identificación de la
garantía, la persona que adquirió la garantía y los riesgos
amparados.
Una vez suscrito el contrato y allegada la
garantía por el contratista.Escrito de aprobación
Técnico de presupuestoVer procedimiento ejecución de gastos presupuestales del proceso
de presupuesto.
Una vez radicado por parte del área de
jurídica el contrato debidamente firmado por
las partes.
Registro Presupuestal
Jurídica
Mediante un documento que contiene datos del contratante y el
contratista, la necesidad, objeto contractual normatividad base del
contrato, imputación presupuestal, obligaciones contractuales,
garantías a solicitar, supervisor del contrato el cual debe expedir en
dos originales para la firma del contratista y el Gerente.
Al recibir de la Subgerencia los estudios
previos junto con el CDP, la propuesta o la
hoja de vida y los documentos soportes.
Minuta del contrato
Las partes del contrato (Ordenador del
gasto y Contratista)Firmando las minutas contractuales. Una vez elaboradas las minutas del contrato Minuta del contrato firmada
Gerente
Procediendo únicamente cuando el contrato es de Obra,
Suministro o Compraventa, de mayor cuantía, se realiza mediante
Acto Administrativo motivado.
Cuando el comité en el caso de mayor
cuantía o subgerente en el caso de menor
cuantía, haya seleccionado la mejor
propuesta.
Acta de adjudicación
Subgerente que genera la necesidadEnviando el estudio previo junto con CDP, propuesta o la hoja de
vida del proponente y documentos soportes.
Cuando ya se han verificado los documentos
soportes del propponente o se ha adjudicado
la invitación.
Ninguno
Una vez recibida la solicitud de expedición
por parte de la Gerencia.CDP
Estudio previo
Determinando la necesidad, el objeto contractual, normatividad
base del contrato, análisis económico, imputación presupuestal,
condiciones técnicas del objeto contractual, obligaciones
contractuales, riesgos previsibles, garantías a solicitar y el
supervisor del contrato.
CDP
Estudio Previo
Solicitud de procpuestas
Analizar y evaluar propuesta
Acta de adjudicación
Remitir soportes a jurídica
Minuta del contrato
Suscribir contrato
Aprobar garantías contractuales
Registro Presupuestal
Entregardocumentos al
contratista
Archivar
Notificación al supervisor o inteventor del contrato
Página 5
8.17 Elaborar el Acta de inicio
8.18 Elaborar informe de interventoría
8.19 Certificar cumplimiento del contrato
8.20Remitir a Jurídica soportes certificación de
cumplimiento
8.21 Remitir a contabilidad solicitud de pago
8.22 Realizar Acta de liquidación
8.23 Remitir Acta de Liquidación a jurídica
8.24Remitir copia del Acta de Liquidación a
tesorería
8.25Enviar copia del Acta de Liquidación a
Presupuesto
DD 17 1. Actualización documental Total ¿se asigna nuevo código?
MM 12 2. Mejora del documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros Ninguna ¿cuál?
4. Omisión de registros
5. Cambio de registros
Si No
8. Sin cambios ni modificaciones
9. Otra ¿cuál? Comentarios:
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad
ERIKA JANNETH AHUMADA RODRIGUEZ Agente Especial Intrventor
CARGO FIRMAEl responsable del documento autoriza la modificación.
JEFFERSON ALONSO CASTRO ROMERO Asesor Jurídico Externo
Jurídica Elaborando oficio de remisión con la copia del Acta de Liquidación. Cuando ya tiene las firmas respectivas Oficio remisorio
Oficio remisorio
9. RIESGO
Supervisor o Interventor del Contrato
Diligenciando formato establecido de "Acta de liquidación", la cual
deberá llevar la firma del Gerente, contratista y Visto Bueno del
Asesor Jurídico.
Al momento de culminar el Contrato o antes,
ya sea por mutuo acuerdo o por decisión
unilateral.
