NOMOR 01/UN11/KSLN/SOPTANGGAL PEMBUATAN 1 Agustus 2017TANGGAL REVISI 10 Oktober 2019TANGGAL EFEKTIF 1 Januari 2020DISAHKAN OLEH Kepala Biro Akademik,
Rahmat Lubis, S.E.NIP 196310121983031004
NAMA SOP Penanganan Tenaga Pendidik Asing
2. Memahami peraturan dan aplikasi Keimigrasian ;
3.
4.
5.
6.
1. Panduan Penyelenggaraan Program Kerja Sama Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Kelembagaan Iptek Dikti Kementerian Riset,Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia
2. Panduan Pelaksanaan Kerja Sama Universitas Syiah Kuala
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
3. Memahami peraturan dan aplikasi Kemenristekdikti;4. Menguasai tata cara penggunaan perangkat scanner ;5. Menguasai penggunaan aplikasi browser internet ;
1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301).
1. Memahami peraturan tentang tata naskah dinas yang berlaku;
2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5336).
BAGIAN KERJA SAMABIRO AKADEMIK
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
KETERKAITAN PERALATAN
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga di Luar Negeri.Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014; tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 253);
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
7. Menguasai penggunaan aplikasi Microsoft Office;8. Menguasai Pedoman Ejaan Bahasa Indonesia terkini yang baku.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2007 tentang Konversi Regional mengenai Pengakuan Studi, Ijazah dan Gelar Pendidikan Tinggi di Asia Pasifik.
6. Menguasai penggunaan aplikasi Paperless Office;
1. Komputer/Laptop2. Scaner3. Jaringan Internet4. Aplikasi Paperless Office5. Aplikasi Microsoft Office6. Aplikasi MoU Unsyiah
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAANSangat berpengaruh pada pemeringkatan institusi, pencitraan dan mutu SDM Disimpan sebagai data elektronik dan manual
Keterangan
Calon Dosen Asing
Unit Kerja Penerima
Rektor/ Wakil
Biro Akademik
Bagian Kerja Sama
Subbagian KSLN
Direktorat Pembinaan
Kelembagaan PT
Kementerian Ketenagakerjaan
RI
Ditjen Imigrasi KBRI Imigrasi
Kelas I Kepolisian Disduk capil Kelengkapan Waktu Output Keterangan
1 Mengirimkan surat permohonan mengajar Surat 5 menit Tatap muka/via surat
2 Menerima dan menindaklanjuti permohonan mengajar
Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy dan hardcopy
Disposisi melalui PLO
3 Melakukan disposisi kegiatan penerimaan dosen asing
Surat/memo/dokumen pendukung
5 menit Softcopy dan hardcopy
Disposisi melalui PLO
4 Meneruskan disposisi kegiatan penerimaan dosen asing
Surat 5 menit Softcopy dan hardcopy
Disposisi melalui PLO
5 Meneruskan disposisi kegiatan penerimaan dosen asing
Surat 5 menit Softcopy dan hardcopy
Disposisi melalui PLO
6 Meminta kelengkapan berkas 1 hari Softcopy dan hardcopy
Surel dan WA
7 Menyerahkan berkas Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy dan hardcopy
Surel dan WA
8 Menerima berkas dan memproses permohonan izin penugasan
Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy dan hardcopy
Pengurusan Izin Penugasan
9 Menerima dan menyampaikan persetujuan izin penugasan
Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy dan hardcopy
Izin Penugasan
10 Menerima izin penugasan dan memproses pengurusan izin kerja
Surat izin belajar 3 hari Softcopy dan hardcopy
Pengursan IMTA
11 Menerbitkan izin kerja (IMTA) Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy dan hardcopy
Izin Kerja IMTA
12 Menerima IMTA dan melengkapi dokumen, permohonan dan on line telex visa
Surat pemberitahuan persetujuan visa
14 hari Softcopy dan hardcopy
Pengurusan Telex Visa
13 Menyampaikan telex visa Surat pemberitahuan persetujuan visa
14 hari Softcopy dan hardcopy
Persetujuan Visa
14 Menerima dan meneruskan telex visa Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy dan hardcopy
Penerbitan Telex Visa
15 Menerima dan mengurus VITAS Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy dan hardcopy
KBRI / Konsulat RI Luar Negeri
16 Menerbitkan nomor VITAS Nomor VITAS 7 hari Paspor yang sudah tercantum
KBRI / Konsulat RI Luar Negeri
17 Menerima Paspor dan VITAS Surat/memo/dokumen pendukung
1 Hari Paspor yang sudah tercantum
KBRI / Konsulat RI Luar Negeri
