MANAJEMEN FARMASI
PENCATATAN DAN PELAPORAN OBAT
DUKUNGAN MANAJEMEN - ORGANISASI-PENDANAAN - MANAJEMEN INFORMASI -SUMBER DAYA MANUSIA
2. Pengadaan
1. Perencanaan
4. Distribusi
5. Penggunaan
3. Penyimpanan
SIKLUS PENGELOLAAN OBAT
Pengelolaan
Obat kab-Kota
APA YANG AKAN KITA PELAJARI PADA SESI INI
Pencatatan dan Pelaporan
PENCATATAN DAN PELAPORAN DATA OBAT
merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di RS/Puskesmas dan atau unit pelayanan lainnya.
TUJUAN PENCATATAN DAN PELAPORAN
: 1. Bukti bahwa suatu kegiatan yang
telah dilakukan 2. Sumber data untuk melakukan
pengaturan dan pengendalian 3. Sumber data untuk pembuatan
laporan
A. SARANA PENCATATAN DAN PELAPORAN :
1. Di gudang obat Puskesmas : Kartu stok obat LPLPO 2. Di kamar obat Puskesmas : Catatan penggunaan obat LPLPO 3. Di Puskesmas pembantu : Catatan penggunaan obat LPLPO Sub unit
4. Di kamar suntik : LPLPO Sub unit Catatan harian penggunaan obat suntik
B. PENYELENGGARAAN PENCATATAN :
a. Di gudang Puskesmas : 1). Setiap obat yang diterima dan
dikeluarkan dari gudang dicatat di dalam Kartu Stok
2). Laporan penggunaan dan lembar permintaan obat dibuat berdasarkan :
(a). Kartu Stok Obat (b). Catatan harian penggunaan obat
b. Di kamar obat : 1) Setiap hari jumlah obat yang dikeluarkan
kepada pasien dicatat pada buku catatan pemakaian obat harian
2) Laporan pemakaian dan permintaan obat ke gudang obat dibuat berdasarkan catatan pemakaian harian dan sisa stok
c. Di kamar suntik : Setiap hari obat yang akan digunakan
dimintakan ke kamar obat. Pemakaian obat dicatat pada buku penggunaan obat suntik dan menjadi sumber data untuk permintaan tambahan obat.
d. Di Puskesmas keliling, Puskesmas Pembantu dan tempat perawatan serta di ruang pertolongan gawat darurat, pencatatan diselenggarkan seperti pada kamar obat.
C. ALUR PELAPORAN
Data LPLPO merupakan kompilasi dari data LPLPO sub unit dan Puskesmas Induk, LPLPO dibuat 3 (tiga) rangkap, yakni :
a. Dua rangkap diberikan ke Dinkes Kabupaten/Kota melalui Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota, untuk diisi jumlah yang diserahkan. Setelah ditanda tangani disertai satu rangkap LPLPO dan satu rangkap lainnya disimpan di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota.
b. Satu rangkap untuk arsip Puskesmas
D. PERIODE PELAPORAN
Pelaporan dilakukan secara periodik, setiap awal bulan.
Untuk Puskesmas yang mendapatkan distribusi setiap bulan LPLPO dikirim setiap awal bulan, begitu juga untuk Puskesmas yang mendapatkan distribusi setiap triwulan.
Pengelolaan
Obat kab-Kota
PENCATATAN
Mengapa? = alat pengontrol untuk pengelolaan
perbandingan antara stok nyata dengan teori stok
= alat untuk merencanakan distribusi
Bagaimana mengisinya ? Isi formulir pencatatan setiap kali ada mutasi Lakukan pengecekan stock setiap bulan
Untuk membandingkan stok pada kartu obat (stok secara teori, informasi ) dengan stock yang sebenarnya yang ada pada rak
Alasan perbedaan : hilang, kadaluarsa, hancur, rusak, salah…
PENCATATAN DAN PELAPORAN PENGERTIAN Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi
Farmasi Kabupaten/ Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit pelayanan kesehata/’/n seperti Puskesmasp
Pengelolaan
Obat kab-Kota
FORM PENCATATAN DAN PELAPORAN YANG DIGUNAKAN DI PUSKESMAS
1. Form LPLPO puskesmas2. Form LPLPO unit3. Kartu Stok4. Catatan Harian pengeluaran
obat5. Laporan Narkotika 6. Laporan Psikotropika
Pengelolaan
Obat kab-Kota
KODE
No.
Nama Generik/Generic
name
SatuanStok Awal
Penerimaan
Persedia
an
Pemakaian
Sisa stok
Stok Opt
Permintaan
Pemberian
Ket
Prov.APBD
II LL
1 2 3 4 5 6 7(5+6) 8 9(7-8) 10 11 12
13
LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT(LPLPO)
UPOPPK : KAB/KOTAALAMAT :TELP :
BULAN :TAHUN :
……………….., Tanggal …………
Menerima/Melaporkan
Pengelola Obat Jumlah Kunjungan :
Mengetahui
Kepala / Penanggung Jawab
Pengelolaan
Obat kab-Kota
KODE
No.