Acta de liquidación
Supervisor o Interventor del Contrato Elaborando oficio de remisión con el Acta de Liquidación original. Cuando sea el último pago del contrato Oficio remisorio
Supervisor o Interventor del Contrato
Elaborando oficio de remisión con las copias de los documentos
entregados por el Contratista, como son la cuenta de cobro,
certificación de cumplimiento; si es de prestación de servicios
adicionar informe de actividades, formato para disminución de
retención en la fuente
Cuando el contratista allegue la solicitud de
pago.Oficio remisorio
Supervisor o Interventor del ContratoRecibiendo del Contratista el Informe de Actividades, la cuenta de
cobro y el pago de seguridad social del periodo respectivo.Una vez cumplido el objeto del contrato.
Cada que se cumple el período establecido
por el contrato.
Certificación de cumplimiento
No ____
6. Inclusión exigencia
Firma del responsable del documento
FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISIONTIPO DE
MODIFICACIONCODIFICACION
7. Anulación de todo el documento
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
NOMBRE Y APELLIDO
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Jurídica Elaborando oficio de remisión con copia del Acta de Liquidación.
Cuando se establezca en el balance
financiero del acta de liquidación que hayan
saldos a favor de la entidad.
9.1. Pérdida de documentos.
9.2. No suscripción del contrato por el contratista.
9.3 Incumplimiento contractual
9.4 Suspensión del contrato
Supervisor o Interventor del Contrato
Elaborando oficio de remisión con las copias de los documentos
entregados por el Contratista, como son informe de actividades,
cuenta de cobro, pago de seguridad social y certificación de
cumplimiento del contrato.
Cuando se ha expedido la certificación de
cumplimiento.Oficio remisorio
Supervisor o Interventor del ContratoDiligenciando el formato que se tiene como modelo de Acta de
inicio.
Cuando ya se ha cumplido con los requisitos
de perfeccionamiento y ejecución del
contrato.
Acta de Inicio
Supervisor o Interventor del Contrato
Elaborando periódicamente un informe donde se evalúe las
actividades realizadas por el Contratista según lo establecido en el
contrato.
Informe de Interventoría
Acta de inicio
Informe de interventoría
Certificación de cumplimiento
Remisión de soportes a
jurídica
Remisión de solicitu de pago a
Acta de liquidación
Remitir acta de liquidación a jurídica
Remisión copia de acta a tesorería
Remisión copia del acta a presupuesto
FIN
Página 6
Página 7
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
SITIO Jurídica y Calidad ACTIVO X
AREA Jurídica y Calidad MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
1Radicar la solicitud de Conciliación o
Transacción
2Entregar la solicitud de Conciliación o
Transacción
3Citar a los miembros del comité de
Sentencias y Conciliaciones
4Analizar solicitud de conciliación o
transacción
5 Solicitar CDP
Ninguno
El solicitante o convocante en Gerencia y/o
Subgerencias.
Radicando la solicitud ante Gerencia y/o
Subgerencias con todos los soportes
legales para su reclamación o solicitud.
Cuando se genere el derecho. Oficio radicado.
QUIEN LO DEBE HACER
Comité de sentencias y conciliaciones
Solicitando al área de presupuesto se
expida la debida disponibilidad
presupuestal
Cuando se concluya conciliar o transar Solicitud de CDP
COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
Comité de sentencias y conciliaciones
El comité de Sentencias y Conciliaciones
debe reunirse a analizar la solicitud, en la
cual se debe decirdir si es procedente o
no celebrar la conciliación o el contrato de
transacción.
En la fecha estipulada Acta del comité
Gerencia y/o Subgerencia, dependiendo
donde haya sido radicada la solicitud.
Remitiendo la solicitud de conciliación o
transacción a la Secretaria Técnica del
Comité de Sentencias y Conciliaciones.
(Asesor jurídico)
Al recibir la solicitud de conciliación o
transacción.
2 años ALMACENAMIENTO CONSERVACION DISPOSICION FINAL Conservación
Área Jurídica
Se debe citar mediante oficio a los
miembros del Comité de Sentencias y
Conciliaciones para que se reunan y así
analizar la procedencia de la solicitud.
Dentro de los 15 dias siguientes al recibo de
la solicitud de conciliación o transacción.