18 Menerima paspor dan melengkapi dokumen, permohonan dan on line ITAS
Surat/memo/dokumen pendukung
2 hari Softcopy dan hardcopy
Pengurusan ITAS
19 Mengeluarkan KITAS Surat/memo/dokumen pendukung
7 hari KITAS
20 Menerima KITAS dan melengkapi dokumen, permohonan Surat Tanda Melapor (STM)
Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy dan hardcopy
Pengurusan STM
21 Mengeluarkan STM Surat Tanda Melapor (STM)
3 hari Hardcopy Penerbitan STM
22 Menerims STM dan Melengkapi dokumen dan permohonan SKTT
Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy dan hardcopy
Pengurusan SKTT
23 Mengeluarkan Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT)
SKTT 2 hari Hardcopy Penerbitan SKTT
24 Menerima SKTT Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT)
3 jam Hardcopy
25 Menyerahkan Paspor, STM, SKTT dan memproses daftar kontrol masa dokumen
Daftar Kontrol 1 hari Softcopy dan hardcopy
Mutu Baku
No. Uraian Kegiatan
Pelaksana
NOMOR 02/UN11/KSLN/SOP
TANGGAL PEMBUATAN 1 Agustus 2017
TANGGAL REVISI 10 Oktober 2019TANGGAL EFEKTIF 1 Januari 2020DISAHKAN OLEH Kepala Biro Akademik,
Rahmat Lubis, S.E.NIP 196310121983031004
NAMA SOP Penerimaan Mahasiswa Baru Luar Negeri
2. Memahami peraturan dan aplikasi Keimigrasian ;
3.
4.
5.
6.
7.
1. Panduan Penyelenggaraan Program Kerja Sama Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Kelembagaan Iptek Dikti Kementerian Riset,Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia
2. Panduan Pelaksanaan Kerja Sama Universitas Syiah Kuala
Sangat berpengaruh pada pemeringkatan institusi, pencitraan dan mutu SDM Disimpan sebagai data elektronik dan manual
2. Scaner3. Jaringan Internet4. Aplikasi Paperless Office5. Aplikasi Microsoft Office6. Aplikasi MoU Unsyiah
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
1. Komputer/Laptop
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
6. Menguasai penggunaan aplikasi Paperless Office; 7. Menguasai penggunaan aplikasi Microsoft Office.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2007 tentang Konversi Regional mengenai Pengakuan Studi, Ijazah dan Gelar Pendidikan Tinggi di Asia Pasifik;
8. Menguasai Pedoman Ejaan Bahasa Indonesia terkini yang baku
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga di Luar Negeri;Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014; tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 253);Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 52 tahun 2016 tentang Penerbitan Student Visa dan Cap Student Visa
KETERKAITAN PERALATAN
KUALIFIKASI PELAKSANA1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);
1. Memahami peraturan tentang tata naskah dinas yang berlaku;
2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5336);
3. Memahami peraturan dan aplikasi Kemenristekdikti;4. Menguasai tata cara penggunaan perangkat scanner ;5. Menguasai penggunaan aplikasi browser internet ;
DASAR HUKUM
BAGIAN KERJA SAMABIRO AKADEMIK
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Keterangan
Rektor/ Wakil
Ka. Biro Akademik
Kabag. Kerja Sama
Subbagian KSLN
Calon Mahasiswa
Baru
Panitia Penerimaan Mahasiswa
Baru
Subbagian Registrasi
dan Statistik
Fakultas / Prodi Kelengkapan Waktu Output
1 Memerintahkan publikasi penjadwalan penerimaan mahasiswa baru
Surat 5 menit Softcopy
2 Melakukan disposisi kegiatan penerimaan mahasiswa baru
Surat 5 menit Softcopy
3 Meneruskan disposisi kegiatan penerimaan mahasiswa baru
Surat 5 menit Softcopy
4 Melakukan publikasi penjadwalan penerimaan mahasiswa baru via website
Pengumuman 1 hari Softcopy
5 Menerima informasi dan mengajukan permohonan dan melengkapi pidaian berkas
Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy
6 Menerima permohonan, melakukan seleksi, memproses dan menyampaikan pengumuman hasil seleksi
Surat/memo/dokumen pendukung
7 hari Hardcopy
7 Menerima dan mempublikasi pengumuman hasil seleksi
Pengumuman 1 hari Softcopy Via email
8 Menerima hasil seleksi dan melengkapi berkas akademik
Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Hardcopy
9 Memproses adm registrasi penerimaan mahasasiswa baru
Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari KTM
10 Menerima Informasi Penerimaan Mahasiswa baru dan Menindaklanjuti.
KRS 1 hari KRS
No. Uraian Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Lengkap Syarat ?
