PENCATATAN DAN PELAPORAN DALAM

KESEHATAN MASYARAKAT

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas,disket, pita nama dan pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara .

Sedangkan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan. Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tersebut .

Sistem Pencatatan secara umum terbagi dalam 2 bagian :

A. Sistem Pencatatan Tradisional adalah system

pencatatan yang memiliki catatan masing-masing dari

setiap profesi atau petugas kesehatan, dimana dalam

sistem ini masing-masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan,

Perawat, Epidemiolog, Ahli Gizi dsb) mempunyai

catatan sendiri – sendiri secara terpisah.

B. Pencatatan Non-Tradisional adalah Pencatatan yang

berorientasi pada Masalah (Problem Oriented Record

/POR). Keuntungan system ini adalah kerjasama antar

tim kesehatan lebih baik dan menunjang mutu

pelayanan kesehatan secara menyeluruh.Setiap

petugas kesehatan dituntut untuk membuat

pencatatan tentang data kesehatan sebaik mungkin.

Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat pula disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaporan

merupakan :

1. Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media tentang data kesehatan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang bias dibaca dan dapahami isinya.

2. Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan

3. Dan dipertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan.

4. Kumpulan Informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagaialat/sarana komunikasi yang penting antar petugas kesehatan.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal:

 

1. pencatatan, pelaporan, dan

pengolahan;

2. analisis; dan

3. pemanfaatan.

Frekuensi pelaporan sebagai berikut:

1. Laporan bulanan mencakup data kesakitan, gizi,

KIA, imunisasi, KB, dan penggunaan obat-obat.

2. Laporan tribulanan meliputi kegiatan puskesmas

antara lain kunjungan puskesmas, rawat tinggal,

kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik

kesehatan gigi.

3. Laporan tahunan terdiri dari data dasar yang

meliputi fasilitas pendidikan, kesehatan

lingkungan, peran serta masyarakat dan

lingkungan kedinasan, data ketenagaan

puskesmas dan puskesmas pembantu.

Metode Penelitian Dalam Pencatatan Dan Pelaporan

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif,

dengan rancangan studi kasus dengan

menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah

untuk menggali informasi sebanyak-banyaknya dan

secara detail pada proses pelaksanaan sistem

pencatatan dan pelaporan puskesmas.

Manfaat pencatatan adalah sebagai berikut :

1. Memberi informasi tentang keadaan masalah atau kegiatan

2. Sebagai bukti dari suatu kegiatan atau peristiwa

3. Bahan proses belajar dan bahan penelitian

4. Sebagai pertanggungjawaban

5. Bahan pembuatan laporan

6. Perencanaan, pelaksaan, dan evaluasi

7. Bukti hukum

8. Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta

mengingatkan kegiatan peristiwa khusus.

Bentuk pencatatan berdasarkan isi meliputi :

1.    Catatan tradisional : berisi hal-hal yang

didengar dan

dilakukan oleh pencatat secara tidak

sistematis, tidak

lengkap dan biasanya berupa catatan

harian.

2.    Catatan sistematis : menggambarkan pola

keadaan,

masalah dan langkah pemecahan masalah.

Macam-macam Pencatatan

Model naratif

Naratif adalah model lama, tradisional yang

paling fleksible. Sistem pencatatan naratif

cara penulisannya mengikuti dengan ketat

urutan kejadian atau kronologis. Dengan cara

naratif ini tiap institusi mempunyai kebijakan

sendiri dalam sistem pencatatan.

Keuntungan:

1. Sudah di kenal

2. Udah di kombinasikan dengan cara dokumentasi lain

3. Jika di tulis dengan tepat bisa mencakup seluruh

keadaan pasien

4. Mudah di tulis

Kekurangan

1. Tidak terstruktur dan simpang siur datanya.

2. Perlu banyak waktu

3. Terbatas dengan kemampuan pelayanan

kesehatan

4.Informasi sulit untuk jangka panjang

Pengelolaan

1. Pencatatan

Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung

puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan didesa harus

dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir

standar yang ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar

yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut

Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)

Kartu rawat jalan

Kartu indeks penyakit

Kartu Ibu

Kartu anak

KMS balita, anak sekolah

KMS ibu hamil

KMS usia lanjut(USILA)

Register

Adapun kriteria system pencatatan data kesehatan yang baik :

Pencatatan Harus Sistematis, Jelas, Ringkas dan mengacu

pada

responpasien terhadap kejadian penyakit atau intervensi

yang

diberikan.

Ditulis dengan Baik dan menghindari kesalahan.

 Tepat Waktu, ditulis segera setelah tindakan/kegiatan

dilakukan.

Ditulis secara Terperinci mencakup What, Why, When,

Where,

Whoand How

 Menghindari kata-kata yang sulit diukur

Mencantumkan nama jelas dan tanda tangan setelah

melakukanpencatatan.

Pelaporan

Laporan Lisan

1. Kelemahan: Kemungkinan yang dilaporkan

hanyalah hal-hal

yangbaik-baik saja dan bersifat subyektif.

2. Keuntungan: Hasil dari kegiatan/intervensi

yang telah

dilakukandan data yang telah terkumpul

dapat segera ditindaklanjuti dalamwaktu

yang lebih cepat.

Laporan Tertulis

1. Kelemahan: memakan waktu dan biaya yang

lebih.

2. Keuntungan: bisa lebih bersifat Objektif dan

lebih terperinci

sertapelaporan dapat bersifat positif maupun

negative.