Documento citación miembros del
comité
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Procesos: Solicitud de certificaión de cumplimiento a la áreas de la E.S.E. Hospital San José del Guaviare
Presupuesto: Solicitud de CDP
CONCILIACIÓN: Es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas (naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras) gestionan por sí mismas, la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado,
denominado conciliador.
RP: Registro Presupuestal.
CDP: Certificaco de Disponibilidad Presupuestal.
Presupuesto: Solicitud RP.
HOJA DE RUTA: Formato diseñado para el seguimiento y control de las actividades relacionadas con la elaboración , seguimiento, pagos y finalización del contrato.
TRANSACCIÓN: La transacción es un contrato por el cual las partes convienen en resolver un litigio de común acuerdo y en forma definitiva , antes o después de iniciado el proceso civil, laboral o contencioso.administrativo.
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS)
Celebrar acuerdos de conciliación o contratos de transacción con el fin de terminar o prever un futuro litigio contra la E.S.E. Hospital San José del Guaviare
Equipos e insumos de oficina, internet.
4. ALCANCE
Inicio: Radicación Solicitud de Conciliación o Solicitud de transacción
Termina: Celebración de la Conciliación o celebración del contrato de transacción
APROBO ERIKA JANNETH AHUMADA RODRÍGUEZ
Asesora de Calidad
Agente Especial Interventor
2. OBJETIVO
Asesor Jurídico Externo
VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS
MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICA NOMBRE FIRMA
ELABORO JEFFERSON ALONSO CASTRO ROMERO
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
CARGO
PROCEDIMIENTO
Conciliaciones y transacciones
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
AREA: Jurídica
INICIO
Solicitud de conciliación o transacción
Entregar solicitud a comité de sentencias
Citación a comité de sentencias
Acta del comité
Solicitud CDP
Página 8
6 Foliar y archivar
DD 17 1. Actualización documental Total ¿se asigna nuevo código?
MM 12 2. Mejora del documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros Ninguna ¿cuál?
4. Omisión de registros
5. Cambio de registros
Si No
9.1. Pérdida de la petición o solicitud.
9. RIESGO
8. Sin cambios ni modificaciones
Celebrar Conciliación o Contrato de
Transacción
9. Otra ¿cuál? Comentarios:
Asesor Jurídico Externo
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad
ERIKA JANNETH AHUMADA RODRIGUEZ Agente Especial IntrventorFirma del responsable del documento
FECHA DE REVISIONRESULTADOS DE LA REVISION
TIPO DE
MODIFICACIONCODIFICACION
6. Inclusión exigencia
JEFFERSON ALONSO CASTRO ROMERO
9.2. No colaboración por alguna de las áreas de la cual se requiera información.
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMAEl responsable del documento autoriza la modificación.
7. Anulación de todo el documento No ____
Jurídica
Foliando y archivando según las normas
de archivo, proceso de gestión documental
y en su carpeta correspondiente todos los
documentos que hacen parte del contrato.
Cuando está dedibamente firmado el contrato
de Transacción y cuando se llevó a cabo la
Audiencia de Conciliación.
Ninguno
5
Si en una solicitud de transacción, y si el
Comité de Sentencias concluyó
procedente celebrar la transacción, se
deberá elevar a un contrato de
transacción.
Cuando se expida el CDP. Contrato de Transacción
Si es una solicitud de conciliación, se debe
asistir a la correspondiente audiencia de
conciliación ante la respectiva
Procuraduría, sea directamente por el
Representante Legal o mediante
apoderado judicial, en la cual manifestará
la decisión del Comité de Sentencias y
Conciliaciones.