tidak
ya
NOMOR 03/UN11/KSLN/SOP
TANGGAL PEMBUATAN 1 Agustus 2017
TANGGAL REVISI 10 Oktober 2019TANGGAL EFEKTIF 1 Januari 2020DISAHKAN OLEH Kepala Biro Akademik,
Rahmat Lubis, S.E.NIP 196310121983031004
NAMA SOP Pertukaran Mahasiswa Warganegara Asing ke Universitas Syiah Kuala
2. Memahami peraturan dan aplikasi Keimigrasian ;
3.
4.
5.
6.
7.
1. Panduan Penyelenggaraan Program Kerja Sama Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Kelembagaan Iptek Dikti Kementerian Riset,Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia
2. Panduan Pelaksanaan Kerja Sama Universitas Syiah Kuala
Sangat berpengaruh pada pemeringkatan institusi, pencitraan dan mutu SDM Disimpan sebagai data elektronik dan manual
2. Scaner3. Jaringan Internet4. Aplikasi Paperless Office5. Aplikasi Microsoft Office6. Aplikasi MoU Unsyiah
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
1. Komputer/Laptop
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
6. Menguasai penggunaan aplikasi Paperless Office; 7. Menguasai penggunaan aplikasi Microsoft Office.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2007 tentang Konversi Regional mengenai Pengakuan Studi, Ijazah dan Gelar Pendidikan Tinggi di Asia Pasifik;
8. Menguasai Pedoman Ejaan Bahasa Indonesia terkini yang baku
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga di Luar Negeri;Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014; tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 253);Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 52 tahun 2016 tentang Penerbitan Student Visa dan Cap Student Visa
KETERKAITAN PERALATAN
KUALIFIKASI PELAKSANA1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);
1. Memahami peraturan tentang tata naskah dinas yang berlaku;
2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5336);
3. Memahami peraturan dan aplikasi Kemenristekdikti;4. Menguasai tata cara penggunaan perangkat scanner ;5. Menguasai penggunaan aplikasi browser internet ;
DASAR HUKUM
BAGIAN KERJA SAMABIRO AKADEMIK
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Keterangan
Rektor/ Wakil
Ka. Biro Akademik
Kabag. Kerja Sama
Subbagian KSLN
Mahasiswa Program
Pertukaran
Subbagian Registrasi
dan Statistik
Fakultas / Prodi Kelengkapan Waktu Output
1 Menerima konfirmasi penerimaan mahasiswa pertukaran
Surat 5 menit Softcopy Disposisi melalui plo
2 Melakukan disposisi kegiatan penerimaan mahasiswa pertukaran
Surat 5 menit Softcopy Disposisi melalui plo
3 Meneruskan disposisi kegiatan penerimaan mahasiswa pertukaran
Surat 5 menit Softcopy Disposisi melalui plo
4 Meminta kelengkapan dokumen 1 hari Via email/WA
5 Menyerahkan dokumen Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy dan hardcopy
Surel dan WA
6 Menerima dokumen dan mendampingi untuk proses registrasi
Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Hardcopy
7 Memproses adm registrasi penerimaan mahasiswa program pertukaran
Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari KTM
8 Menerima informasi penerimaan mahasiswa program pertukaran dan menindaklanjuti.
KRS 1 hari KRS
9 Melakukan kegiatan pembelajaran dan menerima nilai transfer kredit
Hasil studi 1 hari Hardcopy
No. Uraian Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
NOMOR 04/UN11/KSLN/SOPTANGGAL PEMBUATAN 1 Agustus 2017TANGGAL REVISI 10 Oktober 2019TANGGAL EFEKTIF 1 Januari 2020DISAHKAN OLEH Kepala Biro Akademik,
Rahmat Lubis, S.E.NIP 196310121983031004
NAMA SOP Program Pertukaran Mahasiswa Universitas Syiah Kuala ke Universitas di Luar Negeri
2. Memahami peraturan dan aplikasi Keimigrasian ;
3.
4.
5.
6.