Nama Generik/Generic
name
SatuanStok Awal
Penerimaan
Persediaan
Pemakaian
Sisa stok
Stok Opt
Permintaan
Pemberian
Ket
PKD
Askes
APBD II
1 2 3 4 5 6 7(5+6) 8 9(7-8) 10 11 12
13
LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT(LPLPO)
PUSKESMAS :KECAMATAN :ALAMAT :TELP :
BULAN :TAHUN :
……………….., Tanggal …………
Menyerahkan
Jumlah Kunjungan :
Mengetahui/Menyetujui
Kepala Dinkes kab/Kota
Meminta Menerima
Petugas GFK Kepala Puskesmas Petugas Puskesmas
Pengelolaan
Obat kab-Kota
KARTU STOK
untuk mengetahui perpindahan semua barang : penerimaan, distribusi, kadaluarsa, rusak…
Untuk mengetahui secara teoritis mengenai stok Untuk memperkirakan permintaan Untuk menghitung rata-rata pemakaian per bulan
•Mengapa?Mengapa?
Pengelolaan
Obat kab-Kota
KARTU STOK
kartu stock diletakkan ditempat penyimpanan masing-masing obat dan perbekalan kesehatan
Bagaiman mengisinya?Isilah kartu stock setiap kali ada pemasukan-pengeluaran (segera)
Satu baris untuk setiap mutasi
•Dimana ?Dimana ?
Pengelolaan
Obat kab-Kota
TGL.
Pabrik/Manufa
cturDar/Kepada
No. Batch
Exp. date Penerimaan
Pengeluaran
Sisa Stok
Ket Paraf
KARTU STOK
NAMA OBAT :KEMASAN :ISI KEMSAN :SATUAN :
SUMBER ANGGARAN :RUANGAN :
Pengelolaan
Obat kab-Kota
Am
oxicillin Kap
Am
oxicillin Kap
Antalgin tab
Dexam
ethason
GG
tab
HH
ydo Ibuprof
Kalsium
laktat
OB
H
Paracetam
ol tab
……………
……….....….
………………………
CATATAN HARIAN PENGELUARAN
OBATDinas Kesehatan Kab/Kota :
Puskesmas :Sub Unit :
PETUGAS :Tanggal :
Pengelolaan
Obat kab-Kota
LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT (LPLPO)
Kegunaan Sebagai bukti pengeluaran obat di
UPOPPK. Sebagai bukti penerimaan obat di
Rumah Sakit/Puskesmas Sebagai surat permintaan/pesanan obat
dari Rumah Sakit/Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota cq. UPOPPK
Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Sakit / Puskesmas
Pengelolaan
Obat kab-Kota
FORMULIR V : LPLPO
Digunakan untuk permintaan dan distribusi obat
Sub UPK PuskesmasPuskesmas Gudang kabupaten/kotaKab/Kota Propinsi
PENCATATAN DAN PELAPORAN TERDIRI DARI
Kartu stok dan kartu stok induk
LPLPO dan SBBKBuku penerimaanBuku pengeluaran
PENCATATAN DAN KARTU STOKA. FUNGSI :
Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa)
Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.
Tiap baris data hanya diper untukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat.
Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanannya
KEGIATAN YANG HARUS DILAKUKAN
Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan
Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/daluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok
Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.
KOLOM-KOLOM PADA KARTU STOK DIISI SEBAGAI BERIKUT
Tanggal penerimaan atau pengeluaran Nomor dokumen penerimaan atau
pengeluaran Sumber asal obat atau kepada siapa obat
dikirim No. Batch/No. Lot. Tanggal kedaluwarsa Jumlah penerimaan Jumlah pengeluaran Sisa stok Paraf petugas yang mengerjakan
KARTU STOK INDUK a. Fungsi : Kartu Stok Induk digunakan untuk mencatat mutasi
obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa).
Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari semua sumber anggaran
Tiap baris data hanya diperuntukan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat
Data pada kartu stok induk digunakan sebagai : Alat kendali bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik
dan Perbekalan Kesehatan terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanan.
Alat bantu untuk penyusunan laporan, perencanaan pengadaan dan distribusi serta pengendalian persediaan.
KEGIATAN YANG HARUS DILAKUKAN
: Kartu stok induk diletakkan di ruang Kepala
Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.
Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/daluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok
Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan
KEGUNAAN LPLPO :
Sebagai bukti pengeluaran obat di Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.
Sebagai bukti penerimaan obat di Rumah Sakit/Puskesmas
Sebagai surat permintaan/pesanan obat dari Rumah Sakit/Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota cq. IFK
Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Sakit / Puskesmas
LAPORAN PENGELOLAAN OBAT TAHUNAN
Fungsi: Untuk mengetahui gambaran umum
pengelolaan obat di daerah Kabupaten/Kota selama satu tahun anggaran