En la fecha señalada. Acta de Conciliación
Representante LegalActa de conciliación o contrato de transacción
Archivar
FIN
Página 9
Página 10
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
SITIOJurídica y
CalidadACTIVO X
AREAJurídica y
CalidadMUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
1Recibir notificación de la acción de
tutela
2 Reparto de la acción de tutela
3 Analizar el caso
4 Contestar la Tutela
5Radicar ante el Juzgado la acción de
tutela
6 Recibir notificación del fallo de tutela
MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICANOMBRE FIRMA
7
APROBOERIKA JANNETH AHUMADA RODRÍGUEZ
2. OBJETIVO
ELABORO JEFFERSON ALONSO CASTRO ROMERO
Asesor (a) JurídicaRevisar el sentido del fallo de tutela de
primera instancia
VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS
Interponer una Acción de tutela con el fin de buscar la garantía o cumplimiento de un derecho fundamental ; o contestar Acciones de tutela que se adelanten contra la E.S.E. Hospital san José del Guaviare con el fin de verificar la procedecia o improcedencia de lo solicitado .
Agente Especial Interventor
Equipos e insumos de oficina, internet y la legislación vigente.
4. ALCANCE
Inicio: Radicación de la Acción de Tutela.
Termina: Cuando se emite fallo por parte de la autoridad competente, para su posterior archivo.
ALMACENAMIENTO CONSERVACIONDISPOSICION
FINALConservación
Procesos: Búsqueda de información y documentación necesaria.
Mensajería
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
ACCIÓN DE TUTELA: La acción de tutela es como se denomina al mecanismo previsto en el artículo 86 de la Constitución Política de Colombia vigente, que busca proteger los Derechos constitucionales fundamentales de los individuos "cuando quiera que éstos resulten
vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública" .
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años
Funcionario encargado de correspondencia
Radicando en el libro
corespondiente la notificación
recibida de la acción de tutela.
Inmediatamente se reciba la notificación de la acción
de tutela.
Recibido de notificación de la
acción de tutela.
Asesor (a) Jurídica
Recibido de la contestación de
tutela
Funcionario encargado de correspondencia
Radicando en el libro de
correspondencia y enviando a la
Oficina Jurídica.
Inmediatamente se recibe el fallo de tutela
Una vez radicada en el libro radicador la acción de
tutela.
Mensajero (a)
Presentando el documento de
contestación de tutela en original y
copia para el recibido
Cuando la contestación de tutela esté impresa y
firmada
Asesor (a) JurídicaInvestigando los hechos y la
normatividad relacionada al caso.Inmediatamente se reciba la acción de tutela.
Elaborando el escrito de tutela
Asesora de Calidad
Ninguno
Cuando se haya recaudado todo el material
probatorioContestación de la tutela
Recibido el el libro de
correspondencia de gerencia y
recibido de la oficina jurídica
Foliando y archivando el Fallo de
tutela, según las normas
establecidas en Archivo central
Cuando el fallo de primera instancia es favorable para
la ESE Hospital San José del GuaviareNinguno
Funcionario encargado de correspondenciaEntregando a la Oficina Jurídica la
acción de tutela.
PROCEDIMIENTO
Presentación y contestación de acciones de tutela
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
AREA: Jurídica
Firma en el libro radicador.
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
CARGO
Asesor Jurídico Externo
INICIO
Recibir notificación de tutela
Entregar a jurídica acción de tutela
Analizar el caso
Contestación de la tutela
Radicar ante juzgado
Notificación de fallo de tutela
Requiere impugnación?
Página 11
8Radicar ante el Juzgado la
impugnación
9Recibir notificación del fallo de tutela
de segunda instancia
10Foliar y archivar el recibido del fallo de
tutela
9. RIESGO
Recepción de Necesidades
DD 18 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
MM 12 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
4. Omisión de registros
5. Cambio de registros
Si No
7
Radicando en el libro de
correspondencia y enviando a la
Oficina Jurídica.
Inmediatamente se recibe el fallo de segunda
instancia
Recibido en el libro de
correspondencia de gerencia y
recibido de la oficina jurídica
Asesor (a) JurídicaRevisar el sentido del fallo de tutela de
primera instancia
Cuando el escrito de impugnación está impreso y
firmado
Recibido de la impugnación de
tutela
Impugnando el fallo dentro de los
términos establecidos en la
Constitución y la Ley.