1. Panduan Penyelenggaraan Program Kerja Sama Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Kelembagaan Iptek Dikti Kementerian Riset,Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia
2. Panduan Pelaksanaan Kerja Sama Universitas Syiah Kuala5. Aplikasi Microsoft Office6. Aplikasi MoU Unsyiah
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAANSangat berpengaruh pada pemeringkatan institusi, pencitraan dan mutu SDM Disimpan sebagai data elektronik dan manual
4. Aplikasi Paperless Office
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
7. Menguasai penggunaan aplikasi Microsoft Office;8. Menguasai Pedoman Ejaan Bahasa Indonesia terkini yang baku.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2007 tentang Konversi Regional mengenai Pengakuan Studi, Ijazah dan Gelar Pendidikan Tinggi di Asia Pasifik.Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga di Luar Negeri;Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014; tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 253).
KETERKAITAN PERALATAN1. Komputer/Laptop2. Scaner3. Jaringan Internet
2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5336).
4. Menguasai tata cara penggunaan perangkat scanner ;5. Menguasai penggunaan aplikasi browser internet ;6. Menguasai penggunaan aplikasi Paperless Office;
KUALIFIKASI PELAKSANA1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301).
1. Memahami peraturan tentang tata naskah dinas yang berlaku;
3. Memahami peraturan dan aplikasi Kemenristekdikti;
DASAR HUKUM
BAGIAN KERJA SAMABIRO AKADEMIK
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Rektor/ Wakil Ka. BA Kabag.
KerjasamaSubbag KSLN
Kedutaan Besar
Fakultas/ Prodi / Unit
Kerja
Mahasiswa Program
PertukaranKelengkapan Waktu Output
1 Menerima konfirmasi penerimaan mahasiswa pertukaran
Surat/memo/dokumen pendukung Keputusan Tatap muka/via
surat
2 Melakukan disposisi kegiatan penerimaan mahasiswa pertukaran
Surat/memo/dokumen pendukung 5 menit Disposisi melalui
PLO
3 Meneruskan disposisi kegiatan penerimaan mahasiswa pertukaran
Surat/memo/dokumen pendukung 5 menit Disposisi melalui
PLO
4 Melengkapi berkas keimigrasian dan memproses permohonan visa
Surat/memo/dokumen pendukung 1 hari Softcopy dan
hardcopyPengumpulan berkas
5 Mengeluarkan persetujuan visa Surat/memo/dokumen pendukung 14 hari Softcopy dan
hardcopy
Proses administrasi permohonan visa
6 Menyampaikan persetujuan visa Surat/memo/dokumen pendukung 1 jam
Paspor yang sudah tercantum visa
Proses penerbitan visa
7 Meneruskan persetujuan visa Surat/memo/dokumen pendukung 15 menit Paspor
8 Melakukan kegiatan pembelajaran di luar negeri dan menerima transkrip nilai Pelaksanaan
Perkuliahan 6 bulan Perkuliahan
9 Menerima nilai dan membuat surat pengantar menyerahkan nilai pembelajaran untuk ditransfer kredit/konversikan
Hasil studi di luar negeri
20 Menit Hardcopy
10 Menerima nilai hasil tranfer kredit beserta surat pengantar
KRS dan dokumen akademik terkait 3 jam KHS
11 Memproses Konversi Nilai Berdasarkan Surat Pengantar
KRS dan dokumen akademik terkait 6 jam KHS via online
No Uraian Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Keterangan
NOMOR 05/UN11/KSLN/SOPTANGGAL PEMBUATAN 1 Agustus 2017TANGGAL REVISI 10 Oktober 2019TANGGAL EFEKTIF 1 Januari 2020DISAHKAN OLEH Kepala Biro Akademik,
Rahmat Lubis, S.E.NIP 196310121983031004
NAMA SOP Penanganan Naskah Perjanjian Kerja Sama Luar Negeri
1.
2.
3.
4.
5.
1. Panduan Penyelenggaraan Program Kerja Sama Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Kelembagaan Iptek Dikti Kementerian Riset,Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia
2. Panduan Pelaksanaan Kerja Sama Universitas Syiah Kuala
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAANSangat berpengaruh pada pemeringkatan institusi, pencitraan dan mutu SDM Disimpan sebagai data elektronik dan manual
1. Komputer/Laptop2. Scaner3. Jaringan Internet4. Aplikasi Paperless Office5. Aplikasi Microsoft Office6. Aplikasi MoU Unsyiah
Permenristekdikti Nomor 71 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyusunan danEvaluasi Peta Proses Bisnis dan Standar Operasional Prosedur di LingkunganKementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi;Peraturan Rektor Universitas Syiah Kuala Nomor 6 Tahun 2018 Tentang Tata Naskah Dinas dalam Lingkungan Universitas Syiah Kuala;Keputusan Rektor Universitas Syiah Kuala Nomor 800/UN11/KPT/2018 Tanggal 22 Maret 2018 tentang Pedoman Pengelolaan Kerja Sama Universitas Syiah Kuala.
KETERKAITAN PERALATAN
Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pedoman Kerja Sama di Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi;
4. Menguasai penggunaan aplikasi Paperless Office;5. Menguasai penggunaan aplikasi Microsoft Office;6. Menguasai Pedoman Ejaan Bahasa Indonesia terkini yang baku.
BAGIAN KERJA SAMABIRO AKADEMIK
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANAPeraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014 tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 253);
1. Memahami peraturan tentang tata naskah dinas yang berlaku;2. Menguasai tata cara penggunaan perangkat scanner ;3. Menguasai penggunaan aplikasi browser internet ;
p
Keterangan
Mitra Rektor/ Wakil IV Ka. Bagian Subbag KSLN Tim
Penelaah Kelengkapan Waktu Output
1 Melakukan negosiasi kerja sama Disposisi melalui PLO
2 Menindak lanjuti usulan dan meneruskan usulan kerja sama
Surat/memo/dokumen pendukung
5 Menit Softcopy dan hardcopy
Disposisi melalui PLO
3 Menerima dan meneruskan usulan Draft Naskah MoU 5 Menit Softcopy dan hardcopy
Disposisi melalui PLO
4 Memverifikasi sektor yang akan dikerjasamakan Draft Naskah MoU 5 Menit Softcopy dan hardcopy
Surel dan WA
5 Menelaah draft naskah MoU Draft Naskah MoU 2 Hari Softcopy dan hardcopy
Surel dan WA
6 Menerima hasil telaah dan meneruskan ke mitra untuk verifikasi
Draft Naskah MoU 30 Menit Softcopy dan hardcopy
Surel dan WA
7 Menerima dan memverifikasi Draft Naskah MoU 30 Menit Softcopy dan hardcopy
Surel dan WA
8 Menerima hasil feedback Naskah MoU 30 Menit Softcopy dan hardcopy
Surel dan WA
9 Menerima dan meneruskan konsep final Naskah MoU 5 Menit Softcopy dan hardcopy
10 Menerima dan mencetak jadi Naskah MoU Final 5 Menit Keputusan
No. Uraian KegiatanPelaksana Mutu Baku
NOMOR 06/UN11/KSLN/SOP
TANGGAL PEMBUATAN 1 Agustus 2017
TANGGAL REVISI 10 Oktober 2019TANGGAL EFEKTIF 1 Januari 2020DISAHKAN OLEH Kepala Biro Akademik,
Rahmat Lubis, S.E.NIP 196310121983031004
NAMA SOP Program Pertukaran Staf Warga Negara Asing ke Universitas Syiah Kuala
2. Memahami peraturan dan aplikasi Keimigrasian ;
3.
4.
5.
6.
7.
1. Panduan Penyelenggaraan Program Kerja Sama Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Kelembagaan Iptek Dikti Kementerian Riset,Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia
2. Panduan Pelaksanaan Kerja Sama Universitas Syiah Kuala
Sangat berpengaruh pada pemeringkatan institusi, pencitraan dan mutu SDM Disimpan sebagai data elektronik dan manual
2. Scaner3. Jaringan Internet4. Aplikasi Paperless Office5. Aplikasi Microsoft Office6. Aplikasi MoU Unsyiah
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
1. Komputer/Laptop
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
6. Menguasai penggunaan aplikasi Paperless Office; 7. Menguasai penggunaan aplikasi Microsoft Office.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2007 tentang Konversi Regional mengenai Pengakuan Studi, Ijazah dan Gelar Pendidikan Tinggi di Asia Pasifik;
8. Menguasai Pedoman Ejaan Bahasa Indonesia terkini yang baku
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga di Luar Negeri;Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014; tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 253);Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 52 tahun 2016 tentang Penerbitan Student Visa dan Cap Student Visa
KETERKAITAN PERALATAN
KUALIFIKASI PELAKSANA1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);
1. Memahami peraturan tentang tata naskah dinas yang berlaku;
2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5336);
3. Memahami peraturan dan aplikasi Kemenristekdikti;4. Menguasai tata cara penggunaan perangkat scanner ;5. Menguasai penggunaan aplikasi browser internet ;