Auxiliar Administrativo
Foliando y archivando según las
normas de archivo, proceso de
gestión documental y en su carpeta
correspondiente todos los
documentos que hacen parte de la
contestación de la acción de tutela.
Cuando se recibe el fallo definitivo de la tutela Ninguno.
9.1. Vencimiento de términos
Cuando el fallo de primera instancia no es favorable
para la ESE Hospital San José del GuaviareEl escrito de impugnación de tutela
Mensajero (a)
Funcionario encargado de correspondencia
9.2.La no redirección inmediata por parte del funcionario de correspondencia.
9.3. La no revisión de notificación del fallo.
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento
FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISIONTIPO DE MODIFICACION
CODIFICACION
No _____
9. Otra ¿cuál? Comentarios:
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMAEl responsable del documento autoriza la modificación.
JEFFERSON ALONSO CASTRO ROMERO Asesor Jurídico Externo
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad
ERIKA JANNETH AHUMADA RODRIGUEZ Agente Especial Intrventor Firma del responsable del documento
Presentando el documento de
impugnación de tutela en original y
copia para el recibido.
Requiere impugnación?
SI
NO
Radicarimpugnación ante el
juzgado
Notificación del fallo de tutela segunda
Archivar
FIN
Página 12
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
SITIO Jurídica y Calidad ACTIVO X
AREA Jurídica y Calidad MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
Asesor (a) Jurídica
MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICANOMBRE FIRMA
1
APROBO ERIKA JANNETH AHUMADA RODRÍGUEZ
2. OBJETIVO
ELABORO JEFFERSON ALONSO CASTRO ROMERO
VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS
Presentar peticiones respetuosas ante personas naturales o jurídicas de derecho público o privado y responder dentro de los términos legales los derechos de petición que se presenten contra la E .S.E.Hospital San José del Guaviare.
Equipos e insumos de oficina, internet.
4. ALCANCE
Inicia Radicación del Derecho de Petición
Termina: Notificación o entrega al interesado del Derecho de petición.
CONSERVACION DISPOSICION FINAL Conservación
Procesos: Solicitud de informacion a el área involucrada de la E.S.E. Hospital San José del Guaviare.
Mensajería
DERECHO DE PETICIÓN: Es un derecho fundamental según nuestra Constitución Política. Consiste en el derecho que tienen todos los habitantes del territorio Nacional de hacer peticiones respetuosas a las autoridades del país y a obtener pronta respuesta .
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
HOJA DE RUTA: Formato diseñado para el seguimiento y control de las actividades relacionadas con la elaboración , seguimiento, pagos y finalización del contrato.
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años ALMACENAMIENTO
2Elaborar la respuesta a la petición o
solicitud
Si es una Petición de información o
consulta, deberá darse respuesta dentro
de los 30 días siguientes al recibo de la
petición.
Al momento de recibir la solicitud o peticiónDocumento de respuesta a la
petición
Si es una Petición de copias de
documentos, deberá darse respuesta
dentro de los 10 días siguientes al recibo
de la petición.
Al momento de recibir la solicitud o petición Documento de respuesta la petición
Petición por parte de la ESE
Hospital san José del Guaviare.
Radicar el derecho de petición
El área de la institución que requiera
información.
Para presentar la petición, se entrega la
misma a la entidad requerida, .Cuando esté elaborada la petición.
El interesado
Para responder la petición, entregando la
petición o solicitud en la Gerencia o
cualquiera de las Subgerencias.
Cuando el solicitante tenga la necesidad. Petición radicada.
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
CARGO
Asesor Jurídico Externo
Asesora de Calidad
Agente Especial Interventor
PROCEDIMIENTO
Presentación y respuesta de derechos de petición
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
AREA: Jurídica
INICIO
Petición para responder?
SI
Recibir o radicar derecho de petición
NO
Petición por parte del
HSJG
Respuesta de petición
3Suscribir la respuesta Derecho del
Petición
4Remitir al interesado la respuesta del
Derecho de Petición
5Foliar y archivar el recibido del
derecho de petición.