DASAR HUKUM
BAGIAN KERJA SAMABIRO AKADEMIK
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Keterangan
Rektor/ Wakil
Ka. Biro Akademik
Kabag. Kerja Sama
Subbagian KSLN
Staf Program
Pertukaran
Fakultas/ Prodi / Unit Kerja Kelengkapan Waktu Output
1 Menerima Informasi Pengiriman staf program pertukaran
Surat 5 menit Softcopy Disposisi melalui plo
2 Melakukan disposisi kegiatan penerimaan Staf pertukaran
Surat 5 menit Softcopy Disposisi melalui plo
3 Meneruskan disposisi kegiatan penerimaan Staf pertukaran
Surat 5 menit Softcopy Disposisi melalui plo
4 Meminta kelengkapan dokumen Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Via Surel dan WA
5 Melengkapi pidaian dokumen Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy Surel dan WA
6 Menerima dokumen dan mendampingi untuk proses magang
Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy dan hardcopy
8 Menerima kedatangan staf program pertukaran dan menindaklanjuti.
Penempatan tempat training
1 hari
9 Melakukan kegiatan program pertukaran Pelaksanaan training 60 hari Kerja Praktek
10 Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Laporan Kerja 1 hari Hardcopy
No. Uraian Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
NOMOR 07/UN11/KSLN/SOPTANGGAL PEMBUATAN 1 Agustus 2017TANGGAL REVISI 10 Oktober 2019TANGGAL EFEKTIF 1 Januari 2020DISAHKAN OLEH Kepala Biro Akademik,
Rahmat Lubis, S.E.NIP 196310121983031004
NAMA SOP Program Pertukaran Staf Universitas Syiah Kuala ke Institusi Luar Negeri
2. Memahami peraturan dan aplikasi Keimigrasian ;
3.
4.
5.
6.
1. Panduan Penyelenggaraan Program Kerja Sama Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Kelembagaan Iptek Dikti Kementerian Riset,Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia
2. Panduan Pelaksanaan Kerja Sama Universitas Syiah Kuala5. Aplikasi Microsoft Office6. Aplikasi MoU Unsyiah
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAANSangat berpengaruh pada pemeringkatan institusi, pencitraan dan mutu SDM Disimpan sebagai data elektronik dan manual
4. Aplikasi Paperless Office
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
7. Menguasai penggunaan aplikasi Microsoft Office;8. Menguasai Pedoman Ejaan Bahasa Indonesia terkini yang baku.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2007 tentang Konversi Regional mengenai Pengakuan Studi, Ijazah dan Gelar Pendidikan Tinggi di Asia Pasifik;Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga di Luar Negeri;Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014; tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 253).
KETERKAITAN PERALATAN1. Komputer/Laptop2. Scaner3. Jaringan Internet
KUALIFIKASI PELAKSANA1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);
1. Memahami peraturan tentang tata naskah dinas yang berlaku;
3. Memahami peraturan dan aplikasi Kemenristekdikti;
DASAR HUKUM
2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5336);
4. Menguasai tata cara penggunaan perangkat scanner ;5. Menguasai penggunaan aplikasi browser internet ;6. Menguasai penggunaan aplikasi Paperless Office;
BAGIAN KERJA SAMABIRO AKADEMIK
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Rektor/ Wakil Ka. BA Kabag.
KerjasamaSubbag KSLN
Kedutaan Besar
Fakultas/ Prodi / Unit
Kerja
Staf Program
PertukaranKelengkapan Waktu Output
1 Menerima konfirmasi penerimaan staf pertukaran
Surat/memo/dokumen pendukung
Keputusan Tatap muka/via surat
2 Melakukan disposisi kegiatan penerimaan staf pertukaran
Surat/memo/dokumen pendukung
5 Menit Disposisi melalui PLO
3 Meneruskan disposisi kegiatan penerimaan staf pertukaran
Surat/memo/dokumen pendukung
5 Menit Disposisi melalui PLO
4 Melengkapi berkas administrasi keimigrasian, pertukaran staf dan birokrasi kenegaraan
Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy dan hardcopy
Pengumpulan berkas
5 Memproses permohonan visa Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy dan hardcopy
Proses administrasi permohonan visa
6 Mengeluarkan persetujuan visa Surat/memo/dokumen pendukung
14 hari Softcopy dan hardcopy
Proses penerbitan visa
7 Menyampaikan persetujuan visa Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopy dan hardcopy
Paspor
8 Melakukan kegiatan training di luar negeri Pelaksanaan training 60 hari Kerja Praktek
9 Menerima laporan progres pelaksanaan kegiatan Laporan pertanggungjawaban kegiatan
1 hari Softcopy dan hardcopy
No Uraian Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Keterangan
NOMOR 08/UN11/KSLN/SOPTANGGAL PEMBUATAN 1 Agustus 2017TANGGAL REVISI 10 Oktober 2019TANGGAL EFEKTIF 1 Januari 2020DISAHKAN OLEH Kepala Biro Akademik,
Rahmat Lubis, S.E.NIP 196310121983031004
NAMA SOP Survey Kepuasan Mitra Kerja Sama Luar Negeri
1.
2.
3.
4.
5.
1. Panduan Penyelenggaraan Program Kerja Sama Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Kelembagaan Iptek Dikti Kementerian Riset,Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia
2. Panduan Pelaksanaan Kerja Sama Universitas Syiah Kuala
p
Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pedoman Kerja Sama di Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi;
4. Menguasai penggunaan aplikasi Paperless Office;5. Menguasai penggunaan aplikasi Microsoft Office;6. Menguasai Pedoman Ejaan Bahasa Indonesia terkini yang baku.
BAGIAN KERJA SAMABIRO AKADEMIK
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANAPeraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014 tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 253);
1. Memahami peraturan tentang tata naskah dinas yang berlaku;2. Menguasai tata cara penggunaan perangkat scanner ;3. Menguasai penggunaan aplikasi browser internet ;
Permenristekdikti Nomor 71 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyusunan danEvaluasi Peta Proses Bisnis dan Standar Operasional Prosedur di LingkunganKementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi;Peraturan Rektor Universitas Syiah Kuala Nomor 6 Tahun 2018 Tentang Tata Naskah Dinas dalam Lingkungan Universitas Syiah Kuala;Keputusan Rektor Universitas Syiah Kuala Nomor 800/UN11/KPT/2018 Tanggal 22 Maret 2018 tentang Pedoman Pengelolaan Kerja Sama Universitas Syiah Kuala.
KETERKAITAN PERALATAN
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAANSangat berpengaruh pada pemeringkatan institusi, pencitraan dan mutu SDM Disimpan sebagai data elektronik dan manual
1. Komputer/Laptop2. Scaner3. Jaringan Internet4. Aplikasi Paperless Office5. Aplikasi Microsoft Office6. Aplikasi MoU Unsyiah
Rektor/ Wakil IV Ka. BA Ka. Bagian Subbag KSLN
Tim Perumus dan
Pengolahan Data
Mitra Kerja Sama Kelengkapan Waktu Output
1 Memerintahkan pelaksanaan survei kepuasan mitra kerja sama
2 Mendisposisikan pelaksanaan survei kepuasan mitra kerja sama
Surat/memo 5 menit Keputusan Tatap muka/PLO
3 Meneruskan pelaksanaan survei kepuasan mitra kerja sama
Surat/memo 5 menit Keputusan Tatap muka/PLO
4 Menyusun draft instrumen kuisioner dan menyerahkan untuk direfisi
Surat/memo 15 menit Keputusan Tatap muka/PLO
5 Merefisi instrumen kuisioner survei Dokumen Pendukung 1 hari Softcopy dan hardcopy
Pengumpulan berkas
6 Menerima refisi instrumen, mengklasifikasi dan mengirimkan kuisioner survei berdasarkan jenis kerja sama
Kuisioner 1 hari Softcopy dan hardcopy
Via online
7 Menerima, mengisi dan mengirimkan kembali kuisioner
Kuisioner 14 hari Softcopy dan hardcopy
Via online
8 Menerima dan meneruskan pada tim untuk diolah data
Dokumen Pendukung 1 hari Softcopy dan hardcopy
Surel dan WA
9 Menerima kuisioner, mengolah data dan mengeluarkan hipotesis
Dokumen Pendukung 1 hari Softcopy dan hardcopy
Surel dan WA
10 Menerima hasil hipotesis Dokumen Pendukung 1 hari Softcopy dan hardcopy
Surel dan WA
11 Melaporkan hasil pelaksanaan survei Dokumen Pendukung 60 menit Softcopy dan hardcopy
13 Menerima hasil pelaksanaan survei untuk pengambilan kebijakan kerja sama
Dokumen Pendukung 1 hari Softcopy dan hardcopy
No Uraian Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Keterangan
NOMOR 09/UN11/KSLN/SOPTANGGAL PEMBUATAN 1 Agustus 2017TANGGAL REVISI 10 Oktober 2019TANGGAL EFEKTIF 1 Januari 2020DISAHKAN OLEH Kepala Biro Akademik,
Rahmat Lubis, S.E.NIP 196310121983031004
NAMA SOP Penanganan Birokrasi Kenegaraan Warganegara Asing Baru
2. Memahami peraturan dan aplikasi Keimigrasian ;
3.
4.
5.
6.
7.