Recepción de Necesidades
DD 16 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
MM 12 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
4. Omisión de registros
5. Cambio de registros
Si No
Asesor (a) Jurídica2Elaborar la respuesta a la petición o
solicitud
Si la petición está incompleta, se requerirá
al peticionario para que dentro de un mes
corrija o aclare la petición. De no aclarar o
correjir se entenderá desistido la petición.
Al momento de recibir la solicitud o petición.Documento de solicitud de
aclaración de la petición
Gerente o jefe de área al cual va dirigido
la petición
Firmando el escrito de respuesta de la
petición.
Una vez elaborada la respuesta del derecho
de petición
Documento respuesta de petición
firmada
Asesor (a)JurídicaEnviando la respuesta del derecho de
petición debidamente firmada
Cuando la minuta tenga las firmas
correspondientes.
Recibido de la respuesta del
derecho de petición
Asesor Jurídico y/o Auxiliar Administrativo
Foliando y archivando según las normas
de archivo, proceso de gestión
documental y en su carpeta
correspondiente todos los documentos
que hacen parte de la respuesta del
derecho de petición.
Cuando tiene el recibido del peticionario. Ninguno.
9. RIESGO
9.1. Pérdida de la petición o solicitud.
9.2. No colaboración por alguna de las áreas de la cual se requiera información.
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento
FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION
TIPO DE
MODIFICACION CODIFICACION
No _____
9. Otra ¿cuál? Comentarios:
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMAEl responsable del documento autoriza la modificación.
JEFFERSON ALONSO CASTRO ROMERO Asesor Jurídico Externo
ERIKA JANNETH AHUMADA RODRIGUEZ Agente Especial Intrventor Firma del responsable del documento
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad
Suscribir respuesta
Remitir respuesta
Archivar
FIN
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
SITIO Jurídica y Calidad ACTIVO X
AREA Jurídica y Calidad MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
1 Recibir la respectiva demanda.
3 Otorgar poder para actuar
4 Contestar o redactar la demanda.
Secretaria de Gerencia
5 Asesor (a) Jurídica o Dependiente judicial
SUJETO PASIVO: Es aquel contra quien se dirige una acción.
Escrito de demanda.
Elaborando el escrito de contestación de
la demanda.
Cuando se haya fijado en lista por parte del
Juzgado, por el término establecido en la ley.Contestación de la demanda
Redactando el escrito de demanda.
Insumos y equipos de oficina, internet, legislación vigente.
Asesor (a) Jurídica
Cuando se cuenta con todo el material
probatorio.
MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICA NOMBRE FIRMA
Gerente y asesor (a) jurídico
Cuando está elaborado y se la he hecho la
respectiva presentación personal ante
Notaría.
Poder auténticado.
APROBOERIKA JANNETH AHUMADA RODRÍGUEZ
2. OBJETIVO
Ejercer la defensa judicial y extrajudicial de la entidad de forma pertinente, ágil y eficaz a través del estudio, análisis y sustanciación para la defensa de los intereses jurídicos para evitar el daño antijurídico mediante la emisión de actos administrativos , conceptos
y el ejercicio de actuaciones conforme a derecho.
ELABORO JEFFERSON ALONSO CASTRO ROMERO
VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS
4. ALCANCE
Inicia: Notificación de la demanda por parte del juzgado.
Termina: Ejecutoriada la sentencia de segunda instancia
ACTO PROCESAL: Acto jurídico emanado de las partes, de los agentes de la jurisdicción o aún de los terceros ligados al proceso, susceptibles de crear, modificar o extinguir efectos procesales”.
Procesos: Búsqueda de información y documentación necesaria.
Mensajería
Notaria: Trámite notarial
Dependiente judicial: Vigilancia de los procesos
ACTUACION JUDICIAL: Son todos los actos de un proceso judicial como providencias, autos, declaraciones, emplazamientos, notificaciones y demás diligencias que debidamente autorizados constituyen el proceso. Revisten el carácter de documentos públicos.
HECHOS PROCESALES: Son aquellos acontecimientos de la vida que tienen consecuencias sobre el proceso, independientemente de la voluntad humana.
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años ALMACENAMIENTO CONSERVACION DISPOSICION FINAL Conservación
SUJETO ACTIVO: Es aquel que ejecuta la acción.
SUSTANCIAR: Conducir o tramitar un proceso hasta el estado de sentencia.
Después de recibir la demanda cuando el
hospital es sujeto pasivo.
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
Radicando en el libro corespondiente la
notificación recibida de la demanda y
entregándolo inmediatamente a la Oficina
Jurídica.
Recibida la notificación de la demanda. Registro en libro.
Otorgando facultades al abogado para
actuar dentro de la demanda.
2 Asesor (a) JurídicaInvestigando los hechos y la normatividad
relacionada al caso. Cuando existan causales para interponer
demanda.
Radicar ante el Juzgado o la oficina
judicial la demanda o la contestación
de la demanda.
Presentando el documento de
contestación de la demanda en original y
copia para el recibido .
Cuando la contestación de la demanda esté
impresa y firmada.
Recibido de la contestación de la
demanda.
Analizar, estudiar e investigar el caso. Ninguno
PROCEDIMIENTO
Realización y presentación de la respectiva actuación judicial dentro del proceso
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
AREA: Jurídica
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
CARGO
Asesor Jurídico Externo
Asesora de Calidad
Agente Especial Interventor
INICIO
Recibir demanda
Analizar, estudiar e
Poder autenticado
Demanda contestada o
redactada
Radicar demanda
Página 15
6
Revisar el expediente para verificar el
auto que admite demanda y abre a
pruebas.
8 Subsanar la demanda
9Radicar el documento de subsanación
de demanda
10
Revisar el expediente para verificar el
auto que admite demanda y abre a
pruebas.
11 Realizar la práctica de pruebas
12Revisar el expediente para cierre de
etapa probatoria.
16 Elaborar los alegatos de conclusión
Asesor (a) Jurídico (a)Revisar el sentido del fallo18
Asesor (a) Jurídico (a)
Tomando como base el escrito o
contestación de la demanda, las pruebas
aportadas y la jurisprudencia respectiva
para argumentar y lograr un fallo
favorable.
Una vez emitido el auto por parte del
juzgado, dentro de los términos establecidos
por la ley. Si es acción de reparación directa,
fija fecha y hora para celebrar audiencia de
conciliación.
Ninguno
Al momento de recibir el fallo de primera
instancia
Radicando en el libro corespondiente la
notificación recibida del juzgado y
entregándolo inmediatamente a la Oficina
Jurídica.
Inmediatamente se reciba la notificación de
la sentencia de primera instancia.
Las partes involucradas y el Juez
Secretaria de Gerencia.
Si el fallo es a favor del hospital, queda en
espera a que la contraparte interponga
recurso de apelación.
17Recibir notificación de sentencia de
primera instancia
Escrito de alegatos de conclusión.
Según lo ordenado por el Juez y dentro de
los términos establecidos por él.
Actas de audiencias y/o recibidos
documentos.
Aportando las pruebas decretadas por el
Juez, las solicitadas de parte tanto
documentales como testimoniales.
Ninguno
5 Asesor (a) Jurídica o Dependiente judicial
Asesor (a) Jurídica o Dependiente judicial
Solicitando el expediente en el juzgado
para ver el Auto emitido por el respectivo
Juez.
De manera frecuente desde el momento en
que se radica la demanda Ninguno
Cuando el auto sale del Despacho del Juez. Auto de juzgado
Presentando el documento de escrito de
la demanda en original, copia para el
recibido y copia para el traslado de la
demanda.
Cuando esta terminado el escrito de
demanda y se cuenta con el respectivo
poder para actuar.
Recibido de la demanda.
Si la demanda es inadmitida se debe
subsanar en los términos establecidos por
la ley.
Si la demanda es admitida comienza la
etapa probatoria
7Revisar admisión o inadmisión de la
demandaAsesor (a) Jurídica o Dependiente judicial
Radicar ante el Juzgado o la oficina
judicial la demanda o la contestación
de la demanda.
Corrigiendo las falencias enunciadas en el
auto que inadmitió la demanda.
Dentro de los términos establecidos por la
ley.
Ninguno
Solicitando el expediente en el juzgado
para ver el Auto emitido por el respectivo
Juez.
Periódicamente, desde el momento en que
se radica el documento de subsanación de
la demanda.
Asesor (a) Jurídica o Dependiente judicial Antes del vencimiento de términos
Documento de subsanación de
demanda.
Presentando el documento de
subsanación de demanda al Juzgado en
original y copia para el recibido. Nota: Si
la demanda no se subsana se toma por
no contestada la misma y sigue la etapa
probatoria.
Recibido del documento de subsanación
de demanda.
Radicado de notificación de la sentencia
de primera instancia.
NingunoDentro de los términos de ley.
Si no se notifica personalmente la
sentencia de primera instancia, el juzgado
notifica por edicto.
Asesor (a) Jurídica o Dependiente judicial
Solicitando el expediente en el juzgado
para ver el Auto emitido por el respectivo
Juez, verificando el auto que tiene como
pruebas los documentos allegados al
proceso y cierra la etapa probatoria.
Periódicamente
Asesor (a) Jurídica o Dependiente judicial
Asesor (a) Jurídico (a)
Radicar demanda
Revisar expediente
Demanda inadmitida?
SI
NO
Subsanaciónde demanda
Radicar documentode subsanación
Revisar expediente
Práctica de
Actas y/odocumentos
Revisar expediente
Alegatos de conclusión
Notificación de sentencia de primera
instancia
Revisar fallo en
Página 16
20 Recibir el fallo de segunda instancia
22 Foliar y archivar
Recepción de Necesidades
DD 19 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
MM 12 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
4. Omisión de registros
5. Cambio de registros
Si No
Asesor(a) Jurídico (a)Revisar el fallo de segunda instancia21
Si el fallo es condenatorio para la ESE se
remite a subgerencia administrativa y
financiera para fines pertinentes.
Oficio
Radicando en el libro corespondiente la
notificación recibida del juzgado y
entregándolo inmediatamente a la Oficina
Jurídica.
Dentro de los términos de ley.
Si se concilia con la contraparte, se
termina el proceso y queda ejecutoriada
la sentencia.
Si no se concilia, sigue el proceso en
segunda instancia y se espera el fallo.
Si el fallo es a favor de la ESE se
procederá al archivo del expediente.Ninguno
Al momento de recibir la sentencia de
segunda instancia
Asistir audiencia de conciliación de
segunda instancia19
Asesor (a) Jurídico (a)Revisar el sentido del fallo18
Asesor (a) Jurídico (a)
Inmediatamente se reciba la notificación de
la sentencia de segunda instancia.
Radicado de notificación de la sentencia
de segunda instancia.
Cuando se declara fallida la audiencia de
conciliación
Al momento de recibir el fallo de primera
instancia
Acta de audiencia de conciliación
Secretaria de Gerencia.
Auxiliar administrativo
Foliando y archivando según las normas
de archivo y en su carpeta
correspondiente todos los documentos
que hacen parte de la demanda
Cuando se recibe el fallo de segunda
instanciaNinguno
Escrito de apelación
Si el fallo es en contra del hospital, se
interpone recurso de apelación y si este
es aceptado por el juez, se cita a
audiencia de conciliación.
9. RIESGO
9.1. Vencimiento de términos
9.2. La no redirección inmediata por parte de la secretaria de Gerencia
9.3. La no revisión de notificación del fallo
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento
FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISIONTIPO DE
MODIFICACION CODIFICACION
No _____
9. Otra ¿cuál? Comentarios:
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
ERIKA JANNETH AHUMADA RODRIGUES Agente Especial Intrventor Firma del responsable del documento
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMAEl responsable del documento autoriza la modificación.
JEFFERSON ALONSO CASTRO ROMERO Asesor Jurídico Externo
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad
Revisar fallo en contra o a favor
Acta de audiencia de conciliación
Recibir fallo segundainstancia
Revisar fallo segundainstancia
Archivar
FIN
Página 17