1. Panduan Penyelenggaraan Program Kerja Sama Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Kelembagaan Iptek Dikti Kementerian Riset,Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia
2. Panduan Pelaksanaan Kerja Sama Universitas Syiah Kuala
BAGIAN KERJA SAMABIRO AKADEMIK
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
KUALIFIKASI PELAKSANA1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);
1. Memahami peraturan tentang tata naskah dinas yang berlaku;
2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5336);
3. Memahami peraturan dan aplikasi Kemenristekdikti;4. Menguasai tata cara penggunaan perangkat scanner ;
DASAR HUKUM
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
5. Menguasai penggunaan aplikasi browser internet ;6. Menguasai penggunaan aplikasi Paperless Office;
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2007 tentang Konversi Regional mengenai Pengakuan Studi, Ijazah dan Gelar Pendidikan Tinggi di Asia Pasifik;
7. Menguasai penggunaan aplikasi Microsoft Office.8. Menguasai Pedoman Ejaan Bahasa Indonesia terkini yang baku
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga di Luar Negeri;Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014; tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 52 tahun 2016 tentang Penerbitan Student Visa dan Cap Student Visa.
KETERKAITAN PERALATAN
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAANSangat berpengaruh pada pemeringkatan institusi, pencitraan dan mutu SDM Disimpan sebagai data elektronik dan manual
1. Komputer/Laptop2. Scaner3. Jaringan Internet4. Aplikasi Paperless Office5. Aplikasi Microsoft Office6. Aplikasi MoU Unsyiah
Keterangan
Rektor/ Wakil
Ka. Biro Akademik
Kabag. Kerja Sama
Subbagian KSLN
Direktorat Pembinaan
Kelembagaan PT
Ditjen Imigrasi
Mahasiswa Baru KBRI Imigrasi
Kelas I Kepolisian Disdukcapil Kelengkapan Waktu Output Kerterangan
1 Memerintahkan Penerbitan LOA Surat/memo/dokumen pendukung
Softcopt Dosposisi Via PLO
2 Melakukan disposisi LOA Surat/memo/dokumen pendukung 5 menit
Softcopt Dosposisi Via PLO
3 Meneruskan disposisi LOA Surat/memo/dokumen pendukung 5 menit
Softcopt Dosposisi Via PLO
5 Memproses LOA, melengkapi dokumen, permohonan dan on line izin belajar
Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Softcopt Dosposisi Via PLO
6 Menerima permohonan dan menyampaikan surat izin
Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Hardcopy Pengurusan Izin Belajar
7 Menerima surat izin dan melengkapi dokumen, permohonan dan on line telex visa Surat izin belajar
3 hari Hardcopy Izin Belajar
8 Menyampaikan telex visa Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Hardcopy Pengurusan Telex Visa
9 Menerima dan meneruskan telex visa Surat pemberitahuan persetujuan visa
14 hari Hardcopy Penerbitan Telex Visa
10 Menerima dan mengurus VITAS Surat/memo/dokumen pendukung
1 hari Hardcopy KBRI / Konsulat RI Luar Negeri
11 Menerbitkan nomor VITAS Surat/memo/dokumen pendukung
7 hari Paspor yang sudah tercantum visa
KBRI / Konsulat RI Luar Negeri
12 Menerima Paspor dan VITASNomor VITAS
1 hari Paspor yang sudah tercantum no visa
KBRI / Konsulat RI Luar Negeri
13 Menerima paspor dan melengkapi dokumen, permohonan dan on line ITAS
Surat/memo/dokumen pendukung
2 hari Softcopy dan hardcopy Pengurusan ITAS
14 Mengeluarkan KITAS Izin Domisili Desa, Surat, dokumen pendukung
7 hari KITAS
15 Menerima KITAS dan melengkapi dokumen, permohonan Surat Tanda Melapor (STM)
Surat pemberitahuan persetujuan visa
1 hari Softcopy dan hardcopy Pengurusan STM
16 Mengeluarkan STM Surat/memo/dokumen pendukung
3 hari Hardcopy Penerbitan STM
17 Menerims STM dan Melengkapi dokumen dan permohonan SKTT
Surat Tanda Melapor (STM)
1 hari Softcopy dan hardcopy Pengurusan SKTT
18 Mengeluarkan SKTT Surat/memo/dokumen pendukung
2 hari Hardcopy Penerbitan SKTT
19 Menerima SKTT SKTT 3 jam Hardcopy
20 Menyerahkan Paspor, STM, SKTT dan memproses daftar kontrol masa berlakukan dokumen
Daftar Kontrol 1 hari Softcopy dan hardcopy
No. Uraian